2013
2013
Proceduri contabile
societatea nationala de cruce rosie din romania
Continut:
1.Modul de organizare a contabilitatii
2.Sistemele informatice utilizate
3.Conturi utilizate si proceduri de nregistare contabil
3.1.Capital
3.1.1. Constituirea capitalului social
3.1.2.Majorarea capitalului social
3.1.3. Diminuarea capitalului social
3.1.4.Rezerve
3.1.5. Rezultat reportat
3.1.6. Repartizarea profitului
3.1.7. Prime de capital
3.2. Imobilizari
3.2.1.Imobilizari necorporale
3.2.2.Imobilizari corporale
3.2.3.Imobilizari corporale in leasing
3.2.4.Imobilizari financiare
3.3.Stocuri
3.3.1. Materii prime
3.3.2.Obiecte de inventar
3.3.3. Stocuri in curs de aprovizionare
3.3.4. Produse si productie in curs de executie
3.3.5.Marfuri
3.4.Terti
3.4.1. Furnizori
3.4.2.Clienti
3.4.3.Taxe
3.4.4.Avansuri de trezorerie
3.4.5.Grup si asociati
3.4.6.Imputarea lipsurilor la inventar
3.4.7. Salarizare
3.5. Trezoreria
3.5.1. Disponibiltati in conturi la banci
3.5.2. Disponibilitati in casieria unitatii
3.6.Cheltuieli
3.7.Venituri
4. Documente financiar contabile utilizate de catre
societate
4.1.Registre necesare obligatorii
4.1.1. Registrul jurnal
4.1.2. Registrul-inventar
4.1.3.Cartea mare
4.2. Registrul unic de control- obligatoriu
4.3. Documente pentru evidenta diverselor operatiuni
4.3.1. Documente utilizate pentru evidenta stocurilor
4.3.2.Documente utilizate in evidenta mijloacelor fixe
4.3.3.Documente utilizate in gestionarea trezoreriei
4.3.4. Decontari cu personalul
5.Procedura de calcul si inregistare a salariilor
6.Procedura de gestionare a mijloacelor fixe
7.Procedura de gestionare a stocurilor
8. Procedura de gestionare a achizitiilor si a datoriilor catre
furnizori
9.Procedura de gestionare a vanzarilor si creantelor clienti
10.Procedura de gestionare a casieriei
11.Procedura pentru deconturile de trezorerie
12. Procedura de reconciliere a conturilor bancare
13.Procedura inchiderii de luna/ de perioada
14. Procedura inventarierii patrimoniului
1.Modul de organizare a contabilitatii
Structura departamentului contabil (organigrama)
DIRECTOR ECONOMIC CONTABIL-REFERENT SPECIALITATE la Sediul
Central
ECONOMIST , CONTABIL - FILIALE
2.Sistemele informatice utilizate
In vederea prelucrarii datelor societatea utilizeaza urmatoarele
aplicatii informatice:
Contabilitate financiara :PROGRAME INFORMATICE Contabilitate de
gestiune : PROGRAME INFORMATICE Evidenta mijloacelor fixe: FISA
MIJLOACELOR FIXE Evidenta stocurilor:FISE DE MAGAZIE
Salarizare:
Sistemul de pontaj: FOAIE COLECTIVA DE PREZENTA Aplicatie calcul
salarial:STATE DE PLATA3.Procedura de inregistare contabila
In vederea aplicatiei politicilor contabile mentionate in
Manualul de politici contabile, societatea utilizeaza urmatoarele
monografii contabile :
3.1.
3.1.1. Rezultat reportat
Excedentul contabil se preia la nceputul exercitiului financiar
urmator celui pentru care se ntocmesc situatiile financiare anuale
n contul 117 Rezultat reportat.
Nota contabila la inceputul exercitiului financiar este :
In cazul in care societatea a inregistrat deficit in excercitiul
financiar precedent:
117 Rezultatul reportat = 1211 Excedent si deficit
In cazul in care societatea a inregistrat profit in exercitiul
financiar precedent:
1211 Excedent si deficit = 117 Rezultatul reportat
3.2. Imobilizari
3.2.1.Imobilizari corporale
Pentru vanzarea mijloacelor fixe se foloseste contul 461
debitori diversi in loc de 411 clienti
Achizitia de imobilizari corporale sau inregistrarea avansurilor
la imobilizari:
Neplatitor de Tva
2111 Terenuri
= 404 Furnizori de imobilizari2112 Amenajri de terenuri
2131 Echipamente tehnologice (maini, utilaje i instalaii de
lucru)
2121 Constructii
2133 Mijloace de transport
214 Mobilier, aparatur birotic, echipamente de protecie a
valorilor
umane i materiale i alte active corporale
231 Imobilizri corporale n curs de execuie
232 Avansuri acordate pentru imobilizri corporale
Documentul justificativ: Procesul verbal de receptie (cap.
4.3.2.1.)
Receptia imobilizarilor din productie proprie
212 Constructii (sau alt cont de imobilizari) = 722 Venituri din
productia de imobilizari corporale
Inregistrarea amortizarii lunare
6811 Cheltuieli de exploatare privind =
%
amortizarea imobilizrilor 2811 Amortizarea amenajrilor de
terenuri
2812 Amortizarea construciilor
2813 Amortizarea instalaiilor, mijloacelor de transport,
animalelor i plantaiilor
2814 Amortizarea altor imobilizri corporale
2817 Amnortizarea mobilierului, aparaturii
birotice si alte active corporale
La amortizare trebuie tinut cont daca mijloacele fixe sunt
aferente activitatilor economice sau activitatilor fara scop
patrimonial. Contul de amortizari se tine pe analitice : analiticul
01 - pentru activitati fara scop patrimonial si 02 pentru
activitati economice.
Document justificativ : Registrul mijloacelor fixe
Scoaterea din evidenta a imobilizarilor corporale
Un mijloc fix poate iesi din gestiune prin :
casare
vanzare
donatie
- lipsa la inventar
Scoaterea din evidenta se efectueaza cu notele contabile :
%
= 2112, 2131, 2132, 2133, 2134 , 214
2811, 2812, 2813, 2814, 2815, 2817 6583 Cheltuieli privind
activele cedate i alte operaii de capital
Scoatarea din evidenta a terenurilor:
6583 Cheltuieli privind activele cedate i alte operaii de
capital = 2111 Terenuri
Documente justificative : la casare procesul verbal de
casare
Inregistrarea facturii de vanzare a imobilizarii
la neplatitori de TVA:
461 Debitori diveri = 7583 Venituri din vanzarea activelor i
alte operaii de capital
Reevaluarea imobilizarilor corporale
Evidenierea rezultatelor din reevaluarea imobilizrilor corporale
prin metoda recalculrii amortizrii proporional cu schimbarea
valorii contabile brute a activului:
nregistrarea diferenelor din reevaluare, corespunztoare unei
imobilizri
Cont de imobilizari (2111,2112,2131,2132, 2133, 2134, 214) = 105
Rezerve din reevaluare
nregistrarea diferenei de amortizare :
105 Rezerve din reevaluare = Cont de amortizare ( 2811, 2812,
2813, 2814, 2817)
Inregistrarea diferenelor din reevaluare aferente unei
reevaluari subsecvente, care determina scaderea valorii activelor
anterior reevaluuate.
inregistrarea diferentelor din reevaluare
105 Rezerve din reevaluare = Cont de imobilizari
inregistrarea diferenei de amortizare:
Cont de amortizare = 105 Rezerve din reevaluare
Daca a doua reevaluare ulterioara determina o scadere a valorii
mai mare decat rezerva din reevaluare constituita anterior pentru
acel activ , mai intai se diminueaza rezerva din reevaluare, dupa
care acea diferenta se inregistreaza pe cheltuiala ( nedeductibil)
:
% = Cont de imobilizari
6813 Cheltuieli de exploatare privind ajustrile
pentru deprecierea imobilizrilor
105 Rezerve din reevaluare
3.2.2.Imobilizari corporale in leasing
3.2.2.1.Leasing financiar
nregistrarea activului la valoarea capitalului de rambursat:
213 Instalaii tehnice, mijloace de transport, animale i plantaii
= 167 Alte mprumuturi i datorii
sau alt cont de imobilizare asimilate
evidenierea dobanzii aferente contractului de leasing, n cont
extrabilanier:
Debit cont 8051 Dobanzi de pltit
nregistrarea primei facturi pentru rata scadent:
% = 404 Furnizori de imobilizri
167 Alte mprumuturi i datorii asimilate
666 Cheltuieli privind dobanzile
extracontabil, diminuarea dobanzii de plat cu suma inregsitrata
anterior
Credit cont 8051 Dobanzi de pltit
Celelalte facturi se vor inregsitra la fel, cu sumele
actualizate conform scadentarului.
