Översikt kvalificerat inköp

Introduktion

Operativt inköp

Taktiskt inköp

Strategiskt inköp

Korta teoripass / grupp-arbeten

eller diskussioner

Utbildning Diplomerad FöretagarMentor

Projektledning vid Stockholms Universitet

Ledarskapsutbildning Ericsson

Inköpsekonom IHM

Karriär Egen företagare

Addtech AB

Ericsson Radio

ABB Hafo

Würth

Uppdragsexempel Svenska Retursystem

Föreläsare YH utbildning Inköp

Förhandlingsteknik

Projektinköp Holmen Paper

Kassalikviditet

Tekniska översättningar

Anders Eriksson anders.eriksson@effso.se

www.gaetrading.se

070 265 2990

Kurslitteratur:

• Inköp och Supply Chain Management.

A van Weele (ISBN 978-91-44-07427-6)

• Kompendium ”Inköp är roligt”

Informativa hemsidor:

• www.effso.se (Effso – Toolbox)

• http://www.arjanvanweele.com

• www.silf.se

Kurslitteratur

Referenslitteratur

• Avtalsrätten - en introduktion Ramberg

ISBN: 978-91-39-20509-8

Professionellt Inköp L.E, Gadde. H, Håkansson

ISBN: 978-91-44-00692-5

• Category Management in Purchasing, Jonathan

O’Brian ISBN 978-0-7494-5257-5

Vad är inköp?

Pengarna bränner i fickan

Hitta leverantör

Hitta produkt

Skapa behov

Köp

Identifiera behov Kravställ produkt

Analysera leverantörs-

marknad Budgetera Upphandla

Lekmannainköp

Professionellt

inköp

Definition av inköp:

”Inköp täcker alla aktiviteter som bidrar till

att företaget mottar en externfaktura”

“Styrning av företagets externa resurser på ett sådant sätt att leveranser av alla varor, tjänster, förmågor och all kunskap som är nödvändig för att driva, underhålla och styra företagets primära och stödjande aktiviteter säkras på ett så fördelaktigt sätt som möjligt”

Arjan Van Weele

Rätt produkt

Rätt tid

Rätt pris

Rätt kvalitet

Rätt plats

Rätt kvantitet

genom att ha rätt leverantör

Sju typfall av inköp

1. Utrustning

2. Komponenter

3. Råvaror och material

4. Förnödenheter

5. Tjänster

6. Utveckling

7. Retail/Trading – återförsäljning

Begrepp

CSR

EOQ

IPO

MPS

MRO

BOM

OEM

RFQ

Corporate Social Responsibility

Economic Order Quantity

International Purchasing Office

Master Production Scheduling

Maintenance Repair and Operating supplies

Bill of Materials

Original Equipment Manufacturer

Request For Quotation

INKÖPSORGANISATIONEN

Inköp horisont

En tankemodell är att se på tidsfaktorn:

Operativt 0 - 0,5 år

Taktiskt 0,5 - 2 år

Strategiskt 2 år >

Centraliserad / decentraliserad inköpsstruktur (exempel)

Organisationsstruktur inköp

Ledningsgrupp

Koncerninköp Koncernstab

Division A Division B Division C

Produktion Inköp Marknad /

försäljning Produktion Inköp

Marknad /

försäljning Produktion Inköp

Marknad /

försäljning

Hierarkisk struktur

Funktionell struktur

Fördelar

Direkt ansvar för de operativa bolagen

Stark kundorientering gentemot den interna mottagaren

Mindre byråkratiska inköpsprocedurer och större operativ flexibilitet

Mindre friktion tack vare samordning

Direkt kommunikation med leverantörer

Nackdelar

Utspridd köpkraft, brist på skalfördelar

Inte enhetlig behandling av leverantörer

Utspridda leverantörs-marknadsundersökningar

Begränsade möjligheter att bygga särskild expertis för inköp, leverantörsmarknader

Olika kommersiella inköpsvillkor hos de olika operativa bolagen

Fördelar och nackdelar med decentraliserat inköp

Organisationsstruktur inköp

Strukturer för företag uppdelade på flera enheter

Decentraliserat inköp: Affärsenheten är ansvarig för alla inköpsbeslut

Stabs/linjeorganisation: både koncerninköp och inköp inom affärsenheten finns parallellt och delar upp ansvar och aktiviteter mellan sig

Centraliserat inköp: central inköpsavdelning som är ansvarig för strategiska och taktiska inköpsbeslut

Hybridstruktur: kombination av de tre föregående strukturerna med syfte att kombinera gemensamma behov mellan verksamhetsenheterna. Det finns olika sorters samordning: Frivillig koordinering, Inköpsledare och Ledande designkoncept

Tvärfunktionella sourcingteam: kontraktering sker centralt genom ett sortimentsteam. Men, alla operativa inköpsaktiviteter är decentraliserade.

