1. UVOD

U ovom seminarskom radu obradio sam temu projekni menadment. U prvoj cjelini govorit u vam o projektu kao o poduhvatu s poetkom i krajem koji vode ljudi prema postavljenim ciljevima, i o pivremenou projekta to znai da svaki projekt ima prethodno definiran poetak i zavretak.

U drugoj cjelini predstavit u vam projektni menadment odnosno projektni menader te perspektivu projektnog menadmenta koji podrazumijeva odreene uvjete, pojam 7-S kao temelj svakog dananjeg projektnog menadera odnosno menadmenta i o ulozi projektnog menadmenta i projektnom timu.

Trea cjelina govori o organizaciji projekta kao o opem pojmu, o projektnoj organizacijskoj strukturi koja predstavlja dodatnu organizacijsku strukturu i nain na koji izabrati odreenu organizacijsku strukturu za temelj organiziranja svakog projektnog menadmenta.

U etvrtoj cjelini govori se o fazama rada na projektu kao jednom od najvanijih elemanata svakog projektnog medamenta. Objasnit u planiranje projekta, mogue rizike u planiranju te vrste rizika i problema koji se mogu pojaviti ukoliko projekt nema izglede za uspjeh.

U pretposljednjoj cjelini govorit u o zavretku projekta kao o posljednjoj fazi projekta tj. formalnog prihvaanja i verificiranja odreenog projekta. Objasnit u naine na koje projekt moe zavriti i zavrno izvjee.

U zakljuku u istaknut presudnu ulogu projektnog menadmenta jer postaje znaajna, ako ne i kljuna funkcija svakog kvalitetnog menadmenta i ostvarivanja profitabilnosti.2. PROJEKTProjekt je jedinstven poduhvat s poetkom i krajem koji vode ljudi prema postavljenim ciljevima. Projekt je privremeno nastojanje da se stvori jedinstven proizvod. Kod ciljeva proizvoda smatramo: preformanse, vrijeme i trokove. Svaki projekt ima poetak, kraj, vlastiti proraun, svoju strukturu i namjenu a za rezultat ima jedinstven proizvod. Projekt mora biti prethodno usmjeren prema odreenom cilju.Projekt je ciljno usmjerena, jednokratna, relativno nova i kompleksna namjera, produkt ili cjelovitost meusobno povezanih aktivnosti ije je trajanje vremenski ogranieno. Realizacija aktivnosti povezana je s koritenjem resursa i visokim rizikom, pa zahtjeva suradnju razliitih strunjaka ( timski rad ) i posebno organiziranje.Privremenost projekta znai da svaki projekt ima prethodno definiran poetak i zavretak. Pod pojmom jedinstvenost projekta podrazumijevamo izradu neega to do tog trenutka nikad nije bilo sainjeno i po tome nainu je svaki projekt jedinstven. Kvaliteta projekta oznaava kvalitetu sa stajalita: proizvoda, usluge, potroaa, vrijednosti. Multikulturoloko obiljeje projekta su projekti koji izvode dvije ili vie zemalja a nazivaju se isto tako i internacionalni projekti. Zbog susreta razliitih kultura takve projekte nazivamo i multikulturalnim. Osnovne prepreke kod multikulturalnog projekta su: jezine razlike, kulturoloke razlike, edukacijske, pravne, politike,vjerske...Ciljevi projekta se ostvaruju slijedom promiljenih aktivnosti kojima je tono definirano to se oekuje kao rezultat, koje je predvieno vrijeme te koji resursi se rabe ili sudjeluju u radu. Sve aktivnosti rasporeene su u vremenski slijed ovisno o povezanosti rezultata rada te optimiranog rasporeda kako bi se skratilo ukupno vrijeme rada na projektu. Da bi mogli nadzirati izvrenje planova ugrauju se kontrolne toke na karakteristinim i obino znaajnim tokama planiranog ostvarenja.

