Proiect Audit Intern

Prof. univ.dr.:GEORGHE BLIDARU

Masteranzi: Florea Maria Magdalena Băcioiu Carmen M. Paşol Ana-Gabriela Voicilă Bianca Sălăvăstru Cristina Uţă Eduard Prof. univ.dr.:GEORGHE BLIDARU

Masteranzi: Florea Maria Magdalena Băcioiu Carmen M. Paşol Ana-Gabriela Voicilă Bianca Sălăvăstru Cristina Uţă EduardProf. univ.dr.:GEORGHE BLIDARU

Masteranzi: Florea Maria Magdalena Băcioiu Carmen M. Paşol Ana-Gabriela Voicilă Bianca Sălăvăstru Cristina Uţă Eduard

T â r g o v i t e 2 0 1 3ṣ

2013

MISIUNE DE AUDIT INTERN

GESTIONAREA RESURSELOR UMANE

Prof. univ.dr.:GEORGHE BLIDARU

Masteranzi: Florea Maria Magdalena Băcioiu Carmen M. Paşol Ana-Gabriela Voicilă Bianca Sălăvăstru Cristina Uţă Eduard

UNIVERSITATEA VALAHIA TÂRGOVIŞTEFACULTATEA DE ŞTIINŢE ECONOMICE

SPECIALIZAREA AUDITULUI ENTITAŢILOR PUBLICE ŞI PRIVATEPROGRAMUL DE MASTERAT ANUL I

Semestrul I, Forma de înv. - ZI

D.G.A.S.P.C.DAMBOVITA

CUPRINS

PREZENTARE GENERALĂ

PROCEDURI UTILIZATE IN DERULAREA MISIUNII DE EVALUARE

Procedura-P01:ORDINUL DE SERVICIU

Procedura-P02:DECLARAŢIA DE INDEPENDENTĂ

Procedura-P03:NOTIFICAREA DECLANŞĂRII MISIUNII DE AUDIT

Procedura-P04:COLECTAREA SI PRELUCRAREA INFORMAŢIILOR

PRELIMINARE

Procedura-P05:ANALIZA RISCURILOR

Procedura-P06:ELABORAREA PROGRAMULUI DE AUDIT INTERN

Procedura-P07:ŞEDINŢA DE DESCHIDERE

Procedura-P08:COLECTAREA DOVEZILOR

Procedura-P10:REVIZUIREA DOCUMENTELOR DE LUCRU

Procedura-P11:ŞEDINŢA DE ÎNCHIDERE

Procedura-P12:ELABORAREA PROIECTULUI DE RAPORT DE AUDIT

PUBLIC INTERN

Procedura-P14:REUNIUNEA DE CONCILIERE

Procedura-P17:URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR

Procedura-P18:SUPERVIZARE


PREZENTARE GENERALĂ

Într-o instituție publică, gestionarea resurselor umane ocupă o funcţie suport importantă, este un domeniu de preferinţă al activităţii auditorului intern care se justificată în mare măsură prin multitudinea de procese derulate şi în mod implicit de riscurile care le însoţesc.

Un model practic de desfăşurare a unei misiuni de audit îl reprezintă Ghidul de audit intern privind gestiunea resurselor umane, care arată fiecare pas important al derulării misiunii, în detaliu, situațiile concret analizate fiind comentate pentru înţelegere în mod explicit, pe înțelesul tuturor.

Scopul de a da asigurări managementului asupra modului de organizare a activităţii de gestiune a resurselor umane din cadrul entităţii auditate, a funcţionalităţii sistemului acesteia de control intern, respectiv a conformităţii cu cadrul legislativ normativ îl are misiunea de audit intern.

Acestea sunt structurate pe următoarele domenii auditabile: organizarea recrutării personalului; stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului; evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor pregătirea profesională continuă a personalului gestionarea dosarelor profesionale evoluţia carierei personalului funcţionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane arhivarea documentelor

Ghidului privind gestiunea resurselor umane s-a elaborat astfel încât sa cuprindă procedurile şi documentele specifice structurate pe cele patru etape stabilite prin normele generale.

În etapa de pregătire a misiunii de audit intern s-au întocmit documentele standard şi s-au adus anumite clarificări cu privire la modul de iniţiere a procedurii de analiza riscurilor, succesiunea documentelor, structura acestora şi modul în care au fost completate, nivelul de apreciere şi împărţire a acestora în mari, medii şi mici, clasarea riscurilor şi ierarhizarea acestora în vederea finalizării procedurii Analiza riscurilor şi obţinerea Tematicii în detaliu a misiunii de audit, pe baza căreia se va concentra munca pe teren.

În etapa de intervenţie la faţa locului a fost realizată testarea efectivă pe baza listelor de verificare pregătite în prima etapă, utilizându-se unele tehnici diferite de eşantionare, teste de control, modele de interviuri, note de relaţii şi foi de lucru, elemente care au stat la baza elaborării fişelor de identificare şi analiză a problemelor şi a formularelor de constatare şi raportare a neregulilor.

În etapa de elaborare a Raportului de audit intern a fost urmărită redactarea raportului într-un format standard prin prezentarea acestuia pe structura obiectelor auditabile din Tematica în detaliu a misiunii de audit şi analiza constatărilor, consecinţelor şi recomandărilor din formulare de constatare eliberate în etapa anterioară.În etapa de urmărire a recomandărilor care ca fi realizată în perioada de la finalizarea misiunii de audit intern până la viitoarea misiune planificată vor fi propuse unele modele de documente necesare evaluarii interne şi externe a activităţii de audit intern. Rolul Ghidului practic privind gestiunea resurselor umane este acela de a aduce anumite contribuţii la teoria şi practica desfăşurării misiunilor de audit intern, acesta fiind un model general şi

Tîrgovi te 2013ṣ Page 2


totodată o invitaţie permanentă pentru dezvoltarea sa, atât de către responsabilii ghidului, cât şi de practicienii din domeniul auditului.

Forma juridica : Instituṭie bugetară

Data constituirii: 02.11.1990 prin HG nr. 1176/1990.

CIF : 326318

Durata societatii : nelimitată

Obiect activitate : coordonează activitatea din domeniul protecţiei drepturilor copilului şi ale

persoanelor adulte

Telefon : 0245-217686, 0245-614615, 0245-617024;

Fax : 0245-614623

Capitaluri propii :

Cifra de afaceri ( fara tva ) :




Structura organizatorica

Direcţia Generală de Asistenţă Socială şi Protecţia Copilului Dâmboviţa are următoarea structura organizatorică:

1. Serviciul evaluare complexă a copilului2. Serviciul adopţii 3. Secretariatul Comisiei pentru Protecţia Copilului4. Serviciul management de caz pentru copii 5. Serviciul management de caz pentru asistenţii maternali profesionişti 6. Serviciul managementul calităţii serviciilor sociale7. Centrul pentru prevenirea abuzului, neglijării şi exploatării 8. Centrul de consiliere pentru copilul abuzat, neglijat, exploatat – Telefonul copilului9. Centrul de consiliere pentru parinţi şi copiii care beneficiază de o masură de protecţie specială10. Centrul de recuperare pentru copii cu handicap – Echipa mobilă11. Complexul de Servicii Sociale Targoviste:

- Centrul de orientare, supraveghere şi sprijin a reintegrării copilului care a săvârşit o faptă penala şi nu răspunde penal- Centrul rezidenţial de reabilitare comportamentală- Centrul de consiliere pentru familie şi copilul care a săvârşit o faptă penală şi nu răspunde penal

12. Complexul de Servicii Sociale Târgovişte „Casa Soarelui”- Centrul de primire în regim de urgenţă pentru copilul abuzat, neglijat şi exploatat Târgovişte - Centrul maternal - Serviciul de integrare şi reintegrare a copiilor de la AMP în familie

13. Complexul de Servicii Sociale Târgovişte „Floare de Colţ”:- Centrul rezidenţial pentru copii cu dizabilităţi: apartamente, case, module de tip familial- Centrul rezidenţial pentru copii: apartamente, case, module de tip familial- Centrul de tranzit pentru tineri - Centrul de plasament de tip familial (respiro)

14. Complexul de Servicii Sociale Găeşti:- Centrul de plasament pentru copii cu dizabilităţi- Centrul de zi pentru copii cu dizabilităţi- Centrul de primire în regim de urgenţă pentru copilul cu handicap sever

15. Centrul de informare şi consiliere pentru persoane adulte în dificultate16. Centrul de orientare şi formare profesionala şi de pregătire pentru viaţă independentă 17. Centrul de Servicii Comunitare „Floarea Sperantei” Pucioasa:

- Centrul de criza pentru adulţi- Serviciul Locuinte protejate- Centrul de zi

18. Centrul de îngrijire şi asistenţă Pucioasa- Compartimentul medico-sanitar şi auxiliar- Compartimentul administrativ

19. Centrul de Servicii Comunitare „Sfantul Andrei” Gura-Ocnitei:- Serviciul Locuinte protejate



- Centrul de zi „Anca”20. Secretariatul Comisiei de Evaluare a Persoanelor cu Handicap21. Serviciul Evaluare complexa a persoanelor adulte22. Biroul prestaţii sociale pentru persoanele cu handicap23. Serviciul Financiar - Salarizare24. Serviciul Buget - Contabilitate25. Biroul Achiziţii publice26. Compartimentul Informatică27. Biroul strategii, programe, proiecte28. Serviciul Resurse Umane29. Biroul Juridic – Contencios30. Compartimentul monitorizare şi relaţii publice31. Compartimentul de Audit Public Intern 32. Biroul patrimoniu, sănătatea şi securitatea muncii, PSI şi protecţie civilă 33. Centrul de recuperare pentru victimele violenţei în familie

Sistemul relaţional între compartimente, între acestea şi conducerea Direcţiei Generale de Asistenţă Socială şi Protecţia Copilului Dâmboviţa, precum şi între direcţie şi Consiliul Judeţean Dâmboviţa este reprezentat în organigrama instituţiei.

» Functii si atributii

Direcţia Generală de Asistenţă Socială şi Protecţia Copilului Dâmboviţa îndeplineşte, conform legislaţiei în vigoare, următoarele funcţii:- de strategie, prin care se asigură elaborarea strategiei de asistenţă socială, a planului de asistenţă socială pentru prevenirea şi combaterea marginalizării sociale, precum şi a programelor de acţiune antisărăcie, pe care le supune spre aprobare consiliului judeţean;- de coordonare a activităţilor de asistenţă socială şi protecţie a copilului la nivelul judeţului;- de administrare a fondurilor pe care le are la dispoziţie;- de colaborare cu serviciile publice deconcentrate ale ministerelor şi instituţiilor care au responsabilităţi în domeniul asistenţei sociale, cu serviciile publice locale de asistenţă socială, precum şi cu reprezentanţii societăţii civile care desfăsoară activităţi în domeniu;- de executie, prin asigurarea mijloacelor umane, materiale şi financiare necesare pentru implementarea strategiilor cu privire la actiunile antisărăcie, prevenirea şi combaterea marginalizării sociale, precum şi pentru soluţionarea urgenţelor sociale individuale şi colective la nivelul judeţului;- de reprezentare a consiliului judeţean, pe plan intern şi extern, în domeniul asistenţei sociale şi protecţiei copilului.Art. 7 Direcţia Generală de Asistenţă Socială şi Protecţia Copilului Dâmboviţa îndeplineşte următoarele atribuţii principale:1. In domeniul protecţiei drepturilor copilului:

întocmeşte raportul de evaluare initială a copilului şi a familiei acestuia şi propune stabilirea unei măsuri de protecţie speciale;

monitorizează trimestrial activităţile de aplicare a hotărârilor de instituire a măsurilor de protecţie specială a copilului;

identifică şi evaluează familiile sau persoanele care pot lua în plasament copilul;



monitorizează familiile şi persoanele care au primit în plasament copii, pe toata durata acestei măsuri;

identifică, evaluează şi pregăteste persoane care pot deveni asistenţi maternali profesionişti, în condiţiile legii; încheie contracte individuale de munca şi asigură formarea continuă a asistenţilor maternali profesionişti atestaţi; evaluează şi monitorizează activitatea acestora;

acordă asistenţă şi sprijin părintilor copilului separat de familie în vederea reintegrării în mediul său familial;

reevaluează, cel putin o data la 3 luni şi ori de câte ori este cazul, împrejurările care au stat la baza stabilirii măsurilor de protecţie specială şi propune, dupa caz, menţinerea, modificarea sau încetarea acestora;

îndeplineşte demersurile vizând deschiderea procedurii adopţiei interne pentru copiii aflaţi în evidenţa sa;

identifică familiile sau persoanele cu domiciliul în România care doresc sa adopte copii; evaluează condiţiile materiale şi garanţiile morale pe care acestea le prezintă şi eliberează atestatul de familie sau de persoană aptă să adopte copii;

monitorizează evoluţia copiilor adoptaţi, precum şi a relaţiilor dintre aceştia şi părinţii adoptivi; sprijină părinţii adoptivi ai copilului în îndeplinirea obligaţiei de a-l informa pe acesta că este adoptat, de îndată ce vârsta şi gradul de maturitate al copilului o permit;

îndeplineşte orice alte atribuţii prevazute de lege.2. In domeniul protecţiei persoanei adulte

completează evaluarea situaţiei socio-economice a persoanei adulte aflate în nevoie, a nevoilor şi resurselor acesteia. Asigură furnizarea de informaţii şi servicii adecvate în vederea refacerii şi dezvoltării capacităţilor individuale şi ale celor familiale necesare pentru a depăşi cu forte proprii situaţiile de dificultate, dupa epuizarea măsurilor prevazute în planul individualizat privind măsurile de asistenţă socială;

acordă persoanei adulte asistenţă şi sprijin pentru exercitarea dreptului său la exprimarea liberă a opiniei;

depune diligenţe pentru clarificarea situaţiei juridice a persoanei adulte aflate în nevoie, inclusiv pentru înregistrarea tardivă a naşterii acesteia;

verifică şi reevaluează trimestrial şi ori de cate ori este cazul modul de îngrijire a persoanei adulte aflate în nevoie pentru care s-a instituit o măsură de asistenţă socială într-o instituţie, în vederea mentinerii, modificării sau revocării măsurii stabilite;

asigură măsurile necesare pentru protecţia în regim de urgenţă a persoanei adulte aflate în nevoie, inclusiv prin organizarea şi asigurarea funcţionarii în structura proprie a unor centre specializate;

depune diligenţele necesare pentru reabilitarea persoanei adulte conform planului individualizat privind măsurile de asistenţă socială;

îndeplineşte orice alte atribuţii prevazute de lege.3. Alte atribuţii:

coordonează şi sprijină activitatea autorităţilor administraţiei publice locale din judeţ în domeniul asistenţei sociale şi protecţiei copilului;

coordonează metodologic activitatea de prevenire a separării copilului de părintii săi, precum şi cea de admitere a adultului în instiţutii sau servicii, desfăsurate la nivelul serviciilor publice de asistenţă socială;

acordă asistenţă tehnica necesară pentru crearea şi formarea structurilor comunitare



consultative ca formă de sprijin în activitatea de asistenţă sociala şi protecţia copilului; evaluează şi pregăteşte persoane, identificate de serviciul public local de asistenţă socială, care

pot deveni asistenţi personali ai persoanei cu handicap şi supraveghează activitatea acestor asistenţi;

colaborează cu organizaţiile neguvernamentale care desfasoară activităţi în domeniul asistenţei sociale şi protecţiei copilului sau cu agenţi economici prin încheierea de convenţii de colaborare cu aceştia;

dezvoltă parteneriate şi colaborează cu organizaţii neguvernamentale şi cu alţi reprezentanţi ai societăţii civile în vederea acordării şi diversificării serviciilor sociale şi a serviciilor pentru protecţia copilului, în funcţie de nevoile comunităţii locale;

colaborează pe baza de protocoale sau convenţii cu celelalte direcţii generale, precum şi cu alte instituţii publice din unitatea administrativ-teritorială, în vederea îndeplinirii atribuţiilor ce îi revin, conform legii;

asigură, la cerere, consultanţă de specialitate gratuită privind acordarea serviciilor, măsurilor şi prestaţiilor de asistenţă socială şi protecţia copilului; colaborează cu alte instituţii responsabile pentru a facilita accesul persoanelor la aceste drepturi;

propune consiliului judeţean înfiinţarea, finanţarea, respectiv cofinanţarea instituţiilor publice de asistenţă socială, precum şi a serviciilor pentru protecţia copilului;

prezintă anual sau la solicitarea consiliului judeţean rapoarte de evaluare a activităţilor desfăşurate;

asigură acordarea şi plata drepturilor cuvenite, potrivit legii, persoanelor cu handicap; sprijină şi dezvoltă un sistem de informare şi de consultanţă accesibil persoanelor singure,

persoanelor vârstnice, persoanelor cu handicap şi oricaror persoane aflate în nevoie, precum şi familiilor acestora, în vederea exercitării tuturor drepturilor prevazute de actele normative în vigoare;

acţionează pentru promovarea alternativelor de tip familial la protecţia instituţionalizată a persoanelor aflate în nevoie, inclusiv îngrijirea la domiciliu;

organizează activitatea de selectare şi angajare a personalului din aparatul propriu şi instituţiile/serviciile din subordine, de evaluare periodică şi de formare continuă a acestuia;

asigură serviciile administrative şi de secretariat ale comisiei pentru protecţia copilului, respectiv ale comisiei de expertiză medicală a persoanelor adulte cu handicap;

îndeplineşte orice alte atribuţii prevazute în acte normative sau stabilite prin hotărâri ale consiliului judeţean.



Procedura-P01: INIŢIEREA AUDITULUI

Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția CopiluluiCompartimentul Audit Public Intern Nr. 575 din 15.03.2012

ORDIN DE SERVICIU

In conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul public intern, a O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activităţii de audit intern, a Ordinului managerului general nr. 12345/2003 prin care s-au aprobat Normele proprii de exercitare a auditului intern în cadrul entităţii publice şi a Planului de audit intern pentru anul 2012, se va efectua misiunea de audit intern la Direcţia Resurselor Umane în perioada 01.04.2012 - 15.05.2012.

Scopul misiunii de audit este de a asigura managementul de corectitudinea modului de organizare a activităţii de gestiune a resurselor umane din entitatea publică şi a conformităţii cu cadrul legislativ şi normativ aplicabil.

Domeniile auditabile sunt: Organizarea recrutării personalului cuprinzând:

- Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional de ocupare a funcţiilor publice;- organizarea concursurilor;- susţinerea concursurilor;- emiterea deciziilor de numire.

Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cuprinzând: - stabilirea elementelor de natură salarială; - modificarea drepturilor salariale; - salarizarea muncii peste programul normal de lucru. Evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor; Evoluţia carierei personalului; Pregătirea profesională continuă a personalului Gestionarea dosarelor profesionale; Gestionarea carnetelor de muncă; Funcţionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane cuprinde:

- evaluarea sistemului informatic;- siguranţa în exploatare a sistemului informatic;- securitatea bazelor de date.

Arhivarea documentelor.



Menţionăm că se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a activităţii de gestiune a resurselor umane din entitatea publică .

Echipa de auditori interni este formată din următorii:1. Florea Maria Magdalena2. Băcioiu Carmen Mihaela3. Pașol Ana Gabriela4. Sălăvăstru Cristina5. Uță Eduard6. Voicilă Bianca



Procedura-P02:INIṬIEREA AUDITULUI

Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția CopiluluiCompartimentul Audit Public Intern

DECLARAŢIA DE INDEPENDENŢĂ

Nume și prenume: Florea Maria Magdalena

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Data: 15.03.2005


Incompatibilităţi în legătură cu entitatea/structura auditată IDa

> NNu

Aţi avut/aveţi vreo relaţie oficială, financiară sau personală cu cineva care ar putea să vă limiteze măsura în care puteţi să vă interesaţi, să descoperiţi sau să constataţi slăbiciuni de audit în orice fel?

- X

Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit?

- X

Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată?

- X

Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor privind gestiunea resurselor umane?

- X

Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii/structurii ce urmează a fi auditată?

- X

Sunteţi soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea inclusiv cu conducătorul entităţii/structurii ce va fi auditată sau cu membrii organului de conducere colectivă?

-

X

Aveţi vreo legătură politică, socială care ar rezulta dintr-o fostă angajare sau primirea de redevenţe de la vreun grup anume, sau organizaţie sau nivel guvernamental?

-

X

Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru entitatea/structura ce va fi auditată? -

X

Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată? - X

Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditată? - X

Dacă în timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personală, externă sau organizaţională care ar putea să vă afecteze abilitatea dvs. de a lucra şi a face rapoartele de audit imparţiale, notificaţi şeful Serviciului Audit Public Intern de urgenţă?

X -


Șef serviciu și auditor intern, Florea Maria Magdalena Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția CopiluluiCompartimentul Audit Public Intern


Nume şi prenume: Băcioiu Carmen Mihaela


Auditor, Șef serviciu,Băcioiu Carmen Mihaela Florea Maria Magdalena



> NNu


- X

Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit? - X

Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată? - X

Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor privind gestiunea resurselor umane? - X

Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii/structurii ce urmează a fi auditată? - X


-X


- X


X

Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată?-

X

Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditată? -

X


X -



DECLARAŢIA DE INDEPENDENȚĂ

Nume şi prenume: Pașol Ana Gabriela


Auditor, Șef serviciu,Pașol Ana Gabriela Florea Maria Magdalena



> NNu


- X

Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit? -

X

Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată? -

X

Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor privind gestiunea resurselor umane? -

X

Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii/structurii ce urmează a fi auditată? -

X


-X


-X


X


X


X


X -




Nume şi prenume: Sălăvăstru Cristina




> NNu


- X



X


X


X


-X


-X


X


X


X


X -


Auditor, Șef serviciu,Sălăvăstru Cristina Florea Maria Magdalena



Nume şi prenume: Uță Eduard




> NNu


- X

Aveţi idei preconcepute faţă de persoane, grupuri, organizaţii sau obiective care ar putea să vă influenţeze în misiunea de audit? -

X


X


X


X


-X


-X


X


X


X


X -


Auditor, Șef serviciu,Uță Eduard Florea Maria Magdalena



Nume şi prenume: Voicilă Bianca




> NNu


- X


Aţi avut/aveţi funcţii sau aţi fost/sunteţi implicat(ă) în ultimii 3 ani într-un alt mod în activitatea entităţii/structurii ce va fi auditată? - X

Aveţi responsabilităţi în derularea programelor şi proiectelor privind gestiunea resurselor umane? - X

Aţi fost implicat în elaborarea şi implementarea sistemelor de control ale entităţii/structurii ce urmează a fi auditată? - X


- X


- X

Aţi aprobat înainte facturi, ordine de plată şi alte instrumente de plată pentru entitatea/structura ce va fi auditată? - X

Aţi ţinut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditată?- X

Aveţi vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditată? - X


X -


Auditor, Șef serviciu,Voicilă Bianca Florea Maria Magdalena

Procedura-P03:INIṬIEREA AUDITULUI

Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția CopiluluiCompartimentul Audit Public Intern Nr. 575 din 15.03.2012

NOTIFICAREA PRIVIND DECLANŞAREA MISIUNII DE AUDITPUBLIC INTERN

Către: Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția Copilului De la: Şef Serviciu Audit Public Intern

Referitor la misiunea de audit intern “Modul de organizare a activităţii de gestiune a resurselor umane ”

Stimate domnule Popescu Dumitru,

În conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2012 urmează ca în perioada 01.04.2012-15.05.2012 vom efectua o misiune de audit intern, având ca obiectiv principal Gestiunea resurselor umane.

Vă aducem la cunoștință că veți fi contactați ulterior, pentru a stabili de comun acord şedinţa de deschidere, în cadrul căreia se vor discuta aspectele ale misiunii de audit, cuprinzând:- prezentarea auditorilor;- scopul misiunii de audit intern;- prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern;- programul intervenţiei la faţa locului;- alte aspecte.

Pentru a putea înţelegere mai bine activitatea dumneavoastră, venim cu rugămintea de a ne pune la dispoziţie documentaţia necesară privind activitatea de gestiune a resurselor umane, si anume: legile şi reglementările care sunt aplicabile în activitățile dumneavoastră, organigrama direcţiei dumneavoastră, Regulamentul de organizare şi funcţionare, fişele posturilor, procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia organizării activităţii, un exemplar al rapoartelor de activitate, notelor, misiunilor de audit anterioare care se referă la aceast obiectiv.

Pentru întrebări referitoare la desfăşurarea misiunii, vă rugăm să contactaţi pe doamnul Uță Eduard - auditor, coordonatorul misiunii sau pe şeful structurii de audit intern, doamna Florea Maria Magdalena.

Cu stimă,

Data: 15.03.2012



Şef Serviciu Audit Public Intern

Florea Maria Magdalena



Procedura-P04:COLECTAREA SI PRELUCRAREA INFORMAŢIILOR


COLECTAREA INFORMAȚIILOR

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditată: 01.01.2011 - 31.12.2011 Întocmit: Băcioiu Carmen, Pașol Gabriela, Sălăvăstru Cristina, Uță Eduard, Voicilă Bianca Avizat: Florea Maria Magdalena Data: 01.04.2012

COLECTAREA INFORMAŢIILOR

DIRECŢIA RESURSE UMANE DA NU Observaţii

Identificarea legilor şi regulamentelor aplicabile structurii auditate

X — -

Obţinerea organigramei X -

Obţinerea Regulamentului de organizare şi funcţionare X -

Obţinerea fişelor posturilorX

- - -

Obţinerea procedurilor scrise- X

Există doar parţial

Identificarea personalului responsabil X

Obţinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior

-

X Anterior nu au fost realizate misiuni de audit intern


Procedura-P05:ANALIZA RISCURILORDirecția Generală de Asistență Socială și Protecția CopiluluiCompartimentul Audit Public Intern

LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditată: 01.01.2011- 31.12.2011 Întocmit: Băcioiu Carmen, Pașol Gabriela, Sălăvăstru Cristina, Uță Eduard, Voicilă Bianca Avizat: Florea Maria Magdalena Data: 01.04.2012

Nr.crt DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE

Obs

I. Organizarea recrutării personalului

Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional deocupare a funcţiilor publice

1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice

Organizarea concursurilor

2. Statul de funcţii

3. Corespondenţa pentru solicitarea organizării concursurilor

4. Constituirea comisiilor de concurs

5. Anunţul de concurs

6. Publicarea anunţului de concurs

7. Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor

8. Procesul verbal privind analiza dosarelor



Nr.crt DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE Obs.

9. Contestaţii privind respingerea dosarelor

Susţinerea concursurilor 10. Stabilirea subiectelor

11. Susţinerea probei scrise

12. Susţinerea probei interviu

13. Verificarea şi notarea lucrărilor şi interviului

14.Procesul verbal privind rezultatele concursurilor

15. Comunicarea rezultatelor

16. Contestaţii privitoare la rezultatele concursului

Deciziile de numire 17. Emiterea deciziei de numire

18. Comunicarea deciziei de numire

II. Stabilirea

drepturilor salariale cuvenite

personalului

Stabilirea elementelor de natură salarială

19. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale

20. Salariul de bază

21. Indemnizaţii de conducere

22. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte



Nr.crt DOMENIULOBIECTE AUDITABILE

Obs.

Modificarea drepturilor salariale

23.Decizia de modificare a drepturilor salariale

24. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale

Salarizarea muncii peste programul normal de lucru

25. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru

26. Aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru

27. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru si recuperarea acestuia

28. Salarizarea timpului lucrat peste programul normal de lucru

III. Evidențierea prezenței,învoirilor,recuperărilor și concediilor

29.

Norme şi proceduri referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor

30. Utilizarea foilor colective de prezenţă

31. Evidenţa concediilor de odihnă

32. Evidenţa concediilor de medicale

33. Evidenţa concediilor de studii

IV. Evoluția carierei personalului 34.

Concordanţa obiectivelor entităţii cu evoluţia carierei personalului

35. Promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şigradaţii

V. Pregătirea profesională continuă a personalului

36. Planurile strategice şi anuale de pregătire profesională

37.Planurile individuale de pregătire profesională



Realizarea programelor de pregătire profesională




Nr.crt DOMENIULOBIECTE AUDITABILE

Obs.

38. Sistemul indicatorilor de performanţă privind pregătirea profesională

VI. Gestionarea dosarelor profesionale

39.Norme şi proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale

40. Constituirea dosarelor profesionale

41. Accesarea dosarelor profesionale

42. Actualizarea dosarelor profesionale

VII.

Funcțio – narea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane

Evaluarea sistemului informatic

43. Manuale de operare şi utilizare a sistemului informatic

44.Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor

45.Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte

46.Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane în sistemul informatic general al instituţiei

47.Desemnarea personalului cu atribuţii privind utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date

48. Sistemul de pregătire profesională a personalului implicat în operarea în sistemul informatic

49.Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice

50.Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.)


Nr.crt DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE Obs.

Siguranţa în exploatare a

sistemului informatic

51.Instruirea utilizatorilor şi informarea sistematică asupra modificărilor operate în sistemul informatic

Securitatea bazelor de

date

52.Existenţa unui sistem de prevenire/detectare

accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ş.a.)

53. Sistemul modificării periodice a parolelor de acces

54. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall

55. Înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor

VIII. Arhivarea documentelor

56.Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor

rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane

57. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor

58. Stabilirea locaţiei pentru dosarele profesionale şi celelalte documente arhivate

59. Predarea dosarelor la arhiva instituţiei

NOTĂ:Primul document care se elaborează în cadrul procedurii Analiza riscurilor este Lista

centralizatoare a obiectelor auditabile. Aceasta cuprinde 69 de obiecte auditabile, structurate pe 9 obiective, care vor fi analizate pe parcursul derulării misiunii de audit intern.



Procedura-P05:ANALIZA RISCURILORDirecția Generală de Asistență Socială și Protecția CopiluluiCompartimentul Audit Public Intern

IDENTIFICAREA RISCURILOR


Nr. crt. DOMENIUL OBIECTE

AUDITABILERISCURI SEMNIFICATIVE Obs

I. Organizarearecrutării personalu-lui

Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional deocupare a funcţiilor publice

1.Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice

Schimbarea structurii obiectivelor entităţii publice prin preluarea şi prin transferul de obiective la şi de la alte entităţi publice

Utilizarea personalului neadecvat activităţii de elaborare a planului

Utilizarea unor proceduri neadecvate

Organizareaconcursurilor

4. Statul de funcţii Statul de funcţii nu este actualizat permanent funcţie de rezultatele procesului de recrutare

5. Corespondenţa pentru solicitarea organizării concursurilor

Adresele pentru solicitarea organizării concursurilor nu îndeplinesc condiţiile de conformitate

Bibliografia incompletă/neactualizat



Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de zile înainte de data organizării concursului

Nr.crt. DOMENIUL OBIECTE

AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.

