Visitkort, Koncern Økonomi

KONCERNØKONOMI

INDKØBUDBUDFORSIKRING

ØKONOMI

REGNSKABS-SERVICE

LØNSERVICEkr.

3

Indhold

Indkøb ........................................... 4-5

Udbud ............................................. 6-7

Forsikring/Risikostyring .................. 8-9

Lønservice ...................................10-11

Økonomi ..................................... 12-13

Regnskabsservice ...................... 14-17

kr.

4

INDKØB

Indkøbs-portalen

Rådgivning

Administration

Indkøbsanalyse

E-handel

Support

AdministationHvordan sikrer vi en effektiv proces?Xim rero dem dolorei ustiurecae lis volorestium aliquis aut as es adis res explique officatur solupta tatios audaepe rferior esequas perovitiis sinciis cient.Indkøbsportalen?

Indkøbsportalen gør det muligt for dig at E-handle, se aftaler samt indhente nyttig information med relevans for disse områder. Når du e-handler via Indkøbsportalen, sikres du og din afdeling at forpligtende aftaler, samt lovgivning på området overholdes.

Ved brug af Indkøbsportalen foretages der automatisk fakturahåndtering i økonomi-systemet, såfremt ordre og faktura matcher.

I Indkøb tager vi hånd om grundlaget for indkøb, med hensyn til pris, kvalitet, miljø og digitalisering af indkøbsprocessen. Vi tilbyder en række ydelser som er tilgængelige for samtlige medarbejdere i Herning Kommune, formålet er blandt andet at skabe besparelser og gøre arbejdsdagen lettere.

Indkøb

UndervisningMangler du viden om Indkøbsportalen og/ eller brugen af e-handel, tilbyder Indkøb gratis undervisning. Kontakt Indkøb for yderligere information.

Undervisningen foregår primært i rådhusets undervisningslokaler, men der er også mulighed for at blive undervist i din institution/afdeling.

i Yderligere information og kontaktoplysninger findes på intranettet under Koncern Økonomi.

5

INDKØB

Indkøbs-portalen

Rådgivning

Administration

Indkøbsanalyse

E-handel

Support

AdministationHvordan sikrer vi en effektiv proces?Xim rero dem dolorei ustiurecae lis volorestium aliquis aut as es adis res explique officatur solupta tatios audaepe rferior esequas perovitiis sinciis cient.

SpørgsmålHar du spørgsmål til Indkøbsportalen, fakturabehandling, aftaler eller til indkøb generelt, er du mere end velkommen til at kontakte os.

HOTLINE: 2343

IndkøbsanalyseIndkøb tilbyder at udforme en indkøbs-analyse for din afdeling/institution. En indkøbsanalyse har til formål at finde besparelser i din afdeling. Besparelserne er ofte at finde ved korrekt brug af Herning Kommunes aftaler.

En indkøbsanalyse kan også være med til at give et bedre overblik over økonomien i din afdeling/institution.

Har du et ønske om at få foretaget en indkøbsanalyse for din afdeling/institution, bedes du kontakte Indkøb.

6

UDBUD

Krav-specifikation

1

Kontrakt-udformning

2

Udbuds-materiale

3

Offentliggørelse

4

Udbuds-proces

5

Drift6

Tredje månedersevaluering

7

Vedligehold

8

UdbudsbekendtgørelseHvordan sikrer vi en effektiv proces?Et fyldesgørende udbudsmateriale erafgørende for en god udbudsprocesog for et efterfølgende samarbejde.Et fyldesgørende udbudsmaterialeer det materiale, der klart beskriverbetingelserne for at deltage i konkur-rencen, og som fortæller hvilken opgave der skal løses.

4

1. KravspecifikationHvad er en kravspecifikation?Formålet med en kravspecifikation er at give tilbudsgiverne et fuldstændig klart billede af, hvilken opgave kommunen ønsker at få løst samt på hvilket service-niveau. Kravspecifikationen udarbejdes af udvalgte brugere og fagpersoner, der står på mål for det indholdsmæssige.

2. KontraktudformningHvordan får vi lavet en god kontrakt?Kontrakten skal sikre, at den daglige drift kan forløbe uden de store udfordringer. Der skal derfor tages stilling til flere faktorer, herunder om der skal stilles sikkerhed, udarbejdes betalingsplan m.v. Hvis kontrakten mis-ligholdes er det væsentligt at brugerne er opmærksomme på gældende bodsbestem-melser og andre sanktionsmuligheder. Vi omsætter de juridiske paragraffer til dag-lig praksis og tager efter aftale del i den løbende implementering og evaluering.

