HR.net Upravljanje putovanjima Upute za korisnike Dokument opisuje rad u modulu HR.net Upravljanje putovanjima kroz Self Service

SADRAJ Opis rjeenja ....................................................................................................................................................................................... 3

PRISTUP MODULU UPRAVLJANJA PUTOVANJIMA .................................................................................................................... 3

ISPUNJAVANJE NOVOG ZAHTJEVA ZA POSLOVNIM PUTOVANJEM ......................................................................................... 3

Zavravanje putnog naloga ........................................................................................................................................................ 9

Pregled statusa naloga ............................................................................................................................................................. 10

Putni obraun ........................................................................................................................................................................... 11

OPIS RJEENJA Upravljanje poslovnim putovanjima omoguuje jednostavno i transparentno praenje putnih naloga poevi od pripreme za put,

preko kontrole cjelokupnog ivotnog ciklusa putnog naloga od strane ovlatenih osoba, pa sve do analize trokova i izvoza

podataka u SAP ERP sustav.

Tijekom cijelog ciklusa sve osobe ukljuene u proces putem svojih ekrana u bilo kojem trenutku imaju uvid u stanje u kojem se

nalazi svaki pojedini nalog, bilo da se radi o tek izraenom nalogu ili o nalogu koji je zatvoren.

Ove upute namijenjene su zaposlenicima koji se koriste HR.net Self Service-om.

PRISTUP MODULU UPRAVLJANJA PUTOVANJIMA Self Service korisnik ima mogunost pristupa modulu upravljanja putovanjima u glavnom izborniku na linku Moja putovanja

Klikom na link otvara se glavini ekran za upravljanje putovanjima na kojem zaposlenik moe vidjeti sva svoja putovanja u odabranom vremenskom razdoblju po statusima. Ekran se sastoji od alatne trake u kojoj je mogue odabrati razdoblje za Analizu, Tijek novca i Novo putovanje kojim se kreira novi zahtjev.

ISPUNJAVANJE NOVOG ZAHTJEVA ZA POSLOVNIM PUTOVANJEM Dodavanje novog zahtjeva zapoinjemo klikom na ikonu Novo putovanje (nalazi se na ekranu od menija Moja putovanja)

nakon ega se otvara novi prozor za unos podataka o putnom nalogu.

Sva polja oznaena crvenom bojom obvezna su za unos i bez njih nije mogue snimiti putni nalog. U novootvorenom prozoru potrebno je prije svega unesti osnovne podatke o putovanju u tzv. zaglavlje:

- Drava krajnjeg odredita putovanja

- Mjesto krajnjeg odredita putovanja

- Datum i vrijeme polaska i dolaska sa putovanja

- Razlog putovanja

- Vozilo putovanja

- Opis putovanja

- Eventualno podatke o vozilu putovanja Napomena: Ime i Prezime, Mjesto rada i Broj naloga se popunjavaju automatski

ODABIR ODREDITA PUTOVANJA

Kod odabira odredita prvo je potrebno odabrati dravu putovanja (Moete je odabrati na popisu ili poeti unositi naziv u polje gdje se polje samo filtrira po vaem unosu). Ukoliko putovanje ima nekoliko odredita unosite samo krajnje odredite.

Nakon to ste odabrali dravu, padajui izbornik odredita putovanja e vam ponuditi samo odredita (Mjesta) u toj dravi. Na isti nain odaberite i odredite kao i dravu.

UNOS DATUMA I VREMENA PUTOVANJA

Potrebno je unijesti datum polaska na nain da se klikne na ikonu kalendara i odabere datum ili direktnim unosom sa tipkovnice u formatu dd/mm/gggg bez onoenja kosih crta.

Vrijeme polaska unosi se u formatu hh:mm

ODABIR RAZLOGA PUTOVANJA

Razlog putovanja odabire se iz padajueg izbornika

ODABIR VOZILA PUTOVANJA

Ukoliko je vozilo putovanja avion, autobus, vlak, tj. ne potrauje se slubeno vozilo poduzea, ili je upotreba osobnog vozila u

slubene svrhe, tada zaposlenik odabire Ne trebam prijevozno sredstvo, inae mora odobrati jedno od ponuenog. Ukoliko se

odabere osobno vozilo potrebno je unijeti Naziv vozila i registarsku oznaku.

