Radionica o međunarodnim

projektima

Menadžment, Koncept i Finansiranje

Prof. dr. Azra Jaganjac

Travnik, 2012.

2

Sadržaj

1. Kako locirati finansiranje za potencijalne

projekte

2. Razvoj prijedloga projekta

3. Budžetiranje i format budžeta

4. Implementacija projekta

5. Oblikovanje projektnog tima

6. Izvještavanje

7. Studija slučaja (CARDS EPA 2005-2007)

3

Kako locirati finansiranje za

potencijalne projekte

Tipovi finansiranja

Metode lociranja finansiranja

Izvori finansiranja-primjeri

Odluka za aplikaciju

Primjer 1

4

Tipovi finansiranja

Javno vis-a-vis privatno

Grantovi vis-a-vis krediti

Strano vis-a-vis domaće

Vladino vis-a-vis NGO

5

Metode lociranja finansija

Web stranice donatora

Međunarodne organizacije

Fondacije

Ministarstva

Ambasade

Banke

Oglasi u medijima

Umrežavanje... “molbe za kišu”

6

Primjeri web stranica koje nude tendere

Međunarodne organizacije, banke

World Bank http://www.worldbank.org

European Bank for Reconstruction and Development

http://www.ebrd.com/oppor/procure/opps/index.htm

Organization for Security and Cooperation in Europe

http://www.osce.org/tenders/

Islamic Development Bank http://www.isdb.org/

United Nations Development Program

http://procurement-notices.undp.org/index.cfm

etc. etc.

7

Primjeri web stranica koje nude tendere

Fondacije

Ford Fondacija http://www.fordfound.org/grants

Dr. Scholl Fondacija

http://www.drschollfoundation.com/procedures.htm

Bill i Melinda Gates Fondacija

http://www.gatesfoundation.org/grantseeker/Pages/overview.aspx

Soros Fondacija http://www.soros.org/grants

etc. etc.

8

Primjeri web stranica koje nude tendere

Ambasade, itd.

USAID Bosnia: http://www.usaid.ba/

USAID Zagreb: http://croatia.usaid.gov/

Dutch Embassy in Bosnia:

http://bosniaherzegovina.nlembassy.org/development

Austrian Development Cooperation:

http://www.entwicklung.at/en/funding-and-tenders.html

9

Primjeri web stranica koje nude tendere

Lokalne institucije - Općine napr.

Općina Novi grad Sarajevo www.novigradsarajevo.ba/

link: Javni pozivi

Općina Centar Sarajevo www.centar.ba/

sa istim linkom

Na kojima se mogu naći obrasci za popunjavanje: Prijavni obrasci i Izjave

10

Odluka da se aplicira...

Određeno polje interesa?

Kvalificiran da aplicira i da bude izabran?

Format i kompleksnost?

Raspoloživost dostatnih sposobnosti/talenta?

Primjer...

11

Primjer 1

Naslov: Podrška za jačanje interesa civilnog društva u okolišnim aktivnostima

Tip: CARDS - Community Assistance for Reconstruction, Development and Stabilization

Pomoć društvenoj zajednici za obnovu, razvoj i stabilnost)

Donator/Fond: Europska komisija za pomoć Bosni i Hercegovini u procesu stabilizacije i ujedinjenja (SAP)

12

Primjer 1

Veličina fonda: 770.000 EUR: 20.000 –

100.000

Oblast: Podrška NVO-ima iz BiH

Cilj: Jačanje javnog učešća kroz

“praktične” projekte, obrazovanja i obuke,

praćenje i uticaj politike na lokalnim i

regionalnim nivoima

13

Primjer 1

Prikladni (pravni) kriteriji:

Biti neprofitno legalna stranka

Biti NVO ili visokoškolska institucija

Imati njihovu upravu u BiH

Biti direktno odgovoran za pripremu i

upravljanje aktivnostima, a ne djelovati kao

posrednik

14

Primjer 1

Motivacija projekta: Visoko rangirano pitanje u interesu EU

Za održivi razvoj i zaštitu okoliša u BiH, potrebno je da se: Razviju i ugrade upravljački alati

Poboljša efikasnost postojećeg prava u oblasti zaštite okoliša

Osigura puna implementacija budućih okolišnih zakona izgradnjom kapaciteta u vladi i NVO-ima, te širenje i obrazovanje korisnika i privrednog sektora;

Svijest BiH građana o okolišnoj problematici je površna a njihovo uključivanje vrlo slabo.