Vi er din interne konsulent i forbindelse med udbud af varer og tjenesteydelser, og tager hånd om de kommer-cielle og udbudsretlige forhold i hele udbudsprocessen. Formålet er at sikre konkurrenceudsættelse i henhold til gældende lovgivning og opnå stordriftsfordele. Vi kan også tilbyde hjælp til enkeltstående indkøb, herunder forhandling af priser og betingelser.

Udbud


7

UDBUD

Krav-specifikation

1

Kontrakt-udformning

2

Udbuds-materiale

3

Offentliggørelse

4

Udbuds-proces

5

Drift6

Tredje månedersevaluering

7

Vedligehold

8

UdbudsbekendtgørelseHvordan sikrer vi en effektiv proces?Et fyldesgørende udbudsmateriale erafgørende for en god udbudsprocesog for et efterfølgende samarbejde.Et fyldesgørende udbudsmaterialeer det materiale, der klart beskriverbetingelserne for at deltage i konkur-rencen, og som fortæller hvilken opgave der skal løses.

4

3. Udbudsmateriale

5. Udbudsproces

Hvad skal udbudsmaterialet indeholde?Det er vigtigt, at udbudsmaterialet klart beskriver, hvilke minimumskrav brugere og fagpersoner stiller til produkter og/eller ydelser. Vi rådgiver omkring udvælgelse af leverandører og kriterier for tildeling af kontrakterne.

Hvordan sikrer vi en effektiv proces?Vi udarbejder i fællesskab en realistisk tidsplan. Vi rådgiver omkring teknisk dialog med markedet, høring af udbudsmaterialet og spørgemøde med de potentielle leve-randører med henblik på optimal dialog. Formålet er at skabe mere innovative indkøbsløsninger.

4. OffentliggørelseHvad er vigtigt ved offentliggørelse? (i daglig tale udbudsbekendtgørelse)Offentliggørelsen skal indeholde tilstrækkelig mange oplysninger til, at en leverandør kan danne sig et indtryk af opgaven og vurdere, om opgaven er relevant og interessant at byde på. Vi tilbyder at klare offentliggørelsen for dig i alle relevante medier.

6. DriftHvordan sikrer vi effektiv kontraktstyring?Vi godkender og vedligeholder e-katalogerne på Indkøbsportalen (til elektronisk handel med leverandør), og tager stilling til aftalte prisreguleringer, spørgsmål om sortiments-tilpasning og erstatningsprodukter. I forbindel-se med indkøb af IT udstyr, kan vi rådgive omkring den juridiske håndtering af drifts- og overtagelsesprøver.

7. EvalueringHvorfor er evaluering vigtig – og hvem gør hvad?Vi tilbyder at tage initiativ til evaluerings- og statusmøder mellem kommunen og aftaleleverandørerne i samarbejde med brugere og fagpersoner. Evaluering er vigtig i forhold til at sikre, at de krav der stilles også efterleves, så indkøbsaftalerne fungerer tilfredsstillende.

8

• Forsikringer• Rådgivning ved policespørgsmål• Skadeanmeldelser• Rådgivning ved forsikringsskader• Forsikringsøkonomi• Hjælp til selvhjælp

Ydelser/ForsikringHar du ansvaret for en institution eller afdeling, så kan vi hjælpe dig med dine forsikringer og forebyggelse af forsikringsskader.

Forebyggelse af forsikringsskader handler lige så meget om mennesker, som det handler om god økonomistyring.

FORSIKRINGER

Hvad kan vihjælpe med?

YdelserForsikring

YdelserRisikostyring

Hvorfor skal virisikostyre?Hvad får vi ud af det?

Hvem haransvaret?

Hjælp tilrisikostyring

Er dertilskud?

Hvorfor skal vi risikostyre?Tag stilling til uheld - før de skerXim rero dem dolorei ustiurecae lis

volorestium aliquis aut as es adis res explique officatur solupta tatios audaepe rferior esequas perovitiis sinciis cient.

Hvad kan vi hjælpe med?

Vi arbejder med administration af Herning Kommunes forsikringer og skadeanmeldelser, og vi rådgiver løbende i forbindelse med skadeanmeldelser. Vi arbejder også med at forebygge forsikringsskader – i fagsprog kaldes det for ”Risikostyring”. Formålet er at forsikre og sikre Herning Kommunes værdier og medarbejdere.

