TIC - Managmentul documentelor - Suport de curs

1.1 Obiective si noiuni generale

Sistemele informatice de gestiune a documentelor au aprut ca soluie la problemele actuale din domeniu. Statisticile au artat c pentru ncheierea unei tranzacii, n prezent, sunt necesare de dou ori mai multe documente dect n urma cu cinci ani. De asemenea, introducerea ntr-o organizaie a unui sistem de asigurare a calitii, condiie obligatorie pentru firmele care doresc s se ncadreze standardelor europene, aduce cu sine un volum impresionant de documente care trebuie s circule n interiorul firmei sau n relaiile cu partenerii.

Sistemele informatice de gestiune a documentelor

sunt sisteme informatice care fac posibil circulaia documentelor n interiorul organizaiei n diverse scopuri legate de informare, verificare, aprobare sau modificare, permit stocarea i regsirea documentelor aflate n orice

format electronic, avnd posibilitatea de a ti n orice moment starea n care se afl un document (trimis spre verificare, spre aprobare, sau fiind deja aprobat/respins) cu faciliti de conectare la alte sisteme informatice sau dispozitive electronice. De exemplu, prin conectare la dispozitive de scanare pot fi introduse automat n sistem documentele tiparite pe hrtie. Managementul documentelor este un domeniu al crui potenial nu a fost nc explorat la maxim. Dei documentele sunt suportul pentru orice tranzacie, fie ea intern companiei sau n relaiile cu terii, companiile raman fidele formatului fizic al documentului. Preul acestei fideliti este alocarea de resurse suplimentare fr a contribui ns la creterea productivitii personalului. Volumul de documente crete pe msur ce activitatea se dezvolt, iar timpul i munca alocate identificrii acestora crete proporional. O conectare global prin intermediul documentelor nu va avea ca efect obligatoriu apariia birourilor fr hrtie. Tehnologiile care permit administrarea i gestionarea documentelor, fr necesitatea de a le tipri, cresc semnificativ cantitatea de informaie nglobat n documentele unei firme, aceasta putndu-se dubla chiar anual. Totui, noile structuri administrative, noile tehnici i strategii vor sprijini comunicarea i colaborarea n sensul mririi eficienei i a gradului de satisfacie n munca cotidian. n practica, n prezent, tendinta este de a

avea n vedere managementul documentelor pe baza de hartie cat i al celor n format electronic, digitizat. In cadrul unei organizaii exista procese ce implica operaiuni pe documente. Printre cele mai importante categorii de procese se pot mentiona procese de administrare a documentelor i procese de afaceri.

Procesele de administrare a documentelor sunt procesele care includ activitile de management a documentelor ca pe orice resurs organizaional. Procedurile de administrare a acestora depind de nivelul

de importan a unui document. Pentru definirea unor politici corecte de utilizare i stocare a documentelor se efectueaz o clasificare a documentelor dup nivelul de importan al acestora, astfel:

Documentele de interes general includ toate documentele importante ale organizaiei necesare n raporturile cu alte organizaii sau pentru fundamentarea deciziilor tactice i strategice, aflate ntr-o faz final de procesare.

Documentele de lucru sunt documente elaborate de diverse grupuri din cadrul organizaiei, n funcie de politicile, programele i interesele managementului, care pot deveni, dup finalizarea procesrilor, documente de interes general.

Documentele de interes individual reprezinta note personale, agende i informaii organizate pentru rezolvarea activitilor de serviciu. Acestea pot fi utilizate pentru elaborarea documentelor de lucru.

Documentele private sunt documente de interes personal acceptate de organizaii din punct de vedere moral. Acestea pot fi CV-uri, e-mailuri personale, agende telefonice etc.

Procesele de afaceri sunt acele procese care includ activitile de creare, actualizare i revizuire a

documentelor n timpul desfaurrii activitilor de afaceri. Principalele categorii de procese de afaceri sunt: Procese de afaceri organizate n jurul produciei sau activitilor de baz care genereaz urmtoarele tipuri de documente: Convenii internaionale, anexe i amendamente, proceduri pentru lansarea i execuia produciei; Recomandri internaionale n domeniul standardelor tehnice (documente n lucru sau standarde finale); Fie de producie standard, design industrial, mrci nregistrate. Caracteristicile

documentelor generate de aceast categorie de procese sunt: procedurale, puternic structurate; formatele de prezentare standard i finale; control strict asupra fluxului de lucru, de la creare pn la versiunea final; importan deosebit n managementul integritii acestora. Procese de afaceri pentru fundamentarea deciziilor, aciunilor tactice i strategice genereaz urmtoarele tipuri de documente: Proiectele de cooperare tehnice (documentele proiectului), programele i proiectele regionale (rapoarte program, rapoarte de ar); Proiecte de cooperare economic (asisten n domeniul elaborarii strategiilor de dezvoltare i coordonare a afacerilor); Contracte, memorandumuri etc. Procese de afaceri pentru dezvoltarea cunoaterii i diseminarea informaiilor care utilizeaz documentele pentru achiziia, organizarea, stocarea i diseminarea informaiilor: Informaii economice, sociale i demografice pe zone geografice (studii economice, anuare statistice, alte rapoarte); Informaii educaionale, tiinifice i culturale; Informaii privind drepturile omului, realizarea cerinelor de baz i dezvoltarea oportunitilor; Studii de pia etc. Procese orientate ctre guvernarea organizaiilor care genereaz documente necesare persoanelor cu nalte funcii de decizie i conducere a afacerilor: Documente necesare Consiliului Director, Guvernului i altor mecanisme executive; Documente ale sesiunilor Consiliilor de Administraie, Adunrilor generale, Consiliilor de Securitate, Parlamentului etc. Procese orientate ctre managementul i desfurarea funciilor administrative genereaz "documentele departamentale": Proceduri interne de organizare i desfurare a activitilor; Documente interne de lucru i analiz; Rapoarte asupra activitilor realizate n deplasrile externe etc.

Test de autoevaluare 1.1.

Presupun c ai reinut unele elemente interesante despre necesitatea sistemelor informatice de gestiune a documentelor i despre procesele din cadrul unei organizaii ce implica operaiuni pe documente. 1. Care este condiia obligatorie ca firmele s fie incadrate n standardele europene?

2. Cum pot fi introduse automat n sistemul informatic documentele tiparite pe hartie? 3. Care sunt tipurile de procese din cadrul unei organizaii ce implica operaiuni pe documente?

4. Cum se pot clasifica documentele dup niveul de importanta al acestora? 5. Ce sunt procesele de afaceri din perspectiva managemetului documentelor?

Comentariile la ntrebrile din testele de autoevaluare le vei gsi la sfritul acestei uniti.

1.2 Problematica gestiunii documentelor n cadrul unei organizaii

Istoria sistemelor pentru managementul documentelor cunoate dou mari perioade de evoluie. Primele soluii dezvoltate erau sisteme n cadrul crora scopul era n principal arhivarea electronic, reprezentnd o alternativ la micrografie. n acea perioad, 90% dintre soluii erau concentrate n domeniile de administraie public i bnci-asigurri. A doua perioad ncepe n 1995 odat cu evoluia reelelor, a soluiilor multimedia i a informaticii n general. Astfel documentul electronic a devenit multimedia: nu mai este vorba numai despre texte, dar i despre imagini, sunet, video, etc. ce pot fi integrate. Un mare progres ce a fost realizat se refer la capacitile mari de stocare sau la costuri din ce n ce mai sczute (de exemplu, DVD-urile). Au aprut din ce n ce mai multe standarde referitoare la protocoalele de reele, la sistemele de exploatare i la conectivitatea ntre diferitele platforme, iar interfeele om-main s-au simplificat mult pentru a face tehnologiile informatice accesibile persoanelor cu competente informatice minime. Justificarea achiziionrii unui sistem de managementul documentelor devine astfel, parte important i integrant a sistemului informaional al organizaiilor i joac, din acest moment, un rol economic i strategic deoarece prin utilizarea i administrarea eficient a informaiei se poate obine un avantaj competitiv. Aceasta este, de fapt, viziunea care trebuie conferit unui sistem de

managementul documentelor: componenta unui sistem de informare i de comunicare, ce integreaz tehnologiile de varf din domeniile multimedia i ale telecomunicaiilor. Cele mai multe firme folosesc att stocarea clasic, ct i pe cea electronic. n funcie de specificul activitii, de fluxul i volumul documentelor, problema stocarii este identificat mai devreme sau mai trziu. Stocarea electronic n cadrul acestor companii presupune fie utilizarea unei aplicaii de management al documentelor, stocarea documentelor pe server-ul local, fie realizarea copiilor de siguran pe CD-uri sau DVD-uri la un anumit interval de timp. Stocarea tinde s devin o problem odat cu extinderea activitii firmelor, a creterii numrului de tranzacii comerciale sau dup o perioada mai lunga de funcionare. Stocarea clasic a documentelor prezint inconvenientul alocrii unui spaiu fizic de depozitare, a identificrii ulterioare greoaie i a consumului de timp pentru regsirea documentelor. Documentul este un instrument important de comunicare ntre departamentele unei firme. Monitorizarea i controlul documentelor, organizarea documentelor, rapiditatea lurii deciziilor la nivel de conducere i la nivel departamental sunt motivaii ale importanei acordate circuitului informaional. Preocuparea principal legat de documentele unei firme este ndreptat ctre modalitatea de organizare a acestora deoarece se dorete monitorizarea fluxului informaional intern. Necesitatea de comunicare interna a organizaiei. Documentul este un instrument important de comunicare intre departamentele unei organizaii, intre locatiile acesteia i n discutiile cu terti. Monitorizarea i controlul documentelor, organizarea documentelor interne sau externe, rapiditatea luarii deciziilor la nivel departamental sunt motivatii alenecesitatii de comunicare interna a unei organizaii.

Exemple.

1. Scenariu simplu. Un sistem informatic de managementul documentelor poate fi utilizat pentru a stabili a. Activitatilecare trebuie realizate intr-o organizaie; b. Responsabilii acestor activitati. Scenariul ar fi urmatorul. Pas1. Mihai este initiatorul i introduce o sarcina n sistem i aloca un responsabil, Andrei. Andrei primeste nmod automat un e-mail prin care este notificat de noua sarcina.

Pas 2. Andrei termina partea lui din sarcina, intra n sistem, scrie un comentariu la sarcina, dup care modificaresponsabilul, pe colegul sau George. Este randul lui George s efectueze sarcina.

Pas 3. George primeste automat un email prin care e notificat ca sarcina respectiva a trecut n responsabilitatealui i ca se asteapta actiunea din partea lui pentru a progresa.

Pas4. George termina sarcina i o trece din starea in lucru n starea finalizat. Pas5. Mihai primeste automat un email n care este notificat de f

aptul ca sarcina a fost finalizata.

