of 15 /15
PREZENTA DOCUMENTAŢIE ESTE PROPRIETATEA UNIVERSITĂŢII „VASILE ALECSANDRI“ DIN BACĂU. MODIFICAREA, MULTIPLICAREA SAU DIFUZAREA ACESTEIA FĂRĂ APROBAREA SCRISĂ A EMITENTULUI ESTE INTERZISĂ , CONFORM LEGII 8/1996. - Document controlat - F 01.07/Ed.1 UNIVERSITATEA „VASILE ALECSANDRI“ DIN BAC Ă U AUDIT INTERN COD: PS 02 PROCEDUR Ă DE SISTEM RECTOR, PROF.UNIV.DR. ING. VALENTIN NEDEFF Prenumele şi numele Semnătura Reprezentantul Managementului Conf.univ.dr. Cornelia-Marcela DANU Elaborat Şef lucr. Dr. Ing. Mirela PANAINTE Drd. Ing. Rodica BUCUROIU EDIŢIA: 4 REVIZIA: 0 1 2 3 4 5 EXEMPLAR NR.: Intră în vigoare începând cu data de 31.10.2012, prin aprobarea în Ședința Senatului Universității „Vasile Alecsandri“ din Bacău.

PS 02 AUDIT INTERN ed..4calitate.ub.ro/intern/Documente/SISTEM INTEGRAT/PROCEDURI...Planul de audit intern se transmite cu cel puţin 3 zile înainte de audit şefului zonei ce urmează

  • Author
    lehanh

  • View
    217

  • Download
    1

Embed Size (px)

Text of PS 02 AUDIT INTERN ed..4calitate.ub.ro/intern/Documente/SISTEM INTEGRAT/PROCEDURI...Planul de audit...

PREZENTA DOCUMENTAIE ESTE PROPRIETATEA UNIVERSITII VASILE ALECSANDRI DIN BACU. MODIFICAREA, MULTIPLICAREA SAU DIFUZAREA ACESTEIA FR APROBAREA SCRIS A EMITENTULUI

ESTE INTERZIS, CONFORM LEGII 8/1996.

- Document controlat -

F 01.07/Ed.1

U N I V E R S I T A T E A V A S I L E A L E C S A N D R I

D I N B A C U

AAUUDDIITT IINNTTEERRNN COD: PS 02

PROCEDUR DE S ISTEM

RECTOR,

PROF.UNIV.DR. ING. VALENTIN NEDEFF

Prenumele i numele Semntura

Reprezentantul Managementului Conf.univ.dr. Cornelia-Marcela DANU

Elaborat ef lucr. Dr. Ing. Mirela PANAINTE Drd. Ing. Rodica BUCUROIU

EDIIA: 4 REVIZIA: 0 1 2 3 4 5 EXEMPLAR NR.:

Intr n vigoare ncepnd cu data de 31.10.2012, prin aprobarea n edina Senatului Universitii Vasile Alecsandri din Bacu.

PROCEDUR DE SISTEM Cod document PS 02 Pag./Total pag. 1/10 Data 31.10.2012

AUDIT INTERN

Ediie/Revizie 4/ 0 1 2 3 4 5

F 02.07/Ed.1 Fiier SIM/PS/PS-02

LISTA REVIZIILOR

Responsabiliti Simbol revizie

Revizie Pag./ Cap./ Paragraf Elaborat Verificat

PROCEDUR DE SISTEM Cod document PS 02 Pag./Total pag. 2/10 Data 31.10.2012

AUDIT INTERN

Ediie/Revizie 4/ 0 1 2 3 4 5

F 03.07/Ed.1 Fiier SIM/PS/PS-02

1 SCOP

Procedura descrie activitile desfurate pentru planificarea i realizarea auditurilor interne ale SIM i ale SMSA, n scopul de a verifica conformitatea/neconformitatea cu standardele de referin i documentele interne ale SIM i SMSA.

2 DOMENIU

Prezenta procedur se aplic n Universitatea Vasile Alecsandri din Bacu n cazul auditurilor interne ale SIM i ale SMSA adoptat.

