LAPORAN KINERJA DINAS PERPUSTAKAAN DAN
KEARSIPAN
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN
TAHUN 2018
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah segala puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan berkat rahmat-Nya kami telah dapat menyelesaikan penyususnan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKj) Pemerintah Daerah tahun anggaran 2018.
Laporan ini merupakan hasil capaian kinerja 1 (satu) tahun dalam tahapan Rencana Strategis ( Renstra ) Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tanah Bumbu tahun 2018. Memuat informasi pencapaian kinerja Kantor selama 1 (satu) tahun dan pencapaian kegiatan Renstra tahun 2018 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tanah Bumbu.
Laporan Kinerja (LKj) ini, masih banyak terdapat kekurangan. Untuk itu, kami harapkan saran, masukan dan kritik yang membangun guna perbaikan lebih lanjut di penyusunan yang akan datang.
Harapan kami semoga Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKj) Pemerintah Daerah ini dapat bermanfaat untuk bahan informasi dan dasar memalui tugas selama 1 tahun terakhir. Seterunya laporan ini juga dapat dijadikan bahan terutama dalam rangka evaluasi kinerja dan diperbaiki dimasa yang akan datang.
Batulicin, 08 Januari 2019
Kepala Kantor,
Ir. Mariani, MP Pembina Utama Muda / IV.c NIP. 19630814 199003 2 002
DAFTAR ISI
PENGANTAR ……………………………………………………………..
RINGKASAN EKSEKUTIF
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN…………………………………………………
• Latar Belakang
• Tugas Pokok dan Fungsi
• Analisis Perkembangan Strategik
BAB II PERENCANAAN KINERJA………........………………………..
• Rencana Strategik
• Rencana Kinerja
BAB III AKUNTABILITAS KINERJA ………………………………..
• Capaian Kenerja Organisasi
• Reaslisasi Anggaran
o BAB IV PENUTUP ……………………………………………………….
LAMPIRAN-LAMPIRAN
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan adalah Lembaga Teknis Daerah merupakan
unsur pelaksana Pemerintah Daerah, dipimpin oleh Kepala Dinas yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Daerah melalui Sekretaris Daerah dalam bidang pelayanan perpustakaan dan Kearsipan kepada masyarakat.
Sesuai amanat Undang-Undang RI Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan,
pada Bab I pasal 1, ayat 6; Perpustakaan umum adalah perpustakaan yang diperuntukkan bagi masyarakat yang luas sebagai sarana pembelajaran sepanjang hayat tanpa membedakan umur, jenis kelamin, suku, ras, agama, dan status sosial ekonomi. Pada Bab III pasal 11 ayat 1 tentang Standar Nasional Perpustakaan. Standar Nasional Perpustakaan terdiri atas :
a. Standar koleksi perpustakaan b. Standar sarana dan prasarana c. Standar pelayanan perpustakaan d. Standar tenaga perpustakaan e. Standar penyelenggaraan dan f. Standar pengelolaan,
Kemudian pada Bab V pasal 14 dan BabVI pasal 17 UU No. 43 Tahun 2007 juga mengamanatkan bahwa pemerintah daerah sebagai penyelenggaran perpustakaan umum daerah diharapkan juga mempunyai standar nasional perpustakaan dimaksud, minimal, antara lain ruang koleksi, ruang referensi, ruang baca, ruang pengolahan bahan pustaka, gudang bahan pustaka, ruang koleksi anak, ruang pandang dengar, rak pajang anak dan dewasa, meja baca anak dan dewasa, study carrel, meja kerja petugas, meja sirkulasi, rak bahan refensi, rak display majalah/koran, papang pengumuman, locker(penitipan tas/jaket), komputer dan printer dan SDM yang terampi (kualifikasi pustakawan)l, katalog (judul, subyek, dan pengarang), aotomasi pelayanan dan lain-lain.
Pada Bab III Pasal ( 4 – 39 ) dan Bab IV UU RI No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, penyelenggaran Kearsipan Nasional merupakan tanggung jawab pemerintahan sedangkan penyelengaraan kearsipan dilaksanak oleh suatu lembaga negara, pemerintahan daerah, pemerintahan pendidikan, perusahaan, organisasi, politik, masyarakat maupun perorangan. Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud pasal 6 ayat ( 5 ) di lakukan arsip dinamis dan arsip statis, sedangkan pengelolaan arsip dinamis merupakan tanggung jawabb pencipta arsip dan arsip statis tanggung jawab lembaga kearsipan. Penyelengaraan kearsipan nasional meliputi penyelengaraan arsip dinamis dan statis. Dalam perlindungan dan penyelamatan arsip menggunakan pelayanan publik yang autentik dan dapat dipercaya.
Sesuai dengan Peraturan Bupati Nomor 39 Tahun 2017 tentang Kedudukan, Tugas,
Fungsi dan Susunan Organisasi Perangkat Daerah, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan mempunyai tugas melaksanakan penyusunan dan kebijakan dalam penyelenggaran pelayanan perpustakaan dan kearsipan.
