Uputstvo Excel 2007 I čas

Sadržaj1 POČETAK RADA...............................................................................................................................4

1.1 Quick Access Toolbar..............................................................................................................5

1.2 Podešavanje Excela (Excel Options)........................................................................................6

1.3 Palete s alatkama....................................................................................................................8

1.4 Linija za formule.....................................................................................................................9

1.5 Čuvanje dokumenta................................................................................................................9

2 UNOS PODATAKA.........................................................................................................................10

3 Radni list i radna sveska................................................................................................................11

3.1 Radni list...............................................................................................................................11

3.2 Radna sveska........................................................................................................................11

3.3 Promjena imena radnog lista................................................................................................11

3.4 Promjena redosljeda radnih listova......................................................................................13

3.5 Premještanje radnog lista s kopiranjem...............................................................................13

3.6 Umetanje novih radnih listova..............................................................................................14

3.7 Brisanje radnih listova iz radne sveske.................................................................................15

4 UPISIVANJE PODATAKA U POLJA RADNOG LISTA.........................................................................15

4.1 Upisivanje teksta u polje.......................................................................................................15

4.1.1 Formatiranje teksta u polju...........................................................................................16

4.1.2 Automatsko proširivanje polja prema dužini teksta.....................................................16

4.1.3 Automatsko povećanje visine polja..............................................................................17

4.1.4 Vertikalno ravnanje teksta u polju................................................................................18

4.1.5 Spajanje više polja u jedno i centriranje teksta.............................................................19

4.1.6 Ručna promjena širine više kolona odjednom..............................................................20

4.1.7 Rotiranje teksta u polju.................................................................................................21

4.1.8 Okvir polja i ispunjavanje bojom...................................................................................22

4.1.9 Formatiranje brojčanih oznaka.....................................................................................22

4.1.10 Brojevi kao novčane jedinice........................................................................................23

2

4.1.11 Brojevi kao procenti......................................................................................................25

4.1.12 Formatiranje datuma....................................................................................................26

4.2 Umetanje nove kolone.........................................................................................................27

4.3 Umetanje novog reda...........................................................................................................27

4.4 Brisanje reda ili kolone.........................................................................................................28

4.5 Skrivanje reda ili kolone........................................................................................................29

3

EXCEL 2007

1 POČETAK RADA

Osnovna namjena Excela je numerička obrada podataka na uređen način putem formiranja tabela, primjenom funkcija i formula koje omogućavaju da izračunavanjem dođemo do rezultata. Program Microsoft Excel 2007 pokreće se iz Start menija, All Programs/Microsoft Office i izborom Microsoft Office Excel 2007, čime se pojavljuje prazna tabela koja predstavlja radni list u koji možemo upisivati brojeve, oznake i formule. Na vrhu Excel prozora nalazi se dugme Office (otvara funkcije za rad sa dokumentom: New, Save, Print, ...), paleta alatki Quick Access Toolbar, traka za naslov i dugmad za zatvaranje programa, minimalnu i maksimalnu veličinu prozora.

Ispod njih nalaze se palete sa alatkama (Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review i View), grupisanim po funkcijama koje su predstavljene ikonama. Ispod toga je oznaka za ime ćelije (Name Box) i polje za formule (Formula Bar).

4

U dnu prozora nalaze se radni listovi (Sheets), strelice za pomjeranje radnih listova, dugme za dodavanje novih listova, klizač po horizontali, prikaz strane (View), kontrola uvećanja (zumiranje).

1.1 Quick Access Toolbar Quick Access Toolbar služi za dodavanje prečica, nekih komadni koje često koristimo u Excel-u kao što su na primjer Save, Undo, Print i sl. Za dodavanje nove ikonice na Quick Access Toolbar treba kliknuti na strelicu kao na slici, i čekirati neku od ponuđenih opcija ili odabrati opciju More Commands (za veći izbor).

5

Sa lijeve strane treba odabrati komandu koju želimo tako što kliknemo na nju, zatim na Add i na kraju Ok.

Između ostalih u Quick Access Toolbar-u imate i opciju Undo, kao na slici, koju kada kliknete vraća vas korak unazad, i potrebno je kliknuti onoliko puta koliko želite da vratite nazad radnje ili akcije koje ste koristili u Excel-u.

1.2 Podešavanje Excela (Excel Options)Pritiskom na dugme Office u gornjem lijevom uglu otvaraju se funkcije za rad sa dokumentom (New, Save, Print, ...), odnosno funkcije za podešavanje Excela (Excel Options).

6

Izborom dugmeta Excel Options pokrećemo grupu funkcija za podešavanje Excela. Izabrane opcije važiće svaki put kada pokrenemo program, sve dok ih ne promijenimo. U grupi Popular u dijelu When creating new workbooks može se podesiti font, veličina fonta, kao i broj listova (Sheets) u okviru radne sveske (Workbook).