3 DOCUMENTE DE REFERIN

- MSIM - Manualul sistemului integrat de management; - MSMSA Manualul sistemului de management al siguranei alimentului - SR EN ISO 9001:2008- Sisteme de managementul calitii. Cerine; - SR EN ISO 9000: 2006 - Sisteme de managementul calitii. Principii fundamentale i vocabular; - SR EN ISO 14001: 2005 - Sisteme de management de mediu. Specificaii i ghid de utilizare; - SR ISO 14050: 2010 - Management de mediu. Vocabular; - SR EN ISO 19011: 2011 Ghid pentru auditarea sistemelor de management; - SR ISO IWA 2:2009. Sisteme de management al calitii. Linii directoare pentru aplicarea ISO 9001:2000 n domeniul educaiei; - SR OHSAS 18001: 2008 Sisteme de management al sntii i securitii ocupaionale. Specificaie; - OHSAS 18002: 2009 Sisteme de management al sntii i securitii ocupaionale. Linii directoare pentru implementarea OHSAS 18001; - SA 8000:2008. Certificarea sistemelor de management al responsabilitii sociale; - Ordin MFP nr. 946/2005, modificat i completat de Ordinul MFP nr. 1649/2011 pentru aprobarea Codului controlului intern, cuprinznd standardele de management/control intern la entitile publice i pentru dezvoltarea sistemelor de control managerial; - SR EN ISO 22000:2005 - Sisteme de management al siguranei alimentelor Cerine pentru orice organizaie din lanul alimentar; - SR ISO/TS 22004:2005 - Sisteme de management al siguranei alimentului. Recomandri de aplicare pentru ISO 22000:2005; - PS 01 Controlul documentelor i nregistrrilor; - PS 03 Controlul neconformitilor, aciuni corective i preventive.

4 DEFINIII I ABREVIERI 4.1 Definiiile utilizate sunt conforme cu SR EN ISO 19011:2011;

SR EN ISO 9000:2006, SR ISO 14050:2010, OHSAS 18002:2009 i SR EN ISO 22000:2005.

PROCEDUR DE SISTEM Cod document PS 02 Pag./Total pag. 3/10 Data 31.10.2012

AUDIT INTERN

Ediie/Revizie 4/ 0 1 2 3 4 5

F 03.07/Ed.1 Fiier SIM/PS/PS-02

Audit proces sistematic, independent i documentat, n scopul obinerii de dovezi de audit i evaluarea lor cu obiectivitate pentru a determina msura n care sunt ndeplinite criteriile de audit. NOTA 1 auditurile interne Dovezi de audit nregistrri (document), declaraii ale faptelor sau alte informaii care sunt relevante n raport cu criteriile de audit; Criterii de audit - ansamblu de politici, proceduri sau cerine utilizate ca referin ntr-un proces de audit; Auditor - persoan care are aptitudini demonstrate i care are competena de a efectua un audit. Competena auditorului este stabilit pe baza unor criterii (de regul educaie, instruire, experien i abiliti personale), stabilite de ctre organizaia care utilizeaz auditorul sau de un organism de certificare a auditorilor; Plan de audit - descriere a activitilor de la faa locului i acordurile pentru un audit. Documentul prin care se planific elementele i activitile unui audit. Exemplu: obiectivele auditului, procesele/compartimentele auditate, perioada i orarul de desfurare, persoanele participante; Raport de audit rezultate ale evalurii dovezilor de audit colectate, n raport cu criteriile de audit. Constatrile auditului pot indica fie conformitatea sau neconformitatea cu criteriile de audit, fie oportuniti pentru mbuntire; Programul de audit - ansamblu de unul sau mai multe audituri planificate pe un interval de timp i orientate spre un scop anume. Un program de audit include toate activitile necesare planificrii, organizrii i conducerii auditurilor; Domeniul auditului - amploarea i limitele unui audit.

