SOP Part 4 Investasi, Keuangan & Akuntansi

4/24/2015 KebijakandanProsedurePersediaan(InventoryControl)SOPPart4|Investasi,Keuangan&Akuntansi

http://www.kembar.pro/2014/08/kebijakandanprosedurepersediaan.html 1/7

News AboutPrivacy PolicyDisclaimerContact

HomeAkuntansiKebijakandanProsedurePersediaan(InventoryControl)SOPPart4 FOLLOW & SUBSCRIBE US

SUBMIT ARTICLE BY RSS FEED

POPULAR POST THIS MONTH

PengertianPasarModal,InstrumenInvestasi,danBroker

CaraPalingPraktisMembuatLaporanKeuanganPerusahaan

PengertiandanTahapanProsesSiklusAkuntansi

KebijakandanProsedureAktivaTetap(FixedAssets)SOPPart7

Kebijakan&ProsedurPiutangDagang(AccountReceivable)SOPPart3

GOOGLE SEARCH ENGINE

Search

Home Accounting Pasar Modal Asuransi Forex SEO Site Map Search...

IklanolehGoogle Jurnal Laporankeuangan Internalaudit Inventorycontrol

FerryRinaldi AddComment Akuntansi

Kebijakan dan Prosedure Persediaan (Inventory Control) - SOP Part 4

PENGELOLAAN KONTROLPERSEDIAAN

Manajemen persediaan adalah controlatas segenap aktiva yang merupakanproduk perusahaan, yang diperjualbelikan dalam operasi seharihari.Persediaan meliputi :

Persediaan bahan mentahPersediaan barang dalam prosesPersediaan barang jadi

Manajemen persediaan menjadisangat penting karena akan menentukan besaran investasi yang akan ditanamkan agarpengelolaannya menjadi efektif dan umumnya besarnyalebih kurang 5.6 % dari totalaktiva perusahaan.

Kegunaan membuat inventory adalah untuk membebaskan operasi persediaan artinyamembuat masingmasing fungsi bisnis bebas satusama lainnya sehingga penutupandisuatu area tidak berakibat lebihjauh pada produksi dan penjualan produk jadi karenaberhentinya produksi dapat berakibat hilangnya pelanggan potensial.

Fungsi Persediaan :

Enam fungsi penting yang dikandung oleh persediaan dalam memenuhi kebutuhanperusahaan adalah sebagai berikut :

1. Menghilangkan resiko keterlambatan pengiriman bahan baku atau barang yangdibutuhkan Perusahaan.

2. Menghilangkan resiko bila barang yang dipesan tidak baik atau rusak sehinggaharus dikembalikan.

3. Menghilangkan resiko terhadap kenaikan harga atau inflasi.4. Untuk menyimpan bahan baku yang dihasilkan secara musiman sehingga

perusahaan tidak akan kesulitan bila bahan baku tersebut tidak tersedia dipasaran.5. Mendapatkan keuntungan dari pembelian berdasarkan potongan kuantitas

quantity discount6. Memberikan pelayanan kepada pelangganan dengan tersedianya barang yang

diperlukan.

Artikel Lainnya:Kebijakan & Prosedur Hutang Dagang Account Payable

Manage Beer TastePanels

Siebel Institute BeerSensory Panel Management

Coursesiebelinstitute.com

Emailaddress... Submit

IklanolehGoogle

JasapembelianbarangJurnalakuntansikeuanganInternalaudit



Dari fungsi tersebut persediaan dapat dikelompokkan kedalam 4 empat jenisyaitu:

1. Flucktuation Stock yaitu untuk menjaga fluktuasi permintaan yang tidakdiperkirakan sebelumnya, dan untuk mengatasi bila terjadi kesalahan ataupenyimpangan dalam rencana penjualan, waktu produk atau pengiriman barang.

2. Anticipation Stock yaitu untuk menghadapi permintaan yang telah diramalkan,dan pada saat permintaan tinggi dan kapasitas produksi tidak sanggupmemenuhinya. Atau karena kesulitan memperoleh bahan baku, sehingga prosesproduksi tetap berjalan.

