Upload
pusat-latihan-aadk
View
303
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
1/44
Bahagian VIII – Panduan Pengurusan
Pejabat
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
2/44
2
Tanggungjawab Ketua Jabatan Dan KetuaAgensi Definisi Bilik Fail dan Bilik Rekod Keperluan Bilik Fail dan Bilik Rekod
Pengurusan Bilik Fail dan Bilik Rekod yangbaik
Apakah faedah yang diperolehi ?
Jadual Pelupusan RekodPelan Tindakkan BencanaProgram Rekod PentingRumusan
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
3/44
Bertanggungjawab bagi pewujudan,
penyelenggaraan, pemeliharaan dan
pelupusan setiap rekod awam dibawah
jagaan dan kawalannyaKetua Jabatan hendaklah :
Mematuhi dan melaksanakan semua Piawaian
dan Prosedur Pengurusan Rekod Awam yang
ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara;
Mengadakan bilik rekod jabatan dengan
kelengkapan dan peralatan yang bersesuaian;
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
4/44
Melaksanakan pelupusan rekod awam
mengikut Peraturan Pelupusan RekodAwam, Akta Arkib Negara Malaysia 2003
(Akta 629)
DAN
Melantik seorang Pegawai Rekod Jabatan
sekurang-kurangnya gred 27 atau setaraf
dengannya dan memaklumkanperlantikannya ke Arkib Negara Malaysia
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
5/44
Ketua Jabatan perlu mengambil tindakkan
yang sesuai untuk menyelenggara dan
memelihara rekod awam dari sebarang
kerosakan, kemusnahan dan kehilangansemasa dibawah jagaan mereka
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
6/44
Pembaikan Kecil
Sebarang kerosakan kecil ke atas rekod awam
hendaklah dibaiki dengan cermat
menggunakan bahan perekat yang dibuat daripada tepungubi kayu. Gam cecair atau pita selofan tidak sesuai
digunakan kerana kandungan asidnya boleh merosakkan
dan mencacatkan kertas.
Mana-mana kertas atau lampiran yang tertanggal daripada
sesuatu fail hendaklah dimasukkan semula ke dalam fail
berkenaan mengikut susunan asal seperti mana yang
tercatat di atas kertas minit. Rekod Basah/Rosak
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
7/44
Rekod Basah/Rosak
Rekod-rekod yang basah hendaklah dikeringkan
dengan menggunakan kertas serap air (blotting
paper) dan kipas angin. Rekod-rekod ini jangan sekali-kali dijemur di
bawah sinaran matahari atau disalai.
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
8/44
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
9/44
Pelbagai istilah/pangggilan - Bilik
Pendaftaran Fail/Ruang Penyimpanan
Rekod/Bilik Fail/Bilik Registri
9
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
10/44
Tempat penyimpanan, penyelenggaran
dan pengawalan rekod dan fail yang
aktif Aktiviti : Pendaftaran surat, pembukaan fail,
klasifikasi fail, penyusunan fail, pengawalan fail
dan mengindeks fail.
10
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
11/44
RUANG SIMPANAN SEMENTARA BAGI REKOD-REKOD SEPARA AKTIF DAN TIDAK AKTIF
SUPAYA PENGGUNAAN, PENYELENGGARAAN,
PENGAWALAN TERHADAP REKOD-REKOD
TERSEBUT MENJADI LEBIH EKONOMI DANLEBIH CEKAP
BILIK SEMENTARA MENUNGGU TINDAKAN
PELUPUSAN DIAMBIL KEATASNYA SAMADA
MUSNAH ATAU SIMPAN
TIDAK BOLEH DISAMATAKRIF DENGAN STOR
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
12/44
Untuk Menyimpan Secara Teratur Rekod-rekod Separa Aktif Dan Tidak Aktif Supaya
Memudahkan pengesanan rekod
Memudahkan aktiviti tindakan pengasingan
bagi tujuan pelupusan
Mengawal keselamatan rekod-rekod tidak
aktif
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
13/44
Rekod perlu dijaga supaya keselamatanterjamin
Memastikan tidak rosak
Kajian menunjukkan terdapat jabatan yangtidak mempunyai Bilik Rekod
Rekod diletakkan dibawah tangga, kontena,rumah sewa, gudang, garaj kenderaandsbgnya
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
14/44
Struktur Bahan tidak mudah terbakar.
Muatan lantai bilik ini mestilah mampu
menampung beban seberat 1500kg bagi satu meter
persegi.
