Mata Kuliah : Sistem Informasi Manajemen

Dosen : Dr. Ir.Arif Imam Suroso, M.Sc (CS)

TUGAS INDIVIDU

UJIAN TENGAH TRIWULAN

CHAPER 11 CASE 4

BLUE CROSS AND BLUE SHIELD, AND OTHERS: UNDERSTANDING THE

SCIENCE BEHIND CHANGE

Disusun Oleh:

RIRIN PRILIA

P056111361.47

MAGISTER MANAJEMEN DAN BISNIS

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

2012

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ............................................................................................................ i

DAFTAR GAMBAR .............................................................................................. ii

DAFTAR TABEL ................................................................................................... ii

BAB I PENDAHULUAN .................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang .................................................................................... 1

1.2 Tujuan Penulisan ................................................................................. 2

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................ 3

2.1 Peranan Teknologi Informasi dalam Bisnis ........................................ 3

2.2 Pengembangan Teknologi Informasi dalam Bisnis ............................ 5

2.3 Implementasi Sistem Bisnis ................................................................ 8

2.4 Manajemen Perubahan ........................................................................ 9

BAB III PEMBAHASAN ..................................................................................... 12

3.1 Studi Kasus ....................................................................................... 12

3.2 Real World Activity ........................................................................... 17

BAB III PENUTUP .............................................................................................. 21

4.1 Kesimpulan ....................................................................................... 21

4.2 Saran ................................................................................................. 21

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................... 22

DAFTAR GAMBAR

Nomor Halaman

1. Siklus Pengembangan Sistem Informasi ................................................ 5

2. Gambaran Umum Proses Implementasi ................................................. 8

3. Hambatan terhadap Sistem Manajemen Perubahan ............................... 10

4. Logo PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk ............................................ 17

5. Logo PT SMART ................................................................................... 19

DAFTAR LAMPIRAN

Nomor Halaman

1. Manfaat berwujud sistem informasi dan contohnya .............................. 28

2. Manfaat tidak berwujud sistem informasi dan contohnya ..................... 29

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dunia teknologi informasi merupakan dunia yang sangat dinamis, perubahan

demi perubahan dalam teknologi informasi selalu terjadi, tidak hanya dalam hitungan

tahun tetapi bahkan dalam hitungan bulan atau minggu. Perkembangan teknologi

informasi yang sedemikian cepatnya telah membawa dunia memasuki suatu era yang

lebih cepat dari yang pernah dibayangkan sebelumnya.

Sejalan dengan perubahan yang terjadi pada perkembangan teknologi

informasi, dunia bisnis pun dituntut untuk selaras dengan perubahan teknologi

informasi tersebut. Tidak perlu diragukan lagi bahwa penerapan teknologi informasi

dalam dunia bisnis juga merupakan hal penting yang dapat menunjang perkembangan

dan kemajuan usaha. Perusahaan yang tidak menerapkan teknologi informasi, bisa

dipastikan akan tertinggal jauh dari perusahaan lain. Saat ini, arus informasi sudah

memegang peranan penting dibandingkan arus barang. Sehebat dan sebesar apapun

seorang pebisnis memonopoli arus barang, hal itu tidak akan banyak berarti jika

perusahaan tersebut tidak memiliki sistem informasi yang akurat, terkini, mudah

diakses, dan terkendali dalam menguasai distribusinya.

Perkembangan teknologi inilah yang mendorong terjadinya perubahan dalam

suatu organisasi. Perubahan dalam penggunaan sebuah aplikasi akan mendorong pada

perubahan lainnya, seperti perubahan system operating procedure (SOP), kualitas dan

kuantitas tenaga kerja, kecepatan dan keakuratan data, data input yang dibutuhkan,

jenis output yang dihasilkan, dan lain-lain. Namun demikian, tidak semua orang dapat

menerima setiap perubahan organisasi dengan sangat mudah. Seperti yang terjadi

pada Blue Cross dan Blue Shield dari Kansas City yang merupakan perusahaan yang

bergerak dibidang asuransi. Kevin Sparks, Wakil presiden dan CIO (Chief

Information Officer) Blue Cross dan Blue Shield, mengalami kesulitan untuk

mendapatkan pegawai yang dapat menerima perubahan yang terjadi pada perusahaan

tersebut. Dalam hal ini, Kevin Spark berencana melakukan perubahan dengan

menerapkan software monitoring otomatis dengan kontrol yang terpusat. Dengan

menerapkan aplikasi ini diharapkan perusahaan dapat menangani masalah dengan

lebih akurat dan lebih efisien. Namun kenyataannya, Kevin Sparks mengalami

kesulitan dalam meyakinkan para pegawainya untuk dapat menerima perubahan

dikarenakan adanya resistensi dari para pegawainya. Untuk menangani hal tersebut,

akhirnya Kevin Spark mencari solusi dengan cara melakukan kerja sama dengan

pihak luar (outsourcing) untuk melakukan perubahan yang mendasar terhadap

aplikasi bisnis perusahan dan pengembangannya serta untuk memberikan pelatihan

kepada para pegawai agar dapat menggunakan aplikasi tersebut agar dapat digunakan

dengan baik.