Pas 6. La final, Mihai tipareste un raport cu evolutia sarcinii, cum au colaborat membrii grupului, comentariile cares-au facut pe parcurs i performanta individuala a fiecaruia.

Acesta este un exemplu foarte simplu de utilizare a unei soluii de managementul documentelor intr-o firma de 3oameni. n acest caz, activitatea este privita ca un document care circula intre angajati. Insa fluxul de lucru poate fidezvoltat mult mai mult, n functie de cerinele specifice fiecarei firme.

2. Arhivare electronica. Soluiile de arhivare electronica sunt din ce n ce mai mult utilizate de catre marile companii iinstitutii publice pentru a proteja documentele originale contra degradarii fizice. Sunt dese situatiile n care este nevoiede continutul unui document i nu de documentul fizic insusi. n aceste condiii, posibilitatea de a consulta copiaelectronica a documentului este soluia ideala pentru prelungirea duratei de viata a documentelor originale. Mai mult,aceste soluii permit regasirea informatiilor cheie intr-un timp cat mai scurt, n condiii de securitate i access controlat.

Test de autoevaluare 1.2.

Completai spaiile libere sau alegei varianta corect pentru urmtoarele ntrebri. Fiecare ntrebare valoreaz 20 de puncte. Punctaj minim: 80 1. ___________ este un instrument important de comunicare intre departamentele unei organizaii.

2. Costurile scazute i ________________ sunt cei doi factori de baz ce au determinat progresul sistemelor de management al documentelor.

3. Identificai care dintre urmtoarele probleme nu apar n stocarea clasica a documentelor:

a. Alocarea spatiului fizic de depozitare b. Consum mare de timp

pentru regasirea documentelor c. Identificare ulterioara greoaie d. Defectarea serverului local

4. Identificai care din urmtoarele avantaje nu este

asociat arhivarii electronice: a. Timp scurt de regasire a informatiilor cheie b. Securitatea i controlul accesului c. Spatiu fizic mare de depozitare d. Prelungirea duratei de viata a documentelor

originale

5. Arhivarea electronica n cadrul unei organizaii presupune utilizarea unei aplicaii de _____________________________ .

1.3 Cerine generale ale sistemelor informatice de gestiune a documentelor

1.3.1. Cerine funcionale i de calitate

Un sistem informatic de management de documente conine aplicaii uor de utilizat, foarte intuitive i bine organizate. Cerinele funcionale i de calitate prioritare pentru un sistem informatic de gestiune a documentelor trebuie s includ referiri la urmtoarele probleme:

Stocare. Unde i n ce condiii, n ce formate se stocheaz, se pot salva sau arhiva documentele? Un sistem de gestiunea documentelor trebuie s permit stocarea oricrui tip de document. De asemenea, acest sistem trebuie s fie extensibil n sensul ca s ofere posibilitatea definirii unor noi tipuri de documente.

Catalogare, organizare, indexare. Care sunt procedeele care fac posibile catalogarea i organizarea documentelor introduse n sistem? Ce tip de indexare aplica sistemul, ce date se vor stoca pe parcursul indexrii documentelor astfel nct pe parcurs ne vor ajuta n regsirea documentelor?

Securitatea documentului i a sistemului. Cum se poate accesa documentul, cum e protejat la accesare neautorizata, la citirea sau imprimarea de ctre persoane neautorizate, sau chiar la tergerea acestora? n ce msur utilizatorii pot intra n sistem, cum pot fi gestionai pentru a-i aduga la diferite grupuri de drepturi? Cum se poate urmri activitatea utilizatorilor din punct de vedere al securitii i al criteriilor de performanta, ce fiiere log se pot obine privind activitatea utilizatorilor? Sistemul de gestiune a documentelor trebuie s fie un sistem deschis astfel nct s poat fi utilizat de toi membrii unei organizaii. Pentru realizarea acestei cerine se ia n consideraie asigurarea securitii acestuia. Securitatea presupune definirea unor drepturi de acces utilizatorilor n funcie de rolul fiecrui utilizator n cadrul organizaiei.

Protecia fa de calamiti. Cum asigura i protejeaz un astfel de sistem continuitatea mersului afacerii n caz de calamiti? Sunt necesare soluii de garantare i dup cat timp se poate restabili accesul la documente n cazul unor probleme minore sau majore.

Casare, perioada de stocare. Cat timp trebuie s se pstreze documentele n sistemul electronic de management al documentelor, cnd se pot casa, cnd se poate i care sunt acele documente care trebuie stocate n arhiva?

Arhivare. Cum se poate asigura dreptul de accesare ulterioara a documentelor salvate, arhivate i stocate?

Partajare, repartizare, lucrul n echipa. Cum se poate oferi accesibilitate la documentele necesare acelor grupuri din organizaie pentru a-i desfura activitile? Cum se poate lucra, aproba n comun aceste documente?

Fluxuri de lucru. Ce sprijin ofer sistemul de management al documentelor diferitelor procese pentru gestionarea activitilor? Comparativ cu sistemele manuale, fluxul automat de documente prezint numeroase avantaje. Se pot evidenia beneficiile rezultate din rutarea automat, integrarea modulelor, monitorizarea activitilor, notificarea automat a problemelor, folosirea grupurilor de lucru, faciliti n urmrirea documentelor. Sistemul trebuie s ofere un mediu organizat,

controlat i coordonat de aciuni. Aciunile pot fi de creare, acces, vizualizare i modificare a documentelor.

Emiterea documentelor. Majoritatea sistemelor de management al documentelor nu ofer funcia de emitere a documentului.

Suportul pentru circulaia documentelor pe trasee ierarhice ce pot fi precizate dinainte sau definite de ctre autorul unui document, cu posibilitatea aprobrii sau respingerii acestora.

Suportul pentru crearea standardizat, distribuirea i circulaia informaiilor i a documentelor interne dintr-o firm, precum i a celor generate n relaia cu alte organizaii, asigurndu-se, n acelai timp, standardele dorite de securitate i confidenialitate.

Suportul pentru urmrirea strii documentelor, n diferitele stari prin care trec acestea, cu evidenierea modului de rezolvare a documentelor. Sistemul trebuie s permita persoanelor autorizate din organizaie s cunoasc n orice moment unde se afl un document i care este starea acestuia, prin nregistrrile care se fac asupra documentelor.

Suportul pentru obtinerea rapida de rapoarte. n acest mod se ofera posibilitatea de a obine rapid statistici i situaii privind dosarele rezolvate sau n lucru.

Suportul pentru notificari. Sistemul ar trebui s integreze un modul de mesagerie electronic. Acest modul este necesar pentru comunicaii rapide i sigure n interiorul organizaiei sau cu alte organizaii sau ageni economici conectai la Internet.

Interfata cu utilizatorul. Sistemul de gestiune a documentelor trebuie s ofere utilizatorilor o interfata grafica simpla i ergonomica, accesibila prin intermediul unui browser de Web (de exemplu, Microsoft Internet Explorer). De asemenea, trebuie s existe posibilitatea configurarii interfetei cu utilizatorul astfel incat utilizatorul s isi poata selecta functionalitatile preferate.

1.3.2. Soluii actuale pentru managementul documentelor n prezent, principalele tipuri de soluii pentru managementul documentelor se refer la bibliotecile de documente i aplicaiile de flux de lucru. n aceste categorii se pot evidentia soluiile pentru digitizarea documentelor, soluiile pentru gestiunea continutului informational, soluiile de livrare i publicare a continutului, soluiile de pastrare i arhivare, soluiile flexibile de

arhivare i soluiile de managementul documentelor n interiorul unei organizaii. n continuare se vor detalia principalele probleme rezolvate de aceste soluii. Biblioteci de documente. Elemente centrale al unui sistem de management de documente, bibliotecile de documente conin: documente relative la un proiect; proceduri ale sistemului calitii, manualul calitii; norme, proceduri, regulamente care trebuie consultate de personal; documente interne etc. Aplicaii de flux de lucru. Documentele ntr-o organizaie nu sunt statice. Ele sunt create, modificate, distribuite pe trasee clar definite. De aceea, sistemele de management de documente conin aplicaii de flux de lucru care determin cu precizie unde se trimite un document, dac a ajuns la destinaie, cnd a fost redirectat i care este statutul lui la un moment dat. Printre aplicaiile de flux se pot aminti: Informaii trimise din/n sistemul intern spre informare/aprobare; Planuri de Rapoarte de activitate; Referate, Note, Cereri (Cereri de Concediu, Cereri de Transport, Cereri de Achiziii); Generare i publicarea de politici pentru asigurarea calitii, a politicilor de resurse umane; Transmiterea spre aprobare a documentelor cerute de procedurile sistemului calitii, cu multiple aprobri; Tratarea neconformalitilor.

Soluii pentru digitizarea documentelor. Astfel de soluii sunt oferite de n diverse arii de activitate precum finante-banci, industrie, productie, justitie, guvern

i administratie. O posibila soluie permite crearea sau captura, gestiunea, livrarea, arhivarea i stocarea n forma finala a documentelor. De asemenea, ofera suport pentru controlul organizaiilor asupra crearii i conversiei informatiilor prin: integrare cu instrumente de creare a documentelor - soluiile se integreaza cu toate instrumentele standard de creare a continutuluicum ar fi documentele de birou, desene realizate pe diverse sisteme de calcul - CAD, multimedia, documente XML sau pagini web; scanare i prelucrare a imaginilor; prelucrare de formulare companiile pot prelucra eficient n mod automatizat informatiile din formularele completate de clienti; gestionarea rapoartelor i situatiilor pentru arhivarea istorica prin captarea n mod automat a rapoartelor electronice generate de sisteme precum ERP sau CRM pentru a le stoca atat n vederea analizei de catre cei interesati, cat i arhivarii pe termen lung.

Soluii pentru gestiunea continutului informational. Soluiile din aceasta categorie stocheaza orice tip de continut intr-un depozit unitar, crescand viteza de acces la informatie i oferind servicii complete de gestiune a acesteia. Controlul versiunilor se efectueaza prin urmarirea versiunilor unui document pentru a se asigura faptul ca membrii echipei de lucru acceseaza permanent versiunea corecta a informatiei. Biblioteca de documente este oferita prin utilizareafunctiilor de tip check in/out care elimina duplicarea eforturilor. Permite rutarea automata a documentelor atat n cadrul unei organizaii, cat i cu parteneri externi. Documentele parcurg un ciclu de viata propriu, trecand printr-o serie de staricum ar fi Aprobat, Publicat, Suspendat sau Arhivat. Securitatea pentru controlul accesului integreaza tehnologii LDAP (Lightweight Directory Access Protocol), SSL (Secure Sockets Layer) i suport pentru semnatura digitala. Soluiileofera audit de acces prin care orice actiune realizata asupra continutului gestionat este auditabila pentru a se asigura conformitatea cu legile i reglementarile n vigoare. Aria de acces la informatiile existente este largita prin posibilitateatransformarilor automate sau la cerere dintr-un anumit format n altul (de exemplu din prezentari MS Powerpoint n documente Adobe PDF). Utilizatorii au posibilitatea de a crea documente virtuale, acestea fiind documente complexe prin combinarea unor documente individuale astfel incat s se poata lucra separat, simultan pe componente cumentinerea n acelasi timp a intregului. Cautarea n text complet permite angajatilor s navigheze prin seturi mari de documente fara a fi necesara cunoasterea organizarii exacte a bibliotecii de informatii. Prin astfel de functii, beneficiarii unei astfel de soluii au tot suportul informatic necesar i isi pot concentra atentia asupra activitatilor specifice organizaiei.

