Tugas Gabungan

  • Published on
    17-Jul-2015

  • View
    83

  • Download
    0

Embed Size (px)

Transcript

<p>Tugas 1 17 Maret 2011 Keterangan : Semua hadir</p> <p>BAB I DEFINISI LINGKUP</p> <p>1.1. Uraian Singkat Sistem informasi merupakan elemen yang penting didalam dunia saat ini. Kurangnya sistem informasi yang memadai dapat membuat pengguna informasi tidak mendapatkan informasi yang dibutuhkan. Selain itu juga dapat menyebabkan masalah yang mungkin berdampak secara tidak langsung terhadap kinerja sistem. Salah satu organisasi yang perlu mendapat perhatian dalam bidang sistem informasi adalah Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) Wushu. UKM Wushu merupakan salah satu jenis UKM yang terdapat di Unika Atma Jaya yang menaungi bidang seni bela diri. UKM ini mempunyai beberapa kegiatan yang dilakukan, seperti latihan rutin setiap hari Selasa dan Jumat, performance show pada suatu event tertentu, promosi pada saat pengenalan fakultas untuk mahasiswa baru, dan lain-lain. Sampai saat ini, di UKM tersebut belum ada suatu sistem yang menyediakan informasi yang mudah diakses mengenai absensi anggota UKM, absensi pelatih, uang kas dan berbagai informasi penting lainnya. Oleh karena itu, menurut kami adalah perlu membuat suatu sistem informasi yang terkomputerisasi yang akan memudahkan baik pihak pengurus UKM, pelatih maupun anggota UKM didalam mendapatkan informasi yang diperlukan. Adanya sistem informasi yang mendukung akan membuat pendataan yang dilakukan menjadi lebih efisien dan efektif. Dengan dibuatnya sistem informasi pada UKM Wushu ini, kami berharap terbentuknya komunikasi yang baik diantara pihak-pihak yang terlibat sehingga dapat memajukan performansi UKM Wushu dalam pelaksanaan kegiatannya.</p> <p>1.2. Gejala Permasalahan Untuk membuat sistem informasi yang dapat menyelesaikan masalah, maka diperlukan suatu alat untuk mengidentifikasi gejala-gejala yang dapat menyebabkan masalah. Adapun yang dimaksud dengan gejala adalah suatu tanda-tanda yang memungkinkan adanya masalah. Tools yang dipakai untuk mengidentifikasi gejala adalah PIECES (Performance, Information,</p> <p>1</p> <p>Tugas Besar TKI 415 - Sistem Informasi</p> <p>2</p> <p>Economics, Control, Efficiency and Service). Deskripsi gejala-gejala masalah yang terjadi di UKM Wushu dapat dilihat pada tabel 1.1. dibawah ini.</p> <p>Tabel 1.1. Penentuan Gejala dengan Metode PIECES Elemen PIECES Gejala Kondisi Saat ini Kondisi yang Diharapkan Identitas anggota didapat langsung setelah data dimasukkan Pencarian dilakukan Proses pencarian secara manual dengan identitas anggota melihat file yang berisi membutuhkan waktu form pendaftaran. yang lama Waktu yang dibutuhkan kurang lebih 5 menit. Pembayaran uang kas 85% dari dari anggota sering melewati batas membayar uang kas waktu yang telah melewati batas waktu ditentukan yang ditentukan Absensi dilakukan Tidak ada informasi secara manual pada saat mengenai jumlah latihan dimulai anggota yang hadir saat Jumlah anggota saat latihan dilakukan latihan dihitung secara manual Dari tahun ke tahun, Adanya penumpukan identitas anggota data identitas anggota semakin menumpuk Pengurus menanyai bisa/tidaknya pelatih Tidak ada informasi melalui SMS mengenai absensi Para anggota sering pelatih pada hari bertanya kepada latihan pengurus ada/tidaknya latihan Anggota harus bertanya Kurangnya informasi kepada bendahara mengenai status bagaimana status pembayaran uang kas pembayaran uang kas nya. Pengeluaran dan Tidak adanya laporan pendapatan uang kas keuangan kas tidak dicatat secara rinci</p> <p>Performance</p> <p>Seluruh anggota membayar uang kas tepat waktu Adanya absensi yang terkomputerisasi</p> <p>Information</p> <p>Adanya database yang menyediakan identitas anggota Seluruh anggota dapat mengetahui hadir/tidaknya pelatih sebelum jam latihan</p> <p>Anggota dapat dengan mudah mengakses informasi mengenai