Berdasarkan dengan pertimbangan kondisi demografis dan geografis Kabupaten
Tanah Bumbu yang cukup luas yaitu 5.006,96 Km² atau 13,56% dari luas wilayah Propinsi Kalimantan Selatan, terdiri dari 10 kecamatan dan lebih dari 140 desa dan 5 keluarahan, dengan pusat pemukiman tersebar pada beberapa titik, yaitu kecamatan Simpang Empat-Batulicin sebagai ibukota kabupaten, kecamatan Satui (Sungai Danau) pusat pemukiman terjauh berjarak ± 100 km, Kecamatan Angsana-Sei Loban ± 70 km dan Pagatan (Kec. Kusan Hilir) ± 25 km dari ibukota Tanah Bumbu Simpang Empat Batulicin.
ISU STRATEGIS DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN
Adapun isu strategis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan adalah :
Sosialisasi Gerakan Sedekah Buku dan Gemar Membaca Pengembangan Taman Bacaan Masyarakat Koordinasi Pendataan Arsip dan Dokumen Daerah Penambahan bahan pustaka Perpustakaan Daerah dan Desa Pelatihan/ Bimbingan teknis Pengelolaan Perpustakaan yang professional bagi
Pengelola Perpustakaan Masyarakat dan Sekolah.
B. LANDASAN HUKUM
Landasan Hukum untuk melaksanakan program kegiatan pada bidang perpustakaan dan kearsipan adalah :
1. Undang-Undang Nomor. 34 Tahun 2007 tentang Perpustakaan (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 129);
2. Undang-Undang Nomor. 43 Tahun 2009, tentang Kearsipan (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 5071);
3. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 20014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran
Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 244, Tambahan Lembaran Negara
Republik Indonesia Nomor 5587) sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir
dengan Undang-Undang nomor 9 Tahun 2015 tentang perubahan Kedua atas
Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran
Negara Republik Indonesia 2015 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 5679).
4. Peraturan Pemerintah Nomor. 58 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan
Daerah;
5. Peraturan Pemerintah Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengendalian dan
Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan;
6. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan
Pemerintahan antara Pemerintah, Pemerintah Daerah Kabupaten, Pemerintah
Daerah Kabupaten/Kota;
7. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2008 tentang Tahapan, Tata Cara
Penyusunan, Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan
Daerah;
8. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan
9. Peraturan Kepala ANRI Nomor 16 Tahun 2009 tentang Rincian Urusan
Pemerintahan Bidang kearsipan di Lingkungan Pemerintah Daerah Provinsi dan
Pemerintah DaerahKabupaten/Kota;
10. Peraturan Daerah Kabupaten Tanah Bumbu Nomor. 19 Tahun 2016, tentang
Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah (Lembaran Daerah Kabupaten Tanah
Bumbu Tahun 2016 Nomor 19);
11. Peraturan Bupati Tanah Bumbu Nomot 29 Tahun 2016 tentang Kedudukan, Tugas,Fungsi dan Susunan Organisasi Perangkat Daerah (Berita Daerah Kabupaten Tanah Bumbu Tahun 2016 Nomor 29);
C. STRUKTUR ORGANISASI
Berdasarkan jumlah pegawai Dinas Perpustakaan dan Kearsipan mempunyai
pejabat eselon II, III dan IV, Pejabat Eselon yaitu ;
- Kepala Dinas
- Sekretaris
- Kepala Bidang Perpustakaan
- Kepala Bidang Kearsipan
- Kepala Sub Bagian Perencanaan, Keuangan dan Pelaporan
- Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
- Kepala Seksi Pengolahan, Layanan dan Pelestarian Bahan pustaka
- Kepala Seksi Pengembangan Perpustakaan dan Pembudayaan Kegemaran Membaca
- Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Kearsipan
- Kepala Seksi Pengelolaan Arsip
Secara rinci keadaan pegawai Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi
Daerah sebagai berikut :
- Pejabat eselon II sebanyak 1 (satu) orang (Kepala Dinas)
- Pejabat Eselon III sebanayak 3 (tiga) orang (Sekretaris, Kepala Bidang)
- Pejabat Eselon IV sebanyak 6 (enam) orang
- PNS Golongan IV sebanyak 1 (satu) orang
- PNS Golongan III sebanyak 3 (tiga) orang
- PNS Golongan II sebanyak 1 (satu) orang
- PNS Golongan I sebanyak 1 (satu) orang
STRUKTUR ORGANISASI DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN
KABUPATEN TANAH BUMBU
- -
- -
KEPALA DINAS
SEKRETARIS
Kasubbag Umum dan
Kepegawaian
Kasubbag Perencanaan,
Keuangan dan Pelaporan
Kabid Kearsipan Kabid Perpustakaan
Kasi Pengembangan
Perpustakaan dan
Pembudayaan
Kegemaran membaca
Kasi Pengolahan Layanan &
Pelestarian Bahan Pustaka
Kasi Pembinaan dan
Pengawasan
Kearsipan
Kasi Pengelolaan
Arsip
BAB II
PERENCANAAN KINERJA
A. RENCANA STRATEGIS
1. TUJUAN DAN SASARAN
Tujuan :