Organisationsstrukturer

Inköps roll i värdekedjan

Inkom-

mande

logistik

Verk-

samhet

Drift

Utgående

logistik

Marknads-

föring &

försäljning

Stöd-

aktiviteter

Primära aktiviteter

Inköp / anskaffning

Teknikutveckling

Företagets infrastruktur

Förvaltning av humankapital

Service

Avritad från Porter, 1985

Value

Risk Cost

Purchasing 3 tasks

Risk management: - Single vs multiple sourcing

- Performance based

contracting - Buyer dependence - Supplier dependence - Financial position - Proprietary knowledge

Traditional agenda of procurement is gradually changing…

1

Materials cost reduction: - Purchasing savings - Doing more with less - Agressive sourcing - Contract management

Value improvement: - Business orientation - Improving customer value proposition

- ESI in NPD - Alliance management

2

Source: A van Weele,

Inköpsrollen

Technical dimension

• Determine specifications

• Audit suppliers’ quality

• Value analysis

• Quality Control

• Supplier selection

• Draw up contract

Logistical dimension

• Optimisation ordering policy

• Order expediting / follow-up

• Incoming inspection

• Monitoring delivery reliability

Commercial dimension

• Supply market research

• Supplier visits

• Requests for quotations

• Evaluate quotations

• Negotiations with suppliers

Administrative dimension

• Order handling, expediting and filing

• Checking supplier invoices

• Checking payments to supplier

Purchasing function

Operativt inköp

Orderläggning

Leveransbevakning

Problemhantering avseende fakturor, fel och brister

Bevakning av leverans- och leverantörsutfall

Taktiskt inköp

Omförhandling/tecknande av ramavtal på årsbasis

Program för konstruktionsförbättringar eller standardisering

Leverantörsutvärdering med syfte att förbättra kvaliteten

Program för minskning av leverantörsbasen

Program för leverantörsutveckling

Strategiskt inköp

Utformning av olika typer av policys

Utformning av anskaffningsprocesser

Utformning av arbetsbeskrivningar

Utveckling av system för leverantörsutveckling

Beslut om upphandlingar, outsourcingaktiviteter, investeringar

Upphandling/tecknande av långtidsavtal, partnerskapsavtal etc

Sortiments- och leverantörsstrategier

Role of Procurement

Sales is absolutely necessary for business

Sales gives a profit opportunity

Sales is in focus in most businesses

Sales can also create problems and losses

Sales increase means at best 10 % bottom line impact

Procurement brings profit to business

Role of Procurement

A van Weele

Cost

(cost reduction)

Value

(end customer value creation)

Risk

(Risk Management)

Björn Axelsson

Rationalization role

(cost reduction)

Developing role

(end customer value creation)

Structure role

(Impact on supplier market)

Grupparbete

Fördela arbetsuppgifterna mellan operativt, taktiskt och

strategiskt inköp

(märk respektive arbetsuppgift med O, T eller S)

Gemensam redovisning på whiteboard

Utarbetar inköpspolicy

Förhandlar globalt ramavtal

Väljer leverantör i projekt

Beställer produkter löpande

Diskuterar statistik med leverantörer

Diskuterar logistik med interna enheter

Hanterar avvikelser i kvalité o leveranser

Hanterar övrig admin runt leveranser

Upprättar och hanterar avtal

Skickar ut offertförfrågan

Förhandling med leverantörer

Leverantörsmarknads undersökning

Leverantörsutveckling

Fakturor och reklamationer

Kvalitetskontroll av leveranser

Deltar i framtagande av produkt-specifikationer

Tar fram o presenterar statistik

Inköpsprocessen

-Etablera rutiner

för order-

bevakning

-Leverans-

bevakning

- Problemlösning

-Leverantörs

värdering

- Etablera order- rutin

- Utveckla order-

rutiner

- Orderhantering

Order

Inköps roll

Element

Dokument

-Förbereda

-kontrakt

-Kompetens inom

förhandling

- Expertis inom kontraktering

Kontrakt

- Säkerställ att rätt

leverantörs väljs

-Förkvalificering

av leverantörer

- Anbudsbegäran

Förslag på

leverantörsval

Samla in

specifikationen

-

Funktionell

specifikation

Tekniska

förändringar

Ta leverantörs

kunskaper till

konstruktions-

-

-

-

-

-

Funktionell

specifikation

Kontroll av

nomer/specar.

