Referat Kommunalbestyrelsen mandag den 27. januar 2014 · 27-01-2014 Side 11 6. KB - Delegation til brug for Lejre Forsynings generalforsamling Sagsnr.: 13/1618 Resumé: Der skal

ReferatKommunalbestyrelsenmandag den 27. januar 2014

Kl. 18:00 i Rådssalen, Allerslev

Afbud:Claus Jørgensen (F) Julie Hermind (F) Thomas Stokholm (V)

Indholdsfortegnelse

1. KB - Godkendelse af dagsorden ......................................................................1

2. KB - Spørgetid ................................................................................................2

3. KB - Orientering..............................................................................................4

4. KB - Mødeplan for 2014 ..................................................................................6

5. KB - Fodgængerovergang i Hvalsø ..................................................................9

6. KB - Delegation til brug for Lejre Forsynings generalforsamling...................11

7. KB - Indstilling af 1 medlem til Vurderingsankenævn Vestsjælland + 1 suppleant......................................................................................................13

8. ØU - Samling af opgaven med vedligeholdelse af grønne arealer (vejmandslønninger) ....................................................................................15

9. ØU - Forventet Regnskab 2014-0..................................................................18

10. ØU- Forpligtende indkøbsaftale på hobby og beskæftigelsesmaterialer ........25

11. ØU - Videre proces for rådhusprojektet ........................................................27

12. ØU - Ændring af kommunegrænse på Ledreborg Allé....................................31

13. TM - Igangsættelse af energibesparelsestiltag 2014 ....................................33

14. TM - Frigivelse af midler til ejendomsvedligeholdelse 2014 ..........................35

15. SSÆ - Godkendelse af medlemmer og stedfortrædere til Handicaprådet ......37

16. JA - Beskæftigelsesplan 2014: Fastsættelse af mål for beskæftigelsesplan 2014 .............................................................................................................39

17. KF - Billedkunstråd efter høring....................................................................42

18. KF - Plan for implementering af Kultur-, Fritids- og Turismepolitikken .........46

19. Lukket - ØU- Udbud daglige Bankforretning-resultat ....................................50

Lejre Kommune

Kommunalbestyrelsen27-01-2014 Side 1

1. KB - Godkendelse af dagsordenSagsnr.:

Resumé:

Indstilling:

Beslutning Kommunalbestyrelsen den 27-01-2014: Godkendt. Afbud:Claus Jørgensen (F)Julie Hermind (F)Thomas Stokholm (V)

Sagsfremstilling:

Administrationens vurdering:

Handicappolitik:

Økonomi og finansiering:

Beslutningskompetence:

Lejre Kommune


2. KB - SpørgetidSagsnr.: 14/2

Resumé:Kommunalbestyrelsens åbne møder indledes med spørgetid, hvor fremmødte borgere kan stille spørgsmål til Kommunalbestyrelsen. Der er kun spørgetid ved Kommunalbestyrelsens ordinære møder. Der er ikke spørgetid i forbindelse med Kommunalbestyrelsens 2. behandling af budgettet.

Indstilling:

Beslutning Kommunalbestyrelsen den 27-01-2014: Karin Zwisler stillede spørgsmål om Lejre Kommune vil lave om på praksis, jf. spørgsmål stillet på mødet den 16. december 2013. Borgmester Mette Touborg svarede, at der vil blive tilsendt svar. Afbud:Claus Jørgensen (F)Julie Hermind (F)Thomas Stokholm (V)

Sagsfremstilling:Spørgsmålet kan stilles skriftligt eller mundtligt. Enhver borger i Lejre Kommune – bortset fra Kommunalbestyrelsens medlemmer – kan stille spørgsmål til Kommunalbestyrelsen. Borgmesteren svarer på vegne af Kommunalbestyrelsen. Borgmesteren kan give ordet til ét af Kommunalbestyrelsens øvrige medlemmer. Borgmesteren kan som mødeleder fastsætte begrænsninger i den spørgendes og den svarendes taletid. Skriftlige spørgsmål skal være administrationen i hænde senest 3 hverdage før Kommunalbestyrelsens møde. Skriftlige spørgsmål besvares kun, hvis spørgeren er til stede blandt tilhørerne.Der kan stilles spørgsmål om alle kommunale forhold. Spørgsmålet skal dog have en generel interesse for lokalbefolkningen, og besvarelserne skal respektere tavshedspligt.Hvis et spørgsmål ikke umiddelbart kan besvares, sender borgmesteren et skriftligt svar senest 10 hverdage efter Kommunalbestyrelsens møde. Selvom spørgetiden ikke er en del af Kommunalbestyrelsens møde, noteres spørgsmål og svar i Kommunalbestyrelsens protokol. Skriftlige besvarelser tilstilles kommunalbestyrelsens medlemmer. Besvarelse af spørgsmål stillet på kommunalbestyrelsesmøde:Kopi af brev til Karin Zwisler er vedlagt dagsordenen.


Lejre Kommune


Handicappolitik:



Bilag:1. Karin Zwisler - svarbrev af 12.12.2013

Lejre Kommune


3. KB - OrienteringSagsnr.: 14/3

Resumé:Siden sidste Kommunalbestyrelsesmøde er følgende publiceret på PolitikerPortalen under: Kommunalbestyrelsen – Post/Orientering:Referat – Bestyrelsesmøde i Roskilde Museum den 19. december 2013 (vedlagt) Årsberetning 2013 for Handicaprådet i Lejre Kommune (vedlagt) Protokol fra ekstraordinært repræsentantskabsmøde i HMN Naturgas I/S den 2. december 2013 (vedlagt) Nyhedsbrev fra Lejre Kommunes venskabsbyer i Kandava – Mersrags og Talsi (vedlagt) KL’s notat af 20. december 2013 om arbejdsklausuler og EU-rettenDansk Arbejdsgiverforening har den 13. november 2013 udsendt et brev til alle landets kommunalbestyrelsesmedlemmer om lovligheden af brugen af arbejdsklausuler. Notatet er vedlagt. Pressemeddelelse – Flere penge til økologiske jordbrug i Lejre (vedlagt) Udsendelse af dagsordenKommunestyrelsesloven er ændret per 1. januar 2014, sådan at dagsorden med bilag samt udvalgserklæringer skal være fremsendt 4 hverdage inden Kommunalbestyrelsens møder (i denne sammenhæng regnes lørdag for en hverdag). Hvis denne frist overholdes, er der som udgangspunkt givet behørig tid til sagsforberedelse. Det er væsentligt at være opmærksom på, at kommunalbestyrelsesmødet den 27. januar 2014 er foreslået placeret på en sådan måde, at der ikke er de lovpligtige 4 hverdage fra Økonomiudvalgets møde og frem til kommunalbestyrelsesmødet. Det skyldes, at hele mødeplanen for januar måned er blevet forskubbet på grund af oprettelsen af Udvalget for Erhverv & Turisme. Selve dagsordenen med bilag til kommunalbestyrelsesmødet vil blive fremsendt rettidigt den 22. januar 2014, men beslutningerne fra udvalgene Teknik & Miljø, Kultur & Fritid samt Økonomiudvalget vil første blive fremsendt den 23. januar 2014. En afvigelse i forberedelsestiden kræver enighed i Kommunalbestyrelsen – det betyder, at hvis ikke alle kommunalbestyrelsesmedlemmer er enige om at behandle dagsordenen på mødet den 27. januar 2014, vil kommunalbestyrelsesmødet blive udsat til den 28. januar 2014.

Indstilling:

Beslutning Kommunalbestyrelsen den 27-01-2014: Orientering til efterretning. Afbud:Claus Jørgensen (F)Julie Hermind (F)Thomas Stokholm (V)

Sagsfremstilling:

Lejre Kommune



Handicappolitik:



Bilag:1. Referat - Bestyrelsesmøde i Roskilde Museum den 19. december 2013.pdf2. Protokol fra repræsentantskabsmøde den 2. december 2013.pdf3. Årsberetning om Handicaprådets virke i 20134. Nyhedsbrev dec. 2013 (final).pdf5. Pressemeddelelse: Flere penge til økologiske jordbrug i lejre -

PM_penge_økologi.dec.13.docx6. KL's notat 20.12.2013 om arbejdsklausuler og EU-retten.pdf

Lejre Kommune


4. KB - Mødeplan for 2014Sagsnr.: 13/20462

Resumé:Administrationen udarbejder hvert år et forslag til politisk mødeplan for det kommende år. Forslag til politisk mødeplan blev forelagt til orientering på det konstituerende møde den 9. december 2013. Siden da er der aftalt mindre justeringer, som er indarbejdet i den mødeplan, som nu forelægges til godkendelse. Fagudvalgene og Økonomiudvalget godkender sin mødeplan med virkning fra februar måned 2014. Der forelægges en samlet sag til Kommunalbestyrelsen til mødet den 27. januar 2014. Udvalgene for Børn & Ungdom, Social, Sundhed & Ældre og Job & Arbejdsmarked har godkendt egen mødeplan – herunder ønsker til introforløb. Udvalgene for Teknik & Miljø, Kultur & Fritid og Økonomiudvalget behandler først mødeplanen på deres møde hhv. onsdag den 22. januar og torsdag den 23. januar 2014. Derudover skal ønsker til introforløb drøftes i de forskellige udvalg og om nødvendigt indarbejdes i mødeplanen.

Indstilling:Koncerndirektionen indstiller:

1. at Kommunalbestyrelsen godkender sin mødeplan med virkning fra februar måned 2014.

Beslutning Kommunalbestyrelsen den 27-01-2014: Mødeplanen for 2014 godkendes, idet det bemærkes at fagudvalgene holder møde på følgende dage:SSÆ – mandagJA – mandagET – mandagBU – tirsdagKF – onsdagTM – onsdagØU - tirsdag Afbud:Claus Jørgensen (F)Julie Hermind (F)Thomas Stokholm (V)

Sagsfremstilling:Den samlede mødeplan indeholder forslag til Kommunalbestyrelsens, Økonomiudvalgets og fagudvalgenes møder. Det enkelte udvalg drøfter egen mødeplan. Der er udarbejdet forslag til mødeplan for 2014 med udgangspunkt i:

at fagudvalgsmøder afholdes mandag-onsdag i den første uge af måneden

at Økonomiudvalgsmøder afholdes tirsdag i ugen inden møder i Kommunalbestyrelsen

Lejre Kommune


at Kommunalbestyrelsesmøder afholdes sidste mandag i måneden

at der f.eks. afholdes 3 budgetseminarer at der f.eks. afholdes Kommunalbestyrelsestemamøder

torsdage i samme uge som der er Økonomiudvalgsmøde - dog ikke i måneder, hvor der er budgettemamøder.

Den endelige beslutning om afholdelse af budgetseminar vedtages ved behandling af sagen om budgetprocedure i økonomiudvalget i februarmødet. Ved udarbejdelsen af mødeplanen er der så vidt muligt taget hensyn til skolernes ferie, helligdage og administrationens arbejdsgange i forbindelse med udsendelse af dagsordener. I juni måned falder Kommunalbestyrelsesmødet på sankthansaften den 23. juni og rykkes derfor til tirsdag den 24. juni 2014. Foreslåede mødetidspunkter: Udvalget for Social, Sundhed & Ældre holder møder på rådhuset i Hvalsø. Møderne afholdes kl. 19.00. Udvalget for Børn & Ungdom holder møder på rådhuset i Allerslev. Møderne afholdes kl. 16.30. Udvalget for Teknik & Miljø holder møder på rådhuset i Allerslev. Møderne afholdes kl. 15.30. Udvalget for Job & Arbejdsmarked holder møder på rådhuset i Hvalsø. Møderne afholdes kl. 16.00. Udvalget for Kultur & Fritid holder møder på Rådhuset i Allerslev. Møderne afholdes kl. 18.00. Udvalget for Erhverv & Turisme holder møder på Rådhuset i Hvalsø. Møderne afholdes kl. 16.30. Økonomiudvalgets møder afholdes på rådhuset i Allerslev. Møderne afholdes kl. 16.15. Kommunalbestyrelsens møder afholdes på Rådhuset i Allerslev. Møderne afholdes kl. 18.00. Tilrettelæggelse af introduktionsforløbUdvalgene tilrettelægger selv hver især deres introduktionsforløb. Forslag til tidspunkter for introduktion er indarbejdet i forslag til mødeplan som en del af de ordinære møder. Hvis udvalgene har ønsket yderligere møder til brug for introduktion, tilføjes dette til mødeplanen som en del af udvalgets beslutning om mødeplan. Materiale og mulige temaer til introduktionsforløb er vedlagt som bilag, såfremt de er udarbejdet på udvalgets område. Det samlede introduktionsmateriale for alle udvalg vil blive publiceret på PolitikerPortalen.


Handicappolitik:Sagen indeholder ingen handicappolitiske perspektiver.

Lejre Kommune



Beslutningskompetence:Kommunalbestyrelsen

Bilag:1. Forslag til kalender 2014.pdf

Lejre Kommune


5. KB - Fodgængerovergang i HvalsøSagsnr.: 14/1065

Resumé:Der er indgivet anmodning om, at der sættes sag om etablering af yderligere sikringsforanstaltninger ved forgængerovergang i Hvalsø på Kommunalbestyrelsens dagsorden. Anmodningen er indgivet rettidigt. Kommunalbestyrelsen skal herefter beslutte, hvordan den ønsker at forholde sig til sagen – herunder om der skal ske realitetsbehandling, udsættelse, henvisning til udvalg/administration eller andet processuelt.


1. at Kommunalbestyrelsen beslutter, om sagen skal undergives en politisk behandling,

2. at i givet fald, at sagen overdrages til behandling i Udvalget for Teknik & Miljø.