ForsikringerRisikostyring


9

Ansvaret for Herning Kommunes ”Forsikrings- og Risikostyringsstrategi” ligger decentralt i organisationen.

Hvem har ansvaret?

FORSIKRINGER

Hvad kan vihjælpe med?

YdelserForsikring

YdelserRisikostyring

Hvorfor skal virisikostyre?Hvad får vi ud af det?

Hvem haransvaret?

Hjælp tilrisikostyring

Er dertilskud?

Hvorfor skal vi risikostyre?Tag stilling til uheld - før de skerXim rero dem dolorei ustiurecae lis

volorestium aliquis aut as es adis res explique officatur solupta tatios audaepe rferior esequas perovitiis sinciis cient.

Når nogen falder, noget brænder eller der opstår en vandskade, så har det som regel både menneskelige og økonomiske omkostninger.

Hvorfor risikostyre?

Passer man ekstra godt på og undgår skader og uheld, giver det et godt arbe-jdsmiljø, et godt image og en økonomisk gevinst til gavn for os alle.

Hvad får vi ud af det?

I kan søge om tilskud til forebyggelse af forsikringsskader fra Herning Kommunes risikostyringspulje.

Er der tilskud?

Ydelser/Riskostyring• Forebyggelse af forsikringsskader

• Sikring af værdier

• Hjælp til valg af sikringsmetoder

• Tilskud til forebyggelse af forsikringsskader

• Risikostyring – implementering

• Informationsaktiviteter om risikostyring og forebyggelse af forsikringsskader

I kan få hjælp til arbejdet med risikostyring og forebyggelse, hvis i kontakter Herning Kommunes risikostyringskoordinator.

Hjælp til Risikostyring?

10

LØNSERVICE

God service

Online Lønservice

PortalenLøn og Fravær

Ydelser

Om Lønservice

Sådan arbejder vi

kr.

Om LønserviceLønservice udbetaler løn til alle ansatte i Herning Kommune. Afdelingen er delt i tre team og hører under Koncern Økonomi.

Afdelingens primære opgave er at udbetale løn til Herning Kommunes cirka 8.500 ansatte. servicerer alle kommunens ledere inden for den overordnede løn- og personaleadministration i tæt samarbejde med Koncern HR.

Lønservice udvikler og vedligeholder løn- og personaleadministrative systemer og varetager desuden undervisningen i disse.

Uanset om du har personaleansvar i en afdeling eller institution, kan du få hjælp til lønstyring, ansættelsesbreve, feriepenge, dagpengerefusion og lignende i Lønservice. Du kan have brug for at blive klædt på til at guide og hjælpe dine medarbejdere i forhold til de administrative sider af deres ansættelse. Det hjælper Lønservice også med.

Lønservice

Sådan arbejder vi

kr.

De tre team i Lønservice har hver deres forvaltningsområder, som de servicerer. Den enkelte afdeling eller institution har sin egen lønkonsulent, som sparrer, rådgiver, underviser og giver konkret hjælp til lederen i forhold til den del af personaleansvaret, der handler om løn.

Det er også Lønservice, som leverer sam-lede løn- og personalestatistikker til forvalt-ningerne og eksterne samarbejdspartnere.

kr.


11

LØNSERVICE

God service

Online Lønservice

PortalenLøn og Fravær

Ydelser

Om Lønservice

Sådan arbejder vi

kr.

Ydelser

kr.

Særlige ansvarsområder i Lønservice:

• Decentral lønstyring

• Ansættelsesbreve

• Dagpengerefusion

• Feriepenge

• Scanning og journalisering af personalesager

• Tjenestemandspensioner

• Afregning af personalegoder, personaleforeninger, pensioner, A-skat m.m.

• Levering af løn- og personalestatiske data til alle forvaltninger, Danmarks Statistik m.fl.

God service

kr.

I Lønservice vægter vi den gode service højt. For os betyder det, at vi gerne vil i dialog om, hvad vi kan hjælpe med i forhold til den del af personaleansvaret, der handler om løn. Kontakt lønkonsulenten for at høre mere om, hvad Lønservice kan tilbyde.

Online Lønservice

kr.

Få adgang til hjælp fra Lønservice døgnet rundt alle ugens dage gennem vores online hjælp på Intranettet, som vi kalder Online Lønservice.