14. Contestații privind respingerea dosarelor

Acceptarea contestațiilor spre analiză și soluționare fără ca acestea să fie depuse în termen de către candidați

Respingerea/acceptarea nejustificată a contestațiilor

Rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au fost afișate în termen de 5 zile lucrătoare de la data expirării perioadei de înscriere

Susținerea9concursurilor 15. Stabilirea

subiectelor

Stabilirea unor subiecte din afara tematicii și bibliografiei de concurs

Subiectele sunt neclar formulate sau conțin erori

16. Susținerea probei scrise

Procesul verbal privind proba scrisa nu îndeplinește condițiile de conformitate

17. Susținerea probei interviu

Procesul verbal privind proba interviu nu îndeplinește condițiile de conformitate

Interviul nu este susținut în termen de 5 zile lucrătoare de la data susținerii probei scrise

întrebările și răspunsurile la interviu nu au fost consemnate în anexa la procesul verbal

19. Verificarea și notarea lucrărilor și interviului

Diferențe semnificative intre calitatea tratării subiectelor si punctajelor acordate de membri comisiei

Spațiile libere din lucrări nu au fost barate de membrii comisiei


Nr.crt.

DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE Obs.


Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs şi de soluţionare a contestaţiilor nu sunt întocmite cu 30 de zile înainte de data susţinerii a concursurilor

Incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs

8. Anunţul de concurs

Anunţul de concurs nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

Anunţul de concurs nu cuprinde condiţiile de desfăşurare a concursului

Anunţul de concurs nu cuprinde condiţiile de participare la concurs


Anunţul de concurs nu este publicat în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a, cu cel puţin 30 de zile înainte de data desfăşurării

Anunţul de concurs nu este afişat la sediul entităţii sau pe pagina de Internet

Neconcordanţa între conţinutul anunţului de concurs stabilit de comisie şi cel publicat

11. Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor

Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor nu îndeplinesc condiţiile de conformitate

Acceptarea unor dosare incomplete

Refuzul nejustificat al acceptării dosarelor candidaţilor pentru ocuparea posturilor


Lipsa acordului membrilor comisiei

Rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au fost afişate la sediul instituţiei


Declararea ca „promovat” a unor candidați care nu au obținut un punctaj final de cel puțin 100 de puncte cumulat și cel puțin 50 de puncte la fiecare probă



Nr.crt. DOMENIUL OBIECTE

AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.

21. Procesul verbal privind rezultatele concursurilor

Procesul verbal nu s-a transmis la Direcția Resurse Umane

15. Comunicarea rezultatelor

Anunțarea candidaților asupra rezultatelor nu s-a realizat în termenul de trei zile lucrătoare de la data susținerii ultimei probe

16. Contestații privitoare la rezultatele concursului

Acceptarea contestațiilor spre analiză și soluționare fără ca acestea să fie depuse în termen de către candidați

Candidații nu au fost anunțați in termen despre rezultatul contestației

Deciziile de numire

17. Emiterea deciziei de numire

Datele de identificare ale candidatului admis, a salariului de încadrare și a sporurilor de care beneficiază nu au stabilite corect

Decizia de numire nu a fost emisa în termenul de 15 zile lucrătoare de la data admiterii candidatului


Comunicarea cu întârziere a deciziei de numire

II. STABILIREADREPTURILOR



Existența unor proceduri neactualizate privind acordarea drepturilor salariale

SALARIALECUVENITEPERSONALULUI

20. Salariul de bază Stabilirea eronată a salariului de bază

21. Indemnizații de conducere

Acordarea unor indemnizații de conducere necuvenite



Nr.crt.


RISCURI SEMNIFICATIVE OBS.


Stabilirea eronată a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte

Modificarea drepturilor salariale

28. Decizia de modificare a drepturilor salariale

Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost întocmita

Modificarea neargumentată a drepturilor salariale

29. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor

Salariatului nu i s-a comunicat decizia de modificare a drepturilor salariale

salariale Decizia de modificare a drepturilor salariale nu s-a comunicat Serviciului salarizare

Operarea modificării drepturilor salariale în carnetul de muncă și dosarul profesional după soluționarea contestațiilor



Efectuarea fără justificare a orelor peste programul normal de lucru


Efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizata de șeful structurii

32. Evidența timpului lucrat peste programul normal de lucru si recuperarea acestuia

Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat





Nr.crt.

DOMENIUL OBIECTEAUDITABILE



Aplicarea eronată a indicilor salariali de echivalare a orelor peste programul normal de lucru

III. EVIDENŢIEREA PREZENTEI, RECUPERĂRILOR ÎNVOIRILOR, CONCEDIILOR

34. Norme și proceduri referitoare la modul de evidență a prezenței, învoirilor și concediilor

Inexistența procedurilor referitoare la modul de evidență a prezenței, învoirilor și concediilor

Responsabilii pentru actualizarea normelor și procedurilor referitoare la modul de evidență a prezenței, învoirilor, concediilor și recuperărilor nu au fost desemnați

35. Utilizarea foilor colective de prezență

Evidenta prezentei nu se încadrează in principiile de conformitate

36. Evidența concediilor de odihnă

Evidenta concediilor de odihna nu se încadrează in principiile de conformitate

37. Evidența concediilor de medicale

Evidenta concediilor medicale nu se încadrează in principiile de conformitate

38. Evidența concediilor de studii

Evidenta concediilor de studii nu se încadrează in principiile de conformitate

IV. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI9

39. Concordanța obiectivelor entității cu evoluția carierei personalului

Politica prezenta și de perspectivă a entității nu a fost corelata cu dezvoltarea cunoștințelor profesionale ale personalului

Structura funcțiilor publice de execuție (superior, principal, asistent și debutant) pe total nu este corelata

41. Promovarea în cadrul funcției pe categorii, clase și gradații

Perioada de stagiu nu a fost respectata

Vechimea minima în muncă nu a fost respectata



Calificativele anuale acordate nu au fost respectate



Nr.crt.



V. PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI

44. Planurile strategice și anuale de pregătire profesională

Fundamentarea insuficienta a Planului strategic privind recrutarea, formarea și perfecționarea profesională a funcționarilor publici

Planul anual si cel strategic privind recrutarea, formarea și perfecționarea profesională a funcționarilor publici nu au fost corelate

46. Planurile individuale de pregătire profesională

Planurile de pregătire nu au fost adaptate la cerințele individuale ale fiecărui salariat

47. Realizarea programelor de pregătire profesională

Persoanele responsabile de realizarea programelor de pregătire profesională nu au fost nominalizate

48. Sistemul indicatorilor de performanță privind pregătirea profesională

Sistemul indicatorilor de performanță nu caracterizează activitatea de pregătire profesionala

Persoanele responsabile pentru urmărirea realizării indicatorilor de performanță nu au fost stabilite

VI. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE

50. Norme și proceduri referitoare la gestionarea

Insuficiența procedurilor și normelor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale

dosarelor profesionale

Responsabilii pentru actualizarea normelor și procedurilor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale nu au fost desemnați




Dosarele profesionale pentru fiecare salariat nu au fost constituite



Nr.crt.




Accesarea de către persoane neautorizate a dosarelor profesionale


Dosarele profesionale nu au fost actualizate

VII. FUNCŢIONALITA-TEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

Evaluareasistemuluiinformatic

53. Manuale de operare si utilizare a sistemului informatic

Insuficienta manualelor de operare și utilizare a sistemului

informatic

Manualele de operare și utilizare a sistemului informatic nu au fost

actualizate

54. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerințele utilizatorilor

Utilizarea într-o mare măsura a procedurilor manuale

Comunicare insuficienta intre utilizatori si

informaticieni/proiectanții sistemului informatic

55. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacțiilor autorizate și corecte

Insuficiența sistemului privind prelucrarea numai a tranzacțiilor

corecte și autorizate



Nr.crt.



56. Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane în sistemul informatic general al instituției

Interfața între subsistemele informatice nu este adecvată

57. Desemnareapersonalului cu atribuții privind utilizarea aplicațiilor și operarea în cadrul bazelor de date

Delegarea atribuțiilor și competențelor pentru personalul implicat în utilizarea aplicațiilor și operarea în cadrul bazelor de date nu este completă


Discontinuitate in pregătirea personalului implicat în operarea si utilizarea sistemului informatic

Informarea personalului implicat în operarea si utilizarea sistemului informatic asupra modificărilor aduse acestuia este insuficienta

60. Instrucțiunile privind întreținerea programelor informatice

Instrucțiunile privind întreținerea programelor informatice nu se aplica

Siguranța în exploatare a sistemului informatic

61. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuațiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.)

Echipamentele de prevenire a fluctuațiilor sau a întreruperilor curentului electric (UPS, stabilizatoare de tensiune ș.a.) nu sunt utilizate



Nr.crt. DOMENIUL

OBIECTEAUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE Obs

62. Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane în sistemul informatic general al

Interfaţa între subsistemele informatice nu este adecvată

63. Desemnareapersonalului cu atribuţii privind utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date

Nu este completă delegarea atribuţiilor şi competenţelor pentru personalul implicat în utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date nu este completă


Insuficiența informării personalului implicat în operarea si utilizarea sistemului informatic

Insuficiența informării personalului implicat în operarea și utilizarea sistemului informatic asupra modificărilor aduse acestuia

65. Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice

Neaplicarea instrucțiunilor privind întreținerea programelor informatice

Siguranţa în exploatare a sistemului informatic

66. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.)

Nu sunt utilizate Echipamentele de prevenire a fluctuaţiilor sau a întreruperilor curentului electric (UPS, stabilizatoare de tensiune )



Nr.crt.


RISCURI SEMNIFICATIVE Obs.

67. Instruirea utilizatorilor şi informarea sistematică asupra modificărilor operate în sistemul informatic

Existența disfuncţionalității în

instruirea utilizatorilor sau atunci când se produc

modificări semnificative în sistemul informatic

Securitateasistemuluiinformatic

68. Existenţa unui sistem de prevenire/detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ş.a.)

Insuficiența sistemului de prevenire/detectare a

accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de

date (parole, programe antivirus ş.a.)

69.Nerespectarea calendarului privind modificarea periodică a parolelor de acces

Calendarul privind modificarea periodica a parolelor de acces nu se

respecta

Personalul pentru verificarea şi modificarea periodică a

parolelor de acces nu a fost desemnat

70. Actualizareaprogramelor..antivirus, antispyware, firewall

Actualizarea programelor antivirus, antispyware,

firewall nu se efectuează zilnic


Lipsa verificării rapoartelor/listelor privind

înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a

utilizatorilor

VIII Arhivarea 72. Norme şi proceduri privind

arhivarea documentelor

îndosarierea documentelor nu este inclusa in cadrul normelor şi procedurilor



documentelor

rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane

întocmirea OPIS-ului dosarelor nu este inclusa in

cadrul normelor şi procedurilor



Nr.crt. DOMENIUL

OBIECTEAUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE Obs.

Modul de constituire al dosarelor arhivate nu este inclus in cadrul

normelor şi procedurilor72. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor

Atribuţiile şi competenţele privind arhivarea dosarelor activităţii de gestiune

a resurselor umane nu au fost nominalizate


Alocarea unui spaţiu insuficient arhivării documentaţiei

Existenţa unei umidităţi ridicate

Protecţie insuficientă a documentelor faţă de sursele de căldură


Dosarele nu sunt predate la arhiva instituţiei la termenele legale

Procesul verbal de predare-primire nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

NOTĂ: Al doilea document care se elaborează în cadrul procedurii Analiza riscurilor este Identificarea riscurilor. Acesta presupune asocierea riscurilor semnificative stabilite în Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. Auditorii interni pot determina din documentele colectate sau din riscurile practice, întalnite pe parcursul practicării meseriei, unul sau mai multe riscuri care se pot asocia. O analiză a riscurilor, pentru fiecare risc în parte sau pe total operație/obiect auditabil, se realizează atunci când la operațiile auditabile există mai multe riscuri.



Procedura-P05:ANALIZA RISCURILOR Direcția Generală de Asistență Socială și Protecția Copilului Compartimentul Audit Public Intern

STABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILE ACESTORA ŞI APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR


NOTĂ:Prin acest document se stabilesc, în funcţie de importanţa şi greutatea factorilor de risc,

ponderile şi nivelurile de apreciere ale riscurilor. Cei trei factori de risc sunt stabiliți prin normele generale și sunt acoperitori pentru entitate. Când se dorește evidențierea și a altor factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunzătoare, trebuie să se țină cont ca suma ponderilor factorilor de risc să fie 100.


Factori de risc (Fi)Ponderea factorilor de risc(Pi)

Nivelul de apreciere al riscului (Ni)

N i N 2 N 3

Aprecierea controlului intern F1

P1 - 50%Există proceduri şi se aplică

Există proceduri, sunt cunoscute, dar nu se aplică

Nu există proceduri

ApreciereacantitativăF2

P2 - 30%Impact financiar scăzut

Impact financiar mediu

Impact financiar ridicat

ApreciereacalitativăF3

P3 - 20%Vulnerabilitatemică

Vulnerabilitatemedie

Vulnerabilitatemare


Nr. Crt.


RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiza a riscurilor Punctaj totalAprecierea

controlului intern (F1)

Apreciereacantitativă(F2)

Apreciereacalitativă(F3)

Pi50%

Ni P230%

Ni P320%

Ni

I. Organizarea recrutării personalului

Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional de ocupare

1.Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice

• Schimbarea obiectivului entităţii publice prin preluarea şi prin transferul de obiective

0,5 3 0,3 2

0,2 2

2,5

• Utilizarea personalului neadecvat activităţii de elaborare a planului

0,5 2 0,3 2

0,2 2 2,0

• Utilizarea unor proceduri neadecvate 0,5

2 0,3 2 0,2 3 2,0


4. Statul de funcţii

• Statul de funcţii nu este actualizat permanent funcţie de rezultatele procesului de recrutare

0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8

5.Corespondenţa pentru solicitarea organizării concursurilor

• Adresele pentru solicitarea organizării concursurilor nu îndeplinesc condiţiile de conformitate

0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5



Nrcrt DOMENIUL

OBIECTEAU AUDITABILE


Criterii de analiza a riscurilor Punctajtotal

Aprecierea controlului intern (F1)



P150%

Ni P230%

Ni P320%

Ni

• Bibliografia incompletă neactualizată 0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0• Avizul ANFP nu a fost solicitat cu 45 de zile înainte de data organizării concursului

0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5


• • Ordinele de constituire ale comisiilor de concurs şi de soluţionare a contestaţiilor nu sunt întocmite cu 30 de zile înainte de data susţinerii a concursurilor

0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5

• Incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs

0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,57. Anunţul de concurs

• Anunţul de concurs nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

0,5 1 0,3 2 0,2 1 1,3

• Anunţul de concurs nu cuprinde condiţiile de desfăşurare a concursului

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

• Anunţul de concurs nu cuprinde condiţiile de participare la concurs

0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5


• Anunţul de concurs nu este publicat în Monitorul Oficial al României, Partea a III-a, cu cel puţin 30 de zile înainte de data desfăşurării

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7



Nrcrt DOMENIUL

OBIECTEAUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiză a riscurilorPunc

tajtotal

Aprecierea controlulu

Aprecierea

Apreciereacalitativă

P150%

Ni P230%

Ni P3 20%

Ni

• Anunţul de concurs nu este afişat la sediul entităţii sau pe pagina de Internet

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

• Neconcordanţa între conţinutul anunţului de concurs stabilit de comisie şi cel publicat

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

9. oDosarelecandidaţilor pentru ocuparea posturilor

• Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor nu îndeplinesc condiţiile de conformitate

0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5

• Acceptarea unor dosare incomplete

0,5 3 0,3 2 0,2 1 2,3

• Refuzul nejustificat al acceptării dosarelor candidaţilor pentru ocuparea posturilor

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7


• Lipsa acordului membrilor comisiei 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

• • Rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au fost afişate la sediul instituţiei

0,5 1 0,3 1 0,2 2 1,2

12. Contestaţii privind respingerea dosarelor

• Acceptarea contestaţiilor spre analiză şi soluţionare fără ca acestea să fie depuse în termen de către candidaţi

0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5

• Respingerea nejustificată a contestaţiilor 0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5



Nrcrt

DOMENIUL OBIECTEAU AUDITABILE


Criterii de analiză a riscurilor Punctaj total


Aprecierea cantitativă(F2)

Aprecierea calitativă(F3)

P150%

Ni P230%

Ni P320%

Ni

• R Rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au fost afişate în termen de 5 zile lucrătoare de la data expirării perioadei de înscriere

0,5 1 0,3 2 0,2 1 1,3

Susţinerea concursurilor

13. Stabilirea subiectelor

• Stabilirea unor subiecte din afara tematicii şi bibliografiei de concurs

0,5 3 0,3 3 0,2 2 2,8

• Subiectele sunt neclar formulate sau conţin erori 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5

14. Susţinerea probei scrise

• Procesul verbal privind proba scrisă nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

0,5 3 0,3 2 0,2 3 2,7

15. Susţinerea probei interviu

• P Procesul verbal privind proba interviu nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5

• I Interviul nu este susţinut în termen de 5 zile lucrătoare de la data susţinerii probei scrise

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0

• Î Întrebările şi răspunsurile la interviu nu au fost consemnate în anexa la procesul verbal

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0

18. Verificarea şi notarea lucrărilor şi interviului

• Diferenţe semnificative Între calitatea tratării subiectelor şi punctajelor acordate de membri comisiei

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7






P150%

Ni P230%

Ni P320%

Ni

• S Spaţiile libere din lucrări nu au fost barate de membrii comisiei

0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5

• Declararea ca „promovat” a unor candidaţi care nu au obţinut un punctaj final de cel puţin 100 de puncte cumulat şi cel puţin 50 de puncte la fiecare probă

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

20. Procesul verbal privind rezultatele concursurilor

• Procesul verbal nu s-a transmis la Direcţia Resurse Umane

0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5

21.Comunicarea rezultatelor

• Anunţarea candidaţilor asupra rezultatelor nu s-a realizat în termenul de trei zile lucrătoare de la data susţinerii ultimei probe

0,5 1 0,3 1 0,2 2 1,2

22. Contestaţii privitoare larezultatele concursului

• Acceptarea contestaţiilor spre analiză şi soluţionare fără ca acestea să fie depuse în termen de către candidaţi

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

• Candidaţii nu au fost anunţaţi în termen despre rezultatul contestaţiei

0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5

Deciziile de numire

23. Emiterea deciziei de numire

• Datele de identificare ale candidatului admis, a salariului de încadrare şi a sporurilor de care beneficiază nu au fost stabilite corect

0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2



Nrcrt DOMENIUL

OBIECTEAUDITABILE

RISCURISEMNIFICATIVE

Criterii de analiză a riscurilor

Punctaj

total




Pi50%

Ni P230%

Ni P320%

Ni

• D Decizia de numire nu a fost emisa în termenul de 15 zile lucrătoare de la data admiterii candidatului

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7


• Comunicarea cu întârziere a deciziei de numire

0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8

II. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului



• Existenţa unor proceduri neactualizate privind..acordarea drepturilor salariale

0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5


• Stabilirea eronată a salariului de bază 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5

27. Indemnizaţii de conducere

• Acordarea unor indemnizaţii de conducere necuvenite

0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5


• Stabilirea eronată a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte

0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8

32. Salariul de merit

• Acordarea de salarii de merit necuvenite 0,5 2 0,3 1 0,2 3 1,9



Nrcrt DOMENIUL OBIECTE

AUDITABILERISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiza a riscurilor

Punc taj

total




Pi50%

Ni P230%

Ni P320%

Ni

Modificareadrepturilorsalariale


• Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost întocmita

0,5 3 0,3 2 2 2 2,5

• Modificarea neargumentată a drepturilor salariale

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0


• Salariatului nu i s-acomunicat decizia de modificare a drepturilor salariale

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

• Decizia de modificare a drepturilor salariale nu s-a comunicat Serviciului salarizare

0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5

• Operarea modificării drepturilor salariale în carnetul de muncă şi dosarul profesional după soluţionarea contestaţiilor

0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8


36.Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru

• Efectuarea fără justificare a orelor peste programul normal de lucru

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0


• Efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizată de şeful structurii

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7



38. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru şi recuperarea acestuia

• Sistemul de evidenta a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat

0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5

Nrcrt

DOMENIUL OBIECTE

AUDITABILE

R RICURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiza a riscurilorPunctaj total




P150%

Ni P230%

Ni P320%

Ni


• Aplicarea eronată a indicilor salariali de echivalare a orelor peste programul normal de lucru

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

IIII.

Evidențierea prezenței, învoirilor, concediilor

40. Norme şi proceduri referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor

• In Existenţa procedurilorreferitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0

• Responsabilii pentru actualizarea normelor şi procedurilor referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor nu au fost desemnaţi

0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2


• Evidenţa prezentei nu se încadrează în principiile de conformitate

0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5


• Evidenţa concediilor de odihna nu se încadrează în principiile de conformitate

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0


• Evidenţa concediilor medicale nu se încadrează în principiile de conformitate

0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8




• Evidenţa concediilor de studii nu se încadrează în principiile de conformitate

0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8




AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiză a riscurilorPunctajtotalAprecierea




P150%

Ni P230%

Ni P320%

Ni

IV. Evoluția carierei personalului

45.Concordanţaobiectivelor entităţii cu evoluţia carierei personalului

• Politica prezenta şi deperspectivă a entităţii nu a fost corelata cu dezvoltarea cunoştinţelor profesionale ale personalului

0,5 3 0,3 2 0,2 3 2,7

• Structura funcţiilor publice de execuţie (superior, principal, asistent şi debutant) pe total nu este corelată

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

47. Promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii

• Perioada de stagiu nu a fost respectată 0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5

• Vechimea minimă în muncă nu a fost respectată

0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5

• Calificativele anuale acordate nu au fost respectate

0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5

V. Pregătirea profesională continuă a personalului


• Fundamentarea insuficienta a Planului strategic privind recrutarea, formarea şi perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici

0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8



• Planul anual şi cel strategic privind recrutarea, formarea şi perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici nu au fost corelate

0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5



Nrcrt



Criterii de analiză a riscurilor Punctajtotal




P150%

Ni P230%

Ni P320%

Ni

52. Planurile individuale de pregătire profesională

• Planurile de pregătire nu au fost adaptate la cerinţele individuale ale fiecărui salariat

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

53. Realizarea programelor de pregătire profesională

• Persoanele responsabile de realizarea programelor de pregătire profesională nu au fost nominalizate

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

54. Sistemulindicatorilor de performanţă privind pregătirea profesională

• Sistemul indicatorilor de performanţă nu caracterizează activitatea de pregătire profesională

0,5 2 0,3 1 0,2 1 1,5

• Persoanele responsabile pentru urmărirea realizării indicatorilor de performanţă nu au fost stabilite

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

VI. Gestionarea dosarelor profesionale

56. Norme şi proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale

• Insuficienţa procedurilor şi normelor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale

0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8



• Responsabilii pentru actualizarea normelor şi procedurilor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale nu au fost desemnaţi

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7



Nrcrt

DOMENIUL

OBIECTEAUDITABILE


Criterii de analiză a riscurilor Punctaj total




P150%

Ni P230%

Ni P320%

Ni


• Dosarele profesionale pentru fiecare salariat nu au fost constituite

0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5


• Accesarea de către persoane neautorizate a dosarelor profesionale

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7


• Dosarele profesionale nu au fost actualizate 0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2





Nrcrt DOMENIUL

OB OBIECTEAU AUDITABILE


Criterii de analizĂ a riscurilor Punctaj total

Aprecierea controlului intern



P150%

Ni P230%

Ni P320%

Ni

VII Funcționalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane


53. Manuale de operare.şi utilizarea sistemului informatic

• Insuficienţa manualelor de operare şi utilizare a sistemului informatic

0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8

• Manualele de operare şi utilizare a sistemului informatic nu au fost actualizate

0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8

54.Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor

• Utilizarea într-o mare măsură a procedurilor manuale

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0

• Comunicare insuficientă între utilizatori şi informaticieni/proiectanţii sistemului informatic

0,5 2 0,3 3 0,2 2 2,3

55. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte

• • Insuficienţa sistemului privind prelucrarea numai a tranzacţiilor corecte şi autorizate

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0



5 Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane.în sistemul informatic general.al instituţiei

• Interfaţa între subsistemele informatice nu este adecvată

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7





Criterii de analiză a riscurilor Punctaj totalAprecierea




P150%

Ni P230%

Ni P320%

Ni

57. Desemnarea personalului cu atribuţii privind utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date

• Delegarea atribuţiilor şicompetenţelor pentru personalul implicat în utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date nu este completă

0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8


• Discontinuitate în pregătirea personalului implicat în operarea şi utilizarea sistemului informatic

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0

• Informarea personalului implicat în operarea şi utilizarea sistemului informatic asupra modificărilor aduse acestuia este insuficientă

0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8


• Instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice nu se aplică

0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8





Criterii de analiză a riscurilor PunctajtotalAprecierea




P150%

Ni P230%

Ni P320%

Ni


60. Utilizareaechipamentelor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune ş.a.)

• Echipamentele de fluctuaţiilor sau a întreruperilor curentului electric (UPS, stabilizatoare de tensiune ş.a.) nu se utilizează

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0


• Disfuncţionalitate în instruirea utilizatorilor sau atunci când se produc modificări semnificative în sistemul informatic

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0

Securitatea bazelor de date

62. Existenţa unui sistem deprevenire/detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ş.a.)

• Insuficienta sistemului deprevenire/ detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ş.a.)

0,5 3 0,3 2 0,2 2 2,5


• Calendarul privind modificarea periodica a parolelor de acces nu se respecta

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0





Nrcrt

DOMENIUL

OBIECTEAUDITABILE






P150%

Ni P230%

Ni P320%

Ni

• Personalul pentru verificarea şi modificarea periodică a parolelor de acces nu a fost desemnat

0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8

64.Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall

• A Actualizarea programelorantivirus, anti-spyware, firewall nu se efectuează zilnic

0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8

65Înregistrărileintrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor

• R Rapoartele/listele privindînregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor nu au fost verificate

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0

VIII. Arhivarea documentelor

66. Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane

• Indosarierea documentelor nu este inclusă în cadrul normelor şi procedurilor

0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8

• Întocmirea OPISului dosarelor nu este inclusă în cadrul normelor şi procedurilor

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

• Modul de constituire al dosarelor arhivate nu este inclus în cadrul normelor şi procedurilor

0,5 1 0,3 2 0,2 2 1,5





Nrcrt

DOMENIUL OBIECTE






P150%

Ni P230%

Ni P320%

Ni

67.Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor

• Atribuţiile şi competenţele privind arhivarea dosarelor activităţii de gestiune a resurselor umane nu au fost nominalizate

0,5 2 0,3 3 0,2 2 2,3


• Alocarea unui spaţiu insuficient arhivării documentaţiei

0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

• Existenţa unei umidităţi ridicate 0,5 2 0,3 1 0,2 2 1,7

• Protecţie insuficientă a documentelor faţă de sursele de căldură

0,5 2 0,3 2 0,2 2 2,0


• Dosarele nu sunt predatela arhiva instituţiei la termenele legale

0,5 2 0,3 2 0,2 1 1,8

• Procesul verbal de predare- primire nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

0,5 2 0,3 2 0,2 3 2,2

NOTĂ:

Documentul din procedura Analiza riscurilor, în care auditorul evaluează riscurile, pe baza actelor în posesia cărora a intrat, este Stabilirea nivelului riscului și a puntajului total al riscului. Pentru fiecare risc identificat, pe baza analizei riscurilor, dar și în funcție de resursele alocate misiunii, auditorii interni au stabilit punctajul total, împarțind riscurile în 3 categorii: - riscuri mici : 1,0 - 1,7 - riscuri medii: 1,8 - 2,2



- riscuri mari : 2,3 - 3,0

Procedura-P05: Analiza riscurilorDirecṭia generală de Asistenṭă Socială ṣi Protecṭia CopiluluiDepartamentul Audit Intern

CLASAREA OPERAŢIILOR ÎN FUNCŢIE DE ANALIZA RISCULUI

Misiunea de audit: Activitatea Departamenului Resurse UmanePerioada auditată: 01.01.2011-31.12.2011Întocmit:Voicilă BiancaAvizat: Florea Maria MagdalenaNr. crit



PUNCTAJTOTAL

CLASARE

OBS.

