Trabajo final de administracion

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL CALLAOFacultad de Ingeniería Ambiental y de Recursos Naturales

CURSO: ADMINISTRACION Y GESTION EMPRESARIAL2013A

Trabajo Encargado

Empresa Resemin S.A

ADMINISTRACION Y GESTION EMPRESARIAL

INDICEINTRODUCCION............................................................................................................................4

PRESENTACION DE LA EMPRESA..................................................................................................5

1.1. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA.............................................................................5

1.2. LOGO DE LA EMPRESA..................................................................................................5

1.3. ACTIVIDADES QUE REALIZA..........................................................................................5

1.4. CLASIFICACIÓN DE LA EMPRESA...................................................................................5

1.5. FORMA LEGAL..............................................................................................................5

1.6. SITUACIÓN ACTUAL......................................................................................................5

PLANEAMIENTO...........................................................................................................................6

2.1. MISIÓN.........................................................................................................................6

2.2. VISIÓN..........................................................................................................................7

2.3. VALORES.......................................................................................................................7

2.4. ANÁLISIS DE INTERESADOS...........................................................................................7

2.5. ANÁLISIS FODA.............................................................................................................8

2.6. IMPLEMENTACION ETRATEGICA.................................................................................10

2.7. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES...............................................................................12

2.8. ASIGNACION DE RECURSOS........................................................................................12

ORGANIZACIÓN..........................................................................................................................13

3.1. ORGANIGRAMA..........................................................................................................13

3.2. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES...............................................................14

3.2.1. Objetivo..............................................................................................................14

3.2.2. Alcance...............................................................................................................14

3.2.3. Finalidad.............................................................................................................14

3.2.4. Estructura Orgánica Y Funcional.........................................................................15

3.2.5. Uso Y Actualización.............................................................................................15

3.2.6. Funciones Específicas por Cargo.........................................................................16

3.3. DIAGRAMAS DE FLUJO................................................................................................22

3.4. CARTA DE DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO.......................................................................24

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DIRECCIÓN.................................................................................................................................25

4.1. ELEMENTOS DE LA DIRECCIÓN...................................................................................25

4.1.1. Factores Humanos..............................................................................................25

4.1.2. Liderazgo............................................................................................................25

4.1.3. Motivación..........................................................................................................27

4.1.4. Comunicación.....................................................................................................28

CONTROL....................................................................................................................................29

5.1. FINALIDAD DEL CONTROL...........................................................................................29

5.2. FUNCIONES DEL CONTROL EN RESEMIN S.A...............................................................29

5.3. PRINCIPIOS QUE TENDRÁ EL CONTROL......................................................................29

5.4. TIPOS DE CONTROL.....................................................................................................30

5.5. TÉCNICAS DE CONTROL..............................................................................................30

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INTRODUCCION

El presente trabajo tiene como objetivo principal aplicar los conocimientos adquiridos en el curso de Administración, en tres de las cuatro fases principales: Planeamiento, Organización, y dirección. Es así que en el presente trabajo se ha tomado como ejemplo la empresa Resemin S.A, empresa industrial de tipo metal-mecánica que se encarga de la venta de máquinas y equipos de perforación para las actividades de las empresas de construcción y actividades mineras.

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PRESENTACION DE LA EMPRESA

1.1. DATOS GENERALES DE LA EMPRESARazón Social RESEMIN S.A

R.U.C. 20100307902Teléfono 5112034400Fax 3260442E-mail [email protected]

Domicilio Legal Calle Luis Galvani N° 356. Urba Lot.Indu.Sta.Rosa, Ate, Lima-Perú

1.2. LOGO DE LA EMPRESA

1.3. ACTIVIDADES QUE REALIZA

Resemin S.A esta dedicada a brindar servicios de fabricación de maquinaria minera y obras de construcción civil.

1.4. CLASIFICACIÓN DE LA EMPRESA De acuerdo a la propiedad:Empresa privada Tipo de producción:Terciaria o de prestación de servicios Tamaño de la empresa: Cuenta con 280 trabajadores aproximadamente,

ubicándose entonces como una empresa de gran tamaño.

1.5. FORMA LEGAL

Esta empresa pertenece a una sociedad anónima cerrada.

1.6. SITUACIÓN ACTUAL

La empresa presenta un crecimiento progresivo desde 1989, favorecida por el boom minero en el Perú y a la visión estratégica de sus líderes que han ampliado su oferta y servicios a nivel nacional e incluso a nivel internacional.

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I.I.


PLANEAMIENTOEl plan estratégico es un proceso continuo y sistemático de evaluar la naturaleza del negocio, mediante un análisis interno y externo de la empresa, definiendo los objetivos a largo plazo, identificando metas cuantificables, desarrollando estrategias para lograr los objetivos y las metas, y distribuyendo los recursos para realizar dichas estrategias.

El proceso de creación e implementación del plan estratégico se compone de cinco tareas administrativas correlacionadas:

Desarrollar una visión estratégica de lo que será la situación de la organización en el futuro y hacia dónde se dirige la organización.

