Trening "PLANIRANJE (STRATEŠKO I AKCIONO) I POSLOVNA KOMUNIKACIJA" - Prezentacija osnovnih pojmova o planiranju

EVROPSKI POKRET U SMEDEREVSKOJ PALANCI

OSNOVNI POJMOVI O PLANIRANJUOSNOVNI POJMOVI O PLANIRANJU

pripremio Milan Milošević


ZAŠTO OVAJ TRENING O PLANIRANJU?•• Planiranje je kompleksan proces koji moPlaniranje je kompleksan proces koji možže da ima razlie da ima različčite ite

formeforme. . •• Postoje razliPostoje različčite vrste planiranjaite vrste planiranja i i razlirazliččiti naiti naččini planiranjaini planiranja. . •• TakoTakođđe postoje brojni alati za planiranjee postoje brojni alati za planiranje. . •• ZnanjeZnanje o tome o tome koja vrsta planiranja je potrebna za koju koja vrsta planiranja je potrebna za koju

situaciju je vesituaciju je vešština po sebitina po sebi. . •• Ovaj Ovaj trening trening ima nameru ima nameru da vam pomogneda vam pomogne u u izboru vrste izboru vrste

planiranja koje vam je potrebnoplaniranja koje vam je potrebno, , da odredite trenutak kada da odredite trenutak kada treba da planiratetreba da planirate i i da izaberete adekvatne alate za da izaberete adekvatne alate za planiranje koji planiranje koji ćće zadovoljiti vae zadovoljiti vašše potrebee potrebe. .


KADA SU VAM OVA ZNANJA POTREBNA?•• U U situaciji kada je potrebno da planirate stratesituaciji kada je potrebno da planirate stratešškiki i i operativnooperativno i i da da

precizno razlikujete ove dve vrste planiranjaprecizno razlikujete ove dve vrste planiranja..•• Kada su vam potrebne ideje da planirate proces planiranjaKada su vam potrebne ideje da planirate proces planiranja..•• Kada poKada poččinjete da planirate novi projekat ili organizacijuinjete da planirate novi projekat ili organizaciju..•• Kada su vam potrebne nove idejeKada su vam potrebne nove ideje o o tehnikama planiranjatehnikama planiranja•• Kada vam je potrebno razumevanje razlike izmeKada vam je potrebno razumevanje razlike izmeđđu planiranjau planiranja, i , i

monitoringamonitoringa i i evaluacijeevaluacije..


ŠTA JE PLANIRANJE?•• Planiranje je sistematski proces utvrPlaniranje je sistematski proces utvrđđivanja potrebeivanja potrebe ii rad rad

na najbolji na najbolji mogumogućći i nanaččin dain da bi sebi se ona zadovoljila unutar ona zadovoljila unutar stratestratešškog okvira koji omogukog okvira koji omoguććava da identifikujemo ava da identifikujemo priritetepriritete ii da odredimo operativne principeda odredimo operativne principe. .

•• Planiranje znaPlaniranje značči razmii razmiššljanjeljanje oo budubuduććnosti danosti da bibi smosmo uuvezivezi togatoga uradili neuradili neššto danasto danas. .

•• ReReččeno nueno nužžno ne znano ne značči da sve pripada planiranju ali i da sve pripada planiranju ali ukoliko pravilno planirate vaukoliko pravilno planirate vašša mogua moguććnost danost da seseprilagodite okolini bez pravljenja kompromisa sa vaprilagodite okolini bez pravljenja kompromisa sa vaššim im opopšštim ciljevima bitim ciljevima bićće znatno vee znatno veććaa..


ZAŠTO PLANIRATI?•• ObezbeObezbeđđuje jasno razumevanje uje jasno razumevanje ššta vam je potrebno da uradite ta vam je potrebno da uradite

dada bi bi ste postigli svoje razvojne ciljeveste postigli svoje razvojne ciljeve..•• VodiVodi vas u vas u procesu odreprocesu određđivanja prioritetaivanja prioriteta i u i u procesu donoprocesu donoššenja enja

odlukaodluka..•• Dozvoljava vam da fokusirate moguDozvoljava vam da fokusirate mogućće ogranie ograniččene resurse na ene resurse na

akcije od kojih akcije od kojih ććete imati najveete imati najvećće koristie koristi..•• DrDržžii vas u vas u kontaktu sa kontekstomkontaktu sa kontekstom –– globalnimglobalnim, , nacionalnimnacionalnim i i

lokalnimlokalnim..•• ObezbeObezbeđđuje vam sredstvo za komunikaciju sa drugimauje vam sredstvo za komunikaciju sa drugima..•• ObezbeObezbeđđuje vam koherentanuje vam koherentan//skladan vodiskladan vodičč za svakodnevnu za svakodnevnu

implementacijuimplementaciju..


PonekadPonekad se se ččini da je lakini da je lakšše ne planirati jere ne planirati jer::••Dobro planiranje zahteva vremeDobro planiranje zahteva vreme i i novacnovac.. Ali Ali ako ga uradite kako trebaako ga uradite kako treba, to , to je dobra je dobra investicijainvesticija..

