Upload
others
View
25
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
LAPORAN PROYEK PERUBAHAN
PENINGKATAN PERAN INSPEKTORAT DAERAH KOTA DEPOK
MELALUI PELAKSANAAN LAYANAN KONSULTASI INSPEKTORAT
DISUSUN OLEH:
FIRMANUDDIN
NDH: 50
PELATIHAN KEPEMIMPINAN NASIONAL TINGKAT II
ANGKATAN VII TAHUN 2020
KELOMPOK 6
Rancangan Proyek Perubahan
2
FORM PERSETUJUAN MENTOR
PKN TK. II ANGKATAN VII TAHUN 2020
Nama Peserta : Firmanuddin
NDH : 50
Instansi : Inspektorat Daerah Kota Depok
Nama Mentor : Drg. Hardiono, Sp. BM
NIP : 196101271985031001
Jabatan : Sekretaris Daerah
No. HP Mentor : 081311005127
Gagasan Perubahan :
Peningkatan Peran Inspektorat Daerah Kota Depok melalui Pelaksanaan Layanan
Konsultasi Inspektorat
Disetujui oleh: Mentor,
Drg. Hardiono, Sp. BM NIP: 196101271985031001
Rancangan Proyek Perubahan
3
SURAT PERNYATAAN KOMITMEN
PKN TK. II ANGKATAN VII TAHUN 2020
Berkenaan dengan Pelaksanaan Pelatihan kepemimpinan Nasional Tingkat
II Angkatan VII Tahun 2020 yang diselenggarakan oleh Lembaga Administrasi
Negara Republik Indonesia, atas nama:
Nama Peserta : Firmanuddin, SE, Ak
NDH : 50
Instansi : Inspektorat Daerah Kota Depok
Dengan ini Kami memberikan komitmen terhadap implementasi Proyek
Perubahan baik pada tahap Jangka menengah dan Jangka Pajang pada proyek
perubahan yang berjudul “PENINGKATAN PERAN INSPEKTORAT DAERAH
KOTA DEPOK MELALUI PELAKSANAAN LAYANAN KONSULTASI
INSPEKTORAT”
Demikian pernyataan ini kami buat dengan sebenarnya. Semoga Proyek
Perubahan yang dibuat diterapkan untuk kepentingan Inspektorat Daerah Kota
Depok dan di lingkungan Pemerintah Kota Depok
Peserta Diklat,
Firmanuddin, SE, Ak
NIP: 196406291985031001
Disetujui oleh: Mentor,
Drg. Hardiono, Sp. BM NIP: 196101271985031001
Rancangan Proyek Perubahan
4
FORM PERSETUJUAN COACH
PKN TK. II ANGKATAN VII TAHUN 2020
Nama Peserta : Firmanuddin
NDH : 50
Instansi : Inspektorat Daerah Kota Depok
Nama Coach : Drs. Setia Budi, MA
NIP : 19620625 198811 1 001
Jabatan : Widyaiswara Utama
Gagasan Perubahan :
Peningkatan Peran Inspektorat Daerah Kota Depok melalui Pelaksanaan Layanan
Konsultasi
Disetujui oleh: Coach,
Drs. Setia Budi, MA NIP: 19620625 198811 1 001
Rancangan Proyek Perubahan
5
RINGKASAN EKSEKUTIF
Peran Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) semakin strategis dan terus
bergerak mengikuti kebutuhan perkembangan dunia pengawasan. APIP diharapkan
mampu menciptakan nilai tambah pada produk atau layanan instansi pemerintah. APIP
sebagai pengawas intern pemerintah merupakan salah satu unsur manajemen pemerintah
yang penting dalam rangka mewujudkan kepemerintahan yang baik (good governance)
kepemerintahan yang bersih (clean government)
Hal ini mendorong adanya perubahan paradigma pengawasan intern, dari semula
Watch Dog, dimana ditandai dengan bentuk pengawasan yang represif dan bersifat post
audit menjadi lebih preventif, dimana pengawasan menjadi lebih preventif dimana
pengawasan dilaksanankan secara current untuk tahun yang berjalan, sehingga
manfaatnya bisa langsung dirasakan oleh unit kerja yang diawasi, sudah menjadi
keniscayaan. Dalam Standar Audit Intern Pemerintah Indonesia, Asosiasi Auditor Intern
Pemerintah (AAIPI) mendefinisikan Audit Intern sebagai kegiatan yang independen dan
obyektif dalam bentuk pemberian keyakinan [assurance activities] dan konsultansi
[consulting activities], yang dirancang untuk memberi nilai tambah dan meningkatkan
operasional sebuah organisasi [auditi]. Kegiatan ini diharapka akan membantu organisasi
perangkat daerah (OPD) mencapai tujuannya dengan cara menggunakan pendekatan
yang sistematis dan teratur untuk menilai dan meningkatkan efektivitas dari proses
manajemen risiko, kontrol [pengendalian], dan tata kelola [sektor publik]
Optimalisasi peran consulting activities pada Inspektorat Daerah Kota Depok
selama ini belum digarap dengan baik. Kegiatan pengawasan masih bertumpu pada
assurance activities diantaranya audit, riviu, evaluasi, monitoring dan lainnya. Kegiatan
Konsultasi (consulting activities) belum digarap dengan baik. Padahal, sebagaimana
kegiatan pemberian keyakinan (assurance activities), kegiatan konsultasi juga harus
dilaksanakan secara baik dengan standar mutu yang baku. Untuk itu Kami memandang
perlu untuk membangun suatu sistem layanan konsultasi yang terukur, cepat dan
akuntabel, demi mewujudkan peran Inspektorat Daerah Kota Depok sebagai APIP yang
lebih agile. Dari sekedar assurance provider menuju problem solver atau bahkan sebagai
trusted advisor.
Rancangan Proyek Perubahan
6
Proyek perubahan ini terdiri atas 3 tahapan Milestones (Jangka Pendek, jangka
Menengah dan Jangka Panjang) namun fokus dalam Laporan ini adalah pencapaian
Jangka Pendek dari Rancangan Proyek Perubahan.
Layanan konsultasi yang akan dikembangkan mencakup layanan konsultassi
secara surat, tatap muka dan elektronik (dengan menggunakan aplikasi komputer).
Aplikasi konsultasi yang akan dibangun direncanakan berbasis web yang digunakan untuk
menyampaikan pertanyaan/materi konsultasi dengan fungsi dokumentasi yang dapat
diterlusuri. Manfaat utama proyek perubahan ini yaitu meningkatnya kualitas hasil
konsultasi yang diberikan Inspektorat Daerah Kota Depok kepada seluruh Perangkat
Daerah secara standar dan memudahkan seluruh Perangkat Daerah dalam mendapatkan
layanan konsultasi dari Inspektorat sehingga dapat terwujudnya paradigma baru
pengawasan yg lebih agile, berkurangnya temuan di OPD, tercipta kualitas akuntabilitas
pemerintah Kota Depok yang lebih baik serta memberikan konstribusi yg signifikan bagi
tercapainya Visi kota Depok yang unggul
Adapun Pencapaian Jangka Pendek Proyek Perubahan yaitu tercapainya
pembentukan tim efektif yang terdiri dari tim substansi dan tim sekretariat, tersusunnya
Draft Peraturan Walikota, Surat Keputusan Inspektur Daerah Kota Depok tentang Standar
Operasional Prosedur Layanan Konsultasi Inspektorat Daerah Kota Depok dan
Rancangan Awal Aplikasi Layanan Konsultasi Inspektorat
Rancangan Proyek Perubahan
7
KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas limpahan
rahmat dan hidayah-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Laporan Proyek
perubahan yang berjudul “Peningkatan Peran Inspektorat Daerah Kota Depok melalui
Pelaksanaan Layanan Konsultasi Inspektorat”. Laporan Proyek perubahan ini disusun
untuk memenuhi dan melengkapi tugas dalam pelaksanaan Pelatihan Kepemimpinan
Nasional (PKN) Tingkat II angkatan 7 Tahun 2020.
Dalam penyusunan Laporan Proyek Perubahan ini penulis banyak beranjak dari
kesadaran akan keterbatasan dalam pengetahuan dan praktek standar yang dibutuhkan
dalam pemberian layanan konsultasi Inspektorat. Untuk itu kami bertanya, meminta saran,
memohon dorongan, meminta bimbingan serta mencari keterangan-keterangan dari
berbagai pihak demi tercapainya tujuan proyek perubahan ini. Hal ini memberikan
pengalaman yang luar biasa bagi penulis yang tidak dapat diukur secara materi, namun
membukakan mata penulis bahwa sesungguhnya pengalaman dan pengetahuan tersebut
telah mengajarkan bagaimana menyelesaikan pekerjaan yang tidak ringan ini.
Oleh karena itu dengan segala hormat dan kerendahan hati perkenankanlah
penulis mengucapkan terima kasih kepada :
1. Drg. Hardiono, Sp. BM. Sekretaris Daerah Kota Depok, selaku Mentor yang telah
memberikan persetujuan atas terlaksananya implementasi proyek perubahan ini dalam
memberikan bimbingan dan dukungan penuh serta memberikan dukungan bagi
selesainya penyelesaian proyelk perubahan ini sampai kepada tahap akhir.
2. Drs. Setia Budi, MA, selaku coach yang telah memberikan bimbingan, koreksi, motivasi
dan feedback terhadap laporan progress implementasi proyek perubahan.
3. Stakeholder/Tim Kerja Proyek perubahan yang telah membantu dan mendukung
penulis dalam melaksanakan implementasi proyek perubahan serta memberikan
masukan dan saran bagi kelancaran dan keberhasilan proyek perubahan ini
4. Keluarga tercinta, Istri dan anak-anak, yang memberikan dukungan semangat serta doa
dalam penyelesaian proyek perubahan ini.
5. Para Widyaiswara, pengajar, dan penyelenggara Diklat PIM II yang telah memfasilitasi
dan memberikan inspirasi dalam penyelesaian proyek perubahan ini
Rancangan Proyek Perubahan
8
6. Rekan-rekan para Perserta Pelatihan Kepemimpinan Nasional Tingkat II Angkatan 7
yang luar biasa, kami tidak pernah berjumpa secara fisik, hanya melalui virtual, namun
tetap bisa saling mendukung dan berbagi. Disini kami mengetahui hal baru, ternyata
untuk akrab tidak perlu harus pernah bertemu (emoticon smile).
