Embed Size (px)
Citation preview
PPrriirrooččnniikk
Uporaba programa SAP v celovitem poslovnem informacijskem sistemu
PPrroocceess oosskkrrbboovvaannjjaa
MMaagg.. MMaatteejjaa PPooddllooggaarr
MMaagg.. PPrriimmoo�� GGrriiččaarr
Fakulteta za organizacijske vede Univerza v Mariboru
Februar, 2003
VsebinaVsebinaVsebinaVsebina
1 Uvod 1 2 Računalni�ki program za celovit informacijski sistem - SAP 4
2.1 Zgradba programa SAP 4
2.2 Primer skupine organizacij IDES 7 3 Proces oskrbovanja 8
3.1 Podprocesi procesa oskrbovanja 8
3.2 Udele�enci procesa oskrbovanja 11
3.3 Sporočila v procesu oskrbovanja 11 4 Primer oskrbovalnega procesa 13
! Glavni podatki materiala 16 Pregledovanje glavnih podatkov materiala 16 Vna�anje podatkov novega materiala 21
! Glavni podatki dobavitelja 25 Vna�anje podatkov novega dobavitelja 25 Spreminjanje podatkov dobavitelja 28
! Povezovanje materiala z dobaviteljem 28 Vna�anje popustov 31
!Nabavljanje blaga za zalogo 33 Oblikovanje zahteve za naročilo 33
! Izbiranje dobavitelja 36
! Naročanje Prena�anje zahteve za naročilo v naročilo dobavitelju 38 Pregledovanje podatkov oblikovanega naročila 41 Predogled tiskanja 41 Shranjevanje naročila 42
! Prevzemanje blaga 42 Prevzemanje blaga s povezavo na �tevilko naročila 42 Prikazovanje odprtih naročil dobavitelja 43 Knji�enje prevzemnice 44
! Pregledovanje stanja zalog 45 Pregledovanje trenutnega količinskega stanja zalog za material 45 Pregledovanje zalog in potreb za material 46 Pregledovanje trenutnega količinskega in vrednostnega stanja zalog materialov 48
! Nabavljanje blaga za določeno stro�kovno mesto 49 Oblikovanje zahteve za naročilo 49 Pretvarjanje zahteve za naročilo v naročilo. 51
! Plačevanje dobavitelju 52 5 Primeri petih vaj 56 Literatura 57
Pojmovnik 59
1
1 Uvod V zadnjih 30-ih letih so organizacije uporabljale informacijsko tehnologijo predvsem za izbolj�evanje svojih notranjih procesov. Organizacije so sku�ale najprej preoblikovati notranje oskrbovalne procese, kot so: naročanje, proizvodnja in distribucija ob podpori procesov financ in upravljanja virov podatkov. Organizacije so spoznale, da potrebujejo celovite poslovne informacijske sisteme, ki bodo omogočali izvajanje teh procesov na elektronski način tako znotraj organizacije kot tudi za njeno povezovanje navzven.
Tako so nastali programi za celovite poslovne informacijske sisteme (Enterprise Resource Planning � ERP). Ti programi omogočajo enotno izvajanje poslovnih procesov znotraj organizacije na vseh lokacijah. Celoviti informacijski sistemi uporabljajo enotno bazo podatkov, enotni uporabni�ki vmesnik, ki naj bi pokril celotni informacijski sistem organizacije (Appelrath in Ritter 2000, Larocca 2002). Primeri takih programov so: SAP, Baan, Navision, PeopleSoft, Oracle in drugi.
Razlogi za vse večjo uporabo programov za celovite poslovne informacijske sisteme so predvsem v: globalizaciji, potrebi po povezovanju geografsko razpr�enih členov v oskrbovalni verigi v en sistem, v pritisku na zni�evanje stro�kov, zastarelosti pomembnih delov obstoječih informacijskih sistemov, ki ne izpolnjujejo več zahtev uporabnikov, v zdru�evanju organizacij (Delavnica SAP 2001).
Pred uvedbo programa za celovite poslovne informacijske sisteme in elektronskega poslovanja je za organizacije zelo pomembno, da se le-te posvetijo preoblikovanju procesov, ki so osnova za uvajanje teh sistemov in pridobivanje koristi elektronskega poslovanja. Podatki ka�ejo, da imajo �tevilne organizacije različno organizirane procese z različnimi dobavitelji. Zato je najprej potrebno te procese preoblikovati, poenotiti, zdru�iti v skupne procese, da bodo vsem poslovnim partnerjem omogočali elektronsko izvajanje procesov in dostop do vseh podatkov, ki jih potrebujejo, in tedaj, ko jih potrebujejo.
Predvsem je za organizacije pomembno, da dose�ejo večjo kontrolo in spremljanje poslovnih procesov (Hammer in Champy 1995, 45; European Commission 2000, 1-5). V literaturi je zaslediti, da imajo organizacije samo zaradi neučinkovitih oskrbovalnih procesov več milijard dolarjev dodatnih stro�kov vsako leto (Kalakota in Robinson 1999, 231-232; Ody 2001a, x). Iz zgoraj navedenih razlogov je potrebno pri preoblikovanju procesov začeti 1. z odpravljanjem tistih procesov, ki ne prina�ajo dodane vrednosti, in 2. s �tudijem programov in opreme, da bodo izbrani taki programi, ki bodo najbolje podpirali izbolj�ane poslovne procese (Sterle 2001, 143-149; Lesničar 2002, 18) .
Pred uvedbo programa za celovit poslovni informacijski sistem mora organizacija najprej analizirati procese in ugotoviti razlike z napotitvenimi modeli, ki jih ponujajo računalni�ki programi za celovit informacijski sistem. Po ugotovljenih razlikah se odločijo, ali bodo svoje procese prilagodili napotitvenemu modelu ali bodo program prilagodili procesom v organizaciji. Prva, zgornja mo�nost je tista, ki jo uvajalci teh sistemov priporočajo. Preoblikovanje nekaterih poslovnih procesov je nujno potrebno. Vsi procesi v organizaciji (ali delu, ki ga pokriva računalni�ki program za celovit poslovni informacijski sistem) se morajo skladati z napotitvenim modelom, ki temelji na �najbolj�i praksi (�best practices�). Pomembno je, da se organiziranost prilagaja celovitemu poslovnemu informacijskemu sistemu. Ocenjevalci celovitih informacijskih sistemov ocenjujejo, da največja korist izvira iz preoblikovanja poslovnih procesov in da komercialni programi zadovoljujejo do 70% potreb. Ostali procesi so značilni le za posamezne organizacije (SAP delavnica 2001).
2
Čas uvedbe programov takih sistemov je kar dolg. Ponavadi so mnogo preobse�ni, da bi jih lahko uvajali naenkrat, čeprav je to najbolj uspe�en in učinkovit način uvajanja. Večkrat se uporablja fazni pristop: modul za modulom. Tipičen čas uvajanja je 14 mesecev, velike in razpr�ene organizacije praviloma več let. Problem teh programov je, da so zelo splo�ni in jih je treba z nastavljanjem parametrov prilagajati značilnostim posameznih uporabnikov.
Celoviti poslovni informacijski sistemi prina�ajo �revolucijo� v razvoj informacijskih sistemov in v poslovanje. So zelo zapleteni; ne smemo jih obravnavati le kot programe, ampak tudi kot temeljno organizacijsko spremembo. Poglavitni faktorji uspeha pri njihovem uvajanju so:
− močna podpora vodstva pri spreminjanju poslovnih procesov v skladu s celovitim poslovnim informacijskim sistemom,
− preoblikovanje poslovnih procesov,
− povezanost posebnih procesov in programov v �hrbtenico�, to je v celovit poslovni informacijski sistem (SAP delavnica 2001).
Na Fakulteti za organizacijske vede Univerze v Mariboru se zavedamo, da je uvajanje programov za celovite informacijske sisteme v izobra�evalni proces nujno potrebno in zelo pomembno. Prav zato je pri�lo do sodelovanja med fakulteto in organizacijama SAP Slovenija in IDS Scheer Slovenija (slika 1); sodelovanje poteka od 1. junija 2000. Takrat so bili dogovorjeni načrti uvajanja in uporabe programa SAP v izobra�evalnem procesu. Tako so bili postavljeni temelji dana�njega uspe�nega sodelovanja, in ti bodo povezovali organizacije tudi v prihodnosti.
Organizacija SAP Slovenija je zagotovila namestitev programa SAP na stre�nik Fakultete za organizacijske vede Univerze v Mariboru, namenjen za raziskovanje in razvoj re�itev s programom SAP. Za hitrej�i prenos znanja na fakulteto, ki je pri spoznavanju programa SAP nujno potreben, fakulteta tesno sodeluje s svetovalci iz organizacije IDS Scheer Slovenija. Da bi program SAP pribli�ali vsem �tudentom fakultete, je bila v novembru 2001 organizirana delavnica SAP in njej naj bi vsako leto sledil podoben dogodek. Fakulteta je zagotovila nov, zmogljiv stre�nik, ki je namenjen izključno uporabi programa SAP v izobra�evalne in raziskovalne namene.
Na novi stre�nik je name�čena različica programa SAP 4.6c, ki tako �tudentom kot profesorjem omogoča kakovostnej�e delo. Na fakulteti so zagotovljene vse sestavine, ki so potrebne za uspe�no uvajanje in izvajanje predavanj in vaj. S skupnimi prizadevanji je pribli�ana najnovej�a različica programa SAP �tudentom, ki bodo na ta način vzpodbujeni za njegovo uporabo pri �tudiju, izdelavi seminarskih in raziskovalnih nalog, prototipnih re�itev in diplomskih ter magistrskih nalog. Uporaba bo mo�na v učilnicah fakultete in od doma ali iz slu�be.
3
Slika 1: Sodelovanje med Fakulteto za organizacijske vede Univerze v Mariboru in organizacijama SAP Slovenija in IDS Scheer
V priročniku je najprej podan kratek opis programa SAP in modula materialno poslovanje (Materials Management � MM) ter primer skupine organizacij IDES. Temu sledijo opisi procesa oskrbovanja, udele�encev in sporočil, ki v tem procesu nastajajo, ter primer oskrbovalnega procesa.
V naslednjem razdobju bodo oblikovani priročniki za dodatne podprocese poslovnega procesa organizacije, na primer procesa prodaje, spremljanja kadrov in drugih.
4
2 Računalni�ki program za celovit informacijski sistem - SAP
Sodobne organizacije potrebujejo dinamične strategije za spopad z izzivi dana�njega poslovnega sveta, ki se nenehno spreminja. Sposobnost, da se hitro in pravilno prilagodijo novim zahtevam svojih strank in s tem obrnejo v svoj prid gibanja na trgu, je bistvena za pre�ivetje. In kak�na je re�itev? Zanesljiva in odprta informacijska infrastruktura, ki bo najbolje podpirala poslovne procese in hkrati omogočala organizaciji prilagajanje spremembam. To je program SAP, najpogosteje uporabljeni program za celovit poslovni informacijski sistem na svetu (Remic in Gričar 1999, 87-103).
