Upute za korisnike bespovratnih sredstava u provedbi ugovora za korisnike... · fondu za regionalni razvoj, Europskom socijalnom fondu i Kohezijskom fondu i stavljanju izvan snage

Operativnog programa PROMET

Upute za korisnike bespovratnih sredstava u provedbi ugovora

Operativni program Promet 2007.-2013.

sufinancira Europska unija iz Europskog fonda za regionalni razvoj

REPUBLIKA HRVATSKA

Ministarstvo pomorstva, prometa i infrastrukture

Europska unija

1

Pripremilo: Ministarstvo pomorstva, prometa i infrastrukture

Uprava za prometnu infrastrukturu i fondove EU Sektor za fondove EU Upravljačko tijelo ožujak 2015. godine

Odobrilo: Ministarstvo pomorstva, prometa i infrastrukture Ministar

dr.sc. Siniša Hajdaš Dončić

Odluka o usvajanju Uputa za korisnike bespovratnih sredstava u provedbi ugovora Operativnog programa Promet, verzija 1.0., KLASA: 300-01/10-02/2, URBROJ: 530-08-2-4-2-15-301 od 31. ožujka 2015. godine

2

SADRŽAJ POGLAVLJE 1. UVOD ..................................................................................................................................................... 3

POGLAVLJE 2. UGOVOR O DODJELI BESPOVRATNIH SREDSTAVA (GRANT UGOVOR) ............................... 6

2.1. DIJELOVI UGOVORA ................................................................................................................................................ 6 2.2. IZMJENE I DOPUNE UGOVORA O DODJELI BESPOVRATNIH SREDSTAVA ..................................................................... 7

POGLAVLJE 3. NABAVA ................................................................................................................................................ 9

3.1. PRAVNI OKVIR ......................................................................................................................................................... 9 3.2. ULOGE U JAVNOJ NABAVI......................................................................................................................................... 9 3.3. PROJEKTNI PLAN NABAVE (PPN) ............................................................................................................................. 9

3.3.1. Dostavljanje .................................................................................................................................................... 9 3.3.2. Popunjavanje ................................................................................................................................................. 10 3.3.3. Provjera i analiza rizika ................................................................................................................................ 10

3.4. EX-ANTE PROVJERA JAVNE NABAVE ...................................................................................................................... 11 3.5. EX-POST PROVJERA POSTUPAKA JAVNE NABAVE.................................................................................................... 13 3.6. PROVEDBA NABAVE ............................................................................................................................................... 14

POGLAVLJE 4. FINANCIJSKO UPRAVLJANJE ....................................................................................................... 15

4.1. PRIHVATLJIVOST IZDATAKA ................................................................................................................................... 15 4.2. PLAĆANJA UT PREMA KORISNICIMA ...................................................................................................................... 17

4.2.1. Predujam ....................................................................................................................................................... 18 4.2.2. Međuplaćanja ................................................................................................................................................ 21 4.2.3. Završno plaćanje ........................................................................................................................................... 27 4.2.4. Povrati ........................................................................................................................................................... 32

POGLAVLJE 5. IZVJEŠĆIVANJE ................................................................................................................................ 33

POGLAVLJE 6. PROVJERE NA LICU MJESTA ........................................................................................................ 35

POGLAVLJE 7. OBVEZE INFORMIRANJA I VIDLJIVOSTI ................................................................................... 39

7.1. OBVEZE KORISNIKA VEZANE UZ INFORMIRANJE I VIDLJIVOST PROJEKATA ............................................................. 39 7.2. OSNOVNI ELEMENTI VIDLJIVOSTI KOJE TREBAJU SADRŽAVATI SVI MATERIJALI VEZANI UZ PROJEKT ..................... 40

7.2.1. Komunikacijski alati i njihova primjena u kontekstu EU sufinanciranih projekata ...................................... 40 7.3. KORIŠTENJE LOGOTIPA (ZASTAVICE EU) ............................................................................................................... 44 7.4. OSTALE OBVEZE KORISNIKA .................................................................................................................................. 44

POGLAVLJE 8. REVIZIJSKI TRAG ............................................................................................................................. 46

POGLAVLJE 9. NEPRAVILNOSTI .............................................................................................................................. 49

9.1. PRIJAVA SUMNJE NA NEPRAVILNOST ...................................................................................................................... 49 9.2. POSLJEDICE UTVRĐENE NEPRAVILNOSTI ZA KORISNIKA ......................................................................................... 49

POGLAVLJE 10. POPIS AKRONIMA I DEFINICIJA ................................................................................................ 50

10.1. AKRONIMI I RJEČNIK ............................................................................................................................................ 50 10.2. DEFINICIJE ........................................................................................................................................................... 51

POPIS DOKUMENATA .................................................................................................................................................. 53

KONTAKTI ...................................................................................................................................................................... 54

3

Poglavlje 1. Uvod

Poglavlje 1. Uvod

Ove Upute služe kao pomoć i smjernice korisnicima u provedbi ugovora bespovratnih sredstava financiranih od strane Europske unije i nacionalnih sredstava u okviru Operativnog programa Promet 2007.-2013. (OPP). Potpisivanjem Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava, Korisnik je suglasan ponašati se u skladu s pravilima i procedurama Ugovora. U slučaju partnera u Ugovoru, Korisnik osigurava da njegovi partneri u cijelosti poštuju obveze Ugovora.

U slučaju razlike između odredbi u Ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava i ovim Uputama, Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava ima prvenstvo. Sljedeća tijela uključena su u provedbu Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava financiranog od strane EU:

Korisnik Partneri, ako ih ima Upravljačko tijelo (UT)

o Posredničko tijelo razine 1 (PT1) ako je UT delegiralo neke od svojih funkcija; o Posredničko tijelo razine 2 (PT2) ako je UT delegiralo neke od svojih funkcija.

Uloga navedenih tijela u odnosu na provedbu ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava opisana je u ovoj Uputi.

!

NAPOMENA Svrha Uputa je da se korisnicima pruže detaljnije upute kojih se trebaju pridržavati tijekom provedbe projekta, financiranih iz financijskih alokacija za Republiku Hrvatsku iz strukturnih instrumenata Europske unije za programsko razdoblje 2007.-2013. Prema članku 1.1 Općih uvjeta Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava, Korisnik će provoditi akciju pod vlastitom odgovornošću i sukladno opisu aktivnosti u Ugovoru.

!

NAPOMENA Upravljačko tijelo delegiralo je neke od svojih funkcija PT2 Središnjoj agenciji za financiranje i ugovaranje programa i projekata Europske unije (SAFU) SAMO za provedbu Prioritetne osi 2 (PO2) i Prioritetne osi 3 (PO3) OPP-a. Za ostale prioritetne osi Upravljačko tijelo nije delegiralo funkcije.

4

Poglavlje 1. Uvod

UT

PT2 Središnja agencija za financiranje i ugovaranje

programa i projekata Europske unije

Ministarstvo pomorstva, prometa i infrastrukture Sektor za fondove EU

PO4 Razvoj cesta i zračne luke

PO1 Modernizacija

željezničkog sustava i priprema

projekata u sektoru prometa

PO2 Unaprjeđenje

sustava unutarnje plovidbe u Republici Hrvatskoj

PO3 Tehnička pomoć

Tijelo za ovjeravanje: Ministarstvo financija

Koordinacijsko tijelo: Ministarstvo regionalnoga razvoja i fondova Europske

unije

Tijelo za reviziju: Agencija za reviziju sustava

provedbe programa Europske unije (ARPA)

5

Poglavlje 1. Uvod

Uloge sudionika i odgovornosti

Korisnik Korisnik* je svaki subjekt (operator, tijelo ili tvrtka, bilo javna ili privatna), odgovoran za pokretanje ili za pokretanje i provedbu operacija, s kojim se potpisuje Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava, a koji je izravno odgovoran za početak, upravljanje, provedbu i rezultate projekta. Korisnik provodi projekt samostalno ili u suradnji s jednim ili više partnera.

Partner Partner je institucija/tijelo ili tvrtka (javna ili privatna) koja prima dio projektnih sredstava i sudjeluje u provedbi projekta provodeći povjerene mu projektne aktivnosti. Partner mora udovoljiti svim uvjetima za sudjelovanje u projektu koji se primjenjuju i na samog Korisnika. Projektni partner/i trebao/li bi potpisati partnerski ugovor s Korisnikom.

UT

Upravljačko tijelo je nacionalno tijelo koje upravlja Operativnim programom, te obavlja sljedeće funkcije: osigurava odabir projekata za financiranje, provjeru isporuke svih sufinanciranih proizvoda i usluga, postojanje sustava za evidentiranje i čuvanje računovodstvenih podataka u elektroničkom obliku kao i ostale funkcije u skladu s člankom 9. Zakona o uspostavi institucionalnog okvira za korištenje strukturnih instrumenata Europske unije u Republici Hrvatskoj (NN, br. 78/2012, 143/2013 i 157/2013).

PT1 Posredničko tijelo razine 1 je nacionalno tijelo koje, u okviru odgovornosti Upravljačkog tijela, obavlja delegirane funkcije koje se odnose na odabir projekata za financiranje. Pored delegiranih funkcija, PT1 provodi vrednovanje Operativnog programa u skladu s planom vrednovanja, zaključuje ugovore o dodjeli bespovratnih sredstava s korisnicima i PT2, planira i upravlja alokacijama iz Sredstava i nacionalnih izvora te osigurava nacionalno sufinanciranje projekata. Ako PT1 nije ustrojeno, funkcije PT1 obavlja UT, u skladu s člankom 10. Zakona o uspostavi institucionalnog okvira za korištenje strukturnih instrumenata Europske unije u Republici Hrvatskoj (NN, br. 78/2012, 143/2013 i 157/2013).

PT2

Posredničko tijelo razine 2 je nacionalno ili javno tijelo koje, u okviru odgovornosti Upravljačkog tijela, obavlja delegirane funkcije koje se odnose na provjeru jesu li financirani proizvodi i usluge isporučeni, jesu li izdaci koje je Korisnik prikazao za projekt stvarno nastali te udovoljavaju li nacionalnim i pravilima Europske unije tijekom razdoblja provedbe i trajanja projekta. Ukoliko PT2 nije ustrojeno, navedene funkcije obavlja UT, u skladu s člankom 11. Zakona o uspostavi institucionalnog okvira za korištenje strukturnih instrumenata Europske unije u Republici Hrvatskoj (NN, br. 78/2012, 143/2013 i 157/2013).

Koordinacijsko tijelo

Koordinacijsko tijelo je nacionalno tijelo odgovorno za programiranje, uspostavu Sustava, donošenje pravila, razvoj integriranog sustava upravljanja informacijama (MIS), praćenje provedbe na nacionalnoj razini te koordinaciju s Komisijom. Funkcije koje obavlja Koordinacijsko tijelo su propisane u članku 6. stavku 2. Zakona o uspostavi institucionalnog okvira za korištenje strukturnih instrumenata Europske unije u Republici Hrvatskoj (NN, br. 78/2012, 143/2013 i 157/2013).

TR

Tijelo za reviziju je nacionalno tijelo koje je funkcionalno nezavisno od Upravljačkog tijela i Tijela za ovjeravanje te je odgovorno za vanjsku reviziju ispravnosti i učinkovitosti rada Sustava.

TO Tijelo za ovjeravanje je nacionalno tijelo koje ovjerava izjavu o izdacima i zahtjeve za plaćanja prije upućivanja istih Europskoj komisiji. Funkcije koje obavlja Tijelo za ovjeravanje su propisane u članku 8. stavku 2. Zakona o uspostavi institucionalnog okvira za korištenje strukturnih instrumenata Europske unije u Republici Hrvatskoj (NN, br. 78/2012, 143/2013 i 157/2013).

* Uredbom Vijeća (EZ) br. 1083/2006 od 11. srpnja 2006. o utvrđivanju općih odredbi o Europskom

fondu za regionalni razvoj, Europskom socijalnom fondu i Kohezijskom fondu i stavljanju izvan

snage Uredbe (EZ) br. 1260/1999 (SL L 210/25, 31.7.2006.) (Opća uredba) dotadašnje Provedbeno

tijelo, koje je djelovalo kao Ugovaračko tijelo, postaje Korisnik.

Trenutno važeći pravni okvir definiran je Pravilom br. 02 “Uvjeti za pripremu i provedbu projekata” Zajedničkih nacionalnih pravila, verzija 4.1., a koje je dostupno na web stranici www.strukturnifondovi.hr (http://www.strukturnifondovi.hr/vazni-dokumenti).

http://www.strukturnifondovi.hr/

http://www.strukturnifondovi.hr/vazni-dokumenti

Poglavlje 2. Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava (Grant ugovor)

6


2.1. Dijelovi ugovora

1) Posebni uvjeti

2) Prilog I Opis i Proračun projekta

3) Prilog II Opći uvjeti

1) Posebni uvjeti

1. Svrha 2. Provedba i financijsko razdoblje 3. Iznos bespovratnih sredstava i uređenje plaćanja 4. Partneri 5. Prihvatljivi izdatak (Pravilnik o prihvatljivosti troškova NN 05/2014) 6. Oglašavanje i mjere vidljivosti 7. Upravljanje projektnom imovinom (veza čl. 7.2 Općih uvjeta) 8. Ostali uvjeti – odredba o pravu primjenjivom na projekt, ugovor o partnerstvu. 9. Adrese za kontakt (veza čl. 9.5 Općih uvjeta) 10. Prilozi (I. i II.)

2) Prilog I. Opis i Proračun Projekta

U bitnom je jednak kao i prijava Projekta iz Prijavnog obrasca A dio + izmjene kroz procese evaluacije i ugovaranja.

3) Prilog II. Opći uvjeti

Riječi „PT1“ i „PT2“ na koje se poziva ovaj Prilog u slučaju PO1 i PO4 zamjenjuju se riječju „UT“ = MPPI (u slučaju PO2 i PO3, funkcije „PT2“ su delegirane SAFU-u).

Dijelovi ugovora su propisani aneksima Pravila br. 02 ZNP-a.

VAŽNO U slučaju proturječnosti između odredbi ovih Posebnih uvjeta ili bilo kojeg povezanog Priloga, odredbe Posebnih uvjeta imaju prvenstvo. U slučaju proturječnosti između odredbi Priloga II i onih iz drugih Priloga, odredbe Priloga II imaju prvenstvo.