••PonekadPonekad ““efektivno muljanjeefektivno muljanje”” momožže dae da vas vas dovededovede do do ciljacilja.. To To je taje taččnono –– ako ste ako ste sresreććnini. Ali . Ali muljanje momuljanje možže da bude skupoe da bude skupo i i konfuznokonfuzno, , kaokao i i neefikasnoneefikasno ((lološša upotreba a upotreba resursaresursa) i ) i neuspeneuspeššnono ((ne postine postižžuu se se žželjeni rezultatieljeni rezultati))..

••Ne moNe možžete planiratiete planirati u u sredini krizesredini krize.. Ali Ali ako planirate kako treba moako planirate kako treba možžete da izbegnete ete da izbegnete neke krizeneke krize, i , i dokdok se se nosite sa krizomnosite sa krizom, , ne pone pošštujutujuććii plan, plan, kada zavrkada završšite sa krizomite sa krizom plan plan vam daje navam daje naččin dain da se se vratite poslu ponovovratite poslu ponovo..

••Planiranje je jedino korisno ako su ljudi predani izvrPlaniranje je jedino korisno ako su ljudi predani izvrššavanjuavanju.. TaTaččnono. Ali. Ali nemojte ovo nemojte ovo koristiti kao izgovor da ne planiratekoristiti kao izgovor da ne planirate uu stilustilu ““NikoNiko uu celosti ne pocelosti ne pošštuje planovetuje planove.. ZaZašštotosese onda muonda muččitiiti??””.. Uloga lideraUloga lidera uu organizaciji je daorganizaciji je da sese uveri da je planiranje korisnouveri da je planiranje korisno iidada sese primenjujeprimenjuje.. LjudiLjudi sese slaslažžu sa planiranjem koji je deo razvoja jeru sa planiranjem koji je deo razvoja jer toto planiranje planiranje ččini ini razumljivimrazumljivim ii mogumoguććimim..


KO KO ŠŠTA RADI U ORGANIZOVANOM PROCESU PLANIRANJA?TA RADI U ORGANIZOVANOM PROCESU PLANIRANJA?

Planiranje planiranjaPlaniranje planiranja•• Neko mora da bude siguran da regularan zadatak planiranja ima Neko mora da bude siguran da regularan zadatak planiranja ima

svoju ulogu i da je to adekvatna forma planiranja. To je najsvoju ulogu i da je to adekvatna forma planiranja. To je najččeeššćće e menadmenadžžment organizacije koji stavlja planiranje na dnevni red.ment organizacije koji stavlja planiranje na dnevni red.

Razumevanje (shvatanje) kontekstaRazumevanje (shvatanje) konteksta•• Ovo moOvo možže da bude deo radionice o planiranju ili moe da bude deo radionice o planiranju ili možže da se e da se

realizuje odvojeno. Obirealizuje odvojeno. Običčno je dobra ideja dovesti osobu sa strane sa no je dobra ideja dovesti osobu sa strane sa šširim razumevanjem konteksta i vairim razumevanjem konteksta i vaššeg sektora, da bi napravila eg sektora, da bi napravila prezentaciju. Takoprezentaciju. Takođđe moe možžete da naete da nađđete i veoma dobru osobu u ete i veoma dobru osobu u ovome u vaovome u vaššoj organizaciji. Prezentacija treba da bude za sve oj organizaciji. Prezentacija treba da bude za sve ččlanove uprave i lanove uprave i ččlanove organizacije.lanove organizacije.


Planiranje vizije organizacije Planiranje vizije organizacije •• Zavisno od veliZavisno od veliččine vaine vašše organizacije moe organizacije možžete da se odluete da se odluččite ite

da ukljuda uključčite sve ite sve ččlanove organizacije ili da odredite tim za lanove organizacije ili da odredite tim za planiranje. Ukoliko se odluplaniranje. Ukoliko se odluččite za opciju tima za planiranje ite za opciju tima za planiranje onda on mora da podnese izveonda on mora da podnese izvešštaj upravi i taj upravi i ččalnovima alnovima organizacije da bi se dobio konsenzus o finalnoj verziji. Neke organizacije da bi se dobio konsenzus o finalnoj verziji. Neke organizacije ili projekti traorganizacije ili projekti tražže da u ovaj proces budu e da u ovaj proces budu ukljuuključčeni i korisnici.eni i korisnici.

Formulacija misije Formulacija misije –– transformacija izave o viiji u izjavu o misiji transformacija izave o viiji u izjavu o misiji organizacijeorganizacije

•• Kao gore.Kao gore.


Situaciona analiza Situaciona analiza •• Ukoliko je to moguUkoliko je to mogućće ovo moe ovo možže da se uradi sa svim zapoe da se uradi sa svim zapoššljenim, ili ljenim, ili

da se radi projekat po projekat ili odeljenje po odeljenje. Kao da se radi projekat po projekat ili odeljenje po odeljenje. Kao deo deo ovog procesa poovog procesa požželjno je uraditi SWOT analizu. Organizacije eljno je uraditi SWOT analizu. Organizacije ččesto esto pitaju da li treba i administracija da bude ukljupitaju da li treba i administracija da bude uključčena u ovaj proces. ena u ovaj proces. Odgovor je da je korisno ukljuOdgovor je da je korisno uključčiti i administraciju u ovaj iti i administraciju u ovaj preliminarni korak za stratepreliminarni korak za stratešško planiranje. Posle ovog koraka ko planiranje. Posle ovog koraka administracija treba da bude ukljuadministracija treba da bude uključčena po njenoj ena po njenoj žželji.elji.

