Planiranje i Upravljanje Projektom

MS Project

Dejan Radenkovi

Sadrzaj (Prvi deo) Uvod Upravljanje projektima Sta je projekat ? Glavne karakteristike projekta ? Sta je upravljanje projektom ? PMI prikaz

Zasto projekti ne uspevaju ? Chaos izvestaj

Zasto planirati ? Kolektivni zadatak Organizacioni zadatak Menadzerski zadatak Komunikacijski zadatak

Sadrzaj (Drugi deo) Poetak projekta Definisanje plana projekta Procenjivanje trajanja aktivnosti Konfigurisati kalendar Unoenje zadataka i veza zavisnostiDefinisanje, dodeljivanje resursa

Plan rada

Procenjivanje rada Procenjivanje korienja resursaDefinisanje i unoenje trokova (fiksni i varijabilni)

Trokovi projekta

Kontrola i optimizacija

Funkcija kritinih aktivnosti i reavanje problema pri dodeli resursaSnimanje referentnog stanja (ili snimanje osnovne linije)

Pilotiranje i praenje projekta Auriranje projekta Auriranje aktivnosti Auriranje poslatampanje prikaza i izvetaja

Upotreba izvetaja

Snimanje podataka projekta u Excel-u

Upravljanje projektima Sta je projekat ? Glavne karakteristike projekta Sta je upravljanje projektom ? PMI prikaz

Sta je projekat ? Projekat je jedan poduhvat, koji ima za cilj da odredjenu aktivnost, bilo da je proizvod ili usluga uspesno realizuje. Projekat je privremen : ima svoj pocetak i kraj i cesto ima odredjen budzet.

Najcesci primeri za projekte Gradjevinski poduhvati (zgrade, putevi, enegetska postrojenja), Istrazivacki i razvojni projekti (novi proizvodi, tehnicki i naucni eksperimenti), Planski zadaci (planovi finansiranja prodaje, proizvodnje, odrzavanja) Organizacioni zadaci (izrada masina, postrojenja, plan montaznih radova), Nalozi za nabavku, Popuna mesta (problem zamene, programi obuke)

Glavne karakterisitke projekta Kompleksan Materijalni i nematerijalni elementi pod jednim autoritetu

Jedinstven Svaki projekat je specifican sam za sebe

Inovativan Projekat je uvek nesto novo

Sta je upravljanje projektom? Upravljanje projektima je stalan posao prilagodjavanja obima projekta u poredjenju s vremenom, troskovima, performansama i kvalitetom. Cilj : Da ciljevi projekta dostignu na vreme bez prekoracenje budzeta, vremena i obima.

PMI prikaz Prema uputsvu prirucnika to the Project Management Body of Knoledge od insitucije PMI (Project Management Insitute), koja je najvisa profesionalna organizacija za menadzere projekta uopste, upravljanje projektima se odvija u 5 procesa : Inicializacija Planiranje Realizacija Pilotiranje Zavrsetak

Zasto projekti ne uspevaju ? Izvestaj Standish Group (Chaos Report 1994) Statistike neuspeha projekta Kriterijumi uspeha/neuspeha

Izvestaj Standish Group (Chaos Report 1994) Standish Group postoji od 1985 god. Lideri u informacione tehnologije, performanse i vrednosti projekata Rezultati su osnovani na njihove kljucne rezultate Uzorak je sadrzao 365 firma sa 8380 aplikacija

Statistike neuspeha projektaStandish Group je klasifikovao 3 tipa projekata : Tip 1 : Uspesan projekat Tip 2 : Degradiran projekat : Tip 3 : Otkazan projekat

Stopa uspeha, degradiranih, neuspesnih projekata po tipu firmeUspeh projekata (Tip 1) Velike firmeSrednje firme Male firme

Degradirani projekti (Tip 2) 61,5%46,7% 50,4%

Neuspesni projekti (Tip 3) 29,5%46,7% 21,6%

9%16,2% 28%

Stopa prekoracenja troskova, vremena i stopa funkcionalnosti po tipu firmeVelike firme Srednje firme Male firme Prosek

Prekoracenje troskova

178%

182%

214%

189%

Prekoracenje vremena

230%

202%

239%

222%

Funkcionalnosti

42%

65%

74%

61%

Kriterijumi uspeha/neuspehaCinilci uspeha projekta (Tip 1) 1. Ucesce korisnika 2. Podrska operativnog menadzmenta 3. Jasnu izjavu o zahtevima 4. Adekvatan planing 5. realisticni zahtevi 6. Prekretnice priblizene 7. Vestina projektskog tima 8. Vlasnik proizvoda 9. Vizija i ciljevi jasni 10. Posvecen tim radi punom parom Ostali % odgovora 15,9% 13,9% 13,0% 9,6% 8,2% 7,7% 7,2% 5,3% 2,9% 2,4% 13,9%

Stopa upotrebe funkcija u informacionom sistemuStalno 13%

Retkost 19%

Nikad 45%

Ponekad 16%

Uvek 7%

2/3 funkcionalnosti su retko ili nikad upotrebljene 20% funkcionalnosti / 80% koristi Nedostatak priorita na povratku investicije (ROI)