7

2.2. Izmjene i dopune Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava

Ugovor se ne može izmijeniti i/ili dopuniti u svrhu ili s učinkom koji bi doveo u pitanje odluku o financiranju ili postupanje u skladu s načelom jednakog postupanja. Svaka od ugovornih strana može zahtijevati da se Ugovor izmjeni i/ili dopuni Dodatkom Ugovoru. U slučaju da izmjene i/ili dopune Ugovora predloži Korisnik, isti snosi odgovornost za rizik obustavljanja isplata, odnosno za rizik raskida Ugovora. Korisnik mora podnijeti UT-u (za PO1 i PO4)/PT-u 2 (za PO2 i PO3) zahtjev za izmjenama i /ili dopunama Ugovora. 1) O izmjenama i/ili dopunama Ugovora, o kojima su se usuglasile sve ugovorne strane, sastavlja se Dodatak Ugovoru koji moraju potpisati sve strane u Ugovoru navedene u točki 1.6 Općih uvjeta, a u slučaju da je Korisnik predložio izmjene i/ili dopune, te da se iste odnose na sljedeće izmjene: a) uvjete vlasništva nad projektom; i/ili b) odobreni financijski iznos i/ili iznos postotka Korisnikovog sufinanciranja projekta; i/ili c) preraspodjelu između glavnih proračunskih elemenata projekta koja uključuje odstupanje veće od 20% izvorno unesenog (ili eventualno izmjenama i/ili dopunama Ugovora promijenjenog) iznosa glavnih proračunskih elemenata projekta za predmetne prihvatljive troškove; i/ili d) neostvarenja ciljanih vrijednosti pokazatelja (bilo pokazatelja Operativnog programa, bilo pokazatelja zadanih pozivom, bilo pokazatelja koje Korisnik određuje za projekt) koji uključuju varijacije od preko 15% od vrijednosti navedene u Dodatku I. Ugovora - Opis i proračun projekta; i/ili e) druge aspekte Ugovora sa značajnim utjecajem na opseg projekta i ciljeve (kao što su sljedeće navedene stavke koje ne sačinjavaju cjeloviti popis – projektne aktivnosti, fizičke osobine i/ili funkcionalne namjene projekta, razdoblje provedbe, rezultate projekta). U navedenim slučajevima Ugovor se može mijenjati i/ili dopunjavati samo tijekom razdoblja provedbe. 2) UT može, u bilo kojem trenutku tijekom razdoblja primjene Ugovora, isti jednostrano izmijeniti i/ili dopuniti, o čemu mora biti sastavljen pisani Dodatak Ugovoru koji se dostavlja Korisniku, i to u sljedećim slučajevima: a) iznos odobrenih bespovratnih sredstava kako je navedeno u Posebnim uvjetima se smanjuje zbog otkrivenih nepravilnosti uslijed kojih su prihvatljivi troškovi proglašeni neprihvatljivima; b) iznos odobrenih bespovratnih sredstava kako je navedeno u Posebnim uvjetima se smanjuje zbog otkrivenih nepravilnosti u smislu neostvarenja ciljanih vrijednosti pokazatelja i/ili rezultata Projekta te na temelju zahtjeva za financijsku korekciju koji je uputilo UT; c) bespovratna sredstva navedena u Posebnim uvjetima trebaju se smanjiti zbog odbitka prihvatljivih izdataka izračunatih u skladu s čl. 55. Opće uredbe br. 1083/2006, a kada se takav slučaj dogodi nakon završetka projekta (članak 55. stavci 3. i 4. Opće Uredbe br. 1083/2006) UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) zahtijeva Financijski ispravak Ugovora bez mijenjanja Ugovora, kako je navedeno u članku 18. Ugovora; d) došlo je do izmjena propisa u nacionalnom zakonodavstvu ili zakonodavstvu EU zbog kojih je Ugovor u suprotnosti s odredbama istih;


8

e) ako se utvrdi da postoje očite uštede u Projektu u usporedbi s odobrenim bespovratnim sredstvima i ostvarenim ili planiranim izdacima. U navedenim slučajevima Ugovor (uključujući i dodatke Ugovoru) može se izmijeniti tijekom cijelog razdoblja važenja Ugovora. Promjene naziva Korisnika, adrese, bankovnog računa, imena osoblja, informacija za kontakt ili drugih podataka mogu se jednostavno poslati drugoj Strani Ugovora u pisanom obliku, i ne zahtijevaju dogovor među stranama, odnosno ne uvjetuju sklapanje Dodatka. Druge manje izmjene i/ili dopune, koje ne utječu na opseg projekta i njegove ciljeve, a koje se ne odnose na izmjene i/ili dopune kako je navedeno pod točkom 1) Korisnik može uvesti na vlastitu odgovornost obavještavajući UT o istima pisanim putem bez odgode, od trenutka saznanja za okolnosti koje su uvjetovale takvu vrstu izmjena i/ili dopuna, a najkasnije do dostave sljedećeg Zahtjeva za nadoknadom sredstava. U slučaju tih izmjena i/ili dopuna o kojima Korisnik obavještava UT pisanim putem, UT zadržava pravo istražiti je li riječ o takvim izmjenama i/ili dopunama te dovode li iste u pitanje daljnju provedbu Ugovora temeljem novonastalih okolnosti. U tu svrhu UT ima pravo tražiti dodatne informacije, dokumentaciju ili drugo obrazloženje od Korisnika te ne prihvatiti predloženu izmjenu i/ili dopunu u skladu s utvrđenim činjeničnim stanjem. Dodatak Ugovora stupa na snagu na dan njegova potpisivanja i to kad ga potpiše posljednja ili jedina strana. U slučaju da izmjene i/ili dopune Ugovora moraju biti u formi Dodatka Ugovoru, kako je navedeno pod točkom 1), a predložio ih je Korisnik, isti mora poslati UT-u zahtjev za izmjenama i/ili dopunama u pisanom obliku sa sveukupnom popratnom dokumentacijom. UT može zahtijevati od Korisnika dodatne informacije ili obrazloženja te, ukoliko je to potrebno, rok od 20 kalendarskih dana za donošenje odluke o zahtjevu ne teče do prikupljanja svih potrebnih informacija, dokumentacije ili drugih obrazloženja koje podnosi Korisnik te nastavlja teći nakon prikupljanja svih potrebnih informacija, pri čemu se protekli kalendarski dani do zastoja roka uračunavaju u ukupno trajanje roka. U slučaju donošenja pozitivne odluke o Korisnikovom zahtjevu za izmjenama i/ili dopunama, UT potpisuje Dodatak Ugovoru. Korisnik mora potpisati Dodatak Ugovoru bez odgode ili najkasnije u roku od 10 radnih dana od dana njegova primitka. Odluka UT-a o djelomičnom ili potpunom odbijanju Korisnikova zahtjeva za izmjenom i/ili dopunom Ugovora mora biti obrazložena i dostavljena Korisniku. Korisnik snosi punu odgovornost za pravodobno podnošenje zahtjeva kako bi UT obavilo sve potrebne radnje u svrhu stupanja izmjena i/ili dopuna na snagu. U slučajevima u kojima se Ugovor mijenja jednostrano odlukom UT-a, kako je navedeno pod točkom 2), Korisnik se o navedenom obavještava u roku od 5 kalendarskih dana od dana donošenja jednostrane odluke o izmjenama i dopunama Ugovora, koja mora biti obrazložena i popraćena odgovarajućom dokumentacijom.

Poglavlje 3. Nabava

9

Poglavlje 3. Nabava

3.1. Pravni okvir

Zakon o javnoj nabavi –usklađen s EU direktivama

Podzakonski propisi

ZNP - Zajednička nacionalna pravila, Pravilo br. 02

3.2. Uloge u javnoj nabavi

Korisnik provedbu i ugovaranje ugovora provodi primjenom odgovarajućeg pravnog okvira. Ministarstvo pomorstva, prometa i infrastrukture (MPPI) kao UT ima ulogu kontrolora javne nabave za projekte OPP-a sufinancirane EU sredstvima u cilju poboljšanja provođenja postupaka javne nabave i spriječavanja mogućih nepravilnosti. KORISNIK = NARUČITELJ

Provodi postupak javne nabave Odgovoran je za postupak javne nabave

MPPI = UPRAVLJAČKO TIJELO

Kontrola javne nabave Daje Korisniku/Naručitelju preporuke (neobvezujuće) Uloga promatrača (javno otvaranje ponuda, postupak pregleda i ocjene ponuda….)

3.3. Projektni plan nabave (PPN)

3.3.1. Dostavljanje

U skladu s odredbama Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava, Korisnik je dužan UT-u (za PO1 i PO4)/PT-u 2 (za PO2 i PO3) dostaviti na provjeru projektni plan nabave u roku 10 kalendarskih dana od dana sklapanja Ugovora, pravilno sastavljen u obliku propisanog obrasca u skladu s uputama. Obrazac projektnog plana nabave odobren je ZNP-om, Pravilo br. 02 (Aneks 03 – obrazac PPN-a).

PLAN NABAVE

http://www.strukturnifondovi.hr/UserDocsImages/Documents/ZNP02_Aneks%2003.xlsx

Poglavlje 3. Nabava

10

3.3.2. Popunjavanje

Pri popunjavanju predloška projektnog plana nabave treba uvažiti sljedeće napomene: PPN treba sadržavati sve projektne aktivnosti (elemente projekta) iz Ugovora o dodjeli

bespovratnih sredstava, bez obzira radi li se o nabavi koja podliježe Zakonu o javnoj nabavi (ZJN) ili ne, što uključuje sve troškove, npr. za Promidžbu i vidljivost; Upravljanje projektom i administraciju,

Za sve navedene aktivnosti obavezno je označiti trajanje u za to predviđenom stupcu/redcima, što se odnosi i na već započete nabave/troškove - ukoliko postoje. Potrebno je posebno označiti tijek nabave, a posebno tijek realizacije Ugovora, kako je naznačeno u predlošku,

U slučaju da je riječ o aktivnosti - koja nije nabava u užem smislu riječi (npr. troškovi internog projektnog tima formiranog u korisniku), u stupcu Pravna osnova treba napisati „trošak bez primjene Zakona o javnoj nabavi“,

U slučaju da nabava podliježe ZJN, kao pravnu osnovu navodite isti zakon uz obavezno navođenje vrste postupka nabave koji će se primijeniti,

U slučaju nabave koja ne podliježe ZJN (“bagatelna nabava”), u stupcu Pravna osnova navodite „bez primjene ZJN / interna procedura“.

PPN treba biti potpisan i ovjeren, te ga je Korisnik takvog u obvezi dostaviti i kod svake eventualne izmjene/dopune.

3.3.3. Provjera i analiza rizika

UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) provjerava projektni plan nabave, prije nego što Korisnik započne s postupkom nabave. UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3 može razjasniti pitanja o projektnom planu nabave kontaktiranjem Korisnika (putem elektroničke pošte). UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) provjerava projektni plan nabave u roku od 10 radnih dana nakon njegova službenog zaprimanja te pisanim putem obavještava Korisnika o odabranim nabavama za ex-ante provjeru, na temelju provedbe analize rizika.

Nakon analize rizika, UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) odabire nabave koje će se provjeriti ex-ante, tj. prije pokretanja postupka nabave i obavještava Korisnika o dokumentaciji koju treba dostaviti za ex-ante provjeru. UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) provodi ex-ante provjeru svih nabava velike vrijednosti, tj. onih čija je procijenjena vrijednost jednaka ili veća od vrijednosti europskih pragova. UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) može (neobvezno) imenovati svoje predstavnike u ulozi promatrača u postupku pregledavanja i ocjenjivanja ponuda i o tome obavijestiti Korisnika. Korisnikovo odbijanje dostavljanja dokumentacije vezanih uz ex-ante provjeru ne utječe na pravo UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) na obavljanje provjere tih nabava i njihove prihvatljivosti.

Poglavlje 3. Nabava

11

Vrijednost europskih pragova objavljuje Europska komisija (EK) u Službenom listu EU.

U slučaju izmjena i dopuna projektnog plana nabave kakvog zahtijevaju Zajednička nacionalna pravila, o uvjetima za pripremu i provedbu projekata, Korisnik treba izvjestiti UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3).

3.4. Ex-ante provjera javne nabave

Tijekom ex-ante provjere javne nabave, prije početka postupka nabave, provjerava se dostavljena dokumentacija koju je poslao Korisnik, kako bi se Korisniku dale preporuke (nisu obvezujuće za Korisnika) o odstupanjima u dokumentaciji koje bi mogle utjecati na prihvatljivost izdataka.

Opseg ex-ante provjere javne nabave obuhvaća ove aspekte: Postupak nabave je pravilno odabran; Predmet nabave naveden u dokumentaciji za nadmetanje specificiran je i opisan jasno,

nedvojbeno, potpuno i na neutralan način na koji se ne pogoduje određenom

• ROBE / USLUGE do 200.000,00 kn

• RADOVI do 500.000,00 kn BAGATELNA VRIJEDNOST

• vrijednost manja od europskih pragova MALA VRIJEDNOST

• vrijednost jednaka ili veća od europskih pragova VELIKA VRIJEDNOST

VAŽNO Korisnik mora dostaviti UT-u (za PO1 i PO4)/PT-u 2 (za PO2 i PO3) sve informacije i dokumente, kao i sva obrazloženja potrebna da bi se utvrdilo je li nabava propisno provedena u skladu sa zahtjevima koje postavlja UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3). Provjera pravilnosti nabave koju obavlja UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) ne isključuje mogućnost da ovlašteno tijelo izvrši reviziju i inspekciju nabave, kako je navedeno u članku 16. Općih uvjeta.

VAŽNO Korisnik mora dostaviti :

pravilno popunjen projektni plan nabave izmjene i dopune projektnog plana nabave.

Poglavlje 3. Nabava

12

gospodarskom subjektu i koji odgovara odredbama Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava;

Tehničke specifikacije predmeta nabave odgovaraju odredbama Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava i zahtjevima ZJN-a (ako je primjenjivo);

Predviđeno trajanje ugovora o nabavi u skladu je s razdobljem provedbe projekta prema odredbama Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava;

Uvjeti sudjelovanja (razlozi isključenja i uvjeti sposobnosti gospodarskih subjekata) navedeni u dokumentaciji za nadmetanje u skladu su s načelima javne nabave;

Kriteriji za odabir ponude, odnosno dodjelu ugovora su jasni, nisu diskriminirajući i povezani su s predmetom nabave;

Ugovorni uvjeti odgovaraju zahtjevima ZJN-a (ako je primjenjivo), posebno u dijelu podugovaranja, odnosno primjeni izuzeća izravnog plaćanja podizvoditeljima.

