40086476 Seminarski Rad Upravljanje Dokumentima

Seminarski rad Sistemi za upravljanje dokumentima u obrazovanju

Fakultet organizacionih nauka Univerziteta u BeograduSpecijalistike studije

Smer: Elektronsko poslovanje

Predmet: Internet i obrazovanje

Seminarski rad

Sistemi za upravljanje dokumentima u obrazovanju

Student: Slavica trbac, dipl.ingBroj indeksa 39/03


SADRAJ

UVOD........................................................................................................................................31. Potreba i prednosti savremenih reenja .............................................................................. 4

1.1 Prednosti savremenih reenja ............................................................................................ 5 1.2 Proces prelaska ................................................................................................................. 5

2. EDMS ..................................................................................................................................... 7 2.1 Karakteristike EDMS ......................................................................................................... 7

1.1.1Dokumenti i verzije dokumenata.................................................................................81.1.2Metapodaci i ivotni ciklus dokumenata......................................................................91.1.3Pretraga/Prikaz, Verzioniziranje i Dodela prava .......................................................101.1.4Arhiviranje .................................................................................................................111.1.5Reviziona sigurnost digitalne arhivske dokumentacije..............................................11

2.2 EDMS software ............................................................................................................... 12 1.1.6Uitavanje dokumenata samoopisujui dokument..................................................121.1.7Elektronski dokument sa digitalnim potpisom ..........................................................131.1.8Elektronski dokument visokog kvaliteta ...................................................................131.1.9Prepoznavanje dokumenata........................................................................................14

HCR (Handprint Caracter Recongnution) .................................................................................................14OMR (Optical Mark Recognition) .............................................................................................................14MICR (Magnetic Ink Character Recognition)............................................................................................14ICR (Intelligent Caracter Recognition) ......................................................................................................14Obrada slike ................................................................................................................................................15VR (Voice Recognition) .............................................................................................................................15

3. Relacije EDMS sa okolinom ............................................................................................... 16 4. Softverske platforme ........................................................................................................... 19

4.1 eFIRST ............................................................................................................................. 19 4.2 eOffice ............................................................................................................................. 20 4.3 Kofax Capture ................................................................................................................. 21 4.4 Therefore ......................................................................................................................... 22 4.5 Microsoft ECM ................................................................................................................ 23

5. Primer realizacije u okviru visoke kole ........................................................................... 26 5.1 Postupak za opis sadraja reenja .................................................................................... 27 5.2 Definisanje zatitinih mera .............................................................................................. 29 5.3 Predlog reenja ................................................................................................................. 30

1.1.10Eldok Web................................................................................................................301.1.11Spider.NET...............................................................................................................32

Umesto zakljuka...................................................................................................................33 Literatura................................................................................................................................35 Prilog br 1 ..............................................................................................................................36


UVODSavremena poslovanja, koja su neminovnost dananjice podrazumevaju jedan sasvim novi nain pristupa, kako funkcionisanju same organizacije, tako i odnosu prema preanjim aktivnostima. Tu, pre svega mislim na potrebu vraanja na pojedine odraene faze, kao i iskustva koja su prikupljana tokom prethodnih perioda.

Uticaj trenutnih deavanja, poznatijih kao svetska ekonomska kriza, takoe bacaju jedno novo svetlo na poslovanje, nameui neophodnost preispitivanja svake odraene, trenutno aktuelne, ili budue faze. Kompletiranje svih oblika i vrsta dokumenata, kao i naina arhiviranja istih postaje savremena potreba svake ozbiljne organizacije. Papirne forme dokumenata se polako prevazilaze, iz poznatih razloga vezanih za probleme skladitenja, a kasnije i za ponovnu (ne)mogunost upotrebe.

Teko je obezbediti korienje elektronskih dokumenata u budunosti, ako se ve u sadanjosti ne obezbede efektivni i efikasni uslovi za to. Pozitivan ishod se dobija samo ako se obezbedi saradnja vie profesija: poslovnih menadera, arhivista, informatiara, programera, predstavnika IT industrije, pravnika i dr. Saradnja mora biti komplementarna, nikako rivalska.

Sagledavajui potencijalne probleme u oblasti obrazovanja, uinilo mi se veoma ozbiljno pitanje odnosa prema postojeim dokumentima, i pre svega ozbiljnosti pristupa ovom problemu. Iz tog razloga je pokuano u okviru ovog rada da se malo jasnije predstavi mogunost digitalnog arhiviranja ve postojeih dokumenata, kroz sledea poglavlja:

1. Potreba i prednosti savremenih reenja - razmatra polazne osnove preimene novog, savremenog reenja.

2. II poglavlje se odnosi na EDMS (Electronic Document Management System), prikazujui sve karakteristike ovog sistema.

3. III poglavlje se odnosi na relacije sistema za elektronsko upravljanje dokumentima sa okolinom , nain funkcionisanja u oblasti obrazovanja.

4. IV poglavlje se odnosi na softverske platforme koje bi bilo mogue primeniti, i pregled nekih ponuenih reenja koja se pojavljuju na tritu.

5. V poglavlje se odnosi na specifinosti primene u visokokolskoj ustanovi, rauraeno kroz korake.

6. Zakljuak je lino miljenje o potrebi i mogunosti primene.

Prilog podrazumeva neka od reenja, sa originalnim specifikacijama proizvoaa.

.


1. Potreba i prednosti savremenih reenjaJedna od brojnih mogunosti unapreenja procesa obrazovanja je povezivanje sa ostalim segmentima drutva kroz stalnu primenu savremenih i kvalitetnijih reenja poslovanja. Uvoenje EDMS (Electronic Document Management System) sistema je jedan od naina breg i kvalitetnijeg usaglaavanja novog naina poslovanja sa postojeim.

Tehnoloki razvoj u ma kojoj oblasti ljudskog delovanja je u neposrednoj interakciji sa razvojem svih procesa u oblasti obrazovanja. Iz tog razloga, modernizacija ove oblasti podrazumeva da se, kao i ostale uslune delatnosti, potpuno okrene trinim uslovima koji zahtevaju i novi pristup organizaciji. Razvoj informacionih i komunikacionih tehnologija podrazumeva poveanje ekonomskog potencijala a samim tim dovodi do potrebe podizanja nivoa obrazovanja na vii nivo. Implementacija savremenih informatikih reenja u sistem obrazovanja predstavlja osnov za napredovanje drugih oblasti poslovanja i temelj modernizaciji kao odgovor na brojne zahteve trinog poslovanja. Shodno tome, unapreenje poslovnih procesa zahteva i unapreenje organizacije, to se moe postii uvoenjem sistema za upravljanje dokumentima.

Polazni principi koje je potrebno ispuniti prilikom prelaska na novi sistem organizacije, a tiu se podataka i informacija, podrazumevaju upravljanje informacijama, sigurnost informacija i podataka, transparentnost tokova podataka kao i kontrolu podataka i dokumenata.

Dokument kao forma podrazumeva skup meusobno povezanih informacija koje se procesiraju kao celina. Svaka informacija u okviru dokumenta se moe izdvojiti i prepoznati kao deo strukture dokumenta. Poslovanje u skladu sa ovakvim polaznim principima izmeu ostalog omoguuje i

trinu orjentisanost obrazovnih ustanova, mogunost kontrole od strane komisija zaduenih za kontrolu kvaliteta, mogunost kontrole od strane resornog ministarstva,

to je veoma bitno u novim procesima pokrenutim ka osavremenjavanju obrazovne delatnosti.

Sistemi upravljanja dokumentima treba da omogue unoenje, ureivanje, skladitenje i ponovno pronalaenje dokumenata na pojedinanim nivoima, ukoliko ih kolska ustanova podrazumeva, a samim tim i na nivou celokupne ustanove. Uvoenje ovakvog sistema nije samo tehniki zahtev, ve pre svega strateki i organizacioni jer sadraji i dokumenti predstavljaju strateki resurs koji je potrebno analizirati i vrlo verovatno optimizovati. Iz tog razloga potrebno je u organizaciji poslovanja kolske ustanove implementirati nova tehnoloka reenja koja obezbeuju:

integraciju i upravljanje dokumentima kroz automatizaciju poslovnih procesa, kreiranje i upravljanje sadrajima na Web portalu i digitalizaciju papirnih dokumenata.


1.1 Prednosti savremenih reenja

Svaka organizacija podrazumeva u svom radu veliki broj dokumenata koji se nalaze u razliitim formatima, i vrlo verovatno, prostorno na razliitim mestima. Ustanove obrazovanja kao javne institucije imaju zakonsku obavezu voenja i arhiviranja raznorodnih dokumenata koji su vezani kako za nastavni proces tako i za funkcionisanje same ustanove. Formati koji su najee zastupljeni su papirna dokumentacija koju u visokokolskim ustanovama uglavnom ine dosijei studenata, zatim razliiti ugovori, odluke, preporuke, pota u papirnom obliku, projektna dokumentacija i sl. Osim ovih formata mogu se javiti i elektronski formati razliitih dokumenata, kao i zvuni ili video zapisi i sl. Veliki broj dokumenata iz razliitih segmenata poslovanja jedne obrazovne ustanove zahteva jasno definisane procese sortiranja dokumenata, njihovo arhiviranje, kao i distribuciju dokumenata u celini ili delimino, a u zavisnosti od trenutnih potreba. U definisanju organizacije dokumenata neophodno je ispotovati i zakonom definisane rokove u kojima se uvaju dokumenta.

Veliki broj nesortiranih dokumenata dovodi do vee verovatnoe pojavljivanja greaka u radu koje su posledica:

utroka vremena na pronalaenju odgovarajueg dokumenta, mogunosti rada sa pogrenom verzijom (ukoliko ih ima vie), mogunosti donoenja pogrenih odluka (ukoliko nije dostupna odgovarajua informacija) i sl.

Vrlo esto se deava da dokumentacija koja se skladiti u elektronskom obliku nema odgovarajue veze sa ve postojeim dokumentima, to opet stvara neracionalnu strukturu resursa. Najei razlog za ovakvu situaciju je to se od nekog trenutka poinju uvoditi novi, elektronski dokumenti koji nemaju adekvatne veze sa prethodno pohranjenim dokumentima.

