VADEMECUM GLI ADEMPIMENTI DELLO STUDIO ... 1 VADEMECUM GLI ADEMPIMENTI DELLO STUDIO LEGALE Questo vademecum

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    VADEMECUM

    GLI ADEMPIMENTI DELLO STUDIO LEGALE

    Questo vademecum non ha la presunzione di essere una esaustiva ed approfondita trattazione di tutti gli adempimenti connessi all’attività dell’avvocato.

    Confidiamo possa essere una prima ricognizione utile ai giovani Colleghi che iniziano l’attività e uno strumento per una verifica degli adempimenti di uno studio legale già avviato.

    E’ stato incluso un capitolo sulla certificazione di qualità degli studi che pur non essendo un obbligo può essere un’opportunità per un migliore funzionamento ed organizzazione dello studio legale; ed è stata l’occasione per inserire in questo vademecum due schede operative da utilizzare nel momento in cui si accetta un incarico professionale ovvero per la verifica degli adempimenti nella redazione degli atti giudiziari.

    Vi saremo grati se vorrete segnalarci errori o inesattezze e se vorrete aiutarci a tenerlo sempre aggiornato segnalandoci le novità.

    Ringraziamo gli avv.ti Giulia Ferrarese, Andrea Pasqualin, Carla Secchieri ed Antonio Rosa ed il dr. Andrea Tauber di Verona che hanno contribuito alla redazione del vademecum.

    Con questo spirito l’abbiamo redatto e lo diffondiamo tra i nostri Colleghi; con la speranza di aver fatto un lavoro utile, lo mettiamo a disposizione degli altri Ordini e delle Associazioni forensi.

    gli Ordini aderenti all’Unione Triveneta dei Consigli dell’Ordine degli Avvocati

    INDICE Gli obblighi in materia di sicurezza, pag. 2 Gli obblighi per l’antiriciclaggio, pag. 7 La posta elettronica certificata, pag. 14 Il trattamento dati personali, pag. 16

    La notificazione in proprio, adempimenti, pag. 20 L’esercizio della professione, adempimenti fiscali, gli obblighi previdenziali, pag.22 La certificazione di qualità, pag. 29

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    GLI OBBLIGHI IN MATERIA DI SICUREZZA DLGS 81/2008 COME MODIFICATO DAL DLGS 106/2009

    L’Avvocato è destinatario come Datore di lavoro degli obblighi previsti dal nuovo Testo Unico per la sicurezza quando, nel proprio organico, è presente anche un solo Lavoratore. Ai sensi del testo Unico (D.Lgs. 81/2008), si intende come lavoratore una persona che, indipendentemente dalla tipologia contrattuale, (dipendente a tempo determinato e/o indeterminato, contratto a progetto, volontario, tirocinante, contratto a partecipazione, ecc) svolga un’attività lavorativa nell’ambito dell’organizzazione di un datore di lavoro, pubblico o privato. In forza della definizione contenuta nell’art. 2 anche i praticanti sono considerati lavoratori; restano invece esclusi eventuali avvocati “collaboratori”, se sono titolari di propria Partita Iva, in quanto sono lavoratori autonomi.

    GLI OBBLIGHI

    Sono elencati dall’art 18 del Dlgs 81/2008 come modificato dal Dlgs 106/2009: a) nominare il medico competente per l'effettuazione della sorveglianza sanitaria nei casi previsti. b) designare preventivamente i lavoratori incaricati dell'attuazione delle misure di prevenzione incendi e lotta antincendio, di evacuazione dei luoghi di lavoro in caso di pericolo grave e immediato, di salvataggio, di primo soccorso e, comunque, di gestione dell'emergenza; c) nell'affidare i compiti ai lavoratori, tenere conto delle capacità e delle condizioni degli stessi in rapporto alla loro salute e alla sicurezza; d) fornire ai lavoratori i necessari e idonei dispositivi di protezione individuale, sentito il responsabile del servizio di prevenzione e protezione e il medico competente, ove presente; e) prendere le misure appropriate affinché soltanto i lavoratori che hanno ricevuto adeguate istruzioni e specifico addestramento accedano alle zone che li espongono ad un rischio grave e specifico; f) richiedere l'osservanza da parte dei singoli lavoratori delle norme vigenti, nonché delle disposizioni aziendali in materia di sicurezza e di igiene del lavoro e di uso dei mezzi di protezione collettivi e dei dispositivi di protezione individuali messi a loro disposizione; g) inviare i lavoratori alla visita medica entro le scadenze previste dal programma di sorveglianza sanitaria e richiedere al medico competente l’ osservanza degli obblighi previsti a suo carico nel presente decreto ; g-bis) nei casi di dipendenti soggetti a sorveglianza sanitaria di cui all'articolo 41, comunicare tempestivamente al medico competente la cessazione del rapporto di lavoro; h) adottare le misure per il controllo delle situazioni di rischio in caso di emergenza e dare istruzioni affinché i lavoratori, in caso di pericolo grave, immediato ed inevitabile, abbandonino il posto di lavoro o la zona pericolosa; i) informare il più presto possibile i lavoratori esposti al rischio di un pericolo grave e immediato circa il rischio stesso e le disposizioni prese o da prendere in materia di protezione; l) adempiere gli obblighi d’informazione, formazione e addestramento (articoli 36 e 37 Dlgs 81/2008); m) astenersi, salvo eccezione debitamente motivata da esigenze di tutela della salute e sicurezza, dal richiedere ai lavoratori di riprendere la loro attività in una situazione di lavoro in cui persiste un pericolo grave e immediato; n) consentire ai lavoratori di verificare, mediante il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, l'applicazione delle misure di sicurezza e di protezione della salute; o) consegnare tempestivamente al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, su richiesta di questi e per l'espletamento della sua funzione, copia del documento di valutazione dei rischi; p) omissis;