U grupi Save gdje je čekirano Save AutoRecover information every 10 minutes možete podesiti vrijeme automatskog snimanja dokumenta onako kako to vama odgovara (recimo na

7

5 minuta). Ova opcija je bitna ako vam se desi da u toku rada na dokumentu dođe recimo do nepredviđenog gašenja računara (npr. zbog nestanka električne energije), nakon ponovnog startovanja računara i Excela on će vam ponuditi opciju da vratite i sačuvate dokument.

1.3 Palete s alatkamaSadržaj paleta s alatkama možemo vidjeti ako pritisnemo dugme u paleti sa komandama (Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review i View).

8

1.4 Linija za formuleLinija za formule se sastoji iz dva dijela: Name Box – u njemu se vidi položaj aktivnog polja, Formula Bar – aktivira se znakom jednakosti čime se uključuje opcija za pisanje formula, u suprotnom se u polju može vidjeti sadržaj selektovanog polja iz radnog lista.

1.5 Čuvanje dokumenta

Kada želimo da sačuvamo dati dokument, nakon rada na njemu, kliknemo na Office button, i biramo opciju Save as i ponudjenu opciju (Excel document) ukoliko želimo da dokument sačuvamo u verziji 2007, a ukoliko želimo da sačuvamo dokument u prethodnoj verziji (ExcelWord 2003) biramo opciju Save as pa Excel 97 – 2003.

9

Nakon toga u polju Save in biramo mjesto gdje želimo da sačuvamo dokument (na primjer Desktop ili My Documents), u polju File name upišemo naziv dokumenta.

2 UNOS PODATAKADa bi unijeli podatak u ćeliju prvo selektujemo ćeliju, unesemo podatak i kliknemo Enter na tastaturi (ili zeleni znak za štrikiranje koji se pojavi prilikom unosa sadržaja polja) da bi potvrdili unos podatka. Za kretanje lijevo i desno po ćelijama radnog lista koristimo strelice na tastaturi.

10

Ako odustajemo od otkucanog sadržaja u ćeliji pritisnemo dugme Esc na tastaturi gore lijevo. Ako želimo da brišemo sadržaj ćelije pritisnemo na nju i za brisanje ulijevo koristimo Backspace na tastaturi, a za brisanje udesno koristimo Delete.

3 Radni list i radna sveska

3.1 Radni listRadni list (Worksheet) je prostor u kome se radi a sastoji se od polja (ćelija) čiji je položaj određen oznakama kolona (A-Z i AA-IV – ima ih 256) i redova (brojevi od 1-65536) tako da polje u koloni A na rednom broji 10 ima oznaku A10.

3.2 Radna sveskaViše radnih listova čine radnu svesku (Workbook). Radna sveska je u osnovi sastavljena iz tri radna lista (Sheet1, Sheet2 i Sheet3) koji se generišu prilikom pokretanja Excel-a. Međutim, tokom rada radna sveska može dobiti neograničen broj radnih listova. Radne listove biramo pritiskom na naziv radnog lista.

3.3 Promjena imena radnog listaNazive koji su dodijeljeni svakom listu možemo promijeniti tako što kliknemo na Sheet1 lijevim tasterom miša, zatim klik desnim tasterom miša – Rename i upišemo novo ime radnog lista.

11

To možemo uraditi i tako što kliknemo dva puta lijevim tasterom miša na naziv radnog lista (Sheet-a), nakon čega će se taj tekst markirati i možete upisati novo ime radnog lista.

12

3.4 Promjena redosljeda radnih listovaUkoliko vam raspored radnih listova ne odgovara možemo ga mijenjati tako što pritisnemo i držimo lijevi taster miša na list koji pomjeramo, vučemo u desnu stranu i kad dođemo na željeno mjesto puštamo taster. Mala strelica koja se pri tom javlja ukazuje na mjesto gdje će biti smješten list koji pomjeramo.

3.5 Premještanje radnog lista s kopiranjemSelektujemo radni list koji želimo da umnožimo (kopiramo), držimo pritisnut lijevi taster miša i taster Ctrl na tastaturi. Kad strelicom miša dođemo na mjesto gdje želimo da smjestimo umnoženi radni list, puštamo taster miša i taster Ctrl. Na izabranom mjestu se pojavljuje jezičak s nazivom kopiranog radnog lista i oznakom naziv (2).

13

To možemo uraditi i na drugi način, tako što kliknemo desnim klikom na ime radnog lista, iz menija izaberemo opciju Move or Copy i u donjem prozoru u dijelu Before sheet izaberemo ispred kojeg radnog lista ga smještamo. Obavezno štrikiramo opciju Create a copy i zatim OK.

