1

Investeşte în oameni ! Titlul proiectului: „Centrul de Excelenţă în Promovarea Femeii pe poziţii calificate şi înalt calificate în Sectorul Comercial” Contract nr.: POSDRU/144/6.3/S/126027 Proiect cofinanţat din Fondul Social European prin Programul Operaţional Sectorial Dezvoltarea Resurselor Umane 2007- 2013 Axa prioritară 6 „Promovarea incluziunii sociale“ Domeniul major de intervenţie 6.3 „Promovarea egalităţii de şanse pe piaţa muncii“

SUPORT CURS

Managementul documentelor

financiar-contabile și de gestiune

2

CUPRINS

pag

1. Rolul managementului financiar-contabil ………………………………………..….. 3

2. Clasificarea documentelor financiar-contabile …………………………………….... 5

2.1 Principalele documente care se întocmesc în cadrul unui magazin …….. 6

3. Conținutul și aplicabilitatea principalilor indicatori de gestiune ……………………14

3.1 Inventarierea mărfurilor ……………………………………………………….14

3.2 Pierderi cunoscute și necunoscute ………………………………………… 18

3.3 Gestiunea stocurilor de marfă ………………………………………………. 23

3.3.1 Rata de deținere ……………………………………………………..26

3.3.2 Decota ………………………………………………………………...26

3.3.3 Provizioane …………………………………………………………..27

4. Concepte de bază ale contabilității: prognoza fluxului de numerar (cash flow) ...28

5. Contul de exploatare …………………………………………………………………...32

5.1 Venituri ……………………………. ……………………..………………........34

5.2 Cheltuieli ………………………………………………………………………..35

6. Anexe …………………………………………………………………………………….39

7. Bibliografie ……………………………………………………………………………....57

3

1 .ROLUL MANAGEMENTULUI FINANCIAR-CONTABIL

Componentă a activităţii manageriale, managementul financiar-contabil

presupune cunoaşterea normelor legale care reglementează activitatea contabilă,

organizarea optimă a acesteia, utilizarea, gestionarea şi urmărirea permanentă a

folosirii mijloacelor financiare pe baza principiului profitului maxim, precum şi analiza

şi asigurarea necesarului de capital pentru perioada următoare, care se stabileşte pe

baza alegerii variantei optime.

În cadrul societăților comerciale, aplicarea în practică a managementului

financiar-contabil vizează asigurarea condițiilor actului decizional cel mai bun,

pentru aceasta fiind necesare:

a) organizarea optimă a fluxului informațional (documente financiar-contabile şi

informații economice);

b) analiza economico-financiară a rezultatelor perioadei curente şi luarea unor mă-

suri imediate;

c) fixarea unor limite minime de profit şi rată a profitului sau, dacă nu există soluții de

rentabilizare, activitățile trebuie desființate şi mijloacele financiare îndreptate spre alte

activități rentabile;

d) inventarierea tuturor elementelor ce pot împiedica sau favoriza rentabilizarea

unora sau altora dintre activități;

e) cunoaşterea elementelor fundamentale ale cererii şi aplicarea în practică a

principiului profitului maxim în funcție de specificul local; (1)

Documentele financiar contabile vin în sprijinul directorului de magazin furnizându-i informații privind poziția și performanța financiară și totodată aceste informații sunt destinate utilizatorilor externi: investitorii de capital, angajații, furnizorii, clienții, guvernul și instituțiile sale.

Documentele de gestiune sunt destinate utilizării interne de către management, descriind circuitul economic intern al societății comerciale, definit de activitățile consumatoare de resurse și producătoare de rezultate.(2)

4

MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR este procesul de administrare a

documentelor unei companii, pentru a servi intereselor acesteia, pe parcursul întregii

lor durate de viaţă, de la început, prin procesul de creare, revizuire, organizare,

stocare, utilizare, partajare, identificare, arhivare şi până la distrugerea lor.

Acesta,

• face parte din strategia comunicaţională şi informaţională a unei companii;

• asigură flexibilitatea şi adaptarea companiei la dinamica evoluţiei tehnologiei

informaţiei (IT);

• influenţează şi este influenţat de sistemul de management şi cultura

organizaţională.

Directorul de magazin, chiar dacă nu întocmește documentele financiar contabile, are nevoie ca informațiile să fie structurate, ordonate, pentru a putea fi accesate rapid atât pentru a le raporta către autorități sau către șefii ierarhici cât și în analiza și luarea deciziilor privind activitatea magazinului.

Coordonarea și conducerea magazinului se poate realiza prin urmărirea cu o anumită periodicitate (lunar, săptămânal, zilnic) a indicatorilor de activitate și încadrarea acestora în buget (venituri și cheltuieli) pentru desfășurarea unei activităț i rentabile. Directorul de magazin face analiza indicatorilor de activitate realizați prin comparație cu cei planificaț i, pentru determinarea eficienței activității desfășurate.

5

2. CLASIFICAREA DOCUMENTELOR FINANCIAR CONTABILE

Pentru a realiza funcția de control și evaluare a documentelor,

directorul de magazin are nevoie să cunoască ce documente se întocmesc in cadrul

magazinului, forma și formatul, conținutul lor, rolul în cadrul sistemului informațional,

locul și momentul întocmirii, destinația lor, regimul de folosire. Totodată, facilitează

respectarea prevederile legale și a normelor interne.

DOCUMENTELE CONTABILE SE CLASIFICĂ ÎN FUNCȚIE DE MAI MULTE

CRITERII ȘI ANUME:

a. După modul de prezentare, documentele contabile pot fi:

a1. Formularele tipizate - sunt suporturi de informații, în care conținutul, forma

și formatul sunt prestabilite si imprimate.

a2. Formularele netipizate - sunt suporturi de informații în care conținutul,

forma si formatul nu sunt prestabilite și imprimate, iar folosirea lor este la latitudinea

oricarei întreprinderi, așa cum este cazul documentelor cumulative.

b. După rolul lor în cadrul sistemului informațional, documentele contabile se

clasifică în:

- Documente justificative, asigură datele de intrare în sistemul informațional-

contabil;

- Registre contabile, realizează înregistrarea și stocarea datelor în structura

proprie contului;

- Documente contabile de sinteză și raportare, asigură centralizarea si

transmiterea informațiilor către utilizatori.

c. După locul întocmirii avem: documente interne si documente externe

d. După destinație putem avea: documente de dispoziție, documente de execuție,

documente combinate și documente contabile;

6

e. După momentul întocmirii se identifică: documente primare și documente

centralizatoare/secundare;

f. După regimul de tipărire și folosire: documente cu regim special, documente

fără regim special sau cu regim uzual și documente cu reglementări exprese;

g. După natura sau conținutul operațiilor consemnate, pot fi: documente pentru

operațiuni bănești, documente pentru operațiile cu active fixe, documente pentru

operațiile cu stocuri și documente pentru inventariere.

În cele mai multe situații, directorul de magazin întocmește documente primare: registrul de casă, monetar, decont cheltuieli, chitanță, dispoziție de încasare/plată, pontaj, stat de salarii dar se întâlnesc și excepții când directorul nu întocmește, poate fi situația magazinelor mari (hipermarket) unde există persoane desemnate sau departament contabil, departament de resurse umane.

2.1 PRINCIPALELE DOCUMENTE FINANCIAR-CONTABILE CARE SE

ÎNTOCMESC ÎN CADRUL UNUI MAGAZIN SUNT:

Documente de evidenţă a stocurilor

NOTA DE INTRARE-RECEPȚIE (NIR) sau NOTA DE RECEPȚIE ȘI

CONSTATARE DIFERENȚE este un document pentru recepția bunurilor

aprovizionate și în același timp este un document justificativ pentru încărcarea în

gestiune.

Programul de gestiune existent în magazin generează automat NIR după

înregistrarea mărfii în gestiune conform avizului de însoțire marfă.

Documentul cuprinde date privind actele însoțitoare, date privind comanda de marfă,

denumirea materialelor, a ambalajelor, codul, cantitățile și valoarea mărfurilor

selecționate, procentul și valoarea rabatului comercial.

În situația în care la recepție se constată diferențe, nota de recepție și constatare de

diferențe se întocmește în trei exemplare de către comisia de recepție.