StrateStratešške opcije i kompletiranje misije ke opcije i kompletiranje misije •• Sav programski personal i svi profesionalci sa ukljuSav programski personal i svi profesionalci sa uključčenjem enjem

pojedinih pojedinih ččlanova uprave.lanova uprave.


Izbor ciljevaIzbor ciljeva i i strukturestrukture. . •• Ovo moOvo možže da uradi tim za planiranje ili stariji slue da uradi tim za planiranje ili stariji služžbenici, ili ako je to benici, ili ako je to

mogumogućće, programski personal ili strue, programski personal ili struččnjaci zaponjaci zapoššljeni u organizaciji. ljeni u organizaciji. Selekcija zadatakaSelekcija zadataka•• Ovo moOvo možže da urade zapoe da urade zapoššljeni struljeni struččnjaci ali prevashodno u okviru njaci ali prevashodno u okviru

odeljenja, projekata i sliodeljenja, projekata i sliččno.no.Akciono planiranje Akciono planiranje •• Kao gore.Kao gore.ImplemantacijaImplemantacija•• Svi zapoSvi zapoššljeni.ljeni.Monitoring i evaluacija. Monitoring i evaluacija. •• Svi stariji sluSvi stariji služžbenici koji referibenici koji referiššu upraviu upravi..


KADA DA PLANIRATE?• Pre nego što počnete nešto novo, potrebno je da uradite ceo proces planiranja –

ovo važi za novu organizaciju i za novi projekat.• Implementacija zahteva da bude posmatrana konstantno tako da akciono

planiranje može da bude revidirano i promenjeno po potrebi.• Godišnje planiranje (revizija strategije – svake druge godine - kao i evaluacija

aktivnosti kao osnov za detaljno planiranje aktivnosti u tekućoj godini) treba dase obavi krajem prethodne godine da bi se imalo dovoljno vremena za implementaciju plana naredne godine. Godina nije nužno kalendarska. Godina može da bude fiskalna ili saglasna sa procesom realizacije projekta.

• Potpuna revizija strateških planova trebalo bi da se obavi svake treće ili pete godine, sem ukoliko se okruženje brzo ne menja tako da mora češće da se toradi.


VRSTE PLANIRANJA““PlaniranjePlaniranje”” je veliki termin koji ukljuje veliki termin koji uključčuje veliki uje veliki broj razlibroj različčitih aktivnostiitih aktivnosti. . MoguMogućće je planirati na e je planirati na stratestratešškom nivoukom nivou, , na nivou aktivnostina nivou aktivnosti i i na na operativnom nivouoperativnom nivou, , momožže dae da se se planira za planira za organizaciju ili zaorganizaciju ili za program program ili za projekatili za projekat. . Dve glavne vrste planiranja suDve glavne vrste planiranja su::

Strateško planiranje Poslovno/akciono/operativno planiranje


STRATESTRATEŠŠKO PLANIRANJE/STRATEKO PLANIRANJE/STRATEŠŠKI OKVIR KI OKVIR

StrateStratešško planiranje ili razvoj strateko planiranje ili razvoj stratešškog okvira jekog okvira je u u vezi sa vezi sa šširomirom ((veveććomom) ) slikomslikom. .

OrganizacijeOrganizacije se se ččesto uhvate za reesto uhvate za reššavanje avanje svakodnevnih problema ne razmisvakodnevnih problema ne razmiššljajuljajuććii o o šširoj iroj slicislici. .

One One su previsu previšše okupirane dnevnim planiranjeme okupirane dnevnim planiranjem ““dada se se urade stvariurade stvari”” tako da dotako da dožživljavaju neuspeheivljavaju neuspehe u u poslovnoposlovno//akcionomakcionom//oerativnom planiranjuoerativnom planiranju..


•• Strategija je generalni pristup zasnovan na Strategija je generalni pristup zasnovan na razumevanju razumevanju ššireg kontekstaireg konteksta u u komekome vi vi funkcionifunkcioniššeteete, , vavašše snagee snage i i slabostislabosti i i probleme koje probleme koje pokupokuššavate da odrediteavate da odredite. .

•• Strategija daje okvir unutar kojeg moStrategija daje okvir unutar kojeg možžete da ete da delujetedelujete, , ona razjaona razjaššnjava njava šštata vi vi žželite da postigneteelite da postignete i i pristupe koje nameravate da koristitepristupe koje nameravate da koristite. .

•• U U strategiji nema specifistrategiji nema specifiččnih aktivnostinih aktivnosti..


