Proses perencanaan

Proses perencaan (process of planning) adalah langkah-langkah yang harus dilaksanakan pada peerjaan

perencanaan. Berbeda dengan hail dan perangkat, proses perencanaan ini pada dasarnya adalah sama

untuk berbagai pekerjaan perencanaan. Untuk dapat menghasilkan suatu rencana yang baik, sebaiknya

langkah-langkah yang ditempuh adalah sama. Dari ketiga aspe perencanaan tersebut, yang terpenting

bukanlah hasil atau perangkat perencaan, melainkan proses perencanaan. Untuk keberhasilan pekerjaan

perencaan, sangat dianjurkan untuk memahami proses perencanaan. Proses perencanaan puskesmas harus

mengikutsertakan seluruh pegawai (manajement by objectivis) atau manajemen berdasarkan tujuan

perencanaan tingkat puskesmas akan memberikan pandangan menyeluruh terhadap semua tugas, fungsi,

dan peranan yang akan dijalankan dan akan menjadi tuntunan dalam proses pencapaian tujuan puskesmas

secara efisien dan efektif. Perencaan puskesmas merupakan inti kegiatan manajemen puskesmas, karena

semua kegiatan manajemn diatur dan diarahkan oleh perencanaan. Dengan perencanaan puskesmas,

memungkinkan para pengambil keputusan dan pimpinan puskesmas untuk menggunakan sumber daya

puskesmas secara berdaya guna dan berhasil guna. Untuk menjadikan organisasi dan manajemen

puskesmas efektif dan bekinerja tinggi diawali dari perencanaan efektif. Perencanaan puskesmas adalah

fungsi manajemen yang pertama dan menjadi landasan serta titik tolak pelaksanaan fungsi-fungsi

manajemen lainnya. Semua kegiatan dan tindakan manajemen puskesmas didasarkan dan/atau

disesuaikan dengan perencanaan yang sudah yang sudah ditetapkan. Ini berarti, setelah perencanaan

disusun, kemudian struktur organisasi, tata kerja, dan personalia puskesmas yang akan melaksanakan

tugas organisasi ditentutukan (fungsi pengorganisasian). Selanjutnya personalia yang bekerja dalam

organisasi puskesmas digerakkan dan diarahkan agar mereka bertindak dan bekerja efektif untuk

mencapai tujuan puskesmas yang direncanakan (fungsi penggerakan dan pelaksanaan). Semua aktivitas

personalia organisasi puskesmas diawasi, dipantau, dan dibimbing agar aktivitas berjalan sesuai tujuan

dan target kinerja puskesmas (fungsi pengawasan dan pengendalian). Ahirnya dilakukan penilaian untuk

mengetahui dan meng analisis kinerja pegawai dan organisasi puskesmas. Penilaian meliputi masukan,

proses transformassi/konversi yaitu pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen dan pelaksanaan program dan

kegiatan serta pelayanan kesehatan puskesmas. Kemudian hasilnya dibandingkan dengan tujuan dan

target kinerja puskesmas yang telah ditetapkan (fungsi penilaian).

Dari pengertian-pengertian tersebut diatas, dapat disimpulkan bahwa sebagai berikut.

1. Perencanaan puskesmas adalah penyusunan kegiatan puskesmas yang akan dilakukan dimasa

yang akan datang untuk mencapai tujuan puskesmas.

2. Perencanaan puskesmas didasarkan pada analisis dan pemahaman system puskesmas secara

komprehensif (menyeluruh).

3. Perencanaan puskesmas akan menjadi efektif jika perumusan masalah dilakukan untuk

berdasarkan fakta-fakta dan data.

4. Perencanaan puskesmas merupakan proses pemilihan alternative tindakan yang terbaik untuk

mencapai tujuan puskesmas.

5. Perencaan puskesmas adalah proses pengambilan keputusan atas sejumlah alternative (pilihan)

tujuan dan cara yang akan dilaksanakan dimasa yang akan datang guna mencapai tujuan yang

akan dikehendaki serta pemantauan dan penilaian atas hasil pelaksanaan, yang dilakukan secara

sistematis dan berkesinambungan.

