FAKULTET ZA MENADŽMENT PANČEVO

M.GORKOG 25

SEMINARSKI RAD IZ PREDMETA

UPRAVLJAČKI INFORMACIONI SISTEMI

Predmetni nastavnik : Student:Dr. Zoran Savić, docent Aleksandra Pupavac

Simovljević

Br.indeksa: 1—3/08 -3

PANČEVO: MAJ 2009. godine

SADRŽAJ:

1. UVOD 1.1.Naziv i sedište firme .............................................str.11.2.Delatnost firme …………………............................ str.1,2,31.3.Definisanje problema…. ...........................................str.31.4.Cilj rada ……………………………………………..str.4 1.5Projektni zadatak ……………………………………str.4,5

2.SNIMAK POSTOJEĆIH TOKOVA INFORMACIJA2.1.Organizaciona struktura firme …………………. str.5,6,72.2.Tokovi informacija………………………………….str.82.3.Analiza postojećeg stanja …………………………. str.92.4.Procena informatizovanosti firme……………. str.9

3.PREDLOG SAVREMENOG REŠENJA TOKOVA INFOR…str.10 3.1.Predlog novog rešenja…………………………… ..str.11,123.2.Obrazloženje rešenja ………………………………..str.13

4.ZAKLJUČAK ……………………………………………str.14

5.LITERATURA ………………………………………….str.15

-1.-

1. UVOD

1.1.NAZIV I SEDIŠTE FIRME

Republički fond za penzijsko i invalidsko osiguranje , Direkcija Beograd , Republički fond za penzijsko i invalidsko osiguranje Pokrajinski fond za penzijsko i invalidsko osiguranje Direkcija Novi Sad, Republički fond za penzijsko i invalidsko osiguranje Pokrajinski fond za penzijsko i invalidsko osiguranje Filijala Sremska Mitrovica – Odeljenje matične evidencije , Trg Svetog Dimitrija broj 4.

1.2.DELATNOST

Republički fond za penzijsko i invalidsko osiguranje je osnovan Zakonom o penzijskom i invalidskom osiguranju radi ostvarivanja prava iz penzijskog i invalidskog osiguranja i obezbeđivanja sredstava za ostvarivanje ovih prava. Fond je pravno lice sa statusom organizacije za obavezno socijalno osiguranje, sa pravima i obavezama utvrđenim Zakonom i Statutom.

-2.-

Fond osigurava na penzijsko i invalidsko osiguranje sva lica koja su po Zakonu obavezno osigurana i koja su se uključila u ovo osiguranje, bez obzira na to da li su u pitanju zaposleni, osiguranici, samostalne delatnosti ili poljoprivrednici; utvrđuje osnovice za plaćanje doprinosa u skladu sa Zakonom ; obezbeđuje neposredno , efikasno, racionalno i zakonito ostvarivanje prava iz penzijskog i invalidskog osiguranja i organizuje obavljanje poslova za sprovođenje osiguranja; kontroliše prijavljivanje na osiguranje kao i sve podatke od značaja za sticanje, korišćenje i prestanak prava; organizuje i sprovodi penzijsko i invalidsko osiguranje u skladu sa Zakonom; primenjuje međunarodne sporazume; isplaćuje penzije, naknade i druge prinadležnosti; obavlja druge poslove u skladu sa Zakonom i Statutom Fonda.

Akcenat ću staviti na matičnu evidenciju (ME).Potvrda o stažu osiguranja su podaci uneti u matičnu evidenciju . Naime, matična evidencija je žila kucavica Fonda za PIO.

Fond vodi matičnu evidenciju o osiguranicima u koju se unose podaci o :

-prezimenu i imenu, -JMBG,-polu,-datumu rođenja, -zanimanju i školskoj spremi, -osnovu osiguranja -datumu sticanja i prestanka svojstva osiguranika,-stažu osiguranja, zaradama, naknadama zarada, osnovicama osiguranja,

ugovorenim i drugim naknadama koje služe za određivanje visine prava, -broju meseci i dana provedenih na radu i broju meseci i dana za koje su

isplaćene naknade, -visini uplaćenog doprinosa, -penzijskom stažu po vrstama, -stažu osiguranja koji se računa sa uvećanim trajanjem.