Ketinggian minima siling daripada paras atas
rak/kotak simpanan rekod (45 sm/ 1.5 kaki).
Jarak bahagian bawah rak dengan lantai lebihkurang 6 inci
Susunatur ruang bilik registri - dua bahagian iaitu
ruang simpanan/pengendalian rekod yang tertutup
dan ruang kaunter yang terbuka.
14
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
15/44
Bilik rekod ini mestilah selamat daripadamusuh-musuh rekod dan semua agen perosak .
Faktor fizikal, biologikal, kimiawi dan manusia.
Bilik ini perlu dibuat pemeriksaan yang berkala
- pewasapan dan pengawalan serangga(Pest-
Control) perlu dilakukan secara berkala.
15
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
16/44
BILIKREKOD
Lokasi Keluasan bilik
Struktur
Kawalan Udara
dan Suhu Bilik
Peralatan danKelengkapan Keselamatan
Rekod
PencegahanKebakaran/Kerosakan
PengendalianRekod
PemeliharaanRekod Dan Agen
Perosak
16
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
17/44
KESELAMATAN BANGUNAN
1. Lokasi
Tinggi dari punca air/banjirDekat dengan ibu pejabat
Tingkat atas bangunan
Jauh dari punca kebakaran spt. gudang,
kawasan berlalang, stesen minyak, depoh gasdll.
Akses: Kawasan terkawal dan berpagar
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
18/44
Kawalan Fizikal:
Perlu ada sistem kawalan–
hanyaboleh diakses oleh kakitangan yang
dibenarkan sahaja.Sentiasa berkunci
Buku Daftar keluar masuk Bilik Faildan Bilik Rekod
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
19/44
Langkah-langkah keselamatan fizikal tertakluk jugakepada Bhg. 22 Arahan Keselamatan
Menghadkan jalan keluar masuk dan mengadakan
kaunter-kaunter
Menyediakan atau memperkukuhkan tingkap-tingkapdan pintu-pintu dengan dilengkapi kunci keselamatan
Memperkukuhkan dinding dan siling
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
20/44
2.Bahan Binaan:
Bangunan dan bilik: Kekuatan lantai (Floor Loading)
Tidak mudah terbakar seperti siling,
pintu rintangan api Pintu keluar dan pintu masuk
Tanda kawasan larangan
Bangunan kayu tidak digalakkan
Kemudahan elektrik (SistemPendawaian)
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
21/44
1. API:Sistem kawalan kebakaran
Pengesan asap
Pengesan apiAlat pemadam
Gelung Pancutan
Loceng amaran
45 sentimeter jarak dari silingLatihan memadam api
http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/Hyperlink_contoh-contoh/Peralatan%20dalam%20Bilik%20Rekod.ppt
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
22/44
2. Air:
Elakkan tangki air di bumbung
bangunan
Elakkan paip air melalui bilik rekod
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
23/44
3. Kawalan kelembapan
Pedingin udara
Alat `dehumidifier’ Silica gel
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
24/44
Kawalan kelembapan
Kadar kelembapan bandingan (RH) yang sesuai
bagi Bilik Fail dan Bilik Rekod bergantung kepada
jenis-jenis rekod yang disimpan. Contoh :
Kertas - RH 50% - 55%,
Rekod Pandang Dengar - RH 25% - 45%,
Rekod Elektronik - RH 30% - 40%
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
25/44
4.Kawalan suhu:
Pedingin udara
KipasPeredaran udara
Tingkap
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
26/44
Kawalan suhu:
Keperluan suhu untuk rekod spt berikut:
- Kertas - 18°C - 22°C
- Mikrofilem - 15°C - 18°C
- Pita Video - 15°C - 18°C
- Gambar (Hitam Putih) - 18°C - 20°C
- Gambar (Berwarna) – kurang 18°C
26
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
27/44
5. Pencerobohan:Kawalan 24 jam
Kunci
Kawasan Terhad
Pagar Keselamatan Jenis Y berduri
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
28/44
6. Kawalan Cahaya:
Menggunakan langsir
Cermin boleh ditinta
Lampu di bilik fail perlu dipasang penapiscahaya
Lampu di bilik rekod hendaklah sentiasa
ditutup sekiranya tidak ada aktiviti dijalankan
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
29/44
Dilarang merokok,
Makan, minum, tidur dan sebarang aktiviti yang
tidak sihat
Sentiasa dibersihkan
29