I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional de ocupare a funcţiilor publice

1.Fundamentarea proiectului Planul de ocupare a funcţiilor publice

-elaborarea Planul de ocupare a funcţiilor publice

2,5 Mare

-utilizarea personalului neadecvat activităţii de elaborare a planului

2,0 Mediu

-utilizarea unor proceduri neadecvate si incomlete

2,0 Mediu

Organizarea concurs-rilor

4.Ştatul de funcţii care prevede posturile ce urmeaza a se ocupa prin concurs

-ştatul de functii care prevede nu este actualizat permanent funcţie de rezultatele procesului de recrutare

1,8 Mediu

5.Corespondenţa pentru solicitarea organizării concursurilor

-adresele pentru solicitarea organizării concursurilor nu îndeplinesc condiţiile de conformitate

1,5 Mic Nu

-bibliografia 2,0 Mediu Nu



incompletă/neactualizată-avizul ANFP nu a fost solicitată cu 45 de zile înainte de data organizării concursului

1,5 Mic Nu

6.Constituirea comisiilor de concurs

-ordinele de constituire ale comisiilor de concurs şi de soluţionare a contestaţiilor nu sunt întocmite cu 30 de zile înainte de data susţinerii a concursurilor

1,5 Mic Nu

-incompatibilitatea membrilor comisiei de concurs

1,5 Mic Nu

7.Anunţul de concurs

-anunţul de concurs nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

1,3 Mic Nu

-anunţul de concurs nu cuprinde condiţiile de desfăşurare a concursului

1,7 Mic Nu

-anunţul de concurs nu cuprinde condiţiile de participare la concurs

1,5 Mic Nu

8.Publicarea anunţului de concurs

-anunţul de concurs nu este publicat în Monitorul Oficial al României, Partea a III- a, cu cel puţin 30 de zile înainte de data

1,7 Mic Nu



desfăşurării

-anunţul de concurs nu este afişat la sediul entităţii sau pe pagina de Internet

1,7 Mic Nu

-neconcordanţa între conţinutul anunţului de concurs stabilit de comisie şi cel publicat

1,7 Mic Nu

9.Dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor

-dosarele candidaţilor pentru ocuparea posturilor nu îndeplinesc condiţiile de conformitate

2,5 Mare

-acceptarea unor dosare incomplete

2,3 Mare

- refuzul nejustificat al acceptării dosarelor candidaţilor pentru ocuparea posturilor

1,7 Mic Nu

11.Procesul verbal privind analiza dosarelor

-lipsa acordului membrilor comisiei

1,7 Mic Nu

-rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au fost afişate la sediul instituţiei

1,2 Mic Nu

12.Contestaţii privind respingerea dosarelor

-acceptarea contestaţiilor spre analiză şi soluţionare fără ca acestea să fie depuse în termen de către candidaţi

1,5 Mic Nu

-respingerea 1,5 Mic Nu



nejustificată a contestaţiilor-rezultatele selectării dosarelor de înscriere nu au fost afişate în termen de 5 zile lucrătoare de la data expirării perioadei de înscriere

1,3 Mic Nu

Susţinerea concursurilor

13.Stabilirea subiectelor de către comisie

-stabilirea unor subiecte din afara tematicii şi bibliografiei de concurs

2,8 Mare

-subiectele sunt neclar formulate sau conţin erori

2,5 Mare

14.Susţinerea probei scrise

-procesul verbal privind proba scrisă nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

2,7 Mare

15.Susţinerea probei interviu

• -procesul verbal privind proba interviu nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

2,5 Mare

-interviul nu este susţinut în termen de 5 zile lucrătoare de la data susţinerii probei scrise

2,0 Mediu

-întrebările şi răspunsurile la interviu nu au fost consemnate în anexa la procesul verbal

2,0 Mediu

18.Verificarea şi notarea lucrărilor şi interviului

•---diferenţe semnificative intre calitatea

1,7 Mic Nu



tratării subiectelor şi punctajelor acordate de membri comisiei-spaţiile libere din lucrări nu au fost barate de membrii comisiei

1,5 Mic Nu

•---declararea ca „promovat” a unor candidaţi care nu au obţinut un punctaj final de cel puţin 100 de puncte cumulat şi cel puţin 50 de puncte la fiecare probă

1,7 Mic Nu

20.Procesul verbal privind rezultatele concursurilor

-procesul verbal nu s-a transmis la Direcţia Resurse Umane

1,2 Mic Nu

15.Comunicarea rezultatelor

-anunţarea candidaţilor asupra rezultatelor nu s-a realizat în termen de trei zile lucrătoare de la data susţinerii ultimei probe

1,5 Mic Nu

16.Contestaţiile cu privire la rezultatele concursului

-acceptarea contestaţiilor spre analiză si soluţionare fără ca acestea să fie depuse în termen

1,7 Mic Nu

-candidaţii nu au fost anunţaţi in termen despre rezultatul contestaţiei

1,5 Mic Nu

Deciziile 17.Emiterea -datele de 2,2 Mediu



de numire deciziei de numire

identificare ale candidatului admis, a salariatului de încadrare şi a sporurilor de care beneficiază nu au fost stabilite corect-decizia de numire nu a fost emisa in termen de 15 zile lucrătoare de la data admiterii candidatului

1,7 Mic Nu

19.Comunicarea deciziei de numire

-comunicarea deciziei de numire s-a facut cu întârziere

1,8 Mediu

II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Stabilirea elemente-lor de natură salarială

20.Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale

-existenṭa unor procedure neactualizate privind acordarea drepturilor salariale

2,5 Mare

21.Salariul de bază

-stabilirea eronată a salariului de bază

2,5 Mare

22.Indemnizaţii de conducere

-acordarea unor indemnizatii de conducere necuvenite

2,5 Mare

26.Sporul pentru orele lucrate de noapte

-stabilirea eronată a sporului pentru orele de noapte lucrate

1,8 Mediu

Modificarea drepturi-lor salariale

29.Decizia de modificare a drepturilor salariale

-modificarea salariului s-a facut fara a fi intocmită decizia de modificare a drepturilor salariale

2,5 Mare

-modificarea salrială s-a facut inafara legii

2,0 Mediu



30.Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale

-modificarea salarială s-a facut fara a fi comunicată angajatului

1,7 Mic Nu

-modificarea salarială nu a fost comunicata Serviciului Financiar

1,5 Mic Nu

Operarea modificării drepturilor salariale în dosarul profesional după soluţionarea contestaţiilor

1,8 Mediu

Evidenṭa muncii peste progra-mul normal de lucru


-efectuarea fără justificare a orelor peste programul normal de lucru

2,0 Mediu


-efectuarea muncii peste programul normal de lucru nu a fost autorizata de şeful structurii

1,7 Mic Nu

33.Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru şi recuperarea acestuia

-sistemul de evidenta a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat

2,5 Mare

III. SITUAŢIA PREZENṬEI, ÎNVOIRILOR, RECUPERĂRILOR SI A CONCEDIILOR

35. Norme şi proceduri referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor,recuperărilor şi concediilor

-inexistenţa procedurilor referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor,recuperări-lor şi concediilor

2,0 Mediu

-responsabilii pentru actualizarea normelor şi

2,2 Mediu



procedurilor referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor, recuperărilor şi concediilor nu au fost desemnaţi


-evidenţa prezentei nu se încadrează în principiile de conformitate

2,5 Mare


-evidenţa concediilor de odihna nu se încadrează în principiile de conformitate

2,0 Mediu


-evidenţa concediilor medicale nu se încadrează în principiile de conformitate

1,8 Mediu


-evidenţa concediilor de studii nu se încadrează în principiile de conformitate

1,8 Mediu

IV EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI

40.Concordanţa obiectivelor entităţii cu evoluţia carierei personalului

-politica prezenta şi de perspectivă a entităţii nu a fost corelata cu dez.cunoştinţelor profesionale ale personalului

2,7 Mare

-structura funcţiilor publice de execuţie (superior, principal, asistent şi debutant) pe total nu este corelata

1,7 Mic Nu

42. Promovarea -perioada de stagiu 2,5 Mare



în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii

nu a fost respectată-vechimea minimă în muncă nu a fost respectată

1,5 Mic Nu

-calificativele anuale acordate nu au fost respectate

1,5 Mic Nu

V. PREGATIREA PROFESIONALA A PERSONALULUI SALARIAT

45.Planurile strategice şi anuale de pregătire profesională

-fundamentarea insuficienta a Planului strategic privind recrutarea, formarea şi perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici

1,8 Mediu

-planul anual şi cel strategic privind recrutarea, formarea şi perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici nu au fost corelate

1,5 Mic Nu

47.Planurile individuale de pregătire profesională

-planurile de pregătire nu au fost adaptate la cerinţele individuale ale fiecărui salariat

1,7 Mic Nu

48.Realizarea programelor de pregătire profesională

-persoanele responsabile de realizarea programelor de pregătire profesională nu au fost nominalizate

1,7 Mic Nu



49.Sistemul indicatorilor de performanţă privind pregătirea profesională

-sistemul indicatorilor de performanţă nu caracterizează activitatea de pregătire profesională

1,5 Mic Nu

-persoanele responsabile pentru urmărirea realizării indicatorilor de performanţă nu au fost stabilite

1,7 Mic Nu

VI DOSARELE PROFESIONALE 51.Norme şi proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale

-insuficienţa procedurilor şi normelor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale

1,8 Mediu

-responsabilii pentru actualizarea normelor şi procedurilor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale nu au fost desemnaţi

1,7 Mic Nu


-dosarele profesionale pentru fiecare salariat nu au fost constituite

1,5 Mic Nu


-accesarea de către persoane neautorizate a dosarelor profesionale

1,7 Mic Nu


-dosarele profesionale nu au fost actualizate

2,2 Mediu

-modificari de 1.9 Mediu



salari

VII FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE


53. Manuale de operare şi utilizare a sistemului informatic

-insuficienţa manualelor de operare şi utilizare a sistemului informatic

1,8 Mediu

-manualele de operare şi utilizare a sistemului informatic nu au fost actualizate

1,8 Mediu

54. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor

-utilizarea într-o mare măsură a procedurilor manuale

2,0 Mediu

-comunicare insuficientă între utilizatori şi informaticieni/pro- iectanţii si stemului informatic

2,3 Mare


-insuficienţa sistemului privind prelucrarea numai a tranzacţiilor corecte şi autorizate

2,0 Mediu

71. Integrarea subsistemului informatic aferent gestiunii resurselor umane în sistemul informatic general al instituţiei

-interfaţa între subsistemele informatice nu este adecvată

1,7 Mic Nu

72. Desemnarea personalului cu atribuţii privind utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de

-delegarea atribuţiilor şi competenţelor pentru personalul implicat în utilizarea aplicaţiilor şi

1,8 Mediu



date operarea în cadrul bazelor de date nu este completă


•- -discontinuitate în pregătirea personalului implicat în operarea şi utilizarea sistemului informatic

2,0 Mediu

-informarea personalului implicat înoperarea şi utilizarea sistemului informatic asupra modificărilor aduse acestuia este insuficienta

1,8 Mediu


-instrucţiunile privind întreţinerea programelor informatice nu se aplică

1,8 Mediu


76. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.)

-echipamentele de prevenire a fluctuaţiilor sau a întreruperilor curentului electric (UPS, stabilizatoare de tensiune ş.a.) nu se utilizează

2,0 Mediu


-disfuncţionalitate în instruirea utilizatorilor sau atunci când se produc modificări semnificative în sistemul informatic

2,0 Mediu




78. Existenţa unui sistem de prevenire/detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ş.a.)

-insuficienta sistemului de prevenire/ detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus )

2,5 Mare


-calendarul privind modificarea periodica a parolelor de acces nu se respecta

2,0 Mediu

-personalul pentru verificarea şi modificarea periodică a parolelor de acces nu a fost desemnat

1,8 Mediu


-actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall nu se efectuează zilnic

1,8 Mediu


-rapoartele/listele privind înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor nu au fost verificate

2,0 Mediu

VIII ARHIVAREA DOCUMENTELOR

82. Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane

-îndosarierea documentelor nu este inclusă în cadrul normelor şi procedurilor

1,8 Mediu

-întocmirea OPIS-ului dosarelor nu este inclusă în cadrul normelor şi

1,7 Mic Nu



procedurilor-modul de constituire al dosarelor arhivate nu este inclus în cadrul normelor şi procedurilor

1,5 Mic Nu


-atribuţiile şi competenţele privind arhivarea dosarelor activităţii de gestiune a resurselor umane nu au fost nominalizate

2,3 Mare


-alocarea unui spaţiu insuficient arhivării documentaţiei

1,7 Mic Nu

-existenţa unei umidităţi ridicate

1,7 Mic Nu

-protecţie insuficientă a documentelor faţă de sursele de căldură

2,0 Mediu


-dosarele nu sunt predate la arhiva instituţiei la termenele legale

1,8 Mediu

-procesul verbal de predare- primire nu îndeplineşte condiţiile de conformitate

2,2 Mediu

Nota: Documentul Clasarea operaţiilor în funcţie de analiza riscurilor cuprinde 60 de obiecte auditabile

şi 101 riscuri ataşate acestora, care au fost grupate pe cele trei categorii (mari, medii şi mic).In continuare, riscurile mici nu vor mai fi avute în vedere pentru auditare, iar riscurile semnificative (mari şi medii) vor intra în auditare şi vor fi preluate pentru ierarhizare în documentul Tabelul puncte tari şi puncte slabe.





Procedura - P05 : Analiza riscurilor

Direcṭia generală de Asistenṭă Socială ṣi Protecṭia CopiluluiDepartamentul Audit Intern

TABEL PUNCTE TARI SI PUNCTE SLABE

Misiunea de audit: Activitatea Departamenului resurse UmanePerioada auditată: 01.01.2011-31.12.2011Întocmit: Băcioiu CarmenAvizat: Florea Maria Magdalena

Nr.crt.

DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE T/S

Consecintele funcţionării/

nefuncţionării controlului intern

Grad de încredere al

Auditorului în controlul intern

Obs.

I. ORGANIZAREARECRUTĂRIIPERSONALULUI

Proiectul Planului de ocupare a funcțiilor publice, anexă la Planul național de ocupare a funcțiilor publice

1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcțiilor publice

Elaborarea Planul de ocupare a funcţiilor publice

S Scăzut

Utilizarea personalului neadecvat activității de elaborare a planului

S Mediu

Utilizarea unor proceduri neadecvate

S Scăzut


2. Statul de funcții care prevede posturile ce urmează a se ocupa prin concurs

Statul de funcții nu este actualizat permanent funcție de rezultatele procesului de recrutare

S Mediu


3. Corespondența pentru solicitarea organizării concursului

Bibliografiaincompletă/neactualizată

S Mediu

Nr.crt.


Consecintele funcţionării/ nefuncţionării controlului intern


auditorului în controlul intern

Obs.

7. Dosarele candidaților pentru ocuparea posturilor

Dosarele candidaților pentru ocuparea posturilor nu îndeplinesc condițiile de conformitate

S Scăzut

Acceptarea unor dosare incomplete

S ScăzutSusținereaconcursurilor

10. Stabilirea subiectelor de către comisie

Stabilirea unor subiecte din afara tematicii și bibliografiei de concurs

T Există sistem de control eficient

Ridicat NU

Subiectele sunt neclar formulate sau conțin erori


Ridicat

11. Susținerea probei scrise

Procesul verbal privind proba scrisă nu îndeplinește condițiile de conformitate

S Scăzut


Procesul verbal privind proba interviu nu îndeplinește condițiile de conformitate

S Scăzut

Interviul nu este susținut în termen de 5 zile lucrătoare de la data susținerii probei scrise

S Scăzut

Întrebările și răspunsurile la interviu nu au fost consemnate în anexa la procesul verbal

S Scăzut




Datele de identificare ale candidatului admis, funcției, drepturilor salariale la încadrare și a sporurilor de care beneficiază nu au fost stabilite corect

S Scăzut

Nr.crt.


Consecintele funcţionării/ nefuncţionării controlului intern



Obs.


Comunicarea cu întârziere a deciziei de numire

S Scăzut

II. STABILIREADREPTURILORSALARIALECUVENITEPERSONALULUI


19. Procedurile scrise privid acordarea drepturilor salariale

Existența unor procedurineactualizate privind acordarea drepturilor salariale

S Scăzut

20. Salariul de bază Stabilirea eronată a salariului de bază

S Scăzut


Acordarea unor indemnizații de conducere necuvenite

S Mediu


Stabilirea eronată a sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte

S Mediu




Decizia de modificare a drepturilor salariale nu a fost întocmita

S Scăzut

Nr.crt.






Obs.

Modificareadrepturilor


Modificarea neargumentată a drepturilor salariale

S Scăzut

salariale Operarea modificării drepturilor salariale în dosarul profesional după soluționarea contestațiilor

S Scăzut

Evidenṭa muncii peste programul normal de lucru


Efectuarea fără justificare a orelor peste programul normal de lucru

S Scăzut

32. Evidența timpului lucrat peste programul normal de lucru și recuperarea acestuia

Sistemul de evidență a timpului lucrat peste programul normal de lucru nu este formalizat

S Scăzut

III. SITUAŢIA PREZENṬEI, ÎNVOIRILOR, RECUPERĂRILOR SI A CONCEDIILOR

34. Norme și proceduri referitoare la modul de evidență a prezenței,

Inexistența procedurilor referitoare la modul de evidență a prezenței, învoirilor , recuperărilorși concediilor

S Scăzut



învoirilor,recuperărilor și concediilor

Responsabilii pentru actualizarea normelor și procedurilor referitoare la modul de evidență a prezenței, învoirilor,recuperărilor și concediilor nu au fost desemnați

S Mediu

35. Utilizarea foilor colective de prezență

Evidența prezentei nu se încadrează în principiile de conformitate

S Scăzut

36. Evidența concediilor de odihnă

Evidența concediilor de odihna nu se încadrează în principiile de conformitate

S Scăzut

Nr.crt.






Obs.


Evidenţa concediilor medicale nu se încadrează în principiile de conformitate

S Scăzut


Evidenţa concediilor de studii nu se încadrează în principiile de conformitate

S Scăzut

IV. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI 39. Concordanţa obiectivelor entităţii cu evoluţia carierei personalului

Politica prezenta şi de perspectivă a entităţii nu a fost corelată cu dezvoltarea cunoştinţelor profesionale ale personalului

S Scăzut

40. Promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii

Perioada de stagiu nu a fost respectată


Ridicat NU

V. PREGATIREA PROFESIONALA CONTINUĂ A PERSONALULUI


Fundamentarea insuficienta a Planului strategic privind recrutarea, formarea şi perfecţionarea profesională a funcţionarilor publici

S Scăzut



VI. DOSARELOR PROFESIONALE 45. Norme şi proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale

Insuficienţa procedurilor şinormelor referitoare la gestionarea dosarelor profesionale

S Scăzut


Dosarele profesionale nu au fost actualizate

S Scăzut

Modificari de salarii neoperate S S Scăzut

Nr.crt.




Grad de încredere alauditorul ui în controlul

intern

Obs.

VII FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE


53. Manuale de operare şi utIlizare a sistemului informatic

Insuficienţa manualelor de operare şi utilizare a sistemului informatic

S Scăzut

Manualele de operare şi utilizare a sistemului informatic nu au fost actualizate

S Scăzut

54. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor

Utilizarea într-o mare măsură a procedurilor manuale

S Scăzut

Comunicare insuficientă între utilizatori şiinformati ci eni/ proi ectanţii sistemului informatic

S Scăzut


Insuficienţa sistemului privind prelucrarea numai a tranzacţiilor corecte şi autorizate

S Scăzut



57. Desemnarea personalului cu atribuţii privind utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date

Delegarea atribuţiilor şicompetenţelor pentru personalul implicat în utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date nu este completă

S Scăzut

58. Sistemul de pregătire profesională a personalului

Discontinuitate în pregătirea personalului implicat în operarea şi utilizarea sistemului informatic

S Scăzut

Nr.crt.



nefuncţionării controlului

intern



Obs.

implicat în operarea în sistemul informatic

Informarea personalului implicat în operarea și utilizarea sistemului informatic asupra modificărilor aduse acestuia este insuficienta


Ridicat

59. Instrucțiunile privind întreținerea programelor

Instrucțiunile privind întreținerea programelor informatice nu se aplică

S Scăzut


60. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuațiilor sau întreruperilor

Echipamentele de prevenire a fluctuațiilor sau a întreruperilor curentului electric (UPS, stabilizatoare de tensiune ș.a.) nu se utilizează

S Scăzut

61. Instruirea utilizatorilor și informarea sistematică asupra modificărilor

Disfuncționalitate în instruirea utilizatorilor sau atunci când se produc modificări semnificative în sistemul informatic

S Scăzut




62. Existența unui sistem de prevenire/detectare a accesărilor și modificărilor neautorizate ale

Insuficienta sistemului deprevenire/ detectare a accesărilor și modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ș.a.)

S Scăzut


Calendarul privind modificarea periodică a parolelor de acces nu se respectă

S Scăzut

Nr.crt.



nefuncţionării controlului

intern



Obs.

Personalul pentru verificarea și modificarea periodică a parolelor de acces nu a fost desemnat

S Scăzut

64. Actualizarea programelor antivirus,

Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall nu se efectuează zilnic

S Scăzut

65. înregistrările intrărilor și ieșirilor din sistem a utilizatorilor

Rapoartele/listele privindînregistrările intrărilor și ieșirilor din sistem a utilizatorilor nu au fost verificate

S Scăzut

VIII ARHIVAREA DOCUMENTELOR 66. Norme și proceduri privind arhivarea documentelor

îndosarierea documentelor nu este inclusă în cadrul normelor și procedurilor

S Scăzut



67. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea

Atribuțiile și competențele privind arhivarea dosarelor activității de gestiune a resurselor umane nu au fost nominalizate

S Scăzut

68. Stabilirea locației pentru dosarele profesionale și

Protecție insuficientă adocumentelor față de sursele de căldură


Ridicat NU

69. Predarea dosarelor la arhiva instituției

Dosarele nu sunt predate la arhiva instituției la termenele legale

S Scăzut

Procesul verbal de predare-primire nu îndeplinește condițiile de conformitate

S Scăzut

Procedura-P05: Analiza riscurilorDirecṭia generală de Asistenṭă Socială ṣi Protecṭia CopiluluiCompartimentul Audit Public Intern

TEMATICA IN DETALIU A OPERAŢIILOR AUDITABILE

Misiunea de audit: Activitatea Departamenului Resurse UmanePerioada auditată: 01.01.2011-31.12.2011Întocmit:Avizat:

Data: 20.03.2012Nr.

crt.


I. ORGANIZAREARECRUTĂRIIPERSONALULUI

Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional de ocupare a funcţiilor publice


Organizarea concursurilor 2. Statul de funcții prevede posturile ce urmează a se ocupa prin concurs



3. Corespondența pentru solicitarea organizării concursurilor


Susţinerea concursurilor 5. Susținerea probei scrise




II. STABILIREADREPTURILORSALARIALECUVENITEPERSONALULUI






Nr.crt.


13. Sistemul de premiereModificarea drepturilor salariale

14. Decizia de modificare a drepturilor salariale15. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale


16. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru17. Evidența timpului lucrat peste programul normal de lucru și recuperarea acestuiaIII. EVIDENȚIEREA PREZENTEI,

ÎNVOIRILOR,RECUPERĂRILOR ŞI CONCEDIILOR18. Norme și proceduri referitoare la modul de evidență a prezenței, învoirilor și concediilor19. Utilizarea foilor colective de prezență20. Evidența concediilor de odihnă21. Evidența concediilor de medicale22. Evidența concediilor de studii

IV. EVOLUȚIA CARIEREI PERSONALULUI5

23. Concordanța obiectivelor entității cu evoluția carierei personalului



V. PREGATIREA PROFESIONALA CONTINUA A PERSONALULUI

24. Planurile strategice și anuale de pregătire profesională

VI. DOSARELE PROFESIONALE 25. Norme și proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale26. Actualizarea dosarelor profesionale

VII. UTILIZAREA CORECTA A PROGRAMULUI DE SALARIZARE

27. Norme și proceduri privind utilizarea programului informatic de salarizare28. Actualizarea salariilor

VIII FUNCȚIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE


29. Manuale de operare și utilizare a sistemului informatic

30. Adaptabilitatea sistemului informatic la cerințele utilizatorilor31. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacțiilor autorizate și corecte32. Desemnarea personalului cu atribuții privind utilizarea aplicațiilor și operarea în cadrul bazelor de date33. Sistemul de pregătire profesională a personalului implicat în operarea în sistemul informatic34. Instrucțiunile privind întreținerea/mentenanța programelor informatice

Nr.crt.



35. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuațiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.)36. Instruirea utilizatorilor și informarea sistematică asupra modificărilor operate în sistemul informatic


37. Existența unui sistem de prevenire/detectare a accesărilor și modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ș.a.)38. Sistemul modificării periodice a parolelor de acces39. Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall40. înregistrările intrărilor și ieșirilor din sistem a utilizatorilor

IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR 41. Norme și proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane42. Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor43. Predarea dosarelor la arhiva instituției



Procedura-P06: Elaborarea programului de audit internDepartamentul Audit Intern

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit: Activitatea Departamenului Resurse UmanePerioada auditată: 01.01.2011-31.12.2011Întocmit:Paṣol GabrielaAvizat:Florea Maria MagdalenaData: 15.03.2012

Data: 20.02.2012ETAPELEMISIUNII

DOMENIUL ACTIVITĂȚI9

DURATA(H)

PERSOANELEIMPLICATE

LOCULDESFĂŞURĂRII

Tema generală: Gestiunea resurselor 5441. PREGĂTIREA 130MISIUNII DE 1. Tipărirea și procesarea Ordinului de serviciu 2 Bacioiu Carmen DAPIAUDIT 2. Tiparirea și procesarea Declarației de independență 2 Pașol Gabriela DAPI

3. Pregătirea și transmiterea Notificării privind declanșarea misiunii de audit intern către părțile interesate

2 Sălăvăstru Cristina

DAPI



4. Colectarea și prelucrarea informațiilor 40 Voicilă BiancaSălavăstru CristinaUță Eduard

DAPI AUDITAT

5. Întocmirea Chestionarului de control intern 8 Pașol Gabriela DAPI

6. Întocmirea Listelor centralizatoare a obiectelor auditabile 40 Băcioiu CarmenPașol GabrielaUță Eduard

DAPI

7. Elaborarea Tabelului puncte tari și puncte slabe 16 Voicilă Bianca DAPI

8.Întocmirea Programului de audit intern 4 Pașol Gabriela DAPI

ETAPELEMISIUNII


DURATA(H)

PERSOANELEIMPLICATE


9.Intocmirea Notei și a Programului preliminar al intervenției la fața locului

4 Băcioiu Carmen DAPI

10. Obținerea aprobării Notei și a anexelor acesteia: Colectarea și prelucrarea datelor, Tabelul puncte tari și puncte slabe și Programul intervenției la fața locului.

4 Băcioiu Carmen DAPI

11. Planificarea și organizarea Ședinței de deschidere cu Direcția Resurse Umane

4 Băcioiu Carmen DAPI AUDITAT

12. Redactarea Minutei ședinței de deschidere. Obținerea numelui persoanelor de contact și stabilirea unui loc pentru desfășurarea activității de audit.

4 Băcioiu Carmen AUDITAT

II. INTERVENŢIA LA FAŢA LOCULUI

326OBIECTIVUL 1. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

1.1. Efectuarea testărilor, detaliate Programul intervenției la fața locului

16 Pașol Gabriela AUDITAT

1.2. Discutarea constatărilor cu șeful de serviciu 2 Pașol Gabriela DAPI1.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Pașol Gabriela DAPI1.4. Colectarea dovezilor 8 Pașol Gabriela AUDITAT



1.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conținutului și al formei și întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

8 Pașol GabrielaBăcioiu Carmen

AUDITAT

OBIECTIVUL 2. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI


16 Sălăvăstru Cristina AUDITAT

2.2. Discutarea constatărilor cu șeful de departament

1 Sălăvăstru CristinaVoicilă Bianca

DAPI

2.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4 Voicilă Bianca DAPI2.4. Colectarea dovezilor 2 Sălăvăstru Cristina AUDITAT2.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conținutului și al formei și întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

1 Sălăvăstru CristinaVoicilă Bianca

AUDITAT

OBIECTIVUL 3. MODUL DE EVIDENŢIERE A PREZENTEI,ÎNVOIRILOR,RECUPERĂRILOR ȘI A CONCEDIILOR


10 Uță EduardVoicilă Bianca

AUDITAT


2 Uță Eduard DAPI

3.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4 Sălăvăstru Cristina DAPI3.4. Colectarea dovezilor 4 Uță Eduard AUDITAT

ETAPELEMISIUNII


DURATA(H)

PERSOANELEIMPLICATE



2 Florea Maria Magdalena

AUDITAT

OBIECTIVUL 4. EVOLUŢIA CARIEREIPERSONALULUI




2 Bădicioiu Carmen DAPI

4.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 4 Pașol Gabriela DAPI4.4. Colectarea dovezilor 4 Bădicioiu Carmen AUDITAT4.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conținutului și al formei și întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru


OBIECTIVUL 5. PREGĂTIREA PROFESIONALA CONTINUA A PERSONALULUI


8 Uță Eduard AUDITAT


2 Uță Eduard DAPI5.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Uță Eduard DAPI



5.4. Colectarea dovezilor 16 Uță Eduard AUDITAT5.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conținutului și al formei și întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

8 Uță Eduard AUDITAT

OBIECTIVUL 6. DOSARELOR PROFESIONALE


8 Bădicioiu Carmen AUDITATDAPI

6.2. Discutarea constatărilor cu șeful dedepartament

2 Bădicioiu Carmen DAPI6.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Bădicioiu Carmen AUDITAT6.4. Colectarea dovezilor 8 Bădicioiu Carmen AUDITAT6.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conținutului și al formei și întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

8 Bădicioiu Carmen AUDITATDAPI

OBIECTIVUL 7. UTILIZAREA CORECTĂ A PROGRAMULUI DE SALARIZARE


10 Voicilă Bianca AUDITATDAPI


2 Voicilă Bianca DAPI7.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Voicilă Bianca AUDITAT7.4. Colectarea dovezilor 8 Voicilă Bianca AUDITAT

ETAPELEMISIUNII


DURATA(H)

PERSOANELEIMPLICATE



8 AUDITATDAPI

OBIECTIVUL 8. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE


4 Sălăvăstru Cristina AUDITATDAPI


2 Sălăvăstru Cristina DAPI8.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 16 Sălăvăstru Cristina AUDITAT8.4. Colectarea dovezilor 8 Sălăvăstru Cristina AUDITAT8.5. Revizuirea documentelor de lucru din punct de vedere al conținutului și al formei și întocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru

8 Sălăvăstru Cristina AUDITATDAPI

OBIECTIVUL 9.ARHIVAREADOCUMENTELOR


4 Pașol Gabriela AUDITATDAPI

9.2. Discutarea constatărilor cu șeful de serviciu 2 Pașol Gabriela DAPI9.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 Pașol Gabriela AUDITAT9.4. Colectarea dovezilor 8 Pașol Gabriela AUDITAT




8 Pașol Gabriela AUDITATDAPI

13. Planificarea și organizarea Ședinței de închidere 16 Pașol Gabriela AUDITAT14. Discutarea constatărilor cu structura auditată 8 Pașol Gabriela AUDITAT15. Concluzii 8 Pașol Gabriela DAPI

III. RAPORTUL DE AUDIT INTERN 8416. Redactarea proiectului de Raport de audit intern

32 Florea Maria DAPI17. Revizuirea proiectului de Raport de audit intern


DAPI

18. Obținerea aprobării proiectului de Raport de audit intern de conducerea Serviciului Audit Public Intern


DAPI

19. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern la auditat și solicitarea răspunsului asupra conținutului în 15 zile


DAPI

ETAPELEMISIUNII


DURATA(H)

PERSOANELEIMPLICATE


20. Planificarea și organizarea Reuniunii de conciliere, dacă este cazul


21. Includerea în Raportul de audit intern a aspectelor reținute din punctul de vedere al

8 Pașol Gabriela DAPI

22. Finalizarea Raportului de audit intern 8 Pașol Gabriela DAPI23. Obținerea Raportului de audit intern aprobat de conducerea instituției

8 Pașol Gabriela DAPI

24. Transmiterea recomandărilor aprobate către auditat

2 Pașol Gabriela AUDITATIV. URMĂRIREA RECOMANDĂRILOR 4

25. Inițierea procesului de urmărire 4 Pașol Gabriela DAPI



Procedura-P06: Elaborarea programului de audit internDirecṭia Generală de Asistenṭă Socială ṣi Protecṭia CopiluluiDepartamentul Audit Intern

PROGRAMUL DE AUDIT INTERN LA FAŢA LOCULUI

Misiunea de audit: Activitatea Departamenului Resurse UmanePerioada auditată: 01.01.2011-31.12.2011

Întocmit: Băcioiu Carmen, Pașol Gabriela, Sălăvăstru Cristina, Uță Eduard, Voicilă Bianca Avizat: Florea Maria Magdalena

Data: 02.04.2012Obiectivul I. ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

Nr.

crt.

OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locul Durata

(h)

Nr. test Nr. lista verificare

Auditori


- Analiza notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile în teritoriu

DRU 8 T 1 LV 1



2. Statul de funcții prevede posturile ce urmează a se ocupa prin concurs

- Verificarea legalizării sau certificării copiilor documentelor;

- Analiza respectării modului de organizare al concursurilor;

- Eșantionul va fi constituit din dosarele celor 6 concursuri organizate în 2004, reprezentând 100%

DRU 4 T 2 LV 2

3. Corespondența pentru solicitarea organizării concursurilor


5. Susținerea probei scrise - Examinarea Proceselor verbale privind susținerea probei scrise

DRU 2 T 3 LV 3

6. Susținerea probei interviu - Examinarea Proceselor verbale privind susținerea probei interviu

- Eșantionul va fi constituit din dosarele celor 6 concursuri organizate în 2004

7. Emiterea deciziei de numire - Verificarea deciziilor de numire

- Eșantionul va fi constituit din cele 6 dosare profesionale ale candidaților admiși în anul 2004

DRU 2 T 4 LV 4


Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI



Nr

crt.

OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locul Durata(h)

Nr. test Listaverificare


- Chestionarea managementului -CCI

DRU 2

10 Salariul de bază - Verificarea stabilirii drepturilor salariale înscrise în carnetul de muncă, dosarele profesionale și statele de plată

DRU 10 T 5 LV 5

11 Indemnizații de conducere

12 Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte

Obiectivul II. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI

Nr

crt.



Auditori

anul 2004 Sǎlǎvǎstru Cristina

13 Decizia de modificare a drepturilor salariale

- Analiza diminuărilor salariale

- Verificarea operării în sistemul informatic a diminuărilor salariale ca urmare a sancțiunilor- Eșantionul va fi constituit din documentele celor 7 salariați sancționați în anul 2004

DRU 2 T 6 LV 6 Voicilǎ Bianca

14 Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale



15 Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru

- Verificarea aprobării efectuării muncii peste programul normal de lucru

- Existența Registrului special de evidență a timpului prestat peste programul normal de lucru

- Analiza stabilirii compensării muncii efectuate peste programul normal de lucru- Eșantionul va fi constituit din informațiile pe lunile aprilie și decembrie pentru 4 direcții din cele 10 ale entității, respectiv 40%

DRU 2 T 7 LV 7 Uțǎ Eduard

16 Evidența timpului lucrat peste programul normal de lucru și recuperarea acestuia

Obiectivul III. EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR,RECUPERĂRILOR ŞI CONCEDIILOR

Nr

crt.



Auditori

17 Norme și proceduri referitoare la modul de evidență a prezenței, învoirilor,recuperărilor și concediilor

- Examinarea procedurilor scrise privind completarea și transmiterea foilor de prezență colectivă

DRU 1 - - Sǎlǎvǎstru Cristina



17 Utilizarea foilor colective de prezență - Eșantionul va fi constituit din informațiile pe lunile aprilie și decembrie pentru 4 direcții din cele 10 ale entității, respectiv 40%- Verificarea modului de evidențiere al prezenței în foile colective

DRU 8 T 8 LV 8 Florea Maria Magdalena

19 Evidența concediilor de odihnă - Verificarea modului de evidențiere al concediilor de odihnă

Sǎlǎvǎstru Cristina

20 Evidența concediilor medicale - Verificarea modului de evidențiere al concediilor medicale

21 Evidența concediilor de studii - Verificarea modului de evidențiere al concediilor de studii

DRU 1 Florea Maria Magdalena

Obiectivul IV. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI

Nr

Crt



Auditori



22 Concordanța obiectivelor entității cu evoluția carierei personalului

- Punerea de acord a planurilor de pregătire profesională cu obiectivele entității

- Analiza concordanței documentelor (programe, decizii, dispoziții) cu atribuțiile din fișele posturilor- Eșntionul va fi constituit dintr-un procent de 3% din totalul dosarelor profesionale din entitate

DRU 8 T 9 LV 9Sǎlǎvǎstru Cristina

Obiectivul V. PREGATIREA PROFESIONALA CONTINUA A PERSONALULUI

Nr

Crt.


Nr. test

Listaverificare

Auditori

23 Planurile strategice și anuale de pregătire profesională

- Evaluarea atribuțiilor din fișele posturilor- Verificarea fundamentării planurilor profesionale de pregătire

- Interviu adresat șefului Serviciului RU

DRU 8 T 10 LV 10 Sǎlǎvǎstru Cristina

Obiectivul VI. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE

Nr

Crt.


Nr. test

Listaverificare

Auditori

24.Norme și proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale

- Verificarea conținutului dosarelor profesionale

DRU 8 T 11 LV 11 Florea MagdalenaBǎcioiu Carmen



- Eșantionul va fi realizat dintr-un procent de 10% din totalul dosarelor profesionale

25.Actualizarea dosarelor profesionale

Obiectivul VIII. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

Nr

crt.



Auditori

26. Manuale de operare și utilizare a sistemului informatic

- Examinarea manualului de utilizare a sistemului informatic- Analiza instrucțiunilor de utilizare a sistemului informatic- Examinarea adaptării sistemului informatic la necesitățile utilizatorilor- Verificarea existenței unui subsistem de control asupra corectitudinii datelor introduse în sistemul informatic- Eșantionul va fi constituit din informațiile privind 3 salariați din cadrul compartimentului- Interviu adresat persoanelor responsa-bile cu operarea și controlul operațiunilor de gestiune a resurselor umane

Paṣol Gabriela

27 Adaptabilitatea sistemului informatic la cerințele utilizatorilor

DRU 8 T 13 LV 13 Florea Maria Magdalena

28. Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacțiilor autorizate și corecte

Paṣol Gabriela

29 Desemnarea personalului cu atribuții privind utilizarea aplicațiilor și operarea în cadrul bazelor de date

- Verificarea fișelor de post și deciziile de numire ale personalului responsabil cu utilizarea aplicațiilor și operarea în cadrul bazelor de date

DRU 2 - - Băcioiu Carmen


- Analiza documentelor privind programele de pregătire profesională a personalului implicat în operarea în sistemul informatic

DRU 2 - - Băcioiu Carmen



31. Instrucțiunile privind întreținerea programelor informatice

- Examinarea procedurilor privind întreținerea programelor informatice

DAI 2 - - Paṣol Gabriela


Nr.

crt.



Auditori

32 Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuațiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.)

- Analiza instrucțiunilor privind utilizarea echipamentelor și instalațiilor pentru realizarea exploatării în siguranță a sistemului informatic- Inspecția fizică pe teren a echipamentelor de prevenire a fluctuațiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune)

- Intervievarea privind examinarea manu-alului de utilizare și dotarea sistemului cu echipamente auxiliare, adresat salariaților care utilizează sistemul informatic

DRU 4 T 14 LV 14 Sǎlǎvǎstru Cristina

33. Instruirea utilizatorilor și informarea sistematică asupra modificărilor operate în sistemul informatic

Analiza sistemului de instruire și informare sistematică asupra modifi-cărilor operate în sistemul informatic

DRU 2 - -

34. Existența unui sistem de prevenire/detectare a accesărilor și modificărilor neautorizate ale bazelor de date (parole, programe antivirus ș.a.)

- Verificarea sistemului și a procedurilor pentru asigurarea securității bazelor de date- Analiza sistemului de parole de acces în sistemul informatic

- Observarea fizică a sistemului de prevenire și detectare a accesărilor și modificărilor în sistem sau a

DRU 8 T 15 LV 15 Voicilă Bianca

35 Sistemul modificării periodice a parolelor de acces





Nr

crt.

OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTĂRII Locul Durata

(h)

Nr. test

Listaverificare

Auditori

40.Înregistrările intrărilor și ieșirilor din sistem a utilizatorilor

transmiterilor neautorizate ale bazelor de date

- Examinarea programelor antivirus, antispyware, firewall- Eșantionul se va constitui din administrator și utilizatorii sistemului informatic din cadrul DRU, care au în dotare 5 calculatoare- Intervievarea salariaților din cadrul DRU privind securitatea sistemului informatic

Sǎlǎvǎstru Cristina

Obiectivul IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR

Nr

crt.



Auditori

41. Norme și proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane

- Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la activitatea de arhivare- Intervievarea directorului DRU privind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea documentelor

DRU 4 T 16 LV 16 Voicilă Bianca


43. Predarea dosarelor la arhiva instituției



Procedura-P07:ŞEDINŢA DE DESCHIDERE

MINUTA ŞEDINȚEI DE DESCHIDERE

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004Întocmit: Paṣol Gabriela, Băcioiu Carmen, Sălăvăstru Cristina

B. Stenograma şedinţeiÎn cadrul ședinței de deschidere s-a procedat la:

-Prezentarea echipei de auditori care urmează să efectueze misiunea de audit;- Prezentarea funcției de audit intern de către șeful Serviciului Audit Public Intern, în special a obiectivelor generale ale auditului intern, semnificația auditului intern;

-Prezentarea Programului intervenției la fața locului, obiectivele auditabile care se intenționează a fi realizate, după analizele de risc efectuate.

În urma discuțiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentanții structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confruntă și anume:

- Activitatea privind activitatea Departamentului Resurse Umane reprezintă o zonă cu risc;- Complexitatea activității Departamentul Resurse Umane și neatractivitatea nivelului

Avizat: Florea Maria Magdalena Data: 27.03.2005A. Lista participanţilor ____________________________________________________________

Numele Funcţia9 Direcţia/9Serviciul

Nr.telefon

E-mail Semnătura

Florea Maria Magdalena Auditor Șef DAPI 0743210332Bădicioiu Carmen Auditor DAPI 0761259369Paṣol Gabriela Auditor DAPI 0744659789Sălăvăstru Cristina Auditor DAPI 0721963147Voicilă Bianca Auditor DAPI 0735258741Uṭă Eduard Auditor DAPI 0768789654

Ghigheci Claudia Director Departamentul Resurse Umane

0731123789

Ruset Claudia Inspector Departamentul Resurse Umane

0734654987

Crăcea Bianca Inspector Departamentul Resurse Umane

0735012457

Negoita Ion Inspector Departamentul Resurse Umane

0769852074


salariului pentru atragerea personalului specializat;- Fluctuația mare a personalului implicat în activitatea de gestiune a resurselor umane;- Neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la supraîncărcarea personalului existent;

De asemenea, s-au stabilit:- persoanele pe care auditorii le pot contacta în vederea colectării informațiilor, efectuării de teste asupra muncii lor și pentru a lua interviuri, programul întâlnirilor și timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri-condițiile minime pe care auditatul trebuie să le asigure în vederea realizării misiunii de audit (spațiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.)- aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor ședințe intermediare în cursul misiunii, informarea sistematică asupra constatărilor;- data ședinței de închidere, inclusiv a participanților;- modalitatea redactării Raportului de audit intern (când, cum și cui va fi distribuit). Recomandările formulate, ca urmare a eventualelor disfuncționalități constatate, vor fi discutate și analizate cu structura auditată, inclusiv a Planului de acțiune și a calendarului implementării și persoanelor răspunzătoare cu implementarea recomandărilor.

Auditori

Florea Maria MagdalenaBăcioiu CarmenPaṣol GabrielaSălăvăstru CristinaVoicilă BiancaUṭă Eduard

Auditaṭi

Ghigheci ClaudiaRuset ClaudiaCrăcea BiancaNegoita Ion



Direcṭia Generală de Asistenṭă Socială ṣi Protecṭia CopiluluiDepartamentul Audit Intern

LISTA DE VERIFICARE NR 1

Misiunea de audit : Activitatea Departamentului Resurse UmanePerioada auditata: 1.01.2011-31.12.2011Intocmit de :Sălăvăstru CristinaAvizat: Florea Magdalena

Data:27.03.2012Obiectivul I.Organizarea recrutarii personalului

ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

Obiectivul I.ORGANIZAREA RECRUTĂRII PERSONALULUI

Proiectul planului de ocupare a funcţiilor publice:- planul se încadrează în politicile şi obiectivele curente şi de perspectiva ale entităţii?

X

- există o fundamentare detaliată a planului? X- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X Fundamentarea

proiectului- există persoană responsabilă cu elaborarea planului? X- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi pregătirea profesională necesare postului?

X Atribuţiile postului

- planul conţine toate avizele şi aprobările persoanelor autorizate? X

- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului?

X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X Nu există lista activităţilor

- realizarea operaţiunilor de control intern prin proceduri: -

- operaţiunile de control intern sunt însoţite de liste de verificare (check-list), sunt întocmite cu respectarea prevederilor legale, iar controalele efectuate au fost formalizate prin acte de control, datate şi semnate

-


- operaţiunile de control intern sunt însoţite de liste de verificare (check-list), sunt întocmite cu respectarea prevederilor legale, dar controalele efectuate nu sunt formalizate prin acte de control, datate şi semnate

-




- operaţiunile de control intern sunt însoţite de liste de verificare (check-list), care nu respectă în totalitateprevederile legale şi nici nu sunt formalizate prin acte de control, datate şi semnate

-

- operaţiunile de control intern nu sunt însoţite de liste de verificare (check-list), se efectuează în virtutea unor atribuţii din fişa postului şi nici nu sunt formalizate prin acte de control, datate şi semnate

-

-se realizează operaţiuni de control intern prin proceduri? X Nu se elaborează check-list-uri- examinarea procedurilor:

- există proceduri de lucru scrise, aprobate şi actualizate şi se aplică? -- există proceduri de lucru scrise, aprobate şi actualizate, sunt cunoscute, dar nu se aplică?

-

- există proceduri de lucru scrise, aprobate şi actualizate, dar nu sunt cunoscute?

-

- există proceduri de lucru scrise, dar nu sunt aprobate şi actualizate şi nu sunt cunoscute?

-

- există proceduri de lucru X- dacă “da”, vă rog să ni le furnizaţi. X Nu există proceduriOrganizarea concursurilor- există un sistem procedural privind organizarea concursurilor? X- aveţi proceduri scrise şi formalizate privind organizarea concursurilor?

X Există, dar nu sunt formalizate

- dacă “da”, vă rog să ni le furnizaţi. X- atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor, separarea sarcinilor prin proceduri şi compararea acestora cu cele prevăzute în fişa postului:

X

- procedurile asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor, separarea sarcinilor şi corespund cu atribuţiile din fişele postului- procedurile asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor, separarea sarcinilor, dar nu corespund cu atribuţiile din fişele postului- procedurile nu asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor şi separarea sarcinilor, dar corespund cu atribuţiile din fişele postului, care la rândul lor sunt incomplete/neactualizate;

X

- procedurile nu asigură atribuirea responsabilităţilor, delegarea competenţelor şi separarea sarcinilor şi nici nu corespund cu atribuţiile din fişele postului;- există proceduri?/ (nu există proceduri?)- dacă “da”, vă rugăm să ne înaintaţi fişa postului. X Fişa postului


- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi pregătirea profesională necesare postului?

X

- persoanele responsabile au experienţa şi pregătirea necesară? X- statul de funcţii este actualizat în funcţie de rezultatele procesului X



ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.de recrutare?- dacă „da”, vă rog să ne furnizaţi statul de funcţii actualizat după X Statul de funcţii- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/ X- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X Lista activităţilorSusţinerea concursurilor- există un sistem privind susţinerea concursurilor? X Există, dar nu sunt - există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/ X- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. XDeciziile de numire- aveţi proceduri scrise şi formalizate privind emiterea şi comunicarea deciziilor de numire?

X

- dacă “da”, vă rugăm să ni le furnizaţi. X- există stabilită persoană responsabilă? X- respectaţi principiul dublei semnături? X- există lista activităţilor pentru realizarea obiectivului/ X- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X Listă activităţiObiectivul II.STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUIStabilirea elementelor de natura salarială- există un sistem de proceduri pentru stabilirea elementelor de natură salarială?

X Există dar nu sunt formalizate

- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi un exemplar. X- există stabilită persoană responsabilă pentru elaborarea şi actualizarea procedurilor?

X


X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. X- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi pregătirea profesională necesare postului?

X

- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X Fişa postuluiModificarea drepturilor salariale- există un sistem procedural de organizare al activităţii privind modificarea şi comunicarea drepturilor salariale?

X Există, dar nu este formalizat

- există stabilită persoana responsabilă? X

- vă rugăm să ne furnizaţi cerinţele privind experienţa şi pregătirea profesională necesare postului?

X

- există responsabil cu actualizarea sistematică a procedurilor? X- dacă “da”, vă rugăm să ne furnizaţi fişa postului. X Fişa postului



X

- dacă “da”, vă rog să ne furnizaţi un exemplar. XSalarizarea muncii peste programul normal de lucru



Direcṭia Generală de Asistenṭă Socială ṣi Protecṭia CopiluluiDepartamentul Audit Public Intern

TESTUL NR 1

Misiunea de audit: Activitatea departamentului Resurse Umane Perioada auditata: 1.01.2011-31.12.2011

OBIECTL TESTULUIFundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publiceOBIECTIVELE TESTULUIAnaliza notelor de fundamentare privind propunerile pentru ocuparea funcţiilor publice transmise de structurile subordonate entităţiiDESCRIEREA TESTULUIEşantionul a fost constituit prin selectarea primei direcţii judeţene de la fiecare literă alfabetică, din totalul celor 40 de direcţii şi a municipiului Bucureşti, astfel, au rezultat 14 direcţii judeţene, la care s-a adăugat centrala entităţii publice.Testarea a constat în analiza notelor de fundamentare, examinându-se următoarele elemente stabilite prin Lista de verificare nr. 1, poz. 1.5. şi 1.6., şi anume:• Analiza Notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din subordine:- modul de respectare al prevederilor procedurale cu privire la modelele de formulare, conţinutul acestora, termene ş.a.;- concordanţa dintre numărul posturilor solicitate a fi scoase la concurs şi posturile vacante;- existenţa motivaţiei faptului că nu au fost scoase la concurs toate posturile vacante;- existenţa numărului de funcţii publice rezervate absolvenţilor programelor de formare specializată, organizate de INA sau de instituţii similare din străinătate.• Verificarea avizării Planului de către persoanele autorizatePentru efectuarea testării a fost elaborată Lista de control privind analiza Notelor de fundamentare a planului, prezentată în anexă, care conţine pe verticală elementele eşantionului, iar pe orizontală elementele testate.CONSTATARIDin analiza Listei de control rezultate, s-a constatat că direcţiile judeţene în notele de fundamentare transmise nu au prevăzut un număr de funcţii publice rezervate absolvenţilor programelor de formare specializată, organizate de INA sau de instituţii similare din străinătate, deşi aveau această obligaţie conform cadrului legal.CONCLUZII In baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 1.


Data :15.03.2012 Auditor intern, Oprea Gabriela


FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR 1

Misiunea de audit: Activitatea departamentului Resurse Umane Perioada auditata: 1.01.2011-31.12.2011

PROBLEMANestabilirea numărului funcţiilor publice care vor fi rezervate absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie sau de instituţii similare din străinătate.

CONSTATAREDin analiza fundamentării Planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2004 s-a constatat că nu a fost stabilit numărul funcţiilor publice care vor fi rezervate absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie sau de instituţii similare din străinătate, conform cadrului legal prevăzut de H.G. nr. 25/2004 pentru aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2004, art. 1 şi Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici, art. 20 alin. (1) lit. o) şi art. 21 alin. (1) lit. b).CAUZE- Lipsa unei colaborări între minister şi Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici în elaborarea Planului de ocupare a funcţiilor publice;- Inexistenţa unor proceduri de lucru privind planificarea strategică a ocupării funcţiilor publice între instituţiile şi autorităţile administraţiei publice centrale;- Nerespectarea cadrului legislativ şi normativ în legătură cu rezervarea de posturi pentru absolvenţii programelor de formare specializată în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie sau de instituţii similare din străinătate;CONSECINŢE

- Imposibilitatea angajării absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie sau de instituţii similare din străinătate, datorită faptului că nu au fost rezervate asemenea posturi conform cadrului legislativ şi normativ;-Fundamentarea nesatisfăcătoare a Planului de ocupare a funcţiilor publice la nivelul ministerului.

RECOMANDĂRI- Instruirea personalului care se ocupă cu elaborarea şi aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor publice la nivelul ministerului şi evaluarea sistematică a acestuia;- Stabilirea de atribuţii şi responsabilităţi, în acest sens, prin fişele posturilor;



- Elaborarea procedurilor de planificare privind ocuparea funcţiilor publice în colaborare cu Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici.

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,Oprea Gabriela Florea Magdalena Salavastru Cristina



Obiectivul I.Organizarea recrutarii personalului

Nr.crt.

Activitatea de audit DA NU OBS.

1 Organizarea concursurilor

1.1 Examinarea procedurii privind organizarea şi analiza dosarelor candidaţilor pentru ocuparea posturilor:1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor necesare organizării concursurilor:a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -b) stabilirea modelelor de formulare specifice; - -c) precizarea modalităţilor de completare a modelelor; - -d) oferirea unor exemple în acest sens; - -e) prevederea situaţiilor de respingere a dosarelor candidaţilor; - -

f) cuprinderea modalităţii de înregistrare a contestaţiilor; - -g) cuprinderea modalităţii de soluţionare a contestaţiilor; - -h) cuprinderea modului de comunicare a rezultatului analizei contestaţiilor;

- -

i) existenţa componentei de actualizare a procedurii; - -1.1.2. înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului;

- -

1.1.3. Respectarea principiul dublei semnături; - -



1.1.4. Stabilirea responsabilităţilor pentru comisia de organizare a concursurilor, respectiv verificarea statului de funcţii, constituirea comisiilor, publicarea anunţului de concurs, constituirea dosarelor candidaţilor, întocmirea procesului verbal privind analiza dosarelor şi soluţionarea contestaţiilor, în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente;

- -

1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sisteminformatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiile activităţilor, algoritmi de prelucrare ş.a.

- -

1.1.6. Modalitatea arhivării documentelor. - -

Nr.crt.

Activitatea de auditDA NU OBS.

1.2 Compararea atribuţiilor din procedură cu cele cuprinse în fişele posturilor

- -

1.3 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în organizarea concursurilor

- -

1.4 Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:a) consideră procedura corespunzătoare? - -b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -

1.5 Verificarea existenţei documentelor obligatorii:a) copia actului de identitate - -b) formularul de înscriere - -c) copiile diplomelor de studii şi ale altor acte care atestă efectuarea unor specializări

- -

d) copia carnetului de muncă sau, după caz, o adeverinţă care să ateste vechimea în muncă şi, după caz, în specialitate

- -

e) cazierul judiciar - -f) adeverinţa care să ateste starea de sănătate - -g) copia fişei de evaluare a performanţelor profesionale individuale sau, după caz, recomandarea de la ultimul loc de muncă

- -

h) declaraţia pe propria răspundere sau adeverinţa care să ateste că nu a desfăşurat activităţi de poliţie politică

- -

i) completarea formularului de înscriere - -



1.6. Verificarea legalizării sau certificării copiilor documentelor obligatorii de către secretariatul comisiei de concurs, prezentate la pct 1.5. X

Test nr. 2Liste de control Centralizatorul privind modul de organizare alconcursurilor

1.7 Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la modul de organizare al concursurilor, modelele de formulare (documente, conţinutul acestora, termenele de realizare ş.a.), implică verificarea:

X Test nr. 2

a)existenţei posturilor în statul de funcţii; X - Liste de controlCentralizatorul privind modul de organizare alconcursurilor

b) solicitării avizului ANFP cu 45 de zile înaintea datei de susţinere a concursurilor; Xc)emiterii avizului ANFP în termen de 10 zile lucrătoare; Xd) publicării anunţului de concurs în Monitorul Oficial cu cel puţin 30 de zile înaintea desfăşurării concursurilor; Xe)depunerii dosarelor candidaţilor în termen de 20 de zile de la publicare; Xf) îndeplinirii condiţiilor de vechime. X

1.8 Examinarea Procesului verbal de selecţie a dosarelor în care au fost verificate: X

Nr.crt.

Activitatea de auditDA

NU OBS.

a) selectarea dosarelor candidaţilor în termen de 5 zile lucrătoareX

b) consemnarea afişării rezultatelor selectării dosarelor în termen de 5 zile lucrătoare; Xc) existenţa menţiunii „admis” în Procesul verbal în dreptul dosarelor selectate; X

rk.

d) concordanţa între numărul de dosare înregistrate şi cele cuprinse în Procesul verbal;

-

e) existenţa tuturor semnăturilor membrilor comisiei în Procesul verbal de selecţie a dosarelor.

- -

1.9 Verificarea contestaţiilor: - - Nua) depunerea în termen de 24 de ore de la afişarea listei; - -b) examinarea contestaţiilor; - -c) consemnarea afişării rezultatelor contestaţiei la sediul instituţiei. - -

1.10 Analiza modalităţilor de arhivare - -



Data:15.03.2012 Auditor intern, Bacioiu Carmen


TEST NR 2

Misiunea de audit: Activitatea Departamentului Resurse UmanePerioada auditata: 01.01.2011-31.12.2011

OBIECTUL TESTULUIModul de organizare al concursurilorOBIECTIVUL TESTULUIExaminarea dosarelor candidaţilorDESCRIEREA TESTULUIÎn anul 2010, au fost organizate 6 concursuri pentru ocuparea funcţiilor publice. Eşantionul a fost constituit din dosarele candidaţilor care au fost declaraţi admişi, la cele 6 concursuri, considerându-se ca fiind un număr redus de dosare pentru o entitate.Testarea dosarelor de concurs s-a realizat prin verificarea elementelor care intră în componenţa dosarului, conform Listei de verificare nr. 2 poz. 1.6., 1.7. şi 1.8. prin care s-a urmărit:• Verificarea legalizării sau certificării copiilor documentelor obligatorii de către secretariatul comisiei de concurs, prezentate lapct. 1.5.;• Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la modul de organizare al concursurilor, modelele de formulare (documente, conţinutul acestora, termenele de realizare ş.a.), implică verificarea:- existenţei posturilor în statul de funcţii;- solicitării avizului ANFP cu 45 de zile înaintea datei de susţinere a

concursurilor;



- emiterii avizului ANFP în termen de 10 zile lucrătoare;- publicării anunţului de concurs în Monitorul Oficial.cu.cel puţin 30 de zile înaintea,desfăşurării concursurilor;- depunerii dosarelor candidaţilor în termen de 20 de zile de la publicare;- îndeplinirii condiţiilor de vechime.• Examinarea Procesului verbal de selecţie a dosarelor:- verificarea selectării dosarelor candidaţilor în termen de 5 zile lucrătoare;- verificarea consemnării afişării rezultatelor selectării dosarelor în termen de 5 zile lucrătoare;- verificarea existenţei menţiunii „admis” în Procesul verbal în dreptul dosarelor selectate. Testarea s-a concretizat în elaborarea Listelor de control pentru fiecare dosar de concurs, care,ulterior au fost preluate într-un Centralizator, care conţine pe verticală dosarele supuse verificării, iar pe orizontală elementele selectate pentru testare, respectiv piesele care trebuie să existe în dosare, prezentate în anexă.CONSTATARIDin verificările efectuate şi analiza Centralizatorului privind modul de organizare al concursurilor s-a constatat că în toate dosarele de concurs ale candidaţilor există documente depuse care nu sunt în copii legalizate sau nu au fost certificate pentru conformitate cu originalul de către secretariatul comisiei de concurs.CONCLUZIIÎn baza acestui test s-a elaborat FIAP nr.2.Direcṭia Generală de Asistenṭă Socială ṣi Protecṭia CopiluluiDepartamentul Audit Public Intern

FISA DE IDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR 2

Misiunea de audit: Activitatea Departamentului de Resurse Umane Perioada auditata:01.01.2011-31.12.2011

PROBLEMAExistenţa copiilor legalizate sau certificate de către secretariatul comisiei în dosarele

candidaţilor la ocuparea funcţiilor publice

CONSTATARIDosarele de concurs ale candidaţilor conţin copii ale documentelor care nu sunt

legalizate sau care nu sunt certificate pentru conformitate de către secretariatul comisiei de concurs.Cadrul de referinţă prevede ca la înscrierea la concursurile pentru ocuparea posturilor vacante, candidaţii trebuie să prezinte copii legalizate de pe actele prevăzute în art. 8 din Regulamentul de organizare şi desfăşurare a concursurilor aprobat prin H.G. nr.1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici sau copii însoţite de documentele originale, care sunt certificate pentru conformitate cu originalul de către secretariatul comisiei de concurs.

CAUZE- Inexistenţa unei proceduri în activitatea de organizare a concursurilor de ocupare a



funcţiilor publice;- Nerespectarea atribuţiilor stabilite prin fişele posturilor;- Neinstruirea membrilor comisiei de concurs şi a secretariatului acestuia în vederea

organizării concursurilor.

CONSECINŢE- Posibilitatea admiterii la concurs a unor candidaţi care nu îndeplinesc condiţiile

prevăzute de lege;- Posibilitatea anulării ulterioare a concursurilor, datorită neconcordanţei între copiile

din dosarul de concurs şi documentele originale;- Prelungirea perioadei în care posturile rămân neocupate, implică un efort suplimentar

al celorlalţi funcţionari din cadrul acelor structuri care ar fi trebuit să-şi ocupe posturile vacante.

RECOMANDĂRI- Instruirea membrilor comisiilor de concurs şi ai comisiilor de contestaţii, precum şi a

persoanelor care asigură munca de secretariat înaintea organizării acestora, consemnate printr-un proces verbal conform legii;

- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate privind organizarea şi susţinerea concursurilor de ocupare a funcţiilor publice, care să conţină activităţile de control şi responsabilităţile personale.