GDE IDETE STRATEŠKIM PLANIRANJEM?• Analizira situaciju ili kontekst u kome ona funkcioniše (socijalni, politički i ekonomski) tako da razume kontekst i da je u mogućnosti da formuliše viziju;

• Identifikuje problem ili probleme u okviru situacije za koje organizacija veruje da je osposobljena da se njima bavi;

• Da odrazi sistem vrednosti u cilju kreiranja parametara (okvira) za svoje aktivnosti;• Da selektuje ciljeve za sebe;• Formuliše izjavu o viziji i izjavu o misiji koje su bazirane na analizi problema i njihovoj identifikaciji;

• Analizira svoje snage i slabosti za bavljenje određenim problemom;• Identifikuje prilike i pretnje u okruženju koje mogu da utiču na njen rad;• Odredi prioritete šta ona treba da radi;• Revidira strateške opcije za postizanje ciljeva i da selektuje one koji joj najviše odgovaraju;

• Strukturira sebe na adekvatan način.


StrateStratešškiki plan plan vam daje kriterijume za odgovore na pitanja kao vam daje kriterijume za odgovore na pitanja kao ššto suto su::

•• Da li je ovo vrsta posla koji mora da bude uraDa li je ovo vrsta posla koji mora da bude urađđenenaa??•• Da li Da li ććee ova ova aktivnost omoguaktivnost omoguććiti da postignemo naiti da postignemo naššu vizijuu viziju i i

misijumisiju??•• U U situaciji kada imamo oskudne resursesituaciji kada imamo oskudne resurse, , da li jeda li je ova ova

aktivvnost strateaktivvnost stratešški najznaki najznaččajnija za nasajnija za nas? ? Da li Da li ćće ona imati e ona imati maksimalan uticaj za nas za obim investiranih resursamaksimalan uticaj za nas za obim investiranih resursa??

•• Da li je ovo najadekvatnijiDa li je ovo najadekvatniji put put za nas daza nas da bi bi smo postigli smo postigli nanašše ciljevee ciljeve??


ŠŠta je poslovnota je poslovno//akcionoakciono//operativno planiranjeoperativno planiranje??Ovo su razliOvo su različčite reite rečči za veoma slii za veoma sliččne procesene procese. . Svaka od njihSvaka od njih se se odnosi odnosi

nana plan plan za implementacijuza implementaciju u u cilju postizanja vacilju postizanja vašših ih šširih ciljevairih ciljeva i i zadatakazadataka. . Iz razloga pojednostavljenja koristiIz razloga pojednostavljenja koristiććemo termin akciono emo termin akciono planiranjeplaniranje a a kada kakada kažžemoemo plan plan mislimo na akcionimislimo na akcioni plan.plan.

Kada imamo strateKada imamo stratešškiki plan plan akcioniakcioni plan plan odgovara na sledeodgovara na sledećća pitanjaa pitanja: : ŠŠta treba data treba da se se uradiuradi??Kako Kako ććee se to se to uraditiuraditi??Ko Ko ććee to to uraditiuraditi??Do Do kadakada to to mora damora da se se uradiuradi??Koji Koji su nam resursi potrebni dasu nam resursi potrebni da bi bi smosmo to to uradiliuradili??


Planiranje za organizaciju Planiranje za organizaciju • Kada stratujete novu organizaciju obratite posebnu pažnju na proces strateškog

planiranja. Rad koji obavite na analizi potreba /problemskoj analizi u ovoj fazi je od vitalnog značaja.

• Vršite svake druge godine reviziju strateškog plana i regularno (svake treće do pete godine) strateško planiranje.

• Bazirajte svoje revizije strateških planova na nekim formama evaluacije.• Ostavite akciono planiranje odgovornima za projekte, odeljenjima, itd.• Nemojte pretpostaviti da podela posla treba da ostane ista kao što je bila – ukoliko

se posao promeni struktura organizacije može da doživi promenu.• Uključite sva odeljenja, ogranke, projekte i programe u proces planiranja poštujući

uputstva data u sekciji “Ko planira?”.• Menadžment tim ima zadatak da integriše planove tako da plan organizacije bude

koherentan (skladan) umesto da bude krpež raznih planova.• Posao menadžementa je da odredi da li su resursi pravilno alocirani u skladu sa

akcionim planom.


Planiranje za projekat Planiranje za projekat •Treba da bude poptuno jasna veza između projekta i organizacije čiji je to deo. Mora da postoji organska veza između njih. •Morate da uradite pažljivo strateško planiranje i posle toga, zato što radite u ograničenom vremenskom okviru, regularne revizije strateškog plana (možda svakih šest meseci). •Vreme mora da se planira veoma pažljivo. •Zahtev za resursima mora da se planira pažljivo. •Plan ljudskih resursa na projektu mora da bude uskladjen sa kapacitetima u organizaciji. •Mora da se odredi ulazna i izlazna tačka planiranja tako da druge zainteresovane strane i organizacija u celini razume posledice planirane dužine projekta.•Potrebno je planirati kako ćete povezati rad na projektu sa tekućim radom uorganizaciji. •Neophodno je obezbediti da akcioni planovi na projektu ne remete normalne aktivnosti organizacije.