Soluii de livrare i publicare a continutului. Prin astfel de soluii organizaiile pot s reutilizezeinformatia pentru mai multe canale de distribuie, s

personalizeze interactiune cu beneficiarii i s asambleze documente complexe, cum ar fi cele tehnice cu cele juridice. Aceste operaii sunt sustinutede un suport nativ pentru XML, de servicii de distribuie a continutului, servicii de creare dinamica a continutului i globalizare. Astfel se ofera separarea informatiei n formate multiple prin XML. Documentul poate fi livrat la momentul potrivit n formatul corect prin definirea de abonamente personalizate care fac posibila automatizarea livrariidocumentelor. Prin definirea unor reguli pentru o

arie de activitati specifice unui grup de lucru se permite crearea n mod automat a unui volum mare de documente. Pentru o organizaie multinationala, globalizarea ofera suport caaceeasi informatie s fie disponibila n mai multe limbi.

Soluii de pastrare i arhivare. Organizaiile pot s desemneze anumite documente ca fiind inregistrariistorice i s le pastreze n

concordanta atat cu legile n vigoare, cat i cu bunele practici. Inregistrarileistorice sunt mentinute intr-o stare prin care nu pot fi schimbate i pot fi accesate numai conform politicilor definite la nivelul organizaiei. n combinatie cu soluiile de stocare electronica pe medii nealterabile, aceste soluii corespund atat reglementarilor nationale de arhivare electronica, cat i a celor regionale. Prin folosirea unor standarde deschise ca J2EE, XML i .NET se permite aplicarea lor n orice mediu informatic, i se inlesnesteintegrarea cu aplicaiile i sistemele deja existente. Soluiile pot fi independente de platforma, portabile fara modificaripe diferite sisteme de operare (Windows, Unix, Linux) i pot fi folosite n combinatie cu cele mai utilizate platforme de aplicaii ca IBM WebSphere, BEA WebLogic, SAP, PeopleSoft, etc. Astfel de soluii pot fi realizate n scopuldezvoltarii pe masura ce necesarul de informatie creste.

Soluii flexibile de arhivare. Aceste soluii au aprut pentru rezolvarea unor probleme specifice decrestere a eficientei activitatilor de regasire a documentelor salvate pe hartie i de minimizare sau eliminare a erorilor umane

de pierdere a documentelor din timpul procesului de arhivare. Productivitatea angajatilor unei organizaii creste prin minimizarea numarului erorilor i reducerea timpului necesar procesului de arhivare. Soluiile existente sunt complete prin combinare de hardware cu software intr-un echipament digital ce ofera un display de operare n scopul arhivarii. Accesul la date se poate face prin intermediul unui instrument de navigare pe web din orice locatie. Fiecare document arhivat n format PDF este insotit de un document sursa n format text obtinut prin tehnica OCR (Optical Character Recognition) aplicata fisierului initial. n acest mod se permite re-editarea i cautarea dup cuvinte cheie. Prin astfel de soluii de arhivare electronica se obtine o reducere a costurilor de pana la 70% fata de arhivarea clasica.

Soluii de managementul documentelor n interiorul unei organizaii. Acestea au rolul de a coordona fluxul documentelor n cadrul organizaiei. Se poate astfel crea i stabili traseul n interiorul organizaiei, specifica drepturile

unui utilizator asupra unui document, analiza rezultate i efectua depozitarea unui document n arhiva pentru consultari ulterioare. Soluiile implementeaza standardul ISO 9001 pentru calitate, prin transparenta i eficacitatea n crearea, transportul i distribuia documentelor. Orice document care circula n sistem este construit pe baza unui model predefinit, numit template. O astfel de aplicaie permite definirea unui set de modele de documente specifice activitii fiecrei organizaii, modele de proceduri ISO 9001 prin care se definestemodul de circulatie a documentelor create, modele de audit ISO 9001 prin care se stabileste modul de control al documentelor. Soluiile de acest tip au doua componente, i anume componenta pentru crearea template-urilor i componenta pentru managementul documentelor. Un template defineste doar structura documentului, iar managementul documentelor se realizeaza prin intermediul unei aplicaii accesibila online din intranet sau prin Internet, conform politicii organizaiei. Crearea unui document presupune parcurgerea a trei pai: Pasul 1. Selectarea unui template. Pasul 2.Stabilirea traseului documentului. Un astfel de traseu se poate defini pe mai multe niveluri astfel incat utilizatorii de pe acelasi nivel s primeasca simultan documentul, iar trecerea documentului pe nivelul urmator s se realizeze doar dup ce acesta a fost completat de catre toti utilizatorii nivelului curent. Pasul 3. Stabilirea drepturilor pentru utilizatori, care se refera la drepturi de citire, scriere sau interzis asupra documentului la nivel de campuri.

Test de autoevaluare 1.3.

Alegei varianta corect pentru urmtoarele ntrebri. Fiecare ntrebare valoreaz 20 de puncte. Punctaj minim: 80 1. Sistemul de gestiunea documentelor este extensibil dac

a. ofer suport pentru securitatea documentelor b. ofer posibilitatea definirii de noi tipuri de documente; c. ofer suport pentru urmrirea strii documentelor;

d. ofer mecanisme de notificare.

2. Identificai care din urmtoarele actiuni nu pot fi controlate i coordonate de un sistem de gestiune a documentelor:

a. crearea unui document; b. accesul la un document; c. vizualizarea unui document; d. reducerea duratei de viata a documentelor.

3. Care din urmatoarele afirmatii este nu este adevarata despre soluiile pentru digitizarea documentelor:

a. Sunt oferite doar pentru guvern i administratie ; b. Se integreaza cu instrumente standard de creare a

desenelor CAD; c. Permite arhivarea i stocarea documentelor; d. Permite gestionarea rapoartelor electronice generate

de sisteme ERP.

4. Care din urmatoarele afirmatii este adevarata despre soluiile pentru gestiunea continutului informational:

a. Nu realizeaza controlul versiunilor din motive de

securitate; b. Rutarea documentelor catre parteneri externi

se realizeaza manual; c. Pentru a face cautarea documentelor, utilizatorii nu

trebuie s cunoasca organizarea exacta a bibliotecii; d. Utilizatorii nu pot crea documente virtuale.

5. Care din urmatoarele afirmatii este nu adevarata despre soluiile de livrare i publicare a continutului:

a. Soluiile sunt sustinute prin servicii de distribuie

a continutului; b. Ofera servicii de creare dinamica a continutui; c. Nu pot oferi suport de globalizare;

d. Permit separarea informatiei n formate multiple prin XML.

6. Care din urmtoarele afirmaii este nu adevrat despre soluiile de pstrare i arhivare:

a. Permit pstrarea nregistrrilor istorice conform

legilor n vigoare; b. In prezent exista doar soluii pentru un singur sistem

de operare; c. Permit accesul la documentele istorice numai

conform politicilor definite la nivelul organizaiei; d. Se integreaz n alte aplicaii dezvoltate cu

IBM Websphere.

7. Care din urmtoarele afirmaii este nu adevrat despre soluiile flexibile de arhivare:

a. Rezolva probleme specifice de eficienta regsirii

documentelor; b. Nu in cont de problema erorilor umane; c. Sunt realizare pe un echipament digital particularizat

pentru arhivare; d. Fiecare document este arhivat n format PDF i

format text.

8. Care din urmtoarele afirmaii este nu adevrat despre soluiile de managementul documentelor n interiorul unei organizaii:

a. Au rolul de a coordona fluxul documentelor n cadrul

unei organizaii; b. Orice document care circula n sistem este realizat

pe baza unui template; c. Sistemul creeaz doar template-ul documentelor; d. Implementeaz standardul ISO 9001 pentru calitate.

9. Care din urmtoarele afirmaii este nu adevrat despre implementarea standardului ISO 9001 pentru calitate n sistemele de managementul documentelor:

a. Definete un set de modele de documente

specifice fiecrei organizaii;

b. Definete un set de modele de proceduri pentru modul de circulaie al documentelor;

c. Definete un set de modele de audit pentru modul de control al documentelor;

d. Definete un set de modele accesibile online doar din intranet i nu in cont de politica organizaiei.

10. Identificai care din urmtoarele cerine nu este necesara sistemelor de management al documentelor:

a. Sistemul nu necesit interfa grafic cu utilizatorul; b. Sistemul trebuie s ofere suport pentru notificri; c. Sistemul trebuie s ofere suport pentru urmrirea

strii documentelor; d. Sistemul trebuie s ofere suport pentru circulaia

documentelor.

Am ajuns la sfritul unitii de nvare nr. 1. V recomand s facei o recapitulare a principalelor elemente prezentate n aceast unitate i s revizuii obiectivele precizate la nceputul unitii.

Este timpul pentru ntocmirea Lucrrii de verificare nr. 1. Coninutul lucrrii se gsete la paginile 18 i 19.

Rspunsuri i comentarii la ntrebri

Testul 1.1. :

1. sistemul informatic de managementul documentelor; 2. prin dispozitive de scanare; 3. procesele de administrare a documentelor i procesele de

afaceri; 4. documente de interes general, documente de lucru,

documente de interes individual, documente private; 5. Procesele de afaceri sunt procesele care

includ activitati de creare, actualizare i revizuire a documentelor n timpul desfasurarii activitatilor de afaceri Testul 1.2 : 1. Documentul; 2. Capacitatile mari de stocare; 3. d; 4. c; 5. Managementul documentelor Testul 1.3. : 1.b; 2. d; 3. a; 4. c; 5. c; 6. b; 7. b; 8. c; 9. d; 10. a

LUCRAREA DE VERIFICARE NR. 1

INSTRUCIUNI

Lucrarea de verificare al crei coninut este prezentat mai jos, v solicit unele activiti care necesit cunoaterea unitii de nvare 1. Pe prima pagin a lucrrii se vor scrie urmtoarele informaii: Numele acestui curs (Curs Managementul Documentelor), numrul lucrrii de verificare (Lucrarea de verificare nr. 1), Numele cursantului.

V recomand s scriei clar rspunsurile la ntrebri. V recomand ca pentru fiecare rspuns s v limitai n medie la aproximativ o jumtate de pagin, adic s formulai rspunsurile n aproximativ 200 de cuvinte.