4.2 Abrevieri DM Departamentul de management. SIM - Sistemul integrat de management SMSA Sistemul de management al siguranei alimentelor RM Reprezentantul managementului RNACP Raport de neconformitate, aciuni corective i preventive UB Universitatea Vasile Alecsandri din Bacu CEACU - Comisia de evaluare i asigurare a calitii din Universitate CA Consiliu de Administraie

5 PROCEDURA 5.1 Perfecionarea i atestarea auditorilor interni Auditurile interne sunt realizate de auditori calificai, selectai de DM din Corpul

de auditori interni (formular cod F10.07 - anexa nr. 4). 5.2 Planificarea auditurilor interne 5.2.1 Planificarea auditurilor se face inndu-se cont de importana proceselor, de

zonele care trebuie auditate i de rezultatul auditurilor anterioare. Auditurile interne planificate pot fi efectuate asupra unor pri ale SIM/SMSA sau asupra ntregului SIM/SMSA.

5.2.2 n UB se desfoar anual cel puin un audit la fiecare departament.

PROCEDUR DE SISTEM Cod document PS 02 Pag./Total pag. 4/10 Data 31.10.2012

AUDIT INTERN

Ediie/Revizie 4/ 0 1 2 3 4 5

F 03.07/Ed.1 Fiier SIM/PS/PS-02

5.2.3 Un audit intern neprogramat poate fi solicitat de ctre: SENAT, CA, Rector, RM, CEACU sau DM.

5.3 Pregtirea auditului

Directorul DM ntocmete "Programul de audit pe anul" lund n considerare starea i importana proceselor i zonelor care trebuie auditate precum i rezultatele auditurilor precedente i l supune aprobrii Rectorului. Programul de audit contribuie la determinarea eficacitii SIM/SMSA. Amploarea Programului de audit se bazeaz pe natura, funcionalitatea, complexitatea i nivelul de maturitate al SIM/SMSA. Programul de audit include: zonele auditate (dac departamentul conine mai multe structuri), durata auditului, criteriile de audit, metodele de audit, componena echipei de audit. n cazul n care, din motive obiective, este necesar modificarea programului, directorul DM solicit aprobarea modificrii de ctre Rector. Modificarea programului intr n vigoare dup aprobare. Directorul DM are competena necesar pentru a coordona efectiv i eficace programul de audit i riscurile sale asociate precum i cunotine i abiliti referitoare la procedura i metodele de audit, standardele pentru sistemul integrat de management (SR EN ISO 9001:2008, SR IWA 2:2009, SR EN ISO 19011:2011, SR EN ISO 14001:2005, SR OHSAS 18001:2008, SA 8000:2008 SR EN ISO 22000:2005), activiti, produse i procese ale auditailor, cerine legale i reglementate pentru activitile i produsele auditatului, clieni, furnizori i alte pari interesate ale auditatului. La stabilirea Programului de audit se au n vedere riscurile asociate acestuia, cum ar fi:

- eecul n stabilirea obiectivelor relevante ale auditului i determinarea amplorii programului de audit;

- alocarea unui timp insuficient pentru elaborarea programului de audit sau pentru efectuarea auditului;

- selectarea unor auditori efi i/sau audituri n echipele de audit care nu posed competentele necesare efecturii auditului n mod eficace;

- comunicarea ineficace a programului de audit; - neprotejarea nregistrrilor aferente auditurilor; - monitorizarea ineficace a rezultatelor programului de audit. Grila de evaluare a frecvenei de apariie a riscurilor i a impactului /

consecinelor

PROCEDUR DE SISTEM Cod document PS 02 Pag./Total pag. 5/10 Data 31.10.2012

AUDIT INTERN

Ediie/Revizie 4/ 0 1 2 3 4 5

F 03.07/Ed.1 Fiier SIM/PS/PS-02

a) Evaluarea frecvenei de apariie a riscurilor

Nivel frecven Explicaie Rar Este foarte puin probabil s se ntmple pe perioada unui ciclu de

audit Nu s-a ntmplat pn n prezent

Puin probabil Este puin probabil s se ntmple pe perioada unui ciclu de audit S-a ntmplat de foarte puine ori pn n prezent

Posibil Este probabil s se ntmple pe perioada unui ciclu de audit S-a ntmplat de cteva ori n ultimii 3 ani

