YSoft SafeQ Suite Kategorier

Utskriftshantering

Moduler

– YSoft SafeQ verifiering– YSoft SafeQ utskriftsroaming– YSoft SafeQ rapportering– YSoft SafeQ debitering– YSoft SafeQ skannerhantering– YSoft SafeQ regelbaserad utskrift– YSoft SafeQ mobilutskrift

Användar- och kostnadshantering

Säkerhet

YSoft SafeQ är en mycket funktionsrik och skalbar lösning som erbjuder företag ökad effektivitet och flexibilitet. Tack vare programvarans modulkoncept kan programsviten konfigureras exakt efter användarnas behov. De olika modulerna i YSoft SafeQ kan dessutom köpas in och integreras separat efter behov.

Den största utmaningen för praktiskt taget alla moderna företag är att öka produktiviteten och effektiviteten och samtidigt minska kostnaderna. Med YSoft SafeQ kan du uppnå dessa mål genom fullständig kontroll över din skrivarinfrastruktur. YSoft SafeQ är den idealiska lösningen när företaget behöver central skrivar- och användaradministration, utskriftsredovisning, rapportering och utskriftsregler för användare och grupper. Med YSoft SafeQ kan du administrera och redovisa alla utskriftsrelaterade aktiviteter centralt via en enda arbetsstation – perfekt för såväl småföretag som bara behöver follow-me-utskrifter som storföretag med många filialer som behöver heltäckande skrivaradministration och möjlighet till utskrift av dokument över hela världen. YSoft SafeQ Suite är idealiskt om du har följande behov:

FOKUS PÅ SKRIVARHANTERING OCH REDOVISNING I FÖRETAGSMILJÖ

– Du ansvarar för att minska företagets utskriftskostnader och kringkostnader. Samtidigt ska all personal alltid ha tillgång till skrivare och kopiatorer – även om en skrivare havererar.

– Du måste kunna rapportera vad varje användare har skrivit ut, när, var och i vilka volymer, för att säkerställa att endast arbetsrelaterade dokument skrivs ut och att alla utskriftskostnader debiteras korrekt.

– Du vill säkra hela utskriftsmiljön, förhindra obehörig åtkomst till konfidentiella dokument och känslig företagsinformation.

– Du behöver koppla samman alla företagets kontor och filialer för att möjliggöra utskrift oavsett var användarna befinner sig.

Kort sagt – du förväntas sköta och skydda hela företagets skrivarinfrastruktur på effektivast möjliga sätt – vilket är exakt vad YSoft SafeQ gör!

YSoft SafeQ Suite

Programvarans modulbaserade koncept gör YSoft SafeQ till en praktisk lösning som erbjuder flexibilitet och omfattande funktionalitet som tillgodoser praktiskt taget alla behov. När lösningen är installerad på en företagsserver kan alla utskrifter i nätverket spåras. Inte bara multifunktionsskrivare och nätverksanslutna enheter kan övervakas med YSoft SafeQ – även lokala skrivare kan anslutas för fullständig kontroll av vilka användare som skrivit ut vad, när och på vilka skrivare.

YSoft SafeQ Suite styrs via ett intuitivt webbaserat och anpassningsbart administratörsgränssnitt. Detta möjliggör snabb och effektiv administration av företagets skrivarnätverk utan någon lång inlärningstid. Användarna kan dra nytta av säkra utskrifter eftersom inga utskrifter riskerar att glömmas kvar i utskriftsfacken där de kan hamna i fel händer.

YSoft SafeQ Suite består av totalt 7 olika moduler som tillsammans erbjuder optimal flexibilitet och skalbarhet:

– YSoft SafeQ verifiering ger smidig användarverifiering direkt vid skrivaren med användarnamn och lösenord, PIN-kod eller ID-kort för ökad dokumentsäkerhet.

– YSoft SafeQ utskriftsroaming gör det möjligt för användarna att skriva ut till valfri nätverksansluten skrivare och sedan starta utskriften från önskad skrivare.

– YSoft SafeQ rapportering sköter spårning och redovisning av alla utskrifter – perfekt för företag som behöver full transparens för användarnas utskriftskostnader.