15

Primjer 1

Sveukupni ciljevi Jačanje interesa za okolišna pitanja

Unaprijeđenje i promicanje zaštite okoliša i održivog upravljanja prirodnim resursima u BiH

Specifični ciljevi Povećanje i jačanje javne svijesti i aktivnog

sudjelovanja civilnog društva u procesu donošenja odluka i planiranja procesa (Aarhus)

Razvoj profesionalizma NVO sektora

Podrška strateškim projektima koji su važni za budući razvoj i ustroj NVO-a (umrežavanje)

16

Primjer 1

Teme: Upravljanje čvrstim otpadom

Upravljanje vodama i efikasno korištenje vodnih resursa

Zaštita prirode

Atmosferske i klimatske promjene

Energetska efikasnost i obnovljivi izvori energije

Integracija brige o okolišu u ekonomskom sektoru

Ocjena uticaja na okoliš - Održivi razvoj

17

Primjer 1

Kvalifikacijske aktivnosti Trajanje projekta ne smije prelaziti 12 mjeseci

Da su pripremljene saglasno popisu prioriteta za grantove

Novesti grupu tema i cijeli sadržaj treba biti saglasan sa sveukupnim i specifičnim ciljevevima propisanim tenderom

Aktivnosti se moraju odvijati na teritoriji BiH

18

Primjer 1

Neprikladne (neprihvatljive) aktivnosti Individualno sponzorstvo za učešće na radionicama, seminarima,

konferencijama, kongresima;

Individualne stipendije za studije ili kurseve, obuke ili specifične istraživačke projekte, studije i istraživanja;

Projekti ili aktivnosti izvan BiH

Kupovina automobila, zgrada, ureda

Kupovina opreme (osim one koja je potrebna za implementaciju projekta)

Rektroaktivno finansiranje projekata koji se već odvijaju ili su već završeni;

Izgradnja ili obnova objekata

Isplata iz granta bilo kojem trećem licu

19

Ostalo

Voditi računa o rokovima i prednostima vremena za podnošenje projekta, kao i formalnih pitanja;

Odvojiti vrijeme za pripremu aplikacije;

Postaviti sebi lične rokove do kojih aplikacija mora biti kompletirana (tj. dva dana prije tenderskog roka)

Rasporediti odgovonosti pravovremeno(pisanje prijedloga projekta, prevođenje dokumenata u odgovarajući jezik (obično engleski), prikupljanje svih relevantnih dokumenata, itd.)

POČETI ODMAH!!!

20

Razmjena mišljenja i diskusije

tzv. Brainstorming

Pa šta biste vi uradili?

21

Razvoj prijedloga projekta

Projektni ciklus

Grananje problema

Mjere i indikatori

Razvoj logičnog okvira (log-frame)

Opis projekta

Elemenati dobrog prijedloga

Primjer 2 – vidjeti prilog III

22

Projektni ciklus

Programiranje

Finansiranje

Implementacija

Evaluacija

Procjena

Identifikacija

23

Identifikacija i procjene

Identifikacija “stakeholders” ključnih izvršilaca na koje će se odnositi projekat (obično bazirano na ranijim istraživanjima)

Identifikacija glavnih problema sa kojima se suočavaju ciljne grupe (korištenje metode kao što je “brain storming”- razmjena mišljenja)

Priprema “problemskog granjanja” da se prikaže odnos između uzroka i posljedice. Crtanje sheme problema po hijerarhijskom redu.