Dalam penyusunan laporan proyek perubahan ini, penulis menyadari masih
terdapat banyak kekurangan, untuk itu penulis mohon maaf atas segala kekurangan
tersebut seraya tidak menutup diri terhadap segala saran dan kritik serta masukan yang
bersifat konstruktif bagi perbaikan proyek perubahan ini. Semoga laporan ini dapat
bermanfaat untuk Inspektorat Daerah Kota Depok dan Pemerintah Kota Depok
Depok, Juli 2020
Peserta Diklat PIM II Angkatan 7,
Firmanuddin, SE, Ak NIP. 19640629 198503 1 001
Rancangan Proyek Perubahan
9
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ............................................................................... 1
FORM PERSETUJUAN MENTOR....................................................... 2
SURAT PERNYATAAN KOMITMEN ................................................... 3
FORM PERSETUJUAN COACH ......................................................... 4
RINGKASAN EKSEKUTIF ................................................................... 5
RINGKASAN KATA PENGANTAR ...................................................... 6
DAFTAR ISI ......................................................................................... 8
DAFTAR TABEL .................................................................................. 10
DAFTAR GAMBAR .............................................................................. 11
BAB I RENCANA PROYEK PERUBAHAN .................................... 12
I.A Latar Belakang................................................................. 12
I.B Tujuan dan Manfaat ......................................................... 19
I.C Output dan Outcome ....................................................... 20
I.D Tahapan Perubahan Rencana Strategis ......................... 20
I.E Rencana Strategis Marketing .......................................... 26
I.F Potensi Kendala dan Rencana Solusi .............................. 31
I.G Tim Efektif ....................................................................... 32
I.H Anggaran ......................................................................... 33
BAB II MANAJEMEN PERUBAHAN: PELAKSANAAN RENCANA
PROYEK PERUBAHAN ...................................................... 34
II.A Capaian Rencana Tahapan Strategis ............................. 34
II.B Peta Stakeholder ............................................................ 45
II.C Implementasi Strategi Marketing .................................... 46
II.D Implementasi Solusi Terhadap Kendala ......................... 47
II.E Pemberdayaan Organisasi Pembelajaran ...................... 48
Rancangan Proyek Perubahan
10
BAB III PENUTUP ............................................................................ 50
III.A Pembelajaran Kepemimpinan ....................................... 50
III.B Kesimpulan ................................................................... 50
III.C Rekomendasi ................................................................ 51
Rancangan Proyek Perubahan
11
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Rencana Tahapan Jangka Pendek ...................................... 21
Tabel 1.2 Rencana Tahapan Jangka Menengah ................................. 23
Tabel 1.3 Rencana Tahapan Jangka Panjang ..................................... 25
Tabel 1.4 Identifikasi Stakeholder dan Strategi Komunikasi ................ 27
Tabel 1.5 Strategi Komunikasi Stakeholder ......................................... 30
Tabel 1.6 Identifikasi Potensi Kendala dan Rencana Solusi ................ 31
Tabel 2.1 Ringkasan/Overview Pelaksanaan dan Capaian Proyek
Perubahan ........................................................................... 34
Tabel 2.2 Implementasi Strategi Marketing .......................................... 46
Rancangan Proyek Perubahan
12
DAFTAR GAMBAR
GAMBAR 1.1 Alur Pikir komprehensif.................................................. 18
GAMBAR 1.2 Pemetaan Stakeholder Proyek Perubahan ................... 28
GAMBAR 1.3 Struktur Tim Proyek Perubahan .................................... 32
GAMBAR 2.1 Perubahan Peta Stakeholder ........................................ 42
Rancangan Proyek Perubahan
13
BAB I
RENCANA PROYEK PERUBAHAN
I.A Latar Belakang
Peran Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP) semakin lama semakin
strategis. APIP diharapkan menjadi agen perubahan yang dapat menciptakan nilai tambah
pada produk atau layanan instansi pemerintah. Sebagai pengawas intern pemerintah
APIP merupakan salah satu unsur manajemen pemerintah yang penting dalam rangka
mewujudkan pemerintahan yang baik (good governance) yang mengarah pada
pemerintahan/birokrasi yang bersih (clean goverment).
Reformasi birokrasi bertujuan untuk menciptakan birokrasi pemerintah yang
profesional dengan karakteristik adaptif, berintegritas, berkinerja tinggi, bersih dan bebas
korupsi, kolusi dan nepotisme, mampu melayani publik, netral, sejahtera, berdedikasi, dan
memegang teguh nilai-nilai dasar dan kode etik aparatur negara. Untuk mencapai tujuan
reformasi birokrasi tersebut diperlukan peran APIP yang efektif, yaitu dalam wujud:
1. Memberikan keyakinan yang memadai atas ketaatan, kehematan, efisiensi, dan
efektivitas pencapaian tujuan penyelenggaraan tugas dan fungsi Instansi Pemerintah
(assurance activities);
2. Memberikan peringatan dini dan meningkatkan efektivitas manajemen risiko dalam
penyelenggaraan tugas dan fungsi Instansi Pemerintah (anti corruption activities); dan
3. Memberikan masukan yang dapat memelihara dan meningkatkan kualitas tata kelola
penyelenggaraan tugas dan fungsi Instansi Pemerintah (consulting activities).
Inspektorat Daerah Kota Depok merupakan Organisasi Perangkat Daerah yang
dibentuk Pemerintah Kota Depok berdasarkan Peraturan Daerah Kota Depok Nomor 10
Tahun 2016. sebagai Aparat Pengawas Internal Pemerintah (APIP), Inspektorat Daerah
Kota Depok memiliki tugas untuk membantu Kepala Daerah dalam membina dan
mengawasi pelaksanaan Urusan Pemerintahan dalam bidang Pengawasan sebagaimana
diatur didalam Peraturan Wali Kota Nomor 85 Tahun 2016.
Sejak mendapatkan predikat APIP level 3 pada akhir tahun 2019, Inspektorat
Daerah Kota Depok belum memiliki sistem yang memadai untuk melaksanakan peran
consulting activites.
Rancangan Proyek Perubahan
14
Layanan pengawasan yang diberikan saat ini diberikan dalam bentuk audit, riviu, evaluasi,
monitoring dan pendampingan. Belum ada pedoman yang mengatur bagaimana
pelaksanaan layanan konsultasi dapat diberikan secara cepat untuk menjawab kebutuhan
Perangkat Daerah.
Berikut ini bentuk pelayanan konsultasi (consulting activities) yang dapat diberikan
oleh Inspektorat Daerah Kota Depok :
1. Pembangunan Sisten Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP);
2. Pengadaan Barang dan Jasa (PBJ);
3. Penyusunan dokumen risiko (risk assessment);
4. Pelaksanaan kegiatan/belanja;
5. Pelaporan kegiatan dan Laporan keuangan;
6. Pembangunan Zona Integritas;
7. Penyusunan Sistem Pengendalian Intern pengelolaan keuangan BLUD.
Belum optimalnya pelaksanaan consulting activities sebagai salah satu indikator
APIP yang efektif, terlihat dari permasalahan berikut ini:
1. Laporan keuangan tahunan OPD selalu terlambat, hal ini menyebabkan pelaksanaan
riviu terganggu baik dari segi waktu dan kualitasnya.
2. Masih Banyaknya temuan pemeriksaan baik intern maupun ekstern dalam pengelolaan
dan pelaporan keuangan dalam bentuk koreksi audit dan kesalahan lainnya yang
sebenarnya dapat dihindari apabila ada komunikasi yang efektif dari perangkat daerah
3. Masih ada pengaduan masyarakat atas pelaksanaan kegiatan pemerintah daerah yang
dianggap belum baik
4. Baru 30 % OPD yang telah membangun SPIP
5. Belum semua perangkat daerah membangun dokumen risiko
6. Adanya keluhan dari OPD mengenai tidak standarnya jawaban atas pertanyaan
konsultasi yang diberikan auditor inspektorat
Rancangan Proyek Perubahan
15
Kondisi diatas diidentifikasi disebabkan oleh beberapa hal diantaranya berikut:
1. Belum semua auditor memiliki spesialisasi atau sertifikat keahlian
2. Belum meratanya pemahaman auditor bahwa diantara tugas APIP yang efektif adalah
memberikan layanan konsultasi
3. Rekomendasi lisan yang diberikan oleh staf/auditor inspektorat tidak terekam/ recorded
dan sulit diper-tanggung jawabkan.
4. Belum ada kebijakan standar tentang layanan konsultasi oleh Inspektorat,
5. Seringnya terjadi perubahan aturan dalam pelaksanaan keuangan.
6. Masih ada paradigma lama bahwa pengawasan adalah pemeriksaan.
Berdasarkan Analisa diatas, jika kondisi ini tidak dapat segera diatasi (melalui
Proyek Perubahan ini) dapat mengakibatkan:
1. OPD belum merasakan manfaat yang lebih maksimal dari inspektorat
2. Temuan pemeriksaan tetap banyak
3. Menghambat tercapainya visi Inspektorat untuk mewujudkan paradigma baru
pengawasan yang lebih agile
4. Tidak memberikan kontribusi yg signifikan bagi tercapainya Visi Depok yang unggul.
Merujuk pada deskripsi diatas, perlu dirumuskan kondisi yang diharapkan dari
pelaksanaan Proyek Perubahan ini, yaitu Optimalnya pelaksanaan consulting activities
sebagai salah satu indikator APIP yang efektif
Kondisi ideal yang dirapkan dapat diwujudkan ini dibuat dalam 3 (tiga) tahapan,
yakni:
1. Jangka pendek:
1) Adanya Draft Peraturan Walikota tentang Pedoman dan Implementasi Sistem
Pelayanan Konsultasi Inspektorat
2) Adanya Keputusan Inspektur tentang Pedoman Pemberian Konsultasi
Rancangan Proyek Perubahan
16
3) Adanya Pedoman subtansi layanan konsultasi inspektorat
4) Selesainya Rancangan Aplikasi layanan konsultasi berbasis online
5) Selesainya Juknis aplikasi layanan konsultasi online
6) Terselenggaranya uji coba layanan konsultasi di 3 OPD
2. Jangka menengah:
1) Adanya aplikasi berbasis online untuk layanan konsultasi inspektorat
2) Adanya Peraturan Walikota mengenai Layanan konsultasi inspektorat
3) Adanya keputusan Inspektur tentang layanan konsultasi inspektorat.