1. Meningkatkan budaya baca masyarakat
2. Meningkatkan pelestarian dan penyelamatan kearsipan.
Sasaran :
1. Meningkatkan Minat Baca Masyarakat
2. Meningkatkan penyelamatan dan pelestarian kearsipan daerah
Indikator Kinerja Utama (IKU) :
1. Indeks Minat Baca
2. Persentase penyelenggaraan kearsipan baku
B. RENCANA KINERJA TAHUN 2018 Rencana Kinerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tanah Bumbu
mencakup sasaran, program dan kegiatan yang dilaksanakan pada tahun 2018 dengan
mengacu pada Rencana Strategis Dinas Perpustakaan dan Kearsipan tahun 2016 –
2021. Sasaran dalam rencana kinerja tahunan tahun 2018 disajikan bersama indikator
kinerjanya sedangkan program disajikan sebagai strategi yang relevan dengan sasaran
yang telah ditetapkan. Selanjutnya kegiatan disajikan dengan mengacu pada program
yang relevan, sehingga kegiatan yang dirumuskan dalam Rencana Kerja Tahunan
merupakan rincian yang sistematis dari program yang akan dilaksanakan. Dalam
kompenen kegiatan ditetapkan kelompok indikator kinerja kegiatan yang meliputi
masukan (input), keluaran (output), hasil (outcome). Berikut rencana capaianya (target).
Rencana Kerja Tahun 2018 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan diatas
sebagaimana terlampir.
C. RENCANA ANGGARAN TAHUN 2018
Rencana anggaran kegiatan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan tahun 2018 secara
keseluruhan adalah Rp. 4,699,899,120.00 (empat milyar enam ratus sembilan puluh
sembilan juta delapan ratus sembilan puluh sembilan ribu seratus dua puluh ribu rupiah)
dengan rincian secara umum meliputi:
1. Belanja tidak langsung Rp. 1,984,241,120,00
2. Belanja Langsung Rp. 2,715,658,000,00
meliputi :
a. Program Pelayanan Administrasi Perkantoran
b. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur
c. Program Peningkatan kualitas pelayanan informasi
d. Program Pengembangan Budaya Baca dan Pembinaan Perpustakaan
D. Rencana Aksi
Rencana Aksi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan pada tahun 2018 terdapat dua
tujuan yang pertama yaitu Meningkatkan Budaya Baca Masyarakat dan Meningkatkan
Pelestarian, Penyelamatan Kearsipan. Sasaran kinerja pada tahun 2018 pada bidang
perpustakaan yaitu indeks minat baca masyarakat.
Tujuan kinerja pada rencana aksi Dinas Perpustakaan dan kearsipan adalah
Meningkatkan pelestarian, penyelamatan kearsipan dengan indikator kinerja prosentase
penyelenggara kearsipan baku. Sasaran kinerja pada tahun 2017 yaitu meningkatkan
penyelamatan , pelestarian kearsipan daerah sedangkan pada tahun 2016 peningkatan
jumlah SKPD yang menerapkjan pengelolaan arsip secara baku.
Program pada tujuan dan sasaran yang pertama adalah pengembangan budaya
baca dan pembinaan perpustakaan dengan indikator programnya prosentase
peningkatan pengunjung perpustakaan, kegiatan penyediaan bahan pustaka
perpustakaan umum daerah dengan target kinerjanya 1,3% untuk tahun 2017.
Tujuan dan sasaran yang kedua terdapat program kearsipan yaitu Peningkatan
kualitas lapelayanan informasi dengan indikator program jumlah instansi pemerintah dan
swasta yang menerapkan pengelolaan arsip secara baku, dengan kegiatan penyediaan
sarana layanan informasi arsip, target kinerja 5 % yang menyelenggarakan kearsipan
baku. Untuk lebih jelasnya rencana aksi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan dapat dilihat
(terlampir).
B A B III
AKUNTABILITAS KENERJA
A. CAPAIAN KENERJA ORGNISASI
Selama tahun 2018, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tanah Bumbu
telah mencatat beberapa kegiatan penting yang sudah dan akan dikerjakan dalam waktu
mendatang. Program – program kegiatan tersebut setidaknya untuk tahun 2018 ini telah
banyak menyentuh ke arah Pelayanan dan Administrasi.
Table 3.1.1
NO SASARAN PERSENTASE CAPAIAN
1. Meningkatkan Minat Baca Masyarakat
100%
2. Meningkatkan penyelamatan dan pelestarian kearsipan Daerah
100%
RATA-RATA CAPAIAN
Pada sasaran I terkait dengan Program Pengembangan Budaya Baca dan
Pembinaan Perpustakaan dengan Kegiatan :
a. Pengembangan minat dan budaya baca isi kegiatan meliputi :
1) Book fair
2) Story telling
3) MPK
4) Safari Gerakan Membaca
b. Penyediaan bahan perpustakaan umum daerah dengan target 1150 exp dengan
kegiatan pengadaan bahan pustaka,
Pada sasaran II terkait dengan Program Peningkatan Kualitas Pelayanan dan
Informasi Dengan Kegiatan
a. Penyediaan sarana layanan informasi arsip.