6. Perencanaan puskesmas secara implisit mengemban misi puskesmass untuk mencapai visi

puskesmas.

Dalam perencanaan puskesmas terdapat 3 (tiga) aspek pokok yang harus diperhatikan. Ketiga

aspe tersebut adalah hasil dari pekerjaan perencanaan (outcome of planning) puskemas, perangkat

organisasi puskesmas yang dipergunakan untuk melakukan pekerjaan perencanaan (mechanic of

planning) puskesmas, serta proses atau langkah-langkah melakukan pekerjaan perencanaan

(process of planning) puskesmas. Uraian dari masing-masing aspek ini secara sederhana adalah

sebagai berikut.

1. Hasil dari pekerjaan perencanaa)n puskesmas. Hasil dari pekerjaan perencanaan (outcome of

planning) disebut sebagai rencana (plan), yang dapat berbeda antara satu pekerjaan

perencanaan dengan pekerjaan perencanaan lainnya. Hasil pekerjaan perencanaan oleh

puskesmas adalah rencana puskesmas.

2. Perangkat perencanaan puskesmas. Perangkat perencanaan (mechanic planning) adalah

satuan orgnisasi yang ditugaskan dan atau yang bertanggung jawab menyelenggarakan

pekerjaan perencanaan. Pada suatu orgnisasi yang kecil dan sederhana seperti puskesmas,

tidak ada perangkat khusus yang membidangi perencanaan. Perencanaan puskesmas

dilakukan oleh para penanggung jawab program puskesmas dengan mengikutsertakan seluruh

pegawai dibawah koordinasi kepala tata usaha dengan bimbingan dan pengarahan kepala

puskesmas.

3. Proses perencanaan.

Proses perencanaan (process of planning) adalah langkah-langah yang harus dilaksanakan

pada pekerjaan perencanaan. Berbeda dengan hasil dan perangkat, prosess perencanaan ini

pada dasarnya adalah sama untuk berbagai pekerjaan perencanaan. Untuk dapat

menghasilkan suatu rencana yang baik, sebaiknya langkah-langkah yang ditempuh adalah

sama.

Dari ketiga aspek perencanaan tersebut, yang terpenting bukanlah hasil atau perangkat

perencanaan, melainkan proses perencanaan. Untuk keberhasilan pekerjaan perencanaan,

sangat dianjurkan untuk memahami proses perencanaan.

Perencanaan

Perencanaan adalah sebuah proses yang dimulai dengan merumuskan tujuan, menyusun dan

menetapan rangkaian kegiatan untuk mencapainya.

Dalam bidang kesehatan sendiri, manajemen merupaan proses merumusan masalah-masalah

kesehatan dimasyarakat, menentukan kebutuhan dan sumber daya yang tersedia, menetapkan

tujuan program yang paling pokok, dan menyusun langkah-langkah untuk mencapai tujuan

yang telah ditetapkan.

Dapat ditarik kesimpulan:

1. Perencanaan harus didasarkan kepada analisa dan pemahaman system dengan baik.

2. Perencanaan pada hakikatnya menyusun konsep dan kegiatan yang akan dilaksanakan

untuk mencapai tujuan dan misi organisasi.

3. Perencanaan secara implisit mengemban misi organisasi untuk mencapai hari depan yang

lebih baik.

Manfaat perencanaan dari manajemen ialah :

1. Memberikan arah yang jelas pada organisasi karena mengetahui tujuan dan cara

mencapainya.

2. Mengetahui struktur organisasi yang dibutuhkan.

3. Mengetahui jenis dan jumlah staff yang diinginkan dan uraian tugasnya.

4. Mengukur hasil kegiatan yang akan dicapai.

Perencanaan atau rencana itu sendiri banyak macamnya antara lain:

a. Dilihat dari jangka waktu berlakunya rencana

1. Rencana jangka panjang (long term planning) yang berlaku antara 10-25 tahun

2. Rencana jangka menengah (medium range planning) yang berlaku antara 5-7 tahun

3. Rencana jangka pendek (short range planning) umumnya berlaku hanya untuk 1

tahun

b. Dilihat dari tingkatannya

1. Rencana induk (master plan), lebih menitik beratkan uraian kebijakan organisasi.

2. Rencana operasional (operstional planning) lebih menitik beratkan pada pedoman

atau petunjuk dalam melaksanakan suatu program.