Jedan od vodeih razloga implementacije savremenih informatikih reenja sadran je u racionalizaciji fizikog prostora u kome se skladiti dokumentacija neelektronskog formata. Naime papirna dokumentacija je karakteristina po tome to zahteva odreene uslove skladitenja koji podrazumevaju odgovarajua fizika svojstva prostorije za skladitenje (temperatura, vlanost, osvetljenje, pristupanost, i sl). Kvalitetna i efikasna organizacija dokumenata obezbeuje lako i brzo pronalaenje dokumenta svim uesnicima (u visokokolskim ustanovama se misli na: studente, administratore, nastavno osoblje, rukovodstvo ) koji imaju potrebu za informacijom u tom dokumentu. Efikasnost, preciznost, ekonominost, transparentnost su samo neke od brojnih karakteristika koje e papirnu dokumentaciju zameniti dokumentima u elekronskoj formi [1].

1.2 Proces prelaska

ivotni ciklus dokumenata podrazumeva:

kreiranje,

pregled,

obradu,


odobrenje,

publikovanje,

distribuciju,

ariviranje.

U procesu prevoenja dokumenta u elektronski oblik pridruuje mu se tzv. marker (markup). Njegova uloga je opisivanje kodova koji se dodaju elektronski pripremljenom dokumentu u cilju definisanja njegove strukture ili formata u kome treba da se prikae.

Upravljanje dokumentima podrazumeva niz operacija sa dokumentima koji bi mogli da budu oekivani tokom nekih poslovnih procesa u nekoj organizaciji. Najee se oekuje rad kroz sledee korake:

arhiviranje dokumenata,

kategorizacija razvrstavanje dokumenata,

traenje i ponovno korienje dokumenata,

izmena, kopiranje i provera statusa dokumenata,

zatita dokumenata u korienju,

pretraivanje tekstova u dokumentima,

automatska konverzija dokumenata, i sl.


2. EDMS

2.1 Karakteristike EDMS

Elektronsko poslovanje, elektronski dokumenti i arhive, sistemi elektronskog upravljanja dokumentima su postali naa stvarnost i svakodnevnica.

Osnovna postavka koja vri iniciranje uvoenja bilo kakvih inovacija u poslovne procese je poveanje produktivnosti i/ili smanjenje trokova. Pretvaranje dokumenata u toku poslovnog procesa u sredstva za rad ubrzava sam proces i olakava optimizaciju svakog procesa.

Prednosti digitalnog arhiviranja se mogu saeti u dve take: trokovi i sigurnost. Kroz rad sa dokument menadment sistemima se enormno poveava radna efektivnost i smanjuju materijalni trokovi.

Upravljanje dokumentima u stvari podrazumeva uspostavljanje pravila i procedura za rukovanje dokumentima u toku njihovog ivotnog ciklusa, koji se sastoji od:

inicijalizacije, pripreme, uspostavljanja (establishment), korienja, revizije, povlaenja i uklanjanja.

Uvoenjem EDMS u poslovni proces vri se unapreenje produktivnosti time to se smanjuje vreme potrebno za obradu a istovremeno se panja usmerava na kljune i konkretne poslove; unapreuje se odnos sa klijentima i vri se unapreenje kvaliteta.

Sistemi elektronskog upravljanja dokumentima su veoma kompleksni i ponuda hardverskih i softverskih komponenti koje ulaze u njihov sastav je veoma velika, i svakim danom se ova situacija menja. Najbitnije je da pojedinana funkcionalnost izabranih komponenti i ukupna funkcionalnost sistema ispunjava sve propisane standarde i norme ( tehnoloke i zakonske ).

Electronic Document Management System (EDMS) podrazumeva hardver, softver i proceduru rada koji omoguavaju:

prevoenje dokumenata ukljuenih u poslovne procese u elektronsku formu po potrebi, sigurno skladitenje uz mogunost pravljenja sigurnosnih kopija, brzo i jednostavno pronalaenje podataka u bazi arhive, laku razmenu meu uesnicima u poslovnom procesu, kao i njihovo tampanje po potrebi [1].


1.1.1 Dokumenti i verzije dokumenata

Prilikom nastanka dokumenta u firmi ili njegovim ulaskom, dokument postaje materija koja ivi, trpi proces promene/obrade, postaje deo sistema. Svu tu dokumentaciju nazivamo ulazna dokumentacija.

Oblici u kojima se pojavljuje ulazna dokumentacija su prikazana i na slici br.1.

Slika br. 1. Prikaz algoritma puta dokumenata od ulaza do arhive [6]

Ulazni dokument firme je ulazni dokument sistema za upravljanje elektronskom dokumentacijom firme u digitalizovanoj formi.

Funkcionisanje veza izmeu dokumenata je najbitnija relacija u tokovima upravljanja. Za razliku od aktivnih veza koje upuuju jedne dokumente na druge, prilikom upravljanja dokumentom, odnosno verzijom dokumenta, te veze nisu dozvoljene jer bi mogle menjati sadraj dokumenta koji je pod kontrolom sistema za upravljanje.

Prilikom formiranja nove verzije dokumenta, potrebno je definisati kriterijume. Najee se pojavljuju dve vrste izmena:

izmena informacija,

izmena vizuelne promene informacija.


Kod ovih drugih izmena nije potrebna inicijalizacija nove verzije dokumenta.

Verzija dokumenta moe biti formirana u razliite svrhe.Svaka verzija se deklarie kao vaea od odreenog trenutka i u toku odreenog vremenskog perioda. Vaenje verzija dokumenta moe se organizovati kao sekvencijalno ili kao konkurentno. U prvom sluaju, poslednja verzija je jedina operativna, dok kod konkurentnih mogue da istovremeno vie verzija budu operativne. Vaenje pojedinih verzija se eksplicitno odreuje. Na slici 2 je prikazana razlika verzija.

preu

zima

preu

zima

Sekvencijalno va enje verzije

Verzija A

Verzija B

Verzija C

Konkurentno vaenje verzije

Verzija A

Verzija B

Verzija C

formiranje

vaenje

Slika 2. Sekvencijalna i konkurentna organizacija verzija

1.1.2 Metapodaci i ivotni ciklus dokumenata

Pojedinani dokument predstavlja elementarni oblik nosioca informacija u sistemima za upravljanje dokumentima, kome se mogu pridruiti dodatni delovi koji opisuju njegov sadraj ili neke njegove karakteristike tzv. metapodaci. Metapodaci obezbeuju autentinost, pouzdanost, upotrebljivost i integritet tokom vremena i omoguavaju upravljanje informacijama i razumevanje, bez obzira da li su fizike, analogne ili digitalne. I metapodacima treba upravljati, a upravljanje dokumentima ukljuuje i tu komponentu. Analogno reenom, sloeni dokumenti podrazumevaju kompoziciju vie dokumenata razliitih tipova. Svaka komponanta moe biti rezultat razliite softverske aplikacije, a metapodaci sloenih dokumenata se ne pridruuju komponentama koje ine dokument, ve celini.

Skupovi dokumenta poseduju sopstvene metapodatke, u kojima je opisana svrha dokumenata i skupova dokumenata.


Metapodaci vezani za dokument u okviru sistema za upravljanje dokumentima mogu imati razliite izvore:

ivotni ciklus dokumenta, Poslovni proces gde se dokument koristi kao nosilac informacije izmeu

pojedinih aktivnosti, Rezultati poslovnog procesa, Opta baza podataka o organizaciji u kojoj se odvija poslovni proces.

Dokument se moe povezati sa velikim brojem metapodataka iji obim i pojavljivanje zavise od stanja u kome se dokument nalazi u okviru svog ivotnog ciklusa.

Inicijalizacija dokumenta predstavlja poetnu fazu ivotnog ciklusa i u kojoj se obezbeuju podaci potrebni za kasniju pripremu dokumenta. Tu se ne podrazumeva priprema i utvrivanje sadraja dokumenta. Sastoji se od identifikacije i klasifikacije dokumenta (indeksiranje).

Pod indeksiranjem se podrazumeva definisanje opisnih kriterijuma jednog dokumenta od ega i zavisi upotrebna vrednost elektronske dokumentacije. Broj opisnih kriterijuma po dokument tipu je neogranien ali iskustvo pokazuje da je elektronska arhiva dobro organizovana ukoliko se ovaj broj po dokumentu kree od 5 do 10 kriterijuma.

Identifikacija je namenjena jednoznanom odreivanju dokumenta. Jednoznana identifikacija omoguuje precizno referenciranje na dokument. Potebno je da bude nezavisna od naina prezentacije i fizike lokacije dokumenta da bi se dokument mogao prikazati kroz razliite oblike: tampani primer, ekranski, mikrofilm, ili na razliitim jezicima. U zavisnosti od alata obrade dokumenta, sam dokument razliitim korisnicima moe izgledati razliito razliitim korisnicima, i ne mora prezentovati sve informacije u svim sluajevima. Dokument dok prezentuje iste informacione sadraje predstavlja isti dokument.

1.1.3 Pretraga/Prikaz, Verzioniziranje i Dodela prava

Pretraga, odnosno prikaz, predstavljaju proces rada sa/nad dokumentom. Predhodno se definiu prava rada korisnika nad dokumentom. Time su definisani i kriterijumi po kojima se vri pretraga. Sama pretraga se obavlja u korisnikoj aplikaciji, pri emu se prikazuje lista dokumenata ili sam dokument.

Shodno dodeljenim pravima, dokument se obrauje. Svaka promena na dokumentu se belei, kao i autor koji vri promene, ukoliko su verzije odobrene. Dokument koji je pretrpio promene, postaje nova verzija staroga dokumenta i kao takav ide u arhivu, s tim da je korisniku uvek dostupan pregled verzija, istorija verzija datog dokumenta. Na taj nain se spreava bilo kakva manipulacija rada sa dokumentacijom i osigurava autentinost dokumenta i njegove verzije.

Prava mogu takoe da budu na nivou jednog dokumenta, bilo da je on sloen ili sam.

Shodno sledu koraka dokumentacije u okviru jedne firme, sistem elektronskog upravljanja dokumentima prati njen tok, tako da shodno postojeoj praksi, ulazna dokumenta mogu da stiu do odgovarajueg nivoa (efa odeljenja/slube) koji kasnije vri preraspodelu po radnim jedinica i sl.