c) Achitarea facturii scadente :
404 Furnizori de imobilizri = 5121 Conturi la bnci n lei
Primirea facturii de la societatea de leasing pentru valoarea
rezidual:
%
= 404 Furnizori de imobilizri
167 Alte mprumuturi i datorii asimilate
e) Achitarea facturii ctre societatea de leasing:
404 Furnizori de imobilizri = 5121 Conturi la bnci n lei
f) nregistrarea amortizrii lunare:
6811 Cheltuieli de exploatare privind amortizarea imobilizrilor
= 2815
3.2.2.2.Leasing operational
extracontabil, la inceputul contractului se evideniaza ratele de
leasing viitoare n valoare total
Debit cont 8036 Redevene, locaii de gestiune, chirii i alte
datorii asimilate
primirea facturii reprezentand rata curenta :
%= 401 Furnizori
612 Cheltuieli cu redevenele, locaiile de gestiune i
chiriile
i,
extracontabil, diminuarea ratelor de leasing cu suma anterioara
lei
Credit cont 8036 Redevene, locaii de gestiune, chirii i alte
datorii asimilate
plata facturii ctre societatea de leasing:
Furnizori = 5121 Conturi la bnci n lei
3.3.Stocuri
3.3.1.Obiecte de inventar
Achizitionarea de obiecte de inventar :
neplatitor de Tva
303Materiale de natura obiectelor de inventar= 401 Furnizori
Darea in folosinta a obiectelor de inventar:603 Cheltuieli
privind materialele de = 303Materiale de natura obiectelor de
natura obiectelor de inventar inventar
c) Concomitent, sumele se pot inregistra extracontabil in contul
8035 Stocuri de natura obiectelor de inventar date n folosinta.
Inregistrarea nu este valabila pentru materialele primite de la
Sediul Central, care au fost date pe cheltuiala de catre Sediul
Central. In acest caz se inregistreaza 303=4511 , 4511=303 si
extracontabil 8035=901.
3.3.2.Marfuri
Inventar permanent
neplatitor de Tva
371 Marfuri = 401 Furnizori
Scoaterea din gestiune a marfurilor
607 Cheltuieli privind marfurile = 371 Marfuri
evaluare la pret de vanzare cu amanuntul
achizitia marfurilor
371 Marfuri
= 401 Furnizori
inregistarea adaosului comercial
371 Marfuri = 378 Diferente de pret la marfuri pret de
achizitie*cota de adaos
descarcarea gestiunii ca urmare a vanzarii marfurilor
Se calculeaza coeficientul K = (Si 378 +Rc 378)/( Si 371 +Rd
371)
%
=
371 Marfuri
378 Diferente de pret la marfuri k* venitul din vanzarea
marfurilor
607 Cheltuieli privind marfurile venit din vz.marfurilor k*
venit din vz. marfurilor)
Modificari de pret la marfurineplatitor de Tva
371 Marfuri = 378 Diferente de pret la marfuri diferentele de
pret
Stocurile de materiale ale Crucii Rosii se tin in cea mai mare
parte in contul 3028. In acest cont vor fi evidentiate toate
materialele, pe analitice . Fiecare filiala va defalca contul pe
activitati specifice. Inclusiv ajutoarele materiale primite ca
donatii, alimentele din Banca de alimente, tiparituri, materiale
consumabile. Se vor tine fise de magazie pentru fiecare cont
analitic. Intrare pe baza de factura, bon de transfer, iesire pe
baza de bon de consum, proces verbal de predare-primire.Intrare:
3028 analitic= 401/73311-donatii materiale/73321 sponsorizari
materiale/ 4511- intre filiale si sediul central
Iesire: % = 3028 analitic
6028/6582- ajutoare acordate/ 671- ajutoare acordsate pentru
calamitati/6583-casari/4511-transferuri intre filiale sau sediul
central.Puteti considera primirea de materiale de la sediu central
ca o donatie.( cheltuiala cu donatia , deoarece atat filiala cat si
sediu central sunt persoane juridice)3.4.Terti
3.4.1. Furnizori
Acordarea unui avans unui furnizor
409 Furnizori debitori = 5121 Conturi la banci in lei
Inregistrarea unei facturi de achizitii (obiecte de inventar) de la
un furnizor
303 Obiecte de inventar
= 401 Furnizori Plata prin ordin de plata
401 Furnizori = 5121 Conturi la banci in lei Plata in numerar ,
din casieria unitatii401 Furnizori = 5311CasainleiIn cazul
achizitiei de imobilizari se utilizeaza conturile :404 Furnizori de
imobilizari in loc de 401Furnizori si405 Efecte de platit pentru
imobilizari in loc de 403 Efecte de platit 3.4.2.Clienti
Decontarile cu clientii se inregistreaza in contabilitate cu
ajutorul contului 411 Clienti , dezvoltat in doua conturi de gradul
2: 4111 Clienti si 4118 Clienti incerti sau in litigiuIn cazul in
care s-au efectuat livrari catre clienti sau prestari de servicii
pentru care inca nu s-au emis facturi, la sfarsitul perioade se
inregistreaza valoarea acestora in contul 418 Clienti facturi de
intocmit.
Exemple:
Cursuri de prim ajutor : neplatitor de Tva
4111 Clienti = 7397 Venituri din cursuri incasarea facturilor de
la clienti prin banca:5121 Conturi la banci = 4111 Clienti in cazul
in care se constata ca la scadenta clientul nu isi onoreaza
obligatia se decide actionarea lui in justitie pentru recuperarea
sumei aferente :4118 Clienti incerti si in litigiu = 4111 Clienti
In cazul in care clientul devine insolvabil si nu isi mai poate
achita obligatia :654 Pierderi din creante si debitori diversi =
4118 Clienti incerti si in litigiu Daca debitul se reactiveaza ,
clientul devenind solvabil, se inregistreaza :4111 Clienti = 754
Venituri din creante reactivate inregistrarea la sfarsit de luna a
prestarilor pentru care nu s-a emis factura :418 Clienti facturi de
intocmit = % 7397 Venituri taxa curs
emiterea facturilor aferente pct. anterior: 4111 Clienti = 418
Clienti facturi de intocmit Incasarea prin ordin de plata
5121 Conturi la banci in lei = 4111 Clienti
Incasarea in numerar
5311 Casa in lei = 4111 Clienti
Contul 7397 se poate folosi pentru toate tipurile de cursuri pe
care le organizam, pentru prestari servicii de prim ajutor la
diverse manifestari culturale sau sportive.
3.4.3.Avansuri de trezorerie
Avansurile de trezorerie sunt sume puse la dispozitia
angajatilor societatii pentru a efectua anumite plati in numele
societatii.Reflectarea in contabilitate a avansurilor de trezorerie
se realizeaza prin intermediul contului 542 Avansuri de trezorerie
. Acordarea unui avans de trezorerie catre un salariat care urmeaza
sa plece intr-o delegatie 542 Avansuri de trezorerie = 5311 Casa in
lei / sau 5121 Conturi la banci in lei Angajatul se reintoarce din
delegatie si depune la contabilitate decontul pe care reflecta
urmatoarele cheltuieli : cazare ,cheltuieli cu diurna .Cazarea
:%
=
542 Avansuri de trezorerie
625Cheltuieli cu deplasari detasari si transferuriDiurna:
625 Cheltuieli cu deplasari detasari si transferuri = 542
Avansuri de trezorerie
Restituirea avansului neutilizat5311 Casa in lei = 542 Avansuri
de trezorerie 3.4.4.Grup si asociati
a. Decontarile ANGAJATII - un asociat( ANGAJAT) pune la
dispozitia unitatii temporar anumite sume
5311 Casa in lei = 4551 Asociati conturi curente dupa o anumita
perioada, sumele se restituie catre asociati (ANGAJATI)
4551 Asociati conturi curente = 5311 Casa in lei
Este o inregistrare putin fortata, dar nefiind asociati numai
salariati si voluntari vom folosi inregistrarea ca si la societati
comerciale.
b.Decontarile cu unitati din cadrul grupului(imprumuturi si cote
participari la proiecte) Transfer de sume intre entitati din cadrul
grupului:
In contabilitatea unitatii care trasfera sumele:
4511 Decontari intre entitatile afiliate = 512 Conturi curente
la banci
In contabilitatea entitatii beneficiare este nota inversa.