Ilmu pengetahuan tentunya memegang peranan penting agar proses perubahan

yang terjadi dalam suatu organisasi dapat berjalan secara sempurna dan sesuai dengan

rencana. Dengan adanya ilmu pengetahuan diharapkan semua perubahan yang terjadi

dapat disikapi dengan tepat, baik dari sisi aplikasi apa yang digunakan, persiapan

sumber daya manusia yang berkualitas, perencanan biaya, perencanaan proses

konversi dari aplikasi yang lama ke aplikasi yang baru, dan juga umpan balik atas

penerapan perubahan tersebut. Pengetahuan telah menjadi sesuatu yang sangat

menentukan, oleh karena itu pemanfaatannya perlu dikelola dengan baik dalam

rangka peningkatan kinerja perusahaan. Hal ini dilakukan sebagai salah satu upaya

yang strategis dalam menghadapi persaingan yang semakin ketat.

1.2 Tujuan Penulisan

Tujuan penulisan makalah ini adalah:

1. Untuk mengetahui langkah-langkah yang diambil para CIO dalam melaksanakan

perubahan aplikasi e-business/teknologi informasi

2. Untuk mengetahui cara-cara yang dilakukan oleh para CIO dalam menghadapi

akibat dari perubahan manajemen, terutama yang disebabkan oleh adanya

resistensi para pegawai

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Peranan Teknologi Informasi dalam Bisnis

Saat ini penerapan teknologi informasi diperlukan dalam dunia bisnis sebagai

alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan. Pembangunan Teknologi

Informasi Perusahaan dilakukan secara bertahap sebelum sebuah sistem secara

menyeluruh selesai dibangun, hal tersebut disesuaikan dengan kekuatan sumber daya

yang dimiliki. Dalam penerapannya rencana strategis, teknologi Informasi senantiasa

diselaraskan dengan Rencana Perusahaan, agar setiap penerapan Teknologi Informasi

dapat memberikan nilai bagi Perusahaan. Penerapan dari teknologi Informasi dalam

dunia bisnis antara lain meliputi sektor perbankan, asuransi, pendidikan, dan

kesehatan.

Penerapan teknologi Informasi juga banyak digunakan para usahawan.

Kebutuhan efisiensi waktu dan biaya menyebabkan setiap pelaku usaha merasa perlu

menerapkan teknologi informasi dalam lingkungan kerja. Penerapan teknologi

Informasi menyebabkan perubahan pada kebiasaan kerja, misalnya pada penerapan

Enterprice Resource Planning (ERP). ERP merupakan suatu paket piranti lunak

(software) yang dapat memenuhi kebutuhan suatu perusahaan dalam

mengintegrasikan keseluruhan aktivitasnya, sehingga bisnis dapat berjalan dengan

tingkat pelayanan pelanggan dan produktifitas yang tinggi, biaya dan inventory yang

lebih rendah serta menyediakan dasar dalam pelaksanaan e-commerce yang efektif.

Manfaat penggunaan teknologi informasi di perusahaan antara lain:

1. Proses yang sebelumnya manual menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya

untuk tenaga kerjanya, biaya untuk kertas, alat tulis, dll.

2. Waktu mengerjakan yang lebih cepat dengan adanya teknologi informasi karena

pengunaan teknologi informasi akan memperpendek rantai birokrasi, yang

tadinya selesai dalam 1 minggu dengan teknologi informasi hanya butuh waktu 1

hari.

3. Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan teknologi informasi

informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat. Hal ini tentu saja akan

menjadikan perusahaan lebih kompetitif, sebab pengambilan keutusan yang

lambat akan membuat perusahaan kehilangan right implementation timing.

4. Penghematan biaya promosi dan pemasaran. Teknologi informasi

memungkinkan perusahaan untuk promosi lewat website dengan biaya sangat

murah. Konsumen juga dapat melihat profil perusahaan serta informasi-informasi

umum dari perusahaan dimana pun dan kapan pun.

5. Sistem informasi terintegrasi disemua lini perusahaan, sehingga terjadi

peningkatan kinerja. Pihak manajemen dengan cepat dapat mengetahui kondisi

perusahaannya tanpa harus berkunjung ke kantor cabang yang jauh dan memakan

biaya transportasi.

Secara umum, sistem informasi mempunyai beberapa peranan dalam

perusahaan, diantaranya sebagai berikut:

1. Minimize risk

Setiap bisnis memiliki risiko, terutama berkaitan dengan faktor-faktor keuangan.

Pada umumnya risiko berasal dari ketidakpastian dalam berbagai hal dan aspek-

aspek eksternal lain yang berada diluar kontrol perusahaan. Saat ini berbagai jenis

aplikasi telah tersedia untuk mengurangi risiko-risiko yang kerap dihadapi oleh

bisnis seperti forecasting, financial advisory, planning expert dan lain-lain.

Kehadiran teknologi informasi selain harus mampu membantu perusahaan

mengurangi risiko bisnis yang ada, perlu pula menjadi sarana untuk membantu

manajemen dalam mengelola risiko yang dihadapi.

2. Reduce costs

Peranan teknologi informasi sebagai katalisator dalam berbagai usaha

pengurangan biaya-biaya operasional perusahaan pada akhirnya akan berpengaruh

terhadap profitabilitas perusahaan. Sehubungan dengan hal tersebut biasanya ada

empat cara yang ditawarkan teknologi informasi untuk mengurangi biaya-biaya

kegiatan operasional yaitu eleminasi proses, simplifikasi proses, integrasi proses,

dan otomatisasi proses.

3. Add Value

Peranan selanjutnya dari teknologi informasi adalah untuk menciptakan value

bagi pelanggan perusahaan. Tujuan akhir dari penciptaan value tidak sekedar

untuk memuaskan pelanggan, tetapi lebih jauh lagi untuk menciptakan loyalitas

sehingga pelanggan tersebut bersedia selalu menjadi konsumennya untuk jangka

panjang.