Primjeri projekta mogu biti i izrada razliitih graevinskih objekata kao to su tuneli, prometnice, snimanje filma, proizvodnja strojeva, vozila, brodova itd...3. PROJEKTNI MENADEMNT / MENADER

Projektni menadment obuhvaa planiranje, organiziranje, praenje i kontrolu svih aspekata projekta te motiviranje svih ukljuenih ljudi za postizanje projektnih ciljeva. Perspektiva projektnog menadmenta podrazumijeva: dostupnost tehnologije, smanjenje ivotnog vijeka proizvoda i utjecaj multinacionalnih korporacija. PMI (Project Managment Institute) osnovan je u Atlanti, SAD 1969 godine. Pojam 7-S kao okvir projektnog menadmenta oznava strategija (strategy), struktura (structure), sustavi (systems), zaposlenici (staff), vjetine (skills), stil (style), interesno-utjecajne strane (stakeholders).Projektni menader (ProjectManager) je osoba odgovorna za realizaciju svih poslovnih aktivnosti u odreenom projektu i izravno je odgovorna direktoru poduzea. Uloga projektnog menadera je obuhvat projekta koji zahtjeva vise resursa od onih koji su dostupni unutar pojedine funkcije, kad se okolina ubrzano mijenja pa postoji potreba za organizacijskom fleksibilnou i kada dolazi do umreavanja s klijentima i dobavljaima, te kad organizacija djeluje na dinaminom tritu.Znanja koja su potreba su struna znanja, specijalizirana znanja o projektnom menadmentu, administrativna iorganizacijska znanja, opa znanja o sociologiji, psihologiji. Potrebne vjetine za voenje projekta su: procjena i planiranje projekta, projektna komunikacija, pregovaranje, rjeavanje problema, etinost i moralnost..MENADMENTPROJEKTNI MENADMENT

1. Planiranje1. Odluivanje

2. Organiziranje2. Planiranje

3. Nareivanje3. Organiziranje

4. Koordiniranje4. Upravljanje ljudskim potencijalima

5. Kontroliranje5. Voenje

6. Kontroliranje

7. Upravljanje promjenama

Tablica 1: Osnovne funkcije projektnog menadmentaKarakteristike ciljeva projekta su : izvedivost

prilagodljivost

VRIJEMETROKOVIKVALITETA

IzvedivostNajkrae mogueNajjeftinije mogueNajvia razina

PrilagodljivostPo planu Prema proraunuPrema specifikaciji

Tablica 2: Karakteristike ciljeva projekta

Posebne osobine koje svaki projektni menader mora imat su : odlunost, sklon inicijativi, inteligentan, samouvjeren i siguran, organizator i planer, motivator, graditeljtima, poten, fleksibilan i prilagodljiv, dominantan, otvoren, zna kada treba riskirati.

Zadaci projektnog menadera su : imenovanje suradnika, koordinacija tima, sudjelovanje kod kreiranja tima, raspodjela poslova unutar tima, izrada izvjetaja stanju projekta.

Odgovornosti projektnog mendera su : nadzor nad trokovima, odravanje termina, ispravno rjeavanje problema, komunikacija unutar tima, priprema i provoenje projsktnih sastanaka.3.1. PROJEKTNI TIM

Projektni tim podrazumijeva strunu skupinu osoba zaduenu za neposrednu izvedbu projekta, a sastoji se od voditelja projekta i projektanata. Voditelj projekta (projektni menader) je osoba pod ijim se vodstvom projekt neposredno izvodi. Projektant (lan projektnog tima) je strunjak koji neposredno izvodi zadatake.Postupak formiranja tima sastoji se od :-odabira projektnog menadera,

-projektni menader bira pomonike

-projektni menader i pomonici biraju lanove tima

-projektni mnenader dogovara sastanak sa vrhovnim menadmentomVrste projektnih timova su funkcijski timovi, timovi "teske" kategorije, "lake" kategorije, autonomni timovi, virtualni timovi.Virtualni timovi su timovi budunosti. lanov ivirtualnog tima se mogu nalaziti svuda po svijetu, za razliku od klasinih timova. Poslovi se vie ne izvode u uredu, a primjena novih tehnologija im omoguava laki rad.PRIJEPOSLIJE

