03 acc201 bai 1_v1.0011103225

Bài 1: Một số kiến thức cần củng cố trong Excel

ACC201_Bai 1_v1.0011103225 1

Nội dung

Củng cố lại các khái niệm cơ bản gồm:

Địa chỉ ô;

Các kiểu dữ liệu;

Công thức;

Cơ sở dữ liệu;

Quy tắc xây dựng vùng điều kiện.

Hướng dẫn học Mục tiêu

Nghe giảng và đọc tài liệu để nắm bắt các nội dung chính.

Làm bài tập và luyện thi trắc nghiệm theo yêu cầu của từng bài.

Liên hệ và lấy các ví dụ trong thực tế để minh họa cho nội dung bài học.

Thực hành trên phần mềm excel tất cả các ví dụ và bài tập.

Sau khi học bài này, các bạn có thể:

Sử dụng được địa chỉ ô, các kiểu dữ liệu, công thức, cơ sở dữ liệu và quy tắc xây dựng các vùng điều kiện trong excel.

Áp dụng kiến thức cơ bản excel vào tài chính, kế toán.

Thời lượng học

Thời gian học lý thuyết trên lớp 6 tiết.

Sinh viên tự thực hành và làm bài tập về nhà.

BÀI 1: MỘT SỐ KIẾN THỨC CẦN CỦNG CỐ TRONG EXCEL


2 ACC201_Bai 1_v1.0011103225

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG BÀI

Tình huống

Được Microsoft mua lại, Excel được sử dụng với vai trò là một công cụ quản lý sổ sách đơn giản nhiều hơn là sử dụng như một bảng tính thực sự. Tại sao lại như vậy? Điều này giống như là có hàng triệu người đã mua xe ô tô hai cầu chỉ để lái đến siêu thị – nhưng có thể đây chỉ là

một sự so sánh khập khiễng.

Chúng tôi không thể giúp bạn đánh giá về xe ô tô hai cầu này nhưng nếu bạn là một trong hàng triệu người đang sử dụng Excel mà chưa bao giờ nhập một công thức hoặc tạo ra một đồ thị thì đây là cơ hội để bạn cùng thử giao diện của Excel. Thực tế đây chỉ là phần bổ sung cho bảng tính có tên gọi là Daily Food Diary được Microsoft bán kèm với Excel. Ý tưởng ở đây là bạn đang cố gắng giảm đi vài kg bằng một chế độ ăn kiêng thì phần này sẽ giúp bạn ghi nhận lại cả quá trình ăn kiêng của bạn, giúp bạn có được động lực và đảm bảo là bạn không bị sút cân quá nhanh. Phần này sẽ chỉ cho bạn biết phải thực hiện tất cả những công việc này – và dạy bạn một số kỹ năng Excel mà bạn có thể áp dụng để theo dõi những dự án khác, chẳng hạn như tài chính và nhiều thứ khác nữa. Bạn sẽ thấy việc sử dụng các công thức dễ tương tác hơn, thú vị hơn so với việc chỉ đơn giản là tạo ra một danh sách. Nhưng muốn như vậy thì tối thiểu nhất là các kiến thức cơ bản về Excel phải được hiểu một cách bài bản và nhuần

nhuyễn nhất.

Câu hỏi

1. Các vấn đề nào trong Excel được cho là cơ bản nhất?

2. Các vấn đề cơ bản đó được vận dụng vào kế toán, các ngành thống kê… như thế nào?


ACC201_Bai 1_v1.0011103225 3

1.1. Địa chỉ ô

Một tệp bảng tính Excel được gọi là một Workbook. Workbook ngầm định có tên là book#. Khi mới khởi động, tệp bảng tính đầu tiên ngầm định có tên là book1.xls. Phần mở rộng XLS do Excel tự động thêm vào khi đặt tên tệp. Mỗi workbook chứa 255 worksheet (hay chartsheet). Các worksheet hay chartsheet được gọi là các trang bảng tính. Các trang này có thể chứa dữ liệu, công thức tính toán, đồ thị, bản đồ. Mỗi worksheet chứa hơn 16 triệu ô (cell). Ô là giao của các cột và các dòng. Từ phiên bản Office 2003 trở về trước, mỗi sheet có 256 cột ký hiệu từ A–IV. Đồng thời mỗi sheet có 65536 dòng ký hiệu từ 1– 65536.

Các ô được tham khảo bằng địa chỉ ô. Dạng địa chỉ thông dụng là Cột Dòng, ví dụ ô A1 là giao của cột A dòng 1. Ngoài ra còn sử dụng dạng địa chỉ R1C1 (số thứ tự dòng số thứ tự cột).

