Collectia

Proceso integrado de Gestión de Recobros

Intelligence Partner & salesforce.com

Collectia®

• La problemática del proceso de recobro

• ¿Qué es Collectia ?

• Proceso de Gestión de recobros

• Resumen del producto

• Ejemplos de pantallas de la aplicación

Agenda

Problemática del proceso de recobro

• Incremento de la morosidad a niveles preocupantes por la coyuntura actual.

• La gestión de recobros no ha sido un área prioritaria en las empresas. Existeuna gran oportunidad de mejorar la eficiencia de sus procesos y tienen que hacerloYA!!

• En la gran mayoría de empresas, el proceso de recobro está “externalizado”en un porcentaje u otro. Esta externalización suele provocar:

o Pérdida de visibilidad del proceso en el momento en que se externaliza laacción: es necesario pedir informes y cuadros de mando que son muylaboriosos y difíciles de conseguir.

o Pérdida del control sobre todas las fases del mismo e información analíticaque permita optimizar los ratios de eficiencia del proceso.

o Pérdida de información del seguimiento extrajudicial, hacia el judicialcuando no existe un sistema integrado de gestión.

o Ineficiencias en todo el proceso debido principalmente a la participación denumerosas empresas subcontratadas, cada una con sus propios sistemas noconectados entre sí, lo que suele resultar en:

Plazo de recobros muy largos Ratios de recuperación de mora no óptimos

Situación actual Empresa “Energía”

Empresa Energética

80 M€ en mora

30.000 expedientes

en Particulares (1.000€media)

1.500 expedientes

en Industriales

(25.000 €media)

3 empresas “extrajudiciales

” y 20 despachos de abogados a

nivel autonómico

200 personas involucradas

(abogados, teleoperadoras)

80% de particulares

pasan a “judicial”

¿Qué es Collectia ? (1)

• Collectia es una aplicación que permite gestionar demodo integral el proceso de cobro de los clientes enmora que, por su propia naturaleza, es descentralizado.

• Permite compartir la información entre todos losintervinientes en el proceso: la empresa, los encargadosdel cobro “amistoso”, los encargados del proceso judicialy los encargados de vender el activo adquirido.

• Un aplicativo construido para agilizar el proceso derecobro y facilitar el control sobre todas las fases delmismo. Provee información analítica que permiteoptimizar los ratios de eficiencia del proceso.

En el proceso de gestión del cobro a clientes en mora, hay tres fases claramentediferenciadas:

• Fase de recobro “Prejudicial” o “amistosa”

• Fase de recobro “judicial”

• Fase de Venta de los Activos

Estas fases se pueden combinar de muchas maneras diferentes –por una mismaempresa o por distintas compañías- y normalmente el flujo de información entreellas tiende a ser poco eficiente o incluso inexistente.

¿Qué es Collectia ? (2)

Proceso de Gestión de Recobros

Cliente en mora


La empresa decide el momento en que se inicia el proceso de gestión decobro cuando un cliente entra en mora. Los datos pueden cargarse desde laaplicación operacional y analizarse en la aplicación o, alternativamente, pasarlos datos del cliente moroso a la aplicación, una vez analizadosexternamente. La información relevante del deudor (facturas pendientes depago y documentación asociada) se carga en la aplicación y los documentosse escanean para evitar la transferencia física de papel.

Collectia permite gestionar toda la información del deudor desde elinicio, actualizando la deuda, en función de los hitos que se produzcan yautomatizar los procesos de decisión en función de reglas de negocioestablecidas por la empresa. Además, permite incorporar a los datos deldeudor todo tipo de documentos para que sean utilizados y compartidos a lolargo de todo el proceso de cobro.