– YSoft SafeQ debitering är en grundläggande modul för utbildningsinstitut och projektmiljöer där användarna debiteras för utskrift, skanning och kopiering.

– YSoft SafeQ skannerhantering tillhandahåller omfattande skannerhanteringsfunktioner, inklusive skanning till användarbox, skanning till användarmappar, e-post och One-Click-Scan. Användarna kan även skapa egna anpassade skanningsskript.

– YSoft SafeQ regelbaserad utskrift (RBP) gör det möjligt för administratören att skapa individuella utskriftsvillkor för olika användare, exempelvis för att begränsa åtkomst till färgutskrift eller för att göra dubbelsidig utskrift obligatoriskt.

– YSoft SafeQ mobilutskrift låter användare skicka utskrifter från mobila enheter via e-post eller en webbsida, vilket ger dem ökad rörlighet och gör dem oberoende av det fysiska kontoret.

YSoft SafeQ SUITE 3

En viktig fråga som de flesta företag måste ta itu med är skyddet av företagsinterna data och information. Därför måste utskriftsenheter skyddas mot obehörig åtkomst genom att användarna måste verifiera sina användaruppgifter på multifunktionsskrivaren med PIN-kod, ID-kort eller användarnamn och lösenord innan de kan skriva ut, kopiera eller skanna sina dokument.

Lösningen: YSoft SafeQ verifiering

Med YSoft SafeQ verifiering lagras utskriftsdata på YSoft SafeQ-servern fram till dess att användaren går till skrivaren, verifierar sina användaruppgifter och startar utskriften. Det innebär att inga utskrifter glöms kvar i skrivarens utmatningsfack där de kan hämtas av fel person. Utskriften på skrivaren kan endast startas av personen som har skickat utskriften. Administratören kan även ange hur länge utskrifterna ska lagras på servern innan de tas bort, även om de inte har skrivits ut.

ANVÄNDARVERIFIERING SOM FÖRHINDRAR OBEHÖRIG UTSKRIFT

– Du behöver kontroll över vilka personer inom företaget som skriver ut dokument.

– Du vill eliminera risken för att bortglömda utskrifter ligger kvar i skrivarnas utmatningsfack.

– Du vill förhindra att obehöriga användare skickar skannade dokument utanför företaget.

En verifieringslösning gynnar hela företaget oavsett om du väljer verifiering med PIN-kod, ID-kort eller användarnamn och lösenord. Verifieringslösningen hjälper dig säkerställa att:

– Viktig och konfidentiell företagsinformation inte hamnar i fel händer.

– Säkerhetsöverträdelser förhindras genom att begränsa åtkomsten till behöriga användare.

– Du får en bra överblick över vilka användare som skriver ut och vad som skrivs ut.

Funktioner – Säker utskriftsmiljö: Ger ett effektivt skydd mot

obehörig användning av skrivarutrustning– Användarverifieringsmetoder: Välj mellan

flera verifieringsmetoder: ID-kort, PIN-kod eller användarnamn/lösenord

– Centraliserad verifieringsadministration: Alla verifieringsinställningar sköts centralt via det webbaserade administratörsgränssnittet

YSoft SafeQ VERIFIERING 4

Globala företag behöver optimal flexibilitet inom verksamheten. När det gäller dokumentproduktion och dokument-hantering, ska det vara möjligt att skicka dokument för utskrift från en filial inom företaget och skriva ut dem på en skrivare i en annan filial.

Funktioner – Flexibel aktivering av utskrifter: Användarna kan skriva

ut sina dokument från valfri skrivare inom organisationen– Delade utskriftsköer: Tack vare detta blir det lättare

för användare att arbeta i grupp och skriva ut varandras utskrifter.

– Utskrift av sparade utskriftsjobb: Användare kan spara dokument som används ofta som favoriter och skriva ut dem direkt via skrivarens kontrollpanel

YSoft SafeQ UTSKRIFTSROAMING 5

– Du vill inte begränsa dokumentproduktionen till en enda byggnad eller plats.

– Personalen ska kunna skicka utskrifter från en plats och skriva ut dem på en annan.

– Du behöver denna funktionalitet för att öka skrivarnätverkets effektivitet och bli oberoende av geografiska avstånd.