Foarte probabil Este probabil s se ntmple pe perioada unui ciclu de audit S-a ntmplat de cteva ori n ultimul ciclu de audit

Aproape sigur Este foarte probabil s se ntmple pe perioada unui ciclu de audit S-a ntmplat de mai multe ori n ultimul ciclu de audit

b) Evaluarea impactului riscurilor

Nivel impact

Explicaie

1 Nesemnificativ Cu impact foarte sczut asupra activitilor de audit i ndeplinirii obiectivelor i/sau fr impact financiar

2 Minor Cu impact sczut asupra activitilor de audit i ndeplinirii obiectivelor i/sau cu impact financiar foarte sczut

3 Moderat Cu impact mediu asupra activitilor de audit i ndeplinirii obiectivelor i/sau cu impact financiar mediu

4 Major Cu impact major asupra activitilor de audit i ndeplinirii obiectivelor i/sau cu impact financiar major

5 Critic Cu impact major asupra activitilor de audit i ndeplinirii obiectivelor i/sau cu impact financiar semnificativ

c) Stabilire scor general risc: frecven x impact

5 10 15 20 25

4 8 12 16 20

3 6 9 12 15

2 4 6 8 10 FREC

VEN

1 2 3 4 5

IMPACT

PROCEDUR DE SISTEM Cod document PS 02 Pag./Total pag. 6/10 Data 31.10.2012

AUDIT INTERN

Ediie/Revizie 4/ 0 1 2 3 4 5

F 03.07/Ed.1 Fiier SIM/PS/PS-02

d) Stabilirea nivelului de tolerare

Nivel tolerare

Explicaii

1 - 4 Tolerabil Nu necesit nici o msur de control 5 - 8 Tolerabilitate ridicat Necesit msuri de control pe termen mediu / lung 9 - 12 Tolerabilitate sczut Necesit msuri de control pe termen scurt

13 - 25 Intolerabil Necesit msuri de control urgente

Pentru riscurile clasificate ca intolerabile este stabilit un program de msuri pentru minimizarea acestora.

Urmrirea realizrii acestui program este responsabilitatea DM. 5.3.1 Auditorul-ef stabilete componena echipei de audit.

Auditorii din echipa de audit ndeplinesc urmtoarele cerine: a) fac parte din corpul de auditori interni; b) au studii superioare; c) au cunotine n domeniul managementului calitii, mediului, sntii i securitii ocupaionale, responsabilitii sociale, siguranei alimentelor; d) au certificat de auditor. Echipa de audit este format din minimum dou persoane. Echipa are cel puin o persoan care cunoate foarte bine cerinele SIM/SMSA i cerinele ARACIS. Membrii echipei de audit nu au implicaii directe n activitile auditate.

5.3.2 Auditorul-ef ntocmete Planul de audit intern i l supune aprobrii rectorului UB. Planul de audit intern se transmite cu cel puin 3 zile nainte de audit efului zonei ce urmeaz a fi audiat.

5.3.3 Auditorul-ef repartizeaz membrilor echipei zonele de activitate, i documentele aferente spre studiu, cu cel puin 3 zile nainte de data auditului.

5.3.4 Auditorul-ef i instruiete membrii asupra modului de desfurare a auditului i a obiectivelor care trebuie atinse n timpul auditului.

5.4 Efectuarea auditului 5.4.1 Auditurile interne se desfoar conform programrii anuale. Atunci cnd este

necesar, la solicitarea conducerii UB sau la schimbri semnificative n sistem, se pot desfura audituri neprogramate.

5.4.2 Auditul intern demareaz cu o scurt reuniune ntre auditori i auditai, n care se prezint planul de audit (obiectivele auditului, documentele de referin, echipa de audit, reprezentanii auditatului, programul de audit). Se poate modifica planul de audit, cu acordul reprezentantului zonei auditate dac este necesar, pentru o mai bun atingere a obiectivelor auditului. Se examineaz procesele desfurate pentru evaluarea conformitii cu cerinele documentelor SIM/SMSA i cu standardele de referin prin interviu cu persoanele auditate, examinarea documentelor de referin i observaii pe teren. Se solicit stabilirea unei persoane care nsoete echipa de audit pe parcursul desfurrii acestuia.