Để chọn một dòng trong bảng tính, nháy nút trái chuột vào chữ số ký hiệu dòng đó. Để chọn một cột, nháy nút trái chuột vào chữ cái ký hiệu cột đó. Để chọn một vùng gồm nhiều ô liên tục, nhấn giữ trái chuột và kéo. Cũng có thể sử dụng phím shift kết hợp với phím mũi tên hoặc phím shift kết hợp với nháy nút trái chuột để chọn một vùng. Để chọn nhiều vùng không liền nhau, nhấn giữ phím Ctrl trong khi nháy chuột trái. Để chọn cả bảng tính, nháy nút trái chuột vào vị trí góc trên cùng bên trái của bảng tính, nơi giao nhau của tên hàng và tên cột hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + A.

Để điều chỉnh độ rộng của dòng nhấn giữ và kéo chuột trên đường phân cách giữa hai vị trí tiêu đề tên cột.

Để thay đổi độ rộng của dòng, nhấn giữ và kéo chuột trên đường phân cách giữa hai dòng tại vị trí tiêu đề dòng.

Để thay đổi độ rộng của nhiều cột, chọn vùng có các cột cần thay đổi độ rộng, chọn lệnh Format → Column → Width, hộp thoại column width xuất hiện. Gõ vào độ rộng cột cần thay đổi rồi chọn OK hay nhấn phím Enter. Làm tương tự cho dòng (row).

Địa chỉ ô được chia ra làm ba loại như sau:

Địa chỉ tương đối: Địa chỉ tương đối có dạng cột dòng, ví dụ B3. Một công thức có chứa địa chỉ tương đối khi sao chép đến vị trí mới địa chỉ sẽ tự động biến đổi.

Địa chỉ tuyệt đối: Địa chỉ tuyệt đối có dạng $cột$dòng, ví dụ $B$3. Một công thức có chứa địa chỉ tuyệt đối khi sao chép đến vị trí mới địa chỉ không thay đổi.

Địa chỉ hỗn hợp: Địa chỉ hỗn hợp là dạng kết hợp của cả địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối theo dạng $cột dòng (ví dụ $B3) hay cột $dòng (ví dụ B$3). Khi sao chép một công thức có chứa địa chỉ hỗn hợp, thành phần tuyệt đối không biến đổi, thành phần tương đối biến đổi.

Để chuyển đổi giữa các dạng địa chỉ ô ta sử dụng phím chức năng F4.

1.2. Các kiểu dữ liệu

Nắm vững các dạng dữ liệu rất quan trọng để giải các bài toán trong Excel. Để định dạng dữ liệu, lựa chọn (bôi đen) vùng dữ liệu, chọn lệnh Format → cells → numbers.


4 ACC201_Bai 1_v1.0011103225

Cửa sổ như hình 1.1 hiện ra. Có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + 1 hoặc nháy chuột phải vào vùng đã chọn cũng cho cùng kết quả.

Hình 1.1: Định dạng dữ liệu

1.2.1. Kiểu số

Dữ liệu số (Number): Dữ liệu kiểu số tự động căn thẳng bên phải ô. Theo ngầm định, kiểu số sử dụng dấu chấm (.) để ngăn cách phần thập phân và phần nguyên.

Biểu diễn số âm trong Excel sử dụng 4 cách như trong hình 1.1

Cách 1: Sử dụng dấu trừ (–) như trong toán học.

Cách 2: Sử dụng dấu ngoặc đơn như trong kế toán.

Cách 3: Sử dụng màu đỏ.

Cách 4: Vừa dùng màu đỏ vừa dùng dấu ngoặc đơn.

Các hàm tài chính của Excel sử dụng cách thứ tư. Để sử dụng dấu phân cách phần nghìn, nháy chọn ô Use 1000 separator (,). Thay đổi số các số sau dấu phân cách thập phân trong ô Decimal places.

Hình 1.2: Biểu diễn số âm trong excel


ACC201_Bai 1_v1.0011103225 5

1.2.2. Kiểu tiền tệ

Dữ liệu kiểu tiền tệ (Currency): Dữ liệu kiểu tiền tệ tự động căn thẳng bên phải ô. Dạng này biểu diễn các đơn vị tiền tệ của các nước trên thế giới. Dữ liệu kiểu tiền tệ biểu diễn số thập phân giống như dữ liệu kiểu số.

1.2.3. Kiểu ngày

Kiểu ngày tháng (Date): Dữ liệu kiểu ngày tháng tự động căn thẳng bên phải ô. Kiểu ngày tháng có thể thực hiện với các phép tính số học. Theo ngầm định, kiểu ngày tháng nhập vào Excel theo dạng MM/DD/YY. (MM: Biểu diễn tháng, DD: Biểu diễn ngày, YY: Biểu diễn năm). Trong cửa sổ Format cells ở thư mục Type liệt kê các cách hiển thị ngày trong Excel.