U pogledu ex-ante provjere javne nabave, dokumenti (ne konačni) koji se u pravilu od Korisnika zahtijevaju su:

Nacrt objave poziva na nadmetanje na standardnom obrascu;

Dokumentacija za nadmetanje;

Nacrt ugovora o javnoj nabavi (ako je primjenjivo);

Odluka o imenovanju ovlaštenih predstavnika s dokazom o posjedovanju važećeg

certifikata iz područja javne nabave za najmanje jednog od njih;

Izjavu Korisnika o usklađenosti tehničkih specifikacija sa Zakonom o javnoj nabavi

Ostale povezane dokumente.

UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) obavlja ex-ante provjeru javne nabave, procjenjuje dostavljene dokumente o nabavi u roku od 15 radnih dana nakon datuma službenog primitka dokumentacije i korisniku daju pisane preporuke za poboljšanje dokumentacije za nadmetanje. Pisane preporuke nisu obvezujuće za Korisnika.

NAPOMENA UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) može, ukoliko ocijeni potrebnim, tijekom same provedbe postupka javne nabave izdati preporuku Korisniku za poboljšanje načina provedbe postupka. Takve preporuke mogu se, primjerice, odnositi na dodatna pojašnjenja, izmjene dokumentacije koju je Korisnik objavio, način pregledavanja i ocjenjivanja ponuda u smislu prihvatljivosti izdataka, izradu dokumentacije potrebne za obavljanje provjere postupka nabave od strane UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3), i slično. Također, UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) može tijekom provedbe postupka javne nabave obaviti provjeru na licu mjesta, a sve u cilju da se, dok god nije nastupio događaj koji je izravno vezan na trošak (donošenje odluke), isprave uočene nepravilnosti i izbjegnu moguće financijske korekcije radi nepoštivanja načela i pravila javne nabave.

Poglavlje 3. Nabava

13

3.5. Ex-post provjera postupaka javne nabave

Tijekom provjere postupaka javne nabave, prije prvog plaćanja (ili plaćanja predujma, ako je plaćanje predujma dogovoreno), obavlja se pregled dokumentacije javne nabave koju šalje Korisnik nakon završetka postupka javne nabave. Svrha je provjere postupka nabave procijeniti jesu li izdaci navedeni u Zahtjevu za nadoknadom sredstava prihvatljivi i u skladu s Ugovorom o dodjeli bespovratnih sredstava i ZJN-om.

U pogledu ex-post provjere javne nabave, najčešći, ali ne i konačni, popis dokumenata koje Korisnik predaje UT-u (za PO1 i PO4)/PT-u 2 (za PO2 i PO3) je:

Presliku obavijesti o javnoj nabavi i dokumentaciju za nadmetanje, Presliku odluke o imenovanju ovlaštenih predstavnika za pripremu provedbe postupka

javne nabave i važećeg certifikata u području javne nabave za najmanje jednog od imenovanih predstavnika,

Potpisanu izjavu predstavnika Naručitelja/Korisnika o postojanju ili nepostojanju sukoba interesa,

Presliku upisnika o zaprimanju zahtjeva/ponuda, Presliku zapisnika o javnom otvaranju ponuda/otvaranju zahtjeva, Presliku zapisnika o pregledu i ocjeni zaprimljenih ponuda/zahtjeva, Presliku odluke u postupku nabave, Presliku dokaza o dostavi odluke s dokazivim datumima, Presliku potpisanog ugovora o javnoj nabavi, Presliku objave obavijesti o sklopljenom ugovoru o javnoj nabavi, Ostale objave (ako je primjenjivo), Presliku odabrane ponude i po potrebi drugih ponuda, Presliku pojašnjenja i upotpunjavanja dokumenata iz ponude (ukoliko je primjenjivo), Presliku dokumenata radi provjere ponuditelja (ukoliko je primjenjivo), Izvješća, preslike komunikacije s ponuditeljima i pritužbi (zahtjeva za dodatnim

informacijama i/ili pojašnjenjima, dodatne informacije i pojašnjenja, ako postoje), Presliku dostavljenih jamstava za izvršenje ugovora (ukoliko je primjenjivo), Evidencija o izvršenim uvidima u ponude (ukoliko je primjenjivo), Presliku žalbe i odluku nadležnog tijela po žalbi (ukoliko je primjenjivo), Ostale relevantne dokumente i informacije.

U slučaju sumnje u ocjenu da dokumentacija za nadmetanje ne odgovara odredbama ZJN-a UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) se može obratiti nadležnoj Upravi za sustav javne nabave pri Ministarstvu gospodarstva u svrhu konzultacija o pitanjima usklađenosti dokumenata i/ili postupka javne nabave s odredbama ZJN-a. O otkrivenim nepravilnostima u postupku javne nabave provedenim od strane Korisnika, UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) dužno je obavijestiti navedenu Upravu.

Poglavlje 3. Nabava

14

Kod provjere izdataka između ostalih aspekata obuhvaćen je i aspekt valjanosti ugovora o javnoj nabavi. Valjanost ugovora o javnoj nabavi valja ocjeniti u odnosu na EU i nacionalne propise iz područja javne nabave.

Provjera prihvatljivosti izdataka obuhvaća najmanje slijedeće aspekte: razdoblje prihvatljivosti prijavljenih izdataka u odnosu na odredbe Ugovora o dodjeli

bespovratnih sredstava,

povezanost prijavljenih izdataka s projektom i izdacima predviđenim u Ugovoru o dodjeli

bespovratnih sredstava,

usklađenost s odredbama ugovora o javnoj nabavi (ako je primjenjivo)

valjanost ugovora o javnoj nabavi u odnosu na propise EU iz područja javne nabave i nacionalne propise iz područja javne nabave.

3.6. Provedba nabave

Ukoliko je Korisnik projekta (odnosno onaj koji provodi projekt) jedan od javnih ili sektorskih naručitelja, kako je definirano u članku 5. i članku 6. ZJN-a i obveznik je javne nabave, sve robe, radovi i usluge koje ugovara unutar odobrenog projekta za sufinanciranje iz fondova EU, moraju biti dodijeljene putem postupka nabave na temelju ZJN, uvažavajući sva načela javne nabave i pravila kako je propisano relevantnim propisima javne nabave, drugim nacionalnim propisima i pravnoj stečevini EU kojma se reguliraju postupci nabave i ugovaranje, odnosno projektni izdaci moraju biti u skladu s pravilima i načelima javne nabave. U slučaju nabava čije vrijednosti ne podliježu primjeni ZJN (“bagatelna nabava”) primjenjuje se

interna procedura koju Korisnik uređuje svojim aktom, uvažavajući i poštujući načela EU: jednakosti, tržišnog nadmetanja, transparentnosti i dr. Uz internu proceduru preporuča se javna objava (npr. objava na svojoj web stranici ili u nekim javnim glasilima) poziva za dostavu ponuda i pripadajuće dokumentacije, istog sadržaja i uvjeta kako je poslano na adrese odabranih gospodarskih subjekata te uzeti u obzir sve dostavljene ponude koje ispunjavaju uvjete i zadovoljavaju potrebe Korisnika.

U slučaju da Korisnik ne podliježe odredbama ZJN (“entiteti koji nisu obveznici ZJN”), provodit će postupak nabave slijedeći odredbe utvrđene u Aneksu 01 Pravila br. 02 ZNP-a o Postupcima javne nabave za pravne osobe koje nisu obveznici ZJN.

Poglavlje 4. Financijsko upravljanje

15


4.1. Prihvatljivost izdataka

Pravila o prihvatljivosti izdataka su detaljno opisana u Uputama za prijavitelje relevantne za ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava, te ista moraju biti ispunjena tijekom provedbe projekta od strane korisnika, kao i svakog projektnog partnera. Prihvatljivi su troškovi koji ispunjavaju sve sljedeće uvjete:

u skladu su sa Pravilnikom o prihvatljivosti izdataka (NN 5/2014) i njegovim izmjenama i

dopunama;

nastali su kod Korisnika i partnera, navedenih u Posebnim uvjetima;

nastali su tijekom razdoblja prihvatljivosti izdataka za projekt naveden u Posebnim

uvjetima;

u skladu su s ograničenjima izdataka utvrđenima u Posebnim uvjetima;

ne premašuju odstupanje od 20% izvorno unesenog iznosa (kao što je navedeno u Prilogu I.

Ugovora – Opis i proračun projekta) glavnih proračunskih elemenata projekta za

predmetne prihvatljive troškove;

ne premašuju odstupanje od 20% izvorno unesenog iznosa (kao što je navedeno u Prilogu I.

Ugovora - Opis i proračun projekta) glavnih proračunskih elemenata projekta za predmetne

prihvatljive troškove, a za koje odstupanje je potpisan Dodatak Ugovoru;

razumni su, opravdani te udovoljavaju zahtjevima dobrog financijskog upravljanja, osobito

u pogledu ekonomičnosti i učinkovitosti, što podrazumijeva troškove za ponudu koja

zadovoljava sve zahtjeve i bila je najjeftinija ili ekonomski najpovoljnija;

isplaćuju se u skladu s odredbama točaka15.2.1. ili 15.2.2. Općih uvjeta.

usklađeni su s pravilima o državnim potporama, kao što je utvrđeno u članku 107. UFEU ili

pravilima o de minimis potporama, ako je primjenjivo.

Bespovratna sredstva navedena u Posebnim uvjetima Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava djelomično ili u cijelosti sufinanciraju prihvatljive troškove čiju prihvatljivost je potvrdilo UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3). Korisnik mora priložiti dokumente koji potvrđuju da su iskazani izdaci stvarni, te omogućiti uvid u dodatne dokaze, kad god je potrebno. Troškovi ne smiju biti dvostruko financirani, a što Korisnik potvrđuje izjavom koja je sastavni dio propisanog obrasca - Zahtjeva za nadoknadom sredstava. U slučaju da korisnik ostvaruje prihod od financiranog projekta:

VAŽNO Korisnik je odgovoran za pokrivanje neprihvatljivih troškova projekta, kao i za troškove preuzete kao prihvatljive, ali koji nisu provjereni i potvrđeni od strane UT (za PO1 i PO4)/PT 2 (za PO2 i PO3) uslijed kršenja ili nepridržavanja odredbi Ugovora.


16

Za projekte koji podliježu članku 55. Opće uredbe, prihvatljivi troškovi moraju se izračunati uzimajući u obzir neto prihode. Korisnik mora UT-u (za PO1 i PO4)/PT-u 2 (za PO2 i PO3), na njegov zahtjev dostaviti sve potrebne podatke o ostvarenim prihodima putem izvješća. Tijekom projekta postoji mogućnost, da se prilikom provjera izdataka od strane UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) utvrdi da neki izdaci nisu prihvatljivi. U slučaju da je navedeno utvrđeno prije plaćanja izdataka neće biti prihvaćeni, te plaćanje neće biti izvršeno za taj dio. Naknadnom provjerom ili nakon provedbe projekta, prilikom kontrola UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) može utvrditi isto, te će se u tom slučaju izvršiti financijska korekcija i povrat sredstava. Ako se utvrdi nepravilnost u provedbi projekta tada će se također izvršiti financijska korekcija (vidjeti: Poglavlje 9. Nepravilnosti).

1. slučaj:

2. slučaj:

administrativna provjera ZNS-a / provjera na licu

mjesta

utvrđeni neprihvatljivi izdaci / nepravilnosti

plaćanje neće biti izvršeno

naknadna provjera utvrđeni neprihvatljivi izdaci / nepravilnosti

financijska korekcija;

povrat sredstava

NAPOMENA

Ako se utvrdi da je projekt ostvario neto prihod koji nije uzet u obzir u trenutku sklapanja Ugovora, ili gdje objektivno nije moguće procijeniti prihode unaprijed, takvi prihodi umanjuju prihvatljive izdatke, čak i nakon završetka Projekta, te je u skladu s time potrebno izvršiti povrat određenog iznosa bespovratnih sredstava.


17

4.2. Plaćanja UT prema korisnicima

Prihvatljivi izdaci mogu biti plaćeni iz bespovratnih sredstava u sljedećim slučajevima:

kada ih je Korisnik ili partner isplatio dobavljačima, izvođačima ili zaposlenicima (metoda nadoknade). Plaće, ostali troškovi osoblja i dnevnice mogu se potraživati samo po metodi nadoknade, ili

prije no što će biti isplaćeni od strane Korisnika ili partnera (metoda plaćanja).

Metoda nadoknade – metoda plaćanja kada Korisnik provodi i financira provedbu projekta sredstvima Korisnika ili partnera i, u skladu s odredbama Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava, podnosi UT-u (za PO1 i PO4)/PT-u 2 (za PO2 i PO3) Zahtjev za nadoknadom sredstava (ZNS), u kojem prijavljuje sve nastale i plaćene troškove, zajedno s kopijama dokumenata kojima opravdava nastale i plaćene troškove.

Metoda plaćanja – kada Korisnik u početku ne financira provedbu projekta sredstvima Korisnika ili partnera, već u skladu s odredbama Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava, podnosi UT-u (za PO1 i PO4)/PT-u 2 (za PO2 i PO3) ZNS zajedno s računima izvođača, dobavljača roba i pružatelja usluga ili ostalim relevantnim dokumentima (kao što je npr. relevantan dio ugovora koji su potpisali Korisnik i izvođač/pružatelj/dobavljač), u kojima se navodi da je takav trošak nastao te da je prihvatljiv za plaćanje. U primjeni ove metode, dokumenti kojima se dokazuje plaćanje ne prilažu se ZNS-u. Obveze prema ugovaratelju će u potpunosti biti podmirene nakon primitka sredstava od TP. U tom će se slučaju potvrditi da je prihvatljivost izdataka moguće prijaviti EK-u kada Korisnik doznači sredstva ugovaratelju, pružatelju usluga ili dobavljaču roba (čak i ako je dio Korisnikovih financijskih sredstva prenesen prije podnošenja Zahtjeva za nadoknadom sredstava). Korisnik je dužan, u roku od 7 kalendarskih dana od dana primitka sredstava na račun, naznačenog u Ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava, doznačiti sredstva ugovaratelju, pružatelju usluga ili

Korisnik provodi i financira provedbu projekta sredstvima Korisnika ili partnera te naknadno podnosi MPPI-u Zahtjev za nadoknadom sredstava, u kojem prijavljuje sve nastale i plaćene troškove

metoda nadoknade

Korisnik ne financira provedbu projekta sredstvima Korisnika ili partnera nego podnosi MPPI-u Zahtjev za nadoknadom sredstava

metoda plaćanja


18

dobavljaču roba te podnijeti dokaz o plaćanju UT-u (za PO1 i PO4)/PT-u 2 (za PO2 i PO3) u roku 5 radnih dana od izvršenja plaćanja, zajedno s kopijama dokumenata, kojima se dokazuje izvršenje plaćanja, a na osnovu kojih će UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) obaviti potrebnu provjeru podnesene dokumentacije.

