SVEUČILIŠTE U MOSTARU

FILOZOFSKI FAKULTET

STUDIJ POLITOLOGIJE

Vjekoslav Prović

NAČINI I SREDSTVA DIPLOMATSKOG

KOMUNICIRANJA

Seminarski rad

Mentor: Docent dr. sc. Mile Lasić

Mostar, 2012.

SADRŽAJ

1. UVOD.......................................................................................................................3

2. USMENO KOMUNICIRANJE.............................................................................4

3. TELEFONSKI RAZGOVOR................................................................................5

4. PISANO KOMUNICIRANJE, DIPLOMATSKA KORESPONDENCIJA......6

4.1. Osobno pismo...................................................................................................64.2. Službeno pismo................................................................................................74.3. Nota, verbalna nota ili nota u trećem licu.....................................................74.4. Memorandum, pro memoria, aide memorie.................................................84.5. Non-paper.........................................................................................................9

5. SLANJE TEKSTOVA FAKSOM..........................................................................9

6. JEZIK U DIPLOMACIJI.....................................................................................10

7. ZAKLJUČAK........................................................................................................11

8. LITERATURA......................................................................................................12

2

1. UVOD

Diplomatsko komuniciranje u svojim začecima bilo je ograničeno na isključivo

usmene kontakte. S vremenom je usmena komunikacija nadopunjena pismenom,

najprije u kao pomoćnim, a kasnije i kao samostalnim i ravnopravnim sredstvom.

Razvojem telekomunikacijskih tehnologija dolazi do napretka i u diplomatskoj

komunikaciji, najprije korištenjem telegrafa i telefona, a u zadnjih nekoliko desetljeća

telefaksa i internet tehnologija. Zbog svega navedenog dolazi do napretka u

diplomatskoj komunikaciji koja postaje učinkovitija te se otvara više mogućnosti

sudjelovanja u radu međunarodne zajednice za male i srednje zemlje.

Unatoč svim komunikacijskim naprecima koji su nedvojbeno unaprijedili

diplomatsku komunikaciju, izgovorena riječ, razgovor i sve finese koje uključuje

nemoguće je zamijeniti bilo kojim od navedenih sredstava. Diplomacija također u

ostalim aspektima odoljeva modernoj tendenciji pojednostavljivanja i ostaje vjerna

obrascima finog ponašanja, što ne znači da je zaostala. Diplomat, da bi bio uspješan,

upotrebljava sva sredstva i znanja koja su mu na raspolaganju s obzirom na situaciju u

kojoj se nalazi. Stoga mora biti vješt kako u verbalnoj i pisanoj komunikaciji i odnosu s

ljudima tako i u radu s modernim komunikacijskim sredstvima i alatima.

Vrlo je važno za svakog diplomata da u komunikaciji bude umjeren i odmjeren.

Pretjerano ponavljanje zahtjeva, loš odabir vremena, krivi ton ili gestikulacije mogu

oneraspoložiti sugovornika i postići suprotni učinak od željenog. Također je vrlo važan

odnos diplomata prema predstavnicima i institucijama države primateljice. Odnos mora

biti uvjek pomalo distanciran da bi mogao objektivno sagledati sve činjenice i događaje

koje prenosi svom ministarstvu, međutim distanciranost je potrbno sakriti u ophođenju s

vlastima i tijelima države primateljice.

„Moć komunikacije u svim njenim oblicima, kao temeljne funkcije diplomacije leži u

sposobnosti ne samo kako bi se postigao primarni cilj - rješavanje sukoba, održavanje

3

odnosa, promicanja socijalne i ekonomske razmjene - već i u tome da izmijeni interes

pa čak i identitet aktera komunikacije.“1

2. USMENO KOMUNICIRANJE

Usmena komunikacija odnosi se na razgovore u kojima je izgovorena riječ osnova

komunikacije. U govoru se možemo služiti raznim tehnikama kao što su intonacija,

redosljed riječi, isticanje ili ponavljanje rečenica da bi sugovorniku bolje približili svoje

stajalište. Uz to možemo se služiti i neverbalnim oblicima komunikacije,

gestikulacijama, grimasama, osmjehom, dodirivanjem sugovornika ili čak udaranjem

šakom o stol, međutim ove „efekte“ moramo koristiti kontrolirano i vrlo umjereno.