PROCEDUR DE SISTEM Cod document PS 02 Pag./Total pag. 7/10 Data 31.10.2012

AUDIT INTERN

Ediie/Revizie 4/ 0 1 2 3 4 5

F 03.07/Ed.1 Fiier SIM/PS/PS-02

5.4.3 Dup edina de deschidere, membrii echipei de audit se prezint n zonele repartizate pentru efectuarea auditului, avnd ca nsoitor reprezentantul zonei auditate.

5.4.4 n cadrul auditului se urmrete ndeplinirea obiectivelor stabilite n planul de audit.

5.4.5 n timpul auditului, auditorul-ef poate efectua modificri ale misiunilor auditorilor. 5.5 ntocmirea raportului de audit intern 5.5.1 Raportul de audit conine aprecierea echipei de audit cu privire la ndeplinirea

obiectivelor auditului. 5.5.2 Dup efectuarea auditului, nainte de edina de nchidere, echipa de audit se

ntrunete, analizeaz datele colectate i formuleaz neconformitile, observaiile i oportunitile de mbuntire.

5.5.3 Constatrile auditului se clasific n: neconformiti; observaii; oportuniti de mbuntire. Pentru neconformiti sunt ntocmite RNACP-uri. Pentru observaii se ntocmete, de ctre auditat, un plan de msuri (cu responsabiliti i termene) pentru rezolvarea acestora. Criteriile de ncadrare a constatrilor n una din cele 3 categorii sunt: ntocmirea unui RNACP are loc atunci cnd nu sunt ndeplinite cerinele prevzute n standardele de referin sau cnd aceeai problem se repet de mai multe ori n cadrul zonei auditate; Reinerea unei observaii se face atunci cnd cerinele standardelor de referin sunt ndeplinite parial sau nu sunt reinute nregistrri pentru toate procesele/subprocesele desfurate n cadrul zonei auditate; Oportunitatea de mbuntire se face n scopul mbuntirii proceselor desfurate n cadrul zonei auditate.

5.5.4 edina de nchidere a auditului se desfoar mpreun cu eful zonei auditate i reprezentanii desemnai de acesta i este condus de auditorul-ef.

5.5.5 n cadrul reuniunii de nchidere, auditorul-ef prezint conducerii zonei auditate concluziile i sunt completate rapoartele de neconformitate i aciuni corective/preventive (dac sunt nregistrate neconformiti).

5.5.6 n termen de 5 zile de la data auditului, auditorul-ef redacteaz Raportul de audit intern.

5.5.7 Raportul de audit este semnat de auditorul ef, aprobat de rector i difuzat efului zonei auditate.

5.5.8 n termen de 2 zile de la primirea raportului de audit, eful zonei auditate va ntocmi planul de msuri pentru rezolvarea observaiilor cuprinse n acesta i-l va transmite la DM.

5.6 Finalizarea auditului 5.6.1 Conducerea zonei auditate completeaz RNACP-ul, cu identificarea cauzei

apariiei neconformitii, stabilind modul de rezolvare a acesteia i aciunile corective/preventive propuse pentru eliminarea neconformitii (stabilind termene de rezolvare i responsabilii cu implementarea acestora).

PROCEDUR DE SISTEM Cod document PS 02 Pag./Total pag. 8/10 Data 31.10.2012

AUDIT INTERN

Ediie/Revizie 4/ 0 1 2 3 4 5

F 03.07/Ed.1 Fiier SIM/PS/PS-02

5.6.2 Auditorul-ef analizeaz aciunile corective/preventive propuse. 5.6.3 Auditorul-ef i DM au responsabilitatea i autoritatea de a verifica rezolvarea

neconformitii i a aciunilor corective/preventive la termenul stabilit i eficacitatea acestora.

5.6.5 n cazul n care, n urma verificrilor, se constat c aciunile corective/preventive nu au fost rezolvate la termenele stabilite sau sunt ineficiente, auditorul-ef informeaz n scris eful ierarhic superior al zonei auditate, n vederea lurii unei decizii. Decizia trebuie luat n cel mult 5 zile de la primirea informrii.