Definiera

specifikationen

Leverantörs-

val

Kontrakts-

skrivning Orderläggning

Leverans-

bevakning Utvärdering

Uppföljning

Lista över

förseningar

-Leverantörs-

utvärdering

- Klara ut kontrakts- problem

- Värderingsplan

-Leverantörs-

profiler

-Leverantörs-

värdering

Källa: A.J. Van Weele sid 68

Inköpsprocesser

Taktiskt inköp

Strategiskt inköp

Operativt inköp

Upphandlingsprocesser

Omförhandlingsprocesser

Avropsprocesser

Styrprocess

Utvecklingsprocess

Kategoristyrningsprocess

Leveransprocesser

Betalningsprocesser

Mätprocesser

Långt tidsperspektiv

Medellångt tidsperspektiv

Kort tidsperspektiv

Leverantörsutvecklingsprocesser

Kontraktshanteringsprocesser

Kvalitetssäkringsprocesser

Kontinuerlig mätning

och rapportering

Logistik kontra inköp

Logistik

Från leverantör till kund

Produkter till slutkund

Inkommande och utgående

Koncept och flöden

Aktivitets drivet

Inköp

Från leverantör till kund

Produkter till slutkund

Inkommande

MRO’s

Investeringar

Värde drivet (när optimalt)

Inköparens kontaktmönster Håkansson & Wootz 1978

Kontakt med leverantör som procentuell del av total arbetstid: Kontakt med leverantör 21 % Kontakt internt 45 % Annat arbete (utan kontakt) 34 %

Kommunikation med leverantör

Administrativt utbyte av information

Köpare Säljare

Offertförfrågan

Offert

Beställning

Ordererkännande

Orderändring

Leveransplan - JIT

Faktura

Leveransbesked

Lager rapporter

Pris/artikeldata

Betalning/kontoställning

Kommersiell tvist

Inköps kontaktytor internt

Planering

Logistik

Marknad

Försäljning

Transport /

skeppning

Produktion och lager

Ekonomi

Internleverantörer

Produktutveckling

(viktigt och ofta ett eftersatt)

Kvalitet

Ledningsgrupp

Ny utveckling inom inköp

Hävstångsstrategier för inköp och försörjning

Global sourcing

Leverantörsintegration

Tidig leverantörsinvolvering vid nyproduktutveckling

Ömsesidighetsavtal och motköpsavtal

Företagens sociala ansvar och affärsmässighet

1. Säljarmarknad Köparmarknad 2. Ökande tryck på försäljningspriser och marginaler leder till:

Resultat-

effektivitet/

Ackumulerade

besparingar

Transaktionell

orientering

Kommersiell

orientering

Koordinerat

inköp

Intern

integration

Extern

Integration

Integration av

värdekedjan

Allmännytt-

iga företag

Finansiella

tjänster Läkemedel

Livsmedel och

dryck

Telekommuni-

kation

Detaljhandel

Bilindustri Datorer /PC Konsument-

elektronik

tid

Fokus Betjäna fabriken Sänk kostnader Besparingar genom

synergi Totala ägande-

kostnaderna

Optimering av

försörjnings-

kedjan

Total kund-

tillfredsställelse

TVÄRFUNKTIONELLT FOKUS

DECENTRALISERAT

FUNKTIONELLT FOKUS

CENTRALSTYRT

Bygg

Modell för utveckling av inköp

TRENDS in Procurement

Integration in the company business (Closer to business)

Procurement interacting with top management

Top Mgt – New insights and new demands

Interfere in the supplier markets

Proactive

Value creation

TRENDS in Procurement

Risk Management

CSR incl. “Global Warming”

Supplier development

Global perspective

Logistics integration

Low cost trade/sourcing (Best Cost)

Long AND short term views

Strategic approach

Trender