PROPOSAL PROYEKAPLIKASI SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU BERBASIS WEB

JENIS KEGIATAN:

PENGEMBANGAN SISTEM PENERIMAAN SISWA BARU

DISUSUN OLEH :

RAHMAT FALAQI HIDAYATULLAH (5.13.04.11.0.136)

UMI KHOLIFAH (5.13.04.11.0.169)

MIFTAHUR ROZAK (5.13.04.11.0.105)

PROGRAM STUDI MANAJEMEN PROYEK IT

TEKNIK INFORMATIKA – 4B

UNIVERSITAS ISLAM MAJAPAHIT MOJOKERTO

2015

DAFTAR ISI

A. Latar Belakang Masalah

B. Rumusan Masalah

C. Batasan Masalah

D. Ruang Lingkup Proyek Sistem

E. Modul Pengembangan

F. Manfaat Pengembangan Sistem

G. Solusi yang Diusulkan

H. Tujuan Perencanaan Proyek

I. Hasil yang Diharapkan

J. Waktu Pelaksanaan Proyek

K. Rancangan Biaya Sistem Informasi

L. Tim Pengembang

M. Metodologi

A. Latar Belakang Masalah

Banyak sekolah yang berkembang baik sekarang, baikdari segi mutu pendidikan

mauounkuantitas peserta didiknya. Seiring dengan berjalannya waktu, perkembangan teknologi

semakin pesat khususnya teknologi informasi. Banyak cara yang ditempuh untuk mengetahui

informasi yang sedang terjadi, salah satu caranya adalah dengan memanfaatkan internet sebagai

sarana untuk mendapatkan informasi tersebut. Internet bukanlah hal yang baru bagi orang yang

sudah mengenal teknologi komputer, Bahkan saat ini dikalangan perusahaan dan lingkungan

pendidikan seperti sekolah atau perguruan tinggi kini telah membuka jaringan akses untuk layanan

internet secara bebas.

Permasalahan yang umum terjadi adalah dalam kegiatan pendaftaran siswa baru dilakukan

dengan cara yaitu, calon siswa (orang tua) datang ke sekolah membawa persyaratan pendaftaran

berupa fotocopy ijazah, fotocopy SKHUN serta pas photo. Kemudian calon siswa mengisi formulir

pendaftaran dan membayar administrasi pendaftaran. Pihak sekolah akan mengumpulkan formulir

yang telah di isi calon siswa tersebut, lalu dicatat kembali kedalam buku besar. Formulir-formulir

yang telah diisi calon siswa tersebut akan dijadikan arsip, dimana nantinya apabila hendak

mendapatkan informasi pendaftaran siswa yang bersangkutan harus mencari buku besar tersebut

atau mencari kembali arsip yang telah disimpan. Sedangkan untuk melihat hasil test penerimaan

siswa baru sendiri dilihat berdasarkan bobot nilai yang sudah ditentukan dan disimpan dalam form

khusus sehingga kurang efektif.

Hal ini telah menyita waktu dan juga biaya bagi calon siswa. Untuk itulah perlu dibuat

sebuah sistem penerimaan siswa baru yang lebih uptodate. Hal ini seiring dengan perkembangan

ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini, dimana kita tidak lagi dibatasi waktu dan tempat. Dengan

menganalisa gejala-gejala permasalahan tersebut, kami dapat menarik kesimpulan mengenai suatu

peluang pengembangan sebuah sistem penerimaan siswa baru yang diterapkan pada sekolah ini.

Aplikasi tersebut berbasis web yang berisi kegiatan-kegiatan penerimaan siswa baru yang

sebelumnya dilakukan secara manual menjadi sebuah sistem terkomputerisasi, seperti proses

pendaftaran dan penyimpanan data siswa baru hingga pengarsipan dengan database. Aplikasi web

ini dibangun dengan tampilan userinterface yang userfriendly, sehingga bagi pengguna yaitu calon

siswa bisa menggunakannya dengan mudah.

B. Rumusan Masalah

Meninjau dari pokok permasalahan yang kami uraikan pada latar belakang di atas maka

dapat diambil beberapa rumusan masalah sebagai berikut:

1. Bagaimana mendapatkan data calon siswa dengan cepat dan akurat

2. Bagaimana mendapatkan informasi pendaftaran dengan mudah dan cepat

3. Bagaimana mengetahui informasi hasil seleksi calon siswa baru.

4. Bagaimana memberikan dan meningkatkan pelayanan yang lebih baik kepada masyarakat

umum khususnya bagi calon siswa baru.