3. Rencana harian (day to day planning) ialah rencana harian yang bersifat rutin.

c. Ditinjau dari lingkupnya

1. Rencana strategis (strategic planning), berisikan uraian tentang kebijakan tujuan

jangka panjang dan waktu pelaksanaan yang lama.

2. Rencana taktis (tactical planning) ialah rencana yang menyeseuaikan kegiatan-

kegiatan, asalakan tujuannya tidak berubah.

3. Rencana menyeluruh (comprehensive planning), ialah rencana yang mengndung

uraian yang menyeluruh bersifat terpadu, misalnya dengan proram lain diluar

kesehatan.

Proses perencanaan

1. Analisa situasi

Dilakukan dengan pendekatan SWOT; Stregth. Weaknesess, oppourtunity, treath.

2. Identifikasi masalah

7 langkah untuk menidentifiksi masalah kesehatan ialah :

1. Apa masalah kesehatan yang sedang dihadapi?

2. Apa masalah yang sering dihadapi?

3. Apa faktor-faktor penyebabnya?

4. Kapan masalah itu tumbul?

5. Siapa kelompok masyarakat yang paling banyak menderita?

6. Dimana kejadian yang paling banyak?

7. Apa kemungkinan dampak yang muncul, bila masalah kesehatan tersebut tak teratangani?

8. Apa upaya program untuk mengatasi masalah tersebut?

Sumber masalahnya sendiri bias diperoleh dari berbagai cara antara lain:

a. Laporan-laporan kegiatan dari program kesehatan yang ada.

b. Suvailence epidemiologi atau pemantauan penyebab penyakit

c. Survai kesehatan yang khusus diadakan untuk memperoleh masukan perencanaan kesehatan.

d. Hasil kunjungan lapangan supervise, dan sebagainya.

3. Menetapkan prioritas masalah

Pemilihan prioritas dapat dilakukan melalui 2 caraa yakni:

a. Melalui teknik scoring, yakni memberikan nilai (scor) terhadap masalah tersebut dengan

menggunakan ukuran (parameter) antara lain :

Pravelenci penyakit (pravelence) atau besarnya masalah

Berat ringannya akibat yang ditimbulkan oleh masyarakat tersebut (severity)

Kenaikan atau meningkatnya pravelenci (rate of increase)

Keinginan masyarakat untuk menyelesaikan masalah tersebut (degree of unmeet

need)

Keuntungan yang diperoleh bila masalah tersbut diatasi (social benefit)

Teknologi yang tersedia dalam mengatasi masalah (technical feasibility)

Sumber daya yang tersedia dapat dipergunakan dalam mengatasi masalah

(resource availability), termsuk tenaga kesehatan.

b. Melalui teknik non soring:

Dengan melalui diskusi kelompok, oleh sebab itu disebut juga ”nominal group technique”

(NGT). Ada 2 NGT yakni:

Dekan oleh sekelompok orang yang mempunyai masalah yang sama.

Delbeq Technique: menetapkan prioritas dengan melakukan diskusi kelompok

dengan orang yang berbeda keahlian.

4. Menetapkan tujuan program

Suatu tujuan operasional suatu manajemen yang akan dikerjakan harus mengandung unsure:

What: kegaitan apa yang akan dikerjakan harus jelas

Who: sasarannya haru jelas, siapa yang akan mengerjakan, berapa yang ingin dicapai

When : kejelasan waktu untuk menyelesaikan kegiatan

How: prosedur kerjanya jelas dan harus sesuai dengan standar pelayanan kesehatan

Why : mengapa kegiatan itu harus dikerjakan dengan penjelasan yang jelas

Where: kapan dan dimana kegiatan akan dilakukan tertera jelas

Jika perlu ditambah which: siapa yang terrkait dengan kegiatan tersebut (lintas sector

maupun lintas program yang terkait).

