30.3.2012.

Daniela Tomašević

Zagreb, 28. ožujka 2012.

Praktični vodič kroz procedure

ugovaranja u sklopu vanjskih

aktivnosti Europske unije

(engl. Practical Guide to Contract

procedures for EU external actions)

30.3.2012.

Ciljevi prezentacije

Upoznati se s:

- PRAG-om

- osnovnim principima nabave

- glavnim vrstama natječajnih procedura

- glavnim vrstama ugovora

- pripremom obrazaca

30.3.2012.

PRAG

Priručnik koji objašnjava procedure ugovaranja

koje se primjenjuju na sve ugovore o vanjskoj

pomoći Europske unije koji se financiraju iz

općeg proračuna EU i 10. Europskog fonda za

razvoj (engl. European Development Fund

(EDF)).

Dodaci/obrasci

30.3.2012.

PRAG (http://ec.europa.eu/europeaid/eprag/document.do?locale=en)

30.3.2012.

Sadržaj PRAG-a

Opća pravila (Basic Rules)

Ugovori o uslugama (Service Contracts)

Ugovori o nabavi opreme (Supply Contracts)

Ugovori o radovima (Works Contracts)

Ugovori o bespovratnim sredstvima (Grants)

30.3.2012.

OPĆA PRAVILA

Stroga pravila koja se primjenjuju na dodjelu ugovora

Procedure koje je ustanovila Europska komisija za nabavu koja se provodi u okviru programa vanjske pomoći

Preduvjet: Odluka/Sporazum o financiranju

Suspenzivna klauzula (Suspension clause)

30.3.2012.

Modeli upravljanja M

OD

ELI U

PR

AV

LJA

NJA

Centralizirano Izravno

Neizravno

Decentralizirano

Ex-ante

Ex-post

Zajedničko

Dijeljeno

30.3.2012.

Pravo sudjelovanja na natječajima

Teritorijalni pristup (Nationality rule)

Porijeklo (Rule of Origin)

Razlozi za isključivanje ponuĎača / prijavitelja iz natječajne procedure (Grounds for exclusion)

Administrativne i financijske kazne

30.3.2012.

Priručnik za komunikaciju i vidljivost (engl. Communication and Visibility Manual for EU External Actions)

Dodatak (odgovornosti institucija)

Komunikacija i vidljivost

30.3.2012.

Ugrožavanje nepristranosti i objektivnosti u izvršavanju dužnosti Ugovarateljnog tijela ili

kompromitiranje principa pravednog nadmetanja, nepostojanja diskriminacije ili jednakog tretmana kandidata / natjecatelja / prijavitelja / ugovaratelja

zbog profesionalnih ili osobnih veza, političke ili nacionalne pripadnosti, financijskog ili drugih interesa

Sukob interesa

30.3.2012.

Transparentnost

Jednak tretman kandidata / natjecatelja / prijavitelja / ugovaratelja

Nije dozvoljena diskriminacija

Principi dodjele ugovora

30.3.2012.

Nema retroaktivne dodjele

Korištenje standardnih obrazaca

Dostupnost sredstava

Zaštita okoliša

Čuvanje podataka

Ostala pravila

30.3.2012.

Vrste procedura

SERVICES

(USLUGE)

€200,000

International restricted

tender

procedure

< €200,000 but >€10,000

1 Framework contracts

2 Competitive negotiated procedure

Single

Tender

€10,000

SUPPLIES

(OPREMA)

€150,000

International open tender

procedure

< €150,000

but €60,000

Local open tender

procedure

< €60,000

but >

€10,000

Competitive

negotiated

procedure

WORKS

(RADOVI)

€5,000,000

1 International open

tender procedure

2 International

restricted tender

procedure

(exceptional cases).

< €5,000,000

but

€300,000

Local open tender

procedure

< €300,000

but >

€10,000

Competitive

negotiated

procedure

30.3.2012.