(Anexa 1)

7

AVIZ DE ÎNSOŢIRE A MĂRFII este document de însoţire a mărfii pe timpul

transportului, stă la baza întocmirii facturii (după caz), poate servii ca document de

primire în gestiune a mărfii sau document de descărcare din gestiune a bunurilor

cedate cu titlu gratuit, de asemenea poate servii ca dispoziţie de transfer al valorilor

materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiaşi unităţi.

Conţinutul minimal obligatoriu de informaţii:

-seria şi numărul intern de identificare a formularului;

-data emiterii,;

- datele de identificare ale furnizorului;

- datele de identificare ale cumpărătorului;

-denumirea şi cantitatea bunurilor livrate;

-preţul şi valoarea (după caz);

-date privind expediţia: numele delegatului, seria şi număr de bulletin, numărul

mijlocului de transport, ora livrării, semnătura delegatului;

-semnătura expeditorului;

-data primirii în gestiune şi semnătura gestionarului primitor.

Se întocmeşte în două sau mai multe exemplare, de către unităţile care nu au

posibilitatea întocmirii facturii în momentul livrării produselor, mărfurilor sau altor

valori materiale, precum şi în alte situaţii stabilite prin procedurile proprii ale unităţii.

În cazul transferului de bunuri între gestiunile aceleiaşi unităţi, dispersate teritorial, precum şi al transportului bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, bunuri date pentru stimularea vânzării sau testări la locul de desfacere, premii, materiale promoţionale etc.) avizul de însoţire a mărfii va purta menţiunea "Fără factură", după caz. În celelalte situaţii decât cele prevăzute mai sus se face menţiunea cauzei pentru care s-a întocmit avizul de însoţire a mărfii şi nu factura. Se arhivează la furnizor şi la cumpărător. (Anexa 2)

8

FACTURA emisă cumpărătorului

Definiție

În Dicționarul Economic și Financiar factura este documentul care certifică o

vânzare/cumpărare de mărfuri sau prestarea unui serviciu, emis de vânzător

cumpărătorului, prin care se face dovada proprietății bunului cumpărat și a prețului

plătit.

Factura cuprinde în mod obligatoriu următoarele informații:

- număr de ordine;

- data emiterii;

- date identificare furnizor;

- date identificare cumpărător;

- denumirea produselor sau a serviciilor;

- unitatea de măsură;

- cantitatea;

- prețul unitar;

- valoarea;

- valoarea cu TVA

- totalul sumei de plată;

- date privind expediția, date delegat.

Este întocmit de către compartimentul comercial al agentului economic în care se

consemnează cu exactitate cantitatea, calitatea și felul mărfurilor, prețul unitar,

valoarea totală etc., și care stă la baza operațiunilor de vânzare – cumpărare sau

servește ca document de informare fiscală, vamală etc.

În situația cumpărăturilor de mică valoare, regula generală este că nu se emite

factură, ci numai un bon.

(Anexa 3)

9

RAPORT DE GESTIUNE este documentul care se completează pe baza

documentelor de intrare și de ieșire a mărfurilor și ambalajelor și de depunere a

numerarului din vânzare. În acest document se înscriu atât cumpărăturile și vânzările

de mărfuri la prețul de vânzare cu amănuntul, cât și alte intrări sau ieșiri de mărfuri și

ambalaje, care au ca efect modificarea în plus sau în minus a soldului de mărfuri sau

ambalaje, cum ar fi modificări de preț, transferul între gestiuni, distrugerea mărfurilor

degradate etc.

Raportul de gestiune poate fi zilnic sau periodic, după cum stabilește conducerea

firmei. Se întocmește în doua exemplare de către gestionar, un exemplar pentru

departamentul financiar-contabil și unul se arhivează de către gestionar.

(Anexa 4)

Documente de evidenţă a salariilor şi alte drepturi de personal

ORDIN DE DEPLASARE este documentul care se întocmește în cazul

delegațiilor/deplasărilor în interes de serviciu precum și pentru justificarea avansurilor

acordate în vederea procurării de valori materiale cu plata in numerar. Este

documentul pentru stabilirea diferențelor de primit sau de restituit de către titularul de

avans.

Ordinul de deplasare este document justificativ care se înregistrează în contabilitate

și se întocmește într-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de către persoana care

urmează a efectua deplasarea.

Directorul de magazin este persoana care aprobă delegațiile/deplasările și semnează

avansul de trezorerie.

(Anexa 5)

DECONTUL DE CHELTUIELI este documentul pentru decontarea de către

titularul de avans a cheltuielilor efectuate, cu ocazia deplasării, este document

justificativ de înregistrare în registrul de casă și în contabilitate.

10

Se întocmește într-un exemplar de titularul de avans pentru cheltuielile efectuate pe

întreaga durată a deplasării.

La decontarea sumelor primite pentru efectuarea deplasării, dacă suma cheltuielilor

efective depășeste avansul primit, titularul de avans semnează pentru primirea

diferenței respective, fără a se mai întocmi document distinct. În cazul când, la

decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decât avansul primit,

diferența de restituit de către titularul de avans se depune la casierie pentru care se

emite chitanța.

(Anexa 6)

STAT DE PLATĂ este document justificativ de înregistrare în contabilitate

pentru calculul drepturilor bănești cuvenite salariaților, precum și al contribuțiilor și

altor sume datorate.

Informațiile cuprinse în document sunt:

denumirea firmei;

denumire formular, întocmit pentru luna, anul;

numele și prenumele salariatului, venitul brut, contribuția individuală de

asigurări sociale, contribuția individuală la bugetul asigurărilor pentru șomaj,

contribuția pentru asigurări sociale de sănătate, cheltuieli profesionale, venitul

net, deducere personală de bază, deduceri suplimentare, venitul bază de

calcul, impozitul calculat și reținut, salariul net;

semnături: director magazin, conducătorul departamentului financiar-contabil,

persoana care îl întocmește

(Anexa 7)

PONTAJ sau FOAIE COLECTIVĂ DE PREZENȚĂ este documentulul în care

se înregistrează prezența individuală la lucru a salariaților unui magazin,

departament.

11

Documentul conține:

denumirea firmei;

denumire formular, întocmit pentru luna, anul

numele și prenumele salariatului, funcția

număr de ore lucrate/zi, total ore lucrate, număr ore de sâmbătă, de duminică,

de noapte, număr ore suplimentare, număr ore concediu odihnă, număr ore

concediu de boală, accidente de muncă, maternitate, absențe nemotivate,

program redus maternitate, program redus boală

semnături: director de magazin

Cu ajutorul programului de Pontaj existent se listează foaia colectivă de prezență.

(Anexa 8)

Documente de evidenţă a mijloacelor băneşti şi a decontărilor

CHITANȚA este un act scris prin care se dovedește primirea unei sume de

bani, chitanța reprezintă documentul cel mai des utilizat de către agenții economici.

Chitanța mai poate fi definită și ca un document având valoare contabilă, emis cu

ocazia vânzărilor produselor sau prestării serviciilor cu plata in numerar. Chitanța

trebuie să includă în preț și TVA -ul aferent.

Emiterea unei chitanțe justifică automat primirea unei sume de bani în numerar de

către emitent. Chitanța reprezintă la fel ca și factura un document primar pe baza

căruia se înregistrează o operațiune contabilă.

Elementele obligatorii pe chitanța, sunt urmatoarele:

- denumire furnizor

- CIF si nr de înregistrare la registrul comerțului al furnizorului

- adresa furnizor

- suma încasată (în cifre și litere) și ce reprezintă aceasta

- denumire si adresa client

- data emiterii chitanței

(Anexa 9)

12

DISPOZIȚIE DE PLATĂ/ÎNCASARE este documentul pentru casierie care se

folosește pentru:

achitarea în numerar a unor sume, potrivit dispozițiilor legale, inclusiv a

avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum și a diferenței de

încasat de către titularul de avans în cazul justificării unor sume mai mari

decât avansul primit;

încasarea în numerar a unor sume care nu reprezintă venituri din activitatea

de exploatare, potrivit dispozițiilor legale.

Dispoziția de plată/încasare este document justificativ de înregistrare în registrul de

casă și în contabilitate, în cazul plăților în numerar efectuate fără alt document

justificativ.

Se întocmește într-un exemplar de compartimentul financiar-contabil:

- în cazul utilizării ca dispoziție de plată, când nu există alte documente prin care se

dispune plata (exemplu: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.);

- în cazul utilizării ca dispoziție de plată a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare,

procurare de materiale etc.;

- în cazul utilizării ca dispoziție de încasare, când nu există alte documente prin care

se dispune încasarea (avize de plată, somații de plată etc.).