På Online Lønservice finder du blandt andet:

• Online hjælpeværktøjer• Online registreringer• Standardskemaer og blanketter• Frister for aflevering og indberetning• Svar på ofte stillede spørgsmål.

Portalen Løn og Fravær

kr.

Portalen Løn og Fravær (Rollebaseret Ind-gang) giver adgang til præcis de data, som du har brug for. Konceptet er i sin enkelthed at skabe nem adgang til opdaterede data og kun de data, du har brug for i dit arbejde.

Hver leder har således et skræddersyet browservindue, som samler alle relevante it-funktioner og oplysninger med individuelt tilpassede adgangstilladelser. Her kan man tilgå indberetningsbilleder og administrative opgaver fra samme vindue med fælles logik.

Det er især en lettelse for de decentrale ledere, som tidligere har skullet finde rundt i mange forskellige systemer. Portalen Løn og Fravær (Rollebaseret Indgang) støtter dermed decentralisering og er nemt at bruge for ledere i kommunen.

12

ØkonomiportalenFormålet med Økonomiportalen er at dele viden om overordnede principper for økonomi-styring i Herning Kommune. Her kan du finde information om økonomistyring, vejledninger, skabeloner mm. til brug i dit daglige arbejde.

I Økonomiportalen er materiale specielt rettet mod dig som institutions- og afdelingsleder. Der er adgang til Økonomiportalen via Intranettet.

Vi har fokus på styring af kommunens samlede økonomi ud fra en opfattelse af, at god økonomistyring giver handlefrihed. Vi arbejder på at være din foretrukne samarbejdspartner, når det drejer sig om at betragte kommunens økonomi som en helhed.

Økonomi

UndervisningMangler du viden om økonomistyringen i Herning Kommune, tilbyder vi kurser på Intranettet.

Du kan også kontakte os, hvis du ønsker et kursus specielt tilpasset dine behov.


ØKONOMI

Ydelser

Sådan arbejder vi

Gode beslutninger

Løbende opfølgning

Økonomiportalen

Undervisning

Konsulent og samarbejdspartner

13

Ydelser• Budget og regnskab

• Budgetlægning

• Budgetopfølgning

• Regnskabsaflæggelse

• Overførselssagen

• Likviditetsopgørelser

• Økonomiske oplysninger i dagsordenspunkter til politiske møder

• Lejemål og deponering, sponsorater, tilskudssager, momsspørgsmål, anlægsstyring

• Udarbejdelse af business cases, herunder opstilling af alternative løsningsmodeller og finansieringsmåde

• Og det er hos os, du får befolknings- og skoleprognoser, nøgletal og statistikker.

Sådan arbejder viVi har ansvar for, at der bliver udarbejdet et samlet budget og regnskab for Herning Kommune, og at der bliver fulgt op på budgettet. Vi holder løbende øje med, at kommunekassen ikke bliver tom.

Har du nedsat projektgrupper, hvor der er behov for spidskompetencer i økonomi, er det os, du skal have fat i.

Gode beslutninger - kræver gode spørgsmål og svar

Hvad bruger vi pengene til i dag?Skal vi bruge pengene på samme måde de næste år?

Det er vores opgave sammen med jer at finde svarene og sende beslutningsoplæg til Direktionen og det politiske niveau.

ØKONOMI

Ydelser

Sådan arbejder vi

Gode beslutninger

Løbende opfølgning

Økonomiportalen

Undervisning

Konsulent og samarbejdspartner

14

Ydelser

REGNSKABSSERVICE

ØS Indsigt

KMD Opus Debitor

Økonomiportalen

Undervisning og rådgivning

Fakta i Regnskabsservice

Samarbejdsforum

Fakta om Regnskabsservice

Fakta om Regnskabsservice

I Regnskabsservice yder vi faglig og kompetent service og rådgivning, og vi samarbejder med hele organisationen Herning Kommune omkring opkrævnings- og regnskabsadministrative opgaver.

Vi bestræber os på løbende at orientere dig om vigtige nyheder, ny funktionalitet i vores systemer og hjælp til optimering og effektivise-ring af arbejdsprocesser via Herning Kommunes Intranet

Vi ønsker at være din foretrukne samarbejdspartner omkring opkrævnings- og regnskabsadministrative opgaver. Det gør vi, fordi vi har ansvaret for den over-ordnede udvikling og anvendelse af økonomisystemet ØS Indsigt og opkrævningssystemet KMD Opus Debitor.