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    q) prendere appropriati provvedimenti per evitare che le misure tecniche adottate possano causare rischi per la salute della popolazione o deteriorare l'ambiente esterno verificando periodicamente la perdurante assenza di rischio; r) comunicare in via telematica all'INAIL e all'IPSEMA, entro 48 ore dalla ricezione del certificato medico, a fini statistici e informativi, i dati e le informazioni relativi agli infortuni sul lavoro che comportino l’assenza dal lavoro di almeno un giorno, escluso quello dell'evento e, a fini assicurativi, quelli relativi agli infortuni sul lavoro che comportino un’assenza dal lavoro superiore a tre giorni; s) consultare il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza in ordine alla valutazione dei rischi, alla individuazione, programmazione, realizzazione e verifica della prevenzione; nonché consultarlo sulla designazione del responsabile e degli addetti al servizio di prevenzione, alla attività di prevenzione incendi, al primo soccorso, alla evacuazione dei luoghi di lavoro e del medico competente ed in merito all'organizzazione della formazione t) adottare le misure necessarie ai fini della prevenzione incendi e dell'evacuazione dei luoghi di lavoro, nonché per il caso di pericolo grave e immediato. Tali misure devono essere adeguate alla natura dell'attività', alle dimensioni dell'azienda o dell'unita' produttiva, e al numero delle persone presenti; u) omissis ; v) nelle unità produttive con più di 15 lavoratori, convocare la riunione periodica annuale sulla prevenzione e protezione dai rischi; z) aggiornare le misure di prevenzione in relazione ai mutamenti organizzativi che hanno rilevanza ai fini della salute e sicurezza del lavoro, o in relazione al grado di evoluzione della tecnica della prevenzione e della protezione; aa) comunicare in via telematica all'INAIL e all'IPSEMA in caso di nuova elezione o designazione, i nominativi dei rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza; in fase di prima applicazione l’obbligo riguarda i nominativi dei rappresentanti dei lavoratori già eletti o designati; bb) vigilare affinché i lavoratori per i quali vige l'obbligo di sorveglianza sanitaria non siano adibiti alla mansione lavorativa specifica senza il prescritto giudizio di idoneità. cc) Inoltre il datore di lavoro fornisce al servizio di prevenzione e protezione ed al medico competente informazioni sulla: a) la natura dei rischi; b) l'organizzazione del lavoro, la programmazione e l'attuazione delle misure preventive e protettive; c) la descrizione degli impianti; d) i dati relativi agli infortuni sul lavoro e quelli relativi alle malattie professionali; e) i provvedimenti adottati dagli organi di vigilanza. dd) Il datore di lavoro è tenuti altresì a vigilare in ordine all'adempimento degli obblighi facenti capo al lavoratore, fornitori, installatori medico competente, ferma restando l’esclusiva responsabilità dei soggetti obbligati qualora la mancata attuazione dei predetti obblighi sia addebitabile unicamente agli stessi e non sia riscontrabile un difetto di vigilanza del datore di lavoro e dei dirigenti

    LE MISURE GENERALI DI TUTELA DELLA SALUTE E DELLA SICUREZZA DEI LAVORATORI NEI LUOGHI DI LAVORO

    sono: a) la valutazione di tutti i rischi per la salute e sicurezza; b) la programmazione della prevenzione; c) l'eliminazione dei rischi e, ove ciò non sia possibile, la loro riduzione al minimo in relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnico; d) il rispetto dei principi ergonomici nell'organizzazione del lavoro, nella concezione dei posti di lavoro, nella scelta delle attrezzature e nella definizione dei metodi di lavoro, in particolare al fine di ridurre gli effetti sulla salute del lavoro monotono e di quello ripetitivo; e) la riduzione dei rischi alla fonte; f) la sostituzione di ciò che è pericoloso con ciò che non lo è, o è meno pericoloso;

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    g) la limitazione al minimo del numero dei lavoratori che sono, o che possono essere, esposti al rischio; h) l'utilizzo limitato degli agenti chimici, fisici e biologici sui luoghi di lav