POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGIpolimelaka.edu.my/portalpmk/images/images/KUALITI/prosedur_sokongan/PS... · Penyenggaraan Pencegahan Penyelenggaraan yang dilakukan

POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI

PROSES KERJA

PMK-PK-PS-10

PENGURUSAN PENYENGGARAAN

SISTEM PENGURUSAN KUALITI ISO 9001:2015

Disediakan oleh: Diluluskan oleh:

NAMA : NURUL QAMAR BIN

HAZNI

Jawatan : Ketua Unit

Pembangunan dan

Senggaraan

Tarikh : 08 September 2017

NAMA : HJ ABDUL AZIZ BIN

ABU BAKAR

Jawatan : Pengarah PMK

Tarikh : 08 September 2017

MAKLUMAT TERKAWAL


PS-10

KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGI

Keluaran 01

Mukasurat 1 /16

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

KANDUNGAN HALAMAN

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES ...................................................................... 2

1.1 Maklumat Umum Proses ..................................................................................... 2

1.2 Rujukan .............................................................................................................. 2

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7 .................................................................... 2

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4 ................................................................ 3

1.5 Definisi ................................................................................................................ 3

1.6 Singkatan ............................................................................................................ 4

2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1 .................................................................................................... 5

2.1 Proses Penyenggaraan Pembaikan .................................................................... 5

2.2 Proses Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat Luar) .............................. 5

2.3 Proses Penyenggaraan Pembaikan (Peralatan Makmal/Bengkel) ...................... 6

2.4 Proses Penyenggaraan Pencegahan Berkala ..................................................... 7

3. SWIMLANE 4.4.1 .............................................................................................................. 8

3.1 Proses Kerja Penyenggaraan Pembaikan ........................................................... 8

3.2 Proses Kerja Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat Luar) ..................... 9

3.3 Proses Kerja Penyenggaraan Pembaikan (Peralatan Makmal/Bengkel) ...................... 10

3.4 Proses Kerja Penyenggaraan Penyenggaraan Pencegahan ........................................ 11

4. PROSES KERJA 4.4.1 .................................................................................................... 12

4.1 Penyenggaraan Pembaikan .............................................................................. 12

4.2 Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat Luar) ........................................ 12

4.3 Penyenggaraan Pembaikan (Penyelenggaraan Peralatan Makmal/Bengkel) .... 13

4.4 Penyenggaraan Pencegahan Berkala (Peralatan Komputer) ............................ 13

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act) ...................................................................................... 14

6. RISIKO DAN PELUANG 6.1 .......................................................................................... 14

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4 .......................................................................... 14

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5 ................................................... 15

9. LAMPIRAN 8.5 .............................................................................................................. 15

10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5 ...................................................................................... 16


PS-10


Keluaran 01

Mukasurat 2 /16

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

1. KRITERIA KECEMERLANGAN PROSES

1.1 Maklumat Umum Proses

MAKLUMAT PENERANGAN

1) Objektif Prosedur ini adalah untuk memberikan panduan bagi memmastikan pengurusan penyelenggaraan peralatan, infrastruktur adalah dilaksanakan sepenuhnya supaya proses Pemberian Perkhidmatan Pendidikan berjalan dengan sempurna

2) Skop (key activities) a. Merancang Penyenggaraan Pembaikan

b. Merancang Penyenggaraan Pencegahan Berkala

c. Melaksana Penyenggaraan Pembaikan

d. Melaksana Penyenggaraan Pencegahan Berkala

3) Indikator kecemerlangan proses 4.4.1 a. Semua aduan kerosakan disiasat

b. Aduan kerosakan diselesaikan

c. Status penyelesaian aduan kerosakan disahkan

d. Penyenggaraan pencegahan dilaksanakan mengikut jadual

4) Pemilik proses a. Ketua Unit Pembangunan dan Senggaraan.