U diplomatskoj komunikaciji vrlo je važan izbor riječi koje označavaju upravo ono

što želimo reći. Tijekom godina i stoljeća razvoja diplomacije usavršen je čitav niz

izraza i formulacija za odbijanje ili prihvaćanje prijedloga sugovornika bez korištenja

jakih ili euforičnih riječi. Vrlo je važno uvijek biti suzdržan, a posoji i diplomatski

žargon koji koristi „umekšane“ izraze koji obično predstavljaju puno jača značenja od

izrečenog. Izraz izražavati se „diplomatski“ koristi se i u svakodnevnom govoru za

osobe koje u razgovoru koriste pažljivo odabrane riječi. Upravo odabir riječi i jasnoća

rečenica je još jedna važna odrednica diplomatske komunikacije. Ako želimo biti jasni u

svom izlaganju koristiti ćemo kratke rečenice nedvojbenog sadržaja, ali ako želimo

nešto sakriti od sugovornika ili dati odgovor bez pravog značenja koristiti ćemo se

kompliciranim rečenicama, digresijama, skretanjem s teme pa čak i upadanjem sebi u

riječ da bismo zbunili sugovornika.

Bitno je sopmenuti još jedno sredstvo koje koristimo u razgovoru a to je stanka.

Stankom između rečenica ili riječi dajemo važnost i privlačimo pažnju sugovornika na

određeni dio izlaganja. Kao i sve navedeno dosada i stanka se koristi ciljano i umjereno

jer prečestim korištenjem postižemo suprotan učinak od željenog.

1 Geoffrey Allen PIGMAN, Contemporary Diplomacy, Polity press, Cambridge, UK, 2010.

4

3. TELEFONSKI RAZGOVOR

Razgovor telefonom je također oblik usmene komunikacije s razlikom da se

sugovornici ne vide, što nameće određena ograničenja, ali ima i svoje prednosti. U

odnosu na pisani tekst, telefonski razgovor je osobniji, daje nam sigurnost da je poruka

prenešena i da (ako se ne snima) neće biti traga o izgovorenom i time ostavlja

mogućnost poricanja.

Predstavljanje kod telefonskog razgovora je vrlo bitno i nije se dovljno

predstaviti imenom i prezimenom. Prvo se navodi ime države i institucije koju

predstavljamo, zatim funkcija koju obnašamo i na kranu ime i prezime. To bi primjerom

izgledalo ovako: „ Zovem iz Ministarstva vanjskih poslova Republike Hrvatske, govori

glavni pravni savjetnik, ambasador dr. Stanko Nick. Molim vezu sa šefom

međunarodnopravne službe gospodinom Szenasijem“2

U telefonskom razgovori treba izbjegavati uvodnu kurtoaziju, eventualno se

možemo, dobrom poznaniku, jednom rečenicom osvrnuti na zadnji susret. Odmah iza

toga prelazimo na stvar zbog koje zovemo te na kraju također kratko i uljudno uputimo

pozdrav. Zbog same forme telefonske komunikacije, a izrazito u slučaju ako se jedan od

sugovornika služi stranim jezikom, potrebno je koristiti kratke i jasne rečenice te imati

na umu da sugovornik ne može vidjeti naše geste. Ukoliko je tema o kojoj želimo

razgovarati opširna bolje je telefonski samo ugovoriti sastanak i samo natuknuti o čemu

se radi.

Komunikacija putem telefona donosi također veliku prednost kod rješavanja

kriza, predstavljajući mogućnost neposrednog razgovora na veliku udaljenost. Telefon

nam daje mogućnost ispravka nesporazuma te dobivanja povratne informacije u

realnom vremenu od sugovornika.

Telefonska komunikacija važan je oblik diplomatske interakcije, međutim ona

uglavnom služi kao nadopuna ostalim oblicima diplomacije.

2 Dr. Stanko NICK, Diplomacija: metode i tehnike, Viskoka škola međunarodnih odosa i dplomacije, Zagreb, 2010., str. 100.