3. Lotsize Inventory yaitu persediaanyang diadakan lebih besar dari padakebutuhan saat itu, dan ini dimaksudkan untuk mendapatkan keuntungan daripotongan pembelian discount quantity, karena dengan pembelian yang lebihbesar akan menghemat biaya pengangkutan per unit lebih rendah dan biayaadministrasi lebih mudah.

4. Pipeline Inventory : persediaan yang dalam proses pengiriman dari tempat asalketempat barang itu dipergunakan dan memakan waktu bermingguminggu.

Beberapa kebijakan dan prosedur dalam manajemen persediaan yang dilakukan untukmencapai pengelolaan yang effektif dan effisien, dikelompokan sebagai berikut :

I. Kebijakankebijakan PersediaanII. Prosedurprosedur dalam Persediaan

I Kebijakankebijakan Persediaan

Kebijakan Umum Persediaan

1. Barang yang diterima dan keluar harus dicatat ke dalam sistem secara real timedan transaksi persediaan yang terjadi dalam periode berjalan harus ditutup padaakhir bulan. Saldo akhir dari periode berjalan akan menjadi saldo awal periodeberikutnya. .

2. Penilaian persediaan dihitung menggunakan metode ratarata tertimbang.3. Store keeper bertanggung jawab atas penerimaan, pengeluaran dan penyimpanan

persediaan, perlindungan terhadap kehilangan dan kerusakan, pengawasan danpelaporan dan juga pengelolaan identifikasi fisik persediaan untuk semua gudangyang berada didalam perusahaan.

4. Penambahan master dan kode barang disusun oleh Purchasing Departement.5. Setiap persediaan didalam gudang memiliki kode persediaan yang unik struktur

kode yang sama dalam perusahaan Store keeper tidak diperkenankan merubah,menambah ataupun mengurangi kode yang telah ada.

6. Storekeeper bertanggung jawab untuk menindaklanjuti setiap masalah /kerusakan / kehilangan di area gudang dan berkoordinasi aktif dengan pihakpihak terkait untuk memecahkan masalah tersebut.

7. Penyimpanan persediaan diluar gudang harus memperoleh persetujuan dari SiteManager.

8. Persediaan harus dilindungi dengan asuransi terhadap resikoresiko yangmungkin terjadi seperti kebakaran, banjir, pencurian, huru hara dan bahayabahaya lainnya.

9. Batas optimal persediaan harus dikelola dengan menyesuaikan permintaanpermintaan dari User Departemen terkait dan meminimalisasi biayabiayapenyimpanan dan pemesanan. Batasbatas persediaan harus ditentukansebelumnya dan dimasukkan kedalam sistem. Rencana kerja bulanan harusdigunakan sebagai dokumen penuntun dalam menentukan batasbataspersediaan berikut:

Batas pemesanan ulang atau jumlah pemesanan ekonomisBatas minimum persediaanBatas maksimum persediaan

Artikel Lainnya: User manual Oracle Budget

Kebijakan Penerimaan Persediaan

1. Tidak diperkenankan menerima barang tanpa disertai dengan bukti PO PurchaseOrder, dokumen pendukung dari Supplier DO dll. Dan internal order yangsebelumnya telah diinformasikan ke lokasi.



2. Informasi PO dan Internal Order harus ada pada Store keeper saat menerimabarang.

3. Surat Tanda Terima Barang RR adalah dokumen wajib dan dianggap sebagaibukti barang yang diterima.

4. Surat Tanda Terima Barang RR dibuat oleh Store Keeper dan disetujui olehManager terkait.

5. Store keeper harus memastikan bahwa jumlah yang tercatat dalam Surat TandaTerima Barang harus sesuai dengan jumlah barang yang diterima. Jika jumlahnyaberbeda dengan Surat Jalan dari Supplier, maka Surat Jalan dari Supplier harusdirevisi dan ditandatangani oleh kedua pihak.