2.1 Zgradba programa SAP Program SAP je sestavljen iz različnih modulov programa, ki so oblikovani tako, da v čim bolj�i meri izkoristijo zmogljivosti organizacije. Moduli programov povezujejo in oblikujejo posamezne korake v avtomatizirane verige procesov, hkrati pa nadzorujejo pretok podatkov med oddelki in zdru�ujejo organizacije z njihovimi dobavitelji in kupci. Procesna usmerjenost povečuje produktivnost. Ker program SAP povezuje procese, ki sodijo skupaj, ima vsak zaposleni hiter in preprost dostop do podatkov, ki jih potrebuje pri delu. Podatki so sprotni in natančni. Nadzor nad procesom, ki je vgrajen v program, omogoča zaposlenim nov način dojemanja delovnega okolja. V programu SAP lahko uporabnik iz �irokega nabora različnih modulov, ki pokrivajo različne poslovne procese, izbere module programa, ki jih potem na osnovi posebnih potreb pove�e v interni organizacijski sistem. Modularnost programa (slika 2) omogoča izbiro med postopnim ali enkratnim uvajanjem s hkratno vpeljavo vseh potrebnih modulov programa (Appelrath in Ritter 2000, Larocca 2002, Remic in Gričar 1999, 87-103).
V nadaljevanju se boste skozi primer srečali z modulom materialnega poslovanja. Na osnovi preoblikovanja procesov modul omogoča avtomatsko vrednotenje dobaviteljev, zmanj�uje oskrbovalne in skladi�čne stro�ke z upravljanjem zalog in skladi�č, vključuje funkcije za vrednotenje materialov (metoda vrednotenja zalog po standardnih in drsečih povprečnih cenah), funkcije za vodenje zalog po metodah vrednotenja zalog po povratnih cenah (LIFO method of inventory valuation) in po zaporednih cenah (FIFO method of inventory valuation), plačevanje dobavitelju, vsebuje količinsko in vrednostno vodenje zalog v organizaciji, podpira večino običajnih tipov premikov blaga (prevzem, izdaja, preskladi�čenje) in vodenje posebnih vrst zaloge, kot sta npr. konsignacija in vračljiva embala�a. Modul materialno poslovanje je izjemno tesno povezan z modulom finančnega računovodstva (Financial Accounting � FI), saj je večina vknji�b v procesu oskrbovanja podprta z avtomatskim knji�enjem v glavno knjigo računovodstva (Remic in Gričar 1999, 87-103).
5
ISISSpecialne
re�itve
SVSVStoritveStoritveASAPASAP
CACA
BCBCBazniBaznisistemsistem
SkupneSkupneaplikacijeaplikacije
PYPY
PEPEPlače
PTPT
PDPD
Upravljanje časa
Razvojkadrov
PAPAAdministracija
kadrov
Izobra�evanja
RERE
R/3R/3ABAP/4
Razvojno okoljeABAP/4
Razvojno okoljeCOCO
ECEC
IMIM
Kontroling
Upravljanjeinvesticij
Kontrolingpodjetja
FIFIFinančno
računovod-stvo
ACACRačunovodstvo-
splo�no
TRTRZakladni�tvo
RERENepremičnine
PSPSProjektnisistem
PPPP
EHSEHSVarovanje
okolja
PMPMVzdr�evanje
QMQM
SDSD
MMMM
LOLOLogistika -
splo�no
LELELogistična
izvedba
CSCS
Prodaja indistribucija
Upravljanjekakovosti
Planiranjeproizvodnje
Materialnoposlovanje
Storitvestrankam
NepremičnineNepremičnine
ISISSpecialne
re�itve
SVSVStoritveStoritveASAPASAP
CACA
BCBCBazniBaznisistemsistem
SkupneSkupneaplikacijeaplikacije
ISISSpecialne
re�itve
ISISSpecialne
re�itve
SVSVStoritveStoritveASAPASAP
CACA
BCBCBazniBaznisistemsistem
SkupneSkupneaplikacijeaplikacije
SVSVStoritveStoritveASAPASAP
SVSVStoritveStoritveASAPASAP
CACA
BCBCBazniBaznisistemsistem
SkupneSkupneaplikacijeaplikacije
CACA
BCBCBazniBaznisistemsistem
SkupneSkupneaplikacijeaplikacije
PYPY
PEPEPlače
PTPT
PDPD
Upravljanje časa
Razvojkadrov
PAPAAdministracija
kadrov
Izobra�evanja
PYPY
PEPEPlačePYPY
PEPEPlače
PTPT
PDPD
Upravljanje časa
Razvojkadrov
PAPAAdministracija
kadrov
PTPT
PDPD
Upravljanje časa
Razvojkadrov
PAPAAdministracija
kadrov
Izobra�evanja
RERE
R/3R/3ABAP/4
Razvojno okoljeABAP/4
Razvojno okoljeCOCO
ECEC
IMIM
Kontroling
Upravljanjeinvesticij
Kontrolingpodjetja
FIFIFinančno
računovod-stvo
ACACRačunovodstvo-
splo�no
TRTRZakladni�tvo
COCO
ECEC
IMIM
Kontroling
Upravljanjeinvesticij
Kontrolingpodjetja
COCO
ECEC
IMIM
Kontroling
Upravljanjeinvesticij
Kontrolingpodjetja
FIFIFinančno
računovod-stvo
ACACRačunovodstvo-
splo�no
ACACRačunovodstvo-
splo�no
TRTRZakladni�tvo
TRTRZakladni�tvo
RERENepremičnine
PSPSProjektnisistem
RERENepremičnine
RERENepremičnine
PSPSProjektnisistem
PSPSProjektnisistem
PPPP
EHSEHSVarovanje
okolja
PMPMVzdr�evanje
QMQM
SDSD
MMMM
LOLOLogistika -
splo�no
LELELogistična
izvedba
CSCS
Prodaja indistribucija
Upravljanjekakovosti
Planiranjeproizvodnje
Materialnoposlovanje
Storitvestrankam
PPPP
EHSEHSVarovanje
okolja
EHSEHSVarovanje
okolja
PMPMVzdr�evanje
QMQM
SDSD
MMMM
LOLOLogistika -
splo�no
LELELogistična
izvedba
CSCS
Prodaja indistribucija
Upravljanjekakovosti
Planiranjeproizvodnje
Materialnoposlovanje
Storitvestrankam
NepremičnineNepremičnine
MMMaterialnoposlovanje
Slika 2: Modularna zgradba programa SAP
Sliki 3 in 4 prikazujeta vstopni zaslon programa SAP in naslovno vrstico ikon.
6
Slika 3: Vstopni zaslon programa SAP
Potrdi Nazaj
PrekličiNajdi
Prva stran
Naslednja stran
Pomoč
Ukazno polje Shrani
Izhod
Natisni
Najdi naslednjePrej�nja stran
Zadnja stran
Oblikovanje nove seje
Oblikovanje bli�njice na omizju
Prilagajanje zaslonauporabniku
Slika 4: Naslovna vrstica ikon
7
2.2 Primer skupine organizacij IDES Primer oskrbovalnega procesa, ki je opisan v nadaljevanju, boste izvajali na stre�niku Fakultete za organizacijske vede Univerze v Mariboru, kjer je name�čen program SAP, različica 4.6.c. V program je vključena skupina organizacij IDES ("Internet Demonstration and Evaluation System") in podatki v zvezi s poslovanjem te skupine organizacij. Skupina organizacij IDES predstavlja mednarodno organizacijo z izpostavami v različnih dr�avah. IDES vsebuje podatke za demonstracijo velikega �tevila poslovnih scenarijev v programu SAP. Ključni namen je čim bolj realni prikaz poslovnih scenarijev z močno povezavo med poslovnimi procesi in to zagotavlja SAP.
Na sliki 5 je predstavljen evropski del mednarodne organizacije IDES. Sestavljata ga organizacija v Nemčiji z oznako 1000 in organizacija v Veliki Britaniji z oznako 2000. V organizaciji v Nemčiji je pet obratov na ločenih lokacijah.
20002000IDES Vel. Brit.IDES Vel. Brit.
00010001SurovineSurovine
00030003Pom. in pot.Pom. in pot.materialmaterial
00020002Končni izdelkiKončni izdelki
00990099Prevzem blagaPrevzem blaga
10001000Nemčija
Hamburg
11001100Berlin
Berlin
12001200DresdenDresden
13001300FrankfurtFrankfurt
20002000HeathrowHeathrow
14001400StuttgartStuttgart
10001000IDES Nemčija
IDES
Skupina organizacij
�tevilke organizacij
Obrati
Skladi�čne lokacije
20002000IDES Vel. Brit.IDES Vel. Brit.
00010001SurovineSurovine
00030003Pom. in pot.Pom. in pot.materialmaterial
00020002Končni izdelkiKončni izdelki
00990099Prevzem blagaPrevzem blaga
10001000Nemčija
Hamburg
11001100Berlin
Berlin
12001200DresdenDresden
13001300FrankfurtFrankfurt
20002000HeathrowHeathrow
14001400StuttgartStuttgart
10001000IDES Nemčija
IDES
Skupina organizacij
�tevilke organizacij
Obrati
Skladi�čne lokacije
Slika 5: Evropski del mednarodne organizacije IDES
V nadaljevanju so podatki, ki so vključeni v primeru uporabe oskrbovalnega procesa v SAP, vezani na organizacijo IDES Nemčija (�tevilka organizacije je 1000) in njegov obrat v Nemčiji pod �tevilko 1000. Povezave med organizacijo, njenimi obrati in skladi�čnimi lokacijami so �e ustvarjene, tako da ni priporočljivo, da se spreminja dr�ava in jezik teh �e vključenih povezav in nastavitev podatkov v skupini podjetij IDES.
8
3 Proces oskrbovanja Proces oskrbovanja je sklenjeno zaporedje podprocesov: zbiranje podatkov o mo�nem dobavitelju, pridobivanje ponudbe, izbiranje dobavitelja, sklepanje pogodbe, naročanje blaga, prevzemanje ter plačevanje blaga. Prične se s potrebo kupca in konča s plačilom dobavitelju. V procesu oskrbovanje se izmenjajo sporočila v notranjem procesu in med kupcem ter enim ali več dobavitelji (Van Weele 1998, 31; Kalakota in Robinson 1999, 233-235; Potočnik 2000, 4; Shaw in ostali 2000, 392; Turk 2000, 283; Či�man 2002, 13-15; Klav�ar 2001, 44; Sterle 2001, 143-149 in 2002, 6-8; Turk 2002, 170). Vsak podproces v procesu oskrbovanja je potrebno izvesti pazljivo in sistematično, kajti le tako so lahko zadovoljene potrebe kupca, da je blago, ki ga potrebuje, na voljo pravočasno, v ustrezni količini in po razumni ceni.