Hình 1.3: Chọn kiểu Date trong excel

1.2.4. Kiểu giờ

Kiểu thời gian (Time): Kiểu thời gian tự động căn thẳng bên phải ô. Biểu diễn thời gian trong Excel có dạng HH:MM:SS. (HH: Chỉ giờ, MM: Chỉ phút, SS: Chỉ giây).

Hình 1.4: Chọn kiểu Time trong excel


6 ACC201_Bai 1_v1.0011103225

1.2.5. Kiểu phân số

Kiểu phân số (Fraction): Kiểu phân số tự động căn thẳng bên phải ô. Kiểu phân số biểu diễn các số ở dạng phân số. Kiểu hiển thị được chọn trong mục Type.

Hình 1.5: Chọn kiểu Fraction trong excel

1.2.6. Kiểu đặc biệt

Kiểu đặc biệt (Special): Kiểu này dùng để biểu diễn các dạng đặc biệt như mã số bưu điện, số điện thoại kiểu Mỹ…

Hình 1.6: Chọn kiểu Special


ACC201_Bai 1_v1.0011103225 7

1.2.7. Kiểu ký tự

Kiểu ký tự (Text): Kiểu ký tự là sự pha trộn của các chữ cái, các chữ số và các ký tự

đặc biệt. Dữ liệu kiểu ký tự tự động căn trái. Sử dụng dữ liệu kiểu ký tự trong hàm

hoặc trong các phép toán phải được bao giữa cặp dấu nháy kép (“ ”). Lưu ý: Cặp dấu

nháy kép khác 2 cặp dấu nháy đơn (‘ ’).

Chú ý: Với các dãy kí tự bắt đầu bằng số 0 vô nghĩa (ví dụ số điện thoại 0913…) khi

nhập vào bảng tính, Excel sẽ tự động cắt đi số 0 đầu tiên. Để giữ lại số 0 này, sử dụng

dấu (‘) trước khi dãy kí tự hoặc định dạng ô kiểu ký tự.

1.3. Công thức

Một bảng tính (worksheet) chỉ là một tập những con số và những chuỗi văn bản vô tri

vô giác cho đến khi bạn định nghĩa một loại quan hệ nào đó giữa chúng. Bạn thực hiện

điều này bằng cách tạo các công thức, để thực hiện những phép tính và cho ra kết quả.

Chương này sẽ trình bày cho bạn một số điểm cơ bản về công thức, bao gồm các thiết

lập các công thức cho số và chuỗi văn bản đơn giản, tìm hiểu thứ tự ưu tiên của các

toán tử, sao chép và di chuyển các công thức trong bảng tính, cách tận dụng tối đa tên

dãy để làm cho việc tạo công thức dễ dàng và dễ đọc hơn.

1.3.1. Khái niệm

Tất cả các công thức trong Excel đều có chung một cấu trúc: Bắt đầu là một dấu bằng

(=), theo sau là một hay nhiều toán hạng (operand) - là những giá trị, những tham

chiếu ô, dãy, tên dãy, hoặc tên hàm - được tách biệt bằng một hay nhiều toán tử

(operator) - là những ký hiệu kết hợp các toán hạng theo một cách nào đó, chẳng hạn

như dấu cộng (+), ký hiệu lớn hơn (>)...

Ghi chú: Bạn có thể dùng những khoảng trắng giữa các toán hạng và các toán tử trong

công thức. Đây là một điều nên làm bởi vì những khoảng cách giữa các thành phần

trong công thức sẽ giúp công thức dễ đọc hơn. Và Excel cũng chấp nhận những cái

xuống hàng trong công thức. Điều này rất thuận lợi cho bạn nếu như bạn có một công

thức dài, bởi vì nó cho phép bạn ngắt công thức ra thành nhiều hàng. Để xuống hàng

trong công thức, bạn dùng tổ hợp phím Alt+Enter.

1.3.2. Các loại công thức

Excel chia công thức ra thành bốn loại: số học (arithmetic), so sánh (comparison),

chuỗi văn bản (text), và tham chiếu (reference). Mỗi loại có tập hợp toán tử riêng của

nó và cách sử dụng mỗi loại công thức cũng khác nhau.

Sử dụng các công thức số học (Arithmetic Formulas)

Cho đến bây giờ, các công thức số học vẫn là những công thức phổ thông nhất.

Chúng kết hợp các số, các địa chỉ ô, và các kết quả hàm bằng những toán tử số học

để thực hiện các phép tính. Hình 1.7 tóm tắt những toán tử được sử dụng trong các

công thức số học.