OBAVLJANJE PRIPREMNIH RADOVAOBAVLJANJE PRIPREMNIH RADOVAPostojePostojećća organizacijaa organizacija//projekatprojekat –– Revizija Revizija

napretkanapretka//uspostaviti organizacionu dijagnozuuspostaviti organizacionu dijagnozuKonstantno interno skeniranje organizacije daKonstantno interno skeniranje organizacije da bi se bi se uouoččili trendoviili trendovi i i stanja koja stanja koja ćće tek nastatie tek nastatiIdentifikovanje kljuIdentifikovanje ključčnih problemanih problemaAnalizu oAnalizu oččevidnih problemaevidnih problemaDijagnozu fundamentalnih uzrokaDijagnozu fundamentalnih uzroka i i veza izmeveza izmeđđu njihu njih


Na koja pitanja organizaciona dijagnoza treba da da odgovor?ZaZaššto organizacija kao celina ili neki njeni delovi konstantno ne to organizacija kao celina ili neki njeni delovi konstantno ne postipostižže e žželjene rezultateeljene rezultate??Koje vrsta krize postojiKoje vrsta krize postoji i i kako mokako možžemo daemo da se se izborimo sa njimaizborimo sa njima??Koliko su konflikti prisutniKoliko su konflikti prisutni u u organizacijiorganizaciji i i kako oni utikako oni utičču na radu na rad??ZaZaššto je toliko ljudito je toliko ljudi u u organizaciji promenjenoorganizaciji promenjeno u u proproššloj godiniloj godini??Da li adminstrativniDa li adminstrativni i i finansijski sistemfinansijski sistem prate prate potrebe organizacijepotrebe organizacije? ? Ako ne zaAko ne zašštoto??Da li smo spremni za promeneDa li smo spremni za promene u u bliskoj budubliskoj buduććnostinosti? ? Ukoliko nismo Ukoliko nismo zazašštoto??


NovaNova organizacijaorganizacija//projektprojekt ––Uradite analizu problemaUradite analizu problema//ocenocenite ite potrebpotrebeeFokus na problem koji organizacija hoće da reši.Preliminarna ocena šta treba da uradimo da bi problem rešili.

Razvoj nove organizacije počinjemo najčešće sa idejom o tome kako može da se reši neki problem. Pre planiranja potrebno je da u potpunosti razumemo vidljivi problem na bazi osnovnih istraživanja. Osnovno istraživanje pomaže da se razumeju relacije između različitih problema i gde je razumno da se naprave pretpostavke o uzrocima i efektima.


Definisanje prioritetaDefinisanje prioritetaJedna od najvažnijih veština koja je potrebna kako u fazi pripremanja planiranja i

samog planiranja je veština određivanja prioriteta. Kada određujete prioritete vi odlučujete šta je najznačajnije.Jednom kada shvatite razvojni problem koji postoji u zajednici ili zajednicama i kada

ste odlučili da nešto uradite u vezi toga vi morate da budete sposobni da odlučite šta je najznačajnije sa stanovišta posledica. Gde morate da izvršite uticaj da bi ste situaciju u celosti promenili?Za šta smo najkvalifikovaniji da bi smo to ponudili u rešavanju problema koji je identifikovan?Da li još neko radi to što mi planiramo da radimo? Ukoliko je odgovor potvrdan da li imamo nešto da ponudimo?U oblastima za koje smo kvalifikovani gde možemo da napravimo najznačajnije pomake? Gde je naša najveća snaga?Koji su razlozi za i protiv da postupimo na ovaj način?Da li će ovo biti najbolja moguća upotreba resursa koju možemo da aktiviramo? Da li je prilika vredna troškova?


RazmiRazmiššljanjeljanje oo partnerstvupartnerstvuPartnerstvo je zajedniPartnerstvo je zajedniččka aktivnost vika aktivnost višše od jedne stranee od jedne strane, , neka neka

vrta kolaboracijevrta kolaboracije, , kooperacije ili zajednikooperacije ili zajedniččkog naporakog napora. . Razvojno partnerstvo treba da bude okarakterisano saRazvojno partnerstvo treba da bude okarakterisano sa::

memeđđusobim uvausobim uvažžavanjemavanjemmemeđđusobnim uusobnim uččenjemenjemdeljenim nameradeljenim nameradeljenim vrednostimadeljenim vrednostimakolektivnom odgovornokolektivnom odgovornoššćću za zajedniu za zajedniččki ishodki ishod


Gde da traGde da tražžimo partnereimo partnere??·· druge organizacije civilnog drudruge organizacije civilnog drušštvatva·· drdržžavuavu·· donatoredonatore·· privatni sektorprivatni sektor·· pojedincepojedince

MoguMogućće relacije izmee relacije izmeđđu partnera ukljuu partnera uključčujuuju::·· Rad po ugovoruRad po ugovoru ((ovo je partnerstvo cena za usluguovo je partnerstvo cena za uslugu))·· Realizacija poslova koji su direktno finansiraniRealizacija poslova koji su direktno finansirani·· Rad na zajedniRad na zajedniččkom projektukom projektu·· Formiranje konzorcijumaFormiranje konzorcijuma·· UUččeeššććee uu mremrežži i


