Universitetsledningens stab

Vasaparken, Box 100, SE 405 30 Göteborg

031 786 0000

www.gu.se

Universitetsledningens stab

Lars Hansen

PM 1 / 21

2015-03-06 dnr

Jörgen Tholin

Administrativa chefers situation och arbetsuppgifter vid universitetet Sammanfattning Denna rapport innehåller en redogörelse för de administrativa chefernas arbetssituation. I synnerhet med fokus på övergripande ansvar och beslutsbefogenheter, dvs. det som regleras via prefektens vidaredelegation. Bakgrunden till kartläggningen är att det bland de administrativa cheferna funnits en upplevd otydlighet angående deras uppdrag och befogenheter. I universitetets arbetsordning slås det fast att det ska finnas en administrativ chef vid varje institution ”[…] med ansvar för institutionens administrativa arbete. Den administrativa chefens mandat och beslutsbefogenheter regleras genom delegation av prefekt” (V 2013/763). Detta innebär att den administrativa chefens roll kan se olika ut på olika institutioner beroende på vad prefekten väljer att delegera, vilket rimligtvis bör vägledas av institutionens verksamhet och storlek. Kartläggningen har genomförts genom insamling och analys av data och dokument samt genom telefonintervjuer med samtliga trettioåtta administrativa chefer utifrån en halvstrukturerad intervjumall. Varje intervju tog 30-90 minuter att genomföra. Gruppen administrativa chefer speglar tämligen väl ålders- och könssammansättning hos TA-personalen generellt vid universitetet. Tre fjärdedelar är kvinnor och medelåldern är 46 år. Alla utom fyra var redan anställda vid universitetet när de började arbeta som administrativa chefer, och den genomsnittliga anställningstiden är tolv år. En stor majoritet (75 %) har ekonombakgrund, både vad gäller utbildning och yrkeserfarenhet. Tjugotvå av tjänsterna var utannonserade och fyra av dessa tillsattes med externa sökande. Nästan hälften har någon tidigare chefserfarenhet (med personalansvar), framför allt inom ekonomiområdet. Nästan två tredjedelar av de administrativa cheferna har arbetsuppgifter förutom just chefsrollen. För vissa är detta den huvudsakliga arbetsuppgiften, och det finns några som arbetar hela 80 procent med annat än att vara chef. De administrativa cheferna har i genomsnitt 15 underställda medarbetare. Spridningen är dock mycket stor, från 3 till 45 medarbetare, något som i stor utsträckning är en avspegling av institutionsstorleken. I vilken utsträckning de administrativa cheferna även har andra roller är också det i någon mån en relaterat till institutionsstorleken. Den uppskattade genomsnittliga veckoarbetstiden för de administrativa cheferna är ca 45 timmar, och runt hälften av dem uppfattar sin arbetssituation som pressad. Man kan fråga sig om det är rimligt att vara chef enbart på mindre än 50 procent, åtminstone om det innebär att leda och fördela arbetet för tio eller fler medarbetare, hålla medarbetar- och lönesamtal, ha arbetsmiljöansvar samt att jobba med verksamhetsutveckling.

2 / 21

De intervjuade är eniga om att införandet av rollen administrativ chef har varit positiv för både institutionerna och universitetet som helhet. Framför allt innebär det ett tydlig- eller synliggörande av institutionernas administration som en särskild enhet inom institutionen med en ansvarig chef som ska leda och fördela arbetet. Att det finns en huvudansvarig innebär också att det blir enklare att mötas över institutionsgränser för att utbyta erfarenheter. På samtliga fakulteter träffas de administrativa cheferna regelbundet (på vissa ställen tillsammans med kanslichefen) för diskutera gemensamma angelägenheter. Även de administrativa dialoger som anordnas av universitetsdirektören är mycket uppskattade. Det finns också önskemål om återkommande nätverksaktiviteter för just de administrativa cheferna, som en uppföljning av den gemensamma chefsutbildningen. Vid tjugotre av trettioåtta institutioner finns det en vidaredelegation till den administrativa chefen. Det finns dock ingen tydlig gemensam nämnare för dessa vidaredelegationer, utan det spretar rejält både vad gäller omfattning och innehåll. De administrativa chefernas chefsmandat skiljer sig också åt mellan institutionerna. Det finns de som är chef fullt ut med lednings-, personal-, ekonomi- och utvecklingsansvar, men det finns också de som mer kan sägas ha ett slags administrativ samordningsroll utan något formellt chefsmandat. Majoriteten placerar sig någonstans mittemellan dessa två ”ytterligheter”. Att det antingen helt saknas vidaredelegation till de administrativa cheferna eller att den är otydlig är problematiskt ur flera aspekter. Främst är det ett problem när det gäller möjligheten att fatta beslut. Utan en vidaredelegation faller allt beslutsfattande på prefekten. Detta begränsar dels dennes möjlighet att fokusera på övergripande frågor, dels begränsas möjligheten för den administrativa chefen jobba effektivt eftersom alla beslut som berör administrationen måste gå via prefekten. En annan viktig aspekt är att det vid byte av prefekt blir väldigt många frågor en nytillträdd prefekt måste sätta sig in i, vilket kan skapa en tröghet och osäkerhet i organisationen. En otydlighet i delegationen riskerar bidra till ineffektiva arbetssätt. En avsaknad av eller otydlighet i delegationen gör vidare att många administrativa chefer upplever en oklarhet i sin roll. Det måste dock samtidigt sägas att många av dem har betonat att de har ett mycket bra och nära samarbete med prefekt och övrig ledning. Brister i delegationen– i kombination med begränsad tid att vara chef – innebär emellertid att många upplever sig ha små möjligheter att jobba aktivt med verksamhetsutveckling. Flera administrativa chefer har även uttryckt att de upplever att rollen administrativ chef har lägre status än andra administrativa chefsroller vid universitetet. En stor majoritet av de administrativa cheferna skulle vilja ha mer tid till att utveckla den administrativa verksamheten vid institutionen. I synnerhet de chefer som inte har chefsuppdraget på heltid menar att operativa arbetsuppgifter tar så mycket tid att verksamhetsutvecklingen är nästintill obefintlig. Åtgärder:

Förtydliga i arbetsordningen, eller att rektor fattar ett separat beslut där de administrativa chefernas arbetsuppgifter tydliggörs (jmf. utbildningsledare)

Ta fram en mall med en lista på alla delegationer en prefekt kan göra. Omfattningen av chefsarbetet bör vara minst 50 procent. Vid rekrytering av administrativ chef bör tjänsten utannonseras både internt och externt, och

tidigare erfarenhet av personalledning bör vara ett krav. Skapa ett universitetsövergripande nätverk för administrativa chefer. Nyanställd administrativ personal bör praktisera en period vid institution/GF. Skilj på arbets- och delegationsordning

3 / 21

1. Inledning De senaste årens tämligen genomgripande förändringar av universitetets administrativa organisation (förändringsprojektet ”Göteborgs universitet förnyas”) har haft som syfte att genom mer effektiva arbetssätt och en mer ändamålsenlig organisation frigöra mer resurser till utbildning och forskning. ”Utgångspunkten är att institutionerna ska ha de resurser som krävs för att klara de dagliga administrativa uppgifterna med tillgång till expertis inom den gemensamma förvaltningen.” (Slutrapport om implementeringsarbetet avseende ny funktionell administrativ organisation s.6). I linje med detta beslutade universitetets styrelse 2013-10-15 om en ny arbetsordning (V 2013/763). Enligt denna ska varje institution ha ett institutionsråd och institutionens arbete ska ledas av en prefekt med en mandatperiod på sex år. Det ska även finnas en ställföreträdande prefekt (proprefekt), och prefekten får vid behov utse en eller fler viceprefekter med ansvarsområden som prefekten beslutar om. Prefektens ansvar och uppgifter är följande: ”Prefekten leder det dagliga övergripande arbetet och ansvarar för verksamheten vid institutionen och ska främja institutionens utveckling. Prefekten ansvarar därtill för personal och arbetsmiljö samt företräder universitetet som arbetsgivare. Prefekten har ansvar för att universitets- och fakultetsgemensamma beslut, regler och policyer följs inom institutionen. Prefektens beslutsmandat anges i delegationsordningen.” (V 2013/763). I arbetsordningen slås det även fast att det ska finnas en administrativ chef vid varje institution: ”På institutionsnivå ska det finnas en administrativ chef med ansvar för institutionens administrativa arbete. Den administrativa chefens mandat och beslutsbefogenheter regleras genom delegation av prefekt.” (V 2013/763). Vad ”ansvar för institutionens administrativa arbete” innebär är ganska öppet för tolkningar, och får som konsekvens att den administrativa chefens roll kan se olika ut på olika institutioner beroende på vad prefekten väljer att delegera. Denna rapport innehåller en redogörelse för de administrativa chefernas arbetssituation. I synnerhet med fokus på övergripande ansvar och beslutsbefogenheter, dvs. det som regleras via prefektens vidaredelegation. 1.2 Bakgrund Universitet har som arbetsorganisation betraktad några tämligen unika kännetecken. För det första finns det en tydlig uppdelning mellan den akademiska och den administrativa personalen. Det är i stora delar två olika världar som möts inom samma organisation. Akademikerna har en egen karriärväg, monopol på de flesta ledningspositioner och har som regel förtroendearbetstid. Att vara chef är ett tidsbegränsat uppdrag som utförs på deltid, och efter en period som chef återgår man till sin ordinarie tjänst. Detta ger ett slags dubbelhet i det akademiska ledarskapet som har identifierats av flera betraktare, exempelvis: ”Den akademiske ledaren är både formell chef, tillsatt för att utöva en viss myndighetsfunktion, och samtidigt primus inter pares, av kollegerna förtroendevald ledare, men i grunden en kollega.” (Haikola 1999:16). Den akademiska kulturen kännetecknas vidare av ett lågt förtroende för ledning i allmänhet och en stark betoning av kollegialitet. En chef ses inte primärt som någon som självständigt fattar beslut och pekar ut färdriktningen, utan i stället som någon som förväntas fånga upp kollegiets samlade synpunkter och sedan verkställa dessa. Även om de formella aspekterna av ledarskapet inom universitetet har stärkts på senare år i och med den nya arbetsordningen är kulturen i stor utsträckning fortfarande kollegial. Den administrativa delen av verksamheten är mer som en ”vanlig” arbetsplats. Administratörerna har olika funktionella roller och chefer som också är specialister inom sina respektive områden. Vid universitetet har denna del av verksamheten blivit allt mer formaliserad. Kraven på att redovisa och rapportera olika aspekter (ekonomi, personal, utbildning) av verksamheten har ökat, och administratörernas roller har blivit mer funktionsinriktade. Detta är en naturlig följd av universitetets förnyelseprocess som innebär att institutionerna i ökad utsträckning förväntas hantera alla dagliga administrativa uppgifter, även sådana som kräver djupare kunskap om exempelvis personalfrågor.