3.6 Umetanje novih radnih listovaPritiskom dugmeta Insert Worksheet (Shift + F11) - novi list se pojavljuje lijevo od lista koji smo izabrali. Ako ima više listova ne moraju se svi vidjeti pa ih možemo listati strelicom.

14

3.7 Brisanje radnih listova iz radne sveskeIzaberemo radni list koji želimo da obrišemo. Pritisnemo desnim tasterom i iz kontekstnog menija izaberemo Delete. Ukoliko se na listu koji brišemo nalaze podaci, prije brisanja se pojavljuje upozorenje kojim se traži potvrda brisanja.

4 UPISIVANJE PODATAKA U POLJA RADNOG LISTAU polja radnog lista se mogu upisivati tekst, brojevi i matematički izrazi (formule).

4.1 Upisivanje teksta u poljeSelektujemo polje u koje želimo da upišemo tekst, unosimo tekst koji se vidi i u liniji za formule a u imenu polja se pojavljuje oznaka položaja polja (B2). Tekst se prilikom pisanja prostire i na naredna polja ukoliko je duži od zadate širine selektovanog polja. Napomenimo da će tekst biti odsječen prilikom štampanja ako u narednom polju ima podataka.

15

4.1.1 Formatiranje teksta u polju

Za promjenu vrste zapisa na ćeliji, pritisnemo na nju zatim kliknemo na karticu Home, promijenimo font, izaberemo veličinu slova, podebljavanje slova (bold) i sl., kucamo sadržaj ili ako sadržaj postoji on se automatski mijenja. Napomenimo da ako promijenimo recimo veličinu slova u jednoj ćeliji, promijeniće se veličina ćelija u cijelom redu ali će veličina upisanih sadržaja ostati nepromijenjena.

4.1.2 Automatsko proširivanje polja prema dužini teksta

Selektujemo polje ili kolonu kod kojih je tekst duži od širine polja, Home/Cells/Format/ AutoFit Column Width ili AutoFit Row Height - tekst će automatski proširiti polje prema svojoj širini ili visini.

16

Drugi način je da dođemo na vrh kolone koju želimo proširiti dok nam se ne pojavi crni krstić između te i naredne kolone i uradimo dvoklik lijevim tasterom miša na to mjesto. Kolona će se automatski prilagoditi dužini teksta. Isti postupak je za proširivanje reda.

Dobijate sljedeću sliku.

17

4.1.3 Automatsko povećanje visine polja

Ukoliko želimo da u polje unesemo tekst duži od veličine polja to možemo učiniti i kucanjem teksta u više redova. Da bi to bilo moguće moramo obezbjediti da se automatski povećava visina polja. Selektujemo polje, izaberemo Home/Alignment i u opciji Wrap text, kucamo tekst koji će automatski, kada ispuni polje, preći na novi red u istom polju (slično kao tekst u tabelama).

4.1.4 Vertikalno ravnanje teksta u polju

Selektujemo polje u kome se nalazi tekst. Pritisnemo desni taster miša i izaberemo Format Cells/Alignment dok u opciji Text alignment postavljamo horizontalno (može i preko palete Home/Alignment) poravnanje teksta pomoću Horizontal, kao i vertikalno (Vertical). Kad smoizabrali poravnanje teksta u polju pritisnemo na OK. Tekst će biti poravnat.

18

4.1.5 Spajanje više polja u jedno i centriranje teksta

Veoma često se prilikom pisanja zaglavlja javlja potreba da više polja spojimo u jedno, a da ukucani tekst bude centriran u novonastalom polju. To se postiže na dva načina: Selektujemo više polja odjednom a zatim na paleti Home/Alignment pritisnemo Merge & Center poslije čega kucamo tekst ili otkucamo tekst preko više slobodnih polja, selektujemo cijeli tekst i pritisnemo Merge & Center.

Dobijate sljedeću sliku.

19

4.1.6 Ručna promjena širine više kolona odjednom

Kad krenemo da radimo s novom Excel tabelom dobijamo uvjek istu veličinu polja. Ako su nam potrebna polja veće širine a da pri tom ostanu jednaka to možemo postići na sljedeći način: Selektujemo onoliko kolona kolika će biti tabela zatim kursorom miša dođemo s desne strane neke od selektovanih kolona (pojavi se dvostruka strelica), pritisnemo lijevim tasterom i držimo dok udesno povlačimo ivicu kolone.

Na sličan način se mijenja visina više redova s tim što se u ovom slučaju selektuje više brojnih oznaka redova a zatim prevlači kursorom miša na gore ili dolje.

20

Ako želite da automatski podesite širinu jedne ili više kolona ili visinu jednog ili više redova, nezavisno od teksta u njima, idete na karticu Home/Cells/Format i izaberete Column Width ili Rows Height i unesete veličinu širine kolone ili visine reda.