5.6.6 Dac decizia efului ierarhic superior al zonei auditate nu este respectat sau nu este satisfctoare, auditorul ef informeaz managementul UB pentru luare de msuri.

5.6.7 DM informeaz conducerea la cel mai nalt nivel n cadrul analizelor efectuate de management sau independent de acestea, asupra stadiului realizrii aciunilor corective/preventive.

5.6.8 n cazurile n care DM consider necesar, poate dispune efectuarea de audituri suplimentare.

5.6.9 Un audit se consider finalizat n momentul n care exist dovezi obiective care atest c toate aciunile corective/preventive au fost finalizate corespunztor i sunt eficace.

5.6.10 Verificarea implementrii i eficienei aciunilor corective/preventive ntreprinse de auditat este descris n procedura PS 03 Controlul neconformitilor, aciuni corective i preventive.

5.6.11 Originalul RNACP este reinut de DM, care transmite controlat cte o copie factorilor implicai n finalizarea aciunilor corective/preventive i auditorului-ef. Dac se constat neconformiti ale cror cauze provin din alte zone dect cele auditate, atunci DM difuzeaz controlat RNACP i n zonele respective.

5.6.12 Responsabilul cu ndeplinirea aciunii corective/preventive consemneaz n RNACP data implementrii acesteia i, dac este cazul, modul de realizare; completeaz toate exemplarele difuzate conform Raportului de audit intern n maximum 10 zile de la implementare.

5.6.13 eful zonei auditate ntocmete planul de msuri pentru rezolvarea observaiilor. 5.6.14 Dup aprobare, Raportul de audit intern mpreun cu anexele se multiplic i se

distribuie de DM dup cum urmeaz: - un exemplar din raportul de audit, din rapoartele de neconformitate i planul de msuri pentru rezolvarea observaiilor se distribuie zonei auditate; - originalele Raportului de audit, RNACP-urilor i planului de msuri sunt pstrate la DM timp de 3 ani.

6 RESPONSABILITI 6.1 Rectorul

- aprob prezenta procedur; - aprob Programul de audit intern; - aprob Planul de audit intern; - aprob Raportul de audit intern; - solicit atunci cnd este necesar audituri neprogramate.

PROCEDUR DE SISTEM Cod document PS 02 Pag./Total pag. 9/10 Data 31.10.2012

AUDIT INTERN

Ediie/Revizie 4/ 0 1 2 3 4 5

F 03.07/Ed.1 Fiier SIM/PS/PS-02

6.2 RM

- ntocmete rapoarte privind stadiul rezolvrilor neconformitilor i implementarea aciunilor corective/preventive; - solicit, atunci cnd este necesar, audituri neprogramate.

6.3 Directorul DM

- ntocmete Programul de audit pe anul viitor i eventualele modificri pentru anul n curs: - ntocmete lista de auditori interni: - asigur difuzarea controlat a planului de audit, raportului de audit i a RNACP: - informeaz conducerea la cel mai nalt nivel n cadrul analizelor efectuate de management sau independent de acestea, asupra stadiului realizrii aciunilor corective/preventive; - solicit atunci cnd este necesar audituri neprogramate; - solicit atunci cnd este necesar modificarea Programului de audit intern.

6.4 Auditorul-ef

- ntocmete i nainteaz spre aprobare Planul de audit intern; - transmite auditatului, cu cel puin 3 zile nainte de audit, Planul de audit intern; - studiaz toate documentele referitoare la zona care urmeaz a fi supus auditului, dosarul auditului intern efectuat anterior, documentele SIM/SMSA care reglementeaz activitatea din zona respectiv: - instruiete membrii echipei de audit n vederea nsuirii de ctre acetia a modului de desfurare a auditului, a responsabilitilor pe care le au, a specificului zonei repartizate i a documentelor care revin acestor zone; - conduce desfurarea auditului i soluioneaz problemele ntmpinate de echipa de audit; - organizeaz i conduce edinele de deschidere i nchidere ale auditului; - analizeaz observaiile rezultate din auditare i are decizia final asupra declarrii neconformitilor; - ntocmete mpreun cu membrii echipei de audit Raportul de audit intern, l nainteaz spre aprobarea Rectorului i l preda la DM; - asigur confidenialitatea informaiilor; - urmrete implementarea i eficacitatea aciunilor corective/preventive stabilite. Informeaz n scris eful ierarhic superior al zonei auditate, n vederea lurii unei decizii, n cazul n care n urma auditului se constat c aciunile corective/preventive nu au fost finalizate la termenele stabilite sau sunt ineficiente.