UNOS OPISA PUTOVANJA

Potrebno je unijeti kratki opis putovanja.

ZAVRAVANJE UNOSA ZAGLAVLJA PUTNOG NALOGA

Nakon to su uneseni svi podaci zaglavlja, pritiskom na gumb Snimi na vrhu ekrana kreira se novi nalog i popunjavaju se podaci

o Broju naloga i mjestu rada.

UNOS DNEVNICA

Snimanjem putnog naloga otvara se donji dio ekrana za unos dnevnica i akontacije. Dnevnice se automatski raunaju iz odabira drave putovanja i vremena provedenog na putovanju u odabranoj dravi. Desnim klikom na redak u tablici pozovite izbornik i odaberite Dnevnice

Pojavljuje se novi ekran za unos podataka o dnevnicama.

Iz padajueg izbornika odaberite vrstu dnevnice.

Nakon odabira vrste dnevnice moete (nije obvezno) upisati opis traene dnevnice.

Unesite datum i vrijeme na isti nain kao i kod popunjavanja zaglavlja. Ukoliko je cijelo putovanje u jednoj zemlji tada se podaci

kopiraju iz zaglavlja. Ukoliko je putovanje podijeljene kroz nekoliko zemalja, tada je potrebno unijeti datum i vrijeme provedeno

u svakoj zemlji tako da e te unijeti onoliko dnevnica koliko smatrate da imate pravo. Nakon unosa, kliknite na tipku Snimi

kako bi dodali dnevnicu u putni nalog. Ukoliko trebate dodati jo dnevnica, ponovite postupak.

Napomena: Ukoliko ste na putu bili manje od 8 sati i nemate pravo na financijsku isplatu iznosa dnevnice, nego imate neke

druge zavisne trokove (koritenje osobnog vozila u slubene svrhe i sl.), redak dnevnice je svakako potrebno unijeti, naravno sa

satnicom kakva jeste manja od 8 sati.

UNOS AKONTACIJE

Ukoliko vam je potrebna akontacija za putovanje, moete je zatraiti tako da desnim klikom ponovo pozovete izbornik i

odaberete Ostali trokovi

U novom prozoru, iz padajueg izbornika odaberite stavku Akontacija

Upiite opis akontacije koju traite (nije obavezno), Polje koliina ostavite prazno, u polje cijena unesite traeni iznos akontacije i

odaberite valutu u kojoj je iznos. Pritisnite Snimi kako bi dodali akontaciju u putni nalog.

UNOS ZAHTJEVA ZA SMJETAJEM ILI AVIONSKOM KARTOM

Unos zahtjeva za avion

Kroz HR.net Upravljanje putovanjima moete zatraiti smjetaj i/ili aviokartu. Zahtjev za smjetajem (misli se na smjetaj u

hotelima sa kojima imamo potpisan Ugovor) e biti poslan dodijeljenom asistentu za va Sektor/Regiju koji e obraivati

zahtjeve i rezervacije.

Desnim klikom na tablicu detalja pozovite izbornik i odaberite Smjetaj, avio karte (Agencija)

Unos avionske karte

Iz padajueg izbornika odaberite vrstu troka: Avio_karta (agencija), unesite klasu, opcionalno moete i kompaniju, te obvezno

opis. Bitno je da u opis unesete kada morate biti u mjestu putovanja kako bi agencija znala odabrati odgovarajui let , odnosno

sve bitne elemente za organizaciju leta. Opis koji ovdje unesete pojavit e se u mailu koji ide asistentu na temelju ega se trai

rezervacija u agenciji.

Koliinu, cijenu i valutu u ovom sluaju ne morate unijeti. Taj dio e obaviti asistent kada dobije ponudu agencije.