8 ACC201_Bai 1_v1.0011103225

Operator Toán tử

NameTên

ExampleVí dụ

ResultKết quả

+ Addition Phép cộng

= 10 + 5 15

- SubtractionPhép trừ

= 10 - 5 5

- Negation Phép phủ định (Dấu trừ đại số)

= -10 -10

* MultiplicationPhép nhân

= 10 * 5 50

/ Division Phép chia

= 10/5 2

% PercentagePhép tính phần trăm

= 10% 0.10

^ Exponentiation Phép tính lũy thừa

= 10 ^ 5 100,000

Hình 1.7: Các toán tử trong các công thức số học

Hầu hết những toán tử trên đều đơn giản, chỉ có toán tử lũy thừa cần được giải thích thêm. Công thức = x^y nghĩa là giá trị x được nâng lên lũy thừa y. Ví dụ, công thức = 3^2 cho kết quả là 9 (nghĩa là 3*3 = 9). Tương tự, công thức = 2^4 cho kết quả là 16 (nghĩa là, 2*2*2*2 = 16).

Sử dụng các công thức so sánh (Comparison Formulas)

Công thức so sánh (comparison formula) là một mệnh đề so sánh giữa hai hoặc nhiều số, chuỗi văn bản, nội dung trong ô hoặc kết quả hàm. Nếu mệnh đề là đúng, kết quả trả về của công thức là giá trị TRUE (tương đương với một giá trị bất kỳ khác 0). Nếu mệnh đề là sai, kết quả trả về của công thức là giá trị FALSE (tương đương với 0). Hình 1.8 tóm tắt các toán tử mà bạn có thể sử dụng trong các công thức so sánh.

Operator Toán tử

Name Tên

Example Ví dụ

Result Kết quả

= Equal to Bằng với

= 10 = 5 FALSE

> Greater than Lớn hơn

= 10 > 5 TRUE

< Less than Nhỏ hơn

= 10 < 5 FALSE

>= Greater than or equal to Lớn hơn hoặc bằng với

= “a”>=”b” FALSE

<= Less than or equal to Nhỏ hơn hoặc bằng với

= “a”<=”b” TRUE

<> Not equal to Không bằng với

= “a”<>”b” TRUE

Hình 1.8: Những toán tử trong các công thức so sánh

Sử dụng các công thức xử lý chuỗi văn bản (Text Formulas)

Công thức xử lý chuỗi văn bản là loại công thức sẽ trả về kết quả là chuỗi văn bản (text). Loại công thức này sử dụng toán tử "và" (dấu &) để làm việc với các ô văn bản, chuỗi văn bản được đặt trong các cặp dấu nháy kép (") và các kết quả của các hàm xử lý chuỗi văn bản.


ACC201_Bai 1_v1.0011103225 9

Một cách để sử dụng công thức xử lý chuỗi văn bản là ghép các chuỗi văn bản lại với nhau. Ví dụ, nếu bạn nhập công thức = "soft" & "ware" vào một ô, Excel sẽ hiển thị software. Chú ý rằng, các dấu & và dấu nháy kép (") sẽ không thể hiện trong kết quả. Bạn cũng có thể sử dụng dấu & để ghép hai ô chứa giá trị text. Ví dụ, ô A1 chứa chữ Ben, và ô A2 chứa chữ Jerry, công thức = A1 & "and" & A2 trả về kết quả Ben and Jerry.

Sử dụng các công thức tham chiếu (Reference Formulas)

Các toán tử tham chiếu (reference operators) kết hợp hai tham chiếu ô hoặc dãy ô để tạo ra một tham chiếu nối đơn. Hình 1.9 tóm tắt các toán tử mà bạn có thể sử dụng trong loại công thức tham chiếu (reference formulas).

Operator Toán tử

Name Tên

Description Mô tả

: (colon)

(dấu hai chấm)

Range Dãy, vùng

Produes a range from two cell references ( for example, A1:C5) Tạo một dãy từ hai tham chiếu ô (ví dụ, A1:C5)

(space)

(khoảng trắng)

Intersection Giao

Produces a range that is the intersection of two ranges (for example, A1:C5 B2:E8) Tạo một dãy từ vùng giao nhau của hai dãy (Ví dụ, A1:C5 B2:E8)

, comma)

(Dấu phẩy

Union Hợp (ghép)

Produces a range that is the union of two ranges ( for example, A1:C5, B2:E8) Tạo một dãy từ hai dãy đơn (Ví dụ, A1:C5, B2:E8)

Hình 1.9: Những toán tử trong các công thức tham chiếu

1.3.3. Trình tự ưu tiên phép toán

Bạn sẽ thường sử dụng các công thức đơn giản chỉ chứa hai giá trị nào đó và một toán tử. Tuy nhiên, trong thực tế, hầu hết các công thức mà bạn sử dụng sẽ có một số giá trị toán tử. Trong các biểu thức phức tạp hơn, thứ tự mà các phép tính được thực hiện sẽ trở nên quan trọng.