Dalam menetapkan tujuan dapat menggunakan cara dan pertanyaan yang perlu di jawab:

1. Potensi organisasi?

2. Target program (sejauh mana cakupan akan dipecahkan)?

3. Target waktu?

Gunanya ialah :

1. Untuk menetapkan langkah-langkah kegiatan untuk mencapai tujuan

2. Memudahkan untuk evaluasi.

Kriteria penentuan tujuan :

SMART

S: specific (mempunyai interpretasi sama)

M; measurable (dapat diukur kemajuannya)

A: appropriate (sesuai dengan tujuan nasioanl, program, institusi).

T: time bound (sumber daya dapat dialokasikan dan kegiatan sesuai dengan tenggang waktu)

5. menetapkan rencana kegiatan

Rencana kegiatan adalah uraian tentang kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan-

tujuan yang telah ditetapkan. Pada umumnya kegiatan mencakup 3 tahap pokok, yaitu:

Kegiatan pada tahap persiapan, yakni kegiatan-kegiatan yang dilakukan sebelum kegiatan

pokok dilaksanakan, misalnya: rapat-rapat koordinasi, perizinan dan sebagainya.

Kegiatan pada tahap pelaksanaan yakni kegiatan pokok program yang bersangkutan.

Kegiatan pada tahap penilaian yakni kegiatan untuk mengevaluasi seluruh kegiatan

dalam rangka pencapaian program tersebut.

Ad. 1. Perencanaan (planning)

Secara sederhana perencanaan dapat dirumuskan sebagai penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai

sesuatu yang diinginkan. Tetapi biasanya secara lebih detail perencanaan dirumuskan sebagai penetapan

atau penyusunan langakah-langkah sebagai jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut : apa yang harus

dicapai, bilamana hal terrsebut harus dicapai, dimana hal itu harus di capai , bagaimana hal itu harus

dicapai, siapa yang bertanggung jawab atas didalam bahasa inggris, perencanaan (planning) dirumuskan

sebagai tindakan yang harus dilakukan dalam menjawab 6 buah pertanyaan yang lazim dikenal sebagai

5w+1H yaitu :

a. Tindakan apa yang harus dikerjakan (what)

b. Apakah sebabnya tindakan itu dikerjakan (why)

c. Dimanakah tindakan itu akan dilakukan (where)

d. Bilaman tindakan itu dikerjakan (when)

e. Siapa yang akan mengerjakan tindakan itu (who)

f. Bagaiaman pelaksanaanya (how)

a. Pedoman perencanaan

Karena sebuah rencana dibuat untuk kemudian dilaksanakan, maa penyusunan nya harus

mengingat beberapa patokan apa pedoman utama, yakni :

1. Kemampuan

2. Kondisi dan situasi

3. Tanggung jawab

4. Kerja sama

Kemampuan

Perencanaan harus disesuaikan dengan kemampuan yang ada : sumber-sumber yang tersedia,

kemampuan tenaga pelaksana, sumber keuangan, bahan-bahan yang dimiliki, dan sebagaiya.

Kondisi dan situasi

Kondisi dan situasi masyarakat, dimana sebuah usaha akan dilakukan perlu juga menjadi

pertimbangan. Termasuk dalam hal ini adalah kondisi social, ekonomi, dan sebagainya.

Tanggung jawab

Perlu pula di pertimbangkan besar kecilnya tanggung jawab yang akan dipikul oleh

masing0masing petugas, baik terhadap organisasi maupun terhadap masyarakat (tanggun jawab

social).

Kerja sama

Yang juga harus dipertimbangkan adalah gambaran akan mudah tidaknya terjadi kerja sama yang

baik antara orang-orang yang menduduki bagian-bagian organisasi yang akan dijalankan.

b. Sifat perencanaan

Kecuali beberapa faktor yang harus menjadi pertimbangan dalam membuat perencanaan, maka

sebuah rencana yang baik harus memiliki sifat-sifat :

Rasional, artinya rencana dibuat berdasarkan pemikiran dan perhitungan yang masak, sesuai

dengan kemampuan yang ada.