4. Create new realities

Perkembangan teknologi informasi terakhir yang ditandai dengan pesatnya

teknologi internet telah mampu menciptakan suatu arena bersaing baru bagi

perusahaan, yaitu di dunia maya. Berbagai konsep e-business seperti e-

commerce, e-procurement, e-customer, e-loyalty, dan lain sebagainya, pada

dasarnya merupakan cara pandang baru dalam menanggapi mekanisme bisnis di

era globalisasi informasi.

Dengan semakin berkembangnya peranan teknologi informasi dalam dunia

bisnis, maka menuntut manajemen untuk menghasilkan sistem informasi yang layak

dan mendukung kegiatan bisnis. Untuk itu, dituntut sebuah perubahan dalam bidang

manajemen sistem informasi/teknologi informasi. Tahapan dalam pengembangan

teknologi informasi pun perlu diperhatikan agar tujuan perusahaan dapat tercapai.

Adanya perubahan penerapan teknologi informasi itu pun tak pelak dari timbulnya

masalah, diantaranya masalah biaya, masalah resistensi pemakai akhir, dan lain-lain.

2.2 Pengembangan Teknologi Informasi dalam Bisnis

E-business merupakan penggunaan internet dan jaringan serta teknologi

informasi lainnya untuk mendukung e-commerce, komunikasi, dan kerja sama

perusahaan, dan berbagai proses yang dijalankan melalui web, baik dalam jaringan

perusahaan maupun dalam para pelanggan dan mitra bisnisnya.

Saat ini, banyak perusahaan yang menggunakan e-business untuk

mengembangkan sistem lintas fungsi perusahaan terintegrasi, yang melintasi berbagai

batas fungsi tradisional bisnis agar dapat merekayasa ulang dan meningkatkan proses

bisnis yang penting disemua lintas fungsi perusahaan. Perusahaan-perusahaan

tersebut melihat sistem perusahaan lintas fungsi sebagai cara strategis uuntuk

menggunakan teknologi informasi dan meningkatkan efisisensi serta efektivitas

proses bisnis, dan mengembangkan hubungan strategis dengan para pelanggan,

pemasok, dan mitra bisnis.

Banyak perusahaan yang telah berpindah dari sistem warisan berbasis

mainframe ke aplikasi klien/server lintas fungsi. Hal ini biasanya melibatkan

pemasangan software enterprise resources planning (ERP), manajemen rantai

pasokan, atau manajemen hubungan pelanggan dari SAP, PeopleSoft, Oracle, dan

perusahaan lainnya. Sebagai ganti untuk berfokus pada kebutuhan pemrosesan

informsi dari berbagai fungsi bisnis, software perusahaan semacam ini berfokus

untuk mendukung berbagai kelompok proses bisnis terintegrasi yang terlibat dalam

opersional bisnis.

Pengembangan aplikasi (application development) merupakan pendekatan

sistem yang digunakan untuk meneyelesaikan masalah yang diterapkan untuk

pengembangan sistem informasi (information system development) terhadap masalah

bisnis yang dapat memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan, karyawan, pihak-pihak

lain yang berkepentingan terhadap perusahaan (stakeholder).

Penggunaan pendekatan sistem untuk mengembangkan solusi sistem

informasi dapat dipandang sebagai sebuah proses multi langkah yang disebut siklus

pengembangan sistem informasi (information system development cycle). Hal-hal

yang terjadi pada setiap langkah dari proses ini, mencakup (1) investigasi, (2)

analisis, (3) desain, (4) implementasi, dan (5) pemeliharaan.

Gambar 1. Siklus Pengembangan Sistem Informasi

Manfaat dari sistem informasi yang baru meliputi manfaat berwujud dan manfaat

tidak berwujud.

Tabel 1. Manfaat Berwujud Sistem Informasi dan Contohnya

Manfaat Berwujud Contoh

• Peningkatan penjualan dan lama

• Pengurangan biaya pemrosesan

informasi

• Pengurangan biaya operasional

• Pengurangan investasi yang

dibutuhkan

• Peningkatan efisiensi operasional

• Pengembangan produk berbasis

TI

• Penghapusan dokumen yang tidak

perlu

• Pengurangan biaya penyimpanam

persediaan

• Pengurangan investasi yang

dibutuhkan untuk pesediaan

• lebih sedikit barang yang cacat,

terbuang, dan waku menganggur

Pahami Masalah Data

atau Peluang Bisnis

Kembangkan Solusi

Sistem Informasi

Implementasikan Solusi

Sistem Informasi

Tabel 2. Manfaat Tidak Berwujud Sistem Informasi dan Contohnya

Manfaat Tidak Berwujud Contoh

Perbaikan ketersediaan informasi

Perbaikan kemampuan analisis

Perbaikan layanan pelanggan

Perbaikan moral karyawan

Perbaikan pengambilan keputusan

manajemen

Perbaikan posisi kompetitif

Perbaikan citra bisnis

Informasi lebih akurat dan tepat

waktu

Data lebih lengkap

Tanggapan layanan yang lebih

tepat waktu

Penghapusan tugas kerja yang

merepotkan

Analisis keputusan dan informasi

yang lebih baik

2.3 Implementasi Sistem Bisnis

Secanggih apapun sistem baru yang telah dirancang, tentunya akan percuma

jika hanya berupa it strategis yang amat handal tanpa adanya implementasi. Sistem

informasi yang telah dirancang tersebut harus diimplementasikan sebagai sebuah

sistem kerja dan dipelihara agar dapat berjalan dengan baik. Implementasi dapat

menjadi sebuah proses yang sulit dan memerlukan banyak waktu. Namun demikian,

proses implemetasi merupakan salah satu proses vital dalam memastikan kesuksesan

sebuah sistem yang baru dikembangkan.

