Download pdf - PS 02 AUDIT INTERN ed..4calitate.ub.ro/intern/Documente/SISTEM INTEGRAT/PROCEDURI...Planul de audit intern se transmite cu cel puţin 3 zile înainte de audit şefului zonei ce urmează

PREZENTA DOCUMENTAŢIE ESTE PROPRIETATEA UNIVERSITĂŢII „VASILE ALECSANDRI“ DIN BACĂU. MODIFICAREA, MULTIPLICAREA SAU DIFUZAREA ACESTEIA FĂRĂ APROBAREA SCRISĂ A EMITENTULUI

ESTE INTERZISĂ, CONFORM LEGII 8/1996.

- Document controlat -

F 01.07/Ed.1

U N I V E R S I T A T E A „ V A S I L E A L E C S A N D R I “

D I N B A C Ă U

AAUUDDIITT IINNTTEERRNN COD: PS 02

PROCEDURĂ DE S ISTEM

RECTOR,

PROF.UNIV.DR. ING. VALENTIN NEDEFF

Prenumele şi numele Semnătura

Reprezentantul Managementului Conf.univ.dr. Cornelia-Marcela DANU

Elaborat Şef lucr. Dr. Ing. Mirela PANAINTE Drd. Ing. Rodica BUCUROIU

EDIŢIA: 4 REVIZIA: 0 1 2 3 4 5 EXEMPLAR NR.:

Intră în vigoare începând cu data de 31.10.2012, prin aprobarea în Ședința Senatului Universității „Vasile Alecsandri“ din Bacău.

PROCEDURĂ DE SISTEM Cod document PS 02

Pag./Total pag. 1/10 Data 31.10.2012

AUDIT INTERN

Ediţie/Revizie 4/ 0 1 2 3 4 5

F 02.07/Ed.1 Fişier SIM/PS/PS-02

LISTA REVIZIILOR

Responsabilităţi Simbol revizie

Revizie Pag./ Cap./ Paragraf

Elaborat Verificat



AUDIT INTERN



1 SCOP

Procedura descrie activităţile desfăşurate pentru planificarea şi realizarea auditurilor interne ale SIM şi ale SMSA, în scopul de a verifica conformitatea/neconformitatea cu standardele de referinţă şi documentele interne ale SIM şi SMSA.

2 DOMENIU

Prezenta procedură se aplică în Universitatea „Vasile Alecsandri“ din Bacău în cazul auditurilor interne ale SIM şi ale SMSA adoptat.

3 DOCUMENTE DE REFERINŢĂ

- MSIM - Manualul sistemului integrat de management; - MSMSA – Manualul sistemului de management al siguranţei alimentului - SR EN ISO 9001:2008- Sisteme de managementul calităţii. Cerinţe; - SR EN ISO 9000: 2006 - Sisteme de managementul calităţii. Principii fundamentale şi vocabular; - SR EN ISO 14001: 2005 - Sisteme de management de mediu. Specificaţii şi ghid de utilizare; - SR ISO 14050: 2010 - Management de mediu. Vocabular; - SR EN ISO 19011: 2011 – Ghid pentru auditarea sistemelor de management; - SR ISO IWA 2:2009. Sisteme de management al calităţii. Linii directoare pentru aplicarea ISO 9001:2000 în domeniul educaţiei; - SR OHSAS 18001: 2008 – Sisteme de management al sănătăţii şi securităţii ocupaţionale. Specificaţie; - OHSAS 18002: 2009 – Sisteme de management al sănătăţii şi securităţii ocupaţionale. Linii directoare pentru implementarea OHSAS 18001; - SA 8000:2008. Certificarea sistemelor de management al responsabilităţii sociale; - Ordin MFP nr. 946/2005, modificat şi completat de Ordinul MFP nr. 1649/2011 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinzând standardele de management/control intern la entităţile publice şi pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; - SR EN ISO 22000:2005 - Sisteme de management al siguranţei alimentelor – Cerinţe pentru orice organizaţie din lanţul alimentar; - SR ISO/TS 22004:2005 - Sisteme de management al siguranţei alimentului. Recomandări de aplicare pentru ISO 22000:2005; - PS 01 Controlul documentelor și înregistrărilor; - PS 03 Controlul neconformităților, acțiuni corective și preventive.