Se semnează de casier; în cazul plăților se semneaza și de persoana care a primit

suma;

Se arhivează la compartimentul financiar-contabil, anexa la registrul de casa.

(Anexa 10)

REGISTRU DE CASA este documentul în care se înregistrează încasările si

plățile în numerar pe baza documentelor justificative (bon fiscal, chitanță, dispoziție

de plată, dispoziție de încasare etc.), documentul stabilind la sfârșitul fiecărei zi

soldul de casă. Se întocmește în dublu exemplar.

Conținutul minimal obligatoriu de informații al registrului de casă este urmatorul:

Denumirea unității;

Denumirea și data (ziua, luna, anul) întocmirii formularului;

13

Numărul curent;

Numărul actului de casă, numărul anexelor, explicații;

Încasări, plăți;

Report/sold ziua precedentă;

Semnături: casier și compartiment financiar contabil.

(Anexa 11)

MONETAR este documentul justificativ pentru evidențierea la sfârșitul zilei a

numerarului existent în casierie, corespunzător mărfurilor comercializate; este un

document justificativ de înregistrare în contabilitate; pe baza lui se predă

contribuabilului numerarul încasat prin casa de către casier, respectiv vânzător.

Monetarul se utilizeaza numai în cazul vânzării mărfurilor cu amănuntul (conform

art. 1 din Legea Contabilității nr. 82/1991, republicată)

Potrivit reglementărilor în vigoare, în condițiile utilizării aparatelor de marcat

electronice fiscale, suma înscrisă în monetar trebuie să coincidă cu suma din

registrul de casă emis de aceste aparate, inclusiv cu suma înregistrată de mână în

registrul de casă, în cazul defectării aparatelor de marcat electronice fiscale. De

asemenea, valoarea înscrisă în monetar trebuie să corespundă valorii înscrise în

raportul de gestiune. Monetarul trebuie întocmit în două exemplare de către casier

sau persoana împuternicită, la sfârșitul zilei, prin inventarierea numerarului pe

categorii de bancnote și de monede.

(Anexa 12)

Registre contabile

REGISTRUL-INVENTAR este document contabil obligatoriu, în care se

înregistrează toate elementele patrimoniale de activ și pasiv, grupate în funcție de

natura lor, inventariate de entitate, potrivit legii, suficient de detaliate pentru a putea

justifica conținutul fiecărui post al bilanțului.

Se întocmește într-un singur exemplar, se completează pe baza datelor cuprinse în

listele de inventariere și respectiv în procesele verbale de inventariere a elementelor

14

de activ și de pasiv, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi, după

caz.

(Anexa 13)

Legea contabilității nr. 82/1991 republicată definește documentul justificativ

astfel: orice operațiune economico-financiară efectuată, se consemnează în

momentul efectuării ei într-un document, care stă la baza înregistrărilor în

contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ.

Termenul de păstrare a documentelor contabile și a celor justificative este de 10 ani,

cu începere de la data închiderii exercițiului în cursul căruia au fost întocmite, cu

excepția statelor de salarii și a bilanțului contabil care se păstrează timp de 50 de ani.

3.CONȚINUTUL ȘI APLICABILITATEA PRINCIPALILOR INDICATORI

DE GESTIUNE

3.1 INVENTARIEREA MĂRFURILOR

Gestiunea mărfii este verificată cu ajutorul inventarului pentru realizarea unei

fluențe a activității de aprovizionare și desfacere în vederea satisfacerii exigențelor

clienților. Astfel, cunoscând structura fondului de marfă, dinamica și valoarea

stocurilor, directorul de magazin poate propune soluții privind gama de produse

(extinderea sau restrângerea), poate lua măsuri de depozitare a mărfii, de recepție,

de comenzi marfă etc.

15

Definiție

INVENTARIEREA mărfurilor reprezintă un ansamblu de operații prin care

se constată existența stocurilor de mărfuri atât cantitativ cât și valoric. Toate aceste

operații se efectuează cu scopul evaluării mărfurilor inventariate și punerii de acord

a datelor contabilității cu realitatea faptică constatată.

Unitățile cu amănuntul efectuează inventarierea:

- la începutul activității;

- cu ocazia predării-primirii între gestionari;

- la plecarea unui gestionar;

- cel puțin o dată pe an;

- cu ocazia fuzionării ;

- cu ocazia reorganizării gestiunilor;

- la încetarea activității;

- la sfârșitul anului;

- ca urmare a calamităților naturale sau a cazurilor de forță majoră.

Se efectuează inventarierea în mod obligatoriu în următoarele situații:

- la cererea organelor de control;

- de câte ori există indicii că există plusuri sau minusuri în gestiune.

A efectua inventar este necesar, în principal, în două momente:

- în cursul exercițiului pentru controlul gestiunilor

- la închiderea exercițiului pentru stabilirea situației patrimoniale reale și în vederea

evaluării mărfurilor.

Rolul inventarierii în cadrul acțiunii de control al gestiunii, constă în stabilirea

integrității patrimoniului, dar cu această ocazie se pot realiza și alte obiective:

cunoașterea structurii fondului de marfă, a dinamicii și valorii stocurilor etc.

16

Etapele pregătirii inventarului:

a) Stabilirea orarului pentru inventar; este indicat ca inventarul să se efectueze în

afara programului cu clienții;

b) Stabilirea comisiei de inventariere; din comisia de inventariere nu pot face parte

gestionarii depozitelor supuse inventarierii și nici contabilii care țin evidența gestiunii

respective. Membrii comisiei de inventariere nu pot fi înlocuiți decât în cazuri bine

justificate și numai prin decizie scrisă emisă de directorul de magazin;

c) Asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor care se

inventariază, respectiv pentru sortare, așezare, cântărire, măsurare, numărare etc.

Inventarierea se poate efectua atât cu salariații proprii, cât și pe bază de contracte de

prestări servicii încheiate cu persoane juridice sau fizice cu pregătire

corespunzătoare;

d) Inventarierea se efectuează pe baza unui plan de control gestionar/inventar

(Anexa 14), în care se prevăd zonele de inventariere atât în spațiul de vânzare al

magazinului cât și în depozitul magazinului și responsabilii de zonă;

e) Pregătirea depozitului magazinului; gruparea bunurilor; verificarea existenței

codurilor de bare pe produse;

f) Ținerea la zi a evidenței tehnico-operative a gestiunii și a celei contabile și

efectuarea confruntării datelor din aceste evidențe;

g) Dotarea gestiunii cu aparate și instrumente adecvate și în număr suficient pentru

măsurare, cântărire, cu cititoare de coduri de bare etc.;

h) Dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul și de sigilare a

spațiilor inventariate;

i) Asigurarea securității ușilor și ferestrelor de la magazine, depozite, gestiuni etc.;

j) Completarea Deciziei de inventariere (Anexa 15), document ce se semnează de

către membrii comisiei și directorul de magazin;

k) Verificarea validării retururilor de marfă în sistem de către recepție până la data

inventarului;

l) Închiderea la zi a tuturor recepțiilor de marfă;

m) Înregistrarea casse-urilor (pierderi cunoscute) până la data inventarului.

17

La data inventarului, directorul de magazin se asigură că:

se pregătesc instrumentele de lucru: cititoarele de coduri de bare sau PDA-uri

(Personal Digital Assistant), pixuri, post-it-uri, markere;

se comunică fiecărui angajat participant la inventar, zona de care răspunde;

se aranjează produsele la raft, fiecare la locul lui pentru a facilita numărarea;

se procedează la numărarea produselor aflate la raft, în spațiul de vânzare;

se verifică aleator produsele numărate, de către o persoană desemnată;

se scanează produsele cu cantitățile notate;

se transmit datele;

se verifică transmiterea datelor;

se editează lista produselor inventariate cu diferențele constatate;

se verifică produsele cu diferențe;

se efectuează ajustări după caz (în astfel de situații, evaluarea bunurilor se

efectuează prin analiza tuturor elementelor inventariate, nu numai a celor la care s-

au constatat diferențe cantitative);

se printează listele finale de inventariere și se semnează.

Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic și

înscrise în listele de inventariere cu cele scriptice existente in sistemul informatic.