Pentru unele ntrebri rspunsurile pot fi mai scurte, pentru altele rspunsurile pot fi ceva mai lungi.

1. Pentru nceput doresc din partea dumneavoastr o

prezentare scurt din domeniul n care activai. Care

sunt ateptrile dumneavoastr la terminarea acestui

curs?

2. Inserai rspunsul la ntrebarea 4 din testul de

autoevaluare 1.1.

3. Cum se pot clasifica documentele dup nivelul de

importanta al acestora .

4. Care sunt cerinele specifice interfeei cu utilizatorul

pe care o ofer un sistem de managementul

documentelor.

5. Cum sunt implementate cerinele specifice de livrare

i publicare a coninutului?

6. Ce probleme rezolva soluiile flexibile de arhivare?

7. Care sunt paii ce trebuie parcuri la crearea unui

document prin soluiile de managementul documentelor

n interiorul unei organizaii.

8. Discutai despre cum se implementeaza standardul

ISO 9001 pentru calitate prin sistemele de management

al documentelor?

9. Discutati despre problema cerinelor de securitate

pentru sistemele de managementul documentelor?

10. Enumerai trei soluii existente de managementul

documentelor i prezentai pe scurt problemele pe care

acestea le rezolva.

11. n final v invit s transmitei orice ntrebare legat

de unitatea de nvtare 1, de testele de autoevaluare i

s facei orice comentariu asupra coninutului acestora.

Punctele dumneavoastr de vedere sunt binevenite

pentru mbuntirea coninutului prezentului curs. Sinteza

Sistemele informatice de gestiune a documentelor sunt sisteme informatice care fac posibila circulaia documentelor n interiorul organizaiei n diverse scopuri

legate de informare, verificare, aprobare sau modificare, permit stocarea i regsirea documentelor aflate n orice format electronic, avand posibilitatea de a sti n orice moment starea n care se afla un document (trimis spre verificare, spre aprobare, sau fiind deja aprobat/respins) cu faciliti de conectare la alte sisteme informatice sau dispozitive electronice.

In cadrul unei organizaii exista procese ce implica operaiuni pe documente. Printre cele mai importante categorii de procese sunt procesele de administrare a documentelor i procesele de afaceri.

In definirea unei politici corecte de utilizare i stocare a documentelor se efectueaz o clasificare a documentelor dup nivelul de importan al acestora n documente de interes general, documente de lucru, documente de interes individual i documente private.

Procesele de afaceri care genereaza documente sunt: procese organizate n jurul produciei sau activitilor de baz, procese pentru fundamentarea deciziilor, aciunilor tactice i strategice, procese pentru dezvoltarea cunoaterii i diseminarea informaiilor, procese orientate ctre guvernarea organizaiilor i procese orientate ctre managementul i desfurarea funciilor administrative.

Viziunea care trebuie conferit unui sistem de managementul documentelor: componenta unui sistem de informare i de comunicare, ce integreaz tehnologiile de varf din domeniile multimedia i ale telecomunicaiilor.

Principalele soluii pentru managementul documentelor se includ soluiile pentru digitizarea documentelor, soluiile pentru gestiunea continutului informational, soluiile de livrare i publicare a continutului, soluiile depastrare i arhivare, soluiile flexibile de arhivare i soluiile de managementul documentelor n interiorul unei organizaii.

Bibliografie selectiv

1. Colesca S.E, Managementul documentelor, Revista Economia seria Management, nr. 1. 2007.

2. Robert Mary, Information and Reords management: Document based information systems, McGrrawHill/Irwin, 1995.

3.Len Asprey, Michael Middleton, Strategies for Exploiting Enterprise Knowledge, Idea Group Publishing2003.

2.1 Componenta de captare

La terminarea studiului acestei uniti de nvare vei fi capabil s:

Explicai tehnicile de captare ce pot fi luate n considerare de un sistem de managementul documentelor.

Explicai tehnicile de indexare i cutare ce pot fi luate n considerare de un sistem de managementul documentelor.

Explicai ce condiii trebuie luate n considerare pentru arhivarea documentelor.

Explicai posibilitile de distribuie a documentelor intr-un sistem de managementul documentelor i analizaminimizarii costurilor integrarii acesti sistem n mediul de lucru al unei organizaii.

Identificai problemele tehnice pe care le implica o soluie pentru managementul documentelor.

Explicai structura unei soluii existente disponibila pentru managementul documentelor.

2.1. COMPONENTA DE CAPTARE

Un sistem de managementul documentelor trebuie s fie util pentru mai multe tipuri de documente, hartie, electronice, fax, audio i video, care sunt parte a proceselor i procedurilor unei organizaii. De asemenea, trebuie s permitaefectuarea de operaii pe loturi de documente. Aducerea fisierelor intr-un sistem de management al documentelor se poate face n trei moduri: prin scanare, creare de imagini; prin import, n cazul documentelor MS Office; prin conversie, pentru crearea unor imagini nealterabile ale

documentelor electronice.

Prin scanarea unui document se produce o imagine care poate fi memorata pe calculator. Documentul fizic este scanat i convertit intr-o imagine digitala, care apoi este memorata n sistemul de management al documentelor. Importarea documentelor este procesul prin care fisierele electronice sunt aduse n sistem. Fisierele pot fi aduse n sistem printr-o operaie de drag (tragerea cu mouse-ul acestora) unde ramn n formatele lor native. Aceste fisierepot fi apoi vazute n formatul original, fie prin lansarea aplicaiei de origine, fie prin includerea unui viewer n sistemul de management al documentelor. Convertirea documentelor este procesul de transformare a fisierelor electronice intr-un format permanent pentru stocare n sistemul de management al documentelor. Aplicaiile Windows pot tipari fisierele intr-o imagine nealterabila a documentului ce poate fi TIFF (Tagged Image File Format). Pentru documente, prin procesul de conversie seobtine un flux de text (sir lung de caractere ASCII) fiind eliminata necesitatea tehnicii OCR (Optical CharacterRecognition). Acest text obtinut se poate apoi utiliza n tehnica de indexare full-text a documentelor care va asista maitarziu la obtinerea documentelor stocate. Sistemul de management al documentelor trebuie integrat cu MS Office sau alte aplicaii ce permit conversia cu usurinta a documentelor. Organizaiile care lucreaza cu un numar important de fisiere pe zi cunosc problematica prelucrarii loturilor de documente. dup ce au fost captate toate paginile documentelor, sistemul trebuie s permita utilizatorilor s grupeze documentele pe loturi astfel incat s fie usor de asignat campurile template din formulare i de mutat n dosarelecorespunzatoare. In cazul operaiunilor de scanare de mare volum, utilizarea codurilor de bare pentru separarea i indexarea automataeconomiseste timp i bani. Codurile de bare indexeaza documentele prin extragerea campurilor dintr-o baza de date externa, prin completarea campurilor cu valori preasignate sau prin asocierea anumitor documente cu un anumittemplate index. Codurile de bara pot actiona ca markere pentru a indica inceputul unui nou document i a automatiza separarea documentelor. Chiar daca necesita unele pregatiri, beneficiile codurilor de bare sunt foarte mari.

Organizaiile care prelucreaza n mod repetat aceleasi formulare pot utiliza Zone OCR pentru a reduce timpul de introducere a datelor i memoria necesara a sistemului. Zone OCR economiseste timp prin indexarea automata careciteste anumite regiuni ale documentului, iar apoi pune informatiile n campurile corespunzatoare ale unui template.Spatiul de memorie necesara este redus pentru c OCR i indexarea se aplica numai la raspunsurile care au fost introduse. Pentru a reduce erorile, sistemul trebuie s permita utilizatorului s seteze un procent minim de precizie pentru OCR. Daca o portiune a formularului nu indeplineste acest standard, sistemul trebuie s-l anunte pe utilizator astfel inct cineva s citeasc formularul i s introduc manual informatiile.

Test de autoevaluare 2.1.

Presupun c ai reinut unele elemente interesante despre captarea documentelor n sistem. 1. Care sunt tehnicile de aducere a fiierelor intr-un sistem de managementul documentelor? 2. Ce se obine prin scanare? 3. Cum se poate realiza importarea documentelor? 4. Discutai despre convertire documentelor? 5. Cnd se poate aplica tehnica Zone OCR?

Comentariile la ntrebrile din testele de autoevaluare le vei gsi la sfritul acestei uniti.

2.2. COMPONENTA DE INDEXARE i REGSIRE

Un sistem de calitate pentru managementul documentelor intr-o organizaie este de ajutor n rezolvarea problemelor de cautare prin mii de documente. Multi angajati folosesc instrumente de cautare ce sunt aproape identice cu motoarele de cautare comerciale proiectate pentru utilizarea n Internet. Desi aceste motoare de cautare sunt eficiente n a ajuta consumatorii s gaseasca informatii ca pagini Web ale unorretaileri ce vand un anumit produs, ele nu sunt pentru efectuarea de cautari specializate necesare n

diverse medii de afaceri. Majoritatea motoarelor de cautare comerciale ofera cautari bazate pe cuvinte cheie. Utilizatorul introduce un cuvant sau o expresie, iar motorul de cautare intoarce grupul de documente care se potrivesc criteriului. Motorul de cautare face i o ierarhie a rezultatelor dup o logica proprie. Aceasta ierarhie poate s nu fie de ajutor utilizatorului care are anumite criterii specifice. Astfel utilizatorii pot irosi timpul cautnd prin rezultate informatia care le trebuie.