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
30/44
30
Manusia
Bakar
Sabotaj
Curi
Jual
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
31/44
Serangga
Lipas
Gegat (Silver fish)
BubukAnai-anai
Tikus
Kawalan
Bahan Kimia
Ubat gegat
PewasapanKontrak
pembasmian
MakananRacun
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
32/44
8. Bencana Alam:
Pelan Tindakan Bencana
http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/Hyperlink_contoh-contoh/Pelan%20Tindakan%20Bencana.pptxhttp://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/Hyperlink_contoh-contoh/Pelan%20Tindakan%20Bencana.pptx
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
33/44
Ketua Jabatan perlu sediakan PelanTindakkan Bencana meliputi aspekpersediaan menghadapi bencana dan
tindakan pemulihan rekod akibatbencana
Dapatkan nasihat kepakaran dari Arkib
Negara Malaysia
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
34/44
Memastikan rekod awam selamat daripada bencana,
Minimakan kerosakan rekod awam dengan mengenalpasti jenisdan punca kerosakan bagi tindakan pemulihan,
Persiapkan pejabat awam untuk menghadapi kemungkinanbencana,
Membolehkan pejabat awam terus beroperasi selepasmenghadapi sesuatu bencana
Mengambil tindakan pemulihan dengan kadar segera selepasmenghadapi sesuatu bencana,
Membentuk satu pasukan Petugas (Response Team) di pejabatawam.
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
35/44
Penyediaan panduan pelan tindakan bencana
Pembentukan jawatankuasa pengurusan bencana
Penyediaan fasiliti dan infrastruktur
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
36/44
Sebelum bencanaBentuk Pasukan bertindak Bencana (Response
Team)
Membuat analisa risiko
Menyediakan peralatan menyelamat danpemuliharaan
Menyediakan peraturan serta panduanmenghadapi bencana
Memantapkan kawalan dan peralatan keselamatan
Beri latihan serta program kesedaran bencana
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
37/44
Semasa bencana
Gerakkan Pasukan Tindakan
BencanaHubungi agensi dan petugas
yang berkaitan
Buat tinjauan serta sediakanlaporan bagi tindakan seterusnya
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
38/44
Selepas bencana
Pastikan ruang/kawasan selamat
Buat analisa kerosakanPastikan tindakan pemuliharaan
Sediakan laporan keseluruhan
kerja yang dijalankan
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
39/44
Memastikan semua peraturan pengurusan bilik fail dan
bilik rekod dipatuhi
Memastikan bilik fail dan bilik rekod sentiasa bersih Memastikan rekod-rekod disusun kemas mengikut siri
dan kumpulan rekod yang betul
39
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
40/44
Buku daftar perlu disemak untuk pemantauan
Melaporkan kepada PRJ sekiranya terdapat
kerosakan atau serangan serangga.
Memantau kelembapan bandingan dan suhu di
Bilik Fail dan Bilik Rekod
40
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
41/44
Ketua Jabatan perlu sediakan Jadual Pelupusan
Rekod Fungsian (Functional Record) danmendapat kelulusan Ketua Pengarah Arkib
Negara Malaysia
Bagi Rekod Urusan Am (HousekeepingRecords) tindakan pelupusan perlu ikut JPRAm yg disediakan oleh Arkib Negara Malaysia
Penyediaan Jadual Pelupusan Rekod
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
42/44
JADUAL PELUPUSAN REKOD
Jadual Pelupusan Rekod AM
JADUAL PELUPUSAN REKOD KEWANGAN DAN
PERAKAUNAN
( www.arkib.gov.my)
Jadual Pelupusan Rekod Fungsian
Jabatan Penjara Malaysia
Lembaga Hasil Dalam Negeri
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
43/44
Ketua Jabatan perlu kenal pasti rekod-
rekod penting jabatan
Buat perancangan pemeliharaan
Buat salinan keselamatan(back up)
dan disimpan di lokasi berasingan
8/21/2019 Penyenggaraan Dan Pemeliharaan Rekod
44/44
SESI SOAL-JAWAB
ARKIB NEGARA MALAYSIA
CAWANGAN KEDAH DAN PERLIS
ALOR MERAH
O5250 ALOR STAR
KEDAH DARUL AMAN
Telefon (Talian Terus) - 04-7204213Fax - 04-7340235Website - www.arkib.gov.myEmail - [email protected]
TERIMA KASIH