Proposal Proyek

Penyusunan Proposal ProyekBusiness Incubator Centre-Universitas Gunadarma

Proposal ?

Penawaran tertulis…

…Rencana yang bisa direalisasikan…

…ditawarkan ke orang lain untuk dipertimbangkan


Dua Pendekatan

Reaktif

Menjawab undangan/tender …prosesnya lebih terbatas

Proaktif

Mengirimkan penawaran spekulatif

…lebih bebas


Tip untuk pendekatan Reaktif

1. Bacalah dengan seksama Letter of Invitation, termasuk terms of reference (TORs)

2. Pahami kebutuhan client

3. Putuskan untuk menawar atau tidak

4. Masukkan penawaran yang Compliant dan attractive


Tip untuk pendekatan proaktif

• Kaji kebijakan dan prioritas client

• Sasaran client & pengambil keputusan yang tepat

• Pahami persyaratan dan instruksi penawaran client

• Masukkan penawaran yang relevan dan menarik


Pada setiap kasus

• Proposal adalah penawaran bisnis

• Penyusunan proposal perlu dikelola seperti proyek internal

• Setiap proposal perlu memiliki SDM yang berkompeten yang dicalonkan sebagai manager


Tahap-Tahap Penyusunan Proposal

1. Perencanaan dan koordinasi

2. Mengunjungi client

3. Penulisan dan pengeditan

proposal

4. Produksi dan pengiriman


Tahap 1: Perencanaan dan Koordinasi

Analisis TOR

Pembuatan Draft struktur proyek + format, struktur dan isi proposal

Pembuatan draft input proyek: waktu, SDM, ketrampilan, manajemen, logistik

Penjadwalan input proposal : waktu, SDM, ketrampilan

Asumsi biaya dan harga dasar untuk proyek dan penawaran finansial


Tahap 2: Kunjungan Client

Koordinasi dengan rekanan proposal: strategi proposal, taktik

Pengembangan pendekatan, metoda, rencana kerja, manajemen, tatap muka dengan client

Menjalin hubungan, pertemuan dengan client dan rekanan

Penetapan struktur tim dan input yang diusulkan

Keputusan tentang lokasi penyusunan dan produksi proposal


Tahap 3: Penulisan Proposal

Uraian tertulis mengenai Teknis, keuangan and manajemen

Grafik Proposal : diagram, bar chart, dll

Ringkasan proposal

Kaji dan edit tulisan

Terjemahkan (jika diperlukan)


Tahap 4: Produksi dan Pengiriman

Word processing, penandatanganan

Penjilidan

Pencetakan Text/graphics

Pemeriksaan and perbanyakan proposal

Logistik pengiriman and pemasukkan penawaran


Struktur dasar dari proposal bersaing (I)

Cover Fungsi ? Informasi kunci

Bagian Depan Halaman judul, surat pengantar,

Ringkasan Organisasi dan Isi Proyek

Bab 1 Tujuan Identifikasi konsultan Matrik tanggapan TOR

outline struktur tim Matrix pengalaman tim Resume CV


Struktur dasar dari proposal bersaing (II)

Bab 2 Pemahaman proyek

Bab 3 Metodologi dan program kerja

Bab 4 Staffing dan organisasi

Bab 5 Pengalaman Proyek

Bab 6 Anggaran/informassi Anggaran

Lampiran Full CV/TOR/bahan lain


Ringkasan Proyek

Ringkas dan padat (satu halaman)

Fokus pada pesan inti

Hanya mencakup hal-hal penting yang memperkuat pesan inti

Berikan dampak ke struktur

Yakinkan bahwa client membacanya


Bab 1: Bagian Awal

Jangan mengulang TOR, sajikan data dasar tentang client, kinerja dan pengalaman kita

Nyatakan tujuan dan manfaat proposal

Tekankan pada kekuatan penawaran kita (misal pengalaman)

Garisbawahi your selling points

Beri judul bab yang bisa memperkuat identitas kita

Masukkan ringkasan pengalaman tim inti (matrix atau tabel)


Bab 2: Jelaskan strategi kita (pendekatan)

Tunjukkan kepedulian kita terhadap konteks proyek …

Gunakan informasi yang belum diketahui client untuk menunjukkan “kekuatan” dari pendekatan kita

Buatlah analisis yang jelas mengenai dasar pemikiran dan konteks pekerjaan

Kaitkan logika pendekatan kita dengan struktur tim dan tanggung jawabnya

Libatkan pengalaman anggota tim dalam bab ini


Bab 3: Metodologi dan Rencana kerja

Bergerak dari aspek strategis ke rincian taktis dari program kerja

Mulai dari garis besar struktur program kerja, bergerak dari aspek macro ke mikro.

Jelaskan prosedur aktifitas secara rinci tetapi jelas : nyatakan tujuan, diskusikan berbagai pilihan, pertimbangan pemilihan, input/output. Gunakan daftar.

Jelaskan key selling points

Titikberat pada kesesuaian antara metode dan tujuan client


Bab 4 & 5: Pengalaman Proyek dan CV

Klasifikasi pengalaman tim sesuai karakteristik proyek

Buat tabulasi pengalaman relevan dan masukkan ringkasannya pada bagian pendahuluan

Tunjukkan cakupan proyek, client, jasa, hasil proyek sebelumnya

Buatlah ringkasan proyek yang menarik

Sesuaikan CVs dengan persyaratan khusus dari proyek


Bab 6: Anggaran dan Informasi Anggaran

Ikuti instruksi client, jika ada (format, judul, dll)

Yakinkan bahwa semuanya (komponen biaya) sudah dibuat anggarannya (buat check-list)

Semua program kerja ditransformasikan dalam pengertian anggaran

Jelaskan bagaimana anggaran sudah di-exercise: cacatan informasi proyek menjadi bermanfaat disini

Memiliki anggaran kerja yang terinci (anggaran per tugas atau per aktifitas)


Tip Tambahan: Menulis dan mengedit efektif

Proposal adalah penawaran bisnis bukan laporan: kembangkan template proposal

Buatlah proposal mudah dibaca: presentasi menarik, grafik yang kreatif, dan konsisten

Buatlah proposal yang mudah dipahami: hindari jargon, jelas, tajam

Bahasa yang baku dan benar


Apa yang seharusnya kita tawarkan ?

Spesialis, berpengalaman dan keahlian mandiri

Transparansi dalam metode, pencatatan dan keuangan

Konsistensi, nilai uang, berkelanjutan

Energi dan inovasi

Kejelasan tujuan, sinergi bisnis

Pengurangan resiko dan potensi kerugian

Manfaat proyek akan meningkatkan kompetensi dan kinerja client


Pertanyaan dari client yang perlu diantisipasi ?

Apakah kajian konsultan sudah memadai mengenai penentuan cara tercepat dan praktis dalam memenuhi kebutuhan client?

Apakah pendekatan kita sudah logis dan efektif dari segi biaya?

Apakah rencana kerja yang ditawarkan konsisten dengan jadwal waktu, anggaran, dan prosedur client?

Apakah penawaran memprioritaskan kualitas profesional yang terbaik dalam melaksanakan pekerjaan ??

Apakah penawaran memberikan manfaat maksimal dengan resiko minimal ?

Documents

Proposal Proyek