Stopa uspeha i neuspeha projekata od 2000 do 2008 24% neuspesnih projekata u 2008-oj god. Povrat investicije je daleko garantovan za klijente

Zasto planirati ? Planiranje : Kolektivni zadatak Planiranje : Organizacioni zadatak Planiranje : Menadzerski zadatak Planiranje : Komunikacijski zadatak

Organizacioni zadatak Svaki ucesnik :Razume svoju poziciju Zna sta se ocekuje od njega Zna kad ce da intervenise u projektu Je informisan posle svog zadatka Poznaje kriterijume kvaliteta svog rada

Menadzerski zadatak Ta radnja se desava u pocetku projekta i omogucava menadzeru :da se svi ucesnici projekta skupe i upoznaju da predstavi projekat da proveri znanje i raspolaganje da podeli svoje iskustvo da instalira pravila upravljanje projektima

Komunikacijski zadatak Plan daje mogucnost za razgovor Plan je primarno sredstvo za podrku u odluivanju Plan uverava hijerarhiju i klijenta, daje vidljivost na projekat i na svoje odvijanje

PREZENTACIJA MS PROJECT-A

Planirati jedinstven projekat Poetak projekta Plan Rada Troskovi projekta Kontrola i optimizacija Pilotiranje i pracenje projekta Upotreba izvestaja

Poetak projekta Definisanje plana projekta Procenjivanje trajanja aktivnosti Postavljanje kalendara Unoenje zadataka i veza zavisnosti

Definisanje plana projekta Distribucija DVD-a prezentacije MSP-a Datum pocetka projekta : 24/04/2009 Od ponedeljka do petka 09:00-12:00 / 13:00-17:00 Organizacioni Diagram /WBS

Procenjivanje trajanja aktivnosti

Konfigurisati kalendar

Unoenje zadataka i veza zavisnosti

Plan rada Definisanje, dodeljivanje resursa Procenjivanje rada Procenjivanje korienja resursa

Definisanje, dodeljivanje resursa

Trajanje radaName Duration Resource name

Koncepcija prezentacijeTest prezentacije Zavretak prezentacije Ciljna lista DVD-a

3 nedelje1 nedelja 1 nedelja 2 nedelje

Dejan e raditi pola radnog vremenaJana e raditi pola radnog vremena Jana e raditi pola radnog vremena Jelena e raditi pola radnog vremena

Proizvodnja kopija DVD-a

1 mesec

1 osoba iz PUBLISET-a e raditi puno radno vreme

Dodeljivanje dodatne resurseName Koncepcija prezentacije Proizvodnja kopija DVD-a Razvoj uvoda Pisanje pisma Dodela dodatnih resursa Jelena ce raditi u istim uslovima kao Dejan Treba napraviti 500 kopija Jelena ce raditi pola radnog vremena za vreme tih aktivnosti

Procenjivanje korienja resursa

Rezultat plana rada (task usage)

Rezultat plana rada (Gantt Chart)

Fiksni trokovi (Fixed Cost)

Trokovi korienja resursa (Standard Rate)

Budzet 2-og kvartala

Resursi prekomerno dodeljeni

Reavanje problema pri dodeli resursa Resource Leveling

Task inspektor Samostalno eliminisati prekomernu dodelu resursa

Rezultat posle kontrole i optimizacije

Pilotiranje i pracenje projekta Snimanje referentnog stanja ili snimanje osnovne linije Azuriranje projekta

Aziranje aktivnosti

Azuriranje projekta

Azuriranje aktivnosti

Azuriranje rada

tampanje prikaza i izvetaja

Definisani izvestaji (Reports, Visual Reports)

Izvestaj o troskovima budzeta do 1 juna 2009 u projektu DVDBudget Cost ReportBudget Cost120000 100000 80000 Cost 60000 40000

Baseline Cost

Cost

Actual Cost

200000

Q22009

Q3

Snimanje podataka projekta u Excelu

Izvestaj trajanja zadataka u projektu DVD Koncepcija prezentacije 6% Proizvodnja pakovanja 6% Model pakovanja 5%

Slanje DVD-a 17%

Test prezentacije 5% Zavretak prezentacije 3% Ciljna lista DVD-a 4%

Koncepcija prezentacije Test prezentacije

Zavretak prezentacijeCiljna lista DVD-a Proizvodnja kopija DVD-a

Proizvodnja kopija DVD-a 17%

Kopije DVD-a su proizvedeneRazvoj uvoda Pisanje pisma Prvo test pismo

tampanje pisma 12% Kopije DVD-a su proizvedene 0% Prvo test pismo 2% Razvoj uvoda Pisanje pisma 5% 4%

Korekcija testa pisma Zavretak pisma tampanje pisma Koncept studije Pakovanje Model pakovanja Proizvodnja pakovanja

Koncept studije Pakovanje 8% Zavretak pisma Korekcija testa pisma 0% 5%