Razvoj stabla ciljeva “tree of goals”

Razvoj logičnog okvira i sažetka projekta (“Logframe” & “Project Summary”)

24

Metoda grananja problema

“problem tree”

Diskutira se svaki problem i kad se usaglase stavovi upisuje se. Pojedinačni problem izabran sa liste, slijedi ga drugi koji je sličan.

Nakon toga,

Ako je problem za uzroke, postavlja se na niži nivo;

Problem koji predstvlja posljedicu, postavlja se na viši nivo;

Ako ne predstavlja ni uzrok ni posljedicu postavlja se na isti nivo.

Problemsko stablo dalje se razvija dodavanjem problema u istom maniru.

Kad je problemsko stablo završeno, selektiraju se glavni problemi koji predstavljaju projekt. Razni ključni nosioci se trebaju usaglasiti oko glavnih problema sa kojima će se projekt baviti (sukcesivna analiza problema u kasnijoj fazi može identificirati druge probleme, ali oni ne utiču na vrijednost prvobitne analize).

Ustrojeno stablo problema predstavlja skraćenu verziju i usaglašenu predstavu aktuelne negative situaciju.

25

Primjer stabla ciljeva

Opravdanost

Sveukupni cilj (SC)

Glavni problem

Specifični cilj (PC)1 SC 2

PC 2

SC 3

PC 3

Aktivnost 1.1 Aktivnost 1.2 Aktivnost 2.1 Aktivnost 3.1

Rezultati 1.1 Rezultati 1.2 Rezultati 2.1 Rezultati 3.1

26

Elementi prijedloga

Opis projekta

Elementi opisa projekta (projekt = akcija!!)

Očekivani rezultati Uticaj na ciljne grupe

Publikacije i ostali produkti projekta

Uticaj multiplikatora

Kratkoročni i dugoročni uticaj

Budžet

Očekivani rezultati finansiranja

27

Opis pojekta 1. Naslov i lokacija

2. Budžet

3. Sažetak projekta

4. Sveukupni i specifični ciljevi Adekvatna prezentacija ciljeva

5. Opravdanost projekta Relevantnost projekta i odnos sa ciljevima i prioritetima granta

Identifikacija problema

6. Aktivnosti Raspored

7. Metodologija Objasniti izabrane metode implementacije, odnos sa ranijim

projektima, evaluacione metode, uloge partnera, projektni tim

8. Trajanje projekta

28

Indikatori Indikatori koji opisuju projektne ciljeve na operativno

mjerljiv način (kvantitet, kvalitet, ciljne grupe, vrijeme, mjesto).

Definisani indikatori imaju funkciju konotrole implementacije grupe ciljeva i oni predstavljaju osnovu za praćenje implementacije projekta.

Indikatori će biti mjerljivi na konzistentan način i u skladu sa raspoloživim sredstvima.

Dobri indikatori će imati MUDRE karakteristike: Specifični (da pokazuju upravo ono što trebaju prikazati)

Mjerljivi (kvantificirani i statistički određeni)

Raspoloživi – (unutar raspoloženih sredstava)

Relevantni – (relevantni u odnosu grupu ciljeva)

Vremenski vezani

29

Standardni logični okviri rada

Pretpostavka

Pretpostavka

Pretpostavka

Sveukupni cilj

Specifični cilj

Aktivnosti

Rezultati

Preduvjeti

Mjerljivo

Upućuje na

Mjerljivo

Upućuje na

Mjerljivo

30

Primjer logičnog okvira rada

Za projekt:

Poništavanje Odluke od strane Općine

Poljane o zatvaranju Omladinskog centra

31

Primjer logičnog okvira rada 2/1 Logični okvir projekta

Ciljevi projekta Ciljevi Intervencija Rezultati Objektivno

dokazivi

indikatori

Izvori

verifikacije

Pretpostavke

Sveukupni

cilj

Sveukupni cilj

projekta je

doprinijeti stvaranju

uvjeta održivog

razvoja u Bosni i

Hercegovini.

