Sistem fail dan surat menyurat

WAJ3108Noredatul binti Gabo

Proses mengklasifikasi, menyusun, menyimpan dan menyelenggara fail-fail yang diwujudkan bagi memudahkan pengurusannya apabila diperlukan.

Definisi @ pengenalan

Sesuatu rekod mudah dicari apabila diperlukan tanpa membuang masa.

Maklumat dan rekod tidak hilang , mudah disediakan dan disimpan.

Tujuan sistem fail

Sesuatu dokumen itu mudah dicari dan diperoleh dengan cepat apabila diperlukan.

Tidak kompleks, mudah dikendalikan dan difahami serta tidak mengelirukan.

Perlu disesuaikan dengan keperluan organisasi.

Boleh diubahsuai jika perlu, mengikut kehendak dan keadaan organisasi. 

Ciri-ciri umum sistem fail

Perlu melibatkan kos yang paling minimum.

Dokumen yang difailkan perlu mendapat perlindungan keselamatan daripada kebakaran, kekotoran, bencana alam dan kebocoran rahsia organisasi.

Perlu menggunakan ruang yang paling minimum.

1. Tajuk / Perkara yang boleh digolongkan dalam satu TAJUK besar diasingkan - wujud fail yang bercampur aduk.

2. Ada kecenderungan menambah nombor fail baru kepada nombor yang sedia ada.

3. Sukar mencari fail. Terpaksa membaca daripada Daftar Fail (Surat Keluar-Surat Masuk )

4. Penyimpanan rekod yang kurang kemas.5. Pengetua / Guru Besar / Pembantu Tadbir yang

baru mengambil masa yang panjang untuk memahami sistem fail yang digunakan.

Masalah Sistem Fail Di Sekolah

Terdapat 4 sistem fail utama iaitu;

Sistem Pengelasan Fail 

Pengelasan fail mengikut abjad

Pengelasan fail mengikut tempat

atau kawasan

Pengelasan fail mengikut angka

Pengelasan fail mengikut perkara

Klasifikasi Fail 

Fail urusan am (house keeping files)

Fail urusan fungsian (functional files)

Fail urusan am mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan dengan

hal pentadbiran, bangunan dan harta, kelengkapan dan bekalan,

kewangan dan personal.

Fail urusan am (house keeping file)

Fail urusan fungsian mengandungi surat dan dokumen lampiran berkaitan dengan fungsi dan

aktiviti asas jabatan. Diwujudkan oleh sesebuah kerajaan untuk

melaksanakan fungsi dan tanggungjawabnya

Fail urusan fungsian (functional files)

Rahsia Besar - Kuning dan berpalang serta tercatat ‘RAHSIA’

Rahsia - Merah Jambu berpalang merah dan tercatat ‘RAHSIA’

Sulit - Hijau tercatat perkataan ‘SULIT’Terhad - Putih tercatat

perkataan’TERHAD’Terbuka - putih

Pengenalan Fail

Terbuka – Tiada hadTerhad – pegawai yang menjalanka

tugasSulit – individuRahsia – Maruah NegaraRahsia besar – Keselamatan Negara

Maksud Ciri-ciri Keselamatan

1. Rahsia Besar;

Maklumat tentang urusan kerajaan yang

masih dalam proses perancangan

merupakan antara rahsia besar kerajaan.

Maklumat ini dimuatkan dalam fail

berwarna kuning dan berpalang (x)

merah memenuhi kulit hdapan fail

Pengelasan Fail

2. Rahsia :

Urusan berkaitan dengan program

pembangunan kerajaan dianggap sebagai

maklumat berkelas ‘RAHSIA’

Fail yang menyimpan maklumat

pengelsan rahsia berwarna merah jambu

dan berpalang (x) merah memenuhi kulit

hadapan fail.

3. Sulit :

Urusan yang berkaitan dengan sesuatu

keputusan dianggap sulit walaupun telah

diumumkan oleh menteri begitu juga

urusan tatakelakuan pegawai awam.

Maklumat berkenaan disimpan dalam

fail warna hijau muda dan dicatat

sebagai ‘ sulit’

4. Terhad:

Biasanya sesebuah jabatan mempunyai

fail yang edarannya terhad disebabkan

maklumat yang terkandung

dalamnya.maklumat seperti butiran

peribadi staf dianggap sebagai maklumat

terhad

Fail jenis ini berwarna putih

5. Terbuka :

Kebanyakan fail di sesebuah jabatan

adalah jenis terbuka, iaitu fail-fail

berkaitan dengan pengurusan harian

sesebuah jabatan. Fail-fail pentadbiran

adalah tergulung dalam kategori ini.

Fail jenis ini berwrna putih.

Dikelas dan diberikan nombor kod yang sesuai dan teratur.

Fail disusun mengikut tajuk-tajuk besar atau disebut tahap pertama yang yang boleh dipecahkan sehingga 99 tajuk utama.

Penyusunan Fail 

Contoh Susunan fail di rak

Rak dinomborkan untuk memudahkan/mencepa

tkan carian fail

Keterangan

mengenai fail

diletakkan ditepi rak

Perkara Lain Yang Berkaitan Dengan Sistem

Fail

Sampul Kecil

• Satu fail sementara (yang mengandungi satu tajuk sahaja) dibuka apabila fail asalnya tidak ditemui

• Fail ini ditutup & dimasukkan ke dalam fail besar apabila sudah digunakan

• Fail ini tidak aktif• i) Dakwat biru/hitam untuk surat

keluar

•ii) Dakwat merah untuk surat masukKertas

minit

• Setiap fail seharusnya disediakan kertas minit / salinan surat yang dihantar & dimasukkan surat-surat berkenaan dengan memberi no. rujukan

• Surat yang dimasukkan ke dalam fail perlu direkod pada kertas minit

Penutupan Fail

• Fail ditutup apabila telah mengandungi 100 kandungan,4cm atau difikirkan terlalu tebal

• Setelah penuh / ditutup, Jilid I dicatat pada nombor rujukannya

• Seterusnya fail lain dibuka menggunakan Jilid II dan nombor rujukan yang sama digunakan

• Bilangan kandungan dimulakan dengan nombor baru (satu) dan seterusnya

• (contoh: 06/08/01 Jld. II (1)

Fail-fail yang ditutup melebihi 7 tahun tidak aktif (rujukan Arkib Negara) hendaklah disenaraikan untuk tujuan pelupusan

a) Sediakan senarai cadangan rekod untuk tujuan pelupusan.

b) Semak senarai rekod yang dicadangkan untuk pelupusan.

c) Dokumen terperingkat perlu dikelaskan semula sebagai terbuka dan mendapat kelulusan Pejabat KPKK sebelum dilupuskan.

d) Kemukakan permohonan kebenaran pelupusan fail kepada Jabatan Arkib Negara Malaysia.

e) Terima kebenaran daripada Jabatan Arkib Negara Malaysiauntuk melupuskan fail.

f) Lupuskan rekod kualiti mengikut kaedah yang ditetapkan.

Pelupusan Rekod/Fail

Sekian,Terima kasih…