Bitno je znati, da korisnik ne mora da bude na svome radnom mestu da bi koristio svoje radno okruenje, ve to moe da uini logovanjem na bilo kojoj taki sistema. Prednost te funkcionalnosti je izraena u velikim radnim kompleksima, gde odlazak u svoju kancelariju zahteva i napor i vreme, kao i na mestima gde zaposleni tokom radnog vremena ima vie razliitih uloga.

1.1.4 Arhiviranje

Po zavretku obrade i rada sa dokumentacijom, ona se odlae u arhivu u obraenom obliku. Dokumenta koja ulaze u sistem nakon indeksiranja su u svom izvornom obliku arhivirana, da bi potom bila ponovo arhivirana ukoliko su pretrpila promene, u obliku nove verzije. Ovim, svaki sledei korisnik dobija poslednju verziju dokumenta, pozivom istog.

1.1.5 Reviziona sigurnost digitalne arhivske dokumentacije

Kroz fazu odluivanja o uvoenju ICT tehnologija postoji mnotvo pitanja koja zahtevaju pojanjenje pre nego to se i stupi u konkretno planiranje projekta. Informacioni sistemi za digitalizovanje, arhiviranje i rad sa elektronskom dokumentacijom su kompleksni sistemi i njihova najbitnija osobina, kako za same korisnike tako i za slube koje vre kontrolu poslovanja, je reviziona sigurnost arhivske grae.

Pod tim se podrazumeva nemogunost manipulacije i promene dokumenta od trenutka njegovog importovanja ( digitalizovanja ) u sistem do momenta arhiviranja i naravno nemogunost manipulacije ve arhiviranim dokumentom. Reviziona sigurnost arhivske grae je mogua samo kroz obezbeivanje revizione sigurnosti kompletnog procesa, aplikativnog softvera, hardverskih komponenti i medija za skladitenje.

Pored zakonskih regulativa koje postoje ili ve ne postoje na nivou drave, struni savezi koji se bave ovom problematikom definisali su deset globalnih normativa koji moraju biti ispunjeni da bi arhiva bila reviziono sigurna i imala svoju pravnu snagu.

Svaki dokument mora da se u nepromenjenom obliku arhivira. Nijedan dokument ne sme da se izgubi na putu u arhivu ili u samoj arhivi. Svaki dokument mora da bude mogue pronai i prikazati odgovarajuim

tehnikama. Tano onaj dokument koji je traen mora da bude i pronaen. Dokument ne sme da bude uniten dok ne istekne njegov predvieni rok

uvanja. Dokument mora u istovetnom izgledu i formi kako je arhiviran da bude

prikazan i odtampan. Dokument mora u prihvatljivom vremenskom roku da bude pronaen i

prikazan. Sve akcije u arhivi, koje prouzrukuju promene u organizaciji i strukturi iste,

moraju da se protokoliraju, jer ponovno vraanje u staro stanje mora da bude mogue.

Elektronske arhive moraju tako da se urede, da bi se obezbedila migracija na nove platforme, medije, aplikativne softverske verzije i druge komponente bez gubitaka informacija.


Sistem mora da omogui korisniku da primeni sve vaee zakonske regulative kao i sve interne odredbe preduzea o uvanju, sigurnosti i zatiti arhivske grae u predvienom roku uvanja.

2.2 EDMS software

Osnovne funkcije EDMS softvera su: uitavanje dokumenata (tekstualnih, grafikih, hipertekstualnih i multimedijalnih); prepoznavanje putem razliitih tehnologija kao to su: OCR (Optical Character Recognition), OMR (Optical Mark Recognition), ICR (Intelligent Caracter Recognition), VR (Voice Recognition), prevoenje skeniranih dokumenata u formu pogodnu za dalju digitalnu obradu; markiranje - dodeljivanje markera svakom dokumentu u odabranom sistemu oznaka, na osnovu kojeg moe biti jednoznano identifikovan; pretraivanje - pronalaenje dokumenta ili grupe dokumenata koji odgovaraju postavljenim zahtevima izraenim kroz upite po odreenom kriterijumu.

Ove osnovne funkcije mogu biti proirivane u zavisnosti od tokova informacija u samoj ustanovi, ili u zavisnosti od potreba distribuiranja dokumenata unutar/van ustanove ka svojim bivim, sadanjim ili potencijalnim korisnicima (npr. potvrde o poloenim ispitima i sl.), revizije ili arhiviranja.

1.1.6 Uitavanje dokumenata samoopisujui dokument

Elektronski dokument je polazna osnova u razumevanju rada sistema elektronskog upravljanja dokumentima i elektronskih arhiva. Standard koji je uveden u svetu je elektronski dokument visokog kvaliteta. Elektronski dokument visokog kvaliteta predstavlja samoopisujui dokument - objekt koji pored stvarnog dokumenta u sebi sadri kompletne informacije o dokumentu. Kompletan proces nastajanja, memorisanja, skup opisnih kriterijuma i referenci vezanih za dokument, kao i odreeni algoritmi koji preko ek suma ispituju nepromenjenost dokumenta smeteni su u header komponenti dokumenta. Ove informacije vezane za dokument garantuju visoki stepen sigurnosti samog dokumenta i iskljuuju mogunost manipulacije na samom dokumentu.

Samoopisujui dokumenti se sastoje iz proizvoljne sadrajne komponente (pojedinanog objekta, container-a, liste itd.) i jedne header komponente povezane sa sadrajnom komponentom popunjenu samoopisujuim atributima. Samoopisujui dokument nosi sa sobom sve vane opisujue podatke i mogue ga je proveriti na promenu. Header komponenta poinje po pravilu sa neutralnim opisom osobina i atributa koji mogu da se oekuju u njegovom sadraju. Na ovom opisu se bazira samo objanjavajui karakter dokumenata.

Podaci koji bi trebalo da se smeste u header dokumenta su:

Broj i redosled atributa, njihovih imena i formata,


Jedinstven broj dokumenta (Unique Identifier), koji sigurno obezbeuje jedinstvenost i jednoznanost dokumenta,

Datum i vreme nastanka dokumenta, Autor dokumenta, Pripadajui elektronski arhiv, Dokument tip sa svojim opisujuim kriterijumima, kome dokument pripada, Nain izrade i reprodukcije dokumenta, Indeksni kriterijumi, koji identifikuju i opisuju dokument, Checksum, koji obezbeuje kontrolu promene dokumenta.

Samoopisujui dokumenti mogu i u off-line situaciji da se obrade korektno.

Korienjem samoopisujuih dokumenata moe da se osigura kreiranje i jedna dugorona i reviziona sigurnost arhiviranih dokumenata. Samoopisujui dokumenti dozvoljavaju ponovno kreiranje sistema za upravljanje u sluaju problema sa istim.

Za samoopisujue dokument objekte i arhitekture postoje razliiti standardi kao DFR (Document Filing and Reatrieval - ISO 10166), SGML (ISO 8879), ODA (Open Document Architecture - ISO 8613), CORBA - objektni model i DMA dokument model. Pojedini arhiv sistemi memoriu kompletno okruenje zajedno sa dokumentima i na taj nain obezbeuju samoopisujuu funkcionalnost [6]

1.1.7 Elektronski dokument sa digitalnim potpisom

Upotreba digitalnog potpisa daje elektronskom dokumentu dimenziju originalnosti i zakonom mu obezbeuje dokazni karakter u pravnom procesu. Digitalni ili elektronski potpis direktno je vezan za vlasnika potpisa i potpisani dokument. On tehniki osigurava formu dokumenta u vidu binarnih znakova ali ne daje preciznu definiciju interpretacije sadraja. Tehnika elektronskog potpisa zasniva se na sistemu dvostrukog elektronskog kljua. On je neophodan za razmenu podataka u mrei kada su osobe koje u razmeni uestvuju nepoznate.

Zakon o elektronskom potpisu ne moe ili samo delimino moe da pokrije arhiviranje celokupne dokumentacije sa pravne strane. Elektronski potpis nije reenje za elektronsko arhiviranje skenirane dokumentacije, digitalnih faks poruka, ...

1.1.8 Elektronski dokument visokog kvaliteta

Pojam elektronskog dokumenta visokog kvaliteta je uveden iz prepoznatih nedostataka elektronskog potpisa za normalne dokumente. Elektronski dokumenti visokog kvaliteta mogu da sadre i elekronske dokumente sa digitalnim potpisom. Elektronski dokumenti visokog kvaliteta su samoopisujui dokument objekti, memorisani na WROM (write once read many) optikim medijima. Ovi dokumenti pored samog sadraja nose sve samoopisujue atribute sa sobom i osigurani su kroz cheksum algoritam od svih eventualnih promena. Karakter optikih medija iskljuuje takoe mogunost promene dokumenta. Iz arhive napravljene od elektronskih dokumenata visokog kvaliteta mogue je izvriti recovery proces sistema za upravljanje arhivom (npr. baze podataka).


1.1.9 Prepoznavanje dokumenata

Tehnologije koje se mogu koristiti za prepoznavanje dokumenata zavise kako od tipa dokumenata, tako i od trinih uslova koje diktiraju ponuda i potranja.

OCR - Optical caracter recognition

Optiko prepoznavanje karaktera je postupak koji skeneru omoguava da prepozna tekst pisan specijalnim oblikom slova. Pomou optikog prepoznavanja znakova, skenirani tekst se moe izmeniti, formatirati i sauvati u obliku teksta, a ne slike. Iako program za optiko prepoznavanje ne moe da prepozna sve znakove, on ipak prepoznaje veinu, a ostatak markira, kako bi korisnik mogao da ih proveri.

HCR (Handprint Caracter Recongnution)

Ova vrste tehnologije vri prepoznavanje i oitavanje rukom pisanog teksta.

OMR (Optical Mark Recognition)

Optiko prepoznavanje oznaka se koristi za prepoznavanje oznaka na standardizovanim testovima koji su bar jednom popunjavani. (Obrasci koji se koriste za ove testove se obino nazivaju "mehurasti" zato to korisnici popunjavaju kruie.) Slini obrasci se koriste i za popunjavanje drugih upitnika i testova, recimo zdravstvenih kartona kod lekara ili korisnikih anketa. Kod OMR tehnologije sistem kod npr. skeniranja ita vrednost ili simbole ili oznake na za to unapred pripremljenom standardizovanom obliku dokumenata (prijave na fakultetama, ankete...). Kod OMR tehnologije prepoznavanje ima samo dve izlazne vrednosti a to su: ili je izabrano ili nije. Unutar konfiguracije radnih modela sistem se moe prilagoditi na nain, koji omoguava dodatnu analizu podataka (statistika) i ne samo indeksnu vrednost. Uglavnom se OMR upotrebljava za konzistentnu obradu podataka na osnovu standarda ili oblika, koje su usvojene unutar specifine organizacije. Kao primer OMR tehnologije moe posluiti bar kd koji je najraireniji oblik prepoznavanja identifikacionih podataka danas u upotrebi.