Beslutning Kommunalbestyrelsen den 27-01-2014: Sagen overdrages til behandling i Udvalget for Teknik & Miljø. Afbud:Claus Jørgensen (F)Julie Hermind (F)Thomas Stokholm (V)

Sagsfremstilling:Line Jacobsen (V) har anvendt sin initiativret i henhold til Kommunestyrelseslovens § 11, stk. 1 og anmodet om, at vedlagte sag sættes på dagsordenen til førstkommende møde i Kommunalbestyrelsen. Anmodningen er indgivet den 13. december 2014. I henhold til bestemmelserne i Kommunestyrelsesloven skal anmodningen være indgivet senest 8 hverdage inden afholdelsen af kommunalbestyrelsesmødet. Kommunalbestyrelsesmødet afholdes den 27. januar 2014 og anmodningen er derfor rettidigt indgivet. Det er herefter Kommunalbestyrelsen der skal beslutte, hvordan sagen skal håndteres. Kommunalbestyrelsen har mulighed for at træffe en række forskellige beslutninger af processuel karakter – herunder om sagen skal realitetsbehandles på mødet eller udsættes eventuelt med henblik på yderligere sagsoplysning. Det er også Kommunalbestyrelsen, der skal beslutte, om Kommunalbestyrelsen er det rette forum til at afgøre sagen eller om sagen skal henvises til udvalgsbehandling eller til administrationens behandling. På samme måde har Kommunalbestyrelsen mulighed for at beslutte, at der ikke skal foretages yderligere i sagen og at den derfor afsluttes. Anmodning af 13. januar 2014 er vedlagt som bilag.

Administrationens vurdering:Det er administrationens vurdering, at sagen om etablering af yderligere sikringsforanstaltninger ved fodgængerovergang i Hvalsø kan behandles i Udvalget for Teknik & Miljø, som varetager:..Den umiddelbare forvaltning af sager på det tekniske, forsyningsmæssige og miljømæssige område og på arealanvendelsesområdet, herunder opgaver vedrørende:

Lejre Kommune


…….

Veje

…….

Det er ligeledes administrationens vurdering, at sagen med fordel kan oplyses yderligere med økonomiske og anlægsmæssige vurderinger af de foreslåede løsningsforslag.

Handicappolitik:Sagen har ingen handicappolitiske aspekter.

Økonomi og finansiering:Uafklaret


Bilag:1. Til borgmester Mette Touborg fra Line Jacobsen

Lejre Kommune


6. KB - Delegation til brug for Lejre Forsynings generalforsamlingSagsnr.: 13/1618

Resumé:Der skal afholdes ekstraordinær generalforsamling for Lejre Forsyning Holding således, at der kan udpeges bestyrelsesmedlemmer til bestyrelsen. Det foreslås, at bemyndige Borgmester Mette Touborg og kommunaldirektør Inger Marie Vynne til at foretage den formelle udpegning.


1. at borgmester Mette Touborg og kommunaldirektør Inger Marie Vynne bemyndiges til at agere på generalforsamlingens vegne på den ekstraordinære generalforsamling i Lejre Forsyning Holding og udpege følgende til bestyrelsen:

a. Julie Hermind (F) – Formandb. Erik Falkenberg (O) – Næstformandc. Mikael Ralf Larsen (F) d. Stefan Vestergaard - Repræsentant for erhvervslivet e. Kasper Nørbjerg - Medarbejderrepræsentant

Beslutning Kommunalbestyrelsen den 27-01-2014: Indstillingen tiltrådt. Afbud:Claus Jørgensen (F)Julie Hermind (F)Thomas Stokholm (V)

Sagsfremstilling:Som følge af de nye regler om forbrugerrepræsentanter i forsyningsselskaber, har Lejre Forsyning fået nye vedtægter som har medført en ændring af bestyrelsessammensætningen. Vedtægtsændringen blev besluttet af Kommunalbestyrelsen den 18. marts 2013 og vedtaget på den efterfølgende generalforsamling og betød, at bestyrelsen for Lejre Forsynings selskaber fra 2014 består af 5 generalforsamlingsvalgte medlemmer og 2 forbrugerrepræsentanter (i selskaberne Service og Holding er forbrugerrepræsentanterne dog kun observatører). Der skal gennemføres ekstraordinær generalforsamling for Lejre Forsyning Holding med henblik på, at generalforsamlingen udpeger bestyrelsesmedlemmerne. Generalforsamlingen skal samtidig udpege formand og næstformand. Det foreslås i den forbindelse, at bemyndigelsen til at udpege bestyrelsesmedlemmer overdrages til borgmester Mette Touborg og kommunaldirektør Inger Marie Vynne i forening.Mette Touborg og Inger Marie Vynne vil herefter i fællesskab kunne agere generalforsamling og udpege:

1. Julie Hermind (F) - Formand2. Erik Falkenberg (O) - Næstformand3. Mikael Ralf Larsen (F)4. Stefan Vestergaard - Repræsentant for erhvervslivet5. Kasper Nørbjerg - Medarbejderrepræsentant

Lejre Kommune


De foreslåede udpegninger er i overensstemmelse med beslutning om valg af medlemmer til Forsyningsselskabet, som truffet på det konstituerende møde den 9. december 2013. Lejre Forsyning indkalder til generalforsamling og de efterfølgende bestyrelsesmøder.



Økonomi og finansiering:Sagen har ingen økonomiske konsekvenser.


Lejre Kommune


7. KB - Indstilling af 1 medlem til Vurderingsankenævn Vestsjælland + 1 suppleant

Sagsnr.: 13/20237

Resumé:På det konstituerende møde den 9. december 2013, blev Bjarne Ego Jørgensen (A) ud-peget som medlem, med Jan Hovmand (C) som suppleant til Vurderingsankenævn Vest-sjælland samt til Skatteankenævn Lejre-Roskilde. Ved indberetning af de udpegede til Skat, gøres administrationen opmærksom på, at der ikke kan udpeges de samme personer til både skatteankenævnet og vurderingsanke-nævnet, hvilket er sket på det konstituerende møde. Der skal derfor foretages en ny ud-pegning.

Indstilling:Koncerndirektionen indstiller:1. at der vælges 1 medlem til Vurderingsankenævn Vestsjælland + 1 suppleant.

Beslutning Kommunalbestyrelsen den 27-01-2014: 1 medlem Poul Christensen

Parti A

1 suppleant Ole Meibom

Parti C

Afbud:Claus Jørgensen (F)Julie Hermind (F)Thomas Stokholm (V)

Sagsfremstilling:På det konstituerende møde den 9. december 2013, blev Bjarne Ego Jørgensen (A) udpeget som medlem af Vurderingsankenævn Vestsjælland, med Jan Hovmand (C) som suppleant. Begge blev samtidig udpeget til henholdsvis medlem og suppleant til Skatteankenævn Lejre-Roskilde. Udpegningerne blev herefter indrapporteret til SKAT, som foretager den praktiske administration af nævnene. SKAT oplyste her, at det ikke er muligt at udpege de samme personer til henholdsvis Skatteankenævn og Vurderingsankenævn. Dette fremgik ikke af skrivelsen fra SKAT hvori de anmodede kommunen om at foretage udpegning. SKAT oplyste supplerende, at det ikke er muligt at udpege suppleant som medlem i det ene udvalg – der må slet ikke være personsammenfald. Skat har ikke ved indstillingen af ankenævnsmedlemmer- og suppleanter gjort opmærksom på, at der ikke må udpeges de samme personer til begge udvalg. Der skal derfor udpeges 1 nyt medlem og 1 ny suppleant til Vurderingsankenævn Vest-sjælland. De nye medlemmers funktionsperiode begynder den 1. juli 2014, og efter den nuværende lovgivning bliver medlemmer og suppleanter valgt for en 4-årig periode.Kommunalbestyrelserne skal i henhold til skatteforvaltningslovens § 8 indstille kandidater som medlem/suppleant til kommunens pladser i ankenævnene. Det er et krav, at den enkelte kandidat er valgbar til Kommunalbestyrelsen, men ikke et krav, at kandidaten er medlem af Kommunalbestyrelsen.

Lejre Kommune


De personer, som indstilles, har pligt til at modtage skatteministerens udnævnelse – medmindre de er afskåret herfra jf. skatteforvaltningslovens § 15 - idet udnævnelsen er borgerligt ombud.





Bilag:1. Indstilling af ankenævnsmedlemmer og -suppleanter til skatte- og

vurderingsankenævn

Lejre Kommune


8. ØU - Samling af opgaven med vedligeholdelse af grønne arealer (vejmandslønninger)

Sagsnr.: 13/20714

Resumé:Siden kommunesammenlægningen har der ikke været en entydig praksis for finansieringen til vedligeholdelse af grønne arealer mv. på kommunens virksomheder og institutioner. De nuværende budgetter er et resultat af tidligere budgetter fra de tre sammenlagte kommuner, med hver deres serviceniveau og praksis for afregning. Det har betydet, at vilkår og serviceniveau er forskelligt. Den anvendte praksis har medført, at virksomheder har afholdt udgifter, som har belastet kassen ved årets afslutning. I 2012 medførte modellen således et kassetræk på over 1 mio. kr. Det er styringsmæssigt uhensigtsmæssigt og økonomisk uholdbart. Med henblik på at harmonisere praksis på tværs af hele kommunen foreslås det at samle vedligeholdelse af grønne arealer i én tværgående bevilling.

Indstilling:Koncerndirektionen indstiller,

1. at opgaven med vedligeholdelse af grønne arealer samles på én bevilling under Udvalget for Teknik & Miljø,

2. at budget til vedligeholdelse af grønne arealer flyttes fra de eksisterende bevillinger til den nye samlede bevilling (jf. bilag 1).

Beslutning Økonomiudvalget den 23-01-2014: Indstillingerne anbefales.

Beslutning Kommunalbestyrelsen den 27-01-2014: Økonomiudvalgets indstilling tiltrådt, idet der når Center for Veje og Trafik har været i dialog med de enkelte institutioner og virksomheder, gives en redegørelse for udmøntningen på de enkelte serviceområder, så fagudvalgene har mulighed for at drøfte serviceniveauet. Afbud:Claus Jørgensen (F)Julie Hermind (F)Thomas Stokholm (V)

Sagsfremstilling:På de fleste af kommunens virksomheder bliver vedligeholdelse af grønne arealer foretaget af vejmænd fra Center for Veje & Trafik, som herefter fakturerer udgifterne til den pågældende institution. Et fåtal af virksomhederne anvender ikke Materielgårdens vejmænd, men køber efter egne aftaler ydelserne andetsteds. Uanset hvor ydelserne kommer fra, konteres det som udgifter til vedligeholdelse af grønne arealer mv. Imidlertid har kun nogle af virksomheder budget til vejmænd. På andre virksomheder må ydelserne derfor finansieres af andre midler inden for virksomhedens budgetramme. Det har betydet et uens serviceniveau for kommunens virksomheder. Siden kommunesammenlægningen har udgifter til vejmænd desuden været holdt ude af virksomhedernes budgetansvar og er blevet modregnet i de årlige driftsoverførselssager.

Lejre Kommune


En bevilling har altså fået overført et mindreforbrug uanset, om der er et merforbrug på udgifterne til vejmænd. Den nuværende model betyder i praksis, at alle udgifter til vejmænd udover budgettet har belastet kassen; den samlede kassebelastning i 2012 var altså omkring 1 mio. kr. Ny model til vedligeholdelse af grønne arealerFor at få lige vilkår samt sikre en bedre økonomistyring foreslås det, at vedligeholdelsen af grønne arealer samles i én bevilling under Udvalget for Teknik & Miljø (Center for Veje & Trafik / Materielgården). Fra denne bevilling vil skoler, SFO’er, daginstitutioner, ungdomsklubber, idrætsanlæg, haller, rådhuse og kulturbygninger blive serviceret på baggrund af konkrete serviceaftaler mellem Center for Veje & Trafik og virksomheden/institutionen. Inden for serviceaftalen vil være regelmæssige opgaver, såsom beskæringsopgaver, lugning og opsamling af affald/papir, men også uregelmæssige opgaver, såsom småreparationer på legepladsredskaber, bortfjernelse af storskrald/affald og større reparationer eller udskiftninger på udstyr og beplantninger. Virksomhederne vil fortsat kunne tilkøbe ydelser uden for serviceaftalen, fx opsætning af ny legeplads. Alle serviceaftaler forventes at kunne blive indgået i løbet af 1. og 2. kvartal af 2014. Uden for den samlede bevilling foreslås fortsat lejeboliger, udlejningsboliger og ældreboliger. Disse bevillinger er en del af Lejre Kommune, men skal økonomiske set holdes adskilt. Center for Veje & Trafik kan fortsat købes til at yde services, ligesom ydelser kan købes andetstedsfra. Der flyttes ingen budgetbeløb fra disse bevillinger. De merforbrug, som der hidtidigt har været på virksomhederne inden for den samlede bevilling, forventes at kunne håndteres inden for Center for Veje & Trafik, grundet effektiviseringsgevinster ved at samle budgetterne og få besluttet klare serviceaftaler med de enkelte virksomheder. Modellen bør dog evalueres i løbet af 2014, hvilket vil blive taget op i de forventede regnskaber for 2014.