uang kas melalui komputer Dibuat perincian penggunaan uang kas</p> <p>Economics</p> <p>Fakultas Teknik Jurusan Teknik Industri Universitas Atma Jaya Jakarta Jakarta</p> <p>Tugas Besar TKI 415 - Sistem Informasi Yang dicatat hanya sisa uang kas saat itu Pendataan uang kas dicatat dalam bentuk buku dimana memungkinkan untuk dimanipulasi anggota lain Sistem pendataan yang serba manual membutuhkan banyak kertas/buku Tergantung mood bendahara</p> <p>3</p> <p>Control</p> <p>Kurangnya keamanan pada sistem pendataan uang kas</p> <p>Dibuat proteksi terhadap pendataan uang kas</p> <p>Efficiency</p> <p>Penggunaan kertas yang terlalu banyak Pemantauan mengenai pembayaran uang kas tidak berjalan baik</p> <p>Sistem pendataan dilakukan dengan menggunakan komputer Ada aturan yang jelas terhadap batas waktu pembayaran uang kas</p> <p>1.3. Ruang Lingkup Penelitian Untuk memfokuskan sistem informasi yang kami buat, maka yang akan kami bahas dalam sistem informasi ini antara lain adalah pendataan anggota, absensi anggota, absensi pelatih dan uang kas. Yang dimaksud dengan sistem informasi pendataan anggota adalah menyediakan informasi selengkap-lengkapnya mengenai anggota UKM Wushu yang masih aktif saat ini, dengan demikian dapat disajikan rekapitulasi mengenai fakultas mana yang paling berminat terhadap UKM Wushu. Selain itu juga dapat disajikan rekapitulasi mengenai jumlah anggota dari tahun ke tahun. Sistem informasi mengenai absensi anggota dibuat dengan tujuan agar adanya informasi yang jelas mengenai siapa saja yang bisa mengikuti latihan pada hari tersebut sehingga pelatih maupun anggota tidak datang sia-sia. Begitu juga bagi pelatih absensi berguna untuk mengetahui apakah pada hari tersebut pelatih berhalangan hadir atau tidak sehingga anggota tidak sia-sia menunggu untuk mengikuti latihan. Sistem informasi mengenai uang kas dibuat dengan tujuan untuk mempercepat proses pendataan uang kas, pembuatan rincian mengenai penggunaan uang kas, serta memberikan proteksi terhadap status pembayaran anggota.</p> <p>Fakultas Teknik Jurusan Teknik Industri Universitas Atma Jaya Jakarta Jakarta</p> <p>BAB II ANALISIS PERMASALAHAN</p> <p>2.1. Memahami Bidang Masalah Sistem informasi yang terjadi saat ini pada UKM Wushu masih dilakukan serba manual. Misalnya saja dalam hal absensi anggota, sekretaris harus mencentang satu per satu anggota yang hadir mengikuti latihan di hari tersebut. Dengan sistem saat ini, proses pendataan yang ada kurang efektif karena memerlukan banyak waktu dan juga cukup membuang biaya didalam melakukan pendataannya. Hal ini akan berdampak pada repotnya pengurus UKM dalam melakukan pendataan. Selain itu komunikasi antara pihak yang terlibat (pelatih, anggota dan pengurus) belum berjalan efektif. Informasi yang dibutuhkan tidak tersedia pada waktu yang tepat. Untuk itu kami bermaksud membuat suatu sistem informasi yang terkomputerisasi sehingga baik anggota, pengurus dan pelatih dapat mengakses sistem informasi itu kapanpun dimana pun mereka mau. Dengan itu juga waktu yang dibutuhkan dalam pendataan dapat diminimumkan.</p> <p>2.2. Menganalisis Masalah dan Kesempatan Langkah pertama yang dilakukan dalam analisis ini adalah menggali kebutuhan informasi untuk kondisi saat ini yang dapat dilihat pada tabel 2.1. dibawah ini.</p> <p>Tabel 2.1. Kebutuhan Informasi No 1 Jenis Informasi Identitas anggota Status kehadiran anggota Status kehadiran pelatih Yang Butuh Pengurus Yang Memberi Sekretaris Waktu Penyampaian Saat pendaftaran Sebelum latihan Performansi Sistem Sekarang Anggota mengisi form pendaftaran secara manual Status kehadiran dilakukan dari mulut ke mulut Pengurus menanyakan hadir/tidaknya pelatih melalui Akibat yang Ditimbulkan Menumpuknya kertas form pendaftaran Tidak adanya latihan karena kekurangan anggota Membuang pulsa pengurus</p> <p>2</p> <p>Pelatih</p> <p>Pengurus</p> <p>3</p> <p>Anggota</p> <p>Pengurus</p> <p>Sebelum