Ví dụ, xem công thức: = 3+5^2. Nếu bạn tính toán từ trái sang phải, kết quả mà bạn có được sẽ là 64 (3+5 bằng 8, và 8^2 bằng 64). Tuy nhiên, nếu bạn thực hiện phép lũy thừa trước rồi mới đến phép cộng, thì kết quả là 28 (5^2 bằng 25, và 3+25 bằng 28). Ví dụ này cho thấy, một công thức đơn giản có thể cho ra nhiều kết quả, phụ thuộc vào thứ tự mà bạn thực hiện các phép tính.

Để kiểm soát vấn đề này, Excel tính toán giá trị một công thức theo một thứ tự ưu tiên được định nghĩa sẵn. Thứ tự ưu tiên này cho phép Excel tính toán công thức một cách rõ ràng bằng cách quyết định phần nào sẽ tính trước và phần nào sẽ tính sau trong một công thức theo hình 1.3.3.


10 ACC201_Bai 1_v1.0011103225

ĐỘ ƯU TIÊN TOÁN TỬ PHÉP TOÁN

1 () Dấu ngoặc đơn

2 ^ Lũy thừa

3 – Dấu cho số âm

4 *, / Nhân/chia

5 +, – Cộng/trừ

6

=, <> Bằng nhau, khác nhau

>, <= Lớn hơn, lớn hơn hoặc bằng

<, <= Nhỏ hơn, nhỏ hơn hoặc bằng

7 NOT Phủ định

8 AND Và (điều kiện đồng thời)

9 OR Hoặc (điều kiện không đồng thời)

10 & Toán tử ghép chuỗi

Hình 1.10: Thứ tự ưu tiên các phép toán

Từ bảng trên, bạn sẽ thấy Excel ưu tiên cho phép lũy thừa trước phép cộng. Do đó, kết quả đúng cho công thức = 3+5^2 đã nói ở trên đây, là 28.

Có điều hay là chúng ta có thể dùng các cặp dấu ngoặc đơn để điều khiển các thứ tự mà Excel sử dụng để tính các công thức. Các toán tử trong cặp dấu ngoặc đơn sẽ luôn luôn được tính trước, còn các toán tử bên ngoài cặp dấu ngoặc đơn sẽ tính theo trình tự (theo thứ tự ưu tiên).

Một công dụng nữa của các dấu ngoặc đơn là nâng một số lên một lũy thừa phân số. Ví dụ, nếu bạn muốn lấy căn bậc n của một số, bạn sử dụng công thức chung như sau:

= số^ (1 / n)

Ví dụ, để lấy căn bậc 3 của giá trị trong ô A1, dùng công thức:

= A1 ^ (1 / 3)

Bạn cũng có thể đặt các dấu ngoặc đơn bên trong một dấu ngoặc đơn khác để điều khiển các công thức. Đây gọi là xếp lồng các dấu ngoặc đơn. Excel luôn luôn tính toán giá trị nằm trong dấu ngoặc đơn ở trong cùng trước tiên (tính từ trong ra ngoài). Sau đây là vài công thức mẫu:

3 ^ (15 / 5) * 2 – 5 = 3 ^ 3 * 2 – 5 = 27 * 2 – 5 = 54 –5 = 49 3 ^ ((15 / 5) * 2 – 5) = 3 ^ (3 * 2 – 5) = 3 ^ (6 – 5) = 3 ^ 1 = 3 3 ^ (15 / (5 * 2 – 5)) = 3 ^ (15 / (10 – 5)) = 3 ^ (15 / 5) = 3 ^ 3 = 27

Chú ý rằng các công thức cũng duy trì thứ tự ưu tiên bên trong các dấu ngoặc đơn. Ví dụ, trong biểu thức (5*2–5), toán hạng 5*2 được tính toán trước khi trừ đi 5.

1.3.4. Cách nhập công thức

Nhập một công thức mới vào trong một bảng tính rất đơn giản:

1) Chọn ô mà bạn muốn nhập công thức vào.

2) Gõ một dấu bằng (=) để Excel biết rằng bạn sẽ nhập một công thức.

3) Nhập các toán hạng (operand) và toán tử (operator) của công thức.


ACC201_Bai 1_v1.0011103225 11

4) Nhấn phím Enter để xác nhận công thức.

Excel có ba chế độ nhập liệu khác nhau tương ứng với các thao tác gõ bàn phím và dùng chuột của bạn như sau:

Khi bạn gõ dấu bằng để bắt đầu một công thức, Excel sẽ vào Enter mode, là chế độ mà bạn sẽ dùng để nhập các chuỗi văn bản (các toán hạng, toán tử).

Nếu bạn nhấn một phím trong nhóm phím định hướng trên bàn phím (PageUp, PageDown, hay các phím mũi tên), hoặc là bạn nhấp chuột vào bất kỳ một ô khác trong bảng tính, Excel sẽ vào Point mode, là chế độ mà bạn sử dụng một ô hoặc một dãy ô như là một toán hạng trong công thức. Khi bạn đang ở trong Point mode, bạn có thể sử dụng bất kỳ kỹ thuật chọn dãy chuẩn nào.

