Upravljanje poslovnim procesima 02

Upravljanje poslovnim procesima

Prof. dr Pere Tumbas

[email protected]


Sadržaj teme

Utvrđivanje ključnih poslovnih procesa

Analiza i prikazivanje poslovnih procesa

Unapređivanje poslovnih procesa

Integralni informacioni sistemi i promena poslovnih procesa

Sistemi za upravljanje tokovima poslovnih procesa

Sistemi za upravljanje poslovnim procesima



Ključni poslovni procesi – Procesni paradoks - Optimizacija poslovnih procesa ne

podrazumeva i redizajn svakog poslovnog procesa jer može izazvati pogrešan efekat da i pored promena rezultati ostaju isti ili čak lošiji.Neophodan je odabir procesa koji stvaraju vrednost, a ne

proizvoljno. Cilj: Premošdavanje horizontalnih granica i smanjivanje

troškova unapređenja “krivih” procesa. Prelaz sa internog, sistemskog i tehničkog na eksterno,

međufunkcijsko i na potrošače orijentisano shvatanje.



Ne postoji standardni popis poslovnih procesa za pojedine vrste organizacija, ved svaka razvija svoje procese u zavisnosti od situacije. Razlike u broju ključnih procesa su posledice različitih

pristupa njihovoj identifikaciji. Postoji MIT priručnik sa više od 5.000 poslovnih procesa.



3-15 ključnih osnovnih poslovnih procesa. Poslovni plan može biti uvođenje procesnog

menadžmenta u sve poslovne procese, mada se najčešde bira nekoliko da bi se opravdalo ulaganje u procesni menadžment. Ključni poslovni procesi utiču na strateški uspeh u

organizaciji i ujedno su pokretači promena iz vertikalnih u horizontalne oblike organizacije. Ključni poslovni proces uključuje sve funkcije vezane za

razvoj, proizvodnju specifičnih proizvoda, pružanje usluga potrošačima. Ipak pitanje je kako utvrditi poslovne procese?



Utvrđivanje procesa može biti interno i eksterno. Interno: Ko su ključni potrošači i koje im aktivnosti

između inputa i autputa stvaraju vrednost. Eksterno: Koji su glavni proizvodi koje potrošači žele od

organizacije i koje su aktivnosti za njihovo stvaranje. Ključni poslovni procesi su uglavnom međufunkcijski i

zajednički zadovoljavaju potrebe potrošača.



Pristupi utvrđivanja ključnih poslovnih procesa: Prvi uključuje pradenje bitnih promena stanja tokom

stvaranja vrednosti.Drugi uključuje utvrđivanje kontaktnih tačaka sa

ključnim potrošačima. To su tačke za postizanje zadovoljstva ili nezadovoljstva potrošača.



Alati za utvrđivanje ključnih poslovnih procesa. Process/Stakeholder Value delivery Matrix: otkriva koji su

procesi značajni za stakeholdera i nivo njihove značajnosti. Prvo se utvrđuju stakeholderi i navode poslovni procesi

preduzeda, a zatim se utvrđuje stepen povezanosti između stakeholdera i pojedinog procesa. Drugo se utvrđuje relativna važnost svakog stakeholdera

(ponder), kojim se zatim izračunava rang svakog pojedinog poslovnog procesa. Salience/Worth Matrix: Matrica isticanja vrednosti je jedna od

osnovnih alatki za analizu i utvrđivanje poslovnih procesa u koje treba ulagati. Svrha matrice je bolje razumevanje organizacionih procesa i

ukidanje onih koji ne stvaraju dodate vrednosti. Tako se na osnovu matrice može konstatovati i koje procese prepustiti u “outsourcing” ili ukinuti.



Analiza poslovnih procesa ima za cilj postizanje efektivnosti, profitabilnosti i zadovoljenje potrošača. Razlika stvarnog procesa i definisanog procesa pokazuje

na potrebu za novom organizacionom strukturom.Analiza poslovnih procesa pomaže u proveri da li su

kontrolni sistemi na mestu, kako bi se smanjili rizici ili izloženost rizicima.