MICR (Magnetic Ink Character Recognition)

Koriste se u posebne svrhe kod povratnih dokumenata (dokumenata koji se vraaju poiljaocu popunjeni dodatnim informacijama) kakvi su na primer ekovi. Prilikom tampanja ekova, za tampanje broja eka, broja banke, broja rauna i iznosa eka koristi se specijalno magnetno mastilo. Prilikom obrade ekova, ovi podaci se, pomou specijalnih MICR skenera unose u raunar, to uveliko ubrzava i olakava obradu finansijskih dokumenata.

ICR (Intelligent Caracter Recognition)

ICR tehnologija je jo u razvoju ali nudi, uz standardno oitavanje simbola, i oitavanje rukom pisanih tekstova.


Obrada slike

Kod obrade slike je u veini primera zamiljena digitalizacija klasinog arhiva, kao transformacija iz digitalno-tekstualnog oblika ili zahvate podataka skeniranjem. Razlika je u tome, da je konverzija kod digitalnih podataka racionalnija jer kod zahvata ulaznih podataka u oblik skeniranja dolazi do mnotva prostorsko optereujuih faktora (senke, nepotrebni podaci, rezolucija). Obrada slike jedan je od najrairenijih i najprihvatljivijih formata digitalizacije klasinog arhiva, ali je zbog sve veih zahteva za boljim kvalitetom i prostorno optereujua.

VR (Voice Recognition)

Proteklih nekoliko godina poela se razvijati tehnologija za prepoznavanje govora i time automatizam konverzije iz audio formata u tekstualni oblik. Ovakva reenja vie spadaju u delokrug optimizacije poslovanja ali ne treba zanemariti uinak konverzije iz audio u tekstualni oblik, gde je vidna razlika u iskorienju prostora [7].


3. Relacije EDMS sa okolinomAko posmatramo sistem za upravljanje dokumentima u nekoj od obrazovnih ustanova ne moemo ga posmatrati bez meusobnog uticaja sa ostalim komponantama kako u sektoru obrazovanja, tako i u delu vezanom za primenu odgovarajuih pravila poslovanja.

Na sl. 3. je prikazan uproen sistem relacija okruenja EDMS.

Sektor obrazovanja bi u ovom sluaju predstavljao veze ustanove sa delom obrazovanja koji koristi sisteme za upravljanje dokumentima. Iz ovakvih veza bi mogla da se izvue viestrana korist po pitanju razmene iskustava i primene npr. odgovarajuih standarada, a i stovremeno bi i pojednostavila procedure koje bi se ticale npr. bodovanja studenata i prelaska iz jedne u drugu ustanovu (to podrazumeva primena Bolonjske deklaracije za visoko-kolske ustanove).

Ustanova podrazumeva obrazovnu jedinicu koja koristi EDMS.

Poslovni proces bi podrazumevao definisan model nastavnog procesa u okviru obrazovne jedinice sa svim elementima organizacije i realizacije pomenutog nasta-vnog procesa.

Aktivnosti bi se odnosile na konkretne korake izvravanja pojedinih faza nastavnog procesa.

Informacije podrazumevaju znanje o objektima koji uestvuju u nastavnom procesu (nastavni i nenastavni kadrovi, studenti, programi, planovi,...).

Dokument predstavlja jedinicu informacije koja se moe slati ili primati. Ovde je bitno da sistem moe da podri upravo one oblike dokumenata koji se javljaju u obrazovanju. Naravno, vii stepen obrazovanja e podrazumevati veu lepezu dokumenata, to ne znai da to treba zanemariti kada su u pitanju obrazovne jedinice koje se bave obrazovanjem nieg stepena (osnovne kole, srednje kole).

Poiljalac dokumenta bi bila nadlena osoba iz same institucije, ili definisan sistem slanja, s tim da se mora voditi rauna o pravnim okvirima u kojima se izvodi ovaj korak.

Primalac dokumenta ima ulogu, osim to treba da evidentira prijem, da potvrdi poiljaocu i da inicira obradu dokumenta u skladu sa definisanom procedurom. To bi praktino znailo, da ukoliko dokument zahteva neku dalju akciju, npr. izdavanje potvrde o poloenim ispitima, nakon upita u bazi potrebno je inicirati odgovor a istovremeno i arhivirati zahtev, zajedno sa odgovorom.

Komunikaciona mrea podrazumeva medijum za komunikaciju koji se koristi za slanje, odnosno prijem dokumenata.

Standard podrazumeva definisani nivo kvaliteta na nacionalnom ili meunarodnom nivou za obavljanje aktivnosti u sistemu za upravljanje dokumentima. Jedan od korienih je ISO IEC 15489 standard koji definie funkcionalne karakteristike EDMS.


UstanovaSektor obrazovanja

Poslovni proces

aktivnost

informacije

dokument

proizvodi

Komunikaciona mrea

standard

ugovor

Pravni aspekt

primalac

prima

Radi za

poiljalac

Radi za

inicira

Je deo

sprovodi

sprovodi

Sadrane u

putem

podrava

U skladu sa

inicira

U skladu sa

Sl. 3. Relacije okruenja EDMS u sektoru obrazovanja [1]

ISO 15489 sastoji se iz 2 dela:


Deo 1: Opti; Deo 2: Smernice [Tehniki izvetaj]

ISO 15489-1 precizira elemente upravljanja dokumentima i definie rezultate i ishode koje treba postii. Primenjuje se na upravljanje dokumentima svih formata i na svim medijima nastalih ili primljenih tokom sprovoenja delatnosti javne ili privatne organizacije ili svakog pojedinca koji ima obavezu da stvara i uva dokumenta.

ISO 15489-2 obezbeuje metodologiju za primenu, korak po korak,i on je prvi u nizu profesionalnih standarda koji treba sveobuhvatno da reguliu oblast upravljanja dokumentima, kao i da omogue novu zakonsku regulativu u ovoj oblasti, zasnovanu na novim vrednostima uvanja i korienja dokumenata. Elektronsko okruenje, u kome se veina poslovnih delatnosti i transakcija danas odvija, primoralo je strunjake iz domena arhivistike i upravljanja dokumentima da preispitaju i promene svoja tradicionalna uporita u teoriji i praksi, zasnovanoj samo na papiru kao tradicionalnom nosau informacija. Daje uputstva za utvrivanje odgovornosti koje organizacije imaju prema dokumentima i politici, postupcima, sistemima i procesima koji se odnose na dokumenta. Daje uputstva za upravljanje dokumentima kao podrku okviru za kvalitet procesa radi usaglaenosti sa ISO 9001 i ISO 14001. Takoe, daje smernice za projektovanje i primenu sistema za upravljanje dokumentima, ali ne obuhvata upravljanje arhivskom graom u arhivskim ustanovama.

Pravni aspekti se odnose na primenu odgovarajuih zakona koji definiu sektor obrazovanja, kao i zakone koji se odnose na digitalno upravljanje dokumentima.


4. Softverske platformeU zavisnosti od potreba i zahteva samog procesa upravljanja dokumentima zavisi i odabir reenja za takav proces. Shodno napretku tehnologija rastu i zahtevi koji se odnose na sublimaciju nekih ili svih vrsta formata dokumenta sadranih u jednom. Takoe se poveava sloenost prilikom povezivanja sistema za upravljanje dokumentima sa drugim komponentama poslovnih informacionih sistema.

ECMS (enterprise content management system) je poslovni sistem za upravljanje sadrajima koji podrazumeva tehnologiju za unos (capture), upravljanje (manage), skladitenje (store), uvanje (preserve) i isporuku (deliver) sadraja i dokumenata koji su deo procesa u bilo kojoj organizaciji. ECMS sistem se primenjuje u oblastima: upravljanja dokumentima, upravljanja web sadrajima (web content management), upravljanja podacima, arhiviranja i skladitenja podataka (records management), upravljanja poslovnim procesima (workflow, biseness process management).

Kako EDMS funkcionie u okviru ECMS, a radi to boljeg plasiranja na tritu, proizvoai esto pridruuju funkcije nekih drugih komponenata ECMS-a samom EDMS. Da bi uopte mogli priati o uporednoj analizi nekih ponuenih komercijalnih reenja, moramo izdvojiti neke bitne karakteristike koje e nam sluiti za poreenje. To su pre svega:

unos (cap), arhiviranje (arc), upravljanje ivotnim ciklusom dokumenata (DMS), saradnja (Coll), skladitenje (Sto).

Osim ovih karakteristika poeljno je da se zadovolje i karakteristike kao to su: upravljanje poslovnim procesima (WF), digitalni potpisi, upravljanje web sadrajima i upravljanje podacima.

Trenutno na tritu ima jako puno kompanija koje nude reenja u oblasti EDMS-a kako na naem, tako i na svetskom tritu. Ovde emo pomenuti samo par proizvoaa i njihova reenja koja nude u domenu sistema upravljanja elektronskim dokumentima.

4.1 eFIRST

Amerika firma BancTec nudi kompletan sistem za skeniranje, obradu i arhiviranje dokumenata pod nazivom eFIRST capture (prilog br.1). Ovaj sistem nudi programsko reenje za automatsko prikupljanje, razvrstavanje i distribuciju svih tipova papirnih i elektronskih dokumenata, uz minimalnu intervenciju operatera [8]. Osnovne usluge ovog reenja su:

prikupljanje papirnih dokumenata, obrazaca, pisama, dopisa itd; upravljanje svim elektronskim podacima, e-mail porukama i slikama; interpretiranje kljunih informacija u svrhu automatskog razvrstavanja dokumenata;


nije potrebno dodatno podeavanje za obradu nestrukturiranih dokumenata ili dokumenata promenljivog izgleda; automatsko usmeravanje dokumenata i podataka u grupe u cilju distribucije.

eFIRST capture razvrstava svaki pojedini tip dokumenta u posebnu celinu prema odgovarajuim pravilima, izrazima i slikama. Nakon toga se izdvajaju svi relevantni podaci sadrani u dokumentu, na osnovu pravila obrade, definisanih za taj tip dokumenta. Gotovo bilo koji tip podatka moe biti automatski izdvojen, ukljuujui mainski tampan tekst (OCR), runo pisani tekst (ICR), bar kodove, logotipe, potpise itd.