Latihan</p> <p>4</p> <p>Tugas Besar TKI 415 - Sistem Informasi 4 Absensi anggota Status pembayaran uang kas Pengurus Sekretaris SMS Pada saat Dilakukan secara latihan manual oleh sekretaris Setiap awal Dilakukan secara bulan manual dengan menulis di buku dan penagihan tidak rutin dilakukan Setiap awal Tidak dibuat bulan rincian mengenai pengeluaran dari uang kas</p> <p>5 Jalannya latihan agak terganggu Banyak yang belum membayar uang kas</p> <p>5</p> <p>Pengurus</p> <p>Bendahara</p> <p>6</p> <p>Rincian pengeluaran uang kas</p> <p>Pengurus</p> <p>Bendahara</p> <p>Uang kas sering habis tak terduga</p> <p>Langkah selanjutnya adalah dengan mendokumentasikan analisis sebab akibat yang dapat dilihat pada tabel 2.2. berikut ini.</p> <p>Tabel 2.2. Matriks Masalah dan Tujuan Masalah Tidak tersedianya rekapitulasi mengenai identitas anggota Sebab Belum adanya sistem informasi yang memadai Tujuan Kondisi yang Diharapkan Menghasilkan Kebenaran Data identitas statistik informasi anggota dapat keanggotan identitas diolah sehingga yang menghasilkan informatif sesuai yang informatif Identitas Jumlah Identitas masing-masing kertas anggota yang anggota dapat yang banyak tidak diketahui digunakan mempersulit apabila penyimpanan dibutuhkan Memberikan Jumlah Bisa/tidaknya kepastian anggota anggota ada/tidaknya yang mengikuti latihan di hari datang latihan dapat itu diketahui sebelum jam latihan Memberikan Waktu Bisa/tidaknya kepastian update pelatih Kriteria Usulan Perbaikan Membuat database seluruh anggota</p> <p>Menumpuknya Pendataan bersifat form pendaftaran manual</p> <p>Ketersediaan informasi kehadiran anggota tidak tepat waktu</p> <p>Belum ada sarana untuk menangkap informasi dengan cepat</p> <p>Membuat sistem yang terkomputeri sasi mengenai data anggota Anggota mengupdate informasi kehadiran mereka ke dalam sistem pelatih mengupdate</p> <p>Ketersediaan informasi</p> <p>Belum ada sarana untuk menangkap</p> <p>Fakultas Teknik Jurusan Teknik Industri Universitas Atma Jaya Jakarta Jakarta</p> <p>Tugas Besar TKI 415 - Sistem Informasi kehadiran pelatih informasi tidak tepat waktu cepat dengan ada/tidaknya latihan di hari itu memberikan latihan dapat diketahui sebelum jam latihan Absensi tidak memakan waktu yang lama</p> <p>6 informasi kehadirannya ke dalam sistem Membuat kartu keanggotaan</p> <p>Pemborosan waktu dalam melakukan absensi Pembayaran uang kas banyak yang tertunda</p> <p>Masih dilakukan Absensi tidak Waktu secara manual mengganggu mengabse latihan n Penagihan yang Pembayaran tidak konsisten tepat waktu</p> <p>Waktu pembayar an uang kas, frekuensi penagihan Tidak adanya Tidak ada Uang kas dapat Pengeluar informasi pencatatan yang dikontrol an yang pengeluaran detail terhadap dibutuhka pengeluaran n</p> <p>Para anggota Memberikan membayar uang warning kas saat ditagih dalam sistem apabila uang kas belum dibayar Adanya rekap Pembuatan pengeluaran laporan yang secara rinci terkomputeri sasi</p> <p>Fakultas Teknik Jurusan Teknik Industri Universitas Atma Jaya Jakarta Jakarta</p> <p>Tugas Besar TKI 415 - Sistem Informasi 2.3. Menganalisis Proses Bisnis</p> <p>7</p> <p>Aktivitas yang terjadi dari awal mula anggota mendaftar sampai mengikuti latihan dapat dilihat pada bagan dibawah ini.Anggota Anggota Potensial Potensial Anggota UKM Anggota UKMStart</p> <p>Pelatih Pelatih</p> <p>Sekretaris Sekretaris</p> <p>Bendahara Bendahara</p> <p>BPH BPH</p> <p>Mendaftarkan diri Mendaftarkan diri di UKM Wushu di UKM Wushu</p> <p>Melakukan Melakukan pendaftaran ulang pendaftaran ulang</p> <p>Merekap data Merekap data pendaftaran pendaftaran</p> <p>Memeriksa jumlah Memeriksa jumlah anggota yang anggota yang mendaftar mendaftar</p> <p>Mengumpulkan Mengumpulkan uang pendaftaran uang pendaftaran</p> <p>Jumlah anggota Jumlah anggota yang latihan &gt;10? yang latihan &gt;10?</p> <p>Bisa datang? Bisa datang?