C. Batasan Masalah

Batasan masalah merupakan hal yang sangat penting agar pembahasan dalam proyek ini

memiliki tujuan yang jelas serta memberikan hasil sesuai dengan yang diinginkan, maka kami

membatasi pembahasan permasalahan yaitu:

1. Informasi pendaftaran

2. Proses pendaftaran

3. Proses seleksi

4. Informasi penerimaan siswa

5. Pengelolaan data calon siswa

Pada proposal ini kami tim pengembang ingin memberikan batasan masalah. Dalam

membangun aplikasi penerimaan siswa baru yaitu hanya pada pembuatan aplikasi web. Aplikasi ini

di tujukan untuk calon siswa dalam proses pendaftaran dan untuk panitia penerimaan siswa di

sekolah dalam pengolahan data calon siswa secara online.

D. Ruang Lingkup Proyek Sistem

Proyek sistem informasi penerimaan siswa baru yang akan dikembangkan memiliki beberapa

ruang lingkup yang harus dikerjakan yaitu sebagai berikut:

1. Menganalisis setiap prosedur-prosedur yang berhubungan dengan pendaftaraan siswa,

proses seleksi, penerimaan siswa dan pengarsipan data

2. Mendesain sistem utama aplikasi sistem informasi penerimaan siswa baru

3. Pembuatan aplikasi sistem informasi penerimaan siswa baru

4. Pelatihan terhadap panitia penerimaan siswa

5. Pemeliharaan sistem pada aplikasi yang akan dibuat

6. Dokumentasi sistem yang telah di buat

7. Menerapkan serta melakukan percobaan sistem informasi tersebut hingga dapat berjalan

dengan baik.

E. Modul Pengembangan

1. Modul Daftar penerimaan siswa baru

2. Modul Pengembangan sekolah

3. Modul Agenda kegiatan

4. Modul Informasi/Pengumuman

F. Manfaat Pengembangan Sistem

Manfaat pengembangan sistem penerimaan siswa baru ini adalah sebagai berikut:

1. Meningkat pelayanan sekolah kepada siswa-siswi

2. Mempermudah calon murid untuk mendaftar di sekolah

3. Mempermudahkomunikasi antar wali murid dan guru selain menggunakan komunikasi

konvensional sekaligus sebagai tuntutan stakeholders pendidikan.

4. Meningkatkan kualitas pendidikan

5. Mempermudah bagi pihak-pihak luar dalam mengakses informasi sekolah

berstandarinternational.

G. Solusi yang Diusulkan

1. Memiliki tampilan dan interface yang sederhana, mudah di akses dan dipahami namun

mencangkup keseluruhan fungsi dan informasi yang dibutuhkan oleh calon siswa.

2. Terintegrasi dengan modul atau halaman informasi lain. Misal formulir, daftar biaya, agenda

dan sebagainya

3. Memiliki garansi dan purna jual yang dapat di andalkan.

H. Tujuan Perencanaan Proyek

1. Membantu sosialisasi pentingnya pemanfaatan teknologi informasi dalam proses

pembelajaran kepada siswa dan guru.

2. Mengurangi jumlah antrian calon siswa dan memberikan pelayanan pendaftaran yang lebih

cepat dan efisien.

3. Proses penyimpanan data dapat dilakukan dengan pengarsipan melalui media komputer dan

proses pemeliharaannya jauh lebih mudah jika dilakukan dengan komputerisasi.

I. Hasil yang Diharapkan

Menghasilkan beberapa laporan atau hasil printout yang dibutuhkan, antara lain:

1. Barcode nomor induk siswa

2. Bukti pendaftaran

3. Kalender akademik

4. Peratuan dan tata tertib sekolah

5. Visi/misi dan tujuan sekolah

J. Waktu Pelaksanaan Proyek

Waktu dan proses pembuatan website ini akan menyita waktu selama 3 bulan sejak data

yang akan dipublikasikan kami terima. Tahapan pelaksanaan pembangunan website adalah sebagai

berikut:

1. Tahap Persiapan

a. Kesepakatan antara kedua belah pihak (Pihak Sekolah dan kami tim pembuat Web).

b. Penunjukan penanggung jawab kontak informasi dari pihak sekolah kepada salah

seorang Guru atau Manajemen Sekolah, untuk selanjutnya kami akan berkomunikasi

dengan PJ kontak informasi tersebut.

c. PJ kontak informasi mengumpulkan data dan informasi berupa arsip dokumen atau

gambar.