4.2 eOffice

Firma SRC sistemske integracije d.o.o. nudi sistem za upravljanje dokumentacijom, poznatiji pod komercijalnim imenom eOffice ili kod nas kao Origami [9]. Ovaj sistem nudi reenja koja omoguavaju (slika br. 4):

upravljanje zapisima (COLD Computer Output to Laser Disk) za elektronsko preuzimanje, indeksiranje i trajno arhiviranje formatiranih raunarskih izlaznih dokumenata (tampanih strana u elektronskom obliku); upravljanje dokumentima koje ukljuuje tehnoloka reenja koja omoguavaju pretraivanje, pristup, bezbednost i upravljanje dokumentima a koja se unose u sistem putem skeniranja elektronskih dokumenata napravljenih u aplikacijama za izradu elektronskih izvetaja; upravljanje radnim tokovima (Workfolow) automatizaciju protoka dokumenata i informacija kroz radne procese, pri emu mogu detaljno da se odrede radni postupci u odnosu na njihove uesnike i zadatke, kao i ulazne i izlazne vrednosti. Istovremeno sa automatizacijom procesa je omogueno i kreiranje poslovnih pravila i strategija, koja ureuju tok rada, kao i nadzor i izvetavanje prilikom izvravanja radnih zadataka; uobliavanje dokumenata (Imaging) koristi se za unos, uvanje i upravljanje elektronskih slika do-kumenata koji su prethodno bili skenirani (papirni dokumenti), odnosno poslati telefaksom ili elektronskom potom; logika i fizika arhiva se koriste za arhiviranje dokumenata i podataka, pri emu su meta-podaci o dokumentima arhivirani u logikoj arhivi dok su sami dokumenti smeteni u fizikoj arhivi, i uvek su dostupni u zavisnosti od privilegija koje su dodeljene korisnicima za pristup dokumentima.


Slika 4. Ponuda eOffice (Origami)

4.3 Kofax Capture

Firma Kofax nudi sistem Kofax capture (inicijalno nazvan Ascent Capture) kao potpunu platformu za skeniranje dokumenata i obrazaca, OCR / OMR nad skeniranim dokumentima, verifikaciju i predaju informacija i dokumenata u sastav za digitalno arhiviranje dokumenata (slika br.5). Osnovne karakteristike ovog reenja bi bile:

pretvaranje papirnate dokumentacije u digitalne slike, zatim njihovo indeksiranje za uvanje u sastavima za digitalno arhiviranje, upravljanje dokumentima i poslovnim procesima, tano izvlaenje teksta i podataka s obrazaca i upisivanje podataka u aplikacije za njihovu dalju obradu, kompatibilnost sa velikim brojem drugih tehnikih reenja koje nudi ova firma kroz dodatno proirenje na udaljene lokacije koje su povezane s centralnom lokacijom putem Interneta, zatim reenje za obradu obrazaca, i sl. [10]


Slika 5. Kofax Capture

4.4 Therefore

Firma Canon je jedna od najpoznatijih firmi koje proizvode kancelarijske ureaje, pa je sasvim logino proirenje delatnosti ka povezivanju ureaja iz sopstvene proizvodnje. Softversko reenje koje ova firma nudi na polju elektronske obrade i arhiviranja dokumenata nosi naziv Therefore u cilju omoguavanja korisnicima da obrauju informacije efikasno, ekonomino i bezbedno u delovima organizacije, ili na nivou organizacije. To znai da korisnici mogu da pristupe i koriste informacije koje su im potrebne za postizanje poslovnih ciljeva [11].

Ovaj softver je namenjen za:

Proces rada s dokumentima, Arhiviranje elektronske pote, Paketno skeniranje, Bezbednost dokumenata, Automatsko prikupljanje izlaznih dokumenata iz informacionih sistema, Skladitenje na bezbednom mediju u sluaju otkaza sistem.

Velika prednost ovog reenja se svodi na kompatibilnost sa velikim brojem veoma kvalitetnih kancelarijskih ureaja (skenera, tampaa, multifunkcionalnih ureaja, kamera, fotoaparata i sl.), koji mogu olakati obradu postojee dokumentacije (slika br. 6).


Slika 6. Ponuda softverskog reenja firme Canon

4.5 Microsoft ECM

Microsoft ECM reenje obezbeuje mogunosti za upravljanje celim ivotnim ciklusom nestrukturiranog sadraja, od kreiranja do isteka, na jednoj objedinjenoj platformi. Ove mogunosti ukljuuju upravljanje dokumentima, zapisima, Web sadrajem i reenjima obrazaca [12].Mogunosti za upravljanje dokumentima u integrisanom ECM reenju korporacije Microsoft mogu da pomognu organizacijama da usklade razliit sadraj iz vie deoba datoteka i linih disk jedinica u centralno kontrolisanom spremitu sa usklaenom kategorizacijom. Integrisane mogunosti pretraivanja mogu da pomognu ljudima da pronau i dele ove informacije. IT organizacije takoe mogu da zatite sadraj u ovom centralno kontrolisanom spremitu od neovlaenog pristupa.

Integrisane mogunosti za saradnju kao to je automatizovani tok posla pomau ljudima da bolje zajedniki rade da bi organizovanije kreirali, redigovali i odobravali dokumente. Na taj nain vie ne moraju da se oslanjaju iskljuivo na e-potu da bi delili dokumente. Zaposleni koji su u pokretu takoe mogu da koriste ove dokumente van mree kada nisu povezani sa mreom (slika 7).

Softverom Microsoft ECM se vri upravljanje dokumentima, ime se dobija na:

Utedi vremena i lakoi ponovnog korienja informacije. Organizujovanje i klasifikovanje sadraja u objedinjenom spremitu dokumenata obezbeuje dosledan metod za organizovanje, kategorizaciju, kretanje i brzu pretragu u potrazi za odgovarajuim informacijama.

Zatititi osetljivih informacija. Zatita dokumente se vri pomou integrisanog upravljanja pravima koje prati dokumente svuda. Prava korisnikog pristupa


mogu se navesti za pojedinane timove, a metapodaci se mogu ukloniti iz dokumenata pre konanog objavljivanja.

Unapreenju kreiranja dokumenata za saradnju. Sa ugraenim tokovima posla dokumenata moe se zapoeti i pratiti procesi vezane za dokumenta i saraivati na njima direktno iz programa za stone raunare iz sistema Microsoft Office. Vana upozorenja i informacije o zadatku mogu da se prikazuju u dokumentu, osiguravajui da se koraci toka posla pravilno slede.

Slika 7. Ponuda Microsoft ECM softvera

Ovo reenje nudi i upravljanje zapisima, ime se dobija na:

Usaglaenosti sa pravnim propisima i regulativama. Omoguuje primenu zadravanja informacija, zatitu i smernice za nadgledanje na poslovne zapise radi osiguranja zapisa pravilno zadravaju.

Obezbeivanje poslovnih i vanih zapise. Spremite sa poboljanom bezbednou osigurava da zapisi budu zakljuani u konanom stanju (slika 8).


Slika 8. Izgled zaljuavanja zahteva


5. Primer realizacije u okviru visoke koleSvaka organizacija ima svojstvenu strukturu, koju treba sagledati veoma detaljno prilikom uvoenja sistema za elektronsko upravljanje dokumentima. Ukoliko panju usmerimo na ustanove koje se bave nekim vidom obrazovanje, veoma su velike razlike u pogledu strukture organizacije, koje se bave osnovnim, srednjim ili visokokolskim nivoom. Ipak, svima je svojstvena osobina da se u procesu rada pojavljuje jako veliki broj karakteristinih dokumenata, koji se odnose na korisnike koji koriste usluge ovih ustanova (aci, studenti).

Posmatrajui karakteristike dokumenata, veliki broj njih je potrebno samo pravilno pohraniti, kako bi mogli ponovo da se u nekom periodu pogledaju (molbe, albe, ugovori, i sl). Meutim, idui u korak sa deavanjima u ovoj oblasti sasvim je realno oekivati da e se u vrlo skorom periodu zahtevati da se svakom dosijeu polaznika pridrue odgovarajui rezultati, ostvareni tokom kolovanja. To se pre svega odnosi na visokokolske ustanove, gde se moe oekivati da u svakom dosijeu stoje ispitni testovi koje je kandidat polagao. To je samo jo jedan razlog za aktivnije reavanje problema pravilnog i optimizovanog upravljanja dokumentima.

Struktura jedne visokokolske ustanove se sastoji od razliitih funkcionalnih celina, sa razliitim delokrugom poslova, tipa: studentske slube, pravno-finansijske slube, nastavno-naunog vea i logistikog dela. Svaki od ovih celina ima karakteristine informacije, koje zahtevaju pravilno ukrtanje, radi to efikasnijeg poslovanja (slika 9).

Pravna slubaFinansijska sluba

Logistika sluba

Nastavnici i saradnici Studenti

Direktor

Organizatori nastave /

pomoniciStudentska sluba

Savet

Slika 9. Neke od veza u strukturi visokoobrazovne ustanove

Potrebno je na osnovu ranijih analiza tano definisati zahteve koje sistem treba da podri, u kom vremenskom roku, sa kakvim ovlaenjma i nivoima zatite, kao i tehnike karakteristike komponenti i sistema. One zavise od primene sistema i obima dokumentacije koja se obrauje. Ovo je bitno iz razloga jer za istu komponentu sa drugim tehnikim karakteristikama razlika u ceni moe biti znaajna.


