YSoft SafeQ Kategori Funktioner

– Central bruger- og rettighedsstyring– Tildeling af omkostninger og viderefakturering– Budget- og kvotestyring– Detaljeret print- og omkostningsrapportering

User & Cost Management

For at kunne overholde budgetterne og holde printomkostningerne nede i komplekse virksomhedsmiljøer kræver det oftest et meget omfattende overblik over alle printaktiviteter og -omkostninger. Desuden har uddannelsesmiljøer og andre offentlige institutioner og projektbaserede arbejdspladser oftest brug for at holde igen med printomkostningerne for den enkelte bruger. I alle de nævnte tilfælde er YSoft SafeQ løsningen på de ovennævnte behov og kan på avanceret vis sikre den påkrævede gennemsigtighed.

SÅDAN STYRER DU ALLE PRINTAKTIVITETEROG -OMKOSTNINGER

YSoft SafeQ registrerer og gør rede for alle print-, kopierings- og scanningsopgaver, herunder de dokumenter, der er udskrevet på små, lokale printere. Samtidig giver applikationen administratoren en lang række yderligere oplysninger såsom opgavenavn, forhåndsvisning af første side, dato, antal sider og tonerdækning.

I miljøer med projektbaseret arbejde er det muligt at allokere en faktureringskode til hvert projekt, så alle printopgaver bliver pålagt det pågældende projekt (selv projektstrukturer i flere lag understøttes). På den måde kan printomkostningerne viderefaktureres til projektet eller kunden. I uddannelsesmiljøer, hvor alle print- og kopieringsomkostninger påføres og trækkes fra kilden, kan der defineres forskellige pristabeller og -budgetter på bruger-niveau. Administratoren kan også indstille rettigheder pr. bruger, brugergruppe og projekt.

Et omfattende udvalg af detaljerede analyser og grafiske statistikker samt ledelsesrapporter gør YSoft SafeQ til det ideelle værktøj til rapportering med hurtige og omfattende oversigter. Desuden kan brugere af YSoft SafeQ samt administratorer oprette egne skræddersyede rapporter på næsten ingen tid.

Den omfattende bruger- og omkostningsstyringsfunktionalitet índeholder centraliseret bruger- og rollestyring, giver mulighed for tildeling af omkostninger og viderefakturering, omfatter budget- og kvotestyring og giver detaljerede muligheder for print- og omkostningsrapportering.

DATABLAD YSoft SafeQ

VIGTIGE FUNKTIONER Central bruger- og rettighedsstyring

– Central brugerstyring: Nem og central administration

af brugeradgangsrettigheder til multifunktionsprintere (MFP’er) til kopiering, print og fax.

– Skabeloner til funktionstilladelser: Brugerne kan vælge mellem forskellige niveauer af printeradgang og funktionaliteter. Der kan nemt oprettes skabeloner til funktionstilladelser til styring af disse niveauer.

– Central styring af brugergodkendelse: Administratoren kan definere fra centralt hold, hvilken type brugergodkendelse der skal aktiveres. Enhedsgodkendelser inkluderer kortgodkendelse, brugergodkendelse og pinkode.

Påførsel af omkostninger og afregning – Printomkostninger og overvågning: Alle printaktiviteter

i netværket kan spores i realtid, hvilket giver adgang til omfattende Omkostninger til kopiering, scanning og fax er mulige at følge med en indbygget YSoft SafeQ-terminal eller med eksterne terminaler.

– Automatisk sporing: Alle aktiviteter ved kopiering, print, scanning og fax kan overvåges automatisk for individuelle brugere, brugergrupper, omkostningssteder og projekter.

– Sporing af tredjepartsprodukter: For at kortlægge hele virksomhedens printinfrastruktur kan printopgaver også spores for ikke-Konica Minolta-printere.

– Individuel prisberegning: MFP’er kan få tildelt forskellige pristabeller, omkostningssteder og brugere. Således kan den præcise udregning af printomkostninger findes i en heterogen printinfrastruktur.

– Fleksibel omkostningsfordeling: Brugerne kan være tilknyttet et bestemt omkostningssted eller individuelt vælge den relevante omkostningssted eller projekt inden print.

– Overvågning af lokale printere: Printaktiviteter på MFP’er, der ikke er direkte forbundet til YSoft SafeQ, kan også spores, så printopgaver sendt via direkte print også kan omkostningsberegnes.