REGULARNO PLANIRANJE KORAK PO KORAKREGULARNO PLANIRANJE KORAK PO KORAK

KorakKorak 1 1 -- Pregled napretka Pregled napretka KorakKorak 2 2 -- Skeniranje okoline Skeniranje okoline KorakKorak 3 3 -- Pregled stratePregled stratešškog okvira kog okvira KorakKorak 4 4 -- Pregled strategije Pregled strategije KorakKorak 5 5 -- Izbor novih ciljeva Izbor novih ciljeva KorakKorak 6 6 -- Plan/Plan/pregled strukture pregled strukture Korak 7 Korak 7 -- Izrada akcionog plana Izrada akcionog plana


• 3. korak - Pregled strateškog okviraKada definišete strateški okvir vi posmatrate stvari

kao što su:vizijavrednostimisijaopšti ciljevi ili namererazvojni ciljevisvrha projekta


Pitanja kojaPitanja koja sese postavljajupostavljaju uu ovoj taovoj taččki suki su::Koja je naša vizija? Da li se ona promenila? Da li postoji bilo kakav napredak u zadnjih pet godina?Da li postoje vrednosti koje podupiru naš rad? Da li se pridržavamo naših vrednosti? Da li postoji sukob između naših vrednosti i onoga što radimo i kako to radimo?Da li naša izjava o misiji još uvek opisuje šta smo mi, šta mi radimo izašto mi to radimo na ažuran način?Da li su nam jasni opšti ciljevi i namere? Kakve opšte ishode našeg rada želimo?Da li nam je jasno da partikularni ciljevi, zadaci, projekti treba da doprinose realizaciji opšteg cilja?Da li postoji jasna veza između namere našeg projekta (trenutni ciljevi našeg rada) i razvojnih ciljeva i opšteg cilja?


5.5. korakkorak -- Izbor novih ciljeva Izbor novih ciljeva Svi ciljevi treba da buduSvi ciljevi treba da budu SMART:SMART:

SS == SpecifiSpecifiččnini (Specific)(Specific)MM == MerljiviMerljivi (Measurable)(Measurable)AA == DostizljiviDostizljivi (Achievable))(Achievable))RR == RealistiRealističčnini (Realistic)(Realistic)TT == Vremenski odreVremenski određđenieni ((TimeboundTimebound))


6. korak - Forma prati funkcije - Plan/Revizija strukture Ovde treba postaviti sledeća pitanja:

Kako smo strukturirali sebe? Koja odeljenja, službe, projekti ili timovi su nam potrebni da bi smo postigli naše ciljeve u naredne dve godine?Koja će administrativna i finansijska podrška biti potrebna?Koje politike rada treba da nam budu na raspolaganju?Da li ima smisla da se menja bilo šta u postojećoj strukturi?Da li su nam potrebne dodatne strukture?Da li imamo veštine koje su nam potrebne da bi potrebe bile zadovoljene?Ukoliko je odgovor ne koje dodatne veštine su nam potrebne?Kakav informacioni sistem nam je potreban?


7.7. korakkorak -- Akciono planiranjeAkciono planiranjeDobar akcioni plan:

Tera organizaciju ili projekat da odluTera organizaciju ili projekat da odlučči kako namerava da dostigne ciljevei kako namerava da dostigne ciljevePomaPomažže organizaciji ili projektu da ne koriste krizni menade organizaciji ili projektu da ne koriste krizni menadžžment za osetljivo ment za osetljivo planiranjeplaniranje ii upotrebu resursaupotrebu resursa..PomaPomažže dae da sese rerešše pitanja redosleda ili rasporedae pitanja redosleda ili rasporeda uu kome stvari treba da budu kome stvari treba da budu uraurađđeneene..ObezbeObezbeđđuje osnovu da saradnici budu odgovrni za ono uje osnovu da saradnici budu odgovrni za ono ššto to žžele da uradeele da urade..ObezbeObezbeđđuje osnovu za merenje napretkauje osnovu za merenje napretka ii izradu pregleda napredovanjaizradu pregleda napredovanja..ObezbeObezbeđđuje osnovu za opis poslovauje osnovu za opis poslova..ObezbeObezbeđđuje osnovu za buduje osnovu za budžžetiranjeetiranje..


UPRAVLJANJE VREMENOMŠŠta pomata pomažže pojedincima da dobro upravljaju vremenome pojedincima da dobro upravljaju vremenom??

dnevnicidnevnicirereććii ““nene””jasna vremenska ogranijasna vremenska ograniččenjaenja ((bibićću zauzet odu zauzet od 10 do 1310 do 13ččasovaasova))samodisciplinasamodisciplinaliliččno planiranjeno planiranjedelegiranje ovladelegiranje ovlaššććenjaenjadobro upravljanje od strane osoba koje vrdobro upravljanje od strane osoba koje vršše supervizijue superviziju


ŠŠta pomata pomažže organizacijamae organizacijama//projektima da upravljaju projektima da upravljaju vremenom dobrovremenom dobro??mesečni i godišnji planovi odeljenja/projekata/organizacijedobro planiranje sa dobro definisanim krajnjim rokovimadobar menadžment – monitoring napretka i identifikovanje potencijalnih kašnjenja i zadržavanjadobar menadžemnt – mogućnost da se izborimo sa potencijalnim iaktuelnim krizamaregularno praćanje napretka na projektuodržavanje sastanaka samo kada je to nužnodovoljno efikasna administrativna podrškaetika i kultura organizacije i timova koja je fleksibilna ipodržajna i koja je orjentisana na zadatke.