</p> <p>Mencatat Mencatat kehadiran kehadiran anggota saat anggota saat latihan latihan</p> <p>Konfirmasi Konfirmasi apakah pelatih apakah pelatih bisa datang via bisa datang via SMS SMS</p> <p>Ada latihan Ada latihan</p> <p>Latihan dipimpin Latihan dipimpin oleh BPH oleh BPH</p> <p>Latihan dibatalkan Latihan dibatalkan</p> <p>Latihan &gt;2 kali Latihan &gt;2 kali sebulan? sebulan? Mengumpulkan Mengumpulkan uang kas uang kas</p> <p>Masih berminat Masih berminat latihan? latihan?</p> <p>Membuat daftar Membuat daftar pembayaran uang pembayaran uang kas kas</p> <p>End</p> <p>Gambar 2.1. Flowchart Proses Pendataan UKM Wushu</p> <p>Fakultas Teknik Jurusan Teknik Industri Universitas Atma Jaya Jakarta Jakarta</p> <p>Tugas 2 22 Maret 2011 Keterangan : Semua hadir</p> <p>BAB III ANALISIS PERSYARATAN</p> <p>3.1. Mengidentifikasi dan Menyatakan Persyaratan Sistem Dalam suatu sistem, terdapat dua jenis kebutuhan yang harus dipenuhi, yaitu functional requirement dan nonfunctional requirement. Yang dimaksud dengan functional requirement adalah deskripsi mengenai aktivitas dan layanan yang harus diberikan / disediakan oleh sebuah sistem. Sementara nonfunctional requirement adalah deskripsi mengenai fitur, karateristik, dan batasan lainnya yang menentukan apakah sistem memuaskan atau tidak. Dalam sistem informasi pendataan di UKM Wushu, yang termasuk dalam functional requirement adalah layanan pendaftaran anggota baru, layanan informasi kehadiran anggota dan pelatih, layanan status pembayaran uang kas, layanan rincian pengeluaran UKM. Sedangkan yang termasuk dalam nonfunctional requirement adalah waktu respon dari sistem cepat, mudah untuk dipelajari dan digunakan, dan memiliki proteksi terhadap data yang dianggap penting. Untuk membuat persyaratan tersebut didalam sistem, digunakanlah model use-case persyaratan. Tujuan pembuatan model ini adalah untuk mendapatkan dan menganalisis informasi persyaratan yang cukup untuk mempersiapkan model yang mengkomunikasikan apa yang diperlukan dari perspektif pengguna, tetapi bebas dari detail spesifik tentang bagaimana sistem akan dibangun dan diimplementasikan. 3.1.1. Mengidentifikasi Pelaku Bisnis Untuk lebih memperjelas sistem yang ada, maka dilakukan terlebih dahulu pengidentifikasian terhadap pelaku bisnis yang terlibat dalam sistem. Dengan memusatkan perhatian pada pelakunya, kita dapat berkonsentrasi pada bagaimana sistem itu akan digunakan dan bagaimana akan dibangun. Memusatkan perhatian pada pelaku juga akan membantu kita dalam menyaring dan mendefinisikan lebih lanjut lingkup dan batasan sistem yang dibuat. Berikut dibawah ini adalah pelaku bisnis dari sistem informasi pendataan di UKM Wushu.</p> <p>8</p> <p>Tugas Besar TKI 415 - Sistem Informasi Tabel 3.1. Daftar Istilah PelakuIstilah Anggota potensial Anggota UKM Pelatih BPH Sekretaris Bendahara Deskripsi Individu yang ingin bergabung di UKM Wushu Individu yang telah bergabung di UKM Wushu Individu yang memberikan materi latihan di UKM Wushu Pengurus inti UKM Wushu Individu yang mengurus administrasi di UKM Wushu Individu yang mengurus keuangan di UKM Wushu</p> <p>9</p> <p>3.1.2. Membuat Diagram Model Use-Case Untuk memodelkan use-case maka diidentifikasikan terlebih dahulu nama usecase yang ada beserta deskripsi dan pelaku yang terlibat dimana dapat dilihat pada tabel dibawah ini.</p> <p>Tabel 3.2. Daftar Istilah Use-CaseNama use-case Mengisi form pendaftaran Pelaku yang berpartisipasi dan perannya Mendeskripsikan kejadian anggota potensial Anggota potensial (bisnis primer) yang ingin bergabung dalam UKM Wushu untuk Anggota UKM (bisnis primer) menjadi anggota baru atau anggota lama yang Sekretaris (penerima eksternal) masih ingin bergabung untuk periode selanjutnya. Mendeskripsikan kejadian sekretaris yang Sekretaris (server eksternal) menampilkan history data anggota yang aktif Anggota UKM (bisnis primer) (batas waktu maksimum 3 tahun). Me...</p>