Samarbetsytor i AuroraUmeå universitets intranät

Vad är Aurora?• Aurora är Umeå universitets gemensamma

intranät• Bas- och fördjupningsinformation med

användarfokus• Nyheter från universitet och fakulteter

Vad är nytt i Aurora?Bakom inloggning:

• Mina sidor• Samarbetsytor för institutioner, grupper och

projekt

Vad är en samarbetsyta?En egen yta i Aurora bakom inloggning

För att samarbeta, informera och kommunicera digitalt

Behörighet bara för medlemmarna

Ett eget lokalt intranät för en institution, enhet, grupp eller ett projekt

https://vimeo.com/113580858

https://www.aurora.umu.se/

Varför en samarbetsyta?• Effektiv och säker dokumenthantering• UmU:s valda system• Del av Aurora – lätt att komma åt• Arkiv – lättare hitta bakåt i tiden• Modernare och säkrare sätt att kommunicera

än genom gruppmejl• Användbara funktioner• Gästanvändare (kommer)

Vad kostar det?• Inget! Så länge ni håller er till standardlösningen för

Aurora

• 10 GB utrymme

Vad krävs av institutionen?• Göra beställning av yta

• Lokal administratör för ytan

• Tänka igenom dokumentstruktur och innehåll

• Konsekvent användande

Vad ingår i Auroralösningen?Alla användare• Mina sidor• Drift, support och förvaltning• Utveckling av nya funktioner

Vad ingår i standardlösningen för samarbetsytor?

• Uppsättning av samarbetsytor efter beställning

• Drift, support och förvaltning• Utveckling av nya funktioner

Vad ingår i standardlösningen för samarbetsytor?Funktioner - default men valbart:

• Ord från chefen – (default bara för institution/enhet)• Nyheter för enheten, projektet eller gruppen• Gemensam kalender • Anslagstavla – dialog för alla medlemmar• Block för länkar• Senast uppdaterat – dokument, mappar, webbsidor• Dokumentbibliotek och dokumenthantering• Medarbetare/medlemmar – lista• Uppgifter (default bara för grupp/projekt)• Nyheter från fakulteten (default bara för inst/enheter som tillhör

fakultet)

Funktioner – möjligt lägga till:• Uppgifter (för institution)• Blogg (för projekt/grupp)• Nyheter från universitetet/fakulteten• Fritextblock

Vad ingår i standardlösningen för samarbetsytor?

Vad ingår inte?Alla övriga funktioner i verktyget SharePoint som (ännu) inte anpassats och slagits på

Vad händer om ni går utanför Auroralösningen?Ni får bekosta utveckling, support och eventuell drift själva. Gäller även effekter som sådant kan få på själva Auroralösningen.Beställning hos ITS i Servicedesk görs i speciell köKostnader/arbete som uppstår i samband med uppgraderingar av systemet står ni själva för

• Lägga till, ta bort block och anpassa block som ingår i Auroralösningen

• Lägga till webbsidor och redigera menyn• Hantera behörigheter • Lägga till gästanvändare för grupp- och projektytor (kommer

senare)• Ge behörighet till den/de som ska kunna skriva på chefsbloggen• Anpassa metadata för dokument• Lägga till fler dokumentbibliotek och anpassa vissa funktioner för

bibliotek, t.ex. begränsa behörigheten och ändra i versionshanteringen

Administratören för en samarbetsyta

Vilka funktioner kan tillkomma i framtiden?• Enkel hantering av gästanvändare för grupp- och projektytor• Koppling mot Exchangekalendern• Semesterlista• Wiki• Dagens lunch på campus• Hänvisa telefon via Lynckoder (snabbverktyg på Mina sidor)• Söka litteratur i UB:s databaser (snabbverktyg på Mina sidor)• Bättre gränssnitt för att använda grupper i AD/koncernkatalogen• Inloggningar till system• Driftsinformation för hus• Driftsinformation för system• Information med enkelt gränssnitt för informationsskärmar• Meddelandefunktion• Notifieringar från andra system

Hur beställer ni en samarbetsyta?• Beställning görs i Servicedesk• Ange om det är en yta för en institution/enhet eller för en

grupp/projekt• Ange vad ytan ska heta• Ange vem som ska vara administratör för ytan• Besked om att beställningen har tagit emot och eventuell

väntetid kommer per e-post• Inledningsvis prioriteras ytor för institutioner/enheter

prioriteras före grupper/projekt

Vilket stöd finns att få?För administratörer:• Servicedesk Aurora – frågor, felanmälningar• Aurorastugor för administratörer • Användarmanual – webbaserad

För vanliga användare:• Tyck till – fliken med tips på förbättringar, synpunkter på

innehåll• Aurorastugor för vanliga användare• Tipsrutor• Hjälpguide• Film

Hur går vi vidare?

• Jag hör av mig via telefon eller e-post inom en till två veckor

• Vem är er kontaktperson?

• Syftet är att få besked om institutionen vill ha en samarbetsyta i Aurora och att i så fall hjälpa till att guida till en beställning av en yta