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,

Salavastru Cristina Florea Magdalena Voicila Bianca



Obiectivul I.Organizarea recrutarii personalului

Nr crt ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS

1 Susţinerea concursurilor

1.1 Examinarea procedurii privind susţinerea concursurilor 1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor aferente susţinerii concursurilor:a) aprobarea procedurii de către persoanele competente;

- -

b) stabilirea modelelor de formulare specifice;

- -



c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului;

- -

d) precizarea modalităţilor de completare a modelelor;

- -

e) oferirea unor exemple în acest sens; - -

f) cuprinderea modalităţii de înregistrare a contestaţiilor;

- -

g) cuprinderea modalităţii de soluţionare a contestaţiilor;

- -

h) cuprinderea modului de comunicare a rezultatului analizei contestaţiilor;

- -

i) existenţa componentei de actualizare a procedurii.

- -

1.1.2. înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului;

- -

1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături;

- -

1.1.4. Stabilirea responsabilităţilor pentru comisia de organizare a concursurilor, respectiv în fazele de susţinere a probei scrise, a probei orale, notarea probelor, anunţarea rezultatelor şi soluţionarea eventualelor contestaţii în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente;

- -

1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sisteminformatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare ş.a.

- -

1.1.6. Modalitatea arhivării. - -

1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor

- -

1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în organizarea şi susţinerea concursurilor

- -

1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:

- -

a) consideră procedura corespunzătoare? - -

b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice?

- -



c) există propuneri de perfecţionare a procedurii?

- -

1.5. Analiza susţinerii probelor scrise: X

TEST NR 3

a) stabilirea subiectelor la proba scrisă s-a realizat pe baza bibliografiei de concur

X

Liste de control nr 1-6

Centralizatorul privind sustinerea probelor scrise

b) stabilirea a două variante a câte trei subiecte

X

c) pentru testele grilă numărul subiectelor este de 3 ori mai mare decât numărul celor stabilit pentru fiecare test grilă

X

d) seturile de subiecte au fost semnate de către toţi membrii comisiei de concurs X

e) plicurile au fost sigilate şi au ştampila instituţiei X

f) lucrările de concurs au fost redactate doar pe seturile de hârtie asigurate de DRU X

g) lucrările de concurs poartă ştampila pe fiecare filă, în colţul din stânga sus Xh) asigurarea confidenţialităţii numelor candidaţilor X

i) candidaţii care au predat lucrările de concurs au semnat în borderoul special Xj) semnarea procesului verbal de către toţi membrii comisiei X

1.6. Analiza susţinerii probelor interviu: TEST NR 3a) proba de interviu a fost susţinută în termen de 5 zile lucrătoare de la data susţinerii probei scrise

XListe de control nr 7-12

Centralizatorul privind sustinerea probelor interviu

b) stabilirea subiectelor la proba interviu s-a realizat pe baza bibliografiei de concurs;c) consemnarea întrebărilor şi răspunsurilor la interviu în anexa la Procesul verbal; Xd) întocmirea procesului verbal la finalizarea probei interviului; Xe) stabilirea planului interviului; X

f) semnarea procesului verbal de către toţi membrii comisiei. X

1.7. Analiza rezultatelor concursurilor- examinarea proceselor verbale întocmite - -

- analiza baremurilor şi notelor acordate două - -



probe- verificarea candidaţilor admişi privind obţinerea la punctajul final a cel puţin 100 de puncte şi minim 50 de puncte la fiecare probă

- -

1.8. Garantarea anunţării rezultatelor în maximum 3 zile de la data susţinerii probelor

- -

1.9. Analiza contestaţiilor şi a răspunsurilor formulate

- -

1.10. Analiza modalităţii de arhivare a documentelor

- -

Data: 16.03.2012 Auditor intern, Salavastru Cristina


LISTA DE VERIFICARE NR.4Obiectivul I.Organizarea recrutarii personalului

Nr crt ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

1 Deciziile de numire

1.1 Examinarea procedurii privind întocmirea şi comunicarea deciziilor:1.1.1. 1.1.1Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor aferente întocmirii şi comunicării deciziilor de numire:

- -

a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -b) stabilirea modelelor de decizie de numire; - -c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului;

- -

d) precizarea modalităţilor de completare a deciziei de numire; - -



e) oferirea unor exemple în acest sens; - -f) cuprinderea modalităţii de înregistrare a deciziilor de numire; - -

g) cuprinderea modalităţii de comunicare a deciziilor de numire. - -h) existenţa componentei de actualizare a procedurii. - -1.1.2. 1.1.2 Inglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului;

- -

1.1.3. 1.1.3 Respectarea principiului dublei semnături; - -1.1.4. 1.1.4Stabilirea responsabilităţilor privind întocmirea şi comunicarea deciziilor de numire, în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente fiecărei faze;

- -

1.1.5. 1.1.5Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare ş.a.

- -

1.1.6. 1.1.6 Modalitatea arhivării. - -1.2 Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor - - 1.3 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu

responsabilităţi în organizarea şi susţinerea concursurilor- -


1.5. Examinarea deciziilor de numire din dosarele profesionale ale candidaţilor admişi în urma concursului:1.5.1. 1.5.1 Decizia de numire are formă scrisă şi conţine: X TEST NR 4a) denumirea funcţiei de încadrare X - Liste de control

Centralizatorprivind

b) temeiul legal al numirii Xc) numele funcţionarului public Xd) data de la care urmează să exercite funcţia publică Xe) drepturile salariale X

Nr.crt.


f) locul de desfăşurare a activităţii X emiterea deciziilor de numireg) semnătura ordonatorului de credite X

h) ştampila instituţiei X1.5.2. Confirmarea semnăturii salariatului pentru primirea deciziei de numire

- -

1.5.3.Confirmarea semnăturii salariatului pentru primirea copiei fişei postului, anexă la decizia de numire

- -

1.6 Confirmarea numirii în termen de cel mult 15 zile lucrătoare de la data la care candidatul a fost declarat admis

- -



1.7 Analiza modalităţilor de arhivare - -

Data, Auditor intern,15.05.2012 Salavastru Cristina


LISTA DE VERIFICARE NR 5Obiectivul II.Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului



Data: Auditor intern,19.05.2012 Salavastru CristinaDirecṭia Generală de Asistenṭă Socială ṣi Protecṭia CopiluluiDepartamentul Audit Public Intern


Nr.Crt ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

1.Stabilirea elementelor de natura salariala

1.1Examinarea procedurii privind stabilirea elementelor de natura salariala

1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor aferente stabilirii elementelor de natură salarială:

-

- -

a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -

b) precizarea modalităţilor de acordare a drepturilor salariale; - -


- -

d) cuprinderea modalităţii de calcul a drepturilor salariale; - -

e) oferirea unor exemple în acest sens; - -f) existenţa componentei de actualizare a procedurii. - -


- -

1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind stabilirea drepturilor salariale în

fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente fiecărei faze;

- -

1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sisteminformatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare

- -

1.1.6. Modalitatea arhivării documentelor. - -1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor - -1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu

responsabilităţi în stabilirea drepturilor salariale- -

1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:a) consideră procedura corespunzătoare? - -b) au constatat disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -c) au propuneri de perfecţionare a procedurii? - -

1.5. Verificarea stabilirii drepturilor salariale, respectiv a: X TEST nr. 5a) salariului de bază X - Liste de

control- Centralizator privind sabilirea elementelor de natură salarială

b) indemnizaţiei de conducere Xc) sporului pentru complexitatea în muncă Xd) sporului de vechime în muncă Xe) sporului pentru orele lucrate pe timp de noapte Xf) salariului de merit Xg) sistemului de premiere X

1.6. Analiza modalităţilor de arhivare a documentelor - -


TEST NR 5

Misiunea de audit: Activitatea Departamentului Resurse UmanePerioada auditata: 01.01.2011-31.12.2011

OBIECTUL TESTULUI


OBIETIVELE TESTULUI

Examinarea respectării conformităţii privind acordarea drepturilor salariale

DESCRIEREA TESTULUIEşantionul va cuprinde dosarele de concurs ale celor 6 candidaţi admişi în anul 2004.

Testarea se va realiza pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 5, poz. 1.5 după cum urmează:- salariul de bază;- indemnizaţia de conducere;- sporul pentru complexitate în muncă;- sporul de vechime în muncă;- sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte;- salariul de merit.

In acest scop, s-au elaborat liste de control, pentru fiecare candidat admis, care au fost completate cu drepturile salariale stabilite de auditori interni şi comparate cu cele din deciziile de numire.

Pe baza listelor de control s-a elaborat Centralizatorul privind stabilirea elementelor de natuă salarială, prezentate în anexă.

CONSTATARIDin testarea elementelor care au stat la baza întocmirii deciziilor de numire, conform

Centralizatorului privind stabilirea elementelor de natură salarială, prezentat în Anexă, s-a constatat acordarea eronată a salariului de bază pentru dl. Constantinescu Ion, aferent funcţiei de consilier categoria A, clasa I, gradul 2. Astfel, s-au încălcat prevederile art. 49, lit. a) din H.G. nr. 1209/2003, prin care se specifică faptul că salariul de bază pentru funcţia publică de execuţie de grad profesional "superior", clasa I, ... este cel prevăzut pentru funcţia publică de execuţie de categoria A, ..., clasa I, gradul 3.

Datorită constatării cu întârziere a erorii de către Serviciul salarizare, care avea obligaţia verificării conformităţii cu cadrul legislativ şi normativ, s-au efectuat plăţi suplimentare necuvenite. Ulterior, sumele au fost recuperate de la persoana care a beneficiat de acestea.

CONCLUZIIIn baza acestui test s-a elaborat FIAP nr. 5.

Data, Auditor intern, Supervizor,

19.05.2012 Voicila Bianca Florea Magdalena




FISA DE INDENTIFICARE SI ANALIZA A PROBLEMEI NR 5

Misiunea de audit:Activitatea departamentului Resurse UmanePerioada auditata:01.01.2011-31.12.2011

PROBLEMAModalitatea de stabilire a salariilor de bază pentru candidaţii declaraţi admişi la concursul pentru

ocuparea funcţiilor publice de execuţie.

CONSTATARI

Neexercitarea controlului asupra modului de elaborare a deciziilor de numire de către persoana autorizată din cadrul Serviciului financiar-salarizare.

Din verificarea datelor înscrise în deciziile de numire ale candidaţilor declaraţi admişi în urma organizării concursurilor în anul 2004, conform Listei de verificare nr. 5, s-a constatat stabilirea eronată a salariului de bază al dl. Constantinescu Ion, urmare a încadrării necorespunzătoare pe funcţie. În conformitate cu H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici. Salariile de bază se stabilesc prin echivalare cu cele prevăzute de O.U.G. nr. 192/2002 privind reglementarea drepturilor de natură salarială ale funcţionarilor publici, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 228/2003.

CAUZE- Nerespectarea atribuţiilor din fişa postului cu privire la verificarea drepturilor salariale stabilite prin decizia de numire cu cele prevăzute de cadrul normativ.

CONSECINŢE

- Plata unor sume suplimentare necuvenite din bugetul instituţiei;- Inexistenţa unor proceduri adecvate.

RECOMANDĂRI

- Asigurarea pregătirii profesionale a personalului implicat în activitatea de organizare şi gestionare a resurselor umane din cadrul entităţii şi evaluarea periodică a acestuia;- Reverificarea modului de stabilire a salariilor pentru salariaţii nou angajaţi în anul 2003 şi informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificării;- Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaţiile specifice activităţilor privind organizarea şi gestiunea resurselor umane din cadrul entităţii;- Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate şi implementarea activităţilor de control şi a responsabilităţilor ce se impun, pentru realizarea operaţiilor specifice fiecărei activităţi privind organizarea şi gestiunea resurselor umane din cadrul entităţii.

Întocmit, Supervizat, Pentru conformitate,

Salavastru Cristina Florea Magdalena Oprea Gabriela




LISTA DE VERIFICARE NR 6Obiectivul II.Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului

Nr.crt.


1 Modificarea drepturilor salariale

1.1 Examinarea procedurii privind stabilirea elementelor de natură salarială:

1.1.1. 1.1.1Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor aferente fundamentării şi comunicării modificărilor drepturilor salariale:

a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -b) precizarea modalităţilor de acordare a drepturilor salariale; - -c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului; - -

d) cuprinderea modalităţii de calcul a drepturilor salariale; - -e) oferirea unor exemple în acest sens; - -f) existenţa componentei de actualizare a procedurii. - -1.1.2. 1.1.2 Inglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului;

- -

1.1.3. 1.1.3Respectarea principiului dublei semnături; - -

1.1.4. 1.1.4 Atribuirea responsabilităţilor privind fundamentarea şi,comunicarea modificărilor drepturilor salariale în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente fiecărei faze;

- -

1.1.5. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiile activităţilor, algoritm de prelucrare ş.a.

- -

1.1.6. 1.1.6 Modalitatea arhivării documentelor. - -

1.2 Punerea de acord atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor - -

1.3Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în fundamentarea şi comunicarea modificărilor drepturilor salariale

- -


1.5 Examinarea datei ultimei actualizări a drepturilor salariale - -1.6 Recalcularea majorărilor salariale, urmare a creşterii vechimii în

muncă- -



1.7 Analiza creşterilor/diminuărilor salariale, urmare a evaluăriloranual

- -

1.8Analiza diminuărilor salariale, urmare a aplicării sancţiunilor: X Test nr. 6

a) modificarea drepturilor salariale a fost aprobată de conducătorul entităţii publice; X

- Liste de controlCentralizatorPrivind b) existenţa deciziei conducătorului entităţii publice de diminuare a

drepturilor salariale la propunerea comisiei de disciplină.X

1.9 Verificarea existenţei concordanţei atribuţiilor din fişele posturilor cu cerinţele privind experienţa şi pregătirea profesională

- -

1.10 Verificarea operării în carnetele de muncă a diminuării drepturilor salariale X

- Liste de control -Centralizatorprivinddiminuareadrepurilorsalariale

1.11 Diminuarea drepturilor salariale a fost realizată efectiv prin reţinerea sumelor

X

1.12 Analiza modalităţii de arhivare a documentelor - -

Data: Auditor intern,

19.05.2012 Salavastru Cristina




LISTA DE VERIFICARE NR 7Obiectivul II. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului

Nr.crt. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.1 Salarizarea muncii peste programul normal de lucru1.1 Examinarea procedurii privind salarizarea muncii peste programul

normal de lucru:1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor aferente fundamentării şi evidenţierii muncii prestate peste programul normal de lucru:a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -

b) stabilirea modalităţii de evidenţiere a muncii peste programul normal de lucru;

- -

c) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului;

- -

d) precizarea modalităţii recuperării în bani sau timp echivalent a muncii efectuate peste programul normal de lucru;

- -

e) cuprinderea modalităţii de calcul a drepturilor salariale realizate peste program;

- -

f) cuprinderea modalităţii de calcul a timpului ce va fi recuperat; - -

g) oferirea unor exemple în acest sens. - -h) existenţa componentei de actualizare a procedurii. - -


- -

1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -

1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind fundamentarea şievidenţierea timpului prestat peste programul normal de lucru, în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente fiecărei faze;

- -




- -

1.1.6. Modalitatea arhivării. - -1.2 Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor - -

1.3 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în fundamentarea şi evidenţierea timpului prestat peste programul normal de lucru

- -

1.4 Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:

a) consideră procedura corespunzătoare? - -b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -

1.5 Aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru X Test nr. 7 1.6 Existenţa Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor

prestate peste programul normal de lucru prin care angajatorul ţine evidenţa acestuia pentru fiecare salariat

XLista de control

1.7 Verificarea completării sistematice a Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru X

Lista de control

1.8 Analiza stabilirii compensării muncii efectuate peste programul normal de lucru, respectiv: X

Test nr. 7

a) compensarea prin timp liber echivalent a muncii suplimentare în următoarele 30 de zile după efectuarea acesteia Xb) compensarea orelor de muncă suplimentară prin adăugarea unui spor la salariu când compensarea cu timp liber echivalent nu este posibilă

XLista de control

c) acordarea unui spor pentru munca suplimentară, care să nu fie mai mic de 75% din salariul de bază X

1.9 Depăşirea duratei maxime legale a timpului de muncă, de 48 de ore pe săptămână, inclusiv orele suplimentare

- -




Data: Auditor intern,

19.05.2011 Salavastru Cristina


TEST NR 7Misiunea de audit:Activitatea Departamentului Resurse UmanePerioada auditata: 01.01.2011-31.12.2011OBIECTUL TESTULUIStabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului OBIECTIVELE TESTULUISalarizarea muncii peste programul normal de lucruDESCRIEREA TESTULUIEşantionul a fost constituit în mod aleator din patru direcţii ale entităţii publice, respectiv a Direcţiei Patrimoniu Administrativ (DPA), Direcţia Generală Buget Financiar Contabilitate (DGBFC), Direcţia Resurse Umane (DRU), Direcţia Generală de Integrare Europeană (DGIE), din totalul celor 10 direcţii existente, reprezentând în cifre relative, o pondere de 40,0 %.La fiecare direcţie a fost testat sistemul privind evidenţa muncii prestate peste programul normal de lucru prin utilizarea tehnicilor şi instrumentelor de control stabilite în Lista de verificare nr. 7, poz. 1.5.-1.8, pentru lunile aprilie şi decembrie 2004:- aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru;- existenţa Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru prin care angajatorul ţine evidenţa acestuia pentru fiecare salariat;- completarea sistematică a Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru pentru fiecare salariat;- compensarea orelor de muncă suplimentară prin timp liber echivalent în următoarele 30 de zile;- compensarea orelor de muncă suplimentară prin adăugarea unui spor la salariu când compensarea cu timp liber echivalent nu este posibilă;- acordarea unui spor pentru munca suplimentară, care să nu fie mai mic de 75% din salariul de bază.Rezultatele testării sunt prezentate în Lista de control privind evidenţa salarizării muncii peste programul normal de lucru la structurile din cadrul entităţii anexată.CONSTATARIPe baza testului efectuat s-au constatat următoarele:



- efectuarea orelor suplimentare nu a fost aprobată în scris de şeful ierarhic superior;- nu este organizată evidenţa orelor de muncă prestate suplimentar de către personal prin înfiinţarea şi completarea Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru;- orele suplimentare efectuate au fost plătite prin adăugarea unui spor la salariu neurmărindu- se posibilitatea compensării în timp echivalent în următoarele 30 de zile;CONCLUZIIîn baza acestui test s-a întocmit FIAP nr. 7.

Data: 19.05.2012 Auditor intern, Supervizor, Uta Eduard Florea Magdalena


FOAIE DE LUCRU NR 7

La nivelul entităţii auditate există un număr de 465 dosare profesionale, din care vom constitui un eşantion de 3%, respectiv 15 dosare, procedând astfel:-stabilim pasul de selecţie astfel 465:14 = 33;-constituim din populatia statistica 465 dosare,esantionul resprezentand un numar de 15 dosare prin aplicarea pasului stabilit la dosarul cu numarul 1,rezultand o serie a dosarelor cu numerele 1,34....463.-esantionul astfel constituit va fi verificat integral;-in urma verificarii efectuate se va intocmi un test.






LISTA DE CONTROLprivind evidenţa salarizării muncii peste programul normal de lucru la structurile din cadrul entităţiiElementetestateDirecţiile9testate

Aprobarea efectuării muncii peste programul normal de lucru

Existenţa Registrului special de evidenţă a timpului lucrat.peste programul normal de lucru

Completarea sistematică a Registrului special de evidenţă a timpului lucrat peste programul normal de lucru pentru fiecare salariat

Compensarea orelor de muncă suplimentară prin timp liber echivalent în următoarele 30 de zile

Compensarea orelor de muncă suplimentară prin adăugarea unui spor la salariu când compensarea cu timp liber echivalent nu este posibilă

Acordare a unui spor pentru munca suplimentară, care să nu fie mai mic de 75% din salariul de bază

Martie 2011:

- DPA FIAP FIAP FIAP X FIAP X- DGBFC FIAP FIAP FIAP X FIAP X- DRU X FIAP FIAP X X X

- DGIE FIAP FIAP FIAP X FIAP XMai 2011:

- DPA FIAP FIAP FIAP X FIAP X

- DGBFC FIAP FIAP FIAP X FIAP X- DRU X FIAP FIAP X X X

- DGIE FIAP FIAP FIAP X FIAP X

Data 20.05.2012 Auditor intern,Uta Eduard



LISTA DE VERIFICARE NR 8OBIECTIVUL III.SITUATIA PREZENTEI,INVOIRILOR,RECUPERARILOR SI CONCEDIILOR

Nr.crt.


1 Modul de evidenţiere a prezenţei, învoirilor şi concediilor

1.1 Examinarea procedurii privind evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor:1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor aferente fundamentării şi evidenţierii prezenţei, învoirilor şi concediilor de odihnă, medicale şi de studii:a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -

b) precizarea modalităţii de evidenţiere a prezenţei, învoirilor şi concediilor;

- -


- -

d) precizarea modalităţii de planificare a concediilor de odihnă; - -

e) precizarea modalităţii de recuperare a învoirilor; - -f) cuprinderea modalităţii de calcul a drepturilor salariale în situaţia învoirilor şi a concediilor de odihnă, medicale şi de studii;

- -

g) cuprinderea modalităţii de calcul a timpului ce urmează a fi recuperat sau diminuarea corespunzătoare a drepturilor salariale;

- -

h) oferirea unor exemple în acest sens; - -

i) existenţa componentei de actualizare a procedurii. - -


- -

1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind planificarea şi evidenţierea învoirilor şi a concediilor de odihnă, medicale şi de studii, în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente fiecărei faze;

- -


- -


1.1.6. Modalitatea arhivării. - -

1.2 Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor - -

1.3 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în fundamentarea şi evidenţierea învoirilor şi a concediilor de odihnă, medicale şi de studii

- -

1.4 Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:a) consideră procedura corespunzătoare?b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice?

Nr.crt.

ACTIVITATEA DE AUDIT DANU

OBS.

c) există propuneri de perfecţionare a procedurii?1.5 Verificarea modului de evidenţiere a prezenţei: X Test nr. 8

a) utilizarea formularelor tipizate XLista de control b) respectarea principiului dublei semnături X

c) datele preluate în statul de plată corespund cu cele din foile colective de prezenţă

X X

1.6 Verificarea modului de evidenţiere a învoirilor:

a) sistemul de evidenţă a învoirilor - -

b) modul de compensare a învoirilor - -

c) diminuarea corespunzătoare a salariilor - -

d) aprobarea învoirilor - -

1.7 Verificarea modului de evidenţiere a concediilor de odihnă: X Test nr. 8

a) planificarea anuală a concediilor de odihnă X

Lista de control

b) concordanţa efectuării concediilor cu planificarea anuală X

c) existenţa justificării pentru cererile de concediu care nu concordă cu X1.8 Verificarea modului de evidenţiere a concediilor medicale X Test nr. 8

a) conformitatea certificatelor medicale X

Lista de control

b) corespondenţa perioadelor din certificate cu cele din foile colective de prezenţă

X

c) datele preluate în statul de plată corespund cu cele din certificatele medicale

X



1.9 Verificarea modului de evidenţiere a concediilor de studii

a) existenţa actului adiţional la contractul de muncă - -

b) respectarea prevederilor contractelor individuale de muncă - -1.10 Compararea atribuţiilor prevăzute în fişa postului cu cerinţele

funcţiei- -


Data, Auditor intern,20.05.2012 Uta Eduard




TEST NR 8

Misiunea de audit:Activitatea Departamentului de Resurse Umane Perioada auditata:01.01.2011-31.12.2011

OBIECTUL TESTULUI Sistemul de evidenţă a prezenţei, învoirilor recuperarilor si concediilor .

OBIECTIVELE TESTULUIVerificarea sistemului foilor colective de prezenţă.Verificarea planificării şi efectuării concediilor de odihnă Verificarea evidenţei concediilor medicale

DESCRIEREA TESTULUIEşantionul a fost constituit în mod aleator prin selectarea a patru direcţii ale entităţii publice, respectiv a Direcţiei Patrimoniu Administrativ (DPA), Direcţia Achiziţii (DA), Direcţia Resurse Umane (DRU), Direcţia Generală de Integrare Europeană (DGIE), din totalul celor 10 direcţii existente, reprezentând în cifre relative, o pondere de 40,0 %.La fiecare direcţie s-a analizat sistemul privind evidenţa muncii prestate peste programul normal de lucru pe baza tehnicilor şi instrumentelor de control stabilite în Lista de verificare nr. 8, poz. 1.5., 1.7 şi 1.8., pentru lunile februarie şi august 2004.Testul pentru evaluarea sistemului de evidenţă a prezenţei, concediilor de odihnă şi concediilor medicale, comportă următoarele verificări:• evidenţierea prezenţei, pentru lunile februarie şi august 2004:- utilizarea formularelor tipizate;- respectarea principiului dublei semnături;- datele preluate în statul de plată corespund cu cele înscrise în foile colective de prezenţă.• evidenţierea concediilor de odihnă, pentru lunile februarie şi august 2004:- existenţa planificării anuale a concediilor de odihnă pe anul 2004;- concordanţa efectuării concediilor cu planificarea anuală;



- existenţa justificării neconcordanţei.• evidenţierea concediilor medicale efectuate, pentru lunile februarie şi august 2004:- conformitatea certificatelor medicale;- perioadele din certificate corespund cu cele din foile colective de prezenţă;- datele preluate în statul de plată corespund cu cele din certificatele medicale.

CONSTATARIÎn urma verificărilor efectuate şi analizei Listei de control privind evidenţa prezenţei, concediilor de odihnă şi concediilor medicale, prezentate în anexă, s-a constatat:- neutilizarea unui sistem de evidenţiere a prezenţei personalului unitar la DPA, DA, DRU şi DGIE, respectiv folosirea unor formulare neadecvate şi diferite de la o direcţie la alta, care nu conţin rubricile prevăzute de cadrul normativ;- inexistenţa justificării nerespectării planificării concediilor de odihnă la DA şi la DGIE. CONCLUZIIÎn baza acestui test s-a întocmit FIAP nr. 8.

Data:21.05.2012 Auditor intern Supervizor Uta Eduard




LISTA DE CONTROLPRIVIND EVIDENTA PREZENTEI,CONCEDIILOR DE ODIHNA SI CONCEDIILOR MEDICALE LA DPA,DA,DRU SI DGIE

ElementetestateStructuritestate

EVIDENŢIEREA PREZENTEI9

CONCEDII DE ODIHNĂ CONCEDII MEDICALE

Utilizareaformularelortipizate

Respectareaprincipiuluidubleisemnături

Datele preluate în statul de plată corespund cu cele din foile colective de prezenţă

Existenţaplanificariianuale

Concordanţaefectuăriiconcediilorcuplanificareaanuală

Existenţajustificăriineconcordanţei

Conformitateacertificatelormedicale

Perioadele din certificate corespund cu cele din foile colective de prezenţă

Datele preluate în statul de platăcorespund cu cele din certificatele medicaleFebruarie 2011:

- DPA FIAP X X X X X X X X- DA FIAP X X X X - X X X- DRU X X X X X X X X X

- DGIE FIAP X X X X - X X XAugust 2011:

- DPA FIAP X X X X X X X X

- DA FIAP X X X X - X X X- DRU X X X X X X X X X- DGIE FIAP X X X X - X X X

Data:21.05.2012 Auditor intern, Uta Eduard



LISTA DE VERIFICARE NR 9OBIECTIVUL IV.EVOLUTIA CARIEREI PERSONALULUI

Nr. crt. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.1. Evoluţia carierei personalului

1.1 Examinarea procedurii privind evaluarea şi promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii a personalului:

1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prinprocedură a activităţilor aferente evaluării şi promovării în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii a personalului:

a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -

b) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului;

- -

c) precizarea modalităţii de evaluare şi promavare în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii a personalului;

- -

d) oferirea unor exemple în acest sens - -

e) existenţa componentei de actualizare a procedurii. - -


- -

1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind evaluarea şi promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii a personalului, în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi soluţionare a contestaţiilor, precum şi ale termenelor aferente fiecărei faze;

- -


- -

1.1.6. Modalitatea arhivării. - -1.2 Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor - -


1.3 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în evaluarea şi promovarea în cadrul funcţiei pe categorii, clase şi gradaţii a personalului

- -

1.4 Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:a) consideră procedura corespunzătoare? - -b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării - -

Nr. crt. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.practice?c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -

1.5 Analiza respectării criteriilor de promovare în cadrul a) evaluarea anuală a funcţionarilor din ultimii 2 ani; - -b) lipsa sancţiunilor pe ultimii 2 ani; - -c) vechimea pe funcţie; - -d) alte criterii stabilite de conducerea entităţii publice - -

1.6 Punerea de acord a planurilor de pregătire profesională cu X Test nr. 91.7 Verificarea concordanţei obiectivelor entităţii cu atribuţiile X Test nr. 9

a) existenţa fişelor de evaluare a personalului; X Lista de controlb) completarea fişelor de evaluare a personalului; - -c) semnarea fişelor de evaluare, atât de evaluatori, cât şi - -d) corespondenţa criteriilor de evaluare din fişa de - -e) existenţa fişelor postului la dosarul profesional - -f) completarea fişelor postului; - -g) semnarea fişelor postului de salariaţi şi conducere; X Lista de controlh) corespondenţa sarcinilor din fişa postului cu sarcinile Xi) actualizarea periodică a fişelor postului. X





TEST NR 9

Misiunea de audit:Activitatea Departamentului de Resurse UmanePerioada auditata: 01.01.2012-31.12.2011

OBIECTUL TESTULUIEvolutia carierei personalului

OBIECTIVELE TESTULUIEvaluarea concordantei dintre obiectivele entitatii ssi structura fiselor de post ale personalului.

DESCRIEREA TESTULUIEşantionul pentru verificarea concordanţei obiectivelor entităţii cu activităţile cuprinse în fişele posturilor, din dosarele profesionale, va fi de 3% din numărul total al dosarelor, rezultând 14 fişe ale posturilor care vor constitui elementele eşantionului supus testării, conform foii de lucru, prezentate în anexă.Testarea fişelor de post selectate, în număr de 14, se va realiza pe baza elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 9, poz. 1.6. în totalitate şi 1.7. selectiv, urmărindu-se:-Punerea de acord a planurilor de pregătire profesională cu obiectivele entităţii;-Verificarea concordanţei obiectivelor entităţii cu atribuţiile prevăzute în fişele posturilor:- existenţa fişelor de evaluare a personalului;- semnarea fişelor postului de salariaţi şi conducere;- corespondenţa sarcinilor din fişa postului cu sarcinile stabilite prin ROF în competenţa structurii din care face parte salariatul;- actualizarea periodică a fişelor postului.Pentru efectuarea testării s-a elaborat Lista de control nr. 9 privind concordanţa-obiectivelor entităţii cu atribuţiile prevăzute în fişele posturilor, prezentată în anexă.CONSTATARIDin testare nu au rezultat diferenţe între obiectivele entităţii, stabilite prin ROF, şi atribuţiile personalului cuprinse în fişele posturilor.CONCLUZIIÎn acest caz nu se va elabora FIAP NR 9.