4 DEFINIŢII ŞI ABREVIERI 4.1 Definiţiile utilizate sunt conforme cu SR EN ISO 19011:2011;

SR EN ISO 9000:2006, SR ISO 14050:2010, OHSAS 18002:2009 şi SR EN ISO 22000:2005.



AUDIT INTERN



Audit – proces sistematic, independent şi documentat, în scopul obţinerii de dovezi de audit şi evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina măsura în care sunt îndeplinite criteriile de audit. NOTA 1 – auditurile interne Dovezi de audit – înregistrări (document), declarații ale faptelor sau alte informații care sunt relevante în raport cu criteriile de audit; Criterii de audit - ansamblu de politici, proceduri sau cerințe utilizate ca referință într-un proces de audit; Auditor - persoană care are aptitudini demonstrate și care are competența de a efectua un audit. Competența auditorului este stabilită pe baza unor criterii (de regulă educație, instruire, experiență și abilități personale), stabilite de către organizația care utilizează auditorul sau de un organism de certificare a auditorilor; Plan de audit - descriere a activităților de la fața locului și acordurile pentru un audit. Documentul prin care se planifică elementele și activitățile unui audit. Exemplu: obiectivele auditului, procesele/compartimentele auditate, perioada și orarul de desfășurare, persoanele participante; Raport de audit – rezultate ale evaluării dovezilor de audit colectate, în raport cu criteriile de audit. Constatările auditului pot indica fie conformitatea sau neconformitatea cu criteriile de audit, fie oportunități pentru îmbunătățire; Programul de audit - ansamblu de unul sau mai multe audituri planificate pe un interval de timp și orientate spre un scop anume. Un program de audit include toate activitățile necesare planificării, organizării și conducerii auditurilor; Domeniul auditului - amploarea și limitele unui audit.

4.2 Abrevieri DM – Departamentul de management. SIM - Sistemul integrat de management SMSA – Sistemul de management al siguranţei alimentelor RM – Reprezentantul managementului RNACP – Raport de neconformitate, acţiuni corective şi preventive UB – Universitatea „Vasile Alecsandri“ din Bacău CEACU - Comisia de evaluare şi asigurare a calităţii din Universitate CA – Consiliu de Administraţie

5 PROCEDURA 5.1 Perfecţionarea şi atestarea auditorilor interni Auditurile interne sunt realizate de auditori calificaţi, selectaţi de DM din Corpul

de auditori interni (formular cod F10.07 - anexa nr. 4). 5.2 Planificarea auditurilor interne 5.2.1 Planificarea auditurilor se face ţinându-se cont de importanţa proceselor, de

zonele care trebuie auditate şi de rezultatul auditurilor anterioare. Auditurile interne planificate pot fi efectuate asupra unor părţi ale SIM/SMSA sau asupra întregului SIM/SMSA.

5.2.2 În UB se desfăşoară anual cel puţin un audit la fiecare departament.



AUDIT INTERN



5.2.3 Un audit intern neprogramat poate fi solicitat de către: SENAT, CA, Rector, RM, CEACU sau DM.

5.3 Pregătirea auditului

Directorul DM întocmeşte "Programul de audit pe anul…" luând în considerare starea şi importanţa proceselor şi zonelor care trebuie auditate precum şi rezultatele auditurilor precedente şi îl supune aprobării Rectorului. Programul de audit contribuie la determinarea eficacităţii SIM/SMSA. Amploarea Programului de audit se bazează pe natura, funcţionalitatea, complexitatea şi nivelul de maturitate al SIM/SMSA. Programul de audit include: zonele auditate (dacă departamentul conţine mai multe structuri), durata auditului, criteriile de audit, metodele de audit, componenţa echipei de audit. În cazul în care, din motive obiective, este necesară modificarea programului, directorul DM solicită aprobarea modificării de către Rector. Modificarea programului intră în vigoare după aprobare. Directorul DM are competenţa necesară pentru a coordona efectiv şi eficace programul de audit şi riscurile sale asociate precum şi cunoştinţe şi abilităţi referitoare la procedura şi metodele de audit, standardele pentru sistemul integrat de management (SR EN ISO 9001:2008, SR IWA 2:2009, SR EN ISO 19011:2011, SR EN ISO 14001:2005, SR OHSAS 18001:2008, SA 8000:2008 SR EN ISO 22000:2005), activităţi, produse şi procese ale auditaţilor, cerinţe legale şi reglementate pentru activităţile şi produsele auditatului, clienţi, furnizori şi alte parţi interesate ale auditatului. La stabilirea Programului de audit se au în vedere riscurile asociate acestuia, cum ar fi:

- eşecul în stabilirea obiectivelor relevante ale auditului şi determinarea amplorii programului de audit;

- alocarea unui timp insuficient pentru elaborarea programului de audit sau pentru efectuarea auditului;

- selectarea unor auditori şefi şi/sau audituri în echipele de audit care nu posedă competentele necesare efectuării auditului în mod eficace;

- comunicarea ineficace a programului de audit; - neprotejarea înregistrărilor aferente auditurilor; - monitorizarea ineficace a rezultatelor programului de audit. Grila de evaluare a frecvenţei de apariţie a riscurilor şi a impactului /

consecinţelor



AUDIT INTERN



a) Evaluarea frecvenţei de apariţie a riscurilor

Nivel frecvenţă Explicaţie Rar Este foarte puţin probabil să se întâmple pe perioada unui ciclu de

audit Nu s-a întâmplat până în prezent

Puţin probabil Este puţin probabil să se întâmple pe perioada unui ciclu de audit S-a întâmplat de foarte puţine ori până în prezent

Posibil Este probabil să se întâmple pe perioada unui ciclu de audit S-a întâmplat de câteva ori în ultimii 3 ani

Foarte probabil Este probabil să se întâmple pe perioada unui ciclu de audit S-a întâmplat de câteva ori în ultimul ciclu de audit

Aproape sigur Este foarte probabil să se întâmple pe perioada unui ciclu de audit S-a întâmplat de mai multe ori în ultimul ciclu de audit

b) Evaluarea impactului riscurilor

Nivel impact

Explicaţie

1 Nesemnificativ Cu impact foarte scăzut asupra activităţilor de audit şi îndeplinirii obiectivelor şi/sau fără impact financiar

2 Minor Cu impact scăzut asupra activităţilor de audit şi îndeplinirii obiectivelor şi/sau cu impact financiar foarte scăzut

3 Moderat Cu impact mediu asupra activităţilor de audit şi îndeplinirii obiectivelor şi/sau cu impact financiar mediu

4 Major Cu impact major asupra activităţilor de audit şi îndeplinirii obiectivelor şi/sau cu impact financiar major

5 Critic Cu impact major asupra activităţilor de audit şi îndeplinirii obiectivelor şi/sau cu impact financiar semnificativ

c) Stabilire scor general risc: frecvenţă x impact

5 10 15 20 25

4 8 12 16 20

3 6 9 12 15

2 4 6 8 10 FREC

VENŢĂ

1 2 3 4 5

IMPACT



AUDIT INTERN



d) Stabilirea nivelului de tolerare

Nivel tolerare

Explicaţii

1 - 4 Tolerabil Nu necesită nici o măsură de control 5 - 8 Tolerabilitate ridicată Necesită măsuri de control pe termen mediu / lung 9 - 12 Tolerabilitate scăzută Necesită măsuri de control pe termen scurt

13 - 25 Intolerabil Necesită măsuri de control urgente

Pentru riscurile clasificate ca intolerabile este stabilit un program de măsuri pentru minimizarea acestora.

Urmărirea realizării acestui program este responsabilitatea DM. 5.3.1 Auditorul-şef stabileşte componenţa echipei de audit.

Auditorii din echipa de audit îndeplinesc următoarele cerinţe: a) fac parte din corpul de auditori interni; b) au studii superioare; c) au cunoştinţe în domeniul managementului calităţii, mediului, sănătăţii şi securităţii ocupaţionale, responsabilităţii sociale, siguranţei alimentelor; d) au certificat de auditor. Echipa de audit este formată din minimum două persoane. Echipa are cel puţin o persoană care cunoaşte foarte bine cerinţele SIM/SMSA şi cerinţele ARACIS. Membrii echipei de audit nu au implicaţii directe în activităţile auditate.