PREGLED ALATA ZA PLANIRANJEPostoje brojni alati koje moPostoje brojni alati koje možžete koristiti kada planirateete koristiti kada planirate. . Ovde smo ukljuOvde smo uključčili samo neke od njihili samo neke od njih. . ToTo ne znane značči da ih morate koristitii da ih morate koristiti . . Ako misilite da mogu biti korisni koristite ihAko misilite da mogu biti korisni koristite ih. . MoguMogućće je da ne koristite ni jedan od ovih alata jednostavno e je da ne koristite ni jedan od ovih alata jednostavno

postavljajupostavljajućći prava pitanjai prava pitanja. . Nemojte upadatiNemojte upadati uu klopku daklopku da sese proces planiranje svede na kretanje proces planiranje svede na kretanje

sa jedne tehnike na sledesa jedne tehnike na sledeććuu. . Ovde izloOvde izložžene tehnike jednostavno pomaene tehnike jednostavno pomažžu dau da sese fokusiratefokusirate uu

razmirazmiššljanjuljanju –– razmirazmiššljanje je ono ljanje je ono ššto je vato je važžnono..


SWOTSWOT analizaanalizaNamena: Da se identifikuju interne snage i slabosti organizacije ili projekta kao i

eksterne prilike i pretnje za organizaciju ili projekat.Najbolji trenutak da se uradi SWOT analiza je posle revizije napretka i posle skeniranja

okruženja.Proces može da se uradi za organizaciju, odeljenje ili projekat. Ova metoda može da da

značajan doprinos dijagnozi organizacije. SWOT je skraćenica primenu SWOT analize je posle pregleda toka napredovanja i posle skeniranja okruženja.

• S = Snage (Strengths)• W = Slabosti (Weaknesses)• O = Prilike (Opportunities)• T = Pretnje (Threats)Snage i slabosti su faktori koji su interni i mogu da se utvrde u organizaciji. Prilike i

pretnje su spoljnji u odnosu na organizaciju i predstavljaju izazove za organizaciju.


Snage Slabosti

Prilike Pretnje


PESTPEST analizaanalizaNamena: Skeniranje eksternog ambijenta za sile i trendove koji mogu da budu prilike

ili pretnje za projekat ili organizaciju. PEST analiza pomaže projektu/organizaciji da shvati svoj kontekst.

Najbolji trenutak za korišćenje PEST analize je kada ste dobili inpute za “veliku sliku”i pre nego što ste uradili SWOT analizu.

PEST je skraćenica za:• P = Politički (Political)• E = Ekonomski (Economic)• S = Socijalni (Social)• T = Tehnološki (Technological)Mogu da se dodaju i druge kategorije ako smatrate da su korisne (na primer pravni,

kulturološki, ekološki, itd.)


Projekcija buduProjekcija buduććnosti nosti Namena: Da omogući grupi da se odvoji od tekućeg posla i konteksta da bi razvila viziju

budućnosti koju žele.Ovaj alat je najbolje koristiti pre formulisanja izjave o viziji i misiji.Vreme: Verovatno će vam biti potreban jedan sat da napravite projekciju budućnosti sa

razumnom veličinom grupeKoraci:1. Podelite učesnike u grupe od 5 do 6 učesnika.2. Objasnite im da treba da zamisle budućnost organizacije/projekta za 10 godina (može

da bude i drugi period koji smatrate da je razuman). Neka zamisle da su se vratili usvoju zemlju i sve se promenilo na bolje. Ovo je zemlja u kojoj je sve onako kako smo sanjali. Šta vide?

Dajte im karte na kojima će napistai šta vide. Za jedan iskaz o napretku jedna karta.3. Zatražite od grupe da stave karte na zid. Grupišite ideje koje su slične i odstranite

duplikate. Diskutujte tako dobijenu sliku budućnosti.4. U plenumu pretvorite karte u izjavu o viziji za projekat ili organizaciju.


Analiza zainteresovanih stranaAnaliza zainteresovanih strana ((analiza stejkholderaanaliza stejkholdera))Namena: Da se identifikuju ključne zainteresovane strane za

organizaciju ili projekat i njihova očekivanja i sumnje i da seutvrdi kako to utiče na organizaciju.

Zainteresovana strana je svaki pojedinac ili grupa ili institucija ili struktura koja ima bilo kakav interes u vezi vaše organizacije ili projekta.

Ovo je korisno uraditi kada razmišljate o partnerstvu a takođepre nego što obavite akciono planiranje.


Interes Očekivanja Potencijali Zainteresovana strana (stejkholder)

Kakav je njihov interes u organizaciji?

Šta očekuju od odnosa sa organizacijom?

Kakav doprinos mogu da daju organizaciji?

