Upload
rinda-cahyana
View
115
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
5/12/2018 Sumber Daya Sistem Informasi STTG - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/sumber-daya-sistem-informasi-sttg 1/8
1
TINJAUAN SUMBER DAYA SISTEM INFORMASI
SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI GARUT
(PER JANUARI 2012)
Oleh : Rinda Cahyana, MT
Email : [email protected]
A. Sistem Informasi Akademik
Sistem informasi (SI) pada Biro Akademik Sekolah Tinggi Teknologi
Garut (STTG) telah berbasis komputer. Salah satu program aplikasi yang
digunakan di Biro Akademik STTG adalah Sistem Informasi Manajemen
Akademik (SIMAK). Perangkat lunak berbasis Windows ini digunakan untuk
mencatat data mahasiswa berikut kontrak kuliah dan nilai ujiannya, mengatur
kelas kuliah dan ujian, mencatat data matakuliah dan dosen pengampunya,
mengelola matakuliah yang berlaku setiap semesternya sesuai dengan kurikulum
yang ditentukan jurusan, mencetak transkrip nilai hingga ijazah.
Gambar 1. Program aplikasi Sistem Informasi Manajemen Akademik
SIMAK dibuat menggunakan Microsoft Office Access di manaantaramuka dan basis datanya terintegrasi. Dengan kata lain, selain berfungsi
sebagai DBMS, Microsoft Office Access juga difungsikan sebagai antarmuka. Hal
ini menjelaskan bahwa arsitektur basis data SIMAK adalah local-database. Walau
demikian, komputer yang menjalankan SIMAK ini masih memerlukan
sambungan kabel jaringan untuk keperluan penyimpanan salinan basis data ke
5/12/2018 Sumber Daya Sistem Informasi STTG - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/sumber-daya-sistem-informasi-sttg 2/8
2
server basis data. Selain sebagai bagian dari manajemen resiko, penyalinan
tersebut sangat penting untuk memenuhi kebutuhan data akademik pada area
fungsional lainnya di STTG.
Sambungan kabel yang digunakan adalah Unshielded Twisted-Pair (UTP)
categori 5e. Data disalin secara manual setiap hari kerja oleh operator SIMAK
melalui port 21 ke direktori File Transfer Protocol (FTP) tertentu dalam server
basis data menggunakan perangkat lunak klien FTP. Pengaturan hak akses pada
sisi server FTP oleh administrator sistem menyebabkan direktori FTP tersebut
hanya dapat diakses oleh operator SIMAK dan administrator basis data saja.
Pembatasan ini adalah pelaksanaan penanganan resiko terhadap salinan basis data
SIMAK. Pembagian subnet dan gateway antara Local Area Network (LAN)
kantor / private dengan mahasiswa / public juga merupakan penanganan resikoakses salinan basis data SIMAK oleh siapapun yang terhubung ke LAN
mahasiswa.
Gambar 2. Skema jaringan Sekolah Tinggi Teknologi Garut
Sekalipun sebagian besar informasi akademik yang dihasilkan SIMAK
didistribusikan ke area fungsional lainnya dalam bentuk laporan tercetak, namun
sebagian lainnya seperti informasi mahasiswa diperoleh pegawai pada area
fungsional lainnya melalui program aplikasi yang digunakannya. Hal ini terjadi
oleh sebab adanya proses penyalinan basis data SIMAK ke server basis data.
Hubungan basis data SIMAK dengan program aplikasi pada area fungsional
lainnya akan dijelaskan pada pembahasan tentang Anjungan Informasi Akademik.
5/12/2018 Sumber Daya Sistem Informasi STTG - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/sumber-daya-sistem-informasi-sttg 3/8
3
Dalam proses transaksi, operator SIMAK menggunakan dua jenis printer,
yakni dot-matrix dan laser. Printer jenis pertama digunakan untuk mencetak
formulir isian rangkap seperti formulir kehadiran dan nilai ujian. Sementara
printer jenis kedua digunakan untuk mencetak ijazah, transkrip nilai, daftar
mahasiswa aktif setiap kelas, dan lain sebagainya.