Administrationens vurdering:Bevillingen samles ved at flytte budgetbeløb fra de enkelte virksomheder. Administrationen vurderer konsekvenserne heraf til at være: A. At virksomheder ikke længere kan bruge vejmandstimer, uden at det har økonomiske konsekvenser for institutionen selv eller for den nye tværgående bevilling. Det vil medføre, at enkelte institutioner vil opleve et nedsat serviceniveau i forhold til tidligere. Det bør dog bemærkes, at det højere serviceniveau i de tidligere år er blevet finansieret af kassen ved overførselssagerne. B. Serviceniveauer vil blive ensartet, men med fortsat mulighed for individuelle tilpasninger. Hovedparten forventes ikke at kunne mærke ændringer. C. Ganske få virksomheder med budget til vejmandslønninger benytter sig ikke af Center for Veje & Trafik. Det vil de blive nødt til videre frem, idet budgettet til vedligeholdelse af grønne områder flyttes til den samlede bevilling under Udvalget for Teknik & Miljø. Center for Veje & Trafik vil indgå i dialog med de berørte institutioner, for at finde en gensidigt passende proces for overgangen. Det er administrationens vurdering, at konsekvenserne ved at samle opgaven i én bevilling opvejes af de styringsmæssige fordele. Hvor den nuværende praksis desuden har medført årlige kassetræk som følge af merbruget til vejmænd mv., så vil den nye model reducere risikoen for budgetoverskridelser. Dette vil styrke kommunens økonomistyring og gøre såvel regnskabs- som overførselssager mere overskuelige. Forslaget er behandlet af den samlede Koncernledelse.

Lejre Kommune


Handicappolitik:

Økonomi og finansiering:Samlingen af opgaven med vedligeholdelse af grønne arealer på én bevilling kræver, at der flyttes en række budgetbeløb fra de enkelte virksomheder. De konkrete beløb og bevillinger fremgår af bilag 1.


Bilag:1. Bilag 1 - Budgetændringer

Lejre Kommune


9. ØU - Forventet Regnskab 2014-0Sagsnr.: 14/327

Resumé:Administrationen har udarbejdet Forventet Regnskab 2014-0 pr. 1. januar 2014. Der er ikke tale om en budgetopfølgning på baggrund af forbrug, men om en vurdering af risici i forhold til at overholde Budget 2014. Forventet Regnskab 2014-0 konkluderer, at der på flere områder er risiko for merforbrug i 2014; selvom der fortsat arbejdes med omkostningsreducerende tiltag og handleplaner, så forventes merforbrugene på de specialiserede socialområder og på sundhedsområdet (aktivitetsbestemt medfinansiering) ikke at kunne nedbringes fuldt ud. Derfor anbefaler administrationen, at der allerede nu sættes en proces i gang for at finde råderum i størrelsesordenen 15 mio. kr., som reserveres under Økonomiudvalget. Samtidig igangsættes en række initiativer til forbedret økonomistyring, som skal validere og kvalitetssikre kommunens budgetter samt føre til et effektiviserings- og sparekatalog for samtlige budgetområder. Disse initiativer er i december 2013 besluttet af ØU og forelægges her til orientering og i en nærmere detaljeringsgrad. Endelig anbefaler administrationen, at den tidligere besluttede pulje til omstilling på dagtilbudsområdet (1,18 mio. kr.) flyttes fra Udvalget for Børn & Ungdom til Økonomiudvalget, sådan som det var forudsat i Økonomiudvalgets beslutning på mødet i juni 2013.

Indstilling:Koncerndirektionen indstiller,

1. at Forventet Regnskab 2014-0 godkendes,2. at administrationen i forbindelse med Forventet Regnskab 2014-1 forelægger

forslag til råderum på 15 mio. kr. inden for rammerne af budget 2014,3. at status på indsatser til bedre økonomistyring tages til efterretning,4. at omstillingspuljen til dagplejen (1,18 mio. kr.) flyttes fra Bevilling 3.30.40

Fællesudgifter Dagtilbud mv. til Bevilling 1.70.80 Sparekrav, rammebesparelse & ledelsesudviklingsprojekt.


Beslutning Kommunalbestyrelsen den 27-01-2014: Økonomiudvalgets indstilling tiltrådt. Afbud:Claus Jørgensen (F)Julie Hermind (F)Thomas Stokholm (V)

Sagsfremstilling:Forventet Regnskab 2014-0 er en overordnet risikovurdering af Budget 2014. Formålet er at gøre opmærksom på de områder, hvor der ved årets start vurderes at være risiko for overskridelse af budgettet, fx på grund af ny lovgivning eller som følge af konstaterede ændringer i budgetteringsforudsætningerne. Samtidig tager risikovurderingen afsæt i det forventede regnskabsresultat for 2013, som det blev fremlagt i Forventet Regnskab 2013-3. Det endelige regnskabsresultat for 2013 foreligger først i foråret 2014.

Lejre Kommune


I det følgende præsenteres først baggrund for Forventet Regnskab 2013-0, dernæst de tværgående konklusioner på baggrund af risikovurderingen. Endelig opridses de økonomifaglige indsatser, der vil blive gennemført i foråret 2014 med henblik på at validere budgetterne og forbedre økonomistyringen. 1. Baggrund for Forventet Regnskab 2014-0Lejre Kommune har i 2013 været stærkt udfordret økonomisk på en række områder. Det drejer sig særligt om dagtilbudsområdet, det specialiserede socialområde (børn og voksen), den aktivitetsbestemte medfinansiering og de sociale ydelser under Borgerservice. I løbet af 2013 blev der udarbejdet og iværksat handleplaner med henblik på at reducere omkostningerne på de udfordrede områder. Handleplanerne havde imidlertid ikke fuld effekt i 2013, da flere af tiltagene kræver længere tid for at kunne effektueres fuldt ud, herunder bl.a. politiske beslutninger om ændret serviceniveau. Årets sidste Forventede Regnskab (2013-3, pr. 31. oktober) viste et samlet forventet merforbrug på bevillinger uden overførselsadgang (inkl. det specialiserede voksensocialområde) på ca. 33,5 mio. kr. For ikke at påvirke årsresultatet for 2013, og altså belaste kassen med 33,5 mio. kr. i 2013, blev der ved Forventet Regnskab 2013-3 fundet finansiering på andre bevillinger til at imødegå disse udfordringer. Finansieringen kom fra råderum på andre områder som følge af udgiftstilbageholdenhed, besparelser samt fra ekstraordinære indtægter og mindreforbrug. Den pressede økonomiske situation i 2013 er ikke løst ved indgangen til 2014, og forventes også at være gældende i de kommende år. 2. RisikoområderForventet Regnskab 2014-0 identificerer en række områder, hvor der er risiko for budgetoverskridelser. De fleste af de beskrevne risici forventes at kunne blive håndteret, idet der allerede ligger en plan for omkostningsreduktioner inden for området. Risikoen på disse områder handler dermed om at få gennemført de omstillinger og effektiviseringer, som er nødvendige for at sikre omkostningsreduktionerne. Følgende tre områder udgør den største risiko, vurderet i forhold økonomisk volumen samt omfanget af de nødvendige omstillinger:

a) Dagtilbud: Dagplejens budget er fortsat stærkt udfordret af det faldende børnetal, og deraf reduceret driftsbudget med i alt 8,9 mio. kr. fra Budget 2013 til Budget 2014. Det betyder, at der løbende må ske tilpasninger i antallet af dagplejere, hvilket medfører risiko for øgede omkostninger i forbindelse med varsling og opsigelser samt forventet periodisk fravær. Der blev på dagtilbudsområdet (dagpleje og børnehaver) i 2013 gennemført en budgetanalyse som viser, at budgetoverholdelse i 2014 er mulig, men forudsætter betydelige omstillinger og reduktioner inden for især dagplejen. Der er afsat en omstillingspulje på 1,18 mio. Analysen viste desuden potentiale for råderum fra 2015 og frem, hvilket indgår i administrationens videre arbejde med en langsigtet effektiviseringsstrategi. Forudsætningen for at realisere et råderum på dagtilbudsområdet er budgetoverholdelse i 2014.

b) Arbejdsmarkedsområdet: Vedtagelsen af en række reformer på arbejdsmarkedsområdet betyder, at der fortsat er stor usikkerhed omkring det økonomiske pres på området. Fx var det ved budgetlægningen for 2014 ikke muligt at indregne, hvordan implementeringen af ny kontanthjælpsreform med ændrede forsørgelses,-og alderskrav vil påvirke udgifterne. Hertil kommer, at der forventes en reform af området i 2014 som følge af Carsten Koch-udvalgets rapport; de økonomiske konsekvenser kendes endnu ikke indgående.

Lejre Kommune


c) Sociale ydelser: I 2013 var der betydelige merforbrug på de sociale ydelser. Grundet førtidspensionsreformen er presset dog faldet, og på nuværende tidspunkt vurderes risikoen for uhåndterbart merforbrug ikke at være stor.

På to områder (det specialiserede socialområde og sundhedsområdet) vurderes udgiftsniveauerne ikke at kunne nedbringes i tilstrækkelig grad til, at de økonomiske udfordringer kan håndteres inden for områderne selv. Risikoen er på disse områder derfor reelt en forventning om et merforbrug:

d) Det specialiserede socialområde (børn og voksne): Der skønnes aktuelt en samlet

udfordring i størrelsesordenen 10 mio. kr. i 2014, som ikke forventes at kunne håndteres inden for området selv. Både børne- og voksenområdet har haft betydelige merforbrug i 2012 og 2013, og udgiftspresset vurderes fortsat til at være vanskeligt at imødekomme fuldt ud i 2014. Dog er udfordringerne omtrent halveret fra 2013 til 2014 (fra omkring 18 mio. kr. til forventet 10 mio. kr.), hvilket viser at handleplanerne er begyndt at have effekt. Der er som et led i handleplanen iværksat en intensiv indsats for at forbedre styringen og nedbringe omkostningerne varigt, bl.a. med ekstern konsulentbistand. Udvalget for Børn & Ungdom samt Udvalget for Social, Sundhed & Ældre forelægges resultaterne af analysen og indsatserne i løbet af foråret 2014, hvorefter sagen tilgår Økonomiudvalget.

e) Aktivitetsbestemt medfinansiering af sundhedsvæsenet. Udgifterne til

aktivitetsbestemt medfinansiering er steget de seneste år, og hvis ikke dette bremses i 2014 er der risiko for, at området igen overskrider budgettet. Risikoen vurderes at være op til 6 mio. kr., men der er igangsat en analyse af indlæggelses- og genindlæggelsesmønstre samt fakturakontrol, som forventes at reducere risikoen. Det samlede merforbrug, der ikke forventes at kunne håndteres inden for området er derfor 4-5 mio. kr.

Der er en række andre mindre udfordringer til Budget 2014, som dog forventes at kunne håndteres inden for de enkelte områder selv. En beskrivelse af alle risici fremgår af Bilag 1: Risikovurderinger. 3. Fortsat arbejde med handleplanerne og skabelsen af råderum i 2014Samlet set tegner der sig således nu et forventet merforbrug i størrelsesordenen 15 mio. kr. samt en række øvrige risikoområder. Forudsætningen herfor er, at de igangsatte handleplaner gennemføres fuldt ud og med effekt i år, og at der på alle områder praktiseres en stram omkostningsstyring hele året. Der er afsat en robusthedspulje på 8 mio. kr. i budgettet. Koncerndirektionen vurderer ikke at robusthedspuljen er tilstrækkelig og anbefaler derfor at der nu – tidligt på året – skabes et råderum på 15 mio. kr. gennem besparelser, som reserveres under ØU. HandleplanerArbejdet med at reducere udgifterne på de områder, hvor der tegner sig et merforbrug, vil fortsætte igennem hele 2014. I løbet af februar og marts vil de relevante fagudvalg få forelagt de handleplaner, som blev udarbejdet i 2013; og der vil i de forventede regnskaber blive givet en status på deres gennemførelse. Forudsætningen for risikovurderingen i FR-0 er, at handleplanernes elementer godkendes politisk og eksekveres. I modsat fald vil det forventede merforbrug i 2014 vokse. Råderum på 15 mio. kr. For at sikre rettidig omhu i forhold til at håndtere de merforbrug, der uanset indsats forventes at være i 2014, anbefales det desuden, at Økonomiudvalget allerede nu beder administrationen om at skabe et råderum på 15 mio. kr. inden for rammerne af budget 2014. Råderummets størrelse er beregnet med udgangspunkt i de forventede merforbrug på det specialiserede socialområde og på sundhedsområdet. Det vurderes, at

Lejre Kommune


råderummet vil blive nødvendigt for at sikre kommunens samlede budgetoverholdelse, og derfor bør processen sættes i gang så tidligt på året som muligt, hvor muligheden for at omprioritere inden for kommunen som helhed er størst. Formålet med en meget tidlig proces er at undgå besparelser sidst på året, sådan som det var tilfældet i både 2012 og 2013. Et råderum på 15 mio. kr. udgør omkring 1 % af Lejre Kommens samlede budget. Råderummet kan kun findes ved at gennemføre besparelser på alle kommunens politikområder, herunder kommunens virksomheder. Alt andet lige er det på dette tidlige tidspunkt af året dog muligt at foretage besparelser, som i mindst muligt omfang berører de borgerrettede aktiviteter. Eksempler på besparelser er udskydelse af ledige stillingers genbesættelse, udisponerede overførsler (mindreforbrug) fra 2013 og øvrige udisponerede puljer. Kravet om råderum vil ikke blive udsendt som rammebesparelse, og konkrete forslag til besparelser vil blive forelagt fagudvalgene forslag om råderum i forbindelse med Forventet Regnskab 2014-1. Nedenstående tabel viser fordelingen af de 15 mio. kr. på udvalg og politikområder. Fordelingen skal ses som pejlemærke for de samlede besparelser og viser en nedbrydelse af de 15 mio. kr. på de enkelte områder. Det er klart, at nogle udvalg i forvejen er presset pga. af områder med merforbrug; her må forslagene til besparelser forventes at blive mere vidtgående og kan indeholde direkte serviceforringelser. (mio. kr.) Samlet

BudgetFordeling af 15 mio. kr.