Na zahtev osiguranika Fond je dužan da izda uverenje ili donese rešenje o podacima unesenim u matičnu evidenciju.

Podaci se unose u matičnu evidenciju na osnovu prijava podnesenih na propisanim obrascima koje se mogu dostavljati na disketi.

Prijave za vođenje matične evidencije utvrđene su Odlukom o obrascima prijava podataka za matičnu evidenciju o osiguranicima i korisnicima prava iz penzijskog i invalidskog osiguranja („ Sl. Glasnik RS „ broj 118/03 i 11/06 ).

-3.-

Neke od vrsta prijava podataka za matičnu evidenciju su :

- M-1 obrazac, prijava na osiguranje - M-2 obrazac, odjava osiguranja - M-3 obrazac, prijava promena u toku osiguranja - M-4 obrazac, prijava podataka za utvrđivanje staža osiguranja , zarade ,

naknade zarade odnosno osnovice osiguranja i visine uplaćenog doprinosa - M-6 obrazac, prijava podataka za utvrđivanje iznosa isplaćenih

novčanih naknada po osnovu invalidskog osiguranja - M-8 obrazac, prijava promene podataka za utvrđivanje staža osiguranja,

zarade , naknade zarade odnosno osnovice osiguranja i visine uplaćenog doprinosa.

Matična evidencija se ustrojava unošenjem podataka o osiguraniku na osnovu prijave na osiguranje . U prijave podataka za matičnu evidenciju podaci se unose samo na osnovu javnih isprava i evidencija propisanih Zakonom. Za tačnost podataka unesenih u prijave podataka za matičnu evidenciju odgovoran je podnosilac prijave. Po prijemu prijave na osiguranje vrši se provera podataka sadržanih u prijavi i zahtevaju dokazi na kojima se ti podaci zasnivaju.

Referent matične evidencije vrši kontrolu M4 obrazaca koji sadrže podatak o stažu , npr. 12 meseci staža, bruto zaradu ostvarenu u tom vremenskom periodu , doprinos za PIO i naknadu zarade ako je osiguranik bio na bolovanju. Naime, referent matične evidencije prikuplja podatke o stažu i zaradi naknadi zarade i usaglašava podatke iz baze podataka sa podacima iz radne knjižice. Radna knjižica ima karakter javne isprave i sve što se u njoj upiše vezano je za radni odnos zaposlenog.

1.3. DEFINISANJE PROBLEMA

S obzirom da sam u RFPIO filijala Sremska Mitrovica , Odsek matične evidencije provela 11 godina naišla sam na veći broj problema: 1) nepostojanje funcije obuke kadrova u okviru Fonda PIO 2) svaki zaposleni nema svoj računar 3) spora razmena podataka između preduzetnika i Fonda 4) nepostojanje funkcije povezanosti sa bazama podataka Fondova bivših Republika SFRJ 5) nepostojanje razmene podataka između Fonda PIO i Poreske uprave i Fonda za zdravstvo 6) nepostojanje adekvatnih uslova za rad 7) slabo obrazovani kadrovi 8) loši međuljudski odnosi

-4.-

1.4.CILJ RADA

Cilj ovog seminarskog rada je da analizira i poboljša postojeći informacioni sistem RFPIO Filijala Sremska Mitrovica .