Pentru toate plusurile, minusurile și deprecierile constatate la bunuri, precum

și pentru toate pagubele, comisia de inventariere solicită explicații scrise de la

persoanele care au răspunderea gestionării bunurilor. Pe baza explicațiilor primite și

a documentelor analizate, comisia de inventariere stabilește natura minusurilor,

pierderilor, pagubelor și deprecierilor constatate, precum și natura plusurilor,

propunând, în conformitate cu dispozițiile legale, modul de regularizare a diferențelor

dintre datele din contabilitate și cele faptice, rezultate în urma inventarierii.

În situația constatării unor plusuri în gestiune, bunurile respective se evaluează

potrivit reglementărilor contabile aplicabile și se înregistrează în contabilitate. În cazul

18

constatării unor minusuri în gestiune, imputabile, comisia de inventariere va lua

măsuri pentru imputarea acestora.

Există și posibilitatea compensării minusurilor cu eventualele plusuri constatate, în

următoarele condiții:

Daca există riscul de confuzie între produse, din cauza asemănării în ceea ce

privește aspectul exterior: culoare, desen, model, dimensiuni, ambalaj sau alte

elemente;

Diferențele constatate în plus sau în minus să privească aceeași perioadă de

gestiune și aceeași gestiune.

Rezultatele inventarierii vor fi consemnate în Procesul verbal (Anexa 16) care va fi

predat la contabilitate la termenul final pentru inventariere.

3.2 PIERDERI CUNOSCUTE ȘI NECUNOSCUTE

Definiția pierderilor

Ansamblul mărfurilor plătite de magazin care nu au făcut și nu vor face niciodată

obiectul vânzării.

PIERDERI

PIERDERI

CUNOSCUTE

PIERDERI

NECUNOSCUTE

19

Pierderile cunoscute sunt rezultatul:

schimbării prețului;

pierderi din promoții;

solduri;

casse (produse expirate, deteriorate, cu defect de calitate, distruse,

consumate).

ele influențând marja (câștigul obținut ca diferență între prețul de vânzare și

costul de achiziție).

Solduri și Promoții sunt pierderi voluntare, decise de către directorul de magazin

pentru:

a accelera vânzările unor produse (solduri);

a dinamiza comerțul pe un raion, zonă din magazin, categorie de produse

(promoții).

În ceea ce privește Soldurile, situația ideală ar fi ca la finalul operațiunii stocul să fie

zero pentru articolele sezoniere deoarece această situație atrage după sine pierdere

prin crearea de stocuri vechi, deprecierea mărfii, blocarea zonei de depozitare etc.

Urmărind zilnic vânzările și stocurile fiecărui articol in parte, directorul de

magazin va optimiza cifra de afaceri, soldările pe care le face, marja și va găsi cel

mai bun moment pentru a începe soldurile.

Pierderile necunoscute sunt rezultatul inventarului și pot apărea ca urmare a:

erorilor de recepție;

erorilor de la casele de marcat;

erorilor furnizorilor;

furturilor;

numărării greșite a produselor inventariate;

neînregistrării casse-urilor în sistem.

20

Pierderile pot apărea din motive de natură obiectivă sau subiectivă dintre care

enumerăm:

Motive de natură obiectivă: Motive de natura subiectivă:

desfacerea produselor de către clienți nerespectarea regulilor de depozitare

lăsarea produselor în diferite zone ale

magazinului

neatenție în manipularea produselor

refuzul clientului de a cumpăra produsul nerespectarea rotației produselor la raft

consumul produselor în magazin neatenție la desfacerea ambalajelor

furtul produselor numărare greșită a produselor la inventar

neatenție la recepția mărfurilor

neasigurarea cu sisteme antifurt a

produselor sensibile

Directorul de magazin estimează și bugetează pierderile, le va urmări

îndeaproape, le va ține sub control pentru a nu depășii previziunile și va întocmi plan

de acțiune în vederea diminuării pierderilor.

PLAN DE ACȚIUNE ÎN VEDEREA DIMINUĂRII PIERDERILOR

1.PIERDERI CUNOSCUTE

a) Schimbare preț produse ținând cont de data recepției. De obicei noul preț de

vânzare se actualizează in sistemul informatic cu o zi după data recepției mărfii;

b)Pierderi din promoții

STOC

TEORETIC

STOC

INVENTARIAT

PIERDERI

NECUNOSCUTE

21

Asupra stocului trebuie lucrat în permanență pentru a evita reducerile de preț cu

efecte financiare asupra magazinului și implicit a companiei. Promoțiile pot de

asemenea să servească la dinamizarea vânzărilor unui raion sau unei categorii de

produse pentru a-l impulsiona pe client să descopere noi produse;

c)Casse

Manevrarea cu atenție a produselor, mai ales a celor sensibile pentru a evita

deteriorarea, spargerea acestora

Urmărirea vânzărilor zilnice, săptămânale și lansarea comenzilor in funcție de aceste

vânzări pentru a evita expirarea produselor

Verificarea zilnică a produselor la raft și respectarea rotației produselor (metoda FIFO

- First IN Firts OUT)

Desfacerea cu atenție a ambalajelor atât în recepție marfă cât și pe raioane

2.PIERDERI NECUNOSCUTE

a)Furturi

Asigurarea produselor, în special a celor sensibile (exemplu: cosmetice,

electronice);

Verificarea atentă la casa de marcat a tuturor produselor;

Supravegherea magazinului prin sistem video sau prin prezența unui agent de

securitate;

Controlarea ambalajelor înainte de a fi evacuate din magazin.

b)Erori de recepție

Numărarea produselor la recepție să se realizeze cu atenție iar în caz de

diferențe constatate între aviz și realitate, acestea trebuie trecute în

documente (avizul de însoțire a mărfii sau factură) și semnate de către

reprezentantul furnizorului;

Introducerea recepției în sistem trebuie să se facă cu atenție;

Efectuarea de contrarecepții de către o persoană desemnată.

c)Erori case

Verificarea conținutului cutiilor în care se găsește produsul;

Verificarea produsele care necesită a fi cântărite (ex. Legume-fructe);

22

Semnalarea prin „butonul de panică” a oricăror situații suspecte sau anunțarea

Serviciului de Securitate din magazin;

Controlarea etichetării, codurilor de bară, absenței antifurtului și în caz de

anomalie se anunță șeful direct.

d)Erori suprafața de vânzare

Verificarea respectării procedurii de cesiune (cesiunea reprezintă transfer de

marfă între departamente în cadrul magazinului);

Verificarea produselor deteriorate dacă au fost scăzute din sistem înainte de a

fi aruncate;

Etichetarea produselor;

Controlarea fiabilității balanțelor (cântarelor);

Numărarea corectă a produselor la inventar.

Metoda de calcul a pierderilor necunoscute în inventar este următoarea:

/

/ /

= =

Diferența valorică

rezultată în urma

inventarului

Cifra de afaceri

% de pierdere

necunoscută

-50 ron

10’000 ron

0.5%

23

3.3 GESTIUNEA STOCURILOR DE MARFĂ

Stocurile reprezintă cantități de resurse materiale sau produse (finite sau într-

un stadiu oarecare de fabricație) acumulate în depozitele magazinului într-un anumit

volum și o anumită structură, pe o perioadă de timp determinată, în vederea utilizării

ulterioare.

Circuitul unui produs începe cu verificarea stocurilor pentru efectuarea

comenzilor către furnizori, continuă cu recepția mărfurilor, depozitarea

corespunzătoare a mărfurilor aplicând regula FIFO („First in – First out”/Primul intrat

– Primul ieșit), ieșirea din gestiune (vânzare sau utilizare în procesul de fabricație),

iar după această etapă se reia ciclul!

Este necesar să se recurgă la constituirea de stocuri optime, bine dimensionate și

aceasta se poate realiza prin comenzi corecte de marfă pentru a asigura produsele

necesare clienților, prezentarea la raft și în același timp pentru a evita pierderile și

suprastocurile.

Directorul de magazin va urmării rapoartele cu număr de zile de stoc pentru a

nu fi afectată profitabilitatea magazinului.

Pe baza planului de comenzi-livrări se emit comenzi ținându-se cont de următoarele

elemente pe care programul de gestiune le oferă:

stocul actual;

vânzarea medie pe zi;

unitatea de comandă (bucata sau bax);

promoțiile active;

spațiul de la raft.

