PROCEDIMIENTOS - Sistema Gestión de la …...PROCEDIMIENTOS - Sistema Gestión de la Administración Financiera Modulo MM – Dirección General de Administración de Bienes Y Contratación

PROCEDIMIENTOS - Sistema Gestión de la Administración

Financiera

Modulo MM – Dirección General de Administración de Bienes Y

Contratación Administrativa

Procedimiento DGABCA-USU-05-2017: Proceso para la consulta de pedidos con saldo, entradas de mercancías y servicios

pendientes y documentos con afectación al solicitado y comprometido

Fecha de emisión:

27 de julio del 2017 Versión: 1

Elaborado y emitido por:

Funcionario(a) Unidad Servicio al Usuario

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1. ÍNDICE

1. a. Objetivo.

Describir las acciones a realizar para que los funcionarios responsables de las Proveedurías

Institucionales, apliquen y desarrollen los procesos adecuados en la creación y anulación de

Hojas de entrada de servicios (HES) mediante la transacción ML81N.

1. b. Alcance.

El procedimiento aplica para todos aquellos funcionarios de las Proveedurías Institucionales

y/o Unidades Financieras, que sean encargados de la creación y anulación de Hojas de

entrada de servicios (HES) en el sistema SIGAF.

2. Desarrollo 1. Proceso para la consulta de pedidos con saldo, entradas de mercancías y servicios

pendientes: Para poder realizar la visualización de los acreedores el funcionario debe tener asignado el rol ZZ_MM_INFORMES_XXXX.

Se debe ingresar a la transacción ZPEDIDO y presionar enter o el círculo verde con chek blanco (cuadro azul).


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Al ingresar a la transacción se visualizara de la siguiente manera:


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En los campos solicitados son obligatorios de rellenar los denominados “Centro gestor” y “Ejercicio de busqueda” los demas espacios son opcionales de acuerdo a los requisitos de cada busqueda. A continuación se detallara las opciones de relleno para cada espacio:

En el espacio denominado “Centro gestor” (1) se debe indicar el código del centro gestor que desea consultar, en caso de requerir consultar todos los centros gestores de la Institución, se deben indicar los 3 digitos iniciales de cada institución, seguido de un *, por ejemplo Ministerio de Hacienda (206*), Presidencia de la República (201*), ICD (751*) etc

En el espacio denominado “Posicion Presupuestaria” (2) se debe indicar la letra E- seguido de la partida que que desea consultar, por ejmplo E-10101, E-20104, E- 50105, etc. En caso de requerir consultar todas las partidas inciadas con 1, se debe inidicar E-1*, para consultar todas las partidas inciadas con 2, se debe indicar E-2*, para consultar todas las partidas inciadas con 5, se debe inidicar E-5*.


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En el espacio denominado “Fondo” (3) se debe indicar el fondo que se requiere consultar (001, 280, 921-303, 001-001, etc), en caso de requerir consultar todos los fondos de la Institución, se debe dejar en blanco el espacio, esto al no ser obligatorio.


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En el espacio denominado “Ejercicio de busqueda” (4) se debe indicar el año que se requiere consultar (2014, 2015, 2016 etc).

En el espacio denominado “Entidad CP” (5) se deben indicar las abreviaturas de la entidad (PEJC, ASGC o POWR) según corresponda. En caso de requerir información anterior al 10 de mayo del 2016, se debe indicar en dicho espacio las siglas GCCR.


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Como se puede notar en la presente transacción se incluye un chek denominado “Ver Recepcion de Mercancias” (6), éste se puede marcar o no, de acuerdo a las necesidades de cada Institución, sin embargo se recomienda que se marque, con el fin de que tengan un listado de las entradas pendientes y que aún no cuenta con el registro respectivo para pago.

En el momento que se tengan las variables indicadas se debe presionar el boton que cuenta

con un reloj y un chek verde (cuadro azul) ubicado en la parte superior izquiera de la transacción.


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Posterior a que se ejecuta dicha transacción, el informe se visualizara de la siguiente forma:


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Como se puede notar el sistema acomoda los datos con base al número de orden de compra y se incluyen en el todos los programas del Ministerio de Hacienda, además de todos las partidas y todos los fondos, en caso de requerir un informe mas especificio se pueden indicar las difernetes variables señaladas en los puntos anteriores. Ademas, es importante señalar que los montos indicados en la columna “Monto” corresponden a el saldo del pedido, no el monto total por el cual se creo. Así mismo, si vamos a la parte final del informe podemos visualizar las entradas pendientes y que no cuentan con el registro correspondiente a la Unidad Financiera de cada Institución:


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Como se puede notar el sistema acomoda los datos con base al número de entrada y se incluyen en el todos los programas del Ministerio de Hacienda, además de todos las partidas y todos los fondos, en caso de requerir un informe mas especificio se pueden indicar las difernetes variables señaladas en los puntos anteriores. Ademas, es importante señalar que los montos indicados en la columna “Monto” corresponde al monto de la entrada. En caso de que los datos que se visualizan se requieran en formato Excel, se deben seguir


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los siguientes pasos:

1. Se deben dirigir a la columna Lista - Grabar/Enviar – Fichero…

2. En ella les aparecera la siguiente pestaña, en la cual deben marcar “Hoja cálculo coste” y presionar el chek verde


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3. Seguidamente aparecerá una pantalla la cual se denonmina “PEDIDOS CON SALDOS” en la cual deberan presionar el boton blanco que se encuentra al final del dato denominado “fichero”(cuadro señalado en la imagen con color rojo), con el fin de que el sistema les solicite el nombre del archivo y el lugar donde desean guardarlo.