Politički i

zakonskih uslovi

se razvijaju u

korist održivog

razvoja.

Implementacija

slijedi vlasti i prati

se u javnoj

raspravi.

Zakonodavstvo

Podsticaj

Novinski izrezak

Politička odluka o novom

Zakonu o zaštiti prirode

prati druge zakone i

alokacije resursa u

relevantnim

administracijama.

Preporuke i rezultati su

saglasni sa

administracijom.

Osoblje u timu je sarađuje

na vrijeme.

32

Logični okvir projekta primjer 2/2

Logični okvir projekta

Ciljevi projekta

Ciljevi Intervencijska

logika

Rezultati Objektivno

provjerljivi

indikatori

Izvorni indikatori Pretpostavke

Sveukupni

ciljevi

Specifični ciljevi:

Osnažiti ulogu

civilnog društva

u procesu BiH

pridruživanje

Aarhus

konvenciji.

Civilno društvo

je postalo

svjesno

okolišne

problematike.

Objavljeno

najmanje 40

članaka,

Javnost

pokazuje svoju

ulogu u javnim

raspravama.

Najmanje 5 škola

je uključeno u

kurseve/aktivnosti

o okolišu u svom

nastavnom

procesu.

Kopije dokumentacije

na medijskom

djelovanju.

Kopije izvješća o

javnih debatama.

Lista škola koje

su uključene u

kurseve/aktivnosti o

okolišu u njihovim

nastavnim procesima

saglasno projektu.

Kao gore

33

Logični okvir projekta 2/3 Aktivnosti, rezultati,pretpostavke i rizici

Komponente

projekta

Intervencijska

logika

Rezultati Objektivno

provjerljivi indikatori

Izvorni

dokazi

Pretpostavke/rizici

1 Opće Podrška

obrazovanju,

medijima i NVO

platformama

Identificirani i registrirani

ključni učesnici u svakoj

ciljnoj grupi. Prepoznati

korisnici projekta su

upoznati sa detaljima

projekta.

Definisan broj članova Dostavljen

program rada,

članstvo i

fotografije.

Saradnja civilnih ciljnih

grupa.

2 Mediji Podrška medijima Održani treninzi Održani treninzi.

Objavljeni članci.

Informacije postavljene na

medijskoj mreži.

Kao gore

postavljeno na

WEB stranici

Uredništva ne pokazuju

dovoljno interesa.

Nedovoljan odaziv

medija.

3 Obrazovanje Podrška

obrazovnim ciljnim

grupama

Škole uključuju okolišnu

problematiku održavanim

treninzima.

Napisano 4000 izvještaja.

5 škola imaju

uključene

kurseve/aktivnosti.

Program Eko-škola

održao 8 treninga/

kurseva.

Dostavljeni svi

materijali i

izvještaji.

Izvještaj od AWG

Obrazovne ciljne grupe

sarađuju

4 NVO Podrška NVO

platformama

Izvještaj o studiji

slučaja i najboljih

slučajeva u

praksi.

NVO ciljne grupe

sarađuju

34

Primjer budžeta

Troškovi Br.

Traženi iznos

(KM) USAID

CCA

Sopstveni

doprinos Drugi iznosi UKUPNO (KM) Primjedba

1. Radni troškovi - 4.480 KM - - 4.480 KM Detaljno u aneksu

2. Direktni troškovi - 3.400 KM 2.550 KM - 5.950 KM - II -

3. Ostali troškovi - 1.800 KM - - 1.800 KM - II -

4. Putni troškovi - 4.536 KM - - 4.536 KM - II -

5. Štampani materijali - 700 KM - - 700 KM - II -

Ukupni projektni

troškovi 14.916 KM 2.550 KM - 17.466 KM

35

Karakteristike “dobrog projekta” Ciljevi: Projektni ciljevi će biti saglasni sa onim koji

traži grant, a također sa državnim/regionalnim razvojem, upustvima (ustanovljeno strateškim dokumentima, tj. CARDS programom, strategijom zemlje, itd.)