Determinar objetivos, es decir; convertir la visión estratégica en resultados específicos del desempeño que deberá lograr la compañía.

Crear una estrategia, con el fin de lograr los resultados deseados.

Implementar y ejecutar el plan estratégico de una manera eficiente y efectiva.

Evaluar el plan estratégico y efectuar los ajustes correctivos.

2.1. MISIÓN

RESEMIN S.A. es una empresa industrial de tipo metal-mecánica que ofrece la mejor alternativa en máquinas y equipos de perforación para las actividades de las empresas de construcción y actividades mineras. Entre los servicios que brinda tenemos:

Fabricación de equipos de perforación para minería subterránea (Jumbo hidráulico)

Servicios de perforación y sostenimiento.

Reparación y mantenimiento de equipos.

Venta de repuestos.

Todo esto gracias al método de trabajo utilizado que consiste en:

Recolección de información en base a las necesidades del cliente.

Planteamiento del diseño de la maquinaria y equipos

Simulación con software su funcionamiento.

Análisis estructural.

Fabricación.

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II.II.


2.2. VISIÓN

Ser una empresa reconocida y cualificada a nivel nacional e internacional en la producción y venta de equipos y maquinaria de perforación para la industria metal-mecánica y minera mediante una alta calidad logrando la confianza y reconocimiento de nuestros clientes.

2.3. VALORES Integridad: Atributo que considera la honradez, lealtad, rectitud, sinceridad,

decencia, honorabilidad, dignidad y el acatamiento de códigos éticos. Asimismo, incluye la eficiencia en el servicio, transparencia, integración con otros organismos y puntualidad.

Competencia: Conocimiento, experiencia, actitudes y aptitudes de los trabajadores, que permiten la satisfacción cabal de nuestros clientes y la mejora contínua de la organización.

Compromiso con la mejora continua: Todas las actividades están orientadas a lograr bienes y servicios tanto para clientes nacionales como extranjeros, con los más altos estándares de calidad, utilizando, en forma racional, los recursos y minimizando los reproceso, los impactos ambientales y los riesgos que atentan contra la seguridad y la salud en el trabajo, de conformidad con los lineamientos del Buen Gobierno Corporativo, del Sistema de Control Interno y normativa vigente.

2.4. ANÁLISIS DE INTERESADOS

2.4.1. Externos

Clientes

Resemin S.A brinda servicios de fabricación maquinaria minera y obras de construcción civil; así que funciona como un tipo producción terciaria, para las diferentes empresas mineras y de construcción

Municipalidad Distrital de Ate

Resemin S.A. Como empresa responsable cumple con los requerimientos legales y paga sus impuestos a la municipalidad distrital de Ate. La municipalidad es la que se encarga de expedir las licencias de funcionamiento de la planta y de transportar los residuos municipales de la empresa.

Competidores

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Los competidores de la empresa son Tumi Voise Boring S.A.C., Tecnología Minera S.A. son las principales competidores de Resemin S.A. pero el Perú es un país Minero con gran potencial en dicho recurso es por eso que el mercado para Resemin y sus competidores abiertos y amplios

Contratas

Son las empresas que realizan labores para las Mineras C.I.A Minera BARRICK, C.I.A Minera Buenaventura.

2.4.2. Internos

La distribución interna de los interesados se verá más detallada en el siguiente cuadro:

Área Personal

Director gerente general 3

Administrador General 11

Jefe General de Producción 20

Jefe Dpto de Logística 8

Gerente de Ventas 2

Departamento de HSEQ 3

Área de Contabilidad 5

Área de Recursos Humanos 3

Total de Personal 55

2.5. ANÁLISIS FODA

Para realizar el análisis FODA de cualquier empresa se tiene en cuenta el ámbito tanto interno (fortalezas y debilidades); como externo (oportunidades y amenazas)

Interno

FORTALEZAS DESCRIPCIÓN PARA MANTENER O CONSTRUIR UNA FORTALEZA

Estructura Sólida de la Organización

Organización bien definida e integración de sus partes en las actividades y procesos logrando una mejora continua.

Capacitación del personal en todas las áreas, a fin de mantener una organización creativa y con metas y objetivos comunes.

Cumplimiento de los procedimientos

Actividades y procedimientos detallados logrando su cumplimiento total para satisfacción del cliente.

Actualización de las actividades y procesos, que estén acordes a los escenarios actuales de empresas líderes en el mercado.

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Personal Calificado Grupo humano de primera logrando su efectividad en todas la áreas.

Mejorando el salario del personal, realizando capacitaciones mensuales, premiando y destacando el esfuerzo realizado en diversos ámbitos.

Productos de Calidad Productos de alta calidad para la satisfacción del cliente mediante insumos y materiales de primera marca.

Verificaciones y certificaciones de calidad del producto, así como de los insumos y materiales para su realización.

DEBILIDADES DESCRIPCION OPCIONES PARA MINIMIZAR O SUPERAR LAS DEBILIDADES

Falta de actualización tecnológica

Máquinas y equipos con tecnología antigua generando mayor gasto de recursos y energía

Adquisición de maquinaria y equipos más modernos que permita la obtención de un producto de calidad de manera más eficaz y eficiente.

