Sveučilište Josipa Jurja Strossmayera u Osijeku

Ekonomski fakultet u Osijeku

Preddiplomski studij: Poslovna informatika

Završni rad

Upravljanje dokumentima pomoću sustava

Microsoft SharePoint Online 2013

Mentor: Student:

Prof.dr.sc. Marijana Zekić-Sušac Tomislav Stanković

IZV 35330

Osijek, rujan 2013.

1. SAŽETAK........................................................................................................................................... 6

2. UVOD ................................................................................................................................................ 7

3. UVOD U SUSTAVE ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA ............................................................ 8

3.1. DEFINICIJA, POVIJEST I VRSTA DOKUMENATA ............................................................................................................... 8

3.2. ŠTO JE SUSTAV ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA? ............................................................................................... 9

3.2.1. Prednosti korištenja ............................................................................................................................... 11

3.2.2. Nedostaci i problemi korištenja DMS-a .......................................................................................... 12

3.3. KOMPONENTE SUSTAVA ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA .............................................................................. 13

3.3.1. Metapodatci .............................................................................................................................................. 13

3.3.2. Integracija ................................................................................................................................................. 13

3.3.3. Skeniranje .................................................................................................................................................. 14

3.3.4. Indeksiranje ............................................................................................................................................... 14

3.3.5. Skladištenje ............................................................................................................................................... 15

3.3.6. Dohvat ........................................................................................................................................................ 15

3.3.7. Distribucija ................................................................................................................................................ 15

3.3.8. Sigurnost .................................................................................................................................................... 15

3.3.9. Upravljanje tijekovima rada ............................................................................................................... 16

3.3.10. Zajednički rad na dokumentima ....................................................................................................... 16

3.3.11. Verzije ......................................................................................................................................................... 17

3.3.12. Pretraživanje ............................................................................................................................................ 17

3.3.13. Objavljivanje ............................................................................................................................................. 17

3.3.14. Umnožavanje ........................................................................................................................................... 17

4. MICROSOFT SHAREPOINT 2013 KAO PLATFORMA ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA . 18

4.1. ŠTO JE MICROSOFT SHAREPOINT? ...................................................................................................................... 18

4.2. STRUKTURA SUSTAVA SHAREPOINT ONLINE 2013........................................................................................... 21

4.2.1. Sučelje web mjesta ........................................................................................................................................ 23

4.3. TIMSKA WEB-MJESTA (TEAM SITE) KAO PODLOGA ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA ................................... 29

4.3.1. Web mjesta za timove (Team Site) ................................................................................................... 29

4.4. UVOD U SKUPOVE DOKUMENATA ........................................................................................................................ 31

4.5. BIBLIOTEKA DOKUMENATA (DOCUMENT LIBRARY) ............................................................................................ 34

4.5.1. Što je biblioteka dokumenata? .......................................................................................................... 34

4.5.2. Postavljanje dokumenata u biblioteku dokumenata ................................................................. 35

4.5.3. Organizacija biblioteke dokumenata .............................................................................................. 38

4.5.4. Upravljanje dokumentima unutar biblioteke dokumenata ..................................................... 43

4.5.5. Pretraživanje dokumenata unutar biblioteke dokumenata .................................................... 49

4.6. CENTAR ZA DOKUMENTE (DOCUMENT CENTER) ............................................................................................... 50

4.6.1. Što je centar za dokumente? .............................................................................................................. 51

4.6.2. Upravljanje dokumentima unutar centra za dokumente......................................................... 53

4.6.3. Rad sa zadacima ..................................................................................................................................... 55

4.6.4. Uređivanje i prilagodba sučelja centra za dokumente .............................................................. 57

4.7. CENTAR ZA ZAPISE (RECORDS CENTER) .............................................................................................................. 60

4.7.1. Što je centar za zapise? ........................................................................................................................ 61

4.7.2. Podešavanje centra za zapise ............................................................................................................ 63

4.8. OFFICE WEB APPS APLIKACIJE .............................................................................................................................. 70

4.8.1. Praktičan rad s Office Web Apps aplikacijama............................................................................ 72

5. PREDNOSTI I NEDOSTACI ........................................................................................................... 76

6. ZAKLJUČAK .................................................................................................................................... 77

7. LITERATURA .................................................................................................................................. 79

Tablica slika

Slika 1: Prikaz komponenti DMS-a [1] ...................................................................................................... 13

Slika 2: Primjer upravljanja tijekovima rada [16] ................................................................................... 16

Slika 3: SharePoint 2013 funkcionalnosti [7] .......................................................................................... 18

Slika 4: Team Site osnovno sučelje ............................................................................................................ 23

Slika 5: Predlošci sučelja web mjesta [12] ................................................................................................ 23

Slika 6: My Site izbornik ................................................................................................................................. 24

Slika 7: Korisnički izbornik ............................................................................................................................. 25

Slika 8: Izbornik postavki................................................................................................................................ 26

Slika 9: Alatna traka .......................................................................................................................................... 27

Slika 10: Društveni alati .................................................................................................................................. 28

Slika 11: Web mjesta za timove ................................................................................................................... 29

Slika 12: Sučelje timskog web mjesta........................................................................................................ 30

Slika 13: Odabir vrste sadržaja ..................................................................................................................... 31

Slika 14: Aktiviranje opcije za skupove dokumenata .......................................................................... 32

Slika 15: Stvaranje skupa dokumenata ..................................................................................................... 32

Slika 16: Novi skup dokumenata................................................................................................................. 33

Slika 17: Novo stvoreni skup dokumenata .............................................................................................. 33

Slika 18: Primjer biblioteke datoteka ......................................................................................................... 34

Slika 19: Dodavanje pojedinačnih dokumenata .................................................................................... 36

Slika 20: Overwrite existing files .................................................................................................................. 37

Slika 21: Dodavanje više dokumenata istovremeno ............................................................................ 37

Slika 22: Uzlazno sortiranje ........................................................................................................................... 38

Slika 23: Promjena trenutnog prikaza ....................................................................................................... 39

Slika 24: Uređivanje trenutnog prikaza ..................................................................................................... 40

Slika 25: Opcije za promjenu izgleda biblioteke dokumenata [8] .................................................. 40

Slika 26: Dodavanje novog stupca ............................................................................................................. 41

Slika 27: Stvaranje novog prikaza ............................................................................................................... 42

Slika 28: Nije odabran dokument ............................................................................................................... 43

Slika 29: Odabran je dokument ................................................................................................................... 43

Slika 30: Mapa dokumenata ......................................................................................................................... 43

Slika 31: Odabir opcije za uređivanje svojstava dokumenta ............................................................ 44

Slika 32: Rad na svojstvima dokumenta ................................................................................................... 44

Slika 33: Check Out & Check In ................................................................................................................... 45

Slika 34: Čuvanje zadnje verzije dokumenta .......................................................................................... 46

Slika 35: Postavljanje upozorenja ............................................................................................................... 47

Slika 36: Postavljanje upozorenja ............................................................................................................... 48

Slika 37: Primjer pretraživanja pojma CRM ............................................................................................. 49

Slika 38: Primjer rezultata pretraživanja ................................................................................................... 49

Slika 39: Stvaranje centra za dokumente ................................................................................................. 50

Slika 40: Uređivanje poveznice na centar za dokumente .................................................................. 50

Slika 41: Stvaranje centra za dokumente ................................................................................................. 51

Slika 42: Centar za dokumente .................................................................................................................... 52

Slika 43: Poveznica prema centru za dokumente ................................................................................. 52

Slika 44: Prikaz dokumenata u centru za dokumente ......................................................................... 53

Slika 45: Brzi pregled sadržaja dokumenta ............................................................................................. 54

Slika 46: Početni prikaz prostora za upravljanje zadacima ............................................................... 55

Slika 47: Zadavanje zadatka .......................................................................................................................... 55

Slika 48: Lista zadataka ................................................................................................................................... 56

Slika 49: Upravljanje zadacima ..................................................................................................................... 56

Slika 50: Uređivanje centra za dokumente .............................................................................................. 57

Slika 51: Dodavanje web dijelova ............................................................................................................... 57

Slika 52: Centar za dokumente s prilagođenim sučeljem .................................................................. 58

Slika 53: Web part kolekcija .......................................................................................................................... 59

Slika 54: Stvaranje centra za zapise............................................................................................................ 60

Slika 55: Centar za zapise ............................................................................................................................... 61

Slika 56: Načini upravljanja zapisima [21] ................................................................................................ 62

Slika 57: Podešavanje centra za zapise ..................................................................................................... 63

Slika 58: Aktivacija novih mogućnosti centra za zapise ..................................................................... 63

Slika 59: Poruka koja daje na znanje da je potrebna dodatna konfiguracija ............................. 64

Slika 60: Određivanje vrste zapisa .............................................................................................................. 65

Slika 61: Moguće kategorije centra za zapise ........................................................................................ 66

Slika 62: Records Library ................................................................................................................................ 67

Slika 63: Records Library u obliku poveznice ......................................................................................... 67

Slika 64: Stvaranje pravila za bolju organizaciju sadržaja .................................................................. 68

Slika 65: Dodavanje dokumenta koje zadovoljava pravilo ................................................................ 69

Slika 66: Poruka o promjeni lokacije dokumenta ................................................................................. 69

Slika 67: Sadržaj Office Web Apps paketa............................................................................................... 70

Slika 68: Instalacija uredkog paketa Microsoft Office 2013 .............................................................. 71

Slika 69: Stvaranje novog dokumenta ...................................................................................................... 72

Slika 70: Upisivanje imena novog dokumenta ....................................................................................... 72

Slika 71: Nekoliko osoba istovremeno uređuje dokument ............................................................... 73

Slika 72: Otvaranje postojećeeg dokumenta.......................................................................................... 74

Slika 73: Alatna traka ....................................................................................................................................... 74

Slika 74: Office Web Apps na djelu ............................................................................................................ 75

6

1. SAŽETAK

Predmet rada

Rad se bavi temom upravljanja dokumentima pomoću sustava Microsoft SharePoint

Online 2013. Na početku će biti govora općenito o sustavima za upravljanje dokumentima,

vrstama dokumenata, a kasnije konkretnije o samom sustavu SharePoint Online 2013 kao

sustavu za upravljanje dokumentima.

Svrha rada

Omogućiti osnovni pregled funkcionalnosti te pozitivne i negativne strane korištenja

sustava za upravljanje dokumentima, kako općenito tako i samog sustava SharePoint

Online 2013, kako bi se pravovremeno pripremili za novo doba uredskog poslovanja. Dati

teorijski i praktični okvir za daljnje proučavanje sustava za upravljanje dokumentima,

posebno sustava SharePoint Online 2013.

Cilj rada

Analizirati sustave za upravljanje dokumentima te prikazati praktične načine

korištenja sustava za upravljanje dokumentima na primjeru sustava SharePoint

Online 2013.

Istražiti ulogu i važnost sustava za upravljanje dokumentima u današnjem

poslovanju.

Dobiti osnovna saznanja o sastavnim dijelovima sustava SharePoint Online

2013.

Procijeniti pozitivne i negativne strane takvog načina upravljanja

dokumentima.