Data: 21.05.2012 Auditor intern, Supervizor,Uta Eduard Florea Magdalena




FOAIA DE LUCRUOBIECTIVUL IV.EVOLUTIA CARIEREI PERSONALULUI

Pentru constituirea eşantionului de 3% în vederea testării dosarelor profesionale din cadrul entităţii procedurii astfel:• populaţia 90 dosare profesionale;• eşantionul de 5% =dosare• stabilim pasul de selecţie, astfel: 90:5 = 18• eşantionul va cuprinde următoarele 5 dosareprofesionale selectate din populaţia totală:18, 36, 54, 72,90.• eşantionul constituit va fi verificat integral;• în urma verificării efectuate se va întocmi un test.

Auditor, In prezenta,Salavastru Cristina Ghigheci Claudia






LISTA DE CONTROL

PRIVIND CONCORDANTA DINTRE OBIECTIVELE EBTITATII SI STRUCTURA FISELOR DE POST

Elementele testate

Elementeleeşantionului

Punerea de acord a planurilor de pregătire profesională cu obiectivele entităţii9

Existenţa fişelor de evaluare a personalului

Semnarea fişelor postului de salariaţi şi conducere

Corespondenţa sarcinilor din fişa postului cu sarcinile stabilite prin ROF în competenţa structurii din care face parte salariatul

Actualizarea periodică a fişelor postului

01 - 18 X X X X X

02 - 36 X X X X X

03 - 54 X X X X X

04 - 72 X X X X X

05 - 90 X X X X X

Data:21.05.2012 Auditor Intern, Salavastru Cristina



LISTA DE VERIFICARE NR 10OBIECTIVUL IV.PREGATIREA PROFESIONALA CONTINUA A PERSONALULUI

Nr.crt.


1 Pregătirea profesională continuă a personalului

1.1 Examinarea procedurii privind pregătirea profesională a personalului:

1.1.7. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţilor aferente pregătirii profesionale a personalului:f) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -g) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului;

- -

h) precizarea modalităţii de pregătire profesională continuă a personalului;

- -

i) oferirea unor exemple în acest sens; - -j) existenţa componentei de actualizare a procedurii. - -1.1.8. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului;

- -

1.1.9. Respectarea principiului dublei semnături; - -1.1.10. Atribuirea responsabilităţilor privind pregătirea profesională a personalului în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi soluţionare a contestaţiilor, precum şi ale termenelor aferente fiecărei faze;

- -


- -

1.1.12. Modalitatea arhivării documentelor. - -1.2 Evaluarea atribuţiilor din fişele posturilor X - Interviu1.3 Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu

responsabilităţi în pregătirea profesională- -

1.4 Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:d) consideră procedura corespunzătoare? - -e) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -

f) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -1.5 Verificarea fundamentării planurilor de pregătire profesională X - Interviu1.6 Verificarea coroborării planurilor de pregătire profesională cu

obiectivele entităţii- -

1.7 Analiza adaptării planurilor individuale la cerinţele de pregătire ale fiecărui salariat

- -

1.8 Analiza sistemului indicatorilor de performanţă - -


Nr.crt.


1.9 Verificarea atribuţiilor din fişa postului cu cerinţele funcţiei de elaborare a sistemului indicatorilor de performanţă

- -





LISTA DE VERIFICARE NR 11OBIECTIVUL VI.UTILIZAREA CORECTA A PROGRAMELOR DE SALARIZARE

Nr.crt.

Activitate de audit DA NU Obs.

1. Gestionarea dosarelor profesionale

1.1. Examinarea procedurii privind gestionarea dosarelor profesionale:

1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură aactivităţilor privind gestionarea dosarelor profesionale:a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -

b) precizarea modalităţii de gestionare a dosarelor profesionale; - -


- -

d) precizarea documentelor obligatorii cuprinse în dosarele profesionale;

- -

e) precizarea persoanelor care au drept de acces pentru consultarea dosarelor profesionale;

- -

f) precizarea elementelor ce asigură securitatea dosarelor profesionale;

- -

g) oferirea unor exemple în acest sens; - -h) existenţa componentei de actualizare a procedurii. - -

1.1.2. Înglobarea activităţilor de control intern în punctele cheie ale procesului;

- -

1.1.3. Respectarea principiului dublei semnături; - -1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor privind gestionarea dosarelor profesionale;

- -


- -

1.1.6. Modalitatea arhivării documentelor. - -1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor - -1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu - -



responsabilităţi în gestionarea dosarelor profesionale1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:

a) consideră procedura corespunzătoare? - -b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -

Nr.crt.


1.5. Analiza listei persoanelor nominalizate care au acces la dosarele profesionale

- -

1.6. Verificarea conţinutului dosarelor profesionale X Test nr. 11

a) nume şi prenume X

- Listă decontrolprivind modul de evidenţă al dosarelor profesionale

b) data şi locul naşterii X

c) starea civilă X

d) numele copiilor şi data naşterii X

e) siuaţia miliară X

f) pregătirea profesională X

g) cazierul judiciar X

h) cazierul administrativ X

i) funcţia, categoria, clasa, gradaţia X

j) copii de pe carnetul de muncă X

k) declaraţia pe proprie răspundere a titularului dosarului că nu a desfăşurat activităţi de poliţie politică

X

l) declaraţia de avere actualizată în condiţiile legii. X

m) cereri de concedii de odihnă pe ultimii 3 ani X

n) copia de pe cartea de identitate sau buletin X

o) Decizia de numire X

p) fişa postului X

1.7. Analiza modalităţii de arhivare - -



Data: 21.05.2012 Auditor intern, Voicila Bianca


TEST NR 11

Misiunea de audit:Activitatea Departamentului Resurse UmanePerioada auditata: 01.01.2011-31.12.2011

OBIECTUL TESTULUIModul de gestionare a dosarelor profesionale ale functionarilor publici

OBIECTIVELE TESTULUIConstituirea dosarelor profesionale

DESCRIEREA TESTULUIEşantionul pentru realizarea testării modului de gestionare a dosarelor de personal a fost stabilit pe baza unui procent de 10%, din totalul populaţiei de 465 de dosare, respectiv 47 de dosare profesionale, conform foii de lucru anexate.Efectuarea testării a urmărit dacă dosarele profesionale conţin datele şi documentele obligatorii stabilite prin Lista de verificare nr. 11, poz. 1.6, lit. a-p, şi anume:- nume şi prenume- data şi locul naşterii- starea civilă- numele copiilor şi data naşterii- situaţia militară- pregătirea profesională- cazierul judiciar- cazierul administrativ- funcţia, categoria, clasa, gradaţia- copii de pe carnetul de muncă- declaraţia pe proprie răspundere a titularului dosarului că nu a desfăşurat activităţi de poliţie politică- declaraţia de avere actualizată în condiţiile legii.- cereri de concedii de odihnă pe ultimii 3 ani- copia de pe cartea de identitate sau buletin- decizia de numire- fişa postului



Testarea elementelor conţinute în dosarele profesionale s-a concretizat în elaborarea Listei de control privind modul de evidenţă al dosarelor profesionale, prezentată în anexă.

CONSTATARIIn general, din analiza modului de întocmire, actualizare, rectificare, păstrare şi evidenţa dosarelor profesionale ale funcţionarilor publici şi a Registrului de evidenţă a funcţionarilor publici s-a constatat că acestea corespund scopului de a asigura gestionarea unitară şi eficientă a resurselor umane, precum şi necesităţilor de urmărire a carierei funcţionarilor publici.In urma verificării eşantionului stabilit, aşa cum rezultă din Lista de control privind modul de evidenţă al dosarelor profesionale, s-a constatat că la unele dosare lipsesc următoarele documente:• Cazierul judiciar pentru elementele eşantionate 61, 151, 211, 261, 321 şi 431;• Copii de pe carnetele de muncă pentru elementele eşantionate 11, 141, 291 şi 321;• Declaraţii de avere pentru elementele eşantionate 121, 151 şi 241. CONCLUZIIIn baza acestui test s-a întocmit FIAP nr. 11.







LISTA DE CONTROLPRIVIND MODUL DE EVIDENTA A DOSARELOR PROFESIONALE

ESANTION

ELEMENTE TESTATE

17 27 37 47 57 67 77 87 97 107 117 127 137 147 157 167

Nume si prenume X X X X X X X X X X X X X X X XData si locul nasterii X X X X X X X X X X X X X X X XStare civila X X X X X X X X X X X X X X X XSituatia militara X X X X X X X X X X X X X X X XPregatire profesionala

X X X X X X X X X X X X X X X X

Cazier judiciar X X X X X X FIAP X X X X X X X X FIAPCazier administrativ X X X X X X X X X X X X X X X XDeclaratii de politie politica


Declaratii de avere X X X X X X X X X X X X FIAP X FIAP XCereri concediu odihna pe ultimii 3 ani


Copii carte de identitate


Decizia de numire X X X X X X X X X X X X X X X XFisa postului X X X X X X X X X X X X X X X X



LISTA DE VERIFICARE NR 12OBIECTIVUL VIII.FUNCTIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATOC UTILIZAT PENTRU

GESTIUNEA RESURSELOR UMANENr.crt.


1. Evaluarea sistemului informatic

1.1. Examinarea manualului de utilizare a sistemului informatic: X Interviu1.1.1. Analiza instrucţiunilor de utilizare a sistemului informatic în activitatea de gestiunea a resurselor umane:

X

a) existenţa manualului de instrucţiuni; X

b) completitudinea manualului de instrucţiuni; X

c) aprobarea manualului de instrucţiuni de către persoanele competente;

X

d) modalitatea de actualizare a instrucţiunilor de utilizare a sistemului informatic;

X FIAP nr. 13

e) oferirea unor exemple în acest sens. X

1.1.2. Cuprinderea unor operaţii de control în punctele cheie ale sistemului informatic

_ -

1.1.3. Realizarea rapoartelor şi documentelor utile sistemului de gestiune a resurselor umane

- -

1.1.4. Atribuirea responsabilităţilor persoanelor care au drept de operare şi consultare în sistemul informatic

- -

1.1.5. Perfecţionarea continuă a personalului cu atribuţii în domeniu - -

1.1.6. Informarea sistematică a personalului cu atribuţii în domeniu asupra modificărilor sistemului informatic de gestiune a resurselor umane

- -

1.1.7. Gradul de prelucrare a informaţiilor - -

1.1.8. Modalitatea stocării informaţiilor - -

1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu fişele posturilor - -

1.3. Examinarea cunoaşterii instrucţiunilor prevăzute în manual de către persoanele cu responsabilităţi în utilizarea sistemului informatic de gestiune a resurselor umane

- -

1.4. Examinarea adaptării sistemului informatic la necesităţile utilizatorilor privind:

X Interviu

Nr.crt.




a) există un număr suficient de manuale? X FIAP nr. 13

b)consideră instrucţiunile ca fiind corespunzătoare? X

c) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? X

d)există propuneri de perfecţionare a instrucţiunii? X

e) permite preluarea şi prelucrarea automată a datelor introduse? X

1.5. Analiza programului de pregătire profesională pentru personalul de specialitate

- -

1.6. Sistemul informatic utilizat permite mai multe nivele de acces funcţie de nivelul de control exercitat asupra datelor?

- -

1.7. Verificarea în cadrul sistemului informatic a: X Test nr. 13- existenţei unui subsistem de control asupra corectitudinii datelor introduse;

X

- existenţei unui responsabil pentru administrarea subsistemului de control.

X

1.8. Analiza gradului de adaptare a sistemului informatic la necesităţile utilizatorilor privind stocarea datelor pe suporturi amovibile (dischete, compact discuri, DVD-uri ş.a.)

- -



TEST NR. 12



Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004

Obiectul testului:Evaluarea sistemului informatic de gestiune a resurselor umane.

Obiectivele testuluiAnaliza funcţionalităţii sistemului informatic de gestiune a resurselor umane şi a subsistemuluide asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte.

Descrierea testuluiAuditorii au testat funcţionalitatea sistemului informatic prin înregistrarea în aplicaţia degestiune a resurselor umane a unor date nereale pentru un eşantion constituit din trei salariaţi.Testul s-a efectuat astfel:- pentru doi salariaţi s-au introdus date eronate privind marca şi numele şi prenumelesalariatului;- pentru al treilea salariat s-au introdus date reale, fără a le anula pe cele existente în sistem,practic dublându-se înregistrarea anterioară cu datele salariatului.Scopul testării a fost acela de a vedea modul cum reacţionează sistemul la numere de marcăeronate sau duble.Rezultatele obţinute trebuie să demonstreze existenţa unui sistem de control privindcorectitudinea datelor operate prin generarea unor rapoarte de control.

ConstatăriDin analiza înregistrărilor cu date nereale în sistemul informatic s-a constatat că acesta nu areprevăzut un subsistem de control asupra corectitudinii datelor operate, fapt demonstrat de lipsa dereacţie a acestuia la introducerea datelor.

ConcluziiPentru constatările de mai sus s-a elaborat FIAP-ul nr. 12.

Data: 08.04.2005 Auditor intern, Supervizor, Uṭă Eduard Florea Maria Magdalena

INTERVIUprivind existența unui număr suficient de manuale de instrucțiuni, actualizarea acestora (1.1) și gradul

de adaptabilitate al sistemului informatic la nevoile utilizatorilor (1.4.)adresat

salariaţilor cu operarea şi controlul operaţiilor de gestiune din cadrul DRU



Direcṭia Generală de Asistenṭă Socială ṣi Protecṭia CopiluluiDepartamentul Audit Public InternMisiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditată: 01.01.2004 - 31.12.2004Nr.crt.

ÎNTREBĂRI DA NU OBSERVAŢII9

1. Există un manual de instrucţiuni de utilizare a sistemului informatic? X Lista de verificare nr. 12 poz. 1.1.

2. Manualul de utilizare este aprobat de conducere? X

3. Dacă da, vă rugăm să ni-l prezentaţi. X Manualul de utilizare

4. Activitatea întreprinsă în cadrul Direcției dumneavoastră se desfășoară pe baza instrucțiunilor din manual?

X

5. Examinarea adaptării sistemului informatic la necesitățile utilizatorilor X Lista de verificare nr. 12, poz. 1.4. Parțial

6. Aplicația pe care o utilizați permite preluarea și prelucrarea automată a datelor introduse?

X Parțial

7. Există manual pentru fiecare utilizator? X FIAP

8. Manualul de instrucţiuni este actualizat periodic? X FIAP

9. Când a fost actualizat manualul ultima dată? X sept. 2001

10. Aveți propuneri de perfecționare a instrucțiunilor? X11. Mai aveți ceva de adăugat referitor la cele de mai sus? XAuditor Uṭă Eduard Intervievat Bajan Iuliana


FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 13Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umanePerioada auditată: 01.01.2004 - 31.12.2004PROBLEMANeadaptarea sistemului informatic la cerințele utilizatorilorCONSTATAREA



Existența unui număr redus de manuale de utilizare a sistemului informatic și acestea nu sunt actualizate;Sistemul informatic nu conține un subsistem de control pentru asigurarea prelucrării tranzacțiilor corecte și autorizate și generarea de situații de control ale acestora asupra corectitudinii datelor operate.CAUZEAdministratorul sistemului informatic nu a furnizat tuturor utilizatorilor manualul care să prevadă instrucțiunile de acces, achiziție, stocare, prelucrare, transmisie, răspândire și utilizare a datelor, prevăzute de buna practică în domeniu;Lipsa pregătirii de specialitate a persoanelor care utilizează sistemul informatic.CONSECINŢE

Posibilitatea utilizării necorespunzătoare a aplicației informatice datorită manualelor insuficiente și neactualizate;Posibilitatea înregistrării în baza de date a unor informații nereale privitoare la salariați (încadrare, cuantum, deduceri etc.).RECOMANDĂRIStabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instrucțiuni;Actualizarea manualului de instrucțiuni de acces, achiziție, stocare, prelucrare, transmisie, răspândire și utilizare a datelor;Asigurarea unui număr corespunzător de manuale pentru toți utilizatorii;Stabilirea în responsabilitatea administratorului de sistem a inserării unui subsistem de control pentru asigurarea prelucrării doar a tranzacțiilor corecte și autorizate;Asigurarea unui sistem de pregătire și evaluare sistematică a personalului responsabil în utilizarea sistemului informatic.

Auditor intern, Supervizor, Uta Eduard Florea Magdalena


LISTA DE VERIFICARE NR. 13Obiectivul VIII. FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU

GESTIUNEA RESURSELOR UMANENr.crt.

ACTIVITATE AUDITABILĂ DA NU OBS.

1. Siguranţa în exploatare a sistemului informatic(Obiecte auditabile 60-61 - LC)

Obiecte auditabile 38-39 (TD)



1.1. Examinarea manualului de utilizare a sistemului informatic:

1.1.1. Analiza instrucțiunilor privind utilizarea echipamentelor și instalațiilor pentru realizarea exploatării în siguranță a sistemului informatic:

X Interviu

f) precizarea instrucțiunilor privind utilizarea echipamentelor și instalațiilor auxiliare sistemului informatic;

X

g) completitudinea instrucțiunilor; Xh) aprobarea instrucțiunilor de către persoanele competente; Xi) precizarea modalității de actualizare a instrucțiunilor de utilizare a echipamentelor și instalațiilor;

X

j) oferirea unor exemple în acest sens. X1.1.9. Cuprinderea unui program de întreținere ale echipamentelor și instalațiilor auxiliare;

- -

1.1.10. Atribuirea responsabilităților persoanelor care realizează service-ul echipamentelor și instalațiilor auxiliare

- -

1.1.11. Perfecționarea continuă a personalului cu atribuții în asigurarea service-ului echipamentelor și instalațiilor auxiliare

- -

1.1.12. Informarea sistematică a personalului cu atribuții în operarea în sistemul informatic asupra utilizării echipamentelor și instalațiilor auxiliare

- -

1.2. Coroborarea atribuțiilor din fișa postului cu competențele pe care trebuie să le dețină personalul care realizează utilizarea în siguranță a sistemului informatic

- -

1.3. Examinarea cunoașterii procedurilor de către persoanele cu responsabilități în realizarea siguranței în exploatare a sistemului informatic de gestiune a resurselor umane

- -

1.4. Aprecierea calității procedurii de către responsabilii acestora:a) consideră procedura corespunzătoare? - -b) constată disfuncționalități în timpul aplicării practice? - -

Nr.crt.


c) există propuneri de perfecționare a procedurii? - -1.5. Analizarea programelor de pregătire profesională continuă a personalului de

specialitate- -

1.6. Observarea fizică a dotării sistemului cu echipamente periferice care să le asigure stabilitatea în funcționare:

X rL

Test nr. 14 Interviu



- back UPS; X rL- stabilizatoare de tensiune ș.a. X rL1.7. Verificarea dotării sistemul cu aplicații informatice pentru asigurarea

stabilității în funcționare- -

1.8. Chestionarea utilizatorilor privind instruirea permanentă în privința noilor modificări introduse în sistem și asupra extinderii posibilităților de utilizare a sistemului?

- -

Data: 01.04.2005

Auditor intern,Băcioiu Carmen


TEST NR. 13

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditată: 01.01.2004- 31.12.2004Obiectul testuluiSiguranța în exploatare a sistemului informatic de gestiune a resurselor umane.Obiectivele testuluiAnaliza utilizării corespunzătoare a echipamentelor auxiliare pentru funcționarea sistemului informatic.Descrierea testuluiTestarea s-a realizat prin observarea directă a existenței pe teren, la cele 5 calculatoare din cadrul Direcției Resurse Umane, a echipamentelor auxiliare (back UPS, stabilizatoare de tensiune ș.a) pe baza Listei de verificare nr. 14, poz. 1.6.



De asemenea, testarea s-a realizat și printr-un interviu adresat salariaților Direcției Resurse Umane, prezentat în anexă.ConstatăriDin testare a rezultat o dotare corespunzătoare cu echipamente auxiliare destinate funcționării optime a sistemului informatic.ConcluziiIn baza acestui test s-a intocmit FIAP

Data 08.05.2012 Auditor Intern Supervizor

Băcioiu Carmen Florea Maria Magdalena




INTERVIU

privind existenţa unui număr suficient de manuale de instrucţiuni, actualizarea acestora (1.1) şi gradul de adaptabilitate al sistemului informatic la nevoile utilizatorilor (1.4.)adresat salariaţilor cu operarea şi

controlul operaţiilor de gestiune din cadrul DRUMisiunea de audit: Activitatea Departamenului resurse UmanePerioada auditată: 01.01.2011 - 31.12.2011Nr.crt.


1. Există un manual de instrucţiuni de utilizare a sistemului informatic?

X Lista de verificare nr. 13 poz. 1.1.

2. Manualul de utilizare este aprobat de conducere? X

3. Dacă da, vă rugăm să ni-l prezentaţi. X Manualul de utilizare

4. Activitatea întreprinsă în cadrul Direcţiei dumneavoastră se desfăşoară pe baza instrucţiunilor din manual?

X

5. Examinarea adaptării sistemului informatic la necesităţile utilizatorilor

X Lista de verificare nr. 13, poz. 1.4. Parţial

6. Aplicaţia pe care o utilizaţi permite preluarea şi prelucrarea automată a datelor introduse?

X Parţial

7. Există manual pentru fiecare utilizator? X FIAP

8. Manualul de instrucţiuni este actualizat periodic? X FIAP

9. Când a fost actualizat manualul ultima dată? X sept. 200810. Aveţi propuneri de perfecţionare a instrucţiunilor? X11. Mai aveţi ceva de adăugat referitor la cele de mai sus? X

Auditor, Băcioiu Carmen

Intervievat, Nichita Marius Supervizor, Florea Magdalena

NOTĂ:În baza acestui interviu se va elabora FIAP.



Procedura - P08: Colectarea dovezilor


FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 13

Misiunea de audit: Activitatea Departamenului resurse UmanePerioada auditată: 01.01.2011 - 31.12.2011

PROBLEMA:Neadaptarea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor.

CONSTATAREA:Existenţa si neactualizarea unui număr redus de manuale de utilizare a sistemului informatic;Sistemul informatic nu conţine un subsistem de control pentru asigurarea prelucrării tranzacţiilor corecte şi autorizate şi generarea de situaţii de control ale acestora asupra corectitudinii datelor operate.

CAUZE:Administratorul sistemului informatic nu a furnizat tuturor utilizatorilor manualul care să prevadă instrucţiunile de acces, achiziţie, stocare, prelucrare, transmisie, răspândire şi utilizare a datelor, prevăzute de buna practică în domeniu;Lipsa pregătirii de specialitate a persoanelor care utilizează sistemul informatic.

CONSECINŢE:Posibilitatea utilizării necorespunzătoare a aplicaţiei informatice datorită manualelor insuficiente şi neactualizate;Posibilitatea înregistrării în baza de date a unor informaţii nereale privitoare la salariaţi (încadrare, cuantum, deduceri etc.).

RECOMANDĂRI:Stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instrucţiuni;Actualizarea manualului de instrucţiuni de acces, achiziţie, stocare, prelucrare, transmisie, răspândire şi utilizare a datelor;Asigurarea unui număr corespunzător de manuale pentru toţi utilizatorii;Stabilirea în responsabilitatea administratorului de sistem a inserării unui subsistem de control pentru asigurarea prelucrării doar a tranzacţiilor corecte şi autorizate;Asigurarea unui sistem de pregătire şi evaluare sistematică a personalului responsabil în utilizarea sistemului informatic.

Întocmit, Uţă Eduard

Supervizat, Paşol Ana Gabriela





GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

Nr.crt.


1. Siguranţa în exploatare a sistemului informatic(Obiecte auditabile 60-61 - LC)


1.1. Examinarea manualului de utilizare a sistemului informatic:

1.1.1. Analiza instrucţiunilor privind utilizarea echipamentelor şi instalaţiilor pentru realizarea exploatării în siguranţă a sistemului informatic:

X Interviu

f) precizarea instrucţiunilor privind utilizarea echipamentelor şi instalaţiilor auxiliare sistemului informatic;

X

g) completitudinea instrucţiunilor; Xh) aprobarea instrucţiunilor de către persoanele competente; Xi) precizarea modalităţii de actualizare a instrucţiunilor de utilizare a echipamentelor şi instalaţiilor;

X

j) oferirea unor exemple în acest sens. X1.1.2. Cuprinderea unui program de întreţinere ale echipamentelor şi instalaţiilor auxiliare;

- -

1.1.3. Atribuirea responsabilităţilor persoanelor care realizează service-ul echipamentelor şi instalaţiilor auxiliare

- -

1.1.11. Perfecţionarea continuă a personalului cu atribuţii în asigurarea service-ului echipamentelor şi instalaţiilor auxiliare

- -

1.1.12. Informarea sistematică a personalului cu atribuţii în operarea în sistemul informatic asupra utilizării echipamentelor şi instalaţiilor auxiliare

- -

1.2. Coborarea atribuţiilor din fişa postului cu competenţele pe care trebuie să le deţină personalul care realizează utilizarea în siguranţă a sistemului informatic

- -

1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în realizarea siguranţei în exploatare a sistemului informatic de gestiune a resurselor umane

- -

1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:a) consideră procedura corespunzătoare? - -b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -

1.5. Verificarea dotării sistemul cu aplicaţii informatice pentru asigurarea stabilităţii în funcţionare

- -

Data: 02.03.2012 Auditor intern, Florea Maria Magdalena




INTERVIUprivind examinarea manualului de utilizare (1.1.1.) şi a gradului de dotare cu echipamente auxiliare a

calculatoarelor din cadrul Direcţiei Resurse Umane adresat salariaţilor care utilizează sistemul informaticMisiunea de audit: Activitatea Departamenului resurse Umane

Perioada auditată: 01.01.2011 - 31.12.2011

Nr.crt.


1. Există un manual de utilizare a sistemului informatic? X Lista de verificare nr. 14, poz. 1.1.1.

2. Activitatea întreprinsă în cadrul Direcţiei dumneavoastră se desfăşoară pe baza instrucţiunilor din manual?

X

3. Atribuirea responsabilităţilor şi delegarea competenţelor sunt declarate prin fişa postului?

X

4. Instrucţiunile/procedurile de utilizare a sistemului informatic sunt aprobate?

X

5. Instrucţiunile/procedurile sunt actualizate sistematic? X6. Consideraţi instrucţiunile ca fiind suficiente? X7. Dotarea cu echipament informatic (PC, periferice, echipamente auxiliare,

suporturi amovibile, consumabile) este corespunzătoare?X Lista de

verificare nr. 14, poz. 1.4.

8. Mai aveţi ceva de adăugat referitor la cele de mai sus? X

Auditor intern, Voicilă Bianca Intervievat, Negoita Ion NOTĂ: În baza acestui interviu nu s-a elaborat FIAP.




GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

Nr.crt.


1. Securitatea sistemului informatic(Obiecte auditabile 62-65 - LC)

Obiecte auditabile 4043 (TD)

1.1. Examinarea manualului de proceduri privind asigurarea securităţii sistemului informatic aferent activităţii de gestiune a resurselor umane:

1.1.1. Verificarea sistemului şi a procedurilor pentru asigurarea securităţii bazelor de date:

X TEST nr. 15 Interviu

a) atribuirea responsabilităţilor persoanelor care asigură securitatea sistemului informatic

X

b) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -

c) realizarea sistemului de securitate a bazelor de date care previne accesarea şi modificarea acestora de către persoane neautorizate prin parole;

X -

d) realizarea calendarului de modificare a parolelor de acces; - X

e) existenţa unui responsabil pentru modificarea parolelor; X

f) actualizarea programelor care asigură securitatea sistemului informatic;

- -

g) precizarea modalităţii de actualizare a instrucţiunilor privind realizarea securităţii sistemului informatic de gestiune a resurselor umane;

- -

h) oferirea unor exemple în acest sens; - -

i) conţine componenta de actualizare a procedurii. - -

1.1.2. Introducerea unor programe suplimentare de securitate în punctele cheie ale sistemului informatic

- -

1.1.3. Modalitatea de perfecţionare continuă a personalului cu atribuţii în domeniu

- -

1.1.4. Informarea nominală a utilizatorilor asupra modificărilor aduse sistemului informatic de către personalul cu atribuţii în domeniul realizării securităţii sistemului informatic

X Interviu



Nr.crt.

AACTIVITATE AUDITABILĂ

DA NU OBS.

1.2. Analiza sistemului de parole de acces în sistemul informatic X Test nr. 15

- există un sistem de parole de acces? X- există un responsabil cu verificarea periodică a schimbării sistematice a parolelor de acces?

X

1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în asigurarea securităţii sistemului informatic de gestiune a resurselor umane

- -

1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora: - -

a) consideră procedura corespunzătoare? - -

b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -

1.5. Analiza listelor de control privind prevenirea şi detectarea accesărilor şi modificărilor neautorizate

- -

1.6. Observarea fizică a sistemului de prevenire şi detectare a accesărilor şi modificărilor sau transmiterilor neautorizate ale bazelor de date asigurat prin sistem de parole, programe antivirus, antispyware, firewall ş.a. prin programe de audit informatic pentru înregistrarea intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor autorizaţi sau neautorizaţi

X Interviu

1.7. Examinarea programelor antivirus, antispyware şi firewall X Interviu

1.8. Verificarea actualizării sistematice a programelor antivirus, antispyware şi firewall

- -

1.9. Analiza modalităţii de arhivare a documentelor - -

Data: 11.04.2012 Auditor intern, Băcioiu Carmen




TEST NR. 15

Misiunea de audit: Activitatea Departamenului resurse Umane Perioada auditată: 01.01.2011- 31.12.2011Obiectul testului:Evaluarea securităţii sistemului informatic.

Obiectivele testului:Verificarea sistemului de prevenire şi detectare a accesărilor şi modificărilor sau transmiterilor neautorizate ale bazelor de date.