5

4. PISANO KOMUNICIRANJE, DIPLOMATSKA KORESPONDENCIJA

Pisana komunikacija i korespondencija u diplomaciji vrlo su važne diplomatske

tehnike. Sposobnost usmenog pregovaranja, koja je bit diplomacije, imaju u određenoj

mjeri i osobe koje nisu vezane za diplomaciju, međutim to nije slučaj u pisanoj

komunikaciji. Prilikom sastavljanja diplomatskih nota, službenih diplomatskih pisama

ili pro memorija opća pismenost, pristojnost i poznavanje pravila drugih specijaliziranih

korespondencija nisu od velike pomoći.

Pisani tekst je sam po sebi ograničavajući i jednom kad je poslan ne može se više

mijenjati. Riječi u pisanoj komunikaciji imaju puno veću težinu od onih u usmenoj zato

što ih ne možemo dodatno argumentirati ili popratiti odeđenom intonacijom i

gestigulacijom. Zbog toga kao i razloga da je pisani tekst čitaocu uvijek na

raspolaganju, ispravno, razumljivo i uvjerljivo pisanje je puno teže i osjetljivije od

usmenog komuniciranja.

Sastavljanje diplomatskog teksta zahtjeva od nas da vodimo računa o stupnju

poznavanja materije osobe kojoj te tekst namjenjen. Nije potrebno navoditi očigledne i

općepoznate stvari ali trebamo izložiti osnovne parametre teme tako da primatelj može

shvatiti bit teksta.

U daljnjem tekstu ćemo detaljnije opisati oblike diplomatskog dopisivanja

1.1. Osobno pismo

Osobno pismo može se pisati u privatne ili službene svrhe, piše se u službenom

svojstvu, ali se ne poziva na funkciju. Ovim pismom šalje se osobna poruka

adresantu npr. čestitka jubilarnog rođendana ili značajne godišnjice, saučešće

povodom smrtnog slučaja u obitelji, preporuka ili osobna zamolba. Osobno pismo

piše se na papiru bez zaglavlja (eventualno može biti ime i prezime i akademska

titula), piše se rukopisom cijelo ili barem naslovna i završna rečenica i naravno

6

potpis. Naslovljavamo i pozdravljamo adresanta osobno i neformalno npr. „Moj

dragi Janez“ , „Uz iskrenu zahvalnost“, „Srdačno“. Na pismo se stavlja datum, ali se

ne stavlja nikakav broj, arhivska oznaka ili pečat.

1.2. Službeno pismo

Službeno pismo je formalnije, službenije i „hladnije“ od osobnog i pošaljioc

njime ističe svoju funkciju i položaj. Piše se na službenom papiru ustanonove u

kojoj pošiljatelj radi ili njegovom osobnom službenom papiru u oba slučaja sa

zaglavljem, stavlja se datum i broj kao oznaka službene korespondencije i u pravilu

je strojno otisnuto. Može i ne mora sadržati pečat, a ako u zaglavlju nije otisnuta

puna funkcija i titula pošaljitelja ona se ispisuje iznad ili ispod potpisa. Pismo ne

sadrži osobne elemente, a naslovljava se i pozdravlja primatelja strogo formalno.

Zbog svega navedenoga osobno pismo se često anziva i nota u prvom licu.

1.3. Nota, verbalna nota ili nota u trećem licu

Nota predstavlja naslužbeniji i najformalniji oblik komunikacije u diplomaciji.

Putem nota odvija se komunikacija između ministarstava vanjskih poslova zemalja

kao i komunikacija između ministarstva vanjskih poslova zemlje primateljice i

diplomatsko-konzularnih predstavništava u toj zemlji te kominikacija između

diplomatskih predstavništava raznih zemalja u jednoj državi.

Note se mogu koristiti u različite svrhe, od rutinskih poput obavještavanja o

odsutnosti ambasadora iz zemlje službovanja do ozbiljnih diplomatskih tema poput

protesta prema politici zemlje primateljice. Kako note pokrivaju širok broj područja

imamo specijalizirane note za odeđene teme. Protestnom notom izražava se

nezadovoljstvo, ultimativnom notom se predaje ultimatum, cirkularnom notom

služimo se kada ministarstvima ili diplomatskim misijama u jednom centru želimo

proslijediti istu obavijest, dok zajedničkom ili kolektivnom notom dvije ili više

diplomatskih misija iznose zajednički stav ili zahtjev prema zemlji primateljici.