7

2. UVOD

U prijašnjem načinu poslovanja, prije intenzivne upotrebe računala, evidentirali bi se

svi dokumenti koji prolaze kroz organizaciju te je bilo potrebno voditi nekoliko vrsta

zapisnika, glavnih i pomoćnih knjiga, dostavnih knjiga, registara, arhiva, fascikala i

rokovnika što je zahtijevalo poprilične resurse po pitanju ljudi i vremena potrebnih za

kvalitetno upravljanje tolikom količinom dokumenata. Pristupanje povjerljivim

dokumentima trajalo je dugo i prolazilo kroz nekoliko faza koje bi se ponavljale i prilikom

vraćanja dokumenta u arhivu. Jednom uništen dokument često bi otišao u nepovrat, a

vođenje dodatne arhive kopija zahtijevalo je dodatne resurse. Sve to bi u konačnici dovelo

do tromosti organizacije jer bi se odluke sporo donosile. Takav je način upravljanja

dokumentima u današnje vrijeme sveopće informatizacije postao neučinkovit [15].

Za kvalitetno upravljanje organizacijom i poslovanjem više nije dovoljna sama

činjenica da postoje dokumenti, fizički i elektronički, nego u jednadžbu ulazi i brzina

pristupa informacijama iz njih, njihovo međusobno dijeljenje i dr. Uz eksponencijalni rast

količine informacija organizacijama postaje sve teže dobiti pravu informaciju u pravo

vrijeme jer su iste pohranjene na različitim medijima, u različitim oblicima i na različitim

mjestima [4]. Razlozi eksponencijalnog rasta količine informacija su rasprostranjenost i

dostupnost Interneta, jeftini mediji za pohranu digitalnog sadržaja i sve bolja mrežna

povezanost [14]. Automatizacija procesa upravljanja dokumentima nešto je bez čega je

današnje poslovanje nezamislivo.

Sama činjenica da jednom unešeni dokument u digitalnu arhivu ondje ostaje

zauvijek, da se može podijeliti s bilo kojom osobom iz organizacije kroz nekoliko sekundi,

da je moguće pratiti kronološke izmjene na pojedinom dokumentu te po potrebi vratiti

neku od prijašnjih verzija, da se baze podataka, elaborata i izračuna ažuriraju automatski

dovoljna je da olakša svakoj organizaciji fokusiranje na osnovnu poslovnu djelatnost.

8

3. UVOD U SUSTAVE ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA

3.1. Definicija, povijest i vrsta dokumenata

Prema [18] kroz povijest, tradicionalni medij za dokumente bio je papir. Sadržaj se

ispisivao tintom, ručno ili pisaćim strojem, a kasnije pomoću osobnog računala.

Dokument predstavlja skup podataka u dvodimenzionalnoj formi na jednom ili više

listova, a služi za evidenciju podatka o nekom području, predmetu, događaju ili transakciji.

Dokumenti također imaju svoj životni ciklus. Nastaju, uređuju se, razmjenjuju,

reproduciraju i uništavaju. Da bi sve to moglo pratiti dokument mora imati jedinstveni

identifikacijski ključ.

Vrste dokumenata:

Formulari.

Pisma ili dopisi.

Nacrti.

Knjige i časopisi.

Evidencije.

Tipovi dokumenata:

Poslovni dokumenti: Knjigovodstveni, pravni, informatički, trgovački.

Privatni dokumenti: Osobna iskaznica, putovnica, vozačka dozvola, radna

knjižica, životopis.

9

3.2. Što je sustav za upravljanje dokumentima?

Računalni sustav ili skup računalnih programa za praćenje i pohranu elektroničkih

dokumenata. Ima mogućnost praćenja svih verzija dokumenata od njihovog nastajanja do

posljednje verzije neovisno o tome tko je, kada i koliko mijenjao pojedini dokument.

Pojam se često preklapa s CMS-om tj sustavom za upravljanje sadržajem. Također se

promatra i kao dio ECM (enterprise content management) rješenja [20].

Kako navodi Princeton University [3], povijest DMS-a seže u ne tako davnu 1980.

godinu kada je nekoliko tvrtki počelo s razvojem sustava za upravljanje papirnatim

dokumentima. Takvi sustavi, osim što su se bavili papirnatim dokumentima također su

uključivali slike, grafike i dr.

Kako je vrijeme prolazilo pojavljivalo se sve više programera koji su radili na razvoju

sustava za upravljanje elektroničkim dokumentima tj. dokumentima koji su stvoreni

pomoću računala te bili spremljeni na tvrdom disku (HDD - Hard disk drive).

U to je vrijeme problem stvaralo više različitih vrsta datoteka uz istovremenu

ograničenost tadašnjih sustava za upravljanje dokumentima da manipuliraju takvim

vrstama datoteka. S vremenom su sustavi evoluirali do točke kada su mogli upravljati bilo

kojom vrstom datoteka. Tada je i porasla potražnja za takvim sustavima.

Zavod za Informatiku u Osijeku [2] navodi da se Sustavom za upravljanje

dokumentima (DMS – Document Management System) nazivaju sustavi koji vode određene

procese nad dokumentima u svrhu njihovog organiziranja. Osnovni dio digitalnog

upravljanja dokumentima je konverzija papirnatih dokumenata u elektroničke. Nakon

digitalizacije svaki dokument je dostupan na računalu a posredstvom računalne mreže i

sustava za upravljanje dokumentima i svim ostalim korisnicima. Veliki broj organizacija u

svijetu svakodnevno koriste sustave za upravljanje dokumentacijom umjesto papirnatih

arhiva.

10

Razlozi za takav način rada su višestruki:

Sprječavanje gubitaka podataka (izradom elektroničkih arhiva).

Smanjenje potreba za fizičkim prostorom.

Olakšavanje upravljanja dokumentima.

Brzo pronalaženje dokumenata.

Centralna administracija dokumenata.

Dokumenti koji ulaze u DMS se skeniraju (u pravilu dokumenti koji nastaju izvan

matične organizacije) ili se učitavaju kao elektronski dokumenti (dokumenti nastali i

dostupni u elektroničkom obliku). Sustav ih sprema na disk ili sustav diskova pri čemu

korisnik označava/tagira dokument. Označavanje/tagiranje je opisivanje dokumenta

pojmovima prema kojima će ti dokumenti kasnije biti pretraživi. Za pristup dokumentima

koristi se hijerarhijska struktura organizacije dokumenata ili tražilica koja je ugrađena u

sustav. Koji dokumenti mogu biti pročitani i koje akcije se mogu vršiti nad njima ovisi o

pravima koje je korisniku ili grupi korisnika dodijelio DMS administrator. Sveukupni DMS

sastoji se od pet osnovnih elemenata:

Skeniranje: Napredak na polju tehnologije skeniranja omogućuje brzo,

jednostavno i jeftino skeniranje dokumenata u papirnom obliku.

Pohrana: Sustav za pohranu sadrži dokumente u elektroničkom obliku te

dodatnim sigurnosnim mehanizmima osigurava dokumente od gubitka.

Indeksiranje: Omogućava dobar opis dokumenata i brz i jednostavan budući

pristup/pretraživanje.

Dohvat: Sustav vodi evidenciju o rasporedu datoteka na mediju i omogućuje

brz dohvat pomoću indeksa.

Pristup: Dokumenti su dostupni onima koji ih trebaju a pristup je ograničen

na autorizirane korisnike.

11

3.2.1. Prednosti korištenja

Na web stranici src.hr navedene su osnovne prednosti korištenja DMS-a u

poslovanju [13].

Visok stupanj učinkovitosti i produktivnosti:

Veća brzina distribucije i pristupa dokumentima.

Preglednost poslovanja.

Koncentracija i dostupnost intelektualnom kapitalu tvrtke.

Centralizacija arhive, dostupnost, sigurnost i nadzor.

Olakšan rad sa strankama/klijentima i donošenje odluka.

Bolja raspodjela posla - veća učinkovitost poslovanja.

Veća konkurentnost.

Veće zadovoljstvo korisnika.

Niži troškovi poslovanja:

Ušteda vremena - nema dugotrajnih postupaka sređivanja, odlaganja i traženja

papira.

Kraće vrijeme odaziva.

Smanjena količina papira u prometu.

Manje prostora potrebnog za arhivu.

Manje kopiranja dokumenata.

Prvi hrvatski časopis za informatiku infoTrend odgovara na pitanje – Zašto digitalno

arhiviranje i upravljanje dokumentima te što postižemo uvođenjem takvih sustava [22]?

Zato jer se na obradu dokumenata troši i 2/3 radnog vremena.

Jer se 40 posto od tog vremena gubi na traženje informacije.

Jer se svaki dokument u prosjeku kopira u pet primjeraka.

Troškovi optičkih medija za pohranu jeftiniji su od papira.

Ubrzava se protok informacija, a isključuje njihov gubitak i potreba kopiranja.

Skraćuje se vrijeme obrade.

12

Uvid u obradu i stanje dokumenta je trenutačno.

Brz pristup informacijama koje dokumenti sadrže.

I konačno, vrijeme trajanja pojedinog poslovnog procesa se nakon uvođenja

sustava za upravljanje dokumentima skraćuje i do 70 posto.

3.2.2. Nedostaci i problemi korištenja DMS-a

Najveći problem prilikom korištenja DMS-a može se vidjeti u pogledu digitalne

zaštite dokumenata.

Na seminaru ''Digitalizacija i nove knjižnične usluge'' došlo se do nekih zaključaka

što se ovog dijela tiče te su u nastavku ukratko nabrojani još neki od nedostataka

korištenja DMS-a [10]:

U usporedbi s papirom i mikrofilmom, digitalni formati imaju vrlo kratak

životni vijek i nisu ''okom čitljivi''.

Digitalizacija je skupa jer su visoki troškovi radne snage.

Troškovi i rukovanje dokumentima rastu ovisno o njihovom stanju, vrijednosti

ili kompleksnosti dokumenata i predviđenog korištenja.

13

3.3. Komponente sustava za upravljanje dokumentima

Sustavi za upravljanje dokumentima sadržavaju nekoliko komponenti [3] kao što su

mogućnost spremanja, unosa metapodataka, sigurnost podataka, indeksiranje,

pretraživanje i dr., o čemu će biti riječi u nastavku.

Slika 1: Prikaz komponenti DMS-a [1]

3.3.1. Metapodatci

Koriste se za identifikaciju dokumenata za što kao osnovu koriste datum i vrijeme

nastanka pojedinog dokumenta te autora istog dokumenta. Pojedini sustavi imaju

mogućnost prepoznavanja teksta na skeniranim dokumentima te na taj način dodatno

olakšavaju lociranje dokumenta pomoću ključnih riječi (Keywords) [6].

3.3.2. Integracija

Mnogi od sustava za upravljanje dokumentima pružaju integraciju s drugim

aplikacijama kako bi korisnicima olakšali pristup dokumentima te podacima i

informacijama unutar njih. Na taj se način također olakšava i manipulacija s dokumentima

tj. vršenje izmjena na njima te povrat istih u digitalno spremište dokumenata kao novih

verzija uz zadržavanje prijašnjih. Takva je integracija obično dostupna kada je u pitanju

softver za suradnju tj. kolaboraciju.

