LIDIA EDITH GAONA VILLALBAPROYECTO DE GRADO

GESTION DE PROYECTOS

Es la disciplina de planear, organizar, asegurar y coordinar recursos y personas para cumplir con los objetivos, con el fin de culminar todo el trabajo requerido para desarrollar un proyecto y cumplir con el alcance, dentro de límites de tiempo, y costo definidos: sin estrés y con buen clima interpersonal. Todo lo cual requiere liderar los talentos, evaluar y regular continuamente las acciones necesarias y suficientes.

GESTION DE PROYECTOS

Planificar un proyecto es diseñar acciones orientadas a la consecución de determinados propósitos, procurando utilizar racionalmente los recursos disponibles. Dicho sintéticamente, planificar consiste en definir hoy dónde se quiere estar mañana y cómo se piensa llegar.

PLANIFICACIÓN

La planificación debe ser considerado como una actividad permanente la cual nos permitirá tomar las decisiones, con base en los resultados que obtenga la organización.  Para tener una buena planificación se debe pensar antes de actuar, esto implica aplicar una metodología para organizar el trabajo, con una secuencia de preguntas:

Que es lo que se debe hacer?Por que se esta haciendo?Para que se hace?

PLANIFICACIÓN

PLANIFICACIÓN A través del desarrollo del la planificación del proyecto se

dan otras preguntas tales como: Como debe ejecutarse?Es la pregunta base que origina

la definición de los alcances, por medio de un listado de actividades que se debe realizar.

Quien es el responsable?Es la pregunta que se debe tener

en cuenta una vez que se ha definido cuales son las actividades del proyecto.

Con que herramientas se va a trabajar?

En esta parte de la planificación se deben tomar decisiones de cual es el mejor camino para ejecutar el trabajo planteado.

Cuanto dinero se necesita?Para dar respuesta a esta pregunta se

debe realizar un evaluación de costo de cada uno de los recursos a utilizar en la ejecución del proyecto

Cuanto tiempo debe durar?Esta pregunta cobra sentido

una vez que se ha determinado quien va a trabajar en las actividades y con que herramientas lo va a hacer. Es uno de los factores importantes en toda planificación es unos de los factores que va a determinar si proyecto alcanzo la meta esperada.

Cuando se deben realizar la labores?Esta pregunta esta ligada a la anterior ya que va a depender de los resultados de la anterior, se debe combinar los tiempos con las secuencias lógicas de las actividades para así crear un buen cronograma.

PLANIFICACIÓN

Es el proceso de recopilación de datos sobre el funcionamiento real del proyecto y su incorporación al programa, así como la obtención de los informes pertinentes para que el director y el personal implicado esté informado de los cambios ocurridos frente a la programación de trabajos inicial.

. El organigrama funcional expresa el circuito de interrelaciones entre la ejecución, la programación y la dirección para efectuar el control del proyecto.

SEGUIMIENTO Y CONTROL

El control deL proyecto tiene como objetivo principal el mantener el proyecto alineado con sus objetivos. Todas las dimensiones del proyecto han de ser gestionadas de manera concurrente, integrando costes, plazo, alcance y calidad en el método de control utilizado. De poco serviría un producto que cumpliera con los objetivos de costes, plazos y alcance, pero que no tuviese la calidad especificada, o un producto con la calidad adecuada pero con un coste o un retraso que le hagan no ser competitivo.

SEGUIMIENTO Y CONTROL

Puede decirse que el control del proyecto empieza en el momento en que se inicia el proceso de definición de los objetivos. La etapa de programación es el punto de partida del procedimiento de seguimiento y control, que deberá referirse constantemente a la guía que supone la planificación realizada. Para poder desarrollar una correcta labor de supervisión se recomienda seguir los siguientes pasos:

Creación de un plan de referencia: es la planificación del proyecto que se considera definitiva antes de empezar a ejecutar el proyecto. Este instrumento se utiliza para comparar la evolución del proyecto real con la evolución que se esperaba, y en los casos que el proyecto se aleje mucho del plan de referencia, en ocasiones es incluso necesario crear un nuevo plan de referencia, más próximo a la realidad de los trabajos realizados

SEGUIMIENTO Y CONTROL

CONTROL Recolección de datos

reales: es imprescindible tener datos reales y actualizados que nos permitan evaluar su desarrollo.

Entre otros conviene tener siempre presentes como puntos o referentes de control los siguientes:

Control de los Plazos Control de los Costes Control de la Calidad

Análisis y Actualización del plan de referencia :es la comparación entre el plan de referencia la planificación original del proyecto y el plan de referencia seguido en cada momento.

Los dos principales métodos de control de costes y plazos son:

Método de hitos: permite gestionar los costes del proyecto de manera sencilla, sin necesidad de disponer de un presupuesto detallado.

Método del Valor Añadido: Este método tiene en cuenta que para analizar el estado del proyecto en un instante de control dado, es preciso determinar las desviaciones producidas en costes y plazos.