3. Jangka panjang:
1) Seluruh Auditor memiliki penguasaan tertentu (spesialisasi) ditandai dengan sertifikat
keahlian
2) Seluruh OPD sampai kelurahan dapat berkonsultasi secara online kpd inspektorat
3) Adanya dukungan anggaran untuk proyek perubahan ini
Apabila kondisi yang diharapkan terwujud, Proyek Perubahan ini akan mampu
memberikan manfaat baik bagi Inspektorat secara khusus maupun kualitas kinerja
pemerintah daerah pada umumnya antara lain:
1. Terwujudnya paradigma baru pengawasan yg lebih agile
2. Berkurangnya temuan di OPD, Kecamatan dan Kelurahan (merasakan manfaat dari
pelaksanaan tugas Inspektorat)
3. Tercipta kualitas akuntabilitas pemerintah Kota Depok yang lebih baik
4. Memberikan konstribusi yg signifikan bagi tercapainya Visi kota Depok yang unggul
Untuk dapat mencapai kondisi ideal yang diharapkan tersebut dan prosesnya berjalan
dengan baik, disusun strategi dalam 3 (tiga) tahapan, yang dimaksudkan agar terdapat
Rancangan Proyek Perubahan
17
relevansi atau keterkaitan dan memudahkan pengukurannya dengan target atau sasaran
dalam jangka panjang, menengah dan pendek.
Tahapan strategi sebagai berikut:
A. Jangka Pendek (Mei s/d Juli 2020)
1. Menetapkan Tim Efektif (Tim substansi, Tim auditor, Tim perancang aplikasi).
2. Melakukan internalisasi consulting activities sebagai kebutuhan pengembangan
kapasitas dan perluasan peran inpektorat
3. Menyusun draft Peraturan Walikota tentang Pedoman dan Implementasi Sistem
Pelayanan Konsultasi Inspektorat
4. Menyusun Keputusan Inspektur tentang Pedoman Pemberian Konsultasi Inspektorat
5. Membuat rancangan Awal Aplikasi Layanan Konsultasi Inspektorat
6. Sosialisasi Pedoman dan Rancangan awal Aplikasi kepada 3 OPD (BKD, Diskominfo
dan 1 Kecamatan)
B. Jangka Menengah (Agustus s/d Des 2020)
1. Membuat Aplikasi Layanan Konsultasi
2. Uji coba (pilot project) penerapan layanan konsultasi inspektorat kepada 3 OPD
diatas (BKD, Diskominfo dan 1 Kecamatan)
3. Evaluasi pelaksanaan jangka pendek
4. Melakukan revisi Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT) 2020 memasukkan
Layanan Konsultasi
5. Penetapan Peraturan Walikota tentang Pedoman dan Implementasi Sistem Layanan
Konsultasi Inspektorat
6. Menetapkan Keputusan Inspektur tentang Pedoman Layanan Konsultasi oleh
Inspektorat.
Rancangan Proyek Perubahan
18
7. Sosialisasi Perwali dan Keputusan Inspektorat di atas kepada seluruh OPD dan
kelurahan2.
8. Pelaksanaan Layanan Konsultasi kepada semua OPD.
C. Jangka Panjang (Januari s/d Agustus 2021)
Catatan: Bulan Des 2020 s/d 6 bulan Juni 2021 Depok akan melaksanakan
Pilkada, akan sedikit mengganggu jadwal proper)
1. Memasukkan pemberian layanan konsultasi kedalam Standar Satuan Harga, untuk
uang saku pengawasan yg memberikan layanan konsultasi kepada OPD.
2. Membuat Keputusan Inspektur tentang pemberian uang saku pengawasan atas
pelaksanaan layanan konsultasi Inspektorat .
3. Menambah cakupan jasa pelayanan menjadi seluruh OPD sampai dengan
kecamatan dan kelurahan
4. Menyusun dan menetapkan Keputusan Inspektur untuk satuan angka kredit bagi
Auditor untuk layanan konsultasi.
5. Menugaskan 10 orang auditor untuk penguatan dan perbanyakan tenaga pelayanan
konsultasi inspektorat (diklat teknis substansi berkisar 3 sd 5 hari untuk setiap jenis
diklat) (Jenis diklat atau PPM (Program Pelatihan Mandiri) PBJ, SPIP, Manajemen
resiko, Sistem akuntansi BLUD, Zona Integritas).
Berdasarkan analisa permasalahan di atas, dapat ditentukan konsep dan gagasan
proyek perubahan yang menjadi solusi dalam rangka peningkatan peran consulting
activities sebagai salah satu indikator APIP yang efektif, seperti tergambar dalam gambar
1.1 sebagai berikut:
Rancangan Proyek Perubahan
19
Gambar 1.1 Alur Fikir Komprehensif
(2) PENYEBAB
1. Belum semua auditor memiliki spesialisasi atau sertifikat keahlian 2. Belum meratanya pemahaman auditor bahwa diantara tugas APIP yang efektif adalah memberikan layanan konsultasi 3. Rekomendasi lisan yang diberikan oleh staf/auditor inspektorat tidak terekam/ recorded dan sulit diper-tanggung jawabkan. 4. Belum ada kebijakan standar tentang layanan konsultasi oleh Inspektorat, 5. Seringnya terjadi perubahan aturan dalam pelaksanaan keuangan. 6. Masih ada paradigma lama bahwa pengawasan adalah pemeriksaan dan permintaan layanan konsultasi harus datang langsung ke kantor inspektorat
(1) KONDISI
1. Laporan keuangan tahunan OPD selalu terlambat, hal ini menyebabkan pelaksanaan riviu terganggu baik dari segi waktu dan kualitasnya. 2. Masih Banyaknya temuan pemeriksaan baik intern maupun ekstern dalam pengelolaan dan pelaporan keuangan dalam bentuk koreksi audit dan kesalahan lainnya yang sebenarnya dapat dihindari apabila ada komunikasi yang efektif dari perangkat daerah 3. Masih ada pengaduan masyarakat atas pelaksanaan kegiatan pemerintah daerah yang dianggap belum baik 4. Baru 30 % OPD yang telah membangun SPIP 5. Belum semua perangkat daerah membangun dokumen risiko 6. Adanya keluhan dari OPD mengenai tidak standarnya jawaban atas pertanyaan konsultasi yang diberikan auditor inspektorat
(3) AKIBAT
1. OPD belum merasakan manfaat yang lebih maksimal dari inspektorat
2. Temuan pemeriksaan tetap banyak 3. Menghambat tercapainya
visi Inspektorat untuk mewujudkan paradigma baru pengawasan yang lebih agile
4. Tidak memberikan kontribusi yg signifikan bagi tercapainya Visi Depok yang
unggul.
(6) SOLUSI
1.Menetapkan Tim Efektif
2.Melakukan internalisasi consulting activities
3.Menyusun draft Perwal ttg Ped dan Implementasi Sistem Pelayanan
Konsultasi Inspektorat
4.Menyusun Kep Inspektur ttg Pedoman Pemberian Konsultasi Inspektorat 5.Membuat rancangan Awal Aplikasi
Layanan Konsultasi Inspektorat 6.Sosialisasi Pedoman dan Rancangan
Awal Sistem aplikasi konsultasi inspektorat kepada 3 OPD B.Jangka Menengah (Agustus sd Des 2020) 1.Membuat Aplikasi Layanan Konsultasi 2.Sosialisasi Pedoman dan Sistem
aplikasi konsultasi inspektorat pada 3 OPD 3.Uji coba (pilot project) penerapan
layanan konsultasi inspektorat kepada 3 OPD diatas 4.Evaluasi pelaksanaan jangka pendek
5.Melakukan revisi PKPT 2020 6.Penetapan Peraturan Walikota 7.Menetapkan Keputusan Inspektur.
8.Sosialisasi Perwali dan Keputusan Inspektur. 9.Menambah Layanan Konsultasi
kepada 15 OPD. C.Jangka Panjang (Januari sd Agustus 2021)
Catatan: Bulan Des 2020 sd 6 bulan Juni 2021 Depok akan melaksanakan Pilkada, akan sedikit mengganggu
jadwal proper) 1.Mengajukan perubahan SSH 2.Menambah cakupan jasa pelayanan
menjadi seluruh OPD sampai dengan kecamatan dan kelurahan 3.Menyusun dan menetapkan
Keputusan Inspektur untuk satuan angka kredit 4.Menugaskan 10 orang auditor untuk
diklat teknis substansi
(4) KONDISI YANG
DIHARAPKAN
A. Jangka pendek: 1. Adanya Draft Peraturan
Walikota 2. Adanya Keputusan Inspektur 3. Adanya Pedoman subtansi
layanan konsultasi inspektorat 4. Selesainya Rancangan Aplikasi layanan konsultasi
berbasis online 5. Selesainya Juknis aplikasi layanan konsultasi online
6.Terselenggaranya uji coba layanan konsultasi di 3 OPD B. Jangka menengah:
1) Adanya aplikasi berbasis online untuk layanan konsultasi inspektorat
2) Adanya Peraturan Walikota mengenai Layanan konsultasi inspektorat 3) Adanya keputusan Inspektur
tentang layanan konsultasi inspektorat. C. Jangka panjang:
4) Seluruh Auditor memiliki spesialisasi ditandai dengan sertifikat keahlian
5) Seluruh OPD sampai kelurahan dapat berkonsultasi secara online kpd inspektorat
6) Adanya dukungan anggaran untuk proyek perubahan ini
(5) MANFAAT
1.Terwujudnya paradigma
baru pengawasan yg lebih agile 2. Berkurangnya temuan di
OPD 3. Tercipta kualitas akuntabilitas pemerintah Kota
Depok yang lebih baik 4. Memberikan konstribusi yg signifikan bagi tercapainya
Visi kota Depok yang unggul
Rancangan Proyek Perubahan
20
I.B Tujuan dan Manfaat
1. Tujuan
Tujuan utama gagasan Proyek Perubahan ini adalah untuk membantu perangkat
daerah menjawab dan menyelesaikan permasalahan yang dihadapi yang terkait
dengan bidang tugas inspektorat dengan memberikan layanan konsultasi sehingga
permasalahan yang ada dapat dengan cepat diberikan rekomendasi atau
jawabannya oleh inspektorat. Dengan demikian inspektorat daerah kota depok
dapat mewujudkan diri sebagai inspektorat yang adaptif yang agile dengan
efektivitas assurance activities dan consulting activities serta membantu
merealisikan visi kota depok yang unggul melalui 3 (tiga) tahapan tujuan, yaitu:
a. Tujuan jangka Pendek
Tujuan jangka pendek akan dicapai dalam waktu 2 (dua) bulan yaitu mulai bulan
Mei s.d Juni, adalah membangun komitmen bersama dan pola komunikasi lintas
sektor dengan sasaran terbangunnya komitmen di lingkungan internal dan
stakehoders, khususnya 3 OPD yaitu Diskominfo, BKD dan 1 kecamatan.