Budget- og kvotestyring – Nem budgettildeling: Til begrænsning af printaktiviteter

kan hver bruger få tildelt et individuelt budget, der gør det nemmere at holde styr på omkostningerne til print, kopiering, scanning og fax.

– Periodisk nulstilling af budget: Budgetter, der er tildelt individuelle brugere eller brugergrupper, kan nulstilles eller Manuel nulstilling og budgetændringer eller -kvoter er også mulig, så der bliver plads til ekstraordinære printopgaver.

– YSoft-betalingssystem: Brugerne har forskellige muligheder for at gentanke deres konto:

– Kontant optankning: Brugerne betaler modtager, der krediterer summen på brugerkontoen via applikationen YSoft SafeQ Cash Desk Management.

– Optankning ved selvbetjening: Brugerne krediterer deres konto direkte ved betaling i YSoft SafeQ-betalingsterminal

– Optankning med kreditkort: Via PayPal

Detaljeret print- og omkostningsrapportering – Webrapporter: Webrapporter og detaljerede oversigter

kan genereres efter behov og omfatter aktiviteter for enkeltbrugere eller brugergrupper, omkostninger pr. dag, uge, måned eller længere perioder.

– Ledelsesrapporter: Disse rapporter kan genereres enten automatisk eller på bestilling og giver ledelsen

– Eksport af resultatrapporter: Det er nemt at dele rapporter, webrapporter og ledelsesrapporter ved at eksportere dem i forskellige formater (webrapporter: CSV, XML, HTML, PDF, XLS, XLSX; og ledelsesrapporter: HTML, DOCX, PDF)

– Automatiseret rapportering: En brugervenlig planlægningsfunktion gør det muligt at generere rapporter automatisk med jævne mellemrum (månedlig, kvartalsvis eller årlig).

DATABLAD YSoft SafeQ

04/2

014

WORKFLOW

ANBEFALET HARDWARE

Hukommelse 2 GB ledig RAM; 4 GB anbefales Harddiskplads 20 GB Passende forbindelse til lagring, f.eks. med en kapacitet på

mindst 120MB/s og 100 IOPS til 50 enheder.CPU Dual Core 2 GHz processor eller højere Netværk 1 Gbit/sYderligere oplysninger Alternativt installation af en VM med mindst 2 kerner

og hukommelsesreservation indstillet til fuld størrelse RAM-allokering

OPERATIVSYSTEMER

Operativsystemer Windows Server 2008 (32/64) Windows Server 2008 R2 SP1 (32/64) Windows Server 2012 (64)

UNDERSTØTTEDE SPROG

Brugerinterface YSoft SafeQ-klient: Engelsk, fransk, tysk, spansk, kinesisk (forenklet), tjekkisk, ungarsk, japansk, polsk, russisk, slovakisk

Eksterne og indbyggede terminaler: Engelsk, fransk, italiensk,

tysk, spansk, bulgarsk, kinesisk (forenklet/traditionelt), kroatisk, tjekkisk, dansk, tysk, estisk, finsk, georgisk, græsk, ungarsk, japansk, kasakstansk, koreansk, lettisk, litauisk, norsk, polsk, portugisisk (brasiliansk/portugisisk), rumænsk, russisk, serbisk (kyrillisk/latinsk), slovakisk, slovensk, thai, tyrkisk, ukrainsk

Admin interface Engelsk, fransk, tysk, spansk, kinesisk (forenklet), tjekkisk, ungarsk, japansk, polsk, portugisisk (brasiliansk/portugisisk), russisk, slovakisk

Understøttelse og tilgængelighed af de ovenfor anførte specifikationer og funktioner kan variere afhængigt af operativsystemer, applikationer og netværksprotokoller samt netværks- og systemkonfigurationer.

TEKNISKE SPECIFIKATIONER

Central rapportering

Job-roaming til forskellige lokationer

MAILAND

NEW YORK

TOKYO

Upload fra internettet

Arbejdsstation

E-mail

YSoft SafeQ-server

Multifunktions-printer

Id-kort

Brugernavn/Adgangskode

Brugernavn

Multifunktions-printer

Multifunktions-printer

YSoft-betalingssystem:

Pinkode

Konica Minolta Business Solutions Denmark a/sStensmosevej 152620 Albertslund

Hjulmagervej 4B7100 Vejle

Søren Frichs Vej 40A8230 Åbyhøj

Gøteborgvej 19200 Aalborg SV

Tlf. 72 21 21 21www.konicaminolta.dk