1. 2. 3.


Analiza jazaAnaliza jazaNamena: Da se identifikuje jaz koji mora da bude identifikovan između

onoga gde organizacija želi da stigne i onoga gde se sada nalazi.Ovo je dobra tehnika koju treba praktikovati kada ste uradili izjavu o

viziji i misiji organizacije, postavili dijagnozu organizacije, izvršili skeniranje okruženja, i obavili planiranje programa. Analiza jaza je dobar uvod u planiranje internih promena koje su neophodne da biste postigli ciljeve. Vama je potrebno da znate gde ste i gde želite da stignete.

Vreme: Vama će verovatno biti potreban jedan sat za analizu jaza.


Koraci:1. Identifikujte jaz između:Onoga što imamo SADA i onoga što moramo imati u

BUDUĆNOSTIOnoga što možemo SADA i onoga što moramo uraditi u

BUDUĆNOSTI 2. Identifikujte one razlike koje su kvanitativne (potrebno nam

je više .., ljudi, sistema, finansijskih sredstava, znanja, itd.) ionih koji su kvalitativni (potrebno je da unapredimo ..,sposobnosti, sisteme, metode, relacije, itd.)

Ovi jazovi pokazuju šta mora da bude urađeno da biorganizacija bila efektivana i efikasna.


MONITORING I EVALUACIJA MONITORING I EVALUACIJA Monitoring je sistematsko operativno prikupljanje podataka (informacija) u cilju ocene

napretka i pravljenja izmena i podešavanja gde je to nužno. Evaluacija je sistematska i objektivna procena razvoja organizacije ili razvojnih

aktivnosti, sa ciljem da se odredi efikasnost, efektivnost i uticaj rada/aktivnosti.Kroz proces monitoringa i evaluacije donosioci odluka o razvoju dobijaju informacije

koje su im neophodne da unaprede, održe, izmene ili razviju svoj rad, i da uče iz svog iskustva.

Ukoliko planirate sa monitoringom i evaluacijom u mislima onda su monitoring ievaluacija znatno olakšani.

Ovo je razlog zašto je LFA tako koristan alat – on je izgrađen oko indikatora koji olakšavaju da razvojne aktivnosti mogu da budu podvrgnute monitoringu i evaluaciji.


Planiranje za monitoring i evaluaciju Najkorisnija je ona evaluacija koja je definisana kao sastavni deo organizacije ili

projekta u toku procesa planiranja. Planiranje za evaluaciju počinje u trenutku kada je ocena potreba definisana i kroz

faze planiranja. Biti jasan o uticajima koji se žele ostvariti (razlika koju želite da napravite) i ciljeva koje želite da postignete da bi ste to ostvarili, deo je planiranja –ali ova vrsta jasnoće je takođe važna za najefikasniju evaluacije i vodič je za proces monitoringa.

Analiza problema je početak kako za proces planiranja tako i za evaluacioni proces. Vaši opšti ciljevi obezbeđuju metu u koju ciljate tako da ste u stanju da ocenite svoja

postignuća u odnosu na metu, dok vaši specifični zadaci i vaš akcioni plan određuju međumete za ono što morate uraditi.

Vaš proces planiranja treba da vam kaže koja vrsta informacija vam je potrebna tako da obavite monitoring i evaluaciju. Proces planiranja vas takođe snabdeva sa indikatorima ili markerima koji postaju fokusne tačke za monitoring i evaluaciju.


Indikatori Indikatori Indikatori su merljive ili opipljive oznake da je nešto urađeno.Nije uvek jasno kako da se odrede vrednosti indikatora čak i ako su

opipljivi (konkretni). Ukoliko želite informaciju o svojim indikatorima za monitoring i evaluaciju onda morate da odredite načine merenja.

Kako meriti indikatoreKako meriti indikatore??Veoma često organizacije civilnog društva koriste podatke državne

statistike da bi merili uticaj na makro (visokom) nivou, ali je potrebno da obezbede sredstva za merenje uticaja konkretnog projekta ili aktivnosti u okviru konteksta u kome se projekat realizuje.


ŠŠta sa kvalitativnim indikatorimata sa kvalitativnim indikatorima??Moguće je da se prikažu i indikatori kao što je “konsultacija sa ključnim

zainteresovanim stranama se odvija regularno”. Ukoliko ovo navedete unapred će se znati da to treba uraditi.

Sve što treba uraditi u sistemu je navesti “konsultacija sa ključnim zainteresovanim stranama”.

Zapis o ovom događaju je onda popunjen sa podacima o događaju kad god se on desi.

Ovi zapisi onda formiraju dokumentacionu bazu za regularnu analizu i izveštavanje o ovoj vrsti zainteresovanih strana koji treba da budu konsultovani i učestanost konsultacija.

Ova vrsta merenja je moguća jedino ako je ona definisana u procesu akcionog planiranja. Ceo akcioni plan treba da uspostavi i da održava sistem za monitoring i evaluaciju.

Documents

Trening "PLANIRANJE (STRATEŠKO I AKCIONO) I POSLOVNA KOMUNIKACIJA" - Prezentacija osnovnih pojmova o planiranju