Utskrift från valfri plats ger användarna friheten att skriva ut sina dokument där de behövs, oavsett var de befinner sig. Samtidigt kan IT-administratören fortfarande övervaka och administrera hela skrivarinfrastrukturen från ett och samma administratörsgränssnitt. Utskriftsroaming ökar flexibiliteten och produktiviteten inom din organisation – och gynnar alla anställda:

– Utskrift via valfri skrivare inom företaget är mycket praktiskt och sparar tid.

– Snabb och smidig utskrift av sparade utskriftsjobb (favoriter).

– Effektivare samarbete tack vare delade skrivarköer för avdelningar och användargrupper.

Lösningen: YSoft SafeQ utskriftsroaming*

Med YSoft SafeQ utskriftsroaming kan användare skicka utskrifter från en plats och skriva ut från valfri skrivare inom organisationen. Oavsett om det gäller ett annat kontor, en annan byggnad eller ett kontor på en annan kontinent – användarna kan starta sina utskrifter utan några geografiska begränsningar. Denna funktion i YSoft SafeQ bygger på unik teknik som kräver mycket lite bandbredd för att snabbt överföra data.

SKRIV UT OAVSETT VAR DU BEFINNER DIG

* kräver YSoft SafeQ verifiering

Nyckeln till kostnadsbesparingar på lång sikt är en god överblick över användarnas utskriftsrutiner.

SKRIVARÖVERVAKNING SOM HÅLLER KOSTNADERNA I SCHACK

– Du behöver kontrollera utskriftskostnaderna för att hålla dig inom företagets budget.

– Du vill veta vilka avdelningar, tjänster och användare som genererar vilka kostnader.

– Du behöver regelbundet generera rapporter, helst per automatik, som omfattar alla företagets filialer och dotterbolag.

– Du behöver sammanställa detaljerade men ändå begripliga rapporter för ledningen.

Innan analys av faktiska utskriftskostnader är det första steget att samla in detaljerad information om alla utskrifts-aktiviteter och fastställa var och hur utskriftskostnaderna uppstår – genom att övervaka varenda utskrift. Detta görs genom att sammanställa alla relevanta data i rapporter medan automatiserad uppdatering av rapporterna är mycket praktiskt och ger optimal transparens. Fördelarna för er:

– Möjlighet att optimera den allmänna utskriftseffektivite-ten med hjälp av detaljerade rapporter som synliggör var utskriftskostnaderna uppstår.

– Minskad arbetsbörda för administratören tack vare automatiserade rapportinställningar och sändning av rapporter till specifika användare via e-post.

– Omedelbar generering av heltäckande och skräddar-sydda rapporter för ledningen.

– Enkel generering av miljörapporter, t.ex. för CSR och liknande dokumentation, som visar mängden natur-resurser som YSoft SafeQ sparar.

Lösningen: YSoft SafeQ rapportering

Få kontroll över utskriftskostnaderna med YSoft SafeQ rapportering: detta centralt installerade rapporteringsverk-tyg övervakar alla utskriftsaktiviteter inom organisationen och ger dig en detaljerad överblick med tabeller och diagram. YSoft SafeQ övervakar alla aktiviteter som utskrift, kopiering och skanning och registrerar detaljerade uppgifter om varje jobb, inklusive jobbnamn och utskriftsdatum, en förhandsbild av förstasidan, antalet sidor såväl som tonertäckning. Med denna information genererar du detaljerade rapporter med några musklick. Det är också möjligt att generera administrativa rapporter som ger en bra översikt över hela utskriftsmiljön – med kostnadsställen, enheter och användare – för att se var kostnaderna uppstår. Ytterligare en praktisk funktion är miljörapporterna i YSoft SafeQ som visar effekterna av besparingarna vad gäller skogsråvara, vatten och reducerade CO2-utsläpp. Rap-porterna kan genereras per år, kvartal eller månad och kan förses med företagets logotyp. Rapporterna kan snabbt exporteras till olika filformat som PDF, HTML och DOC.