1 Økonomiudvalg 178,4 1,9 10 Politisk organisation 5,8 0,1 20 Administrativ organisation 121,9 1,3 35 Lejre brandvæsen 4,3 0,0 38 IT og kommunikation 22,0 0,2 40 Forsikringer og vikarpuljer 16,6 0,2 70 Puljer til sparemål 27,5 0,3 2 Udvalget for kultur og fritid 31,9 0,3 10 Kultur & Fritid 31,9 0,3 3 Udvalget for Børn og Ungdom 472,6 4,9 10 Skoletilbud 231,4 2,4 20 Social & Familie 133,7 1,4 30 Dagtilbud 107,5 1,1 4 Udvalget for Teknik og Miljø 119,2 1,2 10 Byg & Miljø 2,7 0,0 20 Veje & Trafik 72,5 0,8 25 Forsyningsvirksomhed 1,7 0,0 30 Ejendomsdrift 42,4 0,4 5 Udvalget for Job og Arbejdsmarked 165,0 1,7 10 Jobcenter 165,0 1,7 6 Udvalget for social, sundhed og ældre 470,7 4,9 10 Velfærd & omsorg 293,2 3,1 20 Social & Familie 89,8 0,9 30 Sociale ydelser mv. 87,7 0,9I alt 1437,8 15,0 For at fastholde og understøtte kravet om fortsatte udgiftsreduktioner på de udfordrede områder anbefales det, at råderummet på de 15 mio. kr. ikke omplaceres til de

Lejre Kommune


udfordrede områder, men i stedet flyttes til en central bevilling under Økonomiudvalget, Herfra kan Økonomiudvalget i løbet af året omprioritere midlerne til udfordrede områder eller tilbageføre dem til de oprindelige bevillinger. 4. Bedre økonomistyring og korrekt budgetteringFor at understøtte budgetoverholdelse i 2014 og samtidig forbedre den økonomiske styring vil der blive iværksat en række initiativer i løbet af foråret 2014. Det indebærer først og fremmest en budgetvalidering af samtlige politikområder, som gennemføres af eksterne konsulenter i samarbejde med kommunens økonomiafdeling og fagcentre. Budgetvalideringerne vil kvalificere vurderingerne i de følgende forventede regnskaber i 2014, og give et billede af budgetternes robusthed. Samtidig vil analyserne indgå i udarbejdelsen af et effektiviserings- og sparekatalog, som skal synliggøre det politiske råderum og mulighed for omprioriteringer. Effektiviserings- og sparekataloget vil blive bragt ind i den politiske proces for Budget 2015-2018 og skal videre frem udgøre et beredskab i forhold til fremtidige økonomiske udfordringer samt synliggøre det politiske prioriteringsrum på tværs. Af tabellen nedenfor fremgår tidsplanen for de forskellige initiativer på kort og langt sigt: Indhold TidFortsat arbejde med handleplaner LøbendeIndsamling af råderum 2014 via besparelser Januar – februarRåderum for 2014 fremlægges politisk AprilBudgetvalidering færdig AprilForventet Regnskab 2014-1 for fagudvalg + ØUDer tages stilling til hvorvidt midler skal flyttes til pulje under ØU

Maj

Proces for udarbejdelse af effektiviserings- og sparekatalog 2015-2018 via besparelser og effektiviseringer

April - maj

Effektiviserings- og sparekatalog 2015-2018 fremlægges politisk Juni Initiativerne fremgår nedenfor og er yderligere uddybet i bilag 2: Sag om økonomistyringsinitiativer, som blev forelagt Økonomiudvalget i december 2013: Budgetvalidering på politikområder (januar – februar)Tilvejebringer et samlet og validt overblik over potentielle ubalancer i budgettet, herunder en risikovurdering og et skøn for eventuelle nødvendige budgettilpasninger og/eller besparelseskrav for at få balance i 2014. Budgetvalideringen vil samtidig give et godt afsæt for dels arbejdet med budgetmodeller, dels arbejdet med udarbejdelse af et effektiviserings- og sparekatalog samt for et retvisende budgetoplæg for 2015 med mere klare budgetforudsætninger. Budgetproces 2015 (forelægges ØU i februar og marts) Beskriver principper for og konkrete aktiviteter i forbindelse med budgetproces 2015. Det er væsentligt at budgetprocessen bliver tilrettelagt med henblik på at opnå et så gennemsigtigt og retvisende budget som muligt. Udarbejdelse af budgetmodeller for samtlige budgetområder (marts – april)Sikrer et overblik og en øget gennemsigtighed i anvendelsen af budgetmodeller på de forskellige serviceområder. Det vil på sigt forbedre vurderingen af budgetternes validitet og robusthed. Arbejdet med budgetmodeller skal samtidig ses i forlængelse af budgetvalideringen, i det budgetmodeller giver et grundlag for bedre budgetopfølgninger, der har fokus på udviklingen i budgetforudsætningerne. Forventet Regnskab 2014-1 (forelægges fagudvalg i maj)

Lejre Kommune


Følger op på risici, udfordringer og prioriteringsmuligheder. FR 2014-1 vil tilgå de enkelte fagudvalg på møderække i maj. Her vil administrationens anbefalinger tage udgangspunkt i den gennemførte budgetvalidering og til dels i effektiviserings- og sparekataloget, som er under udarbejdelse frem til juni. Effektiviserings- og sparekatalog (forelægges fagudvalg i juni)Beskriver de handlemuligheder, Kommunalbestyrelsen har i forbindelse med merforbrug (i 2014) eller politiske ønsker om råderum til omprioriteringer (i 2015). Der udarbejdes forslag om effektiviseringer eller besparelser på samtlige områder. Arbejdet med kataloget tager afsæt i budgetvalideringen Eksekvering af handleplanerne på de udfordrede områder (løbende)Elementerne i handleplanerne skal udfoldes og forberedes, sådan at de efterfølgende reelt kan gennemføres. Der følges op på handleplanerne i forbindelse med Forventet Regnskab 2014 1–3. 5. Ramme for risikovurderingenForventet Regnskab 2014-0 har udgangspunkt i de to fokuspunkter, der indgår i principperne for styring af Lejre Kommunes økonomi:

a) Overholdelse af det budgetterede kasseresultatb) Overholdelse af de budgetterede serviceudgifter

Det er et krav, at de løbende indtægter i budgettet som minimum skal balancere med de skattefinansierede udgifter i budgettet. I Budget 2014 er den budgetterede kasseopbygning på 0,1 mio. kr. Skal denne kasseopbygning realiseres, kan der ikke gives kassefinansierede tillægsbevillinger i løbet af året. Administrationen vil sikre, at alle forslag om budgettilpasninger på ét område anvises finansiering enten inden for området selv eller inden for et andet område. Nødvendigheden af at overholde de budgetterede serviceudgifter er blevet skærpet af, at Folketinget i 2012 vedtog budgetloven for de offentlige udgifter, hvilket for kommunerne indeholder en regnskabssanktion. Denne indebærer, at en overskridelse af den samlede kommunale serviceramme i 2014 vil medføre en reduktion af kommunernes bloktilskud. En sanktion fordeles med 60 % til de kommuner, der har overskredet budgettet og 40 % kollektivt. Skal Lejre Kommunes budgetterede kasseresultat og serviceudgifter overholdes, er det nødvendigt med en tidlig identificering og håndtering af forhold, der udfordrer budgettet. Forventet Regnskab 2014-0 har udgangspunkt i centerchefernes vurdering af risici og udfordringer. I flere tilfælde er der ikke sat konkret tal på risikoen, da der på dette tidlige tidspunkt af året er en betydelig usikkerhed. Samtidig indeholder Forventet Regnskab 2014-0 kun risici for merforbrug. Det mindreforbrug, som erfaringsmæssigt vil opstå i løbet af året, kan ikke beregnes på nuværende tidspunkt. Alle forventninger vil blive genvurderet i årets forventede regnskaber.

Administrationens vurdering:Administrationen vurderer, at Lejre Kommune fortsat er økonomisk udfordret på flere områder. Budgetoverholdelse kræver derfor en vedvarende indsats for at nedbringe risikoen for merudgifter. Det er administrationens vurdering, at det gennem 1) fortsat arbejde med handleplanerne på de mest udfordrede områder, 2) en tidlig proces med at skabe råderum inden for de øvrige områder, samt 3) en dybdegående validering af alle budgetområder med henblik på synliggørelse af effektiviserings- og besparelsespotentialer er muligt at sikre budgetoverholdelse i 2014 for kommunen samlet set samt budgetsikkerhed og politisk prioriteringsrum på længere sigt.

Lejre Kommune


Handicappolitik:Sagen har ingen betydning for kommunens handicappolitik.

Økonomi og finansiering:Forventet Regnskab 2014-0 giver ikke anledning til, at der på nuværende tidspunkt iværksættes yderligere initiativer til imødegåelse af budgetudfordringerne. Derfor har sagen på det foreliggende grundlag ingen økonomiske eller servicemæssige konsekvenser. Dog indstilles det, at omstillingspuljen på dagtilbudsområdet på 1,18 mio. kr. flyttes til Økonomiudvalget, sådan som det var forudsat i Økonomiudvalget beslutning på mødet i juni 2013. Puljen er ved en fejl blevet lagt under Udvalget for Børn & Ungdom i budgetprocessen.


Bilag:1. Bilag 1 - Forventet Regnskab 2014-02. Bilag 2 - Indsatser til forbedret økonomistyring i Lejre Kommune, ØU december

2013

Lejre Kommune


10. ØU- Forpligtende indkøbsaftale på hobby og beskæftigelsesmaterialerSagsnr.: 14/229

Resumé:Kommunalbestyrelsen skal tage stilling til Lejre Kommunes deltagelse i en flerårlig obligatorisk aftale på hobby og beskæftigelsesmaterialer, hvor Lejre Kommune forpligter sig til at købe for en bestemt volumen frem til 31. oktober 2016. Udbuddet gennemføres af Indkøbsfællesskabet Fælles Udbud Sjælland (FUS).


1. at Lejre Kommune deltager i miniudbuddet og efterfølgende benytter en obligatorisk aftale på hobby og beskæftigelsesmaterialer,

2. at Lejre Kommune oplyser en estimeret årlig indkøbsvolumen på 200.000 kr. og i perioden 1. juni 2014 til 31. oktober 2016 forpligter sig til at købe hobby og beskæftigelsesmaterialer for 450.000 kr.,

3. at Centerchef for Servicecenter Allerslev underskriver fuldmagten for deltagelse i miniudbuddet og underskriver periodekøbsaftalen.



Sagsfremstilling:Kommunalbestyrelsen skal tage stilling til Lejre Kommunes deltagelse i en flerårlig obligatorisk aftale på hobby og beskæftigelsesmaterialer, hvor Lejre Kommune forpligter sig til at købe for en bestemt volumen frem til 31. oktober 2016. Udbuddet gennemføres af Indkøbsfællesskabet Fælles Udbud Sjælland (FUS). Udbuddet omfatter en periodekøbsaftale uden mulighed for forlængelse. I miniudbuddet stilles krav om et element af forpligtelse. Det betyder at Lejre Kommune skal oplyse en estimeret indkøbsvolumen når udbuddet offentliggøres. Da Lejre Kommune forpligter sig til at købe for en bestemt volumen ud over indeværende budgetår, skal aftalen godkendes i Kommunalbestyrelsen. Lejre Kommune skal købe for minimum 50 % af volumen og må max købe for 50 % over den estimerede volumen. I 2012 købte Lejre Kommune for 276.000 kr. hobby og beskæftigelsesmaterialer. Ud fra dette beløb vurderes det, at en årlig forpligtelse på 150.000 kr. vil være dækkende for indgåelse af aftalen, jf. indstillingspunkt 2.

Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, som afgiver tilbud til laveste pris.

Lejre Kommune


Lejre Kommune er i dag aftaledækket via et FUS udbud, hvor aftalen udløber 31. maj 2014.

Udtalelser:For at sikre at den udbudte varekurv er såvel dækkende som relevant for brugerne i Lejre Kommune, er sortimentslisterne forelagt fagpersoner som køber disse produkter. En Fællesleder fra Center for Dagtilbud samt en Gruppeleder fra Center for Velfærd & Omsorg har godkendt sortimentet.

Administrationens vurdering:Når der gennemføres et miniudbud genåbnes konkurrence blandt de to leverandører som er på SKI aftalen. Der forventes en økonomisk gevinst på ca. 10-15 % ved at gennemføre et fælles miniudbud for 16 kommuner, idet de relevante leverandører har vist stor interesse for udbuddet.

Handicappolitik:Sagen har ingen handicappolitiske konsekvenser.

Økonomi og finansiering:Der er ingen økonomiske konsekvenser ved at tilslutte sig aftalen. Aftalen er obligatorisk og skal anvendes til indkøb i kontraktperioden, og Lejre Kommune er forpligtet til at købe for 362.500 kr.


Bilag:1. Notat miniudbud hobby og beskæftigelsesmaterialer

Lejre Kommune


11. ØU - Videre proces for rådhusprojektetSagsnr.: 12/539

Resumé:Administrationen har med baggrund i beslutning i Kommunalbestyrelsen den 25. november 2013 udarbejdet forslag til den videre proces for rådhusprojektet. Rådhusprojektet omfatter renovering og energioptimering på Allerslev Rådhus og Hvalsø Rådhus samt en tilbygning til Hvalsø Rådhus, som skal rumme Center for Social & Familie, som i dag sidder på Lyndby Rådhus. Administration forelægger flere mulige scenarier til drøftelse og beslutning.