Pota,faksE-mail

PapirDigitalni zapi

Borba Povjerenje

NadmetanjeSuradnja

Sastanci neposredni kontaktTele / video komunikacija

Tablica 3: Promjene koje omoguuju virtualni rad

Motivacija projektnog tima : utvrditi potrebe lanova projektnog tima

odrediti imbenik ekoje potiu ljude na rad

omoguiti optimalno pruanje savjeta

odrediti program nagraivanja lanova projektnog tima

4. ORGANIZACIJA PROJEKTAOpi pojam organizacije podrazumijeva svako ljudsko udruivanje u svrhu postizanja zajednikog cilja. Organizaciju ini skupina ljudi koja koordiniranim radom nastoji ostvariti zajednike ciljeve. Primjeri takvih organizacija su : obitelj, kola, poduzee, vojska, policija, lokalna uprava. Organizacijska struktura je svojevrsna kompozicija elemenata povezanih prema nekoj koncepciji i po poznatim organizacijskim pravilima. Funkcija organizacijske strukture su koordinacija u organizaciji te uspjeno povezivanje elemenata organizacije u svrhu uspjeneg obavljanja zadanih aktivnosti. Organizacijske strukture mogu biti : funkcijska, divizijska, matrina i mrena. Funkcijska organizacijska struktura prema ovoj organizacijskoj strukturi je ona kod koje se poslovi razvrstavaju prema osnovnim funkcijama, a onda po organizacijskim jedinicama pa sve do radnih mjesta. Divizijska organizacijska struktura oblikuje se po predmetnom ili teritorijalnom naelu, pri emu se svi poslovi koji se mogu vezati uz jedan proizvod razvrstavaju u odgovarajue organizacijske jedinice.

Pojam projektne organizacijske strukture predstavlja tzv. dodatnu organizacijsku strukturu zbog toga to zahtijeva odreene promjene u postojeoj organizacijskoj strukturi, potrebne za izradu odreenog projekta. Osobine projektne organizacijske strukture predstavljaju orijentiranost na zadatke koji se uglavnom javljaju prvi put jer se projekt tretira kao cjelina koja se izvodi po utvrenim fazama, ogranienosti trajanja, ogranienosti resursa i timskim radom. Oblici projektne organizacijske strukture mogu biti isti i individualni.4.1. IZBOR ODGOVARAJUE ORGANIZACIJSKE STRUKTUREPojam odgovarajue organizacijske strukture ne misli na strukturu koja ce "slijepo" slijediti postavljenu strategiju, nego na strukturu koja e proaktivno utjecati na ciljeve organizacije. Procedura izbora odgovarajue organizacijske strukture definira kljuni rezultat, kljune zadatke kojima emo doi do kljunog rezultata, odrediti jedinice kojima treba dati zadatke, posloiti zadatke u logian slijed.5. FAZE RADA NA PROJEKTU

Poetna faza rada na projektu podrazumijeva iniciranje, selekciju i planiranje projekta.Iniciranje projekta je iniciranje ideje i projektni zahtjev. Projektni zahtjev definira : to je poslovni problem, to se treba napraviti, potrebni ljudski i materijalni resursi, oekivana korist od projektnog proizvoda. Faza iniciranja zavrava dokumentom koji se zove preliminarni projektni plan, koji pojanjava ciljeve projekta, ogranienja i okvir projekta. Sr sadraja preliminarnog projektnog plana dobiva se odgovorom na sljedea pitanja : to je projektni rezultat? Koji su ciljevi pokretanja projekta ? to je okvirni projektni obuhvat? Koliki je okvirni budet? Kad je predvien zavretak projekta? Kako mjerimo uspjenost pojedinog projekta?