YSoft SafeQ RAPPORTERING 6

Funktioner – Övervakning och rapportering: Automatisk eller

manuell generering av rapporter för all utskrift, kopiering och skanning* inom hela nätverket

– Miljörapporter: Ger en indikation av systemets positiva miljöeffekter, bland annat naturresurser som sparats

– Administrationsrapporter: Ger en god överblick över skrivarinfrastrukturen

– Anpassade rapporter: Du kan anpassa rapporterna med många olika parametrar som passar dina behov

* kräver YSoft SafeQ skannerhantering

YSoft SafeQ DEBITERING 7

Utbildningsinstitut som universitet, kommunala bibliotek och liknande organisationer måste kunna erbjuda tillgång till utskrift, kopiering och skanning och naturligtvis även ta betalt för tjänsterna.

– Du måste kunna förhindra att användare skriver ut, kopierar eller skannar dokument utan att betala.

– Du vill kunna tilldela separata prislistor för olika använ-dargrupper.

– Användarna ska kunna överföra pengar till sina konton online (PayPal) såväl som med sedlar och mynt.

Detta innebär att studenter, föreläsare, övrig personal och vanliga användare behöver egna konton för att kunna använda och betala för tjänsterna. Det gör det möjligt att ange olika priser för utskrift, kopiering och skanning för olika användargrupper eller göra det gratis. Personalens konton kan t.ex. fyllas på med kredit utan att någon betalning sker medan studenter och övriga användare behöver ett enkelt sätt att överföra pengar till sina konton. Användarna förväntar sig att bara behöva använda ett enda konto och ett betalkort för alla tjänster inom organisationen, t.ex. ett universitetscampus. Exempel på fördelar: – Minskad administrativ börda och ökad flexibilitet:

smidig tilldelning av individuella prismodeller för olika användare, kostnadsställen och/eller utskriftsenheter.

– Tidsbesparingar och bättre service för användarna med flexibel påfyllning av konton bland annat via webben.

Lösningen: YSoft SafeQ debitering

Debiteringsmodulen i YSoft SafeQ gör det möjligt för användare att smidigt överföra pengar till sina användar-konton, som även används för att betala för andra tjänster inom organisationen, t.ex. mat eller kaffe i universitetets kafeteria. Användarna får fördelar av en mängd olika utskriftstjänster, inklusive sidbaserad debitering samt säkra utskrifter från valfri skrivare i nätverket.

YSoft SafeQ debitering erbjuder flera metoder för överföring av pengar:

– Betalning via kassa: Användarna kan betala via kassan och får beloppet överfört till användarkontot.

– Påfyllning via självbetjäning Betalning sker med hjälp av en YSoft-betalautomat som användaren matar in sedlar och mynt i.

– Onlinebetalning: Användarna kan överföra pengar till sina konton via PayPal.

SMIDIG DEBITERING MED PAY-PER-PRINT

Funktioner – Individuell debitering: Beroende på prismodell

debiteras användarna automatiskt motsvarande belopp för utskrift, kopiering och skanning

– Flera olika prislistor: Olika prislistor kan skapas och knytas till olika användare, kostnadsställen, enheter och/eller utskriftsjobb

– Flera olika påfyllningsalternativ: Praktiska påfyllningsalternativ: onlinebetalning såväl som kontantbetalning

– Ett enda konto: Studenter och andra användare kan använda samma kreditkonto som används för utskrift och kopiering för andra debiterbara tjänster på universitetet

Förutom utskrift, redovisning och kostnadsfördelning utgör skanning en viktig komponent i dokument hanterings-lösningen. I de flesta miljöer är skanning en nödvändighet för smidiga arbetsflöden.

HELTÄCKANDE SKANNERFUNKTIONER FÖR SMIDIG DELNING OCH DISTRIBUTION

– Du vill spåra och sköta åtkomsten till skannings-funktioner på samma sätt som utskrifter.

– Användarna ska kunna skicka skannade dokument direkt via e-post eller till en privat mapp.

– Det ska vara enkelt att lägga till metadata till skannade filer för att underlätta bearbetning av dokument och data.

Skanningsflöden gör det möjligt att automatisera dokumentprocesser – effektiva skanningsfunktioner underlättar distribution och förmedling av dokument inom hela organisationen. Fördelar för dig och personalen:

– Effektivare kontorsrutiner med särskilt anpassade skanningsflöden.