5) Pelanggan proses 5.2 a. Staf

b. Penolong Jurutera

c. Pegawai Perolehan

d. Penolong Pegawai Aset

6) Pihak berkepentingan 4.2 a. Kementerian Pendidikan Tinggi

b. Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti

c. Politeknik Melaka

d. Unit Pembangunan & Senggaraan

1.2 Rujukan

RUJUKAN MAKLUMAT

Rujukan 7.5 (external references) a. Standard ISO 9001:2015

b. Perkeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007

Rujukan dalaman 7.5 (internal references) a. Semua Proses Kerja

b. Takwim P&P

1.3 Sumber-Sumber Yang Diperlukan 7

SUMBER-SUMBER PENERANGAN

Manusia 7.1.2 Pengawai Pembangunan

Penolong Jurutera

Pegawai Perolehan

Penolong Pegawai Aset

Pemilik Proses

Infrastruktur 7.1.3


PS-10


Keluaran 01

Mukasurat 3 /16

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

Bangunan dan utility 7.1.3(a) Pejabat dan Ruang Kerja

Peralatan, perkakasan, perisian 7.1.3(b) Bangunan & Penyaman udara

Sistem Aduan Kerosakan Online

Pengangkutan 7.1.3 (c) -

Teknologi maklumat dan komunikasi 7.1.3(d)

Kemudahan infrastruktur bangunan

Peralatan perlu dikaliberasi 7.1.5 -

Bahan 7 Alat tulis

Persekitaran7.1.4 Selamat & kondusif

Pengetahuan 7.1.6 Kemahiran teknikal

Keperluan standard

Keperluan organisasi dan pihak berkepentingan

Kompetensi kakitangan 7.2 Kemahiran teknikal

Mempunyai kelulusan teknikal berkaitan

Lain-lain -

1.4 Maklumat Yang Perlu Dikomunikasi 7.4

Maklumat Tanggungjawab Masa Kaedah Penerima

1. Aduan Kerosakan (Online/Manual)

Pegawai Pembangunan

1 hari Agihan Online/Manual

Penolong Jurutera

2. Jadual Pelaksanaan Penyenggaraan Berkala

Pegawai Pembangunan

Mengikut bulan

Cetakan Jadual Penolong Jurutera

3. Borang Penyenggaraan Berkala

Penolong Jurutera Mengikut tempoh jadual

Borang Bertulis Pegawai Pembangunan

1.5 Definisi

PERKATAAN PENERANGAN

Pegawai Pembangunan Pegawai Pembangunan ialah pegawai yang dilantik oleh Pengarah Politeknik Melaka untuk mengurus dan memantau urusan penyenggaraan infrastruktur, peralatan makmal/bengkel, penyaman udara, pemadam api dan bertanggungjawab dalam pengurusan infrastruktur PMK

Pengurus Senggara Penolong Jurutera ialah pegawai yang membantu tugas-tugas PP dan menguruskan serta melaksanakan urusan penyenggaraan serta bertanggungjawab dalam pengurusan infrastruktur PMK

Penolong Jurutera Penolong Jurutera yang melaksanakan kerja-kerja penyenggaraan infrastruktur, peralatan makmal/bengkel, penyaman udara dan pemadam api

Pegawai Perolehan Pegawai Perolehan adalah pegawai yang dilantik bagi menguruskan urusan perolehan bekalan atau perkhidmatan daripada syarikat luar

Penolong Pegawai Aset Penolong Pegawai Aset adalah pegawai yang dilantik bagi


PS-10


Keluaran 01

Mukasurat 4 /16

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

menguruskan aset alih kerajaan PMK di jabatan/unit masing-masing

Penyenggaraan Pembaikan Penyenggaraan yang dilaksanakan ke atas Infastruktur bangunan & penyaman udara yang rosak dan penyenggaraan dilaksanakan berdasarkan aduan kerosakan yang diterima

Penyenggaraan Pencegahan Penyelenggaraan yang dilakukan ke atas peralatan tertentu mengikut jangkamasa seperti yang dicatatkan di dalam jadual pelaksanaan penyenggraan berkala