Analisis Atas Capaian Kinerja Pada Tahun 2018 Untuk Tiap-Tiap Sasaran Strategis
Yang Ada Sebagai Berikut:
SASARAN 1
Meningkatkan Minat Baca Masyarakat
Pada Sasaran I Meningkatkan Minat Baca masyarakat yang digunakan untuk
menghitung capaian kinerjanya adalah Kunjungan ke perpustakaan daerah selama
satu tahun, dengan menggunakan persentasi peningkatan jumlah pengunjung di bagi
jumlah penduduk melek huruf.
Adapun Capaian Indikator Kinerja Sasaran I Pada Tahun 2018 Adalah Sebagai
Berikut :
TABEL 3.1. 2
TARGET DAN REALISASI KINERJA SASARAN I TAHUN 2017
NO INDIKATOR KINERJA SASARAN
TARGET REALISASI %
1. Indeks minat baca masyarakat
2,4 % 3,28 % 100 %
Jumlah pengunjung di ambil dari data pengunjung di Perpustakaan Daerah, Unit
Perpustakaan Batulicin, Unit Perpustakaan Kusan Hilir, Unit Perpustakaan Mentewe,
Perpustakaan Mini (Taman Education Park) dan Pengunjung Mobil Perpustakaan
Keliling. Jumlah Pengunjung keseluruhan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Tahun
2018 adalah sebanyak 38.699 orang.
Dinas Perpustakaan dan telah berkomitmen dan berusaha untuk meningkatkan
indeks minat baca masyarakat Kabupaten Tanah Bumbu dengan berbagai kegiatan-
kegiatan yang langsung bersentuhan dengan masyarakat. Kegiatan-kegiatan tersebut
baik memperkenalakan buku kepada anak-anak usia dini sampai dengan layanan
perpustakaan masyarakat secara umum.
Story talling merupakan kegiatan dinas perpustakaan dan kearsipan kabupaten
tanah bumbu bertujuan untuk memperkenalkan anak usia dini pada minat dan
kegemaran membaca, peserta pada kegiatan ini tentu bukan hanya dari anak usia dini
saja namun juga didampingi oleh orang tua mereka. Dengan ikut sertanya orang tua
dalam kegiatan semacam ini dengan demikian orang tua pun dapat menjadi sasaran
sosialisasi minat baca untuk dapat membimbing anak-anaknya belajar mencintai buku
karena seperti yang diketahui orang tua adalah guru pertama dalam lingkungan
keluarga.
Keluarga merupakan unit terkecil dalam masyarakat, menumbuhkan minat baca
dalam keluarga adalah target pertumbuhan indeks minat baca masyarakat secara
umum. Kehadiran Tanah Bumbu Book Fair Tahun 2018 adalah bentuk dari hadirnya
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tanah Bumbu di tengah-tengah
masyarakat. Tanah Bumbu Book Fair Tahun 2018 merupakan kegiatan bazar buku
murah yang di hadiri puluhan penerbit dengan puluhan ribu koleksi buku. Puluhan
sampai ratusan orang setiap harinya tersedot untuk datang membeli buku dan semua
datang bersama keluarga. Inilah yang ditargetkan dengan adanya pengunjung yang
datang bersama keluarganya yang merupakan titik awal meningkatnya minat baca
dimasyrakat.
Mengutamakan kegiatan yang langsung bersentuhan dengan masyarakat
adalah cara yang begitu ampuh untuk meningkatkan indeks minat baca di Kabupaten
Tanah Bumbu. Terbukti dengan kegiatan Mobil Perpustakaan Keliling (MPK) adalah
penyumbang terbesar atas tercapainya atau bisa dikatakan telah melampaui target
indeks minat baca di tahun 2018 yakni 2,4 (target) dengan realisasi 3,28. Kegiatan
MPK ini merupakan kunjungan layanan perpustakaan keliling ke sekolah-sekolah se
Kabupaten Tanah Bumbu, dengan menggunkan 2 armada MPK, pengunjung
perpustakaan bergerak ini dapat mencapai rata-rata 200 orang sampai dengan 250
orang dalam sehari.
Selain Mobil Perpustakaan Keliling (MPK) yang menjadi ujung tombak
peningkatan indek minat baca masyarkat tanah bumbu, Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan Kabupaten Tanah Bumbu juga memiliki 3 unit layanan perpustakaan dan
satu unit perpustakaan mini. Keberadaan Unit Pelayanan Perpustakaan yang ada di
tiga Kecamatan ini adalah sebagai bentuk hadirnya pelayanan perpustakaan yang
dapat dijangkau masyarakat dari segi jarak dan wilayah sehingga masyarakat dapat
terjamin dalam kebutuhan literasi yang kemudian akan mendorong meningkatnya
minat baca di masyarakat.
Permasalahan yang ada pada bidang Perpustakaan terkait indek minat baca
antara lain :
1. Layanan perpustakaan kepada masyarakat belum merata. Hal ini ditandai
dengan kurangnya jumlah perpustakaan yang ada di kecamatan dan desa di
Kabupaten Tanah Bumbu. Sampai saat ini, dari 10 kecamatan baru ada 4
perpustakaan umum kecamatan.