Vanzare de imobilizari financiare catre entitati din cadrul
grupului
4511 Decontari intre entitatile afiliate = 7583 Venituri din
vanzarea activelor si alte operatii de capital
Transferul de imobilizari financiare catre entitati din cadrul
grupului
Sediul Central considera transferul de imobilizari, exemplu
masini, fie ca sponsorizare fie ca vanzare. In acest caz se
folosesc inregistrarile contabile ca la achizitii mijloace fixe, pe
baza facturii, sau ca sponsorizare pe baza contractului de
sponsorizare.3.4.5.Imputarea lipsurilor la inventar
4282 Alte creane n legtur cu personalul = 7588 Alte venituri din
exploatare
3.4.6. Salarizare
Inregistrarea salariilor se face cu ajutorul monografiei de mai
jos :1. Plata avansului chenzinal prin casa sau banca425 Avansuri
acordate personalului = 5311 Casa in lei / 5121 Conturi la banci in
lei
2. Inregistrarea cheltuielii cu remuneratia641 Cheltuieli cu
salariile personalului = 421 Personal salarii datorate
Exista atat obligatii datorate de angajat cat si obligatii
datorate de angajator .
3. Inregistrarea retinerilor de la salariat sub forma
contributiilor obligatorii (sanatate, CAS,somaj) sau sub forma
contributiilot rezultate din relatiile angajatului cu tertii
(popriri, chirii , etc)421 Personal salarii datorate = % 4372
Contributia personalului la fondul de somaj 4314 Contribuia
angajatilor pentru asigurarile sociale de
sanatate
4312 Contributia personalului la asigurarile sociale 444
Impozitul pe venituri de natura salariilor427 Retineri din salarii
datorate tertilor (ex. chirii, rate, popriri)428 Retineri
(garantii, imputatii)425 Avansuri retinute
4. Contributii datorate de angajator4.1 Contributii la
asigurarile sociale 6451.Contributia unitatii la asigurarile
sociale = 4311 Contributia unitatii la asigurarile sociale
4.2 Contributia la asigurari sociale de sanatate6453 Contributia
angajatorului pentru asigurarile sociale de sanatate = 4313
Contributiaangajatorului pentru asigurarile sociale de sanatate
4.3 Contributia la fondul de somaj6452 Contributia unitatii
pentru ajutorul de somaj = 4371 Contributia unitatii la fondul de
somaj
4.4 Fond garantare plata creantelor salariale:6452 Alte
cheltuieli privind asigurrile i protecia social = 4373 Alte datorii
sociale
4.5 Contributia la fondul de risc si accidente FOLOSIM CONTUL
4471 CUM A FOST MEREU DE CE 4316??.(se poate folosi si
635)6451.Contributia unitatii la asigurarile sociale = 4316
Contributia unitatii la asigurarile sociale
4.6 Contributia pentru concedii si indemnizatii6451 Contributia
angajatorului pentru asigurarile sociale de sanatate = 4315
Contributiaangajatorului pentru asigurarile sociale de sanatate
concedii
Inregistrarea cheltuielilor privind plata colaboratorilor
inclusiv a instructorilor de prim ajutor:
621 = 421FOLOSIM CONTUL 401 2 PENTRU COLABORATORI PENTRU CA NU
AU NICI O LEGATURA CU FONDUL DE SALARII (SUNT PE CONVENTII CIVILE
PENTRU CARE SE RETINE 10,5%, 5,5%, SI IMPOZIT)3.5. Trezoreria
3.5.1. Disponibiltati in conturi la banci
Disponibilitatile aflate in conturi bancare se inregistreaza cu
ajutorul contului 512 Conturi curente la banci care face parte din
grupa 51 Conturi la banci si care se detaliaza pe 3 conturi de
gradul 2:
5121 Conturi la banci in lei ( defalcate pe analitic pentru
fiecare banca)
5121 conturile de depozite bancare defalcate tot pe
analitice
5124 Conturi la banci in valuta
5125 Sume in curs de decontare
Pentru disponibilitatile banesti pastrate in conturi bancare,
bancile acorda entitatilor economice dobanzi , care reprezinta
venituri. Sunt doua categorii de dobanzi : la cont curent si la
depozite. Dobanzile la cont curent se vor inregistra in contul 766
iar cele la depozite in contul 7341.CRED CA ATI VRUT SA SPUNETI
INVERS ADICA 7341 PENTRU CONTUL CURENT SI 766 PT CONTURILE DE
DEPOZIT
Pentru creditele bancare banca percepe dobanzi care se vor
inregistra pe cheltuiala astfel : inregistrarea dobanzii achitate
catre banca
666 Cheltuieli privind dobanzile = 5121 Conturi la banci in lei
CE FACETI CU 666 + 5121? INREGISTRATI DE DOUA ORI?
inregistrarea dobanzilor care se datoreaza bancii in luna
curenta si care urmeaza a fi achitate in luna urmatoare :
666 Cheltuieli privind dobanzile = 5186 Dobanzi de platit
achitarea datoriei catre banca in luna urmatoare:
5186 Dobanzi de platit = 5121 Conturi la banci in lei
Alte operatiuni bancare
Participarea cu lei la o licitaie de cumprare de valut:
%
=
5121 Conturi la bnci n lei
581 Viramente interne sau
5125 Sume n curs de decontare
627 Cheltuieli cu serviciile bancare i asimilate
Cumprarea de valut la cursul de schimb al bncii la care s-a fcut
licitaia:
5124 Conturi la bnci n valut = 581 Viramente interne sau sume n
curs de decontare
3.5.2. Disponibilitati in casieria unitatii
Conturile care se utilizeaza sunt :5311 Casa in lei
5314 Casa in valuta
Incasarea unei facturi de la client prin casierie
5311 Casa in lei = 4111 Clienti Plata salariului unui
angajat
421 Personal salarii datorate = 5311 Casa in lei Acordarea unui
avans de trezorerie
542 Avansuri de trezorerie = 5311 Casa in lei3.6. Cheltuieli
conturile de cheltuieli sunt aproape identice ca ale agentilor
economici.
CLASA 6- grupa 60 dupa primul model se vor face toate
inregistrarile de la aceasta grupa:
6022- Combustibil
inregistrarea bonului de combustibil 3022=401
plata bonului prin casa sau banca 401=%
5311 sau 5121
Trecerea combustibilui pe cheltuieli 6022=3022PENTRU TRECEREA
COMBUSTITBILULUI PE CHELTUIELI SE INTOCMESTE FOAIE DE PARCURS
PENTRU JUSTIFICAREA CONSUMULUI
6023 materiale pentru ambalat pot intra in acest cont pungi,
cutii carton, saci tot ce folosim ca ambalaje pentru distributiile
de ajutoare. Cont corespondent 3023.6024 piese de schimb putem
folosi acest cont pentru toate piesele de schimb folosite pentru
mijloacele fixe sau obiectele de inventar pe care le avem in dotare
masini, aparatura de birou, mobilier, etc. Cont corespondent
3024.6028 alte materiale consumabile putem folosi acest cont pentru
materiale diverse pe care le folosim. Exemple : pliante, tiparituri
manuale de prim ajutor, calendare, orare, bilete de tombola,
materiale sanitare folosite in trusele de prim ajutor, truse de
prim ajutor,etc. Pentru acest cont vom folosi corespondenta
contului 3028, defalcat pe analitice analitice care vor avea fise
de magazie.
603 materiale de natura obiectelor de inventar cont corespondent
303. 604 materiale nestocate .Inregistrare corecta 604=401 si
5311/5121=401. Parerea mea este ca putem trece direct pe cheltuiala
platile privind materialele nestocate. In aceasta categorie intra:
consumabile birou birotica, papetarie, materiale de igiena
corporala sapun, servetele, hartie igienica, materiale de
curatenie, consumabile mijloace fixe sau obiecte de inventar
exemple: anvelope, lichid parbriz, etc. TOATE MATERIALELE CARE SE
CUMPARA SI SE PUN IN FOLOSINTA, FARA A MAI FI TRECUTE PRIN CONTUL
DIN GRUPA 30.605 cheltuieli in care sunt cuprinse : apa, gaz,
energie electrica. Formula corecta : 605=401 si 401=5311/5121607
Cheltuieli privind marfurile. Este un cont care se refera la
activitatile economice pe care le desfasoara Crucea Rosie, altele
decat cele prinse in Legea 139. Exemple : magazine cu caracter
permanent si cu profile diverse(ex. Magazin alimentar). Se
foloseste pentru descarcarea marfii din gestiune 607= 371.Grupa 61
611 intretinere si reparatii in acest cont se evidentiaza
cheltuieli de reparatii pentru mijloace fixe, contracte de
mentenanta pentru intretinere exemplu: firma de cfuratenie pentru
intretinere sediu, depozit. Fiind un serviciu prestat de un
furnizor inregistrarea va fi : 611=401 si plata 401=5121/5311
612 cont pentru evidentierea cheltuielilor cu chiriile 612=401
si plata 401=5121/5311
613 cont in care se vor evidentia politele de asigurari : RCA,
CASCO, de bunuri, cladiri.614 cont in care putem evidentia
pregatirea salariatilor sau a voluntarilor. Exemple : cursuri de
formare, de specializare.