Descrierea testului:Eşantionul s-a realizat asupra administratorului şi utilizatorilor sistemului informatic din cadrul Direcţiei Resurse Umane, care au în dotare 5 calculatoare.Testarea privind securitatea sistemului informatic a avut la bază elementele stabilite în Lista de verificare nr. 15, poz. 1.1.1.c, d şi e, respectiv:*existenţa unui sistem de parole care să fie modificate periodic;*realizarea calendarului privind parolele de acces;*existenţa unei persoane responsabile cu verificarea periodică a sistemului de parole de acces;Testul s-a materializat prin verificarea pe teren a existenţei sistemului de parole de acces şi a responsabilului cu verificarea schimbării periodice a acestora de către utilizatori.

Constatări:Din verificarea sistemului de parole existent, pentru cele 5 calculatoare utilizate, prin observarea directă pe teren, s-a constatat:*inexistenţa unui sistem de parole de acces;*nedesemnarea unui responsabil cu verificarea schimbării sistemului de parole de acces;inexistenţa unui sistem de informare şi pregătire sistematică al utilizatorilorÎn baza acestui test s-a întocmit FIAP-ul nr. 15.

Data: 14.04.2012 Auditor intern, Sălăvăstru Cristina

Supervizor,Florea Maria Magdalena




INTERVIU privind securitatea sistemului informatic adresat salariaţilor din cadrul DRU

Misiunea de audit: Activitatea Departamenului resurse UmanePerioada auditată: 01.01.2011 - 31.12.2011Nr.crt.


1. Există un responsabil cu securitatea sistemului informatic? X Lista de verificare nr. 15 poz. 1.1.1. a.

2. Aveţi o procedură pentru sistemul de securitate aprobată de conducere? X Lista de verificare nr. 15 poz. 1.1.1. b.

3. Accesul în sistemul de gestiune a resurselor umane se face printr-o parolă de acces?

X Lista de verificare nr. 15 poz. 1.1.1. c.

4. Schimbaţi periodic parola? X FIAP

5. Parola este cunoscută doar de dvs.? X

6. Există o persoană responsabilă cu verificarea schimbării parolelor de acces?

X FIAP

7. Acest responsabil are ca atribuţii informarea nominală a utilizatorilor asupra modificărilor aduse sistemului informatic?

X Lista de verificare nr. 15 poz. 1.1.4.

8. Calculatorul dvs. este prevăzut cu programe antivirus, antispyware, firewall ş.a.?

X Lista de verificare nr. 15 poz. 1.7. şi 1.8.

9. Programele antivirus, antispyware, firewall sunt actualizate sistematic? X

10. Mai aveţi ceva de adăugat referitor la cele de mai sus? X

Auditor, Paşol Ana Gabriela

Intervievat, Ruset Claudia

NOTĂ:În baza acestui interviu se va elabora FIAP.





FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 14Misiunea de audit: : Activitatea Departamenului resurse UmanePerioada auditată: 01.01.2011 - 31.12.2011

PROBLEMA:Neasigurarea securităţii sistemului informatic.

CONSTATAREA:Inexistenţa unui sistem de stabilire de către fiecare utilizator a parolelor şi a unui responsabil cu verificarea schimbării periodice a parolelor de acces.Analiza interviului a scos în evidenţă, de asemenea, faptul că nu există un sistem de securitate a sistemului informatic şi un responsabil al administrării acestui sistem.

CAUZE:Entitatea nu aplică procedura care prevede schimbarea sistematică a parolelor, precum şi verificarea acestora de către o persoană responsabilă;Lipsa pregătirii de specialitate în acest domeniu a persoanelor care utilizează programul informatic de gestiune a resurselor umane.

CONSECINŢE:Posibilitatea utilizării datelor şi informaţiilor din sistem în mod neadecvat de către persoane neautorizate;Vulnerabilitatea ridicată a sistemului în faţa unor intrări nedorite sau unor atacuri informaţionale.

RECOMANDĂRI: - Schimbarea sistematică a parolelor de acces de către utilizatorii sistemului informatic; Desemnarea unei persoane cu atribuţii şi competenţe în verificarea schimbării periodice a parolelor de acces; - Stabilirea atribuţiilor cu verificarea schimbării parolelor în lipsa persoanei desemnate; Pregătirea specialiştilor în asigurarea securităţii sistemului informatic şi informarea sistematică a utilizatorilor.

Întocmit, Băcioiu Carmen Supervizor, Florea Magdalena




LISTA DE VERIFICARE NR. 15OBIECTIVUL IX. ARHIVAREA DOCUMENTELOR

Nr.crt.


1. Arhivarea documentelor(Obiecte auditabile 66-69 - LC)


1.1. Examinarea procedurii privind organizarea activităţii de arhivare a documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane:1.1.1. Verificarea gradului de acoperire prin procedură a activităţii de arhivare:a) aprobarea procedurii de către persoanele competente; - -

b) verificarea existenţei listei activităţilor pentru realizarea obiectivului/subobiectivului;

- -

c) stabilirea modelelor de formulare specifice; - -

d) precizarea modalităţilor de completare a modelelor; - -e) stabilirea termenelor de predare a documentelor la arhivă; - -

f) exemple în acest sens; - -g) cuprinde modalitatea de predare-primire a documentelor la arhivă;

- -

h) conţine componenta de actualizare a procedurii. - -


- -

1.1.3. Respectarea principiul dublei semnături; - -

1.1.4. Stabilirea locaţiei şi ale condiţiilor pe care trebuie să le îndeplinească aceasta;

- -

1.1.5. Stabilirea responsabilităţilor privind arhivareadocumentelor, în fazele de întocmire, avizare, aprobare şi ale termenelor aferente fazelor;

- -

1.1.6. Asigurarea transpunerii prelucrărilor într-un sisteminformatizat, respectiv realizarea codificării modelelor de formulare şi informaţiile activităţilor, algoritmi de prelucrare ş.a.

- -

1.1.7. Modalitatea arhivării documentelor. - -

1.2. Compararea atribuţiilor din procedură cu cele cuprinse în fişele posturilor

- -

1.3. Examinarea cunoaşterii procedurilor de către persoanele cu responsabilităţi în activitatea de arhivare a documentelor

- -

1.4. Aprecierea calităţii procedurii de către responsabilii acestora:

a) consideră procedura corespunzătoare? - - b) constată disfuncţionalităţi în timpul aplicării practice? - -



Nr.crt.


c) există propuneri de perfecţionare a procedurii? - -

1.5. Analiza respectării prevederilor procedurale privitoare la activitatea de arhivare, modelele de formulare (documente, conţinutul acestora, termenele de realizare ş.a.)

X Interviu

a) verificarea numerotării, şnuruirii şi semnării procesului de predare-primire a dosarelor arhivate şi a existenţei opisului

X FIAP nr. 16

b) verificarea existenţei la dosarele arhivate a documentelor trecute în opis

X

Data: 05.05.2012 Auditor intern, Uţă Eduard




INTERVIUprivind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea documentelor adresat domnei Ghigheci

Claudia , director al Departamentului de Resurse Umane

Întrebarea nr. 1: Activitatea de pregătire a dosarelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane, în vederea predării la arhiva instituţiei, este repartizată prin fişa postului unei persoane din cadrul Departamentului de Resurse Umane?Răspuns nr. 1: In cadrul Departamentului de Resurse Umane este prevăzut un post de referent care să desfăşoare şi activitatea de arhivare, dar acest post este vacant. De altfel, din totalul posturilor prevăzute prin organigrama instituţiei la nivelul acestei direcţii numai 70% sunt, în prezent, ocupate.

Întrebarea nr. 2: La nivelul Departamentului de Resurse Umane există proceduri specifice, scrise şi formalizate, privind arhivarea documentelor?Răspuns nr. 2: Nu, dar în urma discuţiilor purtate cu echipa de auditori a fost elaborată Decizia nr. 72/2005 prin care a fost desemnată o persoană responsabilă cu asigurarea pregătirii dosarelor din cadrul DRU în vederea arhivării. Această persoană a primit şi sarcina elaborării procedurilor specifice în vederea arhivării documentelor, până la sfârşitul anului.

Întrebarea nr. 3: Aveţi cunoştinţe privind normele de arhivare a documentelor? Răspuns nr. 3: Da. Am cunoştinţe generale, dar nu am efectuat cursuri de pregătire de specialitate.

Întrebarea nr. 4: Dosarele cu documentele pregătite spre arhivare au fost numerotate, şnuruite şi opisate?Răspuns nr. 4: Până la data prezentei misiuni, predarea-primirea documentelor la arhiva s-a realizat prin rotaţie de către referenţii din cadrul direcţiei, fără a se efectua, în totalitate, verificarea conţinutului acestora.

Întrebarea nr. 5: Care consideraţi că a fost principala cauză care a generat aspectele negative relevate mai sus?Răspuns nr. 5: Numărul mare de posturi vacante (30% din totalul posturilor) a generat repartizarea unui număr mai mare de sarcini salariaţilor existenţi, astfel încât o parte din activităţile direcţiei, cum este şi cazul arhivării, au fost realizate de aceştia cu superficialitate, considerând-o ca o activitate auxiliară şi care nu le aparţine.

Întrebarea nr. 6: Mai aveţi ceva de adăugat?Răspuns nr. 6: Nu. Director Departament Resurse Umane, Ghigheci Claudia NOTĂ: Pentru constatarea de la nr. 4 se va elabora FIAP.





FIŞĂ DE IDENTIFICARE ŞI ANALIZĂ A POBLEMEI NR. 15Misiunea de audit: Activitatea Departamenului resurse Umane Perioada auditată: 01.01.2011 - 31.12.2011

PROBLEMA: Nerespectarea cadrului normativ privind activitatea de arhivare a Departamentului Resurse Umane

CONSTATAREA:Predarea-primirea documentelor la arhiva instituţiei se realizează fără verificarea conţinutului dosarelor ce vor fi arhivate, respectiv fără a fi numerotate, şnuruite şi opisate.

CAUZE:Efectuarea parţială a opisării dosarelor, aceasta fiind considerată ca o operaţiune neimportantă;Lipsa de personal aferent activităţii de gestiune a resurselor umane;Nedesemnarea unei persoane care să aibă atribuţii în acest sens;Inexistenţa procedurilor specifice de arhivare.

CONSECINŢE:- Dificultate în găsirea unor documente deja arhivate;- Posibilitatea pierderii/dispariţiei unor documente;- Timp suplimentar acordat operaţiunii de căutare care afectează activitatea curentă;

RECOMANDĂRI:Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate specifice activităţii de arhivare a documentelor, care să cuprindă modul de constituire, de accesare, stocare şi utilizare a dosarelor arhivate; Desemnarea unui salariat din cadrul Departamentului Resurselor Umane care va avea atribuţii şi competenţe în evidenţa, constituirea şi predarea dosarelor la arhiva instituţiei. Întocmit,

Sălăvăstru Cristina Supervizat, Florea Maria Magdalena

Pentru conformitate, Ghigheci Claudia




NOTA CENTRALIZATOARE A DOCUMENTELOR DE LUCRUEntitatea: Departamentul Resurse UmaneMisiunea de audit intern: Activitatea Departamenului resurse Umane

CONSTATAREA DOCUMENT JUSTIFICATIV EXISTĂ AUDITORIDA NU

1. Nu a fost stabilit numărul funcţiilor publice care vor fi rezervate absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie sau de instituţii similare din străinătate

Planul de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2011;Note de fundamentare a planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2011.

XX

2. Dosarele de concurs ale candidaţilor conţin copii ale documentelor care nu sunt legalizate sau care nu sunt certificate pentru conformitate de către secretariatul comisiei de concurs

Copii documente ale candidaţilor la:Concursul pentru ocuparea postului de consilier la DMRUConcursul pentru ocuparea postului de asistent la DBFCConcursul pentru ocuparea postului de consilier sup. la DBFCConcursul pentru ocuparea postului de consilier pr. la DADRConcursul pentru ocuparea postului de consilier superior la DAIConcursul pentru ocuparea postului de consilier principal la DAI

XXXXXX

3. Funcţionarea comisiei de concurs cu nu număr mai mic de membri

-Procese verbale ale concursurilor organizate în anul 2011.

X

4. încadrarea eronată a salariaţilor pe alte funcţii decât cele pentru care au fost declaraţi admişi de către comisia de concurs

Procese verbale ale concursurilor organizate în anul 2011;Decizia de numire nr. 1234/2011.

X

5. Neexercitarea controlului asupra modului de elaborare a deciziilor de numire de către persoana autorizată din cadrul Serviciului financiar- salarizare

Stat salarii lunile august şi septembrie 2011Decizia de numire nr. 1234/2011.

XX

6. Inexistenţa unui sistem pentru organizarea modului de evidenţă a orelor suplimentare şi de recuperare a acestora de către salariaţii entităţii

Evidenţa orelor suplimentare pentru lunile aprilie şi decembrie 2004 ale DPA, DGBCF, DRUşi DGIE.;Lista de control privind evidenţa salarizării muncii peste programul normal de lucru la structurile din cadrul entităţii

XX



CONSTATAREA DOCUMENT JUSTIFICATIV EXISTA AUDITORI

DANU7.Utilizarea a diferite formulare de foi

colective de prezenţă, care nu conţin elementele obligatorii prevăzute de lege Inexistenţa unui sistem de justificare a nerespectării planificării concediilor de odihnă ale personalului la Direcţia Achiziţii şi Direcţia Generală de Integrare Europeană

- Foi colective de prezenţă lunile februarie şi august 2011ale DPA, DA, DRU şi DGIE.

X

8.Existenţa unor dosare profesionale incomplete care nu conţin toate actele administrative şi documentele de evidenţiere a carierei funcţionarului public

- Lista de control privind modul de evidenţă al dosarelor profesionale

X

9.Inexistenţa unui sistem de stabilire de către fiecare utilizator a parolelor şi a unui responsabil cu verificarea schimbării periodice a parolelor de acces.Nu există un sistem de securitate a sistemului informatic şi un responsabil al administrării acestui sistem.

- Interviuri adresate managementului resurselor umane

X

X

10.Predarea - primirea documentelor la arhiva instituţiei se realizează fără verificarea conţinutului dosarelor ce vor fi arhivate, respectiv fără a fi numerotate, şnuruite şi opisate

- Interviu privind respectarea cadrului normativ referitor la arhivarea documentelor adresat doamnei Ghigheci Claudia, Director la Departamentul Resurse Umane.

X

Auditor, Sălăvăstru Cristina




PLANUL DE ACŢIUNE ŞI CALENDARUL IMPLEMENTĂRII RECOMANDĂRILOR

Nr.crt.

Recomandarea Plan de acţiune Calendarulimplementarii

Responsabil cu implementarea

1 Elaborarea procedurilor de planificare privind ocuparea funcţiilor publice în colaborare cu Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici

-

managerului a unei comisii pentru elaborarea procedurilor de planificare-

specifice de fundamentare a Planului de ocupare a

31.12.2012Director

DRU

2. Instruirea personalului care se ocupă cu elaborarea şi aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor publice la nivelul ministerului şi evaluarea sistematică a acestuia

- Organizarea cursurilor de pregătire pentru personalul responsabil cu elaborarea Planului

31.12.2012.

DirectorDRU

3. Stabilirea de atribuţii şi responsabilităţi în elaborarea şi aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor publice, prin fişele posturilor

- Completarea atribuţiilor şi responsabilităţilor în fişele de post

30.11.2012 DirectorDRU

4. Elaborarea procedurilor de organizare şi desfăşurare a concursurilor privind ocuparea funcţiilor publice, care să prevadă numirea unor membri supleanţi pentru înlocuirea membrilor indisponibili ai comisiilor de organizare a concursurilor pentru ocuparea funcţiilor publice

- Desemnarea persoanelor responsabile cu elaborareaprocedurilor privind organizarea şi susţinerea concursurilor


5. Instruirea membrilor comisiilor de concurs şi ai comisiilor de contestaţii, precum şi a persoanelor care asigură munca de secretariat înaintea organizării acestora, consemnate printr-un proces verbal conform legii

- Pregătirea membrilor comisilor de concurs şi ai comisiilor de contestaţii pentru cunoaşterea aprofundată a procedurilor privind organizarea şi susţinerea concursurilor



Nr.crt.



6. Reverificarea corectitudinii deciziilor de numire emise în anul 2003 şi informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificării

-comisii cu atribuţii în verificarea deciziilor de numire emise în anul 2003;-lor verificării comparti-mentului de audit intern


7. Pregătirea profesională a personalului implicat în activitatea de organizare şi gestionare a resurselor umane din cadrul entităţii şi evaluarea sistematică a acestuia

- - -Organizarea unor cursuri de pregătire profesională cu specialişti din domeniul resurselor umane şi/sau participarea la cursurile de profil organizate de INA


8. Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaţiile specifice activităţilor privind organizarea şi gestiunea resurselor umane din cadrul entităţii

- Desemnarea prin decizie a managerului a unei persoane care să supervizeze respectarea prevederilor legislative şi normative la emiterea deciziilor de numire


9. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru sistemul de emitere al deciziilor de numire

- Desemnarea de către directorul DRU a persoa-nelor cu atribuţii în elaborarea şi actualizarea procedurilor pentru sistemul de emitere şi comunicare a deciziilor


10. Reverificarea modului de stabilire a salariilor pentru salariaţii nou angajaţi în anul 2010 şi informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificării

-comisii cu atribuţii în verificarea modului de stabilire a salariilor pentru salariaţii nou angajaţi în anul 2003;-lor verificării comparti-




11. VerificarReverificarea persoanelor care au fost sancţionate de conducere în anul 2010 pentru a se depista dacă există nereguli în modul de aplicare al sancţiunilor

- C-Constituirea unei comisii cu atribuţii în verificarea modului de aplicare a sancţiunilor în anul 2010;


Nr.crt.

Recomandarea Plan de acţiune-

Calendarulimplementarii


12. Efectuarea unei reverificări privind sistemul de evidenţă a timpului suplimentar peste programul normal de lucru şi modul de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaţiilor de nerespectare a cadrului normativ şi informarea şefului compartimentului de audit intern asupra rezultatelor obţinute

-comisii cu atribuţii în verificarea sistemului de evidenţă a timpului supli-mentar peste programul normal de lucru şi modul de compensare al acestuia;-lor verificării comparti-mentului de audit.


13. E Elaborarea unei proceduri pentru gestionarea timpului efectuat peste programul normal de lucru în vederea compensării în timp sau în bani şi implementarea în cadrul acestuia a activităţilor de control şi a responsabilităţilor adecvate

- -Desemnarea unei comisii privind elaborareaprocedurilor pentru gestionarea timpului efectuat peste programul normal de lucru


14. Implementarea unui nivel de control suplimentar pentru evidenţierea prezenţei personalului şi justificării nerespectării planificării concediilor de odihnă

- Desemnarea prin decizie a managerului a unei persoane care să supervizeze respectarea prevederilor legislative şi normative privind evidenţa prezenţei personalului




15. Verificarea dosarelor profesionale de la ultima misiune de audit intern până la zi, pentru completarea actelor administrative şi documentelor care evidenţiază cariera profesională a funcţionarilor publici

- Constituirea unei comisii pentru verificarea dosarelor profesionale necuprinse în analiza echipei de auditori


Nr.crt.


Responsabil cuimplementarea

16. Implementarea unui nivel de control suplimentar pe lanţul procedural

- Desemnarea prin decizie a managerului a unei persoane care să supervizeze respectarea prevederilor legislative şi normative privind gestionarea dosarelor profesionale


17. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru gestionarea dosarelor profesionale

- Desemnarea unei comisii privind elaborarea procedurilor pentru gestionarea dosarelor profesionale


18. Testarea periodică a personalului şi influenţarea evaluărilor anuale cu rezultatele acestor testări

- Intocmirea unui plan de evaluare sistematică a personalului


19. Stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instrucţiuni

- Desemnarea unei persoane şi completarea prin fişa postului a atribuţiilor privind actualizarea manualului de instrucţiuni

30.06.2012 DirectorDRU Şef serviciu IT

20. Actualizarea manualului de instrucţiuni de acces, achiziţie, stocare, prelucrare, transmisie, răspândire şi utilizare a datelor

- Desemnarea unei persoane responsabile cu verificarea periodică a actualizării instrucţiunilor şi a stabilirii numărului necesar de manuale de instrucţiuni.

30.09.2012 Director DRU Şef serviciu IT



21. Stabilirea în responsabilitatea administratorului de sistem a inserării unui subsistem de control pentru asigurarea prelucrării doar a tranzacţiilor corecte şi autorizate

- Implementarea unui modul de control suplimentar la sistemul informatic existent


22. Asigurarea unui sistem de pregătire şi evaluare sistematică a personalului responsabil în utilizarea sistemului informatic

- Organizarea unor aplicaţii practice cu personalul responsabil şi evaluarea cunoştinţelor obţinute


23. Schimbarea sistematică a parolelor de acces de către utilizatorii sistemului informatic

- Urmărirea realizării unui calendar de modificare a parolelor şi aplicarea practică a acestuia


Nr.crt.



24. Desemnarea unei persoane cu atribuţii şi competenţe în verificarea schimbării periodice a parolelor de acces

- înscrierea în fişa postului persoanei desemnate a atribuţiilor

30.06.2012 Şef serviciu IT

25. Stabilirea atribuţiilor cu verificarea schimbării parolelor în lipsa persoanei desemnate

- Desemnarea unei persoane care să preia automat atribuţiile responsabilului cu schimbarea parolelor


26.

Pregatirea specialiştilor în asigurarea securităţii sistemului informatic şi informarea sistematică a utilizatorilor

- Pregătirea specialiştilor în asigurarea securităţii sistemului informatic privind cele mai noi informaţii în domeniu şi crearea posibilităţii accesului la manuale şi reviste de specialitate


27. e Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate specifice activităţii de arhivare a documentelor, care să cuprindă modul de constituire, de accesare, stocare şi utilizare a dosarelor arhivate

- Desemnarea unei persoane cu elaborarea şi actualizarea procedurilor specifice activităţii de arhivare a documentelor

30.06.2012 Director DRU Şef serviciu administrativ



28. Desemnarea unui salariat din cadrul Departamentului Resurselor Umane care va avea atribuţii şi competenţe în evidenţa, constituirea şi predarea dosarelor la arhiva instituţiei

- Elaborarea şi înscrierea atribuţiilor în fişa de post a persoanei responsabile


Auditori, Voicilă Bianca Paşol Ana Gabriela

Director DRU, Ghigheci Claudia


Misiunea de audit: Activitatea Departamenului resurse UmanePerioada auditată: 01.01.2011-31.12.2011Întocmit: Sălăvăstru CristinaAvizat: Voicilă BiancaData: 21.05.2012

Procedura - P11: Şedinţa de închidere

MINUTA ŞEDINŢEI DE ÎNCHIDERE

A.Lista participantilorNumele Funcţia

9Direcţia/9Serviciul

Nr.telefon

E-mail Semnătura

Florea Maria Magdalena Auditor Șef DAI

Bădicioiu Carmen Auditor DAI

Paṣol Gabriela Auditor DAI

Sălăvăstru Cristina Auditor DAI



Voicilă Bianca Auditor DAI

Uṭă Eduard Auditor DAI





B. Concluzii:În cadrul şedinţei au fost prezentate obiectivele auditate şi constatările pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate deficienţele, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncţionalităţilor şi au fost comentate recomandările care urmează a fi implementate pentru eliminarea deficienţelor constatate.Pentru constatările/deficienţele prezentate nu au fost formulate obiecţii, fiind însuşiteîn totalitate.În final, s-au desemnat persoanele responsabile cu implementarea recomandărilor şi datele de realizare ale acestora.Departamentul Audit Intern

RAPORT DE AUDIT PUBLIC INTERN- PROIECT -

Structura auditata: Departamentul Resurselor Umane din cadrul Direcţiei Generale de Asistenţă Sociala şi Protecţia Copilului Dâmboviţa Misiunea de audit: Activitatea Departamenului resurse Umane

I. INTRODUCERE

Echipa de auditare a fost formată din: Florea Maria Magdalena- Auditor Bădicioiu Carmen- Auditor Paṣol Gabriela- Auditor Voicilă Bianca- Auditor Sălăvăstru Cristina- Auditor Uṭă Eduard- Auditor

din cadrul Departamentului Audit Public Intern al entităţii publice.



Ordinul de efectuare a misiunii de audit: Ordinul de serviciu nr.45/29.02.2012Baza legală a acţiunii de auditare:

Planul de audit intern pe anul 2012 aprobat de conducerea instituţiei; Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern; O.M.F.P. nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de exercitare a auditului public intern; Normele proprii de exercitare a auditului public intern în cadrul entităţii publice.

Durata acţiunii de auditare: 01.03 - 21.05.2012Perioada supusă auditării: 01.01 - 31.12.2011Obiectivele misiunii de audit:

Organizarea recrutării personalului cu principalele subobiective: Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional de ocupare a funcţiilor

publice; organizarea concursurilor; susţinerea concursurilor; deciziile de numire. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului cu principalele subobiective: stabilirea elementelor de natură salarială; modificarea drepturilor salariale; salarizarea muncii peste programul normal de lucru. Evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor; Evoluţia carierei personalului; Pregătirea profesională continuă a personalului; Gestionarea dosarelor profesionale; Funcţionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane cu principalele

subobiective: evaluarea sistemului informatic; siguranţa în exploatare a sistemului informatic; securitatea bazelor de date.

Arhivarea documentelor.Tipul de auditare: Audit de conformitate/regularitate.Tehnici utilizate:verificarea în vederea asigurării validării, realităţii şi acurateţei înregistrărilor în dosarele profesionale.Tehnici de verificare utilizate:

comparaţia: pentru deciziile de numire şi datele înscrise în dosarele profesionale şi în bazele de date;

examinarea: pentru detectarea erorilor în completarea dosarelor profesionale, proceselor verbale etc.;

garantarea: pentru verificarea realităţii datelor din documentele ce au stat la baza justificării înregistrărilor;

urmărirea: pentru a se constata dacă toate operaţiunile au fost real efectuate. interviul pentru lămurirea unor aspecte legate de organizarea şi desfăşurarea activităţilor; eşantionarea pentru analiza modului de întocmire al documentelor; observarea fizică în vederea formării unei păreri proprii privind modul de întocmire şi emitere a

documentelor.



Instrumente de audit: chestionarele; liste de verificare pentru a stabili condiţiile pe care trebuiesa le îndeplinească fiecare obiectiv auditabil.

Documente şi materiale examinate în cadrul Departamentului de Resurse Umane: Verificarea la faţa locului a vizat următoarele documente întocmite şi completate pentru perioada 01.01.2011 - 31.12.2011:

documente privind organizarea şi susţinerea concursurilor (Planul de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2011, statul de funcţii, procese verbale de selectare a dosarelor candidaţilor, procese verbale privind susţinerea probelor de concurs ş.a.) decizii de numire, promovare, modificare a drepturilor salariale; dosare profesionale, fişe de post, Regulamentul de Organizare şi Funcţionare; foile colective de prezenţă; cererile de concedii de odihnă, fără plată etc.; Registrul de evidenţă a salariaţilor; alte documente.

Materiale întocmite pe timpul auditării: foi de lucru privind descrierea activităţilor auditate; liste de verificare pe obiective (LV); fişe de identificare şi analiză a problemelor constatate (FIAP); documente de lucru; Tabel puncte tari şi puncte slabe, Tematica în detaliu ; programul de audit, programul intervenţiei la faţa locului; Chestionarul de control intern (CCI); rapoarte preliminare de audit, minutele şedinţelor de deschidere, de închidere etc.

Organizarea Departamentului Resurse Umane: Departamentul a funcţionat în perioada supusă auditării cu un număr de 16 salariaţi, dintre care un post de director şi un şef de serviciu. Organizarea şi funcţionarea departamentului a fost în conformitate cu organigrama şi Regulamentul de organizare şi funcţionare.Pentru toţi salariaţii sunt întocmite fişe ale posturilor prin care sunt stabilite relaţiile ierarhice şi sarcinile de serviciu.Activităţi desfăşurate în cadrul Departamentului Resurselor Umane:

întocmirea statelor de funcţii pe care le supune spre avizare conducerii; răspunderea privind aplicarea corectă a reglementărilor legale în domeniul salarizării personalului, precum salariul de bază, sporul de vechime, indemnizaţiile, alte sporuri; fundamentarea corectă şi acordarea premiilor; aplicarea corectă a prevederilor legale privind efectuarea şi salarizarea muncii peste programul

normal de lucru; fundamentarea capitolelor din buget privind cheltuielile cu salariile; verificarea foilor colective de prezenţă privind operarea corectă a timpului lucrat şi

nelucrat; organizarea concursurilor de recrutare, promovare şi avansare a personalului întocmirea şi actualizarea dosarelor profesionale; pregătirea şi perfecţionarea profesională continuă a salariaţilor.



Echipa de auditori prin lucrările specifice derulării misiunii de audit a avut ca obiective principale activităţile care se desfăşoară în cadrul DRU, stabilite prin ROF, prezentate mai sus.

II. CONSTATARI SI RECOMANDARI1.ORGANIZAREA RECRUTARII PERSONALULUI1.1. Proiectul Planului de ocupare a funcţiilor publice, anexă la Planul naţional de ocupare a funcţiilor publice1.1.1. Fundamentarea proiectului Planului de ocupare a funcţiilor publice (1)În vederea analizei activităţii de recrutare a personalului, identificată ca fiind prima etapă a procesului de gestionare a resurselor umane, s-a procedat la examinarea Planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2011, respectiv a modului de fundamentare a acestuia. Din analiza fundamentării Planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2011, respectiv a Notelor de fundamentare privind propunerile transmise de structurile din subordine, conform Testului nr. 1 elaborat în baza Listei de verificare nr.1, poz. 1.5., s-a constatat că nu au fost rezervate funcţii publice absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia publică. În conformitate cu art. 1 din H.G. nr. 25/2004 pentru aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor publice pe anul 2004 şi al art. 20 alin. (1) lit. o) şi al art. 21 alin. (1) lit. b) din Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcţionarilor publici entitatea publică trebuia să stabilească numărul funcţiilor publice care vor fi rezervate absolvenţilor programelor de formare specializată în administraţia publică, organizate de Institutul Naţional de Administraţie sau de instituţii similare din străinătate.Pentru prevenirea repetării acestei situaţii la elaborarea Planului de ocupare a funcţiilor publice şi în următorii ani, echipa de auditori recomandă elaborarea procedurilor pentru întocmirea şi formalizarea planului în colaborare cu Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici.În acelaşi timp, se impune şi stabilirea unor responsabilităţi bine definite persoanelor implicate în fundamentarea şi aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor publice la nivelul entităţii, care să beneficieze anticipat de o pregătire profesională adecvată. 1.2. Organizarea concursurilor 1.2.1. Posturile prevăzute în statul de funcţii ce urmează a se scoate la concurs (2) 1.2.2. Corespondenţa pentru solicitarea organizării concursurilor (3) 1.2.3. Dosarele candidaţilor la ocuparea posturilor (4) În anul 2011, s-au organizat 6 concursuri pentru ocuparea posturilor vacante în cadrul principalelor direcţii de specialitate ale entităţii publice conform planului aprobat de conducerea acestuia.La înscriere candidaţii pentru ocuparea posturilor vacante trebuiau să prezinte copii legalizate sau copii certificate pentru conformitate cu originalul de către secretariatul comisiei de concurs de pe actele prevăzute în art. 8 din Regulamentul de organizare şi desfăşurare a concursurilor aprobat prinG. nr.1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici.Din analiza dosarelor de concurs ale candidaţilor s-a constatat că aceste copii nu sunt legalizate sau certificate pentru conformitate, în baza Testului nr. 2 elaborat în temeiul Listei de verificare nr. 2, poz. 1.5.Consecinţele imediate ale nerespectării Regulamentului de organizare şi funcţionare al entităţii ar putea fi contestarea şi/sau anularea ulterioară a concursurilor, motivate de nerespectarea prevederilor normative.