b. Tujuan Jangka Menengah
Tujuan jangka menengah adalah melakukan evaluasi terhadap tujuan jangka
pendek serta membangun komunikasi dengan 15 OPD lainnya, dengan sasaran
terbangunnya pola koordinasi yang lebih luas dalam hal implementasi kebijakan
Layanan Konsultasi Inspektorat.
c. Tujuan Jangka Panjang
Tujuan jangka panjang adalah membangun pola koordinasi dan sinkronisasi
dengan seluruh OPD (37) OPD dan 63 Kelurahan dengan sasaran
terimplementasikannya layanan konsultasi ini dan terpenuhinya seluruh
dukungan untuk itu menuju terwujudnya peran Inspektorat Kota Depok sebagai
trusted auditor, dimana pelaksanaan audit intern tidak hanya berupa assurance
activities tapi juga consulting activities.
2. Manfaat
Penerima manfaat dari proyek perubahan ini terdiri dari pihak eksternal maupun
internal.
Rancangan Proyek Perubahan
21
a. Pihak Internal
Inspektorat daerah kota Depok yang akan mewujudkan dirinya sebagai APIP
yang efektif dan juga seluruh auditior yang akan memiliki spesialisasi dengan
dimilikinya sertifikasi keahlian.
b. Pihak Eksternal
Walikota, Sekretaris Daerah dan seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD)
dan juga seluruh kelurahan (63 kelurahan).
Adapun manfaat Prorek Perubahan ini yaitu:
1. Terwujudnya paradigma baru pengawasan yg lebih agile
2. Berkurangnya temuan di OPD
3. Tercipta kualitas akuntabilitas pemerintah Kota Depok yang lebih baik
4. Memberikan konstribusi yg signifikan bagi tercapainya Visi kota Depok yang
unggul
5. Sehubungan dengan kondisi pandemi covid 19, penggunaan aplikasi konsultasi
secara elektronik dapat mengurangi resiko penyebaran covid 19.
I.C Output dan Outcome
1. Output
Output dari Proyek Perubahan ini adalah Terbitnya Peraturan Wali Kota tentang
Pedoman Layanan Konsultasi Inspektorat.
2. Outcome
Outcome Proyek Perubahan ini adalah meningkatnya pelayanan Inspektorat
kepada seluruh perangkat daerah dan kemudahan seluruh perangkat daerah dalam
mendapatkan layanan konsultasi dari Inspektorat
I.D Tahapan Perubahan Rencana Strategis
Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai mekanisme pentahapan dan aktivitas serta
ouput yang akan dilaksanakan dalam proyek perubahan dimaksud. Adapun
rencananya dijelaskan sebagai berikut:
Rancangan Proyek Perubahan
22
Tabel 1.1
RENCANA TAHAPAN JANGKA PENDEK
(Bulan Mei s.d Juni 2020)
NO. KEGIATAN WAKTU OUTPUT Stakeholder
Yang Terlibat
Peran Team
I. TAHAPAN PERSIAPAN
1. Melapor dan
mengkomunikasikan kepada
Sekretaris Daerah Kota Depok
Minggu 1
bulan Mei
Informasi
Agenda
Proyek
Perubahan
Internal
(Inspektur,
Sekretaris
Inspektorat, Irban)
dan eksternal
(BKPSDM)
Menyiapkan
Bahan
Proposal
singkat dan
resume RPP
2. Mengkomunikasikan kepada
Kepala Dinas Kominfo dan
Kepala BKPSDM
Minggu 1
bulan Mei
Informasi
Agenda
Proyek
Perubahan
Internal
(Inspektur,
Sekretaris
Inspektorat, Irban)
dan Auditor
Senior
Pengendali
Teknis (Dalnis)
Menyiapkan
Bahan
Proposal
singkat dan
resume RPP
3. Mengkomunikasikan kepada
stakeholder internal yaitu
seluruh jajaran pada
inspektorat kota Depok tentang
Rencana Proyek Perubahan
yang akan dilakukan
Minggu 2
bulan Mei
Informasi
Agenda
Proyek
Perubahan
Suluruh personil
inspektorat
Bahan
paparan
(alur Pikir)
dan
menyerap
masukan
dari para
auditor
4. Mengkomunikasikan gagasan
kepada Stakeholder eksternal
tentang Rencana Proyek
Perubahan yang akan
Minggu 2
bulan Mei
Informasi
Agenda
Proyek
Perubahan
Internal
(Inspektur,
Sekretaris
Inspektorat, Irban)
Menyiapkan
Bahan
paparan
(alur Pikir)
Rancangan Proyek Perubahan
23
dilakukan yaitu Diskominfo,
BKD dan 1 Kecamatan
dan Auditor
Senior (Dalnis)
dan eksternal Ka.
BKD,
Kadiskominfo dan
Camat
dan draft
awal juknis
serta
menyerap
masukan
5. Penyusunan Rancangan Tim
efektif tentang Rencana Proyek
Perubahan yang akan
dilakukan
Minggu 3
bulan Mei
Draft ST
Tim Efektif
Inspektur,
Kadiskominfo dan
Dalnis
Menyiapkan
draft Surat
Penugasan
atau SK
II JANGKA PENDEK
(Juni sd Juli 2020)
1. Pembentukan Tim Efektif
tentang Rencana Proyek
Perubahan yang akan
dilakukan
Minggu 1
bulan Juni
Tugas Tim
Efektif dan
Pembagian
Tugas Tim
Internal dan Kasie
Aplikasi
Diskominfo
Menyiapkan
bahan
paparan Alur
Fikir
2 Melakukan internalisasi
consulting activities sebagai
kebutuhan pengembangan
kapasitas dan perluasan peran
inpektorat
Minggu 2
Juni
Notulensi
dan
rencana
pembagian
pengampu
Seluruh personil
Inspektorat dan
Nara Sumber dari
BPKP
Bahan
paparan
3 Menyusun draft Peraturan
Walikota tentang Pedoman dan
Implementasi Sistem
Pelayanan Konsultasi
Inspektorat
Minggu 3
Juni
Draft
Perwal
Sekretaris
Inspektorat, Irban
dan Kabag
Hukum Setda
Menyiapkan
usulan Draft
Perwal
4 Menyusun Keputusan Inspektur
tentang Pedoman Pemberian
Konsultasi Inspektorat
(termasuk bidang-bidang
konsultasi)
Minggu 4
Juni
Draft SK Sekretaris dan
para Irban
Menyiapkan
Draft
Pedoman
Rancangan Proyek Perubahan
24
5 Membuat rancangan Awal
Aplikasi Layanan Konsultasi
Inspektorat
Minggu 1
Juli
Draft Ranc
Aplikasi
Layanan
Konsultasi
Kasie Aplikasi
Diskominfo dan
programmer serta
Dalnis
Menyusun
rancangan
awal
6. Sosialisasi Pedoman dan
Rancangan Awal Sistem
aplikasi konsultasi inspektorat
kepada 3 OPD (Diskominfo,
Badan Keuangan Daerah dan 1
Kecamatan)
Minggu ke 3
Juli
Notulensi Internal Seluruh
Tim (subtansi dan
aplikasi), eksternal
Para Kabid di BKD,
Sekdis Diskominfo
dan Camat
Menyiapkan
bahan
sosialisasi
Tabel 1.2 RENCANA TAHAPAN JANGKA MENENGAH
(AGUSTUS s.d DESEMBER 2020)
NO. KEGIATAN WAKTU OUTPUT Stakeholder
Yang Terlibat
Peran Team
2. Sosialisasi Pedoman Layanan
konsultasi inspektorat kepada 3
OPD (Diskominfo, Badan
Keuangan Daerah dan
Kecamatan
Minggu 3
Agustus
Notulensi Internal dan
eksternal
(Diskominfo, BKD
dan Camat)
Menyiapkan
udangan
bahan
sosialisasi &
Notulensi
serta
dokumen
kegiatan
Uji coba (pilot project)
penerapan layanan konsultasi
inspektorat kepada 3 OPD
diatas
Evaluasi pelaksanaan jangka
pendek
Minggu 4
Agustus
Penggunaa
n alyanan
secara
online pada
3 OPD
Internal dan
eksternal (tim
programmer, dan
3 OPD)
Memaparkan
Rancangan
Aplikasi
layanan
inspektorat
Rancangan Proyek Perubahan
25
Melakukan revisi Program
Kerja Pengawasan Tahunan
(PKPT) 2020 memasukkan
Layanan Konsultasi
Minggu 1
September
Revisi
PKPT
Walikota, Sekda,
Sekretaris
Inspektorat
Menyiapkan
Draft Usulan
Revisi PKPT
Penetapan Peraturan
Walikota tentang Pedoman dan
Implementasi Sistem Layanan
Konsultasi Inspektorat
Minggu 2
September
Perwal
tentang
Pedoman
dan
implementa
si
Bagian Hukum
dan Sekretaris
Inspektorat
Perwal
Menetapkan Keputusan
Inspektur tentang Pedoman
Layanan Konsultasi oleh
Inspektorat. (Perbaikan
berjalan bila dibutuhkan)
Minggu 3
September
SK
Inspektur
tentang
Pedoman
Layanan
konsultasi
Inspektur,
Sekretaris,
Bagian Hukum
dan Sekban
BKPSDM
Menyiapkan
draft SK
Sosialisasi Perwali dan
Keputusan Inspektorat di atas
kepada seluruh OPD dan
kelurahan2.