– Enkel och snabb hantering med One-Click-Scan: skanningsflöden startas med ett enda knapptryck.

Lösningen: YSoft SafeQ skannerhantering*

Med YSoft SafeQ kan du inte bara hantera och övervaka alla utskriftsaktiviteter, utan även alla skanningsaktiviteter. Skannerhanteringsmodulen i YSoft SafeQ tillhandahåller avancerade skannerfunktioner, som t.ex. One-Click-Scan, skanning till användarmappar och e-post såväl som inställning av individuella skanningsflöden för specifika enheter, platser, användare, roller och avdelningar. Om dessa funktioner ändå inte uppfyller dina specifika behov finns en Scan-to-Script-funktion som kan användas för automatisera särskilda arbetsflöden.

YSoft SafeQ SKANNERHANTERING 8

Funktioner – Fördefinierade skanningsdestinationer: Skanning

med ett knapptryck till användarens privata mapp eller e-postadress

– Anpassade skanningsdestinationer: Individuella skanningsflöden kan definieras och automatiseras.

– Skanningsövervakning: Förutom utskrift och kopiering kan även skanningsjobb övervakas och debiteras

* kräver YSoft SafeQ verifiering

YSoft SafeQ REGELBASERADE UTSKRIFTER 9

Regelbaserade utskrifter är en grundläggande förutsättning för företag som vill hantera sina skrivarparker effektivt med målsättningen att minska de totala utskriftskostnaderna.

– Du behöver minska utskriftskostnaderna genom att kontrollera vad och hur användarna skriver ut.

– Du vill begränsa antalet färgutskrifter för att minska tonerkostnaderna.

– Du vill begränsa utskrift av e-postmeddelanden eller åtminstone begränsa utskrift till svartvitt.

– Personalen ska alltid göra dubbelsidiga utskrifter och endast vissa användare ska kunna göra enkelsidiga utskrifter.

Företag kan dra nytta av olika utskriftsregler som främjar effektiv och ekonomisk utskrift och kan knytas till individuella användare, användargrupper och avdelningar. Utskriftsregler kan vara knutna till användarens arbets-uppgifter så att en användare exempelvis tillåts skriva ut enkelsidigt eller i färg. I vissa fall kan det vara nödvändigt att begränsa användningen av specifika pappersformat, dokumenttyper eller maximalt antal sidor per utskrift. Det är naturligtvis även möjligt att ange specifika skrivare eller tidsperioder då användare tillåts göra utskrifter. Exempel på fördelar:

– Reducering av totala utskriftskostnader genom tillämpning av specifika utskriftsregler, t.ex. begränsning till svartvita utskrifter osv.

– Effektivare utnyttjande av maskinparkens kapacitet genom strikt omdirigering av utskrifter till lämpligaste skrivare, dvs. stora volymer styrs om till den mest kostnadseffektiva skrivaren.

– Förbättrad dokumentsäkerhet med automatiska vattenstämplar på dokument med känslig information.

Lösningen: YSoft SafeQ regelbaserade utskrifter

Modulen för regelbaserade utskrifter i YSoft SafeQ minskar snabbt och effektivt dina utskriftskostnader. Du får tillgång till en mängd olika användarroller som tilldelas individuella användare och användargrupper. YSoft SafeQ tillämpar sedan motsvarande regler på alla inkommande utskriftsjobb för den specifika användaren eller gruppen – och utskrift sker endast om reglerna uppfylls. När ett utskriftsjobb inte uppfyller villkoren avvisas det och användaren får ett meddelande om detta. Denna funktionalitet gör YSoft SafeQ:s regelbaserade utskrifter till det idealiska verktyget för den som vill ta kontroll över sina utskriftskostnader.

HELTÄCKANDE SKANNERFUNKTIONER FÖR SMIDIG DELNING OCH DISTRIBUTION

SPARA PENGAR MED INDIVIDUELLA UTSKRIFTSREGLER

Funktioner – Fördefinierade utskriftsregler: Individuella utskrifts-

regler kan tilldelas specifika användare, roller och avdelningar. Utskriftsreglerna tillämpas direkt när en användare verifierar sin identitet och startar utskriften

– Vattenstämplar: Vattenstämplar på utskrifter ökar säkerheten för känsliga dokument

– Automatiska meddelanden: Om användaren skickar en utskrift som inte uppfyller utskriftsvillkoren får användaren ett meddelande.

