SISTEM INFORMASI INDEKS UNTUK REKAM MEDIS

Jurnal Manajemen Informasi Kesehatan Indonesia Vol. 3 No.2 Oktober 2015ISSN: 2337-6007 (online); 2337-585X (Printed)

58

SISTEM INFORMASI INDEKS UNTUK REKAM MEDIS

Desi Budiarti1, Jerhi Wahyu Fernanda2, Meida Cahyo Untoro3

1,2,3Institut Ilmu Kesehatan Bhakti Wiyata [email protected],2,3

Abstract

hospitals, information technology is used in managing medical records. Most of the medical records in

record information system that is able to produce disease index, operation index, doctor index and patient

index, doctor index and patient index. Besides indexes for medical records, this application can also generatereports 10 major diseases and procedures both inpatient and outpatient.

Keywords: Information Systems, Medical Record, Index

Abstrak

Teknologi informasi saat ini menjadi kebutuhan yang sangat penting bagi masyarakat termasuk dalam bidangkesehatan. Di Rumah sakit, teknologi informasi dimanfaatkan dalam mengelola rekam medis. Sebagianbesar unit rekam medis di Indonesia mengelola rekam medis secara manual. Penelitian ini bertujuan untukmemberikan gambaran sebuah model sistem informasi rekam medis yang mampu menghasilkan indekspenyakit, tindakan, dokter dan pasien. Aplikasi ini dibuat berbasiskan web dengan menggunakan bahasapemrograman PHP dan MySQL sebagai basis datanya. Dalam pembuatannya, aplikasi ini disesuaikan dengankebutuhan rekam medis pada umumnya dengan melakukan wawancara terhadap petugas rekam medis. Hasildari aplikasi ini dapat membuat indeks penyakit, indeks tindakan, indeks dokter dan indeks pasien secaraotomatis. Selain indeks-indeks untuk rekam medis, aplikasi ini juga dapat menghasilkan laporan 10 besarpenyakit dan tindakan baik rawat inap maupun rawat jalan.

Kata kunci: Sistem Informasi, Rekam Medis, Indeks

PENDAHULUAN

Perkembangan teknologi informasi saat iniberkembang sangat pesat. Saat ini informasi menjadikebutuhan yang sangat penting bagi masyarakat.Perkembangan dan pemanfaatan teknologi komputerjuga sudah ada di berbagai bidang, yaitu di bidangperdagangan, bidang pertanian, bidang industri,bidang pendidikan, dan bidang lainnya termasukjuga dalam bidang Kesehatan.

Rumah sakit sebagai salah satu institusi pelayanankesehatan membutuhkan keberadaan suatu sistem

informasi yang akurat dan andal, serta cukupmemadai untuk meningkatkan pelayanannya kepadapara pasien serta lingkungan yang terkait lainnya.

Pengelolaan data di rumah sakit merupakan salah satukomponen yang penting dalam mewujudkan suatusistem informasi di rumah sakit. Pengelolaan datadimaksudkan untuk menghasilkan laporan-laporaninternal dan eksternal rumah sakit. Pengelolaan datasecara manual, mempunyai banyak kelemahan, selainmembutuhkan waktu yang lama, keakuratannyajuga kurang dapat diterima, karena kemungkinankesalahan sangat besar (Handoyo, 2008).

58

59

Desi Budiarti, dkk. Sistem Informasi Indeks untuk Rekam Medis

Seiring dengan kemajuan teknologi informasidan kesehatan serta tuntutan akan kebutuhan datayang cepat dan tepat, rumah sakit saat ini terusmengembangkan dan memanfaatkan rekam medisuntuk menjadi alat yang dapat merekam danmenampilkan data secara cepat dan tepat (Hatta,2010). Sistem Informasi rekam medis merupakansebuah sistem yang mencakup hampir seluruhkegiatan di rumah sakit. Keterangan mengenaipasien secara lengkap meliputi identitas pribadi,sosial, dan semua keterangan lain menyangkutpasien terdapat dalam rekam medis (Markus, 2010).Namun dari sistem informasi rekam medis tersebut,masih terdapat beberapa kelemahan, salah satunyaadalah tidak tercakupnya pelaksanaan indeksingyaitu membuat tabulasi sesuai kode yang sudahdibuat ke dalam indeks-indeks, yang bergunamemberikan referensi kepada pengguna. Indeksingmasih dilakukan secara yaitumemasukkan manual kedalam aplikasi pengolahdata seperti Ms. Word atau Ms. Excel, hal ini pulayang terjadi pada Rumah Sakit X di Kediri. RumahSakit X menggunakan Sistem Informasi Rumah Sakitberbasis desktop dimulai dari pendaftaran hinggapelaksanaan kodefikasi penyakit namun belummencakup pelaksanaan indeksing.