2. Kurangnya minat dan budaya baca masyarakat yang berbanding lurus dengan
rendahnya partisipasi masyarakat dan kesadaran aparat terkait khususnya di
pedesaan dalam pembinaan minat dan budaya baca masyarakat.
3. Kurangnya sarana dan prasarana pelayanan di bidang perpustakaan dan
kearsipan, antara lain perlunya:
- Pengadaan gedung aula perpustakaan untuk pelaksanaan kegiatan
pembinaan dan promosi perpustakaan;
- Penambahan mobil perpustakaan keliling;
- Pengadaan motor perpustakaan keliling;
- Peningkatan kapasitas dan perluasan jaringan internet di perpustakaan
umum daerah dan perpustakaan umum kecamatan;
4. Tingginya volume pekerjaan yang belum didukung sumber daya manusia yang
memadai baik dalam kualitas maupun kuantitas di bidang perpustakaan,
antara lain belum adanya pejabat fungsional pustakawan sekaligus
nomenklatur jabatannya.
TABEL 3.1. 3
PERBANDINGAN TARGET DAN REALISASI KINERJA SASARAN I
TAHUN 2017 dan 2018
NO INDIKATOR KINERJA
SASARAN
TARGET REALISASI
2017 2018 2017 2018
1. Indeks minat baca masyarakat
1,3 % 2,4 % 0,50 % 3,28 %
Jumlah Pengunjung keseluruhan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Tahun
2018 adalah sebanyak 38.699 orang atau 3,28% jika dibandingkan tahun 2017 yang
hanya 11.718 pengunjung/orang. Dinas Perpustakaan dan telah berkomitmen dan
berusaha untuk meningkatkan indeks minat baca masyarakat Kabupaten Tanah
Bumbu dengan berbagai kegiatan-kegiatan yang langsung bersentuhan dengan
masyarakat. Kegiatan-kegiatan tersebut baik memperkenalakan buku kepada anak-
anak usia dini sampai dengan layanan perpustakaan masyarakat secara umum.
Story talling merupakan kegiatan dinas perpustakaan dan kearsipan kabupaten
tanah bumbu bertujuan untuk memperkenalkan anak usia dini pada minat dan
kegemaran membaca, peserta pada kegiatan ini tentu bukan hanya dari anak usia dini
saja namun juga didampingi oleh orang tua mereka. Kehadiran Tanah Bumbu Book
Fair Tahun 2018 adalah bentuk dari hadirnya Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kabupaten Tanah Bumbu di tengah-tengah masyarakat. Tanah Bumbu Book Fair
Tahun 2018 merupakan kegiatan bazar buku murah yang di hadiri puluhan penerbit
dengan puluhan ribu koleksi buku.
Kegiatan Mobil Perpustakaan Keliling (MPK) adalah penyumbang terbesar atas
tercapainya atau bisa dikatakan telah melampaui target indeks minat baca di tahun
2018 yakni 2,4 (target) dengan realisasi 3,28. Kegiatan MPK ini merupakan kunjungan
layanan perpustakaan keliling ke sekolah-sekolah se kabupaten tanah bumbu, dengan
menggunkan 2 armada MPK, pengunjung perpustakaan bergerak ini dapat mencapai
rata-rata 200 orang samapai dengan 250 orang dalam sehari. Mobil Perpustakaan
Keliling (MPK) yang menjadi ujung tombak peningkatan indek minat baca masyarakat
tanah bumbu.
TABEL 3.1. 4
PERBANDINGAN TARGET dengan TARGET RENSTRA
TAHUN 2018
NO INDIKATOR KINERJA SASARAN
TARGET 2018
Target Akhir Renstra
1. Indeks minat baca masyarakat 2,4 % 4,50 %
Dengan tercapaianya target di tahun 2018 Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
sangat yakin akan mencapai target akhir pada Renstra. Tidak hanya peningkatan
pengunjung, bahan koleksi pun akan terus ditingkatkan, dan peningkatan kualitas
pelayanan pun akan terus disempurnakan demi meningkatnya Indeks minat baca pada
masyarakat Tanah Bumbu .
SASARAN 2
Meningkatkan penyelamatan dan pelestarian kearsipan daerah.
Pada Sasaran II Meningkatkan penyelamatan dan pelestarian kearsipan daerah
yang digunakan untuk menghitung capaian kinerjanya adalah jumlah SKPD yang
menerapkan pengelolaan kearsipan secara baku.
Adapun Capaian Indikator Kinerja Sasaran II Pada Tahun 2018 Adalah Sebagai
Berikut :
TABEL 3.1. 5
TARGET DAN REALISASI KINERJA SASARAN II TAHUN 2018
NO INDIKATOR KINERJA SASARAN
TARGET REALISASI %
1. Persentase penyelenggaraan kearsipan baku
25% 35% 100%
Target pada Tahun 2018 adalah 25% atau 14 SKPD, realisasi kinerja pada
sasaran II ini SKPD yang sudah menerapkan pengelolaan kearsipan baku sebanyak
19 SKPD.
Pada Sasaran II untuk mencapai target kinerja terdapat Program Peningkatan
kualitas pelayanan Informasi dengan kegiatan Penyediaan sarana layanan informasi
arsip dengan Anggaran Dana Sebesar Rp 68.295.000,00.