4.2.1. Predujam

Mogućnost i uvjeti za podnošenje zahtjeva i korištenje predujma određeni su u Ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava. Ukoliko je predviđena mogućnost isplate predujma, korisnik priprema zahtjev za plaćanje predujma popunjavanjem obrasca Zahtjev za plaćanje predujma i dostavlja UT-u (za PO1 i PO4)/PT-u 2 (za PO2 i PO3) zajedno sa svim popratnim dokumentima (obrazloženje za predujam, jamstvo za predujam ako je potrebno i sl.). Obrazac Zahtjeva za plaćanje predujma je propisan aneksom 07 Pravila br. 02 ZNP-a. Korisnik u slučaju podnošenja više Zahtjeva za plaćanjem predujma po pojedinom Ugovoru, iste označava rednim brojevima prema redosljedu dostavljanja. Obveze Korisnika koje se odnose na potpisivanje i druge detalje oko podnošenja jednaki su onima u Zahtjevu za nadoknadom sredstava. Za odobrenje Zahtjeva za predujam sljedeći uvjeti trebaju biti zadovoljeni:

Iznos pred-financiranja koji se potražuje Zahtjevom za predujam je ispravan i opravdan; Potraživani iznos ne premašuje ograničenje pred-financiranja utvrđeno u Ugovoru o dodjeli

bespovratnih sredstava te odgovara uvjetima traženih instrumenata osiguranja; Kad je primjenjivo, potraživani iznos pred-financiranja je točan u odnosu na financijska

jamstva. Ako UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) odbije Zahtjev za predujam, obavještava Korisnika pisanim putem, uz navođenje razloga za odbijanje.

ZAHTJEV ZA PLAĆANJE

PREDUJMA

NAPOMENA Ugovorom o dodjeli bespovratnih sredstava utvrđuje se primjenjiva metoda plaćanja u okviru pojedinog projekta. U okviru pojedinog projekta mogu se kombinirati obje metode plaćanja. Napominjemo da ukoliko Korisnik u jednom ZNS-u podnese troškove po obje metode plaćanja, ukupni troškovi traženi ZNS-om neće biti isplaćeni jednokratno. UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) će morati izraditi dva Zahtjeva za plaćanje, obzirom da u jedan Zahtjev za plaćanje mogu biti uvršteni samo oni izdaci koji su obuhvaćeni korištenjem iste metode plaćanja.


19

Predujam ni u kojem slučaju neće biti veći od 30% odobrenih bespovratnih sredstava.

NAPOMENA Ako se tijekom provedbe projektnih aktivnosti predujam ne koristi učinkovito, UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) može, uzimajući u obzir smanjenje potrebe za predujmom, zatražiti povrat svih predujmova ili dijelova predujmova, ili umanjiti isplatu iznosa zatraženog Zahtjevom za nadoknadom sredstava.

NAPOMENA Ako tijekom razdoblja od 90 kalendarskih dana od dana primitka predujma Korisnik ne započne s provedbom projekta i ne nastanu nikakvi troškovi, Korisnik je obvezan vratiti predujam u roku 7 kalendarskih dana od datuma primitka Odluke o povratu na Jedinstveni račun Državne riznice, na odgovarajuću aktivnost UT-a.

VAŽNO Predujam se neće isplaćivati korisnicima dodjela bespovratnih sredstva koji su ujedno i proračunski korisnici Državnog proračuna koji isplate obavljaju preko jedinstvenog računa Državnog proračuna.


20


21

4.2.2. Međuplaćanja

Korisnik podnosi ZNS UT-u (za PO1 i PO4)/PT-u 2 (za PO2 i PO3) u roku 15 kalendarskih dana nakon isteka svaka 3 mjeseca provedbe projekta (osim ako drugačije nije navedeno u Posebnim uvjetima Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava). Ukoliko se ZNS dostavi ranije, ne smije proteći više od 3 mjeseca do dostave slijedećeg ZNS-a. ZNS je obrazac kojeg Korisnik popunjava tijekom provedbe projektnih aktivnosti, putem web adrese aplikacije SF MIS-a za korisnike te ga ovjerenog podnosi UT-u (za PO1 i PO4)/PT-u 2 (za PO2 i PO3) u pisanom obliku i u elektroničkoj verziji , a označava ih rednim brojevima prema redoslijedu slanja. Obrazac Zahtjeva za nadoknadom sredstava kao i upute za njegovo ispunjavanje su propisani aneksom 08 Pravila br. 02 ZNP-a. ZNS-om se :

Potražuje nadoknade/plaćanja za ostvarene (i/ili plaćene) prihvatljive projektne troškove; izvještava o napretku provedbe projektnih aktivnosti i isporučevinama; izvještava o postizanju rezultata i pokazateljima neposrednih rezultata; prognoziraju izdaci koji će se dalje potraživati.

Navedeni obrazac sadrži podatke o:

1. izvještajnom razdoblju 2. potraživanim troškovima 3. napretku provedbe projekta 4. doprinosu pokazateljima 5. predviđenom rasporedu dostavljanja budućih ZNS-a (inicijalni plan podnošenja ZNS-a

utvrđuje se i usuglašava po potpisivanju Ugovora). Uz ZNS se obavezno podnose svi dokumenti koji opravdavaju izdatke i dokazuju izvršenje plaćanja ukoliko su isti plaćeni. Ako za Korisnika nisu nastali projektni izdaci do kraja izvještajnog razdoblja, ZNS se podnosi uz navod kako nema nastalih troškova (potraživani iznos iznosi 0,00 kn). UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) provjerava ZNS u roku od 30 kalendarskih dana od datuma njegovog evidentiranja. Provjerava se prihvatljivost izdatka i napredak projekta, te se nakon administrativne provjere i/ili provjera na licu mjesta odobrava isti te izrađuje Zahtjev za plaćanje.

ZAHTJEV ZA NADOKNADOM SREDSTAVA


22

SF MIS aplikacija predstavlja informacijski sustav koji je uspostavljen u skladu sa zahtjevima EU kohezijske politike. Cilj SF MIS aplikacije je podržati sve institucije uključene u institucionalni okvir za korištenje strukturnih instrumenata EU-e u pripremi i pohrani odgovarajućih podataka sa svrhom dobrog upravljanja, analize i praćenja provedbe projekata i 'Operativnih programa'. U sklopu aplikacije SF MIS dostupne su informacije o:

odabiru projekata; ugovaranju projekata; provjeri i plaćanju projekta; ovjeravanju; reviziji; izvještavanju.

Korisnici nemaju izravan pristup SF MIS-u. Korisnik pristupa putem web adrese aplikacije SF MIS-a https://scf-wf.mrrfeu.hr/ar. Zahtjevi za nadoknadom sredstava mogu se podnijeti UT-u (za PO1 i PO4)/PT-u 2 (za PO2 i PO3) najkasnije do 30. rujna 2016. (metoda plaćanja), odnosno 30. studenoga 2016. (metoda nadoknade). Iznimno, uz odobrenje UT-a, rok za dostavu može se produžiti. Osnovu za pokretanje postupka plaćanja Korisniku predstavlja odobreni ZNS i pripremljeni izračun plaćanja.

UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) dostavlja korisniku djelomično

ispunjeni ZNS (jednokratno i po eventualnim izmjenama Ugovora)

Korisnik putem web adrese aplikacije SF MIS-a popunjava djelomično ispunjen ZNS

Korisnik podnosi ZNS s popratnom dokumentacijom UT-u (za PO1 i

PO4)/PT-u 2 (za PO2 i PO3) najkasnije po isteku 15 kalendarskih dana svaka 3

mjeseca!

UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) provjerava prihvatljivost izdataka i

napredak projekta (administrativna provjera i/ili provjera na licu mjesta)

UT (za PO1 i PO4)/PT 2 (za PO2 i PO3) obavještava Korisnika pisanim putem o rezultatu provjere, te u

slučaju odobrenja ZNS provodi isplatu

https://scf-wf.mrrfeu.hr/ar


23

Potraživani izdatak u Zahtjevu za nadoknadom sredstava mora biti potkrijepljen odgovarajućom dokaznom dokumentacijom u svrhu prihvatljivosti svih ostvarenih, plaćenih i potraživanih izdataka Korisnika, kao na primjer:

1. dokumentacijom o nastalim i potraživanim prihvatljivim projektnim izdacima, odnosno ugovorima o nabavi (robe, radova, usluga),

2. računima izvođača radova i dobavljača, 3. certifikatima o prihvaćanju isporučevina, 4. evidencijama radnog vremena i platnim listama, putnim kartama, potvrdama i drugim

dokumentima koji opravdavaju nastali izdatak, 5. popisom i preslikama ostalih popratnih dokumenata koji dokazuju prihvatljivost izdataka, tj.

dokumenti sekundarne nabave, 6. izmjenama i dopunama ugovora o nabavi, 7. tehničkom projektnom dokumentacijom, 8. građevinskim dozvolama, 9. dokazima o promidžbenim aktivnostima (članci, fotografije, itd.), popis sudionika, 10. studijama, 11. certifikatima, 12. operativnim licencama, 13. potvrdama o reviziji (ako je primjenjivo) itd.

U slučaju metode nadoknade svi dokumenti kojima se pravdaju troškovi i s njima povezana plaćanja, moraju biti popraćeni računovodstvenim dokumentima koji udovoljavaju preduvjetima u skladu s nacionalnim zakonodavstvom s područja računovodstva ili drugim dokumentima koji imaju jednaku dokaznu vrijednost. Računi koji su sastavni dio dokumentacije za provjeru prihvatljivosti, moraju biti izdani u skladu sa zakonskim propisima (Zakon o PDV-u) što znači da svi podaci definirani zakonom moraju biti navedeni na računima. Ako računi izdani od strane dobavljača, izvođača ili pružatelja usluga nisu dovoljno detaljni, dodatna dokumentacija treba biti dostavljena, kako bi se osigurala provjera prihvatljivosti izdataka. Da bi se odobrio Zahtjev za nadoknadom sredstava potrebno je zadovoljiti sljedeće uvjete:

pravilno je popunjen; potpisale su ga ovlaštene osobe (u slučaju proračunskog korisnika potpisuje ga čelnik

institucije Korisnika ili njegov pravni zastupnik i glavni financijski službenik institucije Korisnika) te je isti ovjeren pečatom;

ne premašuje ukupan iznos do sad izvršenih plaćanja i zatraženih plaćanja u ZNS-ovima od ukupno odobrenog iznosa bespovratnih sredstava;

podneseni su svi potrebni popratni dokumenti; projektne se aktivnosti provode u skladu s rasporedom utvrđenim u Ugovoru o dodjeli

bespovratnih sredstava; rezultat projekta i pokazatelji neposrednog rezultata pokazuju prihvatljiv napredak ili

provedbu projekta i obveze navedene u Ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava; ispravan iznos svakog izdatka navedenog u Zahtjevu za nadoknadom sredstava u odnosu na

iznos naveden u popratnom dokumentarnom dokazu (računu, potvrdi o prihvaćanju, bankovnom izvatku, itd.);


24

ispravan iznos svakog izdatka navedenog na računu, potvrdi o prihvaćanju i bankovnom izvatku u odnosu na odredbe povezanog ugovora o nabavi (roba, usluga, radovi), uzimajući u obzir ispravnost njegovih sastavnica (jedinica, jediničnih troškova, količina jedinica, itd.);

ispravan iznos svakog izdatka u odnosu na odobrenu stavku projektnog proračuna koju se tereti za taj iznos, uzimajući u obzir prethodno odobrene izdatke;

ispravnost potraživanog iznosa svakog izdatka u odnosu na prihvatljivost sufinanciranog predmeta, tj. ako je samo dio izdatka prihvatljiv za sufinanciranje, iznos je predmet proporcionalne procjene;

ispravnost ukupnog prihvatljivog iznosa izdataka koji se potražuju Zahtjevom za nadoknadom sredstava:

o u odnosu na među-iznose koji se potražuju Zahtjevom za nadoknadom sredstava o u odnosu na odobrene ukupne prihvatljive projektne izdatke prema Ugovoru o

dodjeli bespovratnih sredstava uzevši u obzir prethodno provjerene i odobrene iznose prihvatljivih izdataka

o u pogledu iznosa ostvarenih kamata na projektnom računu o kojem se izvještava uz Završni zahtjev za nadoknadom sredstava i koji se oduzima od ukupnog prihvatljivog iznosa izdataka (ako je primjenjivo u skladu s Ugovorom o dodjeli bespovratnih sredstava)

o u pogledu neto prihoda, koji se oduzimaju u skladu s člankom 55. st. 2 Opće uredbe

nema aktivnih istraga o mogućim nepravilnostima ili već otkrivenim nepravilnostima povezanim s potraživanim izdacima zbog kojih se potraživani iznos ili njegov dio ne može odobriti kao prihvatljiv.

Kako bi se pratio napredak projekta i kako bi se nastavilo s provjerom prihvatljivosti izdataka, UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) ima pravo zahtijevati pojašnjenja i dokumentarne dokaze od Korisnika. Ako se utvrdi da nisu podneseni svi dokumenti koji opravdavaju izdatke i/ili dokazuju izvršenje plaćanja, UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) pisanim putem traži od Korisnika da podnese dokumente koji nedostaju, uz određivanje roka do kojeg se ti dokumenti trebaju podnijeti. UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) obavještava Korisnika o rezultatima provjere izdataka pisanim putem, navodeći informacije o:

odobrenim iznosima; odbijenim iznosima uz razloge odbijanja i korektivna djelovanja; mogućnosti uključivanja trenutno neprihvatljivog izdatka u sljedeći ZNS ako se uklone

nabrojani nedostaci, nakon njihova uklanjanja; iznosu koji se treba isplatiti Korisniku.

NAPOMENA Ako UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) ne može procijeniti prihvatljivost navedenih izdataka jer nisu dostavljeni svi podaci, odobrava samo iznos prihvatljivih izdataka, za koje je Korisnik pružio dokaze koji ih opravdavaju.

NAPOMENA U odnosu na konačni iznos financiranja, UT može, na temelju obrazložene odluke, ukoliko se projekt ne provodi ili podbacuje u provedbi, djelomično se provodi ili se provodi s kašnjenjima, smanjiti iznos inicijalno dodijeljenih bespovratnih sredstava prema stvarnoj provedbi Projekta temeljem uvjeta utvrđenih u Ugovoru.