3.1 Podprocesi procesa oskrbovanja Slika 6 na strani 9 prikazuje proces oskrbovanja (sporočila, ki so opisana tudi v primeru oskrbovalnega procesa v programu SAP so na sliki zapisana s krepko pisavo) (Jelovčan 1997, 1-18; Andrejčič 1998, 279-287; Van Weele 1998, 71-96; Klav�ar 2001, 42-50; Potočnik 2001, 185-223; Lesničar 2002, 51-53; Sterle 2002, 6-10). Proces oskrbovanja kupca z blagom dobavitelja je razdeljen na sedem podprocesov:
1. Zbiranje podatkov o mo�nih dobaviteljih. Na podlagi plana potreb po blagu se prične izvajati proces zbiranja podatkov o mo�nih dobaviteljih. Nabavni referent prične z raziskavo nabavnega trga in na podlagi podatkov o dobaviteljih najprej razvrsti dobavitelje glede na vnaprej postavljene kriterije za izbiranje dobavitelja. Na podlagi te razvrstitve sestavi seznam mo�nih dobaviteljev.
2. Pridobivanje ponudbe. V procesu pridobivanja ponudbe dobijo mo�ni dobavitelji zahtevek za ponudbo. Običajno se izberejo trije do pet dobavitelji od tistih, ki so se odzvali s ponudbo. Če je treba zaradi okoli�čin (npr. potreba po zamenjavi dobavitelja) ponovno zbrati ponudbe, imajo vsi sodelujoči dobavitelji mo�nost, da se ponovno odzovejo.
3. Izbiranje dobavitelja. Pri izbiranju dobavitelja se najprej primerjajo zbrane ponudbe dobaviteljev z zahtevkom za ponudbo. Nabavni oddelek tehnično in komercialno ovrednoti ponudbe. Upo�tevati je treba predvsem tehnične, logistične, kakovostne, finančne in pravne vidike.
Pri izbiranju dobavitelja se poudarja izpolnjevanje standardov kakovosti pri dobavitelju. Na podlagi sporočil in vzorcev se oceni kakovost posameznega dobavitelja in naredi prva izbira mo�nih dobaviteljev. Če se po prvem pregledu �e ne more odločiti za izbranega dobavitelja, sledi dodatno preizku�anje vzorcev in ocenjevanje dobaviteljev. Nato se izdela sporočilo o sprejemu izbranega dobavitelja. Dobavitelj je izbran in s tem je podana tudi osnova za sklepanje pogodbe z izbranim dobaviteljem.
Tiste dobavitelje, ki niso bili izbrani, je potrebno obvestiti o razlogih za zavrnitev njihove ponudbe. Cilj tega procesa je izbrati najprimernej�ega dobavitelja. Na tej stopnji se je potrebno izogibati izjavam, katerih posledica bi bil nastanek prezgodnje obveznosti do izbranega dobavitelja.
9
poda
tki
odo
bavi
telji
h
naroča
nje
blag
a
prev
zem
anje
blag
a
doba
vite
lj
doba
vite
lj
zbira
nje
poda
tkov
om
o�ni
hdo
bavi
telji
h
prid
obiv
anje
ponu
dbe
izbi
ranj
edo
bavi
telja
plač
evan
jedo
bavi
telju
sezn
am m
o�ni
hdo
bavi
telje
v
pogo
dba
z iz
bran
im d
obav
itelje
m
naroči
lo
prev
zem
nica
plač
ilni
nalo
g
plan
pot
reb
izde
lka
plač
ilni n
alog
finančn
aus
tano
vado
bavi
telj
raču
n
naroči
lo
trg
doba
vite
ljza
htev
ek z
a po
nudb
o
ponu
dba
doba
vnic
a
raču
n
doba
vite
lj
doba
vite
lj
doba
vite
lj doba
vite
lj
skle
panj
epo
godb
e
pgod
ba z
izbr
anim
doba
vite
ljem
doba
vnic
apr
evze
mni
ca
potrd
itev
naroči
la
zago
tavl
janj
eka
kovo
sti
listin
a o
strin
janj
u al
isp
reje
man
ju d
obav
itelja
zavr
njen
a po
nudb
ado
bavi
telj
plan
pot
reb
izde
lka
plan
iranj
epo
treb
izde
lkov
kata
log
blag
a
Plan
iranj
epo
treb
izde
lkov
zaht
eva
zana
roči
lo
Sl
ika
6: P
roce
s os
krbo
vanj
a
10
4. Sklepanje pogodbe. Po izboru dobavitelja se prične proces sklepanja pogodbe, kjer se opredeli cena blaga in izberejo plačilni in dobavni pogoji, ki so značilni za izbrano dejavnost organizacije. �tevilni kupci omenjene pogoje sprejmejo kot splo�ne nabavne pogoje, kot so na primer: predpisi o zavarovanju in varnosti, prenos pravic in obveznosti, sklepanje pogodb s tretjimi osebami, dobavni pogoji. Na splo�no naj bi si kupci prizadevali , da bi lahko sami narekovali nabavne pogoje. V praksi pa bo dobavitelj pogosto sprejel naročilo le v skladu s svojimi prodajnimi pogoji.
Vsebina pogodbe je odvisna od blaga, ki ga kupec kupuje. Izbrani komercialni in pravni pogoji se zaradi nabavne politike, kulture organizacije, tr�nih razmer itd. v pogodbah razlikujejo, zato ovirajo uporabo standardnih oskrbovalnih pogodb. Proces sklepanja pogodb se zaključi s sklenjeno pogodbo z izbranim dobaviteljem.
5. Naročanje blaga. Po sklenjenem dogovoru o plačilnih in dobavnih pogojih pogodbe se ti pogoji najprej potrdijo in nato se blago naroči. Včasih hkrati s sklenitvijo pogodbe blago tudi �e naročimo. Sicer pa sta to dva ločena procesa.
Osnova naročanja je katalog in plan potreb po blagu, ki se primerja s količino blaga v zalogi, s tekočimi naročili in časom dostave. Tako se lahko izbere količina blaga za naročilo in se naročilo po�lje dobavitelju. Poglavitne sestavine naročila so poleg podatkov o dobavitelju �e opis blaga, cena na enoto, �tevilo enot, naslov, kam naj se blago dostavi in po�lje račun. Naročilo vključuje osnovne podatke za dobavnico ali prevzemnico. Dobavitelj potrdi vsebino vsakega naročila s potrditvijo naročila.
V procesu naročanja blaga predstavljajo največje probleme spremembe naročil in slabo pregleden tok podatkov. Izbolj�ave pa so mo�ne v naslednjih smereh: pridobivanje podatkov o blagu v katalogu dobavitelja, pridobivanje podatkov o dobaviteljevi zalogi, vodenje zalog in sledenje stanja naročila. Na drugi strani pa je potrebno dobavitelju omogočiti pridobivanje podatkov o zalogah v organizaciji, ki blago naroča.
6. Prevzemanje blaga. Na osnovi najavljanja po�iljke se v procesu prevzemanja blaga najprej preveri dobavnica in če je dostavljeno blago skladno z naročilom, izda prevzemnica. Osebje v skladi�ču preveri prispelo količino. Prevzeto blago v skladi�ču se nato knji�i v zaloge blaga. Po prevzemu blaga v skladi�če se prevzemnica posreduje procesu plačevanje blaga.
Proces je nekoliko drugačen v primeru, ko gre za blago iz uvoza. V tem primeru po�lje dobavitelj račun pred dostavo, obvestilo pa po�lje na carino. Carinska izpostava izbere eno od vrst nadzora: notranji pregled v organizaciji, notranji pregled ob nadzoru carinikov ali pregled in potrditev v carinski izpostavi.
7. Plačevanje dobavitelju. Po prevzemu prevzemnice v proces plačevanja se začne obdelava sporočil. Prispeli račun od dobavitelja se primerja s prevzemnico in pogodbo, ki je sklenjena z izbranim dobaviteljem. Če se račun ne ujema s prevzemnico, se o tem obvesti dobavitelja, drugače pa se izda plačilni nalog. Samo plačevanje se izvede preko banke.
11
3.2 Udele�enci procesa oskrbovanja Vidik udele�encev procesa oskrbovanja je pomemben pri proučevanju povezav v procesu oskrbovanja znotraj organizacije in navzven v povezavi z dobaviteljem. Udele�enci procesa so tisti, ki sodelujejo pri pripravljanju končnega predloga za odločitev v zvezi s procesom.
Z vidika povezovanja organizacije navzven sta udele�enca procesa oskrbovanja kupec in dobavitelj (slika 7) (Podlogar 2002b, 374-378). Kupec je pravna oseba, ki kupuje blago pri dobavitelju ter ga je tudi sposobna plačati, oseba, ki je �e oddala naročilo in prevzela obveznost prevzema in plačila, ali ki ga je �e kupila in plačala (Turk 2000, 242). Dobavitelj je pravna oseba, ki na podlagi pogodbe ali sporazuma dobavlja kupcu naročeno blago lastne proizvodnje ali blago, ki ga je prej kupila od drugih dobaviteljev (Turk 2000, 80). Med udele�enci procesa oskrbovanja je potrebno poudariti tudi banko in trg. Banka je finančna in�titucija, ki se ukvarja s finančnimi posli. Trg je zami�ljeno ali dejansko srečanje ponudbe in povpra�evanja; za njegovo opredelitev uporabljamo različna sodila: zemljepisno območje, skupina in količina blaga, čas, �tevilo dobaviteljev (ponudnikov) in kupcev (povpra�evalcev), razmerja med ponudbo in povpra�evanjem itd.
OskrbovanjeTr�enjeNotranjiprocesi
Banke, posredniki, trg, pravno in drugosvetovanje itd.
Dobavitelj Kupec
Notranjiprocesi
Slika 7: Udele�enci v procesu oskrbovanja (Vir: Segev in ostali 1998, 11)
3.3 Sporočila v procesu oskrbovanja Kupec, ki se �eli oskrbeti z �elenim blagom, v procesu oskrbovanja izmenja naslednja sporočila v povezavi z ostalimi notranjimi procesi organizacije ter dobaviteljem in tretjim udele�encem:
- Prejeta sporočila: zahteva za naročilo, podatki o dobaviteljih, ponudba, sporočilo o sprejemu izbranega dobavitelja, katalog blaga, potrditev naročila, dobavnica in račun;
- Izdana sporočila: zahtevek za ponudbo, zavrnjena ponudba ali pogodba z izbranim dobaviteljem, naročilo, prevzemnica in plačilni nalog.