1.5.PROJEKTNI ZADATAK

Nivoi IT infrastrukture RFPIO

Korporativni nivo:INTRANET

Javni nivo:INTERNET, JAVNA TELEFONSKA MREŽA

-5.-

2.SNIMAK POSTOJEĆIH TOKOVA INFORMACIJA

STRANKA --- RFPIO ----ZADOVOLJNA STRANKA

2.1.ORGANIZACIONA STRUKTURA FIRME

Radi racionalnog i uspešnog obavljanja delatnosti Fonda, kao i dostupnosti ostvarivanja prava iz penzijskog i invalidskog osiguranja, u Fondu su na funkcionalnom i teritorijalnom principu, obrazovane organizacione jedinice:

-Direkcija Fonda

-Pokrajinski fond u Novom Sadu

-Služba Direkcije u Prištini

- 35 filijala

- 13 službi filijala

-121 ispostava

-6.-

-7.-

2.1 ORGANIZACIONA STRUKTURA RFPIO FILIJALA SREMSKA MITROVICA

Organizaciona struktura RFPIO Filijala Sremska Mitrovica je dobra, ali je izuzetno loša organizaciona kultura uslovljena otporu promenama. Prisutna su stalna podmetanja, borbe i konflikti unutar organizacije , naročito unutar odeljenja matične evidencije gde je prisutan veliki protok podataka i informacija. Organizaciona kultura ima svoju dobru stranu kad promoviše jedinstvo stavova, međusobno razumevanje, dogovor o radnim procedurama što nažalost nije slučaj u odeljenju matične evidencije RFPIO Filijala Sremska Mitrovica.

-8.-

DIREKTOR

ODELJENE ZA PIO(REFERENTI PIO)(REFERENTI ME)

ODELJENJE ZA ADMINISTRATIVNE

POSLOVE (PISARNICA)

ODELJENE ZA FINANSIJE I OPŠTE

POSLOVE

ISPOSTAVE

ŠID STARA PAZOVARUMA

2.2. TOKOVI INFORMACIJA

Tokovi informacija se najlakše mogu shvatiti kroz rad referenta matične evidencije. Referent matične evidencije pribavlja i obrađuje podatke o stažu i zaradi. Prilikom obrade i prikupljanja podataka o stažu i zaradi, a na osnovu utvrđenog stanja iz radne knjižice, pišem zamolnice ( ručno na obrascima u 2 primerka , preko indiga, jer nemam svoj računar). Odlazim u pisarnicu i kopiram radnu knjižicu i uz napisanu zamolnicu, preko pisarnice, a putem PTT zamolnica stiže na odredište ( u pisarnicu Filijale Pančevo ). Pisarnica Filijale Pančevo, moju zamolnicu prosleđuje referentu ME Filijale Pančevo, koji posle nekog vremenskog perioda (?) piše odgovor na moju zamolnicu ( kompletira podatke ) i preko pisarnice Filijale Pančevo, a putem PTT stiže u pisarnicu Filijale Sremska Mitrovica odgovor na moju zamolnicu koji mi pisarnica dostavlja.

TOK INFORMACIJA

-9.-

Referent ME filijalaSr. Mitrovica

Pisarnica filijalaSr. Mitrovica

Zamolnica +Kopija R. K.

PTT Pisarnica filijalaPančevo

Referent MEPančevo

Odgovor na Zamolnicu

2.3. ANALIZA POSTOJEĆEG STANJA

Kada posmatramo RFPIO u globalu, postojeće stanje je zadovoljavajuće, ali kad posmatram RFPIO Filijala Sremska Mitrovica, Odsek matične evidencije, stanje nije dobro. Naime, svaki drugi zaposleni u odeljenju ME ima svoj personalni računar. Kadrovi su izuzetno slabo obrazovani što se tiče rada na računarima. Zaposleni su nezainteresovani za obuku za rad na računaru iako, bi na taj način bili daleko manje opterećeni poslom i papirologijom. Vlada stanje informatičke dezorganizacije i dezorijentisanosti. Šef matične evidencije ima veliki problem, jer ne može da dođe do odgovora na sporna pitanja u rešavanju predmeta. Snalazi se sam, kako zna i ume.

Uslovi za rad su izuzetno loši, a tome još više doprinose loši međuljudski odnosi. Organizaciona kultura je u ovom slučaju ograničavajuća faktor. Tehnologija neće doći do punog izražaja sve dok se kultura polake ne prilagodi.