Minggu 1
Oktober
Notulensi Seluruh OPD dan
Lurah
Menyiapkan
undangan,
Notulensi,
dokumentasi
kegiatan dan
konsumsi
Pelaksanaan Layanan
Konsultasi kepada 10 OPD.
Minggu 4
Oktober
10 OPD
tersosialisa
si
Tim pengampu,
Programer dan
utusan dari 10
OPD
Menyiapkan
undangan,
bahan
sosilisasi
dan
dokumentasi
Rancangan Proyek Perubahan
26
Tabel 1.3 RENCANA TAHAPAN JANGKA PANJANG
(JANUARI s.d AGUSTUS 2021)
Catatan: Bulan Des 2020 sd Mei 2021 Depok akan melaksanakan Pilkada, akan sedikit
mengganggu jadwal proper.
1 Mengajukan perubahan
Standar Satuan Harga, untuk
honor auditor yg memberikan
layanan konsultasi kepada
OPD.
Minggu 3
Januari
SSH Sekretaris
Inspektorat dan
TAPD
Menyiapkan
usulan
pemberian
uang saku
pengawasan
Evaluasi Pelaksanaan layanan
konsultasi inspektorat
Selama
bulan Feb
dan Maret
Perbaikan
Juknis
Seluruh tim
termasuk tim
programer
Menyiapkan
Lembar
Evaluasi
3 Menambah cakupan layanan
konsultasi dari 10 OPD menjadi
seluruh OPD sampai dengan
kecamatan dan kelurahan
Minggu 1
Apil
34 OPD
dapat
mengakses
layanan
konsultasi
inspektorat
Seluruh Tim
Pengampu dan
Tim Programer
Menyiapkan
SK Tim
pengampu
4. Menyusun dan menetapkan
Keputusan Inspektur untuk
satuan angka kredit bagi
Auditor untuk layanan
konsultasi.
Minggu 3
Juni
SK
Inspektur
tentang
angka
kredit bagi
pengampu
layanan
konsultasi
inspektorat
Internal
Inspektorat dan
Bagian Hukum
Setda
SK Inspektur
5 Menugaskan auditor untuk Juli dan 10 orang Sekretaris dan Menyiapkan
Rancangan Proyek Perubahan
27
penguatan dan perbanyakan
tenaga pelayanan konsultasi
inspektorat (diklat teknis
substansi berkisar 3 sd 5 hari
untuk setiap jenis diklat)
(Menugaskan 10 orang auditor
utk mengikuti diklat atau PPM
(Program Pelatihan Mandiri)
PBJ, SPIP, Manajemen resiko,
Sistem akuntansi BLUD, Zona
Integritas)
Agustus auditor
mengikuti
diklat
Auditor yang
ditugaskan
Surat Tugas
dan
Anggaran
I.E RENCANA STRATEGIS MARKETING
Strategi marketing yang akan dilakukan dalam proyek perubahan ini menggunakan
2 (dua) pendekatan, yaitu Strategi Marketing pada Proses Penyusunan Proyek Perubahan
dan Strategi Marketing pada Hasil Proyek Perubahan. Kedua pendekatan ini diharapkan
dapat mendukung keberhasilan proyek perubahan.
Strategi marketing terhadap kedua pendekatan tersebut menggunakan strategic
partnership. Strategi ini untuk mendukung keberhasilan pemasaran proyek perubahan
dengan cara kolaborasi yang erat dengan stakehoder.
1. Strategi Marketing Proses Penyusunan Proyek Perubahan
Strategi marketing diarahkan kepada stakeholder agar mendukung proyek perubahan.
Strategi marketing ini dimulai dari identifikasi stakeholder kemudian dilakukan
pemetaan. Dari hasil pemetaan stakeholder tersebut kemudian ditentukan strategi
untuk mempengaruhi dengan harapan seluruh stakeholder mendukung proyek
perubahan.
a. Identifikasi Stakeholder
Identifikasi Stakeholder adalah identifikasi instansi/individu yang berkepentingan
dan memiliki pengaruh terhadap proyek perubahan. Pengaruh tersebut dapat
bersifat positif yang berarti mendukung, negatif yaitu menjadi sumber penghambat,
Rancangan Proyek Perubahan
28
atau netral yaitu pengaruhnya tidak mendukung dan menghambat proyek
perubahan.
Tabel 1.4
Identifikasi Stakeholder dan Strategi Komunikasi
No Stakeholder Strategi
Komunikasi
Dukungan/
Pengaruh
Analisa
Stakeholder
Jenis
Stakholder
A. Stakeholder Internal
B. Stakeholder Eksternal
1 Wali Kota Laporan Positif Promotor Utama
2. Sekda Laporan Positif Promotor Utama
3. Seluruh OPD Koordinasi Positif Promotor Primer
4. Seluruh Camat Koordinasi Positif Promotor Primer
5. Seluruh Lurah Koordinasi Positif Promotor Primer
7. Tim IT dan Media Sosial Konsultasi Positif Latent Primer
8. Media Massa Informasi dan
Sosialisasi Positif Apathetics Sekunder
b. Pemetaan Stakeholder
Pemetaan stakeholder diperoleh melalui proses identifikasi para stakeholder yang
terlibat dan terkena dampak dari proyek perubahan baik secara langsung maupun
tidak langsung. Kemudian diidentifikasi lagi sifat dukungan dari masing-masing
stakeholder positif (+), negatif (-), atau netral (+/-). Stakeholder yang memiliki
dukungan positif berarti mendukung dan diprediksi akan mendukung karena
menerima dampak positif dari proyek perubahan. Selanjutnya stakeholder juga
akan diidentifikasi terkait tinggi rendahnya kepentingan dan tinggi rendahnya
pengaruh terhadap proyek perubahan. Setelah dilakukan identifikasi dan
dikelompokkan menjadi empat kuadran diperoleh hasil seperti gambar di bawah.
Rancangan Proyek Perubahan
29
Gambar 1.2
Pemetaan Stakeholder Proyek Perubahan
a) Promotor
Promotor adalah stakeholder yang memiliki kepentingan tinggi dan pengaruh
tinggi/besar terhadap proyek perubahan. Stakeholder yang masuk dalam
kuadran ini adalah seluruh jajaran internal Inspektorat, Wali Kota da
Sekretaris Daerah dan seluruh OPD sampai Kelurahan. Semua stakeholders
ini dinilai memiliki kepentingan yang besar dan juga pengaruh yang besar
juga dalam menentukan jalannya kebijakan yang akan diambil serta memiliki
Rendah Kepentingan
LATENT
Tim IT dan Medsos
DEFENDER
N I h I l
APHETETIS
Media Massa
PROMOTOR
Wali Kota
Sekda
Seluruh OPD
Seluruh Camat
Seluruh Lurah
RE
ND
AH
PE
NG
AR
UH
T
INI
PE
NG
AR
UH
TIN
GG
I P
EN
GA
RU
H
TINGGI KEPENTINGAN RENDAH KEPENTINGAN
Rancangan Proyek Perubahan
30
pemahaman yang luas mengenai Proyek Perubahan yang akan
dilaksanakan.
b) Defender
Stakeholder pada kuadran ini tergolong memiliki kepentingan tinggi, tetapi
pengaruh rendah. Menurut pengamatan kami tidak ada stakeholder yang
masuk dalam quadran ini. Proyek perubahan ini sangat dibutuhkan oleh
semua mitra kerja Inspektorat karena akan sangat membantu dalam
mencarikan jawaban atau solusi yang mereka hadapi terkaiy layanan yang
disediakan.
c) Latent
Pada kuadran ini diidentifikasi Stakeholder yang kurang memiliki
kepentingan terhadap proyek perubahan, tetapi memiliki pengaruh yang
besar terhadap proyek perubahan maupun stakeholder sendiri. Stakeholder
yang masuk dalam kuadran ini adalah Tim IT atau programmer dari Seksi
Aplikasi Dinas Kominfo Daerah Kota Depok.
d) Aphetetis
Pada kuadran ini adalah stakeholder yang kurang memiliki pengaruh dan
kurang juga memiliki kepentingan. Stakeholder pada kuadran ini adalah
media massa. Stakeholders tersebut dinilai tidak memiliki kepentingan dan
pengaruh apa-apa dalam penentuan keberhasilan proyek perubahan
dimaksud, namun memiliki peran yang cukup baik.
c. Strategi Mempengaruhi Stakeholders
Dari identifikasi dan pemetaan Stakeholder, dimana kuadran Latent dan Aphetetis
adalah Tim IT dan Mesia Massa, maka kami merasa kurang relevan untuk
membawa pihak yang ada dalam kuadran ini untuk masuk kedalam kuadran
Defender ataupun Promotor. Karena tidak berhubungan langsung dengan
pemanfaatan proyek perubahan ini, kecuali tim IT yang sangat membantu dalam
tahap awal yaitu pembangunan aplikasinya, yang sejak awal juga sudah melibatkan
tim IT Inspektorat sendiri.