Poca publicidadPublicidad y marketing deficiente como empresa de construcción y servicios a través de las redes sociales, internet, etc.

Mejora de la página web, mayor propaganda e incursión de la empresa dentro del mercado utilizando medios sociales como Facebook, o medios comerciales como anuncios en Internet.

Centralización No cuenta con sucursales a nivel provincial, nacional o internacional.

Abarcar mayores áreas mediante una expansión de los locales de producción en los diferentes niveles logrando una mayor distribución de los productos.

Externo

OPORTUNIDADES DESCRIPCION OPCIONES PARA SACAR VENTAJA DE LA OPORTUNIDAD

Demanda creciente de actividades de construcción y actividades mineras

Aumento de los clientes así como de la demanda en maquinarias para las actividades de construcción y actividades mineras.

Realizando estudios de mercado para aumentar la los niveles de producción, a fin de poder cubrir una mayor parte de los niveles de demanda el mercado.

Generación de nuevos productos de mercado

Aumento de nuevas necesidades mediante nuevos productos de mercado.

Estudio de productos de mercado para su fabricación y puesta en venta en conformidad con las nuevas necesidades.

Aumento de mano de obra calificada

Incremento de profesionales y técnicos calificados.

Oferta de trabajo para personal capacitado para lograr innovación y mejora en los procesos en la empresa.

AMENAZAS DESCRIPCIÓN OPCIONES PARA MINIMIZAR O SUPERAR LAS DEBILIDADES

Aumento de la competencia en el mercado

Nuevas empresas nacen a partir de la demanda creciente de la actividad.

Generar productos de mayor y lograr la confianza y respaldo de sus clientes.

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Aumento de proveedores con productos de baja o dudosa calidad

Debido al aumento de empresas en el mismo rubro aumentan también proveedores con productos de mala calidad.

Análisis exhaustivo de nuestros proveedores, en el caso de que ingrese uno nuevo, requerirle toda la documentación legal y de calidad necesaria para su aceptación.

Incompatibilidad entre la innovación tecnológica y los procesos de la empresa

Tecnología innovadora para la fabricación de los productos pero que no es acorde a los procesos que se realizan.

Actualización de los procesos, estudio exhaustivo de los procesos para acoplarlos a nuevas tecnologías.

Normatividad más estricta y exigente en temas con relación a la protección y conservación del medio ambiente

Las nuevas normas y leyes que abarcan la temática ambiental son más rigurosas; así como la fiscalización por parte del gobierno y las entidades competentes se vuelve más estricta y minuciosa.

Cumplir con los requerimientos legales y tener la documentación de acorde a lo establecido por ley; así como lograr planes de manejo en el control y mitigación de impactos ambientales mediante una implementación del ISO 14001 – Sistema de Gestión Ambiental.

2.6. IMPLEMENTACION ETRATEGICA

2.6.1. Objetivos Estratégicos

OG Tema Estratégico Objetivo Estratégico

OG1 Infraestructura

Modernizar la infraestructura, maquinaria, herramientas e instrumentos con la finalidad de atender óptimamente los requerimientos a los clientes estatales y

privados.

OG2 OrganizaciónContar con una organización moderna y flexible que facilite y mejore la

eficiencia y eficacia de los procesos de gestión con estándares de calidad.

OG3 PersonalContar con personas competentes, en cantidad suficiente y a costos razonables

a fin de cumplir con el objeto social de RESEMIN S.A.

OG4 FinanzasObtener niveles financieros adecuados que permitan sostener el desarrollo de

los Centros de Operación.

OG5 ClientesSatisfacer los requerimientos de bienes y servicios de los clientes estatales y

privados, superando sus expectativas.

OG6Investigación, Diseño

y DesarrolloAlcanzar niveles apropiados de investigación, diseño y desarrollo para

satisfacer las necesidades de los clientes estatales y privados.

OG7 Rol SocialGenerar valor social con acciones y proyectos que contribuyan al desarrollo

socioeconómico y tecnológico del país.

2.6.2. Despliegue del plan estratégico

A. Objetivo Estratégico Nº 1 .- Modernizar la infraestructura, maquinaria, herramientas e instrumentos con la finalidad de atender óptimamente los requerimientos de la Marina de Guerra del Perú y de clientes estatales y privados.

Nº Código Objetivo Específico

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1 OE1.01 Contar con la Infraestructura necesaria para producir Bienes y Servicios de Calidad

2 OE1.02 Contar con la Infraestructura necesaria para el cumplimiento de la normativa de Seguridad y Salud Ocupacional (DS 009-2005-TR y Norma OHSAS 18001)

B. Objetivo Estratégico Nº 2 .- Contar con una organización moderna y flexible que facilite y mejore la eficiencia y la eficacia de los procesos de gestión con estándares de calidad.