Interne logike: prikazane u logičom okviru. Posebno je važno da se definiraju indikatori za praćenje implementacije projekta-adekvatni i realni. Dodatne karakteristike dobrog projekta su: kvantificirani i izvršni ciljevi koji se mogu realizirati (tj. unutar vremenskog konteksta ili predviđenog budžeta) i mjerljivih rezultata.

Tehnički dobro pripremljen: sadrži svu projektnu dokumentaciju, cost-benefit analize i realan budžet sa jasno prikazanim izvorima finansiranja.

36

Priprema budžeta i njegov

format

Priznati vis-a-vis nepriznati troškovi

Direktni vis-a-vis indirektni troškovi

Primjer formata budžeta

Vidi primjere na 33 i 42 slajdu

37

Priznati troškovi

Samo se “troškovi koji priznaje investitor”

mogu uzeti u obzir. Zato se procjenjuju i

troškovi i plafon za “priznate troškove".

U interesu je aplikanta da obezbijedi

realan i efektivan budžet.

38

Priznati direktni troškovi/1

Da bi bili priznati saglasno pozivu za

prijedloge, troškovi moraju:

biti onephodni za izvođenje aktivnosti,

pripremljeni za ugovor priložen uputama uz

poziv na aplikaciju i

da se slažu sa principima finansijskog

menadžmenta, posebno novčanom i

troškovnom efektivnošću.

39

Priznati direktni troškovi/2

Da bi bili priznati troškovi moraju:

obezbjeđeni od strane korisnika ili njihovih partnera tokom perioda implementacije za akciju,

biti knjigovodstveno ili porezno uvedeni kod korisnika ili njegovih partnera,

da se mogu identificirati i provjeriti i

dokazivi sa originalima odgovarajućih dokumenata.

40

Priznati direktni troškovi/3

Priznati troškovi uključuju:

plate osoblja prihvaćenog za akciju

putni troškovi za osoblje i ostale uključene u

akciji,

troškovi za opremu i usluge,

materijalni troškovi,

troškovi podugovaranja,

troškovi koji prizilaze iz potrebe ugovora

41

Nepriznati direktni troškovi dugovi i provizije za gubitke ili dugove;

kamate;

pozicije koje su već finansirane u nekom drugom okviru;

kupovina zemljišta ili zgrada i vozila, osim ako je neophodno za direktnu implementaciju neke projektne akcije, a u tom slučaju vlasništvo se mora prenijeti na krajnje korisnike na kraju akcije;

gubici na promjeni valute;

porezi, uključujući PDV, osim ako korisnik ne može da izvrši povrat istih.

42

Priznati indirektni troškovi

Gotovina koja ne prelazi određeni iznos direktnih troškova za akciju može da se traži kao indirektni troškovi za pokrivanje administrativnih potreba koje može odobriti korisnik za akciju.

Indirektni troškovi su priznati sve dok ne uključuju troškove označene nekom drugom stavkom u ugovorenom budžetu. Indirektni troškovi se ne priznaju ako korisnik primi drugi operativni grant od istog donatora.

43

Primjer formata budžeta

pogledati englesku verziju

44

Implementacija projekta

Formiranje tima

Evaluacija ToR primjenljivosti na terenu

Planiranje aktivnosti

Ugovor između naručioca i agenta

Umrežavanje partnera

Redefiniranje opisa projekta

Realizacija aktivnosti

Primjer ... Vidi studiju slučaja...

45

Formiranje tima

Sposobnost i iskustvo (CV ili Rezime)

Upošljavanje i poticanje

Tipovi osoblja

Radne navike dobrih lidera

Primjer ... Vidi studiju slučaja...