Cliente en mora

Proceso de cobro Prejudicial


El sistema asigna el seguimiento de la deuda al Gestor de Cobro (éste puede ser interno oexterno) automáticamente en función de parámetros que puede definir la empresa (importe,tipo de compañía, deuda acumulada, antigüedad de la deuda) o de forma manual. En elmomento en que se asigna el seguimiento de la deuda al Gestor de cobro, al estar todos losdocumentos asociados en un sistema común, están todos a disposición del Gestor de cobro.

• Collectia incorpora tecnología multicanal que permite interactuar con el deudor, ademásde por los metodos tradicionales, mediante el envío automatizado de cartas (en papel),faxes, mensajes SMS, correo electrónico y cualquier medio que sea de interés por partedel cliente o del gestor de cobro para mejorar la eficiencia del proceso. También permitedefinir plantillas para estandarizar los procesos de comunicación con el deudor ymejorar la productividad del proceso.

• La información recogida en Collectia está a disposición de todos los intervinientes en elproceso, de manera que se mejora la eficiencia de las acciones de cada parte delproceso, al no perderse información de las acciones realizadas.

• Collectia incorpora un interfaz personalizable, de manera que permite aumentar laproductividad de cada fase del proceso.


Cliente en mora


Cobro de la deuda

Empresa

Gestor de cobro


El Gestor de cobro inicia sus acciones (y las registra en el sistema). Comoconsecuencia de las acciones del Gestor de Cobro una de las situaciones que sepuede dar es que se cobra la deuda. En este caso, se terminan las actuaciones yel proceso de cobro se da por cerrado. Los datos actualizados de la deudavuelven a la empresa para su contabilización.

• Collectia permite automatizar los procesos de facturación del Gestor deCobro a la empresa, basándose en los convenios establecidos entreambos, eliminando errores, evitando duplicaciones y mejorando laproductividad de los procesos de facturación/contabilización.


Empresa

Gestor de cobro

Cliente en mora


Cobro de la deuda

Proceso de cobro judicial


El Gestor de cobro inicia sus acciones (y las registra en el sistema). Comoconsecuencia de las acciones del Gestor de Cobro se agota la vía amistosa (loscriterios para llegar a esta situación son parametrizables por el cliente).

El proceso pasa a Cobro Judicial. Toda la información generada en el proceso deGestión de Cobro queda a Disposición de los Asesores Jurídicos/Despachos parasu utilización posterior. Los datos actualizados de la deuda vuelven a AsesoríaJurídica para su seguimiento judicial.

• El Gestor de Cobro “devuelve” la información del deudor a laempresa, con la información de todas las acciones que se han efectuado alo largo del proceso. Al trabajar sobre una única base de datos, estainformación está disponible para todas las fases posteriores del proceso.


Si el Asesor Jurídico lo estima oportuno (los criterios para asignar quién seencarga del proceso judicial son parametrizables y puede hacerse de modoautomático o manual) se asigna el seguimiento del expediente al responsablejurídico correspondiente (interno o externo). Toda la información/documentacióngenerada se pone a disposición del despacho, sin movimiento físico de papel.

• Collectia permite realizar la asignación de expedientes en base a reglas denegocio, parametrizables por la empresa, o en base a asignaciones manuales.

• Al trabajar con una base datos única, toda la información previa estáaccesible, en tiempo real, para el Asesor Jurídico o el Despacho, sin necesidadde realizar ningún traspaso físico de información o documentación.


La Asesoría Juridica o el Despacho externo gestionan los trámites para llevar a cabo el

proceso judicial. Cuando es necesario, la Asesoría Jurídica y/o el despacho interaccionancon el Procurador mediante el intercambio correspondiente de información/documentación.Sólo se envía información físicamente en papel cuando es estrictamente necesario pormotivos jurídicos.

• Collectia permite llevar a cabo un seguimiento exhaustivo del procesojudicial, definiendo las diferentes situaciones por las que pasa el expediente yautomatizando todas aquellas acciones que sean susceptibles de automatización, conel fin de aumentar la productividad del Despacho.