12
Tok sporočil prikazuje slika 8. Krepko so zapisana tista sporočila, ki so opisana tudi v primeru oskrbovalnega procesa v programu SAP (poglavje 4).
Kupec Dobavitelj
zahtevek za ponudbo
zavrnjena ponudba
ponudba
pogodba z izbranimdobaviteljem
ali
katalog blaga
potrditev naročila
naročilo
dobavnica
prevzemnica
račun
Ostali procesiznotraj podjetja
zahteva za naročilo
sporočilo o sprejemu izbranegadobavitelja
plan potreb izdelka
Tretji udele�enec(finančna ustanova, trg)
podatki o dobaviteljih
plačilni nalog
Slika 8: Tok sporočil
13
4 Primer oskrbovalnega procesa Uporaba programa SAP je odločen korak v smeri izbolj�anja oskrbovalnih procesov. Ker imajo nabavni oddelek, oddelek materialnega knjigovodstva, oddelek logistike in ostali oddelki, ki so vpleteni v oskrbovalni proces nabave, skupni dostop do enotne baze podatkov, se celoten proces oskrbovanja izvede zelo hitro. V okolju, kjer je proces obdelave rutinskih opravil v procesu nabave občutno skraj�an, ima nabavni oddelek več časa za posvečanje strate�kim usmeritvam nabave, kot so na primer analiziranje dobaviteljev in izbiranje najprimernej�ih dobaviteljev, pogajanje z dobavitelji in a�urno spremljanje naročil. Skraj�ani odzivni časi in zmanj�anje stro�kov v nabavi so izjemno pomembne pridobitve v oskrbovalnem procesu (Remic in Gričar 1999, 87-103).
Na sliki 9 je prikazan poenostavljen napotitveni model procesa oskrbovanja v programu SAP. Proces oskrbovanja se običajno začne z oblikovanjem zahteve za naročilo (ZZN). Zahteva za naročilo je notranje sporočilo, ki ostane v organizaciji in ga ne po�iljamo dobavitelju. Zahteva za naročilo mora biti odobrena, preden jo prejme nabavni oddelek, ki zanjo dodeli primernega dobavitelja, pripravi naročilo in ga po�lje dobavitelju. Proces je zaključen, ko je dobaviteljev račun knji�en in plačan.
14
ROČNO KREIRANAZAHTEVA ZA NAROČILO
ZAHTEVA ZA NAROČILONA OSNOVI PLANIRANJAMATERIALNIH POTREB
(MRP)
ZAHTEVA ZA NAROČILO(ZZN)
STRATEGIJALANSIRANJA
ZAHTEV
IZBOR DOBAVITELJA
POTRDITEVZAHTEVE ZANAROČILO
Kriteriji:- Količina- Vrednost postavke- Obrat nabave- Blagovna skupina- Kategorija postavke- Kategorija kontiranja- ...............
DA
NE
DOBAVITELJZNAN
ZAHTEVA ZA PONUDBO(ZZP)
DOBAVITELJ A DOBAVITELJ B DOBAVITELJ C
SPREJEM PONUDB
PONUDBAA
PONUDBAB
PONUDBAC
NE
VNOS PONUDB V ZZP(cene, pogoji)
PRIMERJAVA CEN
PONUDBAIZBRANA
ZAVRNITVENAPISMA
RAZPOREDITEVDELE�EV
SEZNAMIZVOROV
OKVIRNISPORAZUM
NABAVNI INFOZAPIS
NAROČILO
PREVZEMBLAGA
PREVZEMRAČUNA
VERIFIKACIJARAČUNA
RAČUNSKLADEN ZNAROČILOM
DA
DA
DA
DA
DA
NE
NE
NE
POSTOPEKUSKLAJEVANJANESKLADNOSTI
AVTOMATSKIPLAČILNI
PROGRAM
DA NE
DA
NE
DOBAVITELJ IZBRAN
KNJI�ENJE RAČUNA
ODOBRITEV ZAVRNITEVRAČUNA
NE
DA
"QSOP" kaskadni principQ
uota Arrangement
Source lList
Outline Purchase Agreement
Purchasing Info Record
Slika 9: Napotitveni model procesa oskrbovanja v programu SAP
15
V nadaljevanju je podan primer oskrbovalnega procesa, ki zajema: oblikovanje podatkov o materialu in dobavitelju, povezovanje materiala z dobaviteljem, nabavljanje blaga za zalogo, izbiranje dobavitelja, naročanje, prevzemanje blaga, pregledovanje stanja zalog, nabavljanje blaga za določeno stro�kovno mesto in plačevanje dobavitelju (slika 10). V primeru pa niso zajete vse mo�nosti, ki jih v oskrbovalnem procesu ponuja program SAP v modulu materialno poslovanje. Nekaj izmed dodatnih mo�nosti je nakazanih v primerih vaj na koncu priročnika.
Primer oskrbovalnega procesa v programu SAP temelji na mo�nem ponovnem naročanju, zagotavlja pravočasne in točne podatke o materialnih potrebah v organizaciji. Potrebe po zunanji oskrbi z materialom in storitvami se oblikujejo v različnih oddelkih organizacije. Logistični programi, kot so npr.: Prodaja in distribucija, Vzdr�evanje, Načrtovanje proizvodnje in Projektni sistem, neposredno preko naročila kupca, vzdr�evalnega naloga, proizvodnega naloga ali projektnega naloga oblikujejo zahteve za naročilo.
Program SAP posreduje tako nastale zahteve za naročilo nabavnemu oddelku, kjer jim nabavni referent dodeli najprimernej�ega dobavitelja in jih preoblikuje v naročilo. Nabavnemu referentu so na voljo posebni deli programa, kot na primer ocenjevanje dobaviteljev, seznam izvorov s prioritetnimi ali blokiranimi dobavitelji, obdelovanje ponudb, okvirni sporazumi ipd. S temi deli lahko primerja cene in pogoje različnih dobaviteljev ali pa razporedi naročila za isti material različnim dobaviteljem naenkrat - v skladu z napotitvenim modelom procesa oskrbovanja v programu SAP. Nabavnim sporočilom je lahko dodan elektronski podpis, kjer nadrejeni v programu potrdi zahtevo za naročilo. Naročilo je lahko poslano dobavitelju v papirnati obliki, preko faksa ali pa v elektronski obliki. Podatki, povezani s prevzemanje blaga, prevzemanjem dobaviteljevega računa, se vpi�ejo v naročilo, tako da ima nabavni oddelek vedno na voljo točen podatek o stanju naročila.
Dobaviteljev račun, ki ga je moč prejeti na papirju ali v elektronski obliki, je v programu avtomatsko kontroliran. Če se pri vnosu računa sklicujemo na naročilo, potem program medsebojno primerja podatke iz naročila, prevzema blaga in računa ter ugotovi morebitna količinska in vrednostna nesoglasja med naročenim, prejetim in zaračunanim. Onemogočeno je avtomatično plačilo knji�enega računa, če se pojavijo nedovoljena odstopanja, kot na primer napačen datum dobave, nepravilna količina ali neskladje z dogovorjeno ceno (Remic in Gričar 1999, 87-103).
Vsak korak, ki vas vodi skozi primer oskrbovalnega procesa v programu SAP, ima najprej zapisan namen, nato je podana pot, kako pridete do posamezne transakcije, ki jo �elite izvesti. Zatem sledi oznaka transakcije. SAP transakcija je ukaz za izvajanje določenega dela programa; določenega dela poslovnega procesa (Larocca 2002, 9) in je označena z .
16
Dobavitelj102030
Material102030
1 Glavni podatki materiala
2 Glavni podatki dobavitelja
3Povezovanje materiala z
dobaviteljem
4 Nabavljanje blaga za zalogo
5 Izbiranje dobavitelja6 Naročanje
7 Prevzemanje blaga
8 Pregledovanje stanja zalog
9 Nabavljanje blaga zadoločeno stro�kovno mesto
10 Plačevanje dobavitelju
Račundobavitelja
Nabavninalog102030
?
Naročilo
?Zaloge
Primeroskrbovalnega
procesa
Slika 10: Prikaz glavnih korakov izdelave prototipne re�itve "Primer oskrbovalnega procesa" Vir: Remic in Gričar 1999, 87-103
! Glavni podatki materiala
− Pregledovanje glavnih podatkov materiala Namen tega koraka je pregledovanje podatkov materiala (slika 11) računalni�ki pomnilnik s �tevilko R-1220, katerega podatki so �e sestavina podatkov v okviru skupine organizacij IDES. Pot: Logistics / Materials Management / Material Master / Material / Display / Display Current
Oznaka SAP transakcije: MM03
17
Slika 11: Pot do pregledovanja podatkov materiala
Vnesite �tevilko materiala R-1220 (slika 12), nato pritisnite ali ENTER za nadaljevanje.
Slika 12: Vna�anje �tevilke materiala, ki ga �elite pregledovati
Za posamezni material si lahko pogledate različne skupine podatkov. Označite naslednje skupine podatkov (slika 13):
" Osnovni podatki (Basic Data 1) " Nabavni podatki (Purchasing) " Računovodski podatki (Accounting 1)
Skupino podatkov o materialu označite tako, da pritisnete kvadratek pred imenom skupine.
18
Slika 13: Izbiranje zavihkov izbranega materiala
Pritisnite .
V oknu na sliki 14 navedite obrat (Plant), za katerega �elite pregledovati glavne podatke materiala.
Slika 14: Vna�anje podatkov o obratu
Pritisnite in odprite seznam obratov (slika 15), za katere je bil odprt material R-1220.
Slika 15: Seznam obratov izbranega materiala
Gre za pregled podatkov materiala, vezanih na obrat Atlanta, zato v tem primeru označite obrat, ki se skriva pod �tevilko obrata 3200 (Atlanta) in pritisnite . Nato
pritisnite in s tem ste izbrali obrat za izbrani material (slika 16).
19
Slika 16: Izbiranje obrata
Pred vami je prvi pogled z osnovnimi podatki o izbranem materialu R-1220 (Basic Data 1) (slika 17).
Slika 17: Osnovni podatki o izbranem materialu
S pritiskom na ali ENTER se pomikate med skupinami podatkov o izbranem materialu, ki ste jih predhodno označili.
Pritisnite na mesto desno ob imenih zavihkov, , da prika�ete seznam vseh skupin podatkov za izbrani material (slika 18).
Slika 18: Seznam vseh skupin podatkov za izbrani material
20
Preglejte vse predhodno označene zavihke, poi�čite podatke, ki so navedeni v spodnji tabeli in vrednosti vpi�ite v preglednico 1.