Vrste procedura

1. Otvoreni postupak (Open procedure)

2. Ograničeni postupak (Restricted procedure)

3. Natjecateljski pregovarački postupak

(Competitive negotiated procedure)

4. Okvirni ugovori (Framework Contracts)

5. Jedna ponuda(Single tender)

30.3.2012.

Otvoreni postupak

Svi zainteresirani mogu predati ponudu

Osiguran maksimalan publicitet; natječaj se

objavljuje u Službenom glasilu EU-a (Official

Journal), na EuropeAid-u i drugim odgovarajućim

medijima

MeĎunarodni/Lokalni –

razlika u visini iznosa i

području objave

30.3.2012.

Ograničeni postupak

Na natječaj se mogu prijaviti svi zainteresirani,

no samo oni koji zadovoljavaju kriterije izbora

(selection criteria) mogu predati ponudu

Dva kruga izbora:

• odabir 4 do 8 kandidata

(Short list)

• odabir ponude

(Evaluation of Tender)

30.3.2012.

Natjecateljski pregovarački postupak

Ugovarateljno tijelo poziva kandidate prema

vlastitom izboru

Pozvani kandidati predaju ponude

Odabir ponude (best value for money vs.

cheapest offer)

30.3.2012.

Okvirni ugovori

Svake 4 godine sklapa se novi okvirni ugovor

izmeĎu odabranih kandidata i Europske komisije

Nekoliko tematskih lotova koji se sastoje od više

ugovaratelja; poziva se barem 4 kandidata

Odabrani kandidati (obvezani istom vrstom

ugovora) mogu se dalje ugovarati za pojedine

specifične aktivnosti/ugovore

30.3.2012.

VRSTE UGOVORA

Ugovori o nabavi Ugovori o bespovratnim

sredstvima

30.3.2012.

Pravila nabave za pojedine ugovore

• PRAG definira pravila vezana uz:

postupak prijave na natječaj

pripremu natječajne dokumentacije

objavu natječaja

sastavljanje odbora za ocjenjivanje ponuda

proceduru odabira ponuda

30.3.2012.

UGOVORI O USLUGAMA

30.3.2012.

Vrste ugovora o uslugama

Global price Usluga se plaća na temelju kvalitete

dostavljenih outputa

Gotov proizvod

Fee based Usluga se plaća na

temelju stvarno utrošenog vremena

Provedeni zadaci

30.3.2012.

Natječajne procedure (SER)

30.3.2012.

Najava natječaja (Contract Forecast)

Sadržaj: • Postupak koji se primjenjuje (eg. international restricted)

• Program

• Indikativan proračun

• Vrsta ugovora o uslugama

• Kratak opis projekta

• Indikativno trajanje provedbe

Objavljuje se najmanje 30 dana od Obavijesti o

nabavi

Ne obvezuje Ugovarateljno tijelo

30.3.2012.

Obavijest o nabavi (Procurement Notice)

Objava: min.30 dana prije roka za dostavu

Sadržaj se ne smije mijenjati (! corrigendum)

Klarifikacije se objavljuju na temelju dostavljenih upita potencijalnih kandidata

Natječajna dokumentacija treba biti spremna

30.3.2012.

Obavijest o nabavi (Procurement Notice)

Sadržaj:

• Tip ugovora

• Najviši iznos dostupan za ugovor

• Kriteriji vezani uz pravo sudjelovanja na natječaju

• Kriteriji odabira (selection criteria): iskustvo, financijski kapacitet, ...

• Kriteriji dodjele (award criteria) – best value for money

30.3.2012.

Shortlist

- ponoviti natječaj - primijeniti dodatne kriterije

- nastaviti postupak s manjim

brojem kandidata

4-8 tvrtki

Primjenjuju se kriteriji odabira

30.3.2012.