Rancangan Proyek Perubahan
31
Tabel 1.5
Strategi Komunikasi Stakeholders
NO PEMANGKU
KEPENTINGAN EKSPEKTASI
STRATEGI
KOMUNIKASI
1 Wali Kota Menyetujui Memberikan
Laporan
2 Sekretaris Daerah Menberikan dukungan Memberikan Laporan dan Konsultasi
3 Para Kepala OPD Memberikan dukungan Dialog dan Sosialisasi
4 Para Camat Memberikan dukungan Dialog dan
Sosialisasi
5 Para Lurah Memberikan dukungan Dialog dan
Sosialisasi
2. Strategi Marketing Hasil Proyek Perubahan
Strategi marketing terhadap hasil proyek perubahan dilakukan dengan memperhatikan
elemen dalam pemasaran sektor publik, yaitu 4 P 1 C (Product, Price, Promotion,
Place dan customer).
a. Customer
Sasaran utama sebagai customer untuk menggunakan product ini adalah seluruh
Dinas dan Badan, Kecamatan dan seluruh Kelurahan dilingkungan Pemerintah
Daerah Kota Depok.
b. Product
Product yang dihasilkan dari proyek perubahan ini adalah Keputusan Wali Kota
tentang Pedoman Layanan Konsultasi Inspektorat yang dilengkapi dengan Petunjuk
Teknis dan Aplikasi yang mendukung.
Rancangan Proyek Perubahan
32
c. Price
Harga dari pelaksanaan proyek perubahan ini adalah Priceless, layanan ini tidak
berbayar dan kebutuhan anggaran hanyalah untuk pembangunan aplikasi serta uji
coba/sosilisasi saja yang relative tidak memakan biaya besar.
d. Place
Tempat untuk memasarkan proyek perubahan ini adalah melalui beberapa media,
yakni:
1) Brosur
Proyek perubahan ini menghasilkan produk yakni pedoman dan panduan
implementasi dalam bentuk brosur digital yang disebarluaskan kepada seluruh
stakeholders terkait.
2) Media Sosial dan Web
Media sosial menggunakan akun Instagram dan website resmi pemerintah Kota
Depok yang dikelola Dinas Kominfo dan Inspektorat.
e. Promotion
Proyek perubahan ini akan didukung oleh Wali Kota Depok, Sekretaris Kota Depok,
Dinas Kominfo Kota Depok dan penyampaian dalam kesempatan rapat koordinasi
dan rapat kerja di internal pemerintah Kota Depok.
I.F POTENSI KENDALA DAN RENCANA SOLUSI
Beberapa kendala masalah yang mungkin muncul pada saat pelaksanaan proyek
perubahan ini umumnya dari internal yaitu terkait belum banyaknya Auditor yang memiliki
kualifikasi khusus atas jenis layanan yang akan diberikan, namun dalam rencana solusi
kami sudah merenacanakan akan mendiklatkan 10 orang auditor untuk mengikuti diklat
dan program pelatihan mandiri (PPM).
Tabel 1.6
Identifikasi Potensi Kendala dan Rencana Solusi
Perkiraan Kendala Rencana Solusi
Rancangan Proyek Perubahan
33
Keterbatasan waktu tim efektif dalam
pelaksanaan proyek perubahan karena
tumpang tindih dengan pekerjaan lainnya
Pembagian dan manajemen waktu dan
tugas antara pelaksanaan kegiatan
anggota tim efektif dan saling
membackup bila ada permasalahan yang
harus segera ditangan
Jumlah Auditor yang memiliki Spesialisasi
masih sedikit
Akan diikutkan dalam diklat dan PPM
Pandemik covid19 yang menjadikan
focus seluruh stakeholders lebih ditujukan
pada kegiatan tanggap darurat dan PSBB
yang membatasi pertemuan secara
langsung
Menyesuaikan kebijakan PSBB dengan
cara virtual, seperti rapat-rapat tim dan
sosialisasi.
I.G TIM EFEKTIF
Untuk melaksanakan tahapan-tahapan dalam pelaksanaan proyek perubahan,
reformer membentuk tim efektif yang akan membantu pelaksanaan dan operasionalisasi
rencana kegiatan yang telah disusun. Tim efektif ini dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 1.3
Struktur Tim Proyek Perubahan
Coach:
Drs Setia Budi, MA
Koordinator Tim Substansi:
Adhy Parayudha
Koordinator Tim Administrasi:
Syafrizal
Sponsor:
Drg. Hardiono, Sp. BM
Project Leader:
Firmanuddin, SE., Ak
Anggota: Budhi Ch. Via Amalia
Rieka Irjhon
Anggota: Imronah
Panji Deriz M. Riza
Irene Lyn.
Rancangan Proyek Perubahan
34
Penjelasan tentang tugas-tugas dari setiap anggota tim efektif adalah sebagai berikut:
a. Sponsor/Mentor:
Memberikan arahan terkait jenis perubahan, rencana, dan pelaksanaan secara
keseluruhan proyek perubahan.
Membantu project leader untuk mendapatkan sumber daya dalam pelaksanaan
proyek perubahan.
Membantu project leader untuk menyelesaikan permasalahan diluar kewenangan
project leader.
b. Coach:
Memberikan bimbingan tentang jenis perubahan yang akan dilakukan oleh project
leader.
Membimbing dan memantau serta memberikan arahan tentang pelaksanaan
proyek perubahan.
c. Project Leader:
Merencanakan jenis inovasi yang akan dilakukan.
Membangun tim yang akan melaksanakan inovasi/proyek perubahan.
Menyiapkan, mengelola dan mengatur secara administrasi seluruh kegiatan proyek
perubahan.
Melaporkan progress proyek perubahan.
d. Koordinator dan anggota tim administrasi
Bertugas membantu project leader untuk melaksanakan dokumentasi dan
pengumpulan data-data dan bukti proyek perubahan.
e. Koordinator dan anggota tim substansi
Bertugas membantu project leader untuk menyusun mekanisme pengendalian dan
monitoring dan membantu mensosialisasikannya.
I.H ANGGARAN
Rancangan Proyek Perubahan
35
Proyek perubahan ini akan didukung oleh APBD pada DPA Inspektorat Daerah Kota
Depok dan pada DPA Dinas Kominfo Kota Depok.
BAB II
MANAJEMEN PERUBAHAN:
PELAKSANAAN RENCANA PROYEK PERUBAHAN
Peningkatan Peran Inspektorat Daerah Kota Depok melalui consulting activities
diwujudkan dalam bentuk penyusunan pedoman layanan konsultasi baik yang dilakukan
secara manual maupun daring menggunakan aplikasi. Pelaksanaan proyek perubahan
tersebut disesuaikan berdasarkan tahapan waktu (milestone) yang telah direncanakan.
Pada Bab ini akan dijelaskan proses pelaksanaan dan hasil/capaian milestone kegiatan
jangka pendek.
Dari proses diskusi dan konsultasi yang kami lakukan baik diintenal Inspektorat Kota
Depok maupun kepada Inspektorat provinsi DKI Jakarta, kami memutuskan revitalisasi
peran inspektorat yang semula direncanakan dalam bentuk pembangunan aplikasi
layanan konsultasi, menjadi pembangunan sistem layanan konsultasi secara menyeluruh,
yang mencakup pemberian layanan konsultasi secara surat menyurat, tatap muka dan
juga secara elektronik. Perubahan ini akan dituangkan dalam lampiran-lampiran
Keputusan Inspektur mengenai Pedoman Pemberian Konsultasi Inspektorat.
II.A Capaian Tahapan Rencana Strategis
Tabel 2.1
Ringkasan/Overview Pelaksanaan dan Capaian Proyek Perubahan
No Tahapan Dan Kegiatan Waktu
Kegiatan
Output Keterangan
Output
A Tahapan Persiapan
1 Melapor dan
mengkomunikasikan kepada
Sekretaris Daerah Kota
Depok
Minggu 1
bulan Mei
Informasi Agenda
Proyek Perubahan
Output tercapai
2 Mengkomunikasikan kepada
Kepala Dinas Kominfo dan
Kepala BKPSDM
Minggu 1
bulan Mei
Informasi Agenda
Proyek Perubahan
Output tercapai
3 Mengkomunikasikan kepada
stakeholder internal yaitu
Minggu 2
bulan Mei
Informasi Agenda
Proyek Perubahan
Output tercapai
Rancangan Proyek Perubahan
36
seluruh jajaran pada
inspektorat kota Depok
tentang Rencana Proyek
Perubahan yang akan
dilakukan
4 Mengkomunikasikan
gagasan kepada
Stakeholder eksternal
tentang Rencana Proyek
Perubahan yang akan
dilakukan yaitu Diskominfo,
BKD dan 1 Kecamatan
Minggu 2
bulan Mei
Informasi Agenda
Proyek Perubahan
Output tercapai
5 Penyusunan Rancangan Tim
efektif tentang Rencana
Proyek Perubahan yang
akan dilakukan
Minggu 3
bulan Mei
Draft ST Tim
Efektif
Output tercapai
B Tahapan Jangka Pendek
1 Pembentukan Tim Efektif
tentang Rencana Proyek
Perubahan yang akan
dilakukan
Minggu ke 2
Bulan Juni
Surat Perintah
Tugas
Output tercapai
2 Melakukan internalisasi
consulting activities sebagai
kebutuhan pengembangan
kapasitas dan perluasan
peran inpektorat
Minggu ke 4
Bulan Juni
Notulensi Output tercapai
3 Menyusun draft Peraturan
Walikota tentang Pedoman
dan Implementasi Sistem
Pelayanan Konsultasi
Inspektorat
Minggu ke 2
Bulan Juli
Draft Peraturan
Wali Kota
Output tercapai
4 Menyusun Keputusan Minggu ke 3 SOP layanan Output tercapai
Rancangan Proyek Perubahan
37
Inspektur tentang Pedoman
Pemberian Konsultasi
Inspektorat (termasuk
bidang-bidang konsultasi)
Bulan Juli Konsultasi
5 Membuat rancangan Awal
Aplikasi Layanan Konsultasi
Inspektorat
Minggu ke 3
Bulan Juli
Rancangan Awal
Aplikasi
Output tercapai
6 Sosialisasi Pedoman dan
Rancangan Awal Sistem
aplikasi konsultasi
inspektorat kepada 3 OPD
(Diskominfo, Badan
Keuangan Daerah dan 1
Kecamatan)
Minggu ke 4
Bulan Juli
Laporan Output tercapai
1. Koordinasi Internal dengan Mentor
Pada tahap awal pelaksanaan proyek perubahan, hal pertama yang dilakukan adalah
konsultasi internal dengan Sekretaris Daerah Kota Depok selaku mentor terkait
rencana kegiatan proyek perubahan. Konsultasi awal dilaksanakan di ruang Sekretaris
Daerah Kota Depok. Pada dasarnya mentor mendukung terhadap pelaksanaan
proyek perubahan tersebut karena akan membawa dampak positif bagi peningkatan
kinerja Inspektorat Daerah Kota Depok dan Perangkat Daerah di Lingkungan
Pemerintah Kota Depok. Bukti capaian berupa lembar persetujuan yang
ditandatangani oleh mentor.