Un sistem de managementul documentelor trebuie s ajute la gasirea a ceea ce se doreste, atunci cand se doreste.Obtinerea documentelor relevante trebuie s fie rapida, eficienta cu multiple metode de indexare a informatiilor. Indexarea permite utilizatorilor sortarea rapida a unor volume mari de date pentru gasirea documentului dorit. Indiferent de metodologiile de indexare utilizate, metodele de cautare trebuie s fie usor de utilizat i de inteles de catre cei careobtin documentele. Exista trei moduri principale de indexare a fisierelor intr-un sistem de managementul documentelor: indexare full-text, sau indexarea fiecarui cuvant al documentului; indexare pe baza unor campuritemplate, sau indexare prin categorii de cuvinte cheie ale documentelor; structura Dosar/ Fisier, sau indexarea prin grupuri de documente asociate. Regasirea documentelor este rezultatul care evidentiaza calitatea sistemului de indexare. Unele sisteme de managementul documentelor ofera utilizatorilor posibilitatea cautarilor prin cuvintele cheie de indexare, ceea ce necesita ca utilizatorul s cunoasca modul n care s-au facut categoriile i care au fost campurile din templateasignate unui document. Un sistem de indexare de calitate trebuie s ofere posibilitatea utilizatorilor s gaseasca orice document cauta, pe baza a ceea ce ei cunosc, chiar daca poate fi doar un cuvant sau o expresia din documentulcautat. Cu cat sistemul de management al documentelor se adapteaza la procedurile existente intr-o organizaie, cuatat mai putin este nevoie de pregatirea suplimentara a utilizatorilor. Indexarea full-text. Indexarea full text permite utilizatorilor s gaseasca orice cuvant sau expresie care apare n document. Prin aceasta metoda, sistemele de management al documentelor pot elimina nevoia de a citi i de a indexa manual documentele prin

cuvinte cheie. Pentru a putea indexa astfel documentele, software-ul trebuie s aibacapabilitate de a efectua OCR. OCR translateaza cuvintele tiparite n caractere alfa-numerice cu o precizie aproape perfecta i face ca fiecare aparitie a unui cuvant s fie urmarita de aplicaie. OCR reduce considerabil indexarea manuala oferind capabilitati de cautare imbunatatite. Totusi OCR nu poate prelucra imagini cu scris de mana. Mai mult,cand un calculator efectueaza OCR pe un document, foloseste limba engleza. n cazul n care documentele sunt specificate n mai multe limbi, sistemul trebuie s realizeze OCR i cautari full-text n toate aceste limbi. Exista mai multe optiuni pentru a maximiza eficienta cautarilor full-text: cautare de tip near match; wildcards, operatori de tip boolean i cautari de proximitate. Majoritatea cautarilor considera ca acele cuvinte de cautare au fost scrise corect i au fost indexate perfect n timpul procesului OCR sau n timpul introducerii manuale a campurilor. Dar n realitate erorile umane trebuie luate n considerare, iar procesul OCR nu este 100% precis. Cautarile de tip near-match compenseaza aceste erori realiznd cautari dup variatii de scriere. Sistemul de managementul documentelor poate permite utilizatorului s controleze cautarea prin setarea numarului de litere ce pot fi gresite sau a procentului dintr-un cuvant care este gresit. De exemplu, o cautare de tip near-match pentru cuvantul crea poate gasi prea i ceea. Cautarea bazata pe wildcards. Wilcards sunt caractere, ca * i ? ce pot fi utilizate n cautari pentru a compensa scrierea gresita sau necunoscuta. Caracterul * reprezinta orice caracter sau caractere, iar caracterul ? reprezintaorice un singur caracter. De exemplu pentru c*t se vor gasi cuvinte cot, cat, copt, corupt , n timp ce cautarea dup c?t vor gasi doar cuvintele cot, cat. La cautarile de tip full text exista de obicei mai multe documente care indeplinesc criteriile de cautare. Operatorii de tip boolean (AND, OR, NOT) ajuta la realizarea unor cautari mai fine i reduce numarul documentelor fara legatura de pe pagina rezultatelor. Cautarile de proximitate pot fi utilizate pentru a restrange rezultatele unei cautari. Acest tip de cautare se utilizeazapentru a gasi cuvintele care apar intr-un anumit numar de cuvinte (capitol, sectiune), propozitii sau paragrafe.

Cautari pe campuri template. Campurile template sunt bazate pe metadate, care sunt date despre date. Metadatelese utilizeaza pentru a facilita, intelegerea utilizarea i managementul datelor. Metadatele variaza n functie de tipul datelor i contextul de utilizare. De exemplu, n contextul unei biblioteci unde datele contin titlurile cartilor, metadateledespre un titlu pot include cuprinsul, autorul, data publicarii i locatia. n contextul unui sistem de managementul documentelor, metadatele pot include numele fisierului, tipul fisierului, numele celui care a definit documentul.Campurile template pot fi utilizate pentru crearea categoriilor de documente, pentru a urmari crearea i stergereadatelor, etc. Aceste campuri template pot fi predefinite intr-un sistem de managementul documentelor.

Test de autoevaluare 2.2.

Completai spaiile libere sau alegei varianta corect pentru urmtoarele ntrebri. 1. [A/F] O posibila tehnica de indexare a fisierelor intr-un sistem de managementul documentelor este bazata pe operatori de tip boolean.

2. Tehnica OCR translateaza cuvintele tiparite n caractere ________________ . 3. Calitatea tehnicii de indexare se vede n procesul de ________________ a documentelor. 4. Cautarea documentelor de tip near match permite utilizatorului s controleze:

a. Numarul sau procentul literelor ce pot fi gresite intr-un cuvnt.

b. Scrierea gresita a cuvintelor prin inlocuirea caracterelor necunoscute.

c. Cautarea intr-un anumit numar de cuvinte d. Nu poate controla cautarea

5. Intr-o cautare a documentelor bazata pe wildcards,

caracterul *: a. Nu trebuie utilizat.

b. Inlocuieste mai multe caractere necunoscute. c. Inlocuieste doar un singur caracter. d. Inlocuieste un operator de tip boolean.

6. Metadatele:

a. Raman aceleasi pentru toate contextele de utilizare

b. Raman aceleasi pentru toate tipurile de date c. Variaza n functie de contextul de utilizare d. Se utilizeaza n cautarea de tip full text.

Comentariile la ntrebrile din testele de autoevaluare le vei gsi la sfritul acestei uniti.

2.3. COMPONENTA DE STOCARE i ARHIVARE

Sistemul de management al documentelor trebuie s ofere posibilitatea unei stocari fiabile prin adaptarea la schimbari viitoare n tehnologiile informatice i avnd n vedere posibila lrgire a organizaiei. Sistemul trebuie s fie compatibil cu toate echipamentele de stocare disponibile i s fie deschis la viitoare integrri cu alte sisteme. Multe organizaii ezit s implementeze un sistem de management al documentelor datorita problemei mijloacelor de citire a documentelor sau a nregistrrilor. Cresterea rapida a sectorului tehnologic complica predictiile referitoare la aplicaiile sau platformele hardware care vor fi peste cinci sau zece ani. Totusi nevoia de obtinere rapida i imbunatatita a nregistrrilor documentelor cere ca organizaiile s nu mai astepte implementarea soluiilor necesare. Din aceasta perspectiva, sistemele de managementul documentelor trebuie s foloseasca formate text i formate de imagini non-proprietare. Documentele create i salvate cu versiuni mai vechi ale programelor pot fi dificil sau chiar imposibil de citit. Utilizarea formatelor proprietare pentru documente are ca efect cresterea costului activitatilor de managementul documentelor. Mai mult stocarea documentelor n fisiere de formate proprietare ar

face viitorul organizaiei dependent de succesul sau esecul altei companii. Pentru a avea garantia ca pe viitor nu apare problema citirii documentelor, un sistem de managementul documentelor trebuie s realizeze stocarea fisierelor intr-un format non-proprietar (ex. TIFF sau ASCII). ASCII este standardul pentru informatii text din 1963 i este modulul principal al majoritatii programelor bazate pe text. TIFF a fost folosit ca format grafic non-proprietar din 1981 fiind utilizat pe larg n transmiterea informatiilor documentelor din sistemele de managementul documentelor. Existnd aceasta prevalenta pentru ASCII i TIFF, devine rezonabila ipoteza ca indiferent de ce fel de format se va dezvolta n viitor, creatorii acestuia vor fi interesati s ofere i posibilitatea convertirii n ASCII sau TIFF. Cu formate proprietare de documente nu exista o asemenea garantie. Considerente privind managementul nregistrrilor. Din anul 2005 managementul nregistrrilor a crescut n importanta pentru organizaii, datorita necesitatii de conformitate cu noile reglementri i forme de statut. n timp ceinstitutiile guvernamentale, legislative i de sanatate au o istorie lunga n domeniul de management al nregistrrilor,pastrarea nregistrrilor n cadrul firmelor nu a fost standardizata sau implementata. Scandalurile recente de la companii precum Enron sau Morgan Stanley au reinnoit interesul n acest domeniu. Managerii de nregistrri au devenitinteresati n problemele de data private, protectia datelor i identificarea furturilor de date. Necesitatea de a se asigura ca anumite informatii nu sunt retinute, a condus la problema planificrii n retinerea nregistrrilor i distrugerea nregistrrilor. Managementul nregistrrilor este considerat de prioritate scazuta intre activitatile administrative, dar de fapt, este responsabilitatea fiecrui individ dintr-o organizaie. Inregistrare. nregistrrile constau din informatii create, primite sau pastrate ca dovada a activitatilor de afaceri.Consilul International de Arhivare (ICA) defineste o inregistrare prin informatii inregistrate produse sau primite lainitierea, producerea sau terminarea unei activitati individuale sau institutionale i care au continut, context i structur suficiente pentru a reprezenta dovada unei activitati. n timp ce definiia unei nregistrri se poate identifica cu cea a unui document, o inregistrare poate fi un obiect tangibil sau o informatie digitala care are o valoare pentru o

organizaie. nregistrrile pot include toate cartile, hrtiile, hrile, fotografiile, materialele ce pot fi citite cu diverse echipamente, sau alte materiale documentare, indiferent de forma fizica sau caracteristici, produse sau primite de o firma sau n legatura cu tranzacia unei afaceri care sunt pastrate sau pot fi pastrate de aceea firma sau firma succesoare acesteia ca dovada a organizarii, functionarii, politicii firmei, deciziilor, procedurilor, operaiilor sau altoractivitati prin valoarea informatiilor datelor. O inregistrare se refera la: ceea ce s-a creat pe parcursul derularii afacerii (ex. corespondenta, acorduri, studii); ceea ce s-a primit pentru a fi lucrat (cereri de lucru, corespondenta controlata); ceea ce documenteaza activitatile de organizare i actiunile (calendare, procese verbale ale sedintelor, rapoartele proiectelor); ceea ce este recomandat prin statut sau reglementari (nregistrri administrative, nregistrri legale/financiare); ceea ce suporta obligatii sau clauze legale (contracte, granturi); ceea ce comunica cerine de organizare (documente de indrumare, politici, proceduri). Deciziile de pastrare a nregistrrilor trebuie s ia n considerare urmatoarele probleme:

Ce trebuie s fie documentat n firma? Care sunt nregistrrile cele mai importante? Care nregistrridocumenteaza deciziile sau fac parte din procesul de lucru? Care nregistrri sunt cerute de catre institutiilede supraveghere? Exemple pot fi: fisiere de acorduri, rapoarte, publicatii, carduri de timp, fisiere de personal,fisiere de contracte, etc.

Analiza tipului nregistrrii i luarea deciziilor n functie de motivul crearii i pastrarii. Motive de creare ipastrare a unei nregistrri pot include: programul de administrare, rapoartare de management, statut administrativ, regulament, politica sau procedura de organizare.

Pentru a stabili care nregistrri se vor pastra trebuie analizate fisierele care sustin n mod direct misiunea firmei, fac parte din istoria firmei. Acestea reprezinta acele nregistrri fara de care firma nu poate functiona i care trebuie tinute sub control.