Lưu ý rằng, Excel sẽ quay về Enter mode ngay khi bạn nhập một toán tử hay bất kỳ ký tự nào khác.

Nếu bạn nhấn phím F2, Excel sẽ vào Edit mode, là chế độ mà bạn dùng để thực hiện những thay đổi trong công thức.

Ví dụ, khi bạn đang ở trong Edit mode, bạn có thể sử dụng phím mũi tên qua trái hoặc qua phải di chuyển con trỏ chuột (cursor) đến một chỗ nào đó trong công thức để xóa hoặc chèn vào những ký tự. Bạn cũng có thể vào Edit mode bằng cách nháy chuột vào bất kỳ nơi nào trong ô công thức. Để quay về Enter mode, bạn nhấn phím F2.

Chú ý: Muốn biết đang thực hiện thao tác ở trong chế độ nào của Excel thì bằng cách nhìn vào thanh trạng thái (status bar). Ở phía bên trái của thanh này, bạn sẽ thấy một trong ba chữ: Enter, Point, hoặc Edit.

Sau khi bạn đã nhập một công thức, bạn có thể thấy rằng phải quay lại sửa đổi cái gì đó. Excel cho bạn ba cách để vào Edit mode và thực hiện các thay đổi trong công thức ở ô hiện hành:

1) Nhấn phím F2.

2) Nháy đúp chuột vào ô đó.

3) Nháy chuột vào bất kỳ nơi nào trong ô công thức ở trên thanh công thức (formula bar).

1.3.5. Các giá trị lỗi thường gặp trong công thức

##### Lỗi độ rộng

Lỗi này sinh ra khi cột thiếu độ rộng. Dùng chuột kéo độ rộng cột ra cho phù hợp. Khi giá trị ngày tháng hoặc thời gian nhập vào là số âm cũng phát sinh lỗi này.

#VALUE! Lỗi giá trị

Lỗi này sinh ra khi công thức được nhập vào một chuỗi trong khi hàm yêu cầu một số hoặc một giá trị lôgic. Có thể do đang nhập hoặc chỉnh sửa các thành phần của công thức mà vô tình nhấn phím Enter. Cũng có thể do nhập quá nhiều tham số cho một toán tử hoặc một hàm trong khi chúng chỉ dùng một tham số. Ví dụ =LEFT(A2:A5).


12 ACC201_Bai 1_v1.0011103225

Một trường hợp sinh lỗi # VALUE khi là thi hành một marco (lệnh tự động) liên quan đến một hàm mà hàm đó trả về lỗi #VALUE!

#DIV/0! Lỗi chia cho 0

Lỗi này sinh ra do nhập vào công thức số chia là 0. Ví dụ =MOD(10,0) hoặc số chia trong công thức là một tham chiếu đến ô trống.

#NAME! Sai tên

Lỗi này do dùng những hàm không thường trực trong Excel như EDATE, EOMONTH, NETWORKDAYS, WORKDAYS... Khi đó cần phải vào lệnh Tools → Add–ins. Đánh dấu chọn vào tiện ích Analysis ToolPak. Cũng có thể do nhập sai tên một hàm số. Trường hợp này xảy tra khi dùng bộ gõ tiếng Việt ở chế độ Telex vô tình làm sai tên hàm như IF thành Ì, VLOOKUP thành VLÔKUP. Trường hợp dùng những ký tự không được phép trong công thức cũng phát sinh lỗi này. Một số trường hợp khác bao gồm nhập một chuỗi trong công thức mà không có đóng và mở dấu nháy đôi ("") hoặc không có dấu 2 chấm (:) trong dãy địa chỉ ô trong công thức.

#N/A Lỗi dữ liệu

Lỗi này sinh ra khi giá trị trả về không tương thích từ các hàm dò tìm như VLOOKUP, HLOOKUP, LOOKUP hoặc MATCH hoặc dùng hàm HLOOKUP, VLOOKUP, MATCH để trả về một giá trị trong bảng chưa được sắp xếp. Cũng có thể do không đồng nhất dữ liệu khi sử dụng địa chỉ mảng trong Excel. Trường hợp quên một hoặc nhiều đối số trong các hàm tự tạo hoặc dùng một hàm tự tạo không hợp lý cũng sinh ra lỗi này.

#REF! Sai vùng tham chiếu

Lỗi này phát sinh do xóa những ô đang được tham chiếu bởi công thức. Cũng có khi do dán những giá trị được tạo ra từ công thức lên chính vùng tham chiếu của công thức đó. Có thể do liên kết hoặc tham chiếu đến một ứng dụng không thể chạy được.