Cilj izrade i implementiranja aplikacije za upravljanje dokumentima u elektronskoj formi, koja podrazumeva uspostavljanje ureene centralne arhive svih dokumenata i upravljanje odreenim radnim tokovima postupcima koji se odnose na upravljanje tokovima finansijske dokumentacije (fakture i ugovori), upravljanje pravnim i kadrovskim postupcima i distribuciju ulazne pote, koja e omoguiti elektronski obuhvat dokumenata, elektronsku distribuciju, potpuno praenje definisanih radnih tokova vezanih za korisnike aspekte (studentska pitanja, prijave ispita, realizacija obaveza,...), procese verifikacije i kontrole dokumenata u skladu sa pravima svih uesnika autorizovanih korisnika sistema, centralno arhiviranje i efikasno pretraivanje arhive dokumenata u elektronskom obliku. Pored toga, potrebno je da se omogui integraciju resursa, informacija, procesa rada i dokumentacije na svim lokacijama u jedinstven dokumentacioni sistem na nivou poslovnog sistema cele ustanove.

5.1 Postupak za opis sadraja reenja

Svaki proces se opisuje pomou niza dokumenata na osnovu kojih je proces potpuno definisan ukljuujui i veze sa dokumentima ostalih procesa. Opis dokumenata bi mogao izgledati ovako:

1. Naziv dokumenta.2. Slika (nacrt, prikaz) dokumenta.3. Opis dokumenta.4. Potpis odgovornog lica i datum.

Definisanje odnosa postojeih dokumenata, njihovih oblika i naina prevoenja u digitalne funkcionalne oblike je veoma osetljiva tema, u kojoj se mora obratiti velika panja na verodostojnost i zatitu podataka. Naime, u ovoj fazi prevoenja, potrebna je velika ozbiljnost i profesionalsnost, da se dokumenti ne bi pogrno svrstali, ili na neki drugi nain obezvredili.

Prva faza realizacije zahteva definisanje sadraja reenja, i to kroz sledee postupke:

Evidentiranje, klasifikacija, definisanje osnovnog registra (baze) dokumenata i predmeta. Pod ovim se podrazumeva uspostavljanje aktivne baze dokumenata iz poslovnog sistema. U bazu se unose dokumenti ili predmeti sa osnovnim skupom atributa koji ih karakteriu. Prilikom unosa osnovnih podataka o dokumentima, po definisanom automatizmu e svaki dokument dobiti identifikacionu oznaku. Aktivna zbirka dokumenata sadri informacije o svim dokumentima koji se nalaze u sistemu. Informacije o dokumentima se uvaju do isteka odreenog roka (koji se parametarski definie za svaku klasifikacionu grupu predmeta), a potom se prebacuju u arhivsku zbirku u kojoj se uvaju odreeno vreme (propisano za uvanje date vrste dokumenata ili trajno). Ovaj korak se odnosi na evidentiranje registra dosijea svih dosadanjih polaznika (studenata) kole.

Povezivanje dokumenata (u predmete, meusobne veze). Dokumenti mogu biti povezani u predmete ili fascikle. Pri tom se moe jedan dokument povezati sa vie dokumenata i biti svrstan u vie predmeta, ako je to potrebno. Predmeti se posebno definiu i za njih se odreuju odreena poslovna pravila


koja se kasnije implementiraju na sve dokumente koji su u njih svrstani. Poseban oblik povezivanja dokumenata je i odnos dokument verzija i dokument ili verzija kontrolisana kopija. Predmeti (katalozi, dosijei) mogu da se poveu sa objektima iz poslovnog sistema i da se na taj nain ostvare katalozi dokumenata koji mogu da se odnose na poslovnog partnera, proizvod, objekat, osnovno sredstvo, projekat ili neki dogaaj i sl.

Upotreba razliitih ifarnika (drave, potanski brojevi, mesta, kljune rei, razni parcijalni ifarnici i sl.). Prilikom unosa osnovnih podataka o svakom pojedinanom dokumentu, koriste se opti ifarnici drava, potanskih brojeva naseljenih mesta, kao i ostali ifarnici tipova i vrste dokumenata, kljunih rei i sl.

Signiranje (oznaavanje) dokumenta/predmeta na odreene nosioce saglasno signirnom planu. Signirni plan je skup ovlaenih internih subjekata (organizacione jedinice, pojedini korisnici) koji su kompetentni za rad sa odreenim predmetima/dokumentima. Ukoliko je neki dokument signiran, postavlja se odreeni signirni znak i dokument se nalazi u zoni odgovornosti osoba odgovornih za dati signirni znak sve dok se ne kompletira odreeni postupak ili predmet dodeli nekom drugom nosiocu. Signirni plan sadri odreene elemente autorizacije, jer dokumentu mogu pristupiti samo onih korisnici koji imaju dati signirni znak.

Modul za definisanje radnih tokova i poslovnih pravila. Implementacija radnih tokova i procedura (ve definisanih u procesu standardizacije) podrazumeva definisanje poslovnih pravila, sprovoenje i nadzor nad dokumentacionim tokovima radnim procedurama. Ovo je aplikacija kojom se na osnovu definisanih poslovnih pravila uspostavljaju radni tokovi koji podrazumevaju definisanje putanje, faza, statusa u kojima se moe nai neki predmet/dokument, zatim definisanje kontrolnih taaka (verifikacija ko, ta, kojom akcijom, kada) od poetka pa do kraja ivotnog ciklusa nekog radnog toka. Nakon definisanja radnog toka, projektna reenja omoguavaju kompletno uspostavljanje tog toka, autorizaciju od strane definisanih korisnika i nadzor nad uspostavljenim tokom. Indeksni sadraj svakog dokumenta/predmeta koji se definie na ovaj nain je opti, odnosno ne sadri ni jednu specifinu veliinu koja se odnosi na poslovnu funkciju koja prati taj radni postupak.

Sistem za pretraivanje dokumenata. Postupak pretraivanja dokumenata u aktivnoj i arhivskoj bazi realizovati primenom mehanizma za postavljanje upita i filtera, kroz odreene indeksne kataloge dokumenata, a na osnovu autorizacije korisnika (na bazi signirnog plana, stepena tajnosti dokumenta, korisnikih uloga i korisnikog profila).

Mogunosti slanja i primanja dokumenata putem e-maila. Predvieno je da se uvede mogunost slanja dokumenata iz sistema putem e-maila, kao i prihvat dokumenata pristiglih istim putem i njihovo kontrolisano ukljuivanje u poslovne procese predmete sistema.


Podrka u radu (centralne arhive) sa dokumentacijom koja nije u elektronskom obliku lokacije originalnih dokumenata. Ovaj deo je naprosto neophodan, jer se jo uvek u velikom postotku zahtevaju originali dokumenata u papirnoj verziji.

Praenje i evidencija dogaaja koji su se obavljali nad dokumentima (error, exception, event log, audit trail). U posebnoj bazi evidentirati sve dogaaje nad nekim dokumentom pri emu se upisuje korisnik, vreme i kratak opis akcije nad dokumentom. Takoe u posebnoj bazi voditi error log u cilju to efikasnijeg utvrivanja i otklanjanja eventualnih greaka u radu sistema.

Poslovni partneri i kontakti. Prilikom evidentiranja odreenih dokumenata (posebno ulazne pote) potrebno je uneti i poslovnog partnera koji je poslao dokument, ili kome se alje neki dokument. Za tu priliku koristiti poseban modul u koji e se unositi podaci o poslovnim partnerima, adresama i kontakt osobama. Potrebno je predvideti da ovaj modul omoguava odreene funkcionalnosti pored evidencije poslovnih partnera i kontakata, tj.da bude omoguen i unos znaajnih dogaaja za svaku kontakt osobu koja je zaposlena kod poslovnog partnera. Takoe da se kroz ovaj modul sprovede integracija sa poslovnim sistemom, koja podrazumeva preuzimanje podataka iz tabela poslovnih partnera (sa osnovnim inicijalnim podacima).

Ulazni rauni i ugovori. Aplikacija omoguava ostvarivanje kompletne evidencije i praenja svih ulaznih faktura od trenutka ulaska u sistem preduzea, to podrazumeva njihovu evidenciju, skeniranje (ako su stigli u papirnom obliku), slanje u proces overe, evidenciju proizvoljnog broja nivoa overe, elektronsku distribuciju dokumenata od korisnika do korisnika saglasno njihovoj autorizaciji, kompletiranje rauna sa ostalim dokumentima (dostavnice, zapisnici, knjina odobrenja, i sl.), slanje rauna u raunovodstvo, priprema za knjienje rauna u poslovnom sistemu (odreena integracija sa poslovnim sistemom) arhiviranje u centralnoj arhivi. Takoe evidentirati i arhivirati sve ugovore sa poslovnim partnerima (kupcima i dobavljaima), povezivati fakture sa ugovorima i ostalim dokumentima koji su u korelaciji sa navedenim poslovnim procesima. Prilikom evidentiranja faktura i ugovora koristiti ifarnike poslovnih partnera iz poslovnog sistema.

5.2 Definisanje zatitinih mera

Implementacija EDMS sistema podrazumeva bezbedan rad svih korisnika u skladu sa njihovom autorizacijom i sistemom zatite dokumenata od neovlaenog pristupa. Standardna implementacija zatitne eme je sledea:

Svi zaposleni u organizacionoj jedinici mogu da vide sve predmete i dokumente koji su signirani na organizacionu jedinicu.

Nacrt dokumenta mogu da vide samo autori dokumenta. Nacrt dokumenta mogu da vide sve ovlaene osobe kad im prava dodeli

autor dokumenta. Svi mogu da auriraju samo dokumente iji su autori ili su dobili posebno

ovlaenje autora dokumenta.


Svaki zaposleni vidi samo svoje dokumente. Svaki zaposleni aurira samo svoje dokumente. Nadreeni vidi svoje dokumente i dokumente svojih podreenih. Rukovodilac organizacione jedinice vidi sve dokumente. Pored rukovodioca organizacione jedinice, sve dokumente podreenih mogu

da vide i ovlaene osobe (koje nisu u signirnom planu ali su dodatno ovlaene).

Nadreeni moe da aurira svoje dokumente i dokumente svojih podreenih. Rukovodilac organizacione jedinice vidi sve dokumente i aurira sve

dokumente. Pored rukovodioca organizacione jedinice, dokumente podreenih mogu da

auriraju i ovlaene osobe.

Ovakvom procedurom zatite se obazbeuju dokumenti od neovlaenog menjanja, kao i spreavanje bilo kakve zloupotrebe. Naime, svakome je prema svojim nadlenostima obezbeen odgovarajui stepen odgovornosti, tako da ne moe da se desi da studenti mogu uticati na pravne odluke, i sl.