6.5 Membrii echipei de audit

- studiaz documentele SIM/SMSA, specificaiile i alte documente aferente zonei care urmeaz a fi examinat; - efectueaz auditul n zona repartizat, conform dispoziiei auditorului-ef i Planului de audit intern;

PROCEDUR DE SISTEM Cod document PS 02 Pag./Total pag. 10/10 Data 31.10.2012

AUDIT INTERN

Ediie/Revizie 4/ 0 1 2 3 4 5

F 03.07/Ed.1 Fiier SIM/PS/PS-02

- particip la ntocmirea Raportului de audit intern; - se conformeaz exigenelor referitoare la audit, pstreaz n bune condiii i n siguran documentele referitoare la audit pentru a le prezenta la cerere i a garanta confidenialitatea lor. Asigur confidenialitatea informaiilor; - evalueaz cu responsabilitate i semnaleaz constatrile bazate pe dovezi obiective. - aduc la cunotina auditorului-ef problemele ntmpinate n timpul auditului, care afecteaz scopul i obiectivele auditului; - consemneaz i comunic rezultatele.

6.6 Conductorul zonei auditate - particip sau numete un reprezentant competent din cadrul zonei, care s nsoeasc echipa de audit pe tot parcursul auditului. - informeaz personalul din subordine despre obiectul i scopul auditului i asigur accesul membrilor echipei de audit la toate documentele i nregistrrile (dovezi obiective) necesare unei bune desfurri a auditului; - n vederea atingerii obiectivelor auditului, asigur cooperarea personalului din subordine implicat n procesul de audit; - convoac factorii responsabili din cadrul zonei auditate la analiza Raportului de audit intern. - determin cauzele neconformitilor aprute, stabilete modul de rezolvare a neconformitilor cu responsabili i termene de rezolvare, aciunile corective/preventive care se impun; - ntreprinde msuri pentru finalizarea aciunilor corective/preventive i, dup implementare, rspunde de consemnarea n RNACP a ndeplinirii acestora.

7 NREGISTRRI 7.1 Program de audit intern (F 11.07 - Anexa nr. 1), ntocmit de DM, aprobat de

rector, se pstreaz la DM minimum 3 ani; nu se arhiveaz. 7.2 Planul de audit intern (F 12.07 - Anexa nr. 2) se ntocmete de ctre auditorul-

ef, este aprobat de managementul UB i o copie se transmite efului zonei programate pentru auditare. Originalul se pstreaz la DM minimum 3 ani, dup care se distruge.

7.3 Raportul de neconformitate, aciuni corective i preventive RNACP (F 14.07) este completat i semnat de auditorul-ef i de reprezentantul zonei auditate. Se pstreaz la DM minimum 3 ani; nu se arhiveaz. Se difuzeaz controlat la eful zonei auditate.

7.4 Raportul de audit intern (F 13.07 - Anexa nr. 3) este ntocmit de ctre auditorul-ef mpreun cu membrii echipei de audit. Este semnat de echipa de audit, de conducerea zonei auditate, aprobat de rectorul UB. Dup aprobare, este difuzat controlat astfel: - un exemplar conducerii zonei auditate; - originalul se pstreaz la DM minimum 3 ani, dup care se distruge.

PROCEDUR DE SISTEM Cod document PS-02 Pag./Total pag. Data 31.10.2012

AUDIT INTERN

Ediie/Revizie 4/ 0 1 2 3 4 5

F 03.07/Ed.1 Fiier SIM/PS/PS-02

Anexa nr. 1

PROGRAM DE AUDIT INTERN Aprobat

RECTOR, (titlul universitar, prenumele i numele)

Anul ...........