Realizacija analize se sprovodi radi utvrđivanja: Aktivnosti kojima se ne dodaje vrednost, Redundantnih aktivnosti ili zadataka, koji se ponavljaju u različitim

delovima organizacije ili se ponavljaju usled grešaka, Sekvencijalnih aktivnosti i zadataka, koji se mogu provoditi

paralelno ili se preklapati, Aktivnosti koje se provode samo na osnovu iskustva, a nisu

dokumentovane, Neprimerene upotrebe tehnologije, Nedostatka treninga, obrazovanja i znanja zaposlenih, Načina davanja povratne informacije, Veza između procesa koji nedostaju, Nepotrebnih izveštaja, Neprikladnih pravila i procedura,



Analiza poslovnih procesa nema za cilj utvrđivanje organizacionih jedinica ved opis procesa. Ipak, analizira se ko je odgovoran za proces i aktivnosti u

njemu. Funkcijsko organizaciona analiza predstavlja neizostavni deo.Analiza se izvodi različitim metodima, tehnikama i

alatima to su: upoređivanje dokumentovanih procedura, mapiranje poslovnih procesa, posmatranje celovitog procesa, analiza kritičnog puta, analiza matrice, matrica odnosa, pareto analiza, analiza procesnih ograničenja, analiza dodate vrednosti, analiza scenarija, ….



Dijagram procesa koji prikazuje AS-IS stanje. Takvom procesu se primeravaju različite alternative

obavljanja procesa, a zatim upoređuju.Nastaju COULD dijagrami procesa.Na kraju se prikazuje TO-BE stanje.

Analizom AS-IS poslovnih procesa se utvrđuje njihov kvalitet, uska grla, slabosti, područja kritična za unapređenje, ..Analiza može biti različite detaljnosti i različitih troškova.

Nivo se određuje prema cilju i veličini organizacije. Uobičajeno velika organizacija ima potrebu za analizom vedeg broja procesa.



Odabir nivoa detaljnosti analize je arbitraran i zavisi od svrhe i raspoloživog vremena. Poslovni proces, potproces, aktivnost, zadatak, korak,

predstavljaju mogude nivoe analize. Najčešde je to do nivoa aktivnost, veoma retko dublje. Prema Pryoru, analizu čine sledede aktivnosti: Odabir poslovnog procesa, Utvrđivanje svrhe odabranog poslovnog procesa, Određivanje procesnih granica, Utvrđivanje AS-IS procesa dijagramom, Utvrđivanje TO-BE procesa dijagramom



Opis poslovnih procesa predstavlja bitan elemenat u poznavanju procesa, značajan za procesni koncept i upoznavanje istog od strane zaposlenih.Opis se izvodi tekstualno, ali i grafički. To prenosno znači:

statički i dinamički.Organizacijski dijagram ili organigram prikazuju sliku

strukture, koju vedina smatra nedovoljnom jer prikazuje funkcije i njihovu strukturu bez linijske povezanosti. Procesne mape, prikazuju kako međusobno deluju

aktivnosti i kako su povezane.



Unapredjivanje poslovnih procesa može biti: Kreiranje novih procesa,Rad na postojedim procesima Business Process Improvement (inoviranje poslovnih procesa) Business Process Reenginering (temeljno poboljšanje procesa)

BPI ima za cilj uvođenje inkrementalnih promena da bi se rešio problem - taktički. BPR ima za cilj promenu načina funkcionisanja procesa -

strateški. Kombinacija inoviranja i temeljnog poboljšavanja je

najbolje rešenje u unapredjivanju.



BPR BPI

Stepen promene Radikalni Inkrementalni

Polazišna tačka “Beli papir” Postojedi proces

Učestalost promene Jednokratno Kontinuirano

Vreme trajanja Dugotrajno Kratkotrajno

Pristup Odozgo na dole Odozdo na gore

Uobičajeni obuhvat Širok – međufunkcijski Uzak – unutar fn

Rizik Velik Umeren

Primarno sredstvo Informacionetehnologije

Statistička kontrola

Vrsta promene Kulturološka –strukturna

Kulturološka



Promene mogu biti:Automatizacija i informatizacija procesa – Odnosi se na postojede procese. Uvode se gotova programska rešenja, integralni IS, razvijaju nova

programska rešenja. Promene procesa su određene i ograničene zahtevima

programskih rešenja. (Procesi se prilagođavaju potrebama softvera)

Upravljanje poslovnim procesima – Ostvaruje se primenom metoda i alata za pradenje i kontrolu

realizovanih promena.



Promene mogu biti:Outsourcing poslovnih procesa – Odnosi se na prepuštanje procesa drugim preduzedima na

racionalnije i efektivnije izvođenje.

Projekti promene poslovanja – Promena postojedih ili uvodjenje novih procesa uz odgovarajude

organizacione i kulturalne promene uz prilagođavanje IT novom načinu poslovanja.