Valjanost ponuda (Tender validity)

90 dana od roka za dostavu

Može se produžiti za dodatnih 40 dana

Uspješna ponuda – dodatnih 60 dana

UKUPNO = 90(+40) + 60

30.3.2012.

Slanje natječajne dokumentacije

Obavijest neuspješnim ponuĎačima

Slanje natječajne dokumentacije ponuĎačima koji

su ušli u uži krug

Rok za dostavu: 50 dana

Q&A (21:11)

Pojašnjenja se šalju svim ponuĎačima

istovremeno

30.3.2012.

Natječajna dokumentacija (Tender dossier)

Upute ponuĎačima (ITT)

Opis poslova (ToR)

Nacrt ugovora + dodataka ugovoru

Tablica administrativne usklaĎenosti

Evaluacijska tablica

Obrazac za prijavu na natječaj (Tender

submission Form)

30.3.2012.

Članovi Evaluacijskog odbora: 3+2

Deklaracija o nepristranosti

i povjerljivosti

Koraci:

1. Otvaranje ponuda

2. Administrativna provjera

3. Tehnička evaluacija

4. Financijska evaluacija

5. Zaključak

Evaluacija

30.3.2012.

Potpis ugovora

Obavijestiti uspješnog ponuĎača i zatražiti

dokumentarne dokaze

Pripremiti ugovor

Potpisati i poslati ugovor (30 dana)

Obavijestiti neuspješne ponuĎače

Objaviti rezultate dodjele ugovora

30.3.2012.

Vježba

U tablici su prikazane ocjene trojice evaluatora (tehnička evaluacija) i financijske ponude

pružatelja usluga. Vaš je zadatak na temelju prikazanoga odabrati pobjedničku ponudu.

30.3.2012.

Natječajna dokumentacija:

• Request for services

• Specific Terms of Reference

(pojednostavljen opis poslova)

OKVIRNI UGOVORI

30.3.2012.

UGOVORI O NABAVI OPREME

30.3.2012.

Natječajne procedure (SUP)

30.3.2012.

Dodjela ugovora

6-7 mjeseci

30.3.2012.

Obavijest o nabavi (Procurement Notice)

Objava: najmanje 60 dana prije roka za dostavu

Sadržaj se ne smije mijenjati (! corrigendum)

Ne navodi se maksimalan iznos ugovora

Jamstvo za ozbiljnost ponude (1-2% vrijednosti

ugovora)

Definira selekcijske kriterije:

1. Profesionalni kapaciteti

2. Financijski kapaciteti

3. Tehnički kapaciteti

30.3.2012.

Obavijest o nabavi (Procurement Notice)

Kriteriji dodjele – lowest price

Objavljuje se i natječajna dokumentacija

Q&A (21:11)

Valjanost ponude: 90 (+40) + 60

30.3.2012.

Natječajna dokumentacija (Tender dossier)

30.3.2012.

Evaluacija

Evaluacijski odbor: 3+2

Deklaracije o nepristranosti i povjerljivosti

Koraci:

• Javno otvaranje ponuda

• Administrativna provjera

• Tehnička evaluacija

• Financijska evaluacija

• Zaključak najpovoljnija tehnički ispravna

ponuda (voditi računa o popustima)

30.3.2012.

Potpis ugovora

Obavijestiti uspješnog ponuĎača i zatražiti

dokumentarne dokaze

Pripremiti ugovor

Potpisati i poslati ugovor (30 dana)

Obavijestiti neuspješne ponuĎače

Objaviti rezultate dodjele ugovora

30.3.2012.

UGOVORI O RADOVIMA

WORKS

30.3.2012.

Natječajne procedure (WKS)

30.3.2012.

Dodjela ugovora

6-7 mjeseci

30.3.2012.

Natječajna dokumentacija (Tender dossier)

Volume 1: Instruction to Tenderer and tender forms

Volume 2: Draft Contract and “particular” conditions

Volume 3: Technical Specifications

Volume 4: Model financial bid / bill of quantities

Volume 5: Design documents and drawings

30.3.2012.