Gambar 2. Gambaran Umum Proses Implementasi

2.4 Manajemen Perubahan

Implementsi strategi bisnis/teknologi informasi yang baru memerlukan suatu

pengelolaan tersendiri atas pengaruh perubahan tersebut pada organisasi yang

mencakup, proses bisnis, struktur organisasi, peran manejerial, penugasan kerja

karyawan, dn hubungan dianatara pemilik kepentingan yang muncul dari penyebaran

sistem informasi bisnis yang baru. Apapun perubahan dalam sebuah organisasi yang

dilakukan oleh manjemen pasti ada resistensi dari orang-orang yang mengalaminya,

misalnya perubahan atas implementasi teknologi baru dapat membuat para karyawan

ketakutan dan resisten terhadap perubahan tersebut.

Terdapat bermacam-macam alasan yang mendasari seseorang menjadi resisten

terhadap adanya perubahan, diantaranya yaitu kebiasaan, rasa aman, faktor ekonomi,

ketidakpastian, dan persepsi. Kebiasaan dilakukan karena merasa nyaman dan

menyenangkan, jika perubahan berpengaruh besar terhadap pola kehidupan, maka

akan muncul mekanisme diri berupa penolakan. Jika kondisi saat ini memberi rasa

aman (nyaman) dan kita membutuhkan rasa aman yang relatif tinggi, maka potensi

menolak perubahan pun besar. Perubahan memberikan ketidakpastian dan ketakutan

akan sesuatu yang tidak diketahui karena sebagian besar perubahan tidak mudah

diprediksi hasilnya. Kondisi sekarang sudah pasti, sedangkan kondisi nanti setelah

perubahan belum pasti. Maka orang akan cenderung memilih kondisi sekarang dan

menolak perubahan.

Salah satu cara untuk menyelesaikan masalah resistensi pemakai akhir (end

user resistence) terhadap implementasi teknologi informasi yang baru adalah

pendidikan dan pelatihan yang memadai. Bahkan, yang lebih penting lagi adalah

keterlibatan pemakai akhir (end user involvement) dalam perubahan organisasi, dan

dalam pengembngan sistem informasi yang baru. Organisasi memiliki berbagai

strategi untuk membantu mengelola perubahan bisnis, dan satu persyaratan dasarnya

adalah keterlibatan dan komitmen manajemen puncak dan semua pihak yang

berkepentingan dengan perusahaan yang dipengaruhi oleh aplikasi bisnis yang baru.

Partisipasi pemakai akhir secara langsung dalam perencanaan bisnis dan

proyek pengembangan aplikasi sebelum sistem yang baru diimplementasikan

memiliki peran penting dalam mengurangi potensi resistensi pemakai akhir. Oleh

karena itu, pemakai akhir biasanya adalah anggota tim pengembangan sistem atau

melakukan pekerjaan pengembangan bagian mereka sendiri. Keterlibatan tersebut

akan membuat para pemakai akhir merasa memiliki sistem tersebut dan merasa

bahwa desainnya memenuhi kebutuhan mereka. Sistem yang cenderung membuat

pemakai akhir merasa frustasi dan tidak nyaman tidak dapat menjadi sistem yang

efektif, meskipun secara teknis sistem tersebut sangat elegan dan efisien dalam

memproses data.

Gambar 3. Hambatan Terhadap Sistem Manajemen Perubahan

Orang merupakan fokus utama dari manajemen perubahan (change

management) organisasi. Hal ini mencakup aktifitas sperti pengembangan cara yang

inovatif untuk mengukur, memotivasi, dan memberi penghargaan atas kinerja yang

telah dilakukan. Manajemen perubahan juga melibatkan analisis dan definisi semua

perubahan yang dihadapi oleh organisasi, dan pengembangan program untuk

mengurangi risiko dan biaya, serta memaksimalkan manfaat perubahan. Misalnya,

implementasi aplikasi bisnis baru seperti manajemen hubungan pelanggan (CRM)

dapat melibatkan pengembangan rencana aksi perubahan (change action plan),

penugasan manajer tertentu sebagai sponsor perubahan (change sponsor),

pengembangan tim perubahan (change teams) karyawan, dan mendorong komunikasi

terbuka, dan tangapan mengenai perubahan organisasi. Beberapa teknik utama yang

direkomendasikan oleh para ahli perubahan adalah sebagai berikut:

a. libatkan orang sebanyak mungkin dalam perencanaan bisnis/teknologi informasi

dan pengembangan aplikasi

b. Buat perubahan konstan menjadi bagian yang diharapkan dari budaya

c. Beritahukan ke setiap orang sebanyak mungkin mengenai segala sesuatu sesering

mungkin, sebaiknya secara pribadi

d. Berikan insentif keuangan dan pengakuan

e. Bekerjalah dalam budaya perusahaan, bukan disekitarnya

BAB III PEMBAHASAN

3.1 Studi Kasus

1. Meskipun proposal perubahan yang sangat rinci dapat mencegah orang-orang

untuk membuat koneksi sendiri, seperti yang dibahas dalam kasus ini, tetap ada

kemungkinan pemimpin mempertimbangkan proposal tersebut untuk tidak

diselesaikan. Bagaimana Anda menyeimbangkan kedua perhatian tersebut?