Ime polja Podatek
Osnovna enota mere (Base unit of measure)
Blagovna skupina (Material group)
Nabavna skupina (Purchasing group)
Kontrola cene (Price control)
Drseča povprečna cena (Moving average price)
Celotna zaloga (Total stock)
Celotna vrednost zaloge (Total value)
Preglednica 1: Podatki o izbranem materialu
Ko končate pregledovanje podatkov materiala, zapustite transakcijo tako, da pritisnete
.
21
− Vna�anje podatkov novega materiala V tem koraku boste vnesli nov glavni zapis materiala (slika 19). Izbrali boste vrsto materiala �trgovsko blago� in material poimenovali MM## Splo�na oznaka ## pomeni va�o �tevilko skupine. Primer: skupina 03 bo oblikovala material MM03. Pot: Logistics / Materials Management / Material Master /Material / Create (Special) / Trading Goods
�tevilka transakcije: MMH1
Slika 19: Pot do vnosa podatkov novega materiala
Vnesite �tevilko izbranega � novega materiala, kot je prikazano na sliki 20.
Slika 20: Vna�anje podatkov novega materiala
Za nadaljevanje pritisnite ali ENTER.
Vnesite va�o �tevilko materiala MM## (namesto splo�ne oznake ## navedite va�o zaporedno �tevilko skupine). V polju Industry sector izberite Mechanical Engineering.
22
Na naslednjem zaslonu izmed skupin podatkov, ki jih je mo�no vzdr�evati za vrsto materiala trgovsko blago (Trading goods - HAWA), označite samo naslednje skupine podatkov (slika 21):
" Osnovni podatki (Basic Data 1) " Nabavni podatki (Purchasing) " Računovodski podatki (Accounting 1)
Slika 21: Izbiranje pogledov novega materiala
Za nadaljevanje pritisnite .
Označite obrat (Plant) v Nemčiji (oznaka: 1000) in pritisnite (slika 22).
Slika 22: Izbiranje obrata
Pritisnite .
V polje na vrhu zavihka vpi�ite naziv materiala
23
.
Upo�tevajte, da je vnos v polja z oznako obvezen in da ne morete na naslednji zavihek, dokler ne vnesete vseh obveznih podatkov (slika 23).
V polju osnovna enota mere (Base unit of measure) pritisnite in iz seznama enot izberite enoto kos (Piece), iz seznama blagovnih skupin (Material group) pa izberite Elektronika (Electronics). Iz seznamov razpolo�ljivih enot mere in blagovnih skupin lahko izberete tudi kak�no drugo osnovno enoto mere in blagovno skupino.
Slika 23: Vna�anje osnovnih podatkov novega materiala
Za nadaljevanje pritisnite ali ENTER.
Na zavihku z nabavnimi podatki (Purchasing) izberite �tevilko nabavnega referenta (Purchasing group), ki ustreza zaporedni �tevilki va�e skupine (slika 24).
24
Slika 24: Vna�anje �tevilke nabavnega referenta
Za nadaljevanje pritisnite ali ENTER.
Na zavihku z računovodskimi podatki (Accounting 1) vnesite poljubno drsečo povprečno ceno za kos tega materiala (Moving price) (slika 25).
Slika 25: Vna�anje drseče povprečne cene
Za nadaljevanje pritisnite ali ENTER.
Dosegli ste zadnjo skupino podatkov o materialu (slika 26).
25
Slika 26: Zaključevanje vnosa podatkov novega materiala
Pritisnite in zaključite z vnosom podatkov za nov material.
V statusni vrstici na dnu zaslona se izpi�e sporočilo, da so bili vneseni podatki novega materiala.
Pritisnite in zapustite transakcijo MMH1 za vna�anje podatkov novega materiala.
! Glavni podatki dobavitelja
− Vna�anje podatkov novega dobavitelja Namen tega koraka je vna�anje podatkov dobavitelja, ki ga boste kasneje uporabljali v ostalih podprocesih oskrbovanja. V obravnavanem primeru boste vnesli dobavitelja v dr�avi (Trade Payable � domestic). Dobavitelja boste oblikovali za izbrano �tevilko organizacije (Company Code) 1000 (IDES Germany, Frankfurt, Nemčija). Dobavitelja boste oblikovali za nabavno organizacijo (Purchasing Organization) �tevilka 1000 (IDES Germany).
Dobavitelju boste dodelili �tevilko 80##, kjer splo�na oznaka ## ponovno pomeni zaporedno �tevilko va�e skupine. Skupina 03 bo npr. oblikovala dobavitelja �tevilka 8003. Pot: Logistics / Materials Management / Purchasing / Master Data / Vendor / Central / Create
�tevilka transakcije: XK01
Na prvem zaslonu vnesite podatke, kot je navedeno v zgornjem navodilu (slika 27). V polju skupina knjigovodskih računov (Account Group) odprite seznam in izberite skupino knjigovodskih računov dobavitelji organizacije v Nemčiji (LIEF � Vendors).
26
Slika 27: Vna�anje osnovnih podatkov novega dobavitelja
Za nadaljevanje pritisnite ali ENTER.
Vnesite podatke v obvezna polja (slika 28). Dobavitelju dodelite poljubno ime, izberite angle�ki jezik. �tevilka po�te je petmestna.
Slika 28: Vna�anje podrobnej�ih podatkov novega dobavitelja
27
Večkrat pritisnite ali ENTER in se pomaknite do zaslona z računovodskimi podatki (Create vendor: Accounting information Accounting).
V polju podatkov poravnalnega knjigovodskega računa (Reconciliation. Account) (slika 29) izberite poravnalni knjigovodski račun za dobavitelja v dr�avi (Trade payables � domestic, kto. 160000) in skupino za gospodarjenje z denarjem - domači (Cash Management Group, A1 � Domestic).
Slika 29: Vna�anje poravnalnega knjigovodskega računa za novega dobavitelja
Pritisnite ali ENTER in se pomaknite preko več računovodskih zaslonov, na katerih ne boste vna�ali podatkov, do zaslona z nabavnimi podatki (Purchasing Data).
Vnesite podatke, kot je prikazano na sliki 30.
Slika 30: Vna�anje nabavnih podatkov novega dobavitelja
Označite to polje. Oznaka se bo prenesla na nabavne info zapise za tega dobavitelja in pomeni, da bo fakturo za naročilo mogoče poknji�iti �ele po vnosu prevzemanja blaga v SAP.
28
Pritisnite ali ENTER in se pomaknite preko zaslona funkcije partnerja (Partner functions) na shranjevanje podatkov. Pritisnite in s tem shranite podatke.
− Spreminjanje podatkov dobavitelja V tem koraku boste spreminjali podatke izbranega dobavitelja. Pot: Logistics / Materials Management / Purchasing / Master Data / Vendor / Central / Change
�tevilka transakcije: XK02
Vnesite podatke o dobavitelju in označite tiste skupine podatkov, ki jih �elite spreminjati (slika 31). Podatke lahko spreminjate le za izbranega dobavitelja.
Slika 31: Spreminjanje podatkov izbranega dobavitelja
Pritisnite ali ENTER.
Pritisnite in zapustite transakcijo XK02 za spreminjanje podatkov dobavitelja.
! Povezovanje materiala z dobaviteljem Potem ko vnesete podatke o materialu in dobavitelju, ju morate med seboj povezati, oblikovati nabavni informacijski zapis. Povezava vsebuje podatke, ki opredeljujejo pogoje nabave tega materiala pri dobavitelju. Za vsak material je potrebno oblikovati toliko povezav, kot je dobaviteljev, ki ta material dobavljajo. Pot: Logistics / Materials Management / Purchasing / Master Data / Info record / Create
�tevilka transakcije: ME11
29
Vnesite �tevilko materiala, �tevilko dobavitelja, nabavno organizacijo in obrat, za katerega boste oblikovali povezavo materiala z dobaviteljem (slika 32). Ista kombinacija materiala in dobavitelja ima lahko v različnih nabavnih organizacijah ali obratih različne pogoje nabave. Polje za povezavo (Info record) pustite prazno, saj bo povezava �ele nastala in bo prejela naslednjo zaporedno �tevilko v opredeljenem območju �tevilčenja povezav. Skupine povezave (info category) ne spreminjajte in naj ostane na Standard.
Slika 32: Vna�anje podatkov za oblikovanje povezave materiala z dobaviteljem
Pritisnite ali ENTER.
Na zaslonu z glavnimi podatki (General data) (slika 33) ne vnesete nobenih novih podatkov. Opazili boste, da so se nekateri podatki prenesli iz glavnih podatkov materiala in dobavitelja.
30
Slika 33: Prena�anje nekaterih podatkov iz glavnih podatkov materiala in dobavitelja
Pritisnite ali ENTER.
Na zaslonu s podatki nabavne organizacije (Purch. Organization Data 1) vnesite planirani čas dobave, standardno količino naročila, davčno stopnjo in neto ceno, kot je prikazano na sliki 34.
31
Slika 34: Vna�anje podatkov nabavne organizacije
V naslednjem koraku boste vnesli popust, ki ga je odobril dobavitelj.
− Vna�anje popustov Dobavitelj nam je odobril 5% popust na dogovorjeno ceno (slika 35).
Za vna�anje dogovorjenih pogojev z izbranim dobaviteljem pritisnite in
nato izberite Novo obdobje veljavnosti .
Slika 35: Vna�anje pogoja: 5% popust na dogovorjeno ceno
Planirani čas dobave
Standardna količina naročila
Davčna stopnja: V1 � 15 % vstopni davek
Neto cena (brez davka) za enoto mere
Cenovnim pogojem vedno opredelimo obdobje veljavnosti. Datum 31.12.9999 pomeni, da pogoj navzgor časovno nima omejitve.
32
V zaslon s cenami dodate novo postavko. V stolpcu vrsta pogoja (Condition Type)
odprite tabelo in izberite pogoj RA01 (Discount & on Gross) (slika 36).
Slika 36: Vna�anje nove postavke na seznamu pogojev
Nato vnesite �e vrednost pogoja (5%) (slika 37) in pritisnite ENTER.
Slika 37: Vna�anje pogoja: popust 5%
Predpostavite �e, da je dobavitelj ponudil naslednji pogoj: Pri nabavi več kot 1000 kosov je cena materiala 8 EUR za kos.
Označite postavko PB00 v pogoju (vrstica se obarva, ko je označena), kajti nanjo se
nana�a količinski popust. Nato pritisnite .
Vnesite vrednosti, kot je prikazano na sliki 38.
Slika 38: Vna�anje pogoja: Pri nabavi več kot 1000 kosov je cena materiala 8 EUR za kos
Nato pritisnite in se vrnite na prej�nji zaslon.
Če �elite ponovno preveriti podatke o nabavni organizaciji (Purchasing organization
Data 1) ponovno pritisnite in izberite zavihek: podatki o nabavni organizaciji. Opazili boste, da sta neto in veljavna cena sedaj sivi in ju ni mogoče popravljati, ker imata v ozadju opredeljene pogoje (popust) (slika 39).