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4. Posterior a que se indique el nombre del archivo y la bicación del mismo se debe presionar el boton de guardar.


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5. Seguidamente se debe presionar el boton de crear, para que el sistema cree los datos a formato excel.


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6. Por último deben presionar el boton permitir para finalice el proceso de creacion del archivo.

Final del proceso


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2. Creación de informe de documentos con afectación al solicitado y comprometido: Se debe ingresar a la transacción FMRP_RFFMEP1AX y presionar enter o el círculo verde con chek blanco (cuadro azul).


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Al ingresar a la transacción se visualizará de la siguiente forma:


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A continuación se explicarán los datos que se deben llenar según sea la consulta que se requiera realizar:


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1. En el espacio denominado “Entidad CP” se debe indicar cual tipo de entidad se va consultar se deben indicar las abreviaturas de la entidad (PEJC, ASGC o POWR) según corresponda. En caso de requerir información anterior al 10 de mayo del 2016, se debe indicar en dicho espacio las siglas GCCR.

2. En el espacio denominado “fondo” se debe indicar el fondo que se requiere consultar (001, 280, 921-303, 001-001, etc), en caso de requerir consultar todos los fondos de la Institución, se debe dejar en blanco el espacio, esto al no ser obligatorio.

3. En el espacio denominado “Centro gestor” se debe indicar el código del centro gestor que desea consultar, en caso de requerir consultar todos los centros gestores de la Institución, se deben indicar los 3 digitos iniciales de cada institución, seguido de un *, por ejemplo Ministerio de Hacienda (206*), Presidencia de la República (201*), ICD (751*) etc.

4. En el espacio denominado “Pos. Presup.” se debe indicar la letra E- seguido de la partida que que desea consultar, por ejmplo E-10101, E-20104, E- 50105, etc. En caso de requerir consultar todas las partidas inciadas con 1, se debe inidicar E-1*, para consultar todas las partidas inciadas con 2, se debe indicar E-2*, para consultar todas las partidas inciadas con 5, se debe inidicar E-5*.

5. En el espacio denominado “Ejercicio/Periodo.” se debe indicar los periodos que se requieren consultar. Si por ejemplo se requiere consultar de enero del 2015 a diciembre del 2016, sede quedar de esta forma:

Si se requiere consultar por ejemplo de junio del 2015 a octubre del 2016 debe quedar de la siguiente forma:


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Por lo tanto como se puede visualizar la primera casilla corresponde al año y la segunda al mes.

6. En el espacio denominado “Ctd.máxima aciertos.” se recomienda borrar el 500 que aparece, con el fin de que el sistema arroje todos los resultados. Si se mantiene con 500, significa que el sistema solamente arrojara 500 datos. Por lo tanto lo mas recomendable es eliminar ese dato.

7. En el espacio denominado “Tipo de valor” se deben indicar los valores que requerimos en el informe (solicitudes de pedido, ordenes de pedido, reservas de recursos, etc). Sin embargo para esto el sistema cuenta con códigos para cada tipo de documento, los cuales son los que se deben indicar. Los códigos disponibles para consultar son los siguientes:

Tomando en cuenta lo anterior el proceso que se debe seguir es el siguiente:


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o Se debe presionar la flecha que aparece hacia la derecha

o Al presionar el botón con la flecha a la derecha se desplegara la siguiente pantalla:

o En los espacios que se encuentran señalados con el rectángulo rojo, se deben indicar los códigos del tipo de documento que requerimos consultar. Por ejemplo, en caso de que se requiera consultar solicitudes de pedido, pedidos y reservas de recursos debería quedar de la siguiente forma:


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o Si se requiere consultar solicitudes de pedido y pedidos debería quedar de la siguiente forma:


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o Posterior a que se indiquen los tipos de documento que se requieran se debe presionar el botón que tiene un reloj junto a un chek color verde.


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8. En el momento que se tengan todas las variables completas de acuerdo a los requerimientos de la Institución se debe presionar el botón tiene un reloj junto a un chek color verde (cuadro color rojo).


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9. Al ejecutarse el informe se visualizara de la siguiente forma, acomodándose en orden de documento:


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10. Este informe les permitirá ver las solicitudes, pedidos, reservas y demás documentos que cuenten con un saldo o con líneas “vivas”, con el fin de que puedan indicar con el proceso de anulación y caducos, según corresponde.

En caso de que los datos que se visualizan se requieran en formato Excel, se deben seguir los siguientes pasos:

1. Se deben dirigir a la columna Lista - Exportar – Hoja cálculo coste…


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2. En ella les aparecera la siguiente pestaña, en la cual deben seleccionar el lugar donde requieren guardar el documento, así como indicarle un nombre al archivo.


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3. Luego de indicar el destino del archivo, así como el nombre del mismo , se debe presionar el boton “Guardar”.


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4. Luego de presionar el boton “guardar” el sistema arrojará la siguiente pantalla, a la cual se le debe presionar el boton “permitir”.

5. Luego de presionar el boton “Permitir” el sistema arrojará la siguiente pantalla, a la cual se le debe presionar también el boton “permitir”.


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6. Por último el archivo se visualizará de la siguiente forma.

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