1 OE2.01 Mejorar los Procesos y el Sistema de Información, modernizando la infraestructura informática.

2 OE2.02 Implementar prácticas de Gestión basadas en EstándaresInternacionales

3 OE2.03 Fortalecer la imagen de la Empresa

C. Objetivo Estratégico Nº 3 .- Contar con personas competentes, en cantidad suficiente y a costos razonables a fin de cumplir con el objeto social de RESEMIN S.A.

Nº Código Objetivo Específico1 OE3.01 Mejorar el clima laboral2 OE3.02 Mejorar las Competencias del Personal de RESEMIN S.A.

D. Objetivo Estratégico Nº 4 .- Obtener niveles financieros adecuados que permitan sostener el desarrollo de los Centros de Operación.

Nº Código Objetivo Específico1 OE4.01 Generar valor mediante una gestión empresarial eficiente

E. Objetivo Estratégico Nº 5 .- Satisfacer los requerimientos de bienes y servicios de la Marina de Guerra del Perú y clientes estatales y privados, superando sus expectativas.

Nº Código Objetivo Específico1 OE5.01 Incrementar ventas colocadas2 OE5.02 Mantener clientes plenamente satisfechos

F. Objetivo Estratégico Nº 6 .- Alcanzar niveles apropiados de Investigación, Diseño y Desarrollo para satisfacer las necesidades de los clientes estatales y privados.


1 OE6.01 Diseñar y desarrollar productos para los clientes estatales yparticulares de RESEMIN S.A.

G. Objetivo Estratégico Nº 7 .- Generar valor social en acciones y proyectos que contribuyan al desarrollo socioeconómico y tecnológico del país.


1 OE7.01 Preservar el Medio Ambiente2 OE7.02 Fomentar la formación de jóvenes en actividades técnicas que se

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desarrollan en los astilleros

2.7. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

ACTIVIDAD RESPONSABLE ESPECIFICO

RESPONS. GENERAL

FECHA DE PRESENTACION DE

PROPUESTAS

FECHA DE APROBACION

DE PROPUESTAS

Optimización en el proceso de fabricación.

Jefe del área de fabricación

Jefe General de Producción

16/05/2013 01/07/2013

Control de CalidadJefe de Control de

CalidadJefe General de

Producción16/05/2013 01/07/2013

Optimizar las operaciones en

mina

Jefe de Contratista Mina

Jefe de Contratista de

Mina16/05/203 01/07/2013

Gestión de Seguridad, Salud

Ocupacional y Medio Ambiente

Jefe de SSOMAJefe de General de Producción

16/05/201301/07/2013

Optimizar el proceso de diseño

Jefe de DiseñoJefe General de

Producción16/05/2013 01/07/2013

2.8. ASIGNACION DE RECURSOS

ACTIVIDAD Recursos

económicos

Optimización en el proceso de fabricación.

S/. 50 000

Control de Calidad S/. 20 000Optimizar las operaciones en mina S/. 50 000

Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente

S/. 25 000

Optimizar el proceso de diseño S/. 20 000

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ORGANIZACIÓN

3.1. ORGANIGRAMA

Visión general de la estructura de la empresa, representa la jerarquía, autoridad y responsabilidad, comunicación y relaciones formales. El organigrama de la empresa es de estructura alta (de varios niveles) y presenta una departamentización por procesos.

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III.III.

Director Gerente GeneralDirector Gerente General

Administrador GeneralAdministrador General

Jefe de Contratistas Mina

Jefe de Contratistas Mina



Gerente de Ventas

Gerente de Ventas

Jefe de Dpto. de Logística

Jefe de Dpto. de Logística

Gerente de VentasGerente de Ventas

Diseño Diseño

Analista FinancieroAnalista Financiero

Gerente FinancieroGerente Financiero

Secretaría de GerenciaSecretaría de Gerencia




Fabricación Fabricación

Montaje Montaje

Control de Calidad

Control de Calidad

Importaciones

Importaciones

Compras NacionalesCompras

Nacionales

Almacén Almacén Facturación

Facturación

Créditos y Cobranzas

Créditos y Cobranzas

Presupuesto

Presupuesto

Post ventaPost venta

Alquiler de Equipo Alquiler de Equipo

Mantenimiento Mina

Mantenimiento Mina

Operaciones Mina Operaciones Mina

Sostenimiento

Sostenimiento

Perforación Perforación

Autoridad en Línea

Autoridad Staff

Departamento de HSEQDepartamento de HSEQ


3.2. MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES

Documento detallado que contiene organigrama, análisis de puestos y principales procedimientos.

3.2.1. Objetivo

Los objetivos del presente manual son:

Determinar las funciones de los cargos comprendidos en la estructura orgánica de la organización.

Determinar las interrelaciones entre los distintos niveles de la organización.

3.2.2. Alcance

El ámbito de aplicación del presente manual comprende a todo el personal que conforma la organización, entendiéndose por ésta a la unidad operativa conformada por Área de operaciones, Área de proyecto, Área de operaciones, Área de Finanzas y Área de seguridad y calidad.