14

3.3.3. Skeniranje

Pod skeniranjem se podrazumijeva prihvaćanje i obrada papirnatih dokumenata i

slika iz skenera ili višefunkcionalnih uređaja kao što su pisač-skener-kopirka. Pri tome je

često korišten softver za optičko prepoznavanje znakova bilo da je već ugrađen u

postojeći hardver ili korišten kao zasebni softver kako bi skenirani sadržaj pretvorio u

strojno čitljiv tekst.

Prema infoTrendu, Danas se automatizirani OCR unos podataka uspješno koristi za

tri tipa dokumenata [9]:

Strukturirani dokumenti: Uvijek jednaki obrazac, s jednakim podacima

raspoređenim na uvijek jednaki način. Klasična bankovna uplatnica je primjer

strukturiranog obrasca.

Polu-strukturirani dokumenti: Na svakom dokumentu potrebno je očitati

gotovo jednake podatke, ali su oni na svakom dokumentu različito

raspoređeni. Tipičan primjer polustrukturiranih dokumenata su ulazni računi:

uvijek se očitava podatke kao „jedinična cijena”, „broj komada”, „naziv

dobavljača” i slično, ali su ti podaci na svakom ulaznom računu raspoređeni

drugačije.

Ne-strukturirani dokumenti: Očitavaju se sasvim različiti dokumenti, a s njih

je potrebno očitati različite podatke. Tipičan primjer obrade nestrukturiranih

dokumenata je očitavanje ulazne pošte.

3.3.4. Indeksiranje

Indeksiranje [5] služi za jednostavnije praćenje elektroničkih dokumenata.

Indeksiranje može služiti za jednostavno praćenje dokumenata, ali također i za složenije

praćenje dokumenata koje pruža i razvrstavanje dokumenata prema metapodacima ili čak

kroz indeks riječi koje su izvučene iz dokumenata. Indeksiranje postoji uglavnom za

jednostavniji dohvat dokumenata. Od kritične važnosti za brz pristup dokumentima je

stvaranje topologije indeksa.

15

3.3.5. Skladištenje

Pohrana dokumenata osim što uključuje prostor za čuvanje elektroničkih

dokumenata uključuje i upravljanje tim istim dokumentima, podatke o lokaciji

dokumenata, mogućnost migracije iz jednog medija u drugi medij za pohranu i

mogućnost uništavanja dokumenata.

3.3.6. Dohvat

Dohvat podrazumijeva povlačenje elektroničkih dokumenata iz prostora za

skladištenje tj. pohranu dokumenata. Iako se dohvat određenog dokumenta čini kao

jednostavan proces to ipak može biti poprilično složeno kada su u pitanju elektronički

dokumenti. Korisnik može dohvatiti pojedini dokument na osnovu specifičnih značajki

nekog dokumenta dok se isto tako koristi i indeks dokumenata kako bi im se brže moglo

pristupiti na osnovu poznate lokacije nekog specifičnog dokumenta.

3.3.7. Distribucija

Jednom objavljeni dokument mora biti u obliku koji se ne može lako mijenjati kako

bi se omogućila sigurna distribucija. Primjer može biti odvjetnička praksa u kojoj se

originalni dokument sprema u arhivu te se isti ne koristi za potrebe distribucije nego se za

istu koriste kopije.

3.3.8. Sigurnost

Sigurnost dokumenata od ključne je važnosti u programima za upravljanje

dokumentima. Stupanj sigurnosti ovisi također i o okolini u kojoj se dokumenti koriste.

Kako kaže FileBound, efektivno upravljanje sigurnosti dokumenata onemogućava

neautoriziran pristup istima [19].

16

3.3.9. Upravljanje tijekovima rada

To je složen proces kojega unutar sebe ne sadržavaju svi sustavi za upravljanje

dokumentima. Postoje različite vrste tijekova rada ovisno o okruženju u kojemu se koriste.

Ručni tijek rada zahtjeva od korisnika da samostalno odluči koji će dokument nekome

poslati, dok je automatski tijek rada unaprijed određen od strane administratora gdje su

ponuđene opcije kome je i koje dokumente moguće poslati.

Slika 2: Primjer upravljanja tijekovima rada [16]

3.3.10. Zajednički rad na dokumentima

Svojstven je EDMS-u (Enterprise Document Management System) te bi u svojem

osnovnom obliku trebao omogućavati pristup dokumentima samo ovlaštenim korisnicima

dok bi istovremeno drugim korisnicima pristup bio onemogućen. Ovlašteni korisnici

istovremeno mogu pregledavati i uređivati dokumente.

17

3.3.11. Verzije

Određivanje verzije je proces pri kojemu se dokumenti označavaju prilikom

stvaranja, uređivanja ili brisanja kako bi se znalo kada je i tko napravio neku radnju te kako

bi se zadnja radnja ili bilo koja prethodna mogla poništiti. Određivanje verzija je korisno

kako bi se uvijek znalo što se s kojim dokumentom i kada radilo te tko je napravio

određene izmjene.

3.3.12. Pretraživanje

Dokumenti ne vrijede ništa ako ih po potrebi nije moguće pronaći na jednostavan i

brz način. Moguće ih je pretraživati pomoću specifičnih atributa ili pomoću sadržaja

dokumenata koji je skeniran tj. indeksiran.

3.3.13. Objavljivanje

Objavljivanje dokumenata uključuje postupak lektoriranja, pregled, odobrenje za

objavu, tiskanje i dr. Bez tih faza može se vrlo lako dogoditi objava netočnih dokumenata

što može dovesti do krive poslovne odluke ili uznemiriti korisnika. Objavljeni bi dokument

trebao biti u obliku koji nije moguće lako mijenjati bez posebnih znanja ili alata, ali da ga

je istovremeno moguće čitati i prenositi.

3.3.14. Umnožavanje

Umnožavanje tj. reprodukcija je ključna prilikom implementacije sustava za

upravljanje dokumentima jer nije problem unijeti dokumente u sustav, ali je problem ako

ih nije moguće umnožavati za druge svrhe.

18

4. MICROSOFT SHAREPOINT 2013 KAO PLATFORMA ZA

UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA

4.1. Što je Microsoft SharePoint?

SharePoint je naziv za skup proizvoda/tehnologija u sustavu Microsoft SharePoint o

čijim će sastavnim dijelovima biti više riječi u nastavku. SharePoint nije program, on je

platforma. Dijelom se smatra sustavom za upravljanje sadržajem i dokumentima dok je

zapravo puno više od toga te zamišljen kao središnja aplikacijska platforma koja

zadovoljava širok raspon potreba privatnih i poslovnih korisnika. Također nudi mogućnost

upravljanja putem Web preglednika pri čemu korisniku nisu potrebna nikakva tehnička

znanja o Web programiranju kako bi uspješno iskoristio sve mogućnosti koje SharePoint

kao takav nudi. Intranet, ekstranet portali, web stranice, upravljanje sadržajem i

dokumentima, prostor za suradnju, društveni alati, napredno pretraživanje i poslovna

inteligencija samo su neke od središnjih funkcionalnosti sustava SharePoint. Od ostalih

važnijih značajki tu je integracija procesa i sustava, automatizacija tijeka rada i pružanje

osnovne infrastrukture za third-party rješenja kao što su Enterprise resource planning (ERP),

Customer relationship management (CRM) i dr.

Slika 3: SharePoint 2013 funkcionalnosti [7]

19

SharePoint je više od samog sustava za upravljanje dokumentima što je moguće

vidjeti u slici iznad. Ipak, svakoj od funkcionalnosti je cilj maksimalna produktivnost. U

nastavku su sve funkcionalnosti ukratko pojašnjene:

Web mjesta (Sites): Cjelovito rješenje za poslovna web mjesta. Sadržava sve

alate koje bi potencijalni korisnik mogao koristiti za stvaranje bilo kakvog web

mjesta. Osnovne funkcionalnosti koje su odmah dostupne pružaju trenutnu

vrijednost jer korisnik ne mora imati nikakva tehnička znanja kako bi pustio u

rad svoje web mjesto. U samo nekoliko klikova moguće je jednostavno

dodavanje i uklanjanje dijelova web mjesta. Ovu je funkcionalnost moguće

implementirati na lokaciji ili hostati u oblaku.

Platforma za suradnju (Communities): Sadržava alate potrebne za razmjenu

ideja, pronalaženje suradnika i stručnih resursa te stvaranje društvenog

sadržaja. S poznatim alatima, koje je jednostavno koristiti, moguće je stvoriti

wikije, blogove, sažetke vijesti, timske web stranice, osobne profile i dr. Osim

stvaranja opipljivog sadržaja pomaže u stvaranju veza te razmjeni ideja i

znanja.

Poslovna rješenja (Composites): Sadržava sve elemente potrebne za

sastavljanje, povezivanje i konfiguriranje poslovnih rješenja za suradnju.

Korisniku se nudi mnogo sastavnih blokova, od kalendara i zadataka do

grafikona i poslovnih podataka, koji su namijenjeni brzom stvaranju rješenja za

suradnju izravno u web pregledniku. Također je omogućen rad s podacima iz

drugih sustava kao da se oni nalaze u sustavu SharePoint. SharePoint

Composites olakšava centralizaciju poslovnih rješenja te njihovo upravljanje.

Sadržaj (Content): Objedinjuje tradicionalno upravljanje sadržajem, društveno

računalstvo i pretraživanje. Omogućuje preciznije i učinkovitije upravljanje

sadržajem te je usko povezan sa sustavom Microsoft Office što znači da nudi

poznato korisničko sučelje. Također pojednostavljuje označavanje i klasifikaciju

sadržaja te tako korisnicima olakšava pronalaženje, razmjenu i korištenje

informacija. Obrađuje različite vrste informacija neovisno o tome radi li se o

dokumentima, web stranicama ili društvenom sadržaju i moguće je dosljedno

upravljati verzijama, prijavljivati zapise, primjenjivati rasporede zadržavanja,

20

postavljati pravne zapreke i pokretati revizijska izvješća. Omogućuje korištenje

višefaznih pravilnika za definiranje vremena čuvanja sadržaja. Na taj način

moguće je upravljati vremenom kada je sadržaj potrebno arhivirati ili proglasiti

isteklim. Ti pravilnici omogućuju učinkovito odlaganje sadržaja umjesto da se

isti čuva neograničeno dugo. Nevažan sadržaj se može premjestiti izvan

indeksa pretraživanja kako bi rezultati pretraživanja sadržavali isključivo

relevantan sadržaj koji je tada moguće pronaći u kraćem roku te na taj način

povećati produktivnost.

Poslovna inteligencija (Insights): Omogućuje svim korisnicima pristup

poslovnim informacijama koje su im potrebne za donošenje boljih poslovnih

odluka. U te poslovne odluke korisnici mogu biti sigurni jer su donesene

posredstvom cjelovitog skupa robusnih alata koji omogućuju pristup pravim

informacijama u pravo vrijeme, njihovu analizu i jednostavno zajedničko

korištenje. SharePoint Online 2013 je ključna komponenta Microsoftove

platforme za poslovnu inteligenciju koja donosi nekoliko prednosti kao što su

povezivanje korisnika zbog suradnje, smanjenje troškova pomoću objedinjene

infrastrukture te brzi odgovor na poslovne potrebe.