Petunjuk apa yang akan anda digunakan untuk memastikan bahwa orang-orang

tidak akan menyimpang terlalu jauh dari arah yang telah ditetapkan?

Jawaban:

Saat ini, tidak diragukan lagi bahwa teknologi informasi merupakan hal

yang sangat penting untuk menunjang perkembangan sebuah perusahaan.

Penerapan teknologi informasi sangat diperlukan sebagai alat bantu dalam upaya

memenangkan persaingan dan agar tetap bertahan ditengah persaingan yang

semakin ketat. Oleh karena itu, perubahan demi perubahan dalam organisasi pun

tak elak lagi dapat dihindarkan. Dalam penerapannya, perubahan penggunaan

teknologi informasi yang lebih baik dilakukan dengan melakukan rencana

strategis teknologi informasi. Rencana strategis ini senantiasa diselaraskan dengan

rencana perusahaan, sehingga penerapan teknologi informasi ini dalam

memberikan nilai bagi perusahaan. Rencana strategis juga mempertimbangkan

visi dan misi sebuah perusahaan. Dalam kasus Blue Cross dan Blue Shield, para

staff di perusahaan tersebut cenderung menolak dalam penggunaan aplikasi baru,

mereka pun tidak menghadiri setiap rapat penting dalam rangka pembahasan

rencana perubahan strategis untuk penggunaan aplikasi yang baru pada

perusahaan.

Penyusunan proposal yang sangat rinci dapat mencegah orang-orang

untuk membuat koneksi sendiri. Akan tetepi, karena banyaknya penolakan yang

dilakukan oleh sebagian besar staff perusahaaan tersebut, akhirnya pimpinan

mempertimbangkan agar proposal tersebut tidak diselesaikan. Namun demikian,

sebelum terjadinya kegagalan perusahaan untuk kalah bersaing dengan

perusahaan lain, perusahaan tersebut mensiasati rencana perubahan strategis

tersebut dengan melibatkan pihak luar (konsultan) untuk diajak berdiskusi tentang

program infrastruktur teknologi informasi (ITIL/Information technology

infrastructure library).

Petunjuk yang akan digunakan untuk memastikan bahwa orang-orang

tidak akan menyimpang terlalu jauh dari arah yang telah ditetapkan adalah dengan

melakukan kerja sama dengan pihak ketiga (konsultan) melalui kegiatan

outsoursing. Keterlibatan pihak ketiga ini dilakukan baik dalam rangka

pengadaan aplikasi sistem perusahaan dengan berbagai pengamana penggunaan

maupun terhadap pelatihan para staff. Dengan cara ini diharapkan seluruh staff

asuransi dapat melaksanakan dan dapat pula berperan aktif terhadap berbagai

kegiatan yang dilaksanakan oleh pihak outsoursing terutama dalam pelatihan,

sehingga pada waktunya seluruh staff dapat mengimplementasikan seluruh

perubahan strategis tersebut demi kemajuan perusahaan.

2. Kevin Sparks dari Blue Cross dan Blue Shield dari kota Kansas mengalami

kesulitan untuk meyakinkan orang-orangnya akan kebutuhan perubahan. Apa

yang akan Anda sarankan untuk dia lakukan sebelum Anda membaca kasus ini?

Bagaimana pula halnya setelah membaca kasus itu? Apakah rekomendasi Anda

memberikan hasil yang berbeda/berubah?

Jawaban:

Kevin Sparks dari Blue Cross dan Blue Shield dari kota Kansas

mengalami kesulitan untuk meyakinkan para staffnya akan kebutuhan perubahan

dengan penerapan software monitoring otomatis dengan kontrol yang terpusat dan

serangkaian proses standar dalam menanggapi masalah. Dengan penerapan

software ini diharapkan dapat lebih efisien dalam menanggapi masalah dan dapat

mendukung pusat data untuk keperluan di masa yang akan datang.

Hal-hal yang saya sarankan bagi Kevin Spark dalam mengalami kesulitan

tersebut sebelum saya membaca kasus ini adalah :

a. Perencanaan perubahan strategis/perubahan yang terencana. Dalam

perencanaan perubahan ini, perusahaaan tidak hanya paham akan proses

yang mendukung perubahan, namun juga paham atas tahapan-tahapan

yang harus dilalui menuju perubahan yang diinginkan tersebut. Dengan

perencanaan ini diharapkan semua orang yang ada dalam organisasi

tersbut tidak akan lagi memiliki sifat resisten terhadap perubahan tersebut

b. Melibatkan orang sebanyak mungkin dalam perencanaan perubahan

strategis tersebut

c. Menginformasikan dan mensosialisasikan rencana perubahan strategis

perusahaan kepada seluruh staff yang ada di perusahaan

d. Memilih metode konversi dari sistem lama ke sistem baru (konversi

paralel, konversi berthap, konversi percontohan, atau konversi langsung)

e. Memberikan pelatihan atas aplikasi baru yang digunakan kepada seluruh

pegawai. Selain itu, juga perlu dilakukan trainer for trainee dari masing-

masing bagian/divisi, sehingga orang yang dipilih tersebut dapat

memberikan continuous learning bagi pegawai lainnya yang belum mahir

dalam menggunakan aplikasi yang baru.

f. Mengevaluasi atas penerapan aplikasi yang baru

Dengan melalukan hal-hal tersebut diatas, diharapkan dapat membantu

Kevin Spark dalam menghadapi resistensi pegawainya yang tidak mau menerima

perubahan.