3.2.3. Finalidad

El Manual de Organización y Funciones – MOF, proporciona en forma ordenada la información básica de la organización y funcionamiento de las unidades responsables; es una referencia de cumplimiento obligatorio para lograr el aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas. Tiene los siguientes fines:

Presentar una visión del conjunto de órganos de la Empresa y de las unidades administrativas.

Precisar el objetivo y las funciones encomendadas a las unidades administrativas para evitar duplicidad, detectar omisiones y deslindar responsabilidades.

Facilitar la ejecución correcta de las actividades encomendadas al personal, proporcionando uniformidad en su desarrollo.

Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecución de las funciones, evitando la repetición de instrucciones y directrices.

Proporcionar información básica para la planeación e instrumentación de medidas de modernización administrativa.

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Integrar al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación e inducción a las distintas unidades de la Empresa.

Orientar e informar sobre el quehacer de las unidades responsables.

3.2.4. Estructura Orgánica Y Funcional

El Dimensionamiento estructural de los órganos o unidades orgánicas se determina en función a la cobertura y volumen de sus operaciones y actividades, situación de permanencia y estabilidad funcional, así como a la importancia estratégica de cada una de ellas. La estructura orgánica considera:

Principios de eficiencia y productividad, evitando duplicidades, superposición, frondosidad y subjetividad, tanto en el aspecto estructural, funcional y jerárquico.

Criterios de flexibilidad, desburocratización, horizontalidad, delegación y desconcentración.

Relaciones funcionales que deben mantener los órganos o unidades orgánicas entre sí.

3.2.5. Uso Y Actualización

Utilidad del Manual

El presente Manual de Organización y Funciones – MOF, norma y orienta todas las actividades de la empresa; su utilización se refiere a la asignación de funciones en el desempeño laboral de los servidores de cualquier órgano o unidad orgánica de RESEMIN S.A.

Órgano Responsable de la Aplicación

La Gerencia de Administración y Finanzas a través de Área de Recursos Humanos RESEMIN S.A., tiene a su cargo la aplicación en los órganos y unidades orgánicas de la Empresa.

Actualización del manual

El Manual de Organización y Funciones – MOF como instrumento de gestión técnico normativo, se actualizará continuamente por la Oficina de Planificación y Presupuesto, según como se efectúen los cambios en la estructura orgánica y funciones de los diferentes órganos o unidades orgánicas; de acuerdo al siguiente procedimiento:

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La actualización del manual está a cargo de la Oficina de Planificación y Presupuesto, quien elaborara la propuesta de Manual de Organización y Funciones – MOF.

La propuesta debe tener el visto bueno de la Oficina de Planificación y Presupuesto, en cuyo ámbito se analizó la modificación.

Visto bueno de Asesoría Legal, en el cumplimiento de la normatividad vigente.

El Directorio emite la resolución correspondiente para la aprobación del Manual de Organización y Funciones – MOF de RESEMIN S.A., entrando en vigencia a partir del mes de enero, en lo que al carácter administrativo y funcional se refiere. En cuanto al aspecto presupuestal se gestionará la aprobación respectiva ante la DNPP.

3.2.6. Funciones Específicas por Cargo

Se ha enumerado las funciones de cada cargo según el organigrama presentado.

Área: Gerencia General

Cargo: Gerente General

Nombre:

Finalidad

La Gerencia General tiene como propósito organizar, dirigir y coordinar el funcionamiento y desarrollo del la empresa RESEMIN S.A.C para lo cual mantiene una estrecha comunicación con los demás segmentos de la misma. El Gerente General es responsable ante los accionistas, por los resultados de las operaciones y el desempeño organizacional, junto con los demás jefes funcionales planea, dirige y controla las actividades de la empresa. Ejerce autoridad funcional sobre el resto de cargos ejecutivos, administrativos y operacionales de la organización.

Relaciones Funcionales

El Gerente General tiene mando directo sobre todos los cargos de la organización, y mantiene estrecha comunicación con los jefes funcionales.

Dirigir, administrar y fiscalizar las actividades de la empresa, directamente a través de determinado personal.

Implementar las medidas que juzgue necesarias para el mejor desempeño de la empresa.

Evaluar la marcha de la empresa cuando menos trimestralmente, verificando el cumplimiento de las metas establecidas.

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Dirigir y participar en la elaboración del Plan Estratégico de la empresa.

Controlar la ejecución del Plan Estratégico de la empresa.

Suscribir los contratos.

Conceder licencias al personal.

Cumplir y hacer cumplir las medidas correctivas recomendadas por los órganos de control externos.

Efectuar revisiones al SGA

Difundir la Política del SGA

Revisar periódicamente el desarrollo del sistema de Gestión Ambiental para verificar su implementación de forma correcta.

Proporcionar los Recursos necesarios para la mejora del sistema de Gestión ambiental.

Conocer el procedimiento de preparación y respuesta ante emergencias de la Empresa RESEMIN S.A.C.

Objetivo

El jefe de almacén es el responsable de recepcionar y distribuir los materiales e implementos necesarios por los trabajadores para realizar los trabajos de mantenimiento vial en el área de trabajo.