Gambar 3. Skema jaringan Sistem Informasi Akademik
Laporan yang sering dicetak dan memakan biaya sehingga dilakukan
pembatasan permintaan adalah transkrip nilai. Untuk mengurangi antrian
mahasiswa di ruang akademik yang memerlukan transkrip nilai dan biaya
pengadaan kertas untuk pencetakan transkrip nilai, maka disediakanlah program
aplikasi yang diberi nama Anjungan Informasi Mandiri (AIM). Perangkat lunak
berbasis Windows ini diakses mahasiswa melalui layar sentuh yang dipasang di
depan ruang akademik. Data yang ditransformasi menjadi informasi nilai
diperoleh AIM dari basis data yang dikelola oleh Database Management System
(DBMS) pada server basis data. Hal ini menunjukan bahwa arsitektur basis data
AIM adalah client-server .
5/12/2018 Sumber Daya Sistem Informasi STTG - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/sumber-daya-sistem-informasi-sttg 4/8
4
Gambar 4. Program aplikasi Anjungan Informasi Mandiri
AIM dengan SIMAK memiliki hubungan terkait data akademik karena
data yang digunakan AIM bersumber dari basis data SIMAK. Sebagaimana
dijelaskan sebelumnya bahwa salinan basis data SIMAK disimpan di server basis
data. Salinan basis data SIMAK tersebut diakses dalam proses layanan
transformasi data oleh DBMS Microsoft SQL Server yang juga berjalan pada
server basis data. Hasil akhir dari proses tersebut adalah tersedianya data
akademik pilihan dalam basis data DBMS Microsoft SQL Server yang sama
dengan data dalam basis data SIMAK. DBMS Microsoft SQL Server inilah yang
dihubungi AIM dalam proses tranformasi data menjadi informasi nilai.
Gambar 5. Layanan transformasi data pada Microsoft SQL Server
5/12/2018 Sumber Daya Sistem Informasi STTG - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/sumber-daya-sistem-informasi-sttg 5/8
5
B. Sistem Informasi Keuangan
SI pada Biro Keuangan STTG telah berbasis komputer dan berperan mulai
dari pemrosesan data elektronik hingga pelaporan manajemen. Penggunaan
program aplikasi dalam beberapa aktivitas pada area fungsional ini dimaksudkan
untuk meningkatkan kecepatan pencarian data dan pembuatan laporan keuangan.
Sekalipun data keuangan dan informasi manajemen tersimpan dalam bentuk
digital, namun simpanan utama untuk keduanya adalah berbasis kertas.
Gambar 6. Program aplikasi Sistem Pembayaran
Salah satu program aplikasi yang digunakan dalam proses transaksi
pembayaran uang kuliah mahasiswa bernama Sistem Pembayaran (SIYAR).
Administratur sistem dapat mengatur lingkungan SIYAR berdasarkan hak akses
yang dimiliki pengguna. Apabila pengguna adalah manajer keuangan, maka
lingkungan SIYAR akan menjadi sistem informasi manajemen. Sebaliknya
apabila kedudukan pengguna hanya sebagai juru tulis transaksi saja, maka
lingkungan SIYAR hanya akan menjadi sistem pemrosesan data elektronik.
SIYAR menggunakan arsitektur basis data client-server di mana basis
datanya yang dikelola DBMS pada komputer server dapat diakses SIYAR pada
komputer lain. Aktivitas sistem informasi yang terjadi pada komputer pengguna
5/12/2018 Sumber Daya Sistem Informasi STTG - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/sumber-daya-sistem-informasi-sttg 6/8
6
yang menjalankan SIYAR meliputi masukan, keluaran, dan pemrosesan client-
side. Pemrosesan client-side tersebut berkaitan dengan transformasi data menjadi
informasi yang tidak dapat ditangani dengan data manipulation language (DML),
seperti transformasi data menjadi informasi neraca pembayaran atau informasi
manjemen berbasis grafis. Adapun pemrosesan server-side dan penyimpanan data
yang diperintahkan SIYAR dilakukan oleh Database Management System
(DBMS). Pemrosesan server-side tersebut berkaitan dengan transformasi data
menjadi informasi menggunakan DML yang disajikan dalam bentuk teks atau
tabel.