În vederea determinării cantității de marfă care trebuie comandată, trebuie să se țină

cont de o serie de reguli, dintre care enumerăm:

1. Se determină numărul de zile dintre două livrări consecutive;

24

2. Se identifică vânzarea medie zilnică(vmz) specifică produsului;

3. Pentru a determina cantitatea de marfă necesară de la o livrare la alta, se

aplică următoarea formulă:

C=Tl*VMZ

Unde:

C=cantitatea comandată

Tl= termen livrare (nr zile între două livrări)

Vmz=vânzarea medie zilnică;

4. Rezultatul obținut se compară cu stocul curent al produsului (stoc necesar-

stoc curent). În cazul în care noul rezultat este pozitiv, se impune comandarea

unui număr de produse echivalent cu valoarea acestuia;

5. Se recomandă verificarea vânzărilor din săptămânile anterioare pentru a

determina cât mai exact cantitatea de marfă necesară;

6. Datorită faptului că unitatea de vânzare nu coincide întotdeauna cu unitatea

de comandă, trebuie ținut cont de relația dintre cele două.

Cazuri specifice:

La produsele proaspete poate apărea situația de comandă chiar dacă există

produsul pe stoc, în cazul în care acesta expiră în termen foarte scurt =>

produsele existente pe stoc nu vor putea fi prezentate spre vânzare până la

următoarea comandă => necesitatea unui nou stoc de produse

În cazul promoțiilor, în lansarea comenzilor se ține cont și de spațiul alocat

expunerii produselor (ex: insulă, capăt de raft, element, gondolă)

Comanda „speculativă” - în cazul în care produsul își va mări prețul de

achiziție (informație transmisă de către Centrala de achiziții), se poate

comanda o cantitate mai mare, dacă spațiul de depozitare permite

25

Comanda angajament se poate face pentru import propriu sau pentru furnizor

local în următoarele cazuri:

a. pentru furnizor local înaintea unui sezon important, pentru a asigura

marfa necesară vânzării pe toată durata sezonului;

b. pentru import propriu atât pentru anumite produse fără specific

sezonier, pentru care alternativa importului oferă preț competitiv, raport

calitate-preț bun, prim preț etc. cât și înaintea unui sezon important,

pentru a asigura marfa necesară pe toată durata sezonului.

Gestiunea eronată, deficitară a stocurilor de marfă poate conduce la:

ruptură de stoc => clienți nemulțumiți => cifra de afaceri pierdută

supraîncărcarea depozitului magazinului => manipularea dificilă a mărfii

overstock (stoc excedentar) => bani blocați

creșterea pierderilor (în special la produsele proaspete) => sunt afectate

negativ: rezultat obținut, marja, cash flow-ul

Lansarea corectă a unei comenzi pe baza unei analize în prealabil are rolul de a

evita rupturile de stoc și de a asigura stocul de marfă necesar satisfacerii nevoilor

clienților.

Este important sa se pună accentul pe circulația rapidă a mărfurilor,

profitabilitatea pe produs și deținerea unei cantități suficiente pentru a

satisface cererea.

Toate aceste elemente contribuie la:

fidelizarea clienților

creșterea cifrei de afaceri

menținerea unor bune relații cu furnizorii

26

3.3.1 RATA DE DEȚINERE

Definiție

Rata de deținere reprezintă raportul dintre numărul articolelor active (AC) sau

activ sezoniere (AS) cu stoc mai mare decât zero și totalul articolelor din gamă active

(AC) sau activ sezoniere (AS) indiferent de stoc.

Exemplu de raport de rată de deținere:

Rata de deținere

Magazin Nr. total

articole

(AC+AS)

Nr. art. cu

stoc > 0

Nr. art. cu

stoc = 0

% rata

de

deținere

BUCUREȘTI 30474 29050 1424 95.33%

TIMIȘOARA 27474 26145 1329 95.16%

BRAȘOV 24326 22524 1802 92.59%

IAȘI 20423 19568 855 95.81%

Rata de deținere indică performanța managerială de a oferi clientului la un moment

dat o gamă cât mai completă, de a acoperi cât mai bine nevoile sale. O rată de

deținere cu un procent cât mai aproape de 100% contribuie radical la creșterea

rezultatelor magazinului (cifra de afaceri, număr de articole vândute, număr de clienți)

3.3.2 DECOTA

reprezintă stocul mai vechi de 180 de zile și totodată înseamnă bani blocați.

Marfa veche, fără rulaj implică cheltuieli mari aducând pierdere magazinului

deoarece necesită depozitare, se depreciază moral, se deteriorează.

În cazul în care în magazin există articole care nu au avut intrare în ultimele 6 luni și

vânzare mică sau deloc, se recurge la acțiuni care să ducă la diminuarea stocurilor

acestora și chiar să se ajungă la stoc zero:

27

se verifică dacă sunt expuse în spațiul de vânzare;

se încearcă returnarea lor la furnizor;

se scade prețul (se soldează produsele) pentru a face loc la raft produselor

vandabile.

Exemplu:

Pentru articolele din decotă se poate realiza o insulă cu preț unic, semnalizată cu

afișe, amplasată la intrarea în magazin sau în zona caselor de marcat pentru a

atrage clienții și a-i determina să cumpere aceste produse care se pot transforma din

produse fără rulaj în produse ușor vandabile.

Produsele poate nu există pe lista de cumpărături a clientului dar datorită unui preț

atractiv și a unei prezentări reușite vor face parte din coșul lui de cumpărături.

3.3.3 PROVIZIOANELE PENTRU RISCURI ȘI CHELTUIELI

sunt fonduri constituite prin prelevări din rezultatele destinate acoperirii unor

cheltuieli sau pierderi probabile sau certe în perioadele următoare dar nedeterminate

ca mărime.

Cazurile cele mai tipice de provizioane sunt: pierderile probabile din litigii, amenzi,

penalizări, despăgubiri, daune și alte datorii incerte; cheltuielile probabile legate de

remedierea defectelor produselor și serviciilor livrate prin clauza de acordare a

garanției; pierderi probabile din diferențele nefavorabile de curs valutar; cheltuielile

cu reparațiile capitale planificate eșalonat potrivit programului pe mai multe perioade,

deprecierea mărfii existente in stoc.

Provizioanele constituite se vor include în cheltuieli și vor micșora

rezultatul exercițiului, fără a influența trezoreria. Dacă riscurile devin efective

atunci va avea loc o plată. Dacă riscul este în totalitate acoperit, provizionul se

va înregistra într-un cont de venituri și va majora rezultatul exercițiului.

28

4. PROGNOZA FLUXULUI DE NUMERAR (CASH FLOW)

Fluxul de numerar reprezintă diferența dintre încasări și plăți sau banii care circulă

înspre și dinspre organizație, într-o perioadă de timp dată.

Fără o prognoză a fluxului de numerar, care facilitează directorului de magazin monitorizarea încasărilor și plăților efectuate, nu poate ști de ce lichidități dispune. De exemplu: urmărind zilnic încasările realizate, va ști când să-și planifice plățile, astfel că va avea relații foarte bune cu furnizorii, cu băncile, cu proprietarii spațiului în cazul în care locația este închiriată.

De ce este necesară situația fluxului de numerar?

nici o firmă nu poate funcționa fără numerar;

rolul specific al situației fluxului de numerar este să dezvăluie mișcările

numerarului pe o anumită perioadă;

mișcările numerarului nu pot fi identificate imediat din contul de profit și

pierderi, care se concentrează pe venituri și cheltuieli, nu pe încasările și

plățile în numerar.(3)

Cash flow

încasări plăți

29

Fluxul de numerar poate proveni din activități:

operaționale

din finanțare

din investiții.

La soldul inițial al banilor lichizi disponibili în conturile bancare și în casierie se

adaugă încasările și plățile specifice celor trei categorii de fluxuri de numerar,

obținându-se soldul final al banilor lichizi, disponibili pentru a continua activitatea

afacerii în perioada următoare.

Cum se calculează fluxul de numerar?

Fluxul de numerar poate fi calculat pornind de la disponibilitățile de la începutul

perioadei de referința (luna, trimestru, an), la care se adaugă încasările și se deduc

plățile din acea perioadă.