25


26


27

4.2.3. Završno plaćanje

Po završetku provedbe projektnih aktivnosti, Korisnik podnosi UT-u (za PO1 i PO4)/PT-u 2 (za PO2 i PO3) Završni zahtjev za nadoknadom sredstava zajedno s ostalom dokumentacijom. Obrazac Završnog zahtjeva za nadoknadom sredstava je jednak obrascu Zahtjeva za nadoknadom sredstava propisanom aneksom 08 Pravila br. 02 ZNP-a.

Datum podnošenja i modalitet podnošenja Završnog zahtjeva za nadoknadom sredstava definiran je u Ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava, kao i mogući zahtjevi za dodatnim informacijama i dokumentacijom koja nije prijavljena u prethodnim Zahtjevima za nadoknadom sredstava. Korisnik uz Završni zahtjev za nadoknadom sredstava mora priložiti podatke o iznosu kamate ostvarene na bankovnom računu projekta koji se oduzima od konačne isplate u skladu s točkom 15.25. Općih uvjeta. Uz Završni zahtjev za nadoknadom sredstava prilaže se i Završno izvješće o provedbi projekta te ako je primjenjivo, revizorski izvještaji.

UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) provjerava Završni zahtjev za nadoknadom sredstava najkasnije u roku od 60 kalendarskih dana nakon datuma njegovog evidentiranja. Završni zahtjev za nadoknadom sredstava i Završno izvješće o provedbi projekta ne mogu se odobriti prije provedbe planirane provjere na licu mjesta. U provjeri Završnog zahtjeva za nadoknadom sredstava, UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) provodi dodatne provjere ispravnosti prihvatljivih iznosa:

Usporedba iznosa plaćenih Korisniku s iznosom bespovratnih sredstava u ukupnim provjerenim iznosima koji su odobreni kao prihvatljivi;

Povrat svake preplate Korisniku treba izvršiti prije odobrenja Završnog zahtjeva za nadoknadom sredstava i Završnog izvješća o provedbi projekta.

Ukoliko nakon provjere UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3):

Završni zahtjev za nadoknadom

sredstava

Završno izvješće o provedbi projekta

Revizorski izvještaji, ako je primjenjivo

ZAVRŠNI ZAHTJEV ZA NADOKNADOM SREDSTAVA


28

1. utvrdi da je Korisniku doznačen manji iznos od onog utvrđenog Ugovorom o dodjeli bespovratnih sredstava, u skladu s odobrenom dokumentacijom, kojom se opravdava prihvatljiv izdatak i dokazuje plaćanje, ostatak iznosa se doznačuje Korisniku;

2. utvrdi da je Korisniku doznačen veći iznos od potrebnog za provedbu projekta, UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3), sukladno odredbama Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava, traži Korisnika da vrati višak sredstava (pogledati poglavlje 5.2.4. Povrati).

Obrazac Završnog izvješća o provedbi je propisan aneksom 09 Pravila br. 02 ZNP-a. UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) nakon provjere Završnog izvješća o provedbi projekta odobrava isti, osim u slučajevima:

1. Kad se Završnim zahtjevom za nadoknadom sredstava potražuju izdaci koje Korisnik još nije isplatio dobavljačima (metoda plaćanja): u takvim slučajevima Završno izvješće o provedbi projekta prvo se privremeno odobrava za izvršenje isplate Korisniku. UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) konačno odobrava Izvješće tek kad primi dokumentarni dokaz od Korisnika o izvršenim isplatama dobavljačima za potraživane izdatke.

2. Kad UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) utvrdi da ukupni iznos već isplaćen Korisniku premašuje prihvatljive i plative projektne izdatke, Završno izvješće o provedbi projekta odobrava se tek kad UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) primi dokumentarni dokaz od Korisnika o povratu viška iznosa.

3. Odbijanja, uz navođenje razloga za odbijanje, traženje ispravaka i davanja roka do kojeg se mora podnijeti ispravljena verzija Završnog izvješća o provedbi projekta.

Provjera i odobrenje Završnog izvješća o provedbi projekta preduvjet je za završno plaćanje koje se potražuje Završnim zahtjevom za nadoknadom sredstava, uz sljedeće izuzetke:

1. Kad se Završnim zahtjevom za nadoknadom sredstava potražuju izdaci metodom plaćanja; 2. Završnim zahtjevom za nadoknadom sredstava potražuju izdaci objema metodama

(nadoknade i plaćanja). U navedenim slučajevima završno plaćanje obavlja se na temelju privremenog odobrenja Završnog izvješća o provedbi projekta od strane UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3). Ako Korisnik ne podnese ZNS ili Završno izvješće o provedbi projekta na vrijeme, UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) pisanim putem podsjeća Korisnika na njegovu obvezu, uz određivanje roka za podnošenje tih dokumenata. Izdaci u Završnom zahtjevu za nadoknadom sredstava, koje UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) nije potvrdilo zbog nedostatka informacija, dokumentacije ili pojašnjenja, smatraju se neprihvatljivima.

NAPOMENA Ako Korisnik zanemari zahtjev ili ne podnese dokumente na vrijeme, UT može inicirati raskidanje Ugovora i prestanak plaćanja Korisniku ili obustavu primjene Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava, te povrat ili djelomični povrat iznosa isplaćenih Korisniku prema odredbama Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava.


29

Razdoblje provedbe Projekta i razdoblje prihvatljivosti izdataka Projekta definirani su Ugovorom o dodjeli bespovratnih sredstava. Razdoblje financiranja Projekta započinje stupanjem na snagu Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava i završava dana 31.12.2016. godine.


30


31


32

4.2.4. Povrati

U slučaju da je naknadnom provjerom utvrđeno kako određeni prethodno odobreni izdaci nisu prihvatljivi, potrebno je izvršiti ispravak odobrenih izdataka putem financijske korekcije. Osnova za pokretanje postupka povrata je:

odluka UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) o otkrivenoj nepravilnosti odluka UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) o povratu predujma plaćenog Korisniku za

provedbu projekta odluka UT (za PO1 i PO4) ili PT2 (za PO2 i PO3) o raskidu Ugovora o dodjeli bespovratnih

sredstava i djelomičnom ili potpunom povratu sredstava odluka UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) o prihodima koji će se povratiti u projektima

koji ostvaruju prihode. Postoje dva načina povrata na temelju Odluke o financijskoj korekciji putem:

prijeboj iznosa za povrat i iznosa za plaćanje prema podnesenom Zahtjevu za nadoknadom sredstava ili

uplata povrata. Korisnik mora povratiti sve preplaćene iznose koje duguje u roku od 60 kalendarskih dana od dana izdavanja knjižne obavijesti ukoliko nije drugačije propisano Ugovorom. U slučaju neplaćanja traženog iznosa za povrat u zadanom roku, Korisnik je obvezan platiti zakonsku zateznu kamatu od vremena koje protekne između roka za plaćanje koji je odredilo UT, i datuma kad je predmetna uplata zapravo izvršena. Sve djelomične uplate prvo pokrivaju na taj način uspostavljene kamate. Bankovne naknade nastale otplatom obveza prema UT snosi isključivo Korisnik. U slučaju povrata nezakonitih državnih potpora, kamata se obračunava u skladu sa zahtjevima utvrđenim u Uredbi Komisije (EZ) br. 794/2004 od 21. travnja 2004. kojom se provodi Uredba Vijeća (EZ) br. 659/1999 (SL L 140, 30.4.2004), a kojom se utvrđuju detaljna pravila za primjenu članka 93. Ugovora o EZ-u. U slučaju da Korisnik vrati iznose na dobrovoljnoj osnovi, prije nego što je započeo postupak za povrat, UT zadržava pravo sankcionirati Korisnika i pokrenuti postupak izvršenja sankcija prema Korisniku (kao što su na primjer novčane kazne ili isključenje iz svih ugovora koje financira EU za određeni broj godina).

Poglavlje 5. Izvješćivanje

33

Poglavlje 5. Izvješćivanje Korisnik mora sve potrebne informacije o provedbi projekta dati UT-u (za PO1 i PO4)/PT-u 2 (za PO2 i PO3). Sažetak napretka Projekta dostavlja se u svakom Zahtjevu za nadoknadom sredstava.

IZVJEŠĆA: 1. Izvješća o napretku

Izvješća o napretku podnose se u roku od 15 kalendarskih dana nakon isteka svaka tri

mjeseca provedbe Projekta, osim ukoliko drugačije nije navedeno u Posebnim uvjetima, pripremaju se kao sastavni dio Zahtjeva za nadoknadom sredstava (aneks 08 Pravila br.

02 ZNP-a) Izvješća moraju obuhvaćati Projekt u cjelini, neovisno o tome koji se dio financira iz

Fondova. Svako izvješće mora u potpunosti sadržavati sve zahtijevane aspekte.

Izvješće o napretku




Izvješće nakon provedbe projekta

ZAHTJEV ZA NADOKNADOM SREDSTAVA

Korisnik mora pripremiti:

Izvješća o napretku, Završno izvješće o provedbi projekta (Završno izvješće) i Izvješće nakon provedbe projekta (ako je primjenjivo).

Poglavlje 5. Izvješćivanje

34

2. Završno izvješće o provedbi projekta (Završno izvješće) Završno izvješće podnosi se u roku od 30 kalendarskih dana nakon posljednjega dana

razdoblja provedbe Projekta, osim ukoliko drugačije nije navedeno u Posebnim uvjetima. priprema se kao dodatak Završnom zahtjevu za nadoknadom sredstava (aneks 09 Pravila

br. 02 ZNP-a) Izvješće mora obuhvatiti Projekt u cjelini, neovisno o tome koji se dio financira iz Fondova. Izvješće mora u potpunosti sadržavati sve zahtijevane aspekte.

3. Izvješće nakon provedbe projekta (ako je primjenjivo)

Izvješće nakon provedbe Projekta podnosi se u roku od 30 kalendarskih dana nakon isteka

svake uzastopne godine od dana odobrenja Završnog izvješća, a dostavlja se tijekom 5 godina od dana završetka Projekta, osim ako u Posebnim uvjetima nije navedeno drugačije.

Korisnik mora pripremiti Izvješće nakon provedbe popunjavanjem obrasca Izvješća nakon provedbe projekta (aneks 10 Pravila br. 02 ZNP-a). Učestalost i zahtjevi za podnošenje Izvješća nakon provedbe projekta jasno se utvrđuju u Ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava.

Ako Korisnik ne dostavi UT-u (za PO1 i PO4)/PT-u 2 (za PO2 i PO3) odgovarajuća izvješća niti nakon roka definiranog u podsjetniku koji mu pošalje UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3), plaćanje može biti obustavljeno, u skladu s člankom 11. Općih uvjeta ili se Ugovor može raskinuti u skladu s točkom 12.2.a Općih uvjeta. Svi dodatni zahtjevi za izvještavanje definiraju se u Posebnim uvjetima Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava. Podnošenje navedenih izvješća ne dovodi u pitanje pravo UT-a (za PO1 i PO4)/PT-a 2 (za PO2 i PO3) da od Korisnika zahtjeva bilo koje dodatne informacije o Projektu. UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) mogu zahtijevati dodatne informacije od Korisnika bilo kada, a te informacije moraju biti podnesene u roku od 30 kalendarskih dana od dana kada je Korisnik zaprimio navedeni zahtjev.

ZAVRŠNI ZAHTJEV ZA

NADOKNADOM SREDSTAVA

IZVJEŠĆE NAKON PROVEDBE

PROJEKTA

Poglavlje 6. Provjere na licu mjesta

35


Provjere na licu mjesta: provjere projekta na mjestu njegove provedbe (u administrativnom smislu u prostorijama Korisnika, te fizički na mjestu izvođenja radova (ako je primjenjivo)). Provjera na licu mjesta mora doprinijeti administrativnoj provjeri dodatnim informacijama i potvrditi (ili ne) ispunjavanje općih kriterija prihvatljivosti, provjeriti realnost projekta i ponovno provjeriti pruža li Korisnik točne informacije u vezi s fizičkim i financijskim detaljima provedbe projekta. Provjera na licu mjesta pokriva administrativne, financijske, tehničke i fizičke aspekte projekta koji se mogu vidjeti samo u prostoru Korisnika i/ili na mjestu izvođenja radova (ako je primjenjivo). Provjera na licu mjesta obuhvaća najmanje:

Provjeru fizičkog napretka projekta; Provjeru usklađenosti isporučevina s rezultatima uredskih administrativnih provjera; Provjeru računovodstvenog razdvajanja projekta (od neprojektnih troškova) i pristup

projektnim dokumentima; Provjere provedenih mjera promidžbe; Provjeru preduvjeta za ostvarivanje prihoda; Provjeru usklađenosti s režimom državnih potpora; Provjere revizorskog traga, itd.

Provjere na licu mjesta:

planirane;

ad hoc provjere.

Planirana provjera na licu mjesta određuje se Godišnjim planom provjera na licu mjesta, na temelju procjene rizika. Procjena rizika primjenjuje se za ugovore o uslugama i nabavi robe, dok su provjere na licu mjesta obavezne za ugovore o radovima. Za infrastrukturne projekte (radove) koji se provode kroz nekoliko godina, provodi se više provjera na licu mjesta tijekom provedbe i po završetku.

Ad hoc provjera na licu mjesta može se provesti u bilo kojem trenutku razdoblja provedbe projekta kada treba provjeriti jesu li informacije koje daje Korisnik točne i stvarne.

VAŽNO Završni zahtjev za nadoknadom sredstava i Završno izvješće o provedbi projekta ne mogu se odobriti prije provedbe planirane provjere na licu mjesta.


36

Voditelj projekta pisanim putem i/ili putem elektroničke pošte obavještava Korisnika o provjeri na licu mjesta najmanje 3 radna dana unaprijed, prije čega se treba usuglasiti najprikladniji datum planiranog posjeta. U slučaju ad hoc provjera na licu mjesta ne daje se obavijest o planiranom posjetu, ako bi takva obavijest mogla utjecati na rezultate same provjere.

Voditelj projekta provjerava odabrane stavke provjerom količine, kvalitete i prihvatljivosti (ako je moguće). Nalazi provjere na licu mjesta i preporuke bilježe se u Izvješću o provjeri na licu mjesta, a Korisnik se obavještava o nalazima provjere na licu mjesta pisanim putem (na licu mjesta ili u roku od 10 radnih dana nakon posjeta na licu mjesta).