2. Mengkomunikasikan dengan stakeholder internal
Project Leader mengkomunikasikan
Rencana Proyek Perubahan kepada
Internal Inspektorat Daerah Kota
Depok. Project leader mendapatkan
masukan dari peserta rapat untuk
segera merumuskan bisnis proses
terkait layanan konsultasi Inspektorat.
Rancangan Proyek Perubahan
38
Bukti capaian kegiatan ini berupa Notulensi Hasil Rapat.
3. Rapat Koordinasi Pembentukan
Tim dan Perumusan Bisnis Proses
Rapat koordinasi lanjutan dilakukan
dengan tujuan untuk menyamakan
persepsi (brainstorming) dalam
pelaksanaan kegiatan, serta
pembagian tugas dan wewenang
dari masing-masing anggota tim
guna kelancaran pelaksanaan
tugas rancangan Aplikasi layanan
konsultasi Inspektorat Daerah Kota Depok. Rapat dilaksanakan pada hari Rabu, 20
Mei 2020 di Ruang Rapat Inspektorat Daerah Kota Depok. Bukti capaian kegiatan ini
berupa Notulensi Hasil Rapat.
NOTULENSI HASIL RAPAT
Rancangan Proyek Perubahan
39
4. Pembentukan Tim Efektif
Tim Efektif dibagi kedalam dua tim yaitu Tim substansi Materi dan Tim Administrasi.
Tim administrasi bertugas membantu project leader untuk melaksanakan dokumentasi
dan pengumpulan data-data dan bukti proyek perubahan. Sedangkan tim substansi
bertugas membantu project leader untuk menyusun materi substansi, mekanisme
pengendalian dan monitoring serta membantu mensosialisasikannya. Bukti capaian
kegiatan ini berupa Surat Perintah Tugas.
NOTULENSI HASIL RAPAT
Rancangan Proyek Perubahan
40
5. Rapat Koordinasi Tim Efektif dengan Diskominfo Kota Depok
Rapat Koordinasi lanjutan dilakukan dengan mengundang Diskominfo Kota Depok untuk
memberikan masukan terkait Aplikasi Layanan Konsultasi Inspektorat Daerah Kota Depok.
Masukan dari Diskominfo yaitu:
a. Sebelum aplikasi dibuat perlu dipersiapkan terlebih dahulu proses bisnis dalam bentuk
Flowchart (tugas masing-masing pihak yang bertanggungjawab dan alur proses) dan
SURAT PERINTAH TUGAS
TIM EFEKTIF
Koordinasi dengan Diskominfo
Rancangan Proyek Perubahan
41
Standar Operasional Prosedur (SOP) tentang mekanisme dan teknis mulai dari awal
prosedur hingga pengiriman jawaban.
b. Tingkat level berjenjang untuk menjawab pertanyaan yang dikonsultasikan (1 level
atau 2 level) dan penetapan jangka waktu yang dibutuhkan untuk menjawab
pertanyaan yang dikonsultasikan
c. Akun pengguna aplikasi (perlu ditentukan apakah pengguna aplikasi merupakan ASN
perorangan ataukah cukup satu akun untuk setiap Perangkat Daerah).
d. Perlu diperhatikan juga pertanyaan dan jawaban yang akan ditampilkan dalam FAQ.
e. Evaluasi sistem aplikasi dengan pemberian feedback (dalam bentuk emoticon atau
pemberian tanggapan).
f. Perhatikan pula ketentuan Perpres Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem
Pemerintahan Berbasis Elektronik yang mengatur tentang aplikasi umum dan aplikasi
khusus.
Selain dokumentasi foto, bukti capaian kegiatan ini berupa Notulensi Hasil Rapat.
Rancangan Proyek Perubahan
42
6. Penyusunan Draft Peraturan Wali Kota tentang Layanan Konsultasi Inspektorat
Peraturan Wali Kota tentang
Layanan Konsultasi
Inspektorat diperlukan sebagai
payung hukum dalam
pelaksanaan layanan
konsultasi Inspektorat Daerah
Kota Depok. Penyusunan
Draft Perwal Layanan
Konsultasi dilakukan pada hari
Kamis, 9 Juli 2020 di Ruang
Rapat Inspektorat Daerah Kota Depok. Draft Perwal layanan konsultasi terdiri dari 6
Bab dan 16 Pasal. Bukti capaian kegiatan ini berupa Draft Perwal Layanan Konsultasi
Inspektorat.
Penyusunan Draf Perwal
Rancangan Proyek Perubahan
43
7. Penyusunan Standar Operasional Prosedur Layanan Konsultasi Inspektorat.
Setelah Draft Perwal tentang Layanan
Konsultasi tersusun, berikutnya tim
menyusun Standar Operasional
Prosedur (SOP) Layanan Konsultasi
Inspektorat. SOP memuat prosedur
teknis, pihak-pihak yang
bertanggungjawab dalam setiap
pelaksanaan prosedur dan mutu baku
waktu dan output dari setiap prosedur
Layanan Konsultasi Inspektorat.
Penyusunan SOP dilakukan pada hari
Rabu, 16 Juli 2020, bertempat di Ruang Rapat Inspektorat Daerah Kota Depok. Bukti
capaian kegiatan ini berupa Keputusan Inspektur tentang SOP Layanan Konsultasi
Inspektorat.
Penyusunan Draf SOP
Rancangan Proyek Perubahan
44
8. Menyusun Rancangan Awal Aplikasi Layanan Konsultasi
Rancangan Awal aplikasi Layanan Konsultasi disusun untuk memberikan gambaran
mengenai aplikasi yang akan dibangun. Berikut ini adalah rancangan aplikasi layanan
konsultasi Inspektorat Daerah Kota Depok.
1. Langkah pertama dalam aplikasi layanan konsultasi inspektorat yaitu mendaftarkan
diri dengan meng-klik Daftar untuk akun baru. Jika sudah daftar langsung log in
dengan memasukan NIP dan kata sandi yang telah ditetapkan.
2. Untuk memulai konsultasi, klik sub menu konsultasi lalu klik Buat Konsultasi lalu
nanti akan muncul formulir yang akan diisi. Uraikan permasalahan setelah selesai
klik konsultasikan.
3. Memantau pertanyaan yang dikonsutasikan.
Rancangan Proyek Perubahan
45
9. Koordinasi dengan Inspektorat Provinsi DKI Jakarta terkait layanan konsultasi e-klinik
Project Leader dan tim
mencari adakah aplikasi
yang serupa dengan
Rencana Proyek
Perubahan yang akan
diterapkan di Pemerintah
Kota Depok. Hasil dari
pencarian didapatkan
bahwa Pemerintah
Provinsi DKI Jakarta
melalui Inspektorat
Provinsi DKI Jakarta telah
memiliki model konsultasi berbasis web dengan nama “e-klinik” pada Tahun 2019.
Pada Tahun 2020, terdapat 71 konsultasi dilakukan melalui e-klinik dimana sebagian
besar pertanyaan yang dikonsultasikan terkait Covid-19. Koordinasi dengan
Inspektorat Provinsi DKI Jakarta dilakukan pada hari Jumat, 24 Juli 2020 bertembat di
Ruang Rapat Inspektorat Provinsi DKI Jakarta. Bukti capaian kegiatan ini berupa Nota
Dinas Laporan Hasil Koordinasi.
.
Koordinasi Inspektorat Provinsi DKI Jakarta
Rancangan Proyek Perubahan
46
II.B Peta Stakeholders
Gambar 2.1
Perubahan Peta Stakholder
Perubahan stakeholder dalam implementasi jangka pendek terjadi pada
kelompok defender. Stakeholder pada kuadran ini tergolong memiliki kepentingan
tinggi, tetapi pengaruh rendah. Semula kami mencatat tidak ada stakeholder yang
masuk dalam kategori defender dalam penyusunan Proyek Perubahan ini. Namun dari
proses diskusi dan internalisasi yang kami lakukan kepada seluruh aparat pengawas
baik auditor maupun Pejabat Pengawas Urusan Pemerintah Daerah (P2UPD) ternyata
ada beberapa diantara mereka yang resistan terhadap penyusunan pedoman ini.
Mereka ini adalah auditor/P2UPD yang lebih senang melaksanakan pengawasan
dalam bentuk pemeriksaan (audit). Kami kemudian memberikan pemahaman tentang
perubahan paradigma baru pengawasan, diantaranya dengan melaksanakan
pengawasan dalam bentuk pemberian layanan konsultasi.
Rancangan Proyek Perubahan
47
II.C Implementasi Strategi Marketing
Tabel 2.2
Impelementasi Strategi Marketing
NO PEMANGKU
KEPENTINGAN EKSPEKTASI
STRATEGI
KOMUNIKASI
1 Wali Kota Menyetujui Memberikan
Laporan
2 Sekretaris Daerah Menberikan dukungan Memberikan Laporan dan Konsultasi
3 Para Kepala OPD Memberikan dukungan Dialog dan Sosialisasi
4 Para Camat Memberikan dukungan Dialog dan
Sosialisasi
5 Para Lurah Memberikan dukungan Dialog dan
Sosialisasi
6 Auditor dan P2UPD Memberikan dukungan
dan Melaksanakan
Dialog dan
internalisasi
Strategi marketing terhadap proyek perubahan jangka pendek dilakukan dengan
memperhatikan elemen dalam pemasaran sektor publik, yaitu 4 P 1 C (Product,
Price, Promotion, Place dan customer).
a. Customer
Sasaran utama sebagai customer untuk menggunakan product ini adalah seluruh
Dinas dan Badan, Kecamatan dan seluruh Kelurahan dilingkungan Pemerintah
Daerah Kota Depok.
b. Product
Product yang dihasilkan dari proyek perubahan ini adalah Keputusan Wali Kota
tentang Pedoman Layanan Konsultasi Inspektorat yang dilengkapi dengan Petunjuk
Rancangan Proyek Perubahan
48
Teknis dan Aplikasi yang mendukung yang mencakup layanan konsultasi secara
surat menyurat, tatap muka dan elektronik.
c. Price
Harga dari pelaksanaan proyek perubahan ini adalah Priceless, layanan ini tidak
berbayar dan kebutuhan anggaran hanyalah untuk pembangunan aplikasi serta uji
coba/sosilisasi saja yang relatif tidak memakan biaya besar.
d. Place
Tempat untuk memasarkan proyek perubahan ini adalah melalui beberapa media,
yakni:
1) Brosur
Proyek perubahan ini menghasilkan produk yakni pedoman dan panduan
implementasi dalam bentuk brosur digital yang disebarluaskan kepada seluruh
stakeholders terkait.