Evaluacija

Odbor za ocjenjivanje: 5+2

Deklaracija o nepristranosti i povjerljivosti

Koraci:

1. Javno otvaranje ponuda

2. Administrativna provjera

3. Tehnička evaluacija

4. Financijska evaluacija

5. Zaključak najpovoljnija ponuda

30.3.2012.

Ugovori o radovima

FIDIC – pravila koja reguliraju provedbu meĎunarodnih ugovora o radovima

30.3.2012.

UGOVORI O BESPOVRATNIM

SREDSTVIMA

30.3.2012.

Godišnji program rada (AWP)

Transparentnost – javne objave poziva

Jednak tretman – nepristrana evaluacija na

temelju objavljenih kriterija

Definicija i osnovne značajke

Izravno financiranje neprofitne aktivnosti krajnjeg

korisnika kako bi se potpomogli ciljevi koji čine

dio politike EU-a ili funkcioniranje određenog

tijela

30.3.2012.

Godišnji program rada (AWP)

Transparentnost – javne objave poziva

Jednak tretman – nepristrana evaluacija na

temelju objavljenih kriterija

Nema kumulativnosti

Nema retroaktivne dodjele ugovora

Definicija i osnovne značajke

30.3.2012.

Ključne razlike

Ugovori o nabavi usluga, opreme,

radova Kupovina usluga / opreme / radova

Ugovarateljno tijelo

100%

Poziv na dostavu ponuda

Dozvoljeno stjecanje profita

CILJ

VLASNIŠTVO NAD REZULTATIMA

FINANCIJSKI DOPRINOS

PROCEDURA

PROFIT

Ugovori o bespovratnim

sredstvima Projekt predlaže

potencijalni korisnik

Korisnik bespovratnih sredstava

Sufinanciranje

Poziv na dostavu projektnih prijedloga

Nije dozvoljeno stjecanje profita

30.3.2012.

Upute za prijavitelje (GfA) definiraju:

• Ciljeve programa

• Prioritete i aktivnosti koje će se financirati

• Financijsku alokaciju

• Kriterije prihvatljivosti prijavitelja, projektnih partnera, aktivnosti i troškova

• Selekcijske kriterije

• Kriterije za dodjelu ugovora

• Rok za dostavu projektnih prijedloga

Priprema natječajne dokumentacije

30.3.2012.

Natječajna dokumentacija (Tender dossier)

Natječajna dokumentacija:

• Upute za prijavitelje (Guidelines for applicants)

• Prijavni obrazac (Application Form)

• Nacrt ugovora : Posebni uvjeti + dodatci

30.3.2012.

Poziv na dostavu projektnih prijedloga

DIRECT GRANT

!

30.3.2012.

Vrste poziva: ograničeni i otvoreni

90 dana

45+45 dana

30.3.2012.

Evaluacijski odbor: 3+2

Neovisni procjenitelji / recenzenti (assessors)

Deklaracija o nepristranosti i povjerljivosti

Koraci:

1. Ocjenjivanje sažetka projektnog prijedloga

2. Ocjenjivanje projektnih prijedloga

3. Provjera prihvatljivosti

Evaluacija

30.3.2012.

Ugovori o bespovratnim sredstvima

Odabire se niz najbolje ocjenjenih projektnih

prijedloga do iscrpljivanja financijske alokacije za

pojedinu shemu bespovratnih sredstava

Obavijest (ne)uspješnim prijaviteljima

Tzv. čišćenje proračuna

(budget clearing)

Potpis i slanje ugovora

Objava rezultata

30.3.2012.

Pitanja

30.3.2012.

Hvala na pozornosti!

Daniela Tomašević

Voditeljica projekata

Ured za pripremu i provedbu

projekata, Odjel III

daniela.tomasevic@safu.hr