Tražilica (Search): Omogućuje pronalaženje potrebnih podataka koji su

korisnicima potrebni za obavljanje posla bilo da se radi o pretraživanju

intraneta, traženju osoba kako bi se brže i jednostavnije povezali te

razmjenjivali ideje ili nečemu trećem. Interaktivno i vizualno okruženje za

pretraživanje pomoći će u nastojanju da se mnoštvo podataka dovede u red

pri čemu su najviše od koristi sužavanje rezultata pretraživanja na temelju

metapodataka, prikaz minijatura i pretpregledi te rangiranje relevantnosti

prema broju klikova. Okruženje za pretraživanje je moguće dodatno prilagoditi

tj. dodati vlastiti vokabular, namjestiti stupanj relevantnosti i koristiti specifične

podatke za svaku osobu kako bi korisnik mogao biti siguran da će dobiti

očekivane rezultate.

21

4.2. Struktura sustava SharePoint Online 2013

Osnova na kojoj se zasnivaju svi dijelovi za organizaciju sadržaja i resursa zove se

Sites. Temelj je svih funkcionalnosti koje zajedno pružaju mogućnost za međusobnu

suradnju korisnika te upravljanje sadržajem, resursima i dokumentima. Takva web mjesta

dalje mogu sadržavati posebno prilagođene popise, biblioteke, stranice, tijekove rada, web

dijelove i aplikacije.

U ranijim verzijama sustava SharePoint popisi (list) i biblioteke (library) bili su

sastavni dio sustava kao takvog dok su u verziji 2013 one u obliku aplikacija te su u

osnovnim mjestima (Sites) ponuđene tek osnovne funkcionalnosti popisa i biblioteka.

Međutim, namjena im je i dalje ostala ista.

Popisi (lists): Nudi široku paletu gotovih popisa kao i mogućnost stvaranja

prilagođenih popisa.

Biblioteke (libraries): Koriste se za upravljanje sadržajima i dokumentima.

Dostupne su različite vrste biblioteka kako bi zadovoljili potrebe za

jednostavnim upravljanjem različite vrste dokumenata.

Uz popise i biblioteke SharePoint Online 2013 nudi još i aplikacije (apps), upravljanje

radnim tokovima (workflows) i web dijelove (web parts).

Tijekovi rada (workflow): Koriste se za uključivanje ljudi i informacija u

poslovne procese.

Web dijelovi (web parts): To su komponente koje mogu dodati nove ili

obogatiti postojeće funkcionalnost web mjesta. Moguće je izabrati između

postojećih web dijelova ili stvoriti vlastite.

Aplikacije (apps): Jednako kao i web dijelovi, aplikacije pružaju dodatne

funkcionalnosti. Ipak, nisu strogo vezane uz SharePoint i mogu imati drugačiju

arhitekturu, moguće ih je kupovati poput mobilnih aplikacija i nije nužno da

budu postavljene na istoj lokaciji kao i SharePoint.

22

Dalje, potrebno je razlikovati web mjesta (Sites) od kolekcije web mjesta (Site

Collections). Web mjesta su temelj za pohranu i organizaciju sadržaja, resursa i

dokumenata te su organizirana unutar zbirki web mjesta. Zbirke web mjesta stvaraju se

kako bi se unutar njih mogla stvoriti i koristiti srodna web mjesta koja onda služe za

pohranu dokumenata i njihovo upravljanje. Također zbirka web mjesta definira postavke

sigurnosti, raspored navigacije, politiku i način upravljanja dokumentima za sva web

mjesta unutar pojedine zbirke.

Web mjesta čine jezgru SharePoint Online 2013 okruženja. Nekoliko je različitih vrsta

web mjesta, točnije njih četiri, dostupno unutar sustava SharePoint Online 2013 od kojih

svaka ima svoje specifične značajke i funkcionalnosti.

Collaboration: Predlošci web mjesta ove vrste (Team Site, Blog, Project Site,

Community Site) namijenjeni su stvaranju takvih web mjesta koja će

omogućiti različite načine za međusobnu suradnju korisnika sustava

SharePoint Online 2013.

Enterprise: Predlošci web mjesta ove vrste (Basic Search Center, Document

Center, Records Center, Business Intelligence Center, Enterprise Search Center,

Visio Process Repository) namijenjeni su stvaranju takvih web mjesta koja će

omogućiti što jednostavnije upravljanje poslovnim sadržajima, dijeljenje

podataka te njihovo upravljanje.

Publishing: Predlošci web mjesta ove vrste (Publishing Site, Publishing Site

with Workflow, Enterprise Wiki) namijenjeni su stvaranju takvih web mjesta

koja će olakšati objavu i upravljanje sadržajem.

Custom: Uključuje sve predloške web mjesta koje je stvorio administrator

sustava SharePoint Online 2013 za specifične potrebe.

23

4.2.1. Sučelje web mjesta

Sva web mjesta unutar sustava SharePoint Online 2013 imaju jednako sučelje i

strukturu. Sadržavaju nekoliko elemenata koji su potrebni za uspješno upravljanje tim web

mjestima i njihovim sadržajem te za navigaciju. Sučelje se može prilagoditi specifičnim

potrebama.

Slika 4: Team Site osnovno sučelje

Što se zadanih pozicija elemenata na web mjestima tiče moguće je birati između njih

osam što se i vidi na sljedećoj slici.

Slika 5: Predlošci sučelja web mjesta [12]

24

My Site izbornik

Ovaj se izbornik nalazi na gornjoj desnoj strani na svim stranicama svih web mjesta.

Ove konkretne opcije su dostupne za SharePoint Online 2013 u sklopu sustava Office 365.

Slika 6: My Site izbornik

Outlook: Pristup programu za primanje i slanje e-pošte putem web

preglednika.

Calendar: Pristup kalendaru kakav se nalazi u Outlooku putem web

preglednika.

People: Pristup kontaktima.

Newsfeed: Pregled sažetaka sadržaja, nešto poput ''zida'' na Facebooku.

SkyDrive: Pristup prostoru za pohranu sadržaja ''u oblaku''.

Sites: Pristup web mjestima koje trenutno prijavljeni korisnik koristi.

Admin: Pristup administrativnim alatima. Vidi isključivo administrator.

25

Korisnički izbornik

Također se nalazi u gornjem desnom kutu odmah pored My Site izbornika.

Omogućava pristup korisničkim podacima tj. profilu kojega je moguće uređivati, a osim

toga nudi mogućnost odjave (Sign Out) iz sustava.

Slika 7: Korisnički izbornik

Opcije sa slike iznad pojavljuju se prilikom klika na korisničko ime.

About Me: Uređivanje osnovnih informacija poput imena i prezimena,

kratkog opisa, umetanje slike, kontakt informacija i detalja o projektima,

obrazovanju, znanjima, vještinama i dr.

Sign Out: Jednostavna odjava iz sustava. Vraća na početnu stranicu za prijavu

na Microsoft portal putem kojega se pristupa sustavu SharePoint Online 2013.

Izbornik postavki (Settings Menu)

Ovaj izbornik omogućuje korisnicima, ovisno o dozvolama koje su dobili od strane

administratora, da uređuju web mjesta i upravljaju sadržajem i dokumentima.

Mogućnosti koje nudi su:

Shared With: Prikazuje popis korisnika koji imaju pristup trenutnom web

mjestu.

Edit page: Prikazuje trenutnu stranicu u okviru za uređivanje.

Add a page: Omogućuje stvaranje nove SharePoint stranice.

Add an app: Prikazuje stranicu s popisom aplikacija koje je moguće dodati i

koristiti. Nalaze se tu popisi, biblioteke i ostale aplikacije.

Site Contents: Prikazuje stranicu s popisom svih sastavnih dijelova neke

konkretne stranice. Npr. prikazat će popis svih dodanih aplikacija.

26

Chagne the look: Prikazuje popis od desetak gotovih izgleda sučelja između

kojih je moguće izabrati novi izgled sučelja za trenutne stranice. Razlike među

ponuđenim sučeljima vide se u različitim shemama boja.

Site Settings: Prikazuje stranicu s mnoštvom opcija pomoću kojih je moguće

upravljati korisnicima i dozvolama, izgledom sučelja, načinom na koji će

funkcionirati pretraživanje, administracijom stranice i dr.

Getting Started: Vraća na početnu stranicu.

Office 365 Settings: Ova je opcija vidljiva isključivo kada je SharePoint Online

2013 zakupljen u sklopu sustava Microsoft Office 365, a omogućuje upravljanje

pretplatom.

Slika 8: Izbornik postavki

27

Alatna traka (Ribbon)

Prikazuje alate za upravljanje nekom stranicom te sadržajem stranice odnosno

dokumentima unutar nje. Popis dostupnih alata može ovisiti o vrsti stranice na kojoj se

korisnik trenutno nalazi tj. koju pokušava uređivati.

Slika 9: Alatna traka

Edit: Uređivanje stranice.

Check Out: Ovom se opcijom sprječava mogućnost uređivanja stranice od

strane drugog korisnika za vrijeme dok ju trenutni korisnik uređuje.

Edit Properties: Uređivanje postavki stranice.

Rename Page: Promjena imena stranice.

Page History: Prikaz povijesti stranice tj. kada je, tko i što uređivao.

Page Permissions: Uređivanje dozvola.

Delete Page: Brisanje stranice.

E-mail a Link: Slanje linka na stranicu.

Alert Me: Stvaranje i upravljanje upozorenjima koja se mogu namjestiti da npr.

šalju e-mail korisniku kada netko uredi stranicu.

Popularity Trends: Pokreće Microsoft Excel u kojemu prikazuje brojčanu

statistiku korištenja SharePoint stranica te iste prikazuje i pomoću dijagrama.

Make Hompage: Postavlja trenutnu stranicu kao početnu.

Incoming Links: Prikazuje koje stranice upućuju/linkaju na trenutnu stranicu.

Library Setting: Omogućuje uređivanje osnovnih i naprednih postavki

stranice.

View All Pages: Prikazuje popis svih stranica od kojih se sastoji trenutna

stranica.

Tags & Notes: Dodavanje bilješki o stranici te ubacivanje tagova.

28

Društveni alati i alati za upravljanje (Social & Management Tools)

Prikazuje popis društvenih mogućnosti za trenutnu stranicu i opciju za uređivanje

stranice koja je ranije već pojašnjena.

Slika 10: Društveni alati

Share: Prikazuje opcije među kojima je moguće izabrati korisnike koji će dobiti

pristup stranici te ju moći uređivati.

Follow: Klikom na ovu opciju trenutna se stranica dodaje na početnu stranicu

u listu praćenih stranica.

Sync: Omogućuje sinkronizaciju sadržaja između sustava SharePoint Online

2013 i lokalnog računala.

Fokus na sadržaj: Kvadratić na krajnjoj desnoj strani izbornika omogućuje

skrivanje navigacije i omogućuje fokusiranje isključivo na sadržaj.

29

4.3. Timska web-mjesta (Team Site) kao podloga za

upravljanje dokumentima

Administrator sustava SharePoint Online 2013 omogućiti će timovima stvaranje

njihovih timskih web mjesta. Ona se stvaraju na razini ispod korijenskih web mjesta npr.

http://tomislavstankovicsharepoint.com/novotimskowebmjesto.