5.3.2 Auditorul-şef întocmeşte Planul de audit intern şi îl supune aprobării rectorului UB. Planul de audit intern se transmite cu cel puţin 3 zile înainte de audit şefului zonei ce urmează a fi audiată.

5.3.3 Auditorul-şef repartizează membrilor echipei zonele de activitate, şi documentele aferente spre studiu, cu cel puţin 3 zile înainte de data auditului.

5.3.4 Auditorul-şef îşi instruieşte membrii asupra modului de desfăşurare a auditului şi a obiectivelor care trebuie atinse în timpul auditului.

5.4 Efectuarea auditului 5.4.1 Auditurile interne se desfăşoară conform programării anuale. Atunci când este

necesar, la solicitarea conducerii UB sau la schimbări semnificative în sistem, se pot desfăşura audituri neprogramate.

5.4.2 Auditul intern demarează cu o scurtă reuniune între auditori şi auditaţi, în care se prezintă planul de audit (obiectivele auditului, documentele de referinţă, echipa de audit, reprezentanţii auditatului, programul de audit). Se poate modifica planul de audit, cu acordul reprezentantului zonei auditate dacă este necesar, pentru o mai bună atingere a obiectivelor auditului. Se examinează procesele desfăşurate pentru evaluarea conformităţii cu cerinţele documentelor SIM/SMSA şi cu standardele de referinţă prin interviu cu persoanele auditate, examinarea documentelor de referinţă şi observaţii pe teren. Se solicită stabilirea unei persoane care însoţeşte echipa de audit pe parcursul desfăşurării acestuia.



AUDIT INTERN



5.4.3 După şedinţa de deschidere, membrii echipei de audit se prezintă în zonele repartizate pentru efectuarea auditului, având ca însoţitor reprezentantul zonei auditate.

5.4.4 În cadrul auditului se urmăreşte îndeplinirea obiectivelor stabilite în planul de audit.

5.4.5 În timpul auditului, auditorul-şef poate efectua modificări ale misiunilor auditorilor. 5.5 Întocmirea raportului de audit intern 5.5.1 Raportul de audit conţine aprecierea echipei de audit cu privire la îndeplinirea

obiectivelor auditului. 5.5.2 După efectuarea auditului, înainte de şedinţa de închidere, echipa de audit se

întruneşte, analizează datele colectate şi formulează neconformităţile, observaţiile şi oportunităţile de îmbunătăţire.

5.5.3 Constatările auditului se clasifică în: • neconformităţi; • observaţii; • oportunităţi de îmbunătăţire. Pentru neconformităţi sunt întocmite RNACP-uri. Pentru observaţii se întocmeşte, de către auditat, un plan de măsuri (cu responsabilităţi şi termene) pentru rezolvarea acestora. Criteriile de încadrare a constatărilor în una din cele 3 categorii sunt: • Întocmirea unui RNACP are loc atunci când nu sunt îndeplinite cerinţele prevăzute în standardele de referinţă sau când aceeaşi problemă se repetă de mai multe ori în cadrul zonei auditate; • Reţinerea unei observaţii se face atunci când cerinţele standardelor de referinţă sunt îndeplinite parţial sau nu sunt reţinute înregistrări pentru toate procesele/subprocesele desfăşurate în cadrul zonei auditate; • Oportunitatea de îmbunătăţire se face în scopul îmbunătăţirii proceselor desfăşurate în cadrul zonei auditate.

5.5.4 Şedinţa de închidere a auditului se desfăşoară împreună cu şeful zonei auditate şi reprezentanţii desemnaţi de acesta şi este condusă de auditorul-şef.

5.5.5 În cadrul reuniunii de închidere, auditorul-şef prezintă conducerii zonei auditate concluziile şi sunt completate rapoartele de neconformitate şi acţiuni corective/preventive (dacă sunt înregistrate neconformităţi).

5.5.6 În termen de 5 zile de la data auditului, auditorul-şef redactează Raportul de audit intern.