Există două metode pentru prezentarea situației financiare a fluxurilor de numerar:

directă - se bazează pe delimitarea fluxurilor de încasări - plăți proprii fiecărei

activități;

indirectă - pornește de la rezultatul financiar al perioadei, care se ajustează

întâi cu elementele de venit/cost, care nu reprezintă mișcare de numerar, o a

doua ajustare fiind a tranzacțiilor cu numerar, capital circulant.

Exemple de calcul pentru fiecare tip de flux de numerar prin metoda directa, valorile

rezultate fiind nete:

• pentru cel operațional,

- +

încasările de

la clienți

plățile către

furnizori si

angajați

Dobânzile plătite și impozitul

pe profit

30

• pentru cel din investiții,

- +

• pentru cel de finanțare,

-

Pentru a afla numerarul de la sfârșitul perioadei, rezultatul adunării celor trei tipuri de

flux de numerar ar trebui să reprezinte o creștere netă de numerar fată de cel de la

începutul perioadei.

În cazul metodei indirecte, fluxul de numerar generat din operațiuni este ajustat,

prima dată, cu profitul net înainte de impozitare (se adaugă cheltuielile cu

amortizarea și cele cu dobânzile și se scad veniturile din dobânzi) și, apoi, cu profitul

din exploatare înainte de modificările capitalului circulant - descreșterea sau

creșterea creanțelor (sumele de primit de la clienți), creșterea sau descreșterea

datoriilor pe termen scurt (către furnizori, taxe) și descreșterea sau creșterea

stocurilor.

Factori care influențează fluxul de numerar:

1) salariile

2) chiria

3) furnizorii de utilități sau materia prima

4) taxele

încasările din

vânzarea

echipamentelor/

mijloacelor fixe

plățile pentru

achiziționarea de

utilaje

dividendele primite

numerarul

provenit din

împrumut

dividendele

plătite

31

Atunci când își stabilește fluxul de numerar, o firmă trebuie să ia in calcul:

dacă se fac angajări sau reduceri de personal în perioada de referință

chiria pentru locație

utilități

ratele de leasing dacă sunt echipamente în leasing

necesarul de investiții în echipamente, dotări și utilaje

creșterea sau scăderea costurilor, corelată cu volumul vânzărilor;

termenele de plată în relațiile contractuale cu furnizorii

termenele de încasare de la client (vânzări pe credit)

modificări ale Codului fiscal

impozitele de plată

finanțare externă

reinvestirea profitului din perioada anterioară

Situația fluxurilor de numerar indică principalele surse și utilizări ale

numerarului. Urmărirea mișcărilor de numerar de-a lungul mai multor perioade poate

releva tiparele de finanțare și investiție și poate ajuta la prognozarea viitoarelor

acțiuni manageriale.

32

5.CONTUL DE EXPLOATARE

Definiție

Contul de exploatare sau Contul de profit și pierdere reprezintă

documentul de sinteză care recapitulează totalitatea veniturilor și a cheltuielilor unei

firme într-o perioadă determinată.

Este instrumentul care explică modul de constituire a rezultatului și permite

desprinderea unor concluzii legate de performanțele activității firmei.

-

=

-

=

Rezultat brut

Alte cheltuieli financiare (impozit, amortizări, credite)

Rezultat net

Venituri (Marjă + remize)

Cheltuieli (pierderi, chiria, salariile)

33

Exemplu Cont de exploatare:

MAGAZIN TOTAL

Constanța k-RON %CA cu TVA

CA cu TVA 100,000.00 100.00%

Marja brută din vânzări 8,300.00 8.30%

Remize de volum + 850.00 0.85%

Remize cooperări comerciale + 5,300.00 5.30%

Remize de deschidere + 3,700.00 3.70%

Pierdere cunoscută - 550.00 0.55%

Pierdere necunoscută - 500.00 0.50%

Provizion pentru deprecierea stocului - 100.00 0.10%

Total marjă bruta = 17,000.00 17.00%

Venit net Galerie + 2,000.00 2.00%

Cheltuieli de personal - 6,700.00 6.70%

Ambalaje - 50.00 0.05%

Întreținere mentenanță - 1,100.00 1.10%

Mici echipamente - 15.00 0.02%

Energie și fluide - 2,200.00 2.20%

Publicitate - 300.00 0.30%

Cheltuieli cu servicii bancare - 150.00 0.15%

Chirie - 4,000.00 4.00%

Alte cheltuieli de gestiune - 1,650.00 1.65%

Taxe și asigurări - 600.00 0.60%

Cheltuieli directe = 16,765.00 16.77%

Cheltuieli cu cotizațiile internaționale - 200.00 0.20%

Total cheltuieli = 16,965.00 16.97%

CASH FLOW BRUT = 2,035.00 2.04%

Amortizări - 1,200.00 1.20%

Rezultat operațional magazin

(Rezultat brut)

= 835.00 0.83%

Stornare cheltuieli și venituri financiare

economice

+ 109.35 0.11%

Cheltuieli financiare externe 0.00 0.00%

Cota parte cheltuieli și venituri finaciare

externe

0.00 0.00%

Rezultat excepțional 0.00 0.00%

Rezultat net contabil societate (cash

flow net)

= 944.35 0.94%

34

Pentru că există stabilite previziuni de venituri și cheltuieli, acestea se compară cu cifrele realizate și directorul poate interveni după caz. Dacă de exemplu cifra de afaceri crește, cheltuielile scad poate lua decizia de a mai angaja personal pentru a susține activitatea magazinului și a veni în întâmpinarea clienților.

Contul de exploatare cuprinde:

5.1 VENITURI

Cifra de afaceri reprezintă totalitatea veniturilor din vânzări(încasări)

realizate de către o firmă într-o perioadă de timp determinată.

Metoda de calcul a cifrei de afaceri:

Număr de clienți

X

Număr articole vândute

X

Prețul mediu al

articolului

=

CIFRA DE AFACERI

35

CU CÂT NEVOILE CLIENȚILOR SUNT MAI BINE ACOPERITE CU

ATÂT SUNT CREATE PREMISELE CREȘTERII NUMĂRULUI DE CLIENȚI,

A NUMĂRULUI DE ARTICOLE VÂNDUTE ȘI IMPLICIT A CIFREI DE

AFACERI.

Marja este sursa de venituri menită să acopere cheltuielile activității de exploatare a

magazinului, dar și profitul necesar investițiilor noi, remunerării activității angajaților și

retribuirea acționariatului (dividende).

Remize reprezintă reduceri din partea furnizorilor și țin cont de volumul vânzărilor

sau de importanța cumpărătorului în portofoliul de clienți ai furnizorului. Remiza

corespunde, în general, unui procent aplicat asupra prețului brut, procent prevăzut în

oferta de prețuri a firmei sau care rezultă din negocierea între cei doi parteneri

contractuali.

5.2 CHELTUIELI

Cele mai uzuale tipuri de cheltuieli:

Costul achiziționării bunurilor care urmează a fi vândute cunoscut sub numele de

cost de vânzare.

Deprecierea stocului

Stocarea unui produs pe o perioadă mai mare de timp duce la deprecierea acestuia.

Produsele trebuie vândute înainte de a fi plătiți furnizorii (în general plata mărfii la

furnizori se negociază la termen). Trebuie verificat în permanență stocul și luate

măsuri corective pentru o gestiune <<curată>>.

Deprecierea stocului depinde de:

Calitatea comenzilor;

36

Capacitatea de a optimiza vânzările în magazin.

Cheltuielile cu personalul

Dacă cifra de afaceri și numărul de articole vândute este în creștere atunci

cheltuielile de personal vor fi în scădere sau invers, dacă cheltuielile de personal

realizate sunt superioare celor previzionate, trebuie acționat în vederea creșterii cifrei

de afaceri.

Procentul de cheltuieli de personal este consecința:

performanței cifrei de afaceri pe metrul pătrat;

nivelului productivității (nr. articole vândute/ore lucrate);

organizării optimizate a muncii pe suprafața de vânzare;

nivelului performant al absenteismului și al turnover-ului (flux de personal).