6. Jika jumlah yang tertera dalam Surat Tanda Terima Barang lebih tinggi dari jumlahyang tertera didalam PO store keeper harus mengambil keputusan untukmenolak. Informasi harus dikumpulkan dari Supplier untuk menentukan apakahjumlah kelebihan akan diterima atau menyimpan barangbarang tersebut digudang. Jika barangbarang disimpan di gudang maka barangbarang tersebutharus diperlakukan sebagai barangbarang FoC Free of Charge.

7. Jika jumlah yang tertera dalam Surat Tanda Terima Barang lebih rendah dibandingdengan jumlah barang yang tertera dalam PO, Departemen terkait yangmengajukan PR harus dikomunikasikan. Tindakantindakan yang perlu harusdiambil oleh Departemen Purchasing untuk penggantian.

8. Surat Tanda Terima Barang tidak dapat dikeluarkan oleh Bagian Pergudangansebelum verifikasi kualitas dilakukan oleh pihakpihak internal yang berkopententerhadap kwalitas persediaan.

9. Jika ditemukan adanya barang yang usang, rusak atau spesifikasinya salah atauhalhal lain yang berkaitan dengan kualitas barang dibandingkan dengan PO,maka barang tersebut harus ditolak dan Nota Pengembalian Pembelian harusdibuat dan dikirimkan kepada Supplier. Supplier harus menyetujui NotaPengembalian Pembelian dan mengambil barang dari gudang. Jika Supplier tidakmengambil barangbarang tersebut maka barangbarang tersebut dianggapsebagai FoC Free of Charge dan dicatat ke dalam kode persediaan yang berbeda.

10. Tembusan Surat Tanda Terima Barang RR rangkap 4 harus dikirimkan ke FinanceDept untuk diverifikasi dengan PO dan Invoice, untuk proses pencatatan danpembayaran.

11. Surat Tanda Terima Barang dapat dibuat lebih dari satu untuk satu nomor POyang pengirimannya dilakukan bertahap.

12. Proses penerimaan barang harus mengikuti aspekaspek pengawasan internalyang digambarkan dalam SOP.

Artikel Lainnya:Kebijakan & Prosedur Piutang Dagang Account Receivable

Kebijakan Pengeluaran Persediaan

1. Barang persediaan akan disimpan dan dikeluarkan sesuai FIFO First In First Out.2. Proses transfer persediaan antar gudang dan antar perusahaan adalah hal penting

yang diperlukan dalam sistem untuk membantu kelancaran transfer antar gudanguntuk memenuhi permintaanpermintaan transfer material penting yang sesuaiatau diluar perencanaan sesuai dengan ketersediaan barang dan mendapatpersetujuan dari Head of Dept. dan Financial Controller terkait.

3. Pengeluaran persediaan ke lokasi user tanpa melalui gudang tidak diperbolehkan.4. Jika ada penegembalian barang dari lapangan Asisten Gudang harus menghitung

jumlah barang yang dikembalikan dan membuat Nota Pengembalian Barang.

Kebijakan Pelaporan Persediaan

1. Laporan bulanan persediaan yang terdiri dari saldo, mutasi, analisa umurpersediaan harus diserahkan tepat waktu dan menyajikan pengelolaan persediaan.

2. Pengawasan rutin atas batasbatas persediaan, verifikasi persediaan pemeriksaanpersediaan berdasarkan sampel dan secara teratur harus dilakukan terutamapada barangbarang yang bernilai tinggi dan tindakan pencegahan harus diambiluntuk meminimalisasi kerugian akibat keusangan, pencurian, kerusakan dll.

3. Pemeriksaan fisik persediaan secara sampling dilakukan setiap bulan, dengan nilaiminimum 50% dari nilai total dari gudanggudang terkait, sedangkan pemeriksanmenyeluruh dilakukan setiap 6 bulan sekali.

4. Penyesuaian kelebihan jumlah persediaan setelah perhitungan fisik akan diupdatedalam modul persediaan, dengan persetujuan dari Financial Controller dan GM.