4.1.7 Rotiranje teksta u polju

Ako iz nekih razloga želimo da nam tekst u zaglavlju kolona bude ispisan vertikalno ili ukoso to postižemo na sljedeći način: Selektujemo jedno ili više polja gdje želimo da rotiramo tekst, desni klik miša, izaberemo Format Cells/Alignment i u opciji Orientation izaberemo smjer rotiranja u odnosu na x osu, a zatim ugao pod kojim želimo da tekst bude rotiran ili korišćenjem palete Home/Alignment/Orientation.

21

4.1.8 Okvir polja i ispunjavanje bojom

Selektujemo polje koje želimo da uokvirimo, desni klik miša, Format/Cells/Border ili Home/Cells/Format/Format Cells, nakon toga biramo Border i u opciji Presets biramo način uokviravanja, u opciji Border možemo postaviti okvir na pojedine strane polja, u polju Line opcijom Style biramo vrstu linije, u polju Color biramo boju linije okvira. Napomenimo da pošto izaberemo Style i Color u okviru Presets i Border biramo elemente na koje će se taj izbor odnositi. Na kartici Fill biramo boju polja (Background Color), vrstu i boju šrafure (Pattern Color i Pattern Style) .

4.1.9 Formatiranje brojčanih oznaka

Prikaz brojeva: Selektujemo ćeliju, desni klik na nju i odaberemo Format Cells ili kliknemo na malu strelicu kao na slici.

22

Nakon toga biramo Number, izaberemo tip formata, definišemo broj decimala, znak polja i OK. Obično se selektovanje vrši za sve ćelije u koloni tako što selektujemo tu kolonu pri čemu pomenuti postupak izvršimo nad bilo kojim poljem u koloni.

23

4.1.10 Brojevi kao novčane jedinice

Selektujemo polja u kojima želimo da upisani brojevi budu prikazani kao novčane jedinice, pritisnemo desni taster miša i izaberemo Format Cells ili kliknemo na malu strelicu kao na slici nakon čega biramo Accounting. Pošto definišemo broj decimalnih mesta, vrstu valute, i prikaz negativnih vrednosti, izbor potvrdimo na OK. U selektovanim poljima pojaviće se izabrana novčana jedinica. Broj decimalnih mjesta možete birati i ovdje:

24

4.1.11 Brojevi kao procenti

Selektujemo polja u kojima želimo da upisani brojevi budu prikazani kao procenti (15 kao 1500 %), pritisnemo ikonicu % ili desni taster miša i izaberemo Format Cells nakon toga biramo Number/Percentage. Pošto definišemo broj decimalnih mesta, izbor potvrdimo na OK.

25

U selektovanim poljima pojaviće se zapisi u vidu procenata. Excel upisanu brojčanu vrijednost uvjek množi sa 100 pri pretvaranju u procente (10 =1000%).

26

4.1.12 Formatiranje datuma

Datume unosimo u engleskom formatu 02/20/2013 ili 02-20-2013 (mjesec/dan/godina). Da bi smo dobili format datuma prilagođen našem podneblju selektujemo polje sa datumom, desni klik na Format Cells, kliknemo na Date i u Locale (location) izaberemo Serbian latin.

4.2 Umetanje nove koloneSelektujemo kolonu s čije lijeve strane želimo da umetnemo novu kolonu, desni klik miša, Insert. Ako želimo umetnuti više novih kolona, selektujemo odgovarajući broj kolona. Drugi

27

način je na Home/Cells/Insert i biramo Insert Sheet Columns.

4.3 Umetanje novog redaSelektujemo red iznad koga želimo da dodamo novi red, desni klik miša, Insert. Ako želimo da umetnemo više redova selektujemo odgovarajući broj redova. Drugi način je na Home/Cells/Insert i biramo Insert Sheet Rows.

28

4.4 Brisanje reda ili koloneSelektujemo red ili kolonu, desni klik mišem, Delete. Za brisanje više uzastopnih redova ili kolona jednostavno ih selektujemo i izbrišemo na opisan način. Sve kolone desno od obrisanih kolona pomjeriće se ulijevo za onoliko koliko je obrisano kolona. Na sličan način se briše više redova.

29

4.5 Skrivanje reda ili kolone

Selektujemo red ili kolonu (ili više njih) desni klik mišem i biramo opciju Hide ili Home/Cells/Format/Visibility/Hide&Unhide/Hide rows (hide columns).

30

Vidimo da su sakrivene kolone C i D. Kada hoćemo da kolana ili red opet budu vidljivi selektujemo dvije susjedne kolone (ili reda), po jednu sa obje strane sakrivene kolone (ili reda) i umjesto opcije Hide biramo opciju Unhide.

31