U slučaju da se tijekom provjere na licu mjesta uoče odstupanja koja se mogu ispraviti, Korisniku se u Izvješću o provjeri na licu mjesta navodi rok za ispravljanje tih odstupanja i za davanje objašnjenja. Rok za korektivna djelovanja je 30 kalendarskih dana (osim ako se ne usuglasi drugačije u opravdanim slučajevima). Dane informacije i dokazi provjeravaju se u odnosu na zahtjeve navedene u izvješću o provedenoj provjeri na licu mjesta. Ako nije primljena sva dokumentacija i dokazi o usuglašenosti ili odstupanja nisu/ne mogu biti ispravljena, može se donijeti odluka o započinjanju istrage o nepravilnostima i prekidu plaćanja odgovarajućeg iznosa za izdatke provjerene prema Zahtjevu za nadoknadom sredstava.

Provjera nakon provedbe Projekta U roku od 5 godina nakon dovršetka projekta UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) provodi provjere nakon dovršetka projekta, provjerom barem sljedećih aspekata:

trajnost operacija u skladu s člankom 57. Opće uredbe. UT osigurava da projekt zadrži doprinose iz Fondova jedino ako projekt, u roku od 5 godina od svojeg dovršetka, ne doživi značajne izmjene: (a) koje utječu na njegovu prirodu ili uvjete provedbe ili daje nekoj tvrtki ili javnom tijelu neopravdanu prednost te; (b) koje su rezultat promjene prirode vlasništva nad nekom stavkom infrastrukture ili prestanka proizvodne aktivnosti;

postizanje učinka i pokazatelji rezultata; sprečavanje prekomjernog financiranja praćenjem prihoda u skladu s člankom 55. st. 3. i st.

4. Opće uredbe, kako bi se izvršili potrebni ispravci prije zatvaranja Operativnog programa, najkasnije do podnošenja dokumenata u skladu s točkom (a) članka 89. st. 1. Opće uredbe za Operativni program;

usklađenost sa zahtjevima za postojanje odgovarajućeg revizijskog traga i dostupnost dokumentarnih dokaza u skladu s člankom 60. (f) i 90. Opće uredbe te člancima 15. i 19. Provedbene uredbe;

korištenje imovine u skladu s odredbama Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava; usklađenost operacije s horizontalnim politikama EU-a, itd.

Po primitku Izvješća nakon provedbe projekta (godišnjeg izvješća nakon dovršetka projekta) koje se podnosi u roku od 30 kalendarskih dana nakon isteka svake uzastopne godine od dana odobrenja Završnog izvješća, UT (za PO1 i PO4) i/ili PT2 (za PO2 i PO3) prikuplja podatke o postignutim pokazateljima rezultata. UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) provjerava jesu li pokazatelji ispravni, ako je potrebno, razjašnjavajući ih s Korisnicima ili provođenjem provjera na licu mjesta.


37

Obveze Korisnika u smislu omogućavanja uvida u dokumentaciju, odnosno pristupa prostorijama/građevini/gradilištu u svrhu provjera: Korisnik mora surađivati s niže navedenima institucijama/tijelima, te drugim nacionalnim i europskim institucijama i tijelima koja vrše revizije i provjere povezane s projektom. Korisnik mora osigurati navedenim institucijama dostupnost svih dokumenata, podataka i evidencija povezanih s projektom ili potrebnih za potvrdu ispravnosti Projekta i projektnih izdataka, te osigurati pristup svim prostorijama i mjestima u kojima se projekt provodi, isporučevinama, rezultatima i neposrednim rezultatima Projekta, u razdoblju od najmanje tri godine nakon zatvaranja programa.

Korisnik mora omogućiti PT-u 2 (za PO2 i PO3), UT-u, Tijelu za ovjeravanje (TO), Tijelu za reviziju (TR), EK, Uredu Europske komisije za suzbijanje prijevara (OLAF), Europskom revizorskom sudu (ERS) i bilo kojim drugim revizorima ili vanjskim osobama ovlaštenima od strane UT-a (za PO1 i PO4)/PT-a 2 (za PO2 i PO3), provođenje potrebnih provjera, pregledavanjem dokumenata, pravljenjem preslika tih dokumenata ili vršenjem provjera na licu mjesta, praćenje provedbe Projekta i vršenje postupka pune revizije, ako je potrebno, na temelju popratnih dokumenata za račune, računovodstvene dokumentacije i bilo kojih drugih dokumenata relevantnih za financiranje Projekta. Ove inspekcije mogu se vršiti do 3 godine nakon zatvaranja programa pod kojim se projekt sufinancira.

Korisnik mora omogućiti da PT2 (za PO2 i PO3), UT, TO, TR, OLAF i bilo koji vanjski revizor ovlašten od strane UT-a (za PO1 i PO4)/PT-a 2 (za PO2 i PO3) obavi provjere i provjere na licu mjesta, u skladu s procedurama definiranima propisima Europske unije za zaštitu financijskih interesa Europske unije od prijevara i ostalih nepravilnosti. U tu svrhu, Korisnik se obvezuje omogućiti odgovarajući pristup osoblju ili predstavnicima EK, OLAF-a i ERS-a, kao i bilo kojem vanjskom revizoru koje je ovlastilo UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3), da posjete sjedište i mjesta na kojima se projekt provodi, uključujući i njegove informacijske sustave, kao i sve dokumente i baze podataka koji se odnose na tehničko i financijsko upravljanje Projektom, te poduzeti sve potrebne korake kako bi olakšao njihov rad. Pristup omogućen predstavnicima PT2 (za PO2 i PO3), UT, TR, EK, OLAF-a i ERS-a i bilo kojem drugom vanjskom revizoru ovlaštenom od strane UT-a (za PO1 I PO4)/PT-a 2 (za PO2 i PO3) odvija se na temelju povjerljivosti u odnosu na treće osobe, ne dovodeći u pitanje obveze javnog prava koje se na njih odnose.

Korisnik jamči da su prava PT2, UT, TR, EK, OLAF-a i ERS-a, kao i bilo kojeg vanjskog revizora ovlaštenog od UT-a (za PO1 i PO4)/PT-a 2 (za PO2 i PO3) za obavljanje revizija, kontrola i provjera jednako primjenjiva i na Korisnikove partnere, pod istim uvjetima i prema istim pravilima.

VAŽNO Ukoliko se Provjerom utvrdi nepravilnost, moguće su posljedice u vidu financijske korekcije dodijeljenih sredstava.

38

Pored Izvješća o napretku, Završnog izvješća i Izvješća nakon provedbe projekta , dokumenti koji moraju biti dostupni i spremljeni obuhvaćaju:

Računovodstvene evidencije (kompjutorizirane ili ručne) iz računovodstvenog sustava Korisnika, kao što su glavna knjiga, sporedne knjige i obračuni plaća, evidencija dugotrajne imovine i druge relevantne računovodstvene informacije;

Dokaz o postupcima nabave, kao što su objave natječaja, natječajne dokumentacije, ponude ponuditelja i evaluacijska izvješća;

Dokaz o obvezama poput ugovora i narudžbenice; Dokaz o pružanju usluga, kao što su odobrena izvješća, priručnici, evidencije radnog

vremena, prijevozne karte, dokazi o pohađanju seminara, konferencija i tečajeva te relevantna dokumentacija i dobiveni materijali, kao što su liste sudionika, prezentacije, radni listovi, certifikati i slično;

Dokaz o primitku robe, kao što su potvrde o isporuci od dobavljača uz potvrde o prihvatu, privremene Potvrde o prihvatu i Konačne potvrde o prihvatu;

Dokaz o završetku radova, poput potvrde o prihvatu, potvrde o preuzimanju, uporabne dozvole i potvrde o izvedbi;

Dokaz o kupnji, kao što su računi i priznanice. Dokaz o plaćanju kao što su bankovna izvješća, knjižne obavijesti, dokazi o podmirenju od

izvođača; Dokaz da su porezi i/ili PDV plaćeni i da nisu povrativi; Za izdatke za gorivo, priložene sažete popise prijeđene kilometraže, podatke o prosječnoj

potrošnji korištenih vozila, troškovima goriva i održavanja; Evidencije zaposlenika i platnih lista, kao što su ugovori, izjave o plaći, evidencije radnog

vremena. Za lokalno osoblje zaposleno na određeno vrijeme, pojedinosti o naknadi koja se isplaćuje, potvrđene od strane lokalno nadležne službene osobe, a raščlanjena na bruto plaću, doprinose za zdravstveno i mirovinsko osiguranje i neto plaću.

Poglavlje 7. Obveze informiranja i vidljivosti

39

Poglavlje 7. Obveze informiranja i vidljivosti Ovo poglavlje Uputa služi kao pomoć korisnicima projekata sufinanciranih iz strukturnih i Kohezĳskog fonda prilikom ispunjavanja njihovih obveza vezanih uz informiranje i vidljivost projekata, a koje su propisane relevantnim regulativama Europske komisĳe i nacionalnim dokumentima.

7.1. Obveze korisnika vezane uz informiranje i vidljivost projekata

Korisnik mora poduzeti sve potrebne korake za objavljivanje činjenice da EU sufinancira projekt, odnosno, mora provoditi informativne i promidžbene aktivnosti u skladu s potpisanim Ugovorom o dodjeli bespovratnih sredstava, koje moraju biti proporcionalne sadržaju projekta. Te je aktivnosti, kao sastavni dio ugovora, korisnik dužan provesti, dokumentirati (npr. novinski isječci, fotografije, potpisne liste i slično) i o tome informirati nadležna tĳela u izvješćima o provedbi projekta (sukladno članku 2. Općih uvjeta ugovora). Povrh toga, poduzete mjere oglašavanja moraju biti u skladu sa zahtjevima, navedenim u člancima 8. i 9. Provedbene Uredbe broj 1828/2006 te s Uputama za korisnike sredstava - Informiranje i vidljivost projekata financiranih iz strukturnih i Kohezĳskog fonda 2007. - 2013. (koje je u listopadu 2013. donijelo Koordinacijsko tijelo). Korisnik mora poduzeti najmanje jednu mjeru za obavještavanje javnosti, osim kada je člankom 8. Provedbene Uredbe br. 1828/2006 propisano da ih treba biti više, a pritom samostalno odabire koje će komunikacĳske alate koristiti kako bi informirao javnost i doprinio vidljivosti svog projekta. Budući nije propisano koje mjere obavještavanja javnosti o projektu korisnik mora poduzeti, savjetujemo korisniku da razmisli o sadržaju i vrijednosti projekta, kao i o njegovom trajanju. Primjerice, za neke projekte bit će dovoljno postaviti objavu o sufinanciranju na internetskoj stranici ili poslati priopćenje medijima na nacionalnoj razini, čime će se zadovoljiti i uvjet o obaviještavanju opće javnost. Za projekte veće vrijednosti ili one koji traju par godina učinkovitije bi bilo navesti više od jedne aktivnosti kako bi se javnost obavijestila o projektu i informirala se za vrijeme trajanja provedbe i/ili o postignutim rezultatima pri završetku projekta. U svakom slučaju, aktivnosti i mjere informiranja i vidljivosti koje korisnik provodi trebaju biti usmjerene na:

korisnike projektnih rezultata, opću javnost i medĳe.

Potpisivanjem Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava, korisnik prihvaća i da informacĳe o njegovom nazivu, nazivu projekta i iznosu javnog sufinanciranja projekta budu javno objavljene, a svi materĳali namĳenjeni informiranju i vidljivosti moraju uključivati osnovne elemente vidljivosti vezano uz EU fondove.


40

7.2. Osnovni elementi vidljivosti koje trebaju sadržavati svi materijali vezani uz projekt

Sve aktivnosti i materijali za informiranje i vidljivost vezane uz projekt moraju sadržavati sljedeće elemente:

logotip (zastavicu) Europske unĳe i tekst Europska unĳa poveznicu na fond iz kojeg je financiran projekt: Projekt je sufinancirala Europska unĳa iz

Europskog fonda za regionalni razvoj izjavu: „Ulaganje u budućnost“ logotip Strukturni i investicĳski fondovi logotip operativnog programa unutar kojeg se provodi projekt, u ovom slučaju logotip

OPP-a isključenje odgovornosti: „Sadržaj ove publikacĳe/emitiranog materĳala isključiva je

odgovornost (navesti ime korisnika).“ Napomena: Za male promotivne materĳale (npr. usb, cd, olovka...) dovoljno je, ali obavezno, navesti logotip (zastavicu) Europske unĳe i tekst “Europska unĳa”.

7.2.1. Komunikacijski alati i njihova primjena u kontekstu EU sufinanciranih projekata

1) Internetska stranica Preporuča se da korisnik javnost informira o projektu putem svoje internetske stranice, ako je ima.Pritom je potrebno navesti minimalno sljedeće podatke: naziv i nositelj/partner(i) u projektu, cilj i kratak opis aktivnosti, ukupnu vrĳednost projekta i EU udio u financiranju projekta , razdoblje provedbe projekta, kontakt osobe za dodatne informacĳe. U dĳelu stranice koji se odnosi na informiranje o projektu treba uključiti osnovne elemente vidljivosti te postaviti link na internetsku stranicu www.strukturnifondovi.hr i link na stranicu operativnog programa www.promet-eufondovi.hr. Ako je internetska stranica korisnika ili projekta izrađena u sklopu projekta, osnovni elementi vidljivosti trebaju se nalaziti na njezinoj naslovnoj stranici. Logotip (zastavica) Europske unĳe te napomena da je izradu internetske stranice sufinancirala Europska unĳa i iz kojeg fonda ponavljat će se na svakoj podstranici (npr. u podnožju stranice). 2) Priopćenje Priopćenje je jedan od najčešćih alata za komunikacĳu s medĳima. Može se koristiti u različitim fazama provedbe projekta, kao što su početak provedbe projekta, značajni pomaci u provedbi projekta, informiranje o projektnim rezultatima, i sl. Također savjetujemo primjenu ovog komunikacijskog alata ukoliko se korisnik odluči samo za jednu mjeru obavještavanja javnosti poput objave na internetskoj stranici. Priopćenje također treba sadržavati osnovne elemente vidljivosti, a u tekstu je potrebno navesti informacĳu o ukupnoj vrĳednosti projekta i iznosu EU potpore.


http://www.promet-eufondovi.hr/


41

3) Konferencĳa za medĳe U svrhu informiranja o značajnĳim pomacima ili događajima u provedbi projekta ili o značajnĳim projektnim rezultatima, korisnik može organizirati konferencĳu za medĳe. Poziv za medĳe i ostali popratni materĳali vezani uz konferencĳu trebaju uključivati osnovne elemente vidljivosti, a u prostorĳi u kojoj se održava konferencĳa treba biti izvješena EU i hrvatska zastava (samostojeće ili one prilagođene za stol) ili prostorĳa treba biti obilježena posterima/banerima vezanima uz projekt. Tĳekom konferencĳe korisnik je dužan napomenuti da projekt sufinancira Europska unĳa te pružiti informacĳu o financĳskoj vrĳednosti projekta (posebno navesti EU udio u financiranju) te fondu i operativnom programu unutar kojeg se projekt financira. 4) Informativni i edukativni događaji poput sajmova, izložbi, info-dana, seminara i sl. Pozivnice i popratni materĳali (npr. potvrda o sudjelovanju) moraju sadržavati osnovne elemente vidljivosti. Korisnik mora osigurati da sudionici događaja budu svjesni da je događaj organiziran u okviru projekta kojeg sufinancira Europska unĳa, postavljanjem EU i hrvatske zastave, pomoću postera ili banera vezanima uz projekt ili na neki drugi prikladan način. 5) Publikacĳe (letci, brošure, priručnici, itd.) Naslovna stranica publikacĳa mora jasno pokazivati da je izrađena u okviru projekta kojeg sufinancira Europska unĳa. EU logotip (zastavica), logotip Strukturni i investicĳski fond te logotip operativnog programa trebaju biti smješteni na naslovnoj stranici publikacĳe. Informacĳa o sufinanciranju projekta i Fondu može biti smještena na naslovnoj ili na prvoj sljedećoj stranici publikacĳe. Isključenje odgovornosti može biti smješteno na prvoj ili posljednjoj unutarnjoj stranici publikacĳe. Uz osnovne elemente vidljivosti, publikacĳe također trebaju uključivati kontakte za dodatne informacĳe:

naziv, adresu, telefon, faks i internetsku stranicu korisnika projekta kontakte relevantnih institucĳa iz sustava upravljanja EU fondovima: internetska stranica i

opća adresa elektroničke pošte UT-a i PT2 (supotpisnici Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava) i Ministarstva regionalnoga razvoja i fondova Europske unije kao Koordinacijskog tijela

za više informacĳa o EU fondovima navesti internetsku stranicu Ministarstva regionalnoga razvoja i fondova Europske unĳe www.strukturnifondovi.hr.

