Čedo Jakovljević Vito Strasberger Karmen Umek Infotehna d.o.o.

UVOĐENJE SUSTAVA ZA UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA Uvod Cilj autora u ovom članka je kratak opis problematike pri uvođenju sustava za upravljanje dokumentima. Upravljanje dokumentima u velikim organizacijama postaje sve veći problem, ujedno to je jedno od zanimljivijih područja, koje se brzo razvija, a organizacije sve više spoznaju važnost toga. Rast količine informacija u suvremenom poslovnom svijetu je eksponentan i utječe na nastanak sve većih količina dokumenta i zapisa. Taj rast na jednoj strani uzrokuje jednostavnu izradu dokumenta u elektronskom obliku i jeftin ispis na papir, s druge pak strane povećavaju se zahtjevi, glede sustava kvalitete, radi kojih organizacije proizvode sve veći broj dokumenta i zapisa. Dokumentiranje procesa postaje tehnološko, financijsko i organizacijsko pitanje, zato tražimo rješenja uvođenjem informacijske tehnologije, zbog čega je i izvor većine dokumenata elektronski. Zakon o elektronskom poslovanju i elektronskom potpisu, kojeg smo primili u Sloveniji (koji je donešen u Sloveniji), uveliko otvara mogućnost poslovanja organizacije na elektronski način s ostalim pravnim subjektima, a i za internu upotrebu. Cjelovito upravljanje dokumentima (u papirnatom i elektronskom obliku) je izuzetno zahtjevno interdisciplinarno područje. Osim upravljanja samom informacijskom tehnologijom, prilikom uvođenja susrećemo se s organizacijskim izazovima, optimizacijom i promjenama procesa, sigurnošću te naravno s povratnom analizom posljedica uvođenja sustava za upravljanje dokumentima na elektronski način. Jedan od razloga za velikim zahtjevima prilikom uvođenja je u tome, da takvi elektronski sustavi još nisu dovoljno česti i da u trenutku uvođenja nedostaje čisto praktično iskustvo, kako riješiti probleme, koje prije nismo poznavali niti očekivali Dokumenti Dokumenti su promjenili svoj oblik i sadržaj, sada skoro svi nastaju u elektronskom obliku. Ako želimo upravljati dokumentima, od velike nam je pomoći razumjevanje zbog čega su potrebni i kako nastaju.

Dokumenti su nosioci nestrukturiranih podataka (za razliku od baza podataka, koje su strukturirane i imaju točno definirani oblik i sadržaj) i namjenjene su pohranjivanju i prenosu informacija, imaju proizvoljan oblik i sadržaj. U organizacijama su dokumenti najčešće trajni zapisi nekog poslovnog događaja ili opis stanja procesa u danom trenutku. S pomoću dokumenata organizacija komunicira sa svojom okolinom te dokazuje svoju suglasnost sa standardima, preporukama, propisima i zakonima. U poslovnome svijetu su u većini slučajeva dokumenti (i zapisi) usko povezani s procesima: 1. Dokumenti opisuju procese: Organizacijski propis, uputa 2. Ulazni dokumenti u proces 3. Izlazni dokument iz procesa Primjer: u sustavu kvalitete dokumenti sadrže informacije o procesu ( npr: organizacijski propis, organizacijske upute), dokument je lako direktan rezultat procesa ( npr. zapis o neskladnosti proizvoda, podpisana pogodba) Da kratko zaključimo: cjeloviti sustav za upravljanje dokumentima je u stvari sustav za upravljanje procesima, u koje ulaze i iz kojih izlaze različiti dokumenti, koji te procese opisuju ili pak nastaju kao sastavni dijelovi procesa. Dokumentacijski sustav kao centralna zbirka dokumenata ima dvije namjene:

1. Zbirka zapisa, koje želimo (trajno) pohraniti, - arhivski sustav. 2. Jedna ili više aplikacija, s kojima automatiziramo sve procese, koji se temelje na

upravljanju dokumentima u elektronskom obliku. Primjer: upravljanje dokumentacijom sustava kvalitete, financijskom dokumentacijom, izrada i promjena tehničke dokumentacije itd.