Selekcija projekta u ovoj fazi na osnovu zahtjeva i preliminarnog projektnog plana, obavlja evaluacija (procjena) i izbor projekta od strane menadmenta. imbenici evaluacije projekta su : proizvodnja, marketing, financije, ljudski potencijali i administrativni imbenici

imbenici proizvodnje podrazumijevaju vrijeme potrebno za instalaciju, vrijeme zastoja proizvodnje potrebno za instalaciju, potrebna energija, zgrade i ostala fiksna imovina, sigurnost procesa, promjena u cijeni po proizvodnoj jedinici, potrebno vrijeme i trokovi razvoja. imbenici marketinga predstavljaju : veliina potencijalnog trita, vrijeme dok se proizvod ne prihvati u potpunosti, prihvatljivost za kupce, utjecajna sigurnost kupaca. Financijski imbenici koji utjeu na proizvodni tok su : profitabilnost, utjecaj na novani tok, potreba za gotovim novcem, period isplate projekta, veliina potrebne investicije.

Metode za selekciju projekta mogu biti nurneriki i nenumericki.U tipove nenumerikih metoda spadaju : konkurentska nunost, operativna nunost, metoda usporedbe, proirenje proizvodne linije... Tipovi numerikih metoda su: period povrata, prosjena stopa povrata, neto sadanja vrijednost projekta, interna stopa povrata, metoda imbenika 0-1, metoda imbenika sa vie razina. Period povrata je omjer fiksne investicije koliko mi uloimo u projekt sa onim novcem koji e se vratiti od projekta. To je zapravo vremenski period u kojem nam se vraa uloeni novae. Npr. ako smo uloili u projekt 5000 KN, a godinje od projekta zaraujemo 1000 KN onda period povrata izraunavamo po formuli :

PP = I / P = 5000 : 1000 = 5 godina

Prosjena stopa povrata je omjer prosjenog profita nakon oporezivanja i investicije u projekt. Npr. Ako je prosjeni godinji profit nakon oporezivanja 750 KN onda je prosjena stopa povrata :

PSP = PrP / I = 750 : 5000 = 0,15Neto sadanja vrijednost projekta je razlog uvoenja vremenske dimenzije novca u injenici da jedna kuna danas vrijedi vie nego jedna kuna u budunosti, pa raunamo hoe li nam projekt biti isplativ u traenu stopu povrata. Interna stopa povrata je kad imamo skup oekivanih priljeva novca i njegova odljeva internom stopom povrata traimo vrijednost kojoj e diskontinuirani prihod biti jednak diskontiniranom rashodu. Projekti su prema ovoj metodi prihvatljivi ako je dobivena vrijednost interne stope povrata vea od traene stope, a ako je manja onda se projekt odbacuje. Metoda imbenika 0-1 temelji se na postavljanju pitanja usklaenosti projekta sa relevantnim imbenicima koji su usklaeni sa organizacijskom strategijom. Nakon toga se sumiraju negativni i pozitivni odgovori. Pitanja koja se postavljaju predprojekt mogu biti i zabrana iz liste imbenika evaluacije projekta. Nedostatak ove metode je u jednakom vrednovanju svih izabranih pitanja. Metoda imbenika s vie razloga pokuava ukloniti nedostatak metode imbenika 0-1 na takav nain da omoguuje vie razina odgovora kao to su npr.od 1 do 5. Tada se odgovori sumiraju i daje se ukupna ocjena projekta.5.1. PLANIRANJE PROJEKTA

Planiranje projekta odreujemo to moramo raditi, tko e to uraditi, kada i na koji nain, gdje e se to uraditi al prije svega ovoga moramo preispitati nae ciljeve i tono odrediti obuhvat projekta. Takoer, vrhovni menadment bi trebao biti kristalno jasan prilikom pokretanja projekta, tj. trebao bi tono definirati to oekuje od projekta, koji je njegov obuhvat i ciljevi. Ovaj proces se mora rezultirati izjavom o radu".