Managementul nregistrrilor. Managementul nregistrrilor este o ramura a managementului documentelor care se ocupa cu servirea informatiilor ca dovada a activitatilor de afaceri ale unei organizaii. Include multimea practicilor recunoscute asociate cu ciclul de viata al informatiilor ca identificare, clasificare, arhivare, pastrare i distrugere a nregistrrilor. Standardul ISO 15489: 2001 defineste managementul nregistrrilor ca acel domeniu de management responsabil pentru controlul eficient i sistematic de creare, primire, intretinere, utilizare i dispunere de nregistrri, ce include procese pentru captarea i pastrarea unei dovezi i informatii despre activitatile de afaceri i tranzacii sub forma de nregistrri. Conceptul fundamental pentru managementul nregistrrilor este idea ca fiecare inregistrare are un ciclu de viata. Ciclul de viata se refera la etapele pe care fiecare inregistare oficiala a afacerii trebuie s le parcurga. dup ce oinregistrare este creata, ea trebuie completata dup o structura logica definita intr-un depozit, de unde este oricnd disponibila. Cnd informatiile continute n nregistrri nu mai au valoare imediata, nregistrrile sunt scoase din zona de accesibilitate activa. n functie de natura inregistrarii, aceasta poate fi pastrata, transferata, arhivata sau distrusa.

In practica managementul nregistrrilor implica urmatoarele activitati:

Crearea, aprobarea i aplicarea de politici pentru nregistrri, privind clasificri sau politici de retragere a acestora.

Dezvoltarea unui plan de stocare a nregistrrilor, considernd depozitarea pe termen scurt i pe termen lung ainformatiilor digitale.

Identificarea nregistrrilor existente i nou create i stocarea acestora dup proceduri standard de operare.

Coordonarea accesului la, i circulatia nregistrrilor n organizaie i n afara acesteia.

Executarea politicii de retinere pentru arhivarea i distrugerea nregistrrilor dup nevoile de operare, procedurile de operare, statut i regulamente.

Instrumentele pentru managementul inregistrarilor includ planuri, indexari, vocabulare controlate, taxonomii, dictionarede date i proceduri de acces i securitate. Principalul instrument este planificatorul de nregistrri, care reprezintapolitica oficiala pentru retinerea i dispunerera de nregistrri i informatii. Aceasta are instructiunile obligatorii pentru ce se va face cu nregistrrile, precum i cu materialele ne-inregistrate, care nu mai sunt necesare pentru afacerea curenta. Seriile de nregistrri reprezint unitatea de baza pentru organizarea i controlul fisierelor. Seriile sunt fisiere sau documente care sunt pastrate impreuna, pentru c a) sunt asociate pe un subiect anume sau functie, b) rezult dinaceeasi activitate, c) documenteaz un anumit tip de tranzacie, d) au o anumita forma fizica sau e) au alta relatieevidentiata prin creare, pastrare sau utilizare. Seriile reprezinta un concept flexibil, iar organizaia trebuie s creeze aceste serii cu atentie prin organizarea documentelor astfel incat s faciliteze managementul nregistrrilor pe durata ciclului lor de viata. Seriile fiecarei inregistari trebuie s fie localizate separat de alte nregistrri, i seriile fiecareinregistrri trebuie s aiba acoperire n planificatorul nregistrrilor. Beneficiile aduse de managementul nregistrrilor. Prin informatiile pe care le face disponibile, ofera posibilitatealuarii unor decizii mai informate; ajuta n livrarea serviciilor intr-o maniera consistenta i echitabila; faciliteazaperformanta n activitatile organizaiei; protejeaza drepturile organizaiei, angajatii i clientii; ofera continuitate n cazul unui dezastru; protejeaza nregistrrile de acces necorespunzator i neautorizat; indeplineste cerinele din statut i alte regulamente, activitatile de supraveghere i audit; permite obtinerea mai rapida a documentelor i informatiilor; ofera o documentare mai buna i mai eficienta; ofera suport pentru cercetarea istoriei documentelor firmei; elibereaza spatiulfirmei prin mutarea nregistrrilor inactive pe alte medii de stocare.

Diferenta fata de managementul documentelor. n general managementul documentelor se concentreaza pe reducerea pierderii de documente, oferirea de tehnici mai rapide de cautare i obtinere a documentelor; reducereaspatiului fizic utilizat pentru stocarea documentelor ca dulapuri sau cutii; ajutor pentru organizarea mai buna a documentelor existente; imbunatatirea proceselor de lucru i a eficientei de organizare. Managementul nregistrrilor include cele mentionate anterior i n plus se mai pot mentiona: identificarea intr-un inventar al nregistrrilor a nregistrrilor existente; stabilirea unei perioade la care s se fac retinerea nregistrrilor; identificarea unui proprietar pentru fiecare serie de nregistrri; dezvoltarea i administrarea unei politici i proceduri pentru nregistrri indiferent daca acestea sunt electronice sau pe hartie; managementul dispunerii documentelor. n concluzie, managementul nregistrrilor include managementul documentelor i problemele de arhivare. n practic, personalul IT i managerii de nregistri folosesc termeni diferiti, ceea ce duce la confuzie i nenelegeri. E ca i cum ar vorbi limbaje diferite. Tabelul de mai jos poate fi de ajutor n gasirea aplicaiei potrivite pentru nevoile de management al nregistrrilor.

Termen Punct de vedere (Ce intelege fiecare grup?)

Managerul nregistrrii Personal IT Arhivare A pastra. Informatiatrebuie

s fie citibila, indiferent de schimbariletehnologice din viitor.

A muta. Datele trebuie se migreze pe alt mediu de stocare de cost maiscazut (ex. caseta sau banda magnetica).

Retinere Clasificarea i stocarea nregistrrilor conform uneiplanificari definite, inclusiv posibila dispunere.

Stocare intr-un format electronic i cu back-up pe un alt mediu (ex. caseta magnetica). Perioada de distrugere nu este specificata explicit.

Fisier Un dosar ce continenregistrri pe hartie. Actul de a pune fiecareinregistrare la locul sau n dosar.

Un document electronic.

Inregistrare

Un document oficial al unei organizaii. Nu orice document este oinregistrare.

Un camp intr-o baza de date

Pastrare Cum va fi accesata i vizualizata aceastainregistrare peste zeci de ani? Vor fi toate componentele care citesc datele disponibile, i anume mediile de memorare a datelor, echipamentele de citire a mediilor i software care s opereze echipamentele i s citeasca datele? Esteresponsabiltateamanagerului nregistrrilor s se gandeasca lapastrare i migrare, mai ales pentru nregistrrile ce trebuie pastratepermanent?

De obicei, nu este un termen adresat, sau un punct de vedere pe mai putinde 10 ani este considerat datoritaschimbariisistemelor utilizate. Este posibila migrarea cu succes a tuturor datelor pe noua platforma i n formatul dorit?

Biroul de nregistrri

Una din zonele functionaledintr-o organizaie considerata responsabila cu seriile nregistrrilor individuale.

Persoana care a creat datele, care poate sau nu s fie ultimul proprietar alinformatiilor.

O aplicaie pentru managementul nregistrrilor trebuie s:

Simplifice activitatile ciclului de viata al nregistrrilor fara s interfere cu linia de afaceri. Astfel permite aplicarea automata a unor politici consistente n cadrul organizaiei i reduce costurile de conformitate cu regulamentele. Protejeaza nregistrrile n caz de pierdere i permite n acelasi timp accesul la informatiilenecesare luarii unor decizii. De obicei, ajuta la captarea, clasificarea i desfasurarea managementului nregistrrilor. Ca i program de calculator este utilizat pentru urmarirea i

memorarea nregistrrilor. Acest program ofera un control sistematic al nregistrrilor. nregistrrile se completeaza dup o

schema specificat, pot fi controlate pe toata durata ciclului de viata i pot fi obtinute pe baza unor informatii partiale. Pentru seriile de nregistrri i metadate, applicatiile trebuie

s permita recompletarea n diferite dosare sau serii. De asemenea, trebuie s controleze campurile din metadate asociate fiecarei nregistrri, serii a unei nregistrri sau dosar al unei nregistrri. Metadatele folosesc la evaluarea i localizarea datelor, n special princampurile template utilizate pentru a imparti n categorii documentele. Campurile din template pot fi definite de utilizator i ajuta n procesul de management. Aplicaia trebuie s limiteze introducerea de metadate n timpulcompletarii nregistrrilor, i doar utilizatorii autorizati pot edita i corecta erorile de completare. Printre elementele din metadate se pot mentiona: titlu, creator, subiect, descriere, editor, contributor, data, tip, format, identificator, sursa, limbaj, relatie, drepturi.

Aplicaia trebuie s permita utilizatorilor s indice legaturi intre nregistrri. Aceste legaturi sunt relatii de tip succesor, versiuni, etc. Legaturile intre nregistrri se pot stabili de catre toti utilizatorii la momentul completarii, dar numai utilizatorii autorizati pot crea, modifica sau inlatura legaturile dup completare.

Versiunile reprezinta o relatie speciala intre documente, care se utilizeaza pentru a indica o secventa de auto-incrementare a reviziilor unui anumite nregistrri. Aplicaia trebuie s permita utilizatorilor s poata stabili versiuni. Versiunile se pot obtine ca i cum ar fi documente independente i contin propriile metadate. Aplicaia trebuie s indice n mod clar daca o inregistrare are mai multe versiuni i care este ultima versiune.

Etichetele de securitate permit definirea i restrictionarea accesului la nregistrri. Aplicaia trebuie s permitadefinirea etichetelor de securitate pentru nregistrri, i doar utilizatorii autorizati pot modifica sau inlatura aceste etichete.

nregistrrile vitale sunt acele nregistrri care sunt considerate esentiale pentru o organizaie ca sa-si poatarelua operaiile imediat dup un dezastru. Acestea se evaluaza i actualizeaza periodic. Aplicaia trebuie s ofere posibilitatea de evaluare periodica i s detalieze ultima evaluare. Managementul transparent al nregistrrilor se refera la

faptul ca cerinele pentru managementul nregistrrilor nu trebuie s interfere cu linia de afaceri. Astfel mai multi utilizatori pot

modifica documente i pot urmarimodificarile, dar n acelasi timp au siguranta pastrarii documentelor fara a fi suprainscrise. Fiind mai mult dect un control al versiunilor, aceasta proprietate garanteaza securitatea documentelor inainte de a fi salvate permanent.

Consideratii legale. Din punct de vedere legal, nregistrrile trebuie s fie de incredere, complete, accesibile i durabile atata timp cat o planificare de retinere are nevoie. Aplicaiile trebuie s ajute la realizarea acestor cerine.

Test de autoevaluare 2.3.

Completai spaiile libere sau alegei varianta corect pentru urmtoarele ntrebri. 1. [A/F] Sistemele de managementul documentelor trebuie s foloseasca formate text i formate de imagini non-proprietare pentru arhivarea/stocare.