4.3.1. Web mjesta za timove (Team Site)

Te su intranet stranice prvenstveno namijenjene za jednostavniju međusobnu

suradnju među članovima tima. Sve ono što će biti pojašnjeno u nastavku moguće je

pronaći i koristiti unutar web mjesta za timove. U kontekstu upravljanja dokumentima web

mjesta za timove mogu se koristiti prilikom rada na nekom većem projektu koji će se onda

unutar tih web mjesta širiti na više grupa koje je moguće međusobno povezati te olakšati

rad s dokumentima.

Slika 11: Web mjesta za timove

Kao što je na gornjoj slici vidljivo, prilikom prve posjete sustavu SharePoint moguće

je odmah raditi s web mjestima za timove koje su dio intraneta te javnim web mjestima

koje su dio ekstraneta. Naravno, pomoću opcije new site mogu se stvoriti brojna web

mjesta za timove.

30

Slika 12: Sučelje timskog web mjesta

Web mjesta za timove sastoje se od nekoliko komponenti:

Home: Početna stranica timskih web mjesta.

Notebook: Pokreće OneNote web aplikaciju.

Documents: Otvara stranicu za upravljanje dokumentima.

Recent: Nakon stvaranja novih stranica, biblioteka dokumenata i dr. prikazuje

njihovu listu kako bi im se jednostavnije pristupilo.

Site Content & Share: Prikazuje od čega se timska web mjesta sastoje.

Share your site: Omogućuje ubacivanje članova tima koji će koristiti ta web

mjesta.

Working on a deadline: Omogućuje stvaranje liste sa zadacima i kalendar.

Add lists, libraries and other apps: Omogućuje dodavanje novih komponenti

koje će biti sastavni dio timskih web mjesta.

What's you style: Nudi gotove predloške pomoću koji je moguće kroz

nekoliko klikova promijeniti izgled kompletnog sučelja web mjesta.

Your site. Your brand.: Omogućuje dodavanje naziva timskih web mjesta,

opisa te ubacivanje tj. brendiranje.

Keep email in context: Povezivanje elektroničke pošte s timskim web

mjestima kako bi sve bilo na jednom mjestu.

Page: Uređivanje izgleda sučelja web mjesta, rad s dozvolama, uređivanje

postavki web mjesta i sl.

31

4.4. Uvod u skupove dokumenata

Skup dokumenata [17] grupa je povezanih dokumenata koje je moguće stvoriti u

jednom koraku, a zatim njima upravljati kao jednim entitetom. To je vrsta sadržaja

(Content Type) unutar biblioteke dokumenata (Document Library) pomoću koje je moguće

upravljati većim brojem sličnog sadržaja i dokumenta. To je posebno korisno prilikom

rada na projektima gdje se stvara skup više povezanih dokumenata s kojima je tada

jednostavnije upravljati jer su na jednom mjestu. Skup dokumenata može podsjećati na

mapu (folder), ali za razliku od nje ima neke funkcionalne razlike što bi značilo sljedeće:

Moguće je navesti vrste sadržaja koje skup dokumenata smije sadržavati (npr.

slike, audio ili video datoteke i dr.).

Slika 13: Odabir vrste sadržaja

Moguće je navesti sve zajedničke metapodatke koje korisnik želi sinkronizirati

na svim skupovima dokumenata.

Moguće je prilagoditi stranicu dobrodošlice tj. početnu stranicu skupa

dokumenata koja se prikazuje u svakoj instanci poslovnog proizvoda.

Kako bi sve ovo bilo moguće potrebno je za početak aktivirati skupove dokumenata

u postavkama.

32

Slika 14: Aktiviranje opcije za skupove dokumenata

Nakon toga se navodi koje vrste sadržaja skup dokumenata smije sadržavati što je

prikazano na slici 13.

Kada je to završeno u gornjem izborniku dobije se opcija za stvaranje skupa

dokumenata.

Slika 15: Stvaranje skupa dokumenata

Tek je tada moguće stvoriti novi skup dokumenata prilikom kojega se upisuje

njegovo ime kao i opis dok je ostale postavke moguće uređivati naknadno.

33

Slika 16: Novi skup dokumenata

Primjer stranice dobrodošlice tj. početne stranice vidljiv je u nastavku. Tu je stranicu

moguće prilagoditi specifičnim potrebama osoba koje će kreirani skup dokumenata

koristiti.

Slika 17: Novo stvoreni skup dokumenata

34

4.5. Biblioteka dokumenata (Document Library)

Imati jedinstveno mjesto za prikupljanje dokumenata može biti izrazito važno

pogotovo u slučaju organizacije s više timova koji međusobno rade s velikom količinom

podataka. Upravljanje dokumentima u sustavu SharePoint Online 2013 omogućuje

stvaranje biblioteka dokumenata, dijeljenje dokumenata i slika, stvaranje skupova

dokumenata i još puno toga što će timovima pomoći da budu produktivniji.

4.5.1. Što je biblioteka dokumenata?

Prilikom prvog posjeta posjeta web mjestu za timove (SharePoint Team Site) vidi se

osnovna stranica koja je automatski stvorena prilikom instalacije sustava. Ona kao takva

možda neće zadovoljavati sve potrebe pa je potrebno kreirati biblioteku

dokumenata/datoteka kako bi se imalo gdje spremati dokumente kojima je onda moguće

upravljati i dijeliti s članovima tima.

Slika 18: Primjer biblioteke datoteka

Prilikom planiranja biblioteke dokumenata potrebno je razmisliti o tome kakve će

vrste datoteka članovi tima koristiti. Vrste datoteka vjerojatno ovise o tipu projekta na

kojemu se radi. Npr. Ako članovi tima pripremaju marketing kampanju biti će im potrebne

vrste dokumenata kao što su:

Skup bilješki o projektu.

35

Raspored dostave promotivnih materijala.

Slike proizvoda.

Tekstualni izvještaji.

Proračunska tablica za planiranje budžeta.

Naravno, postoji puno više vrsta dokumenata i moguće je da će članovi tima trebati

njih još nekoliko, ali ovo je samo jedan od primjera kako konkretno koristiti biblioteku

dokumenata. Ovisno o veličini projekta valja razmisliti i o stvaranju nekoliko biblioteka

dokumenata.

Jedna od najkorisnijih prednosti biblioteke dokumenata je mogućnost da se broj

verzija nekog dokumenta svede na samo jednu verziju. Recimo da je jedan član tima

napisao izvještaj i postavio ga u biblioteku dokumenata, drugi član može taj isti dokument

urediti dok treći može unutar istog dokumenta dopisati svoj komentar tj. svaki član tima

može dati svoj doprinos unutar istog dokumenta bez potrebe da se više verzija istog

dokumenta, kojega je uređivalo više članova tima, pojavljuje unutar biblioteke

dokumenata i na taj način otežava pronalaženje zadnje i potpune verzije nekog

dokumenta. To je vidljivo na slici 18 gdje je prikazana biblioteka dokumenata koje je

stvorio korisnik Tomislav Stanković dok je jedan od članova tima naziva Ime Prezime

uredio dokument Tekstualni izvještaji bez da je morao praviti još jednu verziju dokumenta.

4.5.2. Postavljanje dokumenata u biblioteku dokumenata

Kako bi biblioteka dokumenata imala svoju svrhu njoj je potrebno dodati

dokumente. To je moguće učiniti dodavanjem pojedinačnih dokumenata ili istovremenim

dodavanjem više dokumenata. Vrlo je vjerojatno da će neka organizacija prilikom prvog

dodavanja dokumenata u biblioteku dokumenata to učiniti na način da ih sve doda

odjednom, a kasnije dokument po dokument kako budu dolazili.

Dodavanje pojedinačnog dokumenta moguće je učiniti na tri načina:

1. File – Upload document – Add a document.

2. New document – Upload existing file.

36

3. Povlačenjem dokumenta na radnu površinu SharePointa tj. direktno u

biblioteku dokumenata.

Slika 19: Dodavanje pojedinačnih dokumenata

Prilikom dodavanja novog dokumenta, kao što je vidljivo na slici 19, automatski je

postavljena opcija Overwrite existing files što znači da će svaka već ranije postavljena

datoteka, a koja ima isto ime kao i ona koja se trenutno dodaje biti zamijenjena tom

novom verzijom.

37

Slika 20: Overwrite existing files

Dodavanje više dokumenata istovremeno moguće je učiniti putem povlačenja

dokumenata na radnu površinu sustava SharePoint Online 2013 tj. direktno u biblioteku

dokumenata. U sljedećem primjeru vidljivo je kako su tri slike povučene iz mape unutar

operativnog sustava Windows 8 u prozor gdje je otvoren SharePoint Online 2013 tj.

biblioteka dokumenata unutar njega.

Slika 21: Dodavanje više dokumenata istovremeno

38

4.5.3. Organizacija biblioteke dokumenata

Pravilna organizacija dokumenata pomoći će članovima tima da pronađu dokumente

koje trebaju i kada ih budu trebali. Pravilnoj organizaciji može pomoći i standardizirana

metoda za nazive dokumenata. Primjer toga može biti da svaki član tima koji stvori neki

dokument u njegov naziv stavi svoje inicijale ili dogovoriti s članovima tima da se u naziv

svakog dokumenta stavi kratica poslovne jedinice ili grupe kako bi se dokumenti

međusobno jednostavnije razlikovali.

Međutim, postoji još jedna mogućnost koja može olakšati organizaciju dokumenata,

a to je da isti budu složeni ovisno o njihovom sadržaju pa će tako tekstualni dokumenti

biti u jednoj grupi dok će tablični dokumenti biti u drugoj i sl.

Koji god način da je izabran za organizaciju biblioteke dokumenata važno je da ona

zadovoljava potrebe određenog projekta tj. članova tima koji na istome rade.

Redoslijed datoteka u biblioteci dokumenata

Standardni stupci unutar biblioteke dokumenata su tip dokumenta (Type), naziv

dokumenta (Name), izmjene (Modified) i izmijenjeno od (Modified By). Datoteke je moguće

sortirati na način da se klikne na naziv nekog od ta četiri stupca gdje su onda ponuđene

opcije sortiranja uzlazno i silazno.

Na primjer, da bi se dokumenti sortirali abecedno od A do Z potrebno je izmijeniti

stupac Naziv (Name).

Slika 22: Uzlazno sortiranje

39

Promjena trenutnog prikaza

Biblioteka dokumenata može se prilagoditi specifičnim potrebama što znači da je

moguće uklanjati nepotrebne stupce, dodavati nove, mijenjati njihov raspored i još dosta

toga o čemu će biti riječi u nastavku.

Slika 23: Promjena trenutnog prikaza

Prikaz dokumenata u biblioteci dokumenata moguće je promijeniti kroz nekoliko

klikova mišem i bez potrebe za ikakvim programiranjem. Nakon klika na Modify View

pojavljuje se mnoštvo opcija, među kojima su:

Odabir stupaca koji će se vidjeti u biblioteci dokumenata.

Povećanje ili smanjenje broja vidljivih stupaca.

Odabir stupca prema kojemu će informacije biti raspoređene.

Filtriranje stavki prikazanih u biblioteci dokumenata prema vlastitim kriterijima.

