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Soluciones enGestión Documental
• Manejo del Archivo.• Flujo de trabajo y Administración De Normas y Procedimientos
Gestión y Administración del Conocimiento Documental
INUNDADO EN PAPEL
Las compañías gastan aproximadamente el 10% de sus ingresos en producir, administrar y distribuir documentos
(IDC).
La producción de papel en la oficina típica está creciendo a un increíble 21% al año
(Giga Information Group).
Se estima que del 15% al 25% de los documentos archivados en papel están perdidos o mal clasificados.
Un empleado administrativo destina “ 400 horas anuales( 25% tiempo productivo ) Administrando – Buscando, Imprimiendo, Enviando
PROBLEMÁTICA ACTUAL
• Se sigue utilizando formas en papel para la distribución
• ¿Cuantos documentos necesita para distribuir la información?
• Deficiencia en la atención de los usuarios
• Existe demora en la tramitología y seguimiento de los documentos.
• Ausencia de políticas claras en la organización archivística y de Gestión Documental
• No se administra la memoria corporativa
• Falta de aprovechamiento de la tecnología.
¿COMO LO LOGRAMOS?En búsqueda de la excelencia y eficiencia de su compañía, realizamos planes y programas para la homogenización, normalización y modernización de sus sistemas de documentación, recurriendo a nuevas tecnologías.
Soportando su sistema de información digital con: Servicios profesionales, Software de ultima generación, Escáners, Servidores y Equipos conectados a una red; almacenando toda su documentación para ofrecer el mejor método para consultarla (a la vez que controla y protege su información y documentos).
NUESTROS SERVICIOS:
“Convertimos sus documentos en imágenes para ser consultadas desde cualquier lugar del mundo ”.
• ALISTAMIENTO FISICO• PLANIFICACION
DOCUMENTAL• DIGITALIZACION• INDEXACION
MEJORAMIENTO EN NORMAS DE ARCHIVO
ANTES
DESPUES
MEJORAMIENTO EN NORMAS DE ARCHIVO
Caja tomo
Tomos empastados
Cajas de archivo inactivo
GESTION DOCUMENTAL (Virtual)
“ Contamos con herramientas que permiten a su compañía distribuir y evaluar los procesos administrativos ”.
PRINCIPALES BENEFICIOS:• Reducción de costos administrativos y operativos• Incrementa la productividad y optimizar el recurso
humano• Seguridad en el manejo de los documentos• Crear sistemas de información estratégica, basada en datos
e imágenes• Crecimiento en forma modular• Automatización de los procesos del documento• Facilitar el manejo, consulta y almacenamiento• Controlar los procesos y tramites que origina un
documento• Lograr que se reduzca el uso del papel
“ Oficina OPTIMA en papel ”
RESULTADO ESPERADO:
• Da apoyo a las Estrategias Corporativas
• Genera Indicadores de Gestión
• Soporta al Mejoramiento Continuo
• Respalda el Futuro de la Empresa
• Cambio del archivo, de una Estructura Clásica a una Estructura de conocimiento
• Generar una alta satisfacción del CLIENTE INTERNO como EXTERNO
Plataforma Pla
Empleados Procesos
Clientesy
Proveedores
Plataforma Integrada
Razones validas para la Gestión electrónica del Documento
Consulta Rápida 35%
Reducir espacio para preservación 23 %
Productividad 20%
Seguridad 11%
Reducir costos 7% Otros 4 %
Fuente : IDC
SOLUCIÓN MODULARFundamentación Planificación Documental
Identificación Estru. Documental
- Series, Subseries, Tipos D
- Tablas de retención doc.
- Ciclo vital del Documento
- Indexación
Ley General de Archivos
- Identificación Estru. Organizacional
Dependencias. Cargos,
Funcionarios
- Asignación Malla de seguridad
- Colas de Impresión
Gestión DocumentalSoftware
Administración de Centros Documentales .
Ciclo Vital de los Documentos.
Identificación de índices, seguridades, plantillas, retenciones
Mensajeria y control de correspondencia
Administración del Sistema de Calidad
Consulta Vía Intranet /
Internet
Acceso a propiedades de carpetas y documentos.
Consulta de imágenes digitalizadas desde servidor WEB
Acceso seguro SSL
Motor de Búsqueda hacia Documentos del sistema de calidad
Trazabilidad Documental
** Gobierno en Línea
Proceso de Alistamiento, Digitalización, Indexación,
Publicación , Control de Calidad , Entrega
Alistamiento Documentos Preparación y Digitalización
Captura inteligente Imagen
* Publicación
* Control de Calidad
Distribución electrónica
El correo llega a:
Servidor de IMAGENESConsulta
electrónica en Intranet
Archivo de documento físico
Área de digitalización
Entrega Documental
Área de Indexación
Solución Técnica:
INTERNET
Cliente-Servidor / WEB
Ruteador
La
s er
Je t
H PH
EW
LE
TT
PA
CK
AR
D
EstaciónImpresión
EstaciónCaptura
EstaciónConsulta
Servidor de Base de Datos e Imágenes
Arreglo deDiscos
Intranet