El jefe de almacén depende directamente del Gerente de Administración y Finanzas y mantiene estrecha comunicación con el jefe de operaciones y el jefe de producción para tratar temas relacionados al abastecimiento de materiales para la ejecución de las obras

Contribuir en la formulación del plan de trabajo del área. Recepcionar los bienes verificando el cumplimiento de características,

cantidad y especificaciones técnicas.

Área: Administración y FinanzasCargo: Jefe de almacén

Nombre:Dependencia Jerárquica:

Gerente de Administración y Finanzas

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Mantener y registrar el stock de bienes en almacén en tarjetas de control.

Mantener actualizado las lista de los productos con sus respectivas hojas de seguridad (MSDS).

Elaborar el inventario físico valorado de bienes.

Garantizar la custodia y distribución de los bienes materiales patrimoniales del consorcio.

Entregar oportunamente los materiales e implementos mediante el formato de Nota de Pedido – Comprobante de Salida.

Cumplir la política del SGA, mediante la aplicación de los procedimientos, instrucciones y medidas de control vinculados a su área y/o procesos.

Identificar y comunicar los peligros que observe en el desarrollo de su trabajo al RED, tomando las previsiones del caso para reducirlos.


Área:Gerencia de Administración y Finanzas

Cargo:Gerente de Administración y Finanzas

Nombre:Dependencia Jerárquica:

Gerente General

Finalidad

La Gerencia de Administración y Finanzas tiene como propósito atender, en coordinación con las demás unidades operativas de la empresa, las necesidades logísticas y de recursos humanos en forma oportuna y adecuada. En ese sentido, sus tareas comprenden la gestión de recursos humanos y materiales, así como la contabilidad de la empresa.


El Gerente de admistración y finanzas depende directamente del Gerente General y mantiene estrecha comunicación con el jefe de operaciones y el jefe de proyecto para tratar temas relacionados a la financiación de los diversos aspectos en la ejecución de las obras así como también aquellos costos

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relacionados con el aseguramiento de la calidad, la Seguridad y Salud en el Trabajo y el medio ambiente los cuales tienen relevancia y deben ser atendidos prioritariamente.

Funciones Generales

Proponer el Plan Anual de Adquisiciones de bienes, materiales y servicios.

Proponer el presupuesto anual de personal.

Disponer la ejecución de inventarios físicos de los bienes y materiales de la empresa.

Evaluar al personal que postula a la empresa y proponer los mejores candidatos a las distintas áreas.

Elaborar el perfil de los distintos puestos en coordinación con las áreas respectivas.

Ejercer autoridad funcional en el ámbito de la logística, recursos humanos, contabilidad y finanzas.

Proponer a la Gerencia General el Plan de Gerencia Financiera.

Ejercer autoridad funcional en el ámbito de costes, gestión y previsión de tesorería, cobros y pagos, relación con clientes y proveedores, elaboración y control de presupuestos, etc.


Identificar y comunicar los Impactos significativos al medio ambiente que se observe en el desarrollo de su trabajo al RED, tomando las previsiones del caso para reducirlos.


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Finalidad

El área de Operaciones es un órgano ejecutor encargada en proporcionar los recursos materiales, humanos para realizar las tareas de mantenimiento vial así como también del mantenimiento preventivo de los equipos y maquinarias.


El área de operaciones depende directamente de la Gerencia General. La realización de las actividades está estrictamente supeditada a los procedimientos y lineamientos establecidos hacia el área de SST y SGA. Al ser un órgano ejecutor, coordina directamente con las demás áreas de Proyectos y Administración y Finanzas.

Funciones Generales

Responsable del avance y cumplimiento del proyecto.

Realizar las labores de mantenimiento vial bajo los procedimientos y lineamientos establecidos.

Realizar las labores de mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos y maquinarias.

Asegurar que el funcionamiento y operatividad sean óptimos.

Realizar la planificación de las actividades diarias de mantenimiento vial y llevar a cabo la supervisión de las mismas.

Control general de las actividades desarrolladas en la zona de ejecución.


Identificar y comunicar los peligros que observe en el desarrollo de su trabajo al RED, tomando las previsiones del caso para reducirlos.


Área: OperacionesCargo: Jefe de operaciones

Nombre:Dependencia Jerárquica: Gerente General

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Finalidad

Es el apoyo administrativo al Gerente General y Directorio en recepción, control y trámite documentario.


Organizar, programar y determinar las necesidades de la Gerencia General y Directorio y brindar apoyo en el trámite administrativo y documentario correspondiente.

Funciones Generales

Organizar, recepcionar, clasificar, registrar, distribuir y archivar la documentación de Gerencia General y Directorio.

Prever las necesidades de aspectos logísticos de la Gerencia General y Directorio.

Redactar Informes, Memorándums, Cartas, y otros documentos, de acuerdo a lo dispuesto por el Gerente General.

Preparar y distribuir con la debida anticipación la agenda de las reuniones de Directorio y de la Junta de Accionistas.

Recepcionar y dar trámite a los documentos dirigidos a la Gerencia General, preparando el despacho y sustentado de los mismos.