Selama tahun 2018 Bidang Kearsipan Dinas Perpustakan dan Kearsipan telah
melaksanakan beberapa kegiatan sebagai berikut :
1. Melaksanakan Desk JRA Substantif
JRA adalah salah satu instrument dalam kearsipan yang harus dimiliki oleh
sebuah lembaga Kearsipan. Jadwal Retensi Arsip Substantif adalah daftar yang
berisi paling sedikit jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai
sesuai dengan nilai kegunaannya sebagai pedoman dalam penyusutan arsip.
2. Workshop Kearsipan
Maksud Kegiatan :
Terciptanya tertib arsip dalam rangka transparansi dan akuntabilitas
penyelenggaraan pemerintahan, serta penyelamatan arsip sebagai memori kolektif
bangsa di lingkungan Pemerintahan Daerah Kabupaten Tanah Bumbu.
Tujuan Kegiatan :
Terlaksananya pelatihan penyusutan arsip di Lingkungan Pemerintahan
Daerah Kabupaten Tanah Bumbu.
Waktu dan Tempat Pelaksanaan :
Waktu pelaksanaan pelatihan selama 5 (Lima) hari, sejak tanggal 26 sampai
dengan 30 Nopember Tahun 2018, bertempat di Gedung PKK Kabupaten Tanah
Bumbu (Kapet).
Pendanaan :
Pendanaan bersumber dari APBD Kabupaten Tanah Bumbu Tahun
Anggaran 2018, nomor rekening kegiatan 2.18.2.17.01.01.18.02 (Penyediaan
Sarana Layanan Informasi Arsip).
Biaya pelaksanaan Pelatihan Penyusutan Arsip SKPD Tahun 2018 adalah
sebesar Rp. 49.545.000,- (Empat puluh sembilan juta lima ratus empat puluh lima
ribu rupiah).
3. Pengelolaan Arsip Aktif dan Arsip Inaktif
Terdapatnya arsip aktif dan inaktif yang dimiliki oleh Dinas Perpustakaan dan
Kearsipan sebagai bentuk akuntabilitas kinerja mengharuskan dilakukan
pengelolaan kearsipan yang baik dan benar. Masih minimnya sarana dan
prasarana yang dimiliki serta SDM yang masih terbatas terhadap pemahaman
pengelolaan kearsipan masih merupakan kendala yang harus segera diselesaikan
oleh semua perangkat daerah.
Pengelolaan arsip yang dilaksanakan dengan baik dan benar sesuai dengan
kaidah yang ada akan menghadirkan kemanfaatan besar bagi kehidupan
organisasi, pemerintah, dan masyarakat. Ketersediaan arsip secara utuh, otentik,
dan terpercaya, pada setiap kementerian/lembaga dan pemerintahan daerah akan
memberikan dukungan nyata bagi pelaksanaan reformasi birokrasi utamanya untuk
kemanfaatan penilaian kinerja, pertanggungjawaban kinerja, pelayanan publik,
serta penyediaan alat bukti bagi kepentingan lain.
Pada tahun 2018 telah dilaksanakan kegiatan magang kearsipan SKPD dalam
rangka percepatan pemahaman terhadap tata kelola kearsipan secara baku.
Pelaksanaan kegiatan magang diikuti oleh semua SKPD/Unit Kerja se Kabupaten
Tanah Bumbu dengan mengirimkan pengelola arsip dimasing-masing SKPD/Unit
Kerja sebanyak 2 orang untuk magang di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kabupaten Tanah Bumbu, dimulai sejak tanggal 17 September 2018 sampai
dengan 12 Desember 2018.
4. Membuat Rancangan Peraturan Bupati
Kabupaten Tanah Bumbu sudah melaksanakan penyusunan Perbup tentang
Kearsipan. Dalam pelaksanaan pembuatan Perbup Kearsipan masih terdapat
beberapa kendala dalam pelaksanaannya, diantaranya kurangnya SDM bidang
kearsipan dalam hal penulisan tata naskah dinas yang baku, serta masih belum
sinkronnya koordinasi antar SKPD/Unit Kerja yang terlibat dalam materi Perbup
yang disusun. Karenanya perlu dukungan semua pihak agar Perbup yang
dihasilkan harus tepat mutu, waktu dan efisien. Berikut tabel Perbup Kearsipan
yang sudah disusun dan terlaksana pada tahun 2018.
Sebanyak dua buah perbup kearsipan yang dapat diselesaikan 100%, yaitu
Perbup Nomor 4 Tahun 2018 tentang Penyelenggaraan Kearsipan dan Perbup
Nomor 11 Tahun 2018 tentang Pedoman Klasifikasi Arsip. Sedangkan perbup yang
masih dalam tahapan akhir sebanyak lima buah perbup yang sedang diproses
penyelesaian tahap akhir di Bagian Hukum Sekretariat Daerah untuk segera
diselesaikan. Terdapat satu buah Perbup tentang Tata Naskah Dinas yang masih
direvisi oleh Bagian Organisasi Sekretariat Daerah.