4 / 21

För att möjliggöra en ökad specialisering förordade författarna till utredningsrapporten Göteborgs universitet förnyas (Bexell och Rogestam (2010:12) att institutionerna ska ha en viss minimistorlek. De behöver inte vara lika stora, men 150-300 anställda kan vara ett riktmärke. Vidare kan man läsa att:

Det viktiga är att institutionerna blir så stora att de kan vara administrativt självbärande och administrativt enbart vara beroende av ovan liggande nivå i funktioner där detta ger en tydlig vinst av samordningsskäl. De ska kunna klara sina uppgifter på ett effektivt sätt inom framförallt utbildnings-, ekonomi- och personalområdena, men också avseende studierådgivning och information. Det är på institutionerna och till dem knutna centrumbildningar som forskning och utbildning bedrivs och där måste det finnas tillgång till ett effektivt administrativt stöd som ger möjlighet till utveckling av verksamheten. På institutionsnivå ska också finnas en stark ledningsorganisation och tydliga former för anställdas och studenters inflytande.

Sedan detta skrevs har organisationsförändringarna inneburit att det blivit färre och – med något undantag – större institutioner. Resultatet är att det på universitet i dag finns trettioåtta institutioner fördelade på åtta fakulteter enligt nedan: Sahlgrenska akademin 

 Institutionen för medicin 

 Institutionen för biomedicin 

 Institutionen för kliniska vetenskaper  Institutionen för neurovetenskap och fysiologi  Institutionen för vårdvetenskap och hälsa  Institutionen för odontologi 

Samhällsvetenskapliga fakulteten 

 Förvaltningshögskolan     Institutionen för globala studier  Institutionen för journalistik, medier och kommunikation 

 Institutionen för socialt arbete  Institutionen för sociologi och arbetsvetenskap  Psykologiska institutionen  Statsvetenskapliga institutionen  

Naturvetenskapliga fakulteten 

 Institutionen för biologi och miljövetenskap 

 Institutionen för fysik  Institutionen för geovetenskaper  Institutionen för kemi och molekylärbiologi 

 Institutionen för kulturvård  Institutionen för matematiska vetenskaper 

Humanistiska fakulteten 

 Institutionen för filosofi, lingvistik och vetenskapsteori  Institutionen för historiska studier  Institutionen för kulturvetenskaper  Institutionen för litteratur, idéhistoria och religion  Institutionen för språk och litteraturer  Institutionen för svenska språket  

Handelshögskolan 

 Företagsekonomiska institutionen 

 Institutionen för ekonomi och samhälle 

 Institutionen för nationalekonomi med statistik 

 Juridiska institutionen 

Utbildningsvetenskapliga fakulteten 

 Institutionen för pedagogik och specialpedagogik  Institutionen för pedagogik, kommunikation och lärande 

 Institutionen för didaktik och pedagogiskt profession  Institutionen för kost‐ och idrottsvetenskap  

Konstnärliga fakulteten 

 Akademin Valand 

 Högskolan för design och konsthantverk  Högskolan för scen och musik 

IT‐fakulteten 

 Institutionen för data‐ och informationsteknik 

 Institutionen för tillämpad IT 

Tre av de trettioåtta institutionerna är tre s.k. integrerade institutioner (Institutionen för tillämpad informationsteknik och Institutionen för data- och informationsteknik på IT-fakulteten, samt Institutionen för matematiska vetenskaper på Naturvetenskapliga fakulteten), vilket innebär att de är delar av både Chalmers och universitetet. Vid två av dessa (Institutionen för matematiska vetenskaper

5 / 21

och Institutionen för data- och informationsteknik) är de administrativa cheferna anställda vid Chalmers. Förutom IT-fakulteten har samtliga fakulteter genomfört större eller mindre förändringar i sin organisationsstruktur de senaste tio åren. 2005 bildades Institutionen för globala studier vid Samhällsvetenskapliga fakulteten när några mindre enheter slog sig samman. 2006 genomförde Sahlgrenska akademin en genomgripande organisationsförändring som resulterade sex storinstitutioner. 2009 reducerade Humanistiska fakulteteten antalet institutioner till sex, och efter 2010 har även Konstnärliga, Naturvetenskapliga och Samhällsvetenskapliga fakulteterna samt Handelshögskolan genomfört organisationsförändringar. Det finns även exempel där en sammanslagning har planerats men inte genomförts (Förvaltningshögskolan och Institutionen för sociologi och arbetsvetenskap). Storleken på institutionerna varierar dock fortfarande mycket. Den minsta har 40 medarbetare medan den största har 450 medarbetare. Medelinstitutionen har ca 140 medarbetare, vilket ligger något under det riktmärke som utredarna angav. Tjugofem institutioner har färre än 150 medarbetare och tolv har färre än hundra (Tabell 1). Detta innebär att det ställs olika krav på de administrativa stödfunktionerna och även att förutsättningarna för att leda det administrativa arbetet varierar. Vid de större institutionerna finns det större förutsättningar för att ha specialister inom olika områden, t.ex. inom ekonomi, personal, utbildning och kommunikation. Institutionsstorleken avspeglar sig också i hur många underställda de administrativa cheferna har. Där är spannet från 3 underställda till runt 40, men det genomsnittliga antalet är 15 stycken. Antalet underställda kan också skilja sig åt eftersom studievägledningen ibland ingår i den administrativa gruppen och ibland inte. Verksamhetens karaktär påverkar även antalet TA-personal, exempelvis finns det på en del institutioner medarbetare som endast arbetar med olika slags teknisk utrustning som används i forskning och/eller undervisning. Det är över huvud taget vanskligt att räkna huvuden på det här sättet (alla siffror kommer direkt från de administrativa cheferna) eftersom det kan handla om både delade tjänster (akademiska/administrativa) och hel- och deltider. Det ger dock en viss uppfattning om hur det ser ut på universitetet vid ett visst ögonblick. Tabell 1. Antal medarbetare/institution, antal underställd personal för de administrativa cheferna 

Institution  Antal anställda  Underställd personal 

Institutionen för medicin*  450  45** 

Institutionen för biomedicin*  330  22 

Institutionen för neurovetenskap och fysiologi*  325  35 

Institutionen för kliniska vetenskaper*  245  26 

Institutionen för biologi och miljövetenskap  223  16***** 

Institutionen för data‐ och informationsteknik  200  19 

Institutionen för kemi och molekylärbiologi  200  26 

Institutionen för pedagogik och specialpedagogik  160  25 

Institutionen för vårdvetenskap och hälsa  153  20 

Företagsekonomiska institutionen  150  22 

Institutionen för matematiska vetenskaper  150  19 

Institutionen för pedagogik, kommunikation och lärande  134  11 

Högskolan för scen och musik   142  14 

Psykologiska institutionen  140  16 

Institutionen för socialt arbete  135  11 

6 / 21

Institutionen för språk och litteraturer  130  16 

Statsvetenskapliga institutionen  130  14 

Högskolan för design och konsthantverk  130  14 

Institutionen för tillämpad IT  130  10 

Institutionen för nationalekonomi med statistik  120  17 

Institutionen för sociologi och arbetsvetenskap  120  14 

Institutionen för globala studier  120  12 

Institutionen för historiska studier  110  12 

Institutionen för didaktik och pedagogisk profession  100  10 

Institutionen för svenska språket  100  7 

Institutionen för odontologi  100  5**** 

Juridiska institutionen  95  10 

Institutionen för litteratur, idéhistoria och religion  95  9 

Institutionen för filosofi, lingvistik och vetenskapsteori  90  6 

Institutionen för geovetenskaper  85  6 

Akademin Valand  70  18 

Institutionen för ekonomi och samhälle  70  9 

Institutionen för kost‐ och idrottsvetenskap  65  7 

Institutionen för kulturvård  60  11 

Institutionen för kulturvetenskaper  60  6 

Institutionen för fysik  60  3 

Institutionen för journalistik, medier och kommunikation  50  5 

Förvaltningshögskolan   40  3 

Totalt  5267  551 

*Fyra institutioner vid Sahlgrenska akademin har en personalsammansättning som försvårar jämförelsen med övriga universitetet.  **Av dessa är 11 direkt underställda den administrative chefen. Övriga är underställda ledningen på institutionernas fyra avdelningar. ***Av dessa är 14 amanuenser som den administrativa chefen nyligen fått ansvar för. ****På institutionen finns det 6 intendenter som (en på varje avdelning) som arbetsleds av den administrative chefen men som är underställda prefekten. ***** Varav 6 personer inom funktionen studieadministration som den administrativa chefen ej arbetsleder, men har personalansvar för. 