#NUM! Lỗi dữ liệu kiểu số

Lỗi này phát sinh do dùng một đối số không phù hợp trong công thức sử dụng đối số là dữ liệu kiểu số. Ví dụ công thức chỉ tính số dương nhưng lại nhập vào số âm. Có thể do dùng hàm lặp đi lặp lại dẫn đến hàm không tìm được kết quả trả về. Cũng có trường hợp do dùng một hàm trả về một số quá lớn hoặc quá nhỏ so với khả năng tính toán của Excel.

#NULL! Lỗi dữ liệu rỗng

Lỗi này do dùng một dãy toán tử không phù hợp hoặc dùng một mảng không có phân cách.

1.4. Cơ sở dữ liệu

Khái niệm về cơ sở dữ liệu (Data Base)

CSDL (còn gọi là bảng dữ liệu) là tập hợp có cấu trúc các thông tin có liên hệ với nhau, được tổ chức theo một nguyên tắc nhất định nhằm phản ánh thuộc tính của


ACC201_Bai 1_v1.0011103225 13

một lớp đối tượng. Có các mô hình tổ chức CSDL như: mô hình phân cấp; mô hình mạng; mô hình quan hệ...

Trong đó, mô hình quan hệ có thể được biểu diễn bởi mảng 2 chiều, tổ chức thành hàng và cột. Mỗi hàng chứa thông tin về một đối tượng được gọi là một mẫu tin (record), mỗi cột chứa thông tin phản ánh thuộc tính chung của các đối tượng, được gọi là trường dữ liệu (field).

Trong Excel, CSDL được tổ chức theo mô hình quan hệ dưới dạng danh sách (list). Danh sách là một dạng đặc biệt của bảng tính, bao gồm một khoảng liên tục các ô. Trong danh sách, hàng đầu tiên chứa tên của các cột, các hàng còn lại chứa dữ liệu về các đối tượng trong danh sách.

Hướng dẫn tạo danh sách trong Excel

Microsoft Excel cung cấp nhiều chức năng thuận tiện trong việc quản lý và phân tích dữ liệu trong một danh sách. Để tận dụng những chức năng này, hãy nhập dữ liệu trong danh sách theo những gợi ý sau:

o Về kích thước và vị trí:

Không nên có nhiều hơn một danh sách trong một worksheet.

Nên để tối thiểu là một hàng và cột trống phân cách danh sách với các dữ liệu của bảng tính. Điều này làm cho Excel dễ dàng nhận biết một cách tự động danh sách sẽ làm việc.

Không nên để các hàng không có dữ liệu trong danh sách.

Tránh đặt dữ liệu quan trọng bên trái hoặc phải của danh sách, vì dữ liệu có thể bị che dấu khi tiến hành lọc danh sách.

o Về các nhãn cột:

Nên tạo nhãn cột trong hàng đầu tiên của danh sách. Excel dùng các nhãn để tạo báo cáo, tìm kiếm và tổ chức dữ liệu.

Sử dụng tạo dạng phông chữ, chỉnh sắp... cho các nhãn cột khác với dữ liệu trong danh sách. Dùng đường viền quanh các ô của nhãn trong hàng đầu tiên để phân cách với vùng dữ liệu.

o Về nội dung:

Thiết kế danh sách sao cho tất cả các hàng có các đề mục tương tự trong cùng một cột.

Tránh thêm vào các khoảng trống ở đầu các ô, vì điều này có ảnh hưởng đến quá trình sắp xếp và tìm kiếm.

Không dùng các hàng trắng để phân cách nhãn cột với dữ liệu.

o Cách đặt tên:

Nên đặt tên cho danh sách để thuận tiện trong việc tác động lên danh sách (như tính toán, lọc thông tin...)

Khi chọn vùng dữ liệu của danh sách để đặt tên cần chú ý phải chọn cả dòng đầu tiên trong danh sách có chứa nhãn cột.


14 ACC201_Bai 1_v1.0011103225

1.5. Quy tắc xây dựng vùng điều kiện để sử dụng các hàm cơ sở dữ liệu

Criteria là một tham chiếu đến một khoảng các ô có chứa các điều kiện đặc biệt cho hàm. Hàm CSDL sẽ trả lại kết quả tính toán trên một cột của danh sách phù hợp với những ràng buộc được chỉ ra bởi vùng điều kiện. Ở vùng điều kiện thường chứa một nhãn cột đại diện các giá trị trong cột tham gia vào điều kiện. Tham chiếu đến vùng điều kiện có thể được nhập vào hàm như một khoảng ô hoặc thông qua tên đã gán cho khoảng ô này.