Regnskabsservice


SamarbejdsforumVi har særlig fokus på, at vores ydelser afstemmes med organisationens behov ogopbygges via forventningsafstemning og relationer til organisationen.

Dette gør vi bl.a. via daglig proaktiv sparring og dialog og opbygning af netværk i forhold til ud-vikling og vedligeholdelse af ØS Indsigt, Opus Debitor og Herning Kommunes kontoplan.

15

Undervisning

og rådgivning

ØS IndsigtKMD Opus

Debitor

Økonomiportalen

ØkonomiportalenFakta om

Regnskabsservice

Samarbejdsforum

Samarbejdsforum

Undervisning og rådgivning

Sidder du i en fagforvaltning, hjælper vi dig gerne med planlægning af kurser, tværfaglige møder og målrettet rådgivning til fagforvaltnin-gen, decentrale ledere og/eller medarbejdere i brugen af ØS Indsigt, momsregler, procedurer for bilagsbehandling eller anden relevant infor-mation inden for opkrævnings- og regnskabsopgaver.

Sidder du i en decentral enhed, kan du altid kontakte din fagforvalting og via dem få mål-rettet hjælp og rådgivning.

Økonomiportalen

Via Økonomiportalen får du adgang til online-hjælp til de daglige regnskabsadministrative opgaver:

• Vejledninger til ØS Indsigt og Opus Debitor

• Momsregler

• Kontoplan og konteringsregler

• Anvisningsskemaer

• Ansøgning om personligt forskud og kasseforskud

• Ansøgning om oprettelse af bankkonti

• NemHandel og elektroniske fakturaer

16

Regnskabsservice

ØS IndsigtEr du bruger af ØS Indsigt, kan du få adgang til vejledninger målrettet din rolle som bru-ger af systemet. Vejledningerne finder du på Økonomiportalen. I ØS Indsigt har vi også oprettet direkte link til relevante informationer på Økonomiportalen.

Har du brug for hjælp til ØS Indsigt, skal du kontakte superbrugeren i din fagforvaltning.

Vi udbyder løbende kurser, som er målrettet nye brugere, udvidede kurser for øvede bru-gere og kurser for ledere i forhold til anvisning, ledelsestilsyn og økonomirapporter i forbindelse med den løbende økonomistyring.

KMD Opus DebitorEr du bruger af Opus Debitor, kan du hente hjælp til systemet via systemvejledninger på Økonomiportalen.

Vi er klar ved telefonen eller pr. mail til at hjælpe dig, ligesom vi gerne tilbyder individuel og afdelingsvis undervisning i Opus Debitor.

Vi ønsker at være din fortrukne samarbejdspartner omkring opkrævnings- og regnskabsadministrative opgaver. Det gør vi, fordi vi har ansvaret for den over-ordnede udvikling og anvendelse af økonomisystemet ØS Indsigt og opkrævningssystemet KMD Opus Debitor.


17

Ydelser

ØS IndsigtKMD Opus

Debitor

Økonomiportalen

Fakta i

RegnskabsserviceØS Indsigt

Samarbejdsforum

KMD Opus

Debitor

Fakta i Regnskabsservice

I Regnskabsservice har vi ansvar for alle udbetalinger i ØS Indsigt. I 2012 havde vi 181.000 udbetalinger til leverandører.

Vi vedligeholder og ajourfører løbende de ca. 12.000 leverandørnumre og ca. 41.300 kontonumre, der er registeret i ØS Indsigt.

Desuden står vi for opkrævningen af alle restancer oprettet i KMD Opus Debitor. Vi kan i perioder have op til 98.000 registrerede krav i Opus Debitor.

Vi varetager også afstemning og bogføring af indtægter på Herning Kommunes hovedkonti. I gennemsnit har vi ca. 5.000 årlige kontante indbetalinger.

Ydelser• Anvisning• Bankkonti• Garantier• Indtægter (bogføring af indtægter)• Kontoplan• Kontoalias• Leverandøroprettelser• Moms (afregning og vejledninger)• NemHandel og elektroniske fakturaer• Opus Debitor• Regnskab• Elektroniske rykkerskrivelser• Intern revision og interne kontroller• Undervisning/rådgivning• ØS indsigt.

kr.

Documents

Visitkort, Koncern Økonomi