2.4.PROCENA INFORMATIZOVANOSTI FIRME

U RFPIO Filijala Sremska Mitrovica prisutno je, savremeno poslovanje, a to podrazumeva korišćenje internet tehonologija u okviru lokalnog informacionog sistema preduzeća. Uveden je Intranet koji znatno smanjuje troškove komunikacije unutar organizacije. Uz istovremeno povećanje njene efikasnosti i pouzdanosti.

Održavanje lokalne mreže je centralizovano. Server se nalazi na jednom računaru, na njemu se podešavaju svi servisis i otvaraju nalozi. Sve izmene na tom serveru se odmah vide u celoj mreži. Korisnicima se pojedinačno mogu dodeljivati različite privilegije. To znači da određenim grupama korisnika možete dozvoljavati pristup nekim servisima i informacijama, a nekim ne.

U RFPIO Filijala Sremska Mitrovica nema dovoljnog broja radnih stanica, jer svaki zaposleni ne raspolaže sa sopstvenim računarom. Potrebna je odgovarajuća prateća periferijska oprema ( čitači kartica, skeneri, štampači, pojačavanje servera, poboljšanje telekomunikacionih veza).

Projektant IS centralne baze mora definisati siguran koncept zaštite baze podataka: pristup bazi, prava i privilegije i osmisliti siguran način trajnog čuvanja informacija kao i strategiju za Back up (npr. mikrofilm) i recovery ( vratiti podatke posle nezgode).

-10.-

3. PREDLOG SAVREMENOG REŠENJA TOKOVA INFORMACIJA

Navedeni problem bih rešila tako što bih prvo nabavila sopstveni PC računar i organizovala obuku za rad na računaru za zaposlene. Pored računara, neophodno je pribaviti i skener jer bih pomoću njega skenirala potrebnu dokumentaciju ( radnu knjižicu ) i elektronskim putem bih zamolnicu poslala Filijali Pančevo ili nekoj drugoj Filijali od koje potražujem potrebne podatke o stažu i zaradi.

- Intranet : interna mreža neke organizacije koja koristi internet

-Gateway: tačka pristupa spoljnoj mreži

Referent ME filijalaSr. Mitrovica Mail server

Centralni mail serverFonda

Filijala Novi Sad

Filijala Pančevo

intranet gateway

skener

-11.-

3.1.PREDLOG NOVOG REŠENJA

S obzirom da referent matične evidencije ne može da obavlja svoj posao bez radne knjižice, koja je često nečitka moja ideja je da se sa klasične radne knjižice pređe na radnu knjižicu u elektronskojj formi ( npr. kartica za bankomat) . Projektant IS mora osmislisti načine autorazacije i autentifikacije.

Naime, stranka donosi svoju karticu ( elektronsku kradnu knjižicu) i referent matične evidencije ubacuje karticu u čitač kartice i predstavlja se IS ( autorizacija ) . Kad IS prepozna osiguranika, sistemom autentifikacije i nivoa prava i privilegija, sistem omogućava pregled (izmenu ) podataka za datog osiguranika . Read only ( dozvoljen samo pregled podataka ). Modify –read and write ( dozvoljen pregled i izmena podataka ).

Ono što nisam spomenula je da radne organizacije dostavljaju referentu matične evidencije diskete na kojima se nalaze podaci o svim zaposlenima u preduzeću i na taj način se puni baza podataka za matičnu evidenciju osiguranika i korisnika prava.

Sektor informacionih tehnologija treba da obavlja poslove elektronske obrade podataka za matičnu evidenciju osiguranika i korisnika prava u jedinstvenom infrormacionom sistemu, da prati razvoj informacionih tehnologija i predlaže investiciona ulaganja za modernizaciju i razvoj.

stranka

Referent ME PC

Doo M4

Centralni registar

Cd

Čitač kartica

gateway

-12.-

Jedan od problema je i nepostojanje funkcije povezanosti sa bazama podataka fondova bivših Republika SFRJ . za to nam je potreban centralni server koji će biti povezan sa bazama podatak bivših Republika SFRJ i ono št oje neophodno je da se izvrši konverzija podataka kako bi naša baza podataka mogla da prihvati podatke iz bivših Republika SFRJ i obrnuto.