Berdasarkan permasalahan tersebut, penulis tertarikuntuk membuat sistem yang dapat menghasilkanindeks-indeks yang terintegrasi dengan sisteminformasi rumah sakit sehingga mudah diakses olehberbagai pihak yang membutuhkan seperti tenagamedis atau pihak perencanaan rumah sakit dll.

Adapula tujuan dari penelitian ini, yaitu Menghasilkanaplikasi sistem informasi berbasis web dinamis yangmampu mengolah data-data masukan menjadi

indeks-indeks yang dibutuhkan didalam Unit RekamMedis dan diharapkan dapat bermanfaat dalampengembangan Rekam Medis Elektronik.

METODEDesain penelitian yang digunakan adalah Surveideskriptif dengan teknik sampling Simple RandomSampling. Sampel penelitian ini adalah petugasrekam medis sebagai informan yang memberikaninformasi agar sistem yang akan dibuat sesuai dengankebutuhan di lapangan.

Diagram Konteks Sistem

Diagram konteks adalah diagram yang memberikangambaran umum terhadap kegiatan yang berlangsungdalam sistem.

Entitas luar yang terlibat langsung dalam sistemini adalah Admin, Pendaftaran dan Rekam Medis.Berikut merupakan pembagian privilages untukmasing-masing entitas:

a Admin memiliki hak akses tertinggi sehinggaia dapat mengontrol semua pengguna yangada dibawahnya yaitu Pendaftaran dan RekamMedis. Admin ini biasanya digunakan untukseorang yang melakukan pemeliharaan(maintenance) sistem.

b Pendaftaran memiliki akses untuk menambahdan mengubah informasi pasien serta melakukanperubahan (update) pelayanan pasien.

c Rekam Medis memiliki akses untuk pengolahanrekam medis seperti assembling, Koding danmencetak Indeks. Selain itu petugas juga dapatmemanajemen data Penyakit dan Tindakan.

Gambar 1. Diagram Konteks Sistem


60 59

DFD Level 1 Sistem

Gambar 2. DFD Level 1 Sistem

61


DFD Level 2 Sistem

Gambar 3. DFD Level 2 Proses Login


62

Gambar 5. DFD Level 2 Proses Pendaftaran

Gambar 6. DFD Level 2 Proses Assembling

63


Gambar 7. DFD Level 2 Proses Koding

Gambar 8. DFD Level 2 Proses Pencarian Indeks


64

HASIL

HASIL

1. Sistem PenamaanMenggunakan sistem penamaan langsung sesuaidengan tanda pengenal pasien.

2. Sistem Penomoran

Menggunakan sistem penomoron UnitNumbering System, yaitu memberikan satunomor rekam medis baik kepada pasien barumaupun pasien lama. Sehingga berkas rekammedis disimpan dalam satu folder dengan nomorrekam medis yang sama.

3. Sistem Penyimpanan dan penjajaran.Menggunakan sistem penyimpanan sentralisasidan sistem penjajaran

4. Sistem PendaftaranKegiatan pendaftaran di Rumah Sakit X sudahmenggunakan aplikasi berbasis visual basic.Petugas hanya perlu mencari data pasiendidalam database jika itu pasien lama, namunjika pasien adalah pasien baru, petugas akan

dan meng-input-kan data tersebut kedalamdatabase.

5. Assembling Rekam MedisSetiap berkas rekam medis yang telah selesaidipergunakan di Ruang inap akan di Assemblingdan dianalisa kelengkapannya. Untuk berkasyang belum lengkap akan dikembalikan keruang inap untuk dilengkapi maksimal 14 hari.Setelah dilengkapi, petugas Assembling akan

untuk di kode dan dikembalikan ke filing.Bagian assembling akan menghasilkan laporananalisa kelengkapan setiap 3 bulan sekalidan akan dilaporkan ke Komite Medis untukpeningkatan kualitas dan kuantitas rekammedis.

oleh Sistem Informasi Rumah Sakit X hanyalah

rawat inap hanya dikode di dokumen rekammedis tanpa memasukkan ke dalam databaseSistem Informasi Rumah Sakit.

7. IndeksingInstalasi rekam medis menyediakan indekspasien, dokter, penyakit, operasi/ tindakan dankematian. Indeks pasien, sudah dilakukan secaraelektronik dan tersimpan pada database rumahsakit. Sementara indeks lainnya masih dilakukansecara manual menggunakan Ms. Excel.