5.5.7 Raportul de audit este semnat de auditorul şef, aprobat de rector şi difuzat şefului zonei auditate.

5.5.8 În termen de 2 zile de la primirea raportului de audit, şeful zonei auditate va întocmi planul de măsuri pentru rezolvarea observaţiilor cuprinse în acesta şi-l va transmite la DM.

5.6 Finalizarea auditului 5.6.1 Conducerea zonei auditate completează RNACP-ul, cu identificarea cauzei

apariţiei neconformităţii, stabilind modul de rezolvare a acesteia şi acţiunile corective/preventive propuse pentru eliminarea neconformităţii (stabilind termene de rezolvare şi responsabilii cu implementarea acestora).



AUDIT INTERN



5.6.2 Auditorul-şef analizează acţiunile corective/preventive propuse. 5.6.3 Auditorul-şef şi DM au responsabilitatea şi autoritatea de a verifica rezolvarea

neconformităţii şi a acţiunilor corective/preventive la termenul stabilit şi eficacitatea acestora.

5.6.5 În cazul în care, în urma verificărilor, se constată că acţiunile corective/preventive nu au fost rezolvate la termenele stabilite sau sunt ineficiente, auditorul-şef informează în scris şeful ierarhic superior al zonei auditate, în vederea luării unei decizii. Decizia trebuie luată în cel mult 5 zile de la primirea informării.

5.6.6 Dacă decizia şefului ierarhic superior al zonei auditate nu este respectată sau nu este satisfăcătoare, auditorul şef informează managementul UB pentru luare de măsuri.

5.6.7 DM informează conducerea la cel mai înalt nivel în cadrul analizelor efectuate de management sau independent de acestea, asupra stadiului realizării acţiunilor corective/preventive.

5.6.8 În cazurile în care DM consideră necesar, poate dispune efectuarea de audituri suplimentare.

5.6.9 Un audit se consideră finalizat în momentul în care există dovezi obiective care atestă că toate acţiunile corective/preventive au fost finalizate corespunzător şi sunt eficace.

5.6.10 Verificarea implementării şi eficienţei acţiunilor corective/preventive întreprinse de auditat este descrisă în procedura PS 03 Controlul neconformităţilor, acţiuni corective şi preventive.

5.6.11 Originalul RNACP este reţinut de DM, care transmite controlat câte o copie factorilor implicaţi în finalizarea acţiunilor corective/preventive şi auditorului-şef. Dacă se constată neconformităţi ale căror cauze provin din alte zone decât cele auditate, atunci DM difuzează controlat RNACP şi în zonele respective.

5.6.12 Responsabilul cu îndeplinirea acţiunii corective/preventive consemnează în RNACP data implementării acesteia şi, dacă este cazul, modul de realizare; completează toate exemplarele difuzate conform Raportului de audit intern în maximum 10 zile de la implementare.

5.6.13 Şeful zonei auditate întocmeşte planul de măsuri pentru rezolvarea observaţiilor. 5.6.14 După aprobare, Raportul de audit intern împreună cu anexele se multiplică şi se

distribuie de DM după cum urmează: - un exemplar din raportul de audit, din rapoartele de neconformitate şi planul de măsuri pentru rezolvarea observaţiilor se distribuie zonei auditate; - originalele Raportului de audit, RNACP-urilor şi planului de măsuri sunt păstrate la DM timp de 3 ani.

6 RESPONSABILITĂŢI 6.1 Rectorul

- aprobă prezenta procedură; - aprobă Programul de audit intern; - aprobă Planul de audit intern; - aprobă Raportul de audit intern; - solicită atunci când este necesar audituri neprogramate.



AUDIT INTERN



6.2 RM

- întocmeşte rapoarte privind stadiul rezolvărilor neconformităţilor şi implementarea acţiunilor corective/preventive; - solicită, atunci când este necesar, audituri neprogramate.