1. At scenarie 2, som indebærer ny lokalplan for tilbygningen og fortsættelse af renoveringstiltagene, godkendes.

Beslutning Økonomiudvalget den 23-01-2014: Anbefales med den præcisering, at det kommende forslag til lokalplan skal kunne rumme netop det projekt, som Kommunalbestyrelsen vedtog den 24. juni 2013 med henblik på at dette projekt realiseres. Venstre tog forbehold.


Sagsfremstilling:Rådhusprojektet, der vedrører samling af administrationen på to rådhuse, blev initieret i 2010 som led i arbejdet med organisationsændringerne i Lejre Kommune. Tidsforløbet for rådhusprojektet fremgår af Bilag 1: Tidslinje for rådhusprojektet. Kommunalbestyrelsen besluttede den 25. november 2013, ikke at tiltræde forslagene til en tilbygning til Hvalsø Rådhus, og at en sag om det videre rådhusprojekt genoptages på Økonomiudvalgets første møde i 2014. Det blev besluttet, at sagen skal redegøre for de økonomiske konsekvenser ved at stoppe udvidelsen i Hvalsø, og oplyse om gældende lokalplaner for området. Administrationen har afdækket muligheder for den videre proces for rådhusprojektet og skitserer i nærværende sag fem mulige scenarier. Forudsætningerne er, at projektet oprindeligt er tænkt som ét samlet udbud af renovering, energioptimering og tilbygningen, idet et samlet udbud med stor sandsynlighed vil give en bedre pris ved indhentning af tilbud og færre omkostninger til selve byggestyringen- og processen. Scenarie 1 – Ny lokalplan for tilbygningen og udskydelse af det samlede projekt:Der udarbejdes en ny lokalplan, som giver mulighed for den arkitektur, som Kommunalbestyrelsen ønsker. Nuværende totalrådgiver udarbejder et eller flere projekter med udgangspunkt i den nye lokalplan, som udarbejdes for området. Udarbejdelse af ny lokalplan vil medføre en udskydelse af det samlede projektet på 7-13

Lejre Kommune


måneder. Den store usikkerhed i tidshorisonten skyldes, at det skal afklares, hvordan grundlaget for lokalplanen skal udarbejdes. Scenarie 2 – Ny lokalplan for tilbygningen og fortsættelse af renoveringstiltagene:Der udarbejdes ny lokalplan, som giver mulighed for den arkitektur, som Kommunalbestyrelsen ønsker. Nuværende totalrådgiver udarbejder et eller flere projekter med udgangspunkt i den nye lokalplan, som udarbejdes for området. Udarbejdelse af ny lokalplan vil medføre en udskydelse af det samlede projektet på 7-13 måneder. Den store usikkerhed i tidshorisonten skyldes, at det skal afklares, hvordan grundlaget for lokalplanen skal udarbejdes. Det resterende projekt med renovering og energioptimering vil blive forsinket ca. to måneder. Scenarie 3 – Udarbejdelse af tre nye forslag til tilbygningen (inden for eksisterende lokalplan men ikke nødvendigvis samme placering som de tidligere forslag) og udskydelse af det samlede projekt.Den nuværende totalrådgiver udarbejder tre nye forslag indenfor de rammer, den nuværende lokalplan giver. Projektet udbydes fortsat som ét samlet projekt. Dette forventes at forlænge projektperioden med tre-fire måneder. Scenarie 4: Udarbejdelse af tre nye forslag til tilbygningen (inden for eksisterende lokalplan men ikke nødvendigvis samme placering som de tidligere forslag) og fortsættelse af renoveringstiltagene:Den nuværende totalrådgiver udarbejder tre nye forslag indenfor de rammer, den nuværende lokalplan giver. Renovering og energioptimering fortsætter og udbydes uafhængigt af tilbygningen. Dette forventes at forlænge projektperioden med 3-4 måneder. Scenarie 5: Tilbygningen gennemføres på bagrund af arkitektkonkurrence:Der gennemføres en arkitektkonkurrence for tilbygningen, som udgangspunkt for et nyt tilbygningsprojekt og ny lokalplan. Dette forventes at forlænge projektperioden for renovering og energitiltag med 3-4 måneder, mens selve tilbygningen forventes at blive forlænget med 7-13 måneder.

Administrationens vurdering:Uanset scenarie er der administrationens vurdering, den videre proces for rådhusprojektet vil være forbundet med en merudgift. Det er administrationens vurdering, at hvis merudgiften afholdes inden for den nuværende anlægsramme, bliver det på bekostning af konkrete, planlagte tiltag, eller på størrelsen på tilbygningen på Hvalsø Rådhus. Administrationen gør opmærksom på, at rådhusprojektet har været undervejs siden 2010. Det er et udtalt ønske fra rådhuspersonalets ca. 260 medarbejdere, at imødekomme de kritikpunkter, som er fremført i de sidste to udførte APV’er på rådhusene. Det er administrationens vurdering, at de besluttede tiltag giver både miljømæssige og arbejdsmiljømæssige forbedringer, herunder hvad angår ventilation, kulde og belysning. Administrationen vurderer således, at energi- og renoveringstiltagene bør igangsættes af hensyn til arbejdsmiljøet. Det er administrationens vurdering, at udbudsmaterialet for renovering og energioptimeringstiltag af de to rådhuse næsten er klar til at blive sendt i udbud, og at der ikke skal tilføjes større ændringer til renoveringsdelen. Det er administrationens vurdering, at planløsningen i rådhusprojektet er fremtidssikret, idet kontorindretningen er tilpas fleksibel til organiseringen af rådhuspersonalet og samtidig er centeruafhængig. Administrationen vurderer, at det er muligt at udarbejde en ny lokalplan for området. Hvalsø rådhus er i dag omfattet af Lokalplan 22, som blandt andet stiller krav til facadematerialer og taghældning. Administrationen vurderer, at gældende lokalplaner for

Lejre Kommune


de omkringliggende områder ved Hvalsø Rådhus ikke er stramt reguleret, jf. bilag 2: Lokalplaner i Hvalsø – sammenligning nov. 13 og bilag 3: Kort over omkringliggende lokalplaner. En ny lokalplan vil give mulighed for at opføre en tilbygning til Hvalsø Rådhus, som ikke nødvendigvis har samme arkitektoniske udtryk, som det nuværende byggeri og giver derfor mulighed for større variation i skitseforslagene end de fire forslag, som tidligere er fremlagt politisk. Administrationen vurderer på baggrund af ovenstående, at ”Scenarie 2 – Ny lokalplan for tilbygningen og fortsættelse af renoveringstiltagene” vil give den mest optimale proces og løsning for rådhusprojektet. Scenarie 2 er forbundet med en merudgift, som blandt andet vedrører separat byggeplads, styring af flere entreprenører og udarbejdelse af nye forslag til tilbygning på Hvalsø Rådhus.

Handicappolitik:Der tages i rådhusprojektet hensyn til både kommunens Handicappolitik, og der søges relevant ekspertviden i forbindelse med den fysiske tilgængelighed på rådhusudvidelsen i Hvalsø.

Økonomi og finansiering:Ved vedtagelsen af Budget 2012 blev der indlagt årlig besparelse på 681.000 kr. fra 2012 ved samling af administrationen på to rådhuse. Besparelsen er ikke indhentet, da Lyndby Rådhus fortsat anvendes indtil tilbygningen på Hvalsø Rådhus kan tages i brug. Den samlede anlægssum for rådhusprojektet er 36 mio. kr. hvoraf de 8 mio. kr. er øremærket tilbygningen i Hvalsø. Der er på nuværende tidspunkt anvendt 83.000 kr. til ekstra rådgivning i forbindelse med udarbejdelse af de to alternative forslag, forslag 3 og 4, til tilbygningen i Hvalsø. Administrationen har bedt totalrådgiver på rådhusprojektet om at anslå de økonomiske konsekvenser ved en række mulige scenarier for den videre proces i rådhusprojektet. Udgangspunktet for beregningerne er, at udbudsmaterialet for renovering og energioptimeringstiltag af de to rådhuse næsten er klar til at blive sendt i udbud. Tiltagene kan enten udbydes og udføres samtidig med tilbygningen til Hvalsø rådhus eller som en fase, der er adskilt fra tilbygningen. De økonomiske konsekvenser heraf fremgår af nedenstående. Scenarie 1 – Ny lokalplan for tilbygningen og udskydelse af det samlede projekt:Under forudsætning af, at tilbygningen har samme størrelse som tidligere forudsat og kan bygges til samme enhedspriser, vil merudgiften være ca. 150.000 kr. + eventuelle omkostninger til udarbejdelse af ny lokalplan. Scenarie 2 – Ny lokalplan for tilbygningen og fortsættelse af renoveringstiltagene:Under forudsætning af, at tilbygningen har samme størrelse som tidligere forudsat og kan bygges til samme enhedspriser, vil merprisen ved dette scenarie være 1,3 – 1,6 mio. kr. + eventuelle omkostninger til udarbejdelse af ny lokalplan. Scenarie 3 – Udarbejdelse af tre nye forslag til tilbygningen (inden for eksisterende lokalplan men ikke nødvendigvis samme placering som de tidligere forslag) og udskydelse af det samlede projekt.Under forudsætning af, at tilbygningen har samme størrelse som tidligere forudsat og kan bygges til samme enhedspriser, vil merudgiften ved dette scenarie være ca. 300.000 kr.

Lejre Kommune


Scenarie 4: Udarbejdelse af tre nye forslag til tilbygningen (inden for eksisterende lokalplan men ikke nødvendigvis samme placering som de tidligere forslag) og fortsættelse af renoveringstiltagene:Under forudsætning af, at tilbygningen har samme størrelse som tidligere forudsat og kan bygges til samme enhedspriser, vil merudgiften ved dette scenarie være ca. 1,5 mio. kr. Scenarie 5: Tilbygningen gennemføres på bagrund af arkitektkonkurrence:Dette vil være uden for den nuværende aftale med totalrådgiver, hvorfor det ikke er muligt at angive, hvilken merudgift dette scenarie vil medføre. Merudgiften afhænger af, om det samlede projekt udskydes eller opdeles så renoveringen gennemføres separat.


Bilag:1. tidslinje for rådhusprojektet2. Lokalplaner i Hvalsø - sammenligning nov 2013.docx3. Kort over omkringliggende lokalplaner

Lejre Kommune


12. ØU - Ændring af kommunegrænse på Ledreborg AlléSagsnr.: 12/4255

Resumé:Efter anlæg af cykelstien langs Ledreborg Allé, ligger kommunegrænsen mellem Lejre og Roskilde kommuner på henholdsvis vej og cykelsti forskudt. Af administrative og driftsmæssige årsager ønskes kommunegrænsen at ligge samme sted. Derfor indstilles, at grænsen ændres så et areal på 1.495 m2, tilsvarende 217 meter ny cykelsti, overføres fra Roskilde til Lejre Kommune.


1. at ændring af kommunegrænsen mellem Lejre og Roskilde Kommune godkendes ved vederlagsfri overdragelse af areal fra Roskilde Kommune til Lejre Kommune.

Beslutning Økonomiudvalget den 23-01-2014: Indstillingen anbefales.


Sagsfremstilling:Anlægsarbejdet på den nye cykelsti langs Ledreborg Allé, i samarbejde med Roskilde Kommune, er gennemført. Cykelstien blev indviet den 13. august 2013. I dag ligger kommunegrænsen for henholdsvis vejen og den nye cykelsti, forskudt med 217 meter. Det vil sige hvor kommunegrænsen ligger på tværs af vejen, ligger kommunegrænsen over cykelstien 217 meter længere ind mod Lejre - se bilag ”Oversigtsplan ny kommunegrænse Ledreborg Allé”. I forbindelse med anlægget af cykelstien, har Roskilde Kommune for den pågældende strækning, erhvervet markjord via frivillig aftale med lodsejer, og udskilt dette til vejareal. Roskilde Kommune har dertil stået for anlægsudgiften til cykelstien. I forhold til den fremtidige administration og minimering af risikoen for fejl i driften, vil det være praktisk og logisk, at kommunegrænsen flugter på tværs af både vej og cykelsti. Dermed er der en konsekvent og letforståelig kommunegrænse indenfor det samme vejudlæg. En flytning af kommunegrænsen medfører en arealoverførsel på 1495 m² vejareal fra Roskilde Kommune til Lejre Kommune. Indenrigsministeriet har fastsat en grænse for hvornår ministeriet skal godkende ændringer af kommunegrænsegrænser. Grænsen går ved 3.000 m2 hvorfor ændringen alene skal ske ved, at der foretages en matrikulær berigtigelse. Roskilde Kommune vil forelægge en tilsvarende sag til politisk behandling. Forudsat at Roskilde Kommune godkender flytningen af kommunegrænsen, overdrages arealet vederlagsfrit. Herefter står Lejre Kommune for den fremtidige drift.

Lejre Kommune


Administrationens vurdering:Det er administrationens vurdering, at det for såvel Roskilde som for Lejre Kommunes vedkommende vil være meget hensigtsmæssigt at ændre kommunegrænsen, idet ændringen vil lette den fremtidige administration og minimere risikoen for fejl, som følge af en mere konsekvent og letforståelig kommunegrænse.

Handicappolitik:En ændring af kommunegrænsen har ingen handicappolitiske konsekvenser.

Økonomi og finansiering:Sagen har ingen budgetmæssige konsekvenser.Overførsel af arealet fra Roskilde Kommune, vil medføre en minimal merudgift til vejdrift, der vil kunne afholdes inden for den eksisterende bevilling til vejvedligeholdelse.