Sav pisani materĳal treba biti dostupan i u elektroničkom obliku, kako bi se mogao poslati e-mailom ili postaviti na internetsku stranicu. 6) Naljepnice za opremu i vozila Naljepnica treba biti smještena na vidljivom mjestu predmeta ili vozila koje je nabavljeno u okviru projekta. Kako bi sadržaj naljepnice bio jasno vidljiv, veličina naljepnice ovisit će o veličini predmeta/vozila koje se označava. Također, naljepnica treba biti odgovarajuće kvalitete, po mogućnosti plastificirana. Prostorĳe koje su opremljene i/ili prilagođene iz projekta (npr. ako su prostorĳe oličene i namještene sredstvima projekta) također trebaju biti adekvatno označene, pomoću naljepnice ili ploče na kojima će se nalaziti osnovni elementi vidljivosti.



42

7) Fotografije Poželjno je fotografijom dokumentirati razvojne faze projekta i značajne događaje vezane uz projekt. 8) Audiovizualne produkcĳe Audiovizualne produkcĳe također trebaju uključivati neke od osnovnih elemenata vidljivosti. Za audiouratke dostatno je uključiti sljedeću rečenicu: „Projekt sufinancira Europska unĳa iz (naziv fonda).“ Infrastrukturni projekti vrijednosti iznad 500 tisuća eura podliježu dodatnom obilježavanju Posebni zahtjevi odnose se na infrastrukturne projekte (koji podrazumĳeva izgradnju nekog objekta, ulaganje i infrastruktura ili građevinske aktivnosti) kod kojih ukupni troškovi projekta prelaze iznos od 500 000 eura. Infrastrukturni projekti, uz već navedene osnovne elemente vidljivosti na svim materijalima i komunikacijskim alatima, moraju biti dodatno obilježeni i informacĳskom, odnosno po završetku projekta, trajnom pločom i to kako je navedeno: INFORMACĲSKA PLOČA mora uključivati:

a) dio koji zauzima 25 posto ploče logotip (zastavicu) Europske unĳe i tekst “Europska unĳa” poveznicu na Fond iz kojeg je financiran projekt: Projekt je sufinancirala Europska unĳa

iz Europskog fonda za regionalni razvoj izjavu: „Ulaganje u budućnost“.

b) dio koji zauzima 75 posto ploče

logotip Strukturni i investicĳski fondovi te logotip operativnog programa iz kojeg se projekt financira

naziv projekta naziv korisnika vrĳednost projekta i iznos EU sufinanciranja, izraženo u eurima razdoblje provedbe projekta (od – do) izvođača radova.

Korisnik na informacijsku ploču može uključiti i hrvatsku zastavu.


43

Naziv projekta: Naziv korisnika: Ukupna vrijednost projekta: EU sufinanciranje projekta: Razdoblje provedbe projekta: Izvođač radova:

Ulaganje u budućnost Projekt je sufinancirala Europska unija iz (naziv fonda)

Napomena: veličina logotipova i korištenih slova u dijelu informacijske ploče koji se odnosi na opis projekta ne smije biti veća od onih koji se odnose na elemente EU vidljivosti.

Primjer izgleda informacijske ploče

Informacĳske ploče postavljaju se uz prilazne pravce lokacĳi gdje se projekt provodi. Njihov sadržaj treba biti jasno vidljiv kako bi prolaznici mogli pročitati i razumjeti značajke projekta. Postavljaju se na početku provedbe projekta, odnosno po potpisivanju ugovora, a zamjenjuju se trajnom pločom najkasnije 6 mjeseci nakon završetka provedbe projekta. TRAJNA PLOČA mora uključivati: dio koji zauzima 25 posto ploče

naziv i vrstu projekta zastavicu Europske unĳe i tekst “Europska unĳa” referencu na Fond iz kojeg je financiran projekt: Europski fond za regionalni razvoj izjavu: „Ulaganje u budućnost“.

Na trajnu ploču korisnik mora uključiti i logotip Strukturni i investicĳski fondovi i logotip operativnog programa u sklopu kojeg je projekt financiran, a ako to želi, na trajnu ploču korisnik može uključiti i hrvatsku zastavu. Trajna ploča treba biti postavljena na vidljivom mjestu (npr. pročelje građevine) i treba biti dovoljno velika da njezin sadržaj bude jasno vidljiv. Ishodovanje dozvole za postavljanje trajne ploče na pročelje zgrada odgovornost je korisnika sukladno važećim propisima.


44

Napomena: Infrastrukturni projekti kod kojih su ukupni troškovi projekta manji od 500 000 eura također moraju biti adekvatno obilježeni pomoću informacĳske ploče na početku provedbe projekta te pomoću trajne ploče po završetku projekta (najkasnĳe šest mjeseci po završetku projekta). U ovim slučajevima na informacĳskoj i trajnoj ploči dostatno je uključiti osnovne elemente vidljivosti.

7.3. Korištenje logotipa (zastavice EU)

Korisnik mora osigurati korištenje logotipova na pregledan i vidljiv način. Ono što je svakako važno napomenuti jest to da zastavica, osnosno logotip EU mora biti jednako vidljiv glede smještaja i veličine kao i ostali korišteni logotipovi na određenom materijalu (pozivnici, letku, roll-up banneru…).

Korisnik sredstava (potpisnik ugovora) ima pravo koristiti i svoj logotip u informativnim i promotivnim materĳalima na jednak način kao gore navedeni logotipovi, a logotipovi svih ostalih subjekata koji su na bilo koji način povezani s provedbom projekta mogu se koristiti, ali na način koji neće kompromitirati i umanjiti vidljivost osnovnih elemenata vidljivosti glede smještaja i veličine.

7.4. Ostale obveze korisnika

Osim aktivnosti definiranih Ugovorom korisnik je dužan na zahtjev UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3), sukladno članku 6. Posebnih uvjeta, ili prema odluci UT OPP-a provoditi i/ili sudjelovati u dodatnim aktivnostima vezanim uz informiranje i vidljivost projekta. Osim toga, korisnik je dužan u svim aktivnostima jasno naznačiti da projekt koji provodi sufinancira Europska unĳa, navodeći pritom operativni program i fond EU u okviru kojeg je financiran (u ovom slučaju OPP, sufinanciran iz Europskog fonda za regionalni razvoj). Korisnik o namjeri organiziranja i provođenja aktivnosti kojima želi promovirati svoj projekt u javnosti, informira UT (za PO1 i PO4) i PT2 (za PO2 i PO3) (projekt managera i/ili osobu za informiranje i vidljivost ESI fondova) te se prilikom organiziranja aktivnosti s njima konzultira. Prema tome, prijedloge izrađenih materijala koji će se koristiti u cilju informiranja javnosti i vidljivosti projekata (pozivnice, objave za medije, promotivni materijali, prezentacije, audiovideo materijali i sl.) korisnik na pregled šalje UT-u (za PO1 i PO4) i PT-u 2 (za PO2 i PO3) koje mu zatim daje preporuke.

Europska unija


45

Tijekom provjere na licu mjesta, UT (za PO1 i PO4) i PT2 (za PO2 i PO3) ima pravo od korisnika tražiti uvid u svu potrebnu dokumentaciju o provedenim aktivnostima koje su za cilj imale informiranje i vidljivost projekta. Korisnik je također, za potrebe revizorskog traga, dužan čuvati svu potrebnu dokumentaciju, o čemu detaljnije piše u poglavlju 8. Revizijski trag.

Detaljne upute i korisne informacije za korisnike projekata financiranih iz strukturnih i Kohezijskog fonda nalaze se na sljedećim linkovima:

- Upute za korisnike sredstava - informiranje i vidljivost

- Smjernice vezano uz ispravnu uporabu i reprodukciju loga (zastavice) Europske unije http://publications.europa.eu/code/en/en-5000100.htm

- Logo (zastavica) EU http://europa.eu/about-eu/basic information/symbols/flag/index_en.htm

- Preuzimanje logotipova strukturni i investicijski fondovi te logotipova operativnih programa http://www.strukturnifondovi.hr/kako_do_eu_fondova

- Logotip OPP-a (grafički prikaz)

Sadržaj materĳala namĳenjen informiranju i vidljivosti projekata treba biti na hrvatskom jeziku. Ako to želi, korisnik može izrađivati materĳale ili pojedine elemente vidljivosti na hrvatskom i na engleskom jeziku.

http://www.strukturnifondovi.hr/UserDocsImages/kako_do_fondova/korak1/uvjeti/uputezakorisnikesredstava2007.-2013.-informiranjeividljivost.pdf

http://europa.eu/about-eu/basic

http://www.strukturnifondovi.hr/UserDocsImages/kako_do_fondova/korak1/logotipoppromet-1381324178.zip

Poglavlje 8. Revizijski trag

46

Poglavlje 8. Revizijski trag Provjera primjerenosti dokumentacijskih dokaza i revizijskog traga Revizijski trag je važan izvor za revizore i druge kontrolore tijekom pripreme i provođenja revizije ili drugih provjera. Svi dokumenti i evidencije vezani uz izvršavanje funkcija i aktivnosti koje vrše Korisnici trebaju se pohraniti kako bi se osigurao odgovarajući revizijski trag. Revizija se smatra odgovarajućom ako je u skladu s kriterijima navedenima u članku 15. Uredbe Komisije (EZ) br. 1828/2006 od 8. prosinca 2006. (Provedbena uredba). Korisnici moraju voditi projektne dosjee* koji će pružiti adekvatni revizijski trag i moraju biti u mogućnosti u bilo koje vrijeme staviti projektnu dokumentaciju na raspolaganje ovlaštenim osobama ili subjektima koji obavljaju provjere/revizije. Dokumenti moraju biti pohranjeni u skladu s važećim propisima.

KORISNIK

UGOVOR br.

„PREDMET“

VREMENSKO RAZDOBLJE:

od _dd/mm/gg do _dd/mm/gg

NAPOMENA

Projekt sufinancira Europska unija iz Europskog fonda za regionalni razvoj kroz

Operativni program Promet 2007.-2013.

* Primjer projektnog dosjea u papirnatom obliku

Dokumenti se moraju čuvati ili u originalu ili u obliku koji je u skladu s nacionalnim zakonodavstvom ovjeren kao istovjetan originalu na općeprihvaćenom nosaču podataka, a u skladu s člankom 19. stavak 4. Provedbene uredbe.

Europska unija


47

Ako dokumenti postoje samo u elektronskom obliku, korišteni računalni sustavi moraju zadovoljavati prihvaćene sigurnosne standarde koji osiguravaju da pohranjeni dokumenti udovoljavaju nacionalnim pravnim zahtjevima kako bi bili pouzdani za potrebe revizije. Na razini projekta, Korisnici moraju imati ili zaseban računovodstveni sustav ili odgovarajuću računovodstvenu kodifikaciju za sve transakcije koje se odnose na projekt, ne dovodeći u pitanje nacionalna računovodstvena pravila. U svrhu članka 90. Opće uredbe, radi osiguravanja dostupnosti dokumenata u skladu sa zahtjevom iz članka 19. Provedbene uredbe, Korisnik mora omogućiti dostupnost projektne dokumentacije na razini projekta. Korisnik mora ispuniti sljedeće zahtjeve revizijskog traga:

Potraživani izdatak u Zahtjevu za nadoknadom sredstava potkrijepljen je odgovarajućom dokaznom dokumentacijom u svrhu prihvatljivosti svih ostvarenih, plaćenih i potraživanih izdataka Korisnika (uz iznimku neizravnih troškova temeljenih na fiksnim troškovima). Podneseni dokumenti pravno su valjani, ovjereni potpisom te uključuju potrebne preduvjete i reference za identifikaciju (datumi, šifre, registracijski brojevi itd.). Također moraju pružiti dostatne reference kojima se dokazuje povezanost s konkretnim projektom.

Dokazna dokumentacija mora se čuvati u obliku originalnog popratnog dokumenta, ako drugačije nije zahtijevano. Popis specifičnih dokumenata, koji nije konačan, a koje Korisnik mora čuvati, određuje se u Ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava.

Računovodstveni zapisi s detaljnim informacijama o ostvarenim izdacima moraju se čuvati na razini Korisnika. Računovodstveni zahtjevi za Korisnika i partnere definiraju se u Ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava. U svakom slučaju, ti računovodstveni zapisi moraju se voditi na zasebnom računu ili moraju biti jasno kodificirani u računovodstvenom sustavu, kako bi se ukupni prihvatljivi projektni izdaci jasno mogli identificirati i provjeriti bez obzira na izvor financiranja. Računovodstveni zapisi trebali bi sadržavati datum troška, jedinicu svake stavke troška, vrstu pomoćnih dokumenata (npr. evidencija rada, fakture itd.), način plaćanja i primatelja. Računovodstveni zapisi bi se obično trebali čuvati u računalnom sustavu koji ima mogućnost izvještavanja te može omogućiti neposredni pristup financijskim podacima.