Petugas koding akan merangkap membuatindeks dengan cara memasukkan data pasienke dalam form di Ms.Excel. Form tersebutberisi nomor rekam medis, umur, jenis kelamin,diagnosa, tindakan, lama dirawat, dokter, jenispasien, kamar, lama dirawat.

Dari data yang dimasukkan kedalam formtersebut, akan menghasilkan laporan 10 besarpenyakit dan tindakan yang dilaporkan setiapbulan kepada Direktur dan Komite Medik.

PEMBAHASAN

Dari hasil penelitian dan perancangan, SistemInformasi Indeks ini memiliki 3 level atau statuspengguna yaitu pendaftaran, rekam medis danadministrator. Status pendaftaran hanya dapatmengakses menu Home, Pendaftaran dan EditData Pasien saja, untuk status rekam medis dapatmengakses menu Home, Assembling, Koding danIndeks sementara Administrator dapat mengakseskeseluruhan sistem tersebut.

Tampilan Sistem

Tampilan halaman login akan muncul saat aplikasipertama kali dibuka. Pengguna harus memasukkanusername dan password. Sistem akan masuk kemenu selanjutnya sesuai status yang telah terdata didatabase aplikasi.

Gambar 9. Halaman Login

65


Gambar 10. Halaman Hak Akses Pendaftaran

Gambar 11. Menu Pendaftaran

Gambar 12. Menambahkan Pasien Baru

Gambar 13. Mendaftarakan Pelayanan Pasien

Gambar 15. Halaman Hak Akses Rekam Medis


66

Gambar 16. Halaman Assembling

Gambar 17. Halaman Koding

Gambar 18. Menu Indeks

Gambar 19. Pencarian Indeks Dokter

Gambar 20. Hasil Pencarian Indeks Dokter

SIMPULAN

Dari penelitian pembuatan Sistem Informasi IndeksUntuk Rekam Medis di Rumah Sakit ini dapatdiambil beberapa kesimpulan, antara lain:

1. Sistem Informasi Indeks ini dapat mendukungpelaksanaan kegiatan rekam medis padaumumnya, dimulai dari kegiatan Pendaftaran,Assembling, Koding dan Indeksing.

2. Sistem Informasi Indeks ini dapat menghasilkan4 indeks yang dibutuhkan oleh Unit RekamMedis yaitu Indeks Pasien, Indeks Penyakit,Indeks Tindakan dan Indeks Dokter dalamperiode 1 tahun.

3. Sistem Informasi Indeks ini dapat menghasilkanLaporan 10 besar penyakit dan tindakan baikrawat inap maupun rawat jalan dalam periode1 tahun.

DAFTAR PUSTAKA

Andi. 2012. Adobe Dreamweaver CS6 dan PHP-MySQL untuk pemula. Yogyakarta : AndiOFFSET.

Handoyo, E. 2008. Aplikasi Sistem Informasi.Aplikasi Sistem Informasi Rumah SakitBerbasis Web Pada Sub-Sistem FarmasiMenggunakan Framework Prado, 7(1), 13.

67


Hatta, G. R. 2010. Pedoman Manajemen InformasiKesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan.Jakarta: Penerbit Universitas Indonesia.

Kadir, Abdul. 2014. Pengenalan Sistem InformasiEdisi Revisi. Yogyakarta: Andi OFFSET.

Markus, S. N. 2010. Master Plan PengembanganSistem Informasi Manajemen Rumah Sakit.Yogyakarta : Poltekes Permata Indonesia.

Notoatmodjo,S. 2012. Metode Penelitian Kesehatan.Jakarta: Rineka Cipta.

Paillin, D. B. 2012. Perancangan Sistem Informasi. 6(1),

69-70.

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia no.269 tahun 2008 tentang Rekam Medis.

Depkes RI. 1997. Pedoman Pengelolaan RekamMedis Rumah Sakit di Indonesia. Revisi I.Jakarta : Dirjend Yanmed.

Rustiyanto, E. 2014. Buku Ajar Sistem InformasiManajemen Rumah Sakit. Yogyakarta : PIPress.

Solichin, A. 2010. http://achmatim.net/2010/01/30/buku-gratis-mysql-5-dari-pemula-hingga-mahir/. [Diakses tanggal 28 Nopember 2014.Pukul 04.41 WIB].

Tohari, H. 2014. Astah Analisa Serta PerancanganSistem Informasi Melalui Pendekatan UML.Yogyakarta : Andi OFFSET.

Undang Undang Republik Indonesia no. 44 Tahun2009 Tentang Rumah Sakit.

Documents

SISTEM INFORMASI INDEKS UNTUK REKAM MEDIS