Grupa 62 / 63 / 64 / 65 / 66/ 67 / 68 / 69621 cheltuieli cu
colaboratorii prezentata mai sus la capitolul salarizare
622 in cazul in care vom lucra cu comisionari. Exemplu: persoane
care primesc comision pentru strangere formulare 2%, comision
pentru strangere de fonduri, etc. 622=5121/5311
623 cheltuieli de protocol si publicitate este clara
inregistrarea624 cheltuieli cu transport bunuri si de personal-
daca sunt facturi de transport marfa sau bonuri fiscale de taxi626
cheltuieli de telefonie fixa si mobila, cheltuieli postale
627- cheltuieli privind comisioanele bancare
628 exemplu factura de salubrizare reprezinta o prestare de
servicii executata de terti
635 cont in care se inregistreaza: taxa de drum-rovinieta, taxe
pentru obtinerea acreditarilor diferitelor cursuri sau servicii,
orice alta taxa la bugetul de stat chiar daca prin legea 139/1995
suntem scutiti de ele.
641,642,645 conturi aferente salariilor, inregistrarile se
regasesc la salarizare. Contul 642 se foloseste atunci cand filiala
are tTichete de masa. Formula de inregistrare: 532=401 receptia
bonurilor
401=5121 plata facturii
642=532 - descarcarea lunara a tichetelor acordate
personalului
658 analitice: 6581-despagubiri, amenzi, penalitati
6582 donatii acordate periodic prin programe sociale DEFALCAT PE
ANALITICE: 65821- ajutoare materiale
65822 ajutoare banesti- daca e cazul- din punctul meu de vedere
nu ar fi de folosit
6583 casarile materialelor
6584 - cheltuieli specifice Crucii Rosii- cheltuieli care se fac
cu voluntarii in diverse activitati, campanii ( asigurarea apei,
hranei, premii in diferite concursuri-inclusiv Sanitarii
priceputi)
6588 daca apar alte cheltuieli de exploatare, la care nu gasim
cont adecvat
665 diferente de curs valutar in special la lesing sau la
operatiuni in valuta, cand inevitabil apare acest cont
666 cont pentru evidentierea dobanzilor la contul curent
668 alte cheltuieli financiare care apar si nu au cont
special
671 cont folosit pentru ajutoarele pe care filiala sau sediul
central le distribuie in situatii de calamitati. Se poate defalca
pe analitice ajutoare materiale 6711 si ajutoare banesti 67126811
cont de amortizare691 cont impozit pe profit din activitati
economice care depasesc valoarea de 50.000 euro??( nu stiu exact
daca s-a aprobat pragul)!!!!!. depasesc valoarea de 15000EUR, si
limita maxima de 10 % din veniturile totale scutite este ptr ONG
,CONFORM CODULUI FISCAL SOCIETATEA NOASTRA ESTE SCUTITA DE IMPOZ PE
PROFIT LA ECHIVALENTUL DE 15000 EURO PENTRU VENITURILE DIN
ACTIVITATI EC. DAR NU MAI MULT DE 10% DIN VENITURILE TOTALE SCUTITE
DE LA PLATA IMPOZITULUI PE PROFIT
IAR IN URMA ULTIMULUI CONTROL AL CURTII DE CONTURI RESPECT CEEA
CE AM MENTIONAT MAI SUS
Inchiderea conturilor de cheltueili
121 Profit si pierdere = % toate conturile de cheltuieli clasa
63.7.Venituri clasa 7 Veniturile Crucii Rosii sunt de doua
categorii:
1. Venituri nerestrictionate
Toate veniturile pe care filiala le obtine, fara o destinatie
specificata: cotizatii, donatii fara destinatie, sponsorizari fara
destinatie, cursuri, sume nerambursabile primite de la autoritati
locale sau centrale fara destinatie, valorificari orare, calendare,
manuale, truse prim ajutor, tombole, servicii sociale, chirii,
activitati productive. Conturile si repartizarea veniturilor
nerestrictionate:Grupa 70 grupa specifica activitatilor economice
mai ales contul 706 venituri din chiriiGrupa 73 grupa cea mai
utilizata pe care o voi defalca astfel:
7311 cotizatii membri
733111- donatii materiale fara destinatie
733121 donatii banesti fara destinatie
733211 sponsorizari materiale fara destinatie
733212 sponsorizari banesti fara destinatie
7341 dobanzi bancare la depozite fara destinatie
7361 venituri nerambursabile de la autoritati locale si centrale
fara destinatie,2%
73711 valorificari diverse tiparituri si publicatii
73712 venituri din baluri, tombole
73713 venituri din alte actiuni ocazionale fara destinatie
tabere, etc
7381 venituri din vanzarea activelor spatii, mijloace de
transport, mobilier, etc.
73911 venituri din cota de 1% taxa timbru de la sediul
central
7394 - diferente curs valutar7397 taxa curs prim ajutor si
oricare curs, taxe pentru asigurare prim ajutor la diferite
evenimente
73991 prestari de servicii ingrijiri la domiciliu, baby -
sitter, servicii medicale , si toate celelalte venituri specifice
Crucii Rosii care nu se regasesc in nici un alt cont
Incepand cu grupa 74 sunt venituri care se refera la activitatea
economica si reprezinta , in mare parte venituri restrictionate. 2.
Venituri restrictionate toate veniturile obtinute cu destinatie
specificata733121- donatii materiale cu destinatie
733122 donatii banesti cu destinatie
733221 sponsorizari materiale cu destinatie
733222 sponsorizari banesti cu destinatie
7342 dobanzi bancare la depozite cu destinatie
7362 venituri nerambursabhile de la autoritati locale si
centrale cu destinatie
73721 valorificari diverse tiparituri si publicatii cu
destinatie
73722 venituri din baluri, tombole cu destinatie
73723 venituri din alte actiuni ocazionale cu destinatie tabere,
etc
7381 venituri din vanzarea activelor spatii, mijloace de
transport, mobilier, etc.
73912 venituri din cota de 1% taxa timbru de la sediul central
cu destinatie
7412 subventii de exploatare pentru materii prime si materiale
consumabile
7413- subventii de exploatare pentru cheltuieli externe
7414 - subventii de exploatare pentru plata personalului
7415 - subventii de exploatare pentru plata asigurari sociale si
protectie sociala
7582 venituri din subventii primite pentru diverse programe
sociale
771 - venituri din subventii pentru evenimente extraordinare,
calamitati
inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli
clasa 7
=
121 Profit si pierdere
4. Documente financiar contabile utilizate de catre
societate
Principalele documente si registre utilizate in vederea
justificarii inregistrarilor din contabilitate sunt prezentate mai
jos.
4.1.Registre obligatorii
Registrele de contabilitate obligatorii pe care societatea le
intocmeste sunt :1. Registrul jurnal2. Registrul inventar3.
Registrul carte mare4.1.1. Registrul jurnal
Este un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz, n
mod cronologic, toate operaiunile economico-financiare. Orice
nregistrare n Registrul-jurnal trebuie s cuprind elemente cu
privire la: felul, numrul i data documentului justificativ,
explicaii privind operaiunile respective i conturile sintetice
debitoare i creditoare n care s-au nregistrat sumele corespunztoare
operaiunilor efectuate.4.1.2. Registrul-inventar
Este un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz
toate elementele de activ i de pasiv, grupate n funcie de natura
lor, inventariate de unitate, potrivit legii.Registrul-inventar se
ntocmete o dat pe an pe parcursul funcionrii unitii, cu ocazia
fuziunii, divizrii sau ncetrii activitii, precum i n alte situaii
prevzute de lege pe baz de inventar faptic.In acest registru se
nscriu, ntr-o form recapitulativ, elementele inventariate dup
natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica
coninutul fiecrui post al bilanului.Registrul-inventar se
completeaz pe baza inventarierii faptice a fiecrui cont de activ i
de pasiv. Elementele de activ i de pasiv nscrise n
Registrul-inventar au la baz listele de inventariere sau alte
documente care justific coninutul acestora.n cazul n care
inventarierea are loc pe parcursul anului, n Registrul-inventar se
nregistreaz soldurile existente la data inventarierii, la care se
adaug rulajele intrrilor i se scad rulajele ieirilor de la data
inventarierii pan la data ncheierii exerciiului financiar.
4.1.3.Cartea mare
Este un registru contabil obligatoriu n care se nregistreaz
lunar i sistematic, prin regruparea conturilor, micarea i existena
tuturor elementelor de activ i de pasiv, la un moment dat. Acesta
este un document contabil de sintez i sistematizare i conine
simbolul contului debitor i al conturilor creditoare corespondente,
rulajul debitor i creditor, precum i soldul contului pentru fiecare
lun a anului curent. Registrul Cartea mare poate conine cate o fil
pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate. Cartea mare st la
baza ntocmirii balanei de verificare.