2) Media Sosial dan Web
Media sosial menggunakan akun Instagram dan website resmi pemerintah Kota
Depok yang dikelola Dinas Kominfo dan Inspektorat.
e. Promotion
Proyek perubahan ini akan didukung oleh Wali Kota Depok, Sekretaris Kota Depok,
Dinas Kominfo Kota Depok dan penyampaian dalam kesempatan rapat koordinasi
dan rapat kerja di internal pemerintah Kota Depok.
II.D Implementasi Solusi Terhadap Kendala
Selama pelaksanaan proyek perubahan jangka pendek terdapat beberapa
kendala yang dihadapi, baik itu kendala internal maupun kendala eksternal yang
tentunya berpotensi menghambat pelaksanaan dan tercapainya tujuan proyek
perubahan. Kendala-kendala tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :
1. Kendala Internal
Keterbatasan waktu tim efektif dalam pelaksanaan proyek perubahan karena
tumpang tindih dengan pekerjaan lainnya;
Jumlah Auditor yang memiliki spesialisasi masih sedikit
Resistensi Auditor dan P2UPD yang disebabkan masih dalam paradigma lama
Rancangan Proyek Perubahan
49
2. Kendala Eksternal
Pandemik covid1 9 yang menjadikan fokus seluruh stakeholders lebih ditujukan
pada kegiatan tanggap darurat dan kebijakan PSBB yang membatasi
pertemuan secara langsung
Dalam menyikapi kendala, baik internal maupun eksternal dapat dilakukan
beberapa hal sehingga proyek perubahan dapat mencapai target capaiannya sesuai
dengan yang direncanakan:
1. Pembagian dan manajemen waktu dan tugas antara pelaksanaan kegiatan
anggota tim efektif dan saling membackup bila ada permasalahan yang harus
segera ditangani;
2. Strategi komunikasi, baik secara formal maupun informal, untuk menjaga
keberlangsungan jejaring kerja. Penggunaan teknologi komunikasi seperti
Whatsapp group sangat membantu dalam mengefektifkan koordinasi;
3. Terkait keterbatasan jumlah spesialisasi auditor, Inspektorat Daerah kota Depok
mendiklatkan 10 orang auditor untuk mengikuti diklat dan program pelatihan
mandiri (PPM);
4. Terkait dengan resistensi auditor dan P2UPD, dilakukan melalui dialog dan
internalisasi baik yang dilakukan oleh internal Inspektorat maupun dengan
mengundang Narasumber dari BPKP.
5. Terkait situasi pandemik covid-19, Menyesuaikan kebijakan PSBB dengan cara
virtual, seperti rapat-rapat tim dan sosialisasi.
II.E Pemberdayaan Organisasi Pembelajaran
Peter Senge mendifinisikan Learning organisation adalah organisasi dimana
pegawainya secara berkelanjutan mengembangkan kapasitasnya untuk mewujudkan
hasil yang mereka inginkan, pola berfikir baru dan ekspansif ditumbuhkembangkan,
keinginan bersama diberi ruang kebebasan dan pegawai secara terus menerus
belajar bersama. Peter Sange juga mengatakan bahwa bekerja sebagai proses
belajar berkelanjutan yang membentuk masa depan, bukan merupakan reaksi
Rancangan Proyek Perubahan
50
terhadap masa lampau. Sementara David Garvin mendefinisikan organisasi
pembelajar sebagai organisasi yang mahir menciptakan, memperoleh,
menginterpretasikan, mentransfer dan mempertahankan pengetahuan.
Inspektorat Daerah Kota Depok berusaha menerapkan learning organisation
dalam pencapaian tujuan organisasinya. Diantaranya dengan pembangunan
rancangan proyek perubahan. Hal ini diawali dengan membangun komunikasi
dengan seluruh unsur yang ada di internal Inspektorat untuk merumuskan apa yang
akan dilakukan dan bagaimana mengerjakan apa yang dipahami. Rancangan Proyek
Perubahan dikomunikasikan secara internal, pembentukan tim efektif hingga
penyusunan Draft Peraturan dan Teknis layanan Konsultasi pengawasan. Learning
organisation ditandai dengan adanya pengembangan yang terus-menerus melalui
ide-ide baru, pengetahuan dan pemahaman yang baru, yang dipergunakan secara
terus-menerus untuk mengantisipasi, berinovasi dan menemukan cara-cara baru
yang lebih baik dalam mencapai tujuan Proyek Perubahan ini. Dalam hal ini
pencapaian tujuan inspektorat daerah kota depok menjadi organisasi yang adaptif
dan pembelajar untuk menuju peran inspektorat daerah kota depok sebagai trusted
advisor dimana pelaksanaan pengawasan (audit) tidak hanya dilakukan dalam
bentuk assurance activities tetapi juga pemberian consulting activities. Hal ini
ditandai dengan dibangunnya standar layanan konsultasi dalam Pedoman Layanan
Konsultasi Inspektorat.
Koordinasi dengan Diskominfo maupun Inspektorat Provinsi DKI Jakarta
memperkaya pengetahuan project leader dan tim efektif sebagai upaya peningkatan
peran Inspektorat melalui consulting activities. manajemen waktu yang lebih baik
dalam pelaksanaan kegiatan anggota tim efektif dan pelaksanaan Diklat serta PPM
akan semakin meningkatkan kualitas SDM Inspektorat Daerah kota Depok. Dengan
hadirnya aplikasi layanan konsultasi diharapkan dapat memberikan kontribusi nyata
kepada Pemerintah Kota Depok khusunya terkait penyediaan layanan konsultasi
bagi Perangkat Daerah di Lingkungan Kota Depok secara lebih cepat dan akuntabel.
Rancangan Proyek Perubahan
51
BAB III
PENUTUP
III.A Pembelajaran Kepemimpinan
Proyek Perubahan merupakan proyek yang implementatif dan manfaatnya
dapat langsung dirasakan/digunakan bagi Organisasi yang menjadi objek proyek
perubahan (dalam hal ini Inspektorat Daerah Kota Depok) maupun bagi Pemerintah
Kota Depok. Sebagai team leader didalam proyek perubahan, kemampuan
komunikasi menjadi sangat penting. Team leader menyampaikan Rancangan
Proyek Perubahan kepada stakeholder internal dan eksternal agar proyek
perubahan dapat dipahami/dimengerti dan pada akhirnya diharapkan mendapatkan
dukungan yaitu melalui komunikasi dalam pertemuan-pertemuan non formal dan
rapat-rapat resmi. Tantangan kondisi pandemik yang membatasi gerak/pertemuan
fisik memaksa Team leader terus memotivasi tim efektif untuk tetap berkomitmen
bekerja dan menyelesaikan tahap demi tahap dari rencana jangka pendek.
Pencapaian tersebut tidak dapat terpisahkan dari kemampuan manajemen
organisasi dan komunikasi yang baik. Kehadiran pedoman layanan konsultasi
nantinya akan meningkatkan citra Inspektorat Daerah Kota Depok, meningkatkan
efektivitas dan peran Inspektorat Daerah Kota Depok, mempercepat layanan dan
mengurangi penyebaran covid-19 secara tidak langsung karena konsultasi
dilakukan secara daring.
III.B Kesimpulan
1. Peningkatan Peran Inspektorat Daerah Kota Depok melalui consulting activities
diwujudkan dalam bentuk penyusunan pedoman layanan konsultasi baik yang
dilakukan secara manual maupun daring menggunakan aplikasi.
2. Pencapaian Jangka Pendek Proyek Perubahan yaitu tercapainya pembentukan
tim efektif yang terdiri dari tim substansi dan tim sekretariat, tersusunnya Draft
Peraturan Walikota, Surat Keputusan Inspektur Daerah Kota Depok tentang
Standar Operasional Prosedur Layanan Konsultasi Inspektorat Daerah Kota
Depok dan Rancangan Awal Aplikasi Layanan Konsultasi Inspektorat.
Rancangan Proyek Perubahan
52
III.C Rekomendasi
1. Setiap proyek perubahan yang sifatnya jangka panjang memerlukan
pendampingan-pendampingan sejak awal, baik sosialisasi dan advokasi demi
kesuksesan dari program proyek perubahan. Terlebih lagi yang berhubungan
dengan pembangunan sebuah sistem berbasis TIK yang akan berdampak
kepada perubahan budaya kerja. Untuk itu Komuniklasi dan koordinasi dengan
Sekretaris Daerah, Diskominfo dan stakeholdres terkait harus tetap
dipertahankan.
2. Proyek perubahan jangka pendek yang kiranya sudah berhasil dilakukan harus
bisa dilanjutkan dengan capaian untuk jangka menengah dan jangka panjang.
Kesemuanya harus didukung dengan anggaran yang jelas dan pembangunan
SDM pendukung serta persiapan budaya kerja yang baru tersebut.
3. Hal yang sering terlupakan dalam pembangunan sebuah sistem adalah
pemastian agar SDM internal atau pihak yang diberi wewenang bisa memelihara
sistem yang sudah terbangun melalui transfer knowledge. Sehingga sistem akan
terus berjalan dengan lebih baik dan memunculkan inovasi dan kreasi baru.