Gestionar la documentación necesaria, cuando el Gerente General lo requiera.

Elaborar y registrar cargos de la correspondencia de la Empresa.

Atender llamadas telefónicas para proporcionar información.

Concertar citas con el Gerente General.

Organizar y clasificar la documentación recibida y emitida.

Mantener al día el stock de útiles de escritorio, efectuando su distribución y control.

Área: Gerencia

Cargo: Secretaria de Gerencia

Nombre:

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Recibir solicitudes de audiencia, preparar la agenda de Gerencia General.

Mantener permanentemente actualizado, clasificado y ordenado, archivo de la Gerencia General y Directorio.

Otras funciones asignadas por Gerencia General y el Directorio.

Área: OperacionesCargo: Gerente de operaciones

Nombre:

Funciones

Responsable directo de la producción de planta

Emite el reporte diario de leyes de producción de mineral

Coordinación permanente con el jefe de guardia y laboratorio.

Coordina con jefe de mina

Otras tareas encargadas por el jefe de operaciones.

3.3. DIAGRAMAS DE FLUJO

Muestran los pasos de que consta un procedimiento. Presenta el Ciclo Operativo de la Empresa Resemin S.A.

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7

3.4. CARTA DE DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO

Divide funciones para cada puesto.

Área Cargo Funciones

Gerencia General

Gerencia General

mando directo sobre todos los cargos de la organización, y mantiene estrecha comunicación con los jefes funcionales

Secretaria de Gerencia

Organizar, programar y determinar las necesidades de la Gerencia General y Directorio y brindar apoyo en el trámite administrativo y documentario correspondiente

Gerencia de Administración y Finanzas

Jefe de almacén

depende directamente del Gerente de Administración y Finanzas y mantiene estrecha comunicación con el jefe de operaciones y el jefe de producción; abastecimiento de materiales para la ejecución de las obras

Gerente de Administrac

ión y Finanzas

directamente del Gerente General y mantiene estrecha comunicación con el jefe de operaciones y el jefe de proyecto; financiación de los diversos aspectos en la ejecución de las obras

Operaciones

Gerente de operaciones

Responsable directo de la producción de planta

Jefe de operaciones

depende directamente de la Gerencia General; coordina directamente con las demás áreas de Proyectos y Administración y Finanzas


DIRECCIÓN

3.5. ELEMENTOS DE LA DIRECCIÓN

3.5.1. Factores Humanos

En Resemin S.A., el factor humano está conformado por los empleados y trabajadores de todas las áreas de la empresa que emplean sus habilidades, capacidades, destrezas y conocimientos necesarios para desarrollar las tareasdentro de la organización. Desde los operarios y sus jefes de áreas hasta el personal administrativo encargado de las áreas de logística, financiera, contabilidad, entre otras. La dignidad personal es aplicada dentro de la empresa al tratar a cada persona con respeto indiferente al puesto de trabajo que ocupe.

3.5.2. Liderazgo

El gerente general de Resemin S.A. es una líder de tipo democrático o participativo, debido a que respeta la opinión de sus subordinados reconociendo la importancia de su participación dentro del desarrollo de la organización. Sus características como líder de la organización abarcan:

Visión, elocuencia y consistencia Mantenerse bien informado Autoridad para delegar y dar poder Compromiso mediante ejemplificación con lo que está haciendo Astucia política Capacidad para resolver situaciones

Esto implica una credibilidad por parte de los empleados y trabajadores en confiar en las decisiones que tome el gerente general de la empresa ante una situación cotidiana o de emergencia, depositando su fe y confianza en lo que él decida.

También es un líder transaccional, ya que considera de importancia los objetivos personales de sus subordinados considerando que al cumplir estos, su labor dentro de la empresa será más eficiente y, debido a ello, enfatiza a sus trabajadores a que logren cumplir sus propias metas y los de la empresa para lograr un equilibrio dentro de la organización.

29

IV.IV.


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3.5.3. Motivación

En la Empresa Resemin S.A. la motivación es importante para lograr que el personal pueda rendir dentro de sus labores con una alta efectividad, mediante la satisfacción de sus necesidades. Por ello, el administrador reconocer la importancia de estas necesidades y busca la manera de lograr la satisfacción de las mismas mediante una serie de acciones que abarcan:

Salidas fuera del horario y ámbito del lugar de trabajo, previamente informado, frente a una necesidad urgente e importante para el trabajador.

Reuniones informales que no se realiza dentro de una oficina, busca la mayor participación de los empleados garantizando un ambiente más propenso al debate de ideas, logrando que no sean siempre los mismos que dan la iniciativa.

Aumento de sueldo según el desempeño laboral y los años de servicio, reconociendo a su vez la importancia y estima que se tiene frente al mismo.

Reconocimiento a las áreas y sus trabajadores mediante diversos mecanismos que ayuden a una estadía más cómoda y un ambiente más satisfactorio.