Registrul Cartea mare poate fi nlocuit cu Fia de cont pentru
operaiuni diverse.Editarea Crii mari se va efectua numai la cererea
organelor de control sau n funcie de necesitile proprii.Durata de
arhivare : Registrul-jurnal, Registrul-inventar i Registrul Cartea
mare se pstreaz n unitate timp de 10 ani de la data ncheierii
exerciiului financiar n cursul cruia au fost ntocmite, iar n caz de
pierdere, sustragere sau distrugere, se reconstituie n termen de
maximum 30 de zile de la constatare.
4.2. Registrul unic de control Obligatoriu Conform prevederilor
Legii nr. 252 din 10 iunie 2003 societatea tine registrul unic de
control.Registrul unic de control are ca scop evidentierea tuturor
controalelor desfasurate la contribuabil de catre toate organele de
control specializate, in domeniile: financiar-fiscal, sanitar,
fitosanitar, urbanism, calitatea in constructii, protectia
consumatorului, protectia muncii, inspectia muncii, protectia
impotriva incendiilor, precum si in alte domenii prevazute de
lege.Evidentierea controalelor in registrul unic de control se face
cu semnaturile reprezentantului legal al societatii si organului de
control.Registrul unic de control se numeroteaza, se sigileaza si
se pastreaza de reprezentantul legal al societatii sau de
inlocuitorul acestuia.PASTRARERegistrul unic de control se tine la
sediul social si la fiecare sediu secundar pentru care s-au
eliberat avize/autorizatii si/sau acorduri de functionare.
4.3. Documente pentru evidenta diverselor operatiuni
4.3.1. Documente utilizate pentru evidenta stocurilor
4.3.1.1. Registrul stocurilor
Registrul stocurilor servete ca document de evaluare a
stocurilor de bunuri i de verificare a concordanei nregistrrilor
efectuate n fiele de magazie i n contabilitate.
Se ntocmete de ctre compartimentul financiar-contabil la
sfaritul fiecrei luni, pe feluri de materiale, obiecte de inventar
i produse, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual
subgrupe sau n ordine alfabetic, prin nscrierea stocurilor din
fiele de magazie i evaluarea lor la preurile de nregistrare.
Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.
4.3.1.2. Nota de receptie si constatare de diferente
Acest document se utlizeaza de catre societate pentru a
justifica:
- recepia bunurilor aprovizionate;- ncrcarea n
gestiune;Obligativitatea acestui formular apare numai n cazul:-
bunurilor materiale cuprinse ntr-o factur sau aviz de nsoire a
mrfii, care fac parte din gestiuni diferite;- bunurilor materiale
primite spre prelucrare, n custodie sau n pstrare;- bunurilor
materiale procurate de la persoane fizice;- bunurilor materiale
care sosesc nensoite de documente de livrare;- bunurilor materiale
care prezint diferene la recepie;- mrfurilor intrate n gestiunile
la care evidena se ine la pre de vanzare.n alte cazuri decat cele
menionate anterior, recepia i ncrcarea n gestiune, dup caz, i
nregistrarea n contabilitate se fac pe baza documentului de livrare
care nsoete transportul (factura, avizul de nsoire a mrfii etc.).Se
ntocmete n dou exemplare, la locul de depozitare sau n unitatea cu
amnuntul, dup caz, pe msura efecturii recepiei. n situaia n care la
recepie se constat diferene, Nota de recepie i constatare de
diferene se ntocmete n trei exemplare de ctre comisia de recepie
legal constituit.n cazul n care bunurile materiale sosesc n trane,
se ntocmete cate un formular pentru fiecare tran, care se anexeaz
apoi la factur sau la avizul de nsoire a mrfii.Circul:- la
gestiune, pentru ncrcarea n gestiune a bunurilor materiale
recepionate (toate exemplarele);- la compartimentul
financiar-contabil, pentru ntocmirea formelor privind reglementarea
diferenelor constatate (toate exemplarele), precum i pentru
nregistrarea n contabilitatea sintetic i analitic, ataat la
documentele de livrare (factur sau avizul de nsoire a mrfii);- la
unitatea furnizoare (exemplarul 2) i la unitatea de transport
(exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite.
4.3.1.3. Fisa de magazie
Fisa de magazie este un document esential in gestiunea
stocurilor.Servete ca:- document de eviden la locul de depozitare a
intrrilor, ieirilor i stocurilor bunurilor, cu una sau cu dou uniti
de msur, dup caz;- document de contabilitate analitic n cadrul
metodei operativ-contabile (pe solduri).Se ntocmete ntr-un
exemplar, separat pentru fiecare fel de material .Fiele de magazie
se in la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri
de materiale ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau n
ordine alfabetic.Pentru valori materiale primite spre prelucrare de
la teri sau n custodie se ntocmesc fie distincte care se in separat
de cele ale valorilor materiale proprii.nregistrrile n fiele de
magazie se fac document cu document. Stocul se poate stabili dup
fiecare operaiune nregistrat i obligatoriu zilnic.Nu circul, fiind
document de nregistrare.Se arhiveaz la compartimentul
financiar-contabil.4.3.2.Documente utilizate in evidenta
mijloacelor fixe
4.3.2.1.Procesul verbal de receptie
Procesul verbal de receptie arata ca mijlocul fix achizitionat
(sau produs, construit in unitate) este gata pentru a fi pus in
functiune. Este data intrarii in gestiune, iar incepand cu luna
urmatoare, se inregistreaza amortizarea.
Servete ca:
document de nregistrare n evidena operativ i n
contabilitate;
document de aprobare a recepiei;
document de punere n funciune a obiectivului de investiii ;
Se ntocmete n trei exemplare, la data punerii n funciune a
mijlocului fix, de ctre secretarul comisiei numite pentru
recepionarea obiectivului de investiii, n prezena membrilor
comisiei care este format din: preedinte, specialiti-consultani,
asisteni la recepie.
Circul:
la persoanele care fac parte din comisie (exemplarele 1, 2 i
3);
la compartimentul care efectueaz operaiunea de control financiar
preventiv (exemplarul 2);
la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea i
nregistrarea procesuluiverbal de recepie (exemplarele 2 i 3).
Se arhiveaz:
La furnizor (antreprenor):
la compartimentul financiar-contabil (exemplarele 2 i 3).
La beneficiar:
la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1).
4.3.2.2. Proces verbal de scoatere din functiune a mijloacelor
fixe
Servete ca:
document de constatare a ndeplinirii condiiilor necesare
scoaterii din funciune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a
materialelor de natura obiectelor de inventar n folosin i de
declasare a altor bunuri materiale decat mijloacele fixe, potrivit
dispoziiilor legale;
document de consemnare a scoaterii efective din funciune a
mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura
obiectelor de inventar n folosin sau de declasare a bunurilor
materiale;
document de predare la magazie a ansamblelor, subansamblelor,
pieselor componente i materialelor rezultate din scoaterea efectiv
din funciune a mijloacelor fixe, precum i din scoaterea din uz a
bunurilor materiale propuse pentru declasare;
document justificativ de nregistrare n evidena magaziilor
(depozitelor) i n contabilitate.
Se ntocmete n dou exemplare, separat pentru mijloace fixe,
materiale de natura obiectelor de inventar n folosin i bunuri
materiale aflate n gestiunea unui singur gestionar, pe baza
documentaiei prevzute n normele legale (not privind starea tehnic a
mijlocului fix propus a fi scos din funciune, deviz estimativ al
reparaiei capitale, act constatator al avariei, avize, not
justificativ privind descrierea degradrii bunurilor materiale,
specificaia bunurilor materiale propuse pentru declasare etc.).
Circul:
la persoana autorizat s aprobe scoaterea din funciune a
mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura
obiectelor de inventar sau declasarea bunurilor materiale (ambele
exemplare);
la secie (serviciu, subunitate) pentru nregistrarea n eviden la
locul de folosin a mijloacelor fixe scoase din funciune (ambele
exemplare);
la magazie (depozitul de materiale), pentru descrcarea
gestiunii, respectiv nregistrarea n eviden a bunurilor materiale
declasate (ambele exemplare);
la magazia primitoare, pentru semnare de ctre gestionar a
primirii n gestiune a ansamblelor, subansamblelor, pieselor
componente i materialelor rezultate din scoaterea efectiv din
funciune a mijloacelor fixe i materialelor recuperabile i
refolosibile, rezultate din scoaterea din uz a materialelor de
natura obiectelor de inventar n folosin sau din declasarea
bunurilor materiale (ambele exemplare);
la compartimentul financiar-contabil, pentru verificarea i
nregistrarea operaiunilor privind scoaterea din funciune a
mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de natura
obiectelor de inventar n folosin sau declasarea bunurilor materiale
(exemplarul 1);
la compartimentul care a fcut propunerile de scoatere din
funciune, din uz sau de declasare, pentru nregistrare (exemplarul
2).
Se arhiveaz:
la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);
la compartimentul care ine evidena mijloacelor fixe (exemplarul
2).