Pada tahun 2018 juga telah diusulkan Raperbup tentang Penyelenggaraan
Kearsipan ke dalam Propemperda agar nantinya dapat menjadi Perda tentang
Penyelenggaraan Kearsipan di Kabupaten Tanah Bumbu
5. Melaksanakan Pembinaan Kearsipan
Dalam rangka pembinaan dan pengawasan kearsipan, Dinas Perpustakaan
dan Kearsipan Kabupaten Tanah Bumbu akan melaksanakan fungsi pembinaan
kearsipan dan pelaksanaan pengawasan internal kepada perangkat daerah di
Kabupaten Tanah Bumbu.
Kegiatan pembinaan kearsipan merupakan salah satu faktor pendukung yang
sangat penting untuk menambah wawasan dan pengetahuan dalam kegiatan
kearsipan bagi para pengelola arsip, baik yang berada di lembaga kearsipan
daerah maupun para pengelola arsip yang berada di sebuah kantor ataupun
instansi. Dengan adanya kegiatan pembinaan dalam bidang kearsipan ini
diharapkan para pengelola arsip dapat lebih memahami cara dan metode dalam
kegiatan pengelolaan arsip yang baik dan benar.
Pelaksanaan kegiatan pembinaan dilaksanakan oleh Bidang Kearsipan selaku
Lembaga Kearsipan Daerah di Kabupaten Tanah Bumbu. Undang-Undang Nomor
43 tahun 2009 tentang Kearsipan menjelaskan bahwa pembinaan kearsipan oleh
lembaga arsip di daerah kabupaten atau kota memiliki tugas untuk melaksanakan
kegiatan pembinaan kearsipan kepada instansi ataupun SKPD yang berada di
lingkup masing-masing daerahnya.
Kegiatan pembinaan kearsipan yang dilaksanakan oleh lembaga kearsipan
daerah dapat berupa seperti pemberian pedoman dalam penelitian,
pengembangan, perencanaan dan pengawasan. Di samping itu diberikan pula
standar, arahan, bimbingan, pelatihan, supervisi, pengendalian, koordinasi,
pemantauan, dan evaluasi. Selama pelaksanaan pembinaan pada tahun 2018
dapat disimpulkan bahwa hampir semua SKPD/Unit Kerja di Kabupaten Tanah
Bumbu masih belum melaksanakan pengelolaan arsip secara baku sesuai
peraturan perundang-undangan. Untuk itu masih banyak langkah perbaikan yang
harus segera dilaksanakan dan dikoordinasikan agar permasalahan kearsipan
dapat segera diselesaikan.
6. Melaksanakan Diklat Arsip Dinamis
Diklat kearsipan merupakan kegiatan pendidikan dan pelatihan serta
pengembangan pengetahuan dan kemampuan pengelola arsip untuk memecahkan
masalah yang dihadapi oleh setiap SKPD. Dengan latar belakang tersebut
diperlukan pendidikan dan pelatihan kearsipan bagi pengelola arsip yang ada di
masing-masing SKPD, sehingga kearsipan di unit arsip dapat diterapkan secara
efektif dan efisien, memberikan hasil nyata dan bermanfaat, serta dapat diakses
dengan mudah dan cepat dengan keamanan yang tinggi.
Kegiatan Diklat Kearsipan SKPD dilaksanakan di Banjarbaru Provinsi
Kalimantan Selatan. Jumlah peserta Diklat Kearsipan SKPD berjumlah 40 (empat
puluh) orang.
TABEL 3.1. 6
PERBANDINGAN TARGET DAN REALISASI KINERJA SASARAN I
TAHUN 2017 dan 2018
NO INDIKATOR KINERJA
SASARAN
TARGET REALISASI
2017 2018 2017 2018
1. Persentase penyelenggaraan kearsipan baku
2 14 19 19
Dapat dilihat realisasi pada tahun 2017 dan 2018 tidak ada perubahan yang
ditingkatkan pada indikator ini hanya lebih meningkatkan SDM, kualitas dan kuantitas
pengelolaan Arsip Baku yang benar sesuai dengan standar yang sudah di tetapkan
oleh ANRI. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan lebih mengutamakan SKPD yang
sudah dibina untuk mengikuti kegiatan-kegiatan yang kami laksankan seperti :
Workshop Kearsipan, Pengelolaan Arsip Aktif dan Arsip Inaktif, Melaksanakan
Pembinaan Kearsipan, Melaksanakan Diklat Arsip Dinamis.
TABEL 3.1. 7
PERBANDINGAN TARGET dengan TARGET RENSTRA
TAHUN 2018
NO INDIKATOR KINERJA SASARAN
TARGET 2018
Target Akhir
Renstra
1. Persentase penyelenggaraan kearsipan baku
14 28
B. Realisasi Anggaran
Realisasi anggaran pada tahun 2018 hampir seluruh program dan kegiatan
mencapai target kinerja 100%.