Gore je naveden razlog, zbog čega se dokumentacijske sustave ponekad krivo svrstava kao sustave za arhiviranje – arhiviranje je samo jedna od funkcija cjelovitog dokumentacijskog sustava. Sustav za upravljanje dokumentima zaključimo, nije jednak sustavu arhiviranja dokumenata, već omogućava aktivnu potporu procesu upravljanja dokumentima od nastanka, mogućeg pregleda, odobrenja, distribucije i na kraju arhiviranja, koje je jedno od mogućih stanja dokumenta u njegovom životnom ciklusu.

Procesi i Aplikacije Uvođenje elektronskih dokumenata pridonosi brojne prednost. U odnosu na dokumente na papiru, elektronski dokumenti imaju još dodatnu informaciju – pored samog sadržaja sadrže atribute(svojstva), koji sadrže širu informaciju o procesu, čiji su dio. Atributi dodatno određuju proces, sadržaj dokumenta, zaštitu, tijek nastanka dokumenta i ljudi, koji pri tome sudjeljuju, datum nastanka, rok valjanosti, brojčanu oznaku, naslov, itd., sve s namjenom, lakog upravljanja dokumentima u elektronskom obliku i kasnijeg jednostavnog traženja.. Sve zajedno nije ni najmanje jednostavno. Ako kao primjer uzmemo organizaciju, koja ima dobro razvijene sve poslovne funkcije i djeluje na više lokacija, predstavlja učinkovito upravljanje i nadzor procesa jednog od najvećih izazova - kako upravljati poslovnim procesima i postupcima u skladu sa zahtjevima i standardima te ih odjednom dokumentirati. Jedan od odgovora na pitanje daje nam shema na slici 1. Dokumentacijski sustav, koji podupire elektronsko poslovanje više procesa, moramo si predstaviti u dvije razine, na nižoj razini upravljamo životnim ciklusima pojedinih dokumenata, koje na višoj razini pridružujemo u procese (aplikacije). Opis tih aplikacija (procesa) uglavnom nalazimo u dijagramima toka u sustavu kvalitete. Aplikacija je izvođenje, realizacija više procesa na elektronski način i njihovo međusobno povezivanje.

Slika 1: Cjeloviti pogled

PPrreennooss UUpprraavvlljjaannjjee vvsseebbiinnee

FTP Server Tehnologija

4iŽivotni cikel dokumenta

KKrreeiirraannjjee ssaaddrržžaajjaa

Oblik Kreiranje Uredjivanje Pregled Odobrenje

Objava Prijenos Personaliza-cija

Sistem kakvoće

Web aplikacije i portali

Tehnička dokumentacija

Poslovna dokumentacija

Maribor London

Vizija i potrebe

Ljubljana

Tel Aviv

Primjeri aplikacija:

• Upravljanje dokumentima sustava kvalitete, • Upravljanje financijskom ( poslovnom) dokumentacijom, • Upravljanje neskladnostima, • Upravljanje promjenama, • Distribucija primljenih dokumenata, • Izrada tehničke i produktne dokumentacije..............

U životnom ciklusu točno definiramo i realiziramo put pojedinog dokumenta, koji naravno lako sudjeluje u različitim aplikacijama. Sastavni dijelovi opisa životnog ciklusa dokumenta sadrže tipove i predloške dokumenata, atribute, korisnike i njihove uloge, faze životnog ciklusa itd. S obzirom , kako se dokument kreće po fazama životnog ciklusa, automatski se mijenjaju svojstva kao što su lokacija, sigurnosna politika itd. Pri tome se zapisuje slijed, koji nam omogućava pogled u stanje dokumenata i procesa u svakom trenutku. Svojstva učinkovitog i sigurnosnog sustava za upravljanje dokumentima (i procesima) možemo sažeti u nekoliko točaka:

� Prijaznost i jednostavna upotreba, � Mogućnost opisa i izvedbe procesa, u kojima dokument doista nastupa � Jednostavna potpora promjenama u procesu, bez većih potreba i dodatnog

programiranja, � Dostupnost do dokumenata, bez obzira na lokaciju uporabnika, � Workflow � Potpora različiim vrstama i formatima dokumenata ( zapisa) � Zaštita, točnost, elektronski potpis � Funkcije dokumentacijskog sustava ( verzije, zaštitni sustavi, žaključavanje zapisa,

atributi, pretraživanje po sadržaju, sastavljeni dokumenti........), � Međusobno povezivanje zapisa, � Distribucija, kontrolirni ispis, � Tehnologija mora biti otvorena i imati mogućnost integracije s drugim

informacijskim sustavima ( poslovni sustavi, elektronska pošta, kadrovski sustavi, proizvodni sustavi itd )