Dodavanje gumba koji članovima tima omogućuje samostalno uređivanje

biblioteke dokumenata.

Prikaz okvira za odabir pored dokumenata tako da članovi tima mogu

istovremeno odabrati više dokumenata.

Određivanje maksimalnog broja prikazanih dokumenata po stupcu.

Opcionalni odabir prikaza dokumenata po mapama.

Odabir načina na koji e biblioteka dokumenata prikazati kada joj se pristupa

putem mobilnog uređaja.

Grupiranje sličnih datoteka.

Postavljanje ograničenja broja stavki koje se mogu prikazati u biblioteci

dokumenata.

Promijena izgleda sučelja između šest ponuđenih opcija tj. stilova.

40

Slika 24: Uređivanje trenutnog prikaza

Unutar tih postavki, osim onoga na slici iznad, nalaze se još neke kategorije, a među

njima dvije najvažnije zovu se Sort koja nudi postavke pomoću kojih je moguće odrediti da

se dokumenti prikazuju na način na koji to za određeni tim ima najviše smisla i Filter za

odabiranje stavki koje će se pojaviti na popisu biblioteka dokumenata.

Slika 25: Opcije za promjenu izgleda biblioteke dokumenata [8]

41

Dodavanje novog stupca u biblioteku dokumenata

Osnovni raspored biblioteke dokumenata može biti dovoljan za neke od timova,

međutim za one koji žele i trebaju više postoji opcija za dodavanje novog stupca u

biblioteku dokumenata.

Kada se pojavi dijaloški okvir za dodavanje novog stupca potrebno je upisati njegov

naziv te izabrati neku od ponuđenih opcija koja najbolje odgovara vrsti stupca koja je timu

potrebna. Standardna opcija Single line of text može biti sasvim dovoljna, međutim

moguće je ubaciti i slike članova tima bilo da se šalju s računala korisnika ili povlače s

nekog linka.

Od ostaloga, moguće je ubaciti opis stupca, ograničiti broj znakova koji mogu

odjednom biti uneseni u stupac i dr.

Slika 26: Dodavanje novog stupca

42

Stvaranje novog prikaza za biblioteku dokumenata

Iako je dostupno nekoliko opcija za promjenu izgleda sučelja treba spomenuti i

mogućnost stvaranja dodatno prilagođenog sučelja, iako ga vjerojatno većina timova neće

trebati. Postoji mnoštvo opcija pomoću kojih se informacije u cjelokupnoj biblioteci

dokumenata mogu prezentirati. Sve zbog toga kako bi svaki tim mogao prilagoditi

biblioteku dokumenata svojim specifičnim potrebama.

Prikaz koji se stvori na ovaj način nije uvjetovan time da se mora birati ili stvaranje

novog prikaza ili promjena izgleda sučelja nego se može koristiti istovremeno s

promjenom sučelja. Npr. prilikom promjene sučelje iz standardnog u Shaded (slika 25)

moguće je stvoriti novi prikaz na način da to novo sučelje sada izgleda još i kao tablica

(Datasheet view) što je i vidljivo na slici ispod.

Slika 27: Stvaranje novog prikaza

Kada je stvoren novi prikaz njegov se naziv, kojemu je moguće dati proizvoljno ime,

prikazuje pored All Documents. U ovom slučaju naziv novog prikaza je Datasheet View.

Tako se na jednostavan način moguće prebacivati između ranije određenog izgleda sučelja

i novo stvorenog.

Na slici iznad plavo su označena polja za stvaranje novog prikaza, dok se padajući

izbornik ispod Current View također može koristiti za prebacivanje između ranije

određenog izgleda sučelja i novo stvorenog.

43

4.5.4. Upravljanje dokumentima unutar biblioteke dokumenata

Nakon dodavanja dokumenata u biblioteku dokumenata moguće su brojne radnje, a

među njima su: dodavanje novih dokumenata, uređivanje postojećih dokumenata,

zadržavanje dokumenata, preuzimanje dokumenata na lokalno računalo, dodavanje

obavijesti koja stiže na e-mail prilikom uređivanja nekog dokumenta i dr.

Slika 28: Nije odabran dokument

Alati za upravljanje dokumentima dostupni su nakon što se odabere jedan ili više

dokumenata kao što je vidljivo na sljedećoj slici.

Slika 29: Odabran je dokument

Stvaranje mape dokumenata

Iako je moguće odrediti broj dokumenata koji će se prikazivati u biblioteci

dokumenata vjerojatno je da će postati gotovo nemoguće kvalitetno njima upravljati kada

njihov broj prijeđe npr. 50. Na isti način kako se mape koriste na osobnim računalima tako

ih je moguće koristiti i unutar sustava SharePoint Online 2013.

Slika 30: Mapa dokumenata

44

Uređivanje svojstava dokumenata

Svojstva dokumenata lako je zamijeniti za uređivanje dokumenata, međutim svaka

radnja ima svoje mjesto u alatnoj traci.

Slika 31: Odabir opcije za uređivanje svojstava dokumenta

Nakon klika na Edit Properties pojavljuje se sljedeći prozor sa samo nekoliko

mogućih radnji kao što su promjena imena dokumenta, dodavanje novog imena i brisanje

dokumenta.

Slika 32: Rad na svojstvima dokumenta

45

Označavanje/zadržavanje dokumenata

Zadržavanje dokumenata je opcija koja članovima tima omogućuje da uvijek rade na

zadnjoj verziji nekog dokumenta tj. sprječavaju mogućnost da više članova tima

istovremeno uređuje neki dokument. Pomoću ove opcije jedan član tima može označiti

dokument kako bi ostali članovi tima znali da on tada radi na njemu. Nakon što je taj član

završio s uređivanjem dokumenta to će biti vidljivo ostalim članovima tima koji onda

mogu nastaviti s uređivanjem ili samo pregledati novo uređeni dokument.

Slika 33: Check Out & Check In

Iz gornje slike je vidljivo da su zadržani dokumenti označeni drugačijom ikonom tj.

na standardnoj ikoni koja označava vrstu dokumenta nalazi se u donjem desnom kutu i

zeleni kvadratić.

46

Slika 34: Čuvanje zadnje verzije dokumenta

Kada je član tima završio s uređivanjem dokumenta može kliknuti na Check In kako

bi potvrdio učinjene promjene i eventualno napisao komentar za ostale članove tima kako

bi isti jednostavnije razlikovali različite verzije nekog dokumenta.

47

Postavljanje upozorenja

Prilikom grupnog rada s dokumentima potrebno je znati kada je i tko napravio

promjene na nekom od dokumenata jer bi se inače svakodnevno gubilo vrijeme na

pregledavanje dokumenata u potrazi za novim verzijama što nije produktivno.

Postavljanje upozorenja je posebno korisno kada član tima očekuje promjene na nekom

važnom dokumentu da ne mora uzaludno osvježavati listu nadajući se da će baš u tom

trenutku vidjeti da je sporni dokument uređen.

Slika 35: Postavljanje upozorenja

Kod postavljanja upozorenja dostupne su sljedeće opcije:

Izbor članova tima kojima će se slati upozorenja.

Odabir metode slanja upozorenja e-mailom ili SMS-om.

Odabir vrste upozorenja: slanje upozorenja prilikom svake promjene, slanje

upozorenja kada netko uredi dokument, slanje upozorenja kada netko uredi

dokument koji je postavio član tima koji postavlja upozorenje i slanje

upozorenja kada netko uredi dokument koji je posljednji uredio član tima koji

postavlja upozorenje.

Odabir vremena slanja upozorenja: u trenutku kada je dokument uređen,

slanje dnevnih upozorenja sa popisom svih uređenih dokumenata, slanje

tjednih upozorenja s popisom svih uređenih dokumenata.

48

Slika 36: Postavljanje upozorenja

49

4.5.5. Pretraživanje dokumenata unutar biblioteke dokumenata

Na svakoj stranici unutar sustava SharePoint Online 2013, pa tako i unutar biblioteke

dokumenata postoji polje za pretragu. Pomoću njega je moguće pretraživati sav sadržaj,

osobe, razgovore i stranice kao što je vidljivo na sljedećoj slici.

Slika 37: Primjer pretraživanja pojma CRM

U ovom se konkretnom primjeru pojam CRM nalazi unutar jednog Excel dokumenta

te je vidljivo iz sljedeće slike da je rezultate pretraživanja moguće sortirati po vrsti

dokumenata, autoru te vremenu stvaranja ili uređivanja.

Slika 38: Primjer rezultata pretraživanja

50

4.6. Centar za dokumente (Document Center)

Centar za dokumente ne nudi se automatski u sklopu sustava SharePoint Online

2013 nego ga je potrebno ručno stvoriti. Od posebne je koristi za velike organizacije koje

imaju potrebu za skladištenjem velike količine dokumenata na dugi rok.

Slika 39: Stvaranje centra za dokumente

Klikom na new subsite prikazuje se prozor u kojemu je potrebno odabrati da se

upravo centar za dokumente želi stvoriti te upisati naziv centra, opis, poveznicu i dr.

Na slici iznad pod brojevima 2 i 3 nalaze se poveznice na centar za dokumente,

nakon što je isti stvoren, kako bi mu se na što jednostavniji način moglo pristupiti.

Slika 40: Uređivanje poveznice na centar za dokumente

Poveznicu na centar za dokumente moguće je ukloniti ili joj promijeniti naziv.

51

4.6.1. Što je centar za dokumente?

Centar za dokumente namijenjen je spremanju velikih količina dokumenata tj.

primarno služi kao prostor za pohranu dokumenata. Uređivanje dokumenata ovdje nije

toliko bitno, kao što je to slučaj kod web mjesta za timove (Team Site), jer centar za

dokumente služi kao arhiva dokumenata, baza znanja i dr. Upravo zbog toga centar za

dokumente dolazi s mnoštvom mogućnosti kao što su Web Parts koji pojednostavljuju

upravljanje velikom količinom dokumenata.

Slika 41: Stvaranje centra za dokumente

52

Kako centar za dokumente nije standardno dostupan unutar sustava SharePoint

Online 2013 potrebno ga je ručno dodati kao novu stranicu. Tada on izgleda kao na slici u

nastavku.

Slika 42: Centar za dokumente

Kasnije pristupanje centru za dokumente olakšano je na način da se link prema

njemu prikazuje u sklopu početnog web mjesta.

Slika 43: Poveznica prema centru za dokumente

Kao što je ranije već spomenuto, centar za dokumente moguće je dodatno

prilagoditi za prihvat velikih količina dokumenata o čemu će više riječi biti u nastavku.

53

4.6.2. Upravljanje dokumentima unutar centra za dokumente

Postavljanje dokumenata moguće je učiniti pojedinačno ili više dokumenata

odjednom, kao što je prikazano u slučaju biblioteke dokumenata pa to ovdje nije

potrebno posebno naglašavati ili dokumentirati.

Uglavnom, dokumenti se nakon postavljanja spremaju pod poveznicu Documents te

se automatski ne prikazuju na glavnoj stranici centra za dokumente. To se može

promijeniti jednostavnim uređivanjem stranice što će biti prikazano u nastavku.