6.3 Directorul DM

- întocmeşte Programul de audit pe anul viitor şi eventualele modificări pentru anul în curs: - întocmeşte lista de auditori interni: - asigură difuzarea controlată a planului de audit, raportului de audit şi a RNACP: - informează conducerea la cel mai înalt nivel în cadrul analizelor efectuate de management sau independent de acestea, asupra stadiului realizării acţiunilor corective/preventive; - solicită atunci când este necesar audituri neprogramate; - solicită atunci când este necesar modificarea Programului de audit intern.

6.4 Auditorul-şef

- întocmeşte şi înaintează spre aprobare Planul de audit intern; - transmite auditatului, cu cel puţin 3 zile înainte de audit, Planul de audit intern; - studiază toate documentele referitoare la zona care urmează a fi supusă auditului, dosarul auditului intern efectuat anterior, documentele SIM/SMSA care reglementează activitatea din zona respectivă: - instruieşte membrii echipei de audit în vederea însuşirii de către aceştia a modului de desfăşurare a auditului, a responsabilităţilor pe care le au, a specificului zonei repartizate şi a documentelor care revin acestor zone; - conduce desfăşurarea auditului şi soluţionează problemele întâmpinate de echipa de audit; - organizează şi conduce şedinţele de deschidere şi închidere ale auditului; - analizează observaţiile rezultate din auditare şi are decizia finală asupra declarării neconformităţilor; - întocmeşte împreună cu membrii echipei de audit Raportul de audit intern, îl înaintează spre aprobarea Rectorului şi îl preda la DM; - asigură confidenţialitatea informaţiilor; - urmăreşte implementarea şi eficacitatea acţiunilor corective/preventive stabilite. Informează în scris şeful ierarhic superior al zonei auditate, în vederea luării unei decizii, în cazul în care în urma auditului se constată că acţiunile corective/preventive nu au fost finalizate la termenele stabilite sau sunt ineficiente.

6.5 Membrii echipei de audit

- studiază documentele SIM/SMSA, specificaţiile şi alte documente aferente zonei care urmează a fi examinată; - efectuează auditul în zona repartizată, conform dispoziţiei auditorului-şef şi Planului de audit intern;



AUDIT INTERN



- participă la întocmirea Raportului de audit intern; - se conformează exigenţelor referitoare la audit, păstrează în bune condiţii şi în siguranţă documentele referitoare la audit pentru a le prezenta la cerere şi a garanta confidenţialitatea lor. Asigură confidenţialitatea informaţiilor; - evaluează cu responsabilitate şi semnalează constatările bazate pe dovezi obiective. - aduc la cunoştinţa auditorului-şef problemele întâmpinate în timpul auditului, care afectează scopul şi obiectivele auditului; - consemnează şi comunică rezultatele.

6.6 Conducătorul zonei auditate - participă sau numeşte un reprezentant competent din cadrul zonei, care să însoţească echipa de audit pe tot parcursul auditului. - informează personalul din subordine despre obiectul şi scopul auditului şi asigură accesul membrilor echipei de audit la toate documentele şi înregistrările (dovezi obiective) necesare unei bune desfăşurări a auditului; - în vederea atingerii obiectivelor auditului, asigură cooperarea personalului din subordine implicat în procesul de audit; - convoacă factorii responsabili din cadrul zonei auditate la analiza Raportului de audit intern. - determină cauzele neconformităţilor apărute, stabileşte modul de rezolvare a neconformităţilor cu responsabili şi termene de rezolvare, acţiunile corective/preventive care se impun; - întreprinde măsuri pentru finalizarea acţiunilor corective/preventive şi, după implementare, răspunde de consemnarea în RNACP a îndeplinirii acestora.

7 ÎNREGISTRĂRI 7.1 Program de audit intern (F 11.07 - Anexa nr. 1), întocmit de DM, aprobat de

rector, se păstrează la DM minimum 3 ani; nu se arhivează. 7.2 Planul de audit intern (F 12.07 - Anexa nr. 2) se întocmeşte de către auditorul-

şef, este aprobat de managementul UB şi o copie se transmite şefului zonei programate pentru auditare. Originalul se păstrează la DM minimum 3 ani, după care se distruge.

7.3 Raportul de neconformitate, acţiuni corective şi preventive RNACP (F 14.07) este completat şi semnat de auditorul-şef şi de reprezentantul zonei auditate. Se păstrează la DM minimum 3 ani; nu se arhivează. Se difuzează controlat la şeful zonei auditate.