Métodos de Control :son necesarios para la gestión de costes del proyecto, ya que facilitan al jefe de proyecto información valiosa y oportuna sobre el estado del mismo, que será utilizada para determinar si es necesario establecer algún tipo de acción correctora.

CONTROL

EVALUACIÓN Es un proceso por el cual se determina el establecimiento de cambios

generados por un proyecto a partir de la comparación entre el estado actual y el estado previsto en su planificación. Es decir, se intenta conocer qué tanto un proyecto ha logrado cumplir sus objetivos o bien qué tanta capacidad poseería para cumplirlos.

la evaluación no es un fin en sí misma, mas bien es un medio para optimizar la gestión de los proyectos.

TIPOS DE EVALUACIÓNSegún el nivel de gestión  Evaluación privada: Que incluye a la "evaluación económica" que

asume que el proyecto está totalmente financiado con capital propio, por lo que no hay que pedir crédito, y por otro lado la "evaluación financiera", que incluye financiamiento externo.

Evaluación social: En la evaluación social, tanto los beneficios como los costos se valoran a precios sombra de eficiencia. Aquí interesa los bienes y servicios reales utilizados y producidos por el proyecto.

TIPOS DE EVALUACIÓN

Según el momento en que se realizaEvaluación supervisada: Se efectúa antes

de la aprobación del proyecto y busca conocer su pertinencia, viabilidad y eficacia potencial, consiste en seleccionar de entre varias alternativas técnicamente factibles a la que produce el mayor impacto al mínimo costo. 

Evaluación de proceso, operativa, de medio término o continua: Se hace mientras el proyecto se va desarrollando y guarda estrecha relación con el monitoreo del proyecto. Permite conocer en qué medida se viene logrando el logro de los objetivos en relación con esto, una evaluación de este tipo debe buscar aportar al perfeccionamiento del modelo de intervención empleado y a identificar lecciones aprendidas.

Evaluación ex-post, de resultados o de fin de proyecto: Se realiza cuando culmina el proyecto. Se enfoca en indagar el nivel de cumplimiento de los objetivos. No solo indaga por cambios positivos, también analiza efectos negativos e inesperados.

Evaluación de impacto: Es la que indaga por los cambios permanentes y las mejoras de la calidad de vida producidos por el proyecto, es decir, se enfoca en conocer la sostenibilidad de los cambios alcanzados y los efectos imprevistos.

Requisitos que debe cumplir una buena evaluación de proyectos

Objetivo: Debe medirse y analizarse los hechos definidos tal como se presentan. Imparcial: La generación de conclusiones del proceso de evaluación debe ser neutral,

transparente e imparcial. Valido: Debe medirse lo que se ha planificado respetando las definiciones establecidas. Confiable: Las mediciones y observaciones deben ser registradas adecuadamente,

preferentemente recurriendo a verificaciones in-situ. Creíble: Todas las partes involucradas en el proyecto deben tener confianza en la

idoneidad e imparcialidad de los responsables de la evaluación, quienes a su vez deben mantener una política de transparencia y rigor profesional.

Oportuno: Debe realizarse en el momento adecuado, evitando los efectos negativos que produce el paso del tiempo.

Útil: Debe ser útil y elaborarse en un lenguaje conciso y directo, entendible para todos los que accedan a la información elaborada, los resultados de una evaluación no deben dirigirse sólo a quienes tienen tienen altos conocimientos técnicos sino que debe servir para que cualquier involucrado pueda tomar conocimiento de la situación del proyecto.

Participativo: Debe incluirse a todos los involucrados en el proyecto, buscando de reflejar sus experiencias, necesidades, intereses y percepciones.

Retroalimentador: Un proceso de evaluación debe garantizar la diseminación de los hallazgos y su asimilación por parte de los involucrados en el proyecto (desde las altas esferas hasta los beneficiarios), para así fomentar el aprendizaje organizacional.

EVALUACIÓN

La documentación de proyectos es importante para identificar más fácilmente los aspectos y características que forman parte de un proyecto. Una adecuada documentación le proporciona identidad y "personalidad" a un proyecto, de manera que los usuarios podrán reconocer mas fácilmente las ventajas y desventajas, características, funcionalidades y ventajas, así como costos y beneficios que impliquen el desarrollo del proyecto.

DOCUMENTACIÓN

Lenguaje claro y de acuerdo al nivel aplicado:  Gerencial.Técnico.Usuario.Contemplar todos los aspectos del proyecto.Contar con objetivos fácil de detectar.Servir como soporte en todo el desarrollo del

proyecto. Identificar ventajas y desventajas (resaltar

ventajas).Contar con adecuada estructura.

CARACTERÍSTICAS DE LA DOCUMENTACIÓN

Los aspectos principales que debe de contemplar la carpeta profesional son:

Definición del problema a resolver (delimitar).Definición clara de objetivo y metas.Áreas que involucra.Conocimiento de la organización.Planteamiento claro (pasos). Investigación.Propuestas claras.Plan de trabajo.Recursos.Calendarización.