Slika 39: Preverjanje vnesenih podatkov nabavne organizacije
33
Večkrat pritisnite ENTER in se pomaknite preko preostalih zaslonov, na katere ne vna�ajte nobenih podatkov. Na koncu povezavo materiala z dobaviteljem shranite.
V statusni vrstici na dnu zaslona se izpi�e sporočilo, da je bila povezava materiala z dobaviteljem oblikovana, dodeljena ji je nova zaporedna �tevilka.
!Nabavljanje blaga za zalogo
− Oblikovanje zahteve za naročilo V tem koraku boste oblikovali enostavno zahtevo za naročilo. Glavne sestavine, ki jih morate zagotoviti v vsaki zahtevi za naročilo, so (slika 40):
" KDO naroča blago " KATERO blago naročate " Kak�no KOLIČINO blaga naročate " DO KDAJ mora biti blago dobavljeno
Pot: Logistics / Materials Management / Purchasing / Purchase requisition / Create
�tevilka transakcije: ME51N
Slika 40: Vna�anje podatkov: zahteva za naročilo
Posamezne dele sporočila odprete s pritiskom na ali zaprete s pritiskom na ob levem robu okna.
Na začetku morate nastaviti prevzete vrednosti (Default Values) (slika 41), ki bodo veljale za vse zahteve, ki jih boste oblikovali odslej.
Sporočilo: Zahteva za naročilo (ZZN) je sestavljena iz treh delov:
1) Glava sporočila (besedilo) 2) Postavke 3) Sestavine postavk
34
Pritisnite in vnesite podatke, kot je prikazano na spodnji sliki. Vnesite �tevilko obrata in va�e ime kot ime naročnika blaga.
Slika 41: Vna�anje prevzetih vrednosti
V primeru, da na zgornjem zaslonu (slika 41) nimate vseh podatkov za vna�anje določenih vrednosti, pritisnite More Fields (slika 42). V oknu za oddajanje �elenih polj (Change Layout) dodajte �elena polja tako, da jih najprej označite in nato pritisnete
. S tem ste izbrana polja prenesli iz skritih polj (Hidden Fields) v prikazana polja
(Display Fields). Nato pritisnite .
Slika 42: Dodajanje polj na zaslon za vna�anje privzetih vrednosti
Ko končate z vnosom, podatke shranite s pritiskom na .
35
V prvo postavko vnesite �tevilko materiala, ki ga naročate, količino in datum, do katerega mora biti blago dobavljeno (slika 43).
Slika 43: Vna�anje postavke izbranega blaga
Ko vnesete te tri podatke, pritisnite ENTER, da program prenese v ustrezna polja �e ostale podatke o materialu, ki ga naročate.
V postavko so se prenesli podatki iz glavnega zapisa materiala (slika 44).
Slika 44: Prena�anje podatkov iz glavnega zapisa materiala v postavko
Slika 45 prikazuje sestavine postavke, ki so vsebinsko razvr�čene na več zavihkih.
Slika 45: Pregledovanje sestavine postavke
Pritisnite in shranite zahtevo za naročilo.
V vrstici stanja se izpi�e naslednja tekoča zaporedna �tevilka zahteve za naročilo.
36
! Izbiranje dobavitelja V tem koraku boste dodelili dobavitelja zahtevi za naročilo, ki ste jo oblikovali v prej�njem koraku. Najprej boste poiskali, katerim zahtevam za naročilo dobavitelj �e ni bil dodeljen. Iskali boste s pomočjo �tevilke nabavne skupine (slika 46). Pot: Logistics / Materials Management / Purchasing / Purchase requisition / Follow-on Functions / Assign
�tevilka transakcije: ME56
Slika 46: Iskanje zahtev za naročilo, katerim dobavitelj �e ni dodeljen; iskanje preko �tevilke nabavne skupine
Za nadaljevanje pritisnite ali F8.
Izpi�e se seznam vseh odprtih zahtev za va�o nabavno skupino, katerim �e ni bil dodeljen dobavitelj (slika 47).
Vnesite va�o �tevilko nabavne skupine. Tako boste v sistemu poiskali vse zahteve za naročilo, katerim dobavitelj �e ni dodeljen.
37
Slika 47: Seznam odprtih zahtev za naročilo izbrane nabavne skupine
Prikaz sestavin posamezne postavke: " Označite postavko tako, da označite stikalo ob �tevilki materiala
" Pritisnite .
Avtomatična dodelitev dobavitelja: Program SAP bo avtomatično dodelil dobavitelja na osnovi razpolo�ljivih podatkov (slika 48). Poiskal bo vse povezave z dobavitelji za izbran material. Če je povezav med materialom in dobavitelji več, se v oknu prika�e seznam mo�nih dobaviteljev, iz njega pa izberete �elenega.
Slika 48: Avtomatično dodeljevanje dobavitelja
V obravnavanem primeru je v programu samo ena povezava materiala z dobaviteljem in je dobavitelj avtomatično dodeljen zahtevi. Postavka dobi novo vrstico in v njej so navedeni podatki o dobavitelju: tip sporočila (povezava materiala z dobaviteljem), �tevilka povezave materiala z dobaviteljem, �tevilka dobavitelja (8099), nabavna organizacija (1000) (slika 49).
Slika 49: Navedba podatkov o dobavitelju
Pritisnite in shranite spremembe ter zapustite transakcijo s pritiskom na .
Glava seznama
Postavka
Postavko označite tako, da označite stikalo ob �tevilki materiala. Nato v orodni vrstici pritisnite .
38
! Naročanje
− Prena�anje zahteve za naročilo v naročilo dobavitelju V tem koraku boste na osnovi zahteve za naročilo oblikovali naročilo (slika 50). Pot: Logistics / Materials Management / Purchasing / Purchase order / Create / Vendor-Supplying plant known
�tevilka transakcije: ME21N
Slika 50: Okno za oblikovanje naročila
Pritisnite , da dobite na zaslon okno za iskanje sporočil v zvezi s procesom oskrbovanja (slika 51). V obravnavanem primeru boste naročilo oblikovali s sklicevanjem na zahtevo za naročilo.
39
Slika 51: Oblikovanje naročila s sklicevanjem na zahtevo za naročilo
Na naslednjem oknu ne vna�ajte vrednosti. Označite le polje Assigned, Open, and
Release in pritisnite , da spro�ite iskanje vseh zahtev za naročilo z dodeljenim dobaviteljem (slika 52).
Slika 52: Iskanje vseh zahtev za naročilo z dodeljenim dobaviteljem
V nekaterih primerih zaradi nepojasnjenih razlogov dobite obvestilo o napaki(slika 53). Takrat morate iz vseh polj, ki se nahajajo na prej�njem zaslonu, (slika 52) v delu zaslona, poimenovanem Program selections, izbrisati podatke, razen v polju Obrat (Plant), kjer pustite izbrani obrat v Nemčiji (1000), in v polju Material, kjer pustite ustrezno �tevilko va�ega izbranega materiala.
Slika 53: Obvestilo o napaki
V levem oknu se prika�e seznam dodeljenih zahtev za naročilo. Razvr�čene so po hierarhiji: Nabavna organizacija # Nabavna skupina # Postavka zahteve za naročilo.
Pritisnite roletni gumb in izberite varianto Purchase requisitions.
40
Seznam s pritiskanjem na trikotnik poglobite, dokler ne dose�ete postavke zahteve za naročilo, ki ste jo vi oblikovali.
Nato je potrebno prenesti postavko zahteve za naročilo v odprto naročilo (slika 54).
Slika 54: Prena�anje podatkov zahteve za naročilo v odprto naročilo
Postavko zahteve za naročilo prenesete po načelu �povleci in spusti�. S tem se podatki zahteve za naročilo prenesejo v odprto naročilo.
S pritiskom na zaprete levo polovico zaslona, v kateri imate pregledovanje odprtih zahtev za naročilo.
Pritisnite z mi�ko na oznako postavke zahteve za naročilo, da jo označite. Pritisnite levi gumb na mi�ki, ga dr�ite pritisnjenega, povlecite postavko in jo odvrzite v nakupovalni voziček v zgornjem levem vogalu na desni polovici zaslona.
41
− Pregledovanje podatkov oblikovanega naročila Naročilo je sestavljeno iz glave sporočila, postavk in sestavin posamezne postavke (slika 55).
Slika 55: Pregledovanje podatkov oblikovanega naročila
− Predogled tiskanja
Za predogled tiskanja naročila pritisnite (slika 56).
Podatki glave naročila
Postavke
Sestavine postavke
42
Slika 56: Predogled oblikovanega naročila
Predogled oblikovanega naročila zapustite s pritiskom na .
− Shranjevanje naročila
Ko ste zaključili z obdelavo naročila, ga shranite s pritiskom na .
! Prevzemanje blaga
− Prevzemanje blaga s povezavo na �tevilko naročila V naslednjem koraku boste prevzeli blago s povezavo na �tevilko naročila (slika 57). Pot: Logistics / Materials Management / Inventory management / Goods movement / MIGO - Goods Movement
�tevilka transakcije: MIGO
43
Slika 57: Okno za prevzemanje blaga s povezavo na �tevilko naročila
Kombinacija polj zagotavlja, da ste izbrali transakcijo prevzemanja blaga za naročilo. S pomočjo teh dveh polj lahko izvedete tudi druge transakcije, kot npr. izdajanje blaga iz skladi�ča, prikazovanje materialnega sporočila, razveljavljanje materialnega sporočila, vračanje blaga dobavitelju, naknadno dobavljanje ipd.
− Prikazovanje odprtih naročil dobavitelja
Za pregledovanje odprtih naročil pritisnite . V polje Dobavitelj (Vendor) vpi�ite
�tevilko dobavitelja 80## in pritisnite (slika 58).
Slika 58: Vpisovanje �tevilke dobavitelja
Nato pritisnite , da poi�čete vsa odprta naročila izbranega dobavitelja.
44
Seznam se odpre v spodnjem delu zaslona in je pogosto skrit povsem spodaj.
V primeru, da vidite le vrstico z gornjimi ikonami, postavite kazalec mi�ke na zgornji rob te orodne vrstice (kurzor dobi obliko dvostranske pu�čice) in povlecite rob navzgor, dokler ne vidite vsebine naročil.
Izberite �eleno �tevilko naročila in pritisnite Privzemi (Adopt) . S tem ste postavke naročila prenesli v prevzemnico (slika 59). Seznam naročil lahko sedaj ponovno zaprete navzdol, da vam ne ovira pregledovanja vsebine prevzemnice.
Slika 59: Seznam odprtih naročil za izbranega dobavitelja
− Knji�enje prevzemnice V sestavinah postavke (slika 60) pritisnite zavihek Where, izberite skladi�čno lokacijo, na katero nameravate namestiti blago, in označite izbirno polje Item OK. Nato pritisnite ENTER.
45
Slika 60: Izbiranje skladi�čne lokacije
Prevzemnico shranite s pritiskom na .
V vrstici stanja se izpi�e naslednja zaporedna �tevilka materialnega sporočila (prevzemnice), ki ste ga ravnokar knji�ili.
! Pregledovanje stanja zalog
− Pregledovanje trenutnega količinskega stanja zalog za material
V tem koraku boste pregledali trenutno količinsko stanje zalog za material. Najprej vnesite �tevilko tistega materiala, za katerega �elite pregledati stanje zalog (slika 61).
Pot: Logistics / Materials Management / Inventory management / Environment / Stock / Stock overview
�tevilka transakcije: MMBE
46
Slika 61: Vna�anje �tevilke tistega materiala, za katerega �elite pregledati stanje zalog
Vnesite �tevilko materiala in pritisnite . Na zaslonu se izpi�e stanje zalog (slika 62).
Slika 62: Pregledovanje stanja zalog
− Pregledovanje zalog in potreb za material V tem koraku boste pregledali zaloge in potrebe za material. Pot: Logistics / Materials Management / Inventory management / Environment / Stock / Stock-requirements list
�tevilka transakcije: MD04
Zaloga na nivoju skladi�čne lokacije
Zaloga na nivoju obrata
Zaloga na nivoju organizacije
47
Na zavihku [Individual Access] vnesite �tevilko materiala in obrat, za katerega �elite prikaz zalog in potreb (slika 63).
Slika 63: Vna�anje �tevilke materiala in obrata, za katerega �elite prikaz zalog in potreb
Nato pritisnite ENTER. Na zaslonu se prika�e pregled potreb po materialu in sestavine posamezne postavke (slika 64).
Slika 64: Pregledovanje potreb za material in sestavine posamezne postavke
Z dvojnim pritiskom na posamezni postavki pogledate sestavine postavke
S pomočjo gumbov v orodni vrstici ahko preklopite v prikaz ali spremembo zahteve za naročilo. Zahtevo za naročilo lahko pretvorite tudi v naročilo.
48
− Pregledovanje trenutnega količinskega in vrednostnega stanja zalog materialov
V tem koraku boste pregledali trenutno količinsko in vrednostno stanje zalog materialov. Pot: Logistics / Materials Management / Inventory management / Environment / Inventory controling / Environment / Documentevaluations / Stock Value / Current stock value
�tevilka transakcije: MC48
Najprej vnesite �tevilko obrata, za katerega �elite prikazati trenutno količinsko in vrednostno stanje zalog materialov (slika 65).
Slika 65: Vna�anje �tevilke obrata
Vnesite �tevilko obrata 1000 in pritisnite . Na zaslonu se prika�e trenutno količinsko in vrednostno stanje zalog materialov (slika 66).
49
Slika 66: Prikazovanje trenutnega količinskega in vrednostnega stanja zalog materialov v izbranem obratu
! Nabavljanje blaga za določeno stro�kovno mesto V nadaljevanju je prikazano nabavljanje blaga za določeno stro�kovno mesto. Nabavni proces se prične z oblikovanjem zahteve za naročilo, ki ga nabavni oddelek pretvori v naročilo dobavitelju.
− Oblikovanje zahteve za naročilo Transakcija: ME51N
Zahtevo za naročilo oblikujete enako kot pri nabavi za zalogo.
Razlika je v tem, da je potrebno pri nabavi za porabo pri vsaki postavki zahteve za naročilo določiti ustrezno skupino knji�enja (Account assignement category) (slika 67). Od izbire skupine knji�enja je odvisno, kateri objekt knji�enja (stro�kovno mesto, osnovno sredstvo, kontrolin�ki nalog itd.) bo potrebno v nadaljevanju �e izbrati za to postavko.
V orodni vrstici pritisnite [Double line], da poleg vrednosti zaloge za posamezen material, program prika�e tudi količino blaga v zalogi.
50
Slika 67: Določanje stro�kovnega mesta
Podatke vnesite, kot je prikazano na sliki 67, in pritisnite ENTER.
Na zavihku [Account assignement] izberite �e �tevilko stro�kovnega mesta (slika 68).
51
Slika 68: Izbiranje stro�kovnega mesta
Poglejte si, kako lahko �e na stopnji oblikovanja zahteve za naročilo izberete dobavitelja. Na zavihku [Source of supply] pritisnite Izbira dobavitelja
(slika 69). V primeru, da obstaja samo ena povezava med materialom in dobaviteljem za izbrani material, se �tevilki te povezave in dobavitelja vpi�eta v ustrezna polja na tem zavihku. Če je dobaviteljev več, program ponudi okno, v katerem izberete dobavitelja.
Slika 69: Izbiranje dobavitelja
Shranite zahtevo za naročilo s pritiskom na .
− Pretvarjanje zahteve za naročilo v naročilo V tem koraku boste pretvorili zahtevo za naročilo v naročilo (slika 70) (glejte ustrezni korak).
Transakcija: ME21N
52
Slika 70: Prena�anje podatkov zahteve za naročilo v naročilo
Izberite �eleno postavko in jo prenesite v nakupovalno ko�arico naročila.
Shranite naročilo s pritiskom na .
! Plačevanje dobavitelju Plačevanje dobavitelju je zadnji podproces v procesu oskrbovanja. Vsebuje vna�anje podatkov iz prejetega računa od dobavitelja v program SAP in vzpostavljanje povezave s predhodno vnesenim sporočilom (naročilom ali prevzemnico). Preden se izpelje proces plačevanja dobavitelju, program SAP avtomatsko primerja vsebino naročila in vsebino dobaviteljevega računa (iskanje morebitne neskladnosti med naročenim/prevzetim blagom in zaračunanim blagom). Nato sledi knji�enje na knjigovodske račune glavne knjige.
V primeru se boste pri plačevanju dobavitelju sklicevali na �tevilko nabavnega naročila. Najprej vnesite podatke računa (slika 71). Pot: Logistics / Materials Management / Logistis Invoice Verification / Document Entry / Enter Invoice
�tevilka transakcije: MIRO
53
Slika 71: Vna�anje podatkov računa
Pazite, da bo datum prejema računa (Posting date) kasnej�i kot datum izstavitve računa (Invoce date).
Nato vnesite �tevilko dobavitelja (slika 72).
Slika 72: Vna�anje �tevilke dobavitelja
Datum prejema računa v organizacijo.
Dobaviteljeva �tevilka računa
Vnesite bruto znesek z računa (vključno z DDV), izberite valuto EUR in označite polje Izračun davka (Calculate tax), kar pomeni, da bo sistem sam preračunaval znesek
Z mi�ko pritisnite na polje za vnos �tevilke naročila in nato pritisnite F4.
Vpi�ite (ali poi�čite) �tevilko dobavitelja.
54
Pritisnite ali F8. Nato pritisnite Kopiraj (Copy). S tem ste �tevilko izbranega naročila prenesli v proces plačevanja dobavitelju (slika 73). Nato pritisnite �e ENTER, da se poleg �tevilke naročila prenesejo �e postavke iz naročila v proces plačevanja dobavitelju.
Slika 73: Označevanje �tevilke naročila, za katerega plačujete dobavitelju
Sedaj boste simulirali knji�enje na knjigovodske račune glavne knjige (slika 74).
Slika 74: Zahteva za prikaz simulacije knji�enja na knjigovodske račune glavne knjige
Na zaslonu se prika�ejo podatki simulacije vknji�b na knjigovodske račune glavne knjige (slika 75).
Označite �tevilko naročila, za katerega knji�ite dobaviteljev račun
Pritisnite [Simulate] za prikaz simulacije knji�enja na knjigovodske račune glavne knjige.
55
Slika 75: Prikazovanje podatkov simulacije knji�enja na knjigovodske račune glavne knjige
Pritisnite Nazaj (Back) in tako izklopite zaslon za simulacijo.
V podatkih glave izberite �e zavihek Davek (Tax), da se dopolnijo podatki o obračunu vstopnega davka (slika 76).
Slika 76: Dopolnjevanje podatkov o obračunu vstopnega davka
Pritisnite in s tem račun shranite in knji�ite na knjigovodske račune glavne knjige.
Prika�e se sporočilo, ki pomeni, da je račun zadr�an za plačilo (Blocked for payment).
Pri vajah boste pogosto naleteli na to obvestilo, saj boste blago prevzeli in dobaviteljev račun knji�ili nemudoma za tem, ko boste oblikovali nabavno naročilo, ne pa skladno z datumom dobave, ki ga boste navedli v naročilu, kot bi to bilo v realnem primeru.
Postavke simulacije vknji�be: 1) Obveznost do dobavitelja 2) Zapiranje odprte postavke
na prehodnem knjigovodskem računu nabave materiala
3) Obračun vstopnega davka (15% - Nemčja!)
Polje Balance ima vrednost 0, saj sta vrednosti Debit in Credit na levi strani enaki in to je pogoj, da bo račun mogoče poknji�iti.
56
5 Primeri petih vaj:
! Vaja 1: Pripravite zahtevo za naročilo za material, ki ste jo oblikovali v programu SAP. Zahteva za naročilo naj vsebuje tri postavke za nabavo enakega materiala v količinah 100, 200 in 300 kosov. Za posamezne postavke predvidite datume dobave v obdobju enega, dveh in treh mesecev od dne oblikovanja zahteve za naročilo.
! Vaja 2: Izberite poljubnega dobavitelja v okviru nabavne organizacije 1000 in pove�ite va� material z dobaviteljem, ki bo vseboval pogoje nabave va�ega materiala pri tem dobavitelju. Ceno materiala v pogojih povezave opredelite tako, da bo zna�ala 1 EUR za količine od 1 do 199 kosov, 0,8 EUR za količine od 200 do 299 kosov in 0,75 EUR za količine, ki so enake ali večje od 300 kosov. Nato postavkam zahteve za naročilo dodelite dobavitelja.
! Vaja 3: Oblikujte tri naročila, pri čemer naj vsako naročilo vsebuje po eno postavko iz zahteve za nabavo. Poi�čite naročila v pregledu zalog in potreb (SAP transakcija MD04). Nato ponovno odprite zadnje naročilo in količino zmanj�ajte iz 300 na 250 kosov. Preverite, kako se nastala sprememba odra�a v pregledu zalog in potreb.
! Vaja 4: Dobavitelj vam je blago za vsa tri va�a naročila poslal z enkratno po�iljko. Prevzemite blago in knji�ite prevzemnico tako, da se pri tem sklicujete na vsa tri naročila. Blago namestite na poljubno skladi�čno lokacijo obrata �tevilka 1000.
! Vaja 5: Knji�ite �e račun za dobavo blaga iz vaje 4. Tudi tu ne pozabite, da se morate sklicevati na vse tri �tevilke naročil.
57
Literatura Andrejčič, R.; Brekić, J.; Devetak, G.; Florjančič, J.; Gričar, J.; Jesenko, J.; Kaltnekar,
Z.; Kavčič, B.; Ljubič, T.; Marolt, J.; Mayer, J.; Melavc, D.; Mikeln, P.; Pavlin, N.; Repov�, L.; Slabe, F.; �trajhar, M.; Vila, A.; Vukovič, G.(1998): "Operativni management." Jo�e Florjančič, urednik, Kranj, Moderna organizacija.
Appelrath, H.-J.; Ritter, J. (2000): "SAP R/3 Implementation. Methods and Tools." Heidelberg, Springer-Verlag Berlin.
Či�man, A. (2002): "Logistični management v organizaciji." Zalo�ba Moderna organizacija v okviru Fakultete za organizacijske vede Univerze v Mariboru, Kranj, 13-15.
Delavnica SAP (2001): "Predstavitev programa SAP �tudentom Fakultete za organizacijske vede Univerze v Mariboru." 12. november, Kranj.
European Commission (2000): "EcaTT Final Report, Electronic Commerce and Telework Trends: Benchmarking Progress on New Ways of Working and New Forms of Business across Europe." EMPIRICA, Project EcaTT98, EP29299, julij.
Hammer M., Champy J. (1995): "Preurejanje podjetja: Manifest revolucije v poslovanju". Ljubljana, Gospodarski vestnik.
Jelovčan, M. (1997): "Elementi poslovnega modela in predlog izbolj�av procesov." Projekt RKC, Kranj: Merkur � trgovina in storitve, d.d., 1-18.
Kalakota, R., Robinson, M. (1999): "e-Business, Roadmap for Success." Massachusetts, Addison-Wesley Longman Inc.
Klav�ar, M. (2001): "Model elektronskega naročanja opreme v sistemu voja�kega letalstva in zračne obrambe Republike Slovenije." Magistrsko delo. Kranj: Univerza v Mariboru, Fakulteta za organizacijske vede.
Larocca, D. (2002): Naučite se sami. SAP R/3 v 24.urah." prevedel Kuster, D., samozalo�ba.
Lesničar, T. (2002): "Vpliv elektronskega poslovanja na oskrbne verige." Magistrsko delo. Ljubljana: Univerza v Ljubljani, Ekonomska fakulteta.
Ody, P. (2001a): �Supply Chain Collaboration.� Financial Times, Twice �monthly review of Information and Comunications Technology, sreda, 5. december 2001, x.
Podlogar, M. (2002b): "Mre�ne povezave med udele�enci v procesu oskrbovanja." Organizacija, letnik 35, �tevilka 6, junij, 374-378.
Potočnik, V. (2000): "Tr�enje storitev." Ljubljana, Gospodarski vestnik.
Potočnik, V. (2001): "Tr�enje v trgovini." Ljubljana, Gospodarski vestnik.
Remic, B.; Gričar, P. (1999): �Spremljanje materialnega poslovanja v informacijskem sistemu SAP R/3.� Računovodstvo za notranje potrebe podjetij, zbornik, LMVERITAS, Portoro�, oktober, 87-103.
Segev, A.; Gebauer, J.; Beam, C. (1998): "Procurement in the Internet Age � Current Practices and Emerging Trends (Results From a Field Study)." CMIT Working Paper WP-98-1033, Haas School of Business, University of California, Berkley.
Shaw, M.; Blanning, R.; Strader, T.; Whinston, A. (2000): "Handbook on Electronic Commerce." Berlin, Springer-Verlag.
58
Sterle, V. (2001): "Elektronsko poslovanje v nabavnem procesu Ministrstva za obrambo s primerom Zdru�enih dr�av Amerike." Organizacija, letnik 34, �tevilka 3, 143-149.
Sterle, V. (2002): "Uvajanje elektronskega poslovanja v nabavni proces Ministrstva za obrambo Republike Slovenije". Magistrsko delo. Ljubljana: Univerza v Ljubljani, Ekonomska fakulteta.
Turk, I. (2000): "Pojmovnik računovodstva, financ in revizije." Ljubljana, Slovenski in�titut za revizijo, julij.
Turk, I. (2002): "Pojmovnik uporabni�ke informatike." Ljubljana, Slovenski in�titut za revizijo, marec.
Van Weele, A. (1998): "Nabavni management." Ljubljana, Gospodarski vestnik
Spletne strani:
www.sap.com
help.sap.com
www.sap.si
www.ids-scheer.com/si/
59
Pojmovnik Blago (Goods) so proizvodi, ki so namenjeni za prodajo na trgu.
Celovit poslovni informacijski sistem (Enterprise Resource Planning - ERP) je zanesljiv in odprt informacijski sistem, ki omogoča enotno izvajanje poslovnih procesov znotraj organizacije na vseh lokacijah.
Dobavitelj (Supplier) je pravna oseba, ki na podlagi pogodbe ali sporazuma dobavlja kupcu naročeno blago lastne proizvodnje ali blago, ki ga je prej kupila od drugih dobaviteljev.
Drseča povprečna cena (Moving average price) je povprečna cena količinske enote, ugotovljena ob vsaki novi nabavi, ko je se�tevek vrednosti prej�njih količin in vrednosti na novo prejetih količin razdeljen s se�tevkom prej�njih količin in na novo prejetih količin; spreminja se ob vsaki novi nabavi.
Finančna ustanova (Financial Institution) je banka, zavarovalnica ali druga gospodarska dru�ba, ki se ukvarja s finančnimi posli; pri njih je izvajanje finančnega področja nalog razvito v samostojne poslovne dejavnosti, kot so: opravljanje finančnih storitev, nalo�bena dejavnost, plačilni promet, financiranje itd.
Informacijski sistem (Information System) je informacijska ureditev, ki zahteva uskaljevanje podatkov v različnih temeljnih procesih poslovanja organizacije.
Kupec (Buyer) je pravna oseba, ki kupuje blago pri dobavitelju ter ga je tudi sposobna plačati, oseba ki je �e oddala naročilo in prevzela obveznost prevzema in plačila, ali ki ga je �e kupila in plačala.
Material (Material) je nabavljeni osnovni in pomo�ni material, polproizvodi, deli, nadomestni deli, gorivo in mazivo ter odpadki iz odpisanih stvari lastne proizvodnje, namenjeni prodaji.
Modul materialnega poslovanja (Materials Management � MM) je modul programa SAP, ki preoblikuje proces oskrbovanja tako, da uvaja vodenje na osnovi delovnih tokov, omogoča avtomatsko vrednotenje dobaviteljev, zmanj�uje oskrbovalne in skladi�čne stro�ke z upravljanjem zalog in skladi�č. Modul materialnega poslovanja vključuje funkcije za vodenje zalog (LIFO, FIFO) in plačevanje dobavitelju, vsebuje količinsko in vrednostno vodenje zalog v organizaciji, podpira večino običajnih tipov premikov blaga (prevzem, izdaja, preskladi�čenje) in vodenje posebnih vrst zaloge, kot sta npr. konsignacija in vračljiva embala�a.
Modul programa (Modul) je del računalni�kega programa. Moduli so med seboj povezljivi in sestavljajo celoten računalni�ki program.
Nabavni referent (Procurement Clerk) je uslu�benec nabavnega oddelka, ki se ukvarja s procesom oskrbovanja.
Napotitveni model (Reference model) je rodovni (generični) okvir za razmi�ljanje o problemu.
Oddelek (Department) je organizacijska enota na ni�ji ravni, ki zajema vsa delovna mesta, na katerih se izvajajo sicer istovrstne delovne naloge in opravila, vendar različne te�avnosti, zapletenosti in zahtevnosti.
60
Organizacija (Organization) je razmeroma samostojna celota ljudi ali sredstev, ki si prizadeva doseči postavljene cilje in tako uresničiti namen. Celota je npr. podjetje, zavod.
Podproces oskrbovanja (Procurement Sub-process) je vsak proces, ki je del skupnega procesa oskrbovanja. Podprocesi oskrbovanja so: zbiranje podatkov o mo�nih dobaviteljih, pridobivanje ponudbe, izbiranje dobavitelja, sklepanje pogodbe, naročanje blaga, prevzemanje blaga in plačevanje dobavitelju.
Privzeta vrednost (Default Value) je vrednost, ki jo računalnik upo�teva samodejno, če ni določena drugačna.
Proces (Process) je zbirka dejavnosti, ki zahteva eno ali več vrst vlo�kov in ustvarja rezultat, ki za odjemalca pomeni neko vrednost
Proces oskrbovanja � oskrbovanje (Procurement Process) je sklenjeno zaporedje podprocesov (odločanje o količini, kakovosti, izbiri med mo�nimi znamkami, odločanje o ceni in izbiranje dobaviteljev -lahko tudi znotraj organizacije-, pogajanje z njimi in usklajevanje njihove ponudbe s potrebami pri proizvajanju in/ali prodajanju. Proces se prične s potrebo kupca in konča s plačilom dobavitelju. V procesu oskrbovanja se izmenjajo sporočila v notranjem procesu in med kupcem ter enim ali več dobavitelji.
Računalni�ki program (Computer Program) je zapis zaporedja programskih ukazov za računalni�ko obdelovanje podatkov; razdeljen je na module.
SAP (Systems Administration and Products in Data Processing) je eden izmed programov za celovit poslovni informacijski sistem.
SAP transakcija (SAP Transaction) je ukaz v programu SAP za izvajanje določenega dela programa; določenega dela poslovnega procesa.
Skupina organizacij IDES (Internet Demonstration and Evaluation System) je program za izobra�evanje, namenjen �olski uporabi programa SAP. Sestavlja ga model mednarodne organizacije z izpostavami v mnogih dr�avah. IDES vsebuje podatke za demonstracijo velikega �tevila poslovnih scenarijev v programu SAP. Ključni namen je čim bolj realni prikaz poslovnih scenarijev z močno povezavo med poslovnimi procesi; povezavo zagotavlja SAP.
Sporočilo (Message) je zapis na papirju ali drugem sredstvu z uradno veljavnostjo in ka�e ali potrjuje pojavitev ali obstoj nečesa.
Trg (Market) je zami�ljeno ali dejansko srečanje ponudbe in povpra�evanja; za njegovo opredelitev uporabljamo različna sodila: zemljepisno območje, skupina in količina blaga, čas, �tevilo dobaviteljev (ponudnikov) in kupcev (povpra�evalcev), razmerja med ponudbo in povpra�evanjem itd.
Trgovsko blago (Trading Goods) je blago, kupljeno pri proizvajalcih za prodajo v trgovini.
Udele�enec procesa (Process Participant) je tista oseba, ki sodeluje pri pripravljanju končnega predloga za odločitev v zvezi s procesom.