Nota se piše na posebnom notnom papiru koji je malo čvršći uglavnom samo sa

suhim grbom na vrhu stranice, ako nema takvog papira piše se na papiru sa

zaglavljem koje sadrži državni grb i službeni naziv institucije koja šalje notu. Nota

7

mora imati broj, a naslov nije obvezan iako ga mnoge zemlje pišu. Note se uvijek

pišu u trećem licu jednine.

Uvijek se započinje i završava stereotipnim izrazom pristojnosti: „Ministarstvo

vanjskih poslova Republike Hrvatske izražava svoje poštovanje Ambasadi

Republike Mađarske i ima čast...“ „Ministarstvo vanjskih poslova Republike

Hrvatske koristi se i ovom prilikom da Ambasadi Republike Mađarske ponovi

izraze dubokog poštovanja“, a u sredini se nalazi sadržajni dio note te eventualno

molba za odgovor. Iza izraza pristojnosti dolazi datum, adresa institucije

primateljice piše se u lijevom donjem uglu prve stranice. Nota se parafira, a ne

potpisuje, obično iza zadnje riječi teksta. Pokraj parafa otiskuje se žig institucije. U

današnje vrijeme dosta formalnosti u notama se izostavlja te se koristi stil koji

podsjeća na stare aide memorie, čak i kada je u notu utjelovljen sporazum više se ne

zahtjeva da obje strane reproduciraju sadržaj. Dovoljno je da nota koja sadrži

ponudu navodi sve relevantne klauzule, a nota kojom se prihvaća da se referira na

ponudu i navedu uvjeti prihvaćanja.

Nota se šalje poštom, dostavom, a može se i predati osobno. Osobna predaja

note uvijek se vrši u ministarstvu vanjskih poslova i to ministarstvo određuje razinu

na kojoj će biti primljena.

Nota se može, u slučaju uvredljiva ili neprihvatljiva sadržaja odbaciti ili odbiti.

Odbacuje se na način da se verbalno izjavljuje da je nota neprihvatljiva ali tekst note

ostaje kod primatelja. U slučaju da je tekst note osobito uvredljiv može se odbiti

primanje note, na način da se nakon čitanja note uz usmeni protest vrati onome tko

ju je pokušao predati. Također se može odbiti upoznati sa sadržajem note, to se

događa u vrlo napetim odnosima između država kada primalac zna na što se nota

odnosi.

Važno je napomenuti da se na sve navedene pisane oblike komunikacije u pravilu

odgovara na isti način.

1.4. Memorandum, pro memoria, aide memorie

8

Ovi oblici pismena predstavljaju manje formalne dopise koji služe kao

podsjetnici ili prijedlozi koji se predaje drugoj strani tijekom razgovora.

Memorandum se koristi za iznošenje razumjevanja nekog dogovora ili njegovog

dijela.

Piše se na papiru bez zaglavlja, nema odeređenu formu ni uvodne i završne

uljudnosti, datum je obvezan, papir se ne potpisuje, parafira ili prečatira, ali se iz

teksta vidi odakle potječe.

Sve navedeno vrijedi i za aide memoriu (ili pro memoriu), a razlika je u tome da je

aide memorie još manje formalna i upotrebljuje se za kraće zabilješke i podsjetnike.

1.5. Non-paper

Non-paper još je neformalniji od memoranduma. Predstavlja neslužbeni

prijedlog koji se predaje drugoj strani u pregovorima bez da se iz njega vidi odakle

potječe. Koristi se kada se želi neslužbeno predstaviti određena pozicija ili politika

da bi se vidjelo kako će biti primljena ili u multilaterlanoj diplomaciji da se utvrde

maksimalni zajednički stavovi bez preuzimanja odgovornosti za napisani tekst.