DOCUMENTOS A TENER EN CUENTA

Carpeta Gerencial o Resumen EjecutivoEste documento va dirigido hacia las personas de mas alto nivel de la empresa o

hacia aquellas de las que depende la decisión de implementar o no el proyecto. Generalmente se utiliza un lenguaje claro sin tecnicismo, en términos ejecutivos. Su extensión no debe ser mucha, y debe de recalcar los aspectos mas importantes del proyecto. Generalmente debe contener elementos gráficos y resúmenes que ayuden a identificar mas fácilmente las ideas propuestas.

Carpeta Técnicacontiene toda la información sobre los recursos utilizados por el proyecto, llevan

una descripción muy bien detallada sobre las características físicas y técnicas de cada elemento. Por ejemplo: características de procesadores, velocidad, dimensiones del equipo, garantías, soporte, proveedores y equipo adicional.

Carpeta Económica ( Plan o Propuesta )contiene información relacionada con el aspecto económico y de factibilidad del

proyecto, su objetivo principal es describir todos aquellos costos relacionados con el desarrollo e implantación del proyecto, ayuda a la empresa a establecer marcos de referencia y evaluar mas fácilmente los alcances y disponibilidad para llevar a cabo el proyecto.

DOCUMENTOS A TENER EN CUENTA

Determinar el ciclo de vida y supervisar las diferentes etapas de sus planes/proyectos.

Analizar la relación costo/beneficio, evaluar los riesgos e identificar factores estratégicos.

Realizar estimaciones acertadas implementando métodos de presupuesto y flujo de fondos.

 Optimizar la utilización de sus recursos y determinar las tareas críticas.

Liderar una implementación exitosa de su plan´/proyecto logrando la motivación y la excelencia de su equipo.

Controlar costes y tiempos proactivamente (cuando todavía hay tiempo para corregir).

PAUTAS A TENER EN CUENTA

Cadena crítica o Ruta criticaPERTDiagrama de GanttDiagrama de ParetoDiagrama de Ishikawa o Diagrama de

causa y efecto.Mapas mentales (WBS)Brainstorming o lluvias de ideasMapas mentales (WBS)

TECNICAS EN LA GESTION DE PROYECTOS

Procesos de Iniciación: Autorizando el comienzo de todo el proyecto o una de sus fases

Procesos de Planificación: Definiendo o redefiniendo los objetivos y seleccionando las mejores de todas las alternativas posibles o acciones a acometer, a fin de cumplir con los objetivos definidos en el proyecto.

Procesos de Ejecución: Coordinando los equipos y recursos para ejecutar los planes.

Procesos de Control: Supervisando y vigilando las acciones realizadas, a fin de asegurar que los desarrollos cumplen con las especificaciones y objetivos planificados, y, en caso necesario, proponiendo acciones correctoras.

Procesos de Finalización: Formalizando la aceptación final de todo el proyecto, o de una de sus fases.

PROCESOS EN LA GESTIÓN DE PROYECTO

PROCESOS EN LA GESTIÓN DE PROYECTO

Debe ser factible. El proyecto debe ser abordable y concreto, con un tamaño adecuado que permita desarrollarlo por un pequeño equipo. No se deben acometer proyectos que sean generalistas y muy ambiciosos para los plazos y medios disponibles.

Debe llevar a resultados cuantificables. Los resultados que se obtengan del proyecto deben ser medibles, cuantificables y con un impacto en la organización.

Debe generar datos. El proyecto se debe plantear sobre un proceso que permita la obtención de datos y realizar mediciones sobre los mismos.

Medir la influencia del proyecto en el desarrollo de la organización: Antes de elegir cualquier proyecto es importante determinar si el proyecto va a permitir el desarrollo de la organización en su conjunto.

Estudio viabilidad técnica, financiera y económica del proyecto: Tienen que quedar fijados una serie de parámetros tales como objetivos, necesidades, costes y financiación, plazos, resultados esperados e impacto.Capacidad innovadora y tecnológica: Actividades de investigación y desarrollo realizadas en los últimos años, nuevos productos y procesos y cambios tecnológicos significativos de los mismos, sistemas de gestión implantados. Capacidad de ofrecer servicios de valor añadido a organizaciones del mismo sector.

Estudiar la evolución que ha tenido la organización desde su creación, su dinamismo y su capacidad para generar servicios o productos demandados por el mercado.

PARADIGMAS DE GESTION DE PROYECTOS

http://gerenciadeproyectos88.blogspot.com/2008/08/gestion-de-la-planificacion-y-el-tiempo.html

http://www.eoi.es/wiki/index.php/CONTROL_DEL_PROYECTO_en_Gesti%C3%B3n_de_proyectos

http://www.alumnos.unican.es/~uc17923/Tema3.pdf

http://es.wikipedia.org/wiki/Evaluaci%C3%B3n_de_proyectos

http://www.monografias.com/trabajos30/desarrollo-sistemas/desarrollo-sistemas.shtml