In acelaşi timp, s-a constatat existenţa unei perioade prelungite în care posturile rămân neocupate, ceea ce implică o muncă suplimentară a celorlalţi funcţionari din cadrul structurilor care au solicitat ocuparea posturilor vacante şi, mai mult, pot conduce la nerealizarea obiectivelor entităţii publice.Pentru prevenirea unor asemenea consecinţe echipa de auditori recomandă elaborarea unor proceduri scrise şi formalizate privind organizarea şi susţinerea concursurilor de ocupare a funcţiilor publice, instruirea membrilor comisiilor de concurs şi ai comisiilor de contestaţii, precum şi a persoanelor care asigură activitatea de secretariat. 1.3.Susţinerea concursurilor 1.3.1. Susţinerea probei scrise (5) Modul de constituire a comisiilor de concurs, respectiv a comisiilor de soluţionare a contestaţiilor, se realizează prin actul administrativ al conducătorului entităţii publice organizatoare a concursului. Din analiza acestui aspect, pe baza Testului nr. 3 elaborat în conformitate cu Lista de verificare nr. 3, poz. 1.5. şi 1.6., s-a constatat că în cazul unui concurs comisia a funcţionat cu un număr mai mic de membri decât cel aprobat prin ordin al ordonatorului de credite în conformitate cu prevederile H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici. Echipa de auditori apreciază că şi în această situaţie, exista posibilitatea contestării concursurilor urmare adoptării unor soluţii neprocedurale, fapt pentru care recomandă elaborarea procedurilor de organizare şi desfăşurare a concursurilor privind ocuparea funcţiilor publice, care să cuprindă şi numirea unor membri supleanţi pentru înlocuirea membrilor indisponibili din comisiile de organizare, precum şi din comisiile de contestaţii, având în vedere faptul că cadrul normativ nu este reglementat pentru această zonă. 1.3.2.Susţinerea probei interviu (6) Analiza efectuată de auditori, pe baza Testului nr. 3 referitor la modul de susţinere al probelor interviu, le-a permis să constate că elementele verificate corespund cadrului normativ în vigoare. 1.4.Deciziile de numire 1.4.1.Emiterea deciziei de numire (7)Intocmirea deciziei de numire reprezintă un element important în activitatea resurselor umane, în gestionarea raportului juridic prin care se angajează fondurile publice şi, din acest punct de vedere, corectitudinea acesteia reprezintă un risc potenţial ridicat.Din analiza conţinutului deciziilor de numire ale candidaţilor admişi prin concurs în anul 2011, în număr de 6, conform Testului nr. 4 elaborat în baza Listei de verificare nr. 4, poz. 1.5.1., s-a constatat încadrarea eronată a dl. Constantinescu Ion pe funcţia de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 2, în loc de consilier superior, categoria A, clasa I, gr. 3, pentru care fusese declarat admis de către comisia de concurs. Incadrarea eronată a avut drept consecinţă efectuarea plăţii unor sume suplimentare necuvenite din bugetul entităţii publice, situaţie rezolvată ulterior prin anularea deciziei de numire şi refacerea acesteia în conformitate cu prevederile legislative, precum şi modificarea înregistrării din carnetul de muncă.Din analiza cauzelor producerii acestei erori, echipa de auditori recomandă reverificarea conformităţii deciziilor de numire emise în anul 2010, precum şi implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaţiile specifice acestei activităţi. 1.4.2.Comunicarea deciziei de numire (8)2. STABILIREA DREPTURILOR SALARIALE CUVENITE PERSONALULUI2.1. Stabilirea elementelor de natură salarială



2.1.1. Procedurile scrise privind acordarea drepturilor salariale(9)2.1.2. Salariul de bază (10) Salariile de bază pentru candidaţii declaraţi admişi la concursul pentru ocuparea funcţiilor publice de execuţie sunt stabilite în conformitate cu H.G. nr. 1209/2003 privind organizarea şi dezvoltarea carierei funcţionarilor publici şi prin echivalare cu salariile de bază prevăzute de O.U.G. nr. 192/2002 privind reglementarea drepturilor de natură salarială ale funcţionarilor publici, aprobată cu modificări şi completări prin Legea nr. 228/2003.Din analiza eşantionului descris în Testul nr. 5 şi a elementelor stabilite în Lista de verificare nr. 5, poz. 1.5., echipa de auditori a constatat faptul că persoana autorizată din cadrul Serviciului financiar-salarizare nu şi-a exercitat atribuţiile din fişa postului cu privire la verificarea conformităţii drepturilor salariale stabilite prin deciziile de numire. Ca urmare, s-a efectuat plata unei sume necuvenite din bugetul instituţiei către un salariat, sumă recuperată ulterior.Pentru prevenirea unor asemenea situaţii în viitor, echipa de auditori recomandă elaborarea procedurilor scrise şi formalizate, implementarea unui nivel suplimentar de control şi în acelaşi timp asigurarea pregătirii profesionale a personalului implicat în activitatea de gestionare a resurselor umane şi evaluarea periodică a acestuia.2.1.3. Indemnizaţii de conducere (11)2.1.4. Sporul pentru complexitatea în muncă (12)2.1.5. Sporul de vechime în muncă (13)2.1.6. Sporul pentru orele lucrate pe timp de noapte (14)2.1.7. Salariul de merit (15)2.1.8. Sistemul de premiere (16)2.2. Modificarea drepturilor salariale2.2.1. Decizia de modificare a drepturilor salariale (17)În acest caz, auditorii şi-au focalizat atenţia asupra diminuării salariilor, urmare a constatărilor unei misiuni anterioare de audit în cadrul căreia a fost analizată conformitatea acordării sporurilor salariale.Din analiza modificărilor drepturilor salariale ale personalului care a fost sancţionat, în anul 2011, respectiv a unui număr de 7 salariaţi, pentru care s-a elaborat Testul nr. 6, conform Listei de verificare nr. 6, s-a constatat că într-un caz sancţiunea de 5% aplicată pe 3 luni a fost reţinută din drepturile salariale şi operată în baza de date, dar nu a fost înregistrat în carnetul de muncă.Echipa de auditori a stabilit că principala consecinţă a acestui fapt a fost reflectarea eronată a situaţiei personalului în documentele administrative, cu impact asupra carierei funcţionarilor publici, în mod special, în situaţia unui transfer. Recomandarea auditorilor pentru depistarea şi evitarea unor situaţii similare s-a îndreaptat spre organizarea unor verificări sistematice privind operarea diminuărilor salariale la persoanele care au fost sancţionate de către conducere şi implementarea unui nivel de control suplimentar.2.2.2. Comunicarea deciziei de modificare a drepturilor salariale (18)2.3. Salarizarea muncii peste programul normal de lucru2.3.1. Fundamentarea timpului lucrat peste programul normal de lucru (19)2.3.2. Evidenţa timpului lucrat peste programul normal de lucru şi recuperarea acestuia (20)Un element important al activităţii de evidenţă a efectuării muncii peste programul normal de lucru, constă în fundamentarea acestuia în vederea compensării în timp liber echivalent sau în bani, în conformitate cu art. 19 alin. (1) din O.G. nr. 123/2003 privind creşterile salariale ce se vor acorda personalului din sectorul bugetar.



Din analiza Testului nr. 7, care a utilizat elementele cuprinse în Lista de verificare nr. 7, poz.1.3-1.8., s-a constatat că nu există organizat un sistem de evidenţă şi de recuperare a timpului peste programul normal de lucru. De asemenea, s-a constatat că efectuarea orelor suplimentare nu a fost dispusă în scris de şeful ierarhic, deşi aceste lucruri sunt stipulate în cadrul normativ.Din această cauză, în practică nici nu s-a mai urmărit compensarea în timp liber corespunzător, în următoarele 30 de zile, ci au fost direct compensate în bani, ceea ce a reprezentat o cheltuială semnificativă pentru entitate care putea fi evitată. Echipa de auditori recomandă utilizarea Registrului special de prezenţă pentru evidenţa orelor prestate peste programul normal de lucru, realizarea procedurilor scrise privind compensarea muncii suplimentare cu timp liber corespunzător în următoarele 30 de zile, după efectuarea acesteia, precum şi pentru plata orelor suplimentare, în cazul în care compensarea nu a fost posibilă.De asemenea, se recomandă şi desemnarea unei comisii pentru reverificarea evidenţei timpului suplimentar peste programul normal de lucru şi a modului de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaţiilor de nerespectare a cadrului normativ.3. EVIDENŢIEREA PREZENŢEI, ÎNVOIRILOR ŞI CONCEDIILOR3.1. Norme şi proceduri referitoare la modul de evidenţă a prezenţei, învoirilor, concediilor şi recuperărilor (21)3.2. Utilizarea foilor colective de prezenţă (22)In vederea analizei sistemului de evidenţă a prezenţei, învoirilor şi concediilor, a fost constituit un eşantion format din 4 direcţii din cele 10 existente confom Testului nr. 8 realizat în baza Listei de verificare nr. 8, poz. 1.5., 1.7 şi 1.8., pentru lunile februarie şi august 2011.In urma verificărilor efectuate s-a constatat utilizarea unor formulare diferite pentru evidenţierea prezenţei, precum şi inexistenţa unui sistem de justificare a neconcordanţei dintre perioadele planificate pentru concediile de odihnă şi efectuarea acestora, fapt care poate conduce la efectuarea unor plăţi nejustificate care, de altfel, ar putea fi evitate.Recomandările echipei de auditori s-au concretizat spre desemnarea unor persoane care să aibă responsabilitatea prezenţei personalului stabilite prin fişele posturilor.3.3. Evidenţa concediilor de odihnă (23)3.4. Evidenţa concediilor de medicale (24)3.5. Evidenţa concediilor de studii (25)4. EVOLUŢIA CARIEREI PERSONALULUI4.1. Concordanţa obiectivelor entităţii şi evoluţia carierei personalului (26)Din analiza efectuată de auditori în baza Testului nr. 9, realizat în conformitate cu Lista de verificare nr. 9, nu au rezultat diferenţe între obiectivele entităţii, stabilite prin ROF, şi atribuţiile personalului cuprinse în fişele posturilor.5. PREGĂTIREA PROFESIONALĂ CONTINUĂ A PERSONALULUI5.1. Planurile strategice şi anuale de pregătire profesională (27) Prin analiza răspunsurilor la interviul realizat în baza Listei de verificare nr. 10 şi a documentelor transmise de către structura auditată, echipa de auditori a constatat că elementele verificate cu privire la pregătirea profesională a personalului corespunde necesităţilor de îndeplinire a obiectivelor entităţii.6. GESTIONAREA DOSARELOR PROFESIONALE6.1. Norme şi proceduri referitoare la gestionarea dosarelor profesionale (28)6.2. Actualizarea dosarelor profesionale (29)În activitatea de gestionare a dosarelor profesionale întocmirea în format standard a dosarului profesional, trebuie să se realizeze în termen de 10 zile de la intrarea noilor angajaţi în corpul



funcţionarilor publici şi acesta trebuie să cuprindă o serie de documente obligatorii, conform art. 4 din H.G. nr. 432/2011 privind dosarul profesional al funcţionarilor publici.În cazul deciziilor colective (decizii privind majorarea salariilor,acordarea salariului de merit, indemnizaţia de conducere) acestea se introduc în dosare, pe ani, în ordinea cronologică a emiterii acestora. În urma verificării eşantionului pentru realizarea testării modului de gestionare a dosarelor de personal, constituit în baza elementelor conţinute în Testul nr. 11 conform Listei de verificare nr. 11, poz. 1.6., lit. a-p, echipa de auditori a constatat existenţa unor dosare profesionale incomplete care nu conţin toate actele administrative şi documentele de evidenţiere a carierei funcţionarilor publici.În consecinţă, în situaţia solicitării unor informaţii de către diferiţi beneficiari autorizaţi acestea sunt incomplete cu privire la cariera profesională a funcţionarilor publici, deşi în unele cazuri aceste informaţii sunt solicitate în regim de urgenţă (stabilirea corectă a salariului, a vechimii în muncă şi în funcţie, debite de recuperat ş.a.). Pentru rezolvarea acestei neconformităţi, echipa de auditori recomandă reverificarea tuturor dosarelor profesionale în vederea completării cu datele şi documentele care evidenţiază cariera profesională a funcţionarilor publici.7.FUNCŢIONALITATEA SISTEMULUI INFORMATIC UTILIZAT PENTRU GESTIUNEA RESURSELOR UMANE7.1. Evaluarea sistemului informatic7.1.1.Manuale de operare şi utilizare a sistemului informatic (32)

In scopul utilizării eficiente şi corecte a sistemului informatic de către operatorii autorizaţi, în practică sunt utilizate manuale de instrucţiuni, care trebuie să existe într-un număr suficient şi să fie actualizate sistematic. Echipa de auditori a constatat existenţa unui număr redus de manuale de utilizare a sistemului informatic şi de asemenea faptul că acestea nu sunt actualizate. Din analiza sistemului informatic, prin introducerea în sistem a datelor corecte şi eronate, conform Testului nr. 13, realizat în baza Listei de verificare nr. 13, poz. 1.1.1. , 1.4. şi 1.7., a rezultat că acesta nu conţine un subsistem de control pentru asigurarea prelucrării tranzacţiilor corecte şi autorizate şi generarea de situaţii de control asupra corectitudinii datelor operate, conform prevederilor manualului de utilizare. In vederea asigurării eficientizării funcţionalităţii sistemului informatic pentru GRU auditorii recomandă următoarele:

stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instrucţiuni; actualizarea manualului de instrucţiuni de acces, achiziţie, stocare, prelucrare, transmisie,

răspândire şi utilizare a datelor; asigurarea unui număr corespunzător de manuale pentru toţi utilizatorii; stabilirea în responsabilitatea administratorului de sistem a inserării unui subsistem de control

pentru asigurarea prelucrării doar a tranzacţiilor corecte şi autorizate; asigurarea unui sistem de pregătire şi evaluare sistematică a personalului responsabil în utilizarea

sistemului informatic.7.1.2.Adaptabilitatea sistemului informatic la cerinţele utilizatorilor (33)7.1.3.Sistemul de asigurare pentru prelucrarea tranzacţiilor autorizate şi corecte (34)7.1.4.Desemnarea personalului cu atribuţii privind utilizarea aplicaţiilor şi operarea în cadrul bazelor de date (35)7.1.5.Sistemul de pregătire profesională a personalului implicat în operarea în sistemul informatic (36)



7.1.6.Instrucţiunile privind întreţinerea/mentenanţa programelor informatice (37)7.2.Siguranţa în exploatare a sistemului informatic7.2.1. Utilizarea echipamentelor de prevenire a fluctuaţiilor sau întreruperilor curentului electric (UPS, modulatoare de tensiune s.a.) (38)Auditorii prin analiza răspunsurilor la interviul privind dotarea cu echipamente auxiliare adresat salariaţilor, dar şi în baza inspecţiei fizice realizate pe teren au constatat existenţa unei dotări adecvate cu echipamente auxiliare şi care asigură funcţionalitatea optimă a sistemului informatic.7.2.2.Instruirea utilizatorilor şi informarea sistematică asupramodificărilor operate în sistemul informatic (39)8.2. Securitatea bazelor de date7.2.3.Existenţa unui sistem de prevenire/detectare a accesărilor şi modificărilor neautorizate ale bazelor de date (40)7.2.4.Sistemul modificării periodice a parolelor de acces (41)În activitatea de stocare, prelucrare şi transmiterea a datelor, asigurarea securităţii acestora trebuie să includă un sistem de parole de acces în sistemul informatic utilizat şi un responsabil cu administrarea acestui sistem.Echipa de auditori pe baza observării fizice a existenţei şi funcţionalităţii sistemului de parole şi a unui interviu adresat utilizatorilor, care a scos în evidenţă, inexistenţa unui responsabil cu verificarea schimbării periodice a parolelor de acces în sistem şi, în consecinţă, lipsa unui calendar de modificare sistematică a acestor parole de acces.Echipa de auditori consideră că prin inexistenţa sistemului de acces pe bază de parole, sistemul este vulnerabil în faţa unor intrări nedorite sau a unor atacuri informaţionale, existând şi posibilitatea utilizării datelor şi informaţiilor din sistem în mod neadecvat de către persoane neautorizate.În scopul reglementării acestei situaţii, recomandăm desemnarea unei persoane cu atribuţii şi competenţe în verificarea modificării periodice a parolelor de acces şi stabilirea atribuţiilor cu verificarea schimbării parolelor în lipsa persoanei desemnate.7.2.5.Actualizarea programelor antivirus, antispyware, firewall (42)7.2.6.Înregistrările intrărilor şi ieşirilor din sistem a utilizatorilor (43)8.ARHIVAREA DOCUMENTELOR8.1.Norme şi proceduri privind arhivarea documentelor rezultate din activitatea de gestiune a resurselor umane (44)8.2.Desemnarea personalului responsabil privind arhivarea documentelor (45)8.3.Predarea dosarelor la arhiva instituţiei (46)

III.CONCLUZIIEchipa de auditori pe baza testărilor şi analizelor efectuate evaluează Activitatea privind gestiunea resurselor umane din entitatea auditată conform grilei:NR. OBIECTIVUL APRECIERE



CRT. FUNCŢIONAL DEÎMBUNĂTĂTIT

CRITIC

1. Organizarea recrutării personalului X

2. Stabilirea drepturilor salariale cuvenite personalului

X

3. Evidenţierea prezenţei, învoirilor şi concediilor

X

4. Evoluţia carierei personalului X

5. Pregătirea profesională continuă a personalului

X

6. Gestionarea dosarelor profesionale

X

7. Funcţionalitatea sistemului informatic utilizat pentru gestiunea resurselor umane

X

8. Arhivarea documentelor X

Constatările prezentate au la bază probe de audit obţinute pe baza testelor efectuate consemnate în documentele de lucru întocmite de către echipa de auditori şi însuşite de către factorii de management ai entităţii. Aceste evaluări au la bază discuţiile care au avut loc cu privire la recomandările auditorilor în şedinţele de închidere şi conciliere ale misiunii, apreciate de către participanţii la aceste şedinţe, ca fiind realiste şi fezabile, şi materializate în minutele şedinţelor de închidere şi conciliere.Considerăm că rezultatele evaluării auditorilor interni privind Activitatea gestiunea resurselor umane că se înscrie în parametri normali pentru această perioadă de introducere a auditului intern în entităţi. De asemenea, prin implementarea recomandărilor echipei de auditori sistemul de gestiune al resurselor umane va cunoaşte o ameliorare semnificativă.

Auditori,Voicilă Bianca/ Paṣol Gabriela/ Sălăvăstru Cristina/ Bădicioiu Carmen/ Florea Maria Magdalena/ Uṭă Eduard




PROCEDURA P14: FINALIZAREA MISIUNII DE AUDIT PUBLIC INTERN

MINUTA ŞEDINŢEI DE CONCILIERE

Misiunea de audit: Activitatea Departamenului ResurseUmanePerioada auditată: 01.01.2011- 31.12.2011Întocmit: Voicilă Bianca/ Paṣol Gabriela/ Sălăvăstru Cristina/ Bădicioiu Carmen/ Uṭă EduardData: 21.05.2012Avizat: Florea Maria Magdalena

Lista participantilorNumele Funcţia

9Direcţia/9Serviciul

Nr.telefon

E-mail Semnătura

Florea Maria Magdalena Auditor Șef DAPI 0743210332Bădicioiu Carmen Auditor DAPI 0761259369

Paṣol Gabriela Auditor DAPI 0744659789Sălăvăstru Cristina Auditor DAPI 0721963147Voicilă Bianca Auditor DAPI 0735258741

Uṭă Eduard Auditor DAPI 0768789654


0731123789




0734654987


0735012457


0769852074

A.Stenograma şedinţeiÎn cadrul şedinţei de conciliere s-a discutat asupra constatărilor şi recomandărilor cuprinse în proiectul Raportului de audit, iar reprezentanţii structurii auditate au reiterat o parte din problemele cu care se confruntă şi anume:

activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezintă o zonă cu risc; complexitatea activităţii Departamentului Resurse Umane şi neatractivitatea nivelului salariului

pentru atragerea personalului specializat; fluctuaţia mare a personalului implicat în activitatea de gestiune a resurselor umane; neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la supraîncărcarea

personalului existent;Pentru implementarea recomandărilor şi remedierea problemelor constatate, structura auditată a întocmit Planul de acţiune şi calendarul implementării, prin care s-au stabilit persoanele responsabile pentru implementare şi termenele/etapele de realizare, înmânând un exemplar şi auditorilor.Pentru toate celelalte constatări, structura auditată nu a formulat obiecţii fiind de acord cu acestea, recunoscând deficienţele din activitatea specifică.Notă:Menţionăm că în situaţia acceptării integrale a constatărilor şi recomandărilor echipei de auditori confirmată în cadrul şedinţei de conciliere de managementul structurii auditate, proiectul Raportului de audit intern va rămâne nemodificat, constituind, în acelaşi timp, şi raport de audit intern final.



Procedura P17: Urmărirea recomandărilorDirecṭia Generală de Asistenṭă Socială ṣi Protecṭia CopiluluiDepartamentul Audit Public Intern

Direcṭia Generală de Asistenṭă Socială ṣi Protecṭia Copilului Departamentul Audit Public Intern

Data:21.05.2012

Departamentul Resurse Umane Misiunea de audit public intern:Activitatea Departamentului Resurse Umane

Raport de audit nr.X/

Rec.Nr.

Recomandarea Implementat

Partial implementat

Neimplementat

Dataimplementării

1. Instruirea personalului care se ocupă cu elaborarea şi aprobarea Planului de ocupare a funcţiilor publice la nivelul ministerului şi evaluarea sistematică a acestuia

X 31.12.2012

2. Stabilirea de atribuţii şi responsabilităţi, în acest sens, prin fişele posturilor

X 30.06.2012

3. Elaborarea procedurilor de planificare privind ocuparea funcţiilor publice în colaborare cu Agenţia Naţională a Funcţionarilor Publici

X 31.12.2012



4. Instruirea membrilor comisiilor de concurs şi ai comisiilor de contestaţii, precum şi a persoanelor care asigură munca de secretariat înaintea organizării acestora, consemnate printr-un proces verbal conform legii

X 30.06.2012

5. Elaborarea procedurilor de organizare şi desfăşurare a concursurilor privind ocuparea funcţiilor publice, care să prevadă numirea unor membri supleanţi pentru înlocuirea membrilor indisponibili ai comisiilor de organizare a concursurilor pentru ocuparea funcţiilor publice

X 30.06.2012

6. Reverificarea corectitudinii deciziilor de numire emise în anul 2003 şi informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificării

X 30.09.2012

7. Pregătirea profesională a personalului implicat în activitatea de organizare şi gestionare a resurselor umane din cadrul entităţii şi evaluarea sistematică a acestuia

X 31.12.2012

8. Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaţiile specifice activităţilor privind organizarea şi gestiunea resurselor umane din cadrul entităţii

X 30.06.2012

9. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru sistemul de emitere al deciziilor de numire

X 30.06.2012

10. Reverificarea modului de stabilire a salariilor pentru salariaţii nou angajaţi în anul 2003 şi informarea Serviciului Audit Public Intern asupra rezultatelor verificării

X 30.09.2012

11. Verificarea persoanelor care au fost sancţionate de conducere pe anul 2010 pentru a se depista dacă mai există şi alte situaţii de acest gen

X 30.09.2012

12. Efectuarea unei reverificări privind sistemul de evidenţă a timpului suplimentar peste programul normal de lucru şi modul de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaţiilor de nerespectare a cadrului normativ şi informarea şefului comparti-mentului de audit intern asupra rezultatelor obţinute

X 30.09.2012



13. Elaborarea unei proceduri pentru gestionarea timpului efectuat peste programul normal de lucru în vederea compensării în timp sau în bani şi implementarea în cadrul acestuia a activităţilor de control şi a responsabilităţilor adecvate

X 30.06.2012

14. Implementarea unui nivel de control suplimentar pentru evidenţierea prezenţei personalului şi justificării nerespectării planificării concediilor de odihnă, pe o perioadă de 6 luni

X 31.12.2012

15. Verificarea dosarelor profesionale de la ultima misiune de audit intern până la zi, pentru completarea actelor administrative şi documentelor care evidenţiază cariera profesională a funcţionarilor publici

X 30.09.2012

16. Implementarea unui nivel de control suplimentar pe lanţul procedural

X 30.06.2012

17. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate pentru gestionarea dosarelor profesionale

X 30.06.2012

18. Stabilirea unor persoane responsabile cu gestionarea atribuţiilor prin fişele de post

X 30.06.2012

Direcṭia Generală de Asistenṭă Socială ṣi Protecṭia Copilului Departamentul Audit Public Intern

Data:21.05.2012

Departamentul Resurse Umane Misiunea de audit public intern:Activitatea Departamentului Resurse Umane

Raport de audit nr.X/

Rec.Nr.

Recomandarea Implementat

Partial implementat

Neimplementat

Data implementarii

19. Realizarea unui sistem de pregatire profesională a personalului implicat în gestionarea fiselor de post

X 12.07.2012

22. Testarea periodică a personalului şi influenţarea evaluărilor anuale cu rezultatele acestor testări

X 28.08.2012

23. Stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instrucţiuni

X 30.06.2012



24. Actualizarea manualului de instrucţiuni de acces, achiziţie, stocare, prelucrare, transmisie, răspândire şi utilizare a datelor

X 30.09.2012

25. Asigurarea unui număr corespunzător de manuale pentru toţi utilizatorii

X 30.09.2012

26. Stabilirea în responsabilitatea administratorului de sistem a inserării unui subsistem de control pentru asigurarea prelucrării doar a tranzacţiilor corecte şi autorizate

X 30.06.2012

27. Asigurarea unui sistem de pregătire şi evaluare sistematică a personalului responsabil în utilizarea sistemului informatic

X 31.12.2012

28. Schimbarea sistematică a parolelor de acces de către utilizatorii sistemului informatic

X 30.06.2012

29. Desemnarea unei persoane cu atribuţii şicompetenţe în verificarea schimbării periodice a parolelor de acces

X 30.06.2012

30. Stabilirea atribuţiilor cu verificarea schimbării parolelor în lipsa persoanei desemnate

X 30.06.2012

31. Pregătirea specialiştilor în asigurarea securităţii sistemului informatic şi informarea sistematică a utilizatorilor

X 31.12.2012

32. Elaborarea procedurilor scrise şi formalizate specifice activităţii de arhivare a documentelor, care să cuprindă modul de constituire, de accesare, stocare şi utilizare a dosarelor arhivate

X 30.06.2012

33. Desemnarea unui salariat din cadrul Direcţia Resurselor Umane care va avea atribuţii şi competenţe în evidenţa, constituirea şi predarea dosarelor la arhiva instituţiei

X 30.06.2012

PROCEDURA P18- SUPEVIZAREA


FIŞA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN

Misiunea de audit: Activitatea D.R.U.Perioada auditată 01.01.2011-31.12.2011Perioada misiunii 01.03-21.05.2012Auditor evaluat: Voicilă Bianca/ Paṣol Gabriela/Sălăvăstru Cristina/ Bădicioiu Carmen/ Florea Maria Magdalena/ Uṭă EduardIntocmit: Sălăvăstru Cristina



Data: 21.05.2012

Bugetul de timp efectiv: 274 ore Bugetul de timp planificat: 2741 2 3 4 5 Observaţii

In etapa de pregătire a misiunii, auditorul a identificat riscurile şi controalele prevăzute pentru procesele legate de obiectivele de audit şi a estimat corespunzător riscurile activităţii

XX

-

Programele de audit au fost elaborate în vederea îndeplinirii obiectivelor misiunii în cadrul bugetului de timp alocat

X A fost necesar să se lucreze peste orele de program

Obiectivul auditului, scopul, procedurile şi bugetul au fost reanalizate în mod constant pentru a asigura o eficientă folosire a resurselor de audit

X

A existat o bună comunicare între auditor şi auditat şi între auditor şi conducerea structurii de audit intern;

X

A existat o bună comunicare între auditor şi conducerea structurii de audit intern

X

Au fost luate în considerare perspectivele şi nevoile auditaţilor în procesul de audit

X

Au fost atinse obiectivele de audit într-o manieră eficientă şi la timp XAuditaţii au avut posibilitatea să revadă constatările şi recomandările când au fost identificate problemele

X

Normele de audit intern, au fost respectate XConstatările de audit demonstrează analize profunde şi concluzii, respectiv sunt formulate recomandări practice pentru probleme identificate

X

Comunicările scrise au fost clare, concise, obiective şi corecte XExistă probe de audit care să susţină concluziile auditorului XProcedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante şi folositoare

X

Documentele au fost completate în mod corespunzător şi în conformitate cu normele de audit intern

X

Bugetul de timp a fost respectat XNivel de productivitate personală al auditorului intern. X

NOTA:Tabelele de mai sus vor fi completate ţinând cont de următorul sistem de punctaj:• 1 pentru nesatisfăcător• 2 pentru slab• 3 pentru satisfăcător• 4 pentru bine• 5 pentru foarte bineÎn practică se va urmări ca pentru orice notare sub 3 să se solicite explicaţii scrise.




Documents

Proiect Audit Intern