Integralni IS i promena poslovnih procesa

Integralni informacioni sistem je preduslov uspešnosti poslovanja organizacije. Integralni IS podržava procese unutar organizacije i

procese prema kupcima i dobavljačima. Razlozi neuspešnog uvođenja integralnog IS su: Uvođenje programskih rešenja bez prethodne promene poslovnih

procesa i njihovog prilagođavanja zahtevima novog IS. Nedostatak prilagođavanja programskog rešenja zahtevima

korisnika i načinu poslovanja.

Obostrano prilagođavanje je bitan uslov.



Integralni informacioni sistem je celovito programsko rešenje koje obuhvata celi model poslovanja preduzeda, podržava i integriše sve službe i funkcije te povezuje sve poslovne procese u organizaciji i one kojima se organizacija povezuje sa poslovnim partnerima. Razlozi uvođenja ERP sistema: Povezivanje svih službi i funkcija u organizaciji i zadovoljenje

njihovih potreba putem jedinstvenog IS. Otklanjanje nedostatka ponovnog unošenja podataka na različitim

mestima unutar sistema. Nedovoljna podrška rukovodiocima i korisnicima. Velika ulaganja u održavanje postojedeg sistema. Potrebna promena poslovnih procesa. Nemogudnost povezivanja postojedih programskih rešenja u jedno

celovito koje zadovoljava i partnere.



ERP je pokušaj integracije svih odeljenja i funkcija organizacije u jedinstveni sistem koji može da zadovolji zahteve svih tih različitih organizacionih delova.

ERP (Enterprise Resource Planning)

- Predstavlja koncept razvoja informacionih sistema organizacija uz potpunu integralnost softverskih aplikacija, odnosno jedno skladište podataka kao zajednički resurs koji dele sve aplikacije.



Osnove ERPa:

- ERP je filozofija poslovnih ljudi (menadžera),

- omoguduje da se pravovremene informacije kredu u svim pravcima gde su potrebne,

- koristi jednu centralizovanu bazu podataka za sve organizacione delove, u kojoj se informacije lako dele,

- ruši sve barijere za bržu komunikaciju i brže tokove procesa (workflow) između organizacionih delova.



Aplikacije su povezane međusobno uslovljenim procesima, koji su više ili manje automatizovani.

U aplikativna softverska rešenja su uvršdene mnoge metode, tehnike i heuristička znanja koja menadžeri, eksperti i tehničko osoblje koriste kao efikasno sredstvo za uređenje i realizaciju poslovnih procesa i radnih zadataka..





Opšte karakteristike ERP sistema:

fleksibilan - sposoban da pruži odgovor na svaki postavljeni zahtev u organizaciji;

nezavisan - od hardvera, operativnog sistema i sistema za upravljanje bazom podataka, od organizacije poslovnih procesa i izgrađenih organizacionih struktura;

sveobuhvatan - za poslovne funkcije i organizacije svih vrsta delatnosti (proizvodne, trgovinske, špediterske, obrazovne, socijalne, zdravstvene, ...;



Opšte karakteristike ERP sistema:

modularan - strukturiran od podsistema i modula koji se mogu proizvoljno menjati, a da se pri tome ne poremeti funkcionisanje celine;

otvoren - za različite hardverske platforme i za vezu sa aplikacijama drugih proizvođača softvera;

prilagodljiv - zahtevima organizacije u zavisnosti od delatnosti, organizacione strukture;

iskustven - ugrađeno desetogodišnje iskustvo i rešenja koja su se dokazala u praksi.


R/3 Modules Overview

R/3

Client / Server

CO

IM

PS

ISHR

SD

PP

PM

FI

WF

MM

Novčana sredstva

Industrijska

solucija

Kontroling

Finansijsko

računovodstvo

TR

EC

Upravljanje

investicijama

Upravljanje

projektima

Upravljanje

materijalima

Upravljanje

ljudskim resursima

Prodaja i

distribucija

Održavanje i

servisiranje

Workflow

Planiranje

proizvodnje

QM

Kontroling

preduzećaUpravljanje

kvalitetom



Prednosti i nedostaci ERP:

Prednosti:

Poboljšava pristup informacijama.

Poboljšava tokove procesa i njihovu efikasnost.

Podaci se unose jednokratno u sistem.

Ugrađeno bogato iskustvo eksperata.

Omoguduje prilagođavanje potrebama.

Omoguduje reinženjering poslovnih procesa i njihovo unapređenje.

Eliminisanje skupih i nefleksibilnih postojedih rešenja.



Nedostaci:

Implementacija duga i skupa. Troškovi i vreme (12-18 meseci za implementaciju i 1-3 godine stvarne transformacije.

Održavanje veoma teško.

Greške se repliciraju kroz sistem.

Ne donosi uvek određene koristi.

Teška integracija sa ostalim rešenjima.