• Collectia incorpora un sistema de seguimiento de expedientes con alertas alresponsable del seguimiento, para evitar errores u olvidos en la gestión de losexpedientes, mediante una agenda con actividades diarias.

• Collectia permite también automatizar los procesos del Procurador y las interaccionescon la empresa y el Despacho de abogados, para mejorar la eficiencia de losprocesos, evitar la transferencia de papel y mejorar la productividad del proceso.


Empresa

Gestor de cobro

Asesor jurídico/Despacho Procurador

Cliente en mora


Cobro de la deuda


Fin del proceso


Como consecuencia de las acciones del proceso judicial, este termina con el acuerdoextrajudicial con el deudor o con la sentencia del juzgado.

• Collectia permite realizar la liquidación final del proceso y cerrar el expediente.

• El sistema realiza la facturación automatizada del Despacho Externo a laempresa, en función de tablas parametrizables/estados de los expedientes, deacuerdo con el convenio establecido entre las entidades, evitando errores en losprocesos de facturación/contabilización y aumentando la productividad de estosprocesos.

• El sistema permite la facturación automatizada del Procurador a la Empresa, deacuerdo con los convenios establecidos o los aranceles del Procurador.


Empresa

Gestor de cobro


Cliente en mora


Cobro de la deuda


Fin del proceso

Venta de los activos Gestor Inmobiliario


En los casos de prestamos con garantía real, una posibilidad es que al finalizar el procesola Entidad Financiera se acabe adjudicando vía subasta o dación en pago el activo engarantía. En estos casos, Collectia permite automatizar la venta de dicho activo.

• Permite la asignación automática o manual de ese activo a uno o varios gestorescomerciales que pueden ser internos o externos.

• Collectia permite acceder a toda la información sobre las acciones comercialesllevadas a cabo para la venta del activo (visitas, clientes, etc).

• Collectia permite hacer busquedas en la Base de Datos de inmuebles de la EntidadFinanciera para encontrar los que más se adaptan a las solicitudes de los clientes.

• El sistema permite realizar la facturación automatizada del Gestor Comercial a laEntidad Financiera, de acuerdo con los márgenes establecidos, evitando errores en losprocesos de facturación/contabilización y aumentando la productividad de estosprocesos.


Empresa

Gestor de cobro


Cliente en mora


Cobro de la deuda


Fin del proceso

Venta de los activos

Fin del proceso

Gestor del activo

¿Por qué la plataforma force.com?

Cloud ComputingLa “nube” de Internet

¿Por qué force.com?El factor “tiempo” ….

Cualquier tecnología es “buena”, PERO…

Utilizar una solución basada en la Infraestructura tecnológica de la propia Empresa es lomás evidente pero ….

1. Plazos de implantación: la utilización de estas tecnologías permite implantar laaplicación en plazos que son una fracción del tiempo que se necesita con lasaplicaciones tradicionales. La aplicación hace falta hoy y ahora: no dentro de dos años.

2. Flexibilidad: permite integrar la funcionalidad de force.com con otros servicios Webdisponibles en el mercado. No hay que reinventar la rueda

3. Coste: no hay que hacer inversiones en hardware ni software. Se paga por uso. Sepuede dar acceso a cualquier usuario (interno o externo) de modo natural y sinnecesidad de instalar nada

4. Facilidad de uso: la formación para poder utilizar el sistema se reduce a unas pocashoras. Es Internet…

Resumen de Collectia (1)

• Gestor de procesos de recobro que permite externalizar la actividad de recobro,permitiendo controlar toda la información acerca de los procesos

• Suministra toda la información necesaria para la correcta gestión de los procesos• Con la potente plataforma de force.com, Collectia permite la adaptación a los

procesos de cada cliente en tiempos increíblemente cortos (de media, dos meses pararealizar el despliegue completo de la aplicación)

• Permite automatizar una gran variedad de procesos, utilizando reglas de flujo detrabajo y disparadores

• Permite reducir sensiblemente los plazos de recobro, con el consiguiente margenadicional para el cliente, lo que garantiza un rápido retorno de la inversión.