2. Standardul pentru informaii text este ________________ . 3. Standardul pentru formatele grafice este ________________ . 4. Ciclul de viata al unei inregistrari implic:

a. Stocarea inregistrarilor dup o procedura ad-hoc. b. Ia n considerare doar depozitarea pe termen

scurt. c. Ia n considerare doar depozitarea pe termen

lung. d. Coordonarea accesului la inregistrari.

5. n managementul inregistrarilor dintr-o organizaie:

a. Personalul IT are aceleasi puncte de vedere ca i managerul nregistrrii.

b. Activitatile specifice interfera cu lina de afaceri. c. Nu exista versiuni ale documentelor. d. Se tine cont de versiunile documentelor.

Comentariile la ntrebrile din testele de autoevaluare le vei gsi la sfritul acestei uniti.

2.4. COMPONENTA DE DISTRIBUIE

n ceea ce privete distribuia, un sistem de managementul documentelor trebuie s ofere asistenta utilizatorului n a pune informaia corecta n minile oamenilor care trebuie. Un sistem de calitate face posibil mai multor utilizatori accesul la mai multe fiiere n acelai timp i ajuta n distribuirea documentelor persoanelor autorizate, fie din interiorul sau exteriorul organizaiei prin intranet, prin e-mail sau prin publicarea pe Web, CD-uri sau DVD-uri. Un sistem complet de managementul documentelor protejeaz o copie nemodificabila a documentului original i permite n acelai timp circulaia copiilor n formatul cel mai potrivit pentru nevoile de afaceri i de colaborri. Mijloacele de distribuie a documentelor pot fi tiprire, fax i e-mail. Sistemele de managementul documentelor trebuie s promoveze copierea rapida a fiierelor pe CD-uri sau DVD-uri. Pentru a avea un grad mare de uzabilitate, sistemele de managementul documentelor trebuie s suporte cele mai obinuite drivere de imprimante i faxuri i s fie capabile s tipreasc imagini, texte i adnotari. E-mailul a devenit mijlocul implicit de comunicare n numeroase organizaii. Organizaiile obtin castiguri importante n eficienta i economisesc considerabil prin transmiterea documentelor prin e-mail fata de fax-uri, servicii de curierat sau servicii postale. Sistemele de managementul documentelor trebuie s ofere optiuni utilizatorilor care s faca posibila transmiterea imaginilor cu orice sistem de e-mail compatibil MAPI (Mail Application Program Interface) i citirea decatre destinatari fara suportul unui software de managementul documentelor. Un sistem de managementul documentelor trebuie s ofere o metoda simpla de publicare a informatiilor pe Internetsau intranet. Aceasta permite organizaiilor s aiba n comun documente cu alte departamente, birouri la distanta,clienti sau public. Sistemele Web trebuie s permita operaii de cautare i trebuie s suporte aceleasi protocoale de securitate ca i sistemele de retea. n mod ideal, un sistem de managementul documentelor nu trebuie s necesite scrierea de cod HTML sau alt cod complex pentru

punerea fisierelor pe Web. Atunci cand administratorii de sistem decid s puna sistemul de management al documentelor accesibil n intreaga retea a organizaiei prin intranet, sau chiar publicului prin Internet, ei trebuie s permita utilizatorilor operaii de cautare, obtinere i vizualizare a documentelor cu orice browser de Web. Accesul la documente prin intermediul browser-elor inlatura problemele de logistica asociate conflictelor dintre diferite platforme ca Windows, Macintosh sau Unix. Volume portabile. Sistemele de managementul documentelor trebuie s permita utilizatorilor s transporte oriunde documentele importante i s le vizualizeze i pe alte calculatoare. Atunci cand angajatii calatoresc n interes de afaceri, de obicei au nevoie s transporte cu ei documente cheie pentru afaceri. Transportarea documentelor de hartienu este practica i copierea unei intregi baze de date pe un laptop poate fi imposibila. Cu un sistem de managementul documentelor care suporta volume portabile, documentele pot fi detaate sau copiate i mutate pe alte depozite n alte locatii. Dosarele ce contin documentele importante pot fi transferate n mod rapid i usor pe CD-uri ce pot stoca pana la 650 MB de date (echivalentul pentru aproximativ 12000 de pagini) sau DVD-uri read-only, ce au capacitati intre 4.7 la 17.1 GB. Daca un sistem de managementul documentelor nu ofera acest nivel de portabilitate a documentelor, utilizatorii vor considera dificila aducerea cu ei a documentelor sau transferul fisierelor intre diferite birouri. Volumele portabile ajuta utilizatorii s transporte rapid i uor documentele la alte birouri, laptop-uri sau clienti. Un sistem complet de managementul documentelor permite utilizatorilor s opereze prin drag and drop dosarele pe un volum portabil i de acolo pe un laptop sau calculator al unui birou la distanta. Volumele portabile permit actualizariconstante cu alte depozite puse n comun din diferite locatii. Aceasta capabilitate este utila organizaiilor cu birouri multiple. La sistemele de managementul documentelor de dimensiuni mari, fisierele documentelor sunt stocate pe mai multe uniti de disc sau volume din reea. Volumele portabile permit ca aceste volume ce conin imagini i text s fie transferate n ntregime n alte depozite.

Test de autoevaluare 2.4.

Completai spaiile libere sau alegei varianta corect pentru urmtoarele ntrebri. 1. [A/F] Sistemele de managementul documentelor ajuta n distribuirea documentelor persoanelor autorizate.

2. Mijloacele de distribuie a documentelor pot fi tiprire, fax i ________________ . 3. [A/F]Publicarea documentelor unei organizaii se poate face pe Web. 4. Un sistem de managementul documentelor:

a. Nu permite accesul simultan la acelai document a mai multor utilizatori.

b. Nu permite circulaia copiilor unui document. c. Protejeaz o copie nemodificabila a

documentului original. d. Nu permite transmiterea imaginilor prin e-mail.

5. Volumele portabile :

a. Sunt interzise n sistemele de managementul documentelor.

b. Se folosesc la transportarea documentelor doar pe hrtie.

c. Pot fi luate n considerare de sistemele de managementul documentelor.

d. Nu exista aceasta tehnologie.

Comentariile la ntrebrile din testele de autoevaluare le vei gsi la sfritul acestei uniti.

2.5. COMPONENTA DE INTEGRARE

Introducerea unui software nou sau a unei baze de date aduce noi probleme de logistica. Programele de managementul documentelor trebuie s ofere instrumente de integrare pentru modulele de activare a imaginilor. Pentru minimizarea intreruperilor operaiilor specifice afacerii,

este esential ca sistemul de managementul documentelor s se integreze usor cu alte aplicaii software precum, sistemele ERP de planificare a resurselor intreprinderii, sistemele informatice geografice GIS, sistemele informatice pentrustudenti (SIS) sau managementul relatiilor cu clientii (CRM) i alte aplicaii de uz curent. Caracteristicile de back-end ce faciliteaza integrarea includ un sistem proiectat cu o arhitectura deschisa care permite o integrare usoara. Instrumentele hardware i software cu arhitectura deschisa au calitatea de permite oricui creeazaproduse adaugate la acest sistem (add-on) s se conecteze prin hardware i software cu alte echipamente ale sistemului. O soluie de calitate pentru managementul documentelor digitale trebuie s ofere informatii care s inlesneascaintegrarea. Aceste informatii pot include un set complet de documentare, instrumente i exemple de cod pentru accelerarea integrarilor sistemelor i configurari specifice nevoilor afacerii unei organizaii. Se mai poate s includa la pachet soluiile de integrare fara o investitie majora de timp i bani. Integrarile la pachet pot varia de la plug-in n cazul unor programe software mai raspndite, precum GIS, sau module aditionale ce ofera caracteristici mai solicitate, casemnaturile electronice. Integrarea back-end. Deoarece captarea i indexarea documentelor este cea mai scumpa componenta a unei soluii ce implementeaza managementul documentelor, orice poate duce la eliminarea sau minimizarea acestor costuri va oferi avantaje imediate. Informatiile care exist deja n aplicaiile primare pot fi utilizate s indexeze automat i s stocheze documentele pe masura ce sunt captate. n majoritatea cazurilor, acest tip de integrare are nevoie de investitii mici i vor elimina majoritatea costurilor asociate indexrii documentelor. Integrarea front-end. Aceasta este importanta n special pentru organizaiile ce utilizeaza documentele intr-un rol de suport. Aceste organizaii vor ca soluia de managementul documentelor s fie ct se poate de transparent pentru ca membrii organizaiei s nu trebuiasc s mai invete inca un sistem nou ca s aiba acces

la documentatia suport. Deoarece membrii organizaiei au deja o aplicaie principala pe care o folosesc la terminarea activitatilor zilnice, cel mai bun mod de accesare a documentelor este prin aceasta aplicaie familiara. Aplicaiile specifice lucrului cu imagini permit accesul rapid la documentele de care au nevoie doar printr-un simplu clic pe un buton sau apasare unei tastefunctionale. Valoarea integrarii front end este realizata prin reducerea costurilor de pregatire. Membrii organizaiei stiudeja cum s localizeze nregistrrile n aplicaia lor principala i nu trebuie s mai invete cum s localizeze documentele n sistemul de managementul documentelor. Ei trebuie doar s invete cum s opereze cererea tipurilor de documente pe care le vor si, daca e necesar, cum s lucreze cu documentele n format electronic. Totusi aceste activitati necesita mai putin timp dect invatarea cum s utilizeze un sistem complet.

Test de autoevaluare 2.5.

Completai spaiile libere sau alegei varianta corect pentru urmtoarele ntrebri. 1. [A/F] Sistemele de managementul documentelor nu se poate integra cu alte aplicaii software ale unei organizaii pentru a nu corupe documentele.

2. O arhitectura _________________ permite o integrare usoara. 3. Semnaturile electronice pot fi integrate prin tehnica ___________ 4. [A/F] Valoarea integrarii front end este realizata prin reducerea costurilor de pregatire. 5. Minimizarea costurilor de captare i indexare a documentelor:

a. Se poate realiza prin soluii de integrare back-end. b. Se poate realiza prin soluii de integrare front-end. c. Se poate realiza prin e-mail. d. Se poate realiza prin volume portabile.

Comentariile la ntrebrile din testele de autoevaluare le vei gsi la sfritul acestei uniti.