Još jedan problem koji bih navela je nepostojanje razmene podataka između Fonda PIO i Poreske uprave i Fonda za zdravstvo. Potrebna je maksimalna automatizacija na osnovu potpuno inegrisanog IT sistema koji će obezbediti efikasnost i kompatibilnost sa drugim sistemima. Neophodna je kontinuirana povezanost između Poreske uprave i Fonda PIo i Fonda za zdravstvo radi postizanja boljih rezultata kontrole i naplate doprinosa. Treba uspostaviti jedinstveni centralni registar ( na jednom mestu u posebnoj organizacionoj jedinici Poreske uprave ), svih obveznika plaćanja poreza i doprinosa i osiguranika ( za PIO, zdravstveno osiguranje i osiguranje od nezaposlenosti) koji bi funkcionisao na principu dnevne ažurnosti i bio u funkciji svih državnih organa zainteresovanih za korišćenje podataka sadržanih u tom registru.

Kao rešenje navodim share point. To je informacioni entitet koji je raspoloživ svim ovlašćenim korisnicima za razmenu informacija. On je iznad nivoa centralnog registra.

Srbija centralniserver

Server BIH

Server Hrvatske

Server Makedonije

Server Crne Gore

-13.-

Na share point mogu da izađem preko interneta. Moram znati adresu share pointa, ali moram imati i dozvolu za pristup. Izuzetno su bitna šrava i privilegije zbog zloupotrebe informacija.

3.2.OBRAZLOŽENJE REŠENJA

Prednosti ovih rešenja daju pozitivne efekte u vidu:

-Povećanje efikasnosti u radu -Smanjenje nezadovoljstva zaposlenih zbog opterećenosti poslom-Smanjenje grešaka -Smanjenje vremena potrebnog za dobijanje informacija-Mogućnost kontrole i nadzora šefova nad radnom i dokumentacijom-Kvalitetnije i potpunije informisanje stranaka -Tačnija analiza i uvid u izveštajne periode iz predhodnih godina-Smanjenje troškova za kancelarijsih materijal-Smanjenje telefonskih računa i -Svaka izmena podataka bi bila blagovremeno ažurirana i u svakom

momentu bih imala tačnu bazu podataka

Poreska uprava

rppio Fond zazdravstvo

-14.-

4. ZAKLJUČAK

Zahvaljujući Internetu povećana je pristupačnost, čuvanje i distribucija infromacija i znanja za organizacije. Smanjeni su troškovi poslovanja i poslovnih komunikacija, a elektronska razmena podataka i drugi vidovi elektronskog poslovanja postaju sve prisutniji. Razultat će biti jednostavniji poslovni procesi, manje zaposlenih i jednostavnija menadžerska struktura nego do sada.

Fond treba da obezbedi visok stepen sigurnosti i operativne pouzdanosti i potrebne dodatne kapacitete za slučaj nepredviđenih situacija radi blagovremenog reagovanja. Kroz adekvatnu, kvalitetnu i pravovremenu obuku kadrova eleminisaće se mogući rizici.

Dobro osmišljena i precizno definisana strategija razvoja penzijskog i invalidskog sistema, obezbeđuje ostvarivanje ciljeva. U optimalnim rokovima uz krajnje, minimiziranje rizika. Predložene promene će povećati nivo efikasnosti.

Implementirana nova orgasnizaciona struktura mora obezbediti postojanje svih funkcija potrebnih savremenoj organizaciji kao i odgovarajuću podršku ljudskih i IT resursa. Kda se to postigne, Fond će biti u mogućnosti da ispunjava svoje buduće obaveze na efikasniji i kvalitetniji način.

-15.-

5.LITERATURA

1. Docent doktor Zoran Savić „Upravljački informacioni sistemi“, Novi Sad, 2008.

2.Dušan Ristić i saradnici „ Upravljanje promenama“, Novi Sad, 2007.

3.Super strip „ Alan Ford“, broj 61, Novi Sad, 2008.