5. Kekurangan jumlah persediaan setelah perhitungan fisik harus dilaporkan ke BODdan penyesuaian kepada sistem harus berdasarkan persetujuan BOD.



6. Untuk meminimalisasi dampak penghapusan write off yang tak terduga dansignifikan, maka kebijakan penyusutan sistematis diterapkan untuk barangbarangpersediaan yang bergerak lambat, kecuali untuk semua barangbarang yang telahdiasuransikan. Berikut ini adalah level penyusutan.

7. Perusahaan membuat penyisihan untuk persediaan barang yang usang, rusak,mengalami penyusutan, tidak sesuai spek, dan bergerak lambat untuk disetujuioleh BOD dan dinyatakan dalam laporan keuangan secara konservatif.

Artikel Lainnya:Cara Setting MYOB Premier13 Accounting berjalan Online LAN &WAN

II ProsedurProsedur Pengelolaan Persediaan

Prosedur Penerimaan Persediaan

1. Store keeper tidak diperkenankan menerima barang dari supplier tanpa disertaidengan bukti PO atau internal Order untuk antar lokasi atau dari kantor cabangdan pendukung dari supplier surat jalan. Store keeper telah menerima copy POpada saat menerima barang di gudang

2. Store keeper melakukan pengecekan atas barang yang diterima, kualitas barangdilakukan pengecekan oleh fihak internal yang berkopenten

3. Store keeper membuat Good receive note/Surat Tanda terima barangberdasarkan fisik barang yang diterima digudang sesuai dengan surat jalan, Jikatidak sesuai dengan surat jalan, maka surat jalan dari supplier harus direvisi dandisesuaikan dengan dengan fisik barang yang diterima di gudang. Surat jalanyang telah direvisi tersebut ditandatangani oleh kedua belah fihak.

4. Jika saat penerimaan barang, ditemukan adanya barang yang rusak, using atauspesifikasinya tidak sesuai, barang telah expired, maka store keeper berhakmenolak barang dari supplier tersebut.

5. Storekeeper segera membuat Berita Acara atas kondisi barang yang diterimatersebut dan mengionformasikan serta menyerahkan berita acara tersebut kepadaPurchasing Departement

6. Berdasarkan informasi/Berita Acara dari storekeeper, Purchasing departemenmembuat Nota Pengembalian Barang kepada Suplier

7. Supplier harus menyetujui Nota pengembalian barang dan segera mengambilbarang tersebut dari gudang

8. Storekeeper mengirimkan Surat Tanda Terima Barang atau good Received Noteskepada Purchasing Dept

9. Purchasing Dept melakukan verifikasi antara STTB/GRn dengan PO dan Invoice10. Purchasing dept mengirimkan STTD/GRn, PO dan invoice ke Finance Dept/AP

Staff untuk proses pencatatan dan pembayaran11. Store keeper melakukan pengecekan untuk kelompok barangbarang tertentu

sebagai berikut :

Dry Food, store keeper harus memeriksa tanggal kadaluarsa/expired datenyadan kemasannya packaging tidak tumpah atau bocor

Frozen food, Srore keeper harus memeriksa temperature suhu container padasaat menerima barang , misalnya 18, 20 dreajat celcius untuk daging ayam,daging olahan, daging sapi, ice cream dan lainlain. Warna daging atau ikanyang diterima dan expired datenya

Chilled food, Storekeeper harus memeriksa kesegaran dari sayur, buah, cabe,bawang dan bahan baku chilled lainnya, suhu untu barang chilled adalah 0sampai 5 derajat celcius.