Bilag:1. Oversigtsplan ny kommunegrænse Ledreborg Allé

Lejre Kommune


13. TM - Igangsættelse af energibesparelsestiltag 2014Sagsnr.: 13/21065

Resumé:Lejre Kommune fik i 2010 udarbejdet 155 energimærker for de kommunale ejendomme. Energimærkerne indeholder en række energibesparelsesforslag, som administrationen har vurderet og prioriteret. Kommunalbestyrelsen har besluttet, at der skal gennemføres energibesparelsestiltag for 8.000.000 kr. i 2014. Tiltagene kan have tilbagebetalingstider på op til 20 år.


1. at der frigives anlægsbevilling på kr. 8.000.000 til at gennemføre energibesparelsestiltag i 2014

2. at anlægsbevillingen finansieres af det på investeringsoversigten for 2014 afsatte rådighedsbeløb vedrørende ”Pulje til energioptimering (20 års tilbagebetalingstid)”

3. at der gives bevilling til låneoptagelse på kr. 8.000.0004. at administrationen bemyndiges til at udbyde og gennemføre

energibesparelsestiltagene ud fra en individuel vurdering af de konkrete projekter

Beslutning Udvalget for Teknik & Miljø den 22-01-2014: Indstilling anbefales

Beslutning Økonomiudvalget den 23-01-2014: Indstillingerne fra Udvalget for Teknik & Miljø anbefales.

Beslutning Kommunalbestyrelsen den 27-01-2014: Økonomiudvalgets indstilling tiltrådt.Afbud:Claus Jørgensen (F)Julie Hermind (F)Thomas Stokholm (V)

Sagsfremstilling:I 2010 fik Lejre Kommune gennemført den lovpligtige energimærkning af de kommunale ejendomme, som er større end 60 m2. Der er blevet udarbejdet 155 energimærker, som indeholder en række forslag til energibesparelsestiltag for de enkelte ejendomme. Der er i 2011, 2012 og 2013 gennemført en række energibesparelsestiltag (jf. sag 10/25806, 11/23463 og 12/23961). De i 2011 og 2012 gennemførte tiltag havde tilbagebetalingstider på op til 10 år, mens tiltagene i 2013 havde tilbagebetalingstider på op til 15 år. Tilbagebetalingstid defineres som den samlede investering divideret med besparelsen pr. år. Kommunalbestyrelsen besluttede i forbindelse med vedtagelse af budget 2014-2017, at der også i 2014-2017 skal gennemføres energibesparelsestiltag. Der er i budget 2014 afsat 8 mio. kr. til energioptimerende tiltag med op til 20 års tilbagebetalingstid.

Lejre Kommune


Administrationen har kategoriseret de energibesparelsestiltag, som ikke er gennemført i de forgange tre år, i fire prioriteter. Prioritet 1 er tiltag, der enten grundet koordinering med ejendomsvedligeholdelse eller på grund af de tekniske anlægs alder og tilstand, vurderes at skulle gennemføres først. Prioritet 2 er tiltag, der umiddelbart kan udbydes og udføres, men som kan udskydes. Prioritet 3 er tiltag, som skal undersøges eller vurderes nærmere, inden de evt. kan udbydes. Endelig er prioritet 4 tiltag, som forventes ikke at kunne eller skulle løses, f.eks. fordi en ejendom er i så dårlig stand, at det ikke er rentabelt at gennemføre energibesparelsestiltag der.

Administrationens vurdering:De energibesparelsestiltag, som efter administrationens vurdering bør gennemføres i 2014, har alle prioritet 1. Planlægning og udførelse af energibesparelsestiltagene koordineres, udbydes og gennemføres i videst muligt omfang med den almindelige, forebyggende ejendomsvedligeholdelse på ejendomme, hvor der er behov for både energiforbedringer og ejendomsvedligeholdelse, jvf. sagsnr. 13/21079. Hvor dette ikke er tilfældet, udbydes opgaverne individuelt eller i grupper. Bilag 1: ”Oversigt over planlagte energibesparelsestiltag til gennemførelse i 2014” er en liste over de energibesparelsestiltag, som administrationen på baggrund af kategoriseringen af samtlige resterende energitiltag planlægger at gennemføre i 2014. Administrationen gør opmærksom på, at oversigten er vejledende og at den endelige udførelse af forslag vil afhænge af praktiske forhold, herunder tilbudspriser, tekniske muligheder, alternative tiltag, akut opståede opgaver, ændringer i anvendelse af ejendomme etc. Der kan derfor forekomme afvigelser fra vedlagte oversigt i forhold til de i 2014 faktisk gennemførte energibesparelsestiltag.

Handicappolitik:I forbindelse med samtidig gennemførelse af energibesparelsestiltag og ejendomsvedligeholdelsestiltag bliver der taget hensyn til behov for tilgængelighedstiltag for personer med handicap. Udgifterne til mindre tilgængelighedstiltag afholdes af ejendomsvedligeholdelsespuljen, men generelt tilstræbes tilgængelighedstiltag tænkt ind i den samlede plan for tilgængelighed (Tilgængelighedspuljen).

Økonomi og finansiering:Der er i 2014 afsat i alt 8 mio. kr. til energioptimering af kommunens bygninger. Hvis det viser sig, at de foreslåede energibesparelsestiltag bliver dyrere end forventet, vil projekter kunne udskydes til gennemførelse i 2015. Hvis de foreslåede projekter derimod kan gennemføres billigere end forventet, vil der blive igangsat projekter, som efter planen skulle gennemføres i 2015. Desuden giver ”Bekendtgørelse om kommunernes låntagning og meddelelse af garantier m.v.” mulighed for at gennemføre tiltag vedrørende belysning og automatik til regulering/styring af energiforbrug, uanset om tiltagene er nævnt i energimærkerne.


Bilag:1. Bilag 1: Oversigt over planlagte energibesparelsestiltag til gennemførelse i 2014

Lejre Kommune


14. TM - Frigivelse af midler til ejendomsvedligeholdelse 2014Sagsnr.: 13/21079

Resumé:Som led i den fortsatte stræben efter at bevare kommunes ejendomsporteføljeværdi ansøger administrationen om en anlægsbevilling til forebyggende ejendomsvedligeholdelse i 2014 på 7.483.000 kr.


1. at der frigives en anlægsbevilling på 7.483.000 kr. til ejendomsvedligeholdelsesopgaver i 2014.

2. at anlægsbevillingen finansieres af det i budgettet for 2014 afsatte rådighedsbeløb til ejendomsvedligeholdelse på 7.483.000 kr.

3. at administrationen bemyndiges til at iværksætte og gennemføre ejendomsvedligeholdelsesarbejder ud fra en individuel vurdering af de konkrete projekter.

Beslutning Udvalget for Teknik & Miljø den 22-01-2014: Oversigt over forventede ejendomsvedligeholdelses aktiviteter, som først kan prioriteres fra 2015 og frem, vedlægges som bilag.

Indstilling anbefales.

Beslutning Økonomiudvalget den 23-01-2014: Indstillingerne fra Udvalget for Teknik & Miljø anbefales.


Sagsfremstilling:Center for Ejendomsdrift er ansvarlig for vedligeholdelse af klimaskærmen og tekniske installationer på kommunens ejendomme. Administrationen tilstræber at gennemføre såkaldt ’forebyggende ejendomsvedligeholdelse’, baseret på en kombination af registrerede behov og fysisk besigtigelse. Grundet såvel efterslæb som opdagelse af PCB, skimmelsvamp har administrationen de senere år haft mindre råderum til at gennemføre forebyggende ejendomsvedligeholdelse, men har i stedet måtte prioritere akutte og lovpligtige tiltag. Administrationen har dog gennem planlægning og kobling til energirenoveringstiltagene i øget grad kunne gennemføre flere forebyggende tiltag end for tre-fire år siden. Prioriteringen af de planlagte og gennemførte ejendomsvedligeholdelsestiltag sker på baggrund af en kategorisering af vedligeholdelsesopgaverne i prioriteterne 1-5 i en rækkefølge, som overordnet set er opstillet ud fra en vurdering af tiltagenes nødvendighed for at bevare bygningsmassens egenskaber og værdi.

Lejre Kommune


Prioritet 1 er de opgaver, hvor der er tale om myndighedskrav og/eller fare for sikkerheden. Dernæst kommer prioritet 2, som er tiltag, hvor der er risiko for følgeskader. Prioritet 3 er decideret forebyggende vedligeholdelse, mens prioritet 4 er æstetiske forhold og prioritet 5 er brugerønsker og funktionelle krav.I bilag 2, kan læses om Center for Ejendomsdrift og på side 8 i bilaget står der mere om prioriteterne 1-5.

Administrationens vurdering:Hvis der ikke gennemføres forebyggende ejendomsvedligeholdelse vil det over tid medføre væsentligt øgede omkostninger til genopretning af bygningsmassen. Ved ikke at gennemføre de prioriterede ejendomsvedligeholdelsestiltag vil i enkelte tilfælde føre til overtrædelse af gældende lovgivning. Der kan være risiko for nedstyrtende bygningsdele, risiko for faldulykker, eller for at få elektriske stød fra blottede strømførende ledninger. Der kan endvidere være risiko for følgeskader på bygningsdelen eller andre bygningsdele, samt væsentlig forringelse af bygningen såfremt arbejderne ikke udføres, ligesom dette kan forårsage en betydelig forøgelse af vedligeholdelsesomkostninger. De ejendomsvedligeholdelsesarbejder, administrationen påtænker at igangsætte i 2014, vil primært kunne placeres under prioritet 1, hvilket vil udgøre ca. 50 % af den samlede økonomi. Der vil gå ca. 30 % af økonomien til prioritet 2 og ca. 20 % til økonomien til prioritet 3 Tiltag som hører under prioritet 4 og prioritet 5 forventes kun udført i forbindelse med andre arbejder, og kun såfremt der måtte være luft i økonomien til det. Se bilag 1, oversigt over planlagte ejendomsvedligeholdelse for 2014. Der er afsat 8 mio. kr. til energioptimeringstiltag og 4 mio. kr. til halrenovering på investeringsoversigten for 2014, så nærværende ejendomsvedligeholdelsesprioritering skal ses i sammenhæng med disse to puljer. Ejendomsvedligeholdelsestiltagene for 2014 koordineres, jvf. sagsnr. 13/21065 om ´Igangsættelse af energibesparelsestiltag i 2014´. Det tilstræbes samtidig, at energiforbedringsforslagene udbydes og gennemføres samtidig på de ejendomme, hvor der både er behov for ejendomsvedligeholdelse og energiforbedringer. Der gøres opmærksom på, at der løbende kan ske ændringer i ejendomsvedligeholdelsesplanen.

Handicappolitik:I forbindelse med gennemførelse af ejendomsvedligeholdelsestiltag vil der blive taget hensyn til behov for tilgængelighedstiltag for personer med handicap. Som led i udførelsen af ejendomsvedligeholdelse afholdes udgifterne til mindre tilgængelighedstiltag af ejendomsvedligeholdelsespuljen, men generelt tilstræbes tilgængelighedstiltag tænkt ind i den samlede plan for tilgængelighed (Tilgængelighedspuljen).

Økonomi og finansiering:I investeringsoversigten vedrørende budget 2014 er afsat 7.483.000 kr. til ´Ejendomsvedligeholdelse´. Puljen søges frigivet til finansiering af prioriterede og opståede ejendomsvedligeholdelsesbehov.


Bilag:1. Bilag 1 - Oversigt over planlagte ejendomsvedligeholdelse til gennemførelse 20142. Bilag 2 - Profilbrochure - Center for Ejendomsdrift

Lejre Kommune


Lejre Kommune


15. SSÆ - Godkendelse af medlemmer og stedfortrædere til HandicaprådetSagsnr.: 13/21736

Resumé:Kommunalbestyrelsen skal sammensætte et Handicapråd ligeligt fordelt mellem repræsentanter fra Kommunalbestyrelsen og kommunens handicaporganisationer. Kommunalbestyrelsen har ved deres konstituering udpeget repræsentanter fra Kommunalbestyrelsen, og der resterer alene udpegning af repræsentanter fra handicaporganisationerne. I denne sag skal Kommunalbestyrelsen udpege Handicaprådets repræsentanter fra handicaporganisationerne på baggrund af en indstilling fra Danske Handicaporganisationer.


1. At udvalget godkender medlemmer og personlig stedfortræder for Lejre Kommunes Handicapråd som indstillet af Danske Handicaporganisationer (DH).

Beslutning Udvalget for Social, Sundhed & Ældre den 20-01-2014: Indstillingen anbefales Venstre oplyser at stedfortræder for Carsten Helles Rasmussen er Thomas Stokholm Stedfortræder for Henning Nielsen er Søren Bo Hansen

Beslutning Økonomiudvalget den 23-01-2014: Indstillingen fra Udvalget for Social, Sundhed & Ældre anbefales.


Sagsfremstilling:I henhold til § 37a. i Lov om Retssikkerhed og administration på det sociale område skal Lejre Kommune nedsætte et handicapråd bestående af et antal medlemmer, der repræsenterer Kommunalbestyrelsen, og et antal medlemmer, der er udpeget efter indstilling fra Danske Handicaporganisationer (DH). Handicaprådet rådgiver Kommunalbestyrelsen i handicappolitiske spørgsmål og kan behandle lokalpolitiske spørgsmål af betydning for mennesker med handicap. § 26, stk. 7 i Bekendtgørelse om retssikkerhed og administration på det sociale område (nr. 722 af 19. juni 2013) foreskriver, at Handicaprådet skal sammensættes sådan, at medlemmerne repræsenterer forskellige handicapgrupper og forskellige sektorer i kommunen, herunder både børn og voksne med handicap. Jævnfør § 49 i samme bekendtgørelse sammensættes Handicaprådet således, at handicaporganisationernes medlemmer udgør samme antal medlemmer som medlemmer udpeget af Kommunalbestyrelsen.