Bez obzira na implementaciju modela zatite, dokument moe da se aurira samo u odreenim stanjima, koje zavisi pre svega od njegovog ivotnog ciklusa, odnosno poslovnih pravila.

5.3 Predlog reenja

Nakon definisanja svih zahteva u zavisnosti od trenutnog stanja na tritu softvera iz ove oblasti mogue je i odabrati najrealnije reenje. Prilikom odabira reenja mora se voditi rauna o kompatibilnosti modula, kao i o moguim buduim proirenjima sistema.

Najevtinija varijanta ne podrazumeva optimalno reenja, pa je stoga odabir komponenti veoma bitan, naroito sa stanovita postojee opreme.

Vrlo interesantno reenje, po miljenju autora predlau firma EI iz Nia i MFC iz Beograda. Naravno, uvek stoji na raspolaganju opcija sam svoj majstor, s obzorom da u veini visokokolskih ustanova, postoji niz programerski obrazovanih strunjaka, koji bi mogli predloiti originalno reenje u skladu sa zahtevima.

1.1.10 Eldok Web

Visoka sigurnost sistema je obezbeena zatitom pristupa, tipovima korisnika, definisanjem prava pristupa, izmene ili vlasnitva, kako nad pojedinanim dokumentima, tako i vrstama dokumenata. Samo autorizovani administrator sistema ima pristup opcijama definisanja vrsta dokumenata, dinamikih ifarnika, korisnika i njihovih prava pristupa sistemu. Prava korisnika se definiu na nivou vrste dokumenta (pristup, izmena, bez prava) i tipa korisnika (administratori i obini korisnici).


Podran je direktan pregled u Web itau svih vrsta dokumenata koje on razume (slike svih formata, PDF dokumenti, itd.) i snimanje i otvaranje svih ostalih tipova dokumenata koji se ne mogu direktno interpretirati (Word, Corel, itd.). [13]

Nadogradnju na ovaj modul ine: EldokLite, EldokLite Administrator, i Erc Scan

EldokLite predstavlja Windows klijentsku aplikaciju za pretraivanje dokumentacije i njen pregled. U sebi ima ugraen Web ita radi komfornijeg rada.

Ne zahteva nikakvu instalaciju i startuje se direktno sa CD-a narezanog iz EldokLite Administratora.Idealan je za distribuciju dokumentacije na mesta koja nemaju pristup mrei preduzea ili za dokumentaciju koju moramo poneti sa sobom.

EldokLite Administrator je modul koji omoguava pravljenje izvoda iz baze Eldok Web-a za njeno narezivanje na CD. Omoguava formiranje sloenih upita nad bazom, manuelno ili automatski.

Sa serverskom aplikacijom komunicira XML-om, univerzalnim jezikom za saradnju heterogenih sistema, koristei Internet HTTP protokol. Prenos fajlova se vri HTTP

Svaka izmena se belei, sa vremenom, datumom i korisnikom koji je nainio. Sistem neogranienog broja fleksibilnih ifarnika, definisanja anotacija posebno za svaku vrstu dokumenta sa tipom svake anotacije (broj, tekst, datum, ifra iz odreenog ifarnika) daje neograniene mogu-nosti u upotrebi za najrazliitiju dokumentaciju.

Fleksibilno pretraivanje anotacija i postavljanje sloenih upita je jednostavno i intuitivno. Sistem pretrauje samo one podatke kojima korisnik ima pristup i dalje selektivno daje pravo izmene ili brisanja, u zavisnosti od eventualnih specijalnih prava definisanih za tog korisnika i taj dokument, koja ne mogu biti u suprotnosti sa pravom nad celom vrstom dokumenta

Slika 10. Ulazna maska Eldok Web-a


protokolom preko serverske aplikacije, bez kompromitovanja sigurnosti dokumentacije direktnim pristupom fajlovima.

Za rad sa ovim modulom je neophodna administratorska autentikacija.

Erc ScanModul za masovno skeniranje papirne dokumentacije i njen prenos na server omoguava komforan rad sa skenerom, pregled slika i PDF dokumenata i njihovo masovno prosleivanje u bazu.

Ne zahteva posebnu instalaciju i uklapa se u osnovni sistem, Web reenje.

Podrazumeva autentikaciju administratora i prenos fajlova HTTP protokolom, kako se ne bi kompromitovala sigurnost sistema direktnim pristupom.

Komunikacija sa sistemom se odvija XML-om, a klijentska platforma je Windows. [12]

1.1.11 Spider.NET

Firma MFC Mikrokomerc iz Beograda nudi paletu softverskih reenja, koja takoe mogu nai mesto u sektoru visokog obrazovanja, od ega je Spider.NET Document Management System je reenje koje se odnosi na digitalizaciju, obradu i uvanje dokumentacije. Spider.Net DMS se bazira na etiri osnovna segmenta:

Spider.NET e@rhiva-modulu za arhiviranje elektronskih dokumenata; Spider.NET DocFlow-modulu za upravljanje tokom dokumenata u poslovnim

procesima; hardveru iz DIMS programa izuzetno brzih skenera; primeni tehnologije digitalnog potpisivanja i kriptovanja dokumenata;

Ovi segmenti, uz pomo Spider.Net Workflow Servera-a, su nosioci kompletnog reenja [14].

Spider.NET e@rhiva je komplementarno reenje za arhiviranje dokumenata, izmeu ostalog omoguava [14]:

klasifikaciju dokumenata po tipovima uz dodavanje odgovarajuih anotacija; grupisanje dokumenata u predmete; povezivanje tipova dokumenata sa kategorijama registratorskog materijala; brzo i raznovrsno pretraivanje; prava pristupa definisana do nivoa dokumenta; elektronsko potpisivanje dokumenata.


Umesto zakljukaTrenutna situacija u privredi se direktno preslikava i na sektor obrazovanja, oekujui da se upravo u ovom delu naprave konkretni potezi koji bi uslovili napredak. Bitan korak je uinjen poetkom reformisanja visokog kolstva i obavezom primene Bolonjske deklaracije. Meutim to je samo jedan deo integrisanja obrazovanja u celokupni sistem. Mnogo vei napor se oekuje nakon analize ostvarenih dosadanjih rezultata u vidu sagledavanja propusta i optimizacije. Osim to je potrebno valjano odreagovati na promene, potrebno je to uiniti i dovoljno brzo.

Poslovne prednosti koje predstavljaju konkretan rezultat uvoenja dokumentacionog sistema u poslovanje neke organizacije su brojne i viestruke. Neke od njih su merljive i moemo izraunati direktne utede u vremenu rada, smanjenju trokova, poveanju efikasnosti poslovanja i sve to kvantifikovati kroz odreene pokazatelje uspenosti poslovanja. Neke prednosti ne moemo direktno meriti, ali je vie nego sigurno da one znaajno doprinose koncentraciji i ureenju skupova informacija o poslovanju, podizanju organizacione sposobnosti preduzea, konkurentske prednosti, nivoa zadovoljstva poslovnih partnera i zaposlenih i uopte podizanju opteg imida preduzea.

Samo neke od prednosti koje direktno doprinose poveanju efikasnosti i produktivnosti poslovanja, odnosno smanjenju direktnih trokova poslovanja bi bile:

Vea brzina i pouzdanost distribucije, razmene i dostupa do dokumentacije nema gubitaka vremena, gubljenja dokumenata, kanjenja u dostavi dokumenata. Dokumenti su praktino istog trenutka raspoloivi svim onim korisnicima kojima su namenjeni.

Vea preglednost poslovanja veoma lako se moe videti ko radi odreena dokumenta i dokle je ko stigao. Takoe je omoguena laka komunikacija meu zaposlenima na bazi e-maila, radnog kalendara, standardizovanih ifarnika.

Bolja podela poslova ime se postie vei uinak u poslovanju to je direktna posledica doslednog praenja radne procedure i zauzetosti odgovornih izvrilaca. U potpunosti je podrana hijerarhijska organizaciona struktura i sva prava i odgovornosti svih korisnika, koja proistiu iz nje.

Standardizacija poslovanja, implementacija poslovnih pravila, njihovo sprovoenje kroz poslovne procese i nadzor kroz formalizovane dokumentacione tokove ime se veoma brzo i lako mogu unositi novi ili menjati postojei radni tokovi, poslovna pravila, tipovi dokumenata bez ikakve intervencije od strane programera.

Transparentna sledljivost dokumentacije, koja se zasniva na povezivanju veeg broja razliitih dokumenata koji proistiu jedan iz drugog ili se odnose na odreenu poslovnu funkciju, odreenog poslovnog partnera, odreeni proizvod, organizacionu jedinicu, radnika ili bilo koji drugi subjekat ili objekat poslovanja.

Centralizacija arhive, dostupnost, sigurnost i nadzor nad dokumentima u skladu sa definisanom autorizacijom korisnika. Sistem elektronskog upravljanja dokumentima omoguava pouzdano i sigurno uvanje velikog broja dokumenata u duem vremenskom periodu i istovremenu apsolutnu raspoloivost kompletne dokumentacije svakom korisniku koji na nju ima


odreena prava. Centralna lokacija omoguava primenu svih bezbednosnih mehanizama zatite dokumentacije.

Koncentracija i dostupnost do informacija u preduzeu, koja je omoguena svim autorizovanim korisnicima uz strogo potovanje njihove autorizacije i prava. Na ovaj nain se moe pristupiti centralnoj arhivi svih dokumenata iz bilo koje lokacije u okviru jedinstvenog informacionog sistema preduzea. Pri tom e svi potrebni dokumenti biti raspoloivi i grupisani uz korienje veoma efikasnog i jednostavnog za korienje mehanizma za pretraivanje.

Olakan rad sa poslovnim partnerima i donoenje odluka, koji se bazira na efikasnoj razmeni dokumenata sa poslovnim partnerima, elektronsku overu i verifikaciju od strane odgovornih rukovodilaca sa bilo koje lokacije poslovnog sistema (ukljuujui i udaljene lokacije, od kue, sa slubenog puta) uz puno potovanje njihove autorizacije i bezbednosti sistema.

Neki od efekata smanjenje trokova poslovanja bi bili:

Smanjena koliina papirnih dokumenata u obradi smanjenje trokova za tampanjem papirnih dokumenata i trokova distribucije i slanja;

Smanjenje dugotrajnih procesa ureivanja papirne dokumentacije uteda u vremenu rada;

Smanjenje trokova za sistem izmena i dopuna, uvanja i pretraivanja uteda u izradi kontrolisanih kopija i njihovom nadzoru;

Smanjenje potrebnog prostora za arhivu i uvanje papirnih dokumenata uteda u radnom prostoru;

Smanjenje trokova za kopiranje i odravanje kopir aparata uteda u odravanju.