5. SLANJE TEKSTOVA FAKSOM

Faksiranje ne predstavlja ništa drugo nego trenutačno slanje pisanog teksta

primatelju. Zbog brzine i praktičnosti često se koristi i u diplomatskim krugovima

međutim uz određena pravila.

Vrlo je važno imati točan pretplatnički broj primatelja da potencijalno osjetljivi

materijal koji se šalje ne bi dospio u pogrešne ruke ili u javnost. Dobro je, na

posebnom listu papira, navesti toki i iz koje ustanove šalje faks, svoj broj faksa i

telefona, datum slanja, naziv i broj faksa primatelja te broj stranica koje se faksiraju.

Na taj način primatelj može znat je li primio cijeli poslani materijal i kome se

obratiti u slučaju pogreške. Također je uputno naknadno provjeriti telefonski je li

slanje prošlo u redu i je li primljeni tekst čitljiv.

9

6. JEZIK U DIPLOMACIJI

Latinski jezik je, kao jezik Rimskog carstva te kasnije Svetog Rimskog carstva i

Katoličke crkve, bio jezik kojim se u pismu koristila rana Europska diplomacija.

Njegova prednsot je bila u tome što je bio neutralan, a nedostatak da ga je razumio malo

tko osim klera. Osim u pismu koristio se i za razgovore u kojima diplomati nisu govorili

jezik sugovornika. Od 15. do 19. stoljeća za pregovore su se koristili razni jezici ovismo

o stranama koje su u njima sudjelovale ali uglavnom su dokumenti bili pisani i dalje na

latinskom. Od sredine 19. stoljeća opće je prihvaćeno pravo da se diplomatskia

predstavništva u određenoj državi obraćaju njenim institucijama na službenom jeziku te

države, ali ne postoji pravilo da se jedan jezik koristi ispred nekog drugoga.

U Ujedinjenim narodima službeni jezici su arapski, engleski, francuski, kineski,

ruski i španjolski i svi imaju jednaku važnost dok su u Europskoj uniji službeni su svi

jezici zemalja članica. Tako da u svijetu ne postoji jedan službeni diplomatski jezik,

međutim najčešće se koriste francuski i engleski s tim da je dominantnu poziciju u

posljednje vrijeme preuzeo engleski prvenstveno zbog dominacije SAD-a u

međunarodnoj zajednici.

Za rad u diplomaciji nužno je poznavanje jednog od „svjetskih“ jezika zaista dobro,

što znači u jeziku, govoru i pismu te bar još jednog jezika za sporazumijevanje. Teško je

odrediti koji su jezici najkorisniji, prvi je vjerojatno engleski (kako smo ranije

napomenuli), dok drugi jezik ovisi o afinitetima i polju rada, u diplomaciji to bi

vjerojatno bio francuski ili eventualno španjolski. Dalje ne postoje pravila već se treba

ravnati po potrebama, ali svakako vrijedi opće životno pravilo da je bolje znati što više

stranih jezika. Važno je i napomenuti, da bi se dobro naučio neki strani jezik

prvanstveno se mora dobro poznavati svoj materinji jezik.

10

7. ZAKLJUČAK

Diplomacija, pa tako i diplomatska komunikacija se od svojih početaka do danas

promjenila se u velikoj mjeri. Izumom novih tehnologija, bržim protokom informacija,

nastankom novih država i saveza mijenjali su se načini, jezici i forme komuniciranja.

Međutim u diplomaciji su i dalje ostale poželjne, može se reći i obvezne odrednice kao

što su uljudnost, umjerenost, suzdržanost, obrazovanost, informiranost te potreba za

konstantnim učenjem o novostima kako u tehnologiji tako i u društvenom okruženju u

kojem se nalazimo.

11

8. LITERATURA

- KURBALIJA, Jovan and SLAVIK, Hannah, Language and Diplomacy,

DiploProjects, Mediteranean Academy of Diplomatic Studies, University of

Malta, Malta, 2001.

- NICK, Stanko, Diplomacija: metode i tehnike, Viskoka škola međunarodnih

odosa i dplomacije, Zagreb, 2010.

- ROBERTS, Ivor, Satow's Diplomatic Practise, Oxford university press, Oxford,

UK, 2010.

12