4.3.2.3.Fisa mijlocului fix
Servete ca document pentru evidena analitic a mijloacelor fixe.
Se ntocmete ntr-un exemplar, de compartimentul financiar-contabil,
pentru fiecare mijloc fix sau pentru mai multe mijloace fixe de
acelai fel i de aceeai valoare, care au aceleai cote de amortizare
i sunt puse n funciune n aceeai lun.
Se pstreaz pe grupe de mijloace fixe, n ordinea codurilor din
clasificarea imobilizrilor corporale conform legislaiei n vigoare,
iar n cadrul acestora, fiele mijloacelor fixe se grupeaz pe locuri
de folosin.
Fiele mijloacelor fixe scoase din funciune sau transferate se
evideniaz separat.
Se completeaz pe baza documentelor justificative privind micarea
mijloacelor fixe sau modificarea valorii de inventar a acestora, ca
urmare a completrii, mbuntirii, modernizrii sau reevalurii lor (bon
de micare a mijloacelor fixe, proces-verbal de scoatere din
funciune etc.).
Nu circul, fiind document de nregistrare contabil.
Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.
4.3.2.4.Bonul de miscare
Servete ca: document justificativ de predare-primire a
mijloacelor fixe ntre dou locuri de folosin ale unitii (secie,
serviciu, brigad, atelier, uniti subordonate etc.);
document de nsoire a mijloacelor fixe pe timpul transportului de
la secia sau subunitatea predtoare la cea primitoare;
document justificativ de nregistrare n evidena responsabilului
cu mijloacele fixe la locurile de folosin i n contabilitate.
Se ntocmete n dou exemplare de ctre persoana desemnat de
compartimentul care dispune micarea mijloacelor fixe
(compartimentul mecanic-ef, energetic-ef, administrativ etc.).
Circul: la persoana care aprob micarea mijlocului fix n cadrul
unitii (ambele exemplare);
la secia (serviciul, brigada, atelierul, subunitatea) predtoare,
pentru semnare de predare de ctre responsabilul cu mijloacele fixe
i pentru semnare de primire de ctre delegatul seciei, serviciului
etc. primitor (ambele exemplare);
la secia (serviciul, brigada, atelierul, subunitatea) primitoare
(mpreun cu mijlocul fix), pentru nregistrarea n eviden la locul de
folosin (exemplarul 1);
la compartimentul financiar-contabil pentru nregistrarea micrii
mijlocului fix (exemplarul 1).
Se arhiveaz:
la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);
la secia (serviciul, atelierul, subunitatea) predtoare
(exemplarul 2).
Transferul intre doua locatii nu genereaza note contabile , cu
exceptia situatiei in care sunt deschise analitice separate pe
conturile de imobilizari, pentru fiecare locatie.
Astfel, daca mijloc fix din clasa 214 , amortizat integral, este
transferat intre doua locatii 01 si 02, notele vor fi :
214 / analitic 02 = 214 / analitic 01
2814/analitic 01 = 2814/ analitic 02
Transferul se poate face si prin intermediul unul al treilea
cont, de tranzit, pentru a nu fi afectate rulajele.
4.3.3.Documente utilizate in gestionarea trezoreriei
4.3.3.1. Registrul de casa
Servete ca:
document de nregistrare operativ a ncasrilor i plilor n numerar,
efectuate prin casieria unitii, pe baza actelor justificative;
document de stabilire, la sfaritul fiecrei zile, a soldului de
cas;
document de nregistrare n contabilitate a operaiunilor de
cas.
Se ntocmete n dou exemplare, zilnic, de ctre persoanele care au
calitatea de casier, pe baza actelor justificative de ncasri i
pli.
Soldul de cas al zilei precedente se reporteaz, dup caz, pe
primul rand al registrului de cas pentru ziua n curs.
Se semneaz de ctre casier pentru confirmarea nregistrrii
operaiunilor efectuate i de ctre persoana din compartimentul
financiar-contabil desemnat pentru primirea exemplarului 2 i a
actelor justificative anexate.
Circul la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea
exactitii sumelor nscrise i respectarea dispoziiilor legale privind
efectuarea operaiunilor de cas (exemplarul 2).
Exemplarul 1 rmane la casier.
Se arhiveaz:- la casierie (exemplarul 1);
- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).
4.3.3.2 Dispozitia de incasare/ plata
Servete ca: dispoziie pentru casierie, n vederea achitrii n
numerar a unor sume, potrivit dispoziiilor legale, inclusiv a
avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum i a
diferenei de ncasat de ctre titularul de avans n cazul justificrii
unor sume mai mari decat avansul primit, pentru procurare de
materiale etc.;
dispoziie pentru casierie, n vederea ncasrii n numerar a unor
sume care nu reprezint venituri din activitatea de exploatare,
potrivit dispoziiilor legale;
document justificativ de nregistrare n registrul de cas i n
contabilitate, n cazul plilor n numerar efectuate fr alt document
justificativ.
Se ntocmete n dou exemplare de ctre compartimentul
financiar-contabil:- n cazul utilizrii ca dispoziie de plat, cand
nu exist alte documente prin care se dispune plata (exemplu: stat
de salarii sau lista de avans chenzinal etc.);
- n cazul utilizrii ca dispoziie de plat a avansurilor pentru
cheltuielile de deplasare, procurare de materiale etc.;
- n cazul utilizrii ca dispoziie de ncasare, cand nu exist alte
documente prin care se dispune ncasarea (avize de plat, somaii de
plat etc.)
Se semneaz de ntocmire la compartimentul financiar-contabil.
Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil, anex la
registrul de cas.
4.3.3.3. Chitanta
Chitanta este un:
document justificativ pentru depunerea unei sume n numerar la
casieria unitii;
document justificativ de nregistrare n registrul de cas i n
contabilitate.
n condiiile n care sumele nscrise pe chitan sunt aferente
livrrilor de bunuri sau prestrilor de servicii scutite fr drept de
deducere conform prevederilor legale, formularul de chitan este
documentul justificativ care st la baza nregistrrii veniturilor n
contabilitate.
Se ntocmete n dou exemplare, pentru fiecare sum ncasat, de ctre
casierul unitii i se semneaz de acesta pentru primirea sumei.
Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil. TREBUIE
INTOCMITA IN TREI EXEMPLARE PENTRU CA NUL MERGE LA CLIENY=T, AL
DOILEA ATATAST LA REGISTRUL DE CASA SI ULTIMUL LA COTORUL
CARNETULUI
4.3.4. Decontari cu personalul
4.3.4.1. Statul de salarii
Acest document servete ca:- document pentru calculul drepturilor
bneti cuvenite salariailor, precum i al contribuiilor i al altor
sume datorate;- document justificativ de nregistrare n
contabilitate.Se ntocmete ntr-un exemplar sau n dou exemplare, dup
caz, lunar, pe baza documentelor de eviden a timpului lucrat
efectiv, a documentelor de centralizare a salariilor individuale
pentru muncitorii salarizai n acord etc., a evidenei i a
documentelor privind reinerile legale, a listelor de avans
chenzinal, concediilor de odihn, certificatelor medicale.Se
semneaz, pentru confirmarea exactitii calculelor, de ctre persoana
care determin salariul cuvenit i ntocmete statul de salarii.Plile
fcute n cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidrile,
indemnizaiile de concediu etc. se includ n statele de salarii,
pentru a cuprinde astfel ntreaga sum a salariilor calculate i toate
reinerile legale din perioada de decontare respectiv.Circul:- la
persoanele autorizate s exercite controlul financiar preventiv i s
aprobe plata (exemplarul 1);- la casieria unitii pentru efectuarea
plii sumelor cuvenite (exemplarul 1), dup caz;- la compartimentul
financiar-contabil, pentru nregistrarea n contabilitate (exemplarul
1);- la compartimentul care a ntocmit statele de salarii
(exemplarul 2), care va servi la acordarea vizei atunci cand se
solicit plata salariilor neridicate, dup caz.Se arhiveaz:- la
compartimentul financiar-contabil, separat de celelalte acte
justificative de pli (exemplarul 1);- la compartimentul care a
ntocmit statele de salarii (exemplarul 2), dup caz.4.3.4.2.Ordinul
de deplasare
Se ntocmete ntr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de ctre
persoana care urmeaz a efectua deplasarea, precum i pentru
justificarea avansurilor acordate n vederea procurrii de valori
materiale cu plata n numerar.Servete ca:- dispoziie ctre persoana
delegat s efectueze deplasarea;- document pentru decontarea de ctre
titularul de avans a cheltuielilor efectuate;- document pentru
stabilirea diferenelor de primit sau de restituit de titularul de
avans;- document justificativ de nregistrare n
contabilitate.Circul:- la persoana mputernicit s dispun deplasarea,
pentru semnare;- la persoana care efectueaz deplasarea;- la
persoanele autorizate ale unitii la care s-a efectuat deplasarea,
pentru confirmarea sosirii i plecrii persoanei delegate;- la
compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe
baza actelor justificative anexate la acesta de ctre titular, la
ntoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurrii materialelor,
stabilindu-se diferena de primit sau de restituit, cu luarea n
considerare a eventualelor penalizri i semntura pentru verificare.n
cazul n care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate
este mai mare decat avansul primit, pentru diferena de primit de
ctre titularul de avans se ntocmete Dispoziie de plat ctre
casierie.n cazul n care, la decontare, sumele privind cheltuielile
efective sunt mai mici decat avansul primit, diferena de restituit
de ctre titularul de avans se depune la casierie pe baz de
Dispoziie de ncasare ctre casierie;
-la persoana autorizat s exercite controlul financiar preventiv,
pentru viz;
- la conductorul unitii pentru aprobarea cheltuielilor
efectuate.
Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.
5.Procedura de calcul si inregistare a salariilor
Intocmirea documentatiei de personal
La angajare, departamentul de resurse umane sau persoana
insarcinata cu coordonarea acestei activitati solicita si
intocmeste dosarul personal al fiecarui angajat.
De asemenea:
se intocmeste fisa postului pentru fiecare pozitie .
se asigura integrarea si orientarea noilor angajati; SE ASIGURA
SI FISA INDIVIDUALA DE INSTRUCTAJ PRIVIND PROTECTIA MUNCII CARE
TREBUIE VIZATA ANUAL DE MEDICUL DE MEDICINA MUNCIILa plecarea
angajatitor se gestioneaza documentele de iesire : demisie,
terminarea contractului din initiativa angajatorului, etc. SI
DECIZIA DE INCETARE A ACTIVITATII contractului din. SI DEPUNERE
REVISAL LA ITMInainte de plecarea angajatului se va urmari predarea
fisei de lichidare cu semnaturile sefilor ierarhici, a
deparatmentului administrativ si a departamentelor de contabilitate
si resurse umane.
Efectuarea de evaluari periodice
Evaluarea angajatilor se efectueaza anual/ semestrial
/trimestrial/lunar conform criteriilor de evaluare stabilite pentru
fiecare angajat. Rezultatele evaluarii se arhiveaza la dosarul
personal al angajatului .
Efectuarea pontajelor
Departamentul de resurse umane/ persoana desemnata sa coordoneze
partea de resurse umane calculeaza in fiecare luna :
Timpul lucrat, pe baza pontajelor semnate de angajat. Pontajele
se intocmesc de catre si se predau departamentului de resurse
umane/contabilitate pana in data de a lunii.
Timpul liber platit (concediile )
Concediile medicale : angajatii au obligatia predarii
concediilor medicale departamentului de resurse umane/
contabilitate pana in data de a fiecarei luni. .( in maxim 5 zile
de la acordare) Calcul salarial
Pe baza pontajelor se efectueaza calculul salarial si se
intocmesc statele de plata.
6.Procedura de gestionare a mijloacelor fixe
Gestionarea mijloacelor fixe presupune : gestionarea
achizitiilor, imbunatatirilor, transferurilor si iesirilor,
calcularea amortizarii.
Gestionarul desemnat la nivelul firmei, sau la nivel de
departament este raspunzator de echipamentele primite in gestiunea
sa.
Achizitia de echipamente noi se efectueaza numai cu aprobarea
conducerii unitatii. Facturile de achizitii sunt inregistrate de
catre departamentul contabilitate iar mijloacele fixe sunt
inregistrate in aplicatia de gestiune a imobilizarilor.Dupa
inregistrare, fiecarui mijloc fix i se atribuie un numar de
inventar. Numerotarea mijloacelor fixe n cadrul registrului se
face, de regul, n ordinea succesiv a numerelor i/sau pe grupe de
mijloace fixe. Acest numr de inventar urmeaz s fie trecut n toate
documentele care privesc mijlocul fix respectiv si se imprim direct
pe obiect.
Iesirea din gestiune se poate realiza prin : casare, vanzare,
sponsorizare, lipsa la inventar.
Casare apare atunci cand se constata ca mijloacele fixe din
gestiune sunt uzate moral si fizic si nu mai pot fi utilizate de
catre societate pentru realizarea de beneficii. La casare se
intocmeste procesul verbal de casare, semnat de o comisie de casare
desemnata la nivelul unitatii.
La vanzare se intocmeste factura de vanzare.
La sponsorizare se intocmeste contractul de sponsorizare, in
doua exemplare care va fi semnat de catre persoana imputernicita in
cadul companiei (administrator) si de catre persoana catre care se
efectueaza sposorizarea.
Orice iesire din gestiune se efectueaza numai dupa aprobarea
prealabila a persoanei responsabile cu gestiunea mijloacelor
fixe.
Transferul de mijloace fixe intre departamente ale aceleasi
unitati se efectueaza cu aprobarea atat a conducatotorului
deparatamentului sursa cat si destinate. Gestionarul va intocmi un
bon de miscare care se va semna atat de predator cat si de catre
primitor.
Orice operatiune efectuata asupra mijloacelor fixe precum si
documentele intocmite cu aceasta ocazie se predau departamentului
contabilitate in maxim ..... zile calendaristice.
Departamentul contabilitate verifica documentele primite si
opereaza modificarile atat in programul de contabilitate cat si si
in cel de gestiune.
La sfarsitul perioadei, deparatmentul de contabilitate
calculeaza amortizarea (ruleaza calculul de amortizare din
programul de gestiune ) si o inregistreaza in contabilitate .
Departamentul contabilitate mentine registre detaliate despre
mijloacele fixe care cuprind : data intrarii in gestiune, valoare
de intrare, durata de viata , codul mijlocului fix (conform cu HG
2139/2004), metoda de amortizare, amortizarea lunara, amortismentul
cumulat.
Cel putin o data pe an se efectueaza inventarierea mijloacelor
fixe.
7.Procedura de gestionare a stocurilor
Procedura de gestionare a stocurilor urmeaza regulile stabilite
prin politicile contabile aprobate la nivel de unitate, respectiv
:
Contabilitatea stocurilor se ine cantitativ i valoric [ sau
numai valoric prin folosirea inventarului permanent sau a
inventarului intermitent. ]
n condiiile folosirii inventarului permanent, n contabilitate se
nregistreaz toate operaiunile de intrare i ieire, ceea ce permite
stabilirea i cunoaterea n orice moment a stocurilor, atat
cantitativ, cat i valoric.
[Inventarul intermitent presupune:
stabilirea ieirilor i nregistrarea lor n contabilitate pe baza
inventarierii stocurilor la sfaritul perioadei;
efectuarea inventarierii faptice a stocurilor conform
politicilor contabile, dar nu mai tarziu de finele perioadei de
raportare pentru care se determina obligaiile fiscale.
respectarea Normelor privind organizarea i efectuarea
inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor i
capitalurilor proprii.
intrrile de stocuri nu se nregistreaz prin conturile de stocuri,
ci prin conturile de cheltuieli.
stabilirea ieirilor de stocuri n cursul perioadei are la baz
inventarierea faptic a stocurilor la sfaritul perioadei. Ieirile de
stocuri se determin ca diferen ntre valoarea stocurilor iniiale, la
care se adaug valoarea intrrilor, i valoarea stocurilor la sfaritul
perioadei stabilite pe baza inventarului. ]
Metoda de descarcare de gestiune aprobata la nivel de entitate
este: FIFO/LIFO/CMP
In gestiune, fiecarui tip de material i se aloca un cod unic de
produs.
Societatea intocmeste si aproba liste de produse compensabile
.Listele cu sorturile de produse, mrfuri, ambalaje i alte valori
materiale care ntrunesc condiiile de compensare datorit riscului de
confuzie se aprob anual de ctre administratori sau persoana care
are obligaia gestionrii i servesc pentru uz intern n cadrul
entitii. Riscul de confuzie ntre sorturile aceluiai bun material
pot exista din cauza asemnrii n ceea ce privete aspectul exterior:
culoare, desen, model, dimensiuni, ambalaj sau alte elemente;
Tranzactiile cu stocuri se evidentiaza in programul de gestiune.
Notele contabile se genereaza automat in programul de contabilitate
(sau se inregistreaza separat de catre departamentul de
contabilitate).
Astfel de tranzactii cuprind : achizitii, transferuri, proces
productie, iesiri din gestiune (vanzare, casare) etc.
Calculul costului de productie . Costul de productie se
stabileste tinand cond de regulile mentionate in manualul de
politici contabile.
Pentru obtinerea productiei se utiliezeaza reteta de productie,
care contine pentru fiecare tip de produs finit, o lista cu toate
materiile prime componente.
8. Procedura de gestionare a achizitiilor si a datoriilor catre
furnizori
La primire, facturile de achizitii se verifica pentru
conformitate cu contractele sau comenzile plasate catre
furnizori.
