Træn din faciliteringsmuskel Værdiskabende møder og samarbejdsprocesser

Nanna Munk Cand.mag. i Medievidenskab og Dansk fra Københavns Universitet, 2003 Certificeret facilitator fra DME, 2006 Ejer af MUNK & MENING siden 2008 ª Mødekultur ª  Facilitering ª  Netværk ª  Forandringsledelse … både i privat og offentlig sektor www.munkogmening.dk Eksempler på samarbejder: •  Region Sjælland – ledernetværk i hele Regionen •  Københavns Lufthavne – kurser for ansatte i facilitering + rådgivning omkring forbedring af mødekulturen i hele CPH •  Lederne – kurser i netværksledelse og ”Den faciliterende leder” •  Københavns Universitet, Plante- og Miljøvidenskab – workshop om bedre interne møder •  DTU Vind – temadag om facilitering af effektive møder

Har du nogensinde tænkt eller sagt…

… i dag når jeg ikke noget som helst – jeg har møder hele dagen! … hvornår slutter dette møde?? Jeg må tilbage til mit arbejde! … det her møde hjalp mig virkelig med at få rykket på noget. … på dette møde kom vi virkelig på nogle gode ideer, som ingen

af os kunne have fundet på alene. … Jubii! I dag har jeg møder hele dagen. Endelig kan jeg få lavet

noget!

Der er altid en proces! Proces er måden, vi gør tingene på, så der er altid en proces. Valget står ikke mellem meget eller lidt proces – men mellem tilfældig eller gennemtænkt proces. Processen skal altid understøtte indholdet! Valg af proces skal altid være styret af, hvilket formål processen har i forhold til indholdet. Processen skal være den varme vind, der løfter indhold og resultat.

Indhold

Proces

Begreberne proces og indhold

”Det ideelle møde opererer med en stram styring af åbenhed og deltagerinvolvering.” Ib Ravn, forsker i møder på DPU/Århus Universitet

Høj deltagerinvolvering

Lav deltagerinvolvering

Lav grad af styring Høj grad af styring

Det ideelle møde

Involvering kræver stram styring

Facilitators opgaver

Er neutral på indholdet

Er engageret i processen og tager ansvar for, at den

understøtter indholdet

Er nysgerrig og åbensindet

(mere interesseret end interessant)

Har en tydelig plan for mødet – og er

klar til at improvisere

Agerer som en god vært – imødekommende og

positiv

Hjælper deltagerne til at bliver på sporet

Gør det let for deltagerne at yde

deres bedste

Gør det muligt for deltagerne at skabe

noget sammen

Hvad ville du gerne have mere af i

faciliteringen af de møder, du deltager i?

ÅBNE UNDERSØGE LUKKE

Mødediamanten

Åbnefasen – gør rammen klar Formålet med punktet Hvilket resultat søger vi med dette punkt? På hvilken måde skal vi arbejde? Hvad forventes der af mødedeltagerne? Undersøgefasen – bred emnet ud Diskussion og debat Dybere forståelse af emnet og hinandens perspektiver Byg videre på hinandens tanker og få nye ideer sammen Tillad relevante omveje for at blive klogere Lukkefasen – bind en sløjfe Opsamling af deltagernes læring ved punktet Prioritering og beslutning Hvad skal der ske fremover? Helt konkret – hvem gør hvad?

Mødediamanten

Træn faciliteringsmusklen Step 1: Hold et faciliteret ”møde” §  Find sammen i grupper a 3-4 i hver. Ikke flere end 4! §  Vælg én af jer, der starter med at være facilitator for gruppen. §  Facilitators opgave er at få gruppen til at bygge videre på hinanden ideer. Emnet for jeres ”møde” er: Lad os sammen udvikle gode ideer til, hvordan vi konkret og allerede i morgen, kan gøre vores møder bedre. Step 2: Reflekter over faciliteringen af jeres ”møde” Når der gives besked, holder I en timeout og reflekterer sammen omkring hvordan faciliteringen af jeres ”møde” fungerer. Vælg en ny facilitator og fortsæt mødet. Step 3: Dokumenter jeres bedste ideer Når der gives besked, skal I til sidst vælge jeres bedste ideer ud og skrive dem ned, så andre kan få glæde af dem. Brug de farvede kort. Nanna skriver dem rent og sender dem ud efterfølgende.