Luwes atau fleksibel,artinya rencana dapat mudah menyeseuaikan diri dengan perubahan atau

perkembangan situasi dan kondisi yang mungkin terjadi.

Disamping itu rencana harus dibuat secara terus menerus dan berkesinambungan sesuai dengan

perubahan dan perkembangan masa.

c. Macam-macam perencanaan

Suatu perencanaan dapat dilihat dari 4 sudut pandangan, yaitu:

1. Tingkatan manajemen

2. Jangka waktu

3. Daerah berlakunya

4. Materi perencanaan

Tingkatan manajemen

Dari sudut tingkatan manajemen, kita mengenal

a. Perencanaan kebijakan dasar (policy planning atau administrative planning), adalah

perencanaan yang memuat tentang garis besar kebijaksanaan (policy) dari seluruh kegiatan

organisasi. Perencanaan kebijakan dasar ini dibuat oleh pimpinanpada tingkatan top

management atau manajemen puncak

b. Perencanaan program (program planning atau managerial planning)¸adalah perencanaan

untuk menterjemahkan kebijaksanaan dasar tersbut diatas ke dalam program-program untuk

dilaksanakan. Perencanaan program disusun oleh pimpinan atau manajemen menengah

c. Perencanaan operasioan (operation planning), adalah perencanaan pada tingat terakhir yang

dibuat pimpinan tingkat rendah atau tingkat pertama untuk melasanakan program kerja

dilapangan.

Jangka waktu

Dari sudut masa berlakunya sebuah rencana, atau berdasarkan tahapannya, kita mengenal :

a. Perencanaan janga pendek, yang biasanya berlaku dalam satu, dua, tiga, empat, dan lima

tahun

b. Perencanaan jangka panjang, yang biasanya dibuat untuk jangka waktu 10 tahun atau lebih

c. Perencanaan tahunan, yang dibuat untuk satu tahun dan merupakan program pelaksanaan

daripada perencanaan jangka pendek.

Daerah berlakunya

Berdasarkan daerah berlakunya, kita mengenal perencanaan yang dibuat secara internasional

(antar bangsa), nasioanal (didalam sebuah Negara), regioanal (antar wilayah), dan local (daerah).

Materi perencanaan

Berdasarkan materi perencanaan, kita mengenal bidang-bidang seperti perencanaan keamanan

dan ketertiban, pendidikan dan industry, kebudayaan, perdagangan, keuangan, tata kota dan

sebagainya. Yang juga termasuk didalam sebuah rencana, tetapi adanya dipisahkan menjadi bab

tersendiri adalah masalah-masalah penyusunan budget (biaya), standar, dan program atau acara

kerja. Adapun kegiatannya meliputi : menetapkan peraturan-peraturan dan pedoman-pedoman

pelaksanaan tugas, menetapkan biaya dan pemasukkan yang diharapkan serta rangkaian tindakan

yang akan dilakukan dimasa depan.

Pengorganisasian

Alat yang akan dapat merealisasikan tujuan dan sasaran organisasi dan hal yang paling pokok

adalah pembagian tugas atau merupakan alat memadukan atau mensinkronisasikan semua

kegiatan ayng beraspek personil, material, finansial, dan tata cara dalam rangaka mencapai tujuan

yang telah ditetapkan.

Manfaat organisasi adalah :

1. Pembagian tugas untuk perorangan atau kelompok.

2. Hubungan koordinasi dalam kegiatan yang akan dilakukan antar anggota organisasi dulu.

3. Pendelegasian wewenang.

4. Pemanfaatan fasilits fisik dan anggota.

Langkah-langkah pengorganisasian :

1. Tujuan organisasi harus dipahami oleh pelaksana dan tertuang dalam perencanaan

2. Membagi habis kegiatan apa yang akan dilakukan dan apa yang akan dikerjakan.

3. Menggolongkan kegiatan pokok dalam satuan kegiatan yang praktis untuk dikerjakan

petugas.

4. Menetapkan apa yang akan dikerjakan oleh petugas pelayanan.

5. Memilih petugas yang cakap untuk mengerjakan kegiatan yang direncanakan

6. Pendelegasian wewenang.