Hal-hal yang saya sarankan bagi Kevin Spark dalam mengalami kesulitan

tersebut setelah saya membaca kasus ini pada dasarnya sama seperti ketika saya

belum membaca kasus ini, keenam cara diatas harus tetap dilakukan dengan

sebaik-baiknya untuk mengurangi resistensi orang-orang yang tidak

menginginkan adanya perubahan. Namun demikian, terdapat cara-cara tambahan

yang juga dapat dilakukan oleh Kevin Sparks, antara lain:

a. Tidak melakukan PHK (Pemutusan Hubungan Kerja) bagi pegawainya,

walaupun pegawainya masih resisten terhadap perubahan yang dilakukan

oleh Kevin Sparks

b. Menanjutkan cara Kevin Spark menangani perubahan dengan pendekatan

the carrot and stick. Pendekatan ini dilakukan dengan memberikan bonus

dan promosi bagi pegawainya yang bersedia untuk menghadapi

perubahan dan memberikan hukuman kepada pegawainya yang tidak mau

berubah.

c. Memahami bahwa setiap orang memiliki tujuan dan cita-cita yang

berbeda. Tidak semua orang termotivasi oleh ambisi, namun ada juga

orang yang termotivasi oleh banyaknya aplikasi yang bisa dia kerjakan,

dan motivasi-motivasi lainnya.

d. Menambah jam kerja bagi pegawai yang ingin lebih banyak belajar dalam

penerapan aplikasi tersebut. Perusahaan seharusnya menyediakan pelatih

yang dapat menjawab atas ketidaktauan pegawai tersebut.

Pada dasarnya rekomendasi/saran yang saja ajukan kepada Kevin Sparks

sebelum dan sesudah saya membaca kasus ini hampir sama, namun setelah saya

membaca kasus ini dengan lebih seksama, tentunya itu memberikan saya

gambaran yang lebih menyeluruh atas kasus yang terjadi, sehingga saya

memberikan saran-saran tambahan.

3. Perubahan organisasi melampaui promosi dan ancaman PHK. Cara apa selain

yang dibahas dalam kasus ini akan Anda gunakan untuk menarik orang untuk

menyetujui perubahan yang diusulkan? Sediakan beberapa saran dan

membenarkan rasional mereka.

Jawaban:

Implementasi teknologi informasi yang baru memerlukan suatu

pengelolaan tersendiri atas pengaruh perubahan tersebut pada organisasi yang

mencakup proses bisnis, struktur organisasi, peran manejerial, penugasan kerja

karyawan, dan hubungan diantara pemilik kepentingan yang muncul dari

penyebran sistem informasi bisnis yang baru tersebut. Orang merupakan salah

satu fokus utama dari manajemen perubahan tersebut. Keterlibatan orang (end

user involvement) dalam perubahan organisasi atau pengembangan aplikasi juga

merupakan hal yang penting yang dapat mengurangi potensi resistensi orang-

orang yang tidak mengigingkan perubahan. Oleh karena itu, sebaiknya pemakai

akhir (end user involvement) dijadikan sebagai anggota tim pengembangan sistem

atau melakukan pekerjaan pengembangan untuk bagian mereka sendiri.

Keterlibatan tersebut akan membuat para pemakai akhir merasa memiliki sistem

tersebut dan merasa bahwa desain itu memenuhi kebutuhan mereka.

Perubahan organisasi yang dilakukan oleh sebuah perusahaan merupakan

cara bagi perusahaan agar berhasil mencapai tujuannya. Keberhasilan ini pun tak

lepas dari kualitas sumber daya manusia yang terlibat didalamnya. Banyak

perusahaan yang merekrut, melatih, dan melatih kembali personel TI yang

berkualifikasi sebagai salah satu cara mereka untuk mencapai keberhasilan

perusahaan. Setiap pegawai harus secara terus-menerus dilatih untuk dapat

mengejar perkembangan teknologi dengan cepat. Kinerja pegawai juga harus

secara terus-menerus dievaluasi dan dihargai dengan kenaikan gaji atau promosi.

Tingkat gaji dan upah harus ditetapkan dengan sebaik-baiknya, jalur karier harus

didesain agar setiap orang dapat bergerak ke level yang tinggimelalui promosi dan

transfer keahlian. Selain itu, perusahaan juga perlu melakukan perencanaan desain

program sumber daya manusia, dimana perusahaan melakukan perekrutan

karyawan berdasarkan kompetensi yang dibutuhkan dalam dunia kerja yang

dinamis. Kerja sama yang terbangun antara sesama pegawai, antara atasan dan

bawahan pun harus senantiasa dibangun untuk mempermudah kelancaran

komunikasi dan mempererat hubungan sesamanya. Hal ini bisa dilakukan dengan

cara melakukan acara-acara yang sifatnya non formal, seperti family gathering,

employee gathering, jalan santai, hut perusahaan, dan lain-lain.

Cara-cara lain yang disarankan oleh para ahli dalam melakukan perubahan

organisasi anatar lain:

a. libatkan orang sebanyak mungkin dalam perencanaan bisnis/teknologi

informasi dan pengembangan aplikasi

b. Buat perubahan konstan menjadi bagian yang diharapkan dari budaya

c. Beritahukan ke setiap orang sebanyak mungkin mengenai segala

sesuatu sesering mungkin, sebaiknya secara pribadi

d. Berikan insentif keuangan dan pengakuan

e. Bekerjalah dalam budaya perusahaan, bukan disekitarnya

3.2 Real World Activity

1. Lakukan pencarian dengan menggunakan internet untuk mencari contoh

perusahaan yang sukses dan yang gagal dalam mengimplementasikan teknologi

informasi. Apa peran keterlibatan karyawan dan perlawanan dari masing-masing

contoh tersebut? Strategi apa yang digunakan perusahaan untuk mengelola

proses perubahan, dan berapa banyak kesuksesan yang mereka miliki dalam

melakukannya.