2.6. CONSIDERATII TEHNICE

Scopul managementului documentelor digitale este nu doar eliminarea i organizarea hrtiilor, dar i managementul tuturor documentelor de organizare, nu doar cele generate de calculator, dar i cele bazate pe hartie, i al tuturor fisierelor, inclusiv fisiere audio digitale sau video. Aceasta este cea mai importantamotivatie pentru implementarea unui sistem de management al documentelor digitale. n trecut managementul documentelor era sinomin cu gestiunea documentelor dup ce acestea au fost scanate n calculator. n prezent, termenul cuprinde o varietate de tehnologii - documente pe hrtie care au fost scanate pentru a crea imaginea lor digitala, tehnologii de flux de lucru, tehnologii i formate multimedia,continut generat de calculator. Intr-un sistem de management al documentelor exista o varietate de componente tehnice precum i o varietate larga de optiuni. Compatibilitatea sistemului. Compatibilitatea este capacitatea unui sistem de management al documentelor s lucreze cu sistemele hardware i software existente. Pentru a avea un maxim de compatibilitate cu sistemele existente, sistemul de managementul documentelor trebuie sa: lucreze cu sisteme de operare standard i s suporte platforme de baze de date standard; s comunice utilizand protocoale de retea cunoscute ca IPX/SPX or TCP/IP; saiba capabilitate de operare pe Web; s utilizeze o arhitectura stratificata client/server cu minimizarea traficului de reea astfel incat compresia/decompresia s se efectueze la client, iar cautarea i indexarea la server; s realizeze stocarea fiierelor text i imagine n formate standard non-proprietare. Sistemele de retea. n orice birou documentele sunt utilizate pentru a transmite informatii ntre oameni. Pentru ca un sistem de management al documentelor s fie cu adevarat util intr-ul mediu de birouri, documentele trebuie s fie accesibile tuturor

utilizatorilor autorizati. Stocarea documentelor pe PC-uri individuale deterioreaza fluxul de informatiiintre co-lucrtori i risipete resurse i timp valoroase. Astfel este important s existe un depozit central de nregistrri accesibil din orice PC al organizaiei. Scalabilitate. Scalabilitatea unui sistem determin ct de usor poate crete acest sistem ntr-o organizaie. Pentru a fi complet scalabil, sistemul trebuie s: suporte n mod concurent intregul grup de utilizatori; s stocheze toate documentele unei intregi organizaii; s se adapteze unui numar mare de utilizatori i documente; s stochezeinformatii pe mai multe unitati de stocare i servere; s suporte baze de date multiple; s se integreze cu alte aplicaii. Soluiile de management al documentelor, ca orice alte aplicaii de retea, consuma resurse al calculatorului. Fisiereleimagine sunt mari i bazele de date trebuie s urmareacsa un numar mare de nregistrri. Functiile de OCR, afisare de imagini i cautare necesita putere mare de calcul. Este important a avea o arhitectura stratificata atunci cand un numarmare de utilizatori au nevoie de acces la documente de tip imagine. Chiar atunci cnd incepe instalarea unui proiect pilot cu un singur utilizator, este important ca sistemul s fie capabil s se adapteze la viitoare creteri. Un sistem stratificat ofera scalabilitate maxima soluiilor departamentale i n organizaii cu straturi diferite pentru client, logica afacerii, date i documente. Orice mediu de stocare conectat la retea, inclusiv SAN (storage area networks) poate fi utilizat pentru stocarea fizica, n timp ce servere SQL multiple ocup nivelul bazei de date distribuite. Operaii precum indexarea, OCR i cautarea sunt distribuite intre aplicaia client (statie PC) i serverul de management al documentelor pentru o performaa optim. Unele operaii sunt efectuate mai eficient pe aplicaia client, n timp ce altele sunt efectuate mai bine de serverul central. Locul unde se efectueaza operaratiile difera n functie de sistemul de management al documentelor. Este important de a distinge intre un sistem robust i aplicaiile simple de punere n comun a fisierelor. Aplicaiile de punere n comun a fisierelor pot compromite integritatea fisierelor atunci candprogramul de pe o statie de lucru este intrerupt n mijlocul unei tranzacii. Cu functiile de calcul distribuite pe mai multe straturi, aplicaia client nu deschide n mod direct fisierele de date. De aceea, intreruperile aplicaiilor de tip client nu sunt o amenintare pentru integritatea datelor.

Un sistem stratificat poate efectua mai rapid cautari deoarece un server este mai performat dect statiile de lucru individuale. Sistemele care pun n comun fisiere trimit o copie a intregii baze de date prin retea la o statie de lucru, care apoi efectueaza operaia de cautare. Aceasta metoda duce la cresterea traficului de retea i timpii de rspuns pentru operaia de cautare depind de statia de lucru. Sistemele care pun n comun fisiere pot fi mai usor de dezvoltat si, de aceea, mai ieftine initial, dar proiectarea lor aduce restrictii de flexibilitate i scalabilitate, limitnd gradul de utilizare pe termen lung. Un client redus (accesibil Web) este o soluie prietenoasa cu infrastructura care minimizeaza dificultatile de instalare,intretinere i upgradare a unei aplicaii. Beneficiile unor astfel de aplicaii extind mai mult posibilitile de conservare a resurselor IT prin expedierea operaiilor de cautare i obtinere de informatii n intranet-ul organizaiei sau Web. Un astfel de client este bazat pe un browser de Web i transmite functiile principale utilizatorilor finali fara a compromite securitatea sistemului. Cerine hardware. O soluie de calitate pentru managementul documentelor intr-o organizaie trebuie s inlesneascautilizatorilor operarea i personalului IT administrarea. De asemenea trebuie s se adapteze la infrastructura existenta i s lucreze bine cu resursele existente integrandu-se n mediul organizaiei. Sistemul ar trebui s suporte platforme de baze de date, fie Microsoft SQL Server, fie Oracle i s lucreze bine pe hardware-ul existent. Cerinele pentru server. Este important ca personalul care administreaza infrastructura IT s dispun de cunostintedespre cum se intretine i se administreaza severul de managementul documentelor. Un sistem de managementul bazelor de date (DBMS) este un program software care se executa pe un server de baze de date i permite administrarea datelor stocate n baza de date. De asemenea, acesta raspunde interogarilor utilizatorilor. DBMS este responsabil cu intretinerea bazei de date care contine locatiile tuturor documentelor electronice i scanate stocate n depozitul bazei de date sub forma de volume. Serverul de managementul documentelor trebuie s acceseze DBMS la cererea utilizatorului pentru a obtine locatia imaginii scanate sau a documentului electronic. Baza de date mai contine i alte tipuri de informatii referitoare la diferite tipuri de metadate, adnotari i alte componente care ajuta la controlul depozitului de documente. Acest DBMS poate fi Microsoft SQL sau

server Oracle; serverul de managementul documentelor nu trebuie s se afle pe acelasi calculator ce gzduieste Microsoft SQL server sau Oracle. Se recomand chiar instalarea pe masini diferite a serverului i a DBMS. Aceasta pentru a permite DBMS s utilizeze mai eficient toata memoria disponibila pe server. Microsoft SQL i Oracle recomanda acest tip de setup, pentru a avea un mediu cu cel mai mare nivel de stabilitate. Pentru mai multe informatii se poate consulta documentatia Microsoft SQL Server sau Oracle. Informatiile despre Microsft SQL server sunt disponibile pe pagina de Web www.microsoft.com/sql, n timp ce informatii despre Server Oracle sunt disponibile pe www.oracle.com. Cerinele minime pentru un server de managementul documentelor sunt: calculator cu un procesor performant i o capacitate mare de memorie RAM, comunicatie TCP/IP, sistem de operare Windows i Microsoft SQL Server. Aceste cerine se analizeaza n momentul achizitiei sistemului de management al documentelor dorit. Cerinele pentru statiile de lucru. Statiile de lucru trebuie s poata suporta instalarea aplicaiilor de managemetuldocumentelor i s permita utilizatorilor, scanarea, accesul i lucrul cu depozitul de documente. Cerine minime pot fi definite pentru procesor, memorie, sistem de operare i browser Web. Instalarea sistemului de management al documentelor nu trebuie s necesite organizaiei achizitia n intregime de hardware nou. La achizitia sistemului trebuie bine cunoscute informatiile despre necesarul de harware i configuratii. Personalul IT trebuie s primeasca informatiitehnice de instalare, administrare, posibiliti de consultare tehnica sau Webinar. Cerine software. n afara intrebarilor privind specificaiile de hardware, o organizaie trebuie s se gandeasca i cum s satisfaca cerinele software de care o soluie de managementul documentelor ar avea nevoie. O soluie de calitate trebuie s fie scalabila, ceea ce inseamna ca ar trebui s se poata extinde usor odata cu cresterea organizaiei. Daca se incepe cu un departament, ar trebui s fie usor de adaugat utilizatori ai altor departamente. Nu trebuie re-cumparatalt software sau o transformare radicala a soluiei deja instalate. Soluia bazat pe Web este eficienta pentru un numar mare de utilizatori. O aplicaie client bazata pe browser poate ajuta o

organizaie sai ofere accesul pentru managementul documentelor unui numar mare de utilizatori, chiar daca ei se afla n cladiri diferite, judete diferite sau chiar tari diferite. Cerine de licenta. Licenta de server este partea esentiala a instalarii unui sistem de managementul documentelor. Aceasta stabileste tipurile de DBMS cu care serverul poate comunica, numarul de depozite de date pe care le poate suporta serverul, numarul de utilizatori ce pot avea acces n acelasi timp la datele stocate i setul de caracterisitici (e-mail, audit trail, managementul nregistrrilor, etc) care vor lucra cu software-ul de mangementul documentelor. Numarul i tipul de conexiuni simultane care pot fi stabilite de catre serverul de management al documentelor sestabileste prin licenta de server. O conexiune la un server este stabilita daca exista o aplicaie care comunica cu acesta, de exemplu prin logarea la un depozit de date. Exista doua tipuri de licente: floating user, cunoscuta i calicenta pentru utilizatori concurenti, permite sistemului s fie utilizat de mai multi utilizatori n acelasi timp, dar care selimiteaza prin numarul de licente. De exemplu, daca o organizaie are treizeci de licente i treizeci de utilizatori suntlogati, al treizeci i unu-lea trebuie s astepte pana cnd unul din cei treizeci iese din sistem. Aceste licente pot fi complete (full-featured) pentru operaii de citire/scriere pentru acces i editare de informatii sau numai pentru obtinerede date (retrieval only) adica doar pentru citire cu acces la informatii fara adaugare sau modificare a acestora.Licentele pentru utilizator numit sunt valide numai pentru un singur utilizator i pot fi instalate pe un numar de statii de lucru stabilit prin licenta. Pentru a stabili numarul de licente de care o organizaie are nevoie trebuie gandit asupranumarului de oameni care vor utiliza sistemul. Urmatoarele intrebari pot fi de ajutor: Cte departamente vor utiliza sistemul? Ci utilizatori vor utiliza sistemul? Exist vreo diferenta intre utilizatorii care fac operaii de scrire/citire i cei care fac doar operaii de citire? Ci utilizatori numiti pot fi? Ci utilizatori vor face scanri? Are organizaia un departament de managementu