Pritisnite Snimi

Unos zahtjeva za smjetajem u hotelu sa ugovorom

Ukoliko boravite u gradu u kojem JP HT ima potpisan i validan ugovor sa hotelom trebate zatraiti rezervaciju smjetaja u tom

hotelu.

Unesite Smjetaj (Agencija) pod vrstu troka, detalje trokova, hotel sa popisa (na popisu su samo ugovoreni i validni hoteli) i

opis zahtjeva. Ovdje je bitno da unesete koliinu jer ona oznaava broj noenja u hotelu.

Pritisnite Snimi

ZAVRAVANJE PUTNOG NALOGA Nakon unesenih svih potrebnih podataka o putovanju, potrebno je zavriti putni nalog i predati ga na odobravanje. Ovaj dio

postupka je jako bitan jer tek nakon klika na ikonu Zavreno ostali ukljueni u realizaciju poslovnog puta mogu obaviti svoj dio

procedure (unos financijskih podataka od strane asistentice i/ili odobrenje zahtjeva za putovanjem od strane ovlatene osobe).

Desnim klikom na prvi redak tablice, pozovite izbornik i kliknite na Zavreno

Nakon zavravanja putovanja, generirati e se automatski email-ovi osobama koje trebaju biti obavijetene o daljnjim koracima

u procesu.

Mail nadreenom

Mail aistentu putovanja kojim se trai smjetaj i/ili avio karta

Nakon potvrde nisu vie mogue nikakve akcije po zahtjevu.

Nakon slanja emailova zatvaraju se prozori za slanje i opet je aktivan prozor za pregled putnih naloga. Potrebno je priekati par

sekundi da se status putnog naloga osvjei.

PREGLED STATUSA NALOGA Klikom na moja putovanja moete pregledati u kojem je statusu nalog trenutno.

Nakon odobrenja naloga, na va email e stii obavijest o odobrenju ili otkazivanju ukoliko nadreeni smatra da ne moete ii na

putovanje.

Ispis naloga

Ispis putnog naloga moete dobiti iskljuivo nakon odobrenja - klikom na ikonu Ispis.

PUTNI OBRAUN Po povratku s puta, zaposlenik mora zakljuiti naloga tako da kreira putni obraun.

U ekranu Moja putovanja potrebno je pronai odobreni putni nalog, desnim klikom otvoriti ga sa Detalji puta.

Nakon otvaranja naloga, klikom na ikonu Putni raun dodaje se jo jedan (crveni) redak u koji se kopiraju sve stavke iz putnog

naloga.

Na taj nain putni nalog postaje putni obraun i prelazi u status Priprema prijedloga trokova

UNOS OPISA PUTA

Opis puta je obvezan za unos. Kliknite na tipku Opis puta. Unesite opis puta koji e se pojaviti i na printanom formatu naloga.

ZAKLJUIVANJE PUTNOG OBRAUNA

Kao i kod putnog nalogu, nakon unesenih podataka potrebno je kliknuti na crveni redak desnim klikom i Zavreno kako bi

nalog otiao na provjeru blagajniku i poslije na odobravanje nadreenih. Pojavljuju se ekran za slanje emaila blagajnicama.

Nakon slanja emailova zatvaraju se prozori za slanje i opet je aktivan prozor za pregled putnih naloga. Potrebno je priekati par

sekundi da se status putnog naloga osvjei.

Ukoliko ste na putu imali trokova koje elite pravdati raunima, raune je potrebno nakon zakljuenja putnog naloga odnijeti

blagajnici na obradu i arhivu.

Nakon primitka emaila Blagajnica e unijeti u va putni obraun sve trokove koje ste pravdali predoenim raunima, te napraviti

eventualne korekcije unosa putovanja, nakon ega puta obraun dalje na odobravanje nadreenim.

Nakon zavrenog odobravanja od strane nadreenih, zaposlenik dobiva poruku da je obraun odobren i da moe otii do

blagajnice radi financijskog zatvaranja putnog naloga.

Nakon financijskog zatvaranja putnog naloga, blagajnica radi isplatu/uplatu po putnom nalogu, zatvara putni nalog i generira

email prema zaposlenom da je putni nalog zatvoren.