Preanji sistem arhiviranja dokumenata veoma usporava i analize i mogunost reagovanja. Iz tog razloga je neophodan prelazak na digitalno arhiviranje i, moda jo bitnije, mogunost upravljanja dokumentima koji se javljaju u procesu obrazovanja. Autor je imao u vidu neophodnost ukazivanja na ovaj segment poslovanja u obrazovanju, bez bilo kakve namere sugerisanja reenja. Jasno je da odluka o sistemu koji bi mogao biti primenjen zavisi od velikog broja faktora, a pre svega od zahteva konkretne obrazovne ustanove. Jedno je sigurno, ovakav nain poslovanja postaje standard ija blagovremena primena e usloviti bru adaptaciju na promene koje se jako brzo deavaju.


Literatura

1. S.trbac, B.Grgurovi, G.Milovanovi-Brakovi, Sistemi za upravljanje

dokumentima u obrazovanju, IX meunarodna konferencija E-trgovina 2009,

Pali, 2009.

2. ISO IEC 82045-5, Document Management Part 5: Application of Metadata for

Construction and Facility Management Sector International Organization for

Standardization, 2005.

3. P. Draker, Upravljanje u novom drutvu, Adies, Novi Sad, 2005.

4. M. Milovanovi, Sve vie podataka sve manje prostora, [.pdf] http://www.mfc-

2.si/pdf/miki_sve_vise_podataka_sve_manje_prostora.pdf

5. P.Tumbas, N. Balaban, Elektronsko upravljanje procesima i upravljanje tokovima

poslova [.pdf] www.eccf.su.ac.yu/Download/uis/prezentacija04.pdf

6. http://www.dokumenten-management.com/index2.php?

option=com_content&do_pdf=1&id=160

7. M Sekuli, Upravljanje dokumentacijom E magazin, Jan. 2000.

8. http :// www . banctec . com / solutions / business - process - management /

9. http://www.src.si/sr/proizvodi/eoffice/

10. http://www.kofax.com/solutions.asp

11. http://www.canon.rs

12. http://office.microsoft.com/sr-latn-cs/sharepointserver/HA101747882074.aspx

13. http://www.eierc.com/index.htm

14. http://www.earhiva.com/proizvodi/spidernet


Prilog br 1

e F IR S T c a p tu r e

Efikasna obrada dokumenata

eFIRST capture je programsko rjeenje za automatsko prikupljanje, razvrstavanje i distribuiranje svih tipova e F IR S T ca p tu reEfikasna obrada dokumenata

eFIRST capture je

programsko rjeenje za automatsko prikupljanje, razvrstavanje i distribuiranje svih tipova papirnih i elektronikih dokumenata, uz minimalnu intervenciju operatera.eFIRST capture je glavni korak u tehnologijama prepoznavanja dokumenata, nastao iz dugogodinjeg iskustva tvrtke BancTec, u implementiranju sofisticiranih sustava za prikupljanje dokumenata i podataka. eFIRST capture automatski prikuplja i obrauje papirne i elektronike dokumente izmjeanih formata. Ovo je prvi put da jedno rjeenje otklanja potrebu za manualnim sortiranjem po vrsti dokumenta. ak je i nestrukturirane dokumente, kao to su npr. dopisi, mogue klasificirati, a slike, zajedno sa svim relevantnim podacima, distribuirati u skladu s zahtjevanim poslovnim procesom. Ovo je naroito primjenjivo u aplikaciji kao to je obrada pote, gdje se barata s mnogo razliitih transakcija i zahtjeva.

Koristei najmodernije tehnike prepoznavanja i razvrstavanja dokumenata te izdvajanja podataka, eFIRST capture moe obraditi bilo koji tip dokumenta ukljuujui zamolbe, uplate i isplate, e-mail poruke, pristupnice, pritube, pisma, dopise itd.

eFIRST capture razvrstava svaki pojedini tip dokumenta u posebnu skupinu prema odgovarajuim pravilima, izrazima i slikama. Nakon toga se izdvajaju svi relevantni podaci sadrani u dokumentu, na osnovu pravila obrade, definiranih za taj tip dokumenta. Gotovo bilo koji tip podatka moe biti automatski izdvojen, ukljuujui strojno tiskani tekst (OCR), runo pisani tekst (ICR), bar kodove, kvaice, logotipe, potpise itd. Vrijeme koje je operateru potrebno za provjeru dokumenata ili podataka znaajno je smanjeno, ime se takoer znaajno poveava produktivnost.

Poslovne prednosti: Znaajno smanjenje trokova

obrade velike koliine izmjeanih dokumenata

Minimalna intervencija operatera pri razvrstavanju i klasificiranju dokumenata

Mogunost pretraivanja arhive s dokumentima

Poboljanje kvalitete usluga

Svojstva proizvoda: Prikupljanje papirnih

dokumenata, obrazaca, pisama, dopisa itd.

Upravljanje svim elektronikim podacima, e-mail porukama i slikama

Interpretiranje kljunih informacija u svrhu automatskog razvrstavanja dokumenata

Nije potrebno dodatno podeavanje za obradu


Prikupljanje ogromne koliine dokumenataeFIRST capture nudi suelje za pristup skeneru, koje odjednom moe prikupiti puno razliitih tipova izmjeanih dokumenata bez bilo kakvog manualnog razvrstavanja. Automatski se vre i poboljanja slike kao to su poravnanje, rezanje, uklanjanje neistoa i predloaka, s ciljem dobivanja kvalitetnije slike, a time i veeg postotka prepoznavanja podataka. eFIRST capture je istinska viekanalna aplikacija koja ima mogunost manipuliranja mjeovitim ulazom iz skenera, fax severa i e-maila.

Automatsko razvrstavanje dokumenataSvi ulazni dokumenti, strukturirani illi nestrukturirani, automatski se razvrstavaju u odvojene skupine za daljnju obradu. Razvrstavanje se vri prepoznavanjem kljunih rijei, izraza ili slika unutar svakog dokumenta, bez obzira gdje se pojavljuju. Ovaj kriterij je postavljen pomou jednostavne strukture stabla za razvrstavanje, kako bi se definirala vrsta i podvrsta dokumenta. Nakon toga se svi prikupljeni dokumenti usmjeravaju u odgovarajue skupine, direktorije ili e-mail adrese radi daljnje obrade ili arhiviranja. Za iznimne dokumente postoji alat za manualno razvrstavanje.

UpozorenjaRano razvrstavanje daje sustavu mogunost spremanja zahtjeva za vanim dokumentima koji su hitno potrebni. Koritenjem kljunih rijei kao to su nazivi, vrijednosti i brojevi rauna, im se dokument pojavi, sustav trenutano informira odgovarajueg korisnika. Upozorenje je mogue poslati putem e-mail poruke, SMS poruke itd.

Izdvajanje podatakaU svrhu razvrstavanja svakog dokumenta, svi relevantni podaci izdvajaju se prema pravilima obrade, definiranim u sustavu. eFIRST capture ima mogunost postavljanja najee koritenih predloaka strukturiranih obrazaca, kako bi eljeni podaci bili automatski izdvojeni. Podaci mogu biti rukom pisani znakovi (ICR), strojno tiskani znakovi (OCR), bar kodovi, slike, kvaice, potpisi itd. Kako bi se osigurala maksimalna pouzdanost podataka, vri se automatsko

popravljanje znakova, izbacivanje kuica i crta koje okruuju podatke. Valjanosti prikupljenih podataka moe se dodatno provjeriti u vanjskoj bazi podataka ili pomou programiranih algoritama. Detalje kao to su adrese i brojevi rauna, kao i esta imena i izrazi, mogue je automatski provjeriti i potvrditi.Obrada nestrukturiranih dokumenataeFIRST capture dolazi na svoje pri obradi nestrukturiranih dokumenata. Bilo kakvi dopisi, prethodno nepoznati dokumenti ili dokumenti promjenjivog izgleda mogu automatski biti razvrstani i obraeni bez potrebe za manulanom intervencijom ili dodatnim postavkama dokumenta. Pomoi identifikatora kljunih rijei kao to su datumi, potanski brojevi, brojevi rauna i specifini izrazi koji su prethodno podeeni u modulu za administraciju, identificiraju se i lociraju podaci koji moraju biti izdvojeni iz svakog dokumenta. Program za sinonime, zamjenske znakove i vieznanu logiku sprjeava pogreke u prikupljanju podataka, koritenoj terminologiji i pravopisu. Za brzu obradu nestrukturiranih dokumenata, ukljuena je i sofisticirana provjera valjanosti.

Revizijski trageFIRST capture donosi i potpuni sustav revizijskog traga, koji omoguuje praenje dolaznih dokumenata, ak i dok je dokument u obradi. Osim toga, ukljueni su i statistiki podaci te podaci o uinku sustava.

Integriranje drugih aplikacija

eFIRST capture u potpunosti se integrira s ostalim eFIRST programskim paketima koji se koriste za uinkovito upravljanje, workflow i spremanje informacija.

eFIRST proizvodi tvrtke BancTec, mogu se integrirati i s mnogim drugim poslovnim sustavima za upravljanje sadrajima, workflow, arhiviranje i sl. Standardni xml izlazni format omoguuje kompatibilnost s najveim moguim brojem sustava za back office.

Protekta d.o.o., Ivana ibla 9, 10020 ZagrebTel. +385 1 6636 444, Fax +385 1 6636 999

E-mail: [email protected]

1. Potreba i prednosti savremenih reenja1.1 Prednosti savremenih reenja1.2 Proces prelaska

2. EDMS2.1 Karakteristike EDMS2.2 EDMS software

3. Relacije EDMS sa okolinom4. Softverske platforme4.1 eFIRST4.2 eOffice4.3 Kofax Capture4.4 Therefore 4.5 Microsoft ECM

5. Primer realizacije u okviru visoke kole5.1 Postupak za opis sadraja reenja5.2 Definisanje zatitinih mera5.3 Predlog reenja

Documents

40086476 Seminarski Rad Upravljanje Dokumentima