Syarikat Luar Syarikat Luar ialah syarikat yang syarikat yang telah dilantik oleh PMK melalui prosedur perolehan untuk membekal sebarang bentuk bekalan/perkhidmatan

Syarikat Pembekal Syarikat Pembekal ialah syarikat yang telah dilantik oleh KPT/PMK untuk membekalkan peralatan

1.6 Singkatan

SINGKATAN PENERANGAN

PP Pengawai Pembangunan

PS Pengurus Senggara

PJ Penolong Jurutera

PP Pegawai Perolehan

PPA Penolong Pegawai Aset

SL Syarikat Luar

SP Syarikat Pembekal

KKR Kementerian Kerja Raya

KPT Kementerian Pendidikan Tinggi

PMK Politeknik Melaka


PS-10


Keluaran 01

Mukasurat 5 /16

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

2. SIPOC DIAGRAM 4.4.1

2.1 Proses Penyenggaraan Pembaikan

SOURCE OF INPUT

INPUT PROSES OUTPUT RECEIVERS OF OUTPUT

Staf

Aduan Kerosakan (Online/Manual)

SERAH ADUAN Agihan

Aduan Kerosakan

Penolong Jurutera

Pengurus Sengara

Agihan Aduan Kerosakan

KENALPASTI KEROSAKAN

Peralatan Rosak

Penolong Jurutera

Penolong Jurutera

Peralatan Rosak

LAKSANA SENGGARA PEMBAIKAN

Peralatan Boleh Dibaiki

Peralatan Tidak Boleh Dibaiki

Staf

Penolong Jurutera

Staf

Peralatan Telah Dibaiki

SAH STATUS PEMBAIKAN

Borang Aduan Kerosakan

Sistem Aduan Kerosakan

Staf

Pengurus Senggara/PP

2.2 Proses Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat Luar)

SOURCE OF INPUT


Penolong Jurutera

Peralatan Rosak

MAKLUM STATUS

KEROSAKAN Kew.Pa-10

Pegawai Perolehan

Pegawai Perolehan

Peralatan Rosak

PERIKSA PERALATAN

Peralatan Boleh/Tidak Boleh Dibaiki

Pegawai Perolehan

Syarikat Luar

Sebutharga PROSES

PEROLEHAN

Nota Minta

Pesanan Tempatan (LO)

Syarikat Luar

Syarikat Luar

Pesanan Tempatan (LO)