Prosedur pengeluaran persediaan

1. Bagian produksi mengajukan permintaan jumlah material berdasarkan jumlahkaryawan klien

2. Bagian produkasi mengajukanb permintaan item/jenis material berdasarkan menuplanning bulanan

3. Untuk barangbarang kelompok dry goods seperti gula, kopi, susu, minumankaleng, minuman kotak atau material selain menu Utama maka admin sitemembuat form permintaan barang dan mengajuikan kepada storekeeperberdasarkan catatan dari clien

4. Admin site membuat isu tiket atas barangbarang tersebut sebagai dasar invoicebackcharges

5. Storekeeper mengeliarkan barang berdasarkan metode FIFO, barang yang



pertama masuk pertama keluar6. Sorekeeper mencatat setiap pengeluaran barang dalam system dan mencetak

Form Pengeluaran Barang dan ditanda tangani oleh Requestor /clien7. Storekeeper diperkenankan melakukan transfer persediaan antar gudang hanya

jika telah mendapat persetujuan dari Head of Departemen dan Finance Controler8. Untuk transfer persediaan antar gudang. Storekeeper masingmasing site

membuat form pemerimaan barang dan form pengeluaran barang dan ditandatangani keduabelah fihak.

9. Jika terdapat pengembalian barang dari produksi atau dari backcharges atau darigudang site yang lain transfer persediaan antar guiding Sorekeeper membuatlapopran penerimsaan barang dan mencatat penerimaan barang tersebut dalamsistem

Artikel Lainnya:Standard Operating Procedure Accounting & Finance

Prosedur pelaporan persediaan

1. Storekeeper membuat laporan persediaan yang terdiri dari saldo persediaan,mutasi persediaan penerimaan barang dan pengeluaran barang secara periodikdaily, weekly atay mountly report

2. Storekeeper membuat analisa umur persediaan, category persediaan yangpergerakannya lambat

3. Storekeeper danTeam Accounting melakukan Stock take/Perhitungan physicsetiap bulannya dan didokumentasikan. Storekeeper membuat Berita Acara atasdilakukannya stock take dan ditandatangani oleh Storekeeper dan Accounting

4. Berdasarkan Berita Acara stoke take tersebut juka terjadi kelebihan jumlahpersediaan, maka storekeeper melakukan penyesuaian tersebut dan diupdatekedalam system setelah ,mendapat persetujuan dari Finance Controler danGeneral Manager

5. Berdasarkan Beritra Acara Stok Take tersebut jiuka terjadi kekurangan jumlahpersediaan maka kekurangan tersebut harus dilaporkan ke BOD dan storekeeperdapat dapat m,elakukan penyesuaian kedalam system setelah mendapatpersetujuanb dari BOD

6. Team Accounting dapat membuat laporan penyusutan persediaan berdasarkanlaporan analisa umur persediaan yang bergerak lambat

7. Team accounting membuat laporan penyisihan persediaan berdasarkan BeritaAcara Stock take atas persediaan yang telah using, rusak dan mengalamipenyusutan, bergerak lambat dan lainlain. Team Accounting mengajukanlapporan tersebut kepada Finance Controler untuk direfiew dan kemudiandiajukan ke BOD untuk disetujui

Prosedure pelaksanaan Stock Opname

Persediaan yang dilakukan stock fisik yaitu barang yang diperjualbelikan dalam operasiseharihari, baik bahan baku, bahan dalam proses ataupun barang jadi.

Pelaksanaannya dapat dilakukan secara menyeluruh general phisical inventory stocktaking atau dengan cara sebagian persediaan sampling persediaan, diadakan setiapakhir bulan di lokasi cabang yang volume persediaannya besar disesuaikan denganaktifitas gudang dan paling lama setiap tiga bulan, dibagi dalam beberapa tahapanyaitu :

1. Tahap persiapan : meliputi pembagian tugas dan tanggung jawab, pembentukanteam, group, persiapan Peralatan, persiapan administrasi baik manual maupuncomputer termasuk persiapan untuk berusaha tidak ada mutasi barang selamadiadalannya stock fisik.

2. Tahapan pelaksanaan : meliputi poster pengumuman phisical inventory di pintugudang, perhitungan physic dan di tally sesuai code, nama barang dan merk,ukuran, penulisanlebel pada phisik barang, penyusunan/penyimpanan barangyang telah di telly dan menyerahkan hasil telly kepada petugas yang merekaphasil stock opname dan masing masing telly sheet ditanda tangan olehyangmelakukan stock phisik petugas gudang, petugas acounting dan internal auditbaik internal maupun external.