Facturile primite se inregistreaza de catre departamentul de
contabilitate pe conturile corespunzatoare.
Periodic se analizeaza scadenta facturilor si se dispune
efectuarea platilor catre furnizori.
9.Procedura de gestionare a vanzarilor si creantelor clienti
Emiterea facturilor de vanzare se realizeaza de catre
departamentul vanzari prin intermediul aplicatiei de
facturare.:.................................... La fiecare factura
se verifica respectarea conditiilor contractuale : produsele/
serviciile negociate , pretul, scadenta facturilor, etc.
Facturile emise sunt inregistrate automat in contabilitate/
Facturile emise vor fi predate departamentului contabilitate in
termen de ....... zile lucratoare, in vederea inregistrarii.
La sfarsit de luna se va extrage un registru jurnal de vanzari
care va fi reconciliat cu inregistrarile din contabilitate. In caz
de discrepante vor fi identificate posibilele erori si vor fi
efectuate corectiile necesare.
Periodic, se obtine o situatie a creantelor neincasate, pe
vechimi si se iau masuri pentru recuperarea debitelor restante.
La inceput de an departamentul contabilitate intocmeste o
decizie de numerotare a facturilor care vor fi emise catre
clienti.
10.Procedura de gestionare a casieriei
In scopul sustinerii unor cheltuieli urgente ale companiei,
societatea pastreaza numerar in casierie.
Societatea desemneaza o persoana imputernicita cu gestionarea
numerarului din casiere (casier). Aceasta va completa si pastra
Registrul de casa si va intocmi toate documentele de intrare /
iesire a numerarului din casierie.
La sfarsitul fiecarei zile in care au existat tranzactii cu
numerar casierul verifica concordanta dintre numerarul existent
fizic in casierie si soldul din registrul de casa.
Pentru avansuri acordate angajatilor din casierie, angajatul
trebuie sa verifice existenta aprobarilor din partea sefului
ierarhic al angajatului.
Pentru a se asigura protectia numerarului din casierie, acesta
va fi gestionat doar de catre persoana desemnata, si va fi pastrat
intr-o cutie inchisa, intr-un dulap inchis. In cazul constatarii
unui furt, casierul va anunta de indata conducerea unitatii.
11.Procedura pentru deconturile de trezorerie
Angajatii ale caror pozitii necesita deplasari frecvente cu
masina trebuie sa detina capacitatea de a conduce masina, dovedita
cu documentele prevazute de legislatia in vigoare.
Pentru acordarea de avansuri inainte de plecarea in delegatie
angajatii trebuie sa obtina aprobarea prealabila a sefului
direct.
La intoarcerea din delegatie, angajatii trebuie sa intocmeasca
decontul de deplasare si sa furnizeze departamentului contabilitate
documentele justificative . Acestea sunt : facturi, chitante,
bonuri de combustibil, foaia de parcurs a autoturismului.
Termenul de predare a decontului dupa intoarcerea din delegatie
este de 3 zile lucratoare.
12. Procedura de reconciliere a conturilor bancare
Reconcilierea conturilor bancare se realizeaza in aplicatia de
contabilitate in fiecare luna.
Dupa efectuarea inregistrarilor pe conturile de banca, se
listeaza registrul de banca care se ataseaza extraselor de cont
primite de la banca.
Orice discrepante intre soldul din registrul de banca si soldul
din extrasul de cont vor fi investigate si reconciliate.
Resposabilitatea reconcilierii revine departamanentului de
contabilitate.
13.Procedura inchiderii de luna/ de perioada
Inchiderea lunii sau perioadei contabile presupune efectuarea
urmatoarelor operatiuni:
Inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli (la societatile
care permit aceasta inchidere )
Descarcarea diferentelor de pret la stocuri;
Calculul de taxe
Inchiderea definitiva a lunii se realizeaza pana la data de 15 a
lunii urmatoare.
Dupa inregistrarea tuturor jurnalelor se obtine balanta de
verificare.
In cadrul fiecarei perioade se efectueaza urmatoarele verificari
:
Soldurile conturilor din balanta de verificare analitica pentru
a identifica daca exista omisiuni, inregistrari eronate.
Responsabil:contabil
Verificarea inregistrarii tuturor documentelor aferente
perioadei pana la sfarsitul perioadei ;
Responsabil: contabil
Inregistrarea de estimari pentru cheltuielile pentru care nu
s-au primit inca facturi (accrualuri) sau pentru venituri pentru
care nu s-au emis documentele justificative.
Responsabil contabil
Inregistrarea amortizarii ;
Responsabil contabil
Verificarea concordantei soldurilor conturilor de imobilizari cu
sumele rezultate din registrul de mijloace fixe;
Responsabil:. contabil
Reevaluarea elementelor in valuta;
Responsabil:. contabil
Verificarea soldului contului de casa cu soldul mentionat in
registrul de casa din ultima zi a lunii;
Responsabil:director
Verificarea soldurilor conturilor de banca cu soldul final
mentionat pe extrasele de cont bancare;
Responsabil:director
Verificarea existentei documentelor de receptie la stocuri si
mijloace fixe;
Responsabil:director
14. Procedura inventarierii patrimoniului
Inventarierea patrimoniului se realizeaza in fiecare an,
parcurgandu-se urmatorii pasi:
Intocmirea deciziei de inventariere in care se nominalizeaza
membrii comisiilor de inventariere, data de referinta pentru
efectuarea inventarului precum si planul de inventariere.
Comisia de inventariere raspunde de efectuarea tuturor
lucrarilor de inventariere, potrivit prevederilor legale.Pentru
desfasurarea n bune conditii a operatiunilor de inventariere, in
comisii vor fi numite persoane cu pregatire corespunztoare
economica si tehnica, care sa asigure efectuarea corecta si la timp
a inventarierii elementelor de activ si de pasiv, inclusiv
evaluarea lor conform reglementarilor contabile aplicabile.
La data stabilita pentru inceperea inventarului se iau
declaratii de la gestionar (daca exista gestiune ) prin care acesta
declara ultimele documente intrate si iesite din gestiune si se
predau listele sub semnatura membrilor comisiilor de
inventariere;
Pe toat durata inventarierii, programul i perioada inventarierii
se afieaz la loc vizibil.
Comisiile isi desfasoara activitatea de inventariere conform
planului stabilit in decizie;
Inventarierea se efectueaza pe doua categorii:
a) Inventarierea bunurilor : stocuri , mijloace fixe, bunuri
luate in leasing operational, sau cu chirie (aceste bunuri care nu
apartin juridic entitatii insa care sunt utilizate de entitate sunt
inventariate pe liste separate), casa si banca- care se
reconcilieaza cu registrul de casa si extrasul de banca;
b) Inventarierea conturilor : conturi de furnizori si clienti
care se inventariaza prin trimiterea de scrisori catre acestia si
reconcilierea ulterioara a soldurilor), conturi de alte datorii si
creante la acestea se ataseaza la dosarul de inventariere orice
documente justificative, conturi de capital (din clasa 1) la care
se pot anexa: decizii de repartizare a profitului, decizii de
majorare a capitalului, decizii de constituire a rezervelor,
etc.
La finalizarea lucrarilor , se reconciliaza rezultatul faptic cu
datele din contabilitate si se intocmeste procesul verbal de
inventariere.Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii va
conine, n principal, urmtoarele elemente: data ntocmirii,
numele i prenumele membrilor comisiei de inventariere,
numrul i data deciziei de numire a comisiei de inventariere,
gestiunea/gestiunile inventariat/inventariate,
data nceperii i terminrii operaiunii de inventariere,
rezultatele inventarierii,
concluziile i propunerile comisiei cu privire la cauzele
plusurilor i ale lipsurilor constatate i persoanele vinovate,
precum i propuneri de msuri n legtur cu acestea,
volumul stocurilor depreciate, fr micare, cu micare lent, greu
vandabile, fr desfacere asigurat i propuneri de msuri n vederea
reintegrrii lor n circuitul economic,
propuneri de scoatere din funciune a imobilizrilor corporale,
respectiv din eviden a imobilizrilor necorporale,
propuneri de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor
de inventar i declasare sau casare a unor stocuri,
constatri privind pstrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea
integritii bunurilor din gestiune, precum i alte aspecte legate de
activitatea gestiunii inventariate.
Se analizeaza diferentele si si inregistreaza in contabilitatea
dupa aprobarea lor de catre conducerea companiei (si obligatoriu,
pana la sfarsit de an, astfel incat datele din balanta la
31.12.2011 sa corespunda cu situatia reala).
Completarea registrului-inventar se efectueaz n momentul n care
se stabilesc soldurile tuturor conturilor bilaniere, inclusiv cele
aferente impozitului pe profit, i ajustrile pentru depreciere sau
pierdere de valoare, dup caz.