Jawaban:

Contoh perusahaan yang pernah sukses dan juga pernah gagal dalam

mengimplementasikan teknologi informasi adalah PT Garuda Indonesia

(Persero), Tbk. PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk sukses menerapkan sistem

informasi online ticketing dan juga gagal dalam menerapkan sistem kendali

operasi terpadu (Integrated Operasional Control System/IOCS).

Gambar 4. Logo PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk

PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk adalah perusahaan yang bergerak

dibidang transportasi udara komersial untuk penumpang yang menangani rute

penerbangan nasional dan internasional. PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk

menerbangkan armadanya ke 31 tujuan domestik dan 19 tujuan internasional,

memiliki 49 branch office dengan total sekitar 5500 karyawan. PT Garuda

Indonesia (Persero), Tbk memiliki 3 SBU (citilink, kargo, GSM) dan 4 anak

perusahaan (aerowisata, asyst, GMF, abacus) yang saling berkoordinasi untuk

menigkatkan performansi perusahaan. PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk juga

merupakan flag-carrier dari negara Indonesia.

Dengan sistem informasi online ticketing ini, konsumen dengan mudah

dapat memesan tiket melalui fasilitas internet, dan komunikasi internal dalam

perusahaan terjadi melalui fasilitas intranet dan ekstranet. Proses pemesanan tiket

dimulai dengan input data dari pengguna sistem, dalam hal ini konsumen. Data

ini masuk ke dalam program pemesanan tiket yang telah didesain khusus oleh PT

Garuda Indonesia (Persero), Tbk melalui Internet Booking Payment (IBP) dan

Air Reservation Garuda Airlines (ARGA)). Hasil akhir dari IBP dan AGRA

adalah selembar tiket pesawat, melalui booking code yang siap dipakai terbang

menuju tujuan. Dalam melakukan konversi perubahan aplikasi dengan online

ticketing ini, PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk serta merta melibatkan

karyawannya dalam perencanaan strategi perubahan. Namun karena banyaknya

kantor cabang yang dimiliki oleh PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk sebelum

penggunaan aplikasi ini, PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk melakukan

program pelatihan agar tujuan perusahaan dalam perubahan ini dapat tercapai.

Kesuksesan penggunaan aplikasi ini tentunya telah membawa PT Garuda

Indonesia (Persero), Tbk menjadi perusahaan penerbangan terbesar di Indonesia

dengan capaian laba sebesar Rp1 triliun pada tahun 2009.

Sistem kendali operasi terpadu (Integrated Operasional Control

System/IOCS) merupakan sistem informasi yang gagal diterapkan oleh PT

Garuda Indonesia (Persero), Tbk. Sistem ini merupakan gabungan sistem yang

memantau pergerakan pesawat, penjadwalan awak kabin, dan manajemen

penumpang dengan investasi sebesar US$ 1.5 juta. Salah satu kondisi yang

terjadi pada saat kegagalan sistem informasi tersebut adalah jadwal kru pesawat

yang kacau, jadwal pilot yang bertabrakan, sampai-sampai ada pilot yang sedang

sakit mendapat jadwal menerbangkan pesawat. Salah satu spekulasi kegagalan

yang diprediksi adalah karena terjadi ketidak sinkronan data dalam migrasi dari

sistem lama ke sistem baru, sehingga mengakibatkan jadwal awak kabin menjadi

kacau. Selain itu juga dikarenakan operator hanya memasukkan data terbaru itu

ke sistem baru. Padahal, seharusnya data krusial itu dimasukkan ke dalam sistem

lama maupun ke IOCS. Kegagalan PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk dalam

aplikasi sistem IOCS ini terletak pada kesalahan dari SDM yang menggunakan

aplikasi tersebut karena kurangnya pelatihan dan karena kegagalan dalam sistem

konversi data. Kegagalan yang dialami ini menimbulkan kerugian bagi PT

Garuda Indonesia (Persero), Tbk yang telah mengeluarkan uang 220 juta rupiah

untuk kompensasi kepada penumpang, nama baik Garuda tercoreng akibat

peristiwa ini, bertambahnya budget iklan permohonan maaf di media-media

nasional, dan lain-lain

2. Diskusikan bagaimana perubahan manajemen strategi dan taktik yang akan Anda

gunakan untuk memastikan transisi yang mulus, baik di perusahaan yang Anda

kenal atau yang Anda ketahui dari penelitian sebelumnya. Bagaimana Anda

mencapai keseimbangan yang baik antara konsekuensi positif dan negatif serta

keterlibatan dalam proses?

Jawaban:

Contoh perusahaan yang sukses dalam melakukan manajemen perubahan

dibidang implementasi teknologi informasi adalah PT Sinar Mas Argo Resources

and Technology, Tbk (PT SMART). PT SMART telah menerapkan Enterprise

Resources Planning (ERP) dengan menggunakan aplikasi SAP. Kemudahan

penggunaan dari SAP merupakan kelebihan dari SAP sehingga digemari oleh

banyak perusahaan. Kemudahan tersebut mencakup mulai dari pengelolaan order

dari pemasok, sampai proses transportasi produk ke konsumen.

