Kapitel 4Inköp och facilities management (FM)

Program

Roll och betydelse i en FM-miljö De viktigaste framgångsfaktorerna för inköp i en FM-

miljö Vilka åtgärder som kan användas för att förbättra

inköpens resultateffektivitet i en FM-miljö Hur man kategoriserar organisationens tjänster som

lagts ut på kontrakt Vad som krävs för att köpa indirekta produkter och

tjänster

Inköp och facilities management (FM)

Förhållandet mellan inköpskostnader och försäljningsintäkter är relativt låg

Frånvaro av inledande inköpsprocesser (eftersom det inte finns någon fysisk produktions-process)

Inköpsbesparingar har begränsad påverkan på räntabiliteten (avkastningen på tillgångarna)

Ledningen kommer att spendera mest tid på värdeskapande och personrelaterade frågeställningar och aktiviteter, de kommer att anstränga sig lite i stödaktiviteter (inköp)

Inköp och facilities management (FM)Viktigaste utgiftskategorier

Bearbetad från Rietveld, 1995

Hushållsskötsel Energi Catering Städning Trädgårdsskötsel Transporttjänster Säkerhet Sophämtning Kläder Tekniska supportmaterial

Byggnader, installation & infrastruktur Energi Fastigheter Omstrukturering och förnyelse Underhåll Tekniska installationer Säkerhetssystem Kontorsmöbler Väggar Tillfälliga byggnader

Tillfällig arbetskraft Anställning av tillfällig personal Tillfälligt anställda chefer IT-programmerare, analytiker och programchefer

Tjänster Transporttjänster Bilar och transportfordon Resor Logi Praktik och utbildning Uppsökning & rekryteringstjänster Marknadsundersökningar Marknadsföring och reklam Media Events Factoring Professionella tjänster

IT och telematik Hård- och mjukvara Servrar Datorer Kringutrustning Kommunikationsnätverk Telefonväxlar Infrastruktur IT-projekt Outsourcing Informationstjänster

Kontorsmaterial och utskrifter Kopiering Kontorsutrustning Kontorsmaterial Papper Emballage Utskrifter Representation Böcker och prenumerationer

Inköp och facilities management (FM)

Tjänstesektorn håller på att förändras från en traditionell och lokal marknad till en international marknad. Som ett resultat av detta strävar tjänsteleverantörer mot att förbättra sina tjänster till slutkunden och samtidigt reducera sina verksamhetskostnader.

Ökad outsourcing av supporttjänster Integrering av supporttjänster i en FM-organisation Ökad verksamhetsskala

Effektiva FM-inköp

1. Leveransprecision

• Rättidighet

• Rätt kvantitet

2. Rätt kvalitet

3. Snabba svarstider

4. och återkoppling

4. Hög tillgänglighet

1. Lågt pris

2. Bra avtal

3. Objektiva

leverantörsval

Som det uppfattas av interna avdelningar

Som det uppfattas av inköpsavdelningen

Förväntningar med avseende på inköp är inte alltid på samma nivå

Effektiva FM-inköp

Avdelning A Avdelning B Avdelning C Totalt värde

Datorhårdvara

Datortillbehör

Kontorsutrustning

Tillfälliga anställningar

Service

Total volym

Matris för kundens produktgrupper

a) Total inköpsvolymb) Inköpsutgifterc) Inköpens marknadsandeld) Förväntad volym

Förbättra kundfokus (1)

1. Analysera och dokumentera interna kunder och produktkategorier: Fastställ total inköpsspend per avdelning Fastställ vilken hur stor andel som går via inköpsavdelningen

2. Bedöm intern kundnöjdhet: Ta reda på vilka flaskhalsar som finns i relationerna.

3. Sätt upp mål (detaljerad handlingsplan): Inom vilka kund- och produktkategorikombinationer kan inköps-

avdelningen stärka sin position, dvs intern marknadsandel? Åtgärder som krävs för att detta ska hända? Vilka resultat kan förväntas av dessa åtgärder?

4. Tvärfunktionella inköpsteam och organisationsstruktur: Team med specialister användarnas avdelningar bör

bildas för att utveckla särskilda sourcingplaner.

5. Utveckla inköpsstragier: Använd inköpsportföljen Detaljera handlingsplan per inköpskategori

6. Införande: Noggrann övervakning av resultat i form av:

Genererade besparingar Kundnöjdhet Administrativ ledtid

Förbättra kundfokus (2)

Effektiva inköp i FM-miljö

Olika metoder för en optimal struktur Fokus på den interna kunden Produktfokuserad orientering (oftast använd) Leverantörsfokuserad orientering

Hur kan ett effektivt fokus på den interna kunden åstadkommas i kombination med kunskaper om produkter och marknader?

Gör den interna kunden ansvarig för att gå igenom inköpsprocessen

Lös interna kommunikationsproblem genom att utse kundansvariga på inköpsavdelningen, vilka är ansvariga för specifika kunder

Köpa indirekta varor och tjänsterIndirekta varor och tjänster som inte hör till företagets primära processer. Urskiljning beroende på destination:

Köpande av allmänna varor och tjänsterKöpande av investeringsvarorKöpande av handelsvaror

Urskiljning beroende på egenskaper:IT, marknadsföring och kommunikation, professionella tjänster, förvaltning av humankapital, FM, transport och logistik, tekniskt underhåll

Köpa indirekta varor och tjänster

Spend på indirekta varor är ibland högre än spend på direkta varor och tjänster:

Outsourcing av processer Medel 50:50 Indirekta köp använder ofta en stor leverantörsbas

Förslag till kostnadsbesparingar: Minskande av antalet leverantörer Införande av kategoristyrt inköp Analysera användarmönster ‘feber vid slutet av året’ Produktstandardisering Minskande av leverantörsbasen Översyn av befintliga avtal Minska transaktionskostnader Outsourca småinköp och småkontrakt

Nedbrytning av inköpsspenden

Nedbrytning av leverantörsbasen för icke produktionsrelaterade inköp

Ant

al le

vera

ntör

erM

AR

KN

AD

SFÖ

RIN

G

FAS

TIG

HE

TER

UTR

US

TNIN

G F

ÖR

AN

STÄ

LLD

A

KO

NS

ULT

ERIT

OK

ÄN

T

KO

NTO

RS

MA

TER

IAL

FoU

DIV

ER

SE

TRY

CK

SA

KE

RB

EM

AN

NIN

GC

ATE

RIN

GR

EK

RY

TER

ING

BIL

LEA

SIN

G

TELE

KO

MM

UN

IKA

TIO

NE

R

AV

FALL

SH

AN

TER

ING

ME

DLE

MS

KA

PP

OS

TTJÄ

NS

TER

AR

BE

TSK

LÄD

ER

INFO

RM

ATI

ON

FÖR

ETA

GS

ÄG

DA

BIL

AR

RE

SE

BY

RÅ

ER

PA

TEN

TBY

RÅ

ER

BA

NK

TJÄ

NS

TER

635

422

213154

148132

126 11292 86 78 68 54 48 43 39 35 28 25 21 18 14 10 7

Slutsatser

Tjänsteföretag representerar en växande andel av den ekonomiska aktiviteten i de flesta europeiska länder.

Att utveckla en professionell inköpsmetod för tjänsteproducerande organisationer är långt ifrån en enkel sak

För att uppnå resultateffektivitet bör inköpare främsta vara serviceinriktade snarare än kostnadsinriktade.

Varor och tjänster för FM är del av indirekta köp.