q  Hvad er formålet med mødet? q  Hvad skal de konkrete resultater af mødet være? q  Kender alle formålet og de ønskede resultater? Er der ejerskab til processen? q  Hvem skal med og hvorfor? q  Har du sat dig ind i deltagernes perspektiv? q  Har deltagerne haft indflydelse på programmet? q  Er der lavet et program til deltagerne, som skaber overblik og forventningsafstemning? q  Er programmet realistisk? Holder tidsplanen? q  Er processen for dette møde gennemtænkt? q  Er det let for deltagerne på mødet at ”gøre det rigtige” i forhold til resultatet? q  Er deltagerne aktører på mødet, så I kan skabe noget sammen, som ingen ville kunne skabe

alene? q  Fylder plenum tilpas lidt? q  Er mødet varieret og tilbydes deltagerne ”tilpas forstyrrelse”? q  Er der en plan for det videre forløb? Hvem-gør-hvad-hvornår? q  Hvordan samles relevante data op fra mødet? Hvordan kommunikeres resultaterne ud?

Tjekliste til det effektive møde

Deltagernes perspektiv – din tjekliste

ü  Hvem er mine deltagere? Hvad ved jeg om dem? ü  Hvad kunne man ellers sige om dem? ü  Hvad (formoder jeg) er deres præferencer mht. forskellige måder at arbejde

på? ü  Hvordan er jeg ens / forskellig fra dem? Hvilke opmærksomheder peger det

på, at jeg skal have? ü  Er der noget, jeg gerne vil afstemme med dem om mødets indhold, inden vi

går i gang?

ü  Er der noget, jeg gerne vil afstemme med dem om min rolle som facilitator, inden vi går i gang?

ü  Hvordan vil dette møde / denne proces være at deltage i?

Til dig, der vil vide mere…

•  Kursus: ”Effektive møder og workshops” find det på www.munkogmening.dk - få 10 % rabat ved at skrive ”KL” i kommentarfeltet.

•  Artikel: ”Den faciliterende leder” - kommer i Lederweb fredag d. 6/11 2015

•  Artikel: ”Succes i Ledernetværk” - om ledernetværk i Region Sjælland. find den på www.munkogmening.dk

Jeres løsninger på opgaven (1): Lad os sammen udvikle gode ideer til, hvordan vi konkret og allerede i morgen, kan gøre vores møder bedre.

•  Klar dagsorden, mødestruktur, definition af mødelederrollen, opfølgning, købe chefen fri

•  Løbende opsamling: Har vi en fælles forståelse af det vi har talt om? •  Sæt tid af til undersøgelsesfasen og gør det tydligt •  Formål og output skal være tydelige for alle deltagere •  ”Banen skal være kridtet op og ”rammen sat” •  Drøfte tværgående temaer i grupper •  Alle kan bidrage til dagsordner •  Vigtigt med klar facilitator •  Vigtigt at denne sætter klare rammer, så der kommer retning og

kvalitet i mødet •  Gøre det nemt at have ”rum” til alles input

Jeres løsninger på opgaven (2): Lad os sammen udvikle gode ideer til, hvordan vi konkret og allerede i morgen, kan gøre vores møder bedre.

•  Ændre rammerne fx: Nyt rum, nye pladser, stå / gå i stedet for at sidde

•  Stående møder, musik, giv deltagerne opgaver på forhånd, vær konkret på opgaven

•  Forberede tilbageholdende mødedeltager før mødet på, at du vil spørge hende om hendes input til et emne

•  Husk / vægt undersøgelsesfasen •  Det behøver ikke være lederen som er facilitator •  Synliggør: Hvad er formålet med mødet •  Teammøder: Lade facilitatorrollen gå på skift og lade hver facilitator

facilitere på sin måde •  En tydeligere ramme (dagsorden), sendes ud i god tid. Her fremgår

emne, ansvarlig og tid sat af.

Jeres løsninger på opgaven (3): Lad os sammen udvikle gode ideer til, hvordan vi konkret og allerede i morgen, kan gøre vores møder bedre.

Tak til jer alle for engageret deltagelse i den time, vi

havde sammen!

De bedste hilsner fra Nanna J