7.4 Raportul de audit intern (F 13.07 - Anexa nr. 3) este întocmit de către auditorul-şef împreună cu membrii echipei de audit. Este semnat de echipa de audit, de conducerea zonei auditate, aprobat de rectorul UB. După aprobare, este difuzat controlat astfel: - un exemplar conducerii zonei auditate; - originalul se păstrează la DM minimum 3 ani, după care se distruge.

PROCEDURĂ DE SISTEM Cod document PS-02

Pag./Total pag. Data 31.10.2012

AUDIT INTERN



Anexa nr. 1

PROGRAM DE AUDIT INTERN Aprobat

RECTOR, (titlul universitar, prenumele și numele)

Anul ...........

Nr. crt.

Elementul sistemului calităţii auditat

Data propusă pentru audit

Data realizării auditului

Auditor-şef

Data /revizia........................

Întocmit,

Director Departament Management,

(titlul universitar, prenumele și numele)

F 11.07/Ed.xx



AUDIT INTERN



Anexa nr. 2

Universitatea „Vasile Alecsandri“ din Bacău

Departamentul de Management PLAN DE AUDIT INTERN

Nr.:

Tip audit intern: Pag./Total pag.:1/

APROBAT RECTOR,

(titlul universitar, prenumele și numele) Zona/persoanele auditată (e) Departamentul /Decanatul ............................

Obiectivele auditului

1.

Auditori:

1. Auditor-sef 2. Membrii:

Auditori în curs de formare: 1. 2.

Referinţa pentru SIM: Altele:

Cod şi ediţie manual: Data auditului:

Difuzarea raportului de audit intern: Ex. 1 SIM Ex. 2 Zona auditată

GRAFIC DE DESFÃŞURARE AUDIT INTERN Nr. Crt.

Data/Ora Elementul SIM auditat Auditor Reprezentanţi auditat

0. 1. 2. 3. 4.

1.

•

Reprezentanţii auditatului vor însoţi membri echipei de audit pe tot parcursul auditului. Reprezentanţii din coloana 4 se stabilesc de auditat după primirea planului de audit şi se comunică în şedinţa de deschidere.

ÎNTOCMIT – Auditor-şef Nume: .......................................... Semnătura: . . . . . . . . . . . . . . . . . Data: . . . . . . . . . . . . . . . .

AVIZAT – Director Departament Management Nume: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Semnătura: . . . . . . . . . . . . . . . . . Data: . . . . . . . . . . . . . . .

F 12.07/Ed. xx



AUDIT INTERN



Anexa nr. 3 Nr.:

RAPORT DE AUDIT INTERN

Pag./Total pag.:1/

APROBAT Rector, (titlul universitar, prenumele și numele) 1. Tip audit : Audit de sistem Audit de proces Alte situaţii

2. Zona auditată: 3. Obiectivele auditului: 4. Perioada de audit : 5. Criterii de audit:

ISO 9001; ISO 14001; OHSAS 18001; Altele: 6. Echipa de audit: 7. Constatările auditului: 8. Concluzii: 9. Neconformităţi: 10. Observaţii: 11. Recomandări:

Auditor Şef, Data Am primit un exemplar, Auditat (numele în clar şi semnătura): Data

Notă: Pentru confirmarea difuzării Raportului de audit, auditatul semnează de primire pe exemplarul care se păstrează la DM.

F 13.07/Ed. xx



AUDIT INTERN



Anexa nr. 4 ROMÂNIA

MINISTERUL EDUCAŢIEI, CERCETĂRII, TINERETULUI ŞI SPORTULUI

Universitatea „Vasile Alecsandri“ din Bacău Str. Calea Mărăşeşti, nr. 157, Bacău, 600115

Tel. ++40-234-542411, tel./ fax ++40-234-545753 www.ub.ro; e-mail: [email protected]

LISTA AUDITORILOR INTERNI CALIFICAŢI

Nr. crt.

Nume, prenume Funcţie Facultate Dovezi privind calificarea ca auditor intern

1

2.

3

F 10.07/Ed.xx