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3.5.4. Comunicación

La comunicación es de suma importancia para lograr la dirección de la organización. En Resemin S.A. no es la excepción, ya que frecuentemente se establece mecanismos de comunicación al personal trabajador y empleados para conocimiento de los objetivos, metas, cambios, toma de decisiones, etc. Dentro de esta comunicación se considera:

Instrucciones y órdenes: Principalmente su comunicación vienen dadas por los principales jefes de área, dependiendo del área y la especialización que se requiera para el desarrollo de la tarea asignada. Las tareas que dan los jefes de área son trasmitida a los subordinados a través de sus supervisores, a la espera de la respuesta por parte de los mismos en su cumplimiento a la alta dirección mediante reportes.

Coordinación: Los supervisores de cada área son los encargados de coordinar los trabajos entre los subordinados para no generar conflictos, además la empresa cuenta con una red telefónica, que comunica a cada una de las áreas. Cada oficina cuenta con teléfonos dependiendo de la cantidad de personal que se encuentre dentro o del puesto de trabajo que se tiene, desde los cuales los trabajadores pueden consultar y coordinar con otras áreas que sean necesarias para la ejecución de sus labores y tareas.

Respuesta: Los supervisores están atentos a la respuesta de la comunicación y si ésta ha logrado ser recibida correctamente por el trabajador, logrando así un cumplimiento acorde a lo transmitido por la gerencia.

Cabe destacar que dentro de las áreas administrativas la comunicación se lleva a cabo de forma concreta, pero en planta puede ser obstaculizada por el ruido generado por la maquinaria, por ello se realiza dentro de las oficinas del personal o en áreas de menos ruido como una oficina de reuniones, centro de capacitaciones, biblioteca ,etc.

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CONTROL

3.6. FINALIDAD DEL CONTROL

El control en RESEMIN S.A. nos permitirá:

Establecer medios de control.

Aplicar técnicas de control.

Recopilar e interpretar resultados.

Para ello debemos establecer unidades de medida (indicadores) y estándares de tolerancia, para realizar las mediciones (retroalimentación) a la previsión y a la dirección, llegando al análisis de resultados y posteriormente dando las correcciones pertinentes.

3.7. FUNCIONES DEL CONTROL EN RESEMIN S.A.Las funciones deben garantizar que los resultados se ajusten lo máximo posible a los objetivos pre establecido.

Estandarizar el desempeño mediante supervisiones.

Proteger los bienes organizacionales.

Estandarizar la calidad del servicio.

Limitar la cantidad de autoridad por las diversas áreas.

Medir y dirigir el desempeño de los empleados.

Alcanzar los objetivos.

Disponibilidad al cambio.

3.8. PRINCIPIOS QUE TENDRÁ EL CONTROL. Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarle el grado de

control correspondiente. De la misma manera la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte.

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V.V.


De la oportunidad: El control, necesita ser oportuno, es decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas, con anticipación.

De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos. De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente.

De la costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte.

De la excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente que funciones estratégicas requieren el control.

De la función controladora: La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controladora

3.9. TIPOS DE CONTROL Control preliminar. este tipo de control tiene lugar antes de que principien las

operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. En vez de esperar los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una influencia controladora limitando las actividades por adelantado.

Control concurrente. este tipo de control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades según ocurran, en otras palabras, pueden ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el tiempo específico y bajo las condiciones requeridas. La forma mejor conocida del control concurrente es la supervisión directa.

Control de retroalimentación. este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable. Control de retroalimentación, este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable.

3.10. TÉCNICAS DE CONTROL Las técnicas que se aplicaran en el control de las diferentes áreas serán.

Contabilidad

Auditoria

Presupuestos

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Reportes, informes.

Archivos (memorias de expedientes)

Gráficas y diagramas

Proceso, procedimiento, Gantt, etc.

Procedimiento hombre máquina, mano izquierda, mano derecha, etc.

Métodos cuantitativos.

AREAS DE CONTROL.

Según el esquema organizativo que tiene nuestra empresa y por tratarse de una Pequeña Empresa, vamos a controlar las 4 áreas generales:

Área de control institucional.

Esta área va controlar la empresa como un todo asegurándose de que toda vaya bien en las diferentes áreas.

Área de producción.

Los principales controles existente en el área de producción son los siguientes: Control de Producción, Control de Calidad, Control de Costos, Control de Tiempos de Producción, Control de Inventarios, Control de Operaciones Productivos, Control de Mantenimiento y Conservación, Control de Desperdicios

Área de comercial o de ventas.

En esta área manejaremos el control de ventas, control de publicidad y propaganda, control de costos.

Área de recursos humanos .

En el área de recursos humanos controlares lo concerniente a todo el personal de la empresa; controlaremos asistencia y retrasos, control de vacaciones y control de salarios, rotación de horarios en los trabajadores, etc.

Área financiera.

En esta área manejaremos el control de:

Balance general ( Activos, Pasivos y capital contable )

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Estado de resultados (desempeño financiero de una época o intervalo)

Flujo de efectivo ( ¿de dónde vino el dinero y en que se gastó?)

ESTO NO SE SI PONERLO K OPINAS EDUARDO???

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Documents

Trabajo final de administracion