2. Tahap pembuatan Website

a. Perancangan struktur konten

b. Desain grafis website dan aplikasinya

c. Pendaftaran domain, hostingserver dan uploading

d. Uji coba website

3. Pelatihan administrator dari pihak sekolah yang akan standby untuk meng-update berita

atau informasi website.

K. Rancangan Biaya Sistem Informasi

a. Biaya Persiapan

Tipe Requirement Spesifikasi Harga Satuan (Rupiah):

Software Windows Server 2012 2.000.000

Mysql Server 1.500.000

Hosting 200.000 /bln

Paket Internet 700.000 /bln

Hardware PC Intel Core i3 5.000.000

Modem Eksternal 300.000

Total 9.700.000

b. Biaya Pengerjaan

Analisis kebutuhan 5.000.000

Design Fungsi 3.000.000

Pemograman 3.200.000

Pengujian 1.000.000

Instalasi 2.500.000

Pelatihan 2.500.000

Pemeliharaan 2.000.000

Dokumentasi 1.000.000

Jumlah 20.200.000

L. Tim Pengembang

Untuk mengembangkan sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru (PSB) berbasis web, maka

dibutuhkan tim pengembang yang kompeten dalam bidang berikut:

a. Project Manager

b. System Analyst

c. DatabaseEngineer

d. GraphicEngineer

e. SoftwareEngineer

M. Metodologi

Metodologi merupakan elemen yang paling mendasar dari suatu proses bisnis. Berikut ini

adalah suatu metodologi untuk merealisasikan proyek Aplikasi Sistem Informasi Penerimaan Siswa

Baru Berbasis Web, tahapannya sebagai berikut:

1. Analisis Kebutuhan

Mempelajari proses-proses dan indentifikasi data-data yang dibutuhkan, dalam perancangan

suatu aplikasi informasi penerimaan siswa baru berbasis web. Sehingga dapat memenuhi

kebutuhan dan kemudahan dalam hal ini untuk meningkatkan pelayanan efesiensi dan

keputusan.

2. Desain Fungsi

Melakukan desain sistem secara detail, mulai dari Context Diagram, Data Flow Diagram

(DFD), desain file, desain tabel, relasi tabel dan sebagainya sehingga membentuk sistem

lengkap sesuai dengan fungsi-fungsi bisnis yang dikehendaki.

3. Pemograman

Melakukan coding untuk merealisasikan desain fungsi yang telah dibuat. Lama Pengerjaan,

kerumitan dan Jumlah baris coding menentukan besar-kecilnya harga Aplikasi yang dibuat.

4. Pengujian

Melakukan beberapa testing dengan uji prilaku (behavior testing), focus terhadap input dan

output, dan testing terhadap fungsionalitas sistem.

5. Instalasi

Mengganti sistem lama dengan menempatkan sistem baru yang telah dibuat, jika hasil dari

suatu proses pengujian sudah sesuai dengan fungsinya.

6. Pelatihan

Sebelum aplikasi program dijalankan/dikunjungi oleh user, kami pihak pengembang proyek

perangkat lunak bertanggung jawab melatih panitia penerimaan siswa baru yang hendak

mengoperasikan program aplikasi yang telah dibuat. Pihak pengembang juga berkewajiban

memberikan informasi yang benar dan terbuka sehingga tidak menyulitkan para pengguna

aplikasi selanjutnya.

7. Pemeliharaan Proyek

perangkat lunak tidak bisa selesai begitu saja setelah diserahterimakan, tetapi masih

berlanjut hingga tenggang waktu yang cukup untuk memastikan bahwa produk perangkat

lunak yang telah diserahkan tersebut bisa beroperasi dengan baik dan tidak ada kendala

yang berarti.

8. Dokumentasi

Dalam sebuah proyek bisa terdiri dari beberapa dokumen. Dokumen dibuat untuk melihat

kemajuan proyek yang sedang dikembangkan, sebagai referensi untuk bug bila terjadi

kendala, sebagai pedoman operasional dan sebagainya.