Nr. crt.

Elementul sistemului calitii auditat

Data propus pentru audit

Data realizrii auditului

Auditor-ef

Data /revizia........................

ntocmit,

Director Departament Management,

(titlul universitar, prenumele i numele)

F 11.07/Ed.xx

PROCEDUR DE SISTEM Cod document PS-02 Pag./Total pag. Data 31.10.2012

AUDIT INTERN

Ediie/Revizie 4/ 0 1 2 3 4 5

F 03.07/Ed.1 Fiier SIM/PS/PS-02

Anexa nr. 2

Universitatea Vasile Alecsandri din Bacu

Departamentul de Management PLAN DE AUDIT INTERN

Nr.:

Tip audit intern: Pag./Total pag.:1/

APROBAT RECTOR,

(titlul universitar, prenumele i numele) Zona/persoanele auditat (e) Departamentul /Decanatul ............................

Obiectivele auditului

1.

Auditori:

1. Auditor-sef 2. Membrii:

Auditori n curs de formare: 1. 2.

Referina pentru SIM: Altele:

Cod i ediie manual: Data auditului:

Difuzarea raportului de audit intern: Ex. 1 SIM Ex. 2 Zona auditat

GRAFIC DE DESFURARE AUDIT INTERN Nr. Crt.

Data/Ora Elementul SIM auditat Auditor Reprezentani auditat

0. 1. 2. 3. 4.

1.

Reprezentanii auditatului vor nsoi membri echipei de audit pe tot parcursul auditului. Reprezentanii din coloana 4 se stabilesc de auditat dup primirea planului de audit i se comunic n edina de deschidere.

NTOCMIT Auditor-ef Nume: .......................................... Semntura: . . . . . . . . . . . . . . . . . Data: . . . . . . . . . . . . . . . .

AVIZAT Director Departament Management Nume: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Semntura: . . . . . . . . . . . . . . . . . Data: . . . . . . . . . . . . . . .

F 12.07/Ed. xx

PROCEDUR DE SISTEM Cod document PS-02 Pag./Total pag. Data 31.10.2012

AUDIT INTERN

Ediie/Revizie 4/ 0 1 2 3 4 5

F 03.07/Ed.1 Fiier SIM/PS/PS-02

Anexa nr. 3 Nr.:

RAPORT DE AUDIT INTERN

Pag./Total pag.:1/

APROBAT Rector, (titlul universitar, prenumele i numele) 1. Tip audit : Audit de sistem Audit de proces Alte situaii 2. Zona auditat: 3. Obiectivele auditului: 4. Perioada de audit : 5. Criterii de audit:

ISO 9001; ISO 14001; OHSAS 18001; Altele: 6. Echipa de audit: 7. Constatrile auditului: 8. Concluzii: 9. Neconformiti: 10. Observaii: 11. Recomandri:

Auditor ef, Data Am primit un exemplar, Auditat (numele n clar i semntura): Data

Not: Pentru confirmarea difuzrii Raportului de audit, auditatul semneaz de primire pe exemplarul care se pstreaz la DM.

F 13.07/Ed. xx

PROCEDUR DE SISTEM Cod document PS-02 Pag./Total pag. Data 31.10.2012

AUDIT INTERN

Ediie/Revizie 4/ 0 1 2 3 4 5

F 03.07/Ed.1 Fiier SIM/PS/PS-02

Anexa nr. 4 ROMNIA

MINISTERUL EDUCAIEI, CERCETRII, TINERETULUI I SPORTULUI

Universitatea Vasile Alecsandri din Bacu Str. Calea Mreti, nr. 157, Bacu, 600115

Tel. ++40-234-542411, tel./ fax ++40-234-545753 www.ub.ro; e-mail: [email protected]

LISTA AUDITORILOR INTERNI CALIFICAI

Nr. crt.

Nume, prenume Funcie Facultate Dovezi privind calificarea ca auditor intern

1

2.

3

F 10.07/Ed.xx