Obimna obuka korisnika.

Svi korisnici se dovode na isti nivo znanja.


Sistemi za upravljanje tokovima posla

Upravljanje tokovima posla (Workflow)Workflow se najčešde definiše kao kompjuterski podržana potpuna

ili samo delimična automatizacija realizacije poslovnih procesa unutar organizacije.

Putem pridruživanja kontrolnih mehanizama postojedim sistemima, workflow obezbeđuje: da se odgovarajudi zadaci izvršavaju u pravo vreme, od strane prave osobe i po utvrđenom redosledu.

Workflow uključuje: automatizaciju, koordinaciju i kontrolu izvođenja poslovnih procesa i njegovih elemenata aktivnosti, radnih zadataka, učesnika, dokumenata i informacija.



Upravljanje tokovima posla (Workflow)Globalni rezultat uključivanja workflow tehnologije u ostale

softverske proizvode je uprošdavanje toka operacija i poboljšavanjetoka podataka.

Široko posmatrano opšti efekti workflow tehnologije se mogu strukturirati u pet kategorija:

- podizanje nivoa produktivnosti,

- kontrola obezbeđenja kvaliteta,

- brzina reakcije prodajne službe na zahteve kupaca,

- fleksibilno konfigurisanje poslovnih procesa i

- korenito (radikalno) poboljšanje procesa.



Upravljanje tokovima posla (Workflow)Razvoj sistema workflow podrazumeva tri koraka:

Analiza poslovnih procesa – Analiza učesnika, aktivnosti, događaja koji pokredu aktivnosti, ciljeva i rezultata aktivnosti i odgovornosti za izvođenje aktivnosti.

Redizajn poslovnih procesa – Pošto workflow pokriva pojedine procese, redizajn je promena samo delova poslovanja.

Razvoj aplikacija za upravljanje tokovima posla i njihovo povezivanje sa poslovnim aplikacijama i resursima –



Sistemi upravljanja poslovnim procesimaBPM je sistem i platforma za povezivanje arhitekture organizacije,

modela poslovnih procesa, sistema za upravljanje tokovima posla i informacione infrastrukture kao podrške izvođenja poslovnih procesa.

BPM se razvijaju poslednjih desetak godina.

BPM bi trebao omoguditi upravljanje procesima kroz sve faze životnog ciklusa:

Model poslovnih procesa,

Simulacija poslovnih procesa i utvrđivanje poslovnih pravila,

Kontrola i pradenje procesa u stvarnom vremenu uz pomod informacija.



Sistemi upravljanja poslovnim procesimaModeran BPM sistem omoguduje korisnicima:

Modeliranje, analizu i simulaciju procesa,

Transformaciju modela u programski kod,

Integraciju sa poslovnim aplikacijama,

Izvođenje procesa,

Kontrolu i pradenje poslovnih tokova,

Analizu uspešnosti poslovnih procesa nakon izvođenja,..



Sistemi upravljanja poslovnim procesimaRazvoj BPM sistema podrazumeva određivanje poslovnih pravila.

Ona uključuju postupke i procedure kojima se propisuje način ponašanja, delovanja i odlučivanja pojedinaca u organizaciji.

BPM nije samostalan ved interno i eksterno povezan sistem koji razmenjuje podatke i informacije sa drugim informacionim sistemima. Workflow predstavlja sastavni deo BPM.



Osobine WfMS BPMS

Svrha Dodatak postojedimposlovnim aplikacijama

Celovita procesna platforma

Obim Jedan ili dva poslovnaprocesa

Više poslovnih procesa

Funkcionalnost Pradenje toka poslovnih procesa

Celi životni ciklus upravljanja poslovnim procesima

Troškovi Niži, kao kod poslovnih aplikacija

Više, kao za ERP sisteme

Povrat investicija Brži i više stope povrata

Sporiji i niža stopa povrata



Sistemi upravljanja poslovnim procesimaOčekivane koristi od uvođenja BPM sistema:

Dokumentovani i standardizovani procesi,

Pretvaranje manuelnih i zasnovanih na hartiji poslovnih procesa u elektronske procese,

Povezivanje programskih aplikacija radi automatizacije celog poslovnog procesa,

Primena kontrolnih funkcija radi eliminacije uticaja ljudskih pogreški,

Brži i efektivniji procesi, bez zastoja, uskih grla i gubitaka vremena,

Pradenje realizacije procesa u realnom vremenu,

Merenje troškova i vremena, optimizacija poslovnih procesa.

Upravljanje poslovnim procesima Page 38

Hvala na pažnji!

Documents

Upravljanje poslovnim procesima 02