Izjava radu je pisani dokument u kojem pie to e biti rezultat projekta i koji su termini i uvjeti pod kojima se odvija projekt . Prije nego to projekt krene, obje strane i ljudi koji rade na projektu i ljudi koji su inicirali projekt morale bi se sloiti radu. U faze procesa planiranja moemo uvrstiti : analiza proizvoda procesa siniciranja, odreivanje projektnih ciljeva tj. definiranje projektnog obuhvata i izrada strukture ralanjenih poslova,izrada gantograma i mrenih dijagrama, identificiranje uloga i odgovornosti, procjene trokova i procjene rizika.Analiza proizvoda proces siniciranja porazumijeva revidiranje preliminarnog projektnog plana tj. izrada novog dokumenta koji pojanjava svrhu projekta i glavne projektne proizvode. Odrevanje projektnih ciljeva odreuje eljeno stanje projekta na zavretku -1. Je li projekt zavren navrijeme? 2.Je li u okvirima planiranog budeta? 3.Je

Li u okvirima zacrtane kvalitete? Projektni ciljevi mogu biti : izazovni i motivirajui, realistlni i ostvarljivi, specifini i mjerljivi, vremenski odreeni. Definiranje projektnog obuhvata je kljuni proces projektnog planiranja i on je kritini imbenik uspjeha bilo kojeg projekta. Definiranjem projektnog obuhvata definira se posao koji je potrebno obaviti kako bi se isporuio projektni proizvod.

Izrada strukture ralanjenih poslova struktura rasclanjenih poslova (SRP) kojom se definiraju radni zadaci, strukurna. Ralamba proizvoda (PBS) kojom definiramo komponente koje treba postii, strukturna ralamba trokova (CBS) koja ukljuuje trokove. Niveliranje i optimiziranje resursa na projektu je sredite razmatranja u ovom dijelu relacija izmeu progresa na projektu, vremena i dostupnosti resursa. Na vrijeme moemo gledati kao na svojevrsan resurs, pa tako postoje dvije oprene situacije koje treba razlikovati:-sluaj neogranenih resursa u sklopu fiksnog vremena projekta ova situacija naziva se vremenom ogranieno rasporeivanje

-sluaj ogranienih resursa ali fleksibilnog vremena projekta ova situacija naziva se resursima ogranieno rasporeivanje

PREKOVREMENI SATISKRAENI RADNI SATI

Dodatna smjenaUkidanje smjena

Nova zaposlenjaOtputanje radnika

Nabavka nove opremeIznajmljivanje opreme

Kooperacija s novim poduzeemUgovaranje dopunskih poslova

Tablica 4: Potrebni zahtjevi za usklaivanje resursa

5.2. RIZIK PLANIRANJA PROJEKTA

Rizik je procijenjena vjerojatnost da projekt nee uspjeti i posebno je izraen u projektnom menadmentu jer se po definiciji projekt izvodi prvi put i rizian je poznati, kao i krajnji rezultat projekta. Projektni menadment je zapravo upravljanje rizicima jer je jedan od osnovnih zadataka savladati razliite neizvjesnosti kojima je izloen svaki projekt. Rizik se sastoji od tri dijela: rizinog dogaaja, njegove vjerojatnosti i utjecaja tj. tete koja moe biti kanjenje projekta, prekoraenje budeta. Kako bi se moglo upravljati projektnim rizicima potrebno je najprije identificirati potencijalni rizik (rizini dogaaj), nakon toga procijeniti vjerojatnost njegova pojvaljivanja i utvrditi mogue utjecaje (tete) koje on moe prouzroiti. Vrste rizika su: rizik dovretka, rizik trokova i rizik izvedbe. Izvor rizika mogu biti: interni izvori, ekstrmeni izvori.U interne izvori rizika spadaju: ljudski potencijali, tehnoloki izvor, marketinki rizik i rizik kvalitete proizvoda.

6. ZAVRETAK PROJEKTA

Faze zakljuivanja tj. zavretka projekta su revizija i zavretak projekta. Revizija projekta je provjera rezultata projekta u usporedbi s planiranim rezultatima. Svrha revizije jest utvrivanje stupnja ostvarenja ciljeva. Vrste revizija mogu biti : revizija isplativosti projekta,interna revizija, zavrna revizija. Razine revizije projekta sadre generalnu ili opu reviziju, detaljnu reviziju, tehniku reviziju. Revizijska izvjea moraju imati: uvod, sadanje stanje, budue stanje, kritine toke, analiza rizika ogranienja i zakljuak. Uvjeti koji se moraju ispuniti kako bi se osigurao kredibilitet, preciznost i opa prihvaenost revizije su :-lanovi revizorskog tima trebaju biti paljivo odabrani