Adapun realisasi anggaran Tahun 2018 adalah sebagai berikut :
Tabel 3.2.1
Program/Kegiatan
Target Realisasi
Fisik Keuangan Keuangan
(%) (Rp) Rp %
Program Pelayanan Administrasi Perkantoran
Penyediaan Jasa Komunikasi, Sumber Daya Air dan Listrik
100.00% 103,500,000.00 80,700,484 77.97%
Penyediaan Jasa Pemeliharaan dan Perizinan Kendaraan Dinas/Operasional
100.00% 75,250,000.00 62,243,000 82.71%
Penyediaan Jasa Administrasi Keuangan 100.00% 212,830,000.00 212,670,000 99.92%
Penyediaan Jasa Kebersihan Kantor 100.00% 15,350,000.00 15,270,000 99.48%
Penyediaan Alat Tulis Kantor 100.00% 51,108,500.00 50,847,500 99.49%
Penyediaan Barang Cetakan dan Penggandaan 100.00% 33,232,000.00 31,492,900.00 94.77%
Penyediaan Komponen Instalasi Listrik/Penerangan Bangunan Kantor
100.00% 5,229,500.00 5,229,500 100.00%
Penyediaan Peralatan dan Perlengkapan Kantor 100.00% 761,950,000.00 727,647,980 95.50%
Penyediaan Bahan bacaan dan Peraturan Perundang-Undangan
100.00% 8,640,000.00 8,640,000.00 100.00%
Rapat-Rapat Koordinasi dan Konsultasi ke Luar Daerah
100.00% 36,168,000.00 36,168,000.00 100.00%
Penyediaan Jasa Tenaga Non PNS *) 100.00% 392,350,000.00 368,869,603.00 94.02%
Rapat - Rapat Koordinasi Dalam Daerah *) 100.00% 799,625,000.00 690,588,000.00 86.36%
Program Peningkatan Sarana dan Prasarana
Aparatur
Pemeliharaan Rutin/Berkala Peralatan Gedung
Kantor 100.00% 4,900,000.00 3,320,000 67.76%
Program Pengembangan Budaya Baca dan
Pembinaan Perpustakaan
Pengembangan minat dan budaya baca 100.00% 51,950,000.00 50,250,000 96.73%
Penyediaan bahan pustaka perpustakaan umum
daerah 100.00% 20,230,000.00 15,980,000 78.99%
Program Peningkatan Kualitas Pelayanan
Informasi
Penyediaan sarana layanan informasi arsip 100.00% 68,295,000.00 49,545,000 72.55%
JUMLAH 100.00% 2,712,158,000.00 2,481,011,967.00 91.48%
BAB IV
PENUTUP
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan merupakan lembaga yang mempunyai tugas dan fungsi memberikan pelayanan kepada seluruh warga masyarakat di wilayah Kabupaten Tanah Bumbu di bidang perpustakaan dan arsip. Dengan fasilitas yang ada, berupaya memberikan pelayanan yang baik dengan cara diantaranya pembelian koleksi bahan pustaka secara terus menerus berkesinambungan, Adapun dananya diperoleh dari APBD Kabupaten Tanah Bumbu.
Identifikasi Masalah yang terjadi pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan adalah Minimnya dana yang tersedia (terbatasnya pagu), Jauhnya pusat pelayanan dari pusat pemukiman, Belum tersedianya Mobil Perpustakaan Keliling, Terbatasnya koleksi bahan Pustaka yang tersedia, Belum tersedianya gedung Perpustakaan Umum, Belum tersedianya gedung / depo arsip yang refersentatif, SDM (Pustakawan dan arsiparis) belum ada, Petugas kearsipan dan pengelola perpustakaan yang masih belum professional.
Pemecahan Masalah yang dilakukan yaitu : Memaksimalkan penggunaan dana yang ada, Menganggarkan penyewaan gedung perpustakaan umum pada tahun anggaran 2017, Memprogramkan pengadaan bahan pustaka dan pengajuan permohonan bantuan bahan pustaka baik di Perpustakaan Propinsi maupun Perpustakaan Nasional di Jakarta, Pengajuan Diklat bagi tenaga arsip dan pengelola pepustakaan, Penjaringan tenaga pustakawan dan arsiparis.
Proyeksi Kedepan setelah melihat paparan diatas, dapat diberikan penjelasan bahwa dalam pelaksanaan kegiatan – kegiatan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tanah Bumbu telah berhasil melaksanakan kegiatan – kegiatan yang bersifat teknis operasional. Terlepas dari keberhasilan yang dicapai, diakui masih banyak pula ditemukan hambatan – hambatan yang sedikit banyaknya mempengaruhi kinerja dan kegiatan yang dilaksanakan.
Kemudian dalam hal teknis kegiatan dan realisasi kegiatan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Tanah Bumbu juga telah berhasil melaksanakan dengan baik sesuai dengan jenis kegiatan yang ada sehingga mampu meningkatkan kinerja lembaga lebih baik dari sebelumnya.
Batulicin, 08 Januari 2018
Kepala Kantor,
Ir. Mariani, MP Pembina Utama Muda / IV.c NIP. 19630814 199003 2 002