Data transaksi yang dimasukan oleh pengguna melalui SIYAR yang
berjalan pada komputer di ruang keuangan, disimpan dan dipelihara oleh DBMS
Microsoft SQL Server yang berjalan pada komputer server di ruang server.Komunikasi data antara dua sistem ini dilakukan melalui media transmisi berupa
kabel UTP categori 5e. Komunikasi data ini terjadi karena pengguna komputer
yang menjalankan SIYAR dikenal oleh komputer server dan terdaftar sebagai
pengguna basis datanya. Sekalipun komputer server yang menjalankan DBMS ini
dapat terhubung dengan seluruh komputer dalam LAN kantor melalui switch,
namun pengaturan hak akses pada sisi server basis data menyebabkan hanya
komputer tertentu yang menjalankan SIYAR ini saja yang dapat mengakses
sumber daya data dalam DBMS.
Gambar 7. Skema jaringan sistem pemrosesan transaksi keuangan
5/12/2018 Sumber Daya Sistem Informasi STTG - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/sumber-daya-sistem-informasi-sttg 7/8
7
Untuk menjaga keberfungsian SIYAR, maka operator jaringan Unit
Sistem Informasi (USI) mengawasi ketersediaan komputer server yang
menjalankan DBMS pada jaringan menggunakan pekakas aktif berupa perangkat
lunak pengawas jaringan. Disebut aktif karena pekakas ini secara otomatis
memeriksa ketersediaan komputer server setiap interval waktu tertentu dan
menginformasi status ketersediaannya secara real time kepada operator jaringan.
Karena transaksi keuangan ini melibatkan data mahasiswa seperti nomor
induk, nama lengkap, jurusan, dan angkatan, maka untuk mempersingkat proses
awal transaksi, aktivitas masukan data mahasiswa dalam SIYAR dihilangkan
dengan dilakukannya impor data dari basis data SIMAK ke dalam basis data
SIYAR setiap awal semester ganjil. Proses impor dilakukan pada server basis datadi mana salinan basis data SIMAK dan basis data SIYAR berada. Sekalipun
proses impor data ini dapat diotomatisasi dengan jadwal impor yang terlah
ditentukan, namun dalam pelaksanaannya proses ini masih dikerjakan secara
manual oleh administratur basis data menggunakan perangkat lunak impor.
Gambar 8. Perangkat lunak impor data
Karena SIYAR mengakomodasi penggunaan multiuser , maka di ruang
keuangan disediakan dua operator yang menggunakan SIYAR pada komputernya
masing-masing. Keadaan ini diharapkan dapat mempersingkat waktu transaksi
saat terjadi antrian panjang pada saat menjelang ujian semester. Dalam proses
transaksinya, setiap mahasiswa akan menyerahkan formulir pembayaran rangkap
tiga kepada operator. Formulir yang telah diproses kemudian ditandai
5/12/2018 Sumber Daya Sistem Informasi STTG - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/sumber-daya-sistem-informasi-sttg 8/8
8
menggunakan printer dot-matrix. Jarum pada kepala cetaknya menyebabkan
kedua lembar rangkap lainnya dari formulir tersebut mendapatkan tanda serupa.
Bagi mahasiswa yang memerlukan informasi transaksi keseluruhan, operator akan
menggunakan printer laser untuk mencetak informasi tersebut pada kertas. Proses
pencetakan menggunakan dua jenis printer tersebut dilakukan operator melalui
SIYAR.
Selain menggunakan SIYAR, pegawai keuangan juga menggunakan
perangkat lunak sistem jenis otomatisasi kantor seperti Microsoft Windows Excel.
Perangkat lunak ini digunakan untuk membuat laporan neraca dan jenis laporan
keuangan lainnya. Belum ada perangkat lunak yang tersedia untuk membantu
pegawai menelusuri transasi keuangan selain pembayaran mahasiswa. Pencarian
ini masih dilakukan secara manual dari buku keuangan.