46

Izvještavanje

Početni izvještaj

Izvještaji o napredovanju

Završni izvještaj

Primjer ... Vidi studiju slučaja...

47

Studija slučaja

(CARDS EPA 2005-2007) RAZLOZI ZA IZVJEŠTAVANJE

EKSTERNA KONTROLA INTERNA KONTROLA

48

Studija slučaja

(CARDS EPA 2005-2007) Predmet kontrole

Utrošak budžeta

Korištenje osoblja

Postupak implementacije

Ostvareni rezultati

Isporuka

Dostignuća ciljeva

Predviđeno - Dostignuto

49

Izvještavanje

Početni izvještaj

Izvještaji o napredovanju

Završni izvještaj

NARATIVNA SEKCIJA

FINANSIJSKA SEKCIJA

ANEKSI-izvještaji sa

sastanaka, fotografija, itd.

50

Izvještavanje

Početni izvještaj

Lista aneksa: Aneks 1: Izvještaji sa sastanaka

Aneks 2: Izvještaji sa pojedinih akcija, fotografije, te

kopije članaka i prezentacija

Aneks 3: Spisak imena i ostalih podataka o članovima

Savjetodavne radne grupe (AWG) , pisma potvrde za

članstvo u AWG i radni zadatci AWG-a

Aneks 4: TORs-Opisi radnih zadataka za članove

menadžment tima (PMT)

Aneks 5: CV-i članova PMT-a

Aneks 6: TOR

51

Izvještavanje Nekoliko mjeseci poslije početka projekta

Početni izvještaj

52

Izvještavanje (početni izvještaj)

Analiza trenutne situacije u odnosu sa onom predviđenom u TOR-u identifikacija potrebe promjene izvornog TOR-a, korištenja osoblja, itd.

Primjedba: Velike promjene nisu dozvoljene!

Jednom kad se prihvati postaje novi TOR

53

Izvještavanje

Izvještavanje o napretku Mjesečni ili kvartalni

Specificirati vrijeme izvještaja

54

Izvještavanje

Početni izvještaj

Kontrola:

Dostignuća

rezultata i

početnom

periodu

implementacije

55

REVIDIRANI PLAN

56

Detaljan plan uposlenosti osoblja Obaveze za dugoročno i kratkoročno lokalno i međunarodno osoblje

57

Detaljan plan uposlenosti osoblja Doprinos eksperata u glavnim aktivnostima

Period

(months)

1-3 1-24 4-7 7-8 8-2 4-24

11-12,13 16,

20-21

4-24

12-24

11

-

24

12-13,2 0

-21

9-10

11-24

15-­

16,2

1-22

Total expert days

91

20

02

183 193 123 36 211 359 125 69 81 13

5 138 56

23

4 54

20

02

Long

term

experts 63 13

86

45

2

183 198 78 30 111 315 75 15 62 59 64 25 13

4 37

1

3

86

T

L TL 21 61 198 15 10 46 15 15 15 22 15 44 0 0 7

46

2

L

T

1

LT­

NGO-

Expert 21

46

2 61 0 30 10 33 20 20 0 40 44 20 25

13

4 25

46

2

L

T

2

LT-

Media 21

46

2 61 0 33 10 33 280 40 0 0 0 0 0 0 5

46

2

58

Izvještavanje

Završni izvještaj

Konačna kontrola

PREDVIĐENO-POSTIGNUTO

1. Uvod

2. Ciljevi pomoći

3. Aktivnosti, rezultati i indikatori

4. Učinak

5. Rizici

6. Koristi

6.1. Iskorištenost personala

6.2. Nepredviđeni troškovi

7. Ko-ordinacija

8. Izlazna strategija

9. Preporuke za buduće akcije

10. Aneks 1: Logični okvir rada

11. Aneks 2: Korištenje osoblja

12. Aneks 3: Korištenje ostalih sredstava

59

HVALA NA PAŽNJI

? Case study (TOR, Izvještaji itd.) su na

engleskom i mogu se dobiti na uvid