Slika 44: Prikaz dokumenata u centru za dokumente

Klikom na izbornik pored naziva dokumenta moguće je vidjeti sadržaj dokumenta i

popis mogućih radnji koje je moguće poduzeti za konkretni dokumenti, to su redom:

Pregled i uređivanje postavki.

Pregled i uređivanje unutar web preglednika (npr. Internet Explorer).

Zadržavanje dokumenta za potrebe uređivanja.

Objava verzije po izboru i pregled svih verzija nekog dokumenta.

Stvaranje tijeka rada za neki dokument.

Preuzimanje kopije dokumenta.

Brisanje dokumenta i dr.

54

Slika 45: Brzi pregled sadržaja dokumenta

55

4.6.3. Rad sa zadacima

Pod poveznicom Tasks krije se prostor za stvaranje liste zadataka koje je potrebno

izvršiti.

Slika 46: Početni prikaz prostora za upravljanje zadacima

Klikom na new task otvara se prozor za zadavanje zadatka u kojemu je moguće

odrediti osnovne postavke konkretnog zadatka. Pod poveznicom Show More moguće je

odrediti postotak izvršenja, napisati opširniji opis, odrediti stupanj prioriteta (Low, High,

Normal) te status zadatka (Not Started, In Progress, Completed, Deffered, Waiting on

someone else).

Slika 47: Zadavanje zadatka

56

Nakon što su zadaci zadani moguće je vidjeti listu s osnovnim informacijama poput

naziva zadatka, vremena do kada treba biti izvršen te osobe kojoj je dodijeljen.

Slika 48: Lista zadataka

Upravljanje zadacima moguće je putem dodatnog izbornika kao što je prikazano na

sljedećoj slici.

Slika 49: Upravljanje zadacima

57

4.6.4. Uređivanje i prilagodba sučelja centra za dokumente

Prilagodba sučelja važna je kako bi se olakšalo upravljanje dokumentima, zadacima i

općenito radnom okolinom unutar centra za dokumente te kako bi se na taj način

povećala produktivnost.

Slika 50: Uređivanje centra za dokumente

Klikom miša na Page – Edit Page pojaviti će se nova polja koja se zovu Web Part i

koja omogućuju jednostavno dodavanje prilagođenih formi.

Iz sljedeće slike vidljivo je da je odabran Web Part s lijeve strane te će ondje biti

dodan prostor za bilješke naziva Note Board. Na isti je način moguće dodati nove forme

iznad, ispod i pored središnjeg polja.

Slika 51: Dodavanje web dijelova

58

Centar za dokumente može, ali ne mora, biti samostalna jedinica sa svojim pravilima.

S te strane moguće je ručno dodavati dokumente ili pak stvoriti tijek zadataka koji će

dokumente iz svih ostalih lokacija automatski kopirati u centar za dokumente.

Slika 52: Centar za dokumente s prilagođenim sučeljem

Nekoliko je kategorija web dijelova (Web Part) koje je moguće dodati:

Apps: Prikaz popisa dokumenata i zadataka.

Blogs: Prikaz arhive blog postova, obavijesti o novim blog postovima i prikaz

osnovnih alata za uređivanje bloga.

Business Data: Prikaz podatka o statusu dokumenata.

Community: Prikaz podataka o zajednici, polja za pristup istoj, opisa

trenutnog statusa člana koji pregledava centar za dokumente, prikaz osnovnih

alata za upravljanje zajednicom te prikaz popisa članova.

Content Rollup: Prikaz RSS-a, prikaz relevantnih dokumenata trenutnom

korisniku, prikaz informacija o projektu, prikaz općih kategorija, prikaz linkova

na stranice po izboru i dr.

Document Sets: Prikaz dokumenata i njihovih postavki.

Filters: Filtriranje po listama, datumima, korisnicima i sl.

Forms: Prikaz jednostavnih kontrola za druge web dijelove.

59

Media and Content: Prikaz slika, videa i ostalog medijskog sadržaja.

Search: Prikaz polja za pretragu, rezultata pretraživanja i sl.

Social Collaboration: Prikaz članova tima tj. korisnika, kontakt informacija,

prikaz tagova i dr.

Slika 53: Web part kolekcija

60

4.7. Centar za zapise (Records Center)

Centar za zapise stvara se na isti način kao i centar za dokumente kao što je vidljivo

iz sljedeće slike s tom razlikom da je umjesto Document Center potrebno odabrati Records

Center. Pošto može postojati onoliko vrsta zapisa koliko to prilikom planiranja odluči

vodstvo organizacije centar za zapise omogućit će stvaranje različitih vrsta biblioteka

zapisa. Više o tome u nastavku.

Slika 54: Stvaranje centra za zapise

Što je zapis?

Prije razrade teme potrebno je definirati pojam zapisa. Zapis je elektronički

dokument koji služi kao dokaz izvršenja neke radnje i kao takav se treba čuvati određeni

period vremena.

61

4.7.1. Što je centar za zapise?

Centar za zapise je takva vrsta forme unutar sustava SharePoint Online 2013 koja će

omogućiti vođenja evidencije izvršenja aktivnosti.

Upravljanje zapisima je proces u kojemu tvrtka treba definirati koje će vrste

informacija klasificirati kao zapise. To mogu biti dokumenti, e-pošta ili neka treća vrsta

informacija koja služi kao dokaz izvršenja neke aktivnosti ili transakcije.

Slika 55: Centar za zapise

Upravljanje zapisima obuhvaća [21]:

Odluku o tome kako rukovati aktivnim dokumentima koji će jednom postati

zapisi te o lokaciji za njihovo pohranjivanje kada postanu zapisi.

Odluku o tome koliko će se pojedini zapis čuvati kako bi zadovoljio pravne,

poslovne i regulatorne zakone.

Istraživanje i provođenje tehničkih rješenja koja će ispuniti potrebne zahtjeve

kada je u pitanju upravljanje zapisima.

Izvršavanje zadataka koji se tiču upravljanja zapisima i koji su povezani s

vanjskim faktorima poput sudskih tužbi i sl.

62

Dva su osnovna načina upravljanja zapisima:

U posebnoj arhivi (records archive).

Zajedno s ostalim, aktivnim, dokumentima (in-place records).

Koji će od ova dva načina biti u konačnici izabran ovisi od organizacije do

organizacije. U sljedećoj tablici navedeni su razlozi zašto koristiti records archive tj. in-place

records.

Slika 56: Načini upravljanja zapisima [21]

63

4.7.2. Podešavanje centra za zapise

Da bi se iskoristio puni potencijal upravljanja zapisima potrebno je podesiti nekoliko

opcija koje će omogućiti poštivanje svih pravila kvalitetnog upravljanja zapisima.

Slika 57: Podešavanje centra za zapise

Ranije sam spomenuo dva način upravljanja zapisima records archive i in-place

records no kako bi oba način bila podržana i ispravno funkcionirala potrebno ih je ručno

aktivirati na razini kolekcije web mjesta (Site Collections).

Slika 58: Aktivacija novih mogućnosti centra za zapise

64

Tek će nakon aktivacije poruka, uokvirena plavim okvirom, koja se pojavljuje u

prozoru za upravljanje, nestati.

Slika 59: Poruka koja daje na znanje da je potrebna dodatna konfiguracija

Dalje, potrebna su još četiri koraka kako bi centar za zapise u potpunosti bio

spreman za prihvat zapisa.

Create content type: Definirati vrstu zapisa.

Create records libraries: Definirati vrstu biblioteke, stranice, popisa,...

Create content organizer rules: Definirati način na koji će sadržaj biti

organiziran. Stvaranje pravila koja će prikladne dokumente automatski slati u

za njih namijenjene biblioteke.

Design the Site Welcome Page: Urediti glavnu stranicu centra za zapise.

65

Definiranje vrste zapisa

Ove se opcije koriste za definiranje i uređivanje vrsta zapisa koji će se koristiti.

Ovisno o potrebama moguće je odabrati cijelu kategoriju dozvoljenih zapisa ili neku

konkretnu vrstu iz neke kategorije zapisa.

Kategorije zapisa su:

Business Intelligence.

Community Content Types.

Digital Asset Content Types.

Display Template Content Types.

Document Content Types.

Document Set Content Types.

Folder Content Types.

Group Work Content Types.

List Content Types.

Special Content Types.

Slika 60: Određivanje vrste zapisa

66

Definiranje vrste biblioteke, stranice, popisa,…

Stvaranje prikladne forme za prihvat određene vrste sadržaja. Izbor je moguć između

sljedećih kategorija:

Libraries.

Communications.

Tracking.

Custom Lists.

Pages and Sites.

Slika 61: Moguće kategorije centra za zapise

Za potrebe ovog rada izabran je Records Library iz kategorije biblioteka kako bi se

unutar njega mogli spremati važni poslovni podaci.

Od mogućih postavki odabrano je da se prilikom svakog uređivanja dokumenta

stvori njegova nova verzija te da će se unutar te biblioteke nalaziti isključivo Microsoft

Word vrsta dokumenata.

67

Slika 62: Records Library

Tada se nova biblioteka pojavljuje u obliku poveznice u izborniku s lijeve strane.

Slika 63: Records Library u obliku poveznice

68

Stvaranje pravila za organizaciju sadržaja

Kvalitetna organizacija sadržaja pomoći će boljoj produktivnosti i ne treba se

zanemarivati. Upravo će ova kategorija učiniti najviše kada je u pitanju organizacija

sadržaja u sklopu centra za zapise.

Stvaranje pravila stvoriti će osnovu za automatsko sortiranje sadržaja.

Slika 64: Stvaranje pravila za bolju organizaciju sadržaja

69

U ovom je konkretnom primjeru stvoreno sljedeće pravilo: svaki dokument koji

isključivo u završetku svojeg naziva ima vrijednost ''[TS]'' biti će automatski poslan u Drop

Off biblioteku. Pravilo se tada prikazuje na listi stvorenih pravila ispod Content Organizer

Rules kao na slici 55.

Prilikom postavljanja dokumenta prikazuje se poruka da će sporni dokument, koji

zadovoljava pravilo, biti automatski prebačen u prikladnu biblioteku ili mapu.

Slika 65: Dodavanje dokumenta koje zadovoljava pravilo

Nakon klika na OK slijedi još jedna potvrda o promjeni lokacije dokumenta.

Slika 66: Poruka o promjeni lokacije dokumenta

70

4.8. Office Web Apps aplikacije

Jednostavno rečeno Office Web Apps je Microsoft Office uredski paket u oblaku.

Proširuje mogućnosti upravljanja dokumentima sustava SharePoint Online 2013 i nudi

fleksibilnost jer dokumenti su uvijek dostupni bez obzira na lokaciju korisnika i bez

potrebe za ručnim kopiranjem između različitih uređaja.

Sve što je potrebno za koristiti Office Web Apps je veza s Internetom i web

preglednik npr. Internet Explorer. To je posebno korisno u kontekstu sustava SharePoint

Online 2013 kada korisnici vođeni različitim obavezama i putovanjima nemaju vremena

razmišljati o tome jesu li sve potrebne dokumente kopirali na novu lokaciju ili o

kompatibilnosti uredskog paketa Microsoft Office, instalaciji nadogradnji i sl.