Dagens moderna, flexibla och innovativa arbetsmiljöer är inte längre begränsade till enbart kontorets arbetsstationer. Kontorsanställda använder i allt större utsträckning mobila enheter för sina arbetsuppgifter.

FLExIBILITET OCH EFFEKTIVITET FÖR DIN MOBILA ARBETSSTYRKA

– Du vill ge personal som reser mycket – i synnerhet säljkåren – möjligheten att skriva ut från alla företagets filialer.

– Du och dina anställda ska med kort varsel kunna skriva ut dokument på plats, t.ex. skriva ut dokument direkt före ett viktigt möte.

När du förser anställda med smarttelefoner eller surfplattor för arbetet kommer de även att kräva mobila utskrifter. Med mobil utskrift kan användarna skriva ut precis när det behövs oavsett var de befinner sig. När de senare loggar in på skrivaren kan de starta utskrifterna direkt. Om användarna inte är beroende av Microsoft Office eller LibreOffice blir mobilfunktionerna ännu mer attraktiva och kostnadseffektiva. Exempel på fördelar:

– Möjlighet att skicka utskrifter efter behov oavsett var användarna befinner sig för total rörelsefrihet.

– Ökad mobilitet och flexibilitet tack vare geografiskt oberoende ger allmänt ökad produktivitet.

– Praktiskt och lättanvänt: utskrift via e-post och webbuppladdning – effektivt och tidsbesparande tack vare att ingen särskild mobilapplikation krävs.

Lösningen: YSoft SafeQ mobilutskrift

YSoft SafeQ mobilutskrift erbjuder många fördelar för den mobila arbetsstyrkan: Skicka dokument för utskrift oavsett var du befinner dig och hämta sedan utskrifterna från valfri skrivare. Tack vare inbyggd dokumentkonvertering krävs varken MS Office eller LibreOffice vilket sparar licenskostnader. YSoft SafeQ mobilutskrift ger optimal flexibilitet och effektivitet och gör användarna oberoende av sina arbetsstationer.

YSoft SafeQ MOBILUTSKRIFT 10

Funktioner – Mobilutskrift: Ger ökad flexibilitet och

produktivitet genom utskrift från mobila enheter

– Flexibla utskriftsmöjligheter: Via e-post eller webbuppladdning

– Dokumentkonvertering: Integrerad dokumentkonvertering gör Microsoft Office och LibreOffice överflödiga

YSoft SafeQ SUITE 11

ARBETSFLÖDEN

Central rapportering

Roaming mellan olika kontor

MILANO

NEw YORK

TOKYO

webb-uppladdning

Arbets-station

E-post

YSoft SafeQ server

NätverksenhetID-kort

Användarnamn/lösenord

Användarnamn

Nätverksenhet

Nätverksenhet

YSoft betalsystem

PIN-kod

YSoft SafeQ SUITE 12

05/2

014

Konica Minoltas programportfölj består av 12 kategorier. Skanna QR-koden för att läsa mer om ytterligare kategorier och fler applikationer.

– Utskriftshantering Ger smidig central administration av skrivar-

köer och deras egenskaper för att fördela utskriftsvolymer och styra utskrifter enligt företagets utskriftspolicy.

– Användar- och kostnadshantering Få bättre kostnadstransparens genom

central administration och budgetkontroll för arbetsgrupper och kostnadsställen.

– Säkerhet Minimerar risken för obehörig åtkomst till

företagets utrustning och data genom smidig definition av åtkomstbehörigheter och central bevakning av användarnas aktiviteter.

www.konicaminolta.eu/en/business-solutions/products/applications.html

Konica Minolta Business Solutions Sweden AB Box 9060 171 09 Solna business@konicaminolta.se www.konicaminolta.seKonica Minolta Business Solutions Europe GmbH Europaallee 17 30855 Langenhagen Tyskland www.konicaminolta.eu