Gambar 5. Logo PT SMART

PT Sinar Mas Agro Resources and Technology, Tbk (PT SMART)

merupakan salah satu perusahaan publik produk konsumen berbasis kelapa sawit

yang terintegrasi dan terbesar di Indonesia. Aktivitas utama PT SMART dimulai

dari penanaman dan pemanenan pohon sawit, pengolahan tandan buah segar

(TBS) menjadi minyak kelapa sawit (CPO) dan inti sawit (PK), serta pemrosesan

CPO menjadi produk industri dan konsumen seperti minyak goreng, margarin dan

shortening.

PT SMART merupakan salah satu anak perusahaan dari brand “Sinar

Mas”. Dalam melakukan setiap perubahan organisasi, PT SMART juga tidak

terlepas dari pengaruh anak perusahaan lain yang berada dalam brand “Sinar

Mas”. Perencanaan yang matang atas strategi perubahan merupakan hal utama

yang dijalankan oleh PT SMART. Tidak lupa pula PT SMART melibatkan

perwakilan setiap divisi dalam perencanaan strategi perubahan tersebut. Hal ini

dilakukan karena hal-hal yang lebih detail atas apa yang terjadi dan apa yang

dibutuhkan oleh setiap divisi, tentu adalah orang yang memang terlibat

didalamnya. Kemudahan yang diberikan oleh aplikasi SAP menjadikan cara

kombinasi perubahan yang sangat baik yang dilakukan oleh PT SMART. PT

SMART melakukan konversi aplikasi penggunaan SAP dengan menggunakan

metode konversi bertahap. Konversi bertahap ini baru selesaikan diterapkan pada

setiap divisi yang direncanakan oleh PT SMART pada tahun 1998.

Keberhasilan PT SMART hingga saat ini tentunya tidak terlepas dari

peranan penggunaan teknologi informasi. Tentunya terdapat banyak konsekuensi

atas penerapan teknologi informasi ini, baik konsekuensi positif maupun

konsekuensi negatif. Konsekuensi positif mengantarkan PT SMART hingga

menjadi perusahaan terbesar di Indonesia yang berbasis kelapa sawit, dengan nilai

penjualan sebesar Rp 20,3 triliun dan laba bersih sebesar Rp 1,3 triliun pada tahun

2010. Konsekuensi negatif dihadapi oleh PT SMART pada masa awal pembelian

aplikasi SAP yang tidak dapat dikatakan murah. Investasi yang besar telah

dikeluarkan oleh PT SMART untuk mencapai tujuan perusahaan. Namun, segala

konsekuensi yang dipilih oleh PT SMART kini telah membuahkan hasil.

BAB IV PENUTUP

4.1 Kesimpulan

1. Langkah-langkah yang dilakukan dalam siklus pengembangan sistem informasi

(information system development cycle) mencakup: 1) investigasi, 2) analisis, 3)

desain, 4) implementasi, dan 5) pemeliharaan.

2. Setiap perubahan dalam sebuah organisasi yang dilakukan oleh manjemen pasti

akan menimbulkan resistensi dari orang-orang yang mengalaminya. Oleh karena

itu, diperlukan suatu ilmu yang dapat mengatasi hal tersebut secara tepat,

misalnya dengan keterlibatan pemakai akhir (end user involvement) dalam

perubahan organisasi tersebut.

3. Apabila resistensi pegawai masih dirasakan dapat muncul, ada baiknya

perusahaan menggunakan pihak ketiga (outsourcing) untuk melakukan perubahan

yang mendasar terhadap aplikasi bisnis perusahan dan pengembangannya serta

untuk memberikan pelatihan kepada para pegawai agar dapat menggunakan

aplikasi tersebut agar dapat digunakan dengan baik.

4.2 Saran

1. Melibatkan sebanyak mungkin orang dalam melakukan perencanaan

bisnis/perencanaan teknologi informasi serta dalam pengembangan aplikasi.

2. Memilih metode konversi penerapan teknologi informasi/aplikasi e-business yang

tidak secara langsung. Metode konversi lain yang dapat dipilih antara lain metode

bertahap, metode percontohan, atau metode paralel. Hal ini dilakukan untuk

mengurangi retensi para pegawai karena shock atas adanya penerapan teknologi

informasi yang baru.

3. Menjalankan prinsip continuous learning agar seluruh pegawai selalu merasakan

kedinamisan dalam sebuah organisasi.

DAFTAR PUSTAKA

Anonim. 2008. Teori Manajemen Perubahan.

http://www.scribd/doc/57064675/MAKALAH-MANAJEMEN-

PERUBAHAN. [5 Maret 2012]

Anonim. 2009. Manajemen Perubahan Organisasi.

http://herwanparwiyanto.staff.uns.ac.id. [14 Maret 2012]

Anonim. 2009. Peranan TI Dalam Organisasi Perusahaan.

http://jane.blog.uns.ac.id/2009/11/17/peranan-it-dalam-organisasi-perusahaan.

[25 Februari 2012]

PT SMART. 2011. Annual Report PT SMART Tahun 2010. Jakarta.

http://www.smart-tbk.com

PT Garuda Indonesia (Persero), Tbk. 2011. Annual Report PT PT Garuda Indonesia

(Persero), Tbk tahun 2010. Jakarta. http://garuda-indonesia.com

O’Brien, J. A. 2005. Introduction to Information Systems. McGraw-Hill. Boston