Dạng tổng quát của vùng điều kiện:

Tên trường (nhãn cột) ví dụ: LƯƠNG

Điều kiện >= 525000

Trong ô chứa điều kiện có thể sử dụng các toán tử quan hệ: >, <, >=, <=, <>, = hoặc các ký tự thay thế ?, * tương tự như trong hệ điều hành MS–DOS (ví dụ: điều kiện X* nghĩa là dữ liệu dạng chuỗi bắt đầu bởi X, các ký tự còn lại tùy ý). Để tìm chính xác các giá trị kiểu chuỗi, ta sử dụng dạng: = “=giá trị_chuỗi”. Lưu ý rằng, kết quả của các hàm chuỗi (Left, Right, Mid) là kiểu chuỗi.

Vùng điều kiện có thể chứa nhiều ô Tên trường và nhiều điều kiện khác nhau có thể đặt cùng hàng hoặc khác hàng. Các điều kiện bố trí cùng hàng mang nghĩa của toán tử AND; các điều kiện bố trí trên nhiều hàng mang nghĩa OR.

Ví dụ:

LƯƠNG LƯƠNG

>= 350000 <= 500000

Có nghĩa là LƯƠNG >= 350000 và (AND) LƯƠNG <= 500000

LƯƠNG TĐVH

>= 350000 Đại học

<=250000

Có nghĩa là LƯƠNG >=350000 và (AND) TĐVH là Đại học hoặc (OR) LƯƠNG <= 250000 và TĐVH là bất kỳ (vì ô tương ứng không chứa giá trị điều kiện).

Lưu ý: Vùng điều kiện có thể được tổ chức ở những hàng đầu tiên của bảng tính, sau này có thể dấu (hide) chúng đi mà không làm ảnh hưởng đến dữ liệu trong bảng tính. Hoặc có thể tổ chức chúng ở một trang (sheet) khác với trang chứa danh sách.


ACC201_Bai 1_v1.0011103225 15

TÓM LƯỢC CUỐI BÀI

Sau bài học này chúng ta phải sử dụng được thành thạo các khái niệm cơ bản trong excel:

Địa chỉ ô.

Vận dụng được các kiểu dữ liệu vào từng trường hợp tùy theo yêu cầu riêng của mỗi bài toán.

Áp dụng các loại công thức vào giải các bài toán thống kê, kế toán một cách tối ưu và hiệu quả nhất.

Xây dựng được các vùng dữ liệu điều kiện áp dụng cho các bài toán liên quan tới cơ sở dữ liệu trong excel.


16 ACC201_Bai 1_v1.0011103225

CÂU HỎI ÔN TẬP

1. Địa chỉ ô được chia ra làm mấy loại? Trình bày đặc điểm của các loại đó?

2. Nêu cách chọn định dạng kiểu ngày trong excel theo kiểu YY/MM/DD.

3. Trình bày quy tắc nhập công thức cho một ô trong bảng tính?

4. Cho biết khi nào thì xảy ra lỗi #VALUE!

5. Cho biết khi nào thì xảy ra lỗi #REF!

6. Trình bày khái niệm cơ sở dữ liệu trong excel?

7. Trong excel công thức được chia làm mấy loại, hãy kể tên các loại đó ra?

8. Thế nào là kiểu công thức so sánh?

9. Thế nào công thức tham chiếu?

10. Sắp xếp thứ tự ưu tiên các phép toán sau theo mức độ tăng dần: OR, NOT, ^, &, *

BÀI TẬP THỰC HÀNH

Khởi động Excel, từ một Workbook mới hãy tạo bảng dữ liệu sau và thực hiện tuần tự các yêu cầu của bài thực hành.

STT HỌ TÊN PHÁI NGÀY SINH LCB LƯƠNG CÒN LẠI

1 An Nam 05/02/65 3.26

2 Thủy Nữ 23/12/64 2.14

3 Hương Nữ 17/03/66 3.12

4 Hùng Nam 09/04/64 2.46

1. Nhập dữ liệu (cột STT dùng kỹ thuật điền dãy số tự động)

2. Chèn một dòng trước người tên Hương và nhập thêm dữ liệu như sau (điều chỉnh cột STT cho đúng):

3 Sơn Nam 02/11/65 2.56

3. Chèn một cột trước cột Còn lại và nhập vào tên ô là Tạm ứng

Thực hiện tính toán ở các cột như sau:

4. Lương bằng LCB nhân với 144000 .

5. Tạm ứng bằng 25% Lương.

6. Còn lại bằng Lương trừ Tạm ứng.

7. Trang hoàng và lưu bảng tính với tên là BTAP1.XLS.

8. Sau khi lưu, đóng và mở lại bảng tính để kiểm tra, đồng thời sử dụng các lệnh tạo dạng như: đổi phông chữ, tạo khung viền, màu, chỉnh dạng...; các lệnh sao chép, cắt dán dữ liệu...

9. Kiểm tra lại các khái niệm “tham chiếu tương đối”, “tham chiếu tuyệt đối” và dùng phương pháp đặt tên cho khoảng các ô để đặt tên cho vùng bảng tính ở trên.

Education

03 acc201 bai 1_v1.0011103225