Da li uopce postoji tehnologija koja bi zadovoljila sve te zahtjeve? Na sreću postoji. To je mrežna tehnologija koja upotrebljava opisni jezik XML. Zapravo mrežna tehnologija je univerzalni medij za raspodijelu nestrukturiranih podataka, kao što su dokumenti i elektronički zapisi. Svi smo svjedoci bogatom i raznolikom sadržaju podataka koji nam omogućuje mrežna tehnologija na internetu, koja pored teksta sadrži slike i multimedijalne podatke, kao što su zvuk i video. Drugo osnovno svojstvo mrežne tehnologije su veze (hipertekstne veze, linkovi) između sadržaja, što nas sa samo nekoliko klikova dovodi do željenih sadržaja.

Zanimljiva je činjenica, da većina poslovnih korisnika mrežne tehnologije koristi mrežni pretraživač za dostup do informacija, koje se nalaze na internetu. U velikoj mjeri poslovni korisnici upotrebljavaju mrežnu tehnologiju i u internom poslovanju organizacije. To je prije svega posljedica toga, da je mrežna tehnologija bila do sada upotrebljavana kao medij za dostup do podataka, koji se nalaze na mrežnim stranama, a ne toliko za upotrebu i izradu aplikacije u pravom smislu, koju bi organizacije upotrebljavale u vlastite svrhe. Razlog tomu je i činjenica da su se organizacije u prošlosti u većem opsegu usmjeravale u elektronsko poslovanje s okolinom i izradu elektroničkih trgovina, a ne sa upotrebom te tehnologije za potporu internim procesima. S druge strane je upravo radi svoje prošlosti mrežna tehnologija odličan medij za povezivanje internih procesa organizacije s okolinom – npr. Tehnička popora kupcima, razmjena elektroničkih računa itd Postoji čisto praktični uzrok. Za povjerljivost informacija, koje se nalaze na internetu, brinu se drugi, za podatke unutar organizacije moramo se naravno sami pobrinuti. Aplikacije, izrađene na osnovi mrežne tehnologije, nude sva navedena svojstva učinkovitog sustava za upravljanje dokumentima i procesima. Pored toga korisnici su naviknuti na mrežni pretraživač i znadu ga upotrebljavati. Mrežne aplikacije se jednostavno održavaju, sve djeluje centralizirano na server strani. To je naprimjer, kada se promjene pravila u poslovom procesu, promjene dožive svi korisnici, bez da je za to potrebna ponovna instalacija nove programske opreme na njihovo računalo.

Šta je rezultat uvođenja sustava za upravljanje dokumentima? Na sustav za upravljanje dokumentima lako gledamo s više stajališta: s stajališta procesa, tako kako je opisano u organizacijskom propisu, uputama, lako pa sa stajališta životnog ciklusa pojedinog dokumenta, koji ujedno nastupa u više procesa ( npr. Podpisana pogodba je dio svojstva procesa upravljanja pogodbom, ujedno je dio šireg procesa upravljanja nabavom, proizvodnjom, kontrola, plačanja itd) S uvođenjem najviše dobiju vlasnici procesa i svi ostali, koji su odgovorni za njihovo izvođenje. Procesi se odvijaju na elektronski način i svi sudjelujući (korisnici) upotrebljavaju dokumentacijski sustav prilikom svojeg svakidašnjeg rada. Vlasnici procesa vide (s pomoću zapisanog slijeda i s pogledom u stanje pojedinih dokumenata ) stanje cjelokupnog procesa. Tipičan primjer je elektroničko potvrđivanje primljenih računa – nakon uvođenja lako pratimo tijek potpisivanja svakog računa posebno, isto tako lako pratimo i tko ga je potpisao a tko kasni sa potpisivanjem, i zato možemo svakog trenutka primjereno intervenirati. Iz ovog praktičnog primjera jasno je vidljivo da je jedna od velikih prednosti transparentnost samog procesa. Druga grupa korisnika sustava su svi oni korisnici, koji neposredno sudjeluju u procesu nastanka dokumenata (autori, koorinatori, pregledatelji, odobravatelji, i primatelji), svi ostali, koji imaju teškoće pri radu s dokumentima pri svakodnevnom radu.