-svi podaci i datoteke trebaju biti dostupni

-slobodna komunikacija s lanovima tima treba biti osigurana

Zavretak projekta je posljednja faza projekta, a to je formalno prihvaanje i verificiranje projektnog proizvoda i prestanak projektnih aktvnosti. Razlozi zavretka mogu biti razlozi vezani za poslovnu strategiju ili npr. projekt nije konzistentan s ciljevima organizacije ili su nova dostignua uinila projekt nepotrebnim. Razlozi menadmenta za zavretak projekta mogu biti : izostanak potpore za implementaciju projekta, predvieni resursi se mogu bolje iskoristiti. U sluaju da klijent vie ne eli projekt projekt se mora obustaviti.

Naini zavretka projekta isto tako mogu biti : -zavravanje gasenjem, npr. gasi se iz dva razloga, ili ako je uspjean pa je ispunio svoje ciljeve ili ako je neuspjean

-nastavljanjem- projekt se zavrava ali nastavlja ivjeti u sklopu funkcijske jedinice organizacije

-integracijom, koja je najpopularnija metoda zavravanja projekta, ali je ujedno vrlo sloena. Postavljaju se pitanja i daju odgovori za kljune imbenike projekta.-izgladnjivanjem, ova metoda zapravo nije zavravanje projekta u njegovom klasinom smislu, nego njegovo "izgladnjivanje", tj. postupno nestajanje limitiranjem budeta.6.1. ZAVRNO IZVJEEZavrno izvjee sadri to je krivo a to dobro na projektu,tko je i u kojoj mjeri pomogao ostvarenje projekta, to je sve poduzeto kako bi se obradila materija projekta i koji su se rizici i otvorena pitanja pojavljivala na projektu. Zavrno izvjee je potrebno jer koristi projektnom menadmentu kako bi poboljao svoje vjetine, koristi organizaciji kako bi poveao intelektualni kapital i jer koristi projektnom menadmentu kako bi se unaprijedilo uspjenost upravljanja i voenja buduih projekata.Nakon to se zavre sve aktivnosti na projektu i nakon to se naini zavrni izvjetaj, rasputa se projektni tim a formalni zavretak projekta obiljei se malom proslavom.

7. ZAKLJUAK

Projektni menadment posljednjih godina ima presudnu ulogu jer postaje znaajna, ako ne i kljuna, funkcija svakog kvalitetnog menadmenta i ostvarivanja profitabilnosti. Danas je gotovo nezamislivo da u svim sferama poslovnog i osobnog djelovanja ne koristimo bar dio projektnog menadmenta. Veliki broj strunjaka slae se s injenicom da dobar projektni menadment u tvrtkama moe biti presudan za uspjenost upravljanja, djelovanja i razvoj. O kvalitetnom projektnom menadmentu ovisi uspjeh tvrtki, te njihov opstanak u dinamici i konkurentnosti trita. Projektni menadment je disciplina koja kombinira znanje, vjetine, alate i tehnike potrebne kako bi uspjeno ispunili projektne ciljeve. Za organizacije usmjerene na svoje kupce, znanja projektnog menadmenta kljuna su za konstantnu i efikasnu isporuku visoko kvalitetnih proizvoda i usluga. Upravljanje projektima na razini tvrtke omoguuje izvrnom menadmentu i svakoj organizacijskoj jedinici efikasnu orijentaciju na izvrenje projekata koji su u suglasju sa stratekim ciljevima tvrtke. Savjetovanje o projektnom menadmentu pojedine tvrtke odnosi se na : osmiljavanje novih projektnih ideja, razvijanje postojeih projektnih ideja, voenje i monitoring projekata, evaluaciju odraenih projekata, izrada vremenskih tijekova, budeta, usklaivanje projekata sa strategijom tvrtke, i sl.LITERATURA

-www.projektni.menadment.com.hr-www.projekt.com

-www.menadment.comPAGE 14