Lejre Kommune


I de gældende vedtægter for Handicaprådet i Lejre Kommune, der er godkendt af Kommunalbestyrelsen den 26. april 2010, skal der i alt være 10 medlemmer af rådet. Handicaprådet består således af 5 medlemmer fra handicaporganisationerne i kommunen udpeget efter indstilling fra DH og af 5 medlemmer, der repræsenterer kommunalbestyrelsen.

Kommunalbestyrelsen har ved sin konstituering den 9. december 2013 udpeget ét medlem for hvert af de stående udvalg og 3 stedfortrædere. Medlem StedfortræderLeif V Nielsen - Udvalget for Social, Sundhed & Ældre Michael Ralf Larsen, USSÆChristian Plank - Udvalget for Job & Arbejdsmarked Martin Stokholm, UJACarsten Helles Rasmussen - Udvalget for Børn & UngdomHenning Nielsen - Udvalget for Kultur & FritidIvan Mott - Udvalget for Teknik & Miljø Birger Prahl

DH indstiller følgende medlemmer og 1 stedfortræder til Handicaprådet:Medlem StedfortræderJan Andersen - Scleroseforeningen Dorte Sørensen - GigtforeningenÅsa Abildgaard - SIND Erik Jørgensen – HjerneSagen Laila Rasmussen - Gigtforeningen Karin Zwisler - Fibromyalgiforeningen

Alle medlemmer og stedfortrædere er bosiddende i Lejre Kommune, hvilket er en forudsætning for at sidde i Handicaprådet. Kommunalbestyrelsen skal godkende de indstillede medlemmer og stedfortrædere, således at Handicaprådet kan konstitueres for perioden 2014 - 2017.

Administrationens vurdering:Administrationen vurderer, at de af Danske Handicaporganisationer indstillede medlemmer og stedfortræder opfylder lovgivningens og gældende vedtægters krav til medlemmer af et Handicapråd.

Handicappolitik:Sammensætningen af indstillede medlemmer til Lejre Kommunes Handicapråd sikrer en kvalificeret dialog og inddragelse af borgere med handicap i Lejre Kommune i handicappolitiske spørgsmål.

Økonomi og finansiering:Ingen


Bilag:1. Vedtægter for Handicaprådet i Lejre Kommune - vedtaget 26. april 2010 af

Kommunalbestyrelsen2. Indstilling HCR og LBR kommunen 2013.docx

Lejre Kommune


16. JA - Beskæftigelsesplan 2014: Fastsættelse af mål for beskæftigelsesplan 2014

Sagsnr.: 12/5105

Resumé:Udvalget for Job & Arbejdsmarked skal på nærværende møde fastlægge niveauer på Målene for beskæftigelsesindsatsen i 2014. Det drejer sig om: Mål 1. Flere unge skal have en uddannelse, Mål 2. Bedre og mere helhedsorienteret hjælp til ledige på kanten af arbejdsmarkedet – færre personer på førtidspension, Mål 3. Langtidsledigheden skal bekæmpes, Mål 4. En tættere og styrket dialog med de lokale virksomheder, Mål 5. Færre lange sygedagpengeforløb, Mål 6. Flere aktiveringsforløb i lokale virksomheder.Mål 7. Flere jobrotationsprojekter i lokale virksomheder.


1) At udvalget for Job & Arbejdsmarked drøfter og fastlægger niveau formålene i Beskæftigelsesplan 2014.

Beslutning Udvalget for Job & Arbejdsmarked den 20-01-2014: Indstillingen tiltrådt.

Beslutning Økonomiudvalget den 23-01-2014: Indstillingen fra Udvalget for Job & Arbejdsmarked anbefales.

Beslutning Udvalget for Job & Arbejdsmarked den 20-01-2014: Indstillingen anbefales.


Sagsfremstilling:Kommunalbestyrelsen godkendte på sit møde den 30. september 2013 LejreKommunes beskæftigelsesplan for 2014. Der blev i den forbindelse godkendt et enkelt lokalt mål og niveau på dette mål forbeskæftigelsesindsatsen i 2014. Hvad angår Ministermålene i Beskæftigelsesplan 2014 og enkelte lokale mål, kunne der på daværende tidpunkt ikke fastlægges niveaumål. Dette skyldes, at der endnu ikke var udviklet centrale målinger til disse mål for 2014.

Iflg. Arbejdsmarkedsstyrelsen skal Kommunalbestyrelsen beslutte niveauer på mål inden 31. januar 2014.

Lejre Kommune


Målingerne er nu fra centralt hold på plads for de fleste af målene. Der kan dog forventes justering på 2 af målene i februar 2014.

Forslag til fastlæggelse af niveaumål for 2014: Mål 1. Flere unge skal have en uddannelse – ”Jobcentret skal sikre, at flere unge udenuddannelse starter på erhvervskompetencegivende uddannelse” Der foreslås følgende niveau på mål 1.Uddannelsesgraden for unge skal i december 2014 være på 24 pct. - svarende til en stigning på 4,3 procentpoint fra december 2012 til december 2014. Mål 2. Bedre og mere helhedsorienteret hjælp til ledige på kanten af arbejdsmarkedet – færre personer på førtidspension – ”Jobcentret skal forebygge, at så mange personer førtidspensioneres” Der foreslås følgende niveau på mål 2:Tilgangen til førtidspension skal i december 2014 (Målt fra januar 2014 til december 2014) være 20 personer, svarende til et fald på 77,5 pct. fra december 2012 til december 2014. Mål 3. Langtidsledigheden skal bekæmpes – ”Jobcentret skal sikre, at antallet af langtidsledige personer begrænses mest muligt”. Der foreslås følgende niveau på mål 3:Antallet af langtidsledige – det vil sige ledige, der har været ledige i minimum 80 pct. aftiden inden for de seneste 52 uger – skal i december 2014 være max. 110 langtidsledige, svarende til et fald på 27 pct. fra december 2012 til december 2014. Mål 4. En tættere kontakt og styrket dialog med de lokale virksomheder – ”Jobcentret skal styrke samarbejdet med lokale virksomheder om beskæftigelsesindsatsen” Der foreslås følgende niveau på mål 4:At andelen af virksomhedskontakter i kommunen (samarbejdsgraden) skal stige fra 32.8 pct. i december 2012 til 35,0 pct. december 2014. Mål 5. Færre lange sygedagpengeforløb – ”Jobcentret skal nedbringe antallet af lange sygedagpengeforløb”. Der foreslås følgende niveau på mål 5:Antallet af sygedagpengeforløb over 52 uger må i december 2014 skal falde 2 pct. fra december 2012 til december 2014. Mål 6. Flere aktiveringsforløb i lokale virksomheder. ” Jobcentret skal have fokus på etablering af praktikker og løntilskud i lokale virksomheder.” Der foreslås følgende niveau på mål 6:Andelen af virksomheder i Lejre Kommune, som har oprettet et løntilskudsforløb eller virksomhedspraktikforløb, skal i december 2014 26 pct. Mål 7: Flere jobrotationsprojekter i lokale virksomheder Der foreslås følgende niveau på mål 7:Der skal i 2014 etableres mindst 8 jobrotationsprojekter. Der henvises til medsendte bilag vedr. mål og måleniveauer.

Lejre Kommune


Udtalelser:Ingen

Administrationens vurdering:Administrationen forventer ud fra seneste resultater af beskæftigelsesindsatsen i Lejre, at målene vil kunne nås. Dog forudsætter det, at der ikke sker større samfundsændringer – konjunkturskift eller virkninger/konsekvenser af lovændringerne. Eksempelvis kendes endnu ikke virkningen af den nye kontanthjælpsreform, der træder i kraft 1. januar 2014 samt nye sygedagpengelovgivning, som træder i kraft pr. 1. juli 2014.

Handicappolitik:Alle målene omfatter også borgere med forskellige former for handicaps, som enten skal fastholdes på arbejdsmarkedet eller integreres i uddannelse eller på arbejdsmarkedet.

Økonomi og finansiering:En styrket målrettet beskæftigelsesindsats med resultatkrav vil have positive konsekvenser på kort og lang sigt.

Beslutningskompetence:Kommunalbestyrelsen.

Bilag:1. JA-Bilag Brev fra Beskftigelsesministeren om udmelding af mål for 2014

Lejre Kommune


17. KF - Billedkunstråd efter høring Sagsnr.: 13/16013

Resumé:Udvalget for Kultur & Fritid besluttede den 11. september 2013, at der skal forelægges en sag om nedsættelse af et billedkunstråd i Lejre Kommune. Administrationen har udarbejdet forslag til vedtægter som blev forelagt Udvalget for Kultur & Fritid den 9. oktober 2013. Udvalget besluttede at sende forslag til vedtægter i høring med henblik på efterfølgende politisk behandling. Høringsprocessen har været fra den 21. oktober – 12. november 2013. Der er indkommet 7 høringssvar. Høringssvar og oversigt over de som har afgivet høringssvarer vedlagt som bilag. Høringssvarene forholder sig generelt positivt til forslag til vedtægter. Nogle høringssvar efterspørger konkretiseringer af vedtægterne og bidrager desuden med synspunkter og konkrete forslag. På mødet den 4. december 2013 tiltrådte Udvalget for Kultur & Fritid indstillingen, men da sager om udpegning af medlem af Kommunalbestyrelsen (Udvalget for Kultur & Fritid) til Billedkunstrådet, skal forelægges Kommunalbestyrelsen genoptages sagen hermed. Sagen forelægges med henblik på godkendelse af forslag til vedtægter for billedkunstråd i Lejre Kommune og proces for etablering af billedkunstrådet samt udpegning af medlem af Kommunalbestyrelsen (Udvalget for Kultur & Fritid) til Billedkunstrådet.

Indstilling:Koncerndirektionen indstiller:1. at forslag til vedtægter for billedkunstråd godkendes,2. at proces og tidsplan for nedsættelse af billedkunstråd

godkendes,3. at der afsættes 10.000 kr. til møder, transport mv. i forbindelse

med billedkunstrådets arbejde, 4. at der ikke gives honorar til Billedkunstrådets medlemmer,5. at der udpeges et medlem fra Kommunalbestyrelsen (Udvalget for

Kultur & Fritid) til Billedkunstrådet.

Beslutning Udvalget for Kultur & Fritid den 22-01-2014: Indstillingerne anbefales. Udvalget anbefaler Claus Jørgensen som repræsentant fra kommunalbestyrelsen.

Beslutning Økonomiudvalget den 23-01-2014: Indstillingerne fra Udvalget for Kultur & Fritid anbefales.


Sagsfremstilling:

Lejre Kommune


Af forslag til vedtægter fremgår, at et billedkunstråd i Lejre Kommune har som formål at fremme billedkunsten lokalt og bidrage til dens alsidighed og kunstnerisk udvikling ved at rådgive Lejre Kommune i forbindelse med indkøb af kunstværker og kunstnerisk udsmykning af kommunale bygninger og pladser, hvor mange mennesker færdes, samt ved at kvalificere og målrette borgernes møde med den professionelle billedkunst og gøre den nærværende i hverdagen. Af forslag til vedtægter fremgår, at Billedkunstrådet består af 5 medlemmer, der alle udpeges af Kommunalbestyrelsen: • Et medlem fra Lejre Kommunalbestyrelse (Udvalget for Kultur & Fritid)• Tre udøvende, professionelle billedkunstnere, bosat i Lejre Kommune• Et medlem fra Lejre Kunstforening Indstillingen af medlemmer skal til hver en tid leve op til Statens Kunstråds kriterier for støtte til kommunale billedkunstråd. HøringsprocesForslag til vedtægter har været i høring hos kulturinstitutioner, kultur- og kunstforeninger og professionelt arbejdende kunstnere. Høringsmateriale, bestående af høringsbrev og forslag til vedtægter (bilag), er sendt til høringsparterne den 21. oktober 2013. Høringsmaterialet er desuden lagt på Lejre Kommunes hjemmeside og er blevet annonceret i Lejre Lokalavis. Høringsfristen var den 12. november 2013. Der er indkommet høringssvar fra udøvende billedkunstnere, Lejre Kunstforening, Lejre Billedskole, kunstkonsulent og formanden for Dansk Billedhuggersamfund.

Udtalelser:Høringssvarene er generelt positive i forhold til forslag til vedtægter. Alle høringssvar indeholder kommentarer og/eller rejser spørgsmål til vedtægterne. En høringssvarer (udøvende billedkunstner) oplyser, at hun gerne står til rådighed for et kommende billedkunstråd. I det følgende er høringssvarenes kommentarer samlet i temaer. Administrationens kommentarer fremgår i sagsfremstillingens afsnit ”Administrationens vurdering”. KompetencefordelingFlere høringssvar efterspørger konkretiseringer i forhold til kompetencefordeling mellem Billedkunstrådet og Udvalget for Kultur & Fritid og Lejre Kommune. Der spørges f.eks. om, hvorvidt Billedkunstrådet har kompetence til at anvende de økonomiske midler og til at beslutte erhvervelse af konkrete kunstværker, eller om Billedkunstrådet skal indstille til f.eks. Udvalget for Kultur & Fritid om anvendelse af økonomi og indkøb. Billedkunstrådets sammensætning og antal medlemmer To høringssvar peger på, at en sammensætning med 7 medlemmer i stedet for forslagets 5 medlemmer vil gøre Billedkunstrådet mindre sårbar i forhold til sygdom og andet fravær til møderne. De 2 ekstra medlemmer skulle i givet fald være: En lokal kunstner der er aktiv i kommunens kulturliv (og ikke nødvendigvis lever op til Billedkunstrådets krav til professionelle kunstnere) og et medlem af bestyrelsen for Lejre Billedskole (kunst til børn). Enkelte høringssvar påpeger, at der ved valget af de tre udøvende professionelle billedkunstnere bør tages hensyn til bl.a. forskellige kompetencer og personlige egenskaber.