Slika 67: Sadržaj Office Web Apps paketa

71

Ipak, kako bi se postiglo najbolje od oba svijeta unutar sustava Office 365, kojega je

SharePoint Online 2013 dio, nudi se instalacija uredskog paketa Microsoft Office 2013 na

lokalna računala za svakodnevne potrebe na poslovim računalima.

Slika 68: Instalacija uredkog paketa Microsoft Office 2013

Instalacijski paket sadržava:

Microsoft Word.

Microsoft Excel.

Microsoft PowerPoint.

Microsoft OneNote.

Microsoft Access.

Microsoft Publisher.

Microsoft Outlook.

Microsoft Lync.

Microsoft InfoPath.

72

4.8.1. Praktičan rad s Office Web Apps aplikacijama

Dva su načina kako početi raditi s nekim dokumentom unutar web preglednika. Prvi

je da se stvori novi dokument na kojemu se može nastaviti raditi u web pregledniku ili ga

otvoriti u standardnom programu Microsoft Office.

Slika 69: Stvaranje novog dokumenta

Nakon klika na Excel workbook otvara se prozor u kojemu je potrebno navesti naziv

dokumenta.

Slika 70: Upisivanje imena novog dokumenta

73

Tada se sučelje novog dokumenta pojavljuje unutar web preglednika te je vidljivo u

donjem desnom kutu da ga istovremeno uređuju tri osobe od kojih su dvije registrirane u

sustavu dok je treća osoba nepoznata. To znači da je moguće poslati link na dokument i

korisniku koji nije dio sustava SharePoint Online 2013 s mogućnošću da isti samo

pregledadokument ili da ga i uređuje.

Slika 71: Nekoliko osoba istovremeno uređuje dokument

74

Drugi način je da se jednostavno bilo koji dokument unutar sustava SharePoint

Online 2013 otvori u web pregledniku.

Slika 72: Otvaranje postojećeeg dokumenta

Nakon čega se isti prikazuje u svima dobro poznatom sučelju jednakom onom iz

standardnog Microsoft Office uredskog paketa.

Slika 73: Alatna traka

75

Slika 74: Office Web Apps na djelu

76

5. PREDNOSTI I NEDOSTACI

Iako su prednosti i nedostaci (ili bolje rečeno rizici) subjektivna kategorija u nastavku

ću navesti neke do kojih sam došao pri sastavljanja ovog rada.

Prednosti:

Jednostavna integracija s Microsoft, klijentskim i serverskim, operativnim i

ostalim sustavima kao što je Microsoft Office.

Štedi vrijeme koje je inače potrebno za održavanje sustava, instalaciju

nadogradnji, dodavanje novih servera, njihovo podešavanje i dr.

Mogućnost izbora između mjesečnog i godišnjeg licenciranja.

Predvidljivi troškovi tj. plaćanje ovisno o iskorištenosti resursa (plaćanje licenci

po broju korisnika koji stvarno koriste sustav umjesto plaćanja licenci za

maksimalno mogući broj korisnika za slučaj da ih kasnije bude više).

Skalabilnost (brza prilagodba potrebnih resursa).

Nedostaci:

Pitanje sigurnosti podataka jer se isti nalaze na udaljenoj lokaciji. Iako se

Microsoft trudi ponuditi najveću razinu sigurnosti ipak ostaje pitanje sigurnosti

veze između organizacije i pružatelja usluge.

Zadovoljava potrebe do određene razine [11] nakon koje je potrebno koristiti

on-premise ili hibridno (cloud + on-premise) rješeje.

Nemogućnost kontrole nad cjelokupnim serverom/serverima na

kojemu/kojima se nalazi SharePoint Online 2013 sustav.

77

6. ZAKLJUČAK

Na kraju ovog Završnog rada postavlja se pitanje ''Koristiti SharePoint Online 2013

kao sustav za upravljanje dokumentima ili ne?''. Odgovor na to pitanje ovisi o

očekivanjima kako menadžmenta neke organizacije tako i samih korisnika. Prema tome,

ovaj Završni rad je koristan upravo njima kako bi jednostavnije došli do odgovora na ranije

postavljeno pitanje.

Za početak, SharePoint Online 2013 je puno više od samog sustava za

upravljanje dokumentima jer nudi funkcionalnosti koje daleko premašuju puko

upravljanje dokumentima i najveća njegova snaga je upravo u tim funkcionalnostima

koje se međusobno isprepliću. Gledajući s tog aspekta potpuno je pogrešno promatrati

SharePoint Online 2013 isključivo kroz jednu od njegovih brojnih funkcionalnosti.

Sama činjenica da neka organizacija koristi sustav SharePoint Online 2013 kao sustav

za upravljanje dokumentima neće pomoći poslovanju te organizacije bez temeljite

pripreme i planiranja i nemoguće je očekivati rješenje tipa ''ključ u ruke'' koje isključuje

potrebu za bilo kakvim modifikacijama i prilagodbama sustava.

Kada se radi s nekoliko desetaka tisuća dokumenata vrlo lako može doći do kaosa u

kojemu bi SharePoint Online 2013 postao samo još jedno spremište dokumenata. Jedan

od lošijih scenarija je onaj u kojemu SharePoint Online 2013 postane platforma za

upravljanje dokumentima po principu ''arhivirati sve za svakoga'' umjesto da se selektivno

i kontinuirano upravlja verzijama aktivnih dokumenata.

Zato je prije implementacije potrebno odlučiti koja rješenja organizacija treba i

koje izazove njima želi riješiti. Konkretno, to bi značilo ne implementirati sve

funkcionalnosti sustava SharePoint Online 2013 odjednom, posebno ako organizacija u

tom trenutku treba možda samo jedan njegov dio jer se u suprotnom, kada se

implementiraju sve funkcionalnosti odjednom događa da korisnici budu pod dojmom

velike količine opcija pri čemu se produžuje njihov proces prilagodbe i stvaraju zastoji u

procesu upravljanja dokumentima.

Da bi se proces prilagodbe korisnika skratio i da bi se postigla veća razina

produktivnosti potrebno je prilikom implementacije iskoristiti svu dostupnu

78

dokumentaciju. Npr. prilikom stvaranja biblioteke dokumenata potrebno je znati koji će ju

odjel koristiti pa tako biblioteka dokumenata odjela financija neće biti jednaka kao

biblioteka dokumenata odjela informatičke podrške. Svaki odjel treba imati sučelje

prilagođeno specifičnim potrebama, unaprijed definirane načine upravljanja dokumentima,

unaprijed određene predloške za stvaranje novih dokumenata i dr.

Kako bi se izvuklo najbolje od sustava SharePoint Online 2013 potrebni su sposobni

administratori koji će razlikovati i najsitnije detalje među pojedinim predlošcima za prikaz

i upravljanje dokumentima kao i detalje ostalih funkcionalnosti. Razumijevanje SharePoint

Online 2013 okruženja ključno je za uspješnu implementaciju. Znanje za korištenje sustava

SharePoint Online 2013 nije potrebno samo administratorima nego i korisnicima. To se

najbolje može vidjeti na primjeru korištenja funkcionalnosti vezane uz kolaboraciju pri

čemu jedan od korisnika pokrene neku raspravu i to je sve što bude pokrenuto pa kada

netko od ostalih korisnika posjeti taj dio sustava velika je vjerojatnost da se više neće

vratiti kada vidi da je sve prazno jer zapravo neće shvaćati koju korist iz te funkcionalnosti

može dobiti. Prethodni primjer možda nije strogo vezan uz upravljanje dokumentima, ali

ga je najjednostavnije za shvatiti.

Tek kada se sve prethodno uzme u obzir moguće je zaokružiti čitavu priču oko

korištenja sustava SharePoint Online 2013 kao sustava za upravljanje dokumentima.

Prednosti nabrojane u prethodnom poglavlju tada dolaze do izražaja i daju odgovor na

pitanje postavljeno na prethodoj stranici.

79

7. LITERATURA

[1] Document Management,

http://www.konsort.com/home/solutions/Document_Management (2013.)

[2] DMS – Document Management System, http://programi.zio.hr/dms.aspx (2013.)

[3] Document management system,

http://www.princeton.edu/~achaney/tmve/wiki100k/docs/Document_management_s

ystem.html (2013.)

[4] Horvat I.: Sustavi za upravljanje sadržajem (2013.)

[5] Indeksiranje dokumenata, http://www.definiraj.com/1305/indeksiranje-dokumenta/

(2013.)

[6] Keywords, http://www.techterms.com/definition/keywords (2013.)

[7] Microsoft Doubles SharePoint Advertising efforts and they do a good job,

http://absolute-sharepoint.com/2013/07/microsoft-doubles-sharepoint-advertising-

efforts-and-they-do-a-good-job-2.html (2013.)

[8] Murray K.: Microsoft Office 365, Connect and collaborate virtually anywhere,

anytime, str. 127. (2011.)

[9] OCR unos podataka,

http://arhiva.trend.hr/clanak.aspx?BrojID=66&KatID=58&ClanakID=716 (2013.)

[10] Pehar, F., Ivanović Dragija, M., Golub, K., Badurina B.,: Digitalizacija i nove knjižnične

usluge, www.szi.hr/seminar2002/prezentacije/slagRadionicaDigitalizacija2.ppt (2013.)

[11] SharePoint Online: software boundaries and limits, http://office.microsoft.com/en-

001/office365-sharepoint-online-enterprise-help/sharepoint-online-software-

boundaries-and-limits-HA102694293.aspx, (2013.)

[12] Smith Tony: SharePoint 2013 User's Guide, 4th Edition, str. 103., 375.-392. (2013.)

[13] Sustavi za upravljanje dokumentacijom - eDMS ¤ prednosti,

http://www.src.hr/Rjesenja/Sustavi-za-upravljanje-dokumentacijom-

eDMS/prednosti.aspx (2013.)

[14] Škoda P.: FPGA platforma u primjenama za rudarenje podataka, IRB, Zagreb,

http://www.fer.unizg.hr/_download/repository/pskoda,KDI.pdf (2013.)

[15] Ujević I.: Sustav za upravljanje dokumentima, Diplomski rad, Fakultet elektrotehnike i

računarstva, Zagreb (2003.)

[16] Uvod u tijekove rada, http://office.microsoft.com/hr-hr/sharepoint-server-

help/uvod-u-tijekove-rada-HA010154424.aspx (2013.)

[17] Uvod u skupove dokumenata, http://office.microsoft.com/hr-hr/sharepoint-server-

help/uvod-u-skupove-dokumenata-HA101782466.aspx#_Toc252534953 (2013.)

[18] Vidović, A., Mihanović, V.,: Informatizacija poslovanja, Tema: Upravljanje

dokumentima, http://www.oss.unist.hr/~iruzic/IP/UpravljanjeDokumentima.pdf

(2013.)

[19] What is Document Security?, http://www.filebound.com.au/what-is-document-

security/ (2013.)

80

[20] What is Enterprise Content Management (ECM)?, http://www.aiim.org/What-is-ECM-

Enterprise-Content-Management (2013.)

[21] Wheller C., Shadravan D., Resing T., Coventry P.: Microsoft SharePoint 2013

InsideOut, str. 440., 448.

[22] Zašto digitalno arhiviranje i upravljanje dokumentima?,

http://arhiva.trend.hr/clanak.aspx?BrojID=54&KatID=5&ClanakID=599 (2013.)