Förutsättningarna skiljer även när det gäller institutionernas ”fysiska utformning”. Många institutioner har verksamhet på flera ställen och därmed administrativ personal som befinner på olika ställen. För vissa administrativa chefer innebär detta att de träffar delar av sin personal mer sällan än andra och att mycket av arbetsledningen får göras via telefon- eller mailkontakt. Vad är då syftet med att från centralt håll besluta att varje institution – oavsett storlek inriktning etc. – ska ha en roll/funktion som benämns administrativ chef? Ett svar hittar man i ett besluts-PM daterat 2011-04-26 ”Göteborgs universitet förnyas – inriktning av det fortsatta arbetet med att utveckla universitetets organisation” (s.1.):

Förändringsarbetet ska syfta till att tillvarata universitetets samlade kompetens och därmed skapa ytterligare samhörighet och gränsöverskridande samarbete såväl internt som externt. En framgångsrik samverkan kräver hög kvalitet hos såväl de disciplinära områdena som hos stödverksamheten. Universitetet ska ha en mer sammanhållen verksamhet med större enhetlighet vad gäller organisation, struktur och rutiner av administrativ art för att nå detta mål.

7 / 21

I dessa två stycken kan man läsa in att ”hög kvalitet” kopplas till större enhetlighet vad gäller organisation, struktur och rutiner av administrativ art”. Detta förtydligas senare i dokumentet med: ”att alla institutioner har samma administrativa basorganisation (i denna ingår administrativ chef, personalhandläggare, ekonomihandläggare och studieadministratör) med i princip samma befattningsbeskrivningar;” (s.2.). Någon mer detaljerad gemensam organisationsbeskrivning har det dock inte blivit. Arbetsordningen reglerar ”[…] den övergripande organisations- och beslutsstrukturen inkluderande ansvarsfrågor för olika befattningshavare och funktioner” (V 2014/765), och lägger ett slags lägstanivå för vilka roller och funktioner det ska finnas. Det har dock tillkommit ett par beslut som kan sägas styra institutionernas interna organisation något mer. Det första är beslutet om att varje institution ska ha en utbildningsansvarig (V 2013/296), och det andra är den nyligen beslutade policyn om studie- och karriärvägledning (V 2014/378). I den senare anges det bl.a. att en anställning […] som studie- och karriärvägledare ska omfatta minst 50 procent av en heltidstjänst” 1.3 Tillvägagångssätt Denna kartläggning av de administrativa chefernas roll och arbetsuppgifter tittar på ett antal olika aspekter:

Vidaredelegation Arbetsbeskrivning Chefskap Medverkan i ledningsarbete Arbetets organisering

Första steget i kartläggningen var att begära ut alla beslut om vidaredelegation vid institutioner från universitetets gemensamma diarium. Resultatet av detta blev dock tämligen magert. Det var bara ett fåtal institutioner som hade registrerat några dokument med beslut om vidaredelegation i diariet. Eftersom det inte rör sig om fler än trettioåtta personer blev metodvalet att ringa upp samtliga och göra en halvstrukturerad intervju. Dessa intervjuer tog mellan 30 och 90 minuter att genomföra. Materialet som sedan har analyserats är då framför allt intervjuer, men även dokument (i synnerhet institutionernas arbets-, delegations- och beslutsordningar). 1.4 De administrativa cheferna Det finns trettioåtta administrativa chefer vid universitetet, dvs. en på varje institution. Av dessa är tjugonio kvinnor (76 %) och 9 män (24 %). Att kvinnor utgör en majoritet på denna position är knappast förvånande med tanke på kvinnodominansen generellt på universitetet när det gäller administrativ personal (kvinnorna utgör tre fjärdedelar av den administrativa personalen). Vid fyra fakulteter är samtliga administrativa chefer kvinnor (Handelshögskolan, Humanistiska fakulteten, Konstnärliga fakulteten och Utbildningsvetenskapliga fakulteten). Samhällsvetenskapliga fakulteten avviker rejält från mönstret eftersom fem av sex administrativa chefer är män. En delförklaring till kvinnodominansen kan vara att i stort sett samtliga nya administrativa chefer redan jobbade med administration inom universitetet innan de fick sin nya roll. Detta innebär att rekryteringsbasen framför allt bestod av kvinnor. Av alla administrativa chefer är endast 4 externt rekryterade. Både medel- och medianåldern är 46 år. Den yngste är 30 år och den äldste 66 år. nio stycken är under 40 och tre över 60. Medellönen ligger på 43 000 (median 42 400), där den lägsta lönen är 40 000 och den högsta 51 500. Man kan notera att de som har den högsta lönen är anställda på Chalmers (vid integrerade institutioner), vilket sannolikt avspeglar ett högre löneläge generellt. Den genomsnittliga anställningstiden vid universitetet är tolv år. Den som har varit anställd längst har varit på GU i 43 år (!), men det finns också sex administrativa chefer som varit på universitet mindre än fem år. Fyra av dessa kom utifrån efter att ha sökt de utannonserade tjänsterna. 22 av tjänsterna var utannonserade och söktes alltså i konkurrens. De övriga 16 tjänsterna blev tillsatta på lite olika sätt. På vissa institutioner

8 / 21

hade man redan administrativa samordnare eller chefsadministratörer vars titlar helt enkelt ändrades till att bli administrativa chefer (ibland med ändrat arbetsinnehåll). På andra institutioner blev någon (oftast en ekonom/controller) tillfrågad om man var intresserad och blev sedan tillsatt av prefekten, dvs. ett tämligen informellt förfarande. Nästan tre fjärdedelar av de administrativa cheferna har ekonombakgrund, och en övervägande andel av dessa har också jobbat som ekonomer på GU sedan tidigare. Den näst vanligaste bakgrunden är inom personalområdet. Nästan hälften av de administrativa cheferna har någon tidigare chefserfarenhet, främst som något slags ekonomichef. Majoriteten av de administrativa cheferna har även arbetsuppgifter förutom att leda det administrativa arbetet. Den vanligaste ”bisysslan” är att vara huvudansvarig för ekonomiska frågor, ofta med titeln controller. I många fall handlar det om ett ”arv” från tidigare tjänst där en institutionsekonom/controller har blivit tillfrågad av prefekten om hen vill börja som administrativ chef. Samtliga administrativa chefer ingår i institutionernas ledningsgrupp. Man kan dock notera att ledningsgrupperna varierar stort i storlek, från endast 2 personer upp till 10 personer. Vid de allra flesta institutioner utgörs kärnan i ledningsgruppen av prefekt, proprefekt och administrativ chef. På vissa institutioner har man valt att ha både en mindre operativ ledningsgrupp (oftast bestående av prefekt, proprefekt och administrativ chef) och en större grupp som hanterar mer långsiktiga frågor. Ledningsgruppsarbetet varierar från att vara tämligen formaliserat med regelbundna möten med agenda och minnesanteckningar till att skötas i stort sett helt informellt med personliga samtal mellan ledningsgruppens medlemmar. 2. Vidaredelegation Det är alltså prefekten som genom sin vidaredelegation styr den administrativa chefens mandat och beslutsbefogenheter. I rektors delegationsordning (V 2013/764) slås följande fast:

Den som har beslutanderätt får överlåta denna, såvida inte sådan vidaredelegering enligt författning eller i annan ordning uttryckligen förbjudits. I föreliggande delegationsordning innebär detta att alla beslutsbefogenheter kan vidaredelegeras, om det inte uttryckligen anges att detta inte är tillåtet i denna delegationsordning eller i Göteborgs universitets arbetsordning (Dnr V 2014/765). Med delegering avses att beslutsfattandet flyttas från en högre nivå till en lägre nivå inom organisationen. Den lägre nivån ges därmed rätt att fatta beslut med samma beslutsbefogenhet som den högre. Det yttersta ansvaret ligger dock kvar hos den högre nivån, som genom ett nytt beslut kan återta delegeringen, helt eller delvis, när som helst under ett ärendes handläggning. Om den som har mottagit delegationen inte har kompetens eller resurser att fatta de beslut som är förenade med denna, ska delegationen återlämnas. Det åligger den som mottagit delegationen att anmäla detta till närmast högre nivå.

9 / 21

I delegationsordningen är följande delegerat till prefekten: Prefekten beslutar efter delegation från dekan om:   Allmänt  ‐   det systematiska arbetsmiljöarbetet enligt gällande regelverk  ‐   hållbar utveckling och miljöledningssystem samt arkivbildning  ‐   jämställdhets‐ och likabehandlingsarbetet  ‐   studenternas arbetsmiljö  Utbildningsadministration  ‐   att tillgodoräkna tidigare utbildning och andra kunskaper och färdigheter avseende kurs på grundnivå och avancerad 

nivå och prov i utbildning på forskarnivå  ‐   fastställa kursplan; för kurser som ingår i institutions‐ eller fakultetsövergripande utbildningsprogram fastställs 

kursplan efter samråd med berörd/‐a fakultetsstyrelse/‐r eller motsvarande  ‐   utse examinator för grundnivå och avancerad nivå  ‐   utfärda kursbevis på begäran  ‐   begränsning av det antal tillfällen som en student får genomgå prov eller praktik eller motsvarande utbildningsperiod ‐   antagning till utbildning på forskarnivå  ‐   utseende av granskare av licentiatuppsats  ‐   utse handledare för doktorand; huvudhandledare och annan handledare,  ‐   fastställa individuell studieplan  ‐   antagning av reserver till kurs och utbildningsprogram inklusive antagning till senare del av utbildningsprogram  ‐   studieuppehåll  ‐   tillfälligt ställa in kurser  ‐   institutionens studie‐ och karriärvägledning  Organisation  ‐   Institutionens och institutionsledningens organisation och arbetsformer i övrigt  ‐   lokaldisposition och övrig infrastruktur  Ekonomi  ‐   att ingå avtal för universitetets räkning inom institutionens verksamhet  ‐   mottagande av gåvor och bidrag enligt donationsförordningen  ‐   mottagande av externa forskningsbidrag  ‐   att ingå avtal om utbildnings‐ och forskningsuppdrag, inklusive beslut om medgivande att anlita juridisk person i 

utbildningsverksamheten  ‐   bokslut och resultat  ‐   bevilja undantag från universitetets representationsregler  Personal  ‐   anställningar, förutom professor (universitetslektor, biträdande lektor samt forskarassistent enligt särskild 

beredning)  ‐   initierande av rekrytering av professor  ‐   beslut om att en anställning som professor eller lektor ska vara förenad med anställning vid sjukvårdsenhet enligt 4 

kap 2 och 8 §§ HF. Som sjukvårdsenhet räknas även sådan enhet där odontologisk utbildning och forskning bedrivs.  ‐   lärares tjänstgöringsplaner  ‐   utseende av institutionens representanter i fakultets‐ och universitetsövergripande organ om inget annat föreskrivs  ‐   ansvara för tillämpning och behandling av personuppgifter i enlighet med personuppgiftslagen   I förekommande fall ska alla beslut följa rektors och dekans beslut.

I arbetsordningen anges tydligt att ”Den administrativa chefens mandat och beslutsbefogenheter regleras genom delegation av prefekt.” (V 2013/763).” Detta är nog något som får betraktas som krav från ledningen, men det har uppenbarligen – åtminstone har inte jag lyckats hitta det – inte gått ut något påbud om att detta ska göras eller hur det ska göras.

10 / 21

Vid 23 institutioner finns det i skrivande stund en formell vidaredelegation till den administrativa chefen.1 Tabell 2 visar hur vidaredelegationerna fördelar sig på fakulteterna. Tabell 2. Antal fakulteter och antal vidaredelegationer till administrativ chef Fakultet  Antal institutioner  Formell vidaredelegation till administrativ chef 

Handelshögskolan   4  4 

Humanistiska fakulteten  6  4 

IT‐fakulteten  2  2 (Chalmers) 

Konstnärliga fakulteten  3  2 

Naturvetenskapliga fakulteten  6  3 

Sahlgrenska akademin  6  4 

Samhällsvetenskapliga fakulteten  7  3 

Utbildningsvetenskapliga fakulteten  4  1 

Totalt  38  23 

Delegationerna ser tämligen olika ut och skiljer sig åt både vad gäller omfattning och tydlighet, men det går också att hitta gemensamma drag. Vid ett antal institutioner har man valt att utgå från uppställningen i rektors delegationsordning för den interna vidaredelegationen. Exempelvis skriver man i Juridiska institutionens delegationsordning att den ”[…] är baserad på den delegationsordning som beslutades av Göteborgs universitetsstyrelse 2013-12-17, Dnr V 2013/764, att gälla tillsvidare samt den arbetsordning som beslutades av Göteborgs universitetsstyrelse 2013-10-15, Dnr 2013/763, och gäller tills vidare från detta datum.” (V 2013/799). Vid andra institutioner är vidaredelegationen uttryckt i mer generella termer där huvudpunkten oftast är att ”leda och fördela det administrativa arbetet”. Det finns även vidaredelegationer som endast tar upp ett fåtal punkter, t.ex. att besluta om behörighet till administrativa system och beslut om arbetstidens förläggning för TA-personal. Tabell 3 visar exempel på hur en delegationsordning för en institution kan se ut med ett antal olika ärendetyper och hur de har vidaredelegerats till olika befattningshavare. Delegationsordningen har sedan undertecknats av prefekten och de befattningshavare som mottagit delegation. Tabell 3. Exempel på delegationsordning Ärende  Beslutas av  Vidaredelegation  Vidaredelegerat till  Beredning/beslut i 

samråd med 

Det systematiska arbetsmiljöarbetet enligt gällande regelverk 

Prefekt  Nej    Institutionsrådet 

Jämställdhets‐ och likabehandlingsarbetet 

Prefekt  Nej     

Utse examinator för grundnivå och avancerad nivå 

Prefekt  Ja  Viceprefekt för grundnivå och avancerad nivå 

 

Studieuppehåll  Prefekt  Ja   Viceprefekt för grundnivå och avancerad nivå 

 

Utseende av granskare av licentiatuppsats 

Prefekt  Ja   Viceprefekt för forskning och forskarutbildning 

 

Utse handledare för doktorand; huvudhandledare och annan handledare 

Prefekt  Ja  Viceprefekt för forskning och forskarutbildning 

 

Ansvar för arkiv  Prefekt  Ja  Administrativ chef   

Ansökan om beställar‐ID  Prefekt  Ja  Administrativ chef   

1 Flera av de institutioner som i nuläget inte har en vidaredelegation arbetar dock med att ta fram en, så troligtvis kommer andelen som har vidaredelegerat öka inom den närmaste tiden.

11 / 21

3. Fakulteterna Nedan följer fakultetsvisa beskrivningar av hur det ser ut för de administrativa cheferna. Anledningen till detta är att fakulteterna skiljer sig tämligen mycket åt i vissa avseenden, och att detta i viss mån påverkar institutionernas administrativa arbete. 3.1. Handelshögskolan Vid Handelshögskolan finns fyra institutioner: Institutionen för ekonomi och samhälle, Företagsekonomiska institutionen, Juridiska institutionen, samt Institutionen för nationalekonomi med statistik. 2013 genomfördes en organisationsförändring som främst innebar att tre tämligen små verksamheter (Ekonomisk historia, Kulturgeografi och Institutet för innovation och entreprenörskap) samlades i en gemensam institution – Institutionen för ekonomi och samhälle – medan de tre övriga institutionerna i stort sett behöll sina områden (Företagsekonomi fick dock också enheten Ekonomisk geografi). Fakultetens största utbildningsprogram – ekonomprogrammet – administrerades tidigare gemensamt på fakulteten, men ligger sedan omorganisationen på Företagsekonomiska institutionen. Detta innebar även att fyra utbildningsadministratörer flyttade till institutionen. Institutionerna har mellan 70 och 150 anställda, och antalet administratörer ligger mellan 10 och 20. Alla institutioner har en beslutad delegationsordning. Delegationsordningarna för Företagsekonomiska institutionen, Institutionen för nationalekonomi med statistik samt Juridiska institutionen är tämligen lika varandra både till form och till innehåll. De består av ett dokument där man i tabellform sammanställt en lång rad beslutsärenden som prefekten har möjlighet att vidaredelegera till andra befattningshavare (se tabell 3 ovan). De är baserade på universitetets delegationsordning men innehåller ett ganska stort antal ärenden som inte finns med i denna. Exempelvis en lång rad personalärenden: lönesättning, övertid/mertid, semesteransökan, tjänstledighetsansökan, lönesamtal, utvecklingssamtal etc. Vidaredelegationerna till de administrativa cheferna handlar primärt om två områden. Dels sådant som rör den administrativa personalen (ledigheter, lönesamtal/medarbetarsamtal, kompetensutveckling etc.), dels administrativa frågor (behörigheter till system, arkiv, inventarier etc.). Den beslutade delegationsordningen för Institutionen för ekonomi och samhälle ser helt annorlunda ut och innehåller både kortfattade delegations- och arbetsordningar. Den innehåller visserligen ett antal punkter från universitetets delegationsordning, men långt ifrån alla och de är inte lika systematiskt uppställda som vid fakultetens övriga institutioner. I denna nämns inte heller den administrativa chefen, men i ett senare tillägg till delegationsordningen har prefekten beslutat följande (under rubriken arbetsordning): ”Administrativ chef är ansvarig för arbetsledning av den administrativa personalen. Administrativ chef har attesträtt av fakturor som gäller stödverksamheten samt attesträtt att godkänna administrativa personalens ledigheter i Egenrapporteringen.” (V 2013/190). Samtliga fyra administrativa chefer vid Handelshögskolan är kvinnor, tre av dem har ekonombakgrund och en är jurist. Tre av tjänsterna var utannonserade medan en tillsattes genom att prefekten frågade en av administratörerna om hon var intresserad. Alla jobbade sedan tidigare med administrativa frågor på universitetet (tre på Handelshögskolan och en på Gemensamma förvaltningen). Två av dem jobbar 50 procent som ekonom och 50 procent som administrativ chef, en jobbar 40 procent med personalfrågor och den fjärde jobbar halva tiden som ledningsstöd. Ingen av fakultetens administrativa chefer har någon utsedd ersättare. Alla fyra administrativa chefer bedömer att de arbetar mer än 40 timmar i veckan, dock ej över 50 timmar. De är alla med i institutionernas ledningsgrupp, och har möten med sin egen personal ungefär en gång per månad. De genomför också både löne- och utvecklingssamtal med sin personal, men själva lönesättningen är prefektens ansvar.

12 / 21

På fakulteten träffas de administrativa cheferna en gång per månad tillsammans med kanslichefen. Den fråga som mest diskuteras vid dessa möten är lokalfrågan eftersom den på Handelshögskolan är ett fakultetsansvar. 3.2. Sahlgrenska akademin Vid Sahlgrenska akademin finns det sex institutioner: Institutionen för biomedicin, Institutionen för kliniska vetenskaper, Institutionen för medicin, Institutionen för neurovetenskap och fysiologi, Institutionen för odontologi, samt Institutionen för vårdvetenskap och hälsa. Dessa sex storinstitutioner bildades 2006 genom sammanslagningar av ett ganska stort antal mindre institutioner. Dagens institutioner är indelade i sektioner och/eller avdelningar som storleksmässigt motsvarar många institutioner på andra fakulteter. Det är dock lite svårt att mer exakt säga hur många anställda det finns på vissa institutioner eftersom en avsevärd andel av personalen (läkarna i synnerhet) även är anställda på Sahlgrenska universitetssjukhuset (SU). På ett par institutioner har man även över 200 s.k. externa doktorander, dvs. doktorander som har sin anställning i en annan organisation (t.ex. som läkare eller sjuksköterska på SU eller andra sjukhus i regionen) men genomför sin forskarutbildning på Sahlgrenska akademin. Denna komplexitet ställer lite andra krav på administrationen när det gäller både ekonomi- och personalhantering. Det är dock även betydande skillnader inom fakulteten. Institutionen för vårdvetenskap och hälsa är den som kanske är mest lik institutioner vid andra fakulteter. Man är 135 anställda, sitter samlat och har relativt få externa doktorander. Institutionerna för medicin, kliniska vetenskaper, biomedicin samt neurovetenskap och fysiologi är relativt lika både till storlek och till organisationssätt. De har alla verksamheter som är väldigt integrerade med sjukhusets och personal som rör sig i stort sett lika mycket inom sjukhusets som inom universitetets väggar. Avdelningarna eller sektionerna är ibland lika stora som institutioner på andra fakulteter, och är i vissa avseenden mer lika en ”normalstor” institution än de fyra storinstitutionerna. Till skillnad från övriga fakulteter har Sahlgrenska akademin fortfarande ett kansli med en samlad stödverksamhet för fakulteten. På kansliet arbetar ca 50 personer med ekonomi-, personal-, kommunikations- och utbildningsfrågor. Det är i första hand utbildningsavdelningen som har arbetsuppgifter som har direkt bäring på institutionernas administrativa verksamhet. Där finns studievägledning för fakultetens samtliga utbildningar och man handlägger även sådant som reservantagning och studentutbyte, dvs. arbetsuppgifter som på andra fakulteter sköts på institutionerna. Vid fyra av de sex institutionerna finns det en beslutad vidaredelegation till de administrativa cheferna (institutionerna för biomedicin, kliniska vetenskaper, neurovetenskap och fysiologi, samt vårdvetenskap och hälsa). De är uppställda på i stort sett sätt som på Handelshögskolan med ett antal ärenden som prefekten har vidaredelegerat till lägre nivå. Vid Institutionen för medicin finns det en vidaredelegation till den administrativa chefen när det gäller att ge behörighet till administrativa system, och vid Institutionen för odontologi har man ingen vidaredelegation alls. Vid de fyra institutioner som har en vidaredelegation jobbar alla utom en också heltid som administrativ chef. Tre av de sex administrativa cheferna vid fakulteten är kvinnor, tre har ekonombakgrund och de andra tre har utbildat sig inom personal-, beteendevetenskap och offentlig förvaltning. Fem av tjänsterna utannonserades och en tillsattes internt. Alla utom en jobbade med administrativa frågor på universitetet innan de blev administrativ chef. Undantaget kom direkt från näringslivet med en bakgrund som controller och projektkontorschef. Fyra jobbar heltid som administrativ chef, en åttio procent och en femtio procent. Vid en av institutionerna finns det en utsedd ersättare för den administrativa chefen, och alla utom en har förtroendearbetstid. Alla de administrativa cheferna bedömer att de arbetar mer än 40 timmar i veckan, dock ej över 50 timmar. De är alla med i institutionernas ledningsgrupp, och har möten med sin egen personal ungefär en gång per månad. På alla institutioner utom en genomför de administrativa cheferna också både löne- och utvecklingssamtal med sin personal, och på en institution sätter hen även lön.

13 / 21

De administrativa cheferna på fakulteten träffas ett par gånger per månad där man diskuterar frågor som berör flera institutioner. 3.3. Naturvetenskapliga fakulteten Vid naturvetenskapliga fakulteten finns det sex institutioner: Institutionen för biologi och miljövetenskap, Institutionen för fysik, Institutionen för geovetenskaper, Institutionen för kemi och molekylärbiologi, Institutionen för kulturvård, samt Institutionen för matematiska vetenskaper. Flera av institutionerna har ett mycket nära samarbete med Chalmers, och är även lokaliserade inom chalmersområdet. Institutionen för matematiska vetenskaper är också helt integrerad med Chalmers. 2012 genomförde fakulteten en omorganisation som innebar flera institutionssammanslagningar. De tre tidigare institutionerna för marin ekologi, växt- och miljövetenskaper samt zoologi slogs samman till Institutionen för biologi och miljövetenskap, och institutionerna för kemi och cell- och molekylärbiolog bildade Institutionen för kemi och molekylärbiologi. Både Institutionen för biologi och miljövetenskap och Institutionen för kemi och molekylärbiologi har en bra bit över 200 medarbetare, medan Institutionen för fysik, Institutionen för geovetenskaper, och Institutionen för kulturvård har färre än 100. Några av institutionerna vid fakulteten har delar av sin verksamhet förlagd utanför Göteborg. Institutionen för kulturvård har en filial i Mariestad där två grundutbildningsprogram är placerade, och Institutionen för biologi och miljövetenskap har verksamhet vid marina forskningsstationer i Kristineberg och på Tjärnö. Vid tre av institutionerna finns det en formell vidaredelegation till de administrativa cheferna. En av dessa är dock på en av de integrerade institutionerna och från Chalmers, så egentligen är det bara två GU-delegationer. Båda dessa är uppställda som en lista med ett antal arbetsuppgifter som framför allt handlar om att leda och fördela det administrativa arbetet, och hantera personalärenden för den administrativa personalen. Listorna följer inte rektors delegationsordning, men innehåller delar av den. Fem av sex administrativa chefer vid fakulteten är kvinnor, och en har sin anställning vid Chalmers. Fem har ekonombakgrund och en är bebyggelseantikvarie. Endast en av tjänsterna utannonserades resten tillsattes internt framför allt genom att tjänster omvandlades och bytte benämning. Samtliga jobbade med administrativa frågor på universitetet innan de blev administrativ chef. Hälften jobbar heltid som administrativ chef, de övriga mellan 20 och 50 procent. Ingen har någon ställföreträdare, och alla utom en jobbar flextid. Alla de administrativa cheferna bedömer att de arbetar mer än 40 timmar i veckan, och någon över 50 timmar. De är alla med i institutionernas ledningsgrupp, och har regelbundna möten med sin egen personal. På alla institutioner utom en genomför de administrativa cheferna också både löne- och utvecklingssamtal med personalen, på en institution är det prefekten som håller i alla lönesamtal. De administrativa cheferna på fakulteten träffar varandra på informella lunchmöten och har möten med kanslichefen var tredje vecka. 3.4. Humanistiska fakulteten Vid humanistiska fakulteten finns i dag sex institutioner: Institutionen för filosofi, lingvistik och vetenskapsteori, Institutionen för historiska studier, institutionen för kulturvetenskaper, Institutionen för litteratur, idéhistoria och religion, Institutionen för språk och litteraturer, samt Institutionen för svenska språket. 2009 genomförde fakulteten en stor organisationsförändring som innebar att sexton institutioner – många av dem relativt små – sammanfördes i en ny struktur. Den enda institution som i någon mening inte berördes av omorganisationen var Institutionen för svenska språket, som i kraft av

14 / 21

sin storlek blev en av de nya ”storinstitutionerna”. Vid omorganisationen infördes rollen administrativ chef (chefsadministratör) för de nya institutionerna, och det togs även fram en arbetsbeskrivning:

Arbetsuppgifter för Administrativ chef personalledning för den administrativa personalen (inklusive arbetsfördelning av administrativa

uppgifter) samordning, organisation och strategi av personal-, student- och ekonomiadministrationen. deltagande i ledningsgrupp, institutionsstyrelsearbete samt ev övriga beslutsorgan intern information till personalen utvecklingssamtal med administrativ personal bistå prefekten vid lönesamtal bistå prefekten vid psykosociala problem bistå prefekten vid kvalitetsarbete m.m. bistå prefekten vid arbetsrättsliga frågor löpande beslutsunderlag till prefekten (inför remissvar m.m.) medverkan vid tjänstetillsättningar av administrativ personal/kartläggning av behov inför en tillsättning bistå prefekten vid rumsfördelning

I denna står det vidare att ”tjänsten som administrativ chef är oberoende av specialkompetens och kan således kombineras med arbete som ekonomiadministration, personaladministration eller studieadministration.” Detta öppnade för en tämligen bred rekryteringsbas. Vid fyra av de sex institutionerna finns det en beslutad vidaredelegation till de administrativa cheferna (institutionerna för svenska språket, historia, språk och litteraturer samt litteratur, idéhistoria och religion). De skiljer sig till sin form ganska mycket från de delegationer med listor baserade på rektors delegationsordning som vi har sett på Handelshögskolan och Sahlgrenska akademin. De har också lite olika benämningar: arbetsbeskrivning, arbets- och delegationsordning, organisations- och delegationsordning. Vid Institutionen för litteratur, idéhistoria och religion har man en arbetsordning som innehåller en övergripande beskrivning av den administrativa chefens arbetsuppgifter, som delvis kan betraktas som en delegation. Oavsett vad de har valt att kalla sina styrdokument finns det några gemensamma delar i dem. Framför allt handlar det om att leda och fördela det administrativa arbetet, genomföra utvecklings- och lönesamtal, besluta om arbetstidens förläggning för TA-personal m.m. Alla dessa styrdokument har det gemensamt att de innehåller sådant som finns i båda universitetets gemensamma styrdokument, dvs. arbets- och delegationsordningar. Samtliga sex administrativa chefer vid fakulteten är kvinnor, tre har ekonombakgrund, en är personalvetare och de andra två har läst fristående kurser. Fem av tjänsterna utannonserades och en tillsattes internt. Alla utom en jobbade med administrativa frågor på universitetet innan de blev administrativ chef. Undantaget kom direkt från Sahlgrenska sjukhuset där hon jobbade som enhetschef. En jobbar heltid som administrativ chef, två femtio procent, två 40 procent och en 33 procent. Vid fyra av institutionerna finns det utsedda ersättare för den administrativa chefen, och alla arbetar flextid. Alla fakultetens administrativa chefer menar att de har en hög arbetsbelastning, och i ett par fall väldigt hög. De är alla med i institutionernas ledningsgrupp, och har regelbundna möten med sin egen personal. På alla institutioner genomför de administrativa cheferna utvecklingssamtal med personalen, och på fyra institutioner även lönesamtalen. Fakultetens administrativa chefer träffas ca en gång per månad för att diskutera gemensamma frågor. Man har lite olika agendor, och ibland bjuder man in experter från gemensamma förvaltningen. 3.5. Utbildningsvetenskapliga fakulteten

15 / 21

Vid Utbildningsvetenskapliga fakulteten (UFN) finns fyra institutioner: Institutionen för pedagogik och specialpedagogik, Institutionen för pedagogik, kommunikation och lärande, Institutionen för didaktik och pedagogisk profession, samt Institutionen för kost- och idrottsvetenskap. Fakulteten genomförde 2010 en större omorganisation som innebar att en stor enhet (Institutionen för pedagogik och didaktik) och två mindre (Institutionen för arbetsvetenskap och Institutionen för mat hälsa och miljö) upphörde eller flyttades och det skapades fyra helt nya enheter. Institutionen för arbetsvetenskap flyttade till Sociologiska institutionen vid Samhällsvetenskapliga fakulteten och verksamheterna vid Institutionen för pedagogik och didaktik fördelades på de nya institutionerna. Den enda institution vid fakulteten som har en formellt beslutad vidaredelegation till den administrativa chefen är Institutionen för kost- och idrottsvetenskap. Den liknar till sin form de styrdokument som vi sett på Humanistiska fakulteten, dvs. ett slags kombinerad arbets- och delegationsordning där huvudpunkten är att leda och fördela det administrativa arbetet. Alla fakultetens fyra administrativa chefer är kvinnor och har en bakgrund som ekonomer. Gemensamt för fakulteten är att de även har rollen som institutionscontroller, dvs. att de även har ansvar för ekonomi och budget. Bakgrunden till detta är att man i samband med omorganisationen 2010 införde denna roll, och när den nya arbetsordningen skulle införas helt enkelt utsåg dessa till administrativa chefer. Enligt egen bedömning jobbar två av de administrativa cheferna på fakulteten hela 80 procent som institutionscontrollers, och de andra två 50 respektive 40 procent som administrativa chefer. Vid en av institutionerna finns det en utsedd ersättare för den administrativa chefen. Överlag anser fakultetens administrativa chefer att de arbetar mycket, och i något fall väldigt mycket. De är alla med i institutionernas ledningsgrupp. På alla institutioner genomför de administrativa cheferna utvecklingssamtal med personalen, men inte lönesamtal. Fakultetens administrativa chefer träffas inte regelbundet, men tar vid behov kontakt med varandra. 3.6 Konstnärliga fakulteten Vid Konstnärliga fakulteten finns tre institutioner: Akademin Valand, Högskolan för design och konsthantverk, samt Högskolan för scen och musik. Denna indelning är resultatet av en organisationsförändring som genomfördes vid halvårsskiftet 2012. Vid två av de tre institutionerna finns det en beslutad vidaredelegation till de administrativa cheferna (Högskolan för design och konsthantverk, Högskolan för scen och musik). Båda två kan lika mycket betecknas som arbetsbeskrivningar än som renodlade delegationsordningar (även om det är deras benämning). Den ena (Högskolan för scen och musik) talar dock tydligt om ”delegerat lednings-, personal-, studentansvar och ekonomiskt ansvar. I delegationsordningen för Högskolan för design och konsthantverk hittar också vissa punkter från den rektors delegationsordning. Alla fakultetens tre administrativa chefer är kvinnor, två har en bakgrund som ekonomer och en är statsvetare. Alla tre tjänsterna utannonserades och de som fick jobben arbetade redan med administrativa frågor på universitetet. De jobbar alla heltid som administrativa chefer och har förtroendearbetstid. Vid Högskolan för design och konsthantverk finns det också en teknisk chef som arbetsleder teknikerna, och även fungerar som ersättare för den administrativa chefen. Alla de administrativa cheferna bedömer sin arbetsbelastning som rimlig, men jobbar då och då mer än normalarbetstid. De är alla med i institutionernas ledningsgrupp, och har regelbundna möten med sin egen personal. På alla institutioner genomför de administrativa cheferna också både löne- och utvecklingssamtal med personalen. De administrativa cheferna och kanslichefen träffas varannan vecka, och man roterar om vem som sätter agendan. Inom fakulteten träffas även administratörer inom de olika funktionerna.

16 / 21

3.7. Samhällsvetenskapliga fakulteten Vid Samhällsvetenskapliga fakulteten finns sju institutioner: Förvaltningshögskolan, Institutionen för journalistik, medier och kommunikation, Psykologiska institutionen, Institutionen för socialt arbete, Institutionen för sociologi och arbetsvetenskap, Statsvetenskapliga institutionen, samt Institutionen för globala studier. Fakulteten har – till skillnad från många andra – inte genomgått någon genomgripande organisationsförändring under senare år. 2005 gick de tidigare självständiga institutionerna och centrumbildningarna Freds- och utvecklingsforskning, Humanekologi, Socialantropologi, Regionala studier samt Studiet av mänskliga rättigheter samman och bildade Institutionen för globala studier (2010 anslöts även Museion). 2012 flyttade den dåvarande Institutionen för arbetsvetenskap från Utbildningsvetenskapliga fakulteten till Samhällsvetenskapliga fakulteten och bildade tillsammans med Sociologiska institutionen den nya Institutionen för Sociologi och arbetsvetenskap. Förvaltningshögskolan är universitets minsta institution med ca 40 medarbetare. Det fanns planer på ett samgående med Institutionen för sociologi och arbetsvetenskap, men det realiserades aldrig. Vid tre av de sju institutionerna finns det en beslutad vidaredelegation till de administrativa cheferna (Institutionen för socialt arbete, Statsvetenskapliga institutionen och Institutionen för sociologi och arbetsvetenskap). Två av dem följer formen med listor baserade på rektors delegationsordning som vi har sett på Handelshögskolan och Sahlgrenska akademin (Institutionen för socialt arbete och Institutionen för sociologi och arbetsvetenskap). De har också fått beteckningen delegationsordning. På Statsvetenskapliga institutionen har man en arbets- och delegationsordning som dock primärt är en arbetsordning som beskriver de olika rollerna och organen vid institutionen. I denna fanns ursprungligen inte den administrativa chefen omnämnd, men har senare kommit med via en komplettering av arbets- och delegationsordningen. På Psykologiska institutionen har den administrativa chefen fått delegation att sköta betalningar, på Förvaltningshögskolan för arbetsmiljön och på Institutionen för globala studier för MBL-förhandlingar (för TA-personal). Av fakultetens sju administrativa chefer är fem män, vilket gör att fakultetens skiljer sig avsevärt från övriga fakulteter. Sex har något slags ekonombakgrund och en är socionom. Fem av tjänsterna utannonserades och två av dem tillsattes med externa sökanden. Båda externa har erfarenhet som administrativa chefer på skolor. Övriga jobbade med administrativa frågor på universitetet innan de blev administrativ chef. Tre jobbar heltid som administrativ chef, en 60 procent, en 50 procent, en 40 procent och en 30 procent. Av de som har delad tjänst är tre ekonomer och en arbetar med personalfrågor. Vid fyra av institutionerna finns det utsedda ersättare för den administrativa chefen, och alla arbetar flextid. Vid Psykologiska institution har man både en administrativ chef och en chefsadministratör (som också fungerar som ersättare), vid de andra institutionerna har man inga ersättare. Några institutioner har ett administrativt samarbete som bland annat innebär att man delar på en personalhandläggare. Alla de administrativa cheferna bedömer sin arbetsbelastning som rimlig, men tre av dem jobbar 45-50 timmar i veckan. De är alla med i institutionernas ledningsgrupp, och de flesta har regelbundna möten med sin egen personal (på ett par institutioner sköts det helt informellt). På alla institutioner genomför de administrativa cheferna också både löne- och utvecklingssamtal med personalen. 3.8. IT-fakulteten Vid IT-fakulteten finns två institutioner som båda är integrerade med Chalmers. Institutionen för data- och informationsteknik, och Institutionen för tillämpad IT. Situationen för de administrativa cheferna blir lite annorlunda vid dessa institutioner eftersom medarbetarna är anställda antingen på Chalmers eller på universitetet. På Institutionen för data- och informationsteknik är endast 40 av 200 från GU, medan det på Institutionen för tillämpad IT är ett nästan omvänt förhållande med 80 GU-anställda av totalt 130. Institutionen för data- och informationsteknik har verksamhet både på Lindholmen och chalmersområdet, och den administrativa chefen för institutionen är också Chalmersanställd.

17 / 21

Det finns formell vidaredelegation till de administrativa cheferna vid båda institutionerna. Denna är dock från Chalmers, inte från universitetet (se vidare nedan). Båda fakultetens administrativa chefer är kvinnor, och båda är ekonomer. En är just nu tillförordnad administrativ chef och den andra tjänsten tillsattes genom att institutionens ekon tillfrågades om hon ville bli administrativ chef. Båda jobbade med administrativa frågor på Chalmers/universitetet innan de blev administrativ chef. En jobbar heltid som administrativ chef och den andra är ekonom på halva tiden. Ingen av dem har någon utsedd ersättare. 4. Chalmers Även vid Chalmers har man beslutat att det ska finnas en administrativ chef på varje institution. De administrativa cheferna har också fått ett uppdrag från rektor att utveckla Chalmers administrativa verksamhet (C 2006/191):

Sedan 2005-01-01 finns det vid varje institution en administrativ chef som är chef för all administrativ personal vid institutionen och som svarar för ledning och samordning av institutionens administration. Institutionen skall ur organisatorisk synpunkt ha viss likformighet eftersom detta ökar förutsättningarna för effektivt resursutnyttjande, erfarenhetsutbyte och stöd såväl mellan institutioner som mellan dessa och den Chalmersgemensamma organisationen. De administrativa cheferna har tillsammans med ledningen för Administration och Service under 2005 utvecklat ett nätverk som underlättat samordningen av Chalmers administration och varit pådrivande i utvecklingen av denna. Nätverket har också förbättrat informationsöverföring såväl mellan institutionerna som mellan institutionerna och Administration och Service. Beslut Rektor uppdrar åt gruppen administrativa chefer att ‐ tillsammans med Administration och Service utveckla Chalmers administrativa verksamhet ‐ verka för gemensamma arbetsformer mellan institutionerna ‐ skapa förutsättningar för erfarenhetsutbyte och förståelse mellan forskande/undervisande personal

och personal som arbetar med administration och service. Till skillnad från universitetet finns det gemensam skrivning för de administrativa chefernas ansvarsområde: Ansvarsområde för administrativ chef NN, vid institutionen för X 1. Ansvarsområde Den administrativa chefen leder och samordnar den administrativa verksamheten vid institutionen och är chef för institutionens administrativa personal. Ansvarsområdet omfattar medverkan i utvecklingen av Chalmers administrativa verksamhet.  Den administrativa chefen rapporterar till institutionens prefekt och ingår i institutionens ledningsgrupp.  2. Delegation Prefekten delegerar till den administrativa chefen att besluta om de åtgärder som krävs för att leda och samordna institutionens administrativa verksamhet. I delegationen ingår ansvar för arbetsmiljön för den personal som är underställd den administrative chefen. Av Chalmers verksamhetsdokument ”Verksamhetsansvar avseende arbetsmiljön” framgår vilka huvudsakliga arbetsuppgifter som ingår i arbetsgivaransvaret, se bilaga 1.  I ärende som, direkt eller indirekt, berör grundutbildning, forskarutbildning eller forskning skall den administrativa chefen samråda med prefekten eller den prefekten utser om det är av väsentlig betydelse för handläggningen eller beslutet. Prefekten kan därutöver delegera till den administrative chefen att svara för annan verksamhet eller personal. 

18 / 21

 Den administrativa chefen kan delegera till annan underställd person att besluta i visst ärende eller grupp av ärenden eller att vidta de åtgärder som den administrativa chefen bestämmer.  Beslut om delegation liksom återkallelse av sådan skall protokollföras. Delegation i enstaka ärende dokumenteras genom anteckning på handlingen. Kopia av delegationer liksom ev återkallelser skall arkiveras i Centrala administrationens arkiv.  3. Begränsningar Handläggning av ekonomi, personal‐ och lönefrågor skall ske i enlighet med av ekonomichef och personaldirektör fastställd förfarande. Beslut om lönesättning vid nyanställning och befordran fattas i samråd med personalman.  Personalfrågor handläggs av personalman, som är underställd personaldirektören. Den administrative chefen svarar, i samråd med personalman, för samordning av personalfrågor med övrig administration vid institutionen. Den administrative chefen får inte överträda de begränsningar som framgår av rektors delegation till institutionens prefekt.  Den administrative chefen får i övrigt inte besluta i frågor av osedvanlig karaktär eller omfattning med avseende på verksamhetens innehåll. 

5. Sammanfattande slutsatser och reflektioner Denna kartläggning av de administrativa chefernas roll och arbetsuppgifter visar på tämligen stora olikheter på universitetet när det gäller institutionernas sätt att delegera arbetsuppgifter till de administrativa cheferna. Detta innebär att de administrativa cheferna har olika slags mandat beroende på vad prefekten har valt att delegera. De administrativa chefernas roll skiljer sig även med avseende på om de är chefer på heltid eller även har andra uppdrag (t.ex. controller). Skillnaderna har i viss utsträckning sin orsak i hur stora institutionerna är, men även verksamhetens innehåll och institutionernas historik spelar in. I arbetsordningen slås det fast att det ska finnas en administrativ chef vid varje institution: ”På institutionsnivå ska det finnas en administrativ chef med ansvar för institutionens administrativa arbete. Den administrativa chefens mandat och beslutsbefogenheter regleras genom delegation av prefekt.” (V 2013/763). Detta – menar jag – ska tolkas som att det ska finnas något slags delegation till den administrativa chefen. Vilka ärenden som ska vidaredelegeras eller till vilka befattningshavare är dock upp till prefekten. I delegationsordningen slås det fast att prefekten kan överlåta sin beslutanderätt, ”[…] såvida inte sådan vidaredelegering enligt författning eller i annan ordning uttryckligen förbjudits” (V 2013/764). Det finns dock inte några direktiv för hur en delegationsordning på en institution bör utformas eller exempel/mallar för att underlätta arbetet. Delegation från prefekten görs inte enbart till den administrativa chefen, utan även till andra befattningshavare vid institutionerna, i synnerhet till viceprefekter med ansvar för utbildning och/eller forskning. För många av de administrativa cheferna är rollen tämligen otydlig, och chefsmandatet skiljer sig också markant åt mellan institutionerna. Det finns de som är chef fullt ut med lednings-, personal-, ekonomi- och utvecklingsansvar, men det finns också de som mer kan sägas ha ett slags administrativ samordningsroll utan något formellt chefsmandat. Majoriteten placerar sig någonstans mittemellan dessa två ”ytterligheter”. Vid tjugotre av trettioåtta institutioner finns det en vidaredelegation till den administrativa chefen. Det finns dock ingen tydlig gemensam nämnare för dessa vidaredelegationer, utan det spretar rejält både vad gäller omfattning och innehåll. Vid ett antal institutioner har man valt att utgå från rektors delegationsordning för den interna vidaredelegationen, och i ett samlat dokument angett prefektens vidaredelegation till proprefekt, viceprefekt/er, administrativ chef etc. Vid andra institutioner är vidaredelegationen uttryckt i mer generella termer där huvudpunkten oftast är att ”leda och fördela det administrativa arbetet”. Det finns även vidaredelegationer som endast tar upp ett fåtal punkter, t.ex. att besluta om behörighet till administrativa system och beslut om arbetstidens förläggning för TA-

19 / 21

personal. Flera av de institutioner som i nuläget inte har en vidaredelegation arbetar dock med att ta fram en, så troligtvis kommer andelen som har vidaredelegerat öka inom den närmaste tiden. Vissa administrativa chefer har ett mycket nära och väl fungerande samarbete med den övriga institutionsledningen, och ser det inte som ett större problem att man inte har gjort en formell vidaredelegation. På andra institutioner upplevs det dock som ett betydande problem att sakna vidaredelegation, och man beskriver att det som att man relativt ofta hamnar i situationer (inte nödvändigtvis konflikter) där det är oklart var ansvaret egentligen ligger för olika ärenden. Man kan se ett förtydligande av delegationen som ett stöd till (framför allt nytillträdande) prefekter eftersom det då inte behövs några ytterligare diskussioner eller förtydliganden om ansvarsgränser visavi den administrativa personalen och deras arbetsuppgifter. Vid ett antal institutioner har man tagit fram styrdokument som innehåller både arbets- och delegationsordning. Jag rekommenderar starkt att man skiljer på dessa två och följer uppdelningen i universitetets övergripande dokument. Dvs. en arbetsordning som beskriver ”den övergripande organisations- och beslutsstrukturen inkluderande ansvarsfrågor och uppgifter för olika befattningshavare och funktioner” (V 2014/765), och en delegationsordning där prefekten beslutar inom vilka områden beslutanderätten vidaredelegeras till underställd personal. Arbetsordningen blir då en organisationsbeskrivning där man både kan beskriva institutionens olika organ och deras uppdrag, och de olika befattningarnas roll och relationer. Både arbetsordningen och delegationsordningen tillhör dokumentkategorin styrdokument. I styrdokumentet Handläggningsordning för styrdokument (V 2013/970) kan man läsa följande:

Är beslutsfattaren inte beredd att säkra implementeringen av ett styrdokument så bör troligen det aktuella styrdokumentet inte antas. Effektiv implementering förutsätter att mottagaren är tydligt definierad och att denna har möjlighet att påverka den verksamhet som styrningen avser. För att styrdokumentet ska få avsedd effekt måste det dessutom framgå vem det adresserar och informationsinsatser som gör dokumentet känt måste vidtas. I beslutet ska tydligt anges vilken funktion som ansvarar för implementeringen inkl. hur det ska kommuniceras. Huvudprincipen är dock att handläggaren/beredande instans är ansvarig för att kommunicera styrdokumentet samt för dess implementering. Beslut om styrdokument, särskilt beslut om policyer och planer, bör åtföljas av beslut om hur man ska följa upp styrdokumentets tillämpning och effekter. Den som beslutar om styrdokumentet är också den som ska besluta om uppföljning. I beslutet bör uppföljande instans anges.

Vid en första anblick kan detta tyckas vara tämligen klart. ”I beslutet ska tydligt anges vilken funktion som ansvarar för implementeringen inkl. hur det ska kommuniceras.” Sedan kommer dock en otydlighet: ”Beslut om styrdokument, särskilt beslut om policyer och planer, bör åtföljas av beslut om hur man ska följa upp styrdokumentets tillämpning och effekter.” Det är stor skillnad på ”ska” och ”bör”, och om det står ”bör” blir det betydligt svårare för ansvariga att ställa krav på att något ska genomföras, och risken är stor att det faktiskt inte görs (eller åtminstone inte prioriteras i en tidspressad verksamhet). Implementeringen och uppföljningen av arbets- och delegationsordningarna skulle kunna förbättras för att bättre överensstämma med det som anges i Handläggningsordning för styrdokument. Denna rapport kan sägas vara ett led i detta, men jag menar att universitetsledningen ännu mer aktivt bör följa upp fakulteternas och institutionernas arbete med arbets- och delegationsordningarna. Det handlar i stor utsträckning om att stödja verksamheten med syfte att förtydliga och effektivisera beslutsgången. De intervjuade är eniga om att införandet av rollen administrativ chef har varit positiv för både institutionerna och universitetet som helhet. Framför allt innebär det ett tydlig- eller synliggörande av institutionernas administration som en särskild enhet inom institutionen med en ansvarig chef som ska leda och fördela arbetet. Eftersom prefekter, proprefekter och viceprefekter med jämna mellanrum byts

20 / 21

ut är det viktigt att administrationen kan fungera som en stabil del av verksamheten som kan stötta den akademiska ledningen oavsett om den har suttit länge eller är nytillträdd. Några administrativa chefer har också uttryckt oro inför förestående prefektbyten eftersom man inte vet hur den nya chefen kommer att agera. Man menar att det hade underlättat om det fanns en tydlig generell delegation för just administrativa chefer. Att det finns en huvudansvarig innebär också att det blir enklare att mötas över institutionsgränser för att utbyta erfarenheter. På samtliga fakulteter träffas de administrativa cheferna regelbundet (på vissa ställen tillsammans med kanslichefen) för diskutera gemensamma angelägenheter. Alla är väldigt nöjda med den utbildning för administrativa chefer som anordnades i samband med att rollen infördes, men det finns några som menar att den borde varit mer inriktad på just chefskap. Även de administrativa dialoger som anordnas av universitetsdirektören är mycket uppskattade. Det finns också önskemål om återkommande nätverksaktiviteter för just de administrativa cheferna, som en uppföljning av den gemensamma chefsutbildningen. Här skulle man kunna titta på de nätverksträffar som anordnas för utbildningsansvariga av PIL-enheten. Eftersom administrativ chef (i likhet med utbildningsansvarig) är en ny roll vid universitetet, behövs det antagligen någon form av styrning/stöd för att realisera detta. Man kan med fördel titta på hur man gjort på Chalmers där de administrativa cheferna givits ett specifikt uppdrag från rektor för att utveckla den administrativa verksamheten. Någon/några administrativa chefer borde kunna få ett visst utrymme i sin tjänst för att hålla igång verksamheten. Nästan två tredjedelar av de administrativa cheferna har arbetsuppgifter förutom just chefsrollen. Det vanligaste är att vara huvudansvarig för ekonomiska frågor, ibland med titeln controller. Som god tvåa kommer att ansvara för PA-HR, där framför allt rekrytering tar mycket tid i anspråk. För vissa är detta den huvudsakliga arbetsuppgiften, och det finns några som arbetar hela 80 procent med annat än att vara chef. De administrativa cheferna har i genomsnitt 15 underställda medarbetare. Spridningen är dock mycket stor, från 3 till 45 medarbetare, något som i stor utsträckning är en avspegling av institutionsstorleken. Antalet underställda påverkas också av vilka personalkategorier som den administrativa chefen är chef över. I synnerhet varierar det huruvida studievägledarna är underställda prefekten eller den administrativa chefen, eller om de (som på Sahlgrenska akademin) har sin placering på fakultetskansliet. Huruvida de administrativa cheferna är chefer på hel- eller deltid är också det i någon mån en relaterat till institutionsstorleken. Den uppskattade genomsnittliga veckoarbetstiden för de administrativa cheferna är ca 45 timmar, och runt hälften av dem uppfattar sin arbetssituation som pressad. Flera administrativa chefer har uttryckt att de upplever att rollen administrativ chef har lägre status än andra administrativa chefsroller vid universitetet, t.ex. enhetschefer vid GF eller fakulteternas kanslichefer. Man menar att det exempelvis visar sig i att man inte bjuds in till rektors chefs- och prefektmöten. Många administrativa chefer skulle vilja hinna jobba mer med långsiktiga strategiska frågor. Det största hindret för detta är att det operativa arbetet tar så mycket tid, i synnerhet för dem som har delade tjänster och förutom chefskapet även arbetar operativt med ekonomi- och/eller personalfrågor. Man kan fråga sig om det är rimligt att vara chef enbart på mindre än 50 procent, åtminstone om det innebär att leda och fördela arbetet för tio eller fler medarbetare, hålla medarbetar- och lönesamtal, ha arbetsmiljöansvar samt att jobba med verksamhetsutveckling. De administrativa chefer som har arbetat på olika ställen inom universitetet betonar hur nyttigt det är med detta slags erfarenhet. Det är också många som menar att det borde vara ett krav att nyanställd administrativ personal vid gemensamma förvaltningen eller något kansli ska praktisera ett tag på en institution. Att åtminstone ha en inblick i arbetet vid kärnverksamheterna är en mycket stor fördel när man ska jobba med och utveckla gemensamma stödverksamheter. En sådan praktik bör omfatta minst två veckor, och hur en sådan modell bäst utformas skulle kunna vara ett uppdrag till nätverket för

21 / 21

administrativa chefer. Detta skulle också kunna gälla omvänt. Dvs. att administrativ personal som anställs på en institution ska praktisera en period vid någon universitetsgemensam verksamhet. Jag ser tre huvudsakliga angreppssätt för hur man från universitetsgemensamt håll kan agera för att få ordning på delegationsfrågan. Det första är att skriva in i arbetsordningen att den administrativa chefen är chef över institutionens administrativa personal. Exempelvis: ”Den administrativa chefen leder och samordnar den administrativa verksamheten vid institutionen och är chef för institutionens administrativa personal” (jmf. Chalmers). Skillnaden mot dagens skrivning är tämligen liten, men den skulle tydliggöra chefsmandatet. Den andra möjligheten är att rektor fattar ett beslut där de administrativa chefernas arbetsuppgifter tydliggörs. Det skulle kunna jämställas med rektors beslut om en uppdragsbeskrivning institutionernas utbildningsansvariga (V 2013/296). Det tredje möjliga angreppssättet är att ta fram en mall som innehåller en listning av alla möjliga delegationer en prefekt kan göra, sedan är det upp till varje prefekt att besluta om de vidaredelegationer hen tycker är lämpliga. Från ledningens sida kan man då ställa kravet att denna mall ska fyllas i och vara beslutad av prefekt. Även att ta fram en sådan mall skulle kunna vara ett uppdrag till ett administrativt chefsnätverk. Dessa tre angreppssätt går naturligtvis att kombinera, det viktiga just nu är att något görs för att understödja det administrativa ledningsarbetet på institutionerna. Vilket/vilka angreppssätt som än väljs skulle dessutom underlätta arbetet med delegations- och arbetsordning för de institutioner som ännu inte har fått det på pränt. Man kan också se ett förtydligande av delegationen som ett stöd till (framför allt nytillträdande) prefekter eftersom det då inte behövs några ytterligare diskussioner eller förtydliganden om ansvarsgränser visavi den administrativa personalen. Förutom delegationsfrågan kan man sammanfatta ovanstående och lyfta fram ytterligare några aspekter som har framkommit under intervjuerna i följande punkter:

Omfattningen av chefsarbetet bör vara minst 50 procent. Vid rekrytering av administrativ chef bör tjänsten utannonseras både internt och externt, och

tidigare erfarenhet av personalledning bör vara ett krav. Skapa ett universitetsövergripande nätverk för administrativa chefer. Nyanställd administrativ personal bör praktisera en period vid institution/GF.

Vid ett antal institutioner har man tagit fram styrdokument som innehåller både arbets- och delegationsordning. Jag rekommenderar starkt att man skiljer på dessa två och följer uppdelningen i universitetets övergripande dokument. Dvs. en arbetsordning som beskriver ”den övergripande organisations- och beslutsstrukturen inkluderande ansvarsfrågor och uppgifter för olika befattningshavare och funktioner” (V 2014/765), och en delegationsordning där prefekten beslutar inom vilka områden beslutanderätten vidaredelegeras till underställd personal. Arbetsordningen blir då en organisationsbeskrivning där man både kan beskriva institutionens olika organ och deras uppdrag, och de olika befattningarnas roll och relationer. Båda två ska vara levande styrdokument som följs upp och uppdateras kontinuerligt i takt med hur verksamheten utvecklas. Även vad gäller detta skulle ett nätverk för administrativa chefer kunna ha en viktig roll genom kontinuerlig benchmarking till stöd för alla institutioner. Styrning med hjälp av styrdokument förutsätter dels att styrdokumenten upplevs som relevanta och trovärdiga, dels att de kan fungera som ett stöd i det lokala lednings- och utvecklingsarbetet. Annars är risken överhängande att de inte blir något annat än väldigt dyra ”hyllvärmare”.