3. Tahap penyelesaian : Membuat laporan hasil physic stock opname, merekonsiliasiantara hasil physic dengan catatan administrasi gudang, membuat berita acarahasil stock opname dan menanda tangani hasil stock phisic tersebut, diketahuidan disetujui oleh yang berwenang, memasukkan ke sistem administrasi gudangbaik manual maupun computer dan melaporkan hasilnya ke manajemenperusahaan.



4 Tweet 19

Formulir formulir dalam administrasi gudang antara lain:

1. Permintaan Pembelian Purchases Request2. Telly Sheet3. Receiving report4. Packing List5. Delivery Receipt6. Delivery Note7. Transfer note & IPTN Inter Project Transfer Note8. Kartu Gudang /Kartu Stock /Bin Card Stock Card9. M I C S Monthly Inventory Control Sheet

10. Bukti Penerimaan Barang Retur Jual11. Bukti pengembalian barang Retur beli12. Form Barang rusak Demages /Spoile good13. Laporan Mutasi Persediaan

Artikel Lainnya:User Manual Oracle General Ledger

Standar Operating Prosedur SOP Lainnya:

1. Standard Operating Procedure Accounting & Finance2. Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang Account Payable Part 13. Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang Account Payable Part 24. Kebijakan dan Prosedur Hutang Dagang Account Payable Part 35. Kebijakan & Prosedur Piutang Dagang Account Receivable6. Kebijakan dan Prosedure Persediaan Inventory Control7. Kebijakan dan Prosedure Treasury8. Kebijakan dan Prosedure Umum Pajak9. Kebijakan dan Prosedure Aktiva Tetap Fixed Assets

JikaAndaMerasaArtikeliniBermanfaat,AndaBisaBerlanggananArtikelTerbaruviaEmail,SilakanMasukkanAlamatEmailAndadibawahini:(PrivacyEmailAndaakanKamijagaKerahasiaannya)

Berlangganan

DeliveredbyFeedBurner

Title:KebijakandanProsedurePersediaan(InventoryControl)SOPPart4Description:PENGELOLAANKONTROLPERSEDIAANManajemenpersediaanadalahcontrolatassegenapaktivayangmerup...Rating:4.5

7Like Share 29



Copyright2014Investasi,Keuangan&AkuntansiAllRightsReserved PoweredbyBlogger

Newer Post Older Post

0 Response to "Kebijakan dan Prosedure Persediaan (Inventory Control) -SOP Part 4"

Enteryourcomment...

Commentas: GoogleAccount

Publish Preview

Linkkepostingini

CreateaLink

Home

Penjelasan KodeAkuntansi Akun

Pers...

Penjelasan KodeAkuntansi Akun

Piut...

Penjelasan KodeAkun Kas dan

Setara...

Klasifikasi SistemKode Akun Akunta...

Kebijakan danProsedur Hutang

Dagan...

You Might Like :

Facebooksocialplugin

Comment

Addacomment...

Contact|PrivacyPolicy|About|SiteMap|

Akuntansi Asuransi Blog Forex

General Investment

ManajemenKeuangan Obligasi

PeluangUsaha Reksadana

Saham SEO Technology

Label Cloud Recent Post

FungsidanPerananUtamaPasarModalbagiduniaInvestasi

ContohLaporanKeuanganKonsolidasiHoldingCompany

PengertiandanTahapanProsesSiklusAkuntansi

AnalisisLaporandanRasioKeuanganPerusahaan

PeluangdanStrategiBisnisOnlineuntukPemula

Popular Post

PengertianPasarModal,InstrumenInvestasi,danBroker

Kebijakan&ProsedurPiutangDagang(AccountReceivable)SOPPart3

KebijakandanProsedureAktivaTetap(FixedAssets)SOPPart7

PeluangUsahaPenjualanTiketPesawatOnline

ProgramKerjaPresidenTerpilihVersiANE:

Documents

SOP Part 4 Investasi, Keuangan & Akuntansi