Ondje gdje se izdatak samo djelomično odnosi na projekt, točnost i metodologija alokacije mora se jasno prikazati. Isto vrijedi i za vrste izdataka koji se smatraju prihvatljivima samo unutar određenih ograničenja ili proporcionalno s drugim troškovima, primjerice neizravni troškovi na temelju fiksnih troškova itd.

Dokaz da su nabava/roba/usluga/radovi provedeni u skladu s EU i nacionalnim zakonodavstvom mora se čuvati (po potrebi).

Dokaz o usuglašenosti s pravilima o javnosti treba čuvati. Dokaz o prijavljenom napretku provedbe treba čuvati. Zapisi za sve provjere na licu mjesta, revizije ili provjere provedene na projektu treba

čuvati. Čuva se odgovarajući revizijski trag podnesenih dokumentiranih dokaza izdataka. Od

Korisnika će se uz određene smjernice tražiti da se utvrdi niz postupaka u svrhu osiguranja dostatnog revizijskog traga projektne dokumentacije, odnosno jasan sustav za odlaganje dokumenata, šifriranje, jasna naznaka lokacije originala i preslika, arhivski sustav, jasna dodjela odgovornosti u organizaciji o tome tko je zadužen za čuvanje projektne dokumentacije u skladu sa zahtjevima revizije itd.


48

Pristup svim dokumentima i informacijama koje čine revizijski trag Korisnik mora čuvati na razini projekta barem 3 godine nakon zatvaranja operativnog programa pod kojim je projekt financiran, tj. barem do 31. prosinca 2022., kako bi se ispunio zahtjev članka 90. Opće uredbe. U slučaju shema državne potpore, mogu se odrediti drugačiji specifični rokovi.

Korisnik mora sačuvati:

Original Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava i njegove izmjene i dopune; Preslike Zahtjeva za nadoknadom sredstava; Originale popratnih dokumenata koji dokazuju prihvatljivost ostvarenih, plaćenih i

potraživanih projektnih izdataka; Preslike izvješća koja se podnose UT za PO1 i PO4 te SAFU za PO2 i PO3 i njihove priloge; Preslike ili originale korespondencije sa SAFU-om, UT ili drugim institucijama/tijelima u

Sustavu, koja se odnosi na projekt; Originale dokumenata za provedene nabave (natječajna dokumentacija, ponude,

evaluacijski postupak, ugovor, itd.); Originali ili preslike (gdje je to potrebno) koji dokazuju provedbu zahtjeva za

obavještavanjem javnosti ; Originali ili preslike (gdje je to potrebno) koji dokazuju realizaciju isporučevina i rezultata.

VAŽNO Korisnik je odgovoran za pohranu svih dokumenata i pružanje svih informacija vezanih za projekt. Ako nakon završene provedbe projekta Korisnik iz bilo kojeg razloga prestaje biti nositelj relevantnih dokumenata i informacija, mora, prije no što to stanje nastupi, obavijestiti UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) o novom nositelju relevantnih dokumenata i informacija te dati njegove podatke za kontakt (ime, adresu, broj telefona i faksa, adresu e-pošte).

Poglavlje 9. Nepravilnosti

49

Poglavlje 9. Nepravilnosti Nepravilnost znači svaku povredu odredbe prava Zajednice koja je rezultat djela ili propusta gospodarskog subjekta koji ima, ili bi mogao imati, utjecaj na Opći proračun EU terećenjem Općeg proračuna za neopravdanu stavku izdataka (Opća uredba). “Sumnja na prijevaru” znači (moguću ili utvrđenu) nepravilnost koja je razlog za pokretanje upravnih ili sudskih postupaka na nacionalnoj razini kako bi se utvrdilo postojanje postupanja s namjerom, osobito prijevare, iz članka 1. st. 1. (a) Konvencije koja je sastavljena na temelju članka K.3 Ugovora o Europskoj uniji, o zaštiti financijskih interesa Europskih zajednica.

9.1. Prijava sumnje na nepravilnost

Svatko može prijaviti sumnju na nepravilnost i to na bilo koji način, npr. telefonom, usmeno, pismeno, putem elektroničke pošte. Sumnja na nepravilnost može se prijaviti: a) Ministarstvu pomorstva, prometa i infrastrukture: putem elektroničke pošte na [email protected]; poštom na Ministarstvo pomorstva prometa i infrastrukture, Prisavlje 14, Zagreb ili putem faxa: + 385 1 3783 – 901; b) Ministarstvu financija: putem elektroničke pošte na [email protected]; poštom: Ministarstvo financija - Služba za suzbijanje nepravilnosti i prijevara, Savska 28, 10000, Zagreb, Croatia ili putem faxa: +385 1 4591 - 125; c) OLAF: online: https://fns.olaf.europa.eu/; putem elektroničke pošte http://ec.europa.eu/anti_fraud/contacts/general-enquiries/index_en.htm poštom: OLAF – European Anti-Fraud Office, European Commission, Rue Joseph II, 30, 1000 Brussels, Belgium; d) Ministarstvu regionalnoga razvoja i fondova EU: putem elektroničke pošte na nepravilnisti.eu@mrrfeu.

9.2. Posljedice utvrđene nepravilnosti za korisnika

Nakon što UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) dovrši proceduru utvrđivanja, donosi jednu od sljedećih odluka o nepravilnosti: - odluku o utvrđenoj nepravilnosti ili - odluku o nepostojanju nepravilnosti. Odluka UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) opisuje nalaze i zaključke utvrđivanja sumnje na nepravilnost. U slučaju da odluka o nepravilnosti sadrži elemente potvrđivanja vezane uz sumnju na prijevaru protiv financijskih interesa EU-a, UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) odmah šalje službeno pismo kao i svu relevantnu dokumentaciju Državnom odvjetništvu. UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) također obavještava relevantne dionike (Službu za suzbijanje nepravilnosti i prijevara, UT, TO, TR, PT1 kad je primjenjivo) da je poslano službeno pismo Državnom odvjetništvu. UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) obavještava Korisnika o Odluci o utvrđenoj nepravilnosti koja utječe na projekt i posljedicama u pisanom obliku. UT (za PO1 i PO4)/PT2 (za PO2 i PO3) obavještava institucije iz AFCOS mreže o utvrđenim nepravilnostima ako su povezane s kompetencijama tijela u AFCOS mreži.

Poglavlje 10. Popis akronima i definicija

50


10.1. Akronimi i rječnik

Kratice koje se navode:

EK Europska komisija

ERS Europski revizorski sud

EU Europska unija

MIS Sustav upravljanja informacijama

MPPI Ministarstvo pomorstva, prometa i infrastrukture

NN Narodne novine

OLAF Ured Europske komisije za suzbijanje prijevara

OPP Operativni program Promet 2007.-2013.

PO1 Prioritetna os 1




PPN Projektni plan nabave

PT-i Posrednička tijela

PT1 Posredničko tijelo razine 1

PT2 Posredničko tijelo razine 2

SAFU Središnja agencija za financiranje i ugovaranje programa i projekata EU

SL Službeni list Europske unije

TO Tijelo za ovjeravanje

TP Tijelo za plaćanje

TR Tijelo za reviziju

UFEU Ugovor o funkcioniranju Europske unije

UT Upravljačko tijelo

ZJN Zakon o javnoj nabavi

ZNP Zajednička nacionalna pravila

ZNS Zahtjev za nadoknadom sredstava


51

10.2. Definicije

De minimis potpora

potpora male vrijednosti odnosno potpora koja ne iznosi više od 200.000,00 eura po Korisniku, odnosno u sektoru cestovnog prometa ne iznosi više od 100.000,00 eura po Korisniku tijekom bilo kojeg razdoblja od tri fiskalne godine.

Državna potpora stvarni i potencijalni rashod ili umanjeni prihod države dodijeljen od davatelja državne potpore u bilo kojem obliku koji narušava ili prijeti narušavanjem tržišnog natjecanja stavljajući u povoljniji položaj određenog poduzetnika ili proizvodnju određene robe i/ili usluge utoliko što utječe na trgovinu između država članica Europske unije, u skladu s člankom 107. Ugovora o funkcioniranju Europske unije.

Ex-ante provjere prethodni pregled dokumenta/procesa, prije no što stupi na snagu/aktivnost/događaj.

Ex-post provjere naknadni pregled dokumenta/procesa, nakon što stupi na snagu/aktivnost/događaj.

Financijska korekcija

ispravak prethodno odobrenih izdataka, popunjava PT2.

Izvješće nakon provedbe projekta

standardni obrazac izvješća kojeg popunjava Korisnik i podnosi PT-u 2 svake godine tijekom 5 godina nakon odobrenja Završnog izvješća o provedbi projekta.

Korisnik svaki subjekt s kojim se potpisuje Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava, a koji je izravno odgovoran za početak, upravljanje, provedbu i rezultate projekta. Korisnik provodi projekt samostalno ili u suradnji s jednim ili više partnera.

MIS informacijski sustav upravljanja koji se koristi za upravljanje strukturnim fondovima i Kohezijskim fondom.

Projekti imaju značenje jednako kao i „operacije“ prema Općoj uredbi.

Provjere na licu mjesta

provjere projekta na mjestu njegove provedbe.

Razdoblje prihvatljivosti troškova

razdoblje koje započinje 1. siječnja 2007. ili s datumom podnošenja Operativnog programa za programsko razdoblje 2007.-2013. EK-u (primjenjuje se raniji od navedenih datuma) te završava 31. prosinca 2016.

Strukturni instrumenti (Fondovi)

u smislu članka 2. Zakona o uspostavi institucionalnog okvira za korištenje strukturnih instrumenata Europske unije u Republici Hrvatskoj, koji se koriste u Republici Hrvatskoj od datuma pristupanja u članstvo Europske unije, su Europski fond za regionalni razvoj, Europski socijalni fond te Kohezijski fond (KF).

Troškovi u novcu izražene količine resursa, upotrijebljene u svrhu ostvarenja jednog ili više ciljeva projekta.

Izravni troškovi i su troškovi u okviru pojedinog projekta koji su u izravnoj vezi s ostvarenjem jednog ili više ciljeva projekta.

Neizravni troškovi su troškovi u okviru pojedinog projekta koji nisu u izravnoj vezi s ostvarenjem jednog ili više ciljeva projekta, npr. troškovi za administraciju ili osoblje, troškovi upravljanja, zapošljavanja, knjigovodstva, čišćenja, telefona, vode ili električne energije.


52

Operativni troškovi obuhvaćaju stalne, tekuće troškove koji se odnose na npr. opće upravljanje, održavanje, plaće, iznajmljivanje, zakup, komunalne naknade i slično.

Stvarni troškovi predstavljaju ukupne troškove nastale u svrhu nabave roba, radova i/ili usluga. Stvarni trošak obuhvaća samo stvarne troškove koje snosi Korisnik i može se dokazati računima ili dokumentima jednake dokazne vrijednosti.

Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava

sporazum između Korisnika, PT1 i PT2 o sredstvima pomoći sufinanciranima iz EU-a I nacionalnog državnog proračuna, te o financijskim I provedbenim uvjetima projekta.

Zahtjev za nadoknadom sredstava

standardni zahtjev kojeg popunjava Korisnik i podnosi PT-u 2 u svrhu izvještavanja o napretku provedbe projekta, potraživanja prihvatljivih izdataka projekta i zahtijevanja plaćanja ili (i) nadoknade.

Zahtjev za predujam

standardni obrazac zahtjeva kojeg popunjava Korisnik tijekom provedbe projekta, kojim se zahtijeva pred-financiranje i koji se podnosi PT-u 2.

Završni zahtjev za nadoknadom sredstava

standardni zahtjev kojeg popunjava Korisnik nakon dovršetka svih projektnih aktivnosti i podnosi PT-u 2 u svrhu izvještavanja o napretku provedbe projekta, potraživanja konačnih iznosa prihvatljivih izdataka projekta i zahtijevanja plaćanja ili (i) nadoknade.


standardni obrazac izvješća kojeg popunjava Korisnik nakon dovršetka svih projektnih aktivnosti i podnosi PT-u 2 u svrhu izvještavanja o ostvarenju i trajnosti rezultata te dovršavanja projekta.

Popis dokumenata

53

Popis dokumenata

koje mora ispuniti Korisnik i poslati nadležnom tijelu s popratnom dokumentacijom :

1. Plan nabave 2. Zahtjev za plaćanje predujma 3. Zahtjev za nadoknadom sredstava 4. Završni zahtjev za nadoknadom sredstava 5. Izvješće nakon provedbe projekta (ako je primjenjivo) Navedeni dokumenti mogu se naći na web stranici www.strukturnifondovi.hr (http://www.strukturnifondovi.hr/vazni-dokumenti).


http://www.strukturnifondovi.hr/vazni-dokumenti

Kontakti

54

Kontakti

Ministarstvo pomorstva, prometa i infrastrukture Prisavlje 14, 10000 Zagreb Centrala: 01 6169 111 Radno vrijeme: pon-pet 8.30 - 16.30 sati Web: www.mppi.hr Upiti građana: [email protected] Upiti novinara: [email protected] Uprava za prometnu infrastrukturu i fondove EU Krležin Gvozd 1a, 10000 Zagreb Tel. +385 1 3783 970; Fax. +385 1 3783 901 Upiti vezani uz fondove EU: [email protected] Web: www.promet-eufondovi.hr Ministarstvo regionalnoga razvoja i fondova Europske unije Račkoga 6, 10000 Zagreb tel: +385 1 6400 600; fax: +385 1 6400 644 e-pošta: [email protected] Za više informacija o fondovima EU www.strukturnifondovi.hr Središnja agencija za financiranje i ugovaranje programa i projekata Europske unije Ulica grada Vukovara 284, 10000 Zagreb tel: +385 1 4591 245; fax: +385 1 4591 075 e-pošta: [email protected] Web: www.safu.hr

Sadržaj ove publikacĳe isključiva je odgovornost Ministarstva pomorstva, prometa i infrastrukture, a navedeni podaci izneseni su prema postojećim i trenutno dostupnim informacijama, kao i prema planiranim aktivnostima u okviru Operativnog programa Promet 2007.-2013.

Operativni program Promet 2007.-2013. sufinancira Europska unija iz Europskog fonda za regionalni razvoj

Ulaganje u budućnost!

Za više informacija o fondovima Europske unije pogledajte www.strukturnifondovi.hr.

http://www.mppi.hr/

mailto:[email protected]



http://www.promet-eufondovi.hr/




http://www.safu.hr/