Cheltuieli cu energia:

costurile cu electricitatea

costurile cu consumul de gaze

costurile cu consumul de apă

costurile cu combustibilul

Cheltuieli cu întreținerea:

mașinilor și utilajelor

mobilierului

clădirilor și a zonelor anexe

Cheltuieli cu chiria

Alte cheltuieli:

cu publicitatea

cu ambalajele

cu onorariile

cu gestiunea

Taxe și asigurări

Cheltuieli cu serviciile centrale

37

Serviciile centrale reprezintă un suport pentru activitatea comercială,

gestiunea contabilă și financiară, gestiunea umană și dezvoltarea companiei:

Contabilitate

Informatică

Centrala de achiziții

Resurse umane

Dezvoltare

Marketing

Impozite la stat

Amortizarea investițiilor

Dezvoltarea companiei – noi investiții

Credite bancare

Pentru o companie este strategic să aibă capacitatea sa de a avea

costuri fixe scăzute (mici) și eficiente pe de-o parte și, pe de altă parte, să

realizeze costuri variabile la niveluri performante, compatibile cu serviciile pe

care le oferă clienților și cu condițiile de muncă ale angajaților.

Costurile fixe sunt constante indiferent de volum. De exemplu costul de închiriere a

unei clădiri este un exemplu de cost fix. El nu variază în funcție de cantitatea produsă

sau vândută.

Costurile variabile se schimbă în strânsă dependență de volumul producției sau

vânzărilor. Materiile prime și comisioanele vânzărilor sunt exemple de costuri

variabile. Directorul de magazin va monitoriza costurile variabile pentru a se asigura

că ele se schimbă în proporții corespunzătoare, potrivite cu schimbările în vânzări și

producție.

Pentru a planifica activitatea magazinului pentru o perioadă viitoare,

directorul de magazin va culege date din contul de exploatare dar și din ceea ce

observă zi de zi în magazinul său. Pe baza analizării principalilor indicatori ai

activității poate concepe planuri de dezvoltare ale magazinului pe termen mediu și

lung.

38

Cunoscând veniturile și cheltuielile poate definii obiectivele angajaților săi.

Dacă de exemplu pierderile cunoscute (produse expirate, deteriorate, cu defect de

calitate, distruse, consumate) au un procent mai mare decât ce s-a previzionat,

directorul de magazin va stabilii ca obiectiv diminuarea pierderilor cunoscute cu

acțiuni dintre care putem enumera:

comandarea unor cantități mai mici pentru marfa perisabilă și la intervale mai

scurte de timp;

asigurarea produselor cu sisteme antifurt;

identificarea produselor cu ambalaje rupte și recuperarea lor;

alocarea unui agent de pază care să nu mai permită consumul produselor în

magazin (decizie luată ca urmare a cunoașterii nivelului cheltuielilor de

personal).

Contul de exploatare permite planificarea pentru anul următor a lucrărilor de

dezvoltare în magazin, directorul de magazin putând estima valoarea investițiilor.

Utilitatea contului de exploatare este aceea că oferă informații asupra

activității firmei, a modului cum se gestionează afacerile prin dimensiunea

veniturilor, cheltuielilor și rezultatelor pe care le generează.

39

Anexa 1

UNITATEA……………………………………………….. NOTĂ DE RECEPȚIE ȘI CONSTATARE DE DIFERENȚE

(pentru unitățile cu amănuntul)

Număr document

Data Factură Nr. Aviz de însoțire a mărfii Ziua Luna Anul

Subsemnații, membrii comisiei de recepție, am procedat la recepționarea valorilor materiale furnizate de ……………………………………………………………………………… din ………………………………………………………….. cu vagonul/auto nr. …………………………………………… documente însoțitoare …………………………………………………………….. delegat ……………………………………………………………………………… constatându-se următoarele:

Nr. Crt.

Denumirea bunurilor recepționate

U.M Cantitate conform documente

Recepționat Adaos comercial Preț de achiziție unitar+adaosul comercial unitar

TVA Valoare la preț de vânzare inclusiv TVA

Cant. Preț achiziție

Unitar Total Unitară Totală Unitară Totală

0 1 2 3 4 5 6 7=4x6 8=5+6 9 10=4x9 11=8+9 12=4x11

TOTAL >< >< >< >< >< >< >< ><

Comisia de recepție Primit în gestiune

Numele și prenumele Semnătura Data Semnătura

40

Anexa 2

Furnizor ........................................................

(denumirea, forma juridică)

Nr. Înreg. Reg. Com. ……………………………..

C.U.I. ………………………………………..........

Sediul ………………………………………………

Judeţul ……………………………………………..

Contul ………………………………………………

Banca ………………………………………………

Cumpărător .....................................................

(denumirea, forma juridică)

Nr. Înreg. Reg. Com. ……………………………..

C.U.I. ………………………………………..........

Sediul ………………………………………………

Judeţul ……………………………………………..

Contul ………………………………………………

Banca ………………………………………………

AVIZ DE ÎNSOŢIRE A MĂRFII

Nr. .............................

Data ...........................

(ziua, luna, anul)

Nr.

Crt.

SPECIFICAŢIA

(produse, ambalaje, etc.)

U.M. Cantit livrată Preţ unitar

(fără TVA)

-lei-

Valoarea

-lei-

0 1 2 3 4 5

Semnătura şi

ştampila

furnizorului

Date privind expediţia

Numele delegatului ....................................................

Buletin/cartea de identitate

Seria ...... Nr. ................. eliberat/ă ...........................

Mijlocul de transport ................ Nr. .........................

Expediţia s-a efectuat în prezenţa noastră la

data de ................................... ora ..........................

Semnăturile ..............................................................

TOTAL

41

Anexa 3

FACTURA Seria nr. Nr. facturii

Data

FURNIZOR CUMPĂRĂTOR

Nume Nume Nr.ORC/an Nr.ORC/an C.I.F. C.I.F. C.U.I. C.U.I. Sediul Sediul Județul Județul Contul Contul Banca Banca

Nr. Denumirea produselor sau a serviciilor

U.M Cantit. Prețul unitar Valoarea Valoarea cu T.V.A.

0 1 2 3 4 5 (3*4) 5+TVA

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Total

Din care accize

EXPEDIȚIA

Numele delegatului B.I./C.I. Seria nr. Eliberat Semnăturile

Semnătura şi ştampila furnizolului

Semnătura de primire

Moneda RON

42

Anexa 4

UNITATEA__________________________ SECȚIA_____________________________ GESTIONAR_________________________ DATA__________________________

RAPORT DE GESTIUNE ZILNIC

Nr. Crt.

Număr document Explicații Valoare lei

Mărfuri Ambalaje

Sold precedent

Intrări

Total intrări + sold

Vânzări + ieșiri

Total ieșiri

Sold final

Gestionar, Verificat,

43

Anexa 5

Unitatea …………………………...... Depus decontul (numărul și data) ………………………………………. ORDIN DE DEPLASARE (DELEGAȚIE) Nr. ……………………………. Domnul (a) ……………………………………………………………………….. având funcția de …………………………………………………………………. este delegat pentru ……………………………………………………………… …………………………………………………………………………………….. ..………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..… la …………………………………………………………………………………. …………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………………………………………… Durata deplasării de la ………………..…… la ………………………………. Se legitimează cu ……………………………………………………………… Ștampila unității și semnătura Data ………………………………….

Sosit*) ……………………… Plecat*) …………………….. Cu (fără) cazare Ștampila unității și semnătura

Sosit*) ……………………………… Plecat*) …………………………….. Cu (fără) cazare Ștampila unității și semnătura

Sosit*) ……………………… Plecat*) …………………….. Cu (fără) cazare Ștampila unității și semnătura

Sosit*) ……………………… Plecat*) …………………….. Cu (fără) cazare Ștampila unității și semnătura

*) se va completa ziua, luna, anul și ora

44

Ziua și ora plecării ………… Ziua și ora sosirii …………... Data depunerii decontului ……………………………….. Penalizări calculate ………..

Avans spre decontare: - Primit la plecare …………………….. lei - Primit în timpul deplasării ………….. lei TOTAL …………………………………………

CHELTUIELI EFECTUATE CONFORM DOCUMENTELOR ANEXATE

Felul actului și emitentul Nr. și data actului Suma

TOTAL CHELTUIELI

Diferența de restituit s-a depus cu dispoziție de încasare către casierie nr. ………… din …………………………

primit Diferența de ---------lei ……. restituit

Aprobat conducătorul unității,

Controlul financiar-preventiv,

Verificat decont,

Șef compartiment,

Titular avans,

45

Anexa 6

UNITATEA __________________________________________________ ___________________________________________________________

DECONT DE CHELTUIELI înregistrat la nr. _________________

Subsemnatul ____________________________________________ având funcția de _____________________________________________ anexez prezentului ______________________________acte justificative specificate în borderoul de pe verso pentru justificarea avansului primit la data de _____________________________________________________ În baza _____________________________________________________ _____________________________Avans primit lei __________________ ______________________________________________________________________________________________________________________ TOTAL lei ______________________ Chelt. Conf. Borderou de pe verso lei _________________________ Diferența de primit / de restituit lei _________________________ S-a depus cu chitanța nr. ________________________ Semnătura titularului

Se certifică Șef compartiment,

Verificat și găsit în regulă pentru suma de lei _____ (_________________) Majorări lei _________ _______________20___ Serv. financiar

Vizat Contabil șef,

46

BORDEROUL ACTELOR JUSTIFICATIVE DE CHELTUIELI *)

Nr. crt.