• Permite que el flujo de documentación se realice de modo electrónico, reduciendocostes, evitando errores y pérdidas de información y mejorando la productividad

• Sin instalación de hardware o software en el cliente, ni en los servicios externalizados,en caso de utilizarse

• Suministra una visión completamente integrada de todo el proceso. Mejora lagestión del proceso de cobro y permite mejorar los ratios de eficiencia, asegurando unrápido retorno de la inversión.

• Utiliza la modalidad de pago por uso: en función de las necesidades puntuales puedeaumentarse o reducirse el número de usuarios

Resumen de Collectia (2)

• Beneficios para el gestor financiero:• Mejora la gestión de los procesos, agilizando su ejecución y facilitando el

intercambio y la posibilidad de compartir información relevante• Suministra información de gestión consolidada para tener un mayor control sobre el

estado de la deuda y la eficacia y productividad de los intervinientes.• Beneficios para el Gestor de Cobros y/o el despacho de abogados:

• Collectia permite mejorar la productividad de los procesos, permitiendo un mayorcontrol de los mismos. Incorpora una potente agenda que permite extender lautilización del sistema a otras funciones diferentes de las estrictamente relacionadascon los procesos de cobro.

• Permite automatizar una gran variedad de procesos repetitivos, de modo que elgestor/abogado se descarga de tareas repetitivas.

• Collectia es extensible a la gestión total del despacho de abogados, de manera quepermite unificar, en una sola aplicación (en “la nube”) toda la actividad propia deldespacho.

• Collectia incorpora un potente gestor documental que permite “aliviar” elalmacenamiento y flujo físico de información.

• Es un sistema abierto, que permite la integración con cualquier aplicativo local parafacilitar la gestión unificada de todas las tareas del despacho

Aspecto de la aplicaciónPágina de inicio

Características principales:•Configurable para cada usuario•Tareas pendientes más urgentes•Agenda y Notas•Cuadro de mando resumen

Aspecto de la aplicaciónDatos de cliente moroso

Características principales:• Visión unificada del cliente / deudor –persona física –jurídica

• Información consolidada de la deuda

• Expedientes asociados con el cliente

• Historial de actividades realizadas

Aspecto de la aplicacióndatos de expediente

Características principales (1):• Datos generales del expediente - cliente

• Información consolidada de la deuda total / reclamada

• Información consolidada de letrados/procuradores/ juzgados


Características principales (2):• Historial de avance en el proceso judicial

• Lista de tareas/actividades pendientes

• Facturación automatizada


Características principales (3):• Historial de ingresos obtenidos• Histórico de transferencia de información

• Gestión de Documentos asociados al expediente

Características principales:• Datos generales de Juzgados• Histórico de expedientes por juzgado

• Gestión de expedientes por juzgado con estado de situación



Características principales:• Datos de los activos inmobiliarios

• Información de los Agentes que gestionan la venta

• Integrable con Web Siteinmobiliario

Aspecto de la aplicaciónActivo inmobiliario (2)






Características principales:• Geoposicionamiento del inmueble

• Archivos adjuntos (fotos, etc.)• Integrable con Web Siteinmobiliario









Características principales:• Seguimiento de acciones comerciales del agente

• Información de visitas• Seguimiento de clientes potenciales









Características principales:• Datos generales del cliente potencial

• Seguimiento de visitas del cliente potencial

• Captura del perfil del cliente potencial









Características principales:• Capacidad de búsqueda en la base de datos de inmuebles de carácterísticas similares a las buscadas por el cliente

Características principales:• Configurable a medida de las necesidades específicas

• Gráficos y cuadros con información agregada por cualquier concepto

• Adaptable por el propio usuario

Características principales:• Configurable a medida de las necesidades específicas

• Gráficos y cuadros con información agregada por cualquier concepto

• Adaptable por el propio usuario

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