Lejre Kommune


Flere høringssvar foreslår, at Billedkunstrådets medlemmer ikke alle udskiftes samtidig, men at der sikres kontinuitet og videregivelse af erfaringer også henover kommunevalg. Flere høringssvar peger på, at en bred forståelse af begrebet udøvende, professionel billedkunstner kan styrke muligheden for et kompetencemæssigt forskelligt og mere fyldigt sammensat billedkunstråd. Andre kommentarerEt høringssvar påpeger vigtigheden af at inddrage berørte borgere og brugere i beslutningsprocessen vedr. indkøb af kunst. Enten ved at det skrives ind i vedtægterne eller sker ved en udvikling af billedkunstrådets praksis. Et høringssvar peger på, at billedkunstområdet har berøringsflader til f.eks. arkitektur, byplanlægning, landskabsarkitektur, grønne områder og design til by- og bygningsinventar, tryksager, logoer, skiltning mv. To høringssvar foreslår, at udgift til vedligeholdelse ikke tages af Billedkunstrådets midler til indkøb eller aktiviteter, idet det kan betyde, at store dele af Billedkunstrådets midler kan komme til at gå til vedligeholdelse f.eks. efter storm eller hærværk. Et høringssvar anfører, at der bør gives honorar til Billedkunstrådets medlemmer. Lederen af Lejre Billedskole peger på, at det vil være hensigtsmæssigt at Lejre Billedskole bliver inddraget i Billedkunstrådets arbejde, idet Billedskolen besidder en kombination af relevante faglige og pædagogiske kompetencer. Et høringssvar påpeger, at Billedkunstrådet også kan igangsætte, støtte og formidle midlertidige kunstværker, ikke kun permanente.

Administrationens vurdering:Administrationen har gennemgået høringssvarene og har vurderet, at de ikke giver anledning til ændringer i forslag til vedtægter. Administrationen vurderer, at vedtægterne er dækkende for et velfungerende Billedkunstråd. Vedr. inddragelse af berørte borgere og brugere fremgår dette af vedtægternes § 1 om Billedkunstrådets opgaver. Vedr. Billedkunstrådets kompetencer. Det er Billedkunstrådets opgave at rådgive og bidrage til ansøgninger samt indstille til Udvalget for Kultur & Fritid. De konkrete ’brugere’ af et kunstværk indgår i den endelige beslutningsproces. Administrationen gør opmærksom på at der ifølge Statens Kunstråds Billedkunstråds kriterier fremgår at et billedkunstråd hovedsagelig skal bestå af professionelt arbejdende billedkunstnere og kunstkyndige med relevant faglig baggrund. Administrationen gør desuden opmærksom på, at det er op til Lejre Kommune, om der skal fastsættes et honorar for Billedkunstrådets medlemmer. Administrationen kan ikke anbefale honorering, idet der ikke foreligger en specifik bevilling til dette. Administrationen har følgende forslag til proces og tidsplan for nedsættelse af billedkunstråd efter godkendelse af vedtægterne:

Lejre Kommune


Januar 2014 Udpegning af medlem fra Lejre Kommunalbestyrelse (Udvalget for Kultur & Fritid)

Januar 2014 Administrationen sender skrivelse til kulturinstitutioner, kultur- og kunstforeninger og det professionelt arbejdende kunstmiljø i Lejre Kommune med henblik på at disse indstiller kandidater til de tre pladser for ”Udøvende, professionelle billedkunstnere, bosat i Lejre Kommune”.

Januar 2014 Administrationen sender skrivelse til Lejre Kunstforening med henblik på at foreningen indstiller kandidater til pladsen for ”Medlem fra Lejre Kunstforening”.

Marts 2014 Indstillede kandidater forelægges Udvalget for Kultur & Fritid, med henblik på udpegning til billedkunstrådet

April 2014

Billedkunstrådet træder sammen og konstituerer sig med formand og næstformand

Ifølge forslag til vedtægter skal indstillingerne være skriftlige og stiles til Udvalget for Kultur & Fritid. Indstillede medlemmer skal til enhver tid leve op til Statens Kunstråds kriterier for støtte til kommunale billedkunstråd.

Handicappolitik:Sagen har ikke handicappolitiske aspekter.

Økonomi og finansiering:Administrationen vurderer, at der skønsmæssigt bør afsættes 10.000 kr. til møder, transport mv. i forbindelse med billedkunstudvalgets arbejde. Støtte i form af mindre grundtilskud fra Statens Kunstråds Billedkunstudvalg til kommunale billedkunstråd forudsætter, at kommunen medfinansierer med – som minimum - en tilsvarende kommunal bevilling. Administrationen gør opmærksom på, at der ikke findes en bevilling til dette formål. En bevilling bør i givet fald indgå i budgettet for 2015.


Bilag:1. Høringssvar samlet, vedtægter Billedkunstråd2. Mail til høringsparter vedtægter for Billedkunstråd i Lejre Kommune

Lejre Kommune


18. KF - Plan for implementering af Kultur-, Fritids- og TurismepolitikkenSagsnr.: 11/20417

Resumé:Kommunalbestyrelsen besluttede den 28. oktober 2013 at administrationen bemyndiges til at udarbejde plan for implementering af Kultur-, Fritids- og Turismepolitikken. Administrationen har udarbejdet forslag til proces for arbejdet med implementering af politikken. Processen indeholder afholdelse af stormøde samt foreningers, aktørers og interessenters udarbejdelse af handleplaner. Aktiviteterne finder sted i første halvår 2014. Sagen forelægges med henblik på godkendelse af planen.


1. at plan for implementering af Kultur-, Fritids- og Turismepolitikken godkendes,

2. at der bevilget 20.000 kr. til afholdelse af udgifter i forbindelse med afholdelse af stormøde,

3. at de 20.000 kr. finansieres af ’Puljen til andre kulturelle formål’ under Udvalget for Kultur & Fritids ansvarsområde.

Beslutning Udvalget for Kultur & Fritid den 22-01-2014: Indstillingerne anbefales, idet der i forhold til stormødet inviteres særdeles bredt ud med fokus på, at komme på tværs af områder. Udvalget fremhæver vigtigheden af at samarbejde på tværs af udvalgene.

Beslutning Økonomiudvalget den 23-01-2014: Indstillingerne fra Udvalget for Kultur & Fritid anbefales.


Sagsfremstilling:Udvalget for Kultur & Fritid har ønsket en politik som angiver retning, og som holdes på et meget overordnet kulturpolitisk niveau. Dette for at give interessenter og andre interesserede mulighed for at medvirke aktivt ved at komme med konkrete forslag til hvordan politikken realiseres, i form af handleplaner. Politikken er vedlagt som bilag. Politikkens fire temaerPolitikkens omdrejningspunkt er bevægelse, herunder:

· Kultur som bevægelse – kroppen (det fysiske) - former for aktivitet· Kultur som bevægelse – sindet (det mentale) - former for kreativitet · Kultur som bevægelse – hinanden (det sociale) - former for fællesskab · Synliggørelse – og kommunikation af Lejres mange tilbud og

oplevelsesmuligheder

Lejre Kommune


Den videre proces Administrationen har udarbejdet forslag til den videre proces med implementering. En proces som løber i første halvår 2014 og omfatter dels et stormøde for foreninger, aktører og interessenter, dels en periode hvor aktører kan udarbejde forslag til konkrete handleplaner som efterfølgende forelægges Udvalget for Kultur & Fritid med henblik på stillingtagen til, hvilke handleplaner der skal prioriteres.I det følgende er rammerne for et stormøde og en skabelon for handleplan beskrevet nærmere. StormødeSom et første skridt i processen inviteres foreninger, aktører og interessenter til en præsentation af politikken. Desuden vil eksterne oplægsholdere komme med inspirerende oplæg til mulige aktiviteter og hvordan disse kan synliggøres. Desuden præsenteres en skabelon som foreninger, aktører og interessenter skal benytte, hvis de ønsker at komme med forslag til handleplaner. Handleplansskabelon er vedlagt som bilag. Udarbejdelse af handleplanerEfter stormødet følger en periode hvor foreninger, aktører og interessenter - i eget regi – udarbejder forslag til handleplan(-er). Handleplanerne er udtryk for, hvad aktørerne vil påtage sig at igangsætte af aktiviteter. Handleplanerne synliggør for borgere og interessenter samt for mulige samarbejdspartnere og finansieringskilder, hvad der fremover kan OPLEVES i Lejre Kommune. Handleplansskabelonen har følgende punkter der alle skal beskrives i handleplanen.

Indholdet i aktivitetens/aktivitetstypen (konkret: Hvad består den af, hvad sker præcist, når aktiviteten/aktivitetstypen afvikles – så vidt muligt i forhold til de tre bevægelsesdimensioner: former for fysisk aktivitet, former for kreativitet og former for samvær)

Formålet med aktiviteten/aktivitetstypen, dvs. hvilken betydning har dette for deltagerne - igen anskuet fysisk, mentalt og socialt. Sådan bliver vores aktivitet en OPLEVELSE for deltagerne og for Lejre

Hvad koster aktiviteten/aktivitetstypen? Dels for brugeren og dels for interessenten/udbyderen. Altså om budgetfinansieringsdelen, deltagerfinansieringsdelen, og evt. om finansiering i samarbejde med andre.

Vi vil gerne samarbejde med. Hvilke aktiviteter/aktivitetstyper er under overvejelse hos interessenten/udbyderen. Hvor vil interessenten gerne lægge op til samarbejde med andre interessenter.

Hvilke fysiske faciliteter råder interessenterne over. Alt, småt som stort, ting, redskaber og anden ejendom.

Hvordan skal omverdenen opdage, blive interesseret i, hvad der foregår. Hvordan og hvornår tænkes aktiviteterne/aktivitetstyperne lanceret. Hvem vil man gerne henvende sig til, og på hvilke måder.

Lejre Kommune


Tids- og aktivitetsplanTidspunkt aktivitetJanuar 2014 Forslag til proces forelægges til politisk

behandlingmarts 2014 Stormøde med oplæg ved eksterne

oplægsholdere med henblik på inspiration samt præsentation af skabelon til brug for udarbejdelse af handleplaner

Marts – april 2014 Foreninger, aktører og interessenter udarbejder (i eget regi) forslag til handleplaner

Juni 2014 Handleplaner forelægges til politisk behandling

August 2014 Den politiske beslutning synliggøres og formidles til foreninger, aktører og interessenter. Besluttede handleplaner samt andet relevant materiale lægges på Lejre Kommunes hjemmeside.

Administrationens vurdering:Administrationen gør opmærksom på, at jævnfør Kommunalbestyrelsens beslutning den 28. oktober 2013, indgår høringssvarenes bemærkninger og konkrete ideer sammen med tilbagemeldingerne fra dialogmødet den 27. august 2013 i det videre arbejde med handleplaner for politikkens realisering. Administrationen anbefaler, at der i forbindelse med indbydelse til stormøde er fokus på deltagelse af borgergrupper - herunder unge - der ikke indgår i det etablerede foreningsliv. Administrationen anbefaler, at der er handleplaner der har fokus på forslag til aktiviteter, der retter sig mod grupper af børn og unge der ikke indgår i foreningsaktiviteter. Administrationen anbefaler, at der er handleplaner der specifikt retter sig mod aktiviteter for borgere med handicap; såvel fysiske som psykiske handicap.

Handicappolitik:Handicaprådet har i høringsprocessen og ved dialogmødet, som blev holdt inden politikkens endelige godkendelse, bidraget med input til politikken. Handicaprådet skrev i sit høringssvar, at rådet ikke havde bemærkninger til politikken. Visionerne i Kultur- Fritids- og Turismepolitikken ligger inden for rammerne af Lejre Kommunes handicappolitik. I udarbejdelse af handleplaner overvejer foreninger, aktører og interessenter hvorledes aktiviteter kan udformes, så borgere med handicap tilgodeses.

Økonomi og finansiering:Til afholdelse af udgifter i forbindelse med stormødet herunder honorarer til eksterne oplægsholdere og et lettere tragtement til deltagerne søges der om 20.000 kr. Beløbet foreslås finansieret af ’Puljen til andre kulturelle formål’ under Udvalget for Kultur & Fritids ansvarsområde. Handleplaner der medfører større anlægsinvesteringer må indgå i fremadrettede budgetforslag.

Lejre Kommune



Bilag:1. Oplev Lejre 2. Konkrete ideer fra høringssvarene3. Tilbagemelding 1-5 fra deltagere ved dialogmødet 4. Tilbagespil fra dialogmødet den 27.08.135. Udkast Oplev vores aktivitet - handleplanskabelon

Lejre Kommune


19. Lukket - ØU- Udbud daglige Bankforretning-resultatSagsnr.: 13/19510

Beslutning Økonomiudvalget den 23-01-2014: Indstillingen anbefales.

Beslutning Kommunalbestyrelsen den 27-01-2014: Et flertal (A, C, F, I, O og V) følger Økonomiudvalgets indstilling. Et mindretal (Ø) stemmer mod. Ivan Mott (Ø) stemmer imod af ideologiske årsager. Afbud:Claus Jørgensen (F)Julie Hermind (F)Thomas Stokholm (V)

Documents

Referat Kommunalbestyrelsen mandag den 27. januar 2014 · 27-01-2014 Side 11 6. KB - Delegation til brug for Lejre Forsynings generalforsamling Sagsnr.: 13/1618 Resumé: Der skal