Felul actului și emitentul Nr. și data actului

Sume Simbol cont corespondent

Adică lei __________________TOTAL LEI

______________________Semnătura __________________________

*)Actele vor fi îmborderate pe feluri de acte

47

Anexa 7

Unitatea___________________________ STAT DE SALARII Sectia, serviciul, etc.____________________________ pe luna___________________anul________

Nr. Crt

NUMELE SI PRENUMELE

Salariul de baza

Alte drepturi salariale

Alte drepturi impozabile

Venit brut

Contributia individuala pentru asigurari sociale

Contributia individuala pentru protectia sociala a somerilor

Contributia pentru asigurarile sociale de sanatate

Cheltuieli profesionale (cota 15% )

Venit net

Alte contributii sau cheltuieli deductibile

Deducere personala de baza

Deduceri suplimentare

Venit baza de calcul

Impozit calculate si retinut

Salariul net

Avans Alte retineri

Total de plata

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

Conducatorul unitatii, Conducatorul compartimentului Intocmit, Financiar-contabil,

48

Anexa 8

49

Anexa 9

50

Anexa 10

Unitatea: ...........................................

CUI: ..................................................

Nr. Reg. Comert: ...............................

DISPOZITIE DE *)...............................................................CATRE CASIERIE

nr. ....................................... din ...................................................

Numele si prenumele ................................................................................................

Functia (calitatea) .....................................................................................................

Suma...........................lei...........................................................................................

(in cifre) (in litere)

Scopul incasarii/platii ....................................................................................................

......................................................................................................................................

Semnatura

Conducatorul unitatii Viza de control

financiar-preventiv

Compartiment financiar

contabil

*) Se va inscrie "INCASARE" sau "PLATA" dupa caz. 14-4-4 t2

Se completeaza numai

pentru plati

Date suplimentare privind beneficiarul sumei:

Actul de identitate: ..................... Seria: ..................Nr:................

Am primit suma de..............................................................lei

(in cifre)

Data:...........................................

Semnatura:..............................................

Casier

Platit/incasat suma de................................................................................................lei

(in cifre)

Data ................................................................

Semnatura: .....................................................

51

Anexa 11

(UNITATEA)……………………………………………

Data Contul casa Ziua Luna Anul

REGISTRU DE CASĂ Nr. crt.

Nr. act casă

Nr. anexă

Explicații Încasări Plăți

Report/ Sold ziua precedentă

De reportat pagina / TOTAL CASIER, COMPARTIMENT FINANCIAR-CONTABIL,

52

Anexa 12

Seria Nr.

MONETAR Nr. _____________

Data __________

Mag. ________________ Casa __________

___________ buc. X 500 lei __________ ___________ buc. X 200 lei __________ ___________ buc. X 100 lei __________ ___________ buc. X 50 lei __________ ___________ buc. X 10 lei __________ ___________ buc. X 5 lei __________ ___________ buc. X 1 leu __________ ___________ buc. X 50 bani __________ ___________ buc. X 10 bani __________ ___________ buc. X 5 bani __________ ___________ buc. X 1 ban __________ TOTAL lei __________

______________________________________

Casier predător, Casier primitor,

_______________ ________________

Responsabil, ______________

53

Anexa 13

……………………………………… Nr.pagină ………………. (Unitatea)

REGISTRUL – INVENTAR La data …………………………..

Nr.crt.

Recapitulația elementelor inventariate

Valoarea contabilă

Valoarea de inventar

Diferențe din evaluare (de înregistrat)

Valoarea Cauze diferențe

1 2 3 4 5 6

Întocmit, Verificat,

54

Anexa 14

Plan de control inventar

Nr.

Crt.

Zona de inventar Responsabil zonă

55

Anexa 15

Nr.Înreg./data :

Decizie de inventariere

În baza imputernicirii date de administratorii S.C. .......................…………………………............

pentru magazinul ..................………………………………………………………………………………se

decide efectuarea inventarierii tuturor bunurilor societății, în perioada:

.........................................................................

Art.1. Se numește Comisia Centrală de inventariere în următoarea componență:

…………………………………………………………

…………………………………………………………

…………………………………………………………

…………………………………………………………

…………………………………………………………

…………………………………………………………

………………………………………………………..

Art.2. Se constituie comisiile de inventariere anuală la nivelul a S.C. ……………………..

magazin…………………, a întregului patrimoniu în perioada .........................., conform planului de

control inventar anexat.

Art.3. Întreaga acțiune de inventariere anuală se va desfășura cu respectarea strictă a

legislației în vigoare și a procedurii privind desfăsurarea acestei acțiuni, responsabili de respectarea

acestora fiind directorii adjuncți, șefii de raioane, responsabilii de zonă (angajatii departamentului

comercial in funcție de organigrama existentă in cadrul firmei)

Art.4. Prezenta DECIZIE se comunică:

comisiei centrale de inventariere

membrilor comisiilor de inventariere

compartimentului de contabilitate

Director Magazin,

………………….

56

Anexa 16

SC …………………………………

CIF…………………………………

PROCES VERBAL PRIVIND REZULTATELE INVENTARIERII

LA DATA DE ……………………

Noi, membrii ai comisiei de inventariere, am procedat la inventarierea patrimomiului SC

……………………………..……… la data de ………………………., conform Deciziei nr. ……..

/……………… emisă de directorul magazinului.

În urma inventarierii am procedat la întocmirea listelor de inventariere anexate.

În urma inventarierii s-au constatat următoarele:

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

În urma celor constatate, facem următoarele propuneri:

………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………

Rezultatele inventarierii vor fi consemnate în Registrul Inventar la data de ………………… până la

data întocmirii situațiilor financiare anuale ale societății.

Comisia de inventariere

1. …………………………….…..

2. ………………………………...

3………………………………….

4……………………………….....

57

BIBLIOGRAFIE

(1) Sursa internet http://biblioteca.regielive.ro/cursuri/economie/management-

financiar-contabil-150719.html

(2) Mihai Ristea, Corina Graziella Dumitru, Corina Ioanăs, Alina Irimescu,

Contabilitatea societăților comerciale, vol.1, Editura Universitară, 2009

(3) Peter Atrill si Eddie McLaney, Contabilitatea și Finanțele pe interesul tuturor, Ediția a IV-a, Grup de Editură și Consultanță in afaceri Rentrop&Straton 2006

4. Luminita Jalbă, Contabilitatea in comerț, Editura Universitară, București, 2011

5. Charles T.Horngren, Srikant M.Datar, George Foster, Contabilitatea costurilor, o

abordare managerială, Editia a XI-a, Editura ARC 2006

6. Ion Pereș, Crăciun Sabău, Dumitru Cotleț, Marius Miculescu, Cristian Pereș,

Corina Miculescu, Contabilitatea întreprinderilor în comerț și turism, Editura

Eurostampa, Timișoara, 2005

7. Mădălina Dumitru, Daniela Artemisa Calu, Contabilitatea de gestiune și calculația

costurilor, Editura Contaplus 2008

8. Ministerul Finanțelor, Norme metodologice pentru întocmirea și utilizarea

formularelor comune privind activitatea financiară și contabilă și modelele acestora,

Editura Economică

9. Michael Morris, Cum să devii manager de succes, Editura All Beck, 2002

10. Gh. Gh. Ionescu, Emil Cazan, Management, Editura Universității de Vest

11. Marilen Pirtea, Horia Cristea, Cristina Nicolescu, Claudia Boțoc, Managementul

financiar al companiei, Editura Mirton, 2010

12. Sonia Constanța Muntean, Documentele financiar-contabile actualizate, Editura

Intelcredo, 2009