Peralatan Boleh Dibaiki



Penolong Jurutera

Pegawai Perolehan


PS-10


Keluaran 01

Mukasurat 6 /16

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

Syarikat Luar

Peralatan Tidak Boleh Dibaiki

SYOR PROSES PELUPUSAN

Senarai Peralatan Untuk Dilupuskan

Penolong Pegawai Aset

Penolong Jurutera

Pegawai Perolehan


SAH STATUS PEMBAIKAN


Sistem Aduan Kerosakan

Staf

Pengurus Senggara

Pegawai Pembangunan

2.3 Proses Penyenggaraan Pembaikan (Peralatan Makmal/Bengkel)

SOURCE OF INPUT


Penyelia Bengkel

Peralatan Rosak

LAPOR ADUAN

KEROSAKAN

Laporan Kerosakan

Pegawai Pembangunan

Penolong Jurutera

Penolong Jurutera

Peralatan Rosak

PERIKSA PERALATAN


Penyelia Makmal

Syarikat Luar

Syarikat Luar


Alat ganti



Penyelia Makmal

Penyelia Makmal


SEMAK PERALATAN


Ketua Jabatan


PS-10


Keluaran 01

Mukasurat 7 /16

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

2.4 Proses Penyenggaraan Pencegahan Berkala

SOURCE OF INPUT


Penolong Jurutera

Jadual Pelaksanaan Penyenggaraan Pencegahan

LAKSANA PENYENGGARAAN

PENCEGAHAN

Borang Penyenggaraan Pencegahan

Peralatan Telah Di senggara

Peralatan Rosak

Penolong Jurutera

Pengurus Senggara

Penolong Jurutera

Peralatan Rosak

LAKSANA PENYENGGARAAN

PEMBAIKAN


Pegawai Pembangunan

Penolong Jurutera


SEMAK STATUS PENYENGGARAAN


Pegawai Pembangunan


PS-10


Keluaran 01

Mukasurat 8 /16

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

3. SWIMLANE 4.4.1

3.1 Proses Kerja Penyenggaraan Pembaikan

PGAWAI PEMBANGUNAN/PENGURUS

SENGGARA STAF PENGURUS SENGGARA /PENOLONG JURUTERA

TERIMA ADUAN KEROSAKAN

BOLEH BAIKI

SERAH ADUAN KEROSAKAN

KENAL PASTI KEROSAKAN

LAPOR ADUAN

KEROSAKAN


KENALPASTI KEROSAKAN

LAKSANA TINDAKAN

PENYENGGARAAN

ASET ALIH

LAKSANA TINDAKAN PENYENG-GARAAN DENGAN

SYARIKAT PEMBEKAL

LAKSANA TINDAKAN

PENYENGGA-RAAN DENGAN

SYARIKAT LUAR

KEMASKINI STATUS TINDAKAN

HANTAR PERALATAN

TERIMA PERALATAN

TANDATANGAN PERAKUAN

STATUS ADUAN

TANDATANGAN PENGESAHAN

YA

TIDAK

YA

TIDAK


PS-10


Keluaran 01

Mukasurat 9 /16

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

3.2 Proses Kerja Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat Luar)

PENGURUS SENGGARA /PENLONG JURUTERA

PENOLONG PEGAWAI ASET

PEGAWAI PEROLEHAN

SYARIKAT LUAR

SEDIA KEW.PA-9 MAKLUM STATUS KEROSAKAN

SYOR PROSES PELUPUSAN

MAKLUM STATUS PERALATAN

HANTAR SEBUTHARGA

HUBUNGI SYARIKAT LUAR

BOLEH BAIKI MAKLUM STATUS PEMERIKSAAN


ISI PENGESAHAN PENGELUARAN

PERALATAN

TERIMA LO & PERALATAN

SENGGARA PERALATAN

HANTAR PERALATAN

DIBAIKI

TERIMA PERALATAN

DIBAIKI

KEMASKINI PENGESAHAN PENERIMAAN PERALATAN

SERAH PERALATAN

PENERIMAAN PERALATAN

KEMASKINI REKOD PENYENGGARAAN

BOLEH GUNA

PROSES PEROLEHAN

PERIKSA PERALATAN

PERIKSA PERALATAN

HANTAR PERALATAN

TIDAK

TIDAK

YA

YA


PS-10


Keluaran 01

Mukasurat 10 /16

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

3.3 Proses Kerja Penyenggaraan Pembaikan (Peralatan Makmal/Bengkel)

PEGAWAI PEMBANGUNAN /PENOLONG

JURUTERA/PENYELIA BENGKEL

SYARIKAT LUAR

LAPOR ADUAN KEROSAKAN

TUKAR ALAT GANTI

BOLEH BAIKI



SENGGARA PERALATAN

BOLEH GUNA

HANTAR PERALATAN

TIDAK

YA

YA

TIDAK

PERIKSA PERALATAN

PERIKSA PERALATAN


PS-10


Keluaran 01

Mukasurat 11 /16

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

3.4 Proses Kerja Penyenggaraan Penyenggaraan Pencegahan

PEGAWAI PEMBANGUNAN PENGURUS SENGGARA /PENOLONG JURUTERA

SEMAK STATUS TINDAKAN

TANDATANGAN PENGESAHAN

SEMAK JADUAL PELAKSANAAN

PENYENGGARAAN PENCEGAHAN

CATAT STATUS TINDAKAN

BOLEH GUNA

LAKSANA TINDAKAN PENYENGGARAAN

PENCEGAHAN

LAKSANA TINDAKAN PENYENGGARAAN

PEMBAIKAN

TIDAK YA

PERIKSA PERALATAN


PS-10


Keluaran 01

Mukasurat 12 /16

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

4. PROSES KERJA 4.4.1

4.1 Penyenggaraan Pembaikan

Bil Tanggung jawab Tindakan

1. Staf Lapor aduan kerosakan (Online/Manual)

2. PP/PS Serah aduan kerosakan (Online/Manual)

3. PS/PJ Kenalpasti kerosakan :

a. Boleh baiki – Laksana tindakan penyenggaraan

b. Tidak boleh baiki :

Aset Alih – Laksana Proses Kerja Penyenggaraan Pembaikan

(Syarikat Luar)

Peralatan Sewaan – Laksana Proses Kerja Penyenggaraan

Pembaikan (Syarikat Pembekal)

4. PS/PJ Kemas kini status tindakan (PS-10(1)(08-09-17) : Borang Aduan Kerosakan)

5. PS/PJ Hantar peralatan telah dibaiki

6. Staf Terima peralatan telah dibaiki

Sah status pembaikan

7. PP/PS Sah status pembaikan

4.2 Penyenggaraan Pembaikan (Dengan Syarikat Luar)


1. PS/PJ Maklum status kerosakan

2. Pp Sedia Kew.Pa-10 : Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan

(Kew.Pa-10)

Hubungi syarikat luar

3. SL Periksa peralatan :

a. Boleh baiki - Hantar sebutharga

b. Tidak boleh baiki - Maklum status pemeriksaan

4. Pp Laksana proses perolehan (Jika peralatan boleh dibaiki)

Maklum status pemeriksaan (Jika peralatan tidak boleh dibaiki)

5. PPA Syor proses pelupusan

Maklum status peralatan

6. SL Terima LO & peralatan

Isi pengesahan pengeluaran peralatan (PS-10(1)(08-09-17) : Borang

Aduan Kerosakan Infrastruktur)

Laksana senggara pembaikan peralatan

Hantar peralatan telah dibaiki

7. Pp Terima peralatan telah dibaiki

8. PS/PJ Periksa peralatan telah dibaiki :

a. Boleh guna

b. Tidak boleh guna


PS-10


Keluaran 01

Mukasurat 13 /16

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL


9. Pp Kemaskini pengesahan penerimaan peralatan (PS-10(1)(08-09-17) :

Borang Aduan Kerosakan Infrastruktur)

10. PPA Kemaskini rekod penyenggaraan

a. Sistem Pengurusan Aset (SPA)

11. PS/PJ Kemaskini status tindakan (PS-10(1)(08-09-17) : Borang Aduan Kerosakan

Infrastruktur)

4.3 Penyenggaraan Pembaikan (Penyelenggaraan Peralatan Makmal/Bengkel)


1. PS/PJ Lapor aduan kerosakan

2. SP Terima aduan kerosakan

Periksa peralatan

a. Boleh baiki - Laksana senggara peralatan

b. Tidak boleh baiki - Tukar alat ganti

3. PS/PJ Periksa peralatan

a. Boleh guna

b. Tidak boleh guna

Kemaskini status tindakan (PS-10(3)(08-09-17) : Borang Aduan Kerosakan

Makmal/Bengkel)

4.4 Penyenggaraan Pencegahan Berkala (Peralatan Komputer)


1. PS/PJ Semak jadual pelaksanaan penyenggaraan pencegahan

(PMK-PK-PS-14-L3: Jadual Pelaksanaan Pemeriksaan Berkala)

Laksana tindakan penyenggaraan pencegahan

Periksa peralatan :

a. Boleh guna – Catat status tindakan : Borang Penyenggaraan Berkala)

b. Tidak boleh guna – Laksana tindakan penyenggaraan pembaikan

2. PP Semak status tindakan

Sah pengesahan tindakan


PS-10


Keluaran 01

Mukasurat 14 /16

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

5. P-D-C-A (Plan-Do-Check-Act)

Perancangan 8.1 (P)

Output perancangan Jadual Perlaksanaan Pemeriksaan Berkala

Borang Pemeriksaan Berkala

Kelulusan perancangan Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik)

Perlaksanaan & Kawalan 8.5 (DO,CHECK & CONTROL)

Kaedah kawalan 8.5 Rujuk dan akur kepada proses kerja

Penggunaan borang-borang seperti di lampiran

Pemantauan pegawai atasan

Kawalan Proses yang

disumber luar 8.4

Syarikat Luar

Syarikat Pembekal

Identifikasi dan

kemudahkesanan 8.5.2


Nama Pengadu

Harta hak milik pelanggan 8.5.3 Data Pengadu

Pemuliharaan 8.5.4 -

Khidmat selepas

perkhidmatan 8.5.5

Pengujian peralatan

Kawalan Perubahan 8.5.6 -

Tindakan 10(ACTION)

Penilaian keberkesanan 9.1.3 Penilaian pencapaian objektif kualiti

Penilaian pencapaian piagam pelanggan

Penilaian audit dalaman dan luaran

Tindakan pembetulan 10.2 Rujuk proses kerja Tindakan Pembetulan

Penambahbaikan 10.3 Semakan pelaksanaan proses kerja

6. RISIKO DAN PELUANG 6.1

Sila rujuk perincian dan analisis dalam Pelan Pengurusan Risiko dan Peluang

7. KAWALAN OUTPUT TIDAK AKUR 8.4

Sila rujuk proses kerja Kawalan Output Tidak Akur

BIL OUTPUT POTENSI OUTPUT TIDAK AKUR

TINDAKAN PENCEGAHAN

(sebelum berlaku)

TINDAKAN PEMBETULAN (jika berlaku)

1. Borang Aduan Kerosakan

Tindakan penyelesaian aduan kerosakan tidak dikemaskini

Status penyelesaian aduan kerosakan tidak dikemaskini

Semakan dibuat oleh PP/PS

Proses kemaskini dilaksanakan segera

2. Jadual Perlaksanaan Pemeriksaan Berkala

Pelaksanaan penyenggaraan pencegahan tidak dilaksanakan mengikut jadual

Semakan jadual penyenggaraan secara kerap

Proses penyenggaraan dilaksanakan segera


PS-10


Keluaran 01

Mukasurat 15 /16

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

8. MAKLUMAT PERLU DISELENGGARA (REKOD) 7.5

REKOD TEMPOH SIMPANAN

TEMPAT SIMPANAN

KATEGORI

1. Borang Aduan Kerosakan 3 tahun Fail Borang Aduan

Kerosakan Am

2. Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-10)

3 tahun Fail Borang Aduan Kerosakan

Am

3. Jadual Pelaksanaan Pemeriksaan Berkala

1 tahun Fail Prosedur Manual Kualiti

(PMK-PK-PS-14)

Am

4. Borang Pemeriksaan Berkala

3 tahun Fail Laporan Penyenggaraan

Pencegahan Berkala

Am

9. LAMPIRAN 8.5

RUJUKAN NAMA LAMPIRAN

1) PS-10-(1)(08-09-17) Borang Aduan Kerosakan Infrastruktur

2) Kew.Pa-10 Borang Aduan Kerosakan Aset Alih Kerajaan

3) PS-10-(3)(08-09-17) Borang Aduan Kerosakan Makmal/Bengkel


PS-10


Keluaran 01

Mukasurat 16 /16

Tarikh 08-09-17

MAKLUMAT TERKAWAL

10. KAWALAN DAN PINDAAN 7.5

KAWALAN MAKLUMAT

i. Semua maklumat yang didokumenkan merupakan ‘organizational knowledge’ organisasi.

ii. Maklumat ini adalah terkawal dan tidak dibenarkan disebarluas kepada pihak luar tanpa kebenaran ketua organisasi.

iii. Dokumen ini hendaklah sentiasa dikaji semula dan ditambahbaik dari semasa ke semasa.

iv. Rujuk Prosedur Kawalan Rekod dan Prosedur Kawalan Dokumen untuk sebarang proses kajian semula pindaan, kajian semula dan edaran.

v. Semua maklumat diedar melalui samada:

a. E-Document

b. Hardcopy

vi. Sekiranya maklumat dari laman web dimuat turun dan dicetak; maklumat dikira sebagai salinan tidak terkawal.

vii. Keluaran: Perubahan besar melebihi 50%

viii. Pindaan: Perubahan kecil kurang dari 50%

KRONOLOGI PENAMBAHBAIKAN PROSES:

KELUARAN TARIKH KUATKUASA

01 08-09-17

02

PINDAAN MAKLUMAT YANG DIPINDA M. SURAT TARIKH KELULUSAN

P01. Perubahan Kew. Pa-9 kepada Kew. Pa-10

14.6.2019 TP

P02.

P03.

UNIT PEMBANGUNAN DAN SENGGARAAN (UPS)

POLITEKNIK MELAKA

BORANG PENYELENGGARAAN INSFRASTRUKTUR / BANGUNAN

No. Aduan (diisi oleh UPS):

BUTIRAN PENGADU

Nama

No. Telefon

Jawatan

Jabatan/Unit

Tarikh Aduan

BUTIRAN KEROSAKAN

Jenis Kerosakan

Lokasi

No. Pendaftaran Harta Modal

(Jika ada)

DIISI OLEH UNIT PEMBANGUNAN DAN SENGGARAAN

Tindakan Oleh

Tarikh Siasat

Tindakan

STATUS TINDAKAN

Pada Hari Yang Sama * Selesai / Belum Selesai

Selepas 1 Hari * Selesai / Belum Selesai

Jika Belum Selesai Selepas 7 Hari,

nyatakan sebab dan tindakan selanjutnya

LP - Lupus Tarikh Selesai Dibaiki

PENGGUNAAN ALAT GANTI

Alat Ganti Kuantiti

Ulasan PPS :

Diisi oleh Pengadu:

Diakui telah siap: Pengesahan Ketua Jabatan

Tandatangan : ______________ Tandatangan : ___________

Nama:____________________ Nama:________________

Tarikh:____________________ Tarikh:_________________

PS-10-(1)(08-09-17)

Nama

No. Telefon

Jawatan

Jabatan/Unit

Tarikh Aduan

Jenis Kerosakan

Jenis Aset

Keterangan Aset

Lokasi

Nama Juruteknik

Tarikh Siasat

Jenis Kerosakan

Tindakan

Pada Hari Yang Sama * Selesai / Belum Selesai

Selepas 1 Hari * Selesai / Belum Selesai

Jika Belum Selesai Selepas 7 Hari,

nyatakan sebab dan tindakan selanjutnya

Tarikh Selesai Dibaiki

Diakui telah siap: Pengesahan Ketua Jabatan

Tandatangan : ___________________ Tandatangan : ___________________

Nama:_________________________ Nama:_________________________

Tarikh:__________________________ Tarikh:__________________________

Ulasan Juruteknik :

__________________________________________________________

__________________________________________________________

Diisi oleh Pengadu:

No. Pendaftaran Harta Modal :

BUTIRAN PENGADU

BUTIRAN KEROSAKAN

DIISI OLEH UNIT PEMBANGUNAN DAN SENGGARAAN

STATUS TINDAKAN

PMK-PK-PS-10-L3

UNIT PEMBANGUNAN & PEMBANGUNAN, POLITEKNIK MELAKA

BORANG ADUAN KEROSAKAN PERALATAN MESIN DI MAKMAL/BENGKEL

No. Aduan (diisi oleh UPS):

PS-10-(3)(08-09-17)

Documents

POLITEKNIK MELAKA KEMENTERIAN PENDIDIKAN TINGGIpolimelaka.edu.my/portalpmk/images/images/KUALITI/